Comunicarea - problema esentiala a negocierii

In desfasurarea sedintelor de negociere o importanta deosebita revine comunicarii. Aceasta poate fi privita din trei puncte de vedere si anume: intre negociator si firma al carei reprezentant este, intre negociatori si mediile de informare in masa ca mediu extern al negocierilor, intre partenerii de negociere insisi.In ceea ce priveste comunicarea dintre negociatorul aflat in strainatate si firma pe care o reprezinta, se recomanda o reducere la minim a acesteia aplicandu-se proverbul englezesc conform caruia "nici o veste inseamna totusi o veste buna". Este indicat de asemenea ca in cazul in care se recurge la comunicarea cu firma, aceasta sa se faca prin recurgerea la codificari care sa permita o protectie a celor discutate fata de autoritati si fata de competitori. in acelasi timp comunicarea trebuie sa se faca operativ, iar instructiunile primite sa lase negociatorului spatiu de manevra si posibilitatea de a se adapta la situatiile concrete ale negocierilor.In legatura cu comunicarea dintre negociator si mijloacele de comunicare in masa, trebuie spus ca datorita neverificarii de catre acesta a unor date, generate de miscari sau actiuni ale partenerilor si mentinerea unor situatii intre parteneri, pot ajunge la cunostinta publicului stiri care sa afecteze prestigiul acestora. Trebuie deci ca relatia cu presa sa fie sincera, fara animozitati, aceasta putand fi un sprjin efectiv in negociere. De altfel, potrivit tuturor specialistilor este imperios necesar ca negocierile sa se desfasoare intr-un climat destins, de incredere si respect reciproc.Comunicarea dintre partenerii de negociere se face intr-un limbaj specific negocierilor, limbaj pe de o parte imbogatit datorita existentei unei mari diversitati de forme de negociere, iar pe de alta parte simplificat prin folosirea comunicarii directe, a dialogului concis, clar si convingator. Cercetarile specialistilor in domeniu au condus la concluzia ca in cadrul negocierilor comerciale partenerii retin numai aproximativ o treime din

elementele discutate. Indiferent de situatiile create in timpul negocierilor, este necesar ca participantii sa dea dovada de o politete desavarsita, iar limbajul folosit sa fie unul elevat, fiecare fraza trebuind sa fie construita cu grija. Intelepciunea gandirii si eleganta limbajului, doua caracteristici umane interdependente trebuie sa fie folosite pe deplin si in tratativele economice.Arta de a vorbi se dobandeste prin acumularea de cunostinte si o continuitate care elimina imprecizia expresiei, vorbirea dezordonata, constructia vicioasa a frazei, lipsa de expresivitate si echilibru in vorbire ce tradeaza o lacuna de ordonare logica a gandirii. Treptat, regulile si structurile verbale trec in subconstient, usurand elaborarea expresiei si permitand o activitate concentrata asupra continutului problemelor ce fac obiectul negocierii.

In tranzactiile internationale, desi procesul negocierilor este finalizat prin comunicari scrise, comunicarea verbala are un rol primordial atat din punctul de vedere al spatiului pe care il ocupa (etapa de selectie, tratativele propriu-zise, perioada de redactare a clauzelor contractuale, aspectele de derulare, activitatea postnegociere, etc.) cat si din punctul de vedere al continutului (elementele esentiale ce fac obiectul negocierilor se stabilesc prin dialog direct). De altfel, istoria a adus multiple dovezi din care rezulta ca cele mai spinoase si divergente situatii au fost solutionate prin comunicare verbala.In afaceri negocierile se desfasoara de regula dupa principiul fata in fata la masa tratativelor. Prin comunicare verbala sunt realizate o serie de procese cum ar fi: obtinerea de informatii; transmiterea de informatii; elaborarea unor propuneri; exprimarea unor opinii; stabilirea dezacordului, cu efectele sale de blocare a negocierilor sau de amanare a acestora, etc. .Problema esentiala a negociatorilor din intreaga lume este aceea ca in urma tratativelor realizate prin comunicare verbala se simte nevoia unei renegocieri. Grupul international specializat The Hawyer Group a facut in acest sens un experiment: s-au intocmit doua grupe de negociatori a cate trei membri care au negociat timp de doua ore asupra unei teme stabilite. La cinci minute dupa terminarea negocierilor organizatorii au reluat in fata negociatorilor opt aspecte de pe parcursul tratativelor punandu-le doua intrebari: daca aspectul a fost discutat si daca s-a cazut de acord asupra acestuia. Raspunsurile au fost uimitoare: 70% dintre negociatori au raspuns afirmativ la prima intrebare, dar numai 30% la a doua. rezultatul acestui experiment conduce la doua concluzii: in negocierile verbale este necesara repetarea si sublinierea aspectelor convenite; orice acord negociat verbal trebuie confirmat in scris in cel mai scurt timp posibil. Comunicarea verbala mai are o importanta caracteristica si aceea ca permite un joc logic al intrebarilor si raspunsurilor intr-o derulare spontana, flexibila,

lucru care nu este posibil atunci cand negocierile au loc in scris sau prin alte modalitati.Daca privim negocierea ca un proces prin care se construiesc punti intre parteneri, comunicarea verbala este caracterizata si prin posibilitatea lansarii pe parcursul negocierilor a unor propuneri originale, ale momentului, care in multe cazuri deblocheaza procesul contribuind la finalizarea acestuia. Cantitatea si calitatea unor astfel de propuneri vor clarifica si profesionalismul negociatorului.O alta calitate a comunicarii verbale care face din aceasta elementul esential, preponderent al negocierilor se refera la posibilitatea de a clarifica anumite aspecte pe parcursul procesului. Rolul clarificarii consta in principal in testarea gradului de intelegere a fenomenu;lui si a concluziilor comune. Un negociator care doreste sa testeze modul de intelegere a problemei se poate exprima stfel: "Vreti sa spuneti ca directorul nu poate decide fara aprobarea prealabila a patronului". Un altul care doreste sa sublinieze concluzia va spune: "Deci am hotarat sa prezentam propunerea patronului si numai dupa ce acesta o va aproba sa reluam negocierile cu directorul".Pentru comunicarea unui mesaj complet este necesara unirea limbajului verbal cu "limbajul nonverbal". Studiul acestui "limbaj nonverbal" vine sa dea forta, sa reimprospateze cunostintele intuitive pe care le avem despre un individ sau un grup. in cele ce urmeaza vom prezenta cateva expresii psihice care reflecta starile de spirit cel mai frecvent exprimate prin limbajul nonverbal: surasul indica o persoana amicala deschisa discutiei; bratele incrucisate denota o atitudine negativa inchisa oricarei discutii sau un dezacord cu evolutia evenimentelor; mainile pe masa indica faptul ca o persoana este gata de actiune; persoana care isi freaca palmele mainilor este pe cale de a realiza o buna actiune; aplecarea un pic in fata spre interlocutor demonstreaza atentia fata de discursul acestuia; jocul de intensitate a privirii ca ochi stralucitori, ochi lingusitori, privire neanimata ransmit diverse alte mesaje.In comunicarea nonverbala apar numeroase exigente care incep de la tinuta vestimentara, un element important al "primei impresii", al modului de a privi si de a te purta cu persoana din fata ta, continua cu pozitia corpului, gesturile, comportamentul.

Premisa esentiala a tratativelor o reprezinta mentinerea caracterului deschis al comunicarii, asigurarea unui climat de lucru, de cooperare intre parti. Un rol important in mentinerea caracterului deschis al negocierilor revine disponibilitatii partenerilor la concesii si compromisuri in vederea realizarii unui acord reciproc acceptabil.

Concesia este renuntarea unilaterala de catre una din parti la una sau mai multe din pozitiile sustinute in scopul crearii conditiilor pentru o intelegere. in practica negocierilor concesiile pot sa se poarte asupra unor interese reale ale partenerului respectiv sau pot sa reprezinte doar renuntarea la unele pretentii formale, in acest din urma caz ele reprezentand o simpla "stratagema".Compromisul inseamna acordarea de concesii reciproce pentru a debloca tratativele sau a netezi drumul spre acordul de vointa.De fapt, tratativele inseamna un sir de concesii si compromisuri pe care negociatorii trebuie sa le ofere sau sa le accepte cu masura si abilitate astfel incat sa asigure prezervarea intereselor lor reale in contractul prin care se finalizeaza negocierile