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Contabilidad11er. Semestre

Educación Media Técnica

Cada una de las semanas propone un funda-mento teórico acompañado de una serie de ejercicios prácticos acerca de temas de actua-lidad con base en la realidad laboral del área, para que luego puedas aplicarlos en tu vida diaria.

Durante las primeras siete semanas estu-diaremos los temas del área contable especí-ficamente, tocando un poco el aspecto mer-cantil y administrativo que debemos conocer: documentos mercantiles, orden de compra y venta, notas de débito y crédito, documen-tos mercantiles y los principios básicos de la administración.

Luego, desde la semana 8 hasta la 14, vere-mos las aplicaciones informáticas de nuestra área, retomando y profundizando en el progra-ma Excel como herramienta contable, y cono-

Bienvenidos al 11er semestre de Educación Media Técnica del Instituto Radiofónico Fe y Alegría. Continuaremos apoyando y acompañándote en el proceso de aprendizaje y de profesionalización en el área contable, siempre basados en el enfoque por competencias, tomando como punto de partida tus propios saberes y teniendo en cuenta los saberes de tus compañeros, para caminar juntos y lograr un proceso satisfactorio.

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ciendo otros software contables, entre los que estudiaremos con más detalle el Saint y el Profit Plus.

De este modo, te invitamos a interactuar con tus facilitadores, compañeros, con el DVD multimedia y con el presente material, como base para tu forma-ción, a fin de complementar de manera integral tus saberes en este semestre. ¡Anímate y pon de tu empeño, así avanzarás rápidamente!

Presentación

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Semana 1 Documentos mercantiles

El reto es...

¡Empecemos!

¿Qué sabes de...?

Nos complace gratamente darte la bienvenida a un nuevo período, cuando estás tan cerca de finalizar tu Educación Media Técnica. En esta primera semana veremos todo lo referente a los documentos de origen mercantil, los cuales forman parte impor-tante de tu futuro como profesio-nal. Te animamos a manejar to-dos los temas que veremos, para luego ponerlos en práctica.

Desde tu experiencia y saberes previos, ¿qué son documentos mercantiles?

Imagínate una operación financiera de la que no tengas ninguna constancia o documentos que la validen. ¿Qué puede pasar en el departamento adminis-trativo contable?

Los documentos mercantiles surgieron como respuesta a la necesidad de respaldar las actividades económicas con documentos que comprueben la veracidad de los hechos y, especialmente, para dejar memoria de ellos.

Dichos documentos son la base de las transacciones comerciales, por ser la fuente u origen de los registros comerciales contables, constituyéndose en documentos de apoyo e información. Se trata de todas aquellas constancias que sirven para aprobar la realización de alguna operación mercantil.

Vamos al grano

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Documentos mercantilesSemana 1

Los documentos mercantiles se clasifican en dos grupos:

1. Documentos negociables: son aquellos que completan la actividad económica comercial. Generalmente se utilizan para cancelar una deu-da, garantizar una obligación o financiar una obra. La redacción de es-tos es fija, según ciertas formalidades legales, las cuales requieren de un estudio e interpretación cuidadosa. Los documentos negociables son aquellos con los cuales se puede comprar o vender cualquier bien y, además, pueden convertirse en efectivo en el momento de su presen-tación. Los más utilizados son: letra de cambio, pagaré y cheque, entre otros.

a) Letra de cambio: documento mediante el cual una persona orde-na a otra que pague a favor de un tercero una determinada canti-dad de dinero. Sus características son:

• Esunaordendepago.

• Ensuemisiónintervienentrespersonas(librador,libradoybe-neficiario).

• Debellevarlafirmadelsuscriptor.

• Cantidadennúmero.

b) Pagaré: documento mediante el cual la persona que firma –deno-minada suscriptor– está obligada a pagar incondicionalmente una cantidad de dinero en una fecha determinada. Sus características son:

• Esunapromesadepago.

• Intervienendospersonasensuemisión(suscriptorybeneficia-rio).

• Debellevarlafirmadelsuscriptor.

c) Cheque: documento escrito a través del cual se ordena un instituto de crédito donde se tenga una cierta cantidad de dinero. Sus carac-terísticas son:

• Esunordendepago.

• Poseeunnúmeroqueloidentifica.

• Cantidadennúmero.

2. Documentos no negociables: son aquellos que se requieren para la buena marcha de una empresa. Los mismos son de uso diario, constante y corriente, y son indispensables para el control de la empresa, ya que permiten sustentar los gastos de la misma, es decir, las transacciones frecuentes y no frecuentes. Este tipo de documentos se clasifican en dos grupos: Documentos regulados: son aquellos que desde el diseño, im-presión y distribución, deben seguir ciertas regulaciones por organis-mos de control estatal. Documentos no regulados: son aquellos que no se someten a regulaciones de organismos de control estatal.

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Semana 1Documentos mercantiles

Los documentos no negociables más usados son: nota crédito, nota dé-bito, recibo, factura, entre otros.

a) Nota débito: es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado de su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

b) Nota crédito: es el comprobante que una empresa envía a su clien-te, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta de un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales o corrección de errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

c) Recibo: documento en el cual quien firma, reconoce haber recibi-do la cantidad de dinero o el objeto que se expresa en el mismo documento. Sus características son:

• Lugar,día,mesyañoenelqueseemiteelrecibo.

• Nombrecompletodelapersonaafavordequienseextiende.

• Cantidaddedineroenletraomencióndelobjetoqueseentre-ga.

• Indicacióndelconceptoporelcualseextiendeelrecibo.

• Cantidadennúmeros.

• Firmadequienemiteelrecibo.

d) Factura: es la nota que el vendedor entrega al comprador, en la que se detallan las mercancías adquiridas. Sus características son:

• Nombreydomiciliodelcomprador.

• Lugar,día,mesyañoenelqueserealizalaoperación.

• Condicionesdepago.

• Descuentos,siloshay.

• Instrucciones relacionadas con cantidades,descripción y precios de las mercancías.

El uso de documentos mercantiles en las transacciones es vital, pues actúan como elementos probatorios de la conformidad de las partes que intervienen.

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Documentos mercantilesSemana 1

Comprobemos y demostremos que…

Para saber más…

Parasabermásacercadelaclasificacióneimportanciadelosdocumen-tos mercantiles, te recomendamos ver la presentación disponible en: http://li.co.ve/ykZ

Luego de realizar una compra en un establecimiento comercial, el sr. José Pérezsolicitaalvendedorlaemisióndeunafacturaporlosartículosadqui-ridos: 2 resmas de papel carta por 640,00 Bs., 1 engrapadora por 750,00 Bs., 20 sobres por 15 Bs. cada uno, 1 caja de bolígrafos azules y 1 caja de bolígra-fos negros por 75,00 Bs. cada una. En el formato que se presenta a continua-ción(figura1)realizarlafacturacorrespondiente,segúnlosdatosindicadosanteriormente.

Razón:Dirección:RIF:

Cantidad Descripción Precio Importe

SubtotalI.V.ATotal

Figura1.Factura

Elabora dos documentos mercantiles negociables y dos no negociables, se-gún lo visto esta semana y exponlos en el CCA.

Aplica tus saberes

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Semana 1Documentos mercantilesSemana 2Orden de compra; recibos y pedidos

¡Empecemos!

Luego de analizar e identificar los documentos mercantiles y sus tipos, esta semana continuaremos detallando algunos de ellos más es-pecíficamente, para que conozcas cuándo y cómo usarlos, de acuerdo a su propósito e importancia.

Partiendodeloestudiadohastaelmomento,¿porquésonimportanteslosdocumentos mercantiles para las empresas?

Al realizar una compra, se hace necesario obtener un documento que certi-fique lo recibido. Comenta en la sesión presencial qué recibos has manejado en tu quehacer diario y qué utilidad le diste en ese momento.

1. Orden de compra: es un documento que emite el comprador para pe-dir mercaderías al vendedor, donde se indica: cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otros aspectos. El documento original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido. El duplicado es para el comprador y es una constancia de las mercaderías o servicios encargados.

Los objetivos de emitir órdenes de compra son: a) Comprar al mejor pre-cio, ya que se manejan varios presupuestos; b) Responsabilizar a dos o más empleados de la empresa a través de sus firmas, lo que produce mayor responsabilidad al momento de usar el dinero, porque tiene que haber un acuerdo entre los responsables para comprar y c) Brindar infor-

¿Qué sabes de...?

El reto es...

Vamos al grano

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Orden de compra; recibos y pedidosSemana 2

mación al vendedor para preparar el pedido y dar curso a la facturación, en caso de que sea aceptado el pedido.

Requisitos:

• Lugaryfechadeemisión.

• Nombreynúmerodeordendelcomprobante.

• Nombreydomicilio.

• Datosdelaempresaqueimprimeeldocumento,habilitaciónmu-nicipal, fecha de impresión y numeración de los documentos im-presos.

• Debeaclararsequeesundocumentonoválidocomofactura.

• Detallesdelasmercaderíassolicitadas.

• Condicióndepagoyentrega.

• Firmadelcompradoroencargadodecompras.

2. Nota de pedido: es un documento que sirve para hacer la solicitud de un producto o servicio a una empresa. Dicho documento permite veri-ficar si el proveedor puede abastecer un lote de productos con deter-minadas características: modelo, calidad, cantidad, entre otras. Cabe se-ñalar que este documento no es oficial y en ningún momento compro-mete al vendedor de entregar esta mercancía, salvo que confirme estar en la facultad de hacerlo. Una nota de pedido contiene los siguientes datos:

• Fechadeemisión.

• Nombreydomiciliodelcomprador.

• Nombreydomiciliodelaempresa.

• Desglosedeproductosrequeridosconsuscaracterísticas.

• Númerodeorden(folio).

• Formadepago.

• Modificadoresalprecio(cargosporenvío,impuestos,descuentos).

• Firmadelcomprador.

• Firmadelempleadoautorizado.

• Seemitenenformaduplicada:laoriginalsehacellegaralvende-dor, quien deberá confirmar el pedido; la copia es retenida por el comprador con fines de información.

3. Recibo: es una constancia que sirve para certificar el pago por un servi-ciooproducto.Segúnseaelformato,haydediversostipos.Porlogene-ral, estos documentos se extienden por duplicado: el original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe. Los recibos no tienen carácter impositivo y no sirven como comproban-tes de cobro de impuestos, por lo que no son reemplazo de las facturas.

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Semana 2Orden de compra; recibos y pedidos

No obstante, disponer del recibo de aquello que se ha pagado es muy importante a la hora de efectuar un reclamo, ya sea por la presentación de algún defecto en la compra realizada, o bien, si una empresa deman-da un pago que ya se ha efectuado. En este caso, con la simple presentación del recibo, se comprobará que no existe deuda alguna.

Al realizar cualquier reclamo en algún es-tablecimiento comercial, presenta tu fac-tura o recibo, para que pueda proceder tu solicitud.

Para saber más…

Paraampliarlovistoduranteestasemana,teinvitamosaverunintere-sante video, disponible en la siguiente dirección web: http://li.co.ve/ylb

A continuación se presentan todo los elementos que debe contener una orden de compra. Completa los ítems faltantes.

Orden de compra # _______Proveedor: ____________________________________________Domicilio: _____________________________________________Contacto: Lic. __________________________________________Cantidad:______________________________________________Descripción: ___________________________________________Tiempodeentregade__________________________díashábiles.Precio:___________________

Autorizado: ____________________________________________

Elaboraunrecibodepagoalasra.FeliciaLópez,porconceptodelimpiezaymantenimiento de la oficina; por una cantidad de 1.000,00 Bs.

Aplica tus saberes


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Nota débito y créditoSemana 3

¡Empecemos!

Amigo participante, continua-mos con nuestra preparación para la correcta recepción y emi-sión de documentos mercantiles. Esta semana nos dedicaremos a las notas de débito y crédito, do-cumentos sumamente importan-tes para la contabilidad de una empresa.

Según lo estudiado anteriormente y tus saberes previos, ¿para qué se usan las notas débito y crédito?

Esta semana debes lograr diferenciar entre una nota débito y una nota cré-dito; cuándo se utilizan y la importancia que tiene cada una de ellas dentro de un proceso contable en una empresa.

Las comisiones bancarias son notas de débito para la empresa y deben ser co-locadas de este modo en su respectiva contabilidad.

1. Nota débito: es el documento que un negocio hace llegar a su cliente, en el cual le hace saber que le ha sido cargado en su cuenta una can-

Semana 3Nota débito y crédito

El reto es...

¿Qué sabes de...?

Vamos al grano

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tidad concreta, por el motivo que se le informa en la misma. Esta nota aumenta la cuantía de la deuda o el saldo de cuenta. La misma debe ser utilizada en los siguientes casos:

• Circunstancias bancarias: cuando se carga una comisión que seaplicó a un cheque depositado.

• Circunstanciascomerciales:cuandoseabonancuantíasporelenvíode productos o se cargan intereses o comisiones a los documentos, etc.

• Cuandoelquerealizaelserviciooventaquiere informaralclien-te de que le ha sido cargado en su cuenta una cuantía concreta, se realiza la nota débito. Las causas para emitirla pueden ser, entre otras:

- Intereses, error en la facturación.

- Facturacióninferioraladebida.

- Gastos por envíos.

- Comisiones bancarias, etc.

Las notas de débito deben contener: nombres y apellidos del cliente, referencia a la factura, numeración, importe total, cantidad a devolver. Asimismo, debe figurar en ella información sobre el emisor, los costos, intereses y otros gastos, datos sobre el comprobante que hace referen-cia a quien recibe la nota sobre la venta, así como datos de autorización o caducidad. La nota débito significa un ingreso para la empresa.

2. Nota crédito: es el documento que una compañía envía a su cliente, para dar crédito a su cuenta por un específico valor. Algunas de las si-tuaciones en que puede utilizarse la nota crédito pueden ser: por de-voluciones o descuentos posteriores, para corregir algún exceso en las facturas, por la avería de algún artículo, por una disminución en el pre-cio,entreotras.Puedeestipularseque,deformageneral,secalificaríacomo un comprobante de carácter tributario o contable que se emplea para mantener un descuento o bonificación sobre los bienes que ya han sido objeto de venta. Los motivos por los que puede expedirse una nota crédito son: anulación, devolución, bonificación o descuento. La nota crédito significa una erogación para la empresa.

La única relación entre la nota débito y cré-dito es que una se puede utilizar para sol-ventar la emisión incorrecta de la otra.

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Nota débito y créditoSemana 3

Para saber más…

Paracomplementartussaberesencuantoaltemaestudiado,tereco-mendamos ver el video disponible en esta dirección web: http://li.co.ve/yld

Se realizó una compra grande y la empresa que vendió incluyó mal el precio de un producto y, por los plazos acordados, nosotros ya lo habíamos pagado. Dicho proveedor no es frecuente, por lo que tenemos que emitir en nuestra contabilidad una nota .

Si una empresa hace un descuento por pago anticipado, se elabora una nota .

Si emitimos de manera incorrecta una nota débito, la solventamos utilizan-do una nota .

La empresa “Thompson S.A.” dedicada a actividades comerciales, vende 1000 ganchos especiales a la empresa “Los Alpinistas SRL” por un valor de Bs. 8.500,00. El cliente, al revisar la mercancía, comprueba que 26 ganchos se en-cuentran rotos y en mal estado, por los que hace la devolución. Determina el costo de estos productos y elabora las notas de débito y crédito respectivas para cada una de las empresas.

Aplica tus saberes


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¡Empecemos!

¡Bienvenidos a una nueva se-mana! Seguiremos estudiando los documentos mercantiles, es-pecíficamente los documentos bancarios utilizados por las em-presas para realizar sus pagos y compromisos laborales.

Según tu experiencia, ¿cuáles son los documentos bancarios más utilizados?

Hoy en día las transacciones bancarias son usadas habitualmente y en to-dos los ámbitos, tanto laborales como personales; desde la agencia bancaria hasta mediante herramientas web. De acuerdo a lo anterior, reflexiona: ¿qué importancia tiene una transacción bancaria?

Los documentos bancarios facilitan las transacciones que podemos hacer. En algunos casos, estos documentos reemplazan el uso del dinero, como su-cede, por ejemplo, con los cheques.

1. Letra de cambio: es aquel valor formal y completo que contiene una or-den incondicional y abstracta emitida por una persona, mediante el cual se ordena a otra pagar a un tercero una determinada suma de dinero, en el lugar y plazo que el documento cambiario indique, vinculando so-lidariamente a todos los que en ella intervienen. Este documento se ca-racteriza por ser abstracto, formal y sujeto a protesto. Es un título valor a la orden porque lleva la cláusula “a la orden”, en la cual se señala el nom-bre del beneficiario, es decir, la persona a quien debe pagársele la suma

Semana 4Documentos bancarios

El reto es...

¿Qué sabes de...?

Vamos al grano

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Documentos bancariosSemana 4

de dinero señalada. Siendo un título valor a la orden, su transferencia procederá mediante endoso. La letra de cambio también es abstracta, porque no se expresa la causa que originó su emisión o aceptación.

2. Pagos de servicios: los servicios básicos son aquellos que toda persona y empresa necesita para poder funcionar; como son: el agua, la luz, el gas, entre otros. Hoy en día el pago de dichos servicios se puede realizar de manera formal personalizada en cada una de las agencias emisoras o, por vía electrónica, desde los diferentes bancos y según las herramien-tas virtuales ofrecidas por cada una de las entidades bancarias.

3. Deberes formales: son todos aquellos pagos obligatorios realizados por las empresas mensualmente, en beneficio de sus trabajadores. En-tre estos deberes tenemos los pagos de: el Seguro Social Obligatorio, el Banavih(antesLeydePolíticaHabitacional),elInces,solvenciasanteelSeniat, entre otros. Todas estas obligaciones son canceladas en las dife-rentes entidades bancarias del país; solicitando, en un primer momento, las deudas en las páginas web de cada uno de los entes gubernamen-tales y luego emitiendo el cheque o pago, según la agencia bancaria donde se vaya a realizar. En el caso específico del IVSS, cada entidad bancaria emite un comprobante de depósito dirigido al pago que se va a realizar.

4. Comprobante de depósito: es un formulario empleado para describir la composición de un depósito de dinero hecho a favor de una deter-minada cuenta de un banco; puede ser en efectivo o en cheque. Dichos comprobantes deben ser llenados con letra legíble, sin tachaduras, es-pecificando toda la información que se solicite en el mismo. En caso de que el depósito se realice con un cheque, el mismo debe ir endosado con el número de cuenta en la cual se va a depositar, el nombre del cliente y el ente bancario donde se depositará. Si se trata de servicios o deberes patronales, se debe especificar el mes e incluir las referen-cias que identifiquen a la empresa que está cancelando. Actualmente –como forma de contribución a la conservación del ambiente– algunas entidades bancarias no hacen uso de dichos comprobantes; en ese caso, solo se presentan los datos de la cuenta bancaria y la cantidad a deposi-tar(enefectivoocheque).

5. Comprobante de retiro: es un formulario empleado por el ahorrista, para solicitar al banco o entidad de ahorro y préstamo el retiro de una determinada cantidad de dinero, la cual será cargada a su cuenta. Al igual que el comprobante de depósito, debe ser llenado con toda la in-formación solicitada por la entidad bancaria.

6. Cheques: es una orden de pago escrita y redactada en formulario es-pecial, por medio de la cual el dueño de una cuenta bancaria exige al banco la entrega de una suma de dinero a favor de sí mismo o de un tercero y con cargo a dicha cuenta. Los cheques deben ser llenados con letra legible, colocando la cantidad en números y letras correctamente, el nombre de la persona a quien se emite; la fecha y las firmas respecti-

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Semana 4Documentos bancarios

vas del cliente o dueño de la cuenta. Si dicho cheque va ser depositado, se debe endosar y, si va a ser cobrado, debe ir la persona a la entidad bancaria respectiva y presentar su cédula de identidad laminada.

7. Transferencia bancaria: es un modo de mover dinero usando medios electrónicos. Estos movimientos puedes realizarse desde cualquier com-putador e –incluso– desde teléfonos móviles, entre cuentas de una mis-ma persona física o jurídica, o de terceros, en un mismo banco o en di-ferentes bancos, en el mismo país o en diferentes países. Normalmente, si las dos cuentas están en el mismo banco y son de la misma persona, se llama traspaso y no se suele cobrar comisión. A veces, aun estando en el mismo banco, se cobra comisión, por estar la cuenta de destino en otrolugar(otraciudadobarrio)operteneceraunapersonadistinta.Sison del mismo banco, el dinero se hace efectivo de manera inmediata; si son de diferentes bancos, se hace efectivo en 24 horas aproximadamen-te. Estas transacciones son cada vez más comunes, por cuanto resultan cada vez más seguras, rápidas y evitan que el cliente tenga que trasla-darse a las entidades financieras.

Paraendosaruncheque,esnecesariotenerel número de cuenta en la que se va a de-positar el mismo…. ¡No lo olvides!

Para saber más…

Acerca de cómo pagar recibos en un cajero electrónico, te invitamos a disfrutar un interesante video, disponible en la siguiente dirección web: http://li.co.ve/yli

Cada entidad bancaria tiene pasos diferentes para la realización de transferencias electrónicas. A manera de ejemplo, mira el tutorial del banco Banesco, para hacer transferencias a terceros: http://li.co.ve/ylj

Acontinuaciónaparecelaimagendeunchequeenblanco(alderechoyalreverso, figuras 2 y 3). Llena todos los datos solicitados. El mismo será emitido a nombre de la sra. Josefina Cáceres, por 2.500,00 Bs. El número de cuenta es 0102-0254-56-8974156321, del banco Bancosur.

Aplica tus saberes

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Documentos bancariosSemana 4

Figura2

Figura3

Lleva al CCA unos comprobantes de depósito y de retiro de cualquier enti-dad bancaria y llénalos con datos ficticios. Luego comparte con tu facilitador y compañeros la experiencia.


PAGUESE A LA ORDEN DE

LA CANTIDAD DE

BOLIVARES

DE 20

Bs.

BANCOSUR

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Semana 5Fichas de control

El reto es...

¡Empecemos!

¿Qué sabes de...?

Con este tema finalizaremos lo referente a documentos mer-cantiles; hemos aprendido cuáles son, cómo y cuándo debemos usarlos. En esta semana investi-garemos acerca de las fichas de control que debe utilizar la em-presa para llevar un registro tan-to de los proveedores como de la mercancía que hay en existencia.

Desde tu visión como administrador contable de una empresa, ¿consideras importante llevar una ficha control?

El área administrativa-contable es una de las más delicadas de la empresa, ya que maneja mucha información y documentación importante. Es por ello que se hace necesario tener todo ordenado, claro y a la mano, para lo cual son fundamentales los controles, fichas y formatos. Ahora, reflexiona: ¿qué nece-sitas para mantener tu área ordenada?

Excel es una herramienta informática que te ayudará a llevar el orden y control de tu área.


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Fichas de controlSemana 5

Vamos al grano

La ficha de control es un documento en el cual se especifican las caracte-rísticas técnicas o físicas de un producto o servicio, cuya función es llevar un registro o historial de todos sus movimientos o incidencias. Esta semana es-pecíficamente desarrollaremos las fichas de control de clientes y proveedores y la de control de existencia de mercancía.

1. Ficha de control de clientes y proveedores: es una planilla general-mente elaborada en Excel o algún otro programa administrativo, que permite en forma rápida y sencilla acceder a los datos del cliente, como númerodelegajo(informacióninternadelaempresa),nombreorazónsocial(personafísicaopersonajurídica),domicilio,localidad,númerodeteléfonoy/ofax,nombredecontacto(estoseusaencasoquelostrámi-tes los haga la secretaria; cuando no esté el titular se puede preguntar por un empleado del cliente de confianza). De esta manera, se puede llevar un control de forma ordenada, de los clientes y proveedores que se tienen, y ubicar de manera fácil, sencilla y rápida cualquier informa-ción necesaria.

2. Ficha de control de existencia de mercancía: en todo negocio, el re-gistro de las operaciones de mercancías es uno de los más importan-tes, ya que del mismo depende la exactitud de la utilidad o pérdida en ventas. Las fichas de existencia de mercancía, al igual que las fichas de control de clientes, pueden ser elaboradas en un formato en Excel o a través del sistema administrativo-contable usado por la empresa. Se elabora como un control de inventario de mercancías y, en otros casos, abarca todo el procedimiento, desde la compra hasta las devoluciones, descuentos, gastos y todo lo que compete al proceso administrativo de la mercancía. La finalidad de estas fichas es llevar un control de lo que se adquiere y lo que se vende en la empresa, para, de este modo, con-tabilizar dicho proceso correctamente, así como tener a la mano toda la información necesaria para el momento que se requiera.

Para saber más…

¿Sabes cómo realizar un inventario en Excel? He aquí un sencillo tutorial: http://li.co.ve/ylr

La figura 4 muestra un formato de ficha de control de proveedores; llénala colocando los datos que se solicitan.

Aplica tus saberes

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Figura4

LaempresaFiderdeVenezuelaS.A.tieneensualmacénlasiguientemer-cancía: 100 galones de pintura de aceite de color azul, 54 de color rojo, 23 de color amarillo, 149 de color marrón, 200 fondos blancos, 123 fondos grises, 1346 galones de pintura de agua de diferentes colores. El día de hoy adquirió mercancía, recibiendo el 15% de cada uno de los productos descritos ante-riormente y 500 cuñetes de pintura de caucho blanca. En una hoja de Excel realiza un inventario de la mercancía existente, luego de la compra realizada.


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Principios básicos de administraciónSemana 6

El reto es...

¡Empecemos!

¿Qué sabes de...?

Luego de analizar y estudiar todo lo referente a documentos mercantiles, esta semana inicia-remos con la administración, un tema importante para la sosteni-bilidad de las empresas y que dia-riamente utilizarás en el ámbito práctico laboral.

¿Qué entiendes por administración?, ¿en qué se diferencia la contabilidad de la administración?

En distintos ámbitos de nuestra vida, necesitamos establecer una planifica-ción, es por ello que debemos, en primer lugar, tener en cuenta los bienes o recursos que podremos utilizar en el desarrollo de determinada actividad y es-tablecer un correcto uso para cada uno de ellos, es decir, una buena adminis-tración. En base a lo anterior: ¿de qué forma te organizas y administras en tu hogar?

Los principios básicos de la administración se fundamentan en las teorías de FrederickTaylor,conocidocomoelpadredelaadministracióncientíficayporHenryFayol,creadordeladoctrinaadministrativa,ambosconidealesmuypa-recidos, basados en la relación existente entre la empresa y el trabajador y en que las funciones deben ser llevadas por un orden y etapas específicas.

El gran aporte de Taylor fue haber propuesto desarrollar una ciencia del tra-bajo y una administración científica a partir de los siguientes principios: orga-nización del trabajo, selección y entrenamiento del trabajador, cooperación y remuneración por rendimiento individual, responsabilidad y especialización de

Semana 6Principios básicos de administración

Vamos al grano

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los directivos en la planeación del trabajo. Taylor dividió la organización de la producción y estableció etapas y procesos que se deben cumplir para una me-jor calidad de producción.

Porsuparte,lasinvestigacionesdeHenryFayolenelárea,sebasaronenunenfoque sintético, global y universal de la empresa, con una concepción anató-mica y estructural de la organización. Uno de sus resultados fue la creación de una serie de 14 principios que toda empresa debería aplicar para lograr altos índices de eficiencia: unidad de mando, autoridad, unidad de dirección, centra-lización, subordinación del interés particular al general, disciplina, división del trabajo, orden, jerarquía, justa remuneración, equidad, estabilidad, iniciativa, espíritudecuerpo.Fayolsiempretuvounavisióndeempresaenconjunto,don-de el trabajo en equipo es indispensable. En este sentido, se debe promover el trabajo colaborativo, que también ayuda a generar un mejor ambiente laboral.

El proceso administrativo

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. La administración comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar correctamente el método, los principios y las técnicas de esta disciplina. Las fases sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración se interrelacionan y forman un proceso integral, basado en cuatro etapas: planeación, organización, dirección y control.

Planeación Organización Dirección Control¿Qué es lo que se

quiere hacer?

¿Qué se va a hacer?

¿Cómo se va a hacer?

Verificar que se haga

¿Cómo se ha hecho?

1. Planeación: implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y que basen sus actos en algún método, plan o ló-gica y no en corazonadas. La planificación requiere definir los objetivos o metas de la organización, estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de planes para coordinarlasactividades.Estafaseseocupadelosfines(¿quéhayquehacer?), siendo el primer paso del proceso administrativo donde se de-terminan los resultados que pretende alcanzar el grupo social.

2. Organización: contribuye a ordenar los medios para hacer que los re-cursos humanos trabajen unidos en forma efectiva hacia el logro de los objetivos generales y específicos de la empresa. Esta fase conlleva una estructura que debe considerarse como un marco que encierra e integra las diversas funciones de la empresa de acuerdo con un modelo que sugiere orden, arreglo y relación armónica. La planeación y la organi-zación son funciones mediante las cuales no se logra materialmente el

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Principios básicos de administraciónSemana 6

objetivo, sino que ponen en orden los esfuerzos y formulan la estructura adecuada y la posición relativa a las actividades que la empresa habrá de desarrollar. La organización relaciona entre sí las actividades necesa-rias y asigna responsabilidades a quienes deben desempeñarlas.

3. Dirección: esta etapa del proceso administrativo comprende la influen-cia del administrador en la realización de planes, obteniendo una res-puesta positiva de sus empleados mediante la comunicación, la super-visión y la motivación. La función de dirección tiene como propósito fundamental impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo que integran la empresa, con el fin de que dichas actividades en conjunto se lleven a cabo conforme a los planes establecidos.

4. Control: es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. El pro-ceso de control contribuye a asegurar que se alcancen los objetivos en los plazos establecidos y con los recursos planeados, proporcionando a la empresa la medida de la desviación que los resultados puedan tener respecto a lo planeado.

El proceso administrativo es un ciclo don-de se cumplen las cuatro etapas y comien-zas nuevamente. ¡Recuérdalo!

Para saber más…

Parasabermásacercadelprocesoadministrativo,terecomendamosverel video disponible en la siguiente dirección web: http://li.co.ve/ylt

Completalagráfica(figura5)concadaunadelasetapasdelprocesoadminis-trativo y su descripción.

Aplica tus saberes

317


Figura5

: consiste en establecer la misión de la empresa, los objetivos y metas que se lleven en la empresa.

: es determinar qué va a hacer cada quien, asignar los recursos y las actividades a realizar.

: se trata de supervisar y coordinar las actividades del equipo de trabajo.

: consiste en revisar que lo planeado se haya lleva-do a cabo.

Luegodeobservarelvideopropuestoenlasección“Parasabermás”,enunahoja identifica de qué manera se demostró cada una de las etapas del proceso administrativo en la caricatura y comenta con tus compañeros esta experiencia.


318

Elementos de la administración Semana 7

El reto es...

¡Empecemos!

¿Qué sabes de...?

Continuaremos avanzando en el tema iniciado la semana pasada, desarrollando ahora los elementos que contiene esta grande rama den-tro de la empresa y conoceremos al-gunas características que deben ser tomadas en cuenta en el momento práctico de nuestra carrera.

Desde tu experiencia y con lo que hemos desarrollado hasta los momentos, ¿cuáles elementos piensas que deben estar presentes en la administración?

Como anteriormente se describió, la administración es el control de todo lo que se refiere a la empresa; es por ello que se hace necesario conocer los ele-mentos básicos generales que contiene el ámbito administrativo para desa-rrollarlo y ubicarlos en el momento de ejercer profesionalmente el área admi-nistrativacontable.DemosideasalpersonaldesostenibilidaddelIRFAacercade los recursos humanos y materiales necesarios para su funcionamiento.

En cualquier organización que se aplique la administración siempre estarán presentes los siguientes elementos:

1. Personas o recursos humanos: los empleados, trabajadores y colabo-radores son quienes conforman lo que se conoce como recursos hu-manos de una entidad. En la administración de empresas, se denomina recursoshumanos(RRHH)altrabajoqueaportaelconjuntodelosem-pleadosocolaboradoresdeunaorganización.Pero,lomásfrecuenteesllamar así al sistema o proceso de gestión que se ocupa de seleccionar, contratar, formar, emplear y retener al personal de la organización. Estas tareas las puede desempeñar una persona o departamento en concreto,

Semana 7Elementos de la administración

Vamos al grano

319

Semana 7Elementos de la administración

junto a los directivos de la organización. El objetivo básico es alinear el área o profesionales de RRHH con la estrategia de la organización, lo que permitirá implantar la estrategia organizacional a través de las personas, quienes son consideradas como los únicos recursos vivos e inteligentes, capaces de llevar al éxito organizacional y enfrentar los desafíos que hoy en día se perciben en la fuerte competencia mundial. Es imprescindible resaltar que no se administran personas ni recursos humanos, sino que se administra con las personas, viéndolas como agentes activos y proac-tivos dotados de inteligencia, creatividad y habilidades.

2. Actividades: las actividades de una empresa están enmarcadas desde la finalidad y función de cada organización. Dependiendo de a qué se dedique, serán establecidas las actividades que deben realizar los tra-bajadores, así como las funciones específicas para cada departamento y, en el momento de la contratación, se deben establecer acuerdos con los trabajadores.

3. Recursos financieros, equipos, maquinarias: son los recursos propios y ajenos de carácter económico y monetario que la empresa requiere para realizar sus actividades. Los recursos materiales son aquellos bie-nes tangibles de la empresa, como las instalaciones, equipos y materias primas. Todos los recursos son vitales para la puesta en práctica de las actividades de la empresa y, de alguna manera u otra, todos se entrela-zan y dependen de los demás.

4. Métodos (conocimientos, aplicaciones tecnológicas y operativas): los métodos seran aplicados y desarrollados por el talento humano de la empresa. Es una combinacion de conocimientos, estrategias, dinamicas y métodos que ayudan a desarrollar el funcionamiento de cada área de la empresa y, de este modo, lograr las metas establecidas, según sea el caso. El recurso humano de una empresa debe estar especializado en el área y dominar ciertas estrategias y dinámicas, en especial, el personal encargado de atender al público y de realizar la documentación dentro de la empresa. Este personal debe tener buena ortografía, un vocabu-lario adecuado para atender al público, estrategias de ventas y de trato, entre otras cualidades.

Los recursos humanos y financieros son los más conocidos, pero no los únicos recursos con los que debe contar una organización.

320

Elementos de la administración Semana 7


Para saber más…

Para sabermás acerca de los recursos de la empresa, te recomenda-mos ver un interesante video, disponible en la siguiente dirección web: http://li.co.ve/ylu

En las imágenes que se presentan a continuación, identifica a qué recurso o elemento de una empresa pertenecen.

Crea una empresa ficticia y elabora un diagrama en el que especifiques el recurso humano que necesitas, los recursos materiales, tecnológicos y finan-cieros, así como las actividades que realizará la empresa y los métodos y cono-cimientos específicos que debe de tener el personal de tu empresa.

Aplica tus saberes

321

Semana 7Elementos de la administración Semana 8Excel como herramienta contable

El reto es...

¡Empecemos!

¿Qué sabes de...?

Después de haber conocido en el semestre anterior los progra-mas informáticos, vamos a inda-gar un poco más en uno que nos sirve como herramienta contable y a desarrollar nuestra área admi-nistrativa: ¡el programa Excel!

Desde tu experiencia y conocimientos previos ¿crees que Excel pueda ayu-darte en el desarrollo contable-administrativo?

ParaconocerExcel y todos sus beneficios para el área contable administrati-va, construye una lluvia de ideas tomando en cuenta, además de Excel, otras herramientas tecnológicas que den respuesta rápida y certera.

Microsoft Excel es una herramienta de vital importancia para todo profesio-nal de la contabilidad, ya que brinda múltiples funciones de cálculos que son de uso cotidiano en toda rutina contable. Este software ha sido creado para diversas profesiones, sin embargo, cabe señalar que en la contabilidad ha sido una herramienta de uso indispensable para todo contador.

Independientemente de que exista un software especializado para los re-gistros contables, en todo momento o circunstancia se tiene que usar el pro-grama Excel y sus hojas de cálculo para poder analizar o procesar información financiera, matemática o de cualquier otra naturaleza, que un programa de contabilidad no genere.

Vamos al grano

322

Excel como herramienta contableSemana 8

La potencialidad de Microsoft Excel para ayudarnos en la realización de tareas relacionadasconlacontabilidadylaadministraciónesmuyamplia.Podremoshasta construir un verdadero sistema contable basado en Excel al utilizar una hoja de cálculo donde se introduzcan los asientos contables y una gran canti-dad de validaciones de datos, para mantener la integridad de la información y realizar resúmenes.

Si nos embarcamos en el desarrollo de la creación de un sistema contable valiéndonos de Excel, debemos tener en cuenta algunas consideraciones es-pecíficas que nos salvarán de varios inconvenientes al momento de ponerlo en práctica. Entre ellas, podemos mencionar:

• Lainclusióndecontrolesquenospermitanasegurarelbalanceodelosasientos, para que no tengamos problemas cuando queramos obtener un balance de sumas y saldos.

• Lamejormaneraesutilizarhojasdiferentesparacadaunadelastareas:la carga de asientos, el resumen de la información, la obtención de ma-yores, el cálculo de los estados contables, etc.

• Utilizarceldasyhojasconcálculosauxiliares.

• Utilizarvalidacionesparaeliminarlaposibilidaddeerrores.

• Realizarlosresúmenesdelainformaciónatravésdetablasdinámicas.

De esta forma podremos, rápidamente, modificar la información que es-tamos visualizando y manipular los datos según lo que necesitemos. Ya sea que contemos con un sistema contable o que hayamos desarrollado con los tips anteriores una alternativa utilizando Excel, vamos a necesitar construir los estados contables básicos. Las opciones serán muchas y todo dependerá de cómo obtengamos la información de base. La mayoría de los sistemas conta-bles permiten definir una estructura de balance y cuenta de resultado que, en los mejores casos, podemos exportar directamente a Excel o, al menos, como un archivo de texto.

Como podemos observar, Excel es un programa completo y amplio con el que se puede realizar fácilmente el proceso contable (facturas, análisis dedatos, agendas de clientes/proveedores, todo tipo de base de datos, etc.). Además de permitir la creación de tablas y/o gráficos estáticos o dinámicos, hasta macros. Es una herramienta muy completa que, con una buena utiliza-ción, resuelve muchos de los problemas que se presentan en una empresa, siendo especialmente útil para el análisis cuantitativo y la toma de decisiones.

Excel es ampliamente utilizado por las empresas, agencias de servicios, gru-pos de voluntarios, organizaciones del sector privado, científicos, estudiantes, educadores, formadores, investigadores, periodistas, contadores y otros, por lo que se ha convertido en un elemento básico de los usuarios finales y profe-sionales del negocio.

323

Semana 8Excel como herramienta contable

Las fórmulas de Excel nos ayudan con toda el área administrativa y, con un solo clic, puedes obtener resultados increíbles.

Para saber más…

Paracomplementartussaberesencuantoaltemaestudiado,tereco-mendamos observar el video que encontrarás en la siguiente dirección web: http://li.co.ve/yHn

Realiza en Excel una relación e ingresos y egresos guiándote por el modelo que a continuación se presenta y entrégalo en digital a tu facilitador.

Relación de ingresos y egresos

1. INGRESOS

1.1. Aporte 9.000,oo

1.2. Donaciones

1.3. Intereses

1.4. Aporte semestre anterior 1.525,29

1.5. Ingreso por venta de franelas 7.896,oo

1.6. Depósito en tránsito años ant. 2.067,oo

TOTAL INGRESOS 20.488,29

Aplica tus saberes

324

Excel como herramienta contableSemana 8

2. EGRESOS

2.1. Colaboración de orientadores 7.509,oo

2.2. Colaboración colegio 321,44

2.3. Refrigerios voluntariado

2.4. Materiales de oficina

2.5. Materiales imprenta y reprod.

2.6. Gastos en elaboración de franelas 8.250,oo

2.7. Conservación y mtto. de equipos 268,80

2.8. Relaciones sociales 800,oo

2.9. Publicidadypropaganda

2.10. Depósitos erróneos 110,oo

2.11. Comisiones bancarias 59,50

TOTAL EGRESOS 17.318,74

Total ingresos-egresos 3.169,55

Elabora un formato de un libro de tres columnas en Excel, el cual será tu libro debancoyllénaloconlosdatos(tabla1)emitidosporelbancoenestecortede cuenta.


325

Semana 8Excel como herramienta contable

Tabla 1

Fecha Descripción Debe Haber Saldo

01/07/2014 -Saldo inicial

- 274.869,72

01/07/2014 0120200046220 Comisión 4,50 274.865,22

01/07/2014 9530377001266 Cheque 5.505,04 269.360,18

01/07/2014 0000006971752 Depósito 20,00 269.380,18

01/07/2014 0000031007118 Depósito 20,00 269.400,18

01/07/2014 0000006971454 Depósito 20,00 269.420,18

01/07/2014 0000004596699 Depósito 20,00 269.440,18

01/07/2014 0000004596700 Depósito 20,00 269.460,18

01/07/2014 0000006970296 Depósito 20,00 269.480,18

01/07/2014 0000003756556 Depósito 20,00 269.500,18

02/07/2014 0000006989452 Depósito 20,00 269.520,18

03/07/2014 0000071001270 Cheque 387,52 269.132,66

03/07/2014 0000018001268 Cheque 212,00 268.920,66

04/07/2014 9530360001271 Cheque 290,00 268.630,66

04/07/2014 0000008349812 Depósito 527,00 269.157,66

04/07/2014 0000007072990 Depósito 426,00 269.583,66

04/07/2014 0000006967493 Depósito 20,00 269.603,66

04/07/2014 0000004599433 Depósito 527,00 270.130,66

07/07/2014 9530370001269 Cheque 543,00 269.587,66

07/07/2014 0000008343828 Depósito 527,00 270.114,66

07/07/2014 0000007980250 Depósito 40,00 270.154,66

07/07/2014 0000008344733 Depósito 20,00 270.174,66

08/07/2014 0000008346259 Depósito 530,00 270.704,66

08/07/2014 0000004598583 Depósito 50,00 270.754,66

08/07/2014 0000008343909 Depósito 527,00 271.281,66

326

Softwares contablesSemana 9Semana 9Softwares contables

El reto es...

¡Empecemos!

¿Qué sabes de...?

A partir de esta semana comen-zaremos a conocer otros sistemas que también utilizaremos para realizar la contabilidad, como lo son los softwares contables.

Cuando escuchas el término software contable, ¿qué te imaginas? Coméntalo con tus compañeros.

Como analistas administrativos-contables es necesario conocer los soft-wares contables y su importancia para la empresa. Investiga algunos soft-wares administrativos existentes y qué se necesita para su instalación y uso.

Los softwares contables son programas de contabilidad utilizados para sis-tematizar y simplificar las tareas contables. En ellos se registran y procesan todas las transacciones realizadas de una manera histórica; desde las compras y ventas como las cuentas por cobrar y pagar, inventarios, balances, nóminas, entre otras muchas herramientas. Los softwares contables brindan muchos beneficios, pero lo más importante es que en ellos permanece toda la informa-ción de una manera detallada, clara y que se puede manejar desde cualquier sitio; de este modo, se puede emitir una respuesta segura y rápidamente.

Todo lo contrario sería si se decidiera contar con apoyo de mano de obra; se-ría un trabajo lento, ya que lo que se busca con la complementación de estos

Vamos al grano

327

Semana 9Softwares contables

software, es principalmente optimizar el tiempo para poder tomas decisiones trascendentales para la empresa en tiempo real.

Los software contables se caracterizan principalmente por tener una adap-tación a los requerimientos de la empresa, son compatibles con otros progra-mas como el Office, son de fácil manejo, se pueden actualizar rápidamente, facilitan la búsqueda eficaz y por periodos específicos, brindan reportes opor-tunos y digitalizados, pueden ser verificados a distancia y fuera del sitio de tra-bajo, son fáciles de actualizar y el soporte técnico puede ser realizado en línea.

Un software de contabilidad realiza el tra-bajo diario de una gestión contable y finan-ciera de la empresa. Solo necesitas insertar la información de manera correcta.

Para saber más…

Paraconocerlasventajasdelacontabilidadenlínea(online)oenlanube,te invitamos a disfrutar del video disponible en: http://li.co.ve/yNm

Investiga la importancia que tiene el software contable dentro de la insti-tución donde estas laborando o estudiando y realiza un análisis crítico de lo encontrado.

Enumera las transacciones que se pueden realizar a través de un software contable y especifica los beneficios que esto puede traer para una empresa.

Aplica tus saberes


328

Tipos de softwares contablesSemana 10

Luego de conceptualizar y anali-zar la importancia de los softwares contables, vamos a seguir adelan-te conociendo sus tipos y en qué nos beneficia el uso de cada uno de ellos, según sea el caso.

¿Qué tipos de software contables conoces?

Según las necesidades y funciones de la empresa, enumeremos qué tipos de programas contables existen y de qué forma brindan ayuda a la empresa, según sea el caso.

En las últimas décadas, el software contable ha incrementado la efectividad y eficiencia de gran cantidad de empresas y negocios. Este tipo de software ha racionalizado el flujo contable de trabajo, permitiendo a las empresas enfocarse más en la producción de bienes y servicios.

Específicamente, el software contable es un programa que permite a los contadores registrar y procesar electrónicamente las transacciones financie-ras, siendo una herramienta muy usada para el adecuado manejo de progra-mas de contabilidad, así como para sistematizar los problemas y/o tareas de contabilidad.

El uso de los software de contabilidad en la actualidad es muy requerido por empresas de diversas áreas, ya que de esa manera llevan un control activo de todos sus movimientos. Existen variados programas contables, los cuales se cla-

Semana 10Tipos de softwares contables

El reto es...

¡Empecemos!

¿Qué sabes de...?

Vamos al grano

329


sifican dependiendo del tipo de compañía y el tamaño de las operaciones de negocios:

1. Software financiero: diseñado para informar a terceras personas, ya sean accionistas o entidades bancarias e, inclusive, son útiles para tomar decisiones determinantes para la empresa.

2. Software fiscal: diseñado para informar y/o hacer cumplir con las obli-gaciones tributarias de la empresa; generalmente es usado y requerido por el SENIAT.

3. Software administrativo: diseñado para facilitar lo relacionado con re-querimientos administrativos de la empresa. También puede influir en la toma de decisiones, así como en el planeamiento de nuevas expec-tativas en beneficio de la empresa. Según la necesidad y movimientos administrativos contables de la empresa, se han creado diferentes soft-wares contables, todos con el mismo fin, pero con diferentes caracterís-ticas y componentes. Algunos de ellos son:

• Saint: controla las operaciones contables de una o varias empresas con reportes adecuados a las exigencias de compañías manejadas eficazmente que cumplen con la normativa legal y fiscal y satisface los requisitos de cualquier institución financiera.

• Profit: permite automatizar las operaciones empresariales de for-ma integral y flexible en las áreas de: inventario, compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, caja y banco.

• Venecuentas: es un sistema contable vía web, diseñado para llevar las operaciones y suministrar información financiera de una empre-sa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se suministren.

• Gálac: es un programa muy completo, con máxima rapidez y exac-titud. Está adaptado a la normativa contable vigente en Venezuela. Emite rápidamente los comprobantes contables, con solo vaciar la información del plan de cuentas.

• Siscont: permite llevar el adecuado manejo de la caja chica.

En la actualidad, casi todas las empresas tienen un software contable y en el merca-do hay muchos con diferentes característi-cas. ¡Usa el que se adapte a tu necesidad!

330

Tipos de softwares contablesSemana 10

Para saber más…

ParaconocermásacercadelsoftwareGálac, te animamos a disfrutar del video disponible en la siguiente dirección web: http://li.co.ve/yTv

Comparte con tus compañeros y facilitadores las semejanzas y diferencias en-tre los tipos de software estudiados.

Investiga sobre los diferentes softwares contables y analiza el uso e importan-cia de cada uno de ellos. Luego realiza un resumen y responde, con tus propias palabras, desde tu visión administrativa contable: ¿cuál usarías y por qué?

Aplica tus saberes


331


Has venido trabajando las concepciones de las herramien-tas básicas de la ofimática, tales como paquetes Office que, sin lu-gar a dudas, son de gran utilidad para realizar el trabajo de oficina. En las siguientes semanas te in-vitamos a indagar acerca de un software contable muy utilizado por empresas en nuestro país: Saint.

Según las experiencias que has tenido hasta el momento, ¿cuáles conside-ras deben ser las características de un software contable?

En el mercado laboral es cada vez mas indispensable conocer y usar las he-rramientas informáticas; además, en la actualidad existes muchas alternativas de programas y software que hacen que los procesos contables sean mucho más eficientes. Comenta con tus compañeros y facilitador desde tu experien-cia si alguna vez he utilizado algún programa o software para el área contable.

Has venido estudiando las nociones contables básicas en los últimos semes-tres; es importante que te familiarices con las distintas formas en que las em-presas echan mano de la tecnología para poder llevar a cabo su trabajo conta-ble. Es oportuno aclarar que la concepción básica que alimenta los softwares con los que trabajan las empresas viene de la lógica contable trabajada hasta el momento, pues los principios contables siguen siendo permanentes. En tal sentido, pasemos a estudiar el software Saint, una de las tantas herramientas tecnológicas que existen en el mercado.

Semana 11Sistema contable Saint

El reto es...

¡Empecemos!

¿Qué sabes de...?

Vamos al grano

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Sistema contable SaintSemana 11

Saint a nivel internacional y nacional esta presentado y diseñado de tal ma-nera que facilita todos los procesos de agrupación y reportes de información que requieren los usuarios, obteniendo una mayor eficiencia en cuanto al tiempo de ejecución y con un margen de confiabilidad. Las principales carac-terísticas de este software contable son las siguientes:

1. Utilidad: esta característica le permite adecuarse al propósito del usua-rio según sus necesidades particulares. La utilidad de la información contable está basada en su contenido informativo y la oportunidad o rapidez con que pueda llegar a manejar el sistema el usuario obtenien-do resultados confiables, así como una considerable disminución en el tiempo de ejecución.

2. Confiabilidad: esta es la característica por la cual el usuario acepta y utiliza la información contable para tomar decisiones. Esta cualidad está basada en la información y es asignada por el usuario de acuerdo al sis-temadecontrolinternoexistente.Paraqueelusuariopuedaconfiarenla información que presenta el sistema contable, el proceso de cuantifi-cación debe ser: estable, objetivo y verificable.

Estascaracterísticas incluyenlarecoleccióndedatos,sumanejo(clasifica-ción, reclasificación y cálculo), y la forma como es presentada la información en los estados financieros.

Es muy importante tener presente que cada empresa tiene su forma parti-cular de llevar los procesos contables; sin embargo, son los mismos principios universales contables los que la sustentan. Al llegar al campo laboral, conse-guirás diferentes tipos de herramientas contables, tecnológicas o no. De allí la importancia de comenzar a familiarizarte con estas concepciones y que pue-das llevar a la práctica tus saberes.

¿Cuáles consideras son las principales ca-racterísticas que debe tener en cuenta una empresa para llevar su contabilidad a tra-vés de un software como Saint?

333

Semana 11Sistema contable Saint

Para saber más…

Visualiza un interesante tutorial de Saint, haciendo clic en: http://li.co.ve/yTy

Analiza la importancia de conocer claramente los conceptos y principios contables a la hora ingresar a una empresa y manejar un software contable como Saint.

En una empresa con 10 sucursales en todo el país, cuya principal actividad comercial es la importación y comercialización de productos de consumo ma-sivo y con una nómina de 1200 trabajadores, analiza la importancia de que la empresa se valga de una herramienta tecnológica como un software para llevar sus procesos contables.


Aplica tus saberes

334

Practicando con SaintSemana 12

¡Empecemos!

¿Qué sabes de...?

En la semana anterior tuviste la oportunidad de conocer las ca-racterísticas generales del sistema contable Saint; además pudiste analizar la utilidad de este tipo de herramientas tecnológicas para las empresas, al momento de lle-var sus procesos contables mini-mizando tiempo y errores. En esta oportunidad vamos a visualizar de forma práctica cómo se instala este software y sus principales ventanas.

¿En algún momento has tenido la oportunidad de manipular un software? Lo más probable es que si y, en algunos casos, sin darte cuenta; por ejemplo, ¡seguramente has usado un cajero automático!

Durante esta semana vas a pasearte de forma gráfica por el software Saint, locualtepermitirácomprenderlalógicadeestaherramientacontable.Pero,para mayor provecho, te recomendamos descargar el programa Saint en tu computador, de manera que puedas practicar y familiarizarte con esta útil herramienta.

Una vez encendido el computador, debes ubicar el instalador del sistema contableconsunombre.Pararealizarlainstalación,solodebeshacerdobleclic sobre dicho instalador, a fin de comenzar a ejecutar el proceso; luego si-gue las instrucciones del asistente de instalación.

Se desplegará una ventana dándote la “Bienvenida al sistema de contabili-dad”. Haz clic en el botón de Siguiente, como se muestra en la figura 6.

Semana 12Practicando con Saint

El reto es...

Vamos al grano

335


Figura6

La figura 6 muestra la pantalla del asistente de instalación del software. En realidad, esta operación no es frecuentemente realizada por nosotros; sin embargo, es necesario que se pueda visualizar. En adelante, se deben seguir, paso a paso, las instrucciones del asistente para poder instalar correctamente el programa.

Una vez hecha la instalación, se muestra la pantalla inicial para ingresar al sistema(figura7).

Figura7

Seguidamentedebesingresarlosdatoscorrespondientes(usuarioycontra-seña) para acceder a la aplicación. De no recordar los datos, el sistema no per-mitirá su acceso, mostrándose el mensaje: “Operador no especificado, ingreso

336

Practicando con SaintSemana 12

no permitido”. Una vez que logras ingresar, se muestra la pantalla principal (figura8).

Figura8

Saint comprende herramientas como: Inicio, Archivos, Transacciones, Reportes y Varios, ubicadas en la parte superior de las pantallas, en el menú de Herramientas de la pantalla principal.

Figura9

En cada uno de los menús están las pestañas que permiten ir cargando la información necesaria de los movimientos contables de la empresa.

Para saber más…

Te invitamos a experimentar, mientras sigues un tutorial de Saint, dispo-nible en esta dirección web: http://li.co.ve/yTy

Realiza una entrevista a alguna persona que esté laborando en el área con-table de una empresa, con las siguientes preguntas:

1. ¿Utiliza la empresa algún software para registrar los procesos contables?

Aplica tus saberes

337


2. ¿Cuáles han sido las ventajas y desventajas de usar las tecnologías como herramienta contable para la empresa?

3. La persona responsable de manejar el sistema contable al realizar su tra-bajo, ¿considera el software contable una herramienta útil?, ¿por qué?

Una vez estudiado el sistema Saint a nivel general y conocer su utilidad para las organizaciones, realiza un ensayo con tu reflexión acerca de la importancia y utilidad de los software contables para las empresas actualmente.


338

Semana 13 Sistema contable ProfitSemana 13Sistema contable Profit

El reto es...

¡Empecemos!

¿Qué sabes de...?

Continuamos esta semana estudiando otra de las herra-mientas tecnológicas contables existente en el mercado, en esta oportunidad podrás conocer el sistema administrativo contable Profit. Veremos su utilidad para la empresa y cuáles son las con-diciones técnicas básicas para poder trabajar con este sistema operativo.

Según la experiencia adquirida hasta ahora, ¿conoces cómo verificar las espe-cificaciones técnicas de software y hardware de un computador?

En el mercado existe una variedad de paquetes informáticos que sirven de herramientas para llevar procesos contables y administrativos, de los cuales las empresas echan mano para organizar sus áreas administrativas contables. Te invitamos a que descargues el programa Profit e investigues sus beneficios.

Profit Plus Administrativo es una herramienta tecnológica que permite auto-matizar las operaciones de la empresa de una forma integrada y flexible en las áreas de: inventario, compras, ventas, cuentas por cobrar y pagar; caja y bancos. De esta manera, se tendrá una visión global del negocio, la cual se traducirá en disponibilidad oportuna de información para la toma de decisiones y en un aumento en la competitividad de la empresa.

Vamos al grano

339

Semana 13Sistema contable Profit

Esta herramienta, además de proporcionar una plataforma tecnológica para la empresa, permite organizar los procesos y procedimientos administrativos contables. Es muy importante destacar que la confiabilidad de los datos intro-ducidos en el sistema permite hacer análisis del estado de la empresa, así que el rol de quien alimenta los datos es de gran importancia.

Es necesario saber que, como toda herramienta tecnológica, se requiere de unos parámetros básicos en el computador donde va a ser instalado, a fin de que la aplicación pueda correr correctamente y ser alimentada con los datos que requiere. Es probable que no seamos nosotros los encargados de instalar el programa, pero es interesante saber cuáles son sus características.

Implantación de Profit Plus

La implantación o puesta en funcionamiento del sistema de gestión empre-sarial Profit Plus en la empresa, más que como un proyecto de informática, debe ser vista como un proyecto de negocios que involucra a los usuarios de cada uno de los procesos ejecutados en la empresa, como: ventas, compras, despa-cho, etc.

Paraimplantarelsistemaesnecesarioejecutarunconjuntodeactividades,algunas de las cuales son de tipo técnico, pero la mayoría son de tipo funcional. Las actividades más importantes a llevar a cabo son:

• Instalacióndelsistema.

• Análisisdelosprocesosactualesdelnegocio.

• Parametrizacióndelsistema.

• Cargadedatos.

• Diseñodelosformatosdelaempresa.

• Adiestramientodelosusuarios.

• Pruebasyvalidacióndelfuncionamientodelsistema.

Parainstalaryejecutar Profit Plus Administrativo, el equipo debe tener, como mínimo, las siguientes características:

• ComputadorPentiumIV2.8MHZosuperior.

• 256MBdememoriaRAMosuperior.

• MonitorSVGAcolor.

• UnidaddeCD-ROM.

• Espaciolibreeneldiscoduro:1GB.

• Microsoft® Windows 2000 Professional (Service Pack 3), Windows XP

Professional, Windows 2003 o Windows Vista Business instalado.

340

Semana 13 Sistema contable Profit

¿Cómo instalar Profit?

Este tipo de instalación aplica para los casos en que no hay una instalación previa de Profit Plus Administrativo en el equipo, bien sea porque es nuevo o se ha desinstalado el mismo a través del desinstalador de Windows.

1. Cierra todas las aplicaciones y reinicie Windows.

2. Introduce el CD que viene en la caja del sistema.

3. Selecciona la opción Instalación del menú principal.

4. Haz clic en la opción Administrativo & Avisos y Tareas. Luego presiona Instalación Completa.

Figura10

Para saber más…

Te invitamos a hacer clic en este link: http://li.co.ve/yT1 donde podrás dar un paseo por el programa Profit.

341

Semana 13Sistema contable Profit

Ubica un computador y verifica si cuenta con los requerimientos de soft-ware y hardware necesarios para instalar Profit.Marcaconuna(X)sielcom-putador cuenta o no con las características indicadas en la tabla 2.

Tabla 2

Características de Software y Hardware Si NoComputadorPentiumIV2.8MHZosuperior.256 MB de memoria RAM o superiorMonitor SVGA colorUnidad de CD-ROMEspacio libre en el disco duro: 1 GBMicrosoft® Windows 2000 Professional (Service Pack 3), Windows XP Professional, Windows 2003 o Windows Vista Business instalado

Realiza un escrito en el que analices por qué se afirma que la aplicación del sistema Profit implica cambios en los procesos y organización de la empresa.

Aplica tus saberes


342

Practicando con ProfitSemana 14Semana 14Practicando con Profit

El reto es...

¡Empecemos!

¿Qué sabes de...?

La semana anterior tuviste la oportunidad de conocer las ca-racterísticas del programa Profit. En esta oportunidad, podrás fami-liarizarte con algunas de las ven-tanas que conseguirás una vez que ingreses al programa.

¿Has puesto en práctica y realizado asientos contables con el sistema Profit? Coméntalo con tus compañeros.

Realiza un asiento contable utilizando Profit y verifica sus similitudes con el programa contable Saint.

Profit Plus Administrativo está compuesto por los siguientes módulos:

• Inventario.

• Comprasycuentasporpagar.

• Ventasycuentasporcobrar.

• Cajaybancos.

Todos estos módulos están integrados, lo que permite disponer, en forma ágil y precisa, de la información a través de los diversos departamentos o áreas en el negocio, sin necesidad de reprocesar los datos.

Vamos al grano

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Semana 14Practicando con Profit

Tipos de ventanas que se pueden visualizar dentro del sistema Profit

Paraunamayorcomodidad, lasprincipalesventanasdel sistemacuentancon la posibilidad de aumentar o cambiar de tamaño a conveniencia, perma-neciendo esta configuración la próxima vez que acceda a la ventana. Profit Plus posee tres tipos de ventanas: tablas, procesos y reportes.

1. Tablas: en Profit Plus se denominan tablas a todas aquellas opciones que permitentrabajarconlosdatosgeneralesoarchivosmaestros(artículos,clientes, bancos, etc.). Dichas opciones pueden ser activadas usando el submenú Tablas que aparece en el menú principal del sistema. Las fun-ciones disponibles en las opciones tipo tablas son manejadas mediante la barra de herramientas.

Las opciones tipo tablas poseen mínimo tres carpetas:

• Generales:en esta carpeta se manejan los datos básicos de la ta-bla, como código, descripción, etc.

• Lista:esta carpeta permite visualizar los elementos que ya han sido cargados en la tabla, ordenados por código o por descripción.

• Adicionales: esta carpeta permite agregar nuevos datos a la tabla, para cubrir requerimientos que no están contemplados en el siste-ma.

Figura11

2. Procesos: en Profit Plus se denominan procesos a todas aquellas opciones que, usando los datos de las tablas, permiten crear documentos (facturas, cobros, depósitos).También sonmanejadas comoprocesosaquellas opciones que permiten efectuar operaciones de tipo general sobrelosdatosdelsistema(cálculodecomisiones,respaldodedatos,etc.) Dichas opciones pueden ser activadas usando el submenú Procesos que aparece en el menú principal del sistema. Las funciones disponibles en las opciones tipo procesos son manejadas mediante la barra de herramientas. La mayoría de las opciones tipo procesos poseen tres carpetas:

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Practicando con ProfitSemana 14

• Generales:en esta carpeta se manejan los datos básicos del proce-so.

• Lista: esta carpeta permite visualizar los elementos que ya han sido cargados en el proceso, ordenándolos por número.

• Adicionales: esta carpeta permite agregar nuevos datos a cada do-cumento generado con el proceso, para cubrir requerimientos que no están contemplados en el sistema.

Figura12

3. Reportes: los reportes del sistema pueden ser activados usando el sub-menú Reportes que aparece en el menú principal del sistema, o usando la opción Imprimir Reportes del submenú archivos. Cada vez que se se-lecciona la opción Reportes, el sistema muestra una pantalla para definir losparámetrosdelmismo(verfigura13).

Figura13

Reporte: seleccionacuáldelosreportesdelaopción(relacionadosconlasfacturas, en este caso), deseas imprimir. Una vez seleccionado el reporte, el

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Semana 14Practicando con Profit

sistema muestra los filtros y los diversos tipos de orden, bajo los cuales puede seremitido.Paraverunalistadelosreportesdisponibles,presionalateclaF4.

Orden: haz clic en el orden bajo el cual deseas visualizar el reporte.

Filtros del reporte: introduce los rangos y condiciones bajo los cuales de-seas filtrar el contenido del reporte. Deja en blanco aquellos filtros que no deseasusar.Paraverunalistadeloselementosdisponiblesencadafiltro,pre-sionalateclaF4.Parahacerusodelabúsquedaasistida,presionalateclaF2.Parablanquearlosfiltros,hazclicsobrelosbotonesDesde y Hasta ubicados al lado derecho de la pantalla.

Presentación: escoge cómo deseas visualizar o presentar el contenido del reporte.Puedesseleccionar:presentaciónpreliminar,enviaraunarchivo,en-viar a la impresora o generar un archivo en alguno de los formatos manejados por el sistema.

ParaquelasopcionesEnviar a Word y Enviar a Excel funcionen correcta-mente, debes tener instalado en el equipo local a ejecutar el reporte, Microsoft Office 97 ó superior; en caso de no tenerlo, el reporte no se ejecutará.

ParaelcasodeExcel, Office debe estar configurado para soportar y editar documentos Html; en caso de no estarlo, el reporte saldrá en blanco.

Tareas: a través de esta opción es posible guardar la configuración del re-porte actual en el sistema “Avisos y Tareas” para su posterior configuración.

Impresoras: haz clic en este botón para definir cuál es la impresora que se va a usar para emitir el reporte, así como modificar las propiedades de las im-presoras que tengas definidas en Windows.

Cuando se imprime un reporte, el sistema asume como impresora la que está definida como predeterminada en Windows. Si deseas emitir el reporte usando otra impresora, debes seleccionarla usando este botón y esa impre-sora permanecerá activa hasta que salga del sistema. Cada vez que entras al sistema, éste toma como impresora a usar la que esté definida como prede-terminada en Windows.

Para agregar nuevas impresoras o cambiar la impresora predeterminada,usa el icono Mi PC, en opción Impresoras de Windows.

Recuerda que la opción Imprimir/modificar reportes del menú Archivo permite, además de imprimir los reportes, modificar las especificaciones de los reportes y agregar nuevos reportes al sistema.

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Practicando con ProfitSemana 14


Para saber más…

Para profundizar en el softwareProfit, te recomendamos visitar la si-guiente dirección web: http://li.co.ve/yT1

En las semanas 6 y 7 estudiaste los elementos de la administración. Ahora analiza de qué manera los softwares administrativos contables permiten a los empresarios llevar los procesos administrativos.

Realiza un escrito en el que analices la relevancia de que conozcas acerca de los software contables para el momento en que entres al campo laboral.

Aplica tus saberes

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