conferencia dr. carlos alberto zapata seminario archivos y ciudades virtuales unisalle 2011

LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL DESARROLLO DE LOS PROYECTOS DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA:

ESTADO DE LA CUESTIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN DISTRITAL DE BOGOTÁ

Carlos Alberto Zapata Cárdenas

Bogota, febrero 25 de 2010

II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011

AGENDA

1. Origen del proyecto de investigación

2. Hipótesis

3. Objetivos

4. Metodología

5. Resultados

6. Conclusiones

7. Recomendaciones


ORIGEN DE LA INVESTIGACION

Necesidad de comprender la dinámica de la gestión de documentos dentro del concepto de administración electrónica.

1


¿Porque un proyecto sobre Administración Electrónica?


La Gestión Documental en el Gobierno Electrónico

GOBIERNO ELECTRONICO

ALINEACION

GESTION DOCUMENTAL

Alineando las políticas publicas

En practicamente todas las prestaciones del Gobienro Electrónico se gestionan documentos e información

La gestión documental esta estrechamente ligada a las

prestaciones y servicios del gobierno electrónico

ARTICULACION

POLITICAS

FINES DEL GOBIERNO ELECTRONICO

Mejorar la información, la comunicación y la prestación de servicios a través de las TIC.

Proveer más y mejores prestaciones a los ciudadanos.

Adicionar productividad, calidad y valor a los servicios.

Reducir el costo de tramitaciones.

Resolver trámites “en línea”.

Aumentar la transparencia.

Aumentar la participación ciudadana.

Aumentar la calidad transacciones.

Fuente: Red Interamericana de Formación en Gobierno Electrónico

TODOS ESTOS FINES NO SON POSIBLES SIN UNA ADECUADA

GESTION DE DOCUMENTOS

TODOS ESTOS FINES NO SON POSIBLES SIN UNA ADECUADA

GESTION DE DOCUMENTOS


SERVICIOS DEL GOBIERNO ELECTRONICO

La gestión documental es TRANSVERSAL a los servicios del GE.


HIPOTESIS2

¿Cómo se relacionan los programas de Gobierno en Línea y Gestión Documental en la administración Distrital de Bogotá?

Existe desarticulación entre las iniciativas de Gestión Documental

y el Gobierno en Línea que se están implementando en el

Distrito de Bogotá


Consolidar la gobernabilidad electrónica y los servicios a la comunidad a través del uso articulado de las herramientas y recursos que ofrecen las tecnologías de la información y la comunicación

Consolidar y fortalecer la gestión documental pública para promover la eficiencia de la administración y garantizar la información como un activo, un derecho de la comunidad y un patrimonio de la ciudad

Plan de Desarrollo de Bogotá 2008-2012


OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION3

Analizar la relación entre los programas de GD y GE de Bogotá

General

Específicos

Analizar la participación de los archivistas en el GEL

Conocimientos de los archivistas acerca del GEL

Nivel de desarrollo de la GD en el GEL de Bogotá


METODOLOGIA

Población objeto de análisis: 92 entidades del Distrito

Métodos y técnicas: Se aplicaron 2 tipos de encuestas

4


Metodología de la Investigación

Encuesta 1 Perfil profesional de los

responsables de GD. Conocimiento sobre el GEL de

Bogotá. Desarrollo de la GD en el Distrito

de Bogotá. Participación de los archivistas

en el GEL. Relación entre la GD y el GEL de

Bogotá

Encuesta 2 Adecuación de los servicios

Web. Prestaciones y proyectos del

GEL. Alfabetización digital en GEL. Conocimiento de las políticas del

GEL.


RESULTADOS

Acerca de los responsables de GD

Acerca del conocimiento del GEL

Acerca del conocimiento sobre GD

Acerca del desarrollo de la GD en el GEL

5


Resumen de los Resultados


RESUMEN DE RESULTADOS


CONCLUSIONES6

Pérdida de aprovechamiento de la capacidad del recurso humano de los archivos que resulta clave para apoyar el desarrollo del gobierno electrónico.

Existen desniveles en el desarrollo del gobierno electrónico frente a la gestión documental.

La administración electrónica y el gobierno electrónico se constituyen en un nuevo escenario para los profesionales de la información.


CONCLUSIONES

La gestión documental al ser transversal, abarca todos los ámbitos de acción de la administración y del gobierno y por lo tanto debe ser incluida en las iniciativas del GEL.

Dada la relación entre los SI, las TIC y la gestión de documentos, la participación de los archivistas en los comités de GEL debe ser una exigencia.

Los archivistas deben aportar sus conocimientos en el mejoramiento de los sistemas de información del GEL.


CONCLUSIONES

Las políticas sobre gobierno electrónico de Bogotá no involucran el componente de gestión documental.

Se deben llevar a cabo nuevos trabajos de investigación en el ámbito de la gestión documental en el GEL desde sus diferentes ejes (G2B, G2C, G2E, G2G).


HACIA DONDE IR AHORA?7

Coordinación de las iniciativas de GD y GEL.

Establecimiento de relaciones entre los fines de la GD y el GEL del Distrito.

Participación de los archivistas en los comités de GEL.

Coordinación de las unidades responsables de los aspectos del GEL y la GD.

Incorporación de las la políticas de GD en el GEL.

Profesionalización de la gestión documental en la entidades distritales.


Transformar la Gestion Documental desde el GEL

Determinar avance de los Servicios y

Sincronizar

Desarrollo del PGD

Desarrollo de las Fases del GEL

Ciclo de Vida del Documento

GESTION DOCUMENTAL Y GOBIERNO EN LINEA

Implementar la Gestión Documental

de acuerdo con los servicios del GEL Definir Políticas

articuladas

Alinear la Gestion Documental con las fases

del Gobierno en Linea

Sincronizar la Gestión Documental con el Gobierno en Línea


LA GESTION DOCUMENTAL Y EL GOBIERNO ELECTRONICO

Ejes de la Gestión Documental

Ejes del Gobierno Electrónico.

Gobierno a Ciudadanos

Gobierno a Empresas

Gobierno a Empleados

Gobierno a Gobierno

Sistema Normativo

Sistemas de Gestión

Sistemas de Calidad

Sistemas de Información


ALINEANDO INICIATIVASNo es posible un gobierno electrónico eficaz sin un modelo de gestion de

información y documentos que lo soporte

1

32

GOBIERNO ACIUDADANOS

GOBIERNO A EMPRESAS

GOBIERNO A EMPLEADOS

GOBIERNO A GOBIERNO

Diseño del PGD

Análisis de las

TI

Formulación de Políticas

Las políticas del gobierno electrónico deben incorporar

políticas de gestión documental

Las tecnologías no son la base del GE, es la INFORMACION

El gobierno electrónico requiere un gobienro de la información

El documento electrónico es el contenido del gobierno electrónico


Planeación de documentos

Planeación de la AI

Planeación de la AT

Planeación del Marco Legal

Planeación de procesos

GD GE

ROL DEL ARCHIVISTA


ARQUITECTURA DEL GOBIERNO ELECTRONICO

Orientada al Negocio y a los Procesos

Provee el marco normativo para la eficiente gestión documental

Orientada a soportar los servicios y prestaciones

del GEL

Provee el marco necesario para la organización,

acceso y preservación de la información

Gobierno Electrónico

Gestión Documental


¡Gracias por su Atención!

Carlos Alberto Zapata

[email protected]


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