comarch erp optima - handel · moduł: handel, handel plus 2 wersja 2015.0.1 uwaga prawa...

Instrukcja użytkownika Moduł: Handel, Handel Plus

Wersja 2015.0.1

Moduł: Handel, Handel Plus 2 Wersja 2015.0.1

UWAGA

Prawa wynikające z Warunków Gwarancji Użytkownik nabywa po rejestracji programu u Producenta. Dokumentem potwierdzającym rejestrację jest Certyfikat Rejestracji Oprogramowania, który Użytkownik otrzymuje od razu wraz z Oprogramowaniem lub po odesłaniu wypełnionej karty rejestracyjnej.

Każdorazowo przy nabyciu nowego programu lub odtworzeniu gwarancji w Certyfikacie Rejestracji Oprogramowania określone są daty obowiązywania gwarancji na poszczególne programy.

W przypadku wątpliwości dotyczącej zarejestrowania Oprogramowania lub w przypadku nieotrzymania Certyfikatu Rejestracji Oprogramowania prosimy o kontakt z Producentem (12) 681 43 00.

UWAGA! Użytkowanie nielegalnej kopii naraża Użytkownika programu na postępowanie karne zgodnie z ustawą o prawie autorskim z dnia 04.02.1994 r.

Użytkowanie legalnie nabytej kopii oprogramowania w wersji otrzymanej w trakcie obowiązywania gwarancji jest możliwe bez żadnych ograniczeń czasowych.

Gwarancja na oprogramowanie umożliwia:

uzyskanie kolejnych wersji programów na warunkach preferencyjnych (bezpłatne nowe wersje oprogramowania w okresie gwarancyjnym - nie dotyczy kosztów dostarczenia, nośnika instalacji oraz szkolenia)

zakup kolejnych stanowisk lub innych programów do kompletu

korzystanie z konsultacji autorskich u Producenta lub pomocy serwisu technicznego

W trosce o sprawną obsługę gwarancyjną prosimy o staranne przechowywanie Certyfikatu Rejestracji Oprogramowania. Zawiera on ważną informację o numerach ID Comarch oraz PIN, które należy podawać w trakcie kontaktów z Producentem.

Spis treści

1 STANDARDY W PROGRAMIE ........................................................................................................................15

1.1 STANDARDY OGÓLNE .............................................................................................................................. 15 1.1.1 OBSŁUGA MENU GŁÓWNEGO (WSTĄŻKI) ................................................................................. 15 1.1.1.1 ZWIJANIE WSTĄŻKI MENU ORAZ SKRÓTY KLAWIATUROWE DLA FUNKCJI MENU .............. 15 1.1.1.2 POMOC ORAZ PRZEŁĄCZANIE MIĘDZY OKNAMI ................................................................. 16 1.1.1.3 PASEK SZYBKIEGO DOSTĘPU ................................................................................................ 16 1.1.2 PRACA Z KLAWIATURĄ .............................................................................................................. 17 1.1.3 PRACA Z OKNAMI ...................................................................................................................... 19 1.1.4 PRZYCISKI ................................................................................................................................... 20 1.1.4.1 PRZYCISKI PODSTAWOWE ................................................................................................... 20 1.1.4.2 PRZYCISKI DODATKOWE ...................................................................................................... 20 1.1.4.3 PRZYCISKI Z ROZWIJANYM MENU ....................................................................................... 20 1.1.4.4 PRZYCISKI ZWIĄZANE Z PASKIEM ZADAŃ TZW. IKONY KONTEKSTOWE .............................. 21 1.1.5 KALENDARZ, KALKULATOR ........................................................................................................ 22

1.2 STANDARDY NA LISTACH ......................................................................................................................... 23 1.2.1 PRZEWIJANIE LIST ...................................................................................................................... 23 1.2.2 KOLUMNY NA LISTACH ORAZ MENU KONTEKSTOWE ............................................................... 24 1.2.3 SORTOWANIE NA LISTACH ........................................................................................................ 25 1.2.4 GRUPOWANIE PO KOLUMNACH ............................................................................................... 26 1.2.5 WIERSZ SUM – AGREGACJE DLA KOLUMN ................................................................................ 28 1.2.6 POWIĘKSZONY WIDOK LISTY <F6> ............................................................................................ 30 1.2.7 ZAZNACZANIE REKORDÓW NA LIŚCIE ....................................................................................... 30 1.2.8 FILTROWANIE ............................................................................................................................ 30 1.2.8.1 FILTROWANIE – FILTR W NAGŁÓWKU LISTY (WIERSZ FILTRA) ORAZ LOKATOR NA LIŚCIE .. 30 1.2.8.2 FILTROWANIE PROSTE (PANEL FILTRA) ............................................................................... 32 1.2.8.3 PANEL FILTRA ZAAWANSOWANEGO ................................................................................... 33 1.2.8.4 ZAPAMIĘTYWANIE USTAWIEŃ FILTRA ORAZ ODŚWIEŻANIE LISTY ...................................... 33

1.3 STANDARDY NA FORMULARZACH ........................................................................................................... 33 1.3.1 RODZAJE PÓL NA FORMULARZACH ........................................................................................... 33 1.3.1.1 LISTY ROZWIJANE................................................................................................................. 33 1.3.1.2 RODZAJE PÓL NA FORMULARZACH ..................................................................................... 34 1.3.1.3 PRZYCISKI NA FORMULARZACH ........................................................................................... 35 1.3.2 DYNAMICZNE PANELE NA FORMULARZACH ............................................................................. 35 1.3.3 BŁĘDY I OSTRZEŻENIA ................................................................................................................ 36 1.3.4 NAWIGACJA EDYCJI – EDYTUJ POPRZEDNI, EDYTUJ NASTĘPNY ................................................ 36

2 INFORMACJE OGÓLNE DOTYCZĄCE MODUŁU HANDEL ................................................................................37

2.1 PRZEPŁYW INFORMACJI W SYSTEMIE COMARCH ERP OPTIMA .............................................................. 38 2.2 ZASADY DZIAŁANIA MODUŁU HANDEL ................................................................................................... 39

3 INFORMACJE PODSTAWOWE .......................................................................................................................40

3.1 ZANIM ZACZNIEMY WYSTAWIAĆ DOKUMENTY ...................................................................................... 40 3.1.1 ROZPOCZYNAMY PRACĘ, CZYLI JAK SKONFIGUROWAĆ MODUŁ HANDEL ................................ 40 3.1.2 CO ZROBIĆ, ABY NA FAKTURZE POJAWIŁY SIĘ DANE BANKOWE .............................................. 41

4 DOKUMENTY ................................................................................................................................................43

4.1 LISTY DOKUMENTÓW HANDLOWO – MAGAZYNOWYCH ....................................................................... 43 4.1.1 FILTROWANIE LIST ..................................................................................................................... 43

4.2 FAKTURY SPRZEDAŻY ............................................................................................................................... 44 4.2.1 CO NALEŻY WIEDZIEĆ O FAKTURACH. ....................................................................................... 44 4.2.2 LISTA FAKTUR ............................................................................................................................ 44 4.2.3 FORMULARZ FAKTURY – OBSŁUGA ........................................................................................... 46 4.2.4 FORMULARZ FAKTURY: ZAKŁADKA OGÓLNE ............................................................................. 46 4.2.5 FORMULARZ FAKTURY: ZAKŁADKA KONTRAHENT .................................................................... 49 4.2.6 FORMULARZ FAKTURY: ZAKŁADKA PŁATNOŚCI ......................................................................... 50 4.2.7 FORMULARZ FAKTURY: ZAKŁADKA DOKUMENTY ..................................................................... 51


4.2.8 WPISYWANIE POZYCJI NA FAKTURĘ. ......................................................................................... 51 4.2.9 FORMULARZ POZYCJI NA FAKTURZE ......................................................................................... 52 4.2.9.1 FORMULARZ POZYCJI: ZAKŁADKA OGÓLNE ......................................................................... 52 4.2.9.2 FORMULARZ POZYCJI: ZAKŁADKA SZCZEGÓŁY ..................................................................... 54 4.2.9.3 FORMULARZ POZYCJI: ZAKŁADKA ATRYBUTY ...................................................................... 54 4.2.9.4 FORMULARZ POZYCJI: ZAKŁADKA SKŁADNIKI ...................................................................... 54 4.2.9.5 OKNO INFORMACJI DODATKOWYCH ................................................................................... 54 4.2.10 ZAPIS Z WYDRUKIEM ................................................................................................................. 55 4.2.11 WYDRUK FAKTURY .................................................................................................................... 55 4.2.11.1 FAKTURY ELEKTRONICZNE ................................................................................................... 56 4.2.11.2 PARAMETRY WYDRUKU FAKTURY ....................................................................................... 57 4.2.11.3 SERYJNY WYDRUK FAKTUR .................................................................................................. 57 4.2.12 WYDRUKI TEKSTOWE ................................................................................................................ 58 4.2.13 DEFINIOWALNY WYDRUK FAKTURY .......................................................................................... 58 4.2.13.1 KONFIGURACJA .................................................................................................................... 58 4.2.13.2 DEFINIOWANIE WYDRUKU .................................................................................................. 58 4.2.13.3 ETYKIETY KOMÓREK ............................................................................................................. 59 4.2.13.4 SERYJNY WYDRUK FAKTUR WG DEFINICJI ........................................................................... 62

4.3 FAKTURY VAT MARŻA .............................................................................................................................. 63 4.4 PARAGONY .............................................................................................................................................. 63

4.4.1 CO NALEŻY WIEDZIEĆ O PARAGONACH. ................................................................................... 63 4.4.2 LISTA PARAGONÓW .................................................................................................................. 64 4.4.3 FORMULARZ PARAGONU: ZAKŁADKA OGÓLNE ........................................................................ 66 4.4.4 FORMULARZ PARAGONU: ZAKŁADKA KONTRAHENT ................................................................ 67 4.4.5 FORMULARZ PARAGONU: ZAKŁADKA PŁATNOŚCI .................................................................... 68 4.4.6 FORMULARZ PARAGONU: ZAKŁADKA DOKUMENTY ................................................................. 69 4.4.7 WPISYWANIE POZYCJI NA PARAGON ........................................................................................ 69 4.4.8 PRZEKSZTAŁCENIE PARAGONU DO FAKTURY ............................................................................ 70

4.5 TAX FREE .................................................................................................................................................. 72 4.5.1 FORMULARZ DOKUMENTU TAX FREE ....................................................................................... 72 4.5.2 ZASADY PRZEKSZTAŁCANIA PARAGONÓW DO TAX FREE .......................................................... 72

4.6 REZERWACJE ODBIORCY.......................................................................................................................... 73 4.6.1 CO NALEŻY WIEDZIEĆ O REZERWACJACH. ................................................................................ 73 4.6.2 LISTA REZERWACJI ODBIORCY ................................................................................................... 73 4.6.2.1 FUNKCJA ZAMYKANIA REZERWACJI ..................................................................................... 76 4.6.3 FORMULARZ REZERWACJI ......................................................................................................... 76 4.6.3.1 FORMULARZ REZERWACJI: ZAKŁADKA OGÓLNE .................................................................. 76 4.6.3.2 FORMULARZ REZERWACJI: ZAKŁADKA KONTRAHENT ......................................................... 78 4.6.3.3 FORMULARZ REZERWACJI: ZAKŁADKA DODATKOWE .......................................................... 78 4.6.3.4 FORMULARZ REZERWACJI: ZAKŁADKA DOKUMENTY .......................................................... 78 4.6.3.5 FORMULARZ REZERWACJI: ZAKŁADKA ATRYBUTY ............................................................... 78 4.6.4 REZERWACJE TOWARU A ZASOBY ............................................................................................. 78

4.7 ŁATWA SPRZEDAŻ .................................................................................................................................... 79 4.7.1 KROK 1 - TOWARY ..................................................................................................................... 79 4.7.1.1 LISTA ZASOBÓW MAGAZYNOWYCH .................................................................................... 79 4.7.1.2 WYBÓR POZYCJI ................................................................................................................... 80 4.7.2 KROK 2 - DOKUMENT ................................................................................................................ 80 4.7.3 KROK 3 - KONTRAHENT ............................................................................................................. 80

4.8 FAKTURY PRO FORMA ............................................................................................................................. 80 4.8.1 CO NALEŻY WIEDZIEĆ O FAKTURACH PRO FORMA? ................................................................. 80 4.8.2 LISTA FAKTUR PRO FORMA ....................................................................................................... 81 4.8.3 FORMULARZ FAKTURY PF: ZAKŁADKA OGÓLNE ........................................................................ 82 4.8.4 FORMULARZ FAKTURY PF - ZAKŁADKA KONTRAHENT .............................................................. 82 4.8.5 FORMULARZ FAKTURY PF – ZAKŁADKA DODATKOWE .............................................................. 83 4.8.6 FORMULARZ FAKTURY PF - ZAKŁADKA DOKUMENTY ............................................................... 83 4.8.7 FORMULARZ FAKTURY PF - ZAKŁADKA ATRYBUTY .................................................................... 83 4.8.8 FORMULARZ FAKTURY PF – DOPISYWANIE POZYCJI ................................................................. 83 4.8.9 ZAMYKANIE FPF ......................................................................................................................... 83

4.9 FAKTURY ZALICZKOWE ............................................................................................................................ 84 4.9.1 FAKTURA ZALICZKOWA ............................................................................................................. 84


4.9.2 KOREKTA FAKTURY ZALICZKOWEJ ............................................................................................. 86 4.9.3 CZĘŚCIOWE FAKTUROWANIE .................................................................................................... 87 4.9.3.1 WYSTAWANIE FAKTURY SPRZEDAŻY DO FAKTURY PRO FORMA ......................................... 87 4.9.3.2 CZĘŚCIOWE ROZLICZANIE ZALICZEK NA FA .......................................................................... 88 4.9.3.3 WYSTAWIANIE CZĘŚCIOWYCH WYDAŃ ZEWNĘTRZNYCH (WZ) I FAKTUR SPRZEDAŻY (FA) DO TYCH WZ ............................................................................................................................................ 89 4.9.4 FISKALIZACJA FAKTUR ZALICZKOWYCH ..................................................................................... 90 4.9.5 FAKTURY ZALICZKOWE I FAKTURY SPRZEDAŻY CZĘŚCIOWE W WALUTACH OBCYCH ............... 91

4.10 SPRZEDAŻ DEDYKOWANA ....................................................................................................................... 92 4.10.1 INFORMACJE O KONTRAHENCIE ............................................................................................... 93 4.10.2 SPRZEDAŻ ZA OSTATNIE TRZY MIESIĄCE ................................................................................... 93 4.10.3 DOKUMENTY SPRZEDAŻY .......................................................................................................... 93 4.10.4 CRM ........................................................................................................................................... 94 4.10.5 ZLECENIA SERWISOWE .............................................................................................................. 94

4.11 FAKTURY ZAKUPU .................................................................................................................................... 94 4.11.1 CO NALEŻY WIEDZIEĆ O FAKTURACH ZAKUPU .......................................................................... 94 4.11.2 LISTA FAKTUR ZAKUPU .............................................................................................................. 94 4.11.3 FORMULARZ FZ: ZAKŁADKA OGÓLNE ........................................................................................ 96 4.11.4 FORMULARZ FZ: ZAKŁADKA KONTRAHENT ............................................................................... 98 4.11.5 FORMULARZ FZ: ZAKŁADKA PŁATNOŚCI .................................................................................... 98 4.11.6 FORMULARZ FZ: ZAKŁADKA DOKUMENTY ................................................................................ 99 4.11.7 WPISYWANIE POZYCJI NA FZ ................................................................................................... 100 4.11.8 EDYCJA TABELI VAT NA DOKUMENTACH ZAKUPU .................................................................. 100 4.11.8.1 TABELA VAT A DOKUMENTY SKOJARZONE ........................................................................ 101 4.11.8.2 KSIĘGOWANIE DOKUMENTÓW ......................................................................................... 101 4.11.8.3 KONTROLA DUPLIKACJI DOKUMENTÓW ........................................................................... 101

4.12 ZAMÓWIENIE U DOSTAWCY ................................................................................................................. 102 4.12.1 CO NALEŻY WIEDZIEĆ O ZAMÓWIENIACH U DOSTAWCY ....................................................... 102 4.12.1.1 FUNKCJA ZAMYKANIA ZAMÓWIEŃ .................................................................................... 104 4.12.2 FORMULARZ ZAMÓWIENIA ..................................................................................................... 104 4.12.3 FORMULARZ ZAMÓWIENIA: ZAKŁADKA OGÓLNE ................................................................... 104 4.12.4 FORMULARZ ZAMÓWIENIA: ZAKŁADKA KONTRAHENT .......................................................... 105 4.12.5 FORMULARZ ZAMÓWIENIA: ZAKŁADKA DODATKOWE ........................................................... 105 4.12.6 FORMULARZ ZAMÓWIENIA: ZAKŁADKA DOKUMENTY ........................................................... 106 4.12.7 FORMULARZ ZAMÓWIENIA: ZAKŁADKA ATRYBUTY ................................................................ 106

4.13 ŁATWE ZAKUPY ...................................................................................................................................... 106 4.13.1 KROK 1 - TOWARY ................................................................................................................... 106 4.13.1.1 LISTA ZASOBÓW MAGAZYNOWYCH .................................................................................. 106 4.13.1.2 WYBÓR POZYCJI ................................................................................................................. 107 4.13.2 KROK 2 - DOKUMENT .............................................................................................................. 107 4.13.3 KROK 3 - KONTRAHENT ........................................................................................................... 108

4.14 DOKUMENTY WEWNĘTRZNE SPRZEDAŻY ............................................................................................. 108 4.14.1 CO NALEŻY WIEDZIEĆ O FWS .................................................................................................. 108 4.14.2 LISTA DOKUMENTÓW WEWNĘTRZNYCH SPRZEDAŻY ............................................................. 109 4.14.3 FORMULARZ DOKUMENTU WEWNĘTRZNEGO SPRZEDAŻY .................................................... 109 4.14.3.1 FORMULARZ FW: ZAKŁADKA OGÓLNE .............................................................................. 109 4.14.3.2 FORMULARZ FW: ZAKŁADKA KONTRAHENT ...................................................................... 110 4.14.3.3 FORMULARZ FW: ZAKŁADKA DODATKOWE ...................................................................... 110

4.15 FAKTURY RR ........................................................................................................................................... 110 4.15.1 LISTA FAKTUR RR ..................................................................................................................... 110 4.15.2 FORMULARZ FAKTURY RR: ZAKŁADKA OGÓLNE...................................................................... 110 4.15.3 FORMULARZ FAKTURY RR: ZAKŁADKA KONTRAHENT ............................................................. 111 4.15.4 FORMULARZ FAKTURY RR: ZAKŁADKA TABELKA VAT .............................................................. 111 4.15.5 FORMULARZ FAKTURY RR: ZAKŁADKA DOKUMENTY .............................................................. 112 4.15.6 ZASADY PRZEKSZTAŁCENIA FRR DO FZ/ PZ .............................................................................. 112 4.15.7 ZASADY TWORZENIA FRR NA PODSTAWIE FZ ......................................................................... 112 4.15.8 ANULOWANIE FRR I DOKUMENTÓW SKOJARZONYCH ........................................................... 113 4.15.9 EWIDENCJONOWANIE OPŁAT NA FUNDUSZE PROMOCJI PRODUKTÓW ROLNO-SPOŻYWCZYCH ................................................................................................................................................. 113

4.16 ZASOBY .................................................................................................................................................. 114


4.16.1 CO NALEŻY WIEDZIEĆ O ZASOBACH ........................................................................................ 114 4.16.2 LISTA ZASOBÓW ...................................................................................................................... 115 4.16.3 FORMULARZ ZASOBU .............................................................................................................. 126 4.16.4 FORMULARZ ZASOBU: ZAKŁADKA OGÓLNE ............................................................................ 126 4.16.5 FORMULARZ ZASOBU: ZAKŁADKA DODATKOWE .................................................................... 130 4.16.6 FORMULARZ ZASOBU: ZAKŁADKA JEDNOSTKI I KODY ............................................................. 131 4.16.7 FORMULARZ ZASOBU: ZAKŁADKA ATRYBUTY ......................................................................... 132 4.16.8 FORMULARZ ZASOBU: ZAKŁADKA ZASOBY ............................................................................. 133 4.16.9 FORMULARZ ZASOBU: ZAKŁADKA REZERWACJE ..................................................................... 133 4.16.10 FORMULARZ ZASOBU: ZAKŁADKA ZAMÓWIENIA .................................................................... 134 4.16.11 FORMULARZ ZASOBU: ZAKŁADKA RECEPTURY ....................................................................... 134 4.16.12 FORMULARZ ZASOBU: ZAKŁADKA GRUPY ............................................................................... 134 4.16.13 FORMULARZ ZASOBU: ZAKŁADKA ZAMIENNIKI ...................................................................... 135 4.16.14 FORMULARZ ZASOBU: ZAKŁADKA JĘZYKI ................................................................................ 135 4.16.15 FORMULARZ ZASOBU: ZAKŁADKA ZESTAWY ........................................................................... 136

4.17 RAPORT BRAKÓW .................................................................................................................................. 136 4.17.1 ALGORYTMY WYLICZANIA RAPORTU ...................................................................................... 138 4.17.1.1 WYLICZANIE RAPORTU W OPARCIU O ZAZNACZONE KOMBINACJE PARAMETRÓW – PRZYKŁADY ........................................................................................................................................... 140 4.17.2 EDYCJA RAPORTU .................................................................................................................... 142 4.17.3 GENEROWANIE ZAMÓWIENIA U DOSTAWCY ......................................................................... 142

4.18 WYDANIA ZEWNĘTRZNE ....................................................................................................................... 144 4.18.1 CO NALEŻY WIEDZIEĆ O WYDANIACH ZEWNĘTRZNYCH ......................................................... 144 4.18.2 LISTA WYDAŃ ZEWNĘTRZNYCH .............................................................................................. 144 4.18.3 FORMULARZ WZ – OBSŁUGA .................................................................................................. 145 4.18.4 FORMULARZ WZ: ZAKŁADKA OGÓLNE .................................................................................... 146 4.18.5 FORMULARZ WZ: ZAKŁADKA KONTRAHENT ........................................................................... 148 4.18.6 FORMULARZ WZ: ZAKŁADKA DODATKOWE ............................................................................ 148 4.18.7 FORMULARZ WZ: ZAKŁADKA DOKUMENTY ............................................................................. 148

4.19 PRZYJĘCIE ZEWNĘTRZNE ....................................................................................................................... 149 4.19.1 CO NALEŻY WIEDZIEĆ O DOKUMENTACH PZ .......................................................................... 149 4.19.2 LISTA PRZYJĘĆ ZEWNĘTRZNYCH .............................................................................................. 149 4.19.3 FORMULARZ PZ – OBSŁUGA .................................................................................................... 150 4.19.4 FORMULARZ PZ: ZAKŁADKA OGÓLNE...................................................................................... 150 4.19.5 FORMULARZ PZ: ZAKŁADKA KONTRAHENT ............................................................................. 152 4.19.6 FORMULARZ PZ: ZAKŁADKA DODATKOWE .............................................................................. 152 4.19.7 FORMULARZ PZ: ZAKŁADKA DOKUMENTY .............................................................................. 152

4.20 ROZCHODY WEWNĘTRZNE .................................................................................................................... 152 4.20.1 CO NALEŻY WIEDZIEĆ O DOKUMENTACH RW ......................................................................... 152 4.20.2 LISTA DOKUMENTÓW RW ....................................................................................................... 153 4.20.3 FORMULARZ RW – OBSŁUGA .................................................................................................. 153 4.20.4 FORMULARZ RW: ZAKŁADKA OGÓLNE .................................................................................... 153 4.20.5 FORMULARZ RW: ZAKŁADKA KONTRAHENT ........................................................................... 154 4.20.6 FORMULARZ RW: ZAKŁADKA DOKUMENTY ............................................................................ 154

4.21 PRZYJĘCIA WEWNĘTRZNE ..................................................................................................................... 154 4.21.1 CO NALEŻY WIEDZIEĆ O DOKUMENTACH PW ......................................................................... 154 4.21.2 LISTA PRZYJĘĆ WEWNĘTRZNYCH ............................................................................................ 154 4.21.3 FORMULARZ PW – OBSŁUGA .................................................................................................. 155 4.21.4 FORMULARZ PW: ZAKŁADKA OGÓLNE .................................................................................... 155 4.21.5 FORMULARZ PW: ZAKŁADKA KONTRAHENT ........................................................................... 156 4.21.6 FORMULARZ PW: ZAKŁADKA DOKUMENTY ............................................................................ 156

4.22 PRZESUNIĘCIA MIĘDZYMAGAZYNOWE ................................................................................................. 156 4.22.1 CO NALEŻY WIEDZIEĆ O PRZESUNIĘCIACH MM ...................................................................... 156 4.22.2 LISTA MAGAZYNÓW ................................................................................................................ 157 4.22.3 LISTA PRZESUNIĘĆ MIĘDZYMAGAZYNOWYCH ........................................................................ 158 4.22.4 FORMULARZ MM – OBSŁUGA ................................................................................................. 159 4.22.5 FORMULARZ MM: ZAKŁADKA OGÓLNE ................................................................................... 159 4.22.6 FORMULARZ MM: ZAKŁADKA DOKUMENTY ........................................................................... 160 4.22.7 PRZESYŁANIE DOKUMENTÓW MM POMIĘDZY MAGAZYNAMI ODLEGŁYMI .......................... 161 4.22.7.1 EKSPORT DOKUMENTU MM .............................................................................................. 161


4.22.7.2 IMPORT DOKUMENTU MM ............................................................................................... 161 4.23 INWENTARYZACJA ................................................................................................................................. 163

4.23.1 JAK PRZEPROWADZIĆ INWENTARYZACJĘ? .............................................................................. 163 4.23.1.1 ETAP 1 – PRZYGOTOWANIE PODKŁADEK INWENTARYZACYJNYCH ................................... 164 4.23.1.2 ETAP 2 – UZUPEŁNIENIE STANÓW RZECZYWISTYCH ......................................................... 164 4.23.1.3 ARKUSZE INWENTARYZACYJNE POMOCNICZE AIP ............................................................ 164 4.23.1.4 ETAP 3 – UTWORZENIE DOKUMENTU RW/PW ................................................................. 165 4.23.2 LISTA ARKUSZY INWENTARYZACYJNYCH ................................................................................. 167 4.23.3 ARKUSZ INWENTARYZACYJNY WYPEŁNIONY .......................................................................... 167 4.23.4 FORMULARZ AI – OBSŁUGA .................................................................................................... 168 4.23.5 FORMULARZ AI: ZAKŁADKA OGÓLNE ...................................................................................... 168 4.23.6 FORMULARZ AI: ZAKŁADKA DOKUMENTY ............................................................................... 168 4.23.7 OPERACJE NA PRZEKSZTAŁCONYM AI ..................................................................................... 169 4.23.7.1 WYCOFANIE INWENTARYZACJI .......................................................................................... 169 4.23.7.2 ANULOWANIE INWENTARYZACJI ....................................................................................... 169

4.24 BILANS OTWARCIA ................................................................................................................................ 169 4.24.1 CO NALEŻY WIEDZIEĆ O BILANSIE OTWARCIA BOM ............................................................... 169 4.24.2 CO NALEŻY WIEDZIEĆ O BILANSIE ZAMKNIĘCIA BZM ............................................................. 169 4.24.3 LISTA DOKUMENTÓW BOM I BZM .......................................................................................... 170 4.24.4 FORMULARZ BOM – OBSŁUGA ................................................................................................ 171 4.24.5 FORMULARZ DOKUMENTU BOM ............................................................................................ 171 4.24.5.1 ZAKŁADKA OGÓLNE ........................................................................................................... 171 4.24.5.2 ZAKŁADKA DODATKOWE ................................................................................................... 171 4.24.5.3 WPISYWANIE POZYCJI NA DOKUMENT ............................................................................. 171 4.24.6 FORMULARZ DOKUMENTU BZM ............................................................................................. 172 4.24.7 WSPÓŁPRACA Z MODUŁEM KSIĘGA PODATKOWA ................................................................. 173 4.24.7.1 EKSPORT BOM DO SPISU Z NATURY W KP ......................................................................... 173 4.24.7.2 EKSPORT KOREKT BOM DO KP ........................................................................................... 173 4.24.7.3 EKSPORT BZM DO SPISU Z NATURY W KP ......................................................................... 174 4.24.7.4 EKSPORT SPISU Z NATURY DO BOM .................................................................................. 174

4.25 KOMPLETACJA ....................................................................................................................................... 174 4.25.1 JAK PRZEPROWADZIĆ KOMPLETACJĘ? .................................................................................... 174 4.25.2 LISTA RECEPTUR ...................................................................................................................... 175 4.25.2.1 OGÓLNE/ INNE/ RECEPTURY ............................................................................................. 175 4.25.2.2 FORMULARZ ZASOBU: ZAKŁADKA RECEPTURY .................................................................. 175 4.25.3 FORMULARZ RECEPTURY ........................................................................................................ 176 4.25.4 PRZYJĘCIE WEWNĘTRZNE PRODUKTU .................................................................................... 177 4.25.4.1 LISTA PWP .......................................................................................................................... 177 4.25.5 FORMULARZ PWP – OBSŁUGA ................................................................................................ 177 4.25.5.1 FORMULARZ PWP: ZAKŁADKA OGÓLNE ............................................................................ 177 4.25.5.2 FORMULARZ PWP: ZAKŁADKA DOKUMENTY ..................................................................... 177 4.25.5.3 WPISYWANIE POZYCJI NA DOKUMENT PWP ..................................................................... 178 4.25.5.4 JAK ZMIENIĆ RECEPTURĘ NA INNĄ? .................................................................................. 178 4.25.5.5 JAK ZMIENIĆ SKŁAD WYBRANEJ RECEPTURY? ................................................................... 178 4.25.5.6 KONTROLA ILOŚCI SKŁADNIKÓW ....................................................................................... 179 4.25.6 ROZCHÓD WEWNĘTRZNY SKŁADNIKÓW ................................................................................ 179 4.25.7 LISTA RWS ............................................................................................................................... 179 4.25.7.1 DOKUMENT RWS ............................................................................................................... 180 4.25.8 FORMULARZ RWS – OBSŁUGA ................................................................................................ 180 4.25.8.1 FORMULARZ RWS: ZAKŁADKA OGÓLNE ............................................................................ 180 4.25.8.2 FORMULARZ RWS: ZAKŁADKA DOKUMENTY ..................................................................... 180 4.25.9 KOREKTY DO PWP ................................................................................................................... 180 4.25.9.1 DEKOMPLETACJA (ZWROT DO PWP) ................................................................................. 181 4.25.9.2 ZMIANA RECEPTURY .......................................................................................................... 181

4.26 USŁUGI ZŁOŻONE .................................................................................................................................. 181 4.27 WSPÓŁPRACA Z SENDIT.PL .................................................................................................................... 183

4.27.1 KONFIGURACJA ....................................................................................................................... 183 4.27.2 NADANIE PRZESYŁKI ................................................................................................................ 185 4.27.2.1 TWORZENIE ZLECENIA NADANIA PRZESYŁKI Z POZIOMU DOKUMENTÓW HANDLOWYCH. ... ........................................................................................................................................... 190


4.27.2.2 ROZLICZENIA ZA PRZESYŁKI ............................................................................................... 190

5 WYSTAWIANIE DOKUMENTÓW – INFORMACJE DODATKOWE ................................................................... 191

5.1 DOPISYWANIE POZYCJI NA DOKUMENT ................................................................................................ 191 5.2 CENY SPRZEDAŻY ................................................................................................................................... 191 5.3 WSPÓŁPRACA Z KOLEKTORAMI DANYCH .............................................................................................. 192 5.4 WYKORZYSTANIE CZYTNIKA KODÓW KRESKOWYCH............................................................................. 193

5.4.1 KODY WAGOWE ...................................................................................................................... 193 5.5 SORTOWANIE POZYCJI NA DOKUMENTACH ......................................................................................... 193 5.6 HISTORIA TOWARU ............................................................................................................................... 193 5.7 HISTORIA KONTRAHENTA ...................................................................................................................... 194 5.8 AGREGOWANIE POZYCJI NA DOKUMENTACH....................................................................................... 196 5.9 ATRYBUTY .............................................................................................................................................. 196

5.9.1 ATRYBUTY W MODULE HANDEL.............................................................................................. 196 5.9.2 ATRYBUTY TOWARU I ZAŁĄCZNIKI .......................................................................................... 197 5.9.2.1 PRZYPISANIE ATRYBUTU DO TOWARU .............................................................................. 198 5.9.2.2 KOPIOWANIE ATRYBUTÓW TOWARU W POLE OPIS ......................................................... 198 5.9.2.3 KOPIOWANIE ATRYBUTÓW TOWARU NA ELEMENT ......................................................... 199 5.9.2.4 PRZYPISANIE ZAŁĄCZNIKA DO TOWARU ........................................................................... 199 5.9.2.4.1 ATRYBUTY BINARNE A ZAŁĄCZNIKI ..................................................................................... 202 5.9.2.4.2 OPERACJE SERYJNE ............................................................................................................. 203 5.9.2.4.3 IMPORT Z INNEJ BAZY DANYCH. ......................................................................................... 203 5.9.3 ATRYBUTY KONTRAHENTA ...................................................................................................... 203 5.9.3.1 PRZYPISANIE ATRYBUTU DLA KONTRAHENTA ................................................................... 204 5.9.3.2 KOPIOWANIE ATRYBUTÓW KONTRAHENTA W POLE OPIS ................................................ 204 5.9.3.3 KOPIOWANIE ATRYBUTÓW KONTRAHENTA NA DOKUMENT ........................................... 205 5.9.4 ATRYBUTY DOKUMENTU ......................................................................................................... 205 5.9.5 ATRYBUTY NA DOKUMENTACH HANDLOWYCH I MAGAZYNOWYCH ..................................... 205 5.9.6 PRZENOSZENIE ATRYBUTÓW NA DOKUMENTY SKOJARZONE I KORYGUJĄCE ........................ 205 5.9.7 EDYCJA ATRYBUTÓW NA ZATWIERDZONYCH DOKUMENTACH .............................................. 206

5.10 ZESTAWIENIE WG ATRYBUTÓW TOWARÓW ........................................................................................ 206 5.11 TERMINY PŁATNOŚCI NA DOKUMENTACH ............................................................................................ 208 5.12 KOPIOWANIE DOKUMENTU .................................................................................................................. 208

5.12.1 KOPIOWANIE PŁATNOŚCI NA DOKUMENTACH ....................................................................... 209 5.13 OPERACJE SERYJNE ................................................................................................................................ 210

5.13.1 SERYJNE KOPIOWANIE FAKTUR I PARAGONÓW ..................................................................... 210 5.13.2 SERYJNE ZATWIERDZANIE DOKUMENTÓW ............................................................................. 210 5.13.3 SERYJNE USUWANIE DOKUMENTÓW ..................................................................................... 210 5.13.4 SERYJNE TWORZENIE DOKUMENTÓW MAGAZYNOWYCH ...................................................... 210 5.13.5 SERYJNA ZMIANA STAWEK VAT NA DOKUMENTACH W BUFORZE ......................................... 210

5.14 EKSPORT/ IMPORT CENNIKA ................................................................................................................. 211 5.14.1 EKSPORT CENNIKA ................................................................................................................... 211 5.14.2 IMPORT CENNIKA .................................................................................................................... 212 5.14.3 EKSPORT/ IMPORT RECEPTUR ................................................................................................. 214

5.15 ROZLICZANIE ZALICZEK .......................................................................................................................... 214 5.16 MARŻA NA DOKUMENTACH .................................................................................................................. 216

5.16.1 MARŻA METODĄ „W STU” I „OD STU” .................................................................................... 216 5.16.2 KOSZT WŁASNY TOWARU ........................................................................................................ 216 5.16.3 ZYSK Z TRANSAKCJI .................................................................................................................. 218 5.16.4 KONTROLA MARŻY NA FAKTURZE ........................................................................................... 218 5.16.5 SPRZEDAŻ PONIŻEJ CENY ZAKUPU .......................................................................................... 219 5.16.6 GRANICA CENY SPRZEDAŻY ..................................................................................................... 219

5.17 AKTUALIZACJA CEN SPRZEDAŻY ............................................................................................................ 220 5.17.1 AKTUALIZACJA CEN DLA USŁUG .............................................................................................. 221

5.18 BLOKADA DOSTĘPU DO CEN ZAKUPU ................................................................................................... 222 5.19 PŁATNOŚCI DO WYDAŃ ZEWNĘTRZNYCH ............................................................................................. 222 5.20 KONTROLA LIMITU PŁATNOŚCI KONTRAHENTA .................................................................................... 224

5.20.1 UPRAWNIENIA OPERATORÓW ................................................................................................ 224 5.20.2 LIMIT KREDYTU KONTRAHENTA .............................................................................................. 225 5.20.3 LIMIT PRZETERMINOWANYCH PŁATNOŚCI ............................................................................. 225


5.20.4 OBSŁUGA LIMITU KREDYTU KONTRAHENTA NA DOKUMENTACH WZ, RO, FPF ..................... 226 5.21 BLOKADA WYSTAWIANIA DOKUMENTÓW ROZCHODOWYCH .............................................................. 226 5.22 UDZIELANIE RABATÓW.......................................................................................................................... 226

5.22.1 ZESTAWIENIE RABATÓW KONTRAHENTA ............................................................................... 229 5.22.2 OBSŁUGA RABATÓW NA DOKUMENCIE .................................................................................. 230 5.22.3 RABATY NA DOKUMENTACH SKOJARZONYCH ........................................................................ 230

5.23 ZESTAWY PROMOCYJNE ........................................................................................................................ 230 5.24 MAGAZYN DOMYŚLNY DLA OPERATORA/ STANOWISKA ...................................................................... 234 5.25 ZAKAZY DO MAGAZYNÓW .................................................................................................................... 235 5.26 KONFIGURACJA UPRAWNIEŃ OPERATORA ........................................................................................... 236 5.27 SPECYFIKACJA ZAŁADUNKU ................................................................................................................... 238 5.28 ANULOWANIE DOKUMENTU ................................................................................................................. 238 5.29 DOKUMENTY W BUFORZE ..................................................................................................................... 239

5.29.1 NAJWAŻNIEJSZE ZASADY (I KONSEKWENCJE) UMIESZCZANIA DOKUMENTÓW W BUFORZE . 239 5.29.2 DOKUMENTY W BUFORZE A ILOŚĆ TOWARU ......................................................................... 240

5.30 ROZLICZANIE MAGAZYNU METODĄ AVCO – KONTROLA CHRONOLOGII .............................................. 241 5.31 KOSZT GOSPODAROWANIA ODPADAMI KGO ....................................................................................... 241 5.32 MECHANIZM ODWROTNEGO OBCIĄŻENIA VAT .................................................................................... 243

5.32.1 ZAKUP ...................................................................................................................................... 244 5.32.2 SPRZEDAŻ ................................................................................................................................ 244

5.33 EKSPORT I IMPORT DOKUMENTÓW PRZEZ PLIKI XML .......................................................................... 244 5.34 EKSPORT DANYCH Z COMARCH ERP OPTIMA DO COMARCH ERP KLASYKA ......................................... 245

6 URZĄDZENIA FISKALNE .............................................................................................................................. 248

6.1 USTAWIENIA NA KARCIE TOWARU........................................................................................................ 248 6.2 WSPÓŁPRACA Z DRUKARKAMI FISKALNYMI ......................................................................................... 248

6.2.1 KONFIGURACJA PROGRAMU ................................................................................................... 248 6.2.2 PRZYGOTOWANIE BAZY DANYCH ............................................................................................ 249 6.2.3 USTAWIENIA PORTÓW COM ................................................................................................... 250 6.2.4 FISKALIZACJA DOKUMENTU .................................................................................................... 250 6.2.5 IDENTYFIKACJA OPERATORA ORAZ STANOWISKA .................................................................. 251 6.2.6 FORMY PŁATNOŚCI DLA DRUKARKI FISKALNEJ ....................................................................... 252 6.2.7 WYDRUK NUMERU NA PARAGONIE FISKALNYM .................................................................... 252 6.2.8 FAKTURY NA DRUKARKACH FISKALNYCH ................................................................................ 253 6.2.9 INNE PARAMETRY WSPÓŁPRACY ............................................................................................ 253 6.2.10 SZUFLADA KASOWA ................................................................................................................ 253 6.2.11 WYDRUK RAPORTÓW FISKALNYCH ......................................................................................... 253 6.2.12 WYDRUKI FISKALNE PRZEZ TERMINAL .................................................................................... 254 6.2.13 WSPÓŁPRACA Z KASAMI FISKALNYMI ..................................................................................... 254

7 WSPÓŁPRACA Z APLIKACJĄ COMARCH ERP MOBILE SPRZEDAŻ ................................................................. 255

8 DOKUMENTY SKOJARZONE ........................................................................................................................ 256

8.1 FAKTURA ZAKUPU I PRZYJĘCIE ZEWNĘTRZNE ....................................................................................... 256 8.1.1 FZ I PZ WYSTAWIANE RAZEM .................................................................................................. 256 8.1.2 OD FAKTURY ZAKUPU DO PZ ................................................................................................... 256 8.1.3 SERYJNE TWORZENIE DOKUMENTÓW PZ ............................................................................... 257 8.1.4 OD PZ DO FAKTURY ZAKUPU ................................................................................................... 257 8.1.4.1 NIEOKREŚLONA WARTOŚĆ DOSTAWY ............................................................................... 257

8.2 FAKTURY SPRZEDAŻY (PARAGONY) I WYDANIA ZEWNĘTRZNE ............................................................. 258 8.2.1 FA (PA) I WZ WYSTAWIANE RAZEM ........................................................................................ 258 8.2.2 OD FAKTURY (PARAGONU) DO WZ ......................................................................................... 259 8.2.3 SERYJNE TWORZENIE DOKUMENTÓW WZ .............................................................................. 259 8.2.4 OD WZ DO FAKTURY SPRZEDAŻY (PARAGONU) ...................................................................... 259

8.3 REZERWACJE ODBIORCÓW ................................................................................................................... 261 8.3.1 PRZEKSZTAŁCANIE RO DO FA/PA/WZ/RW/MM ...................................................................... 261 8.3.2 KONWERSJA WIELU RO ........................................................................................................... 262 8.3.3 PRZEKSZTAŁCANIE RO DO FAKTURY PRO FORMA ................................................................... 263 8.3.4 RO I ZAMÓWIENIA U DOSTAWCY............................................................................................ 263 8.3.5 RO I PRZYJĘCIE WEWNĘTRZNE PRODUKTÓW ......................................................................... 264


8.4 FAKTURY PRO FORMA ........................................................................................................................... 265 8.4.1 FAKTURA PF I REZERWACJE ODBIORCY ................................................................................... 265 8.4.2 FAKTURA PF I FAKTURA SPRZEDAŻY ........................................................................................ 265 8.4.3 FAKTURA PF I DOKUMENTY WZ .............................................................................................. 265 8.4.4 FAKTURA PF I ZAMÓWIENIE U DOSTAWCY ............................................................................. 266

8.5 ZAMÓWIENIA U DOSTAWCY ................................................................................................................. 266 8.5.1 PRZEKSZTAŁCANIE ZD DO FZ, PZ ............................................................................................. 266 8.5.2 KONWERSJA WIELU ZD DO DOKUMENTU ZAKUPOWEGO ...................................................... 267

8.6 USŁUGI NA DOKUMENTACH.................................................................................................................. 268 8.7 SERIA DLA DOKUMENTÓW SKOJARZONYCH ......................................................................................... 269

9 DOKUMENTY KORYGUJĄCE ........................................................................................................................ 270

9.1.1 KOREKTY ILOŚCI ....................................................................................................................... 270 9.1.1.1 KOREKTY ILOŚCI „NA PLUS” ............................................................................................... 271 9.1.2 KOREKTY WARTOŚCI / CENY .................................................................................................... 272 9.1.2.1 KOREKTY WARTOŚCI DO CZĘŚCI ILOŚCI ............................................................................. 274 9.1.2.2 KOREKTA ZBIORCZA ........................................................................................................... 274 9.1.3 KOREKTY PODATKU VAT .......................................................................................................... 276 9.1.4 KOREKTA DANYCH ................................................................................................................... 277 9.1.5 NOTA KORYGUJĄCA................................................................................................................. 278 9.1.6 ZWROTY DO PARAGONÓW ..................................................................................................... 278 9.1.7 KOREKTY FAKTUR RR ............................................................................................................... 279 9.1.8 KOREKTY DOKUMENTÓW FWS I FWZ ..................................................................................... 280 9.1.9 KOREKTA DOKUMENTU WZ .................................................................................................... 280 9.1.10 KOREKTY PRZYJĘĆ ZEWNĘTRZNYCH ........................................................................................ 280 9.1.11 KOREKTA ROZCHODU WEWNĘTRZNEGO ................................................................................ 280 9.1.12 KOREKTA PRZYJĘCIA WEWNĘTRZNEGO .................................................................................. 280 9.1.13 KOREKTA PRZESUNIĘCIA MM .................................................................................................. 281 9.1.14 KOREKTY BILANSU OTWARCIA ................................................................................................ 281

9.2 KOREKTY A DOKUMENTY SKOJARZONE ................................................................................................ 282 9.2.1 KOREKTA ILOŚCI ...................................................................................................................... 282 9.2.2 KOREKTA WARTOŚCI ............................................................................................................... 282 9.2.2.1 KOREKTA VAT..................................................................................................................... 284

9.3 KOREKTY DO DOKUMENTÓW NIE ISTNIEJĄCYCH W SYSTEMIE............................................................. 284 9.3.1 DOKUMENT PIERWOTNY ........................................................................................................ 284 9.3.2 KOREKTA DOKUMENTU PIERWOTNEGO ................................................................................. 285 9.3.3 DOKUMENTY RW/PW DO KOREKT DOKUMENTÓW PIERWOTNYCH ...................................... 285

9.4 SERIA DLA DOKUMENTÓW KORYGUJĄCYCH ......................................................................................... 286

10 OPAKOWANIA KAUCJONOWANE ............................................................................................................... 287

10.1 FORMULARZ OPAKOWANIA KAUCJONOWANEGO ............................................................................... 287 10.2 SCHEMATY OPAKOWAŃ KAUCJONOWANYCH ...................................................................................... 287

10.2.1 POWIĄZANIE SCHEMATÓW OPAKOWAŃ Z TOWARAMI ......................................................... 288 10.3 LISTA DOKUMENTÓW WKA I PKA ......................................................................................................... 288 10.4 FORMULARZ DOKUMENTU WKA/ PKA .................................................................................................. 289 10.5 ZAKŁADKA KAUCJE NA DOKUMENTACH HANDLOWYCH ...................................................................... 290

10.5.1 PRZELICZANIE OPAKOWAŃ NA TRANSAKCJI ........................................................................... 292 10.5.2 AUTOMATYCZNE PRZELICZANIE KAUCJI .................................................................................. 292 10.5.3 KOPIOWANIE TRANSAKCJI....................................................................................................... 293

10.6 TWORZENIE WKA/ PKA DO DOKUMENTÓW HANDLOWYCH ................................................................ 293 10.6.1 TWORZENIE RÓWNOCZEŚNIE WKA I WZ (PKA I PZ) ................................................................ 293 10.6.2 GENEROWANIE DOKUMENTU WKA/PKA Z LISTY. ................................................................... 293

10.7 WYDRUK OPAKOWAŃ KAUCJONOWANYCH NA PARAGONIE FISKALNYM ............................................ 294 10.8 DOKUMENTY WZ/PZ A OPAKOWANIA KAUCJONOWANE ..................................................................... 295 10.9 KOREKTY DOKUMENTÓW KAUCYJNYCH. .............................................................................................. 295 10.10 FAKTUROWANIE NIEZWRÓCONYCH OPAKOWAŃ................................................................................. 295

11 PODATEK AKCYZOWY NA WYROBY WĘGLOWE .......................................................................................... 297

11.1 PARAMETRY – KONFIGURACJA.............................................................................................................. 297 11.2 PARAMETRY – KARTA TOWARU ............................................................................................................ 298


11.3 NALICZANIE AKCYZY .............................................................................................................................. 298 11.3.1 UWZGLĘDNIENIE AKCYZY W CENIE SPRZEDAŻY ...................................................................... 299 11.3.2 WYDRUK FAKTURA VAT (GENRAP) – AKCYZA ......................................................................... 299

11.4 DEKLARACJA AKC-WW .......................................................................................................................... 299 11.4.1 WYLICZANIE DEKLARACJI AKC-WW ......................................................................................... 299 11.4.1.1 FORMULARZ DEKLARACJI .................................................................................................. 300 11.4.1.2 UBYTKI ............................................................................................................................... 303 11.4.2 PODATEK AKCYZOWY NA WYROBY WĘGLOWE – WYSYŁANIE DEKLARACJI AKC-WW DO SYSTEMU E-ZEFIR .................................................................................................................................. 303 11.4.2.1 KONFIGURACJA .................................................................................................................. 304 11.4.2.2 WYSYŁANIE DEKLARACJI AKC-WW DO SYSTEMU E-ZEFIR, POBIERANIE UPO .................... 304

11.5 TRANSAKCJE ZWOLNIONE OD AKCYZY .................................................................................................. 305 11.5.1 DOKUMENT DOSTAWY ............................................................................................................ 306 11.5.1.1 UPROSZCZONY DOKUMENT DOSTAWY ............................................................................. 306 11.5.1.2 DOKUMENT DOSTAWY – FAKTURA VAT ............................................................................ 307 11.5.2 KOREKTA ILOŚCI DO WZ/RW – DOKUMENT DOSTAWY .......................................................... 307 11.5.3 EWIDENCJA WYROBÓW WĘGLOWYCH ................................................................................... 307

12 WSPÓŁPRACA Z INNYMI MODUŁAMI SYSTEMU COMARCH ERP OPTIMA .................................................. 310

12.1 WSPÓŁPRACA Z MODUŁAMI KSIĘGOWYMI .......................................................................................... 310 12.1.1 ZAPIS W REJESTRACH VAT ....................................................................................................... 310 12.1.1.1 KSIĘGOWANIE WG KATEGORII .......................................................................................... 310 12.1.1.2 KSIĘGOWANIE DOKUMENTÓW KORYGUJĄCYCH .............................................................. 311 12.1.1.3 PARAGONY – ZAPIS W REJESTRACH VAT ........................................................................... 311 12.1.2 KSIĘGOWANIE DO KSIĘGOWOŚCI KONTOWEJ ........................................................................ 312

12.2 WSPÓŁPRACA Z MODUŁEM KASA/BANK .............................................................................................. 312 12.2.1 FORMY PŁATNOŚCI .................................................................................................................. 314 12.2.2 KREATOR KONTA BANKOWEGO .............................................................................................. 314 12.2.3 PŁATNOŚCI DO DOKUMENTÓW W WALUTACH ...................................................................... 314 12.2.4 PŁATNOŚĆ GOTÓWKĄ ............................................................................................................. 315 12.2.4.1 ZMIANA KWOTY WPŁATY. ................................................................................................. 315 12.2.4.2 KASY DOMYŚLNE DLA OPERATORÓW ............................................................................... 315 12.2.4.3 NUMERACJA ZAPISÓW KASOWYCH ................................................................................... 315 12.2.4.4 DATA AUTOMATYCZNEGO ZAPISU KASOWEGO. ............................................................... 316 12.2.5 PŁATNOŚĆ KARTĄ KREDYTOWĄ .............................................................................................. 316 12.2.6 PŁATNOŚCI ODROCZONE – PRZELEW, KREDYT ....................................................................... 317 12.2.6.1 DOMYŚLNY BANK DLA OPERATORA .................................................................................. 317 12.2.7 DOMYŚLNY PŁATNIK NA DOKUMENTACH ............................................................................... 317 12.2.8 PŁATNOŚCI A DOKUMENTY W BUFORZE ................................................................................. 318 12.2.9 PŁATNOŚCI A DOKUMENTY ANULOWANE .............................................................................. 319 12.2.10 PŁATNOŚCI A DOKUMENTY KORYGUJĄCE ............................................................................... 319 12.2.11 AUTOMATYCZNE KOMPENSATY .............................................................................................. 319 12.2.12 PODGLĄD ROZLICZEŃ Z POZIOMU DOKUMENTU ................................................................... 320 12.2.13 ZESTAWIENIE DO KOREKTY PODATKU DOCHODOWEGO........................................................ 320

13 WIELOWALUTOWOŚĆ ................................................................................................................................ 322

13.1 WYSTAWIAMY DOKUMENT W WALUCIE OBCEJ ................................................................................... 323 13.1.1 ZASADY WYLICZANIA CEN NA DOKUMENTACH WALUTOWYCH ............................................. 323 13.1.2 ZMIANA WALUTY NA ISTNIEJĄCYM DOKUMENCIE ................................................................. 324 13.1.3 ZMIANA KURSU NA ISTNIEJĄCYM DOKUMENCIE .................................................................... 324 13.1.4 ZASADY WYSTAWIANIA DOKUMENTÓW W WALUCIE ............................................................ 325 13.1.5 PŁATNOŚCI NA DOKUMENTACH WALUTOWYCH .................................................................... 325 13.1.6 PODATEK VAT NA DOKUMENTACH WALUTOWYCH ............................................................... 326 13.1.7 FORMULARZ POZYCJI NA DOKUMENTACH W WALUCIE ......................................................... 327

13.2 INFORMACJE DODATKOWE ................................................................................................................... 329 13.2.1 KOREKTY DO DOKUMENTÓW W WALUCIE ............................................................................. 329 13.2.2 AGREGOWANIE DOKUMENTÓW WZ/ PZ W WALUCIE ............................................................ 329 13.2.3 SYMULACJA WARTOŚCI ZAKUPU ............................................................................................. 330 13.2.4 AKTUALIZACJA CEN SPRZEDAŻY .............................................................................................. 330

13.3 OBRÓT Z KRAJAMI SPOZA UNII EUROPEJSKIEJ ...................................................................................... 330


13.3.1 KOREKTA GRANICZNA DO FZ (FZKG) ....................................................................................... 331 13.3.1.1 NALICZANIE KWOT CELNYCH NA KOREKCIE GRANICZNEJ ................................................. 331 13.3.1.1.1 DYSTRYBUCJA KWOTY NA POZYCJE .................................................................................. 332 13.3.1.1.2 DYSTRYBUCJA KWOT CELNYCH NA POZYCJE .................................................................... 332 13.3.1.2 WPŁYW KWOT CELNYCH NA PŁATNOŚĆ ............................................................................ 334 13.3.1.3 NALICZANIE PODATKU VAT ............................................................................................... 334 13.3.1.4 WARTOŚĆ ZASOBÓW ......................................................................................................... 334 13.3.2 JAK WPROWADZIĆ FAKTURĘ IMPORTOWĄ? .......................................................................... 334 13.3.3 FAKTURY SPRZEDAŻY EKSPORTOWE ....................................................................................... 335

13.4 NABYCIE WEWNĄTRZUNIJNE ................................................................................................................ 335 13.4.1 FAKTURY ZAKUPU (FZ) ............................................................................................................. 336 13.4.2 KOREKTA GRANICZNA (FZKG) .................................................................................................. 336 13.4.3 DOKUMENTY WEWNĘTRZNE SPRZEDAŻY (FWS) ..................................................................... 337 13.4.4 KONWERSJA FAKTURY ZAKUPU DO FWS ................................................................................ 337 13.4.4.1 ZASADY PRZEKSZTAŁCANIA FZ DO FWS ............................................................................. 337 13.4.5 DOKUMENTY WEWNĘTRZNE ZAKUPU (FWZ) .......................................................................... 338 13.4.5.1 LISTA DOKUMENTÓW WEWNĘTRZNYCH ZAKUPU ............................................................ 338 13.4.6 KONWERSJA DOKUMENTU WEWNĘTRZNEGO SPRZEDAŻY DO DOKUMENTU WEWNĘTRZNEGO ZAKUPU ................................................................................................................................................. 339 13.4.7 TRANSAKCJE WEWNĄTRZUNIJNE TRÓJSTRONNE ................................................................... 339 13.4.8 WYDRUK FAKTUR VAT DLA TRANSAKCJI WEWNĄTRZWSPÓLNOTOWYCH ............................. 340

14 DEKLARACJA INTRASTAT ............................................................................................................................ 341

14.1 KONFIGURACJA ..................................................................................................................................... 341 14.2 KODY CN ................................................................................................................................................ 342 14.3 TOWARY ................................................................................................................................................ 342 14.4 KONTRAHENCI ....................................................................................................................................... 343 14.5 MAGAZYNY ............................................................................................................................................ 343 14.6 DOKUMENTY DLA INTRASTAT ............................................................................................................... 344 14.7 DEKLARACJE INTRASTAT ........................................................................................................................ 344

14.7.1 LISTA DEKLARACJI INTRASTAT ................................................................................................. 344 14.7.2 FORMULARZ DEKLARACJI INTRASTAT ..................................................................................... 346 14.7.2.1 ZAKŁADKA OGÓLNE ........................................................................................................... 346 14.7.2.2 ZAKŁADKA PODMIOT ......................................................................................................... 346 14.7.3 WYLICZANIE DEKLARACJI INTRASTAT ...................................................................................... 347 14.7.3.1 WYPEŁNIANIE „RĘCZNE” DEKLARACJI ................................................................................ 347 14.7.3.2 WYLICZANIE AUTOMATYCZNE DEKLARACJI ....................................................................... 348

15 MODUŁ HANDEL PLUS ................................................................................................................................ 350

15.1 CECHY DOSTAW..................................................................................................................................... 350 15.1.1 FORMULARZ ATRYBUTU .......................................................................................................... 350 15.1.2 LISTA ATRYBUTÓW .................................................................................................................. 351 15.1.3 KARTA TOWARU – ZAKŁADKA ATRYBUTY ............................................................................... 351 15.1.3.1 LISTA ATRYBUTÓW NA KARCIE TOWARU .......................................................................... 351

15.2 DOSTAWY TOWARÓW .......................................................................................................................... 351 15.2.1 FORMULARZ DOKUMENTU PRZYCHODOWEGO (FZ/ PZ/ PW) ................................................ 352 15.2.2 OKNO PARTII TOWARU ........................................................................................................... 352 15.2.2.1 DODAWANIE PARTII........................................................................................................... 353 15.2.2.2 DODAWANIE TOWARÓW W JEDNOSTCE POMOCNICZEJ .................................................. 353 15.2.2.3 WYPEŁNIANIE WARTOŚCI ATRYBUTÓW ............................................................................ 353 15.2.3 FORMULARZ POZYCJI .............................................................................................................. 354 15.2.3.1 ZAKŁADKA ZASOBY NA FORMULARZU POZYCJI ................................................................. 354 15.2.4 ZAPIS TRANSAKCJI PZ/PW/FZ .................................................................................................. 355 15.2.5 PRZYJĘCIE INWENTARYZACYJNE .............................................................................................. 355

15.3 WYDAWANIE DOSTAW .......................................................................................................................... 355 15.3.1 WYŚWIETLANIE ZASOBÓW NA TOWARZE ............................................................................... 356 15.3.2 WYSTAWIANIE DOKUMENTÓW WG ZASOBÓW ..................................................................... 356 15.3.2.1 POBIERANIE ZASOBÓW ..................................................................................................... 356 15.3.2.2 WYSZUKIWANIE ZASOBÓW ............................................................................................... 358 15.3.2.3 WYDAWANIE ZASOBÓW W RÓŻNYCH JEDNOSTKACH MIARY .......................................... 358


15.3.3 ZAKŁADKA ZASOBY NA FORMULARZU POZYCJI....................................................................... 359 15.3.4 EDYCJA DOKUMENTU ZAPISANEGO DO BUFORA ................................................................... 359 15.3.5 ZATWIERDZANIE DOKUMENTU (BUFOR, NA STAŁE) ............................................................... 359 15.3.6 AGREGACJA POZYCJI DOKUMENTU......................................................................................... 360

15.4 PRZESUWANIE WSKAZANYCH ZASOBÓW NA INNY MAGAZYN - MM ................................................... 360 15.5 PRZEKSZTAŁCANIE FAKTUR PRO FORMA (FPF) DO WYDAŃ ZEWNĘTRZNYCH (WZ) ZE WSKAZANIEM NA

DOSTAWY .............................................................................................................................................. 360 15.6 KOREKTY DO DOKUMENTÓW ............................................................................................................... 360

15.6.1 KOREKTA ILOŚCI ...................................................................................................................... 360 15.6.1.1 OKNO PARTII DLA KOREKTY ILOŚCI DOKUMENTÓW PRZYCHODOWYCH (FZ, PZ, PW, BOM) .. ........................................................................................................................................... 361 15.6.1.2 OKNO WYBORU PARTII DLA KOREKTY ILOŚCI DOKUMENTÓW ROZCHODOWYCH (WZ, RW,

MM, FA/PA Z POBRANIEM) ............................................................................................... 362 15.7 ANULOWANIE DOKUMENTÓW ............................................................................................................. 363 15.8 KOPIOWANIE DOKUMENTÓW .............................................................................................................. 363 15.9 ZESTAWIENIA DLA DOSTAW .................................................................................................................. 363

15.9.1 ZASOBY NA DOKUMENTACH ................................................................................................... 363 15.9.1.1 FILTROWANIE NA ZESTAWIENIU ....................................................................................... 364 15.9.1.2 WYŚWIETLANIE LISTY WYNIKÓW: ..................................................................................... 365

15.10 OBOWIĄZKOWE DOSTAWY ................................................................................................................... 366 15.10.1 PARAMETR OBOWIĄZKOWE CECHY NA PRZYCHODACH ......................................................... 366 15.10.2 PARAMETR OBOWIĄZKOWY ROZCHÓD ZE WSKAZANIEM NA DOSTAWY .............................. 366 15.10.3 WYSTAWIANIE FAKTUR ZAKUPU/SPRZEDAŻY ORAZ PARAGONÓW ZE WSKAZANIEM WIELU

MAGAZYNÓW .......................................................................................................................... 367 15.10.4 EDYCJA POZYCJI DOKUMENTU ................................................................................................ 367 15.10.5 ZMIANA MAGAZYNU DLA CAŁEGO DOKUMENTU ................................................................... 367 15.10.6 FAKTURA/PARAGON W BUFORZE A REZERWACJE NA MAGAZYNIE ....................................... 368 15.10.7 AGREGACJA POZYCJI NA DOKUMENCIE, A MAGAZYNY .......................................................... 368 15.10.8 GENEROWANIE DOKUMENTÓW MAGAZYNOWYCH DO DOKUMENTÓW HANDLOWYCH ..... 368 15.10.8.1 ZATWIERDZANIE DOKUMENTU HANDLOWEGO Z ZAZNACZONYM PARAMETREM WZ/PZ..... ........................................................................................................................................... 368 15.10.8.2 GENEROWANIE WZ/PZ DO ZATWIERDZONYCH DOKUMENTÓW FA/PA/FZ Z POZIOMU LISTY ........................................................................................................................................... 368 15.10.9 GENEROWANIE DOKUMENTÓW KAUCYJNYCH ....................................................................... 368 15.10.10 KOPIOWANIE DOKUMENTÓW HANDLOWYCH ................................................................... 369 15.10.11 ZWROTY I KOREKTY ............................................................................................................. 369 15.10.12 MAGAZYN A WYBÓR Z DOSTAWY ....................................................................................... 369 15.10.12.1 FAKTURA ZAKUPU Z DOSTAWAMI ..................................................................................... 370 15.10.12.2 FAKTURA SPRZEDAŻY/PARAGON Z POBRANIEM (Z DOSTAWAMI) ................................... 370

15.11 RO, ZD Z WIELU MAGAZYNÓW ............................................................................................................. 370 15.12 WSPÓŁPRACA MODUŁÓW STANDARDOWYCH Z MODUŁAMI W WERSJI PLUS .................................... 371

16 SCENARIUSZE I PRZYKŁADY ........................................................................................................................ 372

16.1 KILKA RACHUNKÓW BANKOWYCH W FIRMIE ....................................................................................... 372 16.2 OD FAKTURY DO ROZLICZENIA PŁATNOŚCI ........................................................................................... 372

16.2.1 SCENARIUSZ: FAKTURA PŁATNA GOTÓWKĄ, KLIENT PŁACI CAŁĄ KWOTĘ. ............................. 372 16.2.2 SCENARIUSZ: FAKTURA PŁATNA GOTÓWKĄ, KLIENTOWI ZABRAKŁO PIENIĘDZY. .................. 372 16.2.3 SCENARIUSZ: FAKTURA SPRZEDAŻY Z ODROCZONĄ PŁATNOŚCIĄ (NP. PRZELEW). ................ 373 16.2.4 SCENARIUSZ: FAKTURA SPRZEDAŻY CZĘŚCIOWO PŁATNA GOTÓWKĄ I PRZELEWEM. ........... 373 16.2.5 SCENARIUSZ: KLIENT PŁACI KARTĄ PŁATNICZĄ. ...................................................................... 373 16.2.6 SCENARIUSZ: ROZLICZANIE FAKTUR KORYGUJĄCYCH Z ODROCZONĄ PŁATNOŚCIĄ. .............. 374 16.2.7 SCENARIUSZ: ROZLICZANIE FAKTUR KORYGUJĄCYCH DO FAKTUR ZAPŁACONYCH CZĘŚCIOWO. . ................................................................................................................................................. 374

16.3 OD REZERWACJI ODBIORCY DO WYDANIA TOWARU ............................................................................ 375 16.4 KILKA WZ PODSTAWĄ DLA FAKTURY SPRZEDAŻY ................................................................................. 375 16.5 OD ZAMÓWIENIA TOWARU DO FAKTURY ZAKUPU .............................................................................. 376 16.6 ZAMAWIANY TOWAR OTRZYMUJEMY W DWÓCH DOSTAWACH ......................................................... 376 16.7 WPROWADZAMY FAKTURĘ OD DOSTAWCY POZAUNIJNEGO 1 ............................................................ 377 16.8 WPROWADZAMY FAKTURĘ OD DOSTAWCY POZAUNIJNEGO 2 ............................................................ 377 16.9 KOD TOWARU U DOSTAWCY NA ZAMÓWIENIU ................................................................................... 378


17 PRZYKŁADOWE WYDRUKI RAPORTÓW ...................................................................................................... 379

17.1 ROZLICZENIE KOSZTÓW ZAKUPU (RKZ) ................................................................................................. 379 17.1.1 RAPORT SPRZEDAŻY DLA KONTRAHENTÓW ........................................................................... 379 17.1.2 RAPORT SPRZEDAŻY TOWARÓW ............................................................................................. 379 17.1.3 LISTA ZASOBÓW ...................................................................................................................... 380

1 Standardy w programie

1.1 Standardy ogólne

1.1.1 Obsługa menu głównego (wstążki)

1.1.1.1 Zwijanie wstążki menu oraz skróty klawiaturowe dla funkcji menu

Wstążka menu to pasek menu widoczny na górze okna programu:

Rys. Wstążka menu

Wstążka menu pozwala na łatwe przeglądanie oraz wybór funkcji dostępnych w programie, podzielona jest na zakładki grupujące poszczególne funkcje wg modułów Comarch ERP Optima oraz zakładki zawierające funkcje wspólne: System, Ogólne, Narzędzia i Widok.

Zwijanie wstążki menu - w prawym górnym rogu programu jest dostępna ikona zwijania wstążki menu:

Po zwinięciu wstążki, menu będzie wyglądało tak:

Rys. Zwinięty pasek menu

Rozwinięcie „na stałe” wykonuje się tą samą ikoną, wówczas wstążka menu będzie zawsze widoczna.

Dodatkowo w programie do każdej funkcji, którą można wywołać z menu, został przypisany skrót klawiaturowy. Po wciśnięciu na klawiaturze lewego klawisza <ALT> każda funkcja jest opisana skrótem klawiaturowym:

Rys. Skróty klawiaturowe dla wstążki menu

Wciskając przykładowo z klawiatury klawisz <O> otworzone zostanie menu Ogólne:

Rys. Skróty klawiaturowe dla wstążki menu c.d.

Kolejno wybierając z klawiatury dwukrotnie klawisz <K> zostanie otworzona: Lista kontrahentów lub wybierając klawisz : Lista pracowników itd. Jeżeli Użytkownik chce wrócić do wcześniej dostępnego wyboru skrótów klawiszowych należy użyć klawisza <ESC>.

1.1.1.2 Pomoc oraz przełączanie między oknami

W prawym górnym rogu programu dostępna jest ikona , którą można wywołać Pomoc kontekstową dla poszczególnych okien (uruchamiana również po wciśnięciu klawisza <F1>).

Obok dostępna jest także ikona: przełączania między aktualnie otwartymi oknami w programie. Akcja przełączania między oknami może być również wykonywana poprzez wciśnięcie klawiszy: <CTRL>+<TAB> (przełączanie wstecz) lub <CTRL>+<SHIFT>+<TAB> (przełączanie wprzód).

W programie jest dostępna zakładka Pomoc, która gromadzi w jednym miejscu wszystkie dostępne w programie narzędzia pomocy takie jak HELP, dokumentacja do programu, ISK, filmy instruktażowe, FAQ itp. Na wstążce dostępna jest opcja Pomoc gdzie pogrupowane są przyciski opisujące rodzaj pomocy. Znajduje się tu również funkcja Pomoc zdalna umożliwiającą połączenie pracownika Asysty Comarch ze stanowiskiem Klienta. Zakładka Pomoc jest dostępna zawsze na ostatniej pozycji, bez względu na wybrane moduły, czy też wybrane miejsce w programie.

Rys. Menu Pomoc.

1.1.1.3 Pasek szybkiego dostępu

Każdy, często używany skrót można umieścić w prosty sposób w pasku szybkiego dostępu, widocznym w każdej chwili z poziomu każdego okna.

Pasek szybkiego dostępu - jest to pasek, na który możemy sami przenieść te funkcje, z których najczęściej korzystamy i które będą zawsze widoczne na wierzchu.

Rys. Pasek szybkiego dostępu

Aby przenieść np. ikonę kontrahenta wystarczy nacisnąć prawy przycisk myszy na ikonie Kontrahenci i wybrać opcję Dodaj do paska szybkiego dostępu.

Rys. Dodawanie do paska szybkiego dostępu

Gdy dodamy będzie to wyglądało tak: i będzie zawsze widoczne w pasku.

1.1.2 Praca z klawiaturą

Zasady ogólne

<ALT>+<LITERA> – działa na skróty w oknach (z podkreśleniem liter typu ). Podkreślenia widoczne są jeśli w systemie operacyjnym aktywna jest opcja podkreślania skrótów klawiaturowych i klawiszy dostępu. Jeśli opcja nie jest aktywna, wówczas podkreślenia pojawią się po naciśnięciu i przytrzymaniu klawisza <ALT>.

W każdym systemie operacyjnym opcja ta może się znajdować w innym miejscu w Panelu Sterowania, np.:

Microsoft Windows XP: Opcje ułatwień dostępu/ Pokaż w programach dodatkową pomoc dotyczącą klawiatury Microsoft Windows 7 i Vista: Ułatwienia dostępu/Centrum ułatwień dostępu/Ułatw korzystanie z klawiatury/Podkreśl skróty klawiaturowe i klawisze dostępu

Uwaga: w celu obsługi skrótów klawiaturowych w programie Comarch ERP Optima należy używać lewego klawisza <ALT>.

<CTRL>+<LITERA> – działa na wpisane skróty (np. <CTRL> + <F> – otwiera listę Faktur Sprzedaży). Wszystkie skróty przedstawiono w tabeli poniżej.

<ALT>+<1,2,3,4, itd.> – zmiana zakładki poziomej

<CTRL>+<1,2,3,4, itd.> – zmiana zakładki pionowej

<SPACJA> – uruchomienie funkcji pod przyciskiem

<ENTER> – uruchomienie funkcji pod przyciskiem (z wyjątkiem przycisków typu włącz/ wyłącz na listach)

<STRZAŁKA w GÓRĘ/DÓŁ>– przewija o 1 pola ze spinem (liczbowe)

<STRZAŁKA w DÓŁ> – rozwija menu dostępnych opcji

<ALT>+<STRZAŁKA w DÓŁ> – kalendarz w polach z datą

<ALT>+<STRZAŁKA w GÓRĘ> - w polach obok przycisku listy wywoływanej oraz w polach listy typu EIP (edycja na liście) powoduje podniesienie słownika dla danej listy, np. na liście obok przycisku wyboru kontrahenta

spowoduje wywołanie listy kontrahentów w trybie do wyboru.

Zamykanie okien:

<ESC> – zamyka okno

<CTRL>+<F4> – zamyka okno

<ALT>+<F4> – zamyka program

Obsługa list:

<CTRL>+<ENTER> – podgląd formularza z listy

<SHIFT>+<F10> – otwiera na liście menu kontekstowe

<INSERT> - dodawanie pojedyncze

<CTRL>+<INSERT> - kopiowanie zaznaczonej pozycji, działa dla większości list

<ENTER> - edycja pojedyncza podświetlonej pozycji

<SHIFT>+<LEWY KLAWISZ MYSZY>. ustawienie kursora na pierwszej wybranej pozycji, a następnie przyciśnięcie <SHIFT>+<LEWY KLAWISZ MYSZY> na ostatniej wybranej pozycji – powoduje zaznaczenie wszystkich pozycji pomiędzy pierwszą, a ostatnią.

Operacje seryjne:

<ALT>+<INSERT> - dodawanie seryjne, w odróżnieniu od dodawania pojedynczego <INSERT>, po zatwierdzeniu dodawanej pozycji powoduje dodanie kolejnej. Wyjście z trybu dodawania seryjnego następuje poprzez wycofanie

się z nowo dodanej pozycji klawiszem <ESC> lub anulowanie formularza. Funkcję można również wywołać z menu kontekstowego pod prawym klawiszem myszy – opcja Dodaj seryjnie.

<ALT +<ENTER> - edycja seryjna, w odróżnieniu od edycji pojedynczej <ENTER>, po zatwierdzeniu edytowanej pozycji powoduje podniesienie kolejnej pozycji z listy do edycji. Wyjście z trybu edycji seryjnej następuje poprzez wycofanie się z edycji pozycji klawiszem <ESC>. Funkcja dostępna jest tylko na listach typu EIP – edycja na liście (ang. edit in place – EIP) np. na formularzu zapisu księgowego, na formularzu bilansu otwarcia księgowego, na formularzach kwot dodatkowych, na Fakturze Sprzedaży lub innym dokumencie handlowym/magazynowym z włączoną opcją Dodawanie pozycji na dokumencie: edycja na liście (opcja w menu System/Konfiguracja/Handel/Parametry).

Obsługa formularzy:

<CTRL>+<ENTER> – zapis edytowanego formularza, niezależnie od tego, w jakim polu znajduje się kursor

<SHIFT>+ lub <CTRL>+<SHIFT>+<ENTER> - zapisywanie formularzy bez zamykania.

<ENTER> – jeśli kursor znajduje się w polach tekstowych, wielolinijkowych, wówczas <ENTER> przechodzi do kolejnej linii, w przeciwnym wypadku zapisuje edytowany formularz

<CTRL>+<O> – otwieranie listy Kwot dodatkowych

Operacje na pozycjach na formularzu:

<SHIFT>+<INSERT> – z dowolnego miejsca na formularzu przechodzi na listę pozycji i dodaje nową pozycję

<SHIFT> + <DELETE> - z dowolnego miejsca na formularzu przechodzi na listę pozycji i usuwa podświetloną pozycję

<SHIFT>+<ENTER> – z dowolnego miejsca na formularzu przechodzi na listę pozycji i edytuje podświetloną pozycję.

Skróty klawiaturowe z <CTRL>

<CTRL>+ Banki

<CTRL>+<D> Zapisy księgowe

<CTRL>+<E> KPIR

<CTRL>+<F> Faktury

<CTRL>+<G> Paragony

<CTRL>+<H> Otwarcie Preliminarza płatności;

jeżeli na liście podświetlony jest podmiot (kontrahent, bank, urząd, pracownik, właściciel), skrót spowoduje otwarcie Preliminarza płatności dla tego podmiotu

<CTRL>+ Cennik

<CTRL>+<J> Rejestry VAT

<CTRL>+<K> Kontrahenci

<CTRL>+<L> Wypłaty pracowników

<CTRL>+<M> Magazyny

<CTRL>+<N> Plan kont

<CTRL>+<S> Obroty i salda

<CTRL>+ Wydruk domyślny (standard)

<CTRL>+<SHIFT>+<R> Otwarcie okna Rozliczenia podmiotu;

jeżeli na liście podświetlony jest podmiot (kontrahent, bank, urząd, pracownik, właściciel), skrót spowoduje otwarcie Rozliczeń podmiotu dla tego podmiotu

<CTRL>+<T> Kategorie

<CTRL>+ Urzędy

<CTRL>+<W> Właściciele

<CTRL>+<Y> Pracownicy

<CTRL>+<SHIFT>+<Z> Otwarcie listy zapisów k/b;

jeżeli podświetlony jest raport na liście raportów k/b, skrót spowoduje otwarcie listy zapisów tego raportu;

jeżeli na liście podświetlony jest podmiot (kontrahent, bank, urząd, pracownik, właściciel), skrót spowoduje otwarcie listy zapisów k/b dla tego podmiotu

Skróty z klawiszami funkcyjnymi

<F1> Pomoc

<F2> Wydruk domyślny na drukarkę domyślną (też <CTRL>+)

<ALT> <F2> Menu wydruków

<CTRL> <F2> Drzewo wydruków

<F3> Wydruk do mail

<ALT> <F3> Menu wydruków do maila

<CTRL> <F3> Drzewo wydruków

<ALT> <F4> Zamyka program

<CTRL> <F4> Zamyka okno

<F5> Odświeżenie

<F8> Księgowanie do rejestrów VAT

<F8> Wykonanie akcji z piorunkiem

<F9> Odświeżenie konfiguracji

<CTRL> <F9> Otwiera konfigurację

<F10> Wywołuje skróty na wstążce menu

<SHIFT> <F10> Menu kontekstowe

<F11> Logowanie

<F12> Wykres domyślny

<ALT> <F12> Menu wykresów

<CTRL> <F12> Drzewo wykresów

1.1.3 Praca z oknami

Otwieranie okien

Otwieranie okna wiąże się zazwyczaj z wywołaniem określonej funkcji programu. Zatem, aby otworzyć dane okno, musimy wybrać interesującą nas funkcję z menu programu bądź z listy dostępnych przycisków (skrótów).

Zamykanie okien

Zamykanie okien odbywać się może na wiele sposobów:

Można kliknąć przycisk w prawym górnym rogu

Można nacisnąć kombinację klawiszy <CTRL>+<F4>

Inną możliwością zamknięcia aktywnego okienka jest kliknięcie w lewym górnym rogu okna i wywołanie funkcji Zamknij.

Wybór możliwości zamknięcia okna zależy więc od preferencji i wygody Użytkownika.

Jeżeli chodzi o wyjście z programu to również może być ono realizowane na kilka sposobów:

Kliknięcie w prawym górnym rogu programu

Użycie kombinacji klawiszy <ALT>+<F4>

Kliknięcie w lewym górnym rogu programu i wywołanie funkcji Zamknij

Wybranie funkcji Koniec Pracy z menu System.

Uwaga: Nie zawsze istnieje możliwość wyjścia z programu, bądź zamknięcia okna w sposób opisany powyżej. Często należy potwierdzić zapisanie lub anulowanie przeprowadzonych zmian, bez wykonania tych czynności nie zakończymy pracy programu.

1.1.4 Przyciski

1.1.4.1 Przyciski podstawowe

Podstawowe przyciski, powtarzające się na każdej liście to:

- Dodaj – powoduje dodanie nowego elementu do listy i otwiera formularz służący do wypełnienia wartości nowej pozycji. Przycisk Dodaj wciśnięty równocześnie z <CTRL> (lub klawisze <CTRL>+<INSERT>) powodują uruchomienie dodawania z kopiowaniem (nowo dodana pozycja jest kopią wcześniej podświetlonej pozycji na liście). Funkcja kopiowania działa na większości list w programie.

- Usuń – powoduje skasowanie podświetlonej pozycji z listy (także poprzez wciśnięcie klawisza <DELETE>).

- Zmień - otwiera z listy formularz z zawartością podświetlonej pozycji do zmiany lub podglądu.

- Wybierz – przycisk widoczny tylko wówczas, jeżeli lista została otwarta jako lista pomocnicza do wyboru, np. lista kontrahentów otwarta z formularza faktury.

- Zamknij – zamyka okno programu.

1.1.4.2 Przyciski dodatkowe

Pozostałe przyciski, których pojawienie się jest uzależnione od wyświetlanej listy. Są to m.in.:

- Księgowanie – powoduje przeniesienie dokumentu do księgowości np. schematem księgowym.

- Uruchom – przycisk znajduje się na tych oknach, na których możliwe jest uruchamianie jakiegoś procesu (np. renumeracja zapisów kasowych). Funkcje uruchamiane tym przyciskiem można również uruchomić klawiszem <F8>.

- Import z pliku.

- Eksport do pliku.

1.1.4.3 Przyciski z rozwijanym menu

Przyciski z rozwijanym menu typu: lub obsługiwane są wg poniższej zasady:

Jeżeli przycisk jest podświetlony wówczas <SPACJA> (lub <ENTER>) wywołuje dostępną funkcję, zaś <STRZAŁKA w DÓŁ> lub <CTRL>+<SPACJA> wywołują rozwijane menu pod strzałką.

Zasadę dotyczącą rozwijania menu pod strzałką stosuje się też do innych przycisków ze strzałką np. na liście faktur

sprzedaży: .

1.1.4.4 Przyciski związane z paskiem zadań tzw. ikony kontekstowe

Ikony kontekstowe to przyciski pojawiające się na pasku zadań w chwili wyświetlenia formularza lub listy. Ich zestaw może być różny w zależności od aktywnego okna:

Podstawowe ikony kontekstowe to:

- Wydruk danych – <F2>przycisk uruchamia domyślny wydruk. Jeżeli opis pod przyciskiem Wydruk danych zostanie kliknięty lewym klawiszem myszy, wówczas zostanie rozwinięte menu dostępnych wydruków. Istnieje również możliwość wyboru funkcji Wydruk bieżącego widoku - funkcja umożliwia wydrukowanie aktualnie utworzonego widoku w programie z uwzględnieniem indywidualnego filtrowania, sortowania, grupowania itd. Funkcja wydruków została dokładnie opisana w podręczniku Comarch ERP Optima - Ogólne i Konfiguracja.

- Podgląd wydruku – <SHIFT>+<F2>, przycisk uruchamia podgląd domyślnego wydruku. Jeżeli opis pod przyciskiem Podgląd wydruku zostanie kliknięty lewym klawiszem myszy, wówczas zostanie rozwinięte menu dostępnych wydruków. Dodatkowo skrót <Alt>+<SHIFT>+<F2> rozwija listę wydruków pod ikoną Podgląd wydruku. Istnieje również możliwość wyboru funkcji Wydruk bieżącego widoku - funkcja umożliwia podgląd wydruku aktualnie utworzonego widoku w programie z uwzględnieniem indywidualnego filtrowania, sortowania, grupowania itd.

- Wyślij –<F3> wysyłanie wydruku do maila - należy zainstalować PDF Creator w wersji co najmniej 0.9.6. Aby podczas wysyłania wydruku podnosił się Adobe Reader należy w programie PDF Creator w menu Drukarka/ Opcje/ Autozapis zaznaczyć parametr Po autozapisie otwórz dokument w domyślnym programie. Jeżeli opis pod przyciskiem Wyślij zostanie kliknięty lewym klawiszem myszy, wówczas zostanie rozwinięte menu dostępnych wydruków. Dodatkowo skrót <Alt>+<F3> rozwija listę wydruków pod ikoną Wyślij.

Seryjny E-mail bez wydruku – opcja dostępna jest na liście Kontrahentów, Pracowników, Banków, Urzędów, Właścicieli pod przyciskiem Wyślij. Funkcja może być przydatna np. w przypadku seryjnej wysyłki życzeń świątecznych czy innych powiadomień, nie wymagających wydruku.

- Wyślij SMS – przycisk dostępny na formularzach i listach po zalogowaniu na moduł CRM. Umożliwia wysłanie wiadomości SMS. Szczegóły działania funkcji są dostępne w podręczniku do modułu CRM.

- Analizy – jeśli Użytkownik posiada moduł Analizy, wówczas na listach, na których na pasku zadań znajdzie się ikona Analiz, istnieje możliwość wykonania wykresów na podstawie danych z listy. Jeśli do danej listy podpięty jest więcej niż jeden wykres, listę tych wykresów i możliwość wyboru otrzymamy po wciśnięciu rozwinięcia znajdującego się pod klawiszem uruchamiającym wykres. Więcej informacji na temat analiz i wykresów można znaleźć w podręczniku do modułu Analizy.

- Analizy BI - istnieje możliwość uruchomienia w tej aplikacji odpowiedniego raportu, z uwzględnieniem zaznaczeń na liście (jeżeli mają zastosowanie) lub dla konkretnego elementu, w przypadku uruchamiania z formularza. Kliknięcie przycisku powoduje rozwinięcie menu dostępnych raportów dla danego okna Jeżeli do danego okna nie ma przypisanych żadnych analiz, kliknięcie na przycisk powoduje uruchomienie aplikacji Analiz BI. Więcej informacji na temat analiz i wykresów można znaleźć w podręczniku do modułu Analizy BI.

- Funkcje dodatkowe <F11>. Po naciśnięciu rozwinięcia widocznego pod przyciskiem Funkcje dodatkowe oraz po użyciu klawiszy <ALT>+<F11> następuje rozwinięcie menu dostępnych funkcji dodatkowych. Szerszy opis funkcji znajduje się w podręcznikach do poszczególnych modułów, przy opisie konkretnych okien.

- Eksport– powoduje przeniesienie zawartości bieżącej listy do arkusza kalkulacyjnego. Eksportowana jest zawartość wszystkich widocznych kolumn (kolumny można dodawać lub usuwać wg standardów opisanych w rozdziale Kolumny na listach oraz menu kontekstowe). Program umożliwia eksport do arkusza widoku bieżącego lub samych danych. W widoku bieżącym eksportowany jest aktualnie utworzony widok danej listy w programie (uwzględniane są grupowania, sortowania itp.). Plik zapisywany jest na dysku w formacie *.xls i może być otwarty dowolnym programem obsługującym ten format. Nie jest konieczna instalacja programu do obsługi arkusza kalkulacyjnego aby wyeksportować plik w formacie *.xls.

Po naciśnięciu rozwinięcia widocznego pod przyciskiem Eksport istnieje możliwość wyboru następujących opcji eksportu danych:

Eksportuj bieżący widok do pliku – funkcja umożliwia eksport aktualnie utworzonego widoku danej listy w programie (uwzględniane są grupowania, sortowania itp.) do pliku w formacie: MS Excel, PDF, RTF, HTML.

Eksportuj tylko dane do pliku MS Excel – dane wyświetlane na liście są eksportowane do pliku MS Excel.

Eksportuj tylko zaznaczone dane do pliku MS Excel – dane zaznaczone na liście są eksportowane do pliku MS Excel.

Eksportuj tylko dane do Schowka – po wykonaniu eksportu danych do Schowka można je wkleić <CTRL>+<V> np. do aktualnie otwartego arkusza MS Excel.

Eksportuj tylko zaznaczone dane do Schowka – dane zaznaczone na liście są eksportowane do Schowka.

W przypadku trzech pierwszych opcji (Eksportuj bieżący widok do pliku, Eksportuj tylko dane do pliku MS Excel oraz Eksportuj tylko zaznaczone dane do pliku MS Excel) eksportowany plik może zostać zapisany na dysku lokalnym lub na iBard24.

Na wstążce w menu Widok znajduje się przycisk Otwieranie wyeksportowanych plików. Użytkownik ma do wyboru trzy opcje: otwieraj, nie otwieraj i pytaj. Domyślnie podpowiada się opcja Pytaj. Po eksporcie danych program zapyta: Czy otworzyć wyeksportowany plik? Gdy Użytkownik odpowie twierdząco zostanie automatycznie otwarty plik w domyślnym programie. Aby ułatwić sobie pracę Użytkownik może zaznaczyć parametr Zapamiętaj odpowiedz i nie pokazuj więcej. Ustawienia te dotyczą opcji zapisu wyeksportowanego pliku na dysku. W przypadku zapisu pliku na iBard24 pytanie o otwarcie pliku się nie pojawia.

1.1.5 Kalendarz, kalkulator

Kalendarz – na polach edycji zawierających datę możliwe jest wyświetlenie pomocniczego kalendarza, poprzez

wciśnięcie strzałki z lewej strony pola z datą: . Wybór daty staje się więc bardzo prosty. Wystarczy kliknąć na dniu, który ma być umieszczony w polu data. Narzędzie to może usprawnić procesy związane z uzupełnieniem dat. Nie ma bowiem potrzeby wpisywania całego formatu daty (dzień – miesiąc – rok).

Rys. Kalendarz

Ponadto Kalendarz w polu z datą można wywołać przez menu kontekstowe lub skrót klawiaturowy: <ALT>+<STRZAŁKA w DÓŁ>.

Dodatkowo w polach z zakresem dat OD – DO w menu kontekstowym można skorzystać z funkcji: Dzisiaj, Ten tydzień, Ten miesiąc oraz Ten rok. w polach z zakresem dat kalendarz posiada funkcję Wyczyść, dzięki której można całkowicie usunąć datę z pola np. wyczyszczenie daty pierwszej w polu z zakresem dat będzie odfiltrowywało dokumenty na liście od nieskończoności do konkretnej wskazanej daty.

Kalkulator - dostępny jest w programie dla pól typu liczbowego. w polach tych Użytkownik ma możliwość wywoływania kalkulatora z poziomu menu kontekstowego dostępnego pod prawym klawiszem myszy.

Rys. Kalkulator

Kalkulator pozwala na wykonanie wyliczeń i przeniesienie wyniku do pola za pomocą klawisza akceptującego wynik

.

1.2 Standardy na listach

1.2.1 Przewijanie list

Lista często nie mieści się na otwartym oknie – zarówno w pionie (lista zawiera więcej pozycji, niż może być wyświetlonych na liście) jak i w poziomie (lista zawiera zbyt wiele kolumn, aby je zmieścić w oknie albo szerokość kolumn jest zbyt duża/ szerokość okna zbyt mała). Do przewijania listy służą:

Pionowy pasek przewijania - umieszczony z prawej strony listy, służy do przewijania listy w pionie.

Przewijanie list w pionie jest obsługiwane przez przyciski , PageUp, PageDown oraz scroll myszy. Za

pomocą klawiszy <CTRL>+<HOME> oraz <CTRL>+<END> Użytkownik ma możliwość przejścia na pierwszy oraz ostatni rekord na liście.

Poziomy pasek przewijania - umieszczony pod listą, służy do przewijania listy w poziomie, w celu

uwidocznienia schowanych kolumn. Przesuwanie list w poziomie jest obsługiwane przez przyciski , Home, End oraz za pomocą klawiszy: <STRZAŁKA w LEWO> i <STRZAŁKA w PRAWO>.

1.2.2 Kolumny na listach oraz menu kontekstowe

Kolumny na listach można przestawiać metodą „przeciągnij i upuść”. Dowolną kolumnę można przeciągnąć i przenieść myszą w inne miejsce:

Rys. Przemieszczanie kolumn

Pod prawym przyciskiem myszy w sekcji kolumn są dostępne opcje: sortowania, grupowania, usuwania, autodopasowania kolumn oraz przywracania układu domyślnego:

Rys. Menu kontekstowe w nagłówku kolumny

Podczas wczytywania listy do bazy wysyłane jest tylko zapytanie o kolumny, które są widoczne na liście – usuwając kolumny niepotrzebne przyspieszymy działanie danej listy, zwłaszcza w przypadku pracy wielostanowiskowej.

Usunięte kolumny widoczne są w oknie wyboru kolumn i można je z powrotem przeciągnąć na listę:

Rys. Wybór kolumn

Na większości list dostępne jest tzw. menu kontekstowe, uruchamiane przez kliknięcie prawym klawiszem myszy na liście. Menu kontekstowe zawiera zwykle do wyboru opcje dostępne również poprzez przyciski na listach, takie jak Dodaj, Dodaj seryjnie, Zmień, Usuń. Możliwe jest również kopiowanie wiersza listy lub konkretnej komórki.

Dla wybranych list znajdują się tam funkcje o charakterze specjalnym, które nie są dostępne w żaden inny sposób (np. anulowanie faktury, odblokowanie deklaracji).

Rys. Menu kontekstowe dla list

1.2.3 Sortowanie na listach

Sortowanie po kolumnie działa poprzez klikniecie w nagłówek kolumny lub poprzez wybór opcji z menu kontekstowego:

Możliwe jest sortowanie jednocześnie po kilku kolumnach. Aby posortować po kolejnych kolumnach należy wykonać sortowanie z równoczesnym wciśnięciem klawisza <SHIFT>.


Sortowanie jest możliwe na wszystkich listach oraz na listach wewnątrz formularzy.

Poniżej przykład listy odbiorców na formularzu kontrahenta posortowanej wg miasta malejąco oraz listy przedstawicieli posortowanej wg tytułu rosnąco.

Rys. Formularz kontrahenta - sortowanie

1.2.4 Grupowanie po kolumnach

Domyślnie na większości list włączony jest panel grupowania (Pokaż pole grupowania). Na listach dla formularzy dostępne są również opcje grupowania (opcje widoczne w menu kontekstowym).

Grupowanie po kolumnach wywołujemy poprzez wybór z menu kontekstowego opcji Grupuj według tej kolumny lub poprzez przeciągnięcie kolumny, po której chcemy grupować do panelu grupowania.


Rys. Grupowanie po kodzie dostawcy na liście pozycji cennikowych.

Grupowanie można wykonywać po wielu kolumnach.

Rys. Grupowanie po kodzie dostawcy oraz jednostce miary na liście pozycji cennikowych.


1.2.5 Wiersz sum – agregacje dla kolumn

Na listach w programie domyślnie włączona jest opcja sumowania (Pokaż wiersz sum). Dla pierwszej domyślnej kolumny załączone jest sumowanie typu: Licznik.

Rys. Agregacja typu Licznik

Pod prawym klawiszem myszy na liście lub w wierszu sum (jeśli jest włączony) dostępna jest opcja Pokaż wiersz sum (menu kontekstowe zostało opisane szerzej w rozdziale Kolumny na listach oraz menu kontekstowe). Włączając/wyłączając tą opcję można pokazać lub ukryć wiersz sum.

Na włączonym wierszu sum, pod prawym klawiszem myszy znajdują się opcje do wyboru:

Rys. Menu kontekstowe – agregacje


Po najechaniu myszką na obszar wiersza sum, na którym można włączyć agregację dla danej kolumny, wyświetla się podpowiedź: „Kliknij prawym klawiszem myszy, aby podsumować kolumnę”.

Użytkownik programu ma możliwość załączenia dowolnej agregacji typu: suma, minimum, maksimum, licznik, średnia, brak (wyłączenie agregowania) dla poszczególnych kolumn. Agregacje mogą dotyczyć wszystkich elementów z kolumny lub tylko zaznaczonych (Agreguj tylko zaznaczone).

W praktyce możliwe jest wykorzystywanie na liście kilku agregacji różnych typów dla poszczególnych kolumn np. sumę dla kolumny „Cena” i maksimum dla kolumny „Wartość-PLN”:

Jeśli dla listy zdefiniujemy warunki grupowania, agregacje mogą być wyświetlane dla poszczególnych podgrup (Pokaż wiersze sum dla grup).

Rys. Agregacja dla podgrup

1.2.6 Powiększony widok listy <F6>

Po wybraniu klawisza <F6> na listach jest dostępna opcja powiększenia widoku. w takim widoku w oknie znajduje się tylko powiększona lista dokumentów wraz z wierszem sum. Powrót do standardowego widoku następuje również po wybraniu klawisza <F6>.

1.2.7 Zaznaczanie rekordów na liście

Na listach, na których możliwe jest uruchamianie operacji seryjnych (np. wydruki, eksport przelewów, rozliczanie zapisów), pozycje podlegające takiemu seryjnemu przetwarzaniu należy uprzednio zaznaczyć na liście. Zaznaczenia dokonujemy myszą lub poprzez:

Menu kontekstowe – wybór odpowiedniej opcji z menu

Ustawienie kursora na wybranej pozycji i wciśnięcie klawisza <SPACJA> – powoduje zaznaczenie pojedynczej pozycji

Równocześnie dostępne są opcje:

zaznacz wszystkie (lub <CTRL>+<A>) – zaznacza wszystkie pozycje na liście

odwróć wszystkie (lub <CTRL>+<R>) – odwraca zaznaczenia

odznacz wszystkie (lub <CTRL>+<O>) – odznacza wszystkie wcześniej zaznaczone pozycje.

Zaznaczone pozycje są wyróżnione poprzez znaczek z lewej strony listy.

Rys. Zaznaczone pozycje na liście faktur

Bez zaznaczenia wywołanie operacji seryjnej zaznacza aktualny rekord i wykonuje operację.

1.2.8 Filtrowanie

Filtr jest narzędziem wspomagającym przeszukiwanie list. w wielu miejscach systemu pojawiają się różnego rodzaju listy, do których można stosować filtry. Filtrowanie listy powoduje zawężenie ilości elementów wyświetlanych na liście do takich, które spełniają warunki filtra. w programie występuje kilka możliwości filtrowania:

Wiersz filtra – filtr w nagłówku listy

Panel filtra prostego

Panel filtra zaawansowanego

1.2.8.1 Filtrowanie – filtr w nagłówku listy (wiersz filtra) oraz lokator na liście

Na listach w pierwszym rekordzie jest dostępny wiersz filtra. Pod każdym nagłówkiem kolumny można wpisać fragment, po którym chcemy wyszukać rekordy w odniesieniu do wartości wyświetlanych w danej kolumnie.


Filtr w nagłówku listy zawęża wyświetlane pozycje, wyszukując według wyrażeń zawierających wpisany ciąg znaków.

Rys. Wiersz filtra – przykład filtrowania jednocześnie po kodzie i mieście

Dla wartości o formacie daty wiersz filtra podpowiada kalendarz:

Dla poszczególnych kolumn przechowujących wartości ograniczone (typy, statusy itp.) udostępnione są listy wyboru:

Dla list z kolumną zaznaczeń nad tą kolumną dostępny jest przycisk czyszczenia filtra, na pozostałych listach czyszczenie filtra można wykonać opcją z menu kontekstowego:


Rys. Czyszczenie filtra

Lokator

System umożliwia, po wykonaniu operacji sortowania w kolumnie, wykorzystanie funkcji lokatora. Aby działał lokator na liście np. w kolumnie kod, należy włączyć sortowanie tej kolumny, następnie wpisać z klawiatury początek kodu poszukiwanego kontrahenta, wówczas kursor ustawi się na żądanym kontrahencie. Lokator wyszukuje według początku słowa („zaczyna się od...”).

1.2.8.2 Filtrowanie proste (panel filtra)

Po otwarciu danej listy w dolnej części okna umiejscowiony jest panel filtrowania. Przy pierwszym otwarciu widoczny jest tylko filtr prosty oraz kilka podstawowych pól do filtrowania listy, które w istotny sposób wpływają na zawartość listy. w panelu Użytkownik ma możliwość wyboru zdefiniowanych warunków filtrowania.

Rys. Lista zapisów kasowo/bankowych– zwinięty panel filtrowania

Pozostałe pola do filtrowania dostępne są po rozwinięciu panelu przyciskiem (Kliknij, aby rozwinąć filtr zaawansowany). Filtr można zwinąć przez „Kliknij, aby zwinąć filtr zaawansowany”. Pojedyncze kliknięcie rozwija lub zwija menu filtra zaawansowanego. Jeżeli filtr został zmieniony – wyświetla się napis „Filtr aktywny”.

Rys. Lista zapisów kasowo/bankowych – rozwinięty panel filtrowania

Po wyfiltrowaniu danych na belce z opisem Filtr pokazuje się dodatkowy opis „aktywny”, co oznacza, że lista jest wyfiltrowana i nie zawiera wszystkich danych.

1.2.8.3 Panel filtra zaawansowanego

Panel filtrowania zaawansowanego widoczny na listach, pod panelem prostego filtrowania:

Rys. Panel filtra zaawansowanego

Po prawej stronie wiersza filtra znajdują się przyciski do włączania i wyłączania działania filtra - Filtruj,

Wyczyść filtr oraz przycisk do tworzenia warunków filtrujących filtra zaawansowanego - Konstruktor filtra.

Jeżeli pinezka (widoczna obok ikony filtrowania – lejka) jest:

wyłączona – wówczas po zmianie filtrowania na ikonie lejka pojawia się znak zapytania i dopiero po jego kliknięciu uruchomione zostanie filtrowanie. Ten tryb pracy jest efektywniejszy gdy lista zwiera bardzo dużo pozycji. Można wtedy najpierw ustawić wszystkie parametry filtrowania, a dopiero na końcu uruchomić samo przefiltrowanie listy.

włączona – wszystkie zmiany filtrowania wykonywane są na bieżąco i od razu widoczne są na liście.

W pole filtra można wpisać dowolne wyrażenie filtrujące, można też uruchomić konstruktor filtra. w konstruktorze filtra mamy możliwość konstrukcji filtra prostego (zakładka „Ogólne”) lub zaawansowanego (zakładka „Zaawansowane”) z użyciem zapytań w języku SQL.

Więcej informacji na temat panelu filtra zaawansowanego znajdą Państwo w podręczniku Comarch ERP Optima – Ogólne i Konfiguracja.

1.2.8.4 Zapamiętywanie ustawień filtra oraz odświeżanie listy

Po zamknięciu listy zapamiętywanie ustawień filtra jest realizowane wg poniższych zasad:

zapamiętywane jest czy panel dodatkowy był zwinięty/rozwinięty,

zapamiętywane jest czy pinezka była włączona/wyłączona,

zapamiętywane są ustawienia pól z panelu podstawowego i rozwijanego,

lista otwiera się wyfiltrowana wg zapamiętanych filtrów.

Ponadto przy pierwszym uruchomieniu listy pinezka jest włączona, a dostępna opcja Wyczyść filtr na liście oraz Reset ustawień okien przywraca ustawienia domyślne dla filtrów panelu podstawowego i rozwijanego.

Odświeżanie listy odbywa się przy każdorazowym użyciu lejka lub oraz poprzez wciśnięcie <F5> w dowolnym miejscu na liście.

1.3 Standardy na formularzach

1.3.1 Rodzaje pól na formularzach

1.3.1.1 Listy rozwijane

Dla wielu kontrolek typu: Kategoria, Kontrahent, Pracownik itp. dostępna jest lista rozwijana (drop down) pozwalająca w szybki sposób na wyszukanie i podstawienie na formularz odpowiedniej wartości.

Rys. Lista rozwijana dla pola Kontrahent

Rozpoczęcie edycji w polu listy rozwijanej powoduje rozwinięcie uproszczonej listy pomocniczej zawężonej do pozycji, które zawierają wpisywany ciąg znaków. Kliknięcie w „strzałkę” znajdującą się po prawej stronie pola, rozwija listę pomocniczą z widocznymi pozycjami spełniającymi kryteria szukania. Jeżeli pole jest puste (nic jeszcze nie wpisano), to rozwinięta jest pełna lista z możliwością przewijania rekordów. Dodatkowo listę można otworzyć za pomocą skrótu klawiaturowego <CTRL>+<SPACJA> oraz strzałki w dół, słownik zaś który jest związany z daną listą można otworzyć kombinacją klawiszy <ALT>+<STRZAŁKA w GÓRĘ>.

1.3.1.2 Rodzaje pól na formularzach

Najczęściej spotykane elementy formularzy to:

Przyciski - służą do natychmiastowego rozpoczęcia procesu. Ich funkcja jest podpisana na przycisku lub jest wyświetlana przy wskazaniu kursorem myszy. Przyciski niedostępne w danej chwili są wyszarzone.

Pola edycji - korzystamy z nich w celu wpisania tekstu z klawiatury. w polu tym może już znajdować się tekst, który następnie możemy zmienić.

Listy wywoływane z formularza - okno typu lista w trybie do wyboru, zawierające spis elementów można wywołać naciskając odpowiedni przycisk np. Kontrahent co poskutkuje otworzeniem listy kontrahentów w trybie do wyboru.

Rozwijane listy pomocnicze – znajdują się w polach, w których są rozwijane i zawierają listę możliwych do wyboru dla danego pola wartości (ang. drop-down).

Przyciski opcji - w przypadku wystąpienia kilku opcji jedynie jedna opcja może być włączona. Przycisk taki reprezentuje więc opcje wykluczające (ang. radio).

Pola wyboru – określa, czy dana opcja ma być włączona czy wyłączona. Pola te działają niezależnie, co oznacza, że włączenie jednego pola nie wyklucza włączenia innego. Wybór takiego pola jest potwierdzony poprzez jego zaznaczenie (ang. check-box).

W menu kontekstowym pod prawym klawiszem myszy, w zależności od typu pola dostępne są różnego rodzaju dodatkowe opcje np. możliwość skopiowania zawartości pola. Kopiować można również zawartość pól niedostępnych do edycji (wyszarzonych) wykorzystując opcję Kopiuj z menu kontekstowego lub skrót klawiszy: <CTRL>+<C>.

Rys. Przykład formularza

Przyciski na formularzach

1.3.1.3 Przyciski na formularzach

Typowe przyciski na formularzach to:

- Zapisz – powoduje zamknięcie okna i zapisanie dokonanych zmian. Zapisu można dokonać również przez wciśnięcie klawisza <ENTER> lub <CTRL>+<ENTER>.

- Zamknij – zamyka okno bez zapisywania zmian (można uruchomić klawiszem <ESC>).

Inne przyciski formularzy

- Przelicz – znajdują się na niektórych formularzach (uruchamiane również przez klawisz <F8>).

1.3.2 Dynamiczne panele na formularzach

Na większości formularzy istnieje możliwość zwijania paneli, które nie są istotne dla Użytkownika – ustawienia są pamiętane po ponownym otworzeniu okna dla poszczególnych operatorów.

Rys. Dynamiczne panele na formularzu

1.3.3 Błędy i ostrzeżenia

Na formularzach istnieją pola, które Użytkownik musi bezwzględnie uzupełnić prawidłową wartością przed zapisaniem formularza (pola wymagane, pola walidowane np. NIP, IBAN), dlatego też wprowadzono funkcję ostrzegania i informowania o błędach na formularzu:

Ostrzeżenia dotyczące pól na formularzach oznaczane są żółtym trójkątem z wykrzyknikiem: .

Błędy dotyczące pól na formularzach oznaczane są czerwoną ikoną z krzyżykiem: .

Treść błędu wyświetla się po najechaniu myszą na ikonę.

W trakcie dodawania nowego formularza, w polach wymaganych pojawia się ikona ostrzeżenia najczęściej z komunikatem „Pole nie może być puste”. Jeżeli Użytkownik opuści takie pole i go nie wypełni/poprawi, pomimo że jest to wymagane – ostrzeżenie zmieni się na błąd. Dopóki Użytkownik nie wypełni/poprawi wartości w polu – jest czerwona ikonka błędu uniemożliwiająca zapisanie formularza – kursor ustawi się w pierwszym polu oznaczonym jako błędne.

Pod prawym klawiszem myszy dla pól oznaczonych ikonami błędów i ostrzeżeń dostępna jest opcja Kopiuj tekst błędu, dzięki której można skopiować treść błędu lub ostrzeżenia.

1.3.4 Nawigacja edycji – Edytuj poprzedni, Edytuj następny

W programie Comarch ERP Optima istnieje możliwość przechodzenia pomiędzy otwartymi formularzami za pomocą przycisków

Edytuj poprzedni (lub klawisze <CTRL>+<,>), Edytuj następny (lub klawisze<CTRL>+<.>) dostępnych na wstążce w grupie Nawigacja edycji.


2 Informacje ogólne dotyczące modułu Handel

System Comarch ERP Optima pozwala na pełna obsługę firmy handlowej. Obsługa ta została podzielona pomiędzy dwie, ściśle ze sobą współpracujące części, dotyczące fakturowania oraz prowadzenia gospodarki magazynowej.

Część dotycząca fakturowania obejmuje miedzy innymi:

Wystawianie Faktur Sprzedaży dla podmiotów gospodarczych.

Wystawianie Faktur Sprzedaży i Zakupu w walutach obcych.

Faktury Sprzedaży dla osób fizycznych, z możliwością ich fiskalizacji – współpraca z drukarkami fiskalnymi.

Faktury Korygujące (ilość, wartość, podatek VAT).

Pełna współpraca z modułem Kasa/Bank: ewidencja zapłat gotówką lub kartą płatniczą, lista zaległych płatności, rozliczanie i kompensaty niezapłaconych dokumentów, preliminarz płatności ułatwiający planowanie przepływu środków finansowych w firmie.

Standardowe formy płatności: gotówka i przelew oraz płatności kartami kredytowymi, kompensaty, kredyty. Możliwość definiowania własnych form płatności przez użytkownika.

Elastyczne możliwości numeracji dokumentów.

Listę towarów i usług z możliwością podziału na grupy asortymentowe.

Obsługę kodów kreskowych.

Zintegrowaną współpracę z modułami księgowymi systemu.

Różnorodne raporty i analizy, oparte między innymi o definiowany przez użytkownika system kategorii.

Część dotycząca gospodarki magazynowej pozwala zarządzać zasobami towarów w magazynie.

Podstawowe funkcje to:

Obsługa dokumentów zewnętrznych (PZ – Przyjęć Zewnętrznych, WZ – Rozchodów Zewnętrznych). W zależności od przyjętego w firmie schematu obiegu dokumentów możemy wybrać jeden z trzech dostępnych sposobów pracy:

wystawiamy PZ/WZ, a następnie przekształcamy dokument do Faktury Zakupu/ Sprzedaży,

z kilku dokumentów PZ/WZ generujemy jedną Fakturę Zakupu/ Sprzedaży,

wystawiamy dokument FA/FZ, a następnie na jego podstawie wystawiamy dokumenty magazynowe WZ/PZ.

Obsługa dokumentów wewnętrznych (PW - Przyjęć Wewnętrznych, RW - Rozchodów Wewnętrznych, MM – Przesunięć Międzymagazynowych). Są to samodzielne dokumenty, które odzwierciedlają ruch towarów w firmie. Nie powodują naliczania podatku VAT i płatności. W momencie rozpoczynania pracy z systemem wprowadzany jest bilans otwarcia BO (możliwe jest korygowanie wartości poszczególnych pozycji wprowadzonych dokumentem BO).

Inwentaryzacja – dotyczy wybranego magazynu. Cały proces inwentaryzacji przebiega w 3 etapach: stworzeniu podkładek, policzeniu towaru i uzupełnieniu informacji o ilości i zamknięciu inwentaryzacji. Uzgodnienie ilości wykonywane jest za pomocą dokumentów PW i RW.

Kompletacja – umożliwia produkcję towaru/ usługi w oparciu o zdefiniowane wcześniej receptury. Produkt wprowadzany jest na podstawie dokumentu PWP – Przyjęcia Wewnętrznego Produktu, składniki rozchodowane są na dokumencie RWS – Rozchód Wewnętrzny Składników.

Wielomagazynowość - w obrębie jednej firmy możliwe jest prowadzenie kilku lokalnych magazynów. Na każdym wystawionym w programie dokumencie konieczne jest określenie magazynu, którego on dotyczy.

Możliwość rozliczania kosztu własnego sprzedaży jedną z trzech metod:

FIFO,

LIFO,

AVCO (średnie ważone),

Dodatkowo w module Handel Plus możliwe jest wydawanie towaru z konkretnych dostaw.

Faktury Pro Forma - funkcja dostępna jest w menu Handel.

Rezerwacje Odbiorcy - Dokumenty RO powodują zarezerwowanie towaru dla wybranego klienta. Okres obowiązywania danej rezerwacji określają: data wystawienia i data ważności. Po zaznaczeniu parametru w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje,


dopiero po upływie daty rezerwacji towar jest odblokowany i można go wydać z magazynu. Na podstawie wystawionych rezerwacji możemy wystawić Paragon lub Fakturę Sprzedaży.

Zamówienia u Dostawcy – w programie istnieją dwa sposoby tworzenia zamówień. Pierwszy polega na ‘ręcznym’ utworzeniu zamówienia, drugi wykonywany jest z poziomu Raportu Braków. Tworząc zamówienie możemy odwołać się do brakującej ilości, stanu minimalnego i maksymalnego towaru określonego na formularzu towaru. Zatwierdzone Zamówienie można przekształcić w Przyjęcie Zewnętrzne.

Sprzedaż dedykowana - okno zawiera wszystkie kluczowe informacje dotyczące kontrahenta. Umożliwia wystawianie dokumentów sprzedaży oraz rejestrację kontaktów CRM. Jako informację pomocniczą okno zawiera wykres przedstawiający sprzedaż dla kontrahenta za ostatnie 3 miesiące.

Łatwa sprzedaż - podobnie jak Rezerwacje Odbiorcy dostępna jest w menu Handel/ Handel/ Inne. Pozwala ona na znaczne skrócenie całego procesu wystawiania dokumentów sprzedaży. Samo wystawienie dokumentu składa się z 3 kroków:

zaznaczenie zasobów i określenie ich ilości,

wybór dokumentu (Faktura, Paragon),

wybór kontrahenta.

Łatwe zakupy - funkcja dostępna jest w menu Handel/ Handel/ Inne. Pozwala na skrócenie procesu wprowadzenia towaru do magazynu.

Zintegrowana współpraca z modułami księgowymi systemu.

Elastyczne możliwości numeracji dokumentów.

2.1 Przepływ informacji w systemie Comarch ERP Optima

Centralną częścią systemu Comarch ERP Optima jest moduł Kasa/Bank. W nim gromadzona jest pełna informacja dotycząca przepływu środków pieniężnych w firmie. Dane w module Kasa/Bank pochodzą między innymi z:

Zapisów operatora wykonanych bezpośrednio w tym module.

Informacji pochodzących z innych części systemu. Z modułów księgowych do Kasy/Banku wprowadzane są np. zapłaty za faktury kosztowe oraz informacje o planowanych lub dokonanych płatnościach związanych z podatkami, z modułu Płace i Kadry – listy płac i wszelkie świadczenia wypłacane pracownikom firmy.

Duża ilość informacji wymieniana jest również pomiędzy modułami Faktury i Kasa/Bank:

każda faktura gotówkowa powoduje zapis (wpłatę lub wypłatę w przypadku korekt) we wskazanym rejestrze kasowym,

każda faktura z odroczoną płatnością zapisuje w preliminarzu zdarzenie. Planujemy w ten sposób przyszłe wpłaty i wypłaty związane z realizacją płatności,

rozliczenie płatności z poziomu modułu Kasa/Bank automatycznie jest widoczne na fakturze (faktura otrzymuje status zapłaconej),

każda korekta lub anulowanie faktury ma wpływ na stan kasy lub preliminarz płatności,

wszelkie zestawienia związane z nieuregulowanymi płatnościami, listy dłużników i wierzycieli otrzymamy z poziomu modułu Kasa/Bank.

FAKTURY MAGAZYN

Księgowość

Podatki

Płace

i Kadry

KASA/BANK

Banki Rachunki bankowe Kasy

gotówkowe Raporty kasowo/bankowe

Dłużnicy i wierzyciele Rozliczenia

i Rozrachunki Preliminarz płatności

Homebanking

Zapłaty gotówkowe

Odroczone płatności

Kalendarz płatności Rejestry VAT


W przypadku wykorzystania w firmie modułów księgowych systemu Comarch ERP Optima, wprowadzane z poziomu Faktur informacje o wystawionych fakturach są przekazywane do rejestrów VAT i za pomocą zdefiniowanych schematów na odpowiednie konta księgowe. Na konta księgowe zapisywane są również informacje zawarte na dokumentach wystawionych w menu Magazyn.

2.2 Zasady działania modułu Handel

Podczas tworzenia systemu przyjęto zasadę, że funkcjonalność handlowa jest oddzielona od funkcjonalności magazynowej. Dokumenty handlowe to Faktury Sprzedaży, Paragony i Faktury Zakupu, jak również Zamówienia u Dostawców oraz Rezerwacje Odbiorców. Dokumenty magazynowe to Wydania Zewnętrzne i Przyjęcia Zewnętrzne oraz Rozchody Wewnętrzne, Przychody Wewnętrzne i Przesunięcia Międzymagazynowe.

Kontrola obrotu ilościowego jest związana z dokumentami magazynowymi (WZ i PZ), a nie handlowymi (FA, FZ). Koszt własny sprzedanych towarów jest potwierdzony dokumentem WZ. Rozliczenie magazynu (koszt własny sprzedanych towarów i stan magazynowy) oparte jest o ilości i wartości zawarte na dokumentach magazynowych.

Dlatego z każdym dokumentem handlowym powinien być skojarzony odpowiedni dokument magazynowy. Z Fakturą Sprzedaży – dokument WZ, z Fakturą Zakupu – dokument PZ. Dopiero dokumenty magazynowe powodują ruch towaru w magazynie. W programie istnieje możliwość wykorzystania jednego z trzech modeli pracy:

model 1:1 – wystawiany jest dokument magazynowy WZ/PZ, powodujący ruch towaru w magazynie. Następnie na jego podstawie tworzony jest dokument handlowy FA/FZ (np. przyjmując towar do magazynu wystawiamy PZ, a dopiero później powstaje Faktura Zakupu.)

model n:1 – dla kilku dokumentów magazynowych powstaje jeden dokument handlowy (np. wystawiamy dla danego kontrahenta kilka dokumentów WZ, a następnie na ich podstawie tworzona jest jedna Faktura Sprzedaży)

model FZ/FA → PZ/WZ - najpierw wystawiany jest dokument handlowy, a następnie dla każdego z nich tworzony jest dokument magazynowy (np. najpierw wystawiana jest Faktura Sprzedaży, a dopiero potem tworzony jest dokument magazynowy WZ, potwierdzający wyjście towaru z magazynu).

W programie mamy również możliwość rejestracji Zamówień u Dostawców (ZD) oraz Rezerwacji Odbiorców (RO).

W związku z oddzieleniem funkcjonalności handlowej i magazynowej w programie funkcjonuje:

Ilość towaru – ilość wynikająca z dokumentów magazynowych wprowadzonych w systemie,

Ilość zarezerwowana – ilość zablokowana do sprzedaży,

Ilość dostępna – ilość dostępna do sprzedaży uwzględniająca wszystkie rezerwacje towaru.

Warto wiedzieć, że w systemie istnieje możliwość wprowadzania dokumentów do tzw. Bufora - dokumenty są zapisywane, ale możliwa jest ich dalsza edycja do momentu zatwierdzenia. Dokumenty przychodowe (FZ, PW, PZ) w buforze mają wpływ na ilość zamówioną. Dokumenty rozchodowe magazynowe (RW, WZ) – zdejmują towar z magazynu, natomiast dokumenty handlowe (FA, PA) niepowiązane jeszcze z dokumentem WZ w zależności od ustawień systemu mogą rezerwować towar lub od razu zdejmować go z magazynu.

Magazyn składa się z kartotek towarowych. Z kolei kartoteki towarowe składają się z zasobów. Zasób reprezentuje ilość i wartość każdej dostawy towaru, wprowadzonej dokumentem magazynowym (Bilans Otwarcia, PW, PZ, MM, korekty WZ, korekty RW). Jeżeli na jednym dokumencie dany towar został wprowadzony w kilku pozycjach, to każda pozycja jest traktowana jako odrębny zasób. Zasoby nie są łączone.

W programie dostępne jest rozliczenie magazynu jedną z wybranych metod: FIFO, LIFO, AVCO, a w module Handel Plus dodatkowo możliwe jest wskazanie na konkretne dostawy podczas wydawania towaru z magazynu.

3 Informacje podstawowe

3.1 Zanim zaczniemy wystawiać dokumenty

Podczas pierwszego uruchamiania bazy pojawia się kreator, który ułatwi podstawową konfigurację systemu. Pojawiające się kolejno okna są uzależnione od zainstalowanych modułów. Szczegółowe informacje dotyczące znaczenia poszczególnych części kreatora znajdują się w Pomocy, dostępnej pod przyciskiem <F1> z poziomu okien.

Uwaga: Jeżeli kreator zostanie zamknięty, wprowadzenie danych oraz konfiguracja programu będzie możliwa w dowolnym momencie, po przejściu na zakładkę System/ Konfiguracja.

3.1.1 Rozpoczynamy pracę, czyli jak skonfigurować moduł Handel

Informacje ogólne

1. Założenie nowej bazy danych (Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Bazy danych).

2. Uzupełnienie danych o firmie (Konfiguracja Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy).

3. Wpisanie listy użytkowników (Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Operatorzy).

4. Ustalenie blokad dostępu dla użytkowników (Narzędzia/ Blokady dostępu).

5. Założenie blokad nie jest niezbędne do poprawnego działania programu i można je uzupełnić w razie konieczności już podczas pracy z programem.

6. Uzupełnienie listy banków (Ogólne/ Banki) – przede wszystkim wprowadzamy dane o bankach, w których mamy założone rachunki.

7. Uzupełnienie list:

cennika (Ogólne/ Cennik),

kontrahentów (Ogólne/ Kontrahenci),

urzędów (Ogólne/ Urzędy),

wspólników (Ogólne/ Właściciele),

pracowników (Ogólne/ Pracownicy).

Uzupełnianie tych list nie jest konieczne od razu w chwili rozpoczęcia pracy z systemem. Wpisywanie koniecznych informacji może być wykonywane na bieżąco podczas pracy programu.

Uwaga: Wszystkie dane wprowadzane w menu Ogólne, w tym cennik i lista kontrahentów zostały szczegółowo opisane w podręczniku Comarch ERP Optima Ogólne i Konfiguracja.

Moduł Kasa/Bank

1. Uzupełnienie listy banków (Ogólne/ Banki) – przede wszystkim o banki, w których założone są rachunki firmowe.

2. Założenie rejestrów bankowych (Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/bankowe) – każdy rejestr powinien odpowiadać jednej kasie gotówkowej/ rachunkowi bankowemu/ firmowej karcie płatniczej w firmie.

3. Otwarcie raportów bankowych dla utworzonych rejestrów (Kasa/Bank/ Raporty kasowe/bankowe).

4. Zdefiniowanie form płatności (Konfiguracja Firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności) – każdy rejestr kasowy/ bankowy powinien być skojarzony z odrębną formą płatności.

Moduł Handel

Część fakturująca:

1. Wpisanie aktualnych stawek VAT wykorzystywanych podczas sprzedaży (Konfiguracja Programu/ Ogólne/ Stawki VAT).

2. Wpisanie wykorzystywanych walut wraz z aktualnym kursem (Konfiguracja Programu/ Ogólne/ Waluty).

3. Zdefiniowanie grup cenowych (Konfiguracja Firmy/ Handel/ Ceny towarów i usług).

4. Zdefiniowanie grup towarowych (Ogólne/ Grupy towarowe).


5. Zdefiniowanie wykorzystywanych jednostek miary (Konfiguracja Firmy/ Ogólne/ Jednostki miary).

6. Ustalenie parametrów pracy modułu (Konfiguracja Firmy/ Handel/ Parametry).

7. Ustalenie sposobu numeracji dokumentów:

utworzenie schematów numeracji dokumentów sprzedaży (Konfiguracja Firmy/ Definicje dokumentów/ Handel),

ustalenie serii wykorzystywanych w numeracji faktur (Konfiguracja Firmy/ Definicje dokumentów/Handel/ Serie) – niezbędne, jeśli są umieszczone w schematach numeracji,

ustalenie domyślnego schematu numeracji oraz domyślnej serii dla faktur i korekt (Konfiguracja Firmy/ Handel/ Dokumenty):

Rys. Konfiguracja firmy – Handel

8. Podpięcie drukarki fiskalnej:

wskazanie sterownika dla drukarki fiskalnej (Konfiguracja Stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna),

wpisanie drukarki fiskalnej na listę urządzeń fiskalnych (Konfiguracja Programu/ Ogólne/ Drukarki fiskalne),

przypisanie stawek VAT zdefiniowanych w programie – stawkom na drukarce fiskalnej (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Symbole stawek VAT).

Część magazynowa:

1. Ustalenie parametrów pracy modułu (Konfiguracja Firmy/ Magazyn/ Parametry):

zasady rozliczania magazynu,

zasady kontroli ilości na dokumentach rozchodowych,

sposób wybierania pozycji z listy zasobów.

2. Ustalenie sposobu numeracji dokumentów:

ustalenie schematów numeracji dla dokumentów magazynowych (Konfiguracja Firmy/ Definicje dokumentów/ Magazyn),

ustalenie serii dla dokumentów magazynowych (Konfiguracja Firmy/ Definicje dokumentów/ Magazyn/ Serie),

określenie domyślnych schematów numeracji dla poszczególnych rodzajów dokumentów (Konfiguracja Firmy/ Magazyn/ Dokumenty):

Rys. Konfiguracja firmy – Magazyn

3.1.2 Co zrobić, aby na fakturze pojawiły się dane bankowe

Wpisujemy bank na listę w menu Ogólne/ Banki.

Zakładamy rejestr bankowy typu konto bankowe związany z danym bankiem.

Określamy sposób numeracji raportów (Konfiguracja Firmy/ Definicje dokumentów/ Kasa/ Bank/ Raport).

Otwieramy raporty kasowo/ bankowe (Kasa/Bank/ Raporty kasowe/ bankowe).


Definiujemy formę płatności typu przelew, powiązaną z utworzonym rejestrem bankowym.

Jeśli na fakturze wykorzystamy wskazaną formę płatności – na wydruku pojawią się dane bankowe powiązane poprzez rejestr z płatnością.

Przykład Mamy konto w banku PKO S.A. Wprowadzamy bank na listę banków, a następnie zakładamy dla niego rejestr bankowy PKO. Z poziomu konfiguracji zakładamy formę płatności PRZELEW_PKO, którą wiążemy z rejestrem PKO. Teraz, jeśli na fakturze wykorzystamy formę płatności PRZELEW_PKO, to na wydruku pojawią się dane bankowe PKO S.A.


4 Dokumenty

4.1 Listy dokumentów handlowo – magazynowych

Listy dokumentów handlowych i magazynowych dostępnych w module Faktury i Magazyn wyglądają bardzo podobnie. W podobny sposób są również obsługiwane. Informacje na temat ich obsługi można znaleźć w rozdziale Standardy w programie.

Uwaga: W menu System/Konfiguracja/Firma/Magazyn/Parametry znajduje się parametr: Ilości na listach: liczba miejsc po przecinku . Pozwala on określić format liczb (maksymalnie cztery miejsca po przecinku), na listach, na których występują ilości związane z magazynem. Należy jednak pamiętać, że format dotyczy jedynie wyświetlania nieznaczących zer – jeśli ilość towaru przekracza określony format zostanie on wyświetlony poprawnie (niezależnie od ustalonego formatu).

Warto również wiedzieć, że na wszystkich listach przyjęto zasadę oznaczania dokumentów przy pomocy kolorów:

zielony – oznacza dokument w buforze (niezapisany na trwałe),

czarny – oznacza dokument zapisany na trwałe,

niebieski – oznacza dokument zaksięgowany (przesłany do modułów księgowych, np. do rejestru VAT) - dokument taki nie może być anulowany,

czerwony – oznacza dokument anulowany, nieuwzględniany w żadnych zestawieniach.

4.1.1 Filtrowanie list

Listy dokumentów zawęzić można do pozycji spełniających wskazane przez użytkownika warunki. Standardowo wyświetlane są wszystkie dokumenty.

Uwaga: Podczas określania warunków wyszukiwania dokumentów , brane są pod uwagę wszystkie określone w oknie parametry. Jeśli określimy np. kod kontrahenta i zakres dat wystawienia – na liście widoczne będą wszystkie dokumenty sprzedaży wystawione w podanym okresie dla danego kontrahenta.

Schemat numeracji – listę można zawęzić tylko do dokumentów wystawionych wg jednego schematu numeracji. Strzałka z prawej strony pola rozwija zestaw dostępnych schematów. Wybór jednego z nich zawęża listę pozycji. Jeśli chcemy wrócić do pełnej listy – na liście schematów numeracji wybieramy opcję -wszystkie-.

Numery od/do– listę dokumentów można zawęzić wskazując przedział, do którego powinny należeć numery kolejne dokumentów. Jeśli zaznaczymy parametr Numery i podamy zakres numerów, na ekranie pozostaną wszystkie dokumenty, których numery kolejne mieszczą się w podanym przedziale.

Data sprzedaży od/do – na liście będą widoczne wszystkie dokumenty wystawione z datą sprzedaży mieszczącą się w podanym okresie czasu.

Data wystawienia od/do – pole pozwala wyszukać wszystkie dokumenty wystawione w podanym okresie czasu.

Kwota od/do – pozwala wyszukać wszystkie dokumenty, których wartość netto mieści się w podanym zakresie, w polu można wprowadzić kwotę ujemną.

Dla parametrów: Numery od – do, Data sprzedaży od – do, Data wystawienia od – do, Kwota od – do należy zaznaczyć widoczny obok znacznik, by parametr był uwzględniony. Po zaznaczeniu dostępne są pola, gdzie można określić przedział od – do.

Magazyn – lista wystawionych dokumentów może zostać ograniczona do pozycji dotyczących wybranego magazynu. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanych w programie magazynów. Można wskazać również magazyn nieaktywny.

Kontrahent – listę zawęzić można do dokumentów wystawionych dla danego podmiotu. Rodzaj podmiotu – czy jest to kontrahent, bank, pracownik, wspólnik czy urząd określamy naciskając strzałkę obok przycisku Kontrahent. W polu obok podajemy kod podmiotu, lub po naciśnięciu przycisku – wybieramy odpowiednią pozycję z listy. Po zaznaczeniu na liście kontrahentów parametru Nieaktywni można wskazać również kontrahenta nieaktywnego.


Listę zawęzić można zgodnie z kryteriami filtra zaawansowanego:

Rys. Filtr dla listy Faktur Sprzedaży

Zasady obsługi filtra:

Tak – wyszukane zostaną pozycje spełniające warunek

Nie – wyszukane zostaną pozycje, które nie spełniają warunku

Tak i Nie – warunek nie będzie uwzględniony podczas wyszukiwania

Przykład W zależności od zaznaczeń program wyszukuje faktury np. zaksięgowane lub te, które jeszcze nie zostały zapisane w rejestrze VAT. Jeśli chcemy aby podczas wyszukiwania status zaksięgowany nie był brany pod uwagę – należy

zaznaczyć oba pola . Wtedy podczas wyszukiwania wyszukiwane będą zarówno faktury zaksięgowane jak i nie.

4.2 Faktury Sprzedaży

4.2.1 Co należy wiedzieć o fakturach.

Faktura Sprzedaży jest dokumentem handlowym, powoduje naliczenie podatku VAT i płatności. W zależności od ustawień parametrów faktura może powodować tylko rezerwacje towaru lub pomniejszać stan na magazynie. Parametry te ustawiamy w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/Inicjacja dokumentu. Do wyboru mamy:

rezerwacja – Faktura Sprzedaży nie pomniejsza stanu. Faktura ta, zatwierdzona na stałe lub zapisana do bufora, powoduje tylko zarezerwowanie towaru (pomniejsza ilość dostępną). Pełny proces sprzedaży i wydania towaru wymaga przekształcenia Faktury do Wydania Zewnętrznego.

pobranie – po zaznaczeniu tego parametru faktura pomniejsza ilość i ilość dostępną. Przy takim ustawieniu nie można wystawić dokumentu jeśli nie mamy odpowiedniej ilości towaru w magazynie.

pozwalaj na zmianę – po zaznaczeniu tego parametru na formularzu faktury widoczne są dwa dodatkowe parametry: rezerwacja i pobranie. Jeśli dokument jest w buforze, możliwa jest zmiana ustawień z rezerwacji na pobranie i odwrotnie. Musi przy tym być spełniony jeden warunek - po zaznaczeniu pobrania musimy na magazynie posiadać wystarczającą ilość towaru.

Jeśli deklarujemy pobranie towaru na Fakturze/ Paragonie, w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry możemy zaznaczyć parametr Kontrola ilości na dok. rozchodowych - przy akceptacji pozycji (przez bufor) – wówczas ilość sprawdzana jest w chwili wpisywania towaru na dokument i równocześnie dokument jest zapisywany do bufora. Jeżeli parametr nie jest aktywny, ilość sprawdzana jest przy zapisie całego dokumentu (do bufora/ na stałe).

Pamiętajmy, że parametr kontroli ilości – przy akceptacji pozycji (przez bufor) dotyczy tylko dokumentów rozchodowych FA i PA zapisywanych do bufora oraz nieskojarzonych z dokumentami magazynowymi, które mają zadeklarowane pobieranie towaru z magazynu. Jeśli na dokumencie zadeklarowana jest rezerwacja towaru – parametr ten nie jest wykorzystywany.

4.2.2 Lista faktur

Listę wystawionych faktur uruchamiamy z menu Handel/ Faktury. Na ekranie wyświetlone zostanie zestawienie wszystkich wystawionych wcześniej dokumentów sprzedaży.

Standardowo każda pozycja listy zawiera:


Numer dokumentu – numer faktury nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji.

Status – pole to określa stan danego dokumentu. Pole może przyjmować następujące wartości:

Puste pole statusu oznacza, że z tą fakturą nie jest związany żaden inny dokument,

PA oznacza, że Faktura Sprzedaży została utworzona z Paragonu,

WZ informuje o powiązaniu FA z Wydaniem Zewnętrznym,

RW informuje o wygenerowaniu Rozchodu Wewnętrznego dla Faktury, na której znajduje się usługa złożona z zaznaczonym parametrem Pobieranie składników na FA/PA,

V oznacza przeniesienie dokumentu do rejestru VAT.

F wskazuje na zafiskalizowanie Faktury Sprzedaży,

ZL – Faktura Zaliczkowa.

Datę wystawienia – data wystawienia faktury.

Magazyn – lista wystawionych w programie Faktur Sprzedaży może zostać ograniczona do dokumentów dotyczących wybranego magazynu. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanych w programie magazynów. Lista ta zawiera tylko magazyny aktywne. Magazyn nieaktywny można wskazać po kliknięciu na przycisk Magazyn.

Nazwę Kontrahenta – pierwsza linia nazwy Nabywcy.

Miasto – miejscowość, w której Nabywca ma siedzibę.

Kwotę netto – wartość netto faktury.

Kwotę brutto – wartość brutto faktury.

Dodatkowo, dla listy można wskazać kolumny: Adres dod., Brutto w walucie, Data sprzed., Kategoria, Kod kontrahenta, Kod odbiorcy, Netto w walucie, Odbiorca, Opis, PRED (przyjmuje wartość Tak jeśli dokument był predekretowany – kolumna dostępna dla Użytkowników moduł Księga Handlowa), Termin płatn., Ulica, VAT, VAT w walucie, Waluta.

Rys. Lista faktur

Oprócz standardowych przycisków (opisanych w rozdziale Standardy w programie) w oknie znajdują się:

- księgowanie do księgowości kontowej. Program pozwala na księgowanie zaznaczonych dokumentów na konta księgowe. Księgowanie odbywa się za pomocą wcześniej zdefiniowanych schematów księgowych. Zasady księgowania opisane są w rozdziale Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.

- utworzenie wydania magazynowego (WZ, RW lub WKA) na podstawie Faktury Sprzedaży.

– księgowanie do rejestru VAT. Przycisk zapisuje wskazane (zaznaczone myszką) faktury do rejestru VAT. Program przed zapisem pyta o nazwę rejestru, w którym mają znaleźć się księgowane dokumenty. Zasady księgowania do rejestrów VAT opisane są w rozdziale Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.

– korekta faktury. Przycisk umożliwia skorygowanie faktury. Pod przyciskiem strzałki rozwija się menu dostępnych w programie korekt.

– eksport faktur w formacie Comarch EDI. Z poziomu programu istnieje możliwość wysyłania faktur do systemu Comarch EDI. Przycisk pojawia się tylko w sytuacji, gdy Użytkownik posiada wykupioną opcję. Opis funkcji znajduje się w odrębnej instrukcji.

Formularz faktury, który pojawi się na ekranie po naciśnięciu na liście przycisku Dodaj lub wciśnięciu klawisza <INS>, podzielony jest na pięć zakładek: Ogólne, Kontrahent, Płatności, Dokumenty i Atrybuty.

Zasady dotyczące obsługi listy, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu listy do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

4.2.3 Formularz faktury – obsługa

Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie.

4.2.4 Formularz faktury: zakładka Ogólne

Zakładka zawiera podstawowe dane dotyczące faktury. Znajdują się na niej następujące pola i przyciski:

Dokument – typ dokumentu w klasie Faktura sprzedaży. Determinuje on, który schemat numeracji zostanie użyty na wystawianym dokumencie. Proponowany jest domyślny typ dokumentu ustawiony w konfiguracji programu. Naciskając przycisk Dokument dostaniemy się do listy wszystkich typów w danej klasie i w ten sposób możemy wybrać inny schemat numeracji. Mechanizm numeracji dokumentów został opisany w podręczniku Comarch ERP Optima – Ogólne i konfiguracja.

Numer – to, co wyświetla się obok pola numer zależy od wybranego schematu numeracji. W zależności od schematu numeracji, wyświetlonych zostanie od trzech do pięciu pól, w ustalonej przez użytkownika kolejności, które zawierały będą poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca serię, naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich serii i pozwoli na wskazanie właściwej.

W chwili wystawiania faktury, w sekcji numeru kolejnego wpisane jest AUTO. Numer kolejny nadawany jest automatycznie w chwili zatwierdzania dokumentu (na trwałe lub do bufora). Użytkownik może nadać własny numer kolejny faktury, wprowadzając go z klawiatury. W przypadku, gdy istnieje już faktura o takim numerze – nie da się zapisać dokumentu, a program poinformuje o przyczynie stosownym komunikatem.

Kontrahent – to miejsce na wybór kontrahenta, z którym zawieramy transakcję. Standardowo program proponuje listę kontrahentów, ale naciskając strzałkę obok przycisku kontrahent, uzyskujemy dostęp do list pracowników, wspólników, urzędów lub banków.

Kategoria – kategoria sprzedaży skojarzona z dokumentem kopiowana jest z karty kontrahenta. Jest to wyłącznie propozycja programu. Naciskając przycisk Kategoria dostaniemy się do listy kategorii, z której możemy wybrać właściwą (domyślnie typu Przychody).

Wybór i wpisanie kategorii związanej z fakturą jest ważne nie tylko z punktu widzenia raportowania analiz. W chwili zaksięgowania transakcji kategoria jest również przenoszona do rejestru VAT i tam w znaczący sposób uzupełnia gromadzone dane.


Magazyn – symbol i nazwa magazynu, z którego sprzedajemy. Istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. Mechanizm został dokładniej opisany w rozdziale Wystawianie dokumentów – informacje dodatkowe.

Data wystawienia – data, kiedy dokument został wystawiony. Wg tej daty faktura zapisywana jest do rejestru VAT. Standardowo proponowana jest data systemowa.

Data sprzedaży – data sprzedaży bądź wydania towaru z magazynu. Standardowo proponowana jest data systemowa. Z tą datą tworzony jest dokument WZ.

Faktura liczona od – netto lub brutto. Określamy tutaj algorytm, wg którego liczony będzie podatek VAT. Jeśli od:

netto – najpierw wyliczana będzie wartość netto faktury w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT jako % od tej kwoty. Wartość brutto będzie sumą netto i VAT.

brutto – najpierw wyliczana będzie wartość brutto w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT i kwota netto jako różnica brutto i VAT

Algorytm liczenia można ustalić, jeśli na fakturę nie są jeszcze wpisane żadne pozycje. W momencie wpisania pierwszego towaru/ usługi możliwość zmiany jest blokowana. Aby można było zmienić algorytm naliczania podatku VAT na Fakturze w buforze, na której są już pozycje, należy w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry zaznaczyć Pozwalaj na zmianę netto/brutto. Trzeba jednak pamiętać, że zmiana algorytmu przy dodanych pozycjach może spowodować nieznaczne różnice w cenach i wartości.

Rabat – rabat procentowy, którego udzielono wystawiając fakturę. Wartość % rabatu jest każdorazowo przeliczana po dopisaniu kolejnej pozycji. Zasady obsługi pola Rabat zostały opisane w rozdziale Udzielanie rabatów.

Rys. Formularz Faktury Sprzedaży

Płatność –domyślnie ustawiana jest forma płatności przypisana na karcie kontrahenta na zakładce Płatności. Jeśli kontrahenta nie wybierzemy – standardowo ustawiana jest gotówka. Formę płatności można dowolnie zmieniać podczas wystawiania faktury.


Uwaga: Jeśli wybrana forma płatności jest powiązana z rejestrem nieaktywnym – program poinformuje o tym i nie pozwoli zatwierdzić dokumentu.

Termin –termin płatności pobierany jest z karty kontrahenta z zakładki Płatności. Jeżeli nie został tam określony, wtedy ustawi się termin przypisany do formy płatności. Termin można dowolnie zmieniać podczas wystawiania dokumentu. Ustalając termin można korzystać z kalendarza, ukrytego pod prawym klawiszem myszki. Obok pola widoczna jest ilość dni dzieląca datę wystawienia faktury i termin płatności.

Pole Termin nie jest dostępne, jeśli wpisana forma płatności to gotówka z terminem 0 dni.

Uwaga: W Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr Pozwalaj na zapis dokumentu z odroczoną płatnością dla kontrahenta !Nieokreślony! Jeśli jest zaznaczony , program pozwala zapisywać dokumenty z odroczonym terminem płatności dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! . Jeśli jest odznaczony , taka operacja nie będzie możliwa.

Netto - łączna wartość netto faktury (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany.

Razem brutto – łączna wartość brutto faktury (razem z podatkiem VAT). Wartość brutto jest wyliczana automatycznie, zgodnie z wybranym algorytmem (od brutto lub od netto). Użytkownik nie może jej zmienić.

Zapłacono – to kwota, która została zapłacona przez kontrahenta. Pole to wypełniane jest dopiero wtedy, gdy płatność zostanie dokonana. Np. jeśli faktura jest płatna gotówką, pole Zapłacono zostanie wypełnione po zatwierdzeniu dokumentu, gdy odpowiedni zapis o wpłacie znajdzie się wśród zapisów kasowych.

Pozostaje – różnica pomiędzy całkowitą wartością brutto faktury, a kwotą zapłaconą.

W zależności od ustawień konfiguracyjnych na nowo utworzonej fakturze sprzedaży zaznaczony jest parametr bufor lub WZ. Ustawienia te znajdują się w Konfiguracji Firmy/Magazyn/ Inicjacja dokumentu.

Jeśli parametr Bufor:

jest włączony – oznacza to, że faktura nie została jeszcze zapisana w sposób trwały. Na dokumencie w buforze można dokonywać wszelkich zmian. Można go również skasować (uwaga: powstanie luka w numeracji, którą zapełnić można ręcznie). Wprowadzenie dokumentu do bufora pociąga za sobą utworzenie zdarzenia w preliminarzu płatności. Zdarzenie to również jest w buforze, przy czym, ponieważ jest powiązane z dokumentem – nie można go skasować ani zmodyfikować z poziomu preliminarza. Nie da się również wykonywać żadnych rozliczeń związanych ze zdarzeniem, a więc i z fakturą.

jest wyłączony – zapis faktury jest trwały. Nie można na niej dokonywać żadnych zmian (oprócz dostępnych w programie korekt). Odznaczenie pola powoduje automatyczne zaznaczenie parametru WZ.

WZ – to parametr, który:

jeśli jest włączony– przy zapisywaniu Faktury Sprzedaży na trwałe program automatycznie, w tle, generuje dokument magazynowy. W trakcie tworzenia wydania magazynowego sprawdzana jest ilość towaru na magazynie i, jeśli chociaż dla jednej pozycji FA jest za mało towaru, program poinformuje o tym odpowiednim komunikatem, a formularz faktury pozostanie otwarty, dzięki czemu Użytkownik może ją zmodyfikować lub zapisać bez WZ.

jeśli jest wyłączony – zapisywana jest Faktura Sprzedaży, ale nie powoduje ona wydania towaru z magazynu. Wydanie musi być wykonane później, z poziomu listy Faktur Sprzedaży.

Uwaga: Nie można jednocześnie zaznaczyć parametrów bufor i WZ.

Fiskalizuj – to parametr odpowiedzialny za fiskalizację dokumentu na drukarce fiskalnej. Dostępny jest tylko jeśli faktura wystawiona jest od brutto oraz w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna wskazany jest sterownik do urządzenia fiskalnego.

Jeśli warunki są spełnione – parametr jest dostępny. Jeśli kontrahent wpisany na fakturze ma na karcie zaznaczony status podmiot gospodarczy – parametr jest domyślnie odznaczony, a Użytkownik może zdecydować o fiskalizacji dokumentu zaznaczając go. Jeśli kontrahent na karcie ma zaznaczony status osoba fizyczna – parametr jest domyślnie zaznaczony.


Uwaga: Istnieje możliwość wprowadzenia wartości, po której dana pozycja towarowa/usługowa ma zostać sprzedana. Wówczas program wyliczy cenę sprzedaży na podstawie ilości i wartości, zaokrąglając ją do dwóch miejsc po przecinku. Pole z wartością dostępne jest do edycji po zaznaczeniu parametru Zmiana wartości na pozycji FA, WZ w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry .

Użytkownik powinien zdecydować się na zaznaczenie bądź odznaczenie parametru na początku pracy. W szczególności nie powinien wystawiać dokumentów WZ przy zaznaczonym parametrze, a następnie po odznaczeniu parametru przekształcać ich do jednej Faktury Sprzedaży. Takie działanie może spowodować różnice wartości na dokumentach.

4.2.5 Formularz faktury: zakładka Kontrahent

Zakładka Kontrahent podzielona jest na dwie części. W pierwszej umieszczone są dane Nabywcy, w drugiej – Odbiorcy faktury (towaru/usługi).

Standardowo jako nabywcę program proponuje kontrahenta wprowadzonego na zakładce Ogólne. Wyświetlone

dane są pobierane z jego karty ewidencyjnej. Znajdujący się obok przycisk umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian).

Jako odbiorca proponowany może być:

kontrahent wpisany jako Nabywca – jeśli dla danego kontrahenta nie ma zdefiniowanego odbiorcy domyślnego na jego karcie ewidencyjnej na liście odbiorców (zakładka Dodatkowe).

kontrahent zdefiniowany jako Odbiorca domyślny na karcie ewidencyjnej nabywcy: na zakładce Dodatkowe znajduje się lista odbiorców kontrahenta. Jeśli na liście tej znajduje się odbiorca o statusie Domyślny (wartość TAK w kolumnie Domyślny), wówczas odbiorca ten jest proponowany na dokumencie wystawionym dla takiego kontrahenta.

W razie konieczności, z poziomu tej zakładki można zmienić zarówno Nabywcę jak i Odbiorcę.

W trakcie wystawiania faktury można z poziomu tej zakładki zmienić zawartość danych o Nabywcy lub Odbiorcy. Zmiana ta nie wpłynie na informacje zapisane na ich kartach ewidencyjnych, ale zostanie zapamiętana wraz z fakturą.

Numery NIP wprowadzane na dokumentach mają format przystosowany do standardów numeracji obowiązujących w krajach Unii Europejskiej. Numer NIP składa się z dwuliterowego przedrostka oraz unikalnego ciągu liter/ cyfr.

Obok pola, gdzie wpisuje się numer NIP znajduje się pole przeznaczone na przedrostek. Lista jest zdefiniowana w programie i zawiera przedrostki określone dla Państw Członkowskich Unii Europejskiej. Użytkownik ma możliwość wyboru odpowiedniej pozycji z rozwijanej listy.

Uwaga: Po zaznaczeniu w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry parametru Sprawdzanie poprawności NIP w chwili zatwierdzania faktury program sprawdza, czy kontrahent ma wpisany numer NIP oraz czy spełnia on określone algorytmy. Jeśli nie – wyświetli komunikat i umożliwi jego uzupełnienie.

Sprawdzanie poprawności NIP nie dotyczy:

kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!,

kontrahentów z numerem NIP, gdzie wpisany prefiks kraju jest inny niż PL lub pusty,

kontrahentów o statusie osoba fizyczna,

dokumentów wystawianych w walutach obcych.

Z formularza kontrahenta przenoszony jest dodatkowo numer PESEL. Jeśli pole NIP dla osoby fizycznej nie jest uzupełnione, wówczas program pobierze numer PESEL na wydruk. Numer PESEL można uzupełnić bezpośrednio na formularzu dokumentu. Jego poprawność jest sprawdzana w zależności od zaznaczenia w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry parametru Sprawdzanie poprawności PESEL.

W sekcji Domyślny płatnik możliwe jest wybranie innego płatnika, niż nabywca wskazany na dokumencie.


W dolnej części zakładki Kontrahent znajduje się Nazwisko osoby odbierającej fakturę. Wyświetlone imię i nazwisko pobierane są z karty ewidencyjnej Nabywcy (na zakładce Dodatkowe znajduje się tabela, gdzie można uzupełniać informacje o przedstawicielach). Proponowany jest zawsze przedstawiciel określony jako domyślny. Jeżeli żaden z przedstawicieli kontrahenta nie jest oznaczony jako domyślny, pole nie jest uzupełniane. W trakcie wystawiania faktury można ustawić osobę odbierającą poprzez wybór z listy przedstawicieli, dostępnej po wciśnięciu widocznej obok strzałki, lub wpisać bezpośrednio w pole. Dane te zostaną zapamiętane z fakturą i wydrukowane.

W ostatniej linii zakładki Kontrahent można uzupełnić nr listu przewozowego.

4.2.6 Formularz faktury: zakładka Płatności

Na zakładce Płatności znajdują się między innymi: kwoty netto, VAT i brutto wynikające z wartości wprowadzonych na dokument pozycji oraz dłuższe pole przeznaczone na dodatkowy opis Faktury. Zawartość tego pola przepisywana jest z Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry wydruku faktury. Wprowadzony tutaj opis zostanie zapamiętany wraz z dokumentem i pojawia się na wydruku.

Najważniejszą informacją znajdującą się na tej zakładce są dane o płatnościach związanych z wystawianym dokumentem. Zawarte są one w tabeli, w której każdy zapis o płatności składa się z pól:

Termin – data realizacji wpłaty. Termin dla każdej dodawanej płatności jest wyliczany na podstawie daty sprzedaży i terminu zdefiniowanego dla wskazanej formy płatności. Dla kontrahenta z zaznaczonym innym terminem płatności, program wylicza datę z uwzględnieniem tych indywidualnych ustawień.

Forma płatności – forma, w jakiej wpłata ma zostać zrealizowana

Waluta – waluta rozliczenia kolejnych płatności (standardowo jest zgodna z walutą dokumentu). Walutę rozliczenia dla zatwierdzonego dokumentu można zmienić w preliminarzu płatności.

Kwota – wartość płatności

Rozliczono – wpłata, która została zrealizowana i dotyczy wskazanej płatności. Wpisana w tym miejscu wartość różna od zera oznacza, że otrzymaliśmy już wymienioną tu kwotę jako zapłatę za fakturę.

Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać tylko podczas wystawiania faktury i podczas edycji faktur z bufora.

Listę można modyfikować posługując się standardowymi przyciskami:

- dodanie nowej raty płatności.

- edycja pozycji – możliwość wprowadzania zmian.

- usunięcie pozycji z listy płatności.

Uwaga: Przy dzieleniu płatności na raty program proponuje kolejne wpłaty na kwotę brakującą do wartości faktury. Jeżeli Użytkownik ręcznie zmodyfikuje kwoty, a ich suma będzie różna od wartości całej faktury, program nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu.

W chwili wystawienia faktury program proponuje jedną płatność za fakturę w oparciu o informacje wprowadzone na zakładce Ogólne (forma i termin płatności, wartość brutto faktury).

Jeśli wystawiana faktura ma zostać zapłacona w kilku ratach (np. część płatna gotówką przy wystawianiu dokumentu, część przelewem za 7 dni) – operator wystawiający dokument musi dokonać „rozbicia” płatności. Na liście płatności powinno pojawić się tyle pozycji, ile rat przewidzieliśmy na spłatę należności. Terminy, formy płatności oraz kwoty muszą odpowiadać poszczególnym ratom.

Przykłady dotyczące obsługi płatności na fakturach znajdują się w rozdziale Od faktury do rozliczenia płatności.

Zaliczki do rozliczenia – funkcja została opisana w rozdz. Rozliczanie zaliczek.

Opis/Atrybuty – po naciśnięciu przycisku dostępna jest lista atrybutów kontrahenta wybranego na dokument.

4.2.7 Formularz faktury: zakładka Dokumenty

Zakładka ta zawiera listę związanych z fakturą dokumentów, np. korekt lub dokumentów z których i do których faktura została przekształcona.

Lista ta składa się z czterech kolumn:

Numer – dokumentu skojarzonego z fakturą

Typ – dokumentu związanego z fakturą. Pole to może przyjmować wartość:

PA – Paragon, z którego powstała faktura,

WZ – Wydanie Zewnętrzne związane z Fakturą Sprzedaży,

KOR – korekta faktury,

VAT – zapis faktury w rejestrze sprzedaży VAT,

DEK – dekret księgowy, który powstał w wyniku zaksięgowania faktury.

Data – data wystawienia dokumentu skojarzonego z fakturą

Razem netto – wartość netto dokumentu skojarzonego

- przycisk pozwala na podglądnięcie odpowiedniego dokumentu, np. wciśnięcie przycisku jeśli kursor znajduje się na dokumencie typu VAT umożliwi podejrzenie odpowiedniego zapisu w rejestrze sprzedaży.

Jeśli włączony jest moduł Obieg dokumentów, wówczas pod tabelą dokumentów skojarzonych, na zakładce znajdują się informacje na temat powiązanych dokumentów z Biblioteki Dokumentów. W przypadku modułu CRM dodatkowo pojawia się lista powiązanych kontaktów i zadań.

4.2.8 Wpisywanie pozycji na fakturę.

Na zakładce Ogólne znajduje się lista, na którą wprowadzane będą kolejne pozycje faktury.

Lista może być obsługiwana standardowymi przyciskami:

- dodanie nowej pozycji na fakturę.

- edycja szczegółów o pozycji. Standardowo na liście widoczne są podstawowe dane o elemencie faktury: kod towaru lub usługi, ilość, jednostka miary, rabat, cena i wartość. Wciśnięcie lupki otwiera okno z dodatkowym informacjami o sprzedawanym towarze lub usłudze. Przycisk nie jest dostępny jeśli lista towarów jest pusta.

- usunięcie pozycji.

- wyszukiwanie pozycji na dokumencie. Po jego wciśnięciu nad listą pojawia się pole, gdzie można wpisać ciąg znaków, wg których ma być wyszukiwana pozycja.

Wyszukiwanie obejmuje informacje widoczne na liście pozycji (kod/ nazwa, ilość, jednostka miary, cena, wartość…). Program rozpoczyna wyszukiwanie po wciśnięciu przycisku Znajdź, a po każdym wciśnięciu wyszukuje kolejną pozycję spełniającą warunki.

- wprowadzanie danych za pomocą kolektora (można również wywołać kombinacją klawiszy <CTRL>+<ALT>+<K>). Funkcja jest opisana w odrębnym rozdziale.

Dopisanie nowej pozycji możliwe jest po wciśnięciu przycisku Dodaj, klawisza <INS> lub wybraniu z menu kontekstowego pozycji Dodaj. Sposób wybierania pozycji jest zależny od ustawienia w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry: Dodawanie pozycji na dokumencie i zostały opisane w rozdziale Dopisywanie pozycji na dokument.

Kod, Nazwa – kolumny zawierają kod i nazwę wybranego towaru/ usługi.

Ilość – Proponowana jest sprzedaż 1 jednostki towaru. Ilość można zmienić wpisując ją z klawiatury lub przesuwając pokrętło znajdujące się po prawej stronie pola. Zasady kontroli ilości zostały opisane na początku rozdziału Co należy wiedzieć o fakturach.


Jednostka miary – program standardowo proponuje jednostkę podstawową. Jeśli sprzedaż ma się odbywać w jednostkach pomocniczych – wystarczy nacisnąć myszką strzałkę obok pola J.m. (lub strzałkę w dół z klawiatury) i wskazać na jednostkę pomocniczą. Akceptacja zmiany automatycznie przeliczy cenę dla jednostki pomocniczej.

Rabat – podawany w % rabat od pozycji. O podaną ilość % pomniejszana jest cena jednostkowa (netto lub brutto, w zależności od wybranego algorytmu). Zasady udzielania rabatów opisane są w rozdziale Udzielanie rabatów.

Cena – cena za wskazaną jednostkę miary. Cena może być:

podana netto lub brutto w zależności od wybranego algorytmu liczenia podatku VAT

wyliczona w zależności od wskazanej jednostki miary. W cenniku pokazane są ceny dla jednostek podstawowych. Zmiana na jednostkę pomocniczą automatycznie przeliczy cenę za tę jednostkę.

Uwaga: Jeśli cena sprzedaży na karcie towaru wynosi 0 – podczas wpisywania pozycji na fakturę pierwszą wpisaną cenę program traktuje jako cenę początkową i umożliwia udzielenie od niej rabatu.

Aby zmienić cenę sprzedaży bez wyliczania rabatu – należy towar usunąć z dokumentu, a następnie dodać ponownie.

Dotyczy to jedynie towarów, które nie mają ustalonych cen sprzedaży na karcie. W innym przypadku jako cena początkowa pobierana jest cena z karty towaru.

Przykład Cena sprzedaży na karcie 0 PLN. Podczas wpisywania towaru na fakturę Użytkownik wpisał cenę 100 PLN. program zapamiętał taką cenę jako początkową. Teraz w przypadku zmiany ceny dla tego towaru (np. na 90 PLN) będzie wyliczany upust (10%).

Uwaga: Istnieje możliwość zablokowania dla operatora możliwości zmiany ceny i udzielenia dodatkowych rabatów na Fakturach Sprzedaży (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy – formularz operatora, zakładka Parametry)

Wartość – wartość pozycji (netto lub brutto w zależności od stosowanego algorytmu liczenia podatku VAT)

4.2.9 Formularz pozycji na fakturze

Formularz pozycji jest dostępny po wciśnięciu przycisku na liście towarów wpisanych na dokument.

Formularz pozycji składa się z trzech zakładek: Ogólne, Szczegóły i Atrybuty.

4.2.9.1 Formularz pozycji: zakładka Ogólne

Na zakładce Ogólne zebrane są informacje dotyczące ilości oraz ceny/ wartości. Zawiera następujące informacje:

Lp. – numer kolejny pozycji na fakturze.

Towar – kod i pełna nazwa towaru. Z tego miejsca można zmienić sprzedawany towar/usługę, wprowadzając nowy kod z klawiatury lub wybierając z listy zasobów, która zostanie wyświetlona po naciśnięciu przycisku Towar. Nazwa towaru jest możliwa do zmiany tylko wtedy, gdy na karcie ewidencyjnej tej pozycji (zakładka Dodatkowe) zaznaczony jest parametr Pozwól na edycję nazwy na fakturze. Zmiany w nazwie zostaną zapamiętane wraz z fakturą, natomiast nie mają żadnego wpływu na nazwę towaru/usługi na jego karcie ewidencyjnej.

Opis – dodatkowy opis pozycji. Opis ten może być kopiowany z karty ewidencyjnej towaru/usługi jeśli na karcie ewidencyjnej (zakładka Dodatkowe) zaznaczony jest parametr Kopiuj opis na fakturę.

Jeśli dodatkowo na karcie ewidencyjnej zaznaczony jest parametr Pozwól na edycję opisu na fakturze:

operator wystawiający dokument może dokonywać w opisie zmian. Zmiany te zostaną zapamiętane wraz z fakturą, ale nie mają wpływu na treść pola Opis na karcie towaru/usługi.

dla opisu dostępny jest przycisk Opis/ Atrybuty pod którym znajduje się lista atrybutów towaru, dla których na karcie ewidencyjnej towaru/usługi (na zakładce Atrybuty, w oknie Atrybut towaru) zaznaczono parametr dokleić do opisu dokumentu. Taki atrybut jest automatycznie dodawany do opisu pozycji


Faktury. Jeśli dodatkowo dla atrybutu towaru zaznaczono kod atrybutu przed wartością, będzie on wyświetlany opisie pozycji.

Kategoria – jest pobierana z karty ewidencyjnej towaru/usługi, ale na użytek bieżącego dokumentu można ją zmienić. Istnieje możliwość księgowania dokumentu wg kategorii przypisanej pozycjom na dokumencie.

PKWiU – numer PKWiU. Można go wpisać na pozycji faktury i zmiana zostanie zapamiętana z dokumentem, ale nie wpłynie na zawartość karty ewidencyjnej.

Stawka VAT – jest kopiowana z karty ewidencyjnej, ale na użytek bieżącego dokumentu można ją zmienić.

Ilość – ilość sprzedawanego towaru. Obok wyświetlana jest jednostka miary (domyślnie jest to jednostka podstawowa z karty towaru). Zarówno ilość jak i jednostkę miary można dowolnie zmieniać.

Rys. Pozycja faktury – zakładka Ogólne

Cena początkowa – cena za jednostkę podstawową towaru. Wyświetlona zostanie cena domyślna ustawiona na karcie towaru, kontrahencie lub magazynie. Szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w rozdziale Ceny sprzedaży. Grupę cenową można zmienić naciskając przycisk Cena początkowa i dokonując wyboru z wyświetlonej listy.

Rabat – rabat % ustalony dla pozycji. Można go zmienić.

Cena netto/brutto – cena za jednostkę, w której towar był wpisany na dokument. Jeśli jest to jednostka pomocnicza – cena jest odpowiednio przeliczona. Na formularzu pozycji widoczna jest zarówno cena netto, jak i brutto. Obydwa pola są edytowalne, jednak cena zostanie ostatecznie przeliczona zgodnie z zastosowanym na dokumencie algorytmem podatku VAT.

Uwaga: W przypadku niektórych dokumentów (FA, PA, RO, FPF, WZ, ZD) istnieje możliwość zablokowania dla operatora zmiany ceny. Parametry zostały dokładniej opisane w rozdziale Konfiguracja uprawnień operatora .

Wartość netto/brutto – wartość pozycji. Netto czy brutto – zależy od stosowanego na dokumencie algorytmu liczącego podatek VAT.

Jeśli cena towaru podana jest w walucie obcej – program wyświetla poszczególne ceny (w walucie/ w PLN) w odrębnych kolumnach. Sposób przeliczania cen na formularzu jest dokładnie opisany w części podręcznika dotyczącej wielowalutowości.


4.2.9.2 Formularz pozycji: zakładka Szczegóły

Na zakładce Szczegóły można podejrzeć:

Wartość netto – wartość netto pozycji,

Kwota VAT – wartość podatku VAT wyliczonego dla pozycji,

Wartość brutto – wartość brutto pozycji,

Koszt zakupu – koszt zakupu towarów lub koszt usługi. Na karcie ewidencyjnej usługi można wprowadzić procentowy lub kwotowy koszt przypadający na jedną jednostkę miary. W opisywanym polu wyświetlany jest łączny koszt związany z pozycją. W przypadku usług istnieje możliwość ręcznego wprowadzenia kosztu zakupu. Domyślnie koszt jest wyliczany na podstawie danych z karty usługi (zakładka Dodatkowe).

Uwaga: Należy pamiętać, że w przypadku zmiany danych o rozchodowanej usłudze (ilość, cena) program ponownie przeliczy koszt własny na podstawie danych z karty towaru. W takim przypadku Użytkownik powinien informację o zmienionym koszcie uzupełnić ponownie.

Jednostka miary – jednostka miary wykorzystana na dokumencie. W przypadku jednostki pomocniczej wyświetlany jest przelicznik dla jednostki podstawowej.

Kurs – pole jest widoczne dla dokumentów wystawianych w walucie. Widoczny jest kurs ustalony na dokumencie.

4.2.9.3 Formularz pozycji: zakładka Atrybuty

Zakładka została opisana w odrębnym rozdziale tego podręcznika, dotyczącym atrybutów, w części Wystawianie dokumentów – informacje dodatkowe.

4.2.9.4 Formularz pozycji: zakładka Składniki

Zakładka pojawia się tylko dla pozycji o typie usługa złożona, które na swojej karcie mają zaznaczony parametr Pobieranie składników na FA/PA. Użytkownik może tutaj zmienić skład receptury, wybrać inną, spośród dostępnych dla tej usługi lub też wprowadzić ręcznie składniki, jeżeli dla usługi nie utworzono żadnej receptury. Dla wszystkich składników możliwe jest określenie: ilości, jednostki miary oraz magazynu. Jeśli w skład usługi złożonej wchodzi usługa prosta, Użytkownik może określić jej koszt, wpisując odpowiednią wartość w kolumnie Wartość zakupu.

Magazyn dla ręcznie dodanych składników ustawiany jest zgodnie z aktualnie podanym magazynem dla usługi złożonej.

4.2.9.5 Okno informacji dodatkowych

Podczas wpisywania towarów na Fakturę Sprzedaży oraz dokumentu WZ Użytkownik ma dostęp do tzw. okna

informacji dodatkowych. Okno jest dostępne z poziomu formularza pozycji po wciśnięciu przycisku Analiz (dlatego też okno dostępne jest dla Użytkowników posiadających moduł Analizy).

Zawiera informacje, które mogą okazać się przydatne podczas sprzedaży towaru:

Stan towaru w poszczególnych magazynach – stan podawany jest w jednostce podstawowej i pomocniczej. Pokazuje stan towaru w magazynie oraz ilość dostępną do sprzedaży (z uwzględnieniem rezerwacji). Stan towaru jest podawany na dzień określony jako data wydania towaru na dokumencie.

Analiza cen sprzedaży towaru – program analizuje dokumenty sprzedaży związane z danym towarem i wyświetla ceny sprzedaży z analizowanych transakcji:

ogólnie, bez względu na kontrahenta (obok ceny podany jest kod kontrahenta, którego dotyczy)

ceny sprzedaży danego towaru dla kontrahenta wpisanego na dokument.

Analiza dotyczy ostatnich 10 wyfiltrowanych dokumentów (10 ostatnich cen sprzedaży dla danego kontrahenta i 10 ostatnich cen sprzedaży bez względu na kontrahenta).

4.2.10 Zapis z wydrukiem

Na formularzu Faktury Sprzedaży (poniżej przycisku Zapisz) znajduje się przycisk, który umożliwia zapis faktury (na trwałe lub do bufora – zgodnie z zaznaczeniem parametru Bufor) i jej automatyczny wydruk. Drukowany jest dokument wg wzoru określonego jako domyślny dla faktury.

4.2.11 Wydruk faktury

Wydruk faktury jest możliwy po wciśnięciu przycisku drukarki w górnym pasku zadań.

Jeśli wciśniemy przycisk Drukuj <F2> – następuje natychmiastowy wydruk domyślnego wzoru faktury, kierowany na domyślną drukarkę. Drukowana jest taka liczba egzemplarzy, jaka została wskazana w Konfiguracji wydruków.

Jeśli wciśniemy przycisk strzałki widoczny obok Drukuj - wydruk następuje po wybraniu z trzypoziomowego menu: Faktura VAT/ Wzór faktury/ Wydruk na konkretne urządzenie (podgląd na ekran, drukarka domyślna lub inna drukarka). Z poziomu menu drukowany jest tylko jeden egzemplarz faktury.

Rys. Wydruk faktury – menu

W programie zdefiniowano kilka wzorców wydruku faktury:

Wzór standard – standardowy wydruk Faktury, nie ma możliwości zmiany.

Duplikat - zawartość faktury i duplikatu jest identyczna, w szczególności dotyczy to płatności. Wydruk zawiera płatności w takim stanie jak w momencie zapisywania oryginału. Dodatkowo zawiera datę wydruku duplikatu (data bieżąca).

Parametryzowane kolumny - zawartość poszczególnych kolumn, w tym kolejność drukowanych w nich informacji ustalana jest w Konfiguracji firmy/ Handel/Parametry wydruku faktury.

Duplikat dla wydruku parametryzowanego – wydruk duplikatu korzystający z ustawień wydruku parametryzowanego.

Kolumna z rabatem – dodatkowo drukowana jest kolumna z procentową wartością udzielonego rabatu dla każdej pozycji.

Gotówkowa – jeśli jako formę płatności zadeklarowano gotówkę, na fakturze dodatkowo drukuje się adnotacja Zapłacono gotówką. Adnotacja jest drukowana tylko dla faktur gotówkowych zapisanych do bufora.

Rachunek – w nagłówku dokumentu zamiast faktury drukowany jest Rachunek. Wydruk jest możliwy tylko jeśli kwota netto jest równa kwocie brutto (na rachunku nie może być naliczony VAT).

Faktura bez VAT - wydruk zawiera analogiczne elementy jak wydruk Rachunku, natomiast jego nazwa pobierana jest z Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry wydruku faktury z pola Tytuł faktury krajowej/unijnej.

Faktura (bez stopek pośrednich) - w przypadku faktur wielostronicowych na wydruku podsumowanie (płatności, tabelka VAT) oraz dane operatora są drukowane tylko na ostatniej stronie.


Atrybuty – wydruk zawiera dodatkowo atrybuty towaru/ usługi, wpisane na zakładce Atrybuty na formularzu pozycji. Na wydruku pojawią się tylko te atrybuty, które mają zaznaczony parametr Drukować na dokumentach.

Pełna tabela zaliczek – w przypadku wydruku Faktury Sprzedaży, rozliczającej wystawione wcześniej faktury zaliczkowe, na wydruku pojawiają się odrębne tabele VAT zawierające: wartość faktury przed odliczeniem zaliczek, wartość wystawionych faktur zaliczkowych oraz wartość faktury po uwzględnieniu zaliczek.

Faktura VAT – PowerPost (GenRap) – Wzór standard. Wydruk dostępny jest z poziomu formularza FA oraz z poziomu listy FA w menu Wydruki seryjne (GenRap). Wykorzystywany jest przy współpracy z system wirtualnej drukarki firmy Fibra-Hallo (InPost). Użytkownik może przez sieć wysłać wydruk w postaci elektronicznej. InPost przetwarza taki wydruk w konkretny list (drukuje, kopertuje i przesyła odbiorcy).

Warto pamiętać, że wciśnięcie przycisku drukarki powoduje automatyczny zapis faktury w bazie danych. Jednocześnie w chwili wydruku danej fakturze zostaje nadany kolejny numer (widoczny w nagłówku).

Po zakończeniu wydruku formularz faktury jest nadal widoczny na monitorze, faktura jest nadal edytowalna jednak przy próbie jej wycofania przy pomocy przycisku Anuluj zmiany faktura i tak zostanie zapisana:

przy zaznaczonej opcji Faktura w buforze – faktura zostanie zapisana do bufora.

przy odznaczonej opcji Faktura w buforze – faktura zostanie zapisana ostatecznie, bez możliwości zmiany (pozostaje jedynie anulowanie).

Uwaga: Istnieje możliwość takiego zdefiniowania parametrów pracy operatora, by wydruk dokumentu powodował jego zapis na trwałe. Funkcja została opisana w rozdziale Konfiguracja uprawnień operatora .

4.2.11.1 Faktury elektroniczne

W programie Comarch ERP Optima jest możliwość przesyłania faktur drogą elektroniczną oraz przechowywania kopii wystawionych Faktur VAT w formie elektronicznej.

1. Elektroniczne przesyłanie faktur

Wydruki faktur sprzedaży oraz większości dokumentów można wysyłać e-mailem. Jest to możliwe z każdego

miejsca gdzie jest dostępna ikona . Po wybraniu opcji Wyślij zostanie otwarty formularz wiadomości e-mail. Dodatkowo jeśli Użytkownik posiada moduł CRM, to może korzystać z dostępnej w tym module Skrzynki pocztowej. Skrzynka pocztowa umożliwia wysyłanie i odbieranie e-mali za pomocą konta zdefiniowanego w Comarch ERP Optima, a ponadto jest możliwe zdefiniowanie wzorca podpisu jaki ma się pojawiać na formularzu wiadomości e-mail oraz utworzyć wzorce szablonów wiadomości e - mail.

Użytkownik ma możliwość seryjnego wysłania faktur dla różnych kontrahentów jednym e-mailem (np. w przypadku faktur abonamentowych wysyłanych do różnych kontrahentów) - utworzy się jeden formularz e-mail, ale wiadomości zostaną automatycznie wysłane do różnych odbiorców. Wysłane wiadomości są zapisywane w odpowiednich folderach w Skrzynce odbiorczej.

Uwaga: Po kliknięciu na przycisk Wyślij, program sprawdza czy operator ma skonfigurowane chociaż jedno aktywne konto. Jeśli tak, to podniesie się formularz wiadomości z Comarch ERP Optima. Jeśli nie, to podniesie się wiadomość z domyślnego klienta poczty.

Więcej na temat Skrzynki pocztowej i wysyłania e-maili opisane jest w podręczniku Comarch ERP Optima Moduł CRM w rozdziale Skrzynka pocztowa.

2. Elektroniczne kopie faktur

W programie Comarch ERP Optima kopie elektroniczne faktur są gromadzone w Archiwum wydruków – funkcjonalność jest dostępna w module Obieg Dokumentów.


Kopie wydruku użytkownik może również podejrzeć z poziomu formularza Faktury sprzedaży, na zakładce Dokumenty, w tabeli Biblioteka dokumentów. Tabela jest widoczna jednak tylko w przypadku, gdy pobrana jest licencja na moduł Obieg Dokumentów.

Więcej na temat tworzenia elektronicznych kopii wydruków jest opisane w podręczniku Comarch ERP Optima Obieg Dokumentów w rozdziale Archiwum wydruków.

4.2.11.2 Parametry wydruku faktury

W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry wydruku faktury możliwe jest ustalenie parametrów, które następnie będą wykorzystywane podczas wydruku faktury parametryzowanej:

Kolumna Towar – pozwala wybrać informacje, które będą drukowane na fakturze w kolumnie Towar (może to być np. nazwa czy numer katalogowy).

Kolejność kolumn dla płatności – w tabeli płatności zawarte są informacje o formie, terminie i kwocie poszczególnych płatności. Użytkownik ma możliwość zdefiniowania w jakiej kolejności powinny one być drukowane na fakturze.

Forma płatności – dla każdej płatności określamy nazwę, którą definiuje użytkownik oraz jej typ - w programie są predefiniowane typy płatności przelew, gotówka, karta i kompensata. Użytkownik może zdecydować czy na fakturze w tabeli płatności powinna być drukowana pełna nazwa formy płatności (np. przelew_PKO) czy tylko jej typ (np. przelew).

Format daty sprzedaży – przepisy dopuszczają wydruk daty sprzedaży na fakturze w postaci pełnej (rr-mm-dd) lub tylko jako miesiąc i rok (mm-rr).

Część dostępnych tam parametrów jest wykorzystywana na wszystkich wydrukach:

Kolejność kolumn VAT – kolejność ustawienia kolumn Netto/ VAT/ Brutto w tabeli VAT.

Faktura VAT- Metoda kasowa - zgodnie z przepisami, firmy będące Małym Podatnikiem i korzystające z przysługujących im z tego tytułu uprawnień, powinny na wydrukach swoich faktur VAT umieszczać dopisek Metoda kasowa. Jeśli parametr jest zaznaczony, adnotacja jest drukowana na dokumencie.

Drukuj tabelę WZ na dokumencie – parametr odpowiedzialny za wydruk tabeli z numerami WZ skojarzonymi z fakturą (jeśli nie jest aktywny – tabela nie pojawia się na wydruku).

Tekst opisu drukowany kopiowany na FA – wpisany tekst jest drukowany w nagłówku dokumentów.

Tekst stopki dla dokumentów…. - na dokumentach związanych ze sprzedażą towaru (Rezerwacja Odbiorcy, Faktura Pro Forma, Faktura Sprzedaży, Paragon oraz Wydanie Zewnętrzne) istnieje możliwość drukowania dodatkowego tekstu w stopce wydruku. Stopka nie jest drukowana na dokumentach korekcyjnych.

W Parametrach dotyczących nazewnictwa Użytkownik może zdefiniować nazwy widniejące na wydrukach Faktur Sprzedaży krajowych i unijnych oraz oddzielnie dla pozaunijnych (eksportowych). Domyślna nazwa wprowadzona w Konfiguracji to Faktura VAT.

4.2.11.3 Seryjny wydruk faktur

Oprócz wydruku pojedynczej faktury z poziomu formularza istnieje również możliwość wydruku wybranych faktur z poziomu listy (tzw. wydruki seryjne).

Na liście faktur należy zaznaczyć , które dokumenty powinny być wydrukowane i z menu wydruków (po wciśnięciu strzałki obok przycisku z drukarką) wybrać opcję Dokumenty zaznaczone. W rozwiniętym podmenu dostępna jest opcja Wydruk dokumentów zaznaczonych (wybór wzorca wydr) – na podstawie zaznaczonych na liście faktur zostaną wydrukowane dokumenty zgodnie z ustalonymi parametrami: wydruk standardowy w ilości wskazanej w Konfiguracji wydruków:


4.2.12 Wydruki tekstowe

Z poziomu programu istnieje możliwość drukowania w trybie tekstowym dokumentów Faktur Sprzedaży, Paragonów, Wydań Zewnętrznych oraz Przyjęć Zewnętrznych. Opcja jest dostępna w menu wydruków wywoływanym z poziomu odpowiednich dokumentów:

Konfiguracja wydruków tekstowych jest dostępna z poziomu Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Wydruki.

4.2.13 Definiowalny wydruk faktury

W programie istnieje możliwość zdefiniowania własnego wydruku faktury. Definicja jest realizowana w postaci zwykłego arkusza MS Excel. Definiowanie wydruku polega na opatrzeniu komórek, do których program ma wpisać dane – odpowiednimi etykietami.

Zdefiniowany wydruk dostępny jest z poziomu formularza faktury oraz z poziomu listy faktur w Funkcjach dodatkowych.

4.2.13.1 Konfiguracja

W Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Wydruki znajduje się parametr Wydruk faktury wg definicji. Jego zaznaczenie powoduje, że możliwe jest z poziomu programu wywołanie zdefiniowanego wydruku.

Nazwa pliku wzoru wydruku definiowalnego – należy podać pełną ścieżkę dostępu do pliku z definicją wydruku. Można posłużyć się przyciskiem widocznym obok pola.

Drukowanie bez podglądu – przy zaznaczonym parametrze wydruk będzie wysyłany bezpośrednio na drukarkę. Jeśli parametr będzie odznaczony – przed wydrukiem zostanie wywołany podgląd na ekran.

Oryginał + ... kopii – w zależności od ustawień drukowany jest oryginał faktury (zawsze) i zdefiniowana ilość kopii.

Elementy w trybie wstawiania - parametr odpowiada za tryb drukowania:

Jeśli parametr jest zaznaczony – elementy faktury w arkuszu są dodawane w trybie nadpisywania. Stopka faktury jest drukowana zaraz po zakończeniu wydruku (pod listą pozycji).

Jeśli parametr nie jest zaznaczony – elementy faktury w arkuszu są dodawane na wydruk. Stopka faktury jest drukowana zawsze na dole strony.

4.2.13.2 Definiowanie wydruku

Definiowanie wydruku faktury polega na nadawaniu poszczególnym komórkom w arkuszu MS Excel etykiet. W chwili wydruku faktury program do komórek „wrzuca” konkretne informacje pobrane z wybranego dokumentu.


Przykład Jeśli na wydruku umieścimy komórkę z etykietą O_Nazwa1 – w chwili wydruku faktury pojawi się tam pierwsza linia nazwy Odbiorcy z wybranego dokumentu.

Oprócz informacji pobieranych z bazy danych (przy pomocy etykiet komórek) na wydruku mogą pojawić się dowolne elementy graficzne lub stałe teksty umieszczane bezpośrednio w arkuszu.

Podczas definiowania wydruku pamiętać należy jedynie o kilku zasadach.

Zasady definiowania wydruku:

W arkuszu należy ustawić obszar wydruku (Plik/ Ustawienia strony/ Arkusz/ Obszar wydruku). Wydruk powinien obejmować obszar od pierwszej do ostatniej linii faktury i od pierwszej do ostatniej kolumny, które mają być drukowane na fakturze. Obszar wydruku poszerza się w chwili wydruku, gdy dodawane są linie z pozycjami (Np. kolejne towary na fakturze). Jest to istotne szczególnie jeśli w arkuszu znajdują się również elementy, które nie powinny być drukowane na fakturze.

Podczas wydruku numeru domu/ lokalu w adresie firmy, nabywcy i odbiorcy stosowana jest zasada, że do komórki o takiej etykiecie kierowane są podczas wydruku tylko numer domu lub tylko numer lokalu (jeśli w adresie wypełnione jest jedno pole) lub numer domu/ numer lokalu – jeśli w adresie wypełnione są dwa pola.

Aby na wydruku wielostronicowym pojawiał się zawsze określony fragment zdefiniowanego arkusza należy zaznaczyć powtarzalne linie wydruku (Plik/ Ustawienia strony/ Arkusz/ U góry powtarzaj wiersze). Można to wykorzystać podczas tworzenia nagłówka faktury, który powinien pojawiać się na każdej stronie faktury.

Należy pamiętać o tym, by w obszarze powtarzanym na każdej stronie znalazły się opisy kolumn tabeli z towarami (w innym przypadku na kolejnych stronach będzie drukowana tabela bez opisów).

Podczas dodawania tabeli towarów, VAT i płatności należy pamiętać o dodawaniu etykiet początkowych (Start, Start, Start). Najlepiej umieścić je w lewej skrajnej kolumnie, która jest pusta.

Aby określić fragment wydruku, który nie powinien być dzielony na wydruku należy posłużyć się etykietą Stopka_Stop. Można ją wykorzystać przy określaniu części wydruku na ostatniej stronie, który zawsze powinien być drukowany razem (np. tabela płatności i osoba wystawiająca i odbierająca fakturę). Umieszczenie etykiety na wydruku powoduje takie formatowanie wydruku, by pomiędzy nią a końcem wydruku nie było znacznika końca strony.

W przypadku definiowania komórek z datami należy pamiętać, by odpowiednio je sformatować (Format komórki/ Liczby/ Data).

Podczas definiowania wydruku należy unikać scalania komórek. Może to spowodować późniejsze problemy z formatowaniem wydruku oraz dopisywaniem pozycji do tabeli (towarów, płatności, VAT).

Aby umieścić na fakturze tekst, który powinien pojawiać się na każdej stronie wydruku należy umieścić go w obszarze powtarzalnym u góry (pkt.2) lub w nagłówku lub stopce wydruku (Widok/ Nagłówki i stopki/ Stopka niestandardowa).

Aby umieścić na fakturze numer strony można umieścić go w nagłówku lub stopce wydruku (Widok/ Nagłówki i stopki).

Aby na wydruku pojawiła się adnotacja oryginał lub kopia – jednej z komórek w obszarze drukowania należy nadać etykietę KOPIA. Niezależnie od ilości drukowanych faktur – na pierwszej zawsze pojawi się adnotacja oryginał, na pozostałych – kopia.

Ilość drukowanych kopii określa się w Konfiguracji stanowiska/ Wydruk definiowalny (po zaznaczeniu parametru Wydruk faktury wg definicji).

Rozpoczynając pracę nad wydrukiem definiowalnym warto przyjrzeć się istniejącym już definicjom dostarczanym na dysku instalacyjnym.

Wydruki definiowalne testowane były na systemie W98, Wme, W2000PL oraz na MS Excel dostarczanym w pakiecie MS Office 2000 i MS-Excel z pakietu MS-Office 97.

4.2.13.3 Etykiety komórek

Możliwe etykiety komórek są ściśle zdefiniowane. Definicje są podane w tabeli.

Nagłówek faktury – dane firmy


Nazwa Znaczenie

F_Nazwa1 Nazwa Firmy – Linia 1

F_Nazwa2 Nazwa Firmy – Linia 2

F_Nip NIP Firmy

F_Regon Regon Firmy

F_Kraj Kraj siedziby firmy

F_Wojewodztwo Województwo siedziby firmy

F_Powiat Powiat siedziby firmy

F_Gmina Gmina siedziby firmy

F_Ulica Ulica siedziby firmy

F_Nr Numer siedziby firmy

F_Miasto Miasto siedziby firmy

F_Kod Kod pocztowy siedziby firmy

F_Poczta Poczta siedziby firmy

F_Tel Telefon siedziby firmy

Nagłówek faktury

Nr_Faktury Numer drukowanej faktury

Data_Wyst Data wystawienia faktury

Data_Sprz Data sprzedaży towaru

Nr_Dok Numer dokumentu (np. skojarzonego Paragonu)

Opis Opis (pole znajduje się na zakładce Płatności na fakturze)

Dane bankowe:

B_Nazwa Nazwa banku

B_NrRachunku Numer rachunku bankowego

Dane nabywcy:

P_Nazwa1 Nazwa nabywcy – linia 1

P_Nazwa2 Nazwa nabywcy – linia 2

P_Wojewodztwo Województwo nabywcy

P_Powiat Powiat nabywcy

P_Gmina Gmina nabywcy

P_Ulica Ulica nabywcy

P_Nr Numer siedziby nabywcy

P_Miasto Miasto nabywcy

P_Kod Kod pocztowy adresu nabywcy

P_Poczta Poczta nabywcy

P_Adres2 Adres nabywcy – linia2

P_Nip Nip nabywcy

Dane odbiorcy:

O_Nazwa1 Nazwa odbiorcy – linia 1

O_Nazwa2 Nazwa odbiorcy – linia 2

O_Wojewodztwo Województwo odbiorcy


O_Powiat Powiat odbiorcy

O_Gmina Gmina odbiorcy

O_Ulica Ulica odbiorcy

O_Nr Numer siedziby odbiorcy

O_Miasto Miasto odbiorcy

O_Kod Kod pocztowy adresu odbiorcy

O_Poczta Poczta odbiorcy

O_Adres2 Adres odbiorcy – linia2

O_Nip Nip odbiorcy

Elementy faktury (towary):

T_Kod Kod towaru

T_KodCN Kod CN

T_Nazwa Nazwa towaru

T_Opis Opis towaru

T_SWW PKWiU towaru

T_Ilosc Ilość towaru

T_Jm Jednostka miary

T_CenaN Cena netto towaru

T_CenaB Cena brutto towaru (wyliczona z ceny i stawki)

T_Rabat Rabat procentowy od pozycji

T_Stawka Stawka podatku dla towaru (w tym zwolniona)

T_WartoscN Wartość netto towaru

T_WartoscB Wartość brutto towaru

T_Wartosc_VAT Wartość VAT dla pozycji

Tabela VAT (funkcja serwera):

Razem_Netto Suma wartości netto faktury (wszystkie stawki)

Razem_VAT Suma wartości VAT faktury (wszystkie stawki)

Razem_Brutto Suma wartości brutto faktury (wszystkie stawki)

V_Stawka Stawka VAT-tu do tabelki VAT

V_Netto Wartość netto w danej stawce w tabelce VAT

V_VAT Wartość VAT w danej stawce w tabelce VAT

V_Brutto Wartość Brutto w danej stawce w tabelce VAT

Tabela płatności:

Pl_Forma Forma płatności

Pl_Termin Termin płatności

Pl_Kwota Kwota płatności

Pl_Razem Kwota do zapłaty całkowita

Pl_Slownie Kwota do zapłaty słownie

Pl_Zaplacono Ile zapłacono

Pl_Pozostaje Ile pozostało do zapłaty

Osoby:


Wystawil Osoba, która wystawiła fakturę

Odebral Osoba, która odebrała fakturę

Pomocnicze etykiety linii startowych:

T_Start Początek linii tabelki z towarami (lewy górny róg)

V_Start Początek linii tabelki VAT (lewy górny róg)

Pl_Start Początek linii tabelki z płatnościami (lewy górny róg)

Stopka_Stop Między tą etykietą, a końcem wydruku nie może być znacznika końca strony

Możliwe jest również wykorzystanie dodatkowych etykiet podczas tworzenia definicji wydruku dla faktur w walucie obcej:

Nagłówek:

Razem_NettoWal wartość netto w walucie

Razem_BruttoWal wartość brutto w walucie

SymbolWal symbol waluty

KursLWal licznik kursu waluty

KursMWal mianownik kursu waluty

Pozycja:

T_CenaNWal cena netto pozycji w walucie dokumentu

T_CenaBWal cena brutto pozycji w walucie dokumentu

T_WartoscNWal wartość netto pozycji w walucie dokumentu

T_WartoscBWal wartość brutto pozycji w walucie dokumentu

T_SymbolWal symbol waluty dla pozycji

Tabela VAT:

V_NettoWal wartość netto w danej stawce w walucie

V_VatWal wartość VAT w danej stawce w walucie

V_BruttoWal wartość brutto w danej stawce w walucie

Płatności:

Pl_SlownieWal kwota słownie w walucie

Pl_KwotaWal kwota płatności w walucie

Pl_RazemWal wartość brutto faktury w walucie

Pl_ZaplaconoWal zapłacono w walucie

Pl_PozostajeWal pozostaje w walucie

Przedrostek (kodu kraju) przed numerem NIP:

F_NipKraj kraj NIP z pieczątki firmy

O_NipKraj kraj NIP dla odbiorcy

P_NipKraj kraj NIP dla płatnika

4.2.13.4 Seryjny wydruk faktur wg definicji

Jeśli Użytkownik wykorzystuje do wydruku faktur definicje dokumentów z arkusza MS Excel to z poziomu Listy faktur dostępna jest funkcja umożliwiająca seryjny wydruk faktur (dotychczas taka możliwość istniała tylko dla standardowych wydruków dokumentów).


Funkcja jest dostępna w menu funkcji dodatkowych w pozycji Drukowanie zaznaczonych faktur/ Definiowalny wydruk faktury (MS Excel). Drukowane są dokumenty zaznaczone na Liście faktur. Warunkiem jest prawidłowe zdefiniowanie parametrów wydruku w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Wydruki/ Wydruk faktury wg definicji.

4.3 Faktury VAT Marża

Wystawienie dokumentu Faktura VAT marża jest możliwe z poziomu listy Faktur Sprzedaży. W menu wyświetlanym

po wciśnięciu strzałki obok przycisku dostępna jest opcja Faktura Marża.

Faktury Sprzedaży i Faktura VAT Marża są widoczne na jednej liście. Można je rozróżnić wykorzystując odrębne schematy numeracji. Na liście faktur znajduje się także parametr FV Marża umożliwiający wyfiltrowanie tylko Faktur VAT Marża (zaznaczona tylko opcja TAK).

Zasady wystawiania Faktur VAT Marża są podobne jak w trakcie wystawiania Faktury Sprzedaży, za wyjątkiem:

Dla wpisanych pozycji automatycznie ustawiana jest stawka VAT NP. - nie podlega.

Faktura VAT Marża jest zawsze wystawiana w walucie systemowej (PLN).

Faktura VAT Marża jest wystawiana zawsze dla kontrahenta krajowego (status jest zawsze ustawiany na krajowy, niezależnie od ustawionego na karcie kontrahenta i użytkownik nie ma możliwości jego zmiany).

Do Faktur VAT Marża nie można wystawiać dokumentów korygujących VAT (tylko korekty ilościowe i wartościowe).

Dodatkowo z poziomu zakładki Kontrahent możliwy jest wybór podstawy stosowania procedury marży z czterech dostępnych:

Procedura marży dla biur podróży,

Procedura marży – towary używane,

Procedura marży – dzieła sztuki,

Procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki.

Informacja ta będzie przenoszona na wydruk faktury.

Na wydruku dokumentu wykazane są jedynie kwoty brutto, bez podsumowania w tabeli VAT.

4.4 Paragony

4.4.1 Co należy wiedzieć o paragonach.

Paragon jest dokumentem handlowym, powoduje naliczenie podatku VAT i płatności. W zależności od ustawień parametrów może powodować tylko rezerwacje towaru lub pomniejszać stan na magazynie. Parametry te ustawiamy w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu. Do wyboru mamy:

rezerwacje – Paragon nie pomniejsza stanu. Paragon zatwierdzony na stałe lub zapisany do bufora powoduje tylko zarezerwowanie towaru (pomniejsza ilość dostępną). Jest to rezerwacja bezterminowa. Pełny proces sprzedaży i wydania towaru wymaga przekształcenia Paragonu do Wydania Zewnętrznego.

pobranie – po zaznaczeniu tego parametru Paragon pomniejsza ilość i ilość dostępną (nie tworzy rezerwacji). Przy takim ustawieniu nie można wystawić dokumentu jeśli nie mamy odpowiedniej ilości towaru w magazynie.

pozwalaj na zmianę – po zaznaczeniu tego parametru na formularzu paragonu widoczne są dwa dodatkowe parametry: rezerwacja i pobranie. Jeśli dokument jest w buforze, możliwa jest zmiana ustawień z rezerwacji na pobranie i odwrotnie. Musi przy tym być spełniony jeden warunek - po zaznaczeniu pobrania musimy na magazynie posiadać wystarczającą ilość towaru.

Jeśli deklarujemy pobranie towaru na Paragonie, w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry możemy zaznaczyć parametr Kontrola ilości na dok. rozchodowych - przy akceptacji pozycji (przez bufor) – wówczas ilość sprawdzana jest w chwili wpisywania towaru na dokument i równocześnie dokument jest zapisywany do bufora. Jeżeli parametr nie jest aktywny, ilość sprawdzana jest przy zapisie całego dokumentu (do bufora/ na stałe).

Pamiętajmy, że parametr kontroli ilości – przy akceptacji pozycji (przez bufor) dotyczy tylko dokumentów rozchodowych FA i PA zapisywanych do bufora oraz nieskojarzonych z dokumentami magazynowymi, które mają

zadeklarowane pobieranie towaru z magazynu. Jeśli na dokumencie zadeklarowana jest rezerwacja towaru – parametr ten nie jest wykorzystywany.

4.4.2 Lista Paragonów

Listę Paragonów wyświetlamy z poziomu menu Handel/ Paragony lub przy pomocy skrótu <CTRL>+<G>. Na liście widać wszystkie wystawione dotychczas Paragony.

Standardowo lista zbudowana jest z kolumn:

Numer dokumentu – numer Paragonu nadany zgodnie ze zdefiniowanym schematem numeracji.

Status – informuje o stanie danego Paragonu:

puste pole oznacza brak powiązania z innymi dokumentami,

F - Paragon jest zafiskalizowany,

V - Paragon zaksięgowany do rejestru VAT,

FA - Paragon, który został przekonwertowany do Faktury Sprzedaży,

WZ - Paragon skojarzony z dokumentem WZ,

RW informuje o wygenerowaniu Rozchodu Wewnętrznego dla Paragonu, na którym znajduje się usługa złożona z zaznaczonym parametrem Pobieranie składników na FA/PA,

X – Paragon przekształcony do dokumentu Tax Free.

Data wyst. – data wystawienia Paragonu.

Magazyn – lista może dotyczyć dokumentów ze wszystkich magazynów lub może zostać ograniczona do jednego, interesującego nas magazynu.

Nazwa Kontrahenta – pierwsza linia nazwy Nabywcy.


Netto – wartość netto Paragonu.

Brutto – wartość brutto Paragonu.

Zasady dotyczące obsługi listy, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu listy do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

Rys. Lista Paragonów

Oprócz standardowych przycisków okno obsługiwane jest przez:

- Przekształcenie do faktury – utworzenie faktury w oparciu o informacje zapisane na Paragonie.

Utworzenie wydania magazynowego (WZ/RW) - klawisz pozwala nam powiązać wybrany Paragon z WZ(RW). Zasady przekształcania Paragonu do Wydania Zewnętrznego zostały opisane w rozdziale Od Faktury (Paragonu) do WZ.

- Księgowanie do rejestru VAT – zaksięgowanie zaznaczonych Paragonów. Na podstawie Paragonów tworzony jest jeden zbiorczy zapis w rejestrach VAT. Możliwe jest księgowanie Paragonów dniami, tzn. W rejestrze VAT powstaną oddzielne zapisy dla każdego dnia. Po wyfiltrowaniu paragonów z danego dnia zaznaczamy wszystkie na liście <CTRL + A> i przenosimy do rejestru VAT przyciskiem Księgowanie do rejestru VAT.

-Księgowanie do księgowości kontowej – przycisk ten pojawia się, jeśli korzystamy z modułu pełnej księgowości. Użycie go powoduje zaksięgowanie zaznaczonych Paragonów. Księgowanie odbywa się na podstawie wcześniej zdefiniowanych schematów księgowań.

- Korekta paragonu – w przypadku Paragonów możliwa jest jedynie korekta ilości. Nie można korygować Paragonu przekształconego do FA, w takim przypadku korekta musi dotyczyć faktury. Zasady opisane są dokładniej w rozdziale Dokumenty korygujące.

- Przekształcenie do Tax Free – zasady wystawiania dokumentów Tax Free zostały opisane w odrębnym rozdziale, poświęconym dokumentom Tax Free.

Listę Paragonów można przeglądać w zależności od ustawień na liście.

Warto pamiętać, że oprócz standardowych pól, na liście dostępny jest parametr Na dzień - po zaznaczeniu tej zmiennej, program pozwala na wpisanie daty. Lista Paragonów będzie zawierała tylko dokumenty wystawione w tym wskazanym dniu.

Formularz Paragonu, który pojawi się po wciśnięciu przycisku lub klawisza <INS>, składa się z zakładek: Ogólne, Kontrahent, Płatności, Dokumenty i Atrybuty (oraz z zakładki Kaucje jeżeli w programie włączono obsługę kaucji).

Warto wiedzieć, że po otwarciu nowego formularza w nagłówku proponowany jest zestaw danych, które są wystarczające dla wystawienia standardowego Paragonu (sprzedaż bez określonego kontrahenta płatna gotówką w chwili sprzedaży):

jako schemat numeracji proponowany jest schemat zdefiniowany jako domyślny,

jako data wystawienia i sprzedaży proponowana jest data bieżąca,

jako kontrahent proponowany jest !NIEOKREŚLONY! – kontrahent domyślny dla Paragonów.,

forma płatności na Paragonie proponowana jest gotówka z zerowym terminem płatności.

Operator może zmienić wszystkie powyższe dane.

Uwaga: W programie możliwe jest wykorzystanie form płatności innych niż gotówka. Możliwość wykorzystania form płatności z odroczonym terminem dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! jest uzależniona od zaznaczenia w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry parametru Pozwalaj na zapis dokumentu z odroczoną płatnością dla kontrahenta !Nieokreślony!.

Sposób dopisywania pozycji na Paragonie jest uzależniony od ustawienia parametrów w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry: Dodawanie pozycji na dokumencie i został opisany w rozdziale Dopisywanie pozycji na dokument Istnieje również możliwość obsługi Paragonów przy użyciu czytnika kodów kreskowych.


4.4.3 Formularz Paragonu: zakładka Ogólne

Na zakładce Ogólne znajdują się podstawowe informacje o wystawianym Paragonie:

Dokument - typ dokumentu w klasie Paragony (PA) . Determinuje on, który schemat numeracji zostanie użyty na wystawianym dokumencie. Proponowany jest domyślny typ dokumentu ustawiony w konfiguracji programu. Naciskając przycisk Dokument dostaniemy się do listy wszystkich typów w danej klasie i w ten sposób możemy wybrać inny schemat numeracji.

Numer - w zależności od schematu numeracji, wyświetlonych zostanie od trzech do pięciu pól w ustalonej przez użytkownika kolejności, które zawierały będą poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca serię, naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich zdefiniowanych serii.

W chwili wystawiania Paragonu, w sekcji numeru kolejnego wpisane jest AUTO. Numer kolejny nadawany jest automatycznie w chwili zatwierdzania dokumentu (na trwałe lub do bufora). Użytkownik może nadać własny numer kolejny, wprowadzając go z klawiatury. W przypadku, gdy istnieje już Paragon o takim numerze – nie da się zapisać dokumentu, a program poinformuje o przyczynie stosownym komunikatem.

Kontrahent – kontrahent, dla którego wystawiany jest Paragon. Domyślnie proponowany jest kontrahent !NIEOKREŚLONY! (dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! ustawione są parametry odbiorca krajowy, osoba fizyczna i nie ma możliwości ich zmiany).

Kategoria – kategoria sprzedaży skojarzona z dokumentem kopiowana jest z karty kontrahenta (w przypadku kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! nie jest proponowana). Można ją zmienić naciskając przycisk Kategoria i wybierając z listy kategorii.

Magazyn – symbol i nazwa magazynu, z którego sprzedajemy. Jeśli lista Paragonów wyświetlana jest dla konkretnego magazynu, to w trakcie wystawiania nowego Paragonu automatycznie proponuje się on jako ten, z którego będzie dokonywana sprzedaż. Na Paragonie wystawianym z listy Paragonów dla wszystkich magazynów, jako domyślny proponuje się magazyn główny (standardowo zdefiniowany w programie). Istnieje również możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. Mechanizm został dokładniej opisany w rozdziale Wystawianie dokumentów – informacje dodatkowe.


Data wystawienia – data wystawienia Paragonu. Domyślnie proponowana jest data bieżąca.

Data sprzedaży – data sprzedaży towaru. Domyślnie proponowana jest data bieżąca.

Rabat – rabat, jakiego udzielono przy wystawianiu Paragonu. Jest to wartość dynamiczna, przeliczana po każdym dopisaniu nowej pozycji. Dokładniej zasady udzielania rabatów zostały opisane w rozdziale Udzielanie rabatów.

Płatność – forma płatności może być wybrana z listy płatności zdefiniowanych w konfiguracji. Proponowana jest forma płatności przypisana kontrahentowi na jego karcie (dla !NIEOKREŚLONEGO! jest to domyślnie gotówka).

Termin – proponowany jest termin obliczany na podstawie terminu zdefiniowanego dla danej płatności. Jeśli Paragon wystawiany jest dla innego kontrahenta niż !NIEOKREŚLONY! i na jego karcie zaznaczono inny termin płatności, na Paragonie zostaną uwzględnione dane z kart, czyli indywidualny termin. Oczywiście możemy go zmienić. Obok pola widoczna jest ilość dni dzieląca datę sprzedaży i termin płatności.

Uwaga: Pole Termin nie jest dostępne jeśli wpisana forma płatności to gotówka z terminem 0.

Netto - łączna wartość netto transakcji (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany ręcznej.

Razem brutto – wartość brutto pozycji na Paragonie. Pole nie jest dostępne dla użytkownika.

Zapłacono – kwota zapłacona. Pole to wypełniane jest dopiero wtedy, gdy płatność zostanie dokonana. Np. jeśli Paragon jest płatny gotówką, pole Zapłacono zostanie wypełnione w chwili zatwierdzenia dokumentu, gdy odpowiedni zapis o wpłacie znajdzie się wśród zapisów kasowych. Pole jest uzupełniane również po zatwierdzeniu, w miarę rozliczania dokumentu w module Kasa/Bank.

Pozostaje – różnica pomiędzy wartością brutto a kwotą zapłaconą.

Fiskalizuj – to parametr udostępniony tylko jeśli w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna wskazany jest sterownik do urządzenia fiskalnego.

jeśli sterownik jest wskazany – parametr jest aktywny i domyślnie włączony (niezależnie od tego, czy kontrahent wskazany na dokumencie jest osobą fizyczną, czy podmiotem gospodarczym).

jeśli sterownik nie jest wskazany (program nie współpracuje z drukarką fiskalną) parametr nie jest dostępny

Jeśli parametr Bufor:

jest włączony – pozwala na zapis dokumentu do tzw. bufora. Oznacza to, że Paragon nie został jeszcze zapisany w sposób trwały. Na dokumencie w buforze można dokonywać wszelkich zmian. Można go również skasować (uwaga: powstanie luka w numeracji, którą zapełnić można ręcznie).

jeśli jest wyłączony – zapis Paragonu jest trwały. Nie można na nim dokonywać żadnych zmian (oprócz dostępnych w programie korekt).

WZ – parametr odpowiedzialny za automatyczne tworzenie dokumentu magazynowego:

jeśli parametr jest zaznaczony – w trakcie zapisywania Paragonu program automatycznie tworzy dokument magazynowy.

jeśli parametr jest odznaczony (puste pole) – zapis Paragonu (na trwale albo do bufora) nie pociąga za sobą utworzenia dokumentu magazynowego. Po zapisaniu Paragon należy samodzielnie przekształcić do WZ.

Uwaga: Paragon zawsze wystawiany jest w cenach brutto, w związku z czym nie ma możliwości wyboru algorytmu liczenia brutto/netto (jak w przypadku faktur).

4.4.4 Formularz Paragonu: zakładka Kontrahent

Zakładka Kontrahent podzielona jest na dwie części. W pierwszej umieszczone są dane Nabywcy, w drugiej – Odbiorcy towaru/usługi.

Jeśli na Paragonie nie został wprowadzony nabywca (domyślny !NIEOKREŚLONY!) nie ma wprowadzonych żadnych danych kontrahenta.

Jeśli na zakładce Ogólne został wybrany inny kontrahent, program proponuje tę firmę jako nabywcę. Wyświetlone

dane są pobierane z karty ewidencyjnej kontrahenta. Znajdujący się obok przycisk umożliwia wyświetlenie


karty ewidencyjnej kontrahenta. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian).

Istnieje również możliwość określenia na karcie ewidencyjnej kontrahenta (zakładka Dodatkowe) domyślnego odbiorcy towaru. Jeśli taki odbiorca zostanie określony – będzie automatycznie proponowany na zakładce Kontrahent.

W razie konieczności, z poziomu tej zakładki można zmienić zarówno Nabywcę jak i Odbiorcę. Można również przypisać domyślnego płatnika dla tego dokumentu.

W ostatniej linii zakładki Kontrahent można uzupełnić nr listu przewozowego.

4.4.5 Formularz Paragonu: zakładka Płatności

Na zakładce Płatności znajdują się między innymi: kwoty netto, VAT i brutto wynikające z wartości wprowadzonych na dokument pozycji oraz dłuższe pole przeznaczone na dodatkowy opis Paragonu. Wprowadzony tutaj opis zostanie zapamiętany wraz z dokumentem i pojawi się na wydruku.


Termin –data realizacji wpłaty. Termin dla każdej dodawanej płatności jest wyliczany na podstawie daty sprzedaży i terminu zdefiniowanego dla wskazanej formy płatności.

Forma płatności – forma, w jakiej wpłata ma zostać zrealizowana.

Waluta – waluta, w jakiej rozliczane będą płatności do Paragonu. Walutę rozliczenia dla zatwierdzonego dokumentu można zmienić w preliminarzu płatności.


Rozliczono – wpłata, która została zrealizowana i dotyczy wskazanej płatności. Wpisana w tym miejscu wartość różna od zera oznacza, że otrzymaliśmy już wymienioną tu kwotę jako zapłatę za fakturę.

Rys. Paragon – zakładka Płatności

Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać tylko podczas wystawiania Paragonu i podczas edycji Paragonów z bufora. Na dokumentach zatwierdzonych nie ma możliwości wprowadzania zmian. Nie ma również możliwości rozliczania Paragonu z poziomu tej zakładki. Wszelkie rozliczenia dokonywane są za pośrednictwem rejestrów kasowych i bankowych, jednak każda wpłata będzie automatycznie widoczna na Paragonie.

Uwaga: Przy dzieleniu płatności na raty program proponuje kolejne wpłaty na kwotę brakującą do wartości dokumentu. Jeżeli Użytkownik ręcznie zmodyfikuje kwoty, a ich suma będzie różna od wartości całej faktury, program nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu.

Zaliczki do rozliczenia – funkcja została opisana w rozdz. Rozliczanie zaliczek.


4.4.6 Formularz Paragonu: zakładka Dokumenty

Wyświetlana jest tu lista wszystkich dokumentów związanych z danym Paragonem. Lista ta składa się z czterech kolumn:

Numer – dokumentu skojarzonego z Paragonem

Typ – dokumentu związanego z Paragonem. Pole to może przyjmować wartość:

FA - faktura, która powstała z Paragonu

WZ – Wydanie Zewnętrzne skojarzone z Paragonem

KOR – korekta ilościowa Paragonu

VAT – Paragon zaksięgowany do rejestru sprzedaży VAT

DEK – dekret księgowy, który powstał w wyniku zaksięgowania Paragonu

Data – dokumentu związanego z Paragonem

Razem Netto – wartość netto dokumentu skojarzonego z Paragonem

- przycisk pozwala na podgląd odpowiedniego dokumentu, np. wciśnięcie przycisku, jeśli kursor znajduje się na dokumencie typu VAT, umożliwi podejrzenie odpowiedniego zapisu w rejestrze sprzedaży.

4.4.7 Wpisywanie pozycji na Paragon

Na zakładce Ogólne w dolnej części formularza znajduje się lista towarów/usług wprowadzonych na Paragon.

Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski:

- <INS> - dodanie nowej pozycji na Paragon.

- edycja szczegółów o pozycji. Standardowo na liście widoczne są podstawowe dane: kod towaru lub usługi, ilość, jednostka miary, rabat, cena i wartość. Wciśnięcie lupki otwiera okno z dodatkowym informacjami o sprzedawanym towarze lub usłudze. Przycisk nie jest dostępny jeśli lista towarów jest pusta.

- <DELETE> - usunięcie pozycji.

Sposób wpisywania towarów na Paragon zależy od ustawień w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry: Dodawanie pozycji na dokumencie i został opisany w podręczniku Comarch ERP Optima – Ogólne i Konfiguracja.

Podczas wpisywania towaru na Paragon należy podać następujące informacje:

Kod, Nazwa – kod i nazwę pozycji cennikowej.

Ilość – Proponowana jest sprzedaż 1 jednostki towaru. Ilość można zmienić wpisując ją z klawiatury lub przesuwając „pokrętło” znajdujące się po prawej stronie pola. Zasady kontroli ilości towaru na Paragonie zostały opisane w rozdziale Co należy wiedzieć o paragonach.

Jednostka miary – program standardowo proponuje jednostkę podstawową. Jeśli sprzedaż ma się odbywać w jednostkach pomocniczych – wystarczy nacisnąć myszką strzałkę obok pola J.m. i wskazać na jednostkę pomocniczą. Akceptacja zmiany automatycznie przeliczy cenę dla jednostki pomocniczej.

Rabat – podawany w % rabat od pozycji. Zasady udzielania rabatów opisane są w rozdziale Udzielanie rabatów.

Cena – podana cena jest zawsze ceną brutto. Wyliczona jest w zależności od wskazanej jednostki miary (w cenniku pokazane są ceny dla jednostek podstawowych - zmiana na jednostkę pomocniczą automatycznie przeliczy cenę).

Wartość – wartość brutto pozycji.

Uwaga: Istnieje możliwość zablokowania dla operatora możliwości zmiany ceny i udzielenia dodatkowych rabatów na Paragonach (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy – formularz operatora, zakładka Parametry).

Wprowadzoną pozycję akceptujemy klawiszem <ENTER>. Jej powtórna edycja w celu wprowadzenia zmian to również naciśnięcie klawisza <ENTER>. Pomiędzy polami pozycji przemieszczamy się posługując się klawiszem <TAB>. Program nie pozwoli zapisać pozycji jeśli nie będzie wypełniona informacja o ilości lub cenie.

Formularz pozycji wpisanej na Paragon jest zbliżony do formularza pozycji na fakturze sprzedaży i został opisany w rozdziale Formularz pozycji na fakturze.

4.4.8 Przekształcenie Paragonu do faktury

Aby przekształcić Paragon do Faktury należy zaznaczyć go kursorem na liście Paragonów i wcisnąć przycisk lub z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy) wybrać funkcję Przekształcenie do faktury.

Podczas przekształcania Paragonu otwierany jest formularz nowej faktury. W nagłówku formularza znajduje się informacja, z jakim Paragonem jest ona skojarzona.

Zakładka Ogólne:

Dokument i Numer – proponowany jest domyślny schemat numeracji dla faktur przekształconych do Paragonów (Konfiguracja firmy/ Handel/ Dokumenty sprzedaży). Jako numer wpisany jest AUTO – numer kolejny faktury zostanie nadany dopiero po jej zapisaniu.

Kontrahent – przepisywany jest kontrahent z Paragonu. Jeśli na Paragonie kontrahent nie był określony (domyślny !NIEOKREŚLONY!) można wybrać go z listy dostępnej po wciśnięciu przycisku Kontrahent. Po wybraniu kontrahenta i zapisaniu Faktury Sprzedaży do bufora, ponowna zmiana podczas edycji dokumentu nie jest możliwa.

Kategoria – przepisywana jest kategoria z Paragonu. Jeśli kategoria na Paragonie nie była określona – proponowana jest kategoria przypisana na karcie wybranego kontrahenta. Kategorie można również wybrać z listy dostępnej po wciśnięciu przycisku Kategoria.

Magazyn – przepisywany jest magazyn z Paragonu. Nie ma możliwości jego zmiany.

Data wystawienia – data wystawienia faktury. Proponowana jest data bieżąca.

Data sprzedaży – data sprzedaży przepisana z Paragonu. Pole nie jest edytowalne.

Faktura liczona od – zawsze wpisywane jest brutto, zgodnie z algorytmem na Paragonie.

Uwaga: Informacje o udzielonym rabacie, formie i terminie płatności oraz wartościach netto, brutto i VAT przepisywane są z Paragonu i nie ma możliwości ich zmiany.

Również lista pozycji przepisywana jest z Paragonu i nie ma możliwości jej edycji. Przyciski Dodaj i Usuń nie są dostępne, natomiast przycisk lupki umożliwia jedynie podgląd pozycji (bez możliwości zmiany).


Zakładka Kontrahent:

Podobnie jak w przypadku standardowego wystawiania faktur z poziomu zakładki możliwy jest podgląd i edycja danych kontrahenta (Odbiorcy i nabywcy).

Zakładka Płatności:

Ponieważ płatności związane są z Paragonem – na zakładce Płatności wyświetlane są informacje o płatnościach pobierane z Paragonu, nie ma jednak możliwości ich edycji.

Na wydruku faktury pojawi się informacja, z jakim Paragonem jest skojarzona.

Uwaga: Podczas zatwierdzania Faktury Sprzedaży skojarzonej z Paragonem nie jest po raz drugi tworzony zapis kasowy.

Zasady przekształcania Paragonu do Faktury Sprzedaży:

Przekształcenie do faktury jest możliwe jedynie w stosunku jeden Paragon do jednej faktury.

Nie mogą zostać przekształcone do faktury Paragony w buforze oraz anulowane.

Nie mogą zostać przekształcone do faktury Paragony, do których istnieją zwroty (należy najpierw np. anulować zwrot i dopiero wtedy przekształcić Paragon do faktury).

Można przekształcić do faktury Paragony, które są zaksięgowane lub przeniesione do rejestru VAT.

W chwili zatwierdzenia faktury, Paragon na liście Paragonów zyskuje status FA – przekształconego do faktury. W nagłówku Paragonu jest widoczna informacja o numerze powstałej faktury.

Paragon może zostać przekształcony do faktury tylko raz. Nie ma możliwości częściowego przekształcenia Paragonu.

Faktura utworzona na podstawie Paragonu może zostać zapisana do bufora.

jeśli PA został zafiskalizowany – na fakturze znacznik Fiskalizuj nie jest dostępny (aby powtórnie nie dokonać fiskalizacji sprzedaży)

jeśli PA został skojarzony z dokumentem WZ – na fakturze znacznik WZ nie jest dostępny (towar został już zdjęty z magazynu)

Jeśli Paragon został już zafiskalizowany – faktura również ma status fiskalnej.

Jeśli dopiero po przekształceniu faktura zostanie zaksięgowana/ zafiskalizowana - Paragon automatycznie otrzymuje status zaksięgowanego/ fiskalnego.

Jeśli Paragon został przekształcony do faktury – nie ma możliwości jego księgowania/ fiskalizowania. Księgowanie/ fiskalizowanie dotyczy skojarzonej z nim faktury.

Nie można anulować Paragonu powiązanego z fakturą. Należy anulować fakturę – Paragon również otrzymuje status anulowanego.

Jeśli na Paragonie zaznaczono pobranie towaru z magazynu faktura automatycznie otrzymuje taki sam znacznik.

Można przekształcić do faktury Paragon nieskojarzony z dokumentem WZ. Należy jednak pamiętać, że później dokument WZ powinien być tworzony w oparciu o powstałą fakturę.

Jeśli Paragon jest skojarzony z WZ – faktura automatycznie jest skojarzona z tym WZ.

Podczas wykonywania testów integralności dla faktur skojarzonych z Paragonem sprawdzane są płatności z przekształconego Paragonu.

Uwaga: Po przekształceniu PA do FA prawidłowa wartość marży jest widoczna na Fakturze Sprzedaży. Na Paragonie nie ma informacji o koszcie towaru, a tym samym marża wynosi 100%. Dopiero po podniesieniu formularza pozycji odczytywany jest koszt towaru i informacja o marży.


4.5 Tax Free

W systemie istnieje możliwość tworzenia dokumentów Tax Free do zarejestrowanych wcześniej Paragonów.

Funkcja jest dostępna po wciśnięciu przycisku lub z menu kontekstowego (prawy przycisk myszy) na liście Paragonów.

Dokumenty Tax Free są widoczne na odrębnej liście dokumentów w menu Handel/ Inne(Handel)/ Tax Free. Lista jest obsługiwana w analogiczny sposób jak pozostałe listy w module Handel.

Uwaga: Dokumenty Tax Free mogą być tworzone przez przekształcenie Paragonu. Nie ma możliwości dodawania Tax Free z poziomu listy.

1. Tworzony dokument Tax Free jest zapisywany do bufora. 2. Dokument Tax Free tworzy w Preliminarzu płatność dotyczącą wartości VAT. 3. Dokument Tax Free nie ma wpływu na zasoby w magazynie. 4. Dokument Tax Free może zostać anulowany na podobnych zasadach jak inne dokumenty w module.

Anulowanie Tax Free powoduje rozpięcie jego powiązania z Paragonem, natomiast Paragon nie jest anulowany i może zostać ponownie przekształcony.

4.5.1 Formularz dokumentu Tax Free

Numeracja dokumentów Tax Free jest obsługiwana w identyczny sposób jak wszystkich pozostałych dokumentów w systemie (zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie).

Schematy numeracji dla Tax Free można utworzyć w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel.

Na dokumencie Tax Free Użytkownik ma możliwość określenia nowego kontrahenta lub wpisania jego danych bezpośrednio na zakładce Kontrahent:

status kontrahenta na Tax Free jest automatycznie ustawiany na Pozaunijny (zwrot VAT).

numer dokumentu tożsamości (widoczny na zakładce Kontrahent) jest pobierany z pola Dodatkowe na karcie kontrahenta.

W pole Data sprzedaży na dokumencie Tax Free jest przepisywana data sprzedaży z Paragonu, natomiast jako data wystawienia ustawiana jest data bieżąca.

Lista pozycji na Tax Free jest przepisywana z Paragonu (z pominięciem usług) i Użytkownik nie ma możliwości jej zmiany.

W zawiązku z możliwością dokonywania zwrotu podatku na rzecz podróżnego nie tylko w gotówce, ale również na rachunek bankowy, na dokumencie Tax Free można ustalić formę oraz termin płatności.

W programie można zarejestrować fakt potwierdzenia dokumentu Tax Free. Opcja jest dostępna w menu kontekstowym na liście Tax Free. W polu Data potwierdzenia należy podać rzeczywistą datę otrzymania przez podatnika dokumentu potwierdzającego wywóz towaru poza terytorium Unii Europejskiej. Po potwierdzeniu dokument otrzymuje status P. Tylko dokument potwierdzony można zaksięgować. W momencie potwierdzenia Tax Free tworzona jest płatność w preliminarzu:

wartość zdarzenia to kwota VAT

po stronie rozchodu

4.5.2 Zasady przekształcania Paragonów do Tax Free

1. Do dokumentu TF można przekształcić tylko Paragon (opcja nie dotyczy Faktur Sprzedaży). 2. Paragon przekształcany do TF:

musi być zatwierdzony na stałe,

musi być poprawnie zafiskalizowany,

nie może posiadać żadnych dokumentów korygujących,

nie może być przekształcony do Faktury Sprzedaży 3. Jeśli na Paragonie znajduje się pozycja o statusie usługi – zostanie ona pominięta podczas tworzenia TF. 4. Po przekształceniu PA na liście otrzymuje status X i nie ma możliwości ponownego utworzenia Tax Free do

tego PA.


5. Powiązanie pomiędzy Paragonem i Tax Free jest widoczne na zakładce Dokumenty. 6. Po utworzeniu TF blokowana jest możliwość wystawiania korekt do Paragonu źródłowego. 7. Paragon, do którego utworzono Tax Free, nie może zostać przekształcony do Faktury Sprzedaży.

4.6 Rezerwacje odbiorcy

4.6.1 Co należy wiedzieć o rezerwacjach.

Rezerwacje Odbiorcy to funkcja w programie, która pozwala na zarezerwowanie towaru dla kontrahenta. Nie powoduje ona „zdjęcia” towaru z magazynu, a jedynie pomniejszenie ilości dostępnej do sprzedaży.

W programie rozróżniamy dwa rodzaje rezerwacji:

Rezerwacja terminowa powoduje zarezerwowanie towaru w określonym przedziale czasu. Przedział ten określony jest przez datę wystawienia rezerwacji i termin rezerwacji. Towary z przeterminowanych rezerwacji zostają odblokowane, czyli zwiększają ilość dostępną towaru.

Rezerwacja bezterminowa wynika z wystawionych Faktur Sprzedaży i Paragonów. Dokument handlowy rezerwuje towar jeśli:

dla dokumentu w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu: inicjowanie dokumentu zaznaczony jest parametr rezerwacja.

jeśli parametr jest zaznaczony rezerwacja pojawia się niezależnie od tego czy dokumenty sprzedaży są zatwierdzone na stałe czy do bufora.

Rezerwacja zostaje skasowana w chwili skojarzenia dokumentu handlowego z magazynowym (na podstawie Faktury/ Paragonu powstaje dokument WZ).

Uwaga: Zatwierdzonego dokumentu RO nie można korygować. W takim przypadku konieczne jest jego anulowanie i ponowne wystawienie.

4.6.2 Lista Rezerwacji Odbiorcy

Lista zawiera wszystkie dokumenty rezerwacji. Zasady obsługi są podobne jak na innych listach dokumentów i zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

Standardowo lista rezerwacji składa się z kolumn:

Numer dokumentu – numer dokumentu rezerwacji. Kasując dokument może powstać luka w numeracji i można ją uzupełnić poprzez ‘ręczne’ wpisanie numeru na formularzu dokumentu.

S (status) – pozwala na określeniu stanu danej rezerwacji. Jeśli w polu wyświetla się:

Zrealizowano: dokument w całości został przekształcony do dokumentów wynikowych (zasady przekształceń do dokumentów wynikowych opisane zostały w rozdziale Przekształcanie RO do FA/PA/WZ)

W realizacji: dokument, w którym część towaru została przeniesiona na dokumenty wynikowe

Zamknięto: dokument niezrealizowany, zrealizowany częściowo lub też zrealizowany całkowicie, który nie będzie realizowany i uzyskał status „Zamknięty” (zamykanie dokumentów RO opisane zostało w dalszej części rozdziału).

PF – dla niezrealizowanych RO powiązanych z Fakturą Pro Forma.

Dla niezrealizowanych RO niepowiązanych z FPF pole „Status” jest puste.

Termin rezerwacji – jest to data, do kiedy dana rezerwacja obowiązuje. Data ta ma wpływ na wyliczanie ilości

towaru w danym dniu. Termin rezerwacji kontrolowany jest w stosunku do daty systemowej. Znak umieszczony obok daty oznacza rezerwacje przeterminowane,

Magazyn – symbol magazynu, którego dotyczy rezerwacja,

Kontrahent – nazwa kontrahenta, który dokonał rezerwacji,

Miasto – miasto pochodzenia kontrahenta,

Netto – wartość netto wynikająca z rezerwacji,

Brutto – wartość brutto dokumentu,

Na liście znajduje się sekcja Rodzaj, w której użytkownik może zaznaczyć jedną z następujących opcji:

- Wszystkie: wszystkie RO, które spełniają pozostałe warunki filtra, łącznie z dokumentami anulowanymi


- Zrealizowano: wszystkie całkowicie przekształcone lub zamknięte

- Do realizacji: nieprzekształcone oraz przekształcone częściowo

Parametr Przeterminowane

Pod sekcją Rodzaj znajduje się parametr Przeterminowane. Jeśli zostanie on włączony, wyświetlane będą wszystkie rezerwacje, bez względu na to czy są przeterminowane czy nie. W przeciwnym wypadku, jeśli wyłączymy ten parametr, na liście pominięte zostaną przeterminowane dokumenty. Domyślnie parametr jest zaznaczony.

Istnieje możliwość filtrowania dokumentów ze względu na daty wystawienia, jak też terminy rezerwacji.

W dolnej części listy znajdują się dwie opcje:

Data wystawienia od-do oraz Termin rezerwacji od-do:

Zaznaczenie jednego z parametrów i określenie zakresu dat umożliwi wyfiltrowanie tych dokumentów, których data wystawienia lub termin rezerwacji mieści się pomiędzy wybranymi zakresami. Jeśli zostaną zaznaczone parametry przy dacie wystawienia i terminie rezerwacji jednocześnie, wówczas dokumenty muszą spełniać obydwa warunki zakresów dat.

Oprócz standardowych przycisków, na liście rezerwacji znajdują się przyciski umożliwiające przekształcanie rezerwacji do dokumentów wynikowych (FPF, FA, PA, WZ, RW, MM) lub utworzenie na ich podstawie dokumentów ZD lub PWP.

Przekształcenie do Faktury – funkcja programu pozwala na przekształcenie wybranych rezerwacji do Faktury Sprzedaży. Funkcja ta dotyczy tylko zatwierdzonych rezerwacji.

Przekształcenie do Paragonu – wykonuje się po zaznaczeniu wybranych rezerwacji. Do Paragonu można przekształcić tylko zatwierdzoną rezerwację, wyliczoną algorytmem od brutto.

Przekształcenie do Faktury Pro Forma – funkcja pozwala zaznaczyć na liście kilka RO i przekształcić je do jednej Faktury Pro Forma. FPF jest edytowalna tylko częściowo – daty, numer, termin, rabat, ceny. Nie można zmieniać ilości czy też dodawać nowych pozycji, zmieniać Kontrahenta.

Przekształcenie do WZ – funkcja umożliwia utworzenie dokumentu WZ na podstawie wcześniejszej rezerwacji towaru. Należy jednak pamiętać, że dokument WZ powoduje od razu zdjęcie towaru z magazynu – aby przekształcenie powiodło się w magazynie musi być odpowiednia ilość towaru.

Przekształcenie do Rozchodu Wewnętrznego – funkcja pozwala na wydanie z magazynu towaru, zarezerwowanego np. na wewnętrzne potrzeby przedsiębiorstwa. Ponieważ wartość towarów na RW wyliczana jest zgodnie z rzeczywistym rozchodem, w przypadku tego przekształcenia ceny wprowadzone na RO nie mają znaczenia.

Przekształcenie do Przesunięcia Międzymagazynowego – aby Użytkownicy programu mogli zarezerwować towar wewnątrz firmy na potrzeby innego magazynu lub oddziału, w programie możliwe jest tworzenie Rezerwacji Wewnętrznych, a następnie przekształcenie ich do MM. Operacja taka jest dostępna na liście Rezerwacji Odbiorcy

pod przyciskiem oraz w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy. Na formularzu RO w prawym górnym rogu znajduje się parametr Rezerwacja wewnętrzna. Po jego zaznaczeniu pole z wyborem kontrahenta zostanie zastąpione polem, w którym należy wskazać magazyn docelowy dla rezerwowanego towaru. Wartość towarów na MM jest wyliczana zgodnie z rzeczywistą wartością tego przesunięcia. Przesunięcie


Międzymagazynowe realizuje Rezerwacje na zasadach analogicznych, jak w przypadku przekształcenia RO do innych dokumentów.

Do Przesunięcia Międzymagazynowego można przekształcać wyłącznie rezerwacje oznaczone jako Rezerwacja wewnętrzna. Takie RO można przekształcać również do innych dokumentów.

Uwaga: Do RW i MM nie można przekształcić Rezerwacji wystawionych na różne magazyny.

Ponieważ dokumenty RW i MM wystawiane są według rzeczywistych kosztów towarów, możliwe jest wygenerowanie tych dokumentów z RO wystawionych w różnych walutach.

Przekształcenie do ZD – na podstawie jednej lub kilku rezerwacji można utworzyć dokument zamawiający towar u dostawcy. Zasady zostały dokładniej opisane w rozdziale poświęconym dokumentom skojarzonym.

Przekształcenie do PWP – na podstawie rezerwacji można utworzyć dokument produkcyjny PWP. Na PWP zostaną przeniesione tylko produkty złożone z rezerwacji.

Przy przekształcaniu do ZD/PWP, ilości mogą być przenoszone w całości z dokumentu RO lub tylko ilości pozostające do realizacji, w zależności od wyboru opcji na całość/na różnicę. Opcje dostępne są po rozwinięciu

przycisku strzałki znajdującej się obok przycisku przekształcenia do ZD/PWP.

Zasady przekształcania RO do FA/PA/WZ zostały opisane w rozdziale Przekształcanie RO do FA/PA/WZ. Natomiast zasady przekształcania RO do FPF znajdują się w rozdziale Przekształcanie RO do Faktury Pro Forma.

Przy przekształcaniu RO do dokumentów handlowych bądź magazynowych można wskazać konkretne dokumenty RO poprzez zaznaczenie na liście, a następnie wybrać jedną z opcji: FA, PA, WZ. Żeby możliwe było przekształcenie kilku dokumentów RO do jednego dokumentu wynikowego, muszą być spełnione warunki, opisane w rozdziale Edycja dokumentu wynikowego.

Po zmianie ilości na dokumencie wynikowym, pozostała część towaru przywracana jest na dokument rezerwacji.

Jeśli podczas edycji dokumentu wynikowego ilości na pozycjach są:

zmienione na większe lub dodane nowe pozycje towarowe- wówczas nie ma to wpływu na rezerwacje na dokumencie RO.

zmniejszone – pozostała ilość wraca na dokument RO.

W przypadku, gdy podczas edycji usuniemy jakąś pozycję, wtedy cała ilość zarezerwowana wraca na dokument rezerwacji.

Anulowanie i usuwanie dokumentów wynikowych

Po anulowaniu dokumentu wynikowego towary, które były pobrane na ten dokument, mogą wrócić na RO.

Tutaj należy rozpatrzyć dwa przypadki:

a) jeśli RO ma status Zamknięto, wówczas na formularzu dokumentu RO w kolumnie „Zrealizowano” ilość zostanie zmniejszona o ilość towaru z dokumentu anulowanego. Jednak jest to tylko wartość informacyjna ponieważ dokumenty zamknięte nie wpływają na rezerwacje na liście zasobów tak więc anulowany dokument wynikowy również nie będzie miał wpływu na rezerwacje na zasobach

b) jeśli RO nie zostały jeszcze zamknięte, wówczas anulowanie dokumentu wynikowego spowoduje zwrócenie rezerwacji na dokument źródłowy. Zostanie to odnotowane w kolumnach Zrealizowano i Pozostaje. Fakt ten będzie miał również wpływ na ilość towaru zarezerwowanego na liście zasobów.

Uwaga: Jeśli chcemy anulować dokument RO, należy wcześniej anulować lub usunąć wszystkie dokumenty wynikowe, powiązane z tym RO.

Powiązania pomiędzy RO a dokumentami wynikowymi

Z jednego dokumentu RO można wygenerować wiele dokumentów wynikowych, jak również wiele RO może być przekształcanych do jednego dokumentu wynikowego.

Każdy element dokumentu RO może występować na wielu dokumentach wynikowych oraz ten sam towar występujący na wielu RO może występować na jednym dokumencie wynikowym.

Informacje o tym, które towary zostały już przeniesione na dokumenty wynikowe a które są jeszcze rezerwowane są widoczne dla poszczególnych elementów na dokumencie w kolumnach „Zrealizowano” i „Pozostaje”. Natomiast powiązania obustronne widoczne są na formularzach dokumentów powiązanych na zakładce „Dokumenty”.

4.6.2.1 Funkcja zamykania rezerwacji

Często zdarza się tak, że rezerwacja nie jest realizowana lub jest realizowana tylko częściowo. Dlatego istnieje możliwość zamknięcia RO, które już nie będą realizowane.

Opcja zamknięcia RO dostępna jest z poziomu menu kontekstowego, wywoływanego po kliknięciu prawym klawiszem myszy na liście dokumentów (dostępna również z poziomu okna sprzedaży dedykowanej na zakładce Rezerwacje). Wykonanie tej operacji dotyczy wszystkich zaznaczonych dokumentów z listy.

Po zaznaczeniu opcji Zamknij, dokument otrzymuje status Zamknięto (widoczny w kolumnie Status) i nie można mu przywrócić aktywności. Dokument zamknięty nie wpływa na rezerwacje na magazynie.

Po wybraniu opcji pojawi się pytanie:

Czy zamknąć zaznaczone dokumenty? Tak/Nie.

Opcja Tak spowoduje operację ustawienia statusu Zamknięto na zaznaczonych dokumentach. Po przeprowadzeniu operacji wyświetlony zostanie komunikat informujący, które dokumenty zamknięto a dla których operacja nie była możliwa.

Dokumentów zamkniętych lub zrealizowanych nie można przekształcić do innych dokumentów, podczas próby przekształcenia otrzymamy komunikat:

Błąd agregowania dokumentów!

Rezerwacja odbiorcy jest przekształcona całkowicie lub została zamknięta!

Poniżej opcji Zamknij w menu znajduje się opcja Zamknij i wygeneruj RO różnicowe. Funkcja ta pozwoli podczas zamykania dokumentu, na wygenerowanie dokumentu RO różnicowego, zawierającego tylko pozycje i ilości niezrealizowane, pochodzące z dokumentu źródłowego.

Opcja działa dla dokumentów zaznaczonych i może być generowana dla wielu RO – tworzy się również wiele różnicowych. Po wybraniu dokumentów i uruchomieniu funkcji pojawia się komunikat:

Czy zamknąć zaznaczone dokumenty i wygenerować dokumenty różnicowe do nich? TAK/NIE

Jeśli zatwierdzimy komunikat, wówczas wygenerowane zostaną dokumenty RO/ZD różnicowe w buforze, każdy z nich powiązany z dokumentem źródłowym. Wszystkie dane, takie jak data, termin, numer zamówienia, kontrahent, warunki płatności, przenoszone są z dokumentu źródłowego.

4.6.3 Formularz rezerwacji

Po zainicjowaniu klawiszem <INS> lub przyciskiem nowej rezerwacji na ekranie otrzymujemy formularz Rezerwacji Odbiorcy. Formularz ten składa się z pięciu zakładek. Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie.

Uwaga: Na wydruku dokumentu RO oprócz nazwy i danych adresowych firmy drukowane są dodatkowo informacje związane z KRS: oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki, numer rejestru, pod którym spółka jest zarejestrowana oraz wysokość kapitału zakładowego i kapitału wpłaconego (w zależności od rodzaju spółki). Dane pobierane są z Pieczątki firmy (Konfiguracja firmy/ Dane firmy/ Pieczątka)

4.6.3.1 Formularz rezerwacji: zakładka Ogólne

Zakładka ta pozwala na określenie podstawowych danych potrzebnych do wystawienia dokumentu, czyli:


Dokument - proponowany jest domyślny schemat numeracji dla rezerwacji (Konfiguracja firmy/ Handel/ Dokumenty). Można go zmienić wciskając przycisk Dokument i wybierając spośród schematów zdefiniowanych dla klasy RO. Dodatkowo jeśli w schemacie występuje seria – lista jest dostępna po wciśnięciu strzałki obok pola.

Numer – podczas wpisywania nowej rezerwacji jako numer wpisany jest AUTO. Numer kolejny rezerwacji zostanie nadany dopiero po jej zapisaniu (na trwałe lub do bufora).

Numer zamówienia - numer zewnętrzny rezerwacji (np. numeru zamówienia zarejestrowanego u dostawcy). Wypełnienie pola nie jest wymagane przez program. Podczas przekształcania rezerwacji do innego dokumentu zawartość pola numer zamówienia jest przenoszona w pole OPIS.

Kontrahent – kontrahent, dla którego wystawiana jest rezerwacja. Można go wybrać z listy dostępnej po wciśnięciu przycisku.

Kategoria – kategoria sprzedaży przepisywana jest z karty ewidencyjnej kontrahenta. Można ją zmienić wybierając z listy dostępnej po wciśnięciu przycisku.

Magazyn – magazyn, na którym rezerwowany jest towar. W przeciwieństwie do innych dokumentów zmiana magazynu jest możliwa również po wpisaniu pozycji na dokument, aż do czasu jego zapisu na trwałe.

Data wystawienia – data wystawienia rezerwacji, od tego dnia towar jest zarezerwowany.

Termin rezerwacji – data, do kiedy towar dla wybranego kontrahenta jest zarezerwowany. Po tym terminie towar zostaje odblokowany i zwiększa ilość dostępną. W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry można wskazać domyślny termin dla RO wpisując ilość dni względem, której będzie liczony termin rezerwacji od daty wystawienia dokumentu. W przypadku RO importowanych z pliku XML nie działa ustawienie z konfiguracji – termin jest zawsze pobierany z pliku XML.

Dokument liczony od – netto/ brutto. Wybór algorytmu wyliczania podatku VAT. Warto pamiętać, że aby rezerwację przekształcić do Paragonu musi ona być wyliczona algorytmem od brutto.

Rabat – początkowo jest to standardowy rabat przepisywany z karty kontrahenta. Obsługa tego pola została dokładnie opisana w rozdziale Udzielanie rabatów.

Uwaga: Istnieje możliwość zablokowania dla operatora możliwości zmiany ceny i udzielenia dodatkowych rabatów na rezerwacjach (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy – formularz operatora, zakładka Parametry).

Forma i termin płatności – informacje o formie i terminie płatności na rezerwacji mają charakter wyłącznie informacyjny (rezerwacje nie tworzą zdarzenia w Preliminarzu płatności). Podczas konwersji forma oraz termin są przepisywane na nowo tworzony dokument. W przypadku konwersji kilku dokumentów (ZD/ RO) do jednego – forma płatności oraz termin są proponowane zgodnie z ustawieniami na karcie kontrahenta.

Razem brutto – wartość brutto rezerwacji, wyliczona na podstawie ilości i cen wpisanych towarów.


Na zatwierdzonym dokumencie RO można zobaczyć czy i jakie pozycje rezerwacji zostały zrealizowane. Po zapisie dokumentu na trwałe, w tabeli z pozycjami dokumentu pojawiają się dwie kolumny – Zrealizowano i Pozostaje. Kolumny widoczne są tylko dla dokumentów RO zapisanych na stałe, ponieważ tylko takie mogą być przekształcane do innych dokumentów. Na edytowanym dokumencie (podczas wprowadzania lub edycji w buforze) kolumny te są niewidoczne.

Zrealizowano – w kolumnie tej widać ilość towaru zarezerwowanego, która została pobrana po przekształceniu do dokumentów WZ/FA/PA. Ilość ta jest sumą ilości pobranej na dokumenty wynikowe utworzone do tego RO, bez względu na to, czy dokumenty wpływają na stany czy tylko rezerwują towar. Ilość jest wyliczona dla jednostki, która została wprowadzona na RO.

Pozostaje - kolumna zawiera ilość rezerwacji dla danej pozycji towarowej, którą można jeszcze przekształcić do dokumentów wynikowych. Jest to ilość z dokumentu RO pomniejszona o ilość z pola Zrealizowano.

Na formularzu dokumentu zamkniętego nie jest wyświetlana kolumna Pozostaje. Znajduje się tutaj tylko informacja o ilościach zrealizowanych. Po zamknięciu, ilości które nie zostały zrealizowane przestają wpływać na rezerwacje na zasobach.

Przykład Wystawiamy RO na 10 sztuk towaru T1. Następnie przekształcamy dokument RO do Wydania Zewnętrznego (WZ1) na 4 sztuki oraz WZ2 na 3 sztuki.


Na RO widać wartości w kolumnach – Ilość: 10 szt., Zrealizowano: 7, Pozostaje: 3. W magazynie rezerwowane są 3 sztuki towaru T1. W kolejnym kroku zamykamy dokument RO. Jeśli podniesiemy dokument RO w trybie podglądu, wówczas możemy zobaczyć tylko kolumnę Ilość: 10 szt. oraz Zrealizowano: 7. Znikają też rezerwacje na towar T1 z listy zasobów.

4.6.3.2 Formularz rezerwacji: zakładka Kontrahent

Zakładka zawiera wszystkie informacje o Nabywcy i Odbiorcy. Dane odczytane są z formularza kontrahenta. Można je dowolnie zmieniać. Zmiany te będą zapamiętane jedynie na tym dokumencie i nie mają one wpływu na informacje zapisane na formularzu kontrahenta.

Znajdujący się obok przycisk umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta - nabywcy. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian).

Podobnie jak w przypadku innych dokumentów standardowo jako Odbiorca proponowany jest ten sam kontrahent co Nabywca. Istnieje również możliwość określenia Odbiorcy skojarzonego z danym kontrahentem na jego karcie ewidencyjnej (zakładka Dodatkowe). Wtedy na wszystkich dokumentach dla kontrahenta standardowo proponowany będzie dany odbiorca.

4.6.3.3 Formularz rezerwacji: zakładka Dodatkowe

Na zakładce znajdują się informacje o wartości netto, brutto i VAT rezerwacji, pole zmiany waluty dokumentu oraz miejsce na dodatkowy opis.

Na dole formularza widoczne są pola Wprowadził i Zmodyfikował zawierające daty utworzenia oraz ostatniej modyfikacji dokumentu wraz z akronimami operatorów, którzy tych operacji dokonywali.


4.6.3.4 Formularz rezerwacji: zakładka Dokumenty

Zakładka Dokumenty wyświetla listę wszystkich związanych z rezerwacją dokumentów. Obok numeru dokumentu skojarzonego, jego daty i kwoty netto w tabeli znajduje się informacja o typie:

FA – jeśli rezerwacja została przekształcona do Faktury Sprzedaży

PA – jeśli rezerwacja została przekształcona do Paragonu

WZ – jeśli rezerwacja została przekształcona do WZ.

ZD – jeśli rezerwacja została przekształcona do ZD.

PWP – jeśli rezerwacja została przekształcona do WZ.

PF – jeśli rezerwacja została przekształcona z Faktury Pro Forma.

4.6.3.5 Formularz rezerwacji: zakładka Atrybuty

Na zakładce widoczna jest tabela z kodami i wartościami atrybutów przypisanych do dokumentu.

4.6.4 Rezerwacje towaru a zasoby

Pracując w programie z Rezerwacjami, Użytkownik może przyjąć jedną z dwóch zasad działania, dotyczących wydania towaru z magazynu. Działanie to jest zależne od zaznaczenia parametru Nie pozwalaj na wydanie towaru gdy występują rezerwacje w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry:

Jeżeli parametr jest wyłączony – program pozwoli na wydanie towaru, jeśli tylko w magazynie jest wystarczająca jego ilość.

Jeżeli parametr jest zaznaczony – wydanie towaru zostanie zablokowane, jeżeli jego ilość dostępna jest niewystarczająca z powodu istniejących rezerwacji (ilość dostępna w programie to całkowita ilość towaru w magazynie pomniejszona o rezerwacje). Jeżeli równocześnie zaznaczony zostanie parametr Konwersja RO/PF do WZ, RW, MM – pobieraj ilość dostępną, wówczas możliwe będzie wydanie towaru z Rezerwacji w takiej ilości, która nie jest zarezerwowana innymi dokumentami (RO, FA, PA).

W ramach ustawionej blokady Użytkownik może warunkowo zezwolić na wydanie z magazynu towarów, jeżeli zostały wcześniej zarezerwowane. W konfiguracji znajduje się parametr Pozwalaj na przekształcenie RO do WZ, RW, MM, który jest dostępny po zaznaczeniu parametru Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują

rezerwacje. Jeżeli parametr jest Zaznaczony – możliwe będzie przekształcenie dowolnej Rezerwacji do dokumentu magazynowego, do wysokości stanów magazynowych.

Przykład: W magazynie znajduje się 10 szt. towaru. 6 szt. zostało zarezerwowanych.

Nazwa Ilość Rezerwacje Braki Zamówienia Braki pozostałe Ilość dostępna

TOWAR 10,0000 6,0000 0,0000 0,0000 0,0000 4,0000

W sytuacji, gdy parametr Nie pozwalaj na wydanie towaru jeżeli występują rezerwacje jest:

Nieaktywny – program nie sprawdza, czy istnieją jakieś rezerwacje na ten towar i pozwala na wydanie z magazynu całej jego ilości, czyli 10 sztuk,

Aktywny – wydanie towaru jest możliwe tylko w ilości dostępnej (4 szt.).

Jeżeli jednak dodatkowo zaznaczony zostanie parametr Pozwalaj na przekształcenie RO do WZ, RW, MM, wówczas po zarezerwowaniu towaru dokumentem RO, możliwe będzie wydanie całego zasobu z magazynu, bez względu na to, czy istnieją inne rezerwacje.

4.7 Łatwa sprzedaż

Funkcja ta pozwala na optymalizację procesu sprzedaży. Wystawianie dokumentu sprzedaży (Faktury/ Paragonu), zostało sprowadzone do trzech kroków: wyboru towaru, określenia rodzaju dokumentu sprzedaży oraz określenia kontrahenta.

Zasady obsługi okna zostały opisane w rozdziale Standardy w programie (należy pamiętać, że nie można włączyć Wiersza sum dla kolumn, które podlegają edycji).

4.7.1 Krok 1 - towary

Pierwszy krok polega na wyborze towarów oraz określeniu sprzedawanej ilości.

4.7.1.1 Lista zasobów magazynowych

Wybór towarów opiera się na Liście zasobów magazynowych, która jest wyglądem zbliżona do listy zasobów dostępnej w menu Magazyn.

W oknie możemy ustalić:

Typ – typ sprzedawanych aktualnie pozycji. Musimy ustalić jakie towary powinny się na niej pojawić. Listę możemy zawęzić tylko do towarów handlowych (prostych) czy produktów (towary złożone) lub usług. Wyboru typu lub dowolnej ich kombinacji dokonujemy zaznaczając odpowiednie opcje. Przy kolejnym otwarciu okna – ustawienia zostaną zapamiętane.

Magazyn – zgodnie z zasadą, że na dokumencie może znaleźć się towar z jednego magazynu, aby prawidłowo wyświetlana była dostępna ilość towaru należy wybrać magazyn, z którego następuje sprzedaż. Lista magazynów jest rozwijana po wciśnięciu strzałki obok pola.

Grupa – na liście wyświetlane mogą być wszystkie towary lub tylko z wybranych grup asortymentowych. Jeżeli dana grupa jest zaznaczona na drzewie to towary należące do tej grupy pojawią się na liście.

Data – data, na jaką wyliczana jest ilość dostępna towaru.

Zerowe – zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście wyświetlane są wszystkie towary z ilością dostępną 0.

Niezerowe – zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście pojawią się towary z ilością dostępną różną od zera.

Jeśli obydwa parametr są zaznaczone - lista zawiera wszystkie towary, niezależnie od ilości dostępnej.

Usługi wyświetlane są niezależnie od ustawień parametrów Zerowe/ Niezerowe.

Dodatkowo w oknie znajdują się przyciski:

Zmień – wyświetlany jest formularz pozycji (karta magazynowa). Tą samą akcję wywoła kombinacja klawiszy <CTRL>+<ENTER).

Zamknij – zamyka okno

Faktura Sprzedaży, Paragon, Rezerwacja Odbiorcy, Faktura Pro Forma, Wydanie Zewnętrzne – tworzenie dokumentu związanego ze sprzedażą (krok 2)

4.7.1.2 Wybór pozycji

Wyboru pozycji dokonujemy poprzez zaznaczenie towarów/ usług, wciskając przycisk <SPACJA> lub klikając lewym przyciskiem myszki w daną pozycję.

Po zaznaczeniu towaru należy wpisać sprzedawaną ilość. Wpisujemy ją w kolumnie Ilość. Domyślnie kolumna ta przyjmuje wartość zero (0). Po zaznaczeniu towaru pole z ilością standardowo ustawia się na 1. Pole to podlega edycji po dwukrotnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy lub po wciśnięciu klawisza <ENTER>.

Klawisz <ENTER> pozwala również na edycję pozycji bez uprzedniego jej zaznaczenia.

Po otwarciu formularzy w kolumnach Ilość dostępna oraz Ilość JM wybrana początkowo wyświetlane są te same wartości, czyli dostępna ilość towaru wyrażona w jednostce podstawowej. Dopiero po zmianie jednostki na pomocniczą w kolumnie JM, kolumna Ilość JM wybrana zostanie przeliczona według wskazanej jednostki.

Po zaznaczeniu wszystkich potrzebnych pozycji i określeniu ich ilości możemy przejść do kroku nr 2.

4.7.2 Krok 2 - dokument

Krok 2 to utworzenie na podstawie listy zaznaczonych towarów dokumentu sprzedaży. Z okna łatwej sprzedaży utworzyć możemy Fakturę Sprzedaży, Paragon, Rezerwację Odbiorcy, Fakturę Pro Forma lub Wydanie Zewnętrzne.

Proces przebiega w dwóch etapach. Najpierw wyświetla się okno z listą wszystkich zaznaczonych towarów/usług, ich ilością i wartością sprzedaży. Wartość wyliczana jest na podstawie ceny zdefiniowanej, jako domyślna na karcie towaru/ usługi. Okno to ma dwa przyciski:

Potwierdź generowanie dokumentu – tworzony jest dokument sprzedaży zawierający wyświetlone pozycje.

Anuluj generowanie dokumentu - powoduje powrót na listę zasobów magazynowych np. W celu wskazania dodatkowych pozycji lub poprawienia ich ilości.

4.7.3 Krok 3 - kontrahent

Trzeci krok sprowadza się do określenia kontrahenta i ustalenia ostatecznych warunków sprzedaży.

Po zatwierdzeniu listy towarów wyświetlany jest formularz wybranego typu dokumentu z wpisanymi już pozycjami. Należy jeszcze w nagłówku ustalić kontrahenta (zwłaszcza w przypadku Faktury Sprzedaży). Zasady obsługi są opisane w rozdziałach poświęconych konkretnym dokumentom.

Utworzony dokument może rezerwować towar lub pobierać go z magazynu w zależności od ustawień w konfiguracji. Zagadnienie opisano dokładnie w rozdziałach Co należy wiedzieć o fakturach. oraz Co należy wiedzieć o paragonach.

4.8 Faktury Pro Forma

4.8.1 Co należy wiedzieć o Fakturach Pro Forma?

Faktura Pro Forma nie powoduje zdjęcia towaru z magazynu.

Wystawienie FPF może być związane z tworzeniem Rezerwacji Odbiorcy do FPF bezpośrednio z formularza lub z listy.

W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu znajduje się pozycja dotycząca Faktur Pro Forma:

Bufor – parametr dotyczy stanu znacznika Bufor na każdej nowej FPF (proponowany jest zapis dokumentu do bufora lub na trwałe),

RO - zaznaczenie tej opcji przy PF spowoduje, że na dokumentach FPF domyślnie zaznaczona będzie opcja generowania dokumentu RO tworzącego rezerwację w magazynie. Dokument RO utworzony zostanie po zapisie FPF na trwałe. Podczas edycji FPF parametr ten można odznaczyć.


Zatwierdzenie dokumentu z zaznaczoną opcją RO na formularzu FPF spowoduje wygenerowanie RO do bufora z identycznymi elementami jak na FPF. Nie ma możliwości zmiany ilości, dodawania, usuwania pozycji, zmiany Kontrahenta. Można natomiast dokonywać zmian w zakresie ceny, rabatu, daty wystawienia, terminu rezerwacji, formy płatności.

Wystawienie FPF nie jest związane z powstaniem płatności. Na dokumencie istnieje wprawdzie możliwość ustalenia formy oraz terminu płatności – jednak nie jest ona widoczna w Preliminarzu płatności ani też nie powoduje powstania zapisu KB. Ustalona forma oraz termin płatności są przepisywane na dokument powstający w wyniku konwersji FPF do Rezerwacji Odbiorcy lub Faktury Sprzedaży.

Faktura Pro Forma może zostać przekształcona do innych dokumentów. Przekształcenie następuje po wciśnięciu odpowiedniego przycisku. Funkcje są dostępne również w menu kontekstowym na liście Faktur Pro Forma (prawy przycisk myszki).

Sposób wystawiania Faktury Pro Forma jest podobny jak w przypadku wystawiania Faktur Sprzedaży oraz innych dokumentów w systemie Comarch ERP Optima.

4.8.2 Lista Faktur Pro Forma

Lista Faktur Pro Forma jest dostępna w menu Handel/ Faktury Pro Forma. Znajduje się tu lista wszystkich wystawionych wcześniej dokumentów Pro Forma. Zasady dotyczące obsługi listy, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu listy do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

Każda pozycja listy zawiera:

Numer dokumentu – numer faktury nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji.

Status – pole to określa stan danego dokumentu. Pole może przyjmować następujące wartości:

puste pole statusu oznacza, że z tą fakturą nie jest związany żaden inny dokument,

RO oznacza, że faktura została przekonwertowana do Rezerwacji Odbiorcy,

FA informuje o powiązaniu Faktury Pro Forma z Fakturą Sprzedaży,

ZL informuje o powiązaniu Faktury Pro Forma z Fakturą Zaliczkową,

WZ informuje o powiązaniu Faktury Pro Forma z Wydaniem Zewnętrznym.

Datę wystawienia – data wystawienia faktury.

Magazyn – lista wystawionych w programie Faktur może zostać ograniczona do dokumentów dotyczących wybranego magazynu. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanych w programie magazynów. Lista ta zawiera tylko lokalne magazyny aktywne.

Nazwę Kontrahenta – pierwsza linia nazwy Nabywcy.


Kwotę netto – wartość netto faktury.

Kwotę brutto – wartość brutto faktury.

Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski. Oprócz standardowych przycisków w oknie znajdują się:

- umożliwia utworzenie do zaznaczonych Faktur Pro Forma dokumentu Rezerwacji Odbiorcy. Dokument RO utworzony do FPF ma na celu zarezerwowanie towaru, który znajduje się na FPF. Na formularz RO przenoszone są wszystkie pozycje z FPF. Użytkownik może modyfikować RO powstałe na podstawie FPF (dodawać, usuwać pozycje, zmieniać ilość, ceny, rabat, datę wystawienia, termin rezerwacji, formę płatności).

Uwaga: W przypadku, kiedy do FPF są już utworzone zaliczki można także wygenerować RO. Nie ma możliwości wygenerowania RO, jeśli do FPF zostało utworzone częściowe WZ albo Faktura Sprzedaży.

Nie można przekształcić kilku FPF do jednego RO, jeśli chociaż jedna z FPF posiada zaliczkę.

Uwaga: W przypadku, kiedy RO jest powiązane z FPF i dokonamy jakiegokolwiek przekształcenia z listy RO (do FA, PA lub WZ) wówczas zostanie zablokowana możliwość dokonywania przekształceń z poziomu FPF (tworzenia zaliczek, WZ częściowych, przekształcania do Faktur Sprzedaży). Będzie można wykonywać operacje tylko z listy RO.

Podobnie w przypadku, kiedy FPF powiązana jest z RO i dokonamy jakiegokolwiek przekształcenia z listy FPF (przekształcenie do Faktury Zaliczkowej, WZ częściowego, FA częściowej lub Faktury Sprzedaży) zostanie zablokowana możliwość dokonywania przekształceń RO. Dalsze operacje można dokonywać tylko z listy FPF.

W Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty można ustalić domyślny schemat dla dokumentów RO tworzonych na podstawie Faktur Pro Forma.

- umożliwia przekształcenie Faktury Pro Forma do Faktury Sprzedaży, w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty można ustalić domyślny schemat dla dokumentów FA tworzonych na podstawie Faktur Pro Forma.

– umożliwia na podstawie jednej lub kilku FPF utworzenie dokumentu zamawiającego towar u dostawcy. Zasady zostały dokładniej opisane w rozdziale poświęconym dokumentom skojarzonym.

- umożliwia przekształcenie Faktury Pro Forma do Wydania Zewnętrznego

Uwaga: Należy pamiętać, że w przypadku Faktur Pro Forma nie ma możliwości wystawienia dokumentu korygującego. Zatwierdzony dokument można jedynie anulować. Anulowanie jest dostępne w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy.

Formularz faktury, który pojawi się na ekranie po naciśnięciu na liście klawisza lub <INS> podzielony jest na zakładki: Ogólne, Kontrahent, Dodatkowe, Dokumenty i Atrybuty. Ponieważ Faktura Pro Forma nie współpracuje z modułem Kasa/Bank – na formularzu nie pojawia się zakładka Płatności. Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie.

4.8.3 Formularz Faktury PF: zakładka Ogólne

Zawiera podstawowe informacje nt. dokumentu. Formularz jest zbliżony do Faktury Sprzedaży z małymi wyjątkami:

Dokument i Numer – faktury PF mają prowadzoną odrębną numerację. Schematy numeracji dla faktur PF można definiować w Konfiguracji firmy/ Dokumenty/ Handel/ Faktury Pro Forma. Zasady definiowania numeracji są identyczne jak w przypadku innych dokumentów. Schemat domyślny określany jest w Konfiguracji programu/ Handel/ Dokumenty w pozycji PF: Faktura Pro Forma. W programie predefiniowany jest schemat o symbolu FPF.

Magazyn – magazyn, na którym rezerwowany jest towar.

Faktura Pro Forma nie zawiera informacji o płatnościach, w związku z czym ukryte są pola związane z kwotą zapłaconą i pozostającą jeszcze do zapłaty. Pola dotyczące formy i terminu płatności mają charakter informacyjny (Faktura PF nie powoduje powstania zdarzenia w Preliminarzu płatności).

W polu Razem widoczna jest kwota brutto Faktury Pro Forma.

Z poziomu menu wydruków dostępnych na formularzu Faktury Pro Forma, dostępny jest wydruk Oferta handlowa. Wygląd dokumentu jest oparty na wydruku Faktury Pro Forma.

4.8.4 Formularz Faktury PF - zakładka Kontrahent

Zawiera szczegółowe dane Nabywcy i Odbiorcy. Dane pobierane są z karty kontrahenta. Znajdujący się obok

przycisk umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta - nabywcy. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian).


Dane kontrahenta podlegają edycji. Wprowadzone zmiany będą przenoszone na dokumenty powstające w wyniku konwersji FPF. Należy jednak pamiętać, że zmiana danych z poziomu zakładki Kontrahent zostanie zapamiętana na wystawianym dokumencie, jednak nie spowoduje zmiany informacji zapisanych na karcie kontrahenta.

4.8.5 Formularz Faktury PF – zakładka Dodatkowe

Z lewej strony okna znajduje się tabela VAT, zawierająca wartość netto, VAT oraz brutto wystawianej Faktury Pro Forma. Tabela VAT jest wyliczana na bieżąco w trakcie dopisywania kolejnych pozycji i nie podlega edycji.


4.8.6 Formularz Faktury PF - zakładka Dokumenty

W górnej części okna znajduje się tabela zawierająca listę dokumentów skojarzonych. Faktura Pro Forma może być przekształcona do Rezerwacji Odbiorcy, Faktury Sprzedaży, Faktury Zaliczkowej, Wydania Zewnętrznego lub Zamówienia u Dostawcy. Użytkownik może również wydawać towar z FPF na dokumenty WZ. Dlatego kolumna Typ może przyjmować wartości:

RO – jeśli Faktura PF została przekonwertowana do rezerwacji,

FA – jeśli Faktura PF została przekształcona do Faktury Sprzedaży lub Faktury Zaliczkowej,

WZ – jeśli towar z PF został wydany na dokument WZ,

ZD – jeśli na podstawie Faktury PF utworzono dokument ZD.

4.8.7 Formularz Faktury PF - zakładka Atrybuty


4.8.8 Formularz Faktury PF – dopisywanie pozycji

Zasady wprowadzania pozycji na Fakturę Pro Forma są takie same jak w przypadku wystawiania innych dokumentów sprzedaży.

Na Fakturę Pro Forma mogą być wpisane zarówno towary jak i usługi.

Formularz pozycji wpisanej na Fakturę Pro Forma jest zbliżony do formularza pozycji na fakturze sprzedaży i został opisany w rozdziale Formularz pozycji na fakturze.

Uwaga: Istnieje możliwość zablokowania dla operatora możliwości zmiany ceny i udzielenia dodatkowych rabatów na Fakturach Pro Forma ( Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy – formularz operatora, zakładka Parametry).

4.8.9 Zamykanie FPF

Istnieje możliwość zamykania dokumentów FPF.

Możliwość zamknięcia FPF może być niezbędna w przypadku, kiedy Kontrahent nie odbiera wszystkich towarów, lub odbiera inne w zamian. Wówczas może powstać sytuacja, kiedy będą rezerwowane towary na RO powiązanym z FPF bez możliwości zwolnienia rezerwacji.

W związku z powyższym istnieje możliwość zamykania FPF. Zamykanie FPF jest dostępne z menu kontekstowego: Zamknij. Dokumenty takie będą posiadały Status „Zamknięto”. Dokumentów zamkniętych nie można już przekształcać do innych dokumentów.

Jeśli FPF była powiązana z RO wówczas zamkniecie FPF spowoduje zamkniecie powiązanych RO.

Istnieje również możliwość zamknięcia FPF jeżeli nie wszystkie zaliczki zostały rozliczone. W takim przypadku zaliczki nie mogą być już rozliczane na Fakturach. Można natomiast je korygować do wysokości nierozliczonych części. Jeżeli podczas zamykania FPF program wykryje nierozliczone zaliczki, wyświetli się komunikat Faktura proforma FPF/1/2013 posiada zaliczki, do których nie została wystawiona faktura finalna. Czy chcesz kontynuować?

Zamkniecie FPF nie jest możliwe, jeśli do FPF istnieją jakiekolwiek dokumenty w buforze.


4.9 Faktury zaliczkowe

Ustawa o VAT zobowiązuje podatników do naliczania i odprowadzenia VAT-u należnego w sytuacji, w której podatnik pobrał od klienta część lub całość należności jeszcze przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, zanim została wystawiona faktura VAT. VAT należy rozliczać po wpłaceniu każdej kwoty dotyczącej zamówienia.

W systemie Comarch ERP Optima:

Odpowiednikiem składanego zamówienia/ umowy jest Faktura Pro Forma.

Do Faktury Pro Forma można wystawiać faktury zaliczkowe (są widoczne na liście Faktur Sprzedaży). Do jednej Faktury Pro Forma można wystawić kilka faktur zaliczkowych – program kontroluje, by kwota wpłacanych zaliczek nie przekroczyła wartości Faktury Pro Forma.

W przypadku zwrotu zaliczki można wystawić fakturę korygującą (korekta wartości do Faktury zaliczkowej).

Na Fakturze Sprzedaży wystawionej do FPF domyślnie rozliczają się wszystkie zaliczki wystawione do tej FPF. Wartość końcowa Faktury jest pomniejszana o kwotę wpłaconych zaliczek. Jeśli na FA usuwane są pozycje lub zmieniane ilości, należy również zmniejszyć wartość zaliczek do rozliczenia, w przeciwnym przypadku Faktura może mieć wartość ujemną.

Na Fakturze do FPF istnieje możliwość wskazania na zakładce Płatności, które zaliczki i w jakiej kwocie mają zostać rozliczone.

Faktury Zaliczkowe można tworzyć nawet, jeśli została wygenerowana Faktura Sprzedaży na całość FPF.

Faktura Zaliczkowa może być wystawiona do jednej Faktury Pro Forma.

4.9.1 Faktura zaliczkowa

Zaliczki są wpłacane do konkretnej umowy/ zamówienia, która w systemie Comarch ERP Optima powinna być zarejestrowana w postaci Faktury Pro Forma. Dlatego warunkiem utworzenia Faktury Zaliczkowej jest wcześniejsze wystawienie odpowiedniej Faktury Pro Forma.

Funkcja wystawiania Faktur Zaliczkowych jest dostępna na liście Faktur Pro Forma. Aby wystawić Fakturę Zaliczkową należy ustawić na liście kursor na Fakturze Pro Forma, której dotyczy zaliczka, a następnie wybrać

z menu wyświetlanego przy pomocy strzałki widocznej obok przycisku opcję Faktura zaliczkowa.

Uwaga: Utworzenie Faktury Zaliczkowej jest możliwe również z poziomu Sprzedaży Dedykowanej – na zakładce Pro Forma w menu kontekstowym.

Formularz faktury zaliczkowej (zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie) :

Dokument – schemat numeracji jest pobierany zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty/ Faktura zaliczkowa. Nowy schemat numeracji można utworzyć w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Faktura sprzedaży zgodnie z obowiązującymi w systemie zasadami.

Kontrahent – dane kontrahenta są zgodne z danymi podanymi na Fakturze Pro Forma. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany.

Data wystawienia – proponowana jest data bieżąca.

Dokument liczony od – zaliczka dotyczy zawsze wartości brutto zamówienia/ umowy. Dlatego ustawiany jest zawsze algorytm liczenia od brutto i Użytkownik nie ma możliwości jego zmiany.

Na fakturze zaliczkowej widoczne są wszystkie pozycje, jakie zostały wpisane na Fakturze Pro Forma. Użytkownik nie ma możliwości dopisania nowych pozycji. Na liście pozycji widoczne są:

Kod, Nazwa – kolumny zawierają kod i nazwę towaru/ usługi.

Stawka VAT – procentowa stawka VAT dla towaru/ usługi, podlega edycji (domyślnie przenoszona z Faktury Pro Forma)

Zaliczka maksymalna – maksymalna kwota zaliczki, jaka może być wpłacona dla danej pozycji. Jest ona wyliczana jako wartość brutto poszczególnych pozycji. W przypadku, gdy wcześniej były już wpłacane zaliczki na dany towar/ usługę (w ramach tej Faktury Pro Forma), maksymalna kwota zaliczki zostanie odpowiednio pomniejszona. W ten sposób program kontroluje, by kwota wpłaconych zaliczek nie była większa niż wartość Faktury Pro Forma.


Kolumna Zaliczka maksymalna jest widoczna na dokumencie tylko podczas jego wystawiania. Po zaakceptowaniu i ponownym podglądzie kolumna nie jest już widoczna.

Zaliczka – w tym polu Użytkownik ma możliwość wpisania kwoty wpłacanej zaliczki dla danej pozycji. Wpisana kwota nie może przekroczyć kwoty widocznej w polu Zaliczka maksymalna.

Uwaga: Pozycje, do których nie jest wpłacana zaliczka (wartość zaliczki 0) należy usunąć z faktury zaliczkowej. W przypadku usunięcia towaru/ usługi z Faktury Zaliczkowej pozycje nie są renumerowane, dzięki czemu zachowana jest zgodność LP dla pozycji na Fakturze Pro Forma i Fakturze Zaliczkowej.

Jeśli wpłacana zaliczka nie dotyczy konkretnej pozycji z Faktury Pro Forma, a całości zamówienia/ umowy –

Użytkownik może proporcjonalnie podzielić kwotę zaliczki na wszystkie pozycje. Po wciśnięciu przycisku wyświetlane jest okno, gdzie należy podać kwotę wpłacanej zaliczki. Po zaakceptowaniu – program podzieli podaną kwotę na wszystkie pozycje widoczne na fakturze zaliczkowej.

W polu Płatność Użytkownik może wybrać formę płatności dla faktury zaliczkowej. Zasady generowania płatności dla faktur zaliczkowych są podobne jak dla innych dokumentów, należy jednak pamiętać o kilku różnicach:

W przypadku generowania zapisu kasowego na podstawie faktury zaliczkowej kwota wpłacana w oknie potwierdzenia wpłaty gotówki nie jest udostępniona do edycji.

Dla faktur zaliczkowych nie ma możliwości rozbicia płatności na raty (tabela płatności na zakładce Płatności nie jest udostępniona do edycji).

Dokumenty – na zakładce Dokumenty widoczny jest numer Faktury Pro Forma (typ PF), której dotyczy Faktura Zaliczkowa oraz numery Faktur Korygujących dotyczących zwrotu zaliczek (typ KOR).

Uwaga: Fakturę Zaliczkową można zapisać tylko na trwałe (nie jest dostępny parametr Bufor).

Zasady tworzenia Faktur Zaliczkowych do Faktury Pro Forma

Faktura Pro Forma, do której wystawiono Fakturę Zaliczkową na liście widoczna jest ze statusem ZL.

Utworzona Faktura Zaliczkowa jest widoczna na liście Faktur Sprzedaży ze statusem ZL.

Nie można wystawić Faktury Zaliczkowej do Faktury Pro Forma, która jest w buforze anulowana lub zamknięta.

Jeśli do Faktury Pro Forma została wystawiona Faktura Zaliczkowa – nie można anulować FPF. Należy najpierw anulować Fakturę Zaliczkową.

W przypadku anulowania Faktury Zaliczkowej rozpięte zostaje powiązanie z Fakturą Pro Forma (Faktura Pro Forma jest nadal aktywna).

Faktury Zaliczkowej ani Faktury Pro Forma nie można anulować jeśli została już utworzona Faktura Sprzedaży. Należy najpierw anulować Fakturę Sprzedaży.

Faktura Zaliczkowa nie może być wystawiona do FPF w sytuacji kiedy więcej niż jedna FPF jest przekształcona do jednego RO.

Faktura Zaliczkowa nie może być wystawiona do FPF w sytuacji kiedy dokument RO powiązany z FPF jest zapisany do bufora.

Faktury Zaliczkowe nie są uwzględniane w analizach dotyczących sprzedaży (liczonych wg elementów dokumentów). W raportach tego typu uwzględniane są dopiero Faktury Sprzedaży.

W raportach liczonych wg dokumentów (np. RKZ, lista faktur) Faktury Zaliczkowe będą uwzględniane. W przypadku RKZ dla Faktur Zaliczkowych wartość zakupu będzie wynosiła 0, zaś wartość netto wpłaconej zaliczki będzie widoczna jako marża. Natomiast na Fakturze Sprzedaży marża zostanie pomniejszona o wartość netto wpłaconych wcześniej zaliczek. W efekcie sumaryczna wartość marży będzie poprawna.

Faktur zaliczkowych nie można wysyłać do systemu Comarch EDI.

Faktur zaliczkowych nie można zapisać w pliku XML.

Wyliczanie marży na Fakturach Zaliczkowych.


W chwili utworzenia Faktury Zaliczkowej nie jest zdejmowany towar z magazynu. Dlatego cała wartość zaliczki jest traktowana jako marża - firma nie poniosła jeszcze kosztów związanych z wydaniem tego towaru. W szczególnym przypadku tego towaru może w ogóle nie być jeszcze w magazynie.

Dopiero po utworzeniu Faktury Sprzedaży częściowej (i dokumentu WZ) program zna rzeczywisty koszt towaru. Wtedy też od wartości Faktury częściowej (która jest pomniejszona o wpłacone wcześniej zaliczki) odejmowany jest koszt towaru i wyliczana jest marża. Przy czym charakterystyczny jest fakt, że wartość netto faktury nie obejmuje już całego towaru, natomiast wyliczony koszt - obejmuje wszystkie pozycje. Dlatego często zdarza się, że na FA częściowej marża jest ujemna. Oznacza to, że wpłacona wcześniej zaliczka przekraczała wartość marży uzyskanej na całej transakcji (czyli na fakturze zaliczkowej marża naliczona była za wysoka) i na Fakturze częściowej trzeba ją skorygować.

Wydruk Faktury Zaliczkowej.

Wydruk jest dostępny z poziomu formularza dokumentu. Na wydruku Faktury Zaliczkowej pojawiają się:

kwota zaliczki brutto z podziałem na poszczególne pozycje

zestawienie pozycji z Faktury Pro Forma

tabela z zestawieniem Faktur Zaliczkowych wpłaconych poprzednio do danej Faktury Pro Forma – zawiera datę wystawienia, numer dokumentu i wartość brutto zaliczki. W tabeli uwzględniane są faktury zaliczkowe wystawione z datą wcześniejszą lub taka samą jak bieżąca faktura zaliczkowa.

daty otrzymania zaliczek – są zgodne z datą wprowadzenia odpowiedniego zapisu w module Kasa/Bank.

Na wydruku umieszczane są tylko dane nabywcy (bez odbiorcy).

4.9.2 Korekta faktury zaliczkowej

Aby udokumentować zwrot zaliczki należy wystawić Fakturę Korygującą do wystawionej wcześniej faktury zaliczkowej. W tym celu należy na liście faktur ustawić kursor na pozycji odpowiadającej fakturze zaliczkowej,

a następnie z menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki wybrać opcję Korekta wartości (ceny).

Uwaga: Korektę faktury zaliczkowej można wykonać tylko poprzez korektę wartościową. W przypadku faktur zal iczkowych nie można wykonać korekty ilości ani VAT.

Dokument – schemat numeracji jest pobierany zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: Faktura zaliczkowa korekta. Nowy schemat numeracji można utworzyć w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Faktura Sprzedaży zgodnie z obowiązującymi w systemie zasadami.

Kontrahent – dane kontrahenta są zgodne z danymi podanymi na fakturze zaliczkowej. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany.

Dokument liczony od – zaliczka dotyczy zawsze wartości brutto zamówienia/ umowy. Dlatego ustawiany jest zawsze algorytm liczenia od brutto i Użytkownik nie ma możliwości jego zmiany (również w przypadku korekt).

Korekta z tytułu – przyczyna korekty, która pojawia się również na wydrukach. Dla korekty Faktury Zaliczkowej domyślnie podpowiada się opis „Zwrot zaliczki”.

Pozycje

Jako pozycje na fakturze korygującej przepisywane są wszystkie towary/ usługi, których dotyczyła faktura zaliczkowa. Użytkownik nie ma możliwości dopisania nowych pozycji. Na liście pozycji widoczne są:

Kod, Nazwa – kod i nazwa towaru/ usługi.

Stawka VAT – procentowa stawka VAT dla towaru/ usługi.

Zaliczka maksymalna – maksymalna kwota zaliczki, jaka może być zwrócona dla danej pozycji. W przypadku, gdy wcześniej były już wystawiane korekty do Faktury Zaliczkowej, maksymalna kwota zaliczki możliwa do zwrotu zostanie odpowiednio pomniejszona o wcześniejsze korekty. W ten sposób program kontroluje, by kwota zwracanych zaliczek nie była większa niż wartość zaliczki wpłaconej.

Kolumna Zaliczka maksymalna jest widoczna na dokumencie tylko podczas jego wystawiania. Po zaakceptowaniu i ponownym podglądzie kolumna nie jest już widoczna.


Zaliczka – w polu Użytkownik ma możliwość wpisania kwoty zwracanej zaliczki dla danej pozycji. Wpisana kwota (ze znakiem minus) nie może przekroczyć kwoty widocznej w polu Zaliczka maksymalna. Program proponuje zwrot całości zaliczki.

Płatności do korekt faktur zaliczkowych są generowane na identycznych zasadach jak płatności tworzone do faktur zaliczkowych (opisane w rozdziale dotyczącym faktur zaliczkowych).

Zasady korygowania faktur zaliczkowych:

W przypadku korekty do faktury zaliczkowej nie ma możliwości automatycznego, proporcjonalnego podziału kwoty zwracanej na poszczególne pozycje (przycisk „pioruna” nie jest dostępny). Użytkownik powinien samodzielnie uzupełnić informacje o zwracanych kwotach dla poszczególnych pozycji.

Korektę do Faktury Zaliczkowej można zapisać tylko na trwałe (dokument nie może być zapisany do bufora – parametr Bufor nie jest dostępny).

Wydruk korekty do faktury zaliczkowej jest dostępny z poziomu formularza korekty i zawiera m.in.:

numer faktury zaliczkowej korygowanej,

wartość wpłaconej zaliczki (brutto) – dotyczy tylko pozycji, które zostały skorygowane,

wartość zwracanej zaliczki (brutto).

4.9.3 Częściowe fakturowanie

Wystawianie częściowych WZ i FA pozwala na częściowe wydawanie i fakturowanie towarów/usług. Funkcjonalność ta umożliwia wystawianie wielu dokumentów WZ i wielu FA do jednej FPF.

4.9.3.1 Wystawanie Faktury Sprzedaży do Faktury Pro Forma

Utworzenie Faktury Sprzedaży do Faktury Pro Forma jest możliwe z poziomu listy Faktur Pro Forma. W tym celu

należy ustawić kursor na Fakturze Pro Forma, która będzie przekształcana i wcisnąć przycisk (lub z menu kontekstowego pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Faktura Sprzedaży). Faktura częściowa jest widoczna na liście Faktur Sprzedaży.

Na utworzonej Fakturze Sprzedaży do Faktury Pro Forma:

Dokument – schemat numeracji jest zgodny ze schematem określonym w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty w pozycji Faktura sprzedaży z PF. Użytkownik może go zmienić, wybierając jeden ze schematów dostępnych po wciśnięciu przycisku Dokument.

Kontrahent - dane kontrahenta są zgodne z danymi podanymi na Fakturze Pro Forma. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany. Użytkownik ma możliwość zmiany jedynie danych Odbiorcy, z poziomu zakładki Kontrahent.

Dokument liczony od – algorytm wyliczania na Fakturze Sprzedaży częściowej jest zgodny z algorytmem wybranym na Fakturze Pro Forma (można zmienić algorytm naliczania podatku VAT na FA w buforze po zaznaczeniu w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry Pozwalaj na zmianę netto/brutto). Trzeba jednak pamiętać, że zmiana algorytmu przy dodanych pozycjach może spowodować nieznaczne różnice w cenach i wartości.

Pozycje

Jeśli wcześniej towar z FPF nie został wydany na dokumentach WZ - na Fakturę Sprzedaży częściową przenoszone są wszystkie pozycje zgodnie z Fakturą Pro Forma. Faktura Sprzedaży częściowa podlega całkowitej edycji. Użytkownik może modyfikować istniejące pozycje, usuwać je lub dodawać nowe. Na tej podstawie program wylicza wartość Faktury częściowej, zawsze odejmując od jej wartości wartość wskazanych zaliczek na zakładce „Płatności” w tabeli „Faktury zaliczkowe”.

Jeśli wcześniej towar został wydany na dokumenty WZ – na Fakturę częściową przenoszone są tylko pozycje, które zostały wydane na WZ, a Użytkownik ma ograniczoną możliwość ich edycji (zmiany ilości, usunięcia itp.). Może natomiast dopisywać nowe pozycje na Fakturze częściowej i na te pozycje, w momencie zatwierdzania Faktury, zostanie wygenerowany dodatkowy dokument WZ.

W sytuacji gdy już zostaną wydane wszystkie towary z FPF można nadal generować kolejne dokumenty FA. Wówczas podpowiada się pusty formularz FA, na którym istnieje możliwość dodawania kolejnych pozycji lub zapisania do bufora pustego dokumentu (taka opcja może być przydatna przy fakturowaniu usługi etapami, np. jeśli na Fakturze Pro Forma jest jedna pozycja typu usługa, natomiast fakturowanie tej usługi odbywa się etapami).


W przypadku kiedy FPF powiązana jest z RO, wówczas przy wystawianiu FA do FPF na część towaru, fakt ten jest odnotowany również na Formularzu RO. Następuje jednoczesna realizacja RO na część towaru jaki został zafakturowany. Na formularzu RO, na zakładce Dokumenty widoczne jest powiązanie z dokumentami wygenerowanymi z poziomu FPF.

Uwaga: Na Fakturze Sprzedaży można usuwać pozycje, dodawać nowe. Przy dodawaniu kolejnych Faktur proponowane są pozycje, które do tej pory nie zostały zafakturowane. Korekty wystawionych Faktur częściowych nie mają wpływu na kolejne Faktury do FPF. Towar, który został raz zafakturowany nie wraca na FPF.

4.9.3.2 Częściowe rozliczanie zaliczek na FA

Zaliczka częściowo rozliczona na Fakturze Sprzedaży jest odpowiednio pomniejszana na kolejnych Fakturach Sprzedaży.

Zaliczka może być wielokrotnie wybierana na Fakturach częściowych aż do całkowitego jej rozliczenia. Program podczas wystawiania kolejnej Faktury Sprzedaży do FPF podpowiada te zaliczki, które pozostają do rozliczenia.

Domyślnie na Fakturze Sprzedaży proponowane jest rozliczenie wszystkich zaliczek, natomiast istnieje możliwość wskazania, które zaliczki i w jakiej części mają zostać rozliczone na Fakturze.

Na zakładce Płatności na formularzu Faktury Sprzedaży w tabelce Faktury zaliczkowe można wskazywać, które zaliczki i w jakiej części mają zostać rozliczone. Tabelka zawiera wszystkie nierozliczone zaliczki wystawione do Faktur Pro Forma, do których wystawiana jest aktualnie Faktura Sprzedaży. Przy wystawianiu kolejnych Faktur Sprzedaży widoczne są tylko te zaliczki, które nie zostały rozliczone. Jeśli dana zaliczka została rozliczona tylko częściowo, wówczas w polu Kwota maks. wyświetlana jest wartość, która pozostaje do rozliczenia.

Domyślnie tabela z Fakturami Zaliczkowymi ma ustawienia pól: Użyj” na TAK, Stawka VAT zaliczki, „Kwota” wypełniona ma wartość równą wartości z pola „Kwota maks.”.

Jeśli dana zaliczka ma nie być rozliczana na tym dokumencie, w kolumnie „Użyj” należy ustawić „Nie”.

Jeśli z danej zaliczki chcemy rozliczyć część, w polu użyj należy zostawić „Tak” natomiast w polu „Kwota” należy wpisać kwotę, która ma zostać rozliczona. Wartość z pola „Kwota” nie może przekroczyć wartości z pola „Kwota maks.”

Po wprowadzeniu zmian w tabelce „Faktury zaliczkowe”, automatycznie przeliczane są wartości w tabelce VAT. Kwoty z zaliczek pojawiają się w tabelce VAT na minus. Jeśli zaliczki wystawione są na różne stawki VAT, wówczas w tabelce VAT oraz w tabelce „Faktury zaliczkowe” kwoty zaliczek widnieją w rozbiciu na stawki VAT.

Tabela VAT

Wartość Faktury częściowej powinna zostać pomniejszona o wartość wpłaconych wcześniej zaliczek. Dlatego w tabeli VAT na Fakturze Sprzedaży częściowej pojawiają się „dodatkowe” pozycje z wartościami ujemnymi. Odpowiadają one wartości wskazanych w tabeli „Faktury zaliczkowe”, w polu „Kwota” zaliczek, które mają zostać rozliczone.

Ponadto w tabeli VAT znajdują się standardowe pozycje związane z wartościami wyliczanymi na podstawie pozycji wpisanych na Fakturę Sprzedaży częściową.

Wartość całkowita dokumentu jest wyliczana jako suma kolumn z tabelki VAT z uwzględnieniem wierszy „ujemnych”.


Uwaga: W przypadku gdy towary/usługi wydawane są tylko częściowo może zaistnieć sytuacja, że wartość Faktury Sprzedaży będzie mniejsza niż wartość zaliczek, które zostały wybrane do rozliczenia. Przy zatwierdzaniu dokumentu na minus pojawi się komunikat z informacją o próbie zapisu dokumentu z ujemną wartością. Komunikat: Wartość dokumentu jest ujemna. Czy kontynuować zapis? TAK/NIE Po wyborze opcji TAK dokument jest zapisywany z wartością ujemną. Po wyborze opcji NIE Operator wraca na formularz Faktury Sprzedaży na zakładkę Płatności.

Wydruki

W programie istnieje możliwość wydruku Faktur Sprzedaży częściowych na dwa sposoby:

wydruki standardowe – w tabeli VAT drukowana jest tylko wartość wynikowa Faktury Sprzedaży częściowa (wartość dokumentu pomniejszona o wartość zaliczek).

wydruk Faktura VAT: pełna tabela zaliczek - na którym drukowana jest odrębnie tabela VAT przed odliczeniem zaliczek, tabela VAT dla wpłaconych zaliczek oraz tabela VAT dla wartości po odliczeniu zaliczek.

Płatności

Płatność do Faktury Sprzedaży częściowej obejmuje kwotę brutto faktury, czyli odpowiednio pomniejszoną o wpłacone wcześniej zaliczki. Zasady tworzenia płatności w module Kasa/Bank dla Faktury częściowej są zgodne z zasadami obowiązującymi dla „zwykłych” faktur.

Zakładka Dokumenty

Na zakładce Dokumenty widoczne są numery dokumentów powiązanych. W przypadku Faktury Sprzedaży częściowej mogą to być:

PF - Faktura Pro Forma, na podstawie której powstała Faktura Sprzedaży

FA – Faktury Zaliczkowe wystawione do Faktury Pro Forma

KOR – faktury korygujące, również zwroty Faktur Zaliczkowych

WZ – dokumenty WZ wystawione do Faktury Pro Forma

Do Faktury Sprzedaży częściowej może zostać przekształconych kilka Faktur Pro Forma w tym celu na liście Faktur

Pro Forma należy zaznaczyć dokumenty , które będą przekształcane, a następnie wcisnąć przycisk . Warunki, jakie muszą zostać spełnione są identyczne jak w przypadku przekształcania „zwykłych” Faktur Pro Forma do Faktury Sprzedaży.

Na Fakturze Sprzedaży częściowej uwzględnione zostaną wszystkie wpłacone zaliczki - w tabeli VAT na Fakturze częściowej jako pozycje z kwotami ujemnymi pojawi się suma tabeli VAT z faktur zaliczkowych skojarzonych z poszczególnymi Fakturami Pro Forma.

Zasady przekształcania Faktury Pro Forma z Fakturami Zaliczkowymi do Faktury Sprzedaży Częściowej:

Po przekształceniu FPF do Faktury częściowej na liście Faktur Pro Forma otrzymuje ona status FA.

Faktura Sprzedaży częściowa jest wystawiana w walucie zgodnej z Fakturą Pro Forma i Użytkownik nie ma możliwości jej zmiany.

Jeśli do Faktury Zaliczkowej była wystawiana korekta – program pomniejszy wartość wpłaconych zaliczek.

Wydruk Faktury częściowej to standardowy wydruk Faktury Sprzedaży. Na wydruku znajduje się tabela z numerami skojarzonych Faktur Zaliczkowych.

Anulowanie Faktury częściowej nie powoduje anulowania Faktury Pro Forma oraz Faktur Zaliczkowych – zostaje jedynie rozpięte powiązanie pomiędzy dokumentami.

Faktura częściowa związana z Fakturami Zaliczkowymi nie może zostać zapisana w pliku XML.

4.9.3.3 Wystawianie częściowych Wydań Zewnętrznych (WZ) i Faktur Sprzedaży (FA) do tych WZ

Istnieje możliwość częściowego wydawania towarów z FPF na dokumencie WZ.


Formularz częściowego WZ jest standardowym formularzem WZ i został szczegółowo opisany w rozdziale: Wydania Zewnętrzne.

Uwaga: Po wygenerowaniu pierwszego częściowego WZ, na kolejnym podpowiadane są tylko te towary, które nie zostały wykazane na poprzednim dokumencie WZ. Jeśli dokument WZ zostanie skorygowany (zwrot ilości), wówczas towar wróci na FPF i będzie go można kolejny raz wydawać.

Po zaznaczeniu Faktury Pro Forma na liście FPF i naciśnięciu ikony Faktura Sprzedaży tworzona jest na sumę wszystkich wystawionych WZ i jest z nimi powiązana. Faktura ta zawiera elementy z wystawionych wcześniej WZ do FPF i nie można zmienić istniejących pozycji, natomiast można dopisywać kolejne pozycje. Na dopisane pozycje tworzony jest kolejny dokument WZ (przy zapisie faktury).

Po wystawieniu Faktury Sprzedaży, nadal można wystawiać WZ na pozycje, które nie zostały jeszcze zafakturowane.

Kolejne naciśnięcie przycisku WZ pozwoli na wystawienie WZ na pozostające jeszcze na FPF towary.

Kolejne naciśnięcie przycisku FA spowoduje utworzenie kolejnej Faktury do FPF, która obejmie te WZ, które zostały wystawione po wygenerowaniu pierwszej Faktury. Dzięki takiemu rozwiązaniu można częściowo fakturować towary, na które została wystawiona zaliczka.

Do WZ utworzonych z FPF nie można generować FA ani PA z listy tych dokumentów. Tworzenie Faktur zawsze musi mieć miejsce z poziomu FPF.

W przypadku, kiedy FPF powiązana jest z RO, wówczas przy wystawianiu WZ do FPF na część towaru, fakt ten jest odnotowany również na Formularzu RO. Następuje jednoczesna realizacja RO na część towaru, jaki został wydany na WZ. Na formularzu RO, na zakładce „Dokumenty” widoczne jest powiązanie z dokumentami wygenerowanymi z poziomu FPF.

4.9.4 Fiskalizacja Faktur Zaliczkowych

W przypadku fiskalizacji Faktur Zaliczkowych na wydruku Paragonu fiskalnego pojawiają się zbiorczo kwoty wyliczone dla poszczególnych stawek VAT (tabela VAT), bez poszczególnych pozycji.

Kwoty są drukowane w określonej postaci:

Zaliczka + nazwa stawki VAT (z konfiguracji),

Ilość =1.0000,

Jm = szt.

Cena = wartość brutto zaliczki dla danej stawki

Fiskalizacja Faktury Finalnej może być przeprowadzona na dwa sposoby, w zależności od ustawienia w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry parametru Fiskalizacja Faktur Finalnych skojarzonych z Fakturami Zaliczkowymi – pełny Paragon bez zaliczek:

parametr odznaczony – Faktura Finalna jest drukowana w podobny sposób jak Faktura Zaliczkowa. Na drukarkę fiskalną wysyłane są jedynie kwoty z tabeli VAT na dokumencie (jako Rozliczenie zaliczki). Ponieważ na Fakturze Finalnej w tabeli VAT są zarówno wartości dodatnie jak i ujemne – do drukarki wysyłana jest suma tych wartości w poszczególnych stawkach. Parametr powinien być odznaczony w przypadku, gdy Użytkownik wcześniej fiskalizuje Faktury Zaliczkowe - wtedy na drukarce fiskalnej jest zarejestrowana rzeczywista wartość transakcji (wartość Faktury Finalnej jest pomniejszona o wpłacone wcześniej zaliczki).

parametr zaznaczony - na drukarce fiskalnej drukowany jest Paragon ze wszystkimi pozycjami towarowymi, a wartość zarejestrowana na drukarce fiskalnej nie jest pomniejszana o wpłacone zaliczki. Parametr powinien być zaznaczony w przypadku, gdy Użytkownik nie fiskalizuje faktur zaliczkowych - wtedy wartość transakcji jest rejestrowana w całości na podstawie Faktury Finalnej.


Uwaga: Należy pamiętać, że Faktury Zaliczkowe są liczone algorytmem od brutto, w związku z czym zawsze istnieje możliwość ich fiskalizacji. Natomiast w przypadku Faktury Finalnej jej algorytm jest zgodny z algorytmem Faktury Pro Forma (netto/ brutto), a możliwość jej fiskalizacji jest uzależniona od wykorzystanego algorytmu (tylko brutto).

Jeśli transakcja docelowo ma być zarejestrowana na drukarce fiskalnej - Użytkownik już podczas wystawiania Faktury Pro Forma musi ustawić prawidłowy algorytm (brutto) tak, aby możliwa była fiskalizacja zarówno Faktur Zaliczkowych, jak i Faktury Finalnej.

4.9.5 Faktury Zaliczkowe i Faktury Sprzedaży częściowe w walutach obcych

Jeśli Użytkownik wystawia dokumenty w walutach obcych (szczegóły opisane w odrębnej części podręcznika związanej z wielowalutowością), może również rejestrować i rozliczać zaliczki wpłacane w walutach obcych. Wystawianie Faktur Zaliczkowych do Faktur Pro Forma w walutach obcych przebiega podobnie, jak w przypadku dokumentów złotówkowych.

Należy pamiętać o kilku zasadach:

1. Można wystawiać Faktury Zaliczkowe i Faktury Częściowe na takich samych zasadach jak opisane wyżej w złotych polskich.

2. Nie można wystawiać Faktur Zaliczkowych do Faktury Pro Forma w przypadku, gdy na FPF zaznaczony jest parametr Płatność walutowa dokumentu od wartości PLN (w zależności od konfiguracji parametr może być widoczny na zakładce Płatności na FPF, gdzie Użytkownik może go zmienić lub być zaznaczony bezpośrednio w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry). Jeśli wartość FPF wyliczana jest przy włączonej opcji liczenia płatności od wartości PLN – przy próbie utworzenia Faktury Zaliczkowej, pojawi się komunikat informujący o blokadzie.

3. Faktura Zaliczkowa musi być wystawiona w takiej samej walucie, jak Faktura Pro Forma. Natomiast na Fakturze Zaliczkowej Użytkownik może zmienić zarówno typ kursu waluty, datę kursu jak i notowanie (w przypadku kursu ręcznego).

Uwaga: Obowiązek podatkowy dla Faktur Zaliczkowych powstaje w momencie zapłaty. W związku z tym kurs na fakturach zaliczkowych powinien być ustawiany w stosunku do daty płatności. Ponieważ mechanizm w programie pozwala na automatyczne ustawianie daty kursu na dzień poprzedzający datę sprzedaży lub wystawienia, kurs na Fakturze Zaliczkowej należy ustawić ręcznie, według daty przyjęcia płatności (data kursy na Fakturze Zaliczkowej powinna być zgodna z datą kursu na zapisie kasowym).

4. W przypadku, gdy na Fakturze Pro Forma został naliczony podatek VAT, będzie on naliczany na wszystkich kolejnych dokumentach (Fakturach Zaliczkowych i Fakturze Sprzedaży częściowej), a Użytkownik nie będzie miał możliwości zmiany ustawienia parametru Naliczaj VAT.

5. Po utworzeniu Faktury Sprzedaży częściowej Użytkownik ma możliwość pełnej edycji listy pozycji.

6. Wyliczanie tabeli VAT na Fakturze Sprzedaży częściowej w walucie różni się od sposobu wyliczania tabeli VAT na Fakturach Sprzedaży częściowych w PLN. Na Fakturze częściowej w walucie w tabeli VAT pojawia się dla każdej stawki VAT suma wartości wpłaconych zaliczek (w PLN) w dwóch pozycjach: „na plus” i „na minus”. Natomiast wartość Faktury Sprzedaży częściowej jest wyliczana w oparciu o wartość Faktury Sprzedaży częściowej w walucie (wartość całkowita dokumentu w walucie pomniejszona o wartość zaliczek w walucie) oraz kurs z Faktury częściowej.

Przykład FPF: 200.00 EUR FAZL: 50.00 EUR, kurs 1 EUR= 3.00 PLN (wartość zaliczki w PLN: 150.00 PLN) FA częściowa: 150.00 EUR, kurs 1 EUR = 3.50 PLN W tabeli VAT pojawią się pozycje:


0% 150.00 PLN wartość zaliczki w PLN „na plus”

0% - 150.00 PLN wartość zaliczki w PLN „na minus”

0% 525 PLN Wartość faktury częściowej: (200 EUR – 50 EUR) * 3.50

4.10 Sprzedaż dedykowana

Okno Sprzedaż dedykowana jest dostępne w menu Handel.

Funkcja Sprzedaż dedykowana ma na celu ułatwienie obsługi klienta i przyspieszenie procesu sprzedaży. Głównym założeniem podczas projektowania okna było zgromadzenie w jednym miejscu kluczowych informacji na temat kontrahenta. Zasady obsługi okna zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie.

Z poziomu okna Użytkownik ma od razu dostęp do informacji o warunkach płatności przyznanych kontrahentowi, jego zadłużeniu czy wpłaconych zaliczkach.

Z poziomu okna istnieje możliwość wystawienia dokumentu sprzedaży (faktury, WZ), zarejestrowania rezerwacji dla kontrahenta. W tabeli z zadaniami CRM można nie tylko podglądnąć zadania do wykona skojarzone z kontrahentem, ale również zarejestrować kontakt (np. przeprowadzoną rozmowę telefoniczna), można także podglądać i tworzyć nowe oferty dla klientów czy rejestrować informacje o przepływie dokumentów w firmie w bibliotece dokumentów. Z poziomu zakładki Serwis można podglądać zlecenia serwisowe, wystawiać nowe zlecenia i przekształcać je do FS, PA, RW, WZ.

W związku z tak szeroką funkcjonalnością okno Sprzedaż dedykowana podzielone jest na pięć części:

pierwsza zawiera dane kontrahenta oraz informacje na temat warunków płatności,

druga to wykres przedstawiający sprzedaż dla danego kontrahenta z ostatnich trzech miesięcy,

trzecia to tabela z dokumentami wystawionymi dla kontrahenta (Faktury Sprzedaży, WZ , Rezerwacje Odbiorcy, Faktury Pro Forma),

czwarta to tabela zawierająca zadania, kontakty, oferty związane z danym kontrahentem, zarejestrowane w module CRM,

piąta część to zakładka zawierająca zlecenia związane z danym kontrahentem, ewidencjonowane w module Serwis.

Rys. Sprzedaż dedykowana


4.10.1 Informacje o kontrahencie

Dane kontrahenta oraz informacje o warunkach płatności są pobierane bezpośrednio z karty kontrahenta. Dane te mają charakter informacyjny i nie są edytowalne. Z poziomu okna można:

- wysłać wiadomość do kontrahenta (adres e-mail jest pobierany z karty kontrahenta)

- wywołać raport przedstawiający historie obrotów z kontrahentem

- wywołać zestawienie wszystkich rabatów przyznanych kontrahentowi.

Informacja o przyznanym limicie kredytu oraz aktualnym zadłużeniu pobierana jest z karty kontrahenta. Kwota przeterminowanych płatności jest zawsze wyliczana na bieżąco, w stosunku do daty bieżącej. Natomiast kwota wpłaconych zaliczek pobierana jest z listy zapisów kasowych/ bankowych (są to nierozliczone zapisy KP zarejestrowane dla kontrahenta).

Obok pól znajdują się przyciski umożliwiające:

- Po terminie – wywołanie listy przeterminowanych płatności (Preliminarz płatności podmiotu, zawężony do płatności przeterminowanych wg terminu realizacji)

- Zaliczki – wywołanie listy wpłaconych zaliczek (Zapisy kasowe/ bankowe podmiotu zawężone do listy zapisów nierozliczonych)

- Zadłużenie – wywołanie listy dokumentów nierozliczonych (Preliminarz płatności podmiotu) – kwota zadłużenia jest pomniejszona o nierozliczone wpłaty kontrahenta.

Kwota kredytu pozostająca jeszcze do wykorzystania (Pozostało) jest wyliczana jako różnica pomiędzy przyznanym limitem kredytu oraz kwotą zadłużenia.

4.10.2 Sprzedaż za ostatnie trzy miesiące

Wykres przedstawia raport sprzedaży dla kontrahenta za ostatnie trzy miesiące (włączając miesiąc bieżący). Dla porównania na wykresie znajduje się informacja o tym, jak kształtowała się sprzedaż za ten sam okres w roku poprzednim. Panel wykresu rozwijany jest za pomocą pionowego przycisku Wykres sprzedaży

.

Ustalenie widoczności panelu wykresu na stałe włącza się przez wciśnięcie przycisku pinezki

.

4.10.3 Dokumenty sprzedaży

Tabela z dokumentami wystawionymi dla kontrahenta zawiera zakładki:

Faktury – zawiera listę faktur wystawionych dla kontrahenta

Wydania – zawiera listę dokumentów WZ dla kontrahenta

Rezerwacje – zawiera listę dokumentów RO – rezerwacji dokonanych przez kontrahenta

Faktury Pro Forma – zawiera listę dokumentów FPF, wystawionych dla kontrahenta

Oferty – dokumenty tworzone w module Ofertowanie (widoczna tylko w przypadku, gdy Użytkownik posiada moduł Ofertowanie)

Tylko bufor - wyświetlana lista może zawierać wszystkie wystawione dla kontrahenta dokumenty lub tylko te w buforze.

Zasady dotyczące obsługi list dokumentów, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.


- z poziomu listy istnieje możliwość wystawiania nowych dokumentów dla kontrahenta. W zależności od zakładki możliwe jest dopisanie nowej Faktury Sprzedaży, nowego dokumentu WZ, zarejestrowanie nowej rezerwacji lub Faktury Pro Forma.

Zasady wystawiania oraz przekształcania FA/ WZ/ RO/ FPF w oknie Sprzedaży dedykowanej są identyczne jak w przypadku dokumentów wystawianych z poziomu listy.

4.10.4 CRM

Na liście widoczne są albo zadania skojarzone z kontrahentem, albo kontakty.

Tylko w realizacji – parametr umożliwia zawężenie listy tylko do kontaktów/ zadań do tych, które nie zostały jeszcze zrealizowane. Jeśli parametr nie jest aktywny – lista zawiera wszystkie zadania lub kontakty – zarówno te aktualne jak już zrealizowane.

Z poziomu listy można dopisać nowy kontakt/ zdanie. W zależności od aktywnej zakładki – dodawany jest albo kontakt albo zadanie (aktywny znacznik na formularzu).

Z poziomu zakładki Zadania dostępny jest parametr Tylko przeterminowane (po zaznaczeniu widoczne będą wyłącznie zadania, dla których upłynął ustalony termin realizacji).

Dostęp do zadań uzależniony jest od parametru na karcie operatora Dostęp do zadań innych operatorów. Jeśli nie jest on zaznaczony, dany operator będzie miał dostęp tylko do swoich zadań.

Z poziomu zakładki Biblioteka widoczne są dokumenty wystawiane w module Obieg dokumentów związane z danym kontrahentem. Z poziomu listy można tworzyć nowe dokumenty.

Z poziomu zakładki Oferty widoczne są oferty handlowe wystawione w module CRM dla danego kontrahenta. Z poziomu listy można tworzyć nowe oferty.

4.10.5 Zlecenia serwisowe

Tylko otwarte – parametr pozwala zawęzić listę do zleceń, które nie zostały jeszcze zamknięte (kolor zielony).

Z poziomu listy można tworzyć nowe zlecenia, przekształcać je do Faktur Sprzedaży, Paragonów, Rozchodów Wewnętrznych i Wydań Zewnętrznych.

4.11 Faktury Zakupu

4.11.1 Co należy wiedzieć o Fakturach Zakupu

Faktury Zakupu są dokumentami handlowymi. Powodują naliczenie wartości netto, brutto, podatku VAT i generują płatności. Każda Faktura Zakupu powinna być powiązana po zatwierdzeniu z dokumentem magazynowym PZ. Dokumenty FZ w buforze oraz niepowiązane z dokumentem magazynowym wpływają jedynie na zamawianą ilość towaru, widoczną na liście zasobów magazynowych w kolumnie Zamówienia. Nie powodują wprowadzenia towaru na magazyn. Dopiero powiązanie FZ z dokumentem PZ (Przyjęcie Zewnętrzne), który jest dokumentem magazynowym, skutkuje przyjęciem towaru na magazyn.

4.11.2 Lista Faktur Zakupu

Listę faktur wyświetlamy z poziomu menu Handel/ Faktury zakupu. Na liście widać wszystkie wystawione dotychczas dokumenty zakupu.

Standardowo lista zbudowana jest z kolumn:

Numer dokumentu – numer dokumentu nadany zgodnie ze zdefiniowanym schematem numeracji.

Dokument źródłowy – numer dokumentu źródłowego (np. faktury otrzymanej od dostawcy).

Status – pole określa powiązanie Faktury Zakupu z innym dokumentem:

puste pole oznacza brak takich powiązań.

PZ - Faktura Zakupu skojarzona jest z Przyjęciem Zewnętrznym.

V – dokument zaksięgowany do rejestru zakupu VAT.

W- Dokument Wewnętrzny Sprzedaży

Data wpływu – data wpływu faktury od dostawcy


Data zakupu – data zakupu towaru

Kontrahent – pierwsza linia nazwy Dostawcy

Magazyn – wskazuje magazyn, na który został przyjęty dany towar. Moduł Handel daje możliwość obsługi wielu magazynów. Obowiązuje przy tym zasada, że jeden dokument dotyczy tylko jednego magazynu. Istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. Mechanizm został dokładniej opisany w rozdziale dotyczącym Informacji dodatkowych.

Miasto – miejsce siedziby kontrahenta

Netto/ Brutto – wartość netto/ brutto FZ.

Rys. Lista Faktur Zakupu

Oprócz standardowych przycisków, lista obsługiwana jest przez przyciski:

- Generowanie dokumentu PZ – następuje po zaznaczeniu odpowiedniego dokumentu FZ. Zasady zostały opisane w rozdziale Od Faktury Zakupu do PZ

- tworzenie Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży na podstawie Faktury Zakupu

- W obrocie handlowym zdarza się, że dany zakup jest w całości realizowany na potrzeby konkretnego zamówienia klienta końcowego lub też zakup usług i towarów jest refakturowany na inny podmiot. Na potrzeby takich transakcji, w programie możliwe jest przekształcenie Faktury Zakupu bezpośrednio do Faktury Sprzedaży.

Przekształcenie jest dostępne na liście Faktur Zakupu pod przyciskiem oraz w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy. Na fakturę sprzedaży przenoszona jest tylko lista towarów wraz z ilościami - pozostałe warunki ustawiane są jak na nowo wystawianej fakturze. Ceny na Fakturze Sprzedaży proponowane są zgodnie z ustawionym domyślnie kontrahentem !NIEOKREŚLONY!. Użytkownik może dowolnie modyfikować tak utworzoną fakturę.

Powiązanie pomiędzy FZ a FA jest widoczne na formularzach dokumentów na zakładce Dokumenty.

Wydanie towaru z magazynu następuje zgodnie z wybraną w programie metodą rozliczania magazynu.

- Księgowanie do księgowości kontowej – przycisk widoczny dla posiadaczy modułu Księgi Handlowej możliwe jest księgowanie Faktur Zakupu według wcześniej zdefiniowanego schematu. Opisane zostało w rozdziale Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.

- Księgowanie do rejestru VAT – zaksięgowanie zaznaczonych FZ. Na podstawie jednej Faktury Zakupu tworzony jest jeden zapis w rejestrach VAT. Do rejestrów VAT faktura przenoszona jest z numerem dokumentu źródłowego. Zasady księgowania zostały opisane w rozdziale Zapis w rejestrach VAT.

- Korekta – po wciśnięciu przycisku wywoływany jest domyślnie formularz korekty ilości. Wszystkie możliwe korekty (ilości, wartości, stawki VAT, nota korygująca oraz korekta graniczna/cło) dostępne są po wciśnięciu przycisku strzałki widocznej obok przycisku.

- Kontrola duplikacji wystawionych dokumentów

Porządek i zawartość listy zależy między innymi od ustawionych opcji filtrowania. Zasady obsługi listy zostały szczegółowo opisane w rozdziale Standardy w programie.

Formularz faktury, który pojawi się na ekranie po naciśnięciu na liście klawisza Dodaj lub <INS> podzielony jest na zakładki: Ogólne, Kontrahent, Płatności, Dokumenty, Atrybuty oraz Kaucje (przy włączonej obsłudze kaucji). Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie.

4.11.3 Formularz FZ: zakładka Ogólne

Zakładka zawiera podstawowe dane, które musimy wypełnić, aby wystawić fakturę. W przypadku prostych dokumentów, które nie wymagają np. specjalnych ustaleń dotyczących płatności czy sprawdzania danych kontrahenta – wypełnienie kolejnych pól na tej zakładce całkowicie wystarcza, aby dokonać zakupu. Kolejne pola zakładki Ogólne to:

Dokument – typ dokumentu w klasie Faktura zakupu. Determinuje on, który schemat numeracji zostanie użyty na wystawianym dokumencie. Proponowany jest domyślny typ dokumentu ustawiony w konfiguracji programu. Naciskając przycisk Dokument dostaniemy się do listy wszystkich typów w danej klasie i w ten sposób możemy wybrać inny schemat numeracji.

Numer – to, co wyświetla się obok pola numer zależy od wybranego typu dokumentu (czyli od wybranego schematu numeracji). W zależności od schematu numeracji wyświetlonych zostanie od trzech do pięciu pól, w ustalonej przez użytkownika kolejności, które zawierały będą poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca rejestr (serię) – naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich serii i pozwoli na wskazanie właściwej.

W chwili wystawiania faktury (<INS>) w sekcji numeru kolejnego wpisane jest AUTO. Numer kolejny nadawany jest automatycznie w chwili zatwierdzania dokumentu (pełnego lub do bufora). Użytkownik może nadać własny numer kolejny faktury, wprowadzając go z klawiatury. W przypadku, gdy istnieje już faktura o takim numerze – nie da się zapisać dokumentu, a program poinformuje o przyczynie stosownym komunikatem.

Numer obcy – numer faktury otrzymanej od kontrahenta. Wystawiając nową Fakturę Zakupu kursor zawsze ustawia się w tym polu. Program nie pozwoli na zatwierdzeniem FZ bez podania numeru dokumentu u dostawcy.

Kontrahent – to miejsce na wpisanie lub wybór z listy kontrahenta, z którym zawieramy transakcję. Standardowo program proponuje wybór z listy kontrahentów, ale naciskając strzałkę obok przycisku kontrahent, uzyskujemy dostęp do list pracowników, wspólników, urzędów lub banków.

Kategoria – kategoria zakupu skojarzona z dokumentem kopiowana jest z karty kontrahenta. Jest to wyłącznie propozycja programu. Naciskając przycisk Kategoria dostaniemy się do listy kategorii, z której możemy wybrać właściwą (domyślnie typu Koszty). Nazwę kategorii można oczywiście wpisać z klawiatury.

Wybór i wpisanie kategorii związanej z fakturą jest ważne nie tylko z punktu widzenia raportowania analiz. W chwili zaksięgowania transakcji kategoria może być przenoszona do rejestru VAT i tam w znaczący sposób uzupełnia gromadzone dane.

Magazyn – magazyn, na który docelowo ma trafić kupowany towar. Istnieje możliwość powiązania magazynu z operatorem/ stanowiskiem (więcej szczegółów w części Wystawianie dokumentów – informacje dodatkowe).


Istnieje możliwość zmiany magazynu na dokumencie, gdzie zostały już wpisane pozycje (towary). Zmiana magazynu jest możliwa do czasu zapisania dokumentu na trwałe.

Dodatkowo, w module Handel Plus możliwe jest wystawienie Faktury Zakupu, na której dla każdej pozycji można określić inny magazyn (szczegóły opisano w rozdziale Handel Plus)

Uwaga: Możliwość zmiany nie dotyczy dokumentów, powstających w wyniku przekształcenia innego dokumentu (np. ZD → FZ).

Rys. Formularz Faktury Zakupu

Data wystawienia – data wystawienia faktury przez dostawcę

Data zakupu – data zakupu towaru (data z jaką towar powinien trafić do magazynu, zwykle zgodna z datą sprzedaży na otrzymanej fakturze)

Data wpływu – data wpływu Faktury Zakupu, wg tej daty faktura zapisywana jest do rejestru VAT zakupu.

Faktura liczona od – netto lub brutto. Określamy tutaj algorytm, wg którego liczony będzie podatek VAT. Jeśli od:

netto – najpierw wyliczana będzie wartość netto faktury w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT jako % od tej kwoty. Wartość brutto będzie sumą netto i VAT.

brutto – najpierw wyliczana będzie wartość brutto w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT i kwota netto jako różnica brutto i VAT

Algorytm liczenia można ustalić jeśli na fakturę nie są jeszcze wpisane żadne pozycje. W momencie wpisania pierwszego towaru możliwość zmiany jest blokowana. Aby była możliwość zmiany algorytmu naliczania podatku VAT na FZ w buforze, na której są już pozycje należy zaznaczyć w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry Pozwalaj na zmianę netto/brutto. Trzeba jednak pamiętać, że zmiana algorytmu przy dodanych pozycjach może spowodować nieznaczne różnice w cenach i wartości.

Płatność – proponowany typ płatności jest zgodny z deklaracją na karcie ewidencyjnej kontrahenta (dostawcy). Jeśli kontrahenta nie wybierzemy – standardowo ustawiana jest gotówka. Formę płatności można dowolnie zmieniać podczas wystawiania FZ.


Termin – termin płatności jest zgodny z terminem związanym z daną formą płatności i ustalonym w konfiguracji programu. Termin można dowolnie zmieniać podczas wystawiania dokumentu. Ustalając termin można korzystać z kalendarza. Obok pola widoczna jest ilość dni dzieląca datę wystawienia faktury i termin płatności. Pole Termin nie jest dostępne jeśli wpisana forma płatności to gotówka z terminem 0.


Razem brutto – łączna wartość brutto faktury (razem z podatkiem VAT). Wartość brutto jest wyliczana automatycznie, zgodnie z wybranym algorytmem (od brutto lub od netto). Użytkownik nie ma możliwości jej zmiany.

Zapłacono – to kwota, która została zapłacona przez kontrahenta. Pole to wypełniane jest dopiero wtedy, gdy płatność zostanie dokonana. Np. jeśli faktura jest płatna gotówką, pole Zapłacono zostanie wypełnione po zatwierdzeniu dokumentu, gdy odpowiedni zapis o wpłacie znajdzie się wśród zapisów kasowych.

Pozostaje – różnica pomiędzy całkowitą wartością brutto faktury, a kwotą zapłaconą.

Bufor – to parametr, który:

jeśli jest włączony – faktura może zostać zapisana do bufora. Dokument w buforze podlega całkowitej edycji, można go usunąć, jednak dokument taki nie może być przekształcony do PZ – przyjęcia magazynowego.

jeśli jest wyłączony – zapis faktury jest trwały. Nie można na niej dokonywać żadnych zmian (oprócz dostępnych w programie korekt).

PZ – parametr odpowiedzialny jest za automatyczne tworzenie dokumentu magazynowego PZ w trakcie zapisywania Faktury Zakupu (FZ). Nie można jednocześnie zaznaczyć parametru Bufor i PZ.

jeśli parametr jest zaznaczony – zapis Faktury Zakupu generuje dokument Przyjęcia Zewnętrznego (towar zostaje przyjęty na magazyn)

jeśli parametr jest odznaczony (puste pole) możliwy jest zapis faktury na trwałe albo do bufora, ale niezwiązany jest z tym żaden dokument magazynowy. W celu przyjęcia towaru na magazyn należy na podstawie zapisanej Faktury Zakupu wygenerować Przyjęcie Wewnętrzne.

4.11.4 Formularz FZ: zakładka Kontrahent

Zakładka Kontrahent podzielona jest na dwie części. W pierwszej umieszczone są dane Dostawcy, w drugiej – Nadawcy (towaru/usługi).

Znajdujący się obok przycisk umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta - dostawcy. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian).

Standardowo program proponuje tą samą firmę jako dostawcę i nadawcę faktury, chyba że na karcie kontrahenta w zakładce Dodatkowe jest ustalony Odbiorca domyślny. Wtedy proponowane są jego dane jako Nadawcy. Wyświetlone dane są pobierane z karty ewidencyjnej kontrahenta wprowadzonego na zakładce Ogólne. W razie konieczności, z poziomu zakładki Kontrahent na dokumencie można zmienić zarówno:

Dostawcę. Jeśli zmienimy dostawcę, zmieni się również Nadawca

Nadawcę. Zmiana nadawcy nie pociąga za sobą zmiany Dostawcy. Może się zdarzyć, że nadawcą usługi lub towaru jest ktoś inny niż dostawca.

W trakcie wystawiania faktury można z poziomu tej zakładki zmienić zawartość danych o dostawcy lub nadawcy. Zmiana ta nie wpłynie na informacje zapisane na ich kartach ewidencyjnych, ale zostanie zapamiętana wraz z fakturą.

4.11.5 Formularz FZ: zakładka Płatności

Na zakładce Płatności znajdują się między innymi: kwoty netto, VAT i brutto wynikające z wartości wprowadzonych na dokument pozycji oraz dłuższe pole przeznaczone na dodatkowy opis faktury. Wprowadzony tutaj opis zostanie zapamiętany wraz z dokumentem i pojawia się na wydruku.


Termin – data realizacji zapłaty. Termin dla każdej dodawanej płatności jest wyliczany na podstawie daty wystawienia faktury i terminu zdefiniowanego dla wskazanej formy płatności.

Forma płatności – forma, w jakiej wpłata ma zostać zrealizowana


Waluta – waluta rozliczenia płatności, domyślnie zgodna z walutą dokumentu FZ. Zmiany waluty rozliczenia można dokonać po zapisaniu dokumentu na trwałe, z poziomu Preliminarz płatności.


Kwota rozliczona – wypłata, która została zrealizowana i dotyczy wskazanej płatności. Wpisana w tym miejscu wartość różna od zera oznacza, że zapłaciliśmy już wymienioną tu kwotę jako zapłatę za fakturę.





Uwaga: Przy dzieleniu płatności na raty program proponuje kolejne wpłaty na kwotę brakującą do wartości faktury. Jeśli wartość faktury zostanie przekroczona – proponowane jest zero. Jednak w bardziej skomplikowanych przypadkach nie jest w stanie automatycznie przeliczać kwot tak, aby suma rat zgadzała się z wartością faktury. Jeśli kwoty te są różne, program nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu.

Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać tylko podczas wprowadzania faktury i podczas edycji faktur z bufora. Na fakturach zatwierdzonych nie ma możliwości wprowadzania tutaj zmian, ani rozliczania faktur z poziomu tej zakładki. Wszelkie rozliczenia dokonywane są za pośrednictwem rejestrów kasowych i bankowych – każda wpłata w nich zapisana będzie automatycznie widoczna na fakturze.

Program umożliwia również z tego poziomu rozliczenie zaliczek wpłaconych dostawcy. Rozliczanie zaliczek zostało opisane w rozdziale Rozliczanie zaliczek.

Na zdarzeniu w Preliminarzu powiązanym z Fakturą Zakupu – w pole Opis przepisywana jest informacja zarówno o numerze dokumentu w systemie, jak i o numerze dokumentu źródłowego.

Zaliczki do rozliczenia – funkcja została opisana w rozdziale Rozliczanie zaliczek.


4.11.6 Formularz FZ: zakładka Dokumenty

Zakładka ta zawiera listę związanych z fakturą dokumentów. Będą tu wyświetlane wszystkie dokumenty korygujące, zapisy w rejestrze VAT i dekrety księgowe.

Lista składa się z czterech kolumn:

Numer – dokumentu skojarzonego z fakturą

Typ – dokumentu związanego z fakturą. W szczególności pole to może przyjmować wartość :

PZ – Przyjęcie Zewnętrzne skojarzone z Fakturą Zakupu

KOR – korekta Faktury Zakupu

PKA – dokument Przyjęcia Kaucji

IN – deklaracja Intrastat wygenerowana na podstawie FZ

FWS – Dokument Wewnętrzny Sprzedaży

FWZ – Dokument Wewnętrzny Zakupu

VAT – zapis faktury w rejestrze zakupów VAT

DEK – dekret księgowy, który powstał w wyniku zaksięgowania Faktury Zakupu na odpowiednie konta

Data – dokumentu skojarzonego z fakturą

Netto – wartość netto dokumentu skojarzonego


- przycisk pozwala na podglądnięcie odpowiedniego dokumentu, np. wciśnięcie przycisku, jeśli kursor znajduje się na dokumencie typu VAT, umożliwi podejrzenie odpowiedniego zapisu w rejestrze zakupów.

4.11.7 Wpisywanie pozycji na FZ

Podczas wpisywania pozycji na Fakturę Zakupu należy podać następujące informacje:

Kod, Nazwa – kod i nazwę towaru/ usługi.

Ilość – wprowadzenie i potwierdzenie kodu przeniesie kursor w pole ilość. Proponowany jest zakup 1 jednostki towaru. Ilość można zmienić wpisując ją z klawiatury lub przesuwając pokrętło znajdujące się po prawej stronie pola.

Jednostka miary – program standardowo proponuje jednostkę podstawową. Jeśli zakup odbywa się w jednostkach pomocniczych – wystarczy nacisnąć myszką strzałkę obok pola J.m. (lub strzałkę w dół z klawiatury) i wskazać na jednostkę pomocniczą. Akceptacja zmiany automatycznie przeliczy cenę dla jednostki pomocniczej.

Cena początkowa – cena zakupu podstawowej jednostki miary. Proponowana jest cena zakupu, w jakiej ostatnio zakupiony był towar. Można ją zmienić.

Cena początkowa wpisywana na FZ nie powinna uwzględniać ewentualnych rabatów udzielonych na Fakturze Zakupu. Dopiero na jej podstawie i w oparciu o wartość rabatu wyliczana jest cena końcowa towaru na Fakturze Zakupu (która powinna być zgodna z końcową ceną na fakturze od dostawcy).

Cena może być:

podana netto lub brutto w zależności od wybranego algorytmu liczenia podatku VAT

wyliczona w zależności od wskazanej jednostki miary. W cenniku pokazana jest cena zakupu dla jednostki podstawowej. Zmiana na jednostkę pomocniczą automatycznie przeliczy cenę za tę jednostkę.

Ogólnie mówiąc program zapamiętuje cenę zakupu netto jednostki podstawowej towaru i w chwili ponownego zakupu jest w stanie odpowiednio ją przeliczyć (netto/brutto, jednostka podstawowa/ jednostka pomocnicza).

Rabat – rabat udzielony dla ceny początkowej.

Cena – cena końcowa (transakcyjna) towaru, na podstawie której wyliczana jest wartość towaru. Powinna być zgodna z ceną towaru na fakturze od dostawcy.

Wartość – wartość pozycji (netto lub brutto w zależności od stosowanego algorytmu liczenia podatku VAT)

Uwaga: Istnieje możliwość wystawiania dokumentów FZ i PZ wpisując ilość towaru i jego wartość (pole jest dostępne do edycji). W takim przypadku program wyliczy przybliżona cenę zakupu (z dokładnością do zaokrągleń).

Formularz pozycji wpisanej na Fakturę Zakupu jest zbliżony do formularzy na innych dokumentach i został opisany w rozdziale Formularz pozycji na fakturze. Należy jedynie pamiętać, że na dokumentach zakupu (FZ, ZD, PZ) nie ma możliwości zmiany domyślnej grupy cenowej (cena zawsze dotyczy ceny zakupu).

Zatwierdzenie Faktury Zakupu powoduje zmianę ceny zakupu na karcie towaru. Należy jednak pamiętać, że w przypadku gdy cena zakupu na karcie jest określona w walucie obcej – wprowadzenie FZ powoduje zmianę ceny, natomiast waluta pozostaje bez zmian (cena jest przeliczana po kursie z nagłówka dokumentu). Wyjątkiem jest wprowadzenie dokumentu przychodowego (FZ, PZ) w innej walucie obcej – wtedy zmianie ulega zarówno cena jak i waluta.

4.11.8 Edycja tabeli VAT na dokumentach zakupu

Czasem zdarzają się sytuacje, gdy użytkownik otrzymuje od dostawcy fakturę z kwotą VAT czy brutto różniącą się od tej, którą wyliczył program Comarch ERP Optima. Różnice są zwykle niewielkie i wynikają z różnych algorytmów wyliczania wartości. Niemniej użytkownik powinien zarejestrować dokument PZ / FZ w takiej postaci, w jakiej otrzymał go od dostawcy.

Aby umożliwić rejestrację takich dokumentów w programie dopuszczalna jest edycja tabeli VAT. Tabela ta znajduje się na zakładce Płatności (formularz dokumentu) i zawiera wyliczone przez program kwoty netto, VAT i brutto w poszczególnych stawkach.

Tabela VAT jest edytowalna tylko na Fakturach Zakupu, dokumentach Przyjęcia Zewnętrznego i dokumentach korygujących do FZ i PZ.


Aby zmienić kwotę należy dwukrotnie kliknąć na wybranej pozycji w tabeli. Wtedy dostępne będą odpowiednio pola:

jeśli dokument wystawiony jest w cenach netto: dostępne będą kwota VAT i kwota brutto. Jeśli zmieniona zostanie kwota VAT – automatycznie przeliczy się wartość brutto i odwrotnie: zmiana kwoty brutto spowoduje przeliczenie kwoty VAT. Kwota netto jest stała.

jeśli dokument wystawiony jest w cenach brutto: dostępne będą kwota VAT i kwota netto. Jeśli zmieniona zostanie kwota VAT – automatycznie przeliczy się kwota netto i odwrotnie: zmiana kwoty netto spowoduje zmianę kwoty VAT. Kwota brutto jest stała.

Uwaga: Przeliczenie kwot w tabeli VAT przebiega w ten sposób, by zgadzało się równanie:

Netto + VAT = Brutto.

Równocześnie program kontroluje by na dokumentach zakupu nie wystąpiła sytuacja, że jedna z kwot jest ujemna. Wartości ujemne są dopuszczalne tylko na dokumentach korygujących.

Zmiany wprowadzone w tabeli VAT są zapamiętane na dokumencie. W oparciu o nowe kwoty generowane są wszelkie zapisy w module Kasa/ Bank oraz zapisy w Rejestrach VAT czy Księdze Handlowej (podczas księgowań).

4.11.8.1 Tabela VAT a dokumenty skojarzone

Konwersja FZ → PZ

W Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry znajduje się parametr Konwersja FZ do PZ – przenoś usługi na PZ. Ma on istotny wpływ na tworzenie dokumentu PZ w oparciu o zarejestrowaną wcześniej Fakturę Zakupu. Jeśli na Fakturze Zakupu dokonano zmian w tabeli VAT są one przenoszone na PZ zgodnie z przyjętą zasadą.

Jeśli parametr jest aktywny – wszystkie pozycje z FZ (zarówno towary jak i usługi) są przenoszone na PZ. W związku z tym przeliczanie wartości na PZ nie jest konieczne. Program przepisuje tabelę VAT na dokument PZ uwzględniając zmiany wprowadzone na Fakturze Zakupu.

Jeśli parametr nie jest aktywny, ale na FZ występują tylko towary - wszystkie pozycje z FZ są przenoszone na PZ. W związku z tym przeliczanie wartości na PZ nie jest konieczne. Program przepisuje tabelę VAT na dokument PZ uwzględniając zmiany wprowadzone na Fakturze Zakupu.

Jeśli parametr nie jest aktywny, a na FZ występują zarówno towary jak i usługi – program przenosi na PZ tylko część pozycji. W związku z tym konieczne jest przeliczenie wartości na PZ. Program od nowa przelicza tabelę VAT i zmiany wprowadzone na FZ nie są uwzględnione.

Konwersja PZ→FZ

W przypadku zmian wprowadzonych w tabeli VAT na dokumencie PZ, w trakcie jego konwersji do Faktury Zakupu zmiany z tabeli VAT są przenoszone na dokument handlowy. Podobnie w przypadku gdy Faktura Zakupu jest tworzona na podstawie kilku dokumentów PZ. Tabela VAT na fakturze jest sumą kwot ustalonych na poszczególnych PZ.

4.11.8.2 Księgowanie dokumentów

Podczas księgowania dokumentów do rejestrów VAT następuje dodatkowe rozbicie na kategorie w poszczególnych stawkach. Jeśli zmieniane były kwoty w tabeli VAT – różnice pomiędzy tym, co wyliczył program, a tym, co wpisał użytkownik w danej stawce zostaną doliczone do kategorii z największymi wartościami.

4.11.8.3 Kontrola duplikacji dokumentów

W Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry znajduje się parametr Kontrola duplikacji zapisów w Rejestrze VAT i na fakturach zakupu. Po zaznaczeniu tego parametru Użytkownik ma możliwość określenia według jakich pól system ma sprawdzać czy występują zduplikowane dokumenty. Kontrola duplikacji wymaga wyboru co najmniej dwóch parametrów kontroli. Użytkownik ma możliwość kontroli duplikacji dokumentów na Fakturach Zakupu według następujących pól: NIP Kontrahenta, Akronim podmiotu, Numer dokumentu, Kwota netto dokumentu, Kwota brutto dokumentu, Data wystawienia, Data zakupu. Funkcja jest dostępna z poziomu listy Faktur Zakupu pod ikoną

:


Podczas dodawania nowego dokumentu, przy zapisie sprawdzana jest unikalność FZ na podstawie zaznaczonych kryteriów w konfiguracji, w przypadku duplikacji generowany jest komunikat: Znaleziono dokument (-y) o podobnych danych. Czy mimo to chcesz zapisać dane? Wciśnij Tak, aby zapisać lub Nie, aby zobaczyć dane znalezionego dokumentu (-ów):

4.12 Zamówienie u dostawcy

4.12.1 Co należy wiedzieć o Zamówieniach u Dostawcy

Funkcja pozwala na odnotowanie informacji o złożonym Zamówieniu u Dostawcy. Każde zamówienie generowane jest dla kontrahenta i dotyczy wybranego magazynu. Mamy dwa sposoby tworzenia zamówień:

Zamówienia tworzone „ręcznie” z poziomu listy zamówień.

Zamówienia automatyczne, tworzone na podstawie listy braków – z poziomu listy zasobów lub z poziomu menu Handel/ Raport braków.

Zamówienie nie ma wpływu na ilość towaru w magazynie. Zamówiona ilość towaru widoczna jest na liście zasobów w kolumnie Zamówienia. Zatwierdzone zamówienie może zostać automatycznie przekonwertowane do PZ (Przyjęcia Zewnętrznego).

Informacja o zamówionej ilości pojawia się na liście zasobów w kolumnie Zamówienia. Na ilość tą mają wpływ oprócz zamówień także dokumenty PZ, PW, korekty ilościowe WZ (wszystkie w buforze).

Lista Zamówień u Dostawców

Lista Zamówień u Dostawcy dostarcza wszystkie wystawione w programie dokumenty tego typu. Zasady obsługi listy zostały szczegółowo opisane w rozdziale Standardy w programie.

Standardowo lista zamówień składa się z kolumn:

Numer dokumentu – numer dokumentu zamówienia. Kasując dokument może powstać luka w numeracji i można ją uzupełnić poprzez „ręczne” wpisanie numeru na formularzu dokumentu.

S (status) – pozwala na określeniu stanu danego zamówienia. Jeśli w polu wyświetla się:

Zrealizowano - dokument w całości został przekształcony do dokumentów wynikowych (zasady przekształceń do dokumentów wynikowych opisano w rozdziale Przekształcanie ZD do FZ, PZ).


W realizacji - dokument, w którym część towaru została przeniesiona na dokumenty wynikowe.

Zamknięto - dokument niezrealizowany, zrealizowany częściowo lub też zrealizowany całkowicie, który nie będzie realizowany i uzyskał status „Zamknięty”. Zamykanie dokumentów ZD opisane zostało dokładniej w dalszej części rozdziału.

Dla niezrealizowanych ZD pole „Status” jest puste.

Termin dostawy – jest to data pobrana z formularza zamówienia z pola „Termin dostawy”

Magazyn – symbol magazynu, którego dotyczy zamówienie

Kontrahent – nazwa kontrahenta, który dokonał zamówienia

Miasto – miasto pochodzenia kontrahenta

Netto – wartość netto wynikająca z zamówienia

Brutto – wartość brutto dokumentu

Na liście zamówień znajduje się sekcja Rodzaj, w której użytkownik może zaznaczyć jedną z następujących opcji:

Wszystkie - wszystkie ZD, które spełniają pozostałe warunki filtra, łącznie z dokumentami anulowanymi

Zrealizowano - wszystkie całkowicie przekształcone lub zamknięte

Do realizacji - nieprzekształcone oraz przekształcone częściowo

Parametr Przeterminowane

Pod sekcją Rodzaj znajduje się parametr Przeterminowane. Jeśli zostanie on włączony, wyświetlane będą wszystkie zamówienia, bez względu na to czy są przeterminowane czy nie. W przeciwnym wypadku, jeśli wyłączymy ten parametr, na liście pominięte zostaną przeterminowane dokumenty. Domyślnie parametr jest zaznaczony.

Istnieje możliwość filtrowania dokumentów ze względu na daty wystawienia, jak też terminy dostawy.

W dolnej części listy znajdują się dwie opcje:

Data wystawienia od-do oraz Data dostawy od-do

Zaznaczenie jednego z parametrów i określenie zakresu dat umożliwi wyfiltrowanie tych dokumentów, których data wystawienia lub data dostawy mieści się pomiędzy wybranymi zakresami. Jeśli zostaną zaznaczone parametry przy dacie wystawienia i dacie dostawy jednocześnie, wówczas dokumenty muszą spełniać obydwa warunki zakresów dat.

Oprócz standardowych przycisków, na liście zamówień znajdują się przyciski umożliwiające przekształcanie zamówienia do dokumentów wynikowych (FZ, PZ).

Przekształcenie do FZ - po zaznaczeniu zamówienia i wykorzystaniu tego przycisku na podstawie zamówienia tworzony jest dokument Faktura Zakupu.

Przekształcenie do PZ – po zaznaczeniu zamówienia i wykorzystaniu tego przycisku na podstawie zamówienia tworzony jest dokument PZ.

Zasady przekształcania dokumentów ZD opisane zostały w rozdziale Przekształcanie ZD do FZ, PZ.

Możliwe jest zaznaczenie kilku dokumentów ZD na liście i przekształcenie ich do jednego dokumentu wynikowego. Warunki takiego przekształcenia zostały opisane w rozdziale Konwersja wielu ZD do dokumentu zakupowego.

- z poziomu programu istnieje możliwość wysyłania Zamówień u Dostawców do systemu Comarch EDI. Przycisk pojawia się tylko w sytuacji, gdy Użytkownik posiada wykupioną opcję. Opis funkcji znajduje się w odrębnej instrukcji.

4.12.1.1 Funkcja zamykania zamówień

Często zdarza się tak, że zamówienie nie jest realizowane lub jest realizowane tylko częściowo. Dlatego istnieje możliwość zamknięcia ZD, które już nie będą realizowane.

Opcja zamknięcia ZD dostępna jest z poziomu menu kontekstowego, wywoływanego po kliknięciu prawym klawiszem myszy na liście. Wykonanie tej operacji dotyczy wszystkich zaznaczonych dokumentów z listy.

Po zaznaczeniu opcji Zamknij, dokument otrzymuje status Zamknięto (widoczny w kolumnie Status) i nie można mu przywrócić aktywności. Dokument zamknięty nie wpływa na zamówienia na magazynie.

Po wybraniu opcji pojawi się pytanie:

Czy zamknąć zaznaczone dokumenty? Tak/Nie.

Opcja Tak spowoduje operację ustawienia statusu Zamknięto na zaznaczonych dokumentach. Po przeprowadzeniu operacji wyświetlony zostanie komunikat informujący, które dokumenty zamknięto a dla których operacja nie była możliwa.

Dokumentów zamkniętych lub zrealizowanych nie można przekształcić do innych dokumentów, podczas próby przekształcenia otrzymamy komunikat:

Błąd agregowania dokumentów! Zamówienie jest przekształcone całkowicie lub zostało zamknięte!

4.12.2 Formularz zamówienia

Po zainicjowaniu klawiszem <INS> lub przyciskiem nowego zamówienia, na ekranie otrzymujemy formularz zamówienia. Formularz ten składa się z pięciu zakładek. Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie.

Uwaga: Na wydruku dokumentu ZD oprócz nazwy i danych adresowych firmy drukowane są dodatkowo informacje związane z KRS: oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki, numer rejestru, pod którym spółka jest zarejestrowana oraz wysokość kapitału zakładowego i kapitału wpłaconego (w zależności od rodzaju spółki). Dane pobierane są z Pieczątki firmy(Konfiguracja firmy/ Dane firmy/ Pieczątka)

4.12.3 Formularz zamówienia: zakładka Ogólne

Zakładka ta pozwala na określenie podstawowych danych potrzebnych do wystawienia dokumentu, czyli:

Dokument – determinuje sposób numerowania dokumentów. Proponowany jest schemat zdefiniowany jako domyślny dla zamówień. Można go zmienić wybierając inny z listy dostępnej po wciśnięciu przycisku Dokument.

Kategoria – dodatkowy sposób określenia dokumentu. Kategoria zakupu przepisywana jest z karty dostawcy.

Magazyn – magazyn, do którego trafi zamawiany towar. Istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. Mechanizm został dokładniej opisany w rozdziale dotyczącym Informacji dodatkowych. Istnieje możliwość zmiany magazynu na dokumencie, gdzie zostały już wpisane pozycje (towary). Zmiana magazynu jest możliwa do czasu zapisania dokumentu na trwałe.


Data wystawienia – data wystawienia zamówienia

Termin dostawy – przewidywany termin pojawienia się towaru na magazynie. W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry można wskazać domyślny termin dla ZD wpisując ilość dni względem, której będzie liczony termin dostawy od daty wystawienia dokumentu. W przypadku ZD importowanych z pliku XML nie działa ustawienie z konfiguracji – termin jest zawsze pobierany z pliku XML.

Faktura liczona od - sposób obliczania podatku VAT. Mamy dwa sposoby: od netto i od brutto. Po dopisaniu pierwszej pozycji nie można zmienić sposobu wyliczania dokumentu.

Rabat – przewidywany rabat, jaki otrzymamy od dostawcy. Zasady wyliczania rabatów zostały opisane w rozdziale Udzielanie rabatów.


Uwaga: Istnieje możliwość zablokowania dla operatora możliwości zmiany ceny i udzielenia dodatkowych rabatów na zamówieniach (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy – formularz operatora, zakładka Parametry).

Forma i termin płatności – pola mają charakter wyłącznie informacyjny (dokument Zamówienia u Dostawcy nie powoduje powstania płatności). Podczas konwersji forma oraz termin są przepisywane na nowo tworzony dokument. W przypadku konwersji kilku dokumentów (ZD/ RO) do jednego – forma płatności oraz termin są proponowane zgodnie z ustawieniami na karcie kontrahenta.

Razem brutto – łączna wartość brutto zamówienia (razem z podatkiem VAT). Wartość brutto jest wyliczana automatycznie, zgodnie z wybranym algorytmem (od brutto lub od netto). Użytkownik nie ma możliwości jej zmiany.


Na zatwierdzonym dokumencie ZD można zobaczyć czy i jakie pozycje zamówienia zostały zrealizowane. Po zapisie dokumentu na trwałe, w tabeli z pozycjami dokumentu pojawiają się dwie kolumny – Zrealizowano i Pozostaje. Kolumny widoczne są tylko dla dokumentów ZD zapisanych na stałe, ponieważ tylko takie mogą być przekształcane do innych dokumentów. Na edytowanym dokumencie (podczas wprowadzania lub edycji w buforze) kolumny te są niewidoczne.

Zrealizowano – w kolumnie tej widać ilość towaru zamówionego, która została pobrana po przekształceniu do dokumentów FZ/PZ. Ilość ta jest sumą ilości pobranej na dokumenty wynikowe utworzone do tego ZD, bez względu na to, czy dokumenty wpływają na stany czy tylko na zamówienia. Ilość jest wyliczona dla jednostki, która została wprowadzona na ZD.

Pozostaje – kolumna zawiera ilość zamówień dla danej pozycji towarowej, którą można jeszcze przekształcić do dokumentów wynikowych. Jest to ilość z dokumentu ZD pomniejszona o ilość z pola Zrealizowano. Na formularzu dokumentu zamkniętego nie jest wyświetlana kolumna Pozostaje. Znajduje się tutaj tylko informacja o ilościach zrealizowanych. Po zamknięciu, ilości które nie zostały zrealizowane przestają wpływać na zamówienia na zasobach.

4.12.4 Formularz zamówienia: zakładka Kontrahent

Zakładka ta została podzielona na dwie części.

W pierwszej znajdują się dane kontrahenta – Dostawcy wybranego na zakładce Ogólne. Dane te podlegają modyfikacji. Zmiany zostaną zapamiętane tylko na tym zamówieniu, nie wpływają na informacje zawarte na karcie kontrahenta.

Znajdujący się obok przycisk umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta - dostawcy. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian).

Druga część dostarcza informacji o Nadawcy. Nadawca zostaje odczytany z karty ewidencyjnej kontrahenta - dostawcy.

Jeśli na karcie (zakładka Dodatkowe) na liście odbiorców, jeden z nich ma status Domyślny, wówczas Nadawcą będzie podmiot z listy ze statusem Domyślny, w przeciwnym wypadku pola Nadawcy i Dostawcy zostaną wypełnione danymi Dostawcy.

Na zamówieniu można wpisać „ręcznie” dane dostawcy z poziomu zakładki Kontrahent (bez konieczności zakładania karty ewidencyjnej dla kontrahenta). W chwili konwersji dane te zostaną przeniesione na dokument Przyjęcia Zewnętrznego. Należy jednak pamiętać, że informacje takie (nie zapisane na karcie ewidencyjnej) zostaną zapamiętane tylko na danym dokumencie (i ewentualnie kolejnych powstałych w wyniku konwersji), jednak nie będzie można ich wykorzystać na innych wystawianych w systemie dokumentach.

4.12.5 Formularz zamówienia: zakładka Dodatkowe





4.12.6 Formularz zamówienia: zakładka Dokumenty

Zakładka Dokumenty wyświetla listę wszystkich związanych z zamówieniem dokumentów. Obok numeru dokumentu skojarzonego, jego daty i kwoty netto w tabeli znajduje się informacja o typie:

FZ – jeśli zamówienie zostało przekształcone do FZ

PZ – jeśli zamówienie zostało przekształcone do PZ.

PF – jeśli zamówienie zostało przekształcone z Faktury Pro Forma.

RO – jeśli zamówienie zastało przekształcone z Rezerwacji Odbiorcy

4.12.7 Formularz zamówienia: zakładka Atrybuty


4.13 Łatwe zakupy

Obok tzw. Łatwej sprzedaży w programie istnieją również Łatwe zakupy, umożliwiające wprowadzanie dokumentów zakupu. Funkcja jest dostępna w menu Handel/ Inne(Handel)/ Łatwe zakupy. Funkcja opiera się na zmienionym nieco sposobie wystawiania dokumentów zakupu: Faktur Zakupu, Przyjęć Zewnętrznych oraz Zamówień u dostawcy. Najpierw określana jest lista towarów wraz z ilościami i cenami (bezpośrednio z poziomu listy zasobów), następnie określany jest typ wystawianego dokumentu (FZ, PZ, ZD), a dopiero na końcu – kontrahent (dostawca).

Wystawianie dokumentów zakupu jest złożone z trzech etapów:

1. Przygotowanie listy kupowanych towarów – odbywa się bezpośrednio na liście.

2. Konwersja listy do wybranego dokumentu: Faktury Zakupu, Zamówienia u Dostawcy lub Przyjęcia Zewnętrznego

3. Uzupełnienie informacji o kontrahencie – dostawcy.

Zasady obsługi okna zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie (należy pamiętać, że nie można włączyć Wiersza sum dla kolumnach, które podlegają edycji).

4.13.1 Krok 1 - towary

Pierwszy krok polega na wyborze towarów oraz określeniu kupowanej/ zamawianej ilości.

4.13.1.1 Lista zasobów magazynowych

Wybór towarów opiera się na Liście zasobów magazynowych, która jest wyglądem zbliżona do listy zasobów dostępnej w menu Handel.

W oknie możemy ustalić:

Typ – typ kupowanych aktualnie pozycji. Listę możemy zawęzić tylko do towarów handlowych (prostych) czy produktów (towary złożone) lub usług. Wyboru typu lub dowolnej ich kombinacji dokonujemy zaznaczając odpowiednie parametry.

Magazyn – zgodnie z zasadą, że na dokumencie mogą znaleźć się towary z jednego magazynu, aby prawidłowo wyświetlana była dostępna ilość towaru należy wybrać magazyn, do którego kupowany jest towar. Lista magazynów jest rozwijana po wciśnięciu strzałki obok pola.

Grupa – na liście wyświetlane mogą być wszystkie towary lub tylko z jednej grupy asortymentowej. Jeżeli dana grupa jest zaznaczona na drzewie to towary należące do tej grupy będą widoczne na liście.

Data – data, na jaką wyliczana jest ilość towaru.

Zerowe – zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście wyświetlane są wszystkie towary z ilością dostępną 0. Niezerowe – zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście pojawią się wyłącznie towary z ilością dostępną różną od zera.

Jeśli obydwa parametry są zaznaczone - lista zawiera wszystkie towary, niezależnie od ilości dostępnej.

Pozycje o statusie usługi wyświetlane są niezależnie od ustawień powyższych parametrów.

Rys. Łatwe zakupy

Dodatkowo w oknie znajdują się przyciski:

Edytuj kartę - wyświetlany jest formularz pozycji (karta magazynowa). Tą samą akcję wywoła kombinacja klawiszy <CTRL>+<ENTER).

Zamknij – zamyka okno

Faktura zakupu, Zamówienie u dostawcy, Przyjęcie zewnętrzne – tworzenie dokumentu zakupu (krok 2)

4.13.1.2 Wybór pozycji

Wyboru pozycji dokonujemy poprzez zaznaczenie towarów/ usług, wciskając klawisz <SPACJA> lub klikając lewym klawiszem myszki w daną pozycję.

Po zaznaczeniu towaru należy wpisać kupowaną ilość. Wpisujemy ją w kolumnie Ilość. Pole to podlega edycji po dwukrotnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy lub po wciśnięciu klawisza <ENTER>.

Klawisz <ENTER> pozwala również na edycję pozycji bez uprzedniego jej zaznaczenia.

Po otwarciu formularzy w kolumnach Ilość dostępna oraz Ilość JM wybrana początkowo wyświetlane są te same wartości, czyli dostępna ilość towaru wyrażona w jednostce podstawowej. Dopiero po zmianie jednostki na pomocniczą w kolumnie JM wartość kolumny Ilość JM wybrana zostanie przeliczona według wskazanej jednostki.

Po zaznaczeniu wszystkich potrzebnych pozycji i określeniu ich ilości możemy przejść do kroku nr 2.

4.13.2 Krok 2 - dokument

Krok 2 to utworzenie na podstawie listy zaznaczonych towarów dokumentu: Faktury Zakupu, Przyjęcia Zewnętrznego lub Zamówienia u Dostawcy.

Po wybraniu typu dokumentu wyświetlane jest okno z listą wszystkich zaznaczonych towarów/usług, ich ilością i wartością. Wartość wyliczana jest na podstawie ceny zakupu z karty towaru/ usługi.


Rys. Łatwe zakupy - generowanie dokumentu

Okno to ma dwa przyciski:

Potwierdź generowanie dokumentu – tworzony jest wybrany dokument zawierający wyświetlone pozycje.

Anuluj generowanie dokumentu - powoduje powrót na listę zasobów magazynowych np. W celu wskazania dodatkowych pozycji czy poprawienia ich ilości.

4.13.3 Krok 3 - kontrahent

Trzeci krok sprowadza się do określenia kontrahenta i ustalenia ostatecznych warunków zakupu.

Po zatwierdzeniu listy towarów wyświetlany jest formularz wybranego typu dokumentu z wpisanymi już pozycjami. Należy jeszcze w nagłówku ustalić kontrahenta oraz formę i termin płatności. Zasady obsługi są opisane w rozdziałach poświęconych dokumentom FZ, PZ oraz ZD.

4.14 Dokumenty wewnętrzne sprzedaży

4.14.1 Co należy wiedzieć o FWS

Dokumenty Wewnętrzne Sprzedaży mogą być wykorzystywane w trzech przypadkach:

Nabycie wewnątrzunijne – dokumenty wewnętrzne, których zadaniem jest naliczenie podatku VAT przy dostawach wewnątrzunijnych (które powstały na podstawie Faktur Zakupu). Szczegóły w rozdziale Nabycie wewnątrzunijne.

Odwrotne obciążenie – w przypadku towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym obowiązek podatkowy ciąży na nabywcy będącym podatnikiem VAT. Jednocześnie nabywcom przysługuje prawo do odliczenia VAT. W programie mechanizm ten realizowany jest poprzez Dokumenty Wewnętrzne Sprzedaży i Dokumenty Zakupu. Do Faktury zakupu, niezależnie od statusu kontrahenta na FZ, można wygenerować FWS pod warunkiem, że:

Pozycje na FZ nie mają naliczonego podatku VAT,

W przypadku kiedy na FZ część pozycji ma wykazany podatek VAT, na FWS zostaną przeniesione wyłącznie pozycje bez naliczonego podatku VAT.

Reklama – dokumenty wewnętrzne dotyczące m.in. przekazania towarów na cele reprezentacji i reklamy, wystawiane bezpośrednio przez Użytkownika.

Warto przy tym pamiętać, że:

FWS nie mają żadnego wpływu na zasoby w magazynie (nie powodują zdjęcia ani zarezerwowania towaru)

FWS nie powodują powstania płatności w module Kasa/Bank

Uwaga: Funkcja nie jest dostępna dla wersji oddziałowej programu (w przypadku współpracy z systemem Comarch ERP XL).


4.14.2 Lista Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży

Lista Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży dostępna jest z poziomu menu Handel/ Inne(Handel).

Lista zawiera zarówno dokumenty, które powstały na podstawie Faktur Zakupu (dokumenty wewnętrzne, których zadaniem jest naliczenie podatku VAT przy dostawach wewnątrzunijnych oraz przy zakupie towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym), jak i „ręcznie” wystawione przez Użytkownika dokumenty wewnętrzne dotyczące m.in. przekazania towarów na cele reprezentacji i reklamy. Zasady obsługi listy zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie.

W programie dokumenty te są rozróżniane przy pomocy schematów numeracji:

FAW – dokumenty wewnętrzne wystawiane przez Użytkownika

FAWFZ – dokumenty wewnętrzne dotyczące nabycia wewnątrzunijnego.

Schematy numeracji FAW i FAWFZ są predefiniowane w programie w trakcie tworzenia bazy danych. Użytkownik może je zmienić zgodnie z zasadami obowiązującymi w programie (tworzenie schematu numeracji w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel: Dokumenty wewnętrzne sprzedaży oraz przypisanie schematu domyślnego w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: Dokument wewnętrzny sprzedaży i Faktura wewnętrzna sprzedaży z FZ).

Lista Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży jest obsługiwana przez standardowe przyciski i pola, na podobnych zasadach jak zwykłe Faktury Sprzedaży. Ponadto na liście znajduje się:

- utworzenie Dokumentu Wewnętrznego Zakupu do Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży (w przypadku nabycia wewnątrzunijnego lub zakupu towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym).

- księgowanie do Rejestrów VAT.

- księgowanie na konta, zgodnie z wybranym schematem księgowań (funkcja dostępna dla Użytkowników modułu Księga Handlowa).

- Korekta – po wciśnięciu przycisku wywoływany jest domyślnie formularz korekty ilości. Wszystkie możliwe korekty (ilości, wartości i stawki VAT) dostępne są po wciśnięciu przycisku strzałki widocznej obok przycisku. Opcja korekty dostępna jest również na liście dla wybranego dokumentu pod prawym przyciskiem myszy.

4.14.3 Formularz Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży

Formularz jest zbliżony do formularza zwykłej Faktury Sprzedaży (zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie).

4.14.3.1 Formularz FW: zakładka Ogólne

Schemat numeracji - proponowany jest taki, jak ustawiony w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: w pozycji Dokument Wewnętrzny Sprzedaży (domyślnie FAW), dla dokumentów wystawianych „ręcznie” lub Dokument Wewnętrzny Sprzedaży z FZ (domyślnie FAWFZ), dla dokumentów powstałych z FZ. Użytkownik ma możliwość zmiany schematu.

Kontrahent – w przypadku FWS wystawianych przez Użytkownika proponowany jest kontrahent !NIEOKREŚLONY!, natomiast na FWS do FZ dane kontrahenta są przepisywane z Faktury Zakupu.

Magazyn – magazyn proponowany jest zgodnie z przyjętymi w programie zasadami (magazyn domyślny dla operatora/ magazyn domyślny dla stanowiska/ magazyn główny).

Uwaga: Dokument FWS nie powoduje zdjęcia towaru z magazynu. Dlatego, jeśli faktura dotyczy np. przekazania towaru na cele reprezentacji i reklamy, aby zdjąć towar z magazynu należy wystawić dodatkowy dokument rozchodowy (np. RW).

Na formularzu Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży znajdują się ponadto dwa parametry:

Bufor – tak jak w przypadku pozostałych dokumentów Dokument Wewnętrzny Sprzedaży można zapisać do bufora (z możliwością wprowadzania zmian) lub na trwałe.


FWZ – na podstawie Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży może powstać Dokument Wewnętrzny Zakupu. Parametr można zaznaczyć tylko wtedy, gdy odznaczony jest parametr Bufor (zaznaczenie FWZ spowoduje automatyczne odznaczenie Bufor). Jeśli parametr zostanie zaznaczony, to podczas zapisu Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży program automatycznie tworzy Dokument Wewnętrzny.

Uwaga: Parametr FWZ jest dostępny tylko na FWS dotyczących nabycia wewnątrzunijnego lub zakupu towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym (powstałych w wyniku przekształcenia Faktury Zakupu). Na FWS wystawianych bezpośrednio z listy parametr nie jest dostępny.

4.14.3.2 Formularz FW: zakładka Kontrahent

Na zakładce Kontrahent znajduje się tylko jedna sekcja Sprzedawca. Jako dane kontrahenta przepisywane są odpowiednio dane podatnika z Pieczątki firmy (Konfiguracja firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy) – dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! lub dane dostawcy z Faktury Zakupu.

Kontrahenta na dokumencie FWS można zmienić – wtedy dane zostaną pobrane z karty ewidencyjnej wybranego kontrahenta.

4.14.3.3 Formularz FW: zakładka Dodatkowe

Dokumenty skojarzone - informacje o dokumentach powiązanych z FWS:

FZ – Faktura Zakupu, na podstawie której powstała FWS,

KOR – dokumenty korygujące do Faktury Zakupu, które zostały uwzględnione na FWS (w tym również FZKG), lub dokumenty korygujące wystawione bezpośrednio do FWS

FWZ – Dokument Wewnętrzny Zakupu, która powstała na podstawie FWS.

Tabela VAT – kwoty VAT są wyliczone na podstawie wartości z FZ oraz wszystkich korekt. Stawka VAT jest pobierana z kart cennikowych poszczególnych towarów. Tabela jest udostępniona do edycji przez Użytkownika (możliwość zmiany w kwotach netto, brutto i VAT).

Razem – kwota brutto faktury.

Uwaga: Wystawienie Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży nie powoduje powstania płatności w module Kasa/Bank.

4.15 Faktury RR

4.15.1 Lista Faktur RR

Lista Faktur zakupu od rolnika ryczałtowego jest zbudowana i obsługiwana w podobny sposób jak lista Faktur Sprzedaży. Zasady obsługi listy zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie.

Utwórz Fakturę Zakupu - na liście dostępna jest funkcja przekształcenia dokumentu do Faktury Zakupu. Dokument, na podstawie którego została już utworzona Faktura Zakupu ma na liście status FZ.

Korekta Faktury – pod tym przyciskiem możliwe jest utworzenie korekty ilości, wartości (ceny) oraz stawki VAT do Faktury RR.

4.15.2 Formularz Faktury RR: zakładka Ogólne

Dokument – schemat numeracji dla faktury RR. Faktury RR tworzą odrębna klasę dokumentów handlowych. Oznacza to, że dla FRR można tworzyć odrębne schematy numeracji (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Handel/ Faktura rolnika ryczałtowego). Jeden z utworzonych schematów można przypisać jako schemat domyślny w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty w pozycji FRR- faktura rolnika ryczałtowego. Domyślnie utworzony jest schemat FRR. Zasady definiowania i konfigurowania schematów numeracji są zgodne z ogólnie obowiązującymi w systemie Comarch ERP Optima.


Kontrahent – wybór kontrahenta jest możliwy w identyczny sposób jak na pozostałych dokumentach. Na formularzu kontrahenta, na zakładce Handlowe znajduje się parametr Rolnik. Listę kontrahentów zawęzić można

do podmiotów o statusie:

Magazyn – zasady przypisywania magazynu są identyczne jak w przypadku innych dokumentów handlowych i magazynowych.

Uwaga: Należy pamiętać, że wystawienie faktury RR nie powoduje żadnych zmian na liście zasobów. Ilości nie są wprowadzane do magazynu, jak również nie są widoczne jako ilość zamówienia.

Dopiero przekształcenie do dokumentu FZ/ PZ spowoduje zmiany na zasobach. Jednak magazyn z dokumentu FRR jest w chwili przekształcenia przenoszony na dokument FZ/ PZ i dlatego jego konieczne jest jego określenie już na dokumencie FRR.

Data wystawienia i sprzedaży – są podczas tworzenia dokumentów FZ i PZ przenoszone odpowiednio jako daty wystawienia i zakupu.

Płatność – proponowana jest forma płatności skojarzona z kontrahentem. Należy jednak pamiętać, że należność za Fakturę RR powinna być zapłacona przelewem na konto bankowe. Jeśli ustawiona forma płatności jest inna niż typu przelew – przy zapisie na trwałe program wyświetli ostrzeżenie.

Algorytm – decyduje o tym, czy Faktura RR będzie wystawiana w cenach netto czy brutto.

Uwaga: Podczas dodawania towaru na pozycje należy pamięta ć, że towary są dodawane ze stawką VAT określoną na karcie towaru jako stawka VAT zakupu. Jeżeli stawka ta jest inna niż obowiązująca dla Faktury RR (7%), przy zapisie dokumentu pojawi się komunikat z taką informacją oraz pytanie, czy zapisać dokument. Jeśli Użytkownik wybierze Nie, pojawia się komunikat o następującej treści: Czy zmienić stawkę VAT na 7%? . Wybór Tak spowoduje zmianę stawki na 7% dla każdej pozycji występującej na dokumencie. Przycisk Nie pozostawi dokument bez zmian.

Na formularzu FRR widoczne są trzy parametry:

Bufor – Faktura RR może zostać zapisana do bufora. Dokument w buforze podlega całkowitej edycji, można go usunąć, jednak na podstawie FRR w buforze nie można utworzyć Faktury Zakupu ani dokumentu PZ.

FZ – parametr jest dostępny tylko w przypadku, gdy odznaczono Bufor. Jeśli jest zaznaczony to automatycznie na podstawie zatwierdzanej Faktury RR tworzona jest Faktura Zakupu.

PZ – parametr jest dostępny tylko w przypadku, gdy zaznaczony jest parametr FZ. Powoduje, że równocześnie z Fakturą Zakupu tworzony jest dokument magazynowy PZ (towar jest wprowadzany do magazynu).

4.15.3 Formularz Faktury RR: zakładka Kontrahent

W odróżnieniu od innych dokumentów na Fakturze RR pojawia się tylko jedna sekcja związana z kontrahentem: Sprzedawca. Dane kontrahenta są pobierane z jego karty ewidencyjnej (trzy linie z nazwy). Dodatkowo program pobiera informację o numerze NIP sprzedawcy. Jeśli numer NIP na karcie nie jest uzupełniony, wtedy program pobiera numer PESEL.

Kontrahent określony jako sprzedawca jest następnie przenoszony na Fakturę Zakupu/ PZ zarówno jako Dostawca i Nadawca.

4.15.4 Formularz Faktury RR: zakładka Tabelka VAT

Na zakładce widoczna jest tabela VAT oraz informacja o wartości brutto dokumentu.

Uwaga: Faktura RR nie ma powiązania z modułem Kasa/Bank, co oznacza, że jej zatwierdzenie nie powoduje powstania płatności . Dopiero po utworzeniu na jej podstawie Faktury Zakupu powstaje płatność w Kasie/Banku.



4.15.5 Formularz Faktury RR: zakładka Dokumenty

Na zakładce widać numer utworzonej na podstawie FRR Faktury Zakupu. Numer Faktury Zakupu tworzonej na podstawie Faktury RR jest tworzony zgodnie ze schematem określonym w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty w pozycji FZ – Faktura Zakupu z FRR.

4.15.6 Zasady przekształcenia FRR do FZ/ PZ

Przekształcenie Faktury RR do Faktury Zakupu jest możliwe tylko 1:1 (nie można tworzyć jednej Faktury Zakupu na podstawie kilku Faktur RR).

Fakturę RR można przekształcić do FZ tylko raz. Po utworzeniu na podstawie FRR Faktury Zakupu na liście otrzymuje ona status FZ i nie jest możliwe ponowne przekształcenie.

Jeśli na formularzu FRR nie zaznaczono FZ to po zapisie dokumentu FRR na trwałe nie jest tworzona Faktura Zakupu. W takim przypadku utworzenie Faktury Zakupu jest możliwe z listy Faktur RR po

wciśnięciu przycisku. Faktura Zakupu jest zapisywana do bufora.

Jeśli na formularzu FRR zaznaczono FZ, ale nie zaznaczono PZ to Faktura Zakupu jest zapisywana do bufora.

Jeśli na formularzu FRR zaznaczono FZ i równocześnie zaznaczono PZ to po zatwierdzeniu FRR powstają dwa dokumenty:

FZ – zapisana na trwałe (powstaje płatność w Kasie/Banku)

PZ – zapisany na trwałe (towar jest wprowadzany do magazynu)

W przypadku przekształcenia FRR, gdzie możliwe jest równoczesne utworzenie dwóch dokumentów docelowych program działa w następujący sposób:

zaznaczony parametr FZ – podnoszony jest formularz dokumentu FZ,

zaznaczony parametr FZ i PZ - formularz nie podnosi się, FZ i PZ są zapisane na stałe

Jeśli Faktura RR jest płatna gotówką to przy zatwierdzaniu z zaznaczonymi parametrami FZ i PZ w raporcie kasowym tworzony jest automatycznie zapis KW.

Jeśli Faktura RR jest płatna gotówką i zaznaczono parametry FZ i PZ, natomiast w trakcie zatwierdzania okaże się, że nie ma aktualnego raportu kasowego (żeby wprowadzić zapis KW), wtedy Faktura Zakupu zapisywana jest do bufora i nie jest tworzony dokument magazynowy PZ.

4.15.7 Zasady tworzenia FRR na podstawie FZ

Dokumenty FRR mogą być tworzone na podstawie Faktury Zakupu wprowadzonej w systemie. Tym samym obsługiwany jest scenariusz, gdy towar najpierw przyjmowany jest PZ, a potem na podstawie PZ wystawiana jest Faktura Zakupu i Faktura RR.

Na formularzu FZ, jeśli wpisany tam kontrahent ma na karcie nadany status Rolnik (!), pojawia się dodatkowy parametr FRR (obok dotychczas funkcjonujących Bufor i PZ). Po jego zaznaczeniu tworzona jest na podstawie Faktury Zakupu - Faktura RR. Opcja przekształcenia do FRR jest również dostępna z menu kontekstowego (pod prawym przyciskiem myszy) na liście Faktur Zakupu. Podczas wprowadzania Faktury Zakupu (oraz PZ) od kontrahenta-rolnika (parametr Rolnik na karcie kontrahenta, zakładka Handlowe), nie jest wymagane wprowadzenie numeru obcego. Jeżeli pole nie zostanie wypełnione, zaktualizuje się po przekształceniu FZ do FRR - w polu numer obcy na FZ pojawi się numer FRR. Numer ten pojawi się również w Preliminarzu Płatności, w polu numer obcy na zaległości dotyczącej Faktury Zakupu pod warunkiem, że nie został uzupełniony ręcznie.

1. Do Faktury RR może zostać przekształcona tylko Faktura Zakupu wystawiona w walucie systemowej (PLN).

2. Do faktury RR może zostać przekształcona tylko Faktura Zakupu wystawiona dla podmiotu typu kontrahent. W przypadku innych typów konwersja FZ -> FRR jest blokowana.

3. Tworzona faktura RR jest od razu zapisywana na trwałe.

4. Podczas tworzenia FRR sprawdzana jest forma płatności na FZ (przelew) oraz stawki VAT dla towarów (7 %) – na podobnych zasadach jak podczas wystawiania FRR bezpośrednio z listy.


5. Jeśli na formularzu FZ zaznaczony jest parametr FRR – program nie wymaga podania numeru obcego dokumentu. Po zatwierdzeniu dokumentu FZ i utworzeniu FRR w pole Numer obcy wpisywany jest numer utworzonej FRR.

6. FZ przekształcona do FRR na liście jest widoczna ze statusem RR i nie ma możliwości ponownego przekształcenia. Status ten nie zostanie zmieniony nawet, jeśli potem FZ zostanie przekształcona do innego dokumentu (PZ).

4.15.8 Anulowanie FRR i dokumentów skojarzonych

1. Anulowanie FRR jest możliwe na liście Faktur RR z menu kontekstowego.

2. Anulowanie FRR jest możliwe również w przypadku, gdy skojarzona z nią Faktura Zakupu jest zapisana do bufora.

3. Po anulowaniu FRR – skojarzona Faktura Zakupu nie jest automatycznie anulowana (znika jedynie status RR)

4. Podczas anulowania FZ skojarzonej z FRR program sprawdza powiązane z FZ dokumenty magazynowe PZ:

jeśli z FZ skojarzony jest jeden PZ – wtedy anulowane są wszystkie trzy dokumenty: FZ, FRR i PZ

jeśli FZ skojarzony jest z większą ilością PZ – wtedy anulowane są FZ i FRR, natomiast dokumenty PZ nie są anulowane i można je ponownie przekształcić do FZ.

5. Jeśli do FRR przekształcana była Faktura Zakupu z korektą, to przy próbie anulowania FZKOR program będzie wymagał wcześniejszego anulowania FRR.

6. Jeśli FRR jest skojarzone z FZ, która posiada jeden PZ i jeden PKA (opakowania kaucjonowane) – to w chwili anulowania FZ anulowane zostają wszystkie dokumenty: FZ, FRR, PZ i PKA.

4.15.9 Ewidencjonowanie opłat na fundusze promocji produktów rolno-spożywczych

Zgodnie z ustawą z dnia 22 maja 2009 r. O funduszach promocji produktów rolno-spożywczych (Dz.U.Nr 97 Poz. 799 z 2009), wszystkie podmioty skupujące określone płody rolne są zobowiązane do naliczania, pobierania i odprowadzania wpłat na fundusze promocji produktów rolno-spożywczych.

W programie Comarch ERP Optima znajdują się wydruki, na których widoczne są informacje na temat potrąceń na fundusz promocji produktów rolno-spożywczych.

Wydruk Faktury RR

Z poziomu formularza Faktury RR dostępny jest wydruk Faktura RR (GenRap) - Potrącenia na fundusze promocji produktów rolnych.

Jeżeli na Fakturze VAT RR znajdują się towary, podlegające potrąceniom, wówczas na wydruku, pod tabelą VAT pojawi się informacja, jaką wartość potrącono na poszczególne fundusze oraz oświadczenie nabywcy o dokonaniu potrąceń (z wyszczególnieniem kwoty netto, od której naliczono potrącenie oraz kwotę potrącenia). Na wydruku faktury informacja: Razem do zapłaty oraz Kwota płatności będzie pomniejszona o sumę potrąceń.

Opłata na właściwy fundusz naliczana jest automatycznie na podstawie kodu PKWiU danego towaru.

Kody PKWiU towarów objętych ustawą określone są rozporządzeniem w sprawie szczegółowego wykazu towarów, od których naliczane są wypłaty na fundusze promocji produktów rolno-spożywczych z dnia 25 czerwca 2009. Obowiązuje klasyfikacja PKWiU 2008.

Wydruk listy Faktur RR

Z poziomu listy Faktur VAT RR jest dostępny wydruk dla zaznaczonych Faktur, na którym znajduje się podsumowanie dokonanych potrąceń na poszczególne fundusze. Aby uzyskać wydruk, należy zaznaczyć na liście Faktury VAT RR, dla których ma być wydrukowane podsumowanie, a następnie wybrać wydruk: Lista faktur (GenRap) – Potrącenia na fundusze promocji produktów rolnych.


4.16 Zasoby

4.16.1 Co należy wiedzieć o zasobach

Magazyn składa się z kartotek towarowych. Z kolei kartoteki towarowe składają się z zasobów. Zasób reprezentuje ilość i wartość towaru pochodzącego z jednego elementu dokumentu źródłowego, który go wykreował („dostarczył”). Zasób magazynowy jest kreowany przez uprawnione dokumenty magazynowe (Bilans Otwarcia, PW, PZ, MM, korekty WZ, korekty RW).

Dla każdego zasobu pamiętane są ilość i wartość. Zasoby nie są łączone. Jeśli nowy dokument źródłowy (PZ) ma ten sam towar w tej samej cenie, to nie jest on dodawany do poprzednio utworzonego zasobu, ale tworzy nowy.

Wydając towar z magazynu jest wydawany towar z konkretnego zasobu (dostawy). O kolejności zdejmowania towaru z magazynu decyduje metoda, jaką wybrano dla rozliczania magazynu (FIFO, LIFO, AVCO).

Kontrola obrotu ilościowego jest związana z dokumentami magazynowymi (WZ i PZ), a nie handlowymi (FA, FZ). Koszt własny sprzedanych towarów jest potwierdzony dokumentem WZ. Rozliczenie magazynu (koszt własny sprzedanych towarów i stan magazynowy) oparte jest o ilości i wartości zawarte na dokumentach magazynowych.

Dlatego właśnie każdy dokument handlowy (FA, PA, FZ) powinien być skojarzony z dokumentem magazynowym (po to by został zdjęty towar z magazynu).

Standardowo program jest skonfigurowany w ten sposób, ze do czasu wystawienia dokumentu magazynowego – Faktury Zakupu są widoczne jako zamówienie towaru, natomiast Faktury Sprzedaży powodują jego zarezerwowanie.

Dlatego na liście zasobów widoczne jest kilka kolumn dotyczących ilości m.in.:

Ilość – ilość towaru w magazynie. Jest wyliczana na bieżąco w chwili wydania/ przyjęcia towaru z magazynu (a więc standardowo w chwili wystawienia dokumentu magazynowego)

Ilość dostępna – ilość do sprzedaży. Jest to ilość w magazynie pomniejszona o rezerwacje.

Zamówienia – ilość zamówiona towaru, wynika z:

zarejestrowanych w systemie zamówień

Faktur Zakupu zapisanych do bufora

Faktur Zakupu nieskojarzonych z dokumentem magazynowym

dokumentów magazynowych związanych z przychodem towaru (PZ, PW) zapisane do bufora

dokumentów korygujących do dokumentów rozchodowych (które w efekcie wprowadzają towar do magazynu) w buforze.

Rezerwacje – ilość zarezerwowana wynika z:

zarejestrowanych w systemie rezerwacji

Faktur Sprzedaży zapisanych do bufora

Faktur Sprzedaży nieskojarzonych z dokumentem magazynowym

Warto również wiedzieć, że w standardowym działaniu programu Faktury Sprzedaży i Paragony rezerwują towar w magazynie. Istnieje jednak taka możliwość skonfigurowania, by te dokumenty od razu zdejmowały towar z magazynu. Zdjęcie może nastąpić albo w chwili zapisu faktury (na stałe lub do bufora) lub też w chwili wprowadzenia pozycji na dokument. To ostatnie rozwiązanie może jednak wydłużyć proces wystawiania dokumentu.

Należy jednak pamiętać, że dla potrzeb prawidłowego rozliczenia magazynu każdy dokument handlowy należy w końcu skojarzyć z dokumentem magazynowym.


4.16.2 Lista zasobów

Lista zasobów jest dostępna w menu Handel/ Zasoby.

Rys. Lista zasobów.

Jest to lista wszystkich wprowadzonych w programie towarów i usług. Lista ta dostarcza informacji o dostępności danej pozycji poprzez podanie miedzy innymi informacji o ilości, ilości zarezerwowanej, brakach i zamówieniach na dany dzień. Listę można zawęzić do konkretnego magazynu, grupy towarowej lub można posłużyć się samodzielnie skonstruowanym filtrem. Lista zbudowana jest z kolumn (kolejność kolumn może być dowolna):

Kod – dowolny, 26-cio znakowy ciąg alfanumeryczny, jednoznacznie określający pozycję. Pobierany z karty towaru.

Nazwa –nazwa towaru/ usługi. Pobierana z karty towaru.

Typ – w programie mamy do czynienia z 4 typami zasobów:

Usługa prosta (UP)

Towar prosty (TP)

Usługa złożona (UZ)

Towar złożony (TZ)

Określenie złożony przeznaczone jest dla produktów, czyli takich zasobów które można wyprodukować (skompletować) na podstawie podanej receptury. Produktami mogą być na równi towary i usługi.

Numer katalogowy – numer katalogowy towaru, indywidualny dla każdego zasobu. Pobierany z karty towaru.

EAN – kod kreskowy EAN pobierany z karty towaru.

Kod u dostawcy – kod towaru u dostawcy. Pobierany z karty towaru.

Dostawca – domyślny dostawca towaru. Pobierany z karty towaru.

W zależności od ustawień parametrów dotyczących ilości w oknie mogą być wyświetlane kolumny:

Ilość – wyświetlana jest tutaj ilość towaru jaka znajduje się w magazynie. Zasady wyliczania ilości zostały opisane w rozdziale Co należy wiedzieć o zasobach.

Rezerwacja – ilość towaru jaka została zarezerwowana. Zasady tworzenia rezerwacji zostały opisane w rozdziale Co należy wiedzieć o rezerwacjach.

Braki – ilość towaru jaką należy zamówić u dostawcy aby można było zrealizować wszystkie rezerwacje (braki pojawiają się jeśli ilość w magazynie jest mniejsza od ilości zarezerwowanej wykazują różnicę pomiędzy stanem towaru a rezerwacjami).


Zamówienia – ilość towaru jaka została zamówiona. Zamówienia zostały opisane w rozdziale Co należy wiedzieć o Zamówieniach u Dostawcy.

Braki pozostałe – braki towaru po uwzględnieniu dotychczas dokonanych, aktualnych zamówień na ten towar. Wyliczane są jako różnica pomiędzy brakami a zamówieniami.

Ilość dostępna – ilość towaru jaką możemy w danym momencie wydać jeszcze z magazynu.. Zasady wyliczania zostały opisane w rozdziale Co należy wiedzieć o zasobach.

W zależności od ustawień parametrów dotyczących cen i wartości w oknie mogą być wyświetlane kolumny (związane m.in. Z wielowalutowością):

Cena – jedna z pięciu dostępnych w programie cen w walucie

Waluta – waluta, w jakiej została określona cena zakupu/ sprzedaży

Cena PLN – zdefiniowana w oknie cena (zakupu lub wybrana jedna z cen sprzedaży zdefiniowanych w Konfiguracji Firmy/Handel/Ceny towarów i usług) przeliczona z waluty na PLN wg aktualnego kursu domyślnego. Jeśli kurs na dany dzień nie jest zdefiniowany – w kolumnie wyświetlana jest informacja – kurs -.

Wartość – wartość wyliczona w walucie, w jakiej została zdefiniowana cena (ilość x cena w walucie)

Wartość PLN – wartość pozycji w PLN wyliczona jako Ilość x Cena PLN. Jeśli nie został określony kurs waluty na dany dzień – w kolumnie wyświetlana jest informacja –kurs-.

Wartość zakupu PLN – wartość zakupu zawsze wyliczana jest w PLN na podstawie posiadanych zasobów.

Dokładniej zasady obsługi walut obcych w systemie znajduje się w rozdziale poświęconym wielowalutowości.

Cena zakupu PLN – ostatnia cena zakupu towaru wyliczona w PLN.

VAT – stawka VAT sprzedaży. Pobierana z karty towaru.

Ilość minimalna – najmniejsza ilość towaru jaka powinna znajdować się w magazynie. Pobierana z karty towaru. Dotyczy automatycznego tworzenie zamówienia na brakujące towary. Funkcja została opisana w odrębnym rozdziale.

Ilość maksymalna - największa ilość towaru, która powinna znajdować się na magazynie. Pobierana z karty towaru. Dotyczy automatycznego tworzenie zamówienia na brakujące towary. Funkcja została opisana w odrębnym rozdziale.

Zamawiać po – ilość zamawianego towaru będzie wielokrotnością podanej liczby. Wartość pobierana z karty towaru. Dotyczy automatycznego tworzenie zamówienia na brakujące towary. Funkcja została opisana w odrębnym rozdziale.

Jm – jednostka miary pobierana z karty towaru.

Jmp – pierwsza pomocnicza jednostka miary pobierana z karty towaru.

e-Sklep/wszystko.pl – kolumna przyjmuje wartość Tak, jeśli towar jest udostępniony w e-Sklep/wszystko.pl.

Kategoria wszystko.pl – kolumna widoczna, jeśli program współpracuje z galerią internetową wszystko.pl, zawiera kategorią, pod którą towar jest dostępny w wszystko.pl.

Kategoria sprzedaży – kategoria sprzedaży towaru. Pobierana z karty towaru.

Kategoria zakupu – kategoria zakupu towaru. Pobierana z karty towaru.

KGO – koszt gospodarowania odpadami pobierany z karty towaru.

Opis – dodatkowy opis towaru. Pobierany z karty towaru.

Dla opcji Wybór kolumn (dostępnej na liście pod prawym przyciskiem myszy) znajdują się kolumny odpowiadające atrybutom towarów. Po dodaniu na listę kolumny z nazwą atrybutu, dla poszczególnych pozycji wyświetlane są wartości tego atrybutu:

- jeśli towar posiada kilka wartości dla jednego atrybutu, w kolumnie wyświetlana jest jedna wartość. Pozostałe są widoczne w opisie pojawiającym się w momencie, gdy kursor myszy zostanie ustawiony na wartości znajdującej się w kolumnie dla atrybutu,

- jeśli nie zdefiniowano wartości atrybutu, w kolumnie widoczny jest tekst {pusty}.

W Cenniku i na Liście Zasobów w kolumnie z atrybutem binarnym (kolumna do wyboru) wyświetlają się nazwy plików danych binarnych. Dla plików graficznych, po ustawieniu kursora na tej nazwie, rozwinie się miniatura zdjęcia. Dla pozostałych plików pojawi się przycisk lupy, który pozwala na ich otwarcie bezpośrednio w programie domyślnym dla danego typu pliku.


Na liście działają:

Typ – towaru lub usługi. W programie zdefiniowano cztery typy zasobów. Po zaznaczeniu wybranego typu lista zostanie posortowana i będzie zawierała towar/usługi określonego typu. Po zaznaczeniu wszystkich parametrów na liście znajdą się wszystkie pozycje, bez względu na ich typ.

Tylko opakowania – lista służy do zawężania pozycji tylko do takich, które są opakowaniami kaucjonowanymi. Na liście zasobów wyświetlanej podczas wprowadzania niektórych dokumentów (WKA, PKA) oraz podczas definiowania schematów opakowań parametr ten jest automatycznie zaznaczany. Opakowania mają widoczne w kolumnie Status dodatkowe oznaczenie o (TPO, TZO…)

Magazyn - jedną z najważniejszych cech modułu Handel jest możliwość tworzenia w ramach jednej firmy wielu magazynów lokalnych (Ogólne/ Inne/ Magazyny). Dostępna w programie lista zasobów może dotyczyć wszystkich magazynów lub może zostać ograniczona do jednego, wybranego magazynu. Wyboru dokonujemy z rozwijalnej listy zadeklarowanych magazynów lub poprzez wybór z listy klikając w przycisk Magazyn.

Grupy - lista towarów i usług może zostać podzielona na grupy asortymentowe. Listę grup tworzymy i modyfikujemy na liście w menu Ogólne/ Grupy towarowe. Listę zasobów możemy wyświetlić dla danej grupy lub dla wszystkich grup. Jeżeli dana grupa jest zaznaczona na drzewie to towary należące do tej grupy pojawią się na liście. Dotyczy to zarówno grupy domyślnej na zakładce Ogólne Formularza zasobu jak i pozostałych grup, do których należy dany zasób (zakładka Grupy na Formularzu zasobu).

Panel drzewa grup rozwijany jest za pomocą pionowego przycisku „Wybrana grupa: …”, a ustawienie widoczności panelu filtrowania wg drzewa grup na stałe włącza się przez wciśnięcie przycisku pinezki:

Ceny - w programie istnieje możliwość zdefiniowania dowolnej liczby cen sprzedaży i jednej ceny zakupu (menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/Ceny towarów i usług). Na karcie danej pozycji można również określić, która z tych cen będzie domyślna, czyli proponowana w trakcie wystawiania dokumentów. W programie istnieje możliwość wybrania ceny, która ma pojawić się na liście zasobów.

EAN - umożliwia wyszukiwanie kart towarowych według dowolnych kodów kreskowych (domyślnych i dodatkowych).

Data - kolejną istotną cechą modułu Handel jest możliwość wyświetlenia stanu towaru na dany dzień. Jest to bardzo istotne w przypadku wystawiania dokumentów wstecz oraz pozwala na prognozowanie braków w przyszłości.


Zerowe – dotyczy ilości towaru na magazynie, jest uzależniony od parametru w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry – Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje – jeśli ta opcja jest włączona, parametr Zerowe dotyczy ilości dostępnej towaru (pomniejszonej o rezerwacje), niezaznaczony skutkuje tym, że towary, których ilość jest równa ilości zarezerwowanej, nie są widoczne na liście.

Jeśli można wydawać towar, mimo istniejących rezerwacji, parametr Zerowe dotyczy ilości całkowitej towaru na magazynie. Jeśli nie jest zaznaczony na liście zasobów nie wyświetlają się towary, które w kolumnie Ilość mają zero.

Tylko braki – po zaznaczeniu tego parametru na liście zasobów zostaną wyświetlone tylko te pozycje, których mamy za mało.

Nieaktywne – parametr pozwala na „schowanie” nieaktywnych zasobów. Dana pozycja staje się nieaktywna po zaznaczeniu analogicznego pola na formularzu towaru/usługi. Pozycją nieaktywną może być np. towar, który został wycofany z naszej oferty:

parametr zaznaczony - wyświetlane są wszystkie zasoby. Pozycje nieaktywne są widoczne na liście w kolorze czerwonym.

parametr niezaznaczony - na liście znajdą się tylko towar/usługi aktywne.

Przystosowanie wyglądu listy zasobów do indywidualnych potrzeb Użytkownika jest możliwe dzięki funkcji definiowania kolumn na listach. Wybór odbywa się poprzez dodanie poszczególnych kolumn do listy. Aby to zrobić należy ustawić kursor w nagłówku dowolnej kolumny i wcisnąć prawy przycisk myszy. Pojawia się wtedy między innymi opcja Wybór kolumn. Po kliknięciu w tą opcję pojawi się okno z kolumnami, które możemy dodać na listę poprzez ich przeciągniecie i upuszczenie w wybranym miejscu.

Zasady dotyczące grupowania, sortowania, wyszukiwania dokumentów (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu listy do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

- import cennika z pliku. Zasady zostały opisane w rozdziale Import cennika.

- automatyczne tworzenie zamówienia na brakujące towary. Funkcja została opisana w odrębnym rozdziale.

- operacje seryjne na kartach towarowych

Po rozwinięciu przycisku strzałki obok przycisku, widoczne są opcje:

Dodaj towary do wybranej grupy

Usuń towary z wybranej grupy

Zmiana grupy domyślnej

Dodawanie/ usuwanie atrybutu

Ustawianie KGO dla wybranych towarów

Seryjne kopiowanie PLU i nazwy

Sprawdzanie unikalności nazw fiskalnych

Nadanie/usuwanie kodów EAN

Zmiana ceny

Zmiana stawki VAT

Zmiana marki/producenta

Zmiana parametrów e-Sklep lub Zmiana parametrów wszystko.pl (w zależności od tego czy Comarch ERP Optima współpracuje bezpośrednio z wszystko.pl czy e-Sklep)

Wszystkie funkcje działają dla towarów zaznaczonych na liście. Pierwsze trzy dotyczą operacji związanych ze zmianą grup na kartach towarów. Po wybraniu jednej z nich pojawi się lista grup towarowych, z której należy wybrać grupę, dla której operacja zostanie wykonana.

Po zatwierdzeniu wyboru, w przypadku:

a. dodawania towarów do grupy – dla wybranych towarów, na zakładce Grupy zostanie dopisana wybrana grupa

b. usuwania towarów z grupy – wskazana grupa zostanie usunięta z kart towarów (pod warunkiem, że nie jest to grupa domyślna)


c. zmiany grupy domyślnej – grupa domyślna zostanie podmieniona na wskazaną – jest to operacja nieodwracalna i przed jej wykonaniem użytkownik otrzyma komunikat ostrzegawczy

Operacja Dodawanie/ usuwanie atrybutu pozwala na seryjne dodawanie lub usuwanie atrybutów dla kart towarowych. W oknie operacji należy wybrać atrybut, który chcemy dodać/usunąć, można opcjonalnie wskazać jego wartość.

Rys. Seryjne dodawanie/ usuwanie atrybutów

Uwaga: Jeśli operator ma założoną blokadę na procedurę Zmiana atrybutu dla towaru , wówczas program nie pozwoli na wykonanie funkcji seryjnego dodawania/usu wania atrybutów i poinformuje o tym komunikatem: Operacja niemożliwa. Nie masz uprawnień do modyfikacji atrybutów dla towaru!

Funkcja Ustawianie KGO dla wybranych towarów powoduje seryjne dodanie wartości KGO dla zaznaczonych na liście towarów. W oknie Wartość KGO należy wpisać żądaną wartość, a następnie kliknąć ikonę pioruna. Wartość KGO zostanie dodana do wybranych kart towarowych na zakładce Dodatkowe w polu Wartość KGO. Funkcja dostępna jest tylko wtedy gdy w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ KGO zaznaczony jest parametr Obsługa KGO.

Funkcje: Seryjne kopiowanie PLU i nazwy, Sprawdzanie unikalności nazw fiskalnych oraz Nadanie dla towarów kodów EAN mają za zadanie przyspieszyć proces dostosowania bazy towarów do współpracy z urządzeniami fiskalnymi. W oparciu o zaznaczone pozycje można przypisać towarom kody EAN, nazwy fiskalne oraz ustalić numeryczne kody PLU wymagane dla kas fiskalnych.

Seryjne kopiowanie PLU i nazwy – po wywołaniu funkcji generowane jest okno, w którym znajdują się trzy parametry:

Rys. Zmiana PLU\ nazwy dla urządzeń fiskalnych.

Kopiuj kod – po zaznaczeniu parametru w pole PLU skopiowany zostanie kod towaru z kartoteki towarowej z zakładki Ogólne. Jeżeli kod ogólny towaru nie jest numeryczny, program nie pozwoli na jego skopiowanie i poinformuje o tym odpowiednią informacją w logu.

Kopiuj nazwę – po zaznaczeniu parametru skopiowana zostanie nazwa towaru z jego karty z zakładki Ogólne w pole nazwa przeznaczone dla urządzeń fiskalnych znajdujące się na zakładce Dodatkowe.


Uwaga: Podczas kopiowania nie jest sprawdzana unikalność nazw. Jeśli Użytko wnik chce mieć unikalne nazwy fiskalne (zaznaczony parametr w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Parametry Kontrola unikalności nazwy fiskalnej ), wówczas po wykonaniu kopiowania powinien sprawdzić unikalność za pomocą opisanej poniżej funkcji seryjnej Sprawdzanie unikalności nazw fiskalnych i wprowadzić zmiany w nazwach, jeśli będą konieczne.

Skróć nazwę do – parametr aktywny po zaznaczeniu opcji Kopiuj nazwę. Pozwala określić długość kopiowanej nazwy. Wartość pola powinna wynosić od 1 do 40 znaków (nie może przekroczyć maksymalnej długości nazwy fiskalnej).

Przykład: Nazwa ogólna towaru: „Zeszyt 24 kart. W linię” (23 znaki). Zaznaczone parametry:

Kopiuj nazwę,

Skróć nazwę do 10 znaków.

Po wykonaniu funkcji nazwa fiskalna zostanie ustalona jako: „Zeszyt 24”.

Uwaga: Funkcja ma zastosowanie tylko dla pozycji, dla których nie wypełniono pól PLU lub nazwa w sekcji „Urządzenia fiskalne” na zakładce Dodatkowe.

Sprawdzanie unikalności nazw fiskalnych – po wywołaniu funkcji generowane jest okno, w którym znajdują się trzy parametry:

Rys. Sprawdzanie unikalności nazw fiskalnych.

Sprawdź unikalność nazwy fiskalnej – po zaznaczeniu opcji wygenerowana zostanie lista towarów (w oparciu o zaznaczone pozycje), dla których nazwa fiskalna nie jest unikalna:


Rys. Seryjne sprawdzanie unikalności nazwy fiskalnej.

Dodaj do nazwy kolejną cyfrę – opcja aktywna po zaznaczeniu parametru Sprawdź unikalność nazwy fiskalnej. Pozwala zmodyfikować nazwy fiskalne dla towarów, które posiadają identyczne nazwy fiskalne.

Maksymalna długość nazwy – opcja aktywna po zaznaczeniu parametru Sprawdź unikalność nazwy fiskalnej. Pozwala zdefiniować maksymalną długość znaków, w zakresie której sprawdzana będzie unikalność nazwy fiskalnej. Jeżeli użytkownik zaznaczy wszystkie parametry (Sprawdź unikalność nazwy fiskalnej, Dodaj do nazwy kolejną cyfrę, Maksymalna długość nazwy) wówczas sprawdzona zostanie unikalność nazw fiskalnych dla wskazanej długości znaków, następnie wykonana zostanie modyfikacja tych nazw z uwzględnieniem wskazanej maksymalnej długości znaków dla nazwy fiskalnej. Jeżeli pole dotyczące ilości znaków nie zostanie uzupełnione wówczas zarówno kontrola unikalności nazw fiskalnych, jak i modyfikacja tych nazw będzie odbywać się w zakresie pełnych 40 znaków.

Przykład 1: Towary o kodach ogólnych odpowiednio T1, T2, T3 posiadają zdefiniowaną identyczną nazwę dla urządzeń fiskalnych: „Nazwa fiskalna”.

W oknie Sprawdzanie unikalności nazw fiskalnych zaznaczono:

Sprawdź unikalność nazwy fiskalnej,

Dodaj do nazwy kolejną cyfrę.

Po wykonaniu operacji na kartotekach towarowych zostaną ustawione nazwy fiskalne, kolejno:

dla towaru T1 – „Nazwa fiskalna”,

dla towaru T2 – „Nazwa fiskalna1”,

dla towaru T3 – „Nazwa fiskalna2”

Przykład 2: Towary o kodach ogólnych odpowiednio T1, T2, T3 posiadają zdefiniowaną identyczną nazwę dla urządzeń fiskalnych: „Nazwa fiskalna towaru”.

W oknie Sprawdzanie unikalności nazw fiskalnych zaznaczono:

Sprawdź unikalność nazwy fiskalnej,


Dodaj do nazwy kolejną cyfrę,

Maksymalna długość nazwy: 12 znaków.

Po wykonaniu operacji na kartotekach towarowych zostaną ustawione nazwy fiskalne, kolejno:

dla towaru T1 – „Nazwa fiskalna towaru”,

dla towaru T2 – „Nazwa fiska1”,

dla towaru T3 – „Nazwa fiska2”.

Nadanie/ usuwanie kodów EAN – funkcja umożliwia automatyczne nadawanie lub usuwanie kodów kreskowych dla zaznaczonych na liście towarów. Kody można nadać w oparciu o wskazane przez Użytkownika ustawienia:

Nadawanie kodu domyślnego.

Usuwanie kodu domyślnego.

Nadawanie kodu dodatkowego – po wybraniu tej opcji w dolnej części okna pojawia się pole z możliwością wybrania jednostki pomocniczej oraz uzupełnieniem dla niej licznika i mianownika. Jednostka ta zostanie dodana na zakładkę Jednostki i kody w sekcji Pomocnicze jednostki miary i przypisana do wygenerowanego seryjnie kodu EAN. Jeśli jednostka pomocnicza występuje już na zaznaczonych towarach z innym przelicznikiem niż zdefiniowany na oknie operacji seryjnej, przelicznik ten nie zostanie zmieniony.

Usuwanie kodów dodatkowych – operacja spowoduje skasowanie wszystkich kodów dodatkowych ustawionych dla zaznaczonych towarów.

EAN z zakresu – do wyboru EAN-8/ EAN-13/ EAN-14. Po wskazaniu jednej z opcji generowane będą odpowiednio kody 8/ 13/ 14-cyforwe. Domyślnie podpowiadany jest EAN – 13.

Od/ Do – należy wpisać zakres kodów, w obrębie których będą automatycznie nadawane kody EAN:

dla EAN – 8 można max. wpisać zakres od/ do 7 cyfrowy,

dla EAN – 13 można max. wpisać zakres od/ do 12 cyfrowy,

dla EAN – 14 można max. wpisać zakres od/ do 13 cyfrowy.

Zakres początkowy nie może być większy od końcowego. Jeśli nie zostanie ustawiony zakres końcowy (pozostawiona wartość zerowa w polu Do), wówczas kody zostaną nadane bez uwzględnienia zakresu.

Uwaga: Funkcja nadania kodu domyślnego ma zastosowanie tylko dla pozycji, które nie mają jeszcze zdefiniowanych kodów EAN.

Rys. Nadanie/usuwanie kodów EAN.

Przykład: Towary zaznaczone na liście: T1, T2, T3. Wskazane parametry:

EAN z zakresu: EAN – 13,

Od: 20, Do: 30.


Kody EAN nadane po wykonaniu funkcji:

T1: 2000000000008,

T2: 2000000000015,

T3: 2000000000022 Uzasadnienie: (program ustali pierwszy wolny (nieprzypisany jeszcze do żadnego towaru) kod EAN zgodny z algorytmem kodu EAN 13, który zaczyna się od cyfr 20, czyli 2000000000008 i przypisze go do jednego z zaznaczonych na liście towarów, następny kod EAN możliwy do nadania, czyli 2000000000015 przypisywany jest do kolejnego towaru zaznaczonego na liście, itd..).

Jeżeli, zgodnie ze wskazanym zakresem – możliwa do przypisania ilość kodów EAN jest niewystarczająca dla ilości zaznaczonych pozycji – dla tych towarów, do których nie wygenerowano EAN w logu operacji pojawi się informacja: Koniec zakresu.

Zmiana ceny – funkcja pozwala w prosty sposób modyfikować ceny o w oparciu o wskazane wartości kwotowe dla

zaznaczonych na liście pozycji.

Rys. Zmiana ceny.

Cena bazowa – w oparciu o wybraną cenę bazową zmieniona zostanie wartość ceny wskazanej w polu Cena wyliczana.

Cena wyliczana – cena, która zostanie zmieniona o wskazany % lub kwotę.

Jeżeli w polach Cena bazowa, Cena wyliczana zostanie wskazana ta sama cena – w oparciu o aktualną wartość tej ceny zostanie ona zmieniona o wskazany % lub kwotę.

Użytkownik może wybrać jedną z dwóch poniższych opcji:

Zmiana ceny o % – wskazany % (na plus lub na minus).

Zmiana ceny o kwotę – wskazaną kwotę dodatnią lub ujemną, we wskazanej walucie.

Jeżeli na podstawie ustawień wyliczona cena będzie ujemna – program ustawi cenę zerową.

Zmiana stawki VAT – funkcja wykonuje seryjną zmianę stawek VAT dla pozycji zaznaczonych na liście. Przed przystąpieniem do wykonania funkcji, przydatne może okazać się wyfiltrowanie towarów względem stawki VAT. Użytkownik ma możliwość filtrowania listy cennikowej w oparciu o stawkę VAT sprzedaży\ zakupu. Jeśli na liście towarów kolumna VAT nie jest widoczna, należy ustawić się na nazwie dowolnej kolumny i pod prawym klawiszem myszy wskazać opcję Wybór kolumn:


Następnie z okna Dostosowywanie chwycić VAT (dla sprzedaży) lub VAT od zakupu, przeciągnąć na górę do nagłówka kolumn i puścić – kolumna zostanie wyświetlona.

Aby na liście towarów i usług widoczne były tylko karty cennikowe ze stawką VAT sprzedaży 23% należy w filtrze tuż pod nazwą kolumny wybrać z listy stawkę 23%.

Parametry funkcji „Zmiana stawki VAT”:

Zmieniaj stawki VAT (Zakupu\ Sprzedaży\ Obydwie) – należy określić, która stawka VAT zdefiniowana na karcie towaru ma zostać zmieniona.

Nowa stawka VAT – wskazanie nowej stawki VAT. Do wyboru dostępne są stawki zdefiniowane w Konfiguracji Programu/ Ogólne/ Stawki VAT.

Ceny

Dla wszystkich aktywnych cen zdefiniowanych w programie należy określić jak zostaną przeliczone ceny po wykonaniu aktualizacji stawek VAT:

Zachowaj cenę: netto – VAT zostanie doliczony do ceny netto, zostanie zwiększona cena brutto.

Zachowaj cenę: brutto – cena brutto nie zmieni się, przeliczona zostanie cena netto.

Zmieniaj nazwy:

Zgodnie z wymaganiami stawianymi przez Ministerstwo Finansów wszystkie drukarki fiskalne zapamiętują historię zmian podatku dla każdego towaru sprzedanego za pomocą drukarki. W szczególności wymaga się od drukarek, aby próba sprzedaży towaru, dla którego obniżono stawkę VAT, a następnie ją podwyższono, powodowała zablokowanie sprzedaży tego towaru. Z powyższego wynika, że zmiana nazwy/ nazwy fiskalnej towaru nie będzie konieczna, natomiast mogą pojawić się sytuacje, w których będzie potrzebna. Wystarczy, że towar został w przeszłości zafiskalizowany z błędnie zdefiniowaną stawką, którą później zmieniono. Najprostszym rozwiązaniem


jest w takim przypadku zmiana nazwy towaru np. poprzez dodanie znaku. Wówczas towar będzie traktowany przez drukarkę jako nowy. Dlatego też udostępniono mechanizm seryjnej zmiany nazwy/ nazwy fiskalnej towaru/usługi:

Zmień nazwę cennikową – zmiana nazwy towaru zdefiniowanej na kartotece towaru, na zakładce Ogólne

Zmień nazwę fiskalną – zmiana nazwy fiskalnej towaru zdefiniowanej na kartotece towaru, na zakładce Dodatkowe

Dodawaj do nazwy znak, Na pozycji – należy wpisać znak i określić na której pozycji nazwy towaru ma zostać dodany.

Rys. Zmiana stawki VAT na kartach towarowych

Jeżeli użytkownik chce wykonać zmianę cen według własnego uznania, należy skorzystać z funkcji Zmiana ceny (dostępnej w operacjach seryjnych w z poziomu listy cennikowej).

Zmiana marki/producenta – zmiana marki/ producenta dla pozycji zaznaczonych na liście.

- Zamienniki do towaru. Zamienniki do poszczególnych towarów definiuje się na kartach z poziomu zakładki Zamienniki. Wyświetlona lista zamienników ma charakter drzewa. Najwyższa gałąź to zamienniki wpisane bezpośrednio na karcie towaru. Każdy kolejny poziom to zamienniki do zamienników wykazanych na wyższym poziomie. Na liście zamienników każdy towar może pojawić się tylko raz. Oznacza to, że w przypadku, gdy na jednym z niższych poziomów wskazany jest zamiennik, który pojawił się już wcześniej – na liście nie będzie on wyświetlany.

Na liście zamienników do towaru widoczna jest ilość dostępna tego zamiennika we wskazanym magazynie (zgodnym z magazynem wybranym na liście zasobów) oraz wybrana cena.

Zamienniki przede wszystkim służą do wyszukiwania towarów podczas sprzedaży. W trakcie wystawiania dokumentów z poziomu listy zasobów Użytkownik może wywołać listę zamienników dla towaru. Na liście

zamienników wywołanej z poziomu transakcji dodatkowo dostępny jest przycisk . Po wybraniu zamiennika z listy jest on automatycznie dopisywany do transakcji.


W pasku zadań widocznym w górnej części okna dostępne są m.in.:

- wydruki. Z poziomu menu dostępne są m.in. wydruki:

lista zasobów – lista zasobów w kolejności wg kodów w poszczególnych grupach

spis z natury – wzór standard drukuje ilość i wartość w walucie, natomiast wzór wg cennika – dodatkowo uwzględnia informacje o walutach obcych

bilans handlowy towarów – obejmuje stan początkowy wyliczony na wskazany przez użytkownika dzień, przychody, rozchody oraz stan na dzień bieżący. W raporcie nie są uwzględniane pozycje ze statusem usługi.

- wywołanie funkcji analizy (wykresów). Analiza danych jest dostępna tylko, jeśli Użytkownik posiada moduł Analizy.

- Historia towaru. Historia obrotu wskazanym towarem została opisana w odrębnym rozdziale.

4.16.3 Formularz zasobu

W programie mamy do czynienia z towarami i usługami. Formularze różnią się w zależności od typu zasobu:

formularz towaru zbudowany jest z zakładek: Ogólne, Dodatkowe, Atrybuty, Zasoby, Rezerwacje, Zamówienia, Grupy i Zamienniki.

formularz usługi zbudowany jest z zakładek: Ogólne , Dodatkowe, Atrybuty i Grupy.

formularz zasobu złożonego (zarówno towaru jak i usługi) dodatkowo posiada zakładkę Receptury, pozwalającą na wpisanie receptur dla danego produktu.

Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika.

Ponadto na formularzu zasobu działają następujące przyciski:

- zapis wprowadzonych zmian

- zamknięcie okna bez zapisu wprowadzonych zmian

W pasku zadań znajdują się przyciski:

- Historia towaru dostępna jest nie tylko z poziomu formularza zasobu, lecz również formularzy wystawianych w module dokumentów. Opisana jest w rozdziale Wystawianie dokumentów – informacje dodatkowe.

- lista rabatów. Lista rabatów, sposób wyświetlania i działania rabatów został opisany w rozdziale Udzielanie rabatów.

Uwaga: Istnieje możliwość zablokowania dla operatora możliwości wprowadzania zmian na istniejących kartach towarów i usług (menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy – formularz operatora, zakładka Parametry).

4.16.4 Formularz zasobu: zakładka Ogólne

Jest to pierwsza z zakładek i zawiera wszystkie podstawowe dane o zasobie, czyli:

Kod – to dowolny, 26-znakowy ciąg alfanumeryczny, jednoznacznie określający towar. Warto pamiętać, że kod może pomóc w szybkim odszukiwaniu towaru. Dlatego należy starannie przemyśleć sposób kodowania tak, by łatwo kojarzył się z danym zasobem.

Uwaga: W przypadku, gdy informacje o towarach będą przesyłane w dokumentach MM poprzez pliki XML - kody towarów nie powinny zawierać znaków: & < > ‘ „ \

EAN – kod kreskowy, może zostać wczytany przy pomocy czytnika kodów kreskowych. Jeśli towar nie posiada

własnego kodu (pole EAN jest puste) – wciśnięcie przycisku nadaje kod EAN zgodnie zakresem z ustawionym w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry , domyślnie nadawany jest 13-znakowy kod EAN rozpoczynający się od 201. Wpisany tu kod kreskowy jednoznacznie identyfikuje towar, tzn. W jednej bazie nie mogą istnieć dwa towary o takim samym kodzie paskowym. Kod kreskowy może być wykorzystany podczas wpisywania towarów na fakturę. Pole może maksymalnie zawierać 40 znaków. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry zaznaczono Walidację poprawności kodu EAN, program będzie sprawdzał strukturę dla kodów 13, 14 i 16-znakowych.

Numer katalogowy – numer katalogowy towaru. W programie wymagana jest unikalność numerów katalogowych. Należy pamiętać, że na liście zasobów wg numeru katalogowego wyświetlane są tylko zasoby z wpisanym numerem.

PKWiU – numer PKWiU towaru. Obowiązek wykazywania numeru PKWiU występuje dla towarów ze stawką VAT ZW. Dlatego komunikat ostrzegawczy wywoływany jest tylko przy próbie zapisu towarów bez wypełnionego numeru PKWiU.

Grupa – w celu usprawnienia pracy z modułem możliwe jest podzielenie zasobów na grupy. Zastosowanie grup ułatwia przeszukiwanie listy oraz umożliwia liczenie raportów dla wskazanej grupy. Grupy asortymentowe ustalane są na liście w menu Ogólne/ Grupy towarowe. Na zakładce Ogólne ustawia się tzw. grupę domyślną dla towaru (pełną ścieżkę dostępu do grupy widać po najechaniu myszą na pole). Użytkownicy modułu Analizy mogą wykonywać analizy wyłącznie w oparciu o zdefiniowaną dla towaru grupę domyślną.

Jeśli Użytkownik nie przypisze towaru do żadnej grupy – automatycznie zostanie on przydzielony do grupy głównej (tworzonej przez program). Przypisanie towaru do innych grup asortymentowych jest możliwe z poziomu zakładki

Grupy oraz z poziomu listy zasobów (ewentualnie Cennika) – za pomocą ikony

Stawka VAT zakupu/ sprzedaży – stawka VAT towaru. Możemy ją wpisać ręcznie lub wybrać z listy. Lista stawek VAT dostępna jest w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Stawki VAT. Stawka VAT sprzedaży wykorzystywana jest na wszystkich dokumentach rozchodowych. Natomiast stawka VAT zakupu proponowana jest automatycznie przez program na dokumentach przychodowych (również produkcyjnym PWP oraz Dokumencie Wewnętrznym Sprzedaży i Dokumencie Wewnętrznym Zakupu, związanej z zakupami wewnątrzunijnymi).

Typ – miejsce, w którym określamy czy dana pozycja jest towarem, czy usługą. Dodatkowa informacja to czy jest to towar/usługa prosta czy złożona (produkt). Dla towaru/usługi złożonej możliwe jest definiowanie receptur, te zaś wykorzystywane są w trakcie produkcji (kompletacji). Do momentu wystawienia dokumentu z danym zasobem możliwa jest zmiana typu z usługi na towar lub odwrotnie towaru na usługę. Wystawienie dokumentu z zasobem blokuje możliwość zmiany.

Opakowanie/kaucja – parametr służy do zaznaczania pozycji, które są opakowaniami kaucjonowanymi. Zasady obsługi opakowań zostały opisane w odrębnym rozdziale.

Pobieranie składników na FA/PA – parametr dostępny wyłącznie dla usług złożonych. Po jego zaznaczeniu w programie możliwe jest automatyczne generowanie dokumentów rozchodowych dla składników usługi złożonej, w momencie przekształcania Faktury Sprzedaży/ Paragonu z taką usługą do dokumentów magazynowych.

Cena domyślna – cena, która będzie proponowana na inicjowanych dokumentach.

Nazwa – pełna nazwa towaru. Pole to pozwala na zapisanie 254 – znakowej nazwy. W przypadku bardzo długich nazw możliwe jest wykorzystanie pola Opis z zakładki Dodatkowe.

Kategoria sprzedaży – kategorie służą jako wzorce przy wypełnianiu formularzy i dokumentów, jako pomocniczy opis zdarzeń gospodarczych. Lista kategorii jest wspólna dla wszystkich obiektów w programie i podzielona na dwa typy kosztowe i przychodowe. Domyślnie kategoria sprzedaży jest kategorią przychodową. Wybór kategorii podpowiada stawkę VAT związaną z tą kategorią.

Kategoria zakupu – domyślnie rozwijana jest lista kategorii kosztowych.

Jednostka podstawowa – jednostka miary proponowana w trakcie operacji z danym towarem. Lista wykorzystywanych jednostek może być uzupełniona wcześniej z poziomu konfiguracji (menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Jednostki miary) lub po rozwinięciu listy z jednostkami miary na karcie cennikowej i wybraniu <NOWA>. Pojawia się wówczas okno „Jednostka miary – zostanie dodana”. Po uzupełnieniu nazwy i zatwierdzeniu jednostka miary zostanie dodana.

Format całkowity – po zaznaczeniu tego parametru możliwa jest sprzedaż danego zasobu tylko w ilościach całkowitych.

Schemat opakowań – pole służy do przypisania schematu opakowań kaucjonowanych do poszczególnych towarów. Zasady obsługi opakowań kaucjonowanych zostały opisane w odrębnym rozdziale.

Ceny – wyświetlane ceny zależą od wybranego typu. Dla usług nie jest dostępna cena zakupu. Kombinacja klawiszy <SHIFT> + <INSERT> wywołana w oknie Pozycja cennika przenosi kursor do tabeli z cenami.

W kolumnach wyświetlane są odpowiednio:

Numer ceny – zgodnie z listą cen zdefiniowaną w Konfiguracja firmy/Handel/Ceny towarów i usług

Typ ceny – zgodny ze zdefiniowanym w konfiguracji. W programie można wybrać między ceną netto lub brutto

Cena netto i cena brutto – wartość poszczególnych cen sprzedaży i ostatnia cena zakupu. Edycji podlega tylko wartość w kolumnie, w której znajduje się cena o zadeklarowanym typie (netto/brutto), a druga wyliczana jest automatycznie bez możliwości poprawienia.

Waluta – waluta w jakiej określona jest dana cena. Walutą systemową dla systemu jest złoty polski. Istnieje możliwość określenia cen w walucie obcej (opisane w rozdziale dotyczącym wielowalutowości).

Ceny dla zasobu typu towar oraz usługi o koszcie kwotowym

Sekcja z cenami składa się z kolumn:

Numer ceny – zgodnie z listą cen zdefiniowaną w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Ceny towarów i usług

Typ ceny – zgodny ze zdefiniowanym w konfiguracji. W programie można wybrać między ceną netto lub brutto

Aktualizacja – parametr dotyczy wyliczania nowych cen sprzedaży w przypadku zakupu towaru w nowej cenie. Do wyboru mamy opcje TAK/NIE:

TAK powoduje automatyczne przeliczenie ceny sprzedaży w momencie zatwierdzenia Faktury Zakupu. Warunkiem koniecznym jest nowa cena zakupu. Przy wyliczaniu nowej ceny sprzedaży uwzględniana jest marża, zaokrąglenie i offset.

NIE – obowiązek zmiany cen sprzedaży spoczywa na uprawnionym operatorze systemu.

Marża – w programie wyliczana jest metodą „w stu” lub „od stu”, w zależności od ustawienia parametru w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry. Jest uwzględniana przy automatycznym naliczaniu ceny sprzedaży. Zmiana marży sprzedaży powoduje automatyczne przeliczenie ceny sprzedaży. I odwrotnie, po zmianie ceny sprzedaży program wylicza ponownie marżę.

Zaokrąglenie – określa precyzję z jaką ma być wyliczona cena sprzedaży. Wartość, do jakiej program powinien zaokrąglić cenę po jej wyliczeniu Użytkownik może wybrać z rozwijanej listy.

Offset – powoduje ostateczne ustalenie ceny sprzedaży. Pole to przyjmuje wartości dodatnie lub ujemne. Po wpisaniu wartości ujemnej od wyliczonej ceny sprzedaży będzie odejmowana wartość offsetu, wartość dodatnia natomiast powiększy cenę. Poprzez odpowiednie ustawienie zaokrągleń i wartości offsetu możemy, niezależnie od cen zakupu, uzyskać zawsze takie same końcówki np. 99gr (zaokrąglenie do 1zł i offset równy –0,01).

Cena netto i cena brutto – wartość poszczególnych cen sprzedaży i ostatnia cena zakupu. Edycji podlega tylko wartość w kolumnie, w której znajduje się cena o zadeklarowanym typie (netto/brutto), a druga wyliczana jest automatycznie bez możliwości poprawienia.

Waluta – waluta w jakiej podana jest dana cena. Domyślną walutą dla systemu jest złoty polski. Istnieje możliwość określenia cen w walucie obcej. Podczas wystawiania dokumentów w PLN cena zostanie przeliczona na walutę systemową wg kursu domyślnego podanego na dzień odpowiadający dacie wystawienia dokumentu.

Przykład Na liście zasobów widnieje towar który ostatnio był kupiony po 51 zł. Na karcie towaru zaznaczona jest aktualizacja cen sprzedaży w następujący sposób: cena hurtowa 1: marża 10% - zaokrąglenie 0,00zł – offset –0,00. cena hurtowa 2: marża 10% - zaokrąglenie 1,00zł – offset –0,00. cena hurtowa 3: marża 10% - zaokrąglenie 1,00zł – offset (-0,02). Kupiliśmy towar w nowej cenie zakupu i wynosi ona 51,60. Po zatwierdzeniu FZ nastąpi przeliczenie cen sprzedaży i będą one miały następującą wartość:


cena hurtowa 1 56,76 = 51,60 + 5,16 cena hurtowa 2 57,00 51,60 + 5,16=56,76 po zaokrągleniu do 1zł 57,00 cena hurtowa 3 56,98 51,60 + 5,16=56,76 po zaokrągleniu do1zł 57,00 – 0,02 (offset)

Uwaga: Wartość towaru w magazynie (wartość zasobów) zawsze określana jest w walucie PLN. Jeśli na dokumencie wprowadzającym towar do magazynu (FZ, PZ) ceny zakupu zdefiniowane są w walucie to program przelicza je przelicza je na PLN wg kursu ustalonego na dokumencie i w tej wartości zasób wprowadzany jest na magazyn.

Rys. Formularz towaru

Uwaga: Cena sprzedaży na karcie towaru/ usługi może być wpisana zerowa. Wtedy podczas wpisywania pozycji na dokument sprzedaży pierwszą cenę, jaką wpisze Użytkownik program potraktuje jako cenę początkową i od niej będzie liczył wszystkie późniejsze rabaty. Rozwiązanie może być stosowane w firmach; gdzie ma ustalonych stałych cen sprzedaży lub gdzie jedna karta (np. usługi) jest wykorzystywana do wprowadzania różnych pozycji na dokumenty.

Należy jednak pamiętać, że cena początkowa jest zawsze zapamiętywana dla jednostki podstawowej.

Przykład Wszystkie ceny na karcie towaru są zerowe, podana jest tylko cena zakupu. Ustawiona jednostka pomocnicza to 1 tona = 1000 kg. Wystawiamy WZ, dodajemy towar, zmieniamy jednostkę na pomocniczą, wpisujemy cenę np. 90,50 PLN. Po zatwierdzeniu pola program ustawia cenę = 90. Przy powtórnym wpisaniu program prawidłowo zapamięta podaną cenę. Wynika to z zerowej ceny początkowej. Zasada jest taka, że przy cenie zerowej w cenniku jako cena początkowa jest wpisywana cena podana po raz pierwszy przez użytkownika z ręki, przy czym cena początkowa jest zawsze zapamiętywana w jednostce podstawowej. Tak więc po pierwszym wpisaniu ceny 90,40 (i po zaokrągleniu wyniku 90.40/1000 = 0.094) do ceny początkowej została wpisana cena 0.09.


Granica ceny: maksymalny rabat, minimalna marża – zasady kontroli wyznaczonej granicy ceny zostały opisane w odrębnym rozdziale, poświęconym obliczaniu marży na dokumentach.

Ceny nieaktywne – parametr związany jest z możliwością wyświetlenia/ukrycia cen, które w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Ceny towarów i usług zostały oznaczone jako nieaktywne. Ceny nieaktywne wyświetlane są w kolorze czerwonym na liście.

Dla nowo dodawanych kart towarowych, ceny nieaktywne nie są wypełniane, nie są też przenoszone przy kopiowaniu kart istniejących.

Podczas importów, do kart towarowych dodawane są tylko ceny aktywne.

Funkcjonalność została opisana w podręczniku Comarch ERP Optima Ogólne i Konfiguracja.

4.16.5 Formularz zasobu: zakładka Dodatkowe

URL – można tu wpisać adres do strony internetowej dostawcy. Po wpisaniu adresu uaktywnia się przycisk

Opis – dodatkowy opis towaru. Na opis przeznaczono 1024 znaki. Może on stanowić kontynuację nazwy i pojawiać się na wydruku Faktury Sprzedaży (parametr Kopiuj opis na fakturę).

Kopiuj opis na fakturę – po zaznaczeniu tego parametru na wydruku faktury obok nazwy towaru pojawi się również opis

Pozwól na edycję nazwy na fakturze – zaznaczenie parametru pozwoli na modyfikację (poprawę, uzupełnienie) nazwy pozycji na fakturze. Jeśli nie zaznaczymy tego parametru, nie mamy możliwości zmiany nazwy towaru.

Pozwól na edycję opisu na fakturze – zaznaczenie parametru pozwoli na modyfikację opisu pozycji faktury

Udostępniaj w cenniku zewnętrznym – informacja, czy dana pozycja ma być umieszczana w ofercie handlowej lub na stronie WWW

Karta nieaktywna – parametr zaznaczony pozwala pomijać w wyświetlaniu na liście karty towarów, które nie są już wykorzystywane. W przypadku gdy na liście są wyświetlane to oznaczone są kolorem czerwonym.

Waga w kg – pole przenoszone jest do Comarch ERP e-Sklep (dostępne jest także w przyjaznym schemacie Generatora Raportów, dzięki czemu może zostać wykorzystane w raportach tworzonych przez użytkownika).

Producent, Marka – dla towaru można przypisać producenta i markę, informacje te przenoszone są do Comarch ERP e-Sklep.

Typ kosztu usługi – pole dostępne tylko dla usług. Zadeklarowany koszt usługi zapisywany jest na dokumentach rozchodu i może być:

Procentowy – koszt wyliczany jest jako podany procent wartości sprzedanego towaru. Jeśli usługa wchodzi w skład produktu ten rodzaj kosztu nie wpływa na koszt własny produktu.

Kwotowy – koszt wyliczany jest jako iloczyn podanej kwoty oraz sprzedanej ilości. Informacja potrzebna w przypadku gdy dana usługa jest składnikiem produktu. Tylko ten rodzaj kosztu ma wpływ na koszt produktu. W przypadku wyprodukowania usługi złożonej (PWP) pole to jest automatycznie aktualizowane.

W przypadku wartości kwotowej – można ją ustalić również w walucie obcej – należy wpisać kwotę oraz walutę. W polu poniżej pojawi się wartość przeliczona na PLN wg kursu aktualnego w danym dniu. Należy jednak pamiętać, że możliwość zmiany waluty jest blokowana w chwili wystawienia pierwszej transakcji z daną usługą.

Uwaga: Wartość w PLN jest wyliczana zgodnie z kursem na dany dzień i w chwili zmiany kursu nie jest aktualizowana. Aby zaktualizować wartość zakupu wyliczoną w PLN na karcie usługi należy wykonać jej przyjęcie na podstawie dokumentu (np. Faktury Zakupu), gdzie podany jest aktualny kurs.

Uwaga: Podczas wprowadzania usługi na dokumenty rozchodowe istnieje możliwość modyfikacji wyliczonego przez program kosztu zakupu. Pole z wyliczonym kosztem jest dostępne podczas dopisywania pozycji na zakładce Szczegóły.

Wartość KGO – W polu tym można wprowadzić jednostkowy Koszt Gospodarowania Odpadami (KGO) netto dla towaru. Wartość KGO zapisywana jest zawsze w walucie systemowej (pole uaktywnia się po zaznaczeniu w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn parametru KGO.)


Pole wartość KGO nie jest dostępne dla usług oraz dla opakowań (kaucji). Koszt Gospodarowanie Odpadami dokładnie zostały opisany w rozdziale Koszt gospodarowania Odpadami – KGO.

Intrastat – grupa parametrów związana z wyliczaniem deklaracji Intrastat, pojawia się tylko na karcie towarów (nie dotyczy usług), jeśli w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Intrastat zaznaczono parametr Intrastat. Deklaracje Intrastat i zasady jej wyliczania zostały dokładnie opisane w rozdziale Deklaracje Intrastat.

Akcyza na wyroby węglowe – sekcja ta pojawia się na kartach towarów po zaznaczeniu parametru w System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/Akcyza – wyroby węglowe.

Kod CN – należy podać ośmiocyfrowy kod CN, jeżeli Użytkownik wypełnia deklarację Intrastat, kod CN jest identyczny jak w sekcji Intrastat (rozdz. Kody CN).

Wartość opałowa GJ/1000 kg – należy określić wartość energetyczną węgla/koksu w gigadżulach dla 1000 kg.

Jednostka uzupełniająca: 1000 kg – należy ustalić przelicznik między jednostką podstawową towaru a 1000 kg.

Stawka akcyzy – zgodnie z ustawą o podatku akcyzowym należy wpisać stawkę akcyzy od 1 gigadżula (GJ) energii zawartej w węglu i koksie – 1,28 zł.

Zamówienia

Sekcja dotycząca zamówień pojawia się tylko na formularzu towaru (nie można zamawiać usług). Zawiera ona informacje o:

Ilości minimalnej – najmniejsza ilość towaru jaka powinna znajdować się w magazynie

Ilości maksymalnej – największa ilość towaru, która powinna znajdować się na magazynie

Zamawiać po – ilość zamawianego towaru będzie wielokrotnością podanej liczby.

Dostawcy – kod dostawcy u którego kupujemy dany towar. Jest on wykorzystywany przy generacji zamówień.

Kod u dostawcy – wpisujemy tutaj kod towaru u naszego dostawcy. Kod ten pojawi się tylko i wyłącznie na dokumencie ZD (Zamówienie u Dostawcy)

Informacje zawarte w sekcji Zamówienia są wykorzystywane podczas tworzenia automatycznych zamówień (opisane w rozdziale Automatyczne tworzenie zamówień) oraz podczas wykonywania Raportu braków z poziomu menu Handel/ Raport braków.

Urządzenia fiskalne – obszar pozwala na zdefiniowanie dla towarów odrębnych kodów i nazw, wykorzystywanych wyłącznie podczas współpracy z urządzeniami fiskalnymi:

PLU – jest to numeryczny kod towaru wykorzystywany przy współpracy z kasą fiskalną, o długości max. do

18 znaków. Przycisk Kopiuj kod towaru - pozwala na skopiowanie kodu towaru z zakładki Ogólne. W pole PLU skopiowany może zostać wyłącznie kod numeryczny. Jeżeli ogólny kod towaru jest numeryczny i dłuższy niż 18 znaków, w pole PLU skopiowanych zostanie pierwszych osiemnaście znaków kodu.

Nazwa – nazwa towaru wykorzystywana podczas współpracy z drukarką/ kasą fiskalną, o długości max. do

40 znaków. Przycisk Kopiuj nazwę towaru – pozwala na skopiowanie nazwy towaru z zakładki Ogólne (jeżeli ogólna nazwa towaru jest dłuższa niż 40 znaków, w pole Nazwa skopiowanych zostanie pierwszych 40 znaków). W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel Parametry znajduje się opcja Kontrola unikalności nazwy fiskalnej – jeżeli zostanie włączona, podczas próby zapisu karty towaru z wprowadzoną nazwą fiskalną, która już istnieje program wygeneruje komunikat: W bazie istnieje już towar o nazwie fiskalnej: nazwa fiskalna. W nawie dopuszczalne są polskie i niemieckie znaki diakrytyczne oraz inne znaki z podstawowej tablicy kodów ASCII np. % $.

Na samym dole tej zakładki wyświetlane są informacje o tym kto i kiedy założył i ostatni modyfikował kartę.

4.16.6 Formularz zasobu: zakładka Jednostki i kody

Na karcie zasobu możliwe jest wprowadzanie wielu jednostek pomocniczych dla jednego towaru.

Po kliknięciu na przycisk plusa Użytkownik może wybrać z listy nową jednostkę pomocniczą. Na liście wyświetlą się wszystkie jednostki, które są wprowadzone w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Jednostki miary. Następnie w kolumnach Licznik i Mianownik należy podać stosunek w jakim pozostaje ona do jednostki podstawowej. Informacje te zostaną wyświetlone w kolumnie Przelicznik. Jednostki muszą być unikalne, tzn. że dana jednostka może wystąpić na towarze tylko raz.


Na zakładce Jednostki i kody możliwe jest wskazanie jednostki, według której wyliczana będzie cena jednostkowa towaru (cena za określoną jednostkę miary) wyświetlana w e-Sklepie. Aby ją ustawić, należy wybrać Tak w kolumnie JM dla ceny jednostkowej na karcie towaru na zakładce Jednostki i kody w sekcji Pomocnicze jednostki miary.

Przykład Jeżeli towar najczęściej sprzedawany jest w sztukach, natomiast opakowanie zbiorcze zawiera 10 szt. – podczas wpisywania jako jednostkę podstawową deklarujemy SZT, a jednostkę pomocniczą OPAK = 10/1 SZT. W sytuacji odwrotnej, jeśli jednostką podstawową jest opakowanie - jako jednostkę pomocniczą deklarujemy SZT = 1/10 OPAK.

Po dodaniu jednostki możliwa jest edycja pól w kolumnach Jednostka pomocnicza, Licznik, Mianownik. Użytkownik może również skasować dowolną jednostkę pomocniczą, pod warunkiem, że nie jest powiązana z kodem EAN. Należy mieć jednak na uwadze, że jeżeli towar został wcześniej dodany na dowolny dokument, działanie takie nie jest wskazane. Poinformuje o tym odpowiedni komunikat: Towar posiada powiązane dokumenty. Zmiany jednostki miary mogą powodować zaburzenia w zasobach oraz analizach! Czy na pewno chcesz zmienić?

Podczas kopiowania karty towatu przenoszone są wszystkie jednostki pomocnicze.

Przy wystawianiu dokumentów możliwy jest wybór dowolnej jednostki pomocniczej. Cena zostanie wyświetlona dla jednostki pomocniczej zgodnie z przelicznikiem zdefiniowanym na karcie towaru.

Na tej zakładce można również przypisać dodatkowe kody EAN.

Kod wprowadzony na zakładce Ogólne zostanie automatycznie przeniesiony również na zakładkę Jednostki i kody i ustawiony jako domyślny. Jego edycja lub usunięcie w jednym z tych miejsc, będzie skutkowała zmianami

w drugim. Pozostałe kody można wprowadzać na zakładce Jednostki i kody za pomocą ikony lub opcji

dostępnych w menu pod przyciskiem :

Dodaj nowy – Użytkownik może wprowadzić dowolny ciąg znaków. W przypadku wprowadzenia 13, 14 lub 16 znaków, jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry zaznaczono parametr Walidacja poprawności kodu EAN, sprawdzana jest poprawność struktury kodu EAN. W polu tym można wprowadzić maksymalnie 40 znaków.

Generuj pierwszy wolny EAN – automatycznie nadany zostanie pierwszy wolny kod ean zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry.

Kody wprowadzone w programie muszą być unikalne.

Dla jednego towaru można zdefiniować równocześnie wiele kodow różnego rodzaju. Po wybraniu kodu należy przypisać mu dowolną jednostkę miary, która wczesniej została przypisana do towaru. Jedna jednostka może być powiązana jednocześnie z kilkoma kodami EAN. Użytkownik może wprowadzić dla każdego kodu opis – maksymylanie do 100 znaków. Pole to nie jest obowiązkowe. W kolumnie Domyślny możliwa jest zmiana domyślnego kodu EAN.

Wyszukiwanie pozycji. Na Liście Zasobów oraz Cenniku w filtrze aktywnym wprowadzono pole Kod EAN, dzięki któremu możliwe jest wyszukiwanie kart towarowych według dodatkowych kodów.

Dodawanie pozycji na dokumenty. Podczas dodawania towarów na dokumenty za pomocą edycji na liście oraz podniesienia formularza możliwe jest wyszukiwanie pozycji według dodatkowych kodów EAN. Podczas dodawania pozucji w polu kod można wpisac dowolny z wielu kodów przypisanych do towaru. Jeśli z kodem EAN powiazana jest jednostka inna niż podsawowa, pozycja zostanie dodana z tą jednostka, a cena zostanie przeliczona dla tej jednostki.

4.16.7 Formularz zasobu: zakładka Atrybuty

Istnieje możliwość skojarzenia towaru z tzw. atrybutami. Umożliwia to pamiętanie większej ilości parametrów związanych z towarem. Parametry takie to np. kolor towaru, numer seryjny, położenie w magazynie, waga, termin ważności, kod (numer katalogowy) u dostawcy itp. Wykorzystanie atrybutów na poszczególnych kartach zależy od potrzeb danego towaru. Dodatkowe atrybuty karty rozszerzają także możliwości analityczne programu. Możliwa jest zmiana kolejności atrybutów za pomocą strzałek, znajdujących się po prawej stronie formularza. Ustalona kolejność atrybutów jest przenoszona na dokumenty i wydruki. Użytkownik może również przypisać do towaru załączniki. Zasady definiowania atrybutów i kojarzenia ich towarami oraz zasady dotyczące dodawania załączników zostały dokładniej opisane w tym podręczniku w części poświęconej informacjom dodatkowym.


4.16.8 Formularz zasobu: zakładka Zasoby

Zakładka zasoby pojawia się tylko w przypadku towaru.

W zależności od wybranej metody rozliczania magazynu zakładka zasoby może przyjmować różną formę. Dla metody FIFO i LIFO na liście tej pojawią się zapisy przedstawiające kolejne, dostępne na magazynie dostawy towaru. W przypadku metody AVCO (średnich ważonych) będzie to tylko jeden zapis przedstawiający aktualny stan towaru na magazynie (ilość i wartość).

Dla metody FIFO i LIFO zakładka ta przedstawia listę wszystkich dostępnych dostaw. Zakładka Zasoby dostarcza informacji o:

Magazyn – magazyn, na który towar został przyjęty

Typ - dokumentu na podstawie którego towar wpłynął na magazyn

Dostawca – kod dostawcy towaru

Data dostarczenia –data przyjęcia towaru do magazynu.

Numer dokumentu źródłowego – numer dokumentu u dostawcy

Numer dokumentu – jest to numer nadany przez system Comarch ERP Optima

Ilość - aktualna ilość towaru na magazynie

Wartość – wartość towaru na magazynie

Cena – cena zakupu (podana informacyjnie)

W module Handel Plus wyświetlane są dodatkowo poszczególne partie dla każdej z dostawy wraz z kolumnami zawierającymi wartości cech je opisujących. Funkcjonalność opisana została dokładniej w rozdziale Moduł Handel Plus.

4.16.9 Formularz zasobu: zakładka Rezerwacje

Zakładka pojawia się tylko w przypadku towaru.

W programie istnieje możliwość rezerwowania towaru dla danego odbiorcy (rezerwacje zostały opisane w rozdziale Co należy wiedzieć o rezerwacjach.). Zakładka ta przedstawia listę wszystkich rezerwacji wystawionych na ten towar.

Magazyn – lista może zawierać wszystkie rezerwacje na dany towar (puste pole Magazyn) lub tylko z jednego wybranego (lista dostępna jest po wciśnięciu strzałki obok pola).

Wybrany podmiot – po zaznaczeniu parametru można wybrać kontrahenta, dla którego rezerwacje chcemy zobaczyć. Po wciśnięciu przycisku Kontrahent standardowo wyświetlana jest lista kontrahentów, ale po wciśnięciu widocznego obok przycisku strzałki mamy dostęp do listy banków, urzędów, pracowników i wspólników. Po wybraniu właściwego odbiorcy lista zostanie zawężona do złożonych przez niego rezerwacji.

Lista zawiera takie informacje jak:

Magazyn – symbol magazynu, którego dotyczy rezerwacja.

Typ – dokumentu rezerwującego towar. Kolumna ta może przyjąć następujące wartości:

PA – rezerwacja bezterminowa powstała na podstawie Paragonu

FA – rezerwacja bezterminowa powstała na podstawie Faktury Sprzedaży

RO – rezerwacja terminowa na podstawie dokumentu Rezerwacji Odbiorcy

Numer dokumentu – numer dokumentu rezerwującego towar.

Data – wystawienia dokumentu rezerwującego towar.

Kontrahent – kod kontrahenta, który dokonał rezerwacji.

Rezerwacja – ilość zarezerwowanego towaru. Ilości w kolumnie Rezerwacja pobierane są z:

Faktury Sprzedaży rezerwującej towar, która nie jest powiązana z Wydaniem Zewnętrznym,

Rezerwacji Odbiorcy, z kolumny Pozostaje. Tym samym wyświetlana jest ilość pozostająca do realizacji.

Wyświetlane są również przeterminowane dokumenty RO, które nie zostały jeszcze zrealizowane lub zamknięte.

Termin – termin rezerwacji. Po tym terminie towar zostaje odblokowany. Jeśli termin nie jest podany (rezerwacja bezterminowa) oznacza to, że rezerwacja wynika z dokumentu sprzedaży FA/ PA zapisanego do bufora.


4.16.10 Formularz zasobu: zakładka Zamówienia

Zakładka jest obsługiwana w podobny sposób jak w przypadku Rezerwacji.

Na zakładce uwzględnione są wszystkie dokumenty, które wpłynęły na ilość w kolumnie Zamówienia na Liście zasobów, a więc m.in. Zamówienia u Dostawcy, Faktury Zakupu w buforze oraz nieskojarzone z PZ, Przyjęcia Zewnętrzne w buforze, Przyjęcia Wewnętrzne w buforze oraz korekty ilościowe dokumentów sprzedaży.

Należy pamiętać, że ilości widoczne na zakładce zawsze dotyczą jednostki podstawowej. Nawet jeśli na dokumencie ilość jest wpisana w jednostce pomocniczej – na zakładce Zamówienia zostanie przeliczona na jednostkę podstawową (daje to możliwość sumowania ilości).

Uwaga: Zakładka Zamówienia nie jest widoczna na formularzu usług (zarówno prostych jak i złożonych).

4.16.11 Formularz zasobu: zakładka Receptury

Jest to zakładka, która dotyczy tylko zasobów (towarów lub usług) złożonych. W programie określenie złożony oznacza produkt, czyli coś, co można wg wskazanej definicji (receptury) wyprodukować. Zasady określania receptur zostały opisane w rozdziale Kompletacja poświęconym funkcji produkcji w systemie.

4.16.12 Formularz zasobu: zakładka Grupy

Użytkownik ma możliwość tworzenia grup wielopoziomowych, czyli hierarchicznego indeksu towaru. Lista grup, w postaci drzewa, jest dostępna w menu Ogólne/ Grupy towarowe. Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski:

Dodaj – dodaje nową grupę. Nowa grupa jest zawsze dodawana jako „podgrupa” dla tej, na której ustawiony jest aktualnie kursor. Dodając nową grupę należy podać obowiązkowo jej Kod i opcjonalnie Nazwę.

Zmień – umożliwia podgląd i modyfikację szczegółów dotyczących grupy (akronim i nazwa)

Usuń – umożliwia usunięcie grupy z listy. Usunięcie jest możliwe tylko w przypadku, gdy:

do grupy nie jest przypisana żadna pozycja cennikowa.

do grupy nie są przypisane żadne podgrupy.

Program automatycznie tworzy Grupę główną, której nie można modyfikować ani usunąć.

Towar można przypisać do wielu grup asortymentowych.

Przypisanie do grupy może odbywać się na dwa sposoby:

1. Z poziomu karty cennikowej – zakładka Grupy. Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski Dodaj i Usuń.

2. Z poziomu Listy zasobów lub Cennika – co zostało opisane w rozdziale Lista zasobów

Po przypisaniu towaru do grupy w oknie widoczna jest cała „ścieżka” – grupa, do której towar został przypisany wraz ze wszystkimi grupami nadrzędnymi.

Każdy towar powinien mieć przypisaną grupę domyślną. Przypisanie grupy domyślnej jest możliwe na zakładce Ogólne oraz z poziomu listy zasobów (ew. cennika). Przypisanie grupy domyślnej towaru powoduje, że jest ona automatycznie widoczna na zakładce Grupy. Brak podpięcia towaru do jakiejkolwiek grupy oznacza podpięcie go do Grupy Głównej i ustawienie tejże grupy jako domyślnej.

Uwaga: Rabaty dla grup towarowych działają tylko w oparciu o grupy domyślne. Jeśli Użytkownik ustali rabat dla grupy towarowej – to zostanie on uwzględniony w trakcie sprzedaży tylko w przypadku, gdy grupa ta jest przypisana jako grupa domyślna dla towaru.


Uwaga: Analizy zdefiniowane w programie działają w oparciu o grupy domyślne. Wyliczając raport dla wybranej grupy towarowej – uwzględnione zostaną tylko te towary, które grupę tą mają przypisaną jako grupę domyślną.

4.16.13 Formularz zasobu: zakładka Zamienniki

Opcja zamienników umożliwia zapisanie powiązania pomiędzy towarem a innymi towarami, które mogą być stosowana zamiennie. Daje to możliwość wybrania towaru zamiennego w sytuacji, kiedy towaru szukanego nie ma na magazynie lub przykładowo klient pyta o zamiennik (za wysoka cena, inny producent).

Uwaga: Zamienniki można przypisywać tylko dla pozycji cennikowych mających status towaru. Nie można przypisywać zamienników dla usług.

Lista zamienników tworzona jest z poziomu zakładki Zamienniki. Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski:

Dodaj – umożliwi dodanie nowego zamiennika. Podczas dopisywania zamiennika na karcie towaru program zapyta, czy jest to zamiennik obustronny. Jeśli tak – program automatycznie dopisze aktualnie edytowany towar jako zamiennik do towaru właśnie wybieranego. Należy jednak pamiętać, że zamienniki obustronne są wykorzystywane tylko podczas uzupełniania listy i nie ma innych konsekwencji – przykładowo usunięcie zamiennika B z karty towaru a nie spowoduje usunięcia zamiennika a z karty towaru B.

Zarówno w przypadku kopiowania karty towaru, jak i importu cennika z innej bazy danych (menu Narzędzia) – kopiowana jest również lista zamienników.

Uwaga: Jako zamiennik może być podany tylko towar. Pozycje o statusie usługi nie mogą być wymieniane jako zamienniki.

Usuń – powoduje usunięcie zamiennika.

Listę zamienników dla towaru można wywołać z poziomu Listy zasobów, również w trakcie wystawiania dokumentu.

Użytkownik ma możliwość pozycjonowania zamienników na liście, dzięki czemu może ustalać priorytety dla

poszczególnych zamienników. Przesuwanie pozycji w górę/ w dół jest możliwe przy użyciu przycisków

i . Podczas wystawiania dokumentów zamienniki na liście pojawią się w kolejności ustalonej na zakładce.

4.16.14 Formularz zasobu: zakładka Języki

Zakładka jest dostępna tylko dla Użytkowników modułu Handel Plus.

Na zakładce znajduje się tabelka z trzema kolumnami: Język, Nazwa i Opis. Kolejne pozycje można dodawać ikoną

, po jej naciśnięciu pojawi się okno, na którym będzie możliwość wyboru języka, wpisania nazwy i opisu towaru w wybranym języku.

Pole Nazwa jest wymagane i bez jego wypełnienia program nie pozwoli na zapis języka, opis może pozostać pusty.

Przycisk Kopiuj nazwę i opis z towaru pozwala na przeniesienie nazwy towaru z zakładki Ogólne i opisu z zakładki Dodatkowe z formularza towaru odpowiednio do pól Nazwa i Opis na formularzu Języki obce.


4.16.15 Formularz zasobu: zakładka Zestawy

W programie możliwe jest tworzenie Zestawów Promocyjnych, dzięki którym w ramach sprzedaży określonego towaru głównego (lub usługi) objętego promocją, można zaoferować klientowi pakiet dodatkowych towarów i usług w obniżonej cenie.

Na zakładce znajduje się lista wszystkich zestawów promocyjnych dla tego towaru. Po kliknięciu na wybrany Zestaw w dolnej części okna wyświetlą się jego pozostałe elementy.

Zasady tworzenia zestawów zostały opisane w rozdziale Zestawy Promocyjne.

4.17 Raport braków

W menu Handel dostępny jest Raport braków pozwalający w przejrzysty sposób generować zamówienia towarów w oparciu o aktualne stany magazynowe i normatywy ustalone na formularzu towaru. Zasady obsługi okna zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie.

Rys. Raport braków

Lista towarów, która zostanie wygenerowana w raporcie braków może dotyczyć wszystkich towarów w magazynie lub może zostać zawężona zgodnie z określonymi przez użytkownika zasadami:

Grupa - po wskazaniu grupy lista zawężona zostanie do towarów należących do danej grupy asortymentowej. Podczas filtrowania uwzględniane są wszystkie grupy, do których należy towar wskazane na zakładce Grupy kartoteki towarowej. Jeżeli grupa nie zostanie wskazana, w raporcie uwzględnione zostaną wszystkie towary.

Dostawca – po wskazaniu dostawcy lista zostanie zawężona do towarów, które na kartach (zakładka Dodatkowe) mają przypisanego określonego dostawcę. Jeżeli dostawca nie zostanie wskazany, w raporcie uwzględnione zostaną wszystkie towary.


Magazyn - raport wyliczany jest dla wskazanego magazynu (lub dla wszystkich magazynów, jeżeli pole Magazyn będzie puste). Lista wyboru składa się z magazynów lokalnych zdefiniowanych w menu Ogólne/ Inne/ Magazyny. W oknie raportu w pierwszej kolejności podpowiada się:

Magazyn domyślny operatora ustalany w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora (zakładka Parametry). Jeżeli dodatkowo operator ma włączony parametr Blokada zmiany magazynu domyślnego – listy pole dotyczące wskazania magazynu będzie zablokowane do zmiany.

Jeżeli nie ustalono domyślnego magazynu dla operatora, podpowiada się magazyn domyślny dla stanowiska zdefiniowany w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry.

Jeżeli nie wskazano magazynu domyślnego dla operatora lub stanowiska, w oknie raportu podpowiada się magazyn główny. Po zmianie magazynu, w oknie pamiętany jest ostatnio wskazany magazyn.

Data - zgodnie z wybraną datą wyświetlone zostaną na raporcie informacje dotyczące towarów (ilość, rezerwacje, zamówienia). Na podstawie tych danych program ustala ilość towaru, którą należy zamówić.

Lista towarów składa się z kolumn:

Kod – jednoznacznie określający towar, pobierany z karty cennikowej.

Nazwa – pełna nazwa towaru, pobierana z karty cennikowej.

Ilość – ilość towaru znajdująca się w magazynie.

Ilość zamawiana – ilość towaru jaką należy zamówić, wyliczona w raporcie na podst. wskazanych parametrów, z możliwością ręcznej modyfikacji.

JM – jednostka miary towaru. Pobierana jest z karty towaru (menu Ogólne/ Cennik, Pozycja cennika, zakładka

Dodatkowe) zgodnie z ustawieniem w polu: .

Cena – proponowana jest ostatnia cena zakupu towaru, z możliwością modyfikacji przez użytkownika.

Pole jest blokowane do zmiany jeżeli w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora (zakładka Parametry) zaznaczono Blokada zmian cen na ZD.

Pole jest ukrywane jeżeli w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora (zakładka Parametry) zaznaczono Brak dostępu do cen zakupu.

Waluta – waluta ostatniej ceny zakupu towaru.

Wartość netto [PLN] – wartość pozycji w PLN wyliczona jako iloczyn zamawianej ilości i ceny.

Pole jest ukrywane jeżeli w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora (zakładka Parametry) zaznaczono Brak dostępu do cen zakupu.

Ilość minimalna (ilość minimalna towaru jaka powinna znajdować się na magazynie), Ilość minimalna JM (jednostka miary dla ilości minimalnej), Ilość maksymalna, Ilość maksymalna JM, Zamawiać po, Zamawiać po JM – wartości kolumn pobierane są z kart cennikowych (zakładka Dodatkowe – sekcja Zamówienia).

Rezerwacje – zarezerwowana ilość towaru.

Braki – ilość towaru jaką należy zamówić u dostawcy, aby zrealizować wszystkie rezerwacje.

Zamówienia – ilość towaru jaka została już zamówiona.

Braki pozostałe – wyliczane są jako różnica między brakami a zamówieniami.

Nr katalogowy – numer katalogowy towaru, pobierany z karty cennikowej.

Dostawca – kod dostawcy wskazany na karcie towarowej.

Kod u dostawcy – kod towaru u dostawcy pobierany z karty cennikowej.

Typ – typ zasobu (TP – towar prosty, TZ – towar złożony).

Przyciski dostępne w oknie Raportu braków:

Utwórz dokument zamówienia (ZD) – Zamówienie u Dostawcy tworzone na podstawie wyliczonego raportu braków.

Utwórz dokument przyjęcia wewnętrznego produktów (PWP) – można utworzyć PWP dla towarów złożonych (towary złożone w kolumnie Typ mają wartość TZ).


Znajdź towary (generuj Raport braków) – po zmianie parametrów wyliczania raportu na przycisku pojawia

się wykrzyknik: . Jeśli Użytkownik zmodyfikował pozycje raportu (zmienił ilość, cenę, dodał lub usunął pozycje), wówczas ponowne przeliczenie raportu spowoduje utratę tych informacji.

Dodaj – umożliwia dodanie do raportu kolejnego towaru. Powoduje wygenerowanie listy zasobów magazynowych, z możliwością jednoczesnego wskazania wielu pozycji.

Otwórz – edycja pozycji w oknie raportu (umożliwia ręczną zmianę ilości zamawianej oraz ceny).

Usuń – usunięcie wskazanej pozycji z raportu.

Zamknij okno.

4.17.1 Algorytmy wyliczania Raportu

Raport braków pozwala ustalić listę towarów, które powinno się dokupić do magazynu w ilości wynikającej z wskazanych przez operatora w oknie raportu parametrów.

Rys. Parametry Raportu braków.

Parametry:

Liczony wg: normatywów:

Podczas wyliczania raportu braków użytkownik może uwzględnić normatywy ustalone na kartotece towarowej (Handel/ Zasoby/ Pozycja cennika, zakładka Dodatkowe):

Rys. Pozycja cennika – normatywy dotyczące zamawiania towaru.


a. stan minimalny – przy wyliczaniu ilości towaru, którą należy zamówić uwzględniona zostanie ilość minimalna towaru, jaka powinna znajdować się na magazynie. Zamówiona zostanie taka ilość towaru, by po jego zakupieniu ilość w magazynie była równa lub większa od stanu minimalnego.

Przykład: Ilość towaru X w magazynie M: 115 szt., Ilość minimalna towaru X w magazynie M: 150 szt., Zamawiać po: 3 szt.,

Ilość zamawiana wyliczona w raporcie to: 36 szt. (Uzasadnienie: 150 – 115 = 35, Braki towaru X na magazynie M wynoszą 35 szt., Jako, że dla towaru X wskazano „zamawiać po 3 szt.” zamawiana ilość musi być wielokrotnością cyfry 3 i zawierać braki czyli 35 szt.. W efekcie otrzymujemy ilość zamawianą równa 36 szt.)

b. stan maksymalny – przy wyliczaniu ilości towaru, którą należy zamówić uwzględniona zostanie ilość maksymalna towaru, jaka powinna znajdować się na magazynie. Po zamówieniu towaru ilość w magazynie nie może przekroczyć stanu maksymalnego.

Przykład: Ilość towaru X w magazynie M: 115 szt., Ilość maksymalna towaru X w magazynie M: 200 szt., Zamawiać po: 3 szt.,

Ilość zamawiana wyliczona w raporcie to: 84 szt. (Uzasadnienie: 200 – 115 = 85, Braki towaru X na magazynie M wynoszą 85 szt., Jako, że dla towaru X wskazano „zamawiać po 3 szt.” zamawiana ilość musi być wielokrotnością cyfry 3 i nie może przekroczyć stanu maksymalnego towaru na magazynie, czyli 200 szt. , dlatego otrzymujemy ilość zamawianą równą 84 szt.).

c. nie uwzględniaj – ilość minimalna i maksymalna ustalona dla towaru na karcie cennikowej nie jest uwzględniona podczas wyliczania raportu braków.

Liczony wg: sprzedaży za okres (od/ do) – podczas wyliczania zamawianej ilości towaru uwzględniana jest ilość towaru sprzedana na Paragonach i Fakturach Sprzedaży. W polach od/ do domyślnie podpowiada się poprzedni miesiąc, użytkownik ma możliwość zmiany okresu. Ilość sprzedaży ustalana jest:

na podstawie daty wystawienia widniejącej na PA, FA,

dla FA, PA na których wskazano magazyn zgodny z magazynem wybranym w oknie raportu braków (uwzględniany jest magazyn z nagłówka dokumentu, a nie poszczególnych pozycji).

Wyliczając raport braków użytkownik może zdecydować czy chce uwzględniać sprzedaż towaru w zadanym okresie (FA, PA) czy też rezerwacje towaru na magazynie (FA, PA, RO). Po zaznaczeniu Wg sprzedaży za okres opcja Uwzględniaj rezerwacje jest niedostępna. I odwrotnie, decydując się uwzględnienie rezerwacji towaru nie można zaznaczyć parametru dotyczącego sprzedaży.

Przykład: Ilość towaru X na magazynie M: 61 szt., Sprzedaż towaru X w okresie 01.09.09 – 30.09.09: 120 szt. Zamawiać po: 5 szt.,

Ilość zamawiana wyliczona w raporcie to: 60 szt. (Uzasadnienie: Ilość sprzedana – stan w magazynie: 120 szt. – 61 szt.= 59 szt. Ilość zamawiana musi zawierać brakującą ilość towaru, czyli 59 szt. I stanowić wielokrotność cyfry 5, stąd ilość zamawiana to 60 szt.).

- w przypadku nie uwzględnienia normatywów zamawiana jest ilość sprzedana, pomniejszona o aktualny stan na magazynie i ewentualnie pomniejszona dodatkowo o ilość już zamówioną (w zależności od ustawienia parametru Uwzględniać zamówienia).

- W przypadku uwzględnienia stanu minimalnego towar zamawiany jest w ilości, która pozwoli uzupełnić stan minimalny.


- W przypadku uwzględnienia stanu maksymalnego program sprawdza, czy po zamówieniu ilości nie zostanie przekroczony stan maksymalny towaru.

Jeśli nie – zamawiana jest ilość wyliczona.

Jeśli tak – ilość zamawiana jest zmniejszana, tak by nie przekroczyła stanu maksymalnego.

Uwzględniaj rezerwacje – jeśli parametr jest zaznaczony, wówczas do ilości wyliczonej jako zamówienia (na przykład do stanu minimalnego) doliczana jest dodatkowo ilość zarezerwowana.

Uwzględniaj zamówienia – jeśli parametr jest zaznaczony, wówczas ilość brakująca zostanie pomniejszona o już złożone zamówienia.

Liczony wg: wskazanych rezerwacji – raport braków generowany jest w oparciu o wskazane dokumenty Rezerwacji Odbiorcy.

- po naciśnięciu przycisku należy wskazać konkretne Rezerwacje Odbiorcy, dla których zostanie wyliczony Raport braków.

Uwzględniaj stan towaru – jeżeli parametr jest zaznaczony, program wylicza do zamówienia ilość towaru będącą różnicą między ilością z rezerwacji a ilością towaru w magazynie. Jeżeli parametr nie jest zaznaczony, do zamówienia generowana jest ilość z RO.

Przykład: Ilość towaru X w magazynie M: 6 szt., Zamawiać po: 5 szt. Uwzględniaj stan magazynu: Tak. Rezerwacje wystawione na towar X: RO/1/2011 na 10 szt. towaru X, RO/2/2011 na 12 szt. towaru X. Chcąc zamówić towar potrzebny do realizacji RO/1/2011 w oknie Rezerwacje odbiorcy – Wybierz należy wybrać RO/1/2011.

Ilość do zamówienia wyliczona w raporcie braków to 5 szt. (Uzasadnienie: Ilość towaru potrzebna do realizacji RO/1/2011 z uwzględnieniem ilości towaru na magazynie to 10 szt. – 6 szt. = 4 szt., ponieważ towar zamawiany jest po 5 szt., ilość towaru do zamówienia musi być wielokrotnością liczby 5).

4.17.1.1 Wyliczanie raportu w oparciu o zaznaczone kombinacje parametrów – przykłady

Poniżej przedstawiono kilka przykładów wyliczania raportu braków w oparciu o zaznaczone przez Użytkownika kombinacje parametrów. Należy zdecydować czy w raporcie chcemy uwzględnić sprzedaż towaru (Faktury Sprzedaży, Paragonu) czy też rezerwacje towaru na magazynie (Faktury Sprzedaży, Paragony, rezerwacje Odbiorcy).

Dane ogóle do wyliczeń:

Stan bieżący 5 szt.

Stan min. 120 szt.

Stan maks. 250 szt.

Rezerwacje 15 szt.

Zamówienia 17 szt.

Zamawiać po 4 szt.

Raport liczony wg parametrów:

Normatywy: nie uwzględniaj

uwzględniać rezerwacje: tak

uwzględniać zamówienia: nie

Zamówiona ilość:

Ilość zarezerwowana pomniejszona o stan: 15 szt. – stan: 5 szt. = 10 szt.

Program szuka najbliższej ilości podzielnej przez zamawiać po (4).

W przypadku ustawienia normatywów: nie uwzględniaj oraz do stanu min. zawsze na raporcie pojawi się ilość co najmniej równa (lub większa od) ilości wyliczonej, podzielna przez 4. W przypadku ilości maksymalnej ilość zamawiana nie może przekroczyć ilości wyliczonej.

Na raporcie pojawi się 12 szt.


Normatywy: stan minimalny


uwzględniać zamówienia: tak

Zamówiona ilość:

Dopełnienie do stanu min: 120 – 5 = 115 szt.

Program dolicza rezerwacje: 115 + 15 = 130 szt.

Następnie odejmuje istniejące zamówienia: 130 – 17 = 113

Szukamy najbliższej ilości podzielnej przez zamawiać po (4), większej lub równej 113.

Najbliższa ilość, która będzie co najmniej równa wyliczonej ilości to 116.


Normatywy: stan maksymalny.



Zamówiona ilość:

Dopełnienie do stanu maksymalnego: 250 – 5 = 245 szt.

Program dolicza rezerwacje: 245 + 15 = 260 szt.

Następnie odejmuje zamówienia: 260 – 17 = 243 szt.

Program szuka najbliższej ilości podzielnej przez zamawiać po (4)

Stan maksymalny nie może zostać przekroczony, czyli zamówione zostanie 240 szt.

Raport liczony wg sprzedaży:

Ilość sprzedana: 102 szt.

Normatywy: nie uwzględniaj.


Zamówiona ilość:

Program wylicza ilość potrzebną do uzupełnienia stanu do ilości sprzedanej: 102 – 5 = 97 szt.


Program szuka najbliższej ilości podzielnej przez zamawiać po (4), czyli zamówione zostanie 80 szt.



Normatywy: stan minimalny.


Zamówiona ilość:

Program porównuje ilość sprzedaną ze stanem minimalnym. Ponieważ ilość sprzedana < stan minimalny – raport uzupełni zamówienie do stanu minimalnego

Program wylicza ilość potrzebną do uzupełnienia stanu do ilości minimalnej: 120 – 5 = 115 szt.





Normatywy: stan minimalny.



Zamówiona ilość:

Program porównuje ilość sprzedaną ze stanem minimalnym. Ponieważ ilość sprzedana > stan minimalny – raport uzupełni zamówienie do ilości sprzedanej

Program wylicza ilość potrzebną do uzupełnienia stanu do ilości sprzedanej: 130 – 5 = 125 szt.





Normatywy: stan maksymalny.

uwzględniać zamówienia: nie

Zamówiona ilość:

Program porównuje ilość sprzedaną ze stanem maksymalnym. Ponieważ ilość sprzedana > stan maksymalny – raport uzupełni zamówienie do stanu maksymalnego (ilość po zamówieniu nie może przekroczyć maksymalnej w magazynie)

Program wylicza ilość potrzebną do uzupełnienia stanu do ilości maksymalnej: 250 – 5 = 245 szt.

Program szuka najbliższej ilości podzielnej przez zamawiać po (4), czyli zamówione zostanie 244 szt. (stan po zamówieniu nie przekroczy maksymalnego).

4.17.2 Edycja raportu

Po wskazaniu określonych parametrów, i wygenerowaniu raportu poprzez - Znajdź towary (Generuj Raport braków) zostanie automatycznie wyświetlona lista towarów wraz z ilością, którą należy zamówić. Użytkownik ma możliwość ręcznej modyfikacji raportu polegającej na:

Usuwaniu istniejących pozycji

Dodawaniu nowych pozycji. Dodawane mogą być tylko towary, które nie zostały uwzględnione przy wyliczeniach automatycznych. W przypadku towarów już uwzględnionych w raporcie użytkownik może pozycję modyfikować.

Zmianie ilości zamawianej. Jednostka miary pozostaje zawsze taka, w jakiej towar jest zamawiany, bez możliwości jej zmiany.

Zmianie ceny zakupu. Proponowana przez program jest ostatnia cena zakupu. Jeśli Użytkownik ją zmodyfikuje to na tworzone zamówienie zostanie przeniesiona już cena podana na raporcie braków.

Uwaga: W przypadku, gdy Użytkownik ponownie przeliczy raport, wszystkie wprowadzone zmiany zostaną utracone.

4.17.3 Generowanie Zamówienia u Dostawcy

Po wyliczeniu Raportu braków użytkownik może wygenerować Zamówienie u Dostawcy (Zamówienia u Dostawców). Na dokument ZD przenoszone są towary wykazane na raporcie w ilości z kolumny Ilość zamawiana, zgodnie z ceną ustaloną na oknie raportu.


Rys. Raport braków – Zamówienie.

Tworząc ZD należy wskazać jedną z opcji:

wg dostawców – wygenerowanych zostanie tyle zamówień ilu dostawców występuje na kartotekach towarowych ( menu Handel/ Zasoby/ Pozycja cennika, zakładka Dodatkowe):

Rys. Domyślny dostawca – wskazany na karcie towaru.

Dla każdego dostawcy tworzony jest odrębny dokument ZD. W przypadku towarów, które nie mają wskazanego dostawcy tworzony jest dokument ZD dla kontrahenta !Nieokreślonego!.

dla kontrahenta – po zaznaczeniu parametru utworzony zostanie jeden wspólny dokument ZD dla wskazanego kontrahenta.

Dane na ZD utworzonym na podstawie Raportu braków:

Schemat numeracji – domyślny schemat numeracji wskazany dla ZD w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty.

Kontrahent – w zależności od opcji wskazanej w oknie raportu (sekcja Zamówienia) będzie to dostawca ustalony na karcie towaru lub wskazany bezpośrednio w oknie raportu.

Magazyn – domyślnie zgodny z magazynem wskazanym na raporcie braków. Jeżeli pole Magazyn pozostawiono puste ZD tworzone jest na:

Magazyn domyślny operatora,

Magazyn domyślny stanowiska,

Jeżeli nie wskazano magazynu domyślnego dla operatora, stanowiska, ZD tworzone jest na magazyn główny.

Jeżeli w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora (zakładka Parametry) ustalono dla operatora domyślny magazyn oraz włączono parametr Blokada zmiany magazynu domyślnego – dokument, wówczas na ZD powstałym na podstawie raportu nie można zmienić magazynu wskazanego uprzednio w oknie raportu.

Data wystawienia, termin dostawy – daty na ZD są zgodne z datą bieżącą widoczną w menu Narzędzia/ Data bieżąca – bez względu na datę, wg której został wyliczony raport braków.

Kategoria, forma płatności, termin płatności – pobierane są z karty kontrahenta.

Dla zamawianych towarów:

Ilość – jest zgodna z ilością wskazaną do zamówienia w Raporcie braków.

JM – jednostka miary przenoszona jest z Raportu braków.

C. pcz. – cena początkowa to ostatnia cena zakupu pobierana z karty towaru (zakładka Ogólne).

Cena z Rab. – cena z rabatem to cena wskazana dla towaru na raporcie braków.

Zamówienia, tworzone w oparciu o raport braków, są zapisywane do bufora i Użytkownik może je jeszcze modyfikować (z poziomu listy Handel/ Zamówienia u dostawcy).


4.18 Wydania zewnętrzne

4.18.1 Co należy wiedzieć o Wydaniach Zewnętrznych

Wydania zewnętrzne to dokumenty, które powodują zmianę ilości i wartości magazynu.

Uwaga: Wszystkie Wydania Zewnętrzne, zatwierdzone na stałe i te w buforze, powodują zmianę ilości w magazynie i ilości dostępnej.

Dokumenty WZ powinny być skojarzone z Fakturą Sprzedaży. Kojarzenie może być wykonywane na różne sposoby:

możemy wystawić FA i w chwili zatwierdzania automatycznie utworzyć dokument WZ

możemy wystawić FA, zatwierdzić ją i dopiero potem utworzyć dokument WZ (w chwili wydania towaru)

możemy wystawić WZ i w chwili zatwierdzenia automatycznie zostanie utworzona Faktura Sprzedaży (widoczna będzie na liście Faktur Sprzedaży)

możemy zatwierdzić WZ i dopiero potem wystawić do niej Fakturę Sprzedaży

Ten ostatni mechanizm - zatwierdzenia WZ bez automatycznego tworzenia FA - daje możliwość ewidencjonowania wydań towarów bez konieczności natychmiastowego wystawiania Faktury Sprzedaży. Dzięki temu można wystawić kilka dokumentów dla tego samego klienta, a później przekonwertować je do jednego dokumentu sprzedaży.

Warunki powodzenia takiej operacji to:

zgodność algorytmu – muszą być wyliczane wg tego samego algorytmu (netto lub brutto)

wskazane WZ nie mogą być w buforze ani anulowane

W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry znajduje się parametr Kontrola ilości na dok. rozchodowych:

w edycji przed zapisem – przy próbie dodania pozycji, której brakuje na magazynie na dokument WZ, RW, MM lub FA/PA z opcją pobrania towaru z magazynu, Użytkownik otrzyma informację o brakującej ilości (towar nie zostanie dodany na dokument). Podczas weryfikacji ilości program bierze pod uwagę ilość dostępną towaru (pomniejszoną o rezerwacje) jeśli w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry jest zaznaczona opcja Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje, jeśli nie jest zaznaczona, sprawdzana jest całkowita ilość.

przy akceptacji pozycji (przez bufor) – parametr dotyczy akceptacji pozycji na dokumentach rozchodowych w buforze. W trakcie dopisywania pozycji program sprawdza ilość towaru Każde dopisanie pozycji powoduje automatyczne zapisanie dokumentu do bufora. Należy pamiętać, że po dopisaniu pozycji i wycofaniu się z wystawianego dokumentu, dokument ten i tak pojawi się na liście (będzie w buforze). Włączenie tego parametru, w niektórych przypadkach, może spowolnić pracę.

4.18.2 Lista Wydań Zewnętrznych

Listę wystawionych WZ uruchamiamy z menu – Handel/ Wydania zewnętrzne. Na ekranie wyświetlone zostaną wszystkie wystawione wcześniej dokumenty. Zasady dotyczące obsługi listy, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu listy do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

Każda pozycja listy standardowo zawiera:

Numer dokumentu – numer dokumentu nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji

Status – pole pozostaje puste dla WZ samodzielnych, tzn. takich, które jeszcze nie zostały przekonwertowane do FA. W przypadku WZ powiązanych z Fakturą Sprzedaży w polu pojawia się symbol FA. Status taki mają dokumenty, które zostały przekonwertowane do Faktury Sprzedaży i dokumenty, które powstały z Faktury Sprzedaży. Dla WZ związanych z Paragonem pole status ma wartość PA.

Magazyn – magazyn, na który został wystawiony dokument Wydania Zewnętrznego.

Kontrahent – kod kontrahenta, dla którego został wystawiony dokument Wydania Zewnętrznego.

Data wydania – data faktycznego wydania towaru z magazynu.

Kwota netto – wartość netto dokumentu Wydania Zewnętrznego.

Wartość zakupu – koszt zakupu towarów umieszczonych na Wydaniu Zewnętrznym oraz usług (w sytuacji, kiedy koszt został zadeklarowany na karcie usługi, na zakładce Dodatkowe w polu Koszt usługi).


Rys. Lista Wydań Zewnętrznych

W oknie dostępne są przyciski:

– księgowanie na konta księgowe. Księgowanie dotyczy zamkniętych i zaznaczonych dokumentów. Po wciśnięciu przycisku program pyta o schemat księgowy.

– korekta ilościowa lub wartościowa Wydania Zewnętrznego:

nie można korygować WZ będących w buforze

korygować można tylko dokumenty niezwiązane z Fakturą Sprzedaży

korekta WZ skojarzonego możliwa jest jedynie poprzez korektę dokumentu handlowego (FA, PA). W przypadku korekty dokumentu handlowego tworzone są korekty skojarzone do dokumentu WZ.

- utworzenie Faktury Sprzedaży. Fakturę Sprzedaży można utworzyć z jednej lub kilku Wydań Zewnętrznych wystawionych dla danego kontrahenta i dotyczących tego samego magazynu. Nowo utworzona Faktura Sprzedaży jest zapisywana do bufora (podlega edycji).

- przekształcenie do Paragonu. Do Paragonu mogą być przekształcane tylko dokumenty WZ liczone algorytmem „od brutto”.

- tworzenie dokumentu kaucyjnego. Przycisk jest widoczny tylko w przypadku, gdy firma wykorzystuje funkcję obrotu opakowaniami kaucjonowanymi (menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Kaucje).

4.18.3 Formularz WZ – obsługa



4.18.4 Formularz WZ: zakładka Ogólne

Zgromadzone tu informacje jednoznacznie określają kontrahenta, dla którego wystawiany jest dokument, daty wystawienia oraz określają ilość i wartość wydanych zasobów.

Dokument – typ dokumentu w klasie Wydanie zewnętrzne, decyduje o sposobie numeracji dokumentu. Schematy numeracji określamy w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Magazyn/ Wydania zewnętrzne. Listę dostępnych schematów uzyskujemy poprzez wciśnięcie przycisku Dokument.

Numer – w zależności od wybranego schematu numeracji (Dokument) może składać się z trzech do pięciu sekcji. Standardowe schematy numeracji dla WZ nie posiadają sekcji seria. Jeśli użytkownik stworzył lub zmodyfikował schemat numeracji i umieścił w nim sekcję seria to w momencie wystawiania nowego dokumentu zaproponowana zostanie domyślna seria dla tego typu dokumentu. Jeśli domyślna seria nie została wybrana zostanie zaproponowana pierwsza seria z listy. Użytkownik ma możliwość zmiany serii. W tym celu należy wcisnąć przycisk strzałki umieszczony obok sekcji z serią i z listy wybrać właściwą.

W polu odpowiedzialnym za numer kolejny pojawi się napis AUTO. Po zapisaniu dokumentu na trwałe lub do bufora, pole to zostanie wypełnione przez numer kolejny. Użytkownik może wpisać numer z klawiatury. Program zadba o unikalność numerów i w przypadku istnienia dokumentu o takim numerze nie pozwoli go zapisać.

Kontrahent – kod kontrahenta, dla którego wystawiamy dany dokument. Pole uzupełniamy ręcznie wpisując kod, wybierając z listy kontrahentów jaka proponuje się po wciśnięciu przycisku Kontrahent lub wybierając z listy pracowników, banków, wspólników i urzędów, dostępnych w menu rozwijanym po wciśnięciu strzałki obok przycisku.

Kategoria – przepisuje się tutaj kategoria sprzedaży związana z danym kontrahentem. Po wciśnięciu przycisku Kategoria program standardowo zaproponuje listę kategorii typu przychód.

Data wystawienia – data wystawienia dokumentu. Według tej daty następuje księgowanie dokumentów do księgowości kontowej

Data wydania – data faktycznego wydania towaru z magazynu. Zapisując dokument program sprawdza czy w tym dniu była (jest) wystarczająca ilość towaru na magazynie aby można było dokonać wydania ilości wynikającej z dokumentu.


Rys. Formularz WZ- zakładka Ogólne

Dokument liczony od – netto/brutto. Decyduje o sposobie wyliczania podatku VAT.

Netto – program zlicza wartość netto pozycji wg odpowiednich stawek VAT i wylicza podatek jako % tych sum. Wartość brutto dokumentu jest sumą netto + VAT.

Brutto - najpierw wyliczana będzie wartość brutto w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT i kwota netto jako różnica brutto i VAT.

Zmiany algorytmu można dokonać tylko na dokumencie nieposiadającym żadnych towarów/usług w momencie pojawienia się na dokumencie pierwszej pozycji blokowana jest możliwość zmiany sposobu naliczania podatku VAT. Aby zmienić algorytm naliczania podatku VAT na WZ w buforze, na którym są już pozycje należy zaznaczyć w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry Pozwalaj na zmianę netto/brutto. Trzeba jednak pamiętać, że zmiana algorytmu przy dodanych pozycjach może spowodować nieznaczne różnice w cenach i wartości.

Rabat – odczytywany jest z listy rabatów związanej z danym kontrahentem i towarem. Pole to jest każdorazowo przeliczane po dopisaniu nowej pozycji. Zasady udzielania rabatów zostały opisane w rozdziale Udzielanie rabatów.

Jeżeli dla Operatora tworzącego dokument w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy zaznaczono parametr Płatność do WZ, wówczas pod rabatem pojawi się dodatkowo parametr Płatność, po zaznaczeniu którego możliwe będzie przyjęcie wpłaty gotówki za wydawany towar. Więcej informacji o tej funkcjonalności znajduje się w rozdziale Płatności do Wydań Zewnętrznych.

Razem brutto – łączna wartość brutto WZ (razem z podatkiem VAT). Wartość brutto jest wyliczana automatycznie, zgodnie z wybranym algorytmem (od brutto lub od netto). Użytkownik nie ma możliwości jej zmiany

Netto - łączna wartość netto WZ (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany ręcznej.

U samej góry zakładki Ogólne formularza dokumentu WZ znajdują się znaczniki Bufor i FA.

Bufor – informuje o sposobie zapisu dokumentu.

jeśli bufor jest zaznaczony dokument zostanie zapisany, ale możliwa będzie zmiana jego zawartości lub całkowite usunięcie dokumentu.


jeśli parametr jest odznaczony (puste pole) następuje trwały zapis dokumentu. Możliwa będzie tylko jego korekta lub anulowanie. Standardowo, po dodaniu nowego dokumentu, pole bufor jest zaznaczone. Wszystkie dokumenty WZ (zatwierdzone i w buforze) powodują zmianę wartości i ilości towaru na magazynie.

FA – znacznik odpowiedzialny jest za automatyczne tworzenie Faktury Sprzedaży

jeśli parametr jest zaznaczony – zapis Wydania Zewnętrznego powoduje utworzenie Faktury Sprzedaży. Faktura ta jest w buforze, modyfikacji podlegają dane kontrahenta, forma i termin płatności.

jeśli parametr jest odznaczony (puste pole) – zapis Wydania Zewnętrznego nie powoduje powstania Faktury Sprzedaży. Taki sposób dokumentowania wydań towarów umożliwia wystawienie jednej faktury (zbiorczej) do kilku dokumentów WZ.

Uwaga: Istnieje możliwość wystawiania dokumentów WZ i FA wpisując ilość towaru i jego wartość. Pole dostępne jest do edycji po zaznaczeniu parametru Zmiana wartości na pozycji FA, WZ w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry . Jeśli wpiszemy wartość, wówczas program wyliczy przybliżoną cenę sprzedaży (z dokładnością do zaokrągleń).

Użytkownik powinien zdecydować się na zaznaczenie bądź odznaczenie parametru na początku pracy. W szczególności nie powinien wystawiać dokumentów WZ przy zaznaczonym parametrze, a następnie po odznaczeniu parametru przekształcać ich do jednej Faktury Sprzedaży. Takie działanie może spowodować różnice wart ości na dokumentach.

4.18.5 Formularz WZ: zakładka Kontrahent

Zakładka została podzielona na dwie części. Pierwsza część dotyczy danych nabywcy, druga odbiorcy. Najczęściej nabywca i odbiorca ten sam kontrahent, jednak coraz częściej zdarzają się sytuacje, że są to dwa różne podmioty.

Przycisk umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta - nabywcy. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian).

Jako Odbiorca proponowany może być:

kontrahent wpisany jako Nabywca – jeśli dla danego kontrahenta nie ma zdefiniowanego odbiorcy domyślnego na jego karcie ewidencyjnej na liście odbiorców (zakładka Dodatkowe).

kontrahent zdefiniowany jako Odbiorca domyślny na karcie ewidencyjnej nabywcy: na zakładce Dodatkowe znajduje się lista odbiorców kontrahenta. Jeśli na liście tej znajduje się odbiorca o statusie Domyślny (wartość TAK w kolumnie Domyślny), wówczas odbiorca ten jest proponowany jako Odbiorca na dokumencie wystawionym dla takiego kontrahenta.

Program daje możliwość zmiany nabywcy i odbiorcy (przez podanie nowego kodu) oraz zmiany jego danych na potrzeby bieżącego dokumentu (wpisane zmiany nie są zapamiętywane na kartach ewidencyjnych).

4.18.6 Formularz WZ: zakładka Dodatkowe




4.18.7 Formularz WZ: zakładka Dokumenty

Zakładka ta wyświetla listę wszystkich związanych z danym WZ dokumentów. Lista ta składa się z kolumn:

Numer – numer dokumentu skojarzonego z WZ

Typ – dokumentu skojarzonego z WZ. Pole to może przyjmować wartość:

PA – Paragon skojarzony z Wydaniem Zewnętrznym

FA – Faktura Sprzedaży skojarzona z WZ


WKA – Wydanie Kaucji

FPF – Faktura Pro Forma, na podstawie której wygenerowano WZ

KOR – korekta dokumentu WZ

DEK – dekret księgowy

Data – data wystawienia dokumentu skojarzonego z WZ

Razem netto – wartość netto dokumentu skojarzonego z danym Wydaniem Zewnętrznym

Poniżej listy dokumentów skojarzonych z WZ wyświetlane są informacje o wartości netto, brutto i VAT danego WZ. Pole opis pozwala na wprowadzenie dodatkowych informacji związanych z dokumentem.

Przycisk umożliwia podgląd wybranego dokumentu powiązanego z Wydaniem Zewnętrznym.

4.19 Przyjęcie zewnętrzne

4.19.1 Co należy wiedzieć o dokumentach PZ

PZ to dokumenty magazynowe powodujące zmianę wartości i ilości towaru na magazynie. Przyjęcia zewnętrzne są związane z Fakturami Zakupu. Istnieją trzy metody wystawiania Przyjęć Zewnętrznych.

rejestrujemy Fakturę Zakupu i przy jej zapisie program tworzy automatycznie dokument PZ

wprowadzamy Fakturę Zakupu, zatwierdzamy ją, a później na jej podstawie tworzymy dokument PZ

wprowadzamy Przyjęcie Zewnętrzne i przy zapisie program automatycznie tworzy dokument FZ

wystawiamy Przyjęcie Zewnętrzne i na jego podstawie generujemy Fakturę Zakupu.

Ta ostatnia metoda daje nam możliwość rejestrowania towarów przyjmowanych na podstawie dokumentów WZ od naszego dostawcy (wprowadzamy PZ). Kiedy dostajemy od niego fakturę – konwertujemy PZ do Faktury Zakupu. FZ jest w buforze dzięki czemu jest nadal edytowalna.

4.19.2 Lista Przyjęć Zewnętrznych

Lista Przyjęć Zewnętrznych dostępna jest z poziomu Handel/ Przyjęcia zewnętrzne. Zawiera ona wszystkie wystawione w programie dokumenty tej klasy. Standardowo lista składa się z następujących kolumn:

Numer dokumentu – numer dokumentu nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji

Dokument źródłowy – numer własny dokumentu, stosowany przez dostawcę

Status – pole puste oznacza PZ niepowiązane z Fakturą Zakupu. W przypadku FZ powiązanych z Fakturą Sprzedaży w polu pojawia się symbol FZ. Status taki mają dokumenty, które zostały przekonwertowane do Faktury Zakupu i dokumenty, które powstały z Faktury Zakupu.

Magazyn – magazyn, na który został wystawiony dokument Wydania Zewnętrznego.

Kontrahent – kod kontrahenta, dla którego został wystawiony dokument Wydania Zewnętrznego.

Data przyjęcia – towaru na magazyn

Netto – wartość netto dokumentu Przyjęcia Zewnętrznego

Brutto – wartość brutto wynikająca z Przyjęcia Zewnętrznego

Oprócz standardowych przycisków w oknie znajdują się:

– księgowanie na konta księgowe. Księgowanie dotyczy zamkniętych i zaznaczonych dokumentów. Po wciśnięciu przycisku program pyta o schemat księgowy.

– korekta ilościowa Przyjęcia Zewnętrznego:

nie można korygować PZ będących w buforze (podlegają edycji)

korekcie podlegają tylko dokumenty niezwiązane z Fakturą Zakupu

korekta PZ skojarzonego możliwa jest jedynie poprzez korektę dokumentu handlowego (FZ).

Korekty do PZ zostały opisane w rozdziale Korekty Przyjęć Zewnętrznych.


- przyjęcie opakowań kaucjonowanych towarzyszących transakcji. Przycisk jest dostępny jeśli w Konfiguracji firmy/ menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Kaucje zaznaczono funkcję obrotu opakowaniami kaucjonowanymi.

- utworzenie Faktury Zakupu. Fakturę Zakupu można utworzyć z jednego lub kilku Przyjęć Zewnętrznych wystawionych dla danego kontrahenta i dotyczących tego samego magazynu. Nie można przekształcać PZ będącego w buforze lub anulowanego. Utworzona na podstawie Przyjęcia Zewnętrznego faktura podlega edycji.

Zasady dotyczące grupowania, sortowania, wyszukiwania dokumentów (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

4.19.3 Formularz PZ – obsługa


4.19.4 Formularz PZ: zakładka Ogólne

Zgromadzone tu informacje jednoznacznie określają dostawcę który wystawił dokument, podają daty wystawienia, przyjęcia i wpływu oraz określają ilość i wartość przyjętych zasobów.

Dokument – typ dokumentu w klasie Przyjęcie zewnętrzne, decyduje o sposobie numeracji dokumentu. Schematy numeracji określamy w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Magazyn/ Przyjęcie zewnętrzne. Listę dostępnych schematów uzyskujemy poprzez wciśnięcie przycisku Dokument.

Numer – w zależności od wybranego schematu numeracji (Dokument) może składać się z trzech do pięciu sekcji. Standardowe schematy numeracji dla PZ nie posiadają sekcji rejestr. Jeśli użytkownik stworzył lub zmodyfikował schemat numeracji i umieścił w nim sekcję rejestr, to w momencie wystawiania nowego dokumentu proponowana będzie domyślna seria dla tego typu dokumentu. Jeśli domyślna seria nie została wybrana zostanie zaproponowana pierwsza seria z listy. Użytkownik ma możliwość zmiany serii. W tym celu należy wcisnąć przycisk strzałki umieszczony obok sekcji z serią i z listy wybrać właściwą. W polu odpowiedzialnym za numer kolejny pojawi się napis AUTO. Po zapisaniu dokumentu na trwałe lub do bufora, pole to zostanie wypełnione przez numer kolejny. Użytkownik może wpisać numer z klawiatury. Program zadba o unikalność numerów i w przypadku istnienia dokumentu o takim numerze nie pozwoli go zapisać.

Kontrahent – kod dostawcy. Pole uzupełniamy ręcznie wpisując kod, wybierając z listy kontrahentów wyświetlanej po wciśnięciu przycisku Kontrahent lub wybierając z listy pracowników, banków, wspólników i urzędów, dostępnej po wciśnięciu strzałki obok przycisku.

Kategoria – przepisuje się tutaj kategorię zakupu związaną z danym kontrahentem. Po wciśnięciu przycisku Kategoria program standardowo zaproponuje listę kategorii typu Koszty.

Magazyn – magazyn, na który docelowo ma trafić kupowany towar. Istnieje możliwość powiązania magazynu z operatorem/ stanowiskiem (więcej szczegółów w części Wystawianie dokumentów – informacje dodatkowe). Istnieje możliwość zmiany magazynu na dokumencie, gdzie zostały już wpisane pozycje (towary). Zmiana magazynu jest możliwa do czasu zapisania dokumentu na trwałe.


Data wystawienia – data wystawienia dokumentu, odczytana z dokumentu źródłowego

Data przyjęcia – data faktycznego przyjęcia towaru na magazyn

Data wpływu – data wpływu dokumentu do firmy

Dokument liczony od – netto/ brutto. Decyduje o sposobie wyliczania podatku VAT.

Netto – program zlicza wartość netto pozycji wg odpowiednich stawek VAT i wylicza podatek jako % tych sum. Wartość brutto dokumentu jest sumą netto + VAT.

Brutto - najpierw wyliczana będzie wartość brutto w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT i kwota netto jako różnica brutto i VAT.


Zmiany można dokonać tylko na dokumencie, na którym nie wprowadzono jeszcze żadnych towarów/usług. W momencie pojawienia się na dokumencie pierwszej pozycji możliwość zmiany sposobu naliczania podatku VAT jest blokowana.

Rabat – wartość rabatu odczytywana jest z karty kontrahenta i powoduje pomniejszenie cen wszystkich dopisanych później pozycji. Po wpisaniu wartości rabatu na dokument zawierający już pozycje towarowe program proponuje przeliczenie cen. Zasady działania rabatów w programie zostały opisane w rozdziale Udzielanie rabatów.

Razem brutto – łączna wartość brutto PZ (razem z podatkiem VAT). Wartość brutto jest wyliczana automatycznie, zgodnie z wybranym algorytmem (od brutto lub od netto). Użytkownik nie ma możliwości jej zmiany

Netto - łączna wartość netto PZ (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany ręcznej.

Rys. Przyjęcie zewnętrzne – zakładka Ogólne

W górnej części formularza znajdują się znaczniki:

Bufor – informuje o sposobie zapisu dokumentu.

jeśli bufor jest zaznaczony dokument zostanie zapisany, ale możliwa będzie zmiana jego zawartości lub całkowite usunięcie dokumentu. Dokumenty PZ zapisane na stałe powodują zmianę wartości i ilości towaru na magazynie.

odznaczenie parametru (puste pole) oznacza, że następuje trwały zapis dokumentu. Możliwa będzie tylko jego korekta lub anulowanie. Standardowo, po dodaniu nowego dokumentu, pole bufor jest zaznaczone. Dokumenty PZ w buforze powodują zwiększenie ilości zamówionej towaru.

FZ – jest to parametr odpowiedzialny za automatyczne tworzenie Faktury Zakupu

jeśli parametr jest zaznaczony - w trakcie zapisywania Przyjęcia Zewnętrznego program automatycznie na jego podstawie tworzy dokument handlowy. Powstała Faktura Zakupu jest w buforze.

jeśli parametr nie jest zaznaczony (puste pole) – w trakcie zapisu dokumentu magazynowego program nie tworzy żadnego dokumentu handlowego. Taki sposób zapisu Przyjęcia Zewnętrznego pozwala na późniejsze generowanie Faktury Zakupu (np. zbiorcze dla kilku PZ).


Uwaga: Istnieje możliwość wystawiania dokumentów FZ i PZ wpisując ilość towaru i jego wartość (pole jest dostępne do edycji). W takim przypadku program wyliczy przybliżona cenę zakupu (z dokładnością do zaokrągleń).

4.19.5 Formularz PZ: zakładka Kontrahent

Zakładka została podzielona na dwie części. Pierwsza część dotyczy danych dostawcy, druga dotyczy nadawcy. Coraz częściej zdarzają się sytuacje, że są to dwa różne podmioty.

Przycisk umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta - dostawcy. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian).

Jako Nadawca proponowany może być:

kontrahent wpisany jako Dostawca – jeśli dla danego kontrahenta nie ma zdefiniowanego odbiorcy domyślnego na jego karcie ewidencyjnej na liście odbiorców (zakładka Dodatkowe).

kontrahent zdefiniowany jako Odbiorca domyślny na karcie ewidencyjnej nabywcy: na zakładce Dodatkowe znajduje się lista odbiorców kontrahenta. Jeśli na liście tej znajduje się odbiorca o statusie Domyślny (wartość TAK w kolumnie Domyślny), wówczas odbiorca ten jest proponowany jako Nadawca na dokumencie wystawionym dla takiego kontrahenta.

Program daje możliwość zmiany dostawcy i nadawcy(przez podanie nowego kodu) oraz zmiany jego danych na potrzeby bieżącego dokumentu (wpisane zmiany nie są zapamiętywane na kartach ewidencyjnych).

4.19.6 Formularz PZ: zakładka Dodatkowe



4.19.7 Formularz PZ: zakładka Dokumenty

Zakładka ta wyświetla listę wszystkich związanych z danym PZ dokumentów. Lista ta składa się z kolumn:

Numer – numer dokumentu skojarzonego z PZ

Typ – dokumentu skojarzonego z PZ. Pole to może przyjmować wartość:

FZ – Faktura Zakupu skojarzona z PZ

KOR – Korekta do dokumentu PZ

PKA – Przyjęcie Kaucji

DEK – Dekret Księgowy

Data – data wystawienia dokumentu skojarzonego z PZ

Razem netto – wartość netto dokumentu skojarzonego z danym Wydaniem Zewnętrznym

Poniżej listy dokumentów skojarzonych z PZ wyświetlane są informacje o wartości netto, brutto i VAT danego PZ. Pole opis pozwala na wprowadzenie dodatkowych informacji związanych z dokumentem.

Przycisk umożliwia podgląd wybranego dokumentu powiązanego z Przyjęciem Zewnętrznym.

4.20 Rozchody wewnętrzne

4.20.1 Co należy wiedzieć o dokumentach RW

Rozchody wewnętrzne to dokumenty przedstawiające ruch towaru wewnątrz firmy. Mają one wpływ na wartość magazynu. Często wykorzystywane są do udokumentowania strat czy pobrania towaru z magazynu na okres próby, wypożyczenia. Lista ta zawiera także dokumenty RW powstałe w wyniku zamknięcia inwentaryzacji oraz tworzone automatycznie po przekształceniu do dokumentów magazynowych Faktury lub Paragonu, na której znajduje się usługa złożona z zaznaczonym parametrem Pobieranie składników na FA/PA.


Uwaga: Rozchód wewnętrzny może dotyczyć tylko i wyłącznie towarów. Wyjątkiem jest dokument RW tworzony automatycznie do FA/PA. Jeżeli składnikiem usługi złożonej jest usługa prosta, wówczas zostanie przeniesiona na dokument RW.

Rozchód wewnętrzny (zatwierdzony lub w buforze) wpływa na stan towaru pomniejszając ilość w magazynie i ilość dostępną.



przy akceptacji pozycji (przez bufor) – parametr dotyczy akceptacji pozycji na dokumentach rozchodowych w buforze. W trakcie dopisywania pozycji program sprawdza ilość towaru. Każde dopisanie pozycji powoduje automatyczne zapisanie dokumentu do bufora. Należy pamiętać, że po dopisaniu pozycji i wycofaniu się z wystawianego dokumentu, dokument ten i tak pojawi się na liście (będzie w buforze). Włączenie tego parametru, w niektórych przypadkach, może spowolnić pracę.

4.20.2 Lista dokumentów RW

Oprócz standardowych przycisków w oknie dostępne są:

Korekta rozchodu wewnętrznego – możliwa jest tylko korekta ilościowa. Korekta może dotyczyć jedynie na trwale zapisanego dokumentu. Nie można korygować dokumentów o statusie AI (powstałych po zamknięciu inwentaryzacji). Zasady opisane są w rozdziale Korekta Rozchodu Wewnętrznego.

Księgowanie wg schematu – w celu zaksięgowania dokumentów RW należy je najpierw zaznaczyć (np. za pomocą spacji) i po uruchomieniu procedury wybrać schemat księgowy. Zasady księgowania zostały opisane w rozdziale Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.

Dokumenty RW mogą otrzymać status:

FA, PA – jeżeli powstały w wyniku rozchodowania składników sprzedanej usługi złożonej,

AI – jeżeli powstały w wyniku zamknięcia inwentaryzacji - takich RW nie można usuwać, korygować ani anulować.


4.20.3 Formularz RW – obsługa


4.20.4 Formularz RW: zakładka Ogólne

Informacje, jakich dostarcza nam ta zakładka, dotyczą kontrahenta, numeru i pozycji rozchodowanych z magazynu na jego podstawie.

Dokument – wybór typu dokumentu determinuje sposób numeracji. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanej w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Magazyn/ Rozchody wewnętrzne. W programie dla Rozchodów Wewnętrznych predefiniowany został schemat złożony z trzech sekcji Symbol/ Numer/ Rok.

Numer – numer kolejny dokumentu nadany zgodnie z podanym wcześniej schematem.

Kontrahent – kod kontrahenta możemy wybrać z listy wyświetlanej po wciśnięciu przycisku Kontrahent. Lista banków, urzędów, pracowników i wspólników jest dostępna po wciśnięciu strzałki widocznej obok przycisku. Dopuszczalne jest również wystawienie RW dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!.


Kategoria – możemy wybrać kategorię która dostarczy nam dodatkowych informacji o dokumencie. Standardowo, po wybraniu przycisku Kategoria wyświetli nam się lista kategorii rozchodowych. Jeśli na liście nie ma potrzebnej kategorii, możemy ją dopisać wykorzystując do tego dostępne standardowe przyciski i klawisze.

Magazyn – kod magazynu, z którego następuje wydanie towaru. Jeden dokument może dotyczyć tylko jednego, wybranego w nagłówku magazynu. Istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. Mechanizm został dokładniej opisany w rozdziale dotyczącym Informacji dodatkowych.

Data wystawienia – data wystawienia dokumentu jest jednocześnie datą wydania towaru z magazynu.

Razem netto – łączna wartość netto całego dokumentu

Bufor – po zaznaczeniu tego parametru i zapisaniu dokumentu dopuszczalna jest modyfikacja całego dokumentu. RW w buforze blokuje numer, tak więc po wykasowaniu go może powstać luka w numeracji. Przerwę w numeracji można uzupełnić przez „ręczne” wpisanie brakującego numeru.

4.20.5 Formularz RW: zakładka Kontrahent

Zakładka ta dostarcza informacji o odbiorcy. Wyświetlana jest tutaj między innymi pełna nazwa kontrahenta, jego adres, numer NIP. Wszelkie wprowadzone tu zmiany dotyczące kontrahenta np. korekta adresu, będą dotyczyły tylko i wyłącznie tego dokumentu, nie spowodują zmiany na karcie kontrahenta.

W polu Opis możemy odnotować dodatkowe informacje związane z kontrahentem czy rozchodowanym towarem. Warto pamiętać, że pole to może być wykorzystywane przy sortowaniu dokumentów.

4.20.6 Formularz RW: zakładka Dokumenty

Zakładka ta wyświetla listę wszystkich związanych z danym RW dokumentów. Lista ta składa się z kolumn:

Numer – numer dokumentu skojarzonego z RW

Typ – dokumentu skojarzonego z RW. Pole to może przyjmować wartość:

KOR – korekta do dokumentu RW

AI – arkusz inwentaryzacyjny, który posłużył do utworzenia RW

FZ – jeśli RW powstało na podstawie korekty dokumentu pierwotnego FZ.


Data – wystawienia dokumentu skojarzonego z RW

Razem netto – wartość netto dokumentu skojarzonego z danym Rozchodem Wewnętrznym

Przycisk umożliwia podgląd wybranego dokumentu powiązanego z Rozchodem Wewnętrznym.

4.21 Przyjęcia wewnętrzne

4.21.1 Co należy wiedzieć o dokumentach PW

Przyjęcie wewnętrzne to operacja wykonywana wewnątrz firmy. Nie powoduje ona powstania płatności ani naliczenie podatku VAT, ma za to bezpośredni wpływ na ilość i wartość zasobu w magazynie.

Po wyborze funkcji Przyjęcie wewnętrzne zostanie wyświetlona lista przeprowadzonych transakcji. Lista zawiera dokumenty Przyjęć Wewnętrznych i ich korekty.

Lista ta zawiera również dokumenty, które są wynikiem zamknięcia inwentaryzacji. PW powstałe w celu ustalenia stanu (inwentaryzacja) w kolumnie status oznaczone są symbolem AI. Dokumentów tych nie można korygować ilościowo, ani anulować. Możliwe jest natomiast wykonanie korekty wartości (ceny) dla takich dokumentów.

4.21.2 Lista Przyjęć Wewnętrznych

Zasady dotyczące grupowania, sortowania, wyszukiwania dokumentów (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. Oprócz standardowych przycisków w oknie dostępne są:

Korekta przyjęcia wewnętrznego – możliwe jest korygowanie ilości lub wartości Przyjęcia Wewnętrznego. Zasady tworzenia korekt zostały opisane w rozdziale Dokumenty korygujące


Księgowanie wg schematu – w celu zaksięgowania dokumentów PW należy je najpierw zaznaczyć (np. za pomocą spacji) i po uruchomieniu procedury wybrać schemat księgowy. Zasady księgowania zostały opisane w odrębnym rozdziale.

Lista Przyjęć Wewnętrznych informuje o numerze, dacie wystawienia dokumentu, magazynie na który towar został przyjęty, kontrahencie, od którego towar został przyjęty (kod), mieście z którego pochodzi kontrahent i o wartości dokumentu.

Ponadto na liście widoczny jest Status dokumentu – symbol AI oznacza, że dokument związany jest z inwentaryzacją.

Wpisując nowy dokument lub edytując istniejący na ekranie wyświetla nam się formularz Przyjęcia Wewnętrznego. Zbudowany on jest z zakładek.

4.21.3 Formularz PW – obsługa


4.21.4 Formularz PW: zakładka Ogólne

Zakładka zawiera następujące informacje:

Dokument – wybór typu dokumentu determinuje sposób numeracji. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanej w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Magazyn/ Przyjęcia wewnętrzne. W programie dla Przyjęć Wewnętrznych predefiniowany został schemat złożony z trzech sekcji Symbol/ Numer/ Rok.

Numer – numer dokumentu nadany zgodnie z przyjętym schematem numeracji

Kontrahent – podajemy kod dostawcy, od którego otrzymaliśmy towar. Wyboru możemy dokonać z listy kontrahentów lub z dostępnych po wciśnięciu strzałki, list banków, pracowników, wspólników lub urzędów. Dopuszczalne jest też wybranie kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!

Kategoria –możemy wybrać kategorię, która dostarczy nam dodatkowych informacji o dokumencie (domyślnie podpowiada się kategoria zakupu z karty kontrahenta). Standardowo, po wybraniu przycisku Kategoria wyświetli nam się lista kategorii kosztowych. Jeśli na liście nie ma potrzebnej kategorii, możemy ją dodać wykorzystując do tego dostępne standardowe przyciski i klawisze.

Rys. 1 Formularz PW - zakładka Ogólne


Magazyn – kod magazynu, do którego dokonujemy Przyjęcia Wewnętrznego. Jeden dokument może dotyczyć tylko jednego, wybranego w nagłówku magazynu. Istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. Mechanizm został dokładniej opisany w rozdziale dotyczącym Informacji dodatkowych.

Data wystawienia – data wystawienia dokumentu jest jednocześnie datą przyjęcia towaru na magazyn.

Razem netto – łączna wartość netto całego dokumentu

Bufor – po zaznaczeniu tego parametru i zapisaniu dokumentu, towar nie jest przyjmowany jeszcze na magazyn. Dopuszczalna jest modyfikacja całego dokumentu. PW w buforze blokuje numer, tak więc po wykasowaniu go może powstać luka w numeracji, którą należy uzupełnić ręcznie. Jeśli parametr jest odznaczony – dokument jest zapisywany na trwałe.

4.21.5 Formularz PW: zakładka Kontrahent

Dostarcza szczegółowych informacji o kontrahencie, w tym przypadku dostawcy. Zmiana kontrahenta na tej zakładce (poprzez wpisanie innego kodu czy wybór z listy) powoduje automatyczną zmianę kontrahenta na zakładce Ogólne. Modyfikacja wyświetlanych danych dostawcy na wpływ tylko na dany dokument, nie będą one zapamiętane na karcie kontrahenta.

Na zakładce tej wyświetlane są dodatkowe informacje związane z Przyjęciem Wewnętrznym. Informacje te można zapisać w polu opis. Pole to może być wykorzystywane przy szukaniu dokumentu.

4.21.6 Formularz PW: zakładka Dokumenty

Zakładka ta wyświetla listę wszystkich związanych z danym PW dokumentów. Lista ta składa się z kolumn:

Numer – numer dokumentu skojarzonego z PW

Typ – dokumentu skojarzonego z PW. Pole to może przyjmować wartość:

KOR – korekta do dokumentu PW

AI - arkusz inwentaryzacyjny, na podstawie którego powstało przyjęcie

FA – jeśli PW zostało wygenerowane do korekty FA pierwotnej


Data – data wystawienia dokumentu skojarzonego z PW

Razem netto – wartość netto dokumentu skojarzonego z danym Przyjęciem Wewnętrznym

Przycisk umożliwia podgląd wybranego dokumentu powiązanego z Rozchodem Wewnętrznym.

4.22 Przesunięcia międzymagazynowe

4.22.1 Co należy wiedzieć o przesunięciach MM

Jedną z podstawowych cech modułu Handel jest wielomagazynowość. W programie można prowadzić wiele magazynów lokalnych (w obrębie jednej bazy danych) oraz odległych (odpowiadających np. oddziałom w innych miastach).

Do przesuwania towaru pomiędzy magazynami służą dokumenty Przesunięć Międzymagazynowych MM. Na dokumencie MM określamy magazyn źródłowy – czyli ten, z którego wydawany jest towar oraz magazyn docelowy – czyli ten, do którego towar jest przesuwany.

W wyniku przesunięcia MM towar przestaje być dostępny w jednym magazynie, a powiększa zasoby w drugim (docelowym). W przypadku przesunięć pomiędzy magazynami odległymi odbywa się to w oparciu o eksport dokumentu MM do pliku, a następnie jego import.

Warto przy tym pamiętać, że w przypadku przesunięć pomiędzy magazynami lokalnymi - ogólna ilość towaru w firmie (bazie), widoczna np. na liście zasobów dla wszystkich magazynów, nie ulega zmianie. Natomiast w chwili wystawiania dokumentu, dla którego musimy określić magazyn, dostępna jest ilość odpowiednio pomniejszona/ powiększona.

Należy pamiętać, że każdy dokument wystawiany w systemie musi być powiązany przynajmniej z jednym lokalnym magazynem.

W przypadku, gdy przyjmujemy do firmy jedną dużą dostawę towaru, którą chcemy rozmieścić w różnych magazynach – musimy towar wprowadzić do jednego z magazynów, a następnie przesunąć odpowiednie ilości do pozostałych magazynów.

Uwaga: Warto pamiętać, że w Przesunięciu Międzymagazynowym mogą uczestniczyć tylko towary (nie można przesuwać pozycji o statusie usługa).



przy akceptacji pozycji (przez bufor) – parametr dotyczy akceptacji pozycji na dokumentach rozchodowych w buforze. W trakcie dopisywania pozycji program sprawdza ilość towaru. Każde dopisanie pozycji powoduje automatyczne zapisanie dokumentu do bufora. Należy pamiętać, że po dopisaniu pozycji i wycofaniu się z wystawianego dokumentu, dokument ten i tak pojawi się na liście (będzie w buforze). Włączenie tego parametru, w niektórych przypadkach, może spowolnić pracę.

4.22.2 Lista magazynów

Standardowo w programie zdefiniowany jest jeden magazyn. Listę magazynów, z poziomu której można dopisać inne, wywołujemy poprzez wciśnięcie kombinacji klawiszy <CTRL>+<M> z menu głównego lub z poziomu Ogólne/ Inne/ Magazyny.

Podczas definiowania w programie nowego magazynu na formularzu znajduje się pole odpowiedzialne za Typ magazynu:

magazyn lokalny – oznacza, że magazyn funkcjonuje w tej samej bazie danych co magazyn główny

magazyn odległy - oznacza, że magazyn funkcjonuje w innej bazie danych niż bieżąca

magazyn serwisowy – oznacza, że magazyn został utworzony na potrzeby modułu Serwis. Możliwość wystawiania dokumentów na magazyn serwisowy jest mocno ograniczona, praktycznie jedyne dokumenty, które można wystawiać na magazynie serwisowym z poziomu listy dokumentów to dokumenty MM (pozostałe powstają automatycznie tylko w wyniku realizacji zleceń serwisowych).

magazyn mobilny – oznacza, że magazyn przeznaczony jest do pracy z urządzeniem mobilnym z wykorzystaniem aplikacji Comarch ERP Mobile Sprzedaż.

Możliwość zmiany typu magazynu jest blokowana, jeśli w danym magazynie zostanie wprowadzony dokument.

Uwaga: Magazyny typu odległy będą wykorzystywane jedynie podczas tworzenia dokumentów MM, ich eksportu i importu. Natomiast nie będą widoczne na żadnych listach dostępnych podczas wystawiania dokumentów oraz na liście zasobów w bieżącej bazie danych. Magazyny typu mobilny przeznaczone są tylko do współpracy z urządzeniem mobilnym i również nie będą widoczne na żadnych listach dostępnych podczas wystawiania dokumentów oraz na liście zasobów w bieżącej bazie danych.

Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski:

Dodaj- dodanie nowego magazynu (magazyn otwierany jest z zerowymi zasobami)

Zmień – możliwa jest zmiana symbolu oraz nazwy magazynu. Zmiana nie powoduje utraty informacji o zasobach w danym magazynie. Na już istniejących dokumentach symbol magazynu jest podmieniany.


Usuń – usunąć można tylko magazyn, w którym nie ma żadnych zasobów ani nie jest związany z żadnym dokumentem.

Status - na liście można wyświetlać wszystkie wpisane magazyny, tylko aktywne (czyli takie, które posiadają jakieś zasoby oraz biorą udział w przesunięciach towarami) lub nieaktywne (czyli takie, które nie biorą już udziału w gospodarowaniu zasobami).

Typ - listę magazynów można filtrować wg typu magazynów (lokalne/ odległe/ wszystkie). Na liście magazynów typ magazynu jest widoczny w kolumnie S (L oznacza magazyn lokalny, o - magazyn odległy).

Użytkownik ma możliwość założenia zakazu pracy na danym magazynie dla poszczególnych operatorów, z poziomu zakładki Zakazy. Funkcja została szerzej opisana w odrębnym rozdziale tego podręcznika, w części Wystawianie dokumentów – informacje dodatkowe.

Dodając nowy magazyn określamy jego symbol i nazwę. Należy również określić typ magazynu – czy jest to magazyn lokalny, odległy, serwisowy czy mobilny.

Istnieje również możliwość wprowadzenia dodatkowego opisu ułatwiającego identyfikację magazynu.

Na formularzu znajduje się również parametr Nieaktywny – jego zaznaczenie spowoduje, że magazyn nie będzie widoczny na liście wywoływanej z poziomu innych okien w programie (np. nie będzie możliwości wyświetlenia zasobów dla tego magazynu). Parametr może być zaznaczony dla magazynów, które nie są już wykorzystywane w firmie.

Cena domyślna – każdy magazyn lokalny i serwisowy może mieć ustaloną własną cenę sprzedaży, która będzie podpowiadała się na dokumentach wystawianych na ten magazyn. Można ją wybrać spośród aktywnych cen zdefiniowanych w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Ceny towarów i usług. Cena ta jest nadrzędna w stosunku do cen domyślnych dla towaru i kontrahenta. Wyjątek stanowi rabat typu Stała Cena, który ma najwyższy priorytet. Pozostałe rabaty definiowane na Karcie Kontrahenta, w Ogólne/Rabaty oraz bezpośrednio na formularzu dokumentu będą wyliczane od ceny domyślnej dla magazynu.

Uwaga: Ceny, która została ustawiona jako domyślna dla magazynu, nie można ustawić jako nieaktywnej w System/ Konfiguracja Firmy/ Handel/ Ceny towarów i usług.

4.22.3 Lista Przesunięć Międzymagazynowych

Lista MM – Przesunięć Międzymagazynowych dostępna jest z poziomu menu Handel/ Inne/ Przesunięcia międzymagazynowe. Zawiera wszystkie wystawione w programie dokumenty tej klasy. Informacje wyświetlane na liście to:

Numer dokumentu – numer dokumentu zgodny ze schematem jaki został wybrany dla dokumentów tej klasy. Może się składać z trzech do pięciu sekcji. Dla dokumentów tej klasy predefiniowano w programie schemat złożony z trzech sekcji: symbol /rok/ numer

Status – informacja o typie magazynu źródłowego i docelowego. W zależności od typu magazynów z MM – po zatwierdzeniu dokumentu na liście w kolumnie Status pojawia się:

LL – jeśli dokument dotyczył magazynów lokalnych

LO – jeśli magazyn docelowy jest zdefiniowany jako odległy

OL – jeśli dokument MM został zaimportowany z pliku (z magazynu odległego)

RO – jeśli dokument MM utworzony został z Rezerwacji Wewnętrznej.

Data operacji – data wykonania operacji przesunięcia towaru z magazynu źródłowego do magazynu docelowego. Jest to również data z jaką dany dokument będzie księgowany.

Magazyn źródłowy – magazyn, z którego przesuwamy towar

Magazyn docelowy – magazyn, na który przyjmowany jest towar

Wartość – wartość dokumentu MM

Oprócz standardowych przycisków na liście znajdują się:

Księgowanie do księgowości kontowej – użycie tego przycisku powoduje rozpoczęcie księgowania Przesunięć Międzymagazynowych na odpowiednie konta księgowe. Księgowanie odbywa się na podstawie zdefiniowanych schematów księgowych i zostało opisane w odrębnym rozdziale.

Korekta przesunięcia międzymagazynowego – możliwa jest tylko korekta ilościowa. Korektę możemy zrobić jedynie do zatwierdzonego przesunięcia. Sposób został opisany w rozdziale Dokumenty korygujące.

Uwaga: Korekta dokumentu MM jest Przesunięciem Magazynowym towaru w przeciwnym kierunku. Podczas korygowania dokumentu MM towar jest pobierany z magazynu źródłowego zgodnie z przyjętą zasadą rozliczania magazynu. W związku z tym może się zdarzyć, że wartość takiej "korekty" będzie inna niż wartość korygowanego przesunięcia MM, w przypadku, gdy na korekcie zostaną przesunięte towary z innej dostawy niż przesunięte dokumentem MM


Warto również pamiętać, że w przypadku dokumentów MM funkcjonują pojęcia Magazyn źródłowy i Magazyn docelowy, które również mają wpływ na listę wyświetlanych dokumentów. Przez właściwy dobór tych parametrów możemy w przypadku ogólnym uzyskać wszystkie dokumenty (magazyn źródłowy: puste pole i magazyn docelowy: puste pole).

4.22.4 Formularz MM – obsługa


4.22.5 Formularz MM: zakładka Ogólne

W celu utworzenia nowego Przesunięcia Międzymagazynowego możemy posłużyć się klawiszem <INSERT>,

przyciskiem lub poleceniem Dodaj z menu kontekstowego. Menu kontekstowe wywołujemy z listy przesunięć prawym klawiszem myszki.

Informacje zawarte na tej zakładce to:

Dokument – typ dokumentu w klasie Przesunięcie międzymagazynowe. Decyduje on o sposobie numeracji. Domyślnie proponowany jest typ dokumentu ustawiony w konfiguracji programu (Konfiguracja firmy/ Magazyn/ Dokumenty). Naciskając przycisk Dokument dostaniemy się do listy wszystkich rodzajów schematów w danej klasie i w ten sposób możemy wybrać inny sposób numeracji lub możemy stworzyć nowy schemat.

Numer – wartość pola numer zależy od wybranego typu dokumentu (czyli od wybranego schematu numeracji). W zależności od schematu wyświetlonych zostanie od trzech do pięciu pól, które będą zawierały poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca rejestr (serię) – naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich serii zdefiniowanych dla Przesunięć Międzymagazynowych i pozwoli na wskazanie właściwej.


Rys. Dokument MM – zakładka Ogólne

Kategoria – standardowo proponowana jest lista przychodowych. Wybranie kategorii umożliwia przeprowadzenie raportów i analiz oraz pozwala po zaksięgowaniu uzupełnić gromadzone w księgowości dane.

Data wystawienia – data wystawienia dokumentu.

Razem netto – łączna wartość Przesunięcia Magazynowego. Jest to wartość netto (bez podatku VAT).

Parametr Bufor - standardowo, na formularzu nowo tworzonego dokumentu parametr ten jest zaznaczony. Pozwala on na zapisanie dokumentu do bufora i późniejszą jego modyfikację i poprawę. W celu ostatecznego zatwierdzenia Przesunięcia Międzymagazynowego należy odznaczyć ten parametr (pole bufor puste) i zapisać dokument.

Podczas wystawiania dokumentów MM należy określić magazyn źródłowy i docelowy. Magazynem źródłowym podczas wystawiania dokumentu MM może być jedynie magazyn zdefiniowany jako lokalny (program automatycznie zawęża listę). Jako magazyn docelowy można określić zarówno magazyn lokalny jak i odległy.

jeśli magazyn docelowy jest magazynem lokalnym (dotyczy też magazynów serwisowych i mobilnych) – w chwili zatwierdzenia dokumentu MM towar zostaje zdjęty z magazynu źródłowego i automatycznie wprowadzony do magazynu określonego jako docelowy.

jeśli magazyn docelowy jest magazynem odległym – w chwili zatwierdzenia dokumentu MM towar zostaje zdjęty z magazynu. Aby pojawił się w magazynie docelowym należy wykonać eksport MM do pliku, a następnie w magazynie docelowym – jej import.

4.22.6 Formularz MM: zakładka Dokumenty

Zakładka ta wyświetla listę wszystkich związanych z danym MM dokumentów. Lista ta składa się z kolumn:

Numer – numer dokumentu skojarzonego z MM

Typ – dokumentu skojarzonego z MM. Pole to może przyjmować wartość:

SRW – dokument utworzony w module Serwis, dla którego wykonano przeniesienie części na magazyn serwisowy


Data – data wystawienia dokumentu skojarzonego z MM

Razem netto – wartość netto dokumentu skojarzonego z danym Przesunięciem Magazynowym


Przycisk umożliwia podgląd wybranego dokumentu powiązanego z Przesunięciem Magazynowym.

Na zakładce tej wyświetlane są informacje dodatkowe związane z Przesunięciem Magazynowym. Informacje te można zapisać w polu opis. Pole to może być wykorzystywane podczas wyszukiwania dokumentu.

4.22.7 Przesyłanie dokumentów MM pomiędzy magazynami odległymi

W systemie Comarch ERP Optima istnieje możliwość wymiany dokumentów MM pomiędzy magazynami prowadzonymi w dwóch różnych bazach danych. Dokumenty takie są przenoszone w postaci plików XML. W magazynie źródłowym istnieje możliwość zapisania dokumentu MM do pliku, natomiast w magazynie docelowym istnieje funkcja, która pozwala na zaimportowanie dokumentu (i wprowadzenie towaru do magazynu).

4.22.7.1 Eksport dokumentu MM

Eksport dokumentów MM do pliku jest możliwy po wciśnięciu przycisku . Eksportowane są dokumenty MM zaznaczone na liście.

Po wciśnięciu przycisku pojawia się okienko pozwalające na podanie nazwy pliku, w którym zapisane zostaną dokumenty i jego położenia. W trakcie wykonywania eksportu wyświetlane są informacje o przebiegu operacji.

Po wykonaniu eksportu w kolumnie Status pojawia się znacznik E, oznaczający, że dokument został już wyeksportowany do pliku.

Zasady eksportu MM do pliku:

Eksport dotyczy tylko dokumentów MM, gdzie magazyn docelowy jest magazynem odległym.

Nie można eksportować do pliku dokumentów MM, które dotyczą magazynów lokalnych.

Dokument MM może być eksportowany kilka razy – program wyświetla ostrzeżenie o ponownym eksporcie.

Dokumenty MM, które będą eksportowane do pliku należy wcześniej zaznaczyć na liście.

Do jednego pliku można eksportować równocześnie kilka dokumentów MM (muszą być zaznaczone na liście)

Każdy zestaw dokumentów jest zapisywany w odrębnym pliku XML. Nie ma możliwości dopisania dokumentu do już istniejącego pliku. Możliwe jest jedynie nadpisanie danych, co oznacza, że wcześniej zapisane w pliku informacje zostaną utracone.

Uwaga: W przypadku dokumentów MM, gdzie magazynem docelowym jest magazyn odległy nie ma możliwości wykonania korekty (MM zwrotnej). Aby zwrócić towar należy zaimportować odpowiedni dokument MM pochodzący z magazynu odległego.

4.22.7.2 Import dokumentu MM

Import MM jest możliwy po wciśnięciu przycisku na liście dokumentów MM w magazynie docelowym.

Nazwa pliku – pełna ścieżka dostępu do pliku zawierającego dokument MM. Podczas określania dostępu można posłużyć się przyciskiem.

Na wyświetlonej liście dokumentów MM (zapisanych we wskazanym pliku) należy zaznaczyć te, które będą importowane. Dopiero po zaznaczeniu przynajmniej jednego dokumentu dostępny jest przycisk Zatwierdź. Jego wciśnięcie spowoduje zaimportowanie zaznaczonych dokumentów MM.


Rys. Import dokumentu MM

Uwaga: Podczas importu dokumentów MM program porównuje symbole magazynu źródłowego i docelowego określonego na dokumencie MM z symbolami magazynów zdefiniowanych w oknie importu.

Jeśli symbole określone w oknie nie są zgodne z symbolami z dokumentów MM – program importuje dokumenty MM przypisując magazyny zgodnie z ustawieniami w oknie.

Jeśli symbole magazynów z dokumentów MM nie będą zgodne z symbolami magazynów zdefiniowanych w oknie importu w części Magazyny importowanego dokumentu:

magazyn źródłowy – magazyn źródłowy, z którego pochodzą dokumenty MM. Jeśli na MM magazyn źródłowy będzie inny – program wyświetli informację o niezgodności z zapytaniem, czy mimo to przeprowadzić import. Dostępna lista magazynów zawiera tylko magazyny zdefiniowane na Liście magazynów jako odległe.

magazyn docelowy – magazyn docelowy, do którego zostanie wprowadzony towar. Jeśli magazyn docelowy z MM jest inny niż określony w oknie importu - program wyświetli informację o niezgodności z zapytaniem, czy mimo to przeprowadzić import. Dostępna jest lista magazynów zdefiniowanych na Liście magazynów jako lokalne.

Użytkownik ma możliwość akceptacji importu z zaproponowanymi parametrami lub rezygnacji. W przypadku rezygnacji dokument MM zostanie pominięty podczas importu.

Aby import przebiegał bez zakłóceń należy stosować zasady:

jednorazowo importować tylko dokumenty MM ze zgodnym magazynem źródłowym i lokalnym.

w oknie importu określać magazyny domyślne zgodne z magazynami z importowanych dokumentów MM.

Uwaga: Bardzo istotna jest zgodność symboli nadawanych magazynom w poszczególnych bazach, pomiędzy którymi następuje wymiana dokumentów MM.

Uwaga: W przypadku dokumentów MM, gdzie magazynem źródłowym jest magazyn odległy nie ma możliwości wykonania korekty (MM zwrotnej). Aby zwrócić towar należy wystawić odpowiedni dokument MM przeznaczony do magazynu odległego.

Zasady importu MM z pliku:

Jeśli na dokumencie MM występują towary, które nie posiadają kart w magazynie docelowym - w trakcie importu program zakłada brakujące karty.

Jeśli na zakładanych kartach wpisana jest jednostka miary lub grupa, która nie istnieje w magazynie docelowym – zostanie automatycznie uzupełniona.


Program nie uzupełnia listy walut – jeśli na zakładanych kartach towarowych wykorzystana jest waluta nie zdefiniowana w bieżącej bazie Użytkownik powinien ją dopisać (menu System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Waluty).

W trakcie importu nie jest przeprowadzana aktualizacja danych na karcie towaru – tzn. na kartach już istniejących nie są wprowadzane żadne zmiany.

Identyfikacja towaru w trakcie importu oparta jest o kody towarów.

Uwaga: Po zaimportowaniu dokumentu MM z pliku należy wykonać odświeżenie konfiguracji. Funkcja jest dostępna w menu System lub pod klawiszem F9 (po zamknięciu wszystkich okien). Dzięki temu w bazie widoczne będą wszystkie informacje dopisane do konfiguracji w trakcie importu.

W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu znajduje się parametr związany z importem MM z pliku: MM-OL: Bufor,:

jeśli parametr jest odznaczony – dokument MM jest zapisywany na trwałe w chwili importu. Towar jest od razu wprowadzany na magazyn i zwiększa ilość dostępną.

jeśli parametr jest zaznaczony – dokument jest najpierw zapisywany do bufora. Towar nie jest wprowadzany na magazyn, ilość z dokumentu MM jest widoczna w kolumnie Zamówienia. Dopiero w chwili zatwierdzenia dokumentu towar jest wprowadzany na magazyn.

Uwaga: Zaimportowany dokument MM w buforze nie podlega edycji – Użytkownik nie ma możliwości wprowadzania zmian na liście pozycji.

W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry znajduje się parametr Aktualizuj ceny zakupu na podstawie dokumentów MM-OL. Daje on możliwość aktualizowania ceny zakupu towaru na podstawie wprowadzonego dokumentu MM z magazynu odległego:

jeśli parametr jest zaznaczony – zmianie ulega ostatnia cena zakupu na karcie wprowadzanych towarów, a tym samym istnieje możliwość aktualizacji cen sprzedaży (na ogólnie obowiązujących zasadach)

jeśli parametr jest odznaczony – cena zakupu na karcie towaru pozostaje po imporcie bez zmian (jak dotychczas)

Dokument MM jest zawsze wystawiany w walucie systemowej PLN. Jeśli ostania cena zakupu na karcie towaru jest wprowadzona w walucie obcej, a Użytkownik zaznaczy parametr o aktualizacji ostatniej ceny – to po imporcie cena zakupu na karcie będzie wyrażona w PLN.

Uwaga: W przypadku, gdy bezpośrednio po imporcie dokument MM jest zapisywany na trwałe nie jest wywoływane okno z aktualizacją cen sprzedaży. Jeśli Użytkownik chce, aby po imporcie MM możliwe było aktualizowanie cen sprzedaży powinien w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu zaznaczyć parametr MM-OL Bufor. Wtedy po imporcie MM zostanie zapisana do bufora, a przy jej zatwierdzaniu na stałe program wywoła funkcję aktualizującą ceny sprzedaży.

4.23 Inwentaryzacja

4.23.1 Jak przeprowadzić inwentaryzację?

Funkcja Inwentaryzacji pozwala na uzgodnienie stanów magazynowych w programie ze stanem rzeczywistym magazynu. Inwentaryzacja składa się z trzech etapów:

Etap 1 – przygotowanie arkuszy inwentaryzacyjnych

Etap 2 – uzupełnienie stanów rzeczywistych towarów w magazynie

Etap 3 – utworzenie dokumentów korygujących stany (PW i RW)

Zasady obsługi okna zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie.


4.23.1.1 Etap 1 – przygotowanie podkładek inwentaryzacyjnych

Rolę podkładek inwentaryzacyjnych w systemie pełnią dokumenty AI, na których zostały wpisane poszczególne towary, natomiast nie są jeszcze uzupełnione ilości.

Arkusz inwentaryzacyjny dotyczy zawsze jednego, wybranego magazynu. Istnieje jednak możliwość przygotowania dla danego magazynu kilku arkuszy.

Warto również pamiętać, że towar, który w ramach jednej inwentaryzacji został już wpisany na arkusz – nie będzie dostępny do wpisania na innym.

Towar wpisany na AI nie ma wpływu na ilość towaru w magazynie oraz na jego wartość. Warto jednak wiedzieć, że towar, który został wpisany na arkusz inwentaryzacyjny nie może brać udziału w transakcjach w danym magazynie.

Przykład: Tworzymy AI dla magazynu o symbolu MAGAZYN2. Podczas wystawiania Faktury Sprzedaży związanej z MAGAZYNEM2 wyświetlamy listę zasobów – towary wpisane na AI nie pojawią się na liście. Natomiast jeśli Faktura Sprzedaży będzie związana z innym magazynem – towary te będą widoczne na liście zasobów.

Formularze AI obsługiwane są w trochę inny sposób niż pozostałe formularze w systemie:

Podczas przygotowywania arkuszy inwentaryzacyjnych nie wpisujemy ilości towaru – wynosi ona zawsze 0.

Formularz można zapisać do bufora – wtedy możliwa jest jeszcze zmiana wpisanych pozycji (usunięcie lub dopisanie nowych), natomiast nadal nie jest możliwa edycja ilości.

Kiedy arkusz jest już gotowy – zatwierdzamy go (na stałe). Teraz trzeba policzyć towar w magazynie.

4.23.1.2 Etap 2 – uzupełnienie stanów rzeczywistych

Kiedy towary są już policzone, czas na wprowadzenie do systemu stanów rzeczywistych.

Aby uzupełnić stan towaru należy wyedytować (np. przy pomocy przycisku z lupą) odpowiedni arkusz inwentaryzacyjny.

Na zapisanym na stałe arkuszu nie można już zmieniać „zestawu” towarów. Natomiast możliwa jest edycja ilości na wprowadzonym towarze (dwukrotne kliknięcie lewym przyciskiem myszy lub wciśnięcie przycisku z lupą)

Wpisujemy rzeczywisty stan towaru w magazynie (nie różnicę!!!)

Po uzupełnieniu pola Ilość dla wszystkich towarów na arkuszu – zapisujemy go przyciskiem z dyskietką

Teraz pora na utworzenie dokumentu, który skoryguje stany magazynowe.

4.23.1.3 Arkusze inwentaryzacyjne pomocnicze AIP

Podczas przeprowadzania inwentaryzacji można posłużyć się arkuszami pomocniczymi, tworzonymi na przykład przez poszczególnych operatorów przeprowadzających inwentaryzację w magazynie.

Aby utworzyć AIP należy najpierw stworzyć w arkuszu inwentaryzacyjnym (AI) listę towarów, bez wypełniania informacji o ilościach. Na AI powinny znaleźć się wszystkie towary, jakie uczestniczą w spisie.

Kolejny krok to utworzenie arkuszy pomocniczych AIP. Z poziomu listy dokumentów AI, po wciśnięciu przycisku AIP widocznego w dolnej części okna, otwierana jest lista arkuszy pomocniczych. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski Dodaj, Zmień, Usuń. Na liście widoczny jest numer kolejny AIP utworzonego dla danego AI oraz kod i nazwisko operatora wprowadzającego arkusz. Po dodaniu nowego AIP operator na podstawie spisu towarów, który wykonał, uzupełnia listę towarów wraz z ilościami. Podczas dopisywania towarów na AIP można wykorzystać opcję równoczesnego wyboru wielu towarów (jeśli w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel /Parametry zaznaczona jest opcja Dodawanie pozycji na dokumencie: wybór wielu towarów) lub dodawać towary pojedynczo (jeśli w konfiguracji zaznaczona jest jedna z pozostałych opcji).

Po uzupełnieniu swojego arkusza – operator zatwierdza go.

Uwaga: Na AIP można wpisywać tylko te towary, które wcześni ej zostały wpisane na arkusz główny AI. Na AIP nie można umieścić towaru, który nie jest wpisany na AI.


Uwaga: Na AIP ilość towaru może być wprowadzana w dowolnej jednostce: podstawowej lub pomocniczej. Jeden towar może występować na AIP wiele razy, w różnych jednostkach.

Jeśli wszyscy operatorzy wprowadzą swoje arkusze AIP – można przeliczyć stan towaru w magazynie. Na arkuszu

głównym AI pojawił się przycisk , który umożliwia przeliczenie ilości na AI. Ilość jest wyliczana na podstawie ilości wprowadzonych na poszczególne AIP. Ilość na AI jest wyrażona zawsze w jednostce podstawowej. W przypadku, gdy na AIP ilość była podana w jednostce pomocniczej – jest przeliczana zgodnie z przelicznikiem podanym na karcie towaru.

Kilka zasad dotyczących AIP: 1. AIP można dodać tylko w przypadku, jeśli Użytkownik nie wprowadził „ręcznie” ilości na arkuszu głównym

AI. 2. Po utworzeniu AIP blokowana jest możliwość „ręcznego” wpisania ilości na arkuszu głównym AI. 3. Kolejne AIP można dodawać aż do momentu zamknięcia inwentaryzacji (wygenerowania PWAI/RWAI).

Dodawanie nowych AIP jest możliwe nawet wtedy, jeśli Użytkownik przeliczył już ilości na AI. 4. W momencie zamykania inwentaryzacji ilości na arkuszu głównym są zawsze jeszcze raz przeliczane

w oparciu o AIP.

4.23.1.4 Etap 3 – utworzenie dokumentu RW/PW

AI nie wpływają na stan towaru w magazynie. Dopiero po ich przekształceniu tworzone są dokumenty magazynowe PW i RW, które wpływają na zasoby i regulują ilość i wartość towaru.

Dokumenty PW/RW są tworzone w oparciu o jeden lub kilka arkuszy inwentaryzacyjnych. Arkusze, które mają

zostać zamknięte należy zaznaczyć na liście, a następnie wcisnąć przycisk .

Podczas zamykania inwentaryzacji program wylicza różnicę pomiędzy stanem w magazynie a stanem wprowadzonym na AI. Dla nadwyżek tworzony jest dokument PW wprowadzający towar do magazynu. Natomiast dla towarów, gdzie stwierdzono niedobór tworzony jest dokument RW, zdejmujący towar z magazynu.

Dokumenty numerowane są zgodnie z ustalonym w konfiguracji schematem numeracji (predefiniowane są schematy RWAI – dla rozchodu i PWAI – dla przychodu).

W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry znajduje się parametr związany z zamykaniem inwentaryzacji:

1. Przyjęcie inwentaryzacyjne do bufora:

jeśli parametr jest odznaczony dokumenty PW tworzone przy zamykaniu inwentaryzacji są zapisywane od razu na trwałe. Towar jest wprowadzany do magazynu w ostatniej cenie zakupu z karty.

jeśli parametr jest zaznaczony to dokumenty PW tworzone przy zamykaniu inwentaryzacji są zapisywane do bufora, gdzie Użytkownik może je modyfikować. Zmieniać na takim dokumencie PW można tylko cenę towaru, w jakiej powinien być wprowadzony do magazynu. Ilość jest wyliczona na podstawie arkuszy inwentaryzacyjnych i nie podlega modyfikacji.

2. Rozchód inwentaryzacyjny do bufora:

Po jego zaznaczeniu dokumenty RWAI zapisywane są do bufora. Dzięki temu użytkownicy modułu Handel Plus mogą wskazać konkretne partie towaru, które chcą rozchodować na podstawie uprzednio wprowadzonych dostaw.

jeśli parametr jest odznaczony dokumenty RWAI tworzone przy zamykaniu inwentaryzacji (nadwyżki) są zapisywane od razu na trwałe.

Wartość dokumentu RW/PW liczona jest:

dla PW – towar przyjmowany jest w ostatniej cenie zakupu

dla RW – towar zdejmowany jest zgodnie z przyjętą metodą rozliczania magazynu w module Handel lub w oparciu o wskazane partie dostaw w przypadku modułu Handel Plus


Przykład Magazyn rozliczamy metodą FIFO. W programie mamy 130 szt. towaru: 80 szt. W wartości 240 zł (po 3 zł) 50 szt. W wartości 250 zł (po 5 zł) Okazuje się, że w rzeczywistości w magazynie jest tylko 30 szt. Podczas tworzenia dokumentu RW na brakujące 100 szt. program wylicza jego wartość na 340 zł: 80 szt. W wartości 240 zł (po 3 zł) 20 szt. W wartości 100 zł (po 5 zł)

Arkusz inwentaryzacyjny, który został już zamknięty jest nadal widoczny na liście ze statusem I, jednak nie ma już możliwości jego edycji (jedynie podgląd) ani ponownej konwersji do RW/PW.

Zasady obowiązujące przy inwentaryzacji:

arkusz dotyczy zawsze jednego magazynu

towar wpisany na arkusz nie bierze udziału w obrocie

w przypadku problemów z zapisem arkuszy inwentaryzacyjnych wyświetlane jest okno z informacją, które towary spowodowały błąd

Zamknięcie inwentaryzacji z kontrolą dokumentów.

Standardowo, aby zamknięcie inwentaryzacji było możliwe spełnione musi być kilka warunków dotyczących bazy danych.

Uwaga: Aby inwentaryzacja mogła zostać zamknięta na listach nie mogą występować dokumenty w buforze lub dokumenty handlowe (FA, PA, FZ), które nie są skojarzone z dokumentami magazynowymi. Jeśli napotka na takie dokumenty program sprawdza, czy dotyczą one towarów (wtedy nie pozwoli na zamkniecie inwentaryzacji) czy też usług (wtedy inwentaryzacja zostanie zamknięta).

Jeśli zamknięcie inwentaryzacji zostanie przerwane - program wyświetla listę dokumentów, które są za to odpowiedzialne. Znacznie ułatwia to korygowanie bazy danych tak, aby zamknięcie inwentaryzacji było możliwe.

przed zamknięciem inwentaryzacji należy usunąć/zapisać na stałe wszystkie dokumenty handlowe (FA, PA, RO, ZD) w buforze

wszystkie dokumenty handlowe (FA, PA) muszą być skojarzone z dokumentami magazynowymi

dokumenty typu Zamówienie u Dostawcy, Rezerwacja Odbiorcy muszą być przekształcone.

Zamknięcie inwentaryzacji bezwarunkowe.

Istnieje możliwość zamknięcia inwentaryzacji (utworzenia dokumentów PWAI/ RWAI) z pominięciem kontroli dotyczącej dokumentów. W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry znajduje się parametr Inwentaryzacja bez kontroli poprawności dokumentów.

Przy próbie zamknięcia inwentaryzacji program zawsze sprawdza, czy występują dokumenty blokujące zamknięcie. Jeśli takie dokumenty nie występują inwentaryzacja jest zamykana bez względu na ustawianie parametru. Jeśli jednak takie dokumenty istnieją w bazie to:

jeśli parametr jest odznaczony – zamknięcie inwentaryzacji jest blokowane. Wyświetlany jest log z informacją o blokujących dokumentach i program wymaga zatwierdzenia dokumentów oraz utworzenia WZ/PZ.

jeśli parametr jest zaznaczony – program wyświetla tylko informację, że inwentaryzacja będzie zamknięta bezwarunkowo i, po akceptacji Użytkownika, tworzy dokumenty PWAI/ RWAI.

Natomiast należy pamiętać, że w przypadku zamykania bezwarunkowego inwentaryzacji, jeśli po wykonaniu inwentaryzacji zostaną zapisane dokumenty wpływające na stan magazynu z datą wcześniejszą niż data arkusza, to ilości na arkuszu nie będą zgodne z ilościami na stanie magazynowym na dzień utworzenia arkusza.

W przypadku równoczesnego przekształcania większej ilości AI program informuje o wykonywaniu inwentaryzacji bezwarunkowej dla każdego arkusza oddzielnie. Jeśli program napotka na arkusz, który nie może zostać zamknięty (np. W buforze) operacja zamykania zostaje przerwana i dalsze arkusze nie są przekształcane.


4.23.2 Lista Arkuszy Inwentaryzacyjnych

Lista arkuszy inwentaryzacyjnych obsługiwana jest przez standardowe przyciski i klawisze:

Dodaj - dodanie nowego dokumentu. W przypadku dokumentów AI nie ma możliwości kopiowania arkuszy. Istnieje możliwość dodania arkusza z już wypełnioną listą towarów – funkcja jest dostępna w menu pod strzałką obok przycisku. Przy wykorzystaniu tej funkcji można wprowadzić towary:

z już wypełnionymi stanami (wtedy operator wprowadza ilości tylko dla towarów, których stan rzeczywisty jest różny od „komputerowego”)

bez wprowadzania ilości (przydatne podczas tworzenia arkuszy pomocniczych AIP).

Zmień – podgląd wystawionego wcześniej dokumentu:

dla dokumentów w buforze (zielony kolor) istnieje możliwość wprowadzania zmian.

dla dokumentów zatwierdzonych (czarne) istnieje możliwość wpisania stanu rzeczywistego towaru.

dla dokumentów przekonwertowanych do PW/RW (o statusie I) nie ma możliwości zmian.

Usunięcie – jest możliwe tylko w przypadku dokumentów AI w buforze.

Inwentaryzacja - po zaznaczeniu uzupełnionego arkusza inwentaryzacyjnego przyciśniecie tego przycisku uruchamia proces inwentaryzacji, czyli ustalenia stanów w magazynie. Tworzone są dokumenty RW i PW.

Na liście mogą być wyświetlane kolumny:

Numer – dokumentu klasy AI

Status – dokumentu, puste pole oznacza, że dokument nie został jeszcze przekonwertowany do PW/RW. O takim przekonwertowaniu świadczy litera I

Data wyst. – data dokumentu. Wykonując inwentaryzację program porównuje ilości wpisane na AI ze stanem w programie na dzień wystawienia AI

Magazyn – symbol magazynu, którego dotyczy dany dokument

Opis – pole na dodatkowy opis dokumentu, np. może zawierać informacje o tym kto wykonał dany spis.


4.23.3 Arkusz inwentaryzacyjny wypełniony

W menu obok przycisku Dodaj na liście dokumentów AI dostępna jest opcja Arkusz wypełniony. Po jej wybraniu program pyta o datę, dla której ma utworzyć arkusz inwentaryzacyjny. Istnieje też możliwość wyboru magazynu i grupy towarowej, dla której ma być utworzony arkusz.

Funkcja ma za zadanie przyspieszyć proces wykonywania inwentaryzacji w firmie – po jej wybraniu tworzony jest arkusz AI, na którym wpisane są wszystkie towary z magazynu wraz ze stanem na zasobach. Ilości wpisywane na AI to stan towaru w magazynie na wskazany dzień. Użytkownik korzystający z funkcji musi tylko uzupełnić stany dla towarów, na których podczas inwentaryzacji wystąpiły różnice.

Jeśli podczas inwentaryzacji wykorzystywane są arkusze pomocnicze AIP - podczas tworzenia arkusza głównego AI można posłużyć się opcją Arkusz wypełniony, zaznaczając opcje Ilość wg spisu=0. Po jej zaznaczeniu na arkusz zostaną wpisane towary bez uzupełnionych ilości (tak, by następnie można było utworzyć AIP).

Podczas tworzenia arkusza istnieje możliwość wykorzystania dodatkowych parametrów, by skrócić czas jego wykonywania oraz liczbę pozycji:

bez kart nieaktywnych – jeśli parametr będzie zaznaczony na arkusz nie zostaną wpisane towary oznaczone jako nieaktywne

bez stanów zerowych – jeśli parametr będzie zaznaczony na arkusz nie zostaną wpisane towary, których stan na magazynie na wskazany dzień wynosił zero.

bez atrybutów – przy zaznaczonym parametrze na nowo tworzony arkusz nie będą przenoszone atrybuty powiązane z towarami


Jeśli w firmie funkcjonuje więcej niż jeden magazyn tworzone jest tyle arkuszy, ile magazynów lokalnych (odrębny AI dla każdego magazynu). Dokument AI tworzony tą metodą jest zawsze zapisywany do bufora.

4.23.4 Formularz AI – obsługa


4.23.5 Formularz AI: zakładka Ogólne

O tym, jakie operacje możemy wykonać z dokumentem AI decyduje stan dokumentu:

jeśli dokument jest w buforze - edycji podlega nazwa i kod towaru, można też dodawać/usuwać pozycje.

po zamknięciu inwentaryzacji możliwy jest tylko podgląd, anulowanie lub wycofanie dokumentu.

Uwaga: Na arkuszu AI, który nie ma utworzonych arkuszy pomocniczych Użytkownik może wypełniać ilość rzeczywistą posługując się dowolną jednostką miary (podstawową lub pomocniczą). Jeśli do AI są utworzone arkusze pomocnicze – blokowana jest możliwość wpisania ilości bezpośrednio na AI. Ilość jest wtedy wyliczana na podstawie ilości z AIP i jest ona zawsze wyliczana w jednostce podstawowej.

Zakładka Ogólne zawiera podstawowe informacje o dokumencie.

Dokument – wybór typu dokumentu determinuje sposób numeracji. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanej w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/Magazyn/ Arkusz inwentaryzacyjny. W programie dla AI predefiniowany został schemat złożony z trzech sekcji Symbol/ Numer/ Rok.

Kategoria – możemy wybrać kategorię która dostarczy nam dodatkowych informacji o dokumencie. Standardowo, po wybraniu przycisku Kategoria wyświetli nam się lista kategorii przychodowych.

Magazyn – symbol magazynu, dla którego tworzona jest podkładka inwentaryzacyjna. Jeden dokument może dotyczyć tylko jednego, wybranego w nagłówku magazynu. Po dopisaniu pierwszego towaru program nie pozwala na zmianę magazynu. Istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. Mechanizm został dokładniej opisany w rozdziale dotyczącym Informacji dodatkowych.

Data wystawienia – data dokumentu. Jest to dzień, na który porównywana jest ilość zasobu z ilością ze spisu.

Razem netto i Razem brutto - pole dotyczące wartości wypełniane jest po uzupełnieniu informacji o ilości.

Uwaga: Wartość dokumentu AI jest wyliczana na podstawie ostatniej ceny zakupu . Dlatego wartość netto arkusza inwentaryzacyjnego może nie być zgodna z rzeczywistą wartością towaru w magazynie (która jest liczona na podstawie wartości poszczególnych dostaw).

Na liście pozycji na AI widoczne są następujące kolumny:

Ilość wg spisu – stan, jaki wynika ze spisu towaru w rzeczywistości (wprowadzany przez Użytkownika)

Stan bieżący – stan towaru w magazynie w programie (wartość widoczna w kolumnie Ilość na liście zasobów)

Różnica – różnica pomiędzy ilością towaru w programie, a ilością wprowadzoną przez Użytkownika (wartości ujemne to braki, dodatnie to nadwyżki)

4.23.6 Formularz AI: zakładka Dokumenty

Dokumenty powiązane – lista zawiera dokumenty typu PW, RW jakie zostały utworzone w trakcie zamykania inwentaryzacji. Wyświetlana jest informacja o numerze, typie, dacie dokumentu wewnętrznego oraz o jego wartości netto.

Opis – pole w którym możemy umieścić dodatkowy opis związany z tym dokumentem. Zawartość tego pola widoczna jest na liście wszystkich dokumentów typu AI.


4.23.7 Operacje na przekształconym AI

Po zapisaniu i przekonwertowaniu AI do PW i RW nie mamy możliwości korygowania żadnego z tych dokumentów. Program dopuszcza tylko dwie operacje, są to anulowanie i wycofanie AI.

4.23.7.1 Wycofanie Inwentaryzacji

Wycofanie inwentaryzacji wykonujemy z poziomu listy dokumentów AI. Funkcja ta dostępna jest z poziomu menu kontekstowego (prawy klawisz myszki). Polega ona na:

Anulowaniu skojarzonych dokumentów (PW/ RW)

Usunięciu powiązania pomiędzy AI i dokumentami wewnętrznymi.

Wynikiem takiej operacji jest nieprzekonwertowany dokument AI. Na dokumencie tym dostępne jest pole z ilością i jednostkami miary. Po wykonaniu koniecznych poprawek (zmiana ilości lub jednostki) dokument jest ponownie gotowy do zamknięcia inwentaryzacji. W razie konieczności można tez dokument AI anulować.

W przypadku, gdy istnieją arkusze pomocnicze AIP – wycofanie inwentaryzacji powoduje odblokowanie arkuszy AIP.

4.23.7.2 Anulowanie inwentaryzacji

Anulowanie dokumentu wykonywane jest z poziomu listy podkładek inwentaryzacyjnych. Informacja o anulowaniu AI pozostaje w programie. Anulowany dokument wyświetlany jest na liście AI w kolorze czerwonym. Anulowanie AI zwalnia jego numer, tzn. na nowo tworzonym arkuszu można ręcznie przypisać numer anulowanego dokumentu.

Dla towarów, które znajdowały się na anulowanym AI można utworzyć inną podkładkę inwentaryzacyjną.

4.24 Bilans Otwarcia

4.24.1 Co należy wiedzieć o bilansie otwarcia BOM

Bilans otwarcia służy do wprowadzenia stanu towarów do magazynu przy rozpoczęciu pracy z programem. Na dokumencie wprowadzane są towary wraz z ilościami i wartościami.

Bardzo istotny jest fakt, że na BOM możliwa jest poprawa wartości towaru. Po wpisaniu ilości i ceny program wylicza wartość pozycji. Jeśli zostanie ona zmieniona – program przeliczy nową cenę. Funkcja może być wykorzystana w firmach, które rozpoczynają pracę z systemem Comarch ERP Optima, a wcześniej rozliczały magazyn wg średnich ważonych cen zakupu. Wtedy można wprowadzić ilość i wartość towaru, a program na tej podstawie wyliczy „przybliżoną” cenę zakupu.

Towar na dokumencie BOM może być wpisany kilka razy – wtedy na karcie towaru na zakładce Zasoby pojawi się odpowiednia ilość pozycji.

Uwaga: Bilans Otwarcia można wykonać tylko dla towarów, z którymi nie ma jeszcze żadnych transakcji.

Na dokumencie BOM określamy magazyn lokalny, do którego wprowadzony będzie towar. Jeśli w firmie prowadzone będzie kilka magazynów lokalnych – należy utworzyć odpowiednią ilość dokumentów rozprowadzających towar.

Dokument BOM można zapisać do bufora – wtedy nie wprowadza on towaru do magazynu, ale zadeklarowana ilość jest widoczna na liście zasobów w kolumnie Zamówienia.

Po zatwierdzeniu dokument BOM można anulować – wtedy towar jest wycofywany z magazynu. Spełniony musi być warunek, że w systemie nie istnieje jeszcze żadna transakcja z towarami zawartymi w danym dokumencie BOM.

4.24.2 Co należy wiedzieć o bilansie zamknięcia BZM

Bilans Zamknięcia Magazynu jest to dokument przedstawiający stan ilościowy i wartościowy magazynu na dzień zamknięcia wyliczany na podstawie wprowadzanych dokumentów magazynowych.


Uwaga: Wykonywanie BZM nie jest konieczne, może być jednak przydatne, jeśli Użytkownik chce zablokować możliwość wprowadzania nowych dokumentów w podanym okresie czasu (wykonanie BZM blokuje możliwość wprowadzania zmian w okresie przed BZM).

Przed wykonaniem BZM program sprawdza następujące warunki:

program sprawdza metodę naliczania kosztu własnego

pod datą podaną jako data zamknięcia nie może istnieć już BZM (w danym dniu może wystąpić tylko jeden BZM)

w okresie od ostatniego BZM do podanej daty muszą istnieć jakieś transakcje do zamknięcia (zamknięcie dotyczy zawsze okresu od ostatniego BZM do podanej daty)

po dacie podanej jako data zamknięcia nie mogą występować dokumenty BZM

w okresie do daty wykonania BZM w bazie nie mogą występować dokumenty w buforze

Dodatkowo w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry znajduje się parametr BZM bez kontroli rezerwacji i zamówień.

jeśli parametr jest odznaczony to, oprócz podanych wyżej warunków, w bazie nie mogą występować żadne rezerwacje i zamówienia towarów. Warunek ten dotyczy zarówno dokumentów przeznaczonych do rezerwowania i zamawiania towarów (typu RO, ZD), jak i dokumentów typu FA i FZ niepowiązanych z dokumentami magazynowymi (WZ, PZ).

jeśli parametr jest zaznaczony – w bazie mogą występować zamówienia i rezerwacje.

Uwaga: Ważne jest, że po wykonaniu bilansu zamknięcia nie mamy możliwości wystawienia dokumentu z datą wcześniejszą niż data zamknięcia. Na wszystkich nowo wystawianych dokumentach będzie proponowana data bilansu zamknięcia + 1.

W przypadku, gdy Użytkownik wykona BZM to również przekształcenia dokumentów (np. FA -> WZ) będzie mógł wykonać z data późniejszą niż BZM.

Przykład Data systemowa 12.11.2007. Bilans zamknięcia wykonany 14.11.2007. Wystawiamy Fakturę Sprzedaży. Na formularzu faktury data wystawienia i data sprzedaży –15.11.2007. Jest to spowodowane tym, że po zamknięciu okresu nie można dopisywać dokumentów których data zawiera się w tym okresie.

Bilans zamknięcia dotyczy zawsze wszystkich magazynów. Aby dowiedzieć się, jaki był stan zamknięcia dla jednego z magazynów należy wyświetlić formularz BZM i w pole Magazyn (jest to jedyne edytowalne pole na formularzu) wpisać/ wybrać z listy nazwę interesującego nas magazynu. Wówczas na formularzu pojawi się stan zasobów dla danego magazynu.

W systemie możliwe jest również kasowanie BZM. Możliwe jest kasowanie tylko ostatnio wystawionego dokumentu BZM. Oprócz przedstawionych wcześniej warunków w chwili kasowania BZM program sprawdza, czy po dacie kasowanego dokumentu nie był wystawiony inny BZM.

Ponieważ zamknięcie magazynu jest obwarowane wieloma warunkami oraz wykonanie operacji wiąże się z blokadą wprowadzania dokumentów z datą wcześniejsza niż data BZM – operacja powinna być wykonywana dopiero wtedy, gdy wszystkie wprowadzone transakcje zostały już zweryfikowane pod względem poprawności w dziale księgowości.

4.24.3 Lista dokumentów BOM i BZM

Lista dokumentów typu Bilans zawiera dwa rodzaje dokumentów: bilans otwarcia i bilans zamknięcia. Zasady dotyczące grupowania, sortowania, wyszukiwania dokumentów (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. Oprócz standardowych przycisków na liście znajdują się:

Zamknięcie okresu - przycisk wywołuje funkcję zamknięcia okresu

Rodzaj: Razem, BOM, BZM – parametr decyduje o rodzaju dokumentów wyświetlanych na liście. Po wybraniu parametru:

Razem - lista zawiera wszystkie dokumenty (bilanse otwarcia i zamknięcia)

BOM – na liście wyświetlane są tylko bilanse otwarcia

BZM – lista zawiera tylko bilanse zamknięcia

Magazyn - listę wszystkich wystawionych w programie bilansów możemy zawęzić do dokumentów dotyczących tylko jednego, wybranego magazynu. Należy przy tym pamiętać, że:

BOM dotyczy zawsze jednego wybranego magazynu

BZM dotyczy wszystkich magazynów

Na liście status dokumentu jest określany skrótem: BO - bilans otwarcia, BZ - bilans zamknięcia.

4.24.4 Formularz BOM – obsługa


4.24.5 Formularz dokumentu BOM

4.24.5.1 Zakładka Ogólne

Dokument i Numer – dokumenty BOM mają własną numerację, której schemat definiuje użytkownik. W programie predefiniowany jest schemat zawierający symbol dokumentu (BOM), numer kolejny i rok. Należy pamiętać, że numer zostanie nadany dopiero przy pierwszej akceptacji dokumentu (na trwałe lub do bufora).

Kategoria – kategoria dokumentu może być wykorzystana np. podczas analizowania danych.

Magazyn – na dokumencie konieczne jest wskazanie magazynu (lokalnego), do którego wprowadzony zostanie towar.

Data wystawienia – data, z jaką towar trafi na magazyn.

Razem netto – wartość dokumentu wyliczona na podstawie wartości poszczególnych pozycji.

Bufor – w górnej części formularza znajduje się znacznik Bufor. Jeśli będzie zaznaczony w chwili zatwierdzania dokumentu – BOM zostanie zapisany do tzw. bufora, gdzie nadal będzie edytowalny. Jeśli znacznik nie będzie aktywny – BOM zostanie zatwierdzony na stałe.

4.24.5.2 Zakładka Dodatkowe

Opis – na zakładce możliwe jest wpisanie dowolnego opisu. Jest on następnie drukowany na dokumencie.

Dodatkowo wyświetlana jest informacja o wartości netto dokumentu oraz kto i kiedy po raz ostatni dokonał modyfikacji formularza.

4.24.5.3 Wpisywanie pozycji na dokument

Lista pozycji jest obsługiwana przez standardowe przyciski.

Dopisanie pozycji jest możliwe po wciśnięciu przycisku Dodaj, wciśnięciu klawisza <INSERT> lub wybraniu odpowiedniej pozycji z menu kontekstowego (pod prawym przyciskiem myszki).

Podczas dodawania pozycji należy podać:

Kod towaru – wpisać ręcznie lub wybrać z listy zasobów dostępnej pod prawym przyciskiem myszy lub po wciśnięciu kombinacji klawiszy <ALT> i <STRZAŁKA W DÓŁ>.

Ilość – podać ilość, która ma być wprowadzona na dany magazyn (zadeklarowany w nagłówku dokumentu)

J.m. – proponowana jest podstawowa jednostka miary. Ilość można podać również w jednostkach pomocniczych – należy przy tym pamiętać o tym, by podać odpowiednio przeliczoną cenę.

Wartość – program wylicza wartość w oparciu o podaną ilość i cenę. Jednak w odróżnieniu od innych dokumentów pole Wartość w BOM jest edytowalne. Umożliwia to skorygowanie wartości pozycji (o czym pisaliśmy na początku rozdziału).


Uwaga: W przypadku dużej ilości pozycji wpisywanej na dokument BOM może pojawić się efekt w postaci bardzo wolnej pracy komputera podczas edycji poz ycji czy dopisywania nowej. Zalecana maksymalna ilość pozycji na jednym dokumencie BOM to ok. 300.

W programie istnieje możliwość zaimportowania zasobów towarów z innej bazy (Narzędzia/ Importy/ Z innej bazy). Aby import przebiegł poprawnie należy wcześniej zaimportować Cennik (podczas importu zasobów nie są zakładane karty towarowe!). Zasoby towarów są importowane do dokumentów BOM, zapisanych po imporcie do bufora. Każdy zasób (dostawa) towaru jest importowana jako odrębna pozycja BOM (na każdym dokumencie znajduje się 200 pozycji). Podczas importu towary sortowane są wg kodu tak, by wszystkie tworzone dla jednego towaru pozycje znalazły się na wspólnym dokumencie BOM.

4.24.6 Formularz dokumentu BZM

Na liście dostępny jest przycisk , który powoduje wykonanie bilansu zamknięcia. O zasadach pisaliśmy już w rozdziale Co należy wiedzieć o bilansie zamknięcia BZM. W wyniku tego powstaje dokument BZM.

Bilans zamknięcia zawsze dotyczy wszystkich magazynów razem i nie ma możliwości ręcznego wystawienia takiego dokumentu. Jest on wynikiem wykonania zamknięcia okresu.

Uwaga: Na formularzu bilansu zamknięcia można zmieniać wartość pola Magazyn. Zmiana magazynu na formularzu pozwala na wyświetlenie bilansu tylko dla danego, wskazan ego magazynu.

Na formularzu bilansu zamknięcia wyświetlają się stany zasobów na dzień wykonania bilansu, ich ilość, cena zakupu i wartość.

Rys. Formularz bilansu zamknięcia


4.24.7 Współpraca z modułem Księga Podatkowa

4.24.7.1 Eksport BOM do spisu z natury w KP

Dokument BOM może zostać przeniesiony do Księgi Podatkowej jako Spis z natury. Eksport jest możliwy po

wciśnięciu przycisku . Automatycznie w module KP powstaje dokument Spis z natury z identycznymi pozycjami oraz wartościami.

Zasady eksportu dokumentów BOM do modułu KP:

nie można eksportować dokumentów BOM w buforze

każdy BOM może być wyeksportowany tylko raz - widoczny jest wtedy na liście w kolorze niebieskim. Jeśli powstały spis z natury zostanie w usunięty w module Księga Podatkowa – odpowiedni dokument BOM będzie ponownie widoczny na liście w kolorze czarnym.

eksportować można równocześnie kilka dokumentów BOM (należy je zaznaczyć na liście) – na ich podstawie powstanie w KP jeden spis z natury

eksportowane mogą być równocześnie dokumenty BOM dotyczące różnych magazynów

jeśli na równocześnie eksportowanych dokumentach BOM pojawi się taki sam towar – zostanie on skompensowany do jednej pozycji sumującej ilość i wartość towaru na poszczególnych dokumentach. Na podstawie wyliczonej ilości i wartości program oblicza przybliżoną cenę jednostkową towaru (dla jednostki podstawowej).

podczas eksportu do KP przenoszona jest informacja o przypisanej kategorii:

jeśli eksport dotyczy jednego dokumentu BOM – przenoszona jest kategoria z dokumentu

jeśli eksport dotyczy kilku dokumentów BOM z taką samą kategorią – przenoszona jest kategoria z dokumentów

jeśli eksport dotyczy kilku dokumentów BOM z różnymi kategoriami – kategoria nie jest przenoszona i należy ją uzupełnić z poziomu spisu z natury w KP.

jeśli dokument BOM był korygowany (korekta ilości lub wartości) – spis z natury z KP uwzględnia zarówno BOM jak i korekty.

nie można przenieść BOM, do którego wystawiona była korekta zwracająca całość towaru (program kontroluje ilość wynikową).

nie można przenosić do KP pojedynczych dokumentów korygujących BOM. Korekta może być przenoszona tylko łącznie z dokumentem źródłowym.

jeśli dokument BOM jest zaksięgowany to wystawionej do niego korekty nie można zaksięgować jako samodzielnego spisu z natury.

po wyeksportowaniu dokumentu do KP – na zakładce Dodatkowe nie widać numeru utworzonego spisu z natury. Na zakładce Dodatkowe widoczne są jedynie numery dokumentów korygujących do BOM.

jeśli dokument BOM został zaksięgowany do Księgi Podatkowej – nie blokuje on wykonania Bilansu Zamknięcia Magazynu (w niektórych przypadkach zaksięgowanie dokumentu magazynowego powoduje zablokowanie wykonania BZM).

4.24.7.2 Eksport korekt BOM do KP

Korekty BOM nie mogą być przenoszone jako indywidualne dokumenty (Spis z natury nie może być ujemny):

jeśli BOM, który będzie korygowany nie został jeszcze przeniesiony do KP – podczas przenoszenia na utworzonym spisie z natury zostanie automatycznie uwzględniona korekta.

jeśli BOM został już przeniesiony do KP, ale powstały spis z natury nie został jeszcze zaksięgowany – w module Księga Podatkowa można wykasować spis z natury, wtedy utworzyć korektę do BOM i podczas ponownego przenoszenia do KP korekta zostanie uwzględniona.

jeśli spis z natury w KP został już zaksięgowany i na jego podstawie wyliczono już PIT-5 – korekty nie da się przenieść do KP.


4.24.7.3 Eksport BZM do spisu z natury w KP

Do modułu Księga Podatkowa może być przenoszony również Bilans Zamknięcia Magazynu (BZM). Na jego podstawie zostanie utworzony spis z natury.

Przeniesienie jest możliwe po zaznaczeniu dokumentu BZM na liście i wciśnięciu przycisku .

Zasady eksportu dokumentów BZM do modułu KP:

eksportować można równocześnie tylko jeden dokument BZM

każdy BZM może być wyeksportowany tylko raz - widoczny jest wtedy na liście w kolorze niebieskim

eksportowane są równocześnie wszystkie pozycje z BZM (dotyczące różnych magazynów)

4.24.7.4 Eksport Spisu z natury do BOM

Jeśli w chwili rozpoczęcia pracy z programem użytkownik uzupełnił w programie spis z natury, korzystając z modułu Księga Podatkowa to podczas wprowadzania danych do modułu Handel na podstawie wprowadzonego spisu z natury może utworzyć Bilans Otwarcia Magazynu.

Na liście wprowadzonych spisów znajduje się przycisk , który umożliwia eksport spisu z natury do Magazynu. Podczas eksportu należy określić:

Magazyn – do którego trafią towary. Magazyn taki zostanie zadeklarowany na powstającym dokumencie BOM i, po jego zatwierdzeniu, wprowadzą tam towar.

Bufor – powstający dokument BOM może zostać zapisany na trwałe (parametr odznaczony) lub do bufora (parametr zaznaczony). Dokument w buforze może być jeszcze zmieniony z poziomu listy Bilans Otwarcia w module Magazyn.

Eksport następuje po wciśnięciu przycisku .

Zasady eksportu spisu z natury do BOM:

funkcja eksportu jest możliwa tylko w przypadku pracy modułu Handel.

podczas wpisywania pozycji lista cennikowa jest odpowiednio zawężana do towarów (prostych i złożonych), którymi nie były przeprowadzane jeszcze żadne transakcje

wyeksportować można tylko spis z natury, który został już zaksięgowany (nie można w nim wtedy edytować pozycji).

każdy spis z natury może być przeniesiony do Magazynu tylko raz.

podczas eksportu określamy magazyn, do którego trafią towary z powstającego dokumentu BOM

program nie zezwoli na eksport jeśli spis z natury nie posiada elementów lub elementami są pozycje z cennika o statusie usługi.

4.25 Kompletacja

4.25.1 Jak przeprowadzić kompletację?

W programie pod pojęciem produkcji rozumiany jest proces kompletacji składników, które wchodzą w skład danego produktu (towaru/usługi złożonej).

Kompletować można tylko towary/ usługi, które na formularzu mają zadeklarowany typ złożony. Dla takiego towaru można zdefiniować wtedy receptury (czyli skład). Każdy towar złożony może mieć zdefiniowaną dowolną ilość receptur. Jedną z nich określamy jako domyślną. Powinna to być receptura najczęściej wykorzystywana przy produkcji, ponieważ jest ona proponowana w trakcie tworzenia dokumentu przyjęcia produktu. Definicja może być oczywiście zmieniona w trakcie wypisywania dokumentu PWP.

Na sam proces produkcji składają się dwa elementy: rozchód składników i przyjęcie wyrobu gotowego. Produkty przyjmuje na podstawie dokumentu PWP – Przyjęcia Wewnętrznego Produktów. Automatycznie do każdego zatwierdzonego PWP tworzony jest dokument RWS – Rozchód Wewnętrzny Składników. Cechą charakterystyczną dokumentów RWS jest to, że nie mogą one istnieć samodzielnie (bez powiązania z PWP), nie można ich usuwać ani modyfikować.

Aby przeprowadzić kompletację należy:

utworzyć kartę produktu (koniecznie ze statusem złożony)

zdefiniować recepturę dla produktu (w oparciu o posiadane w magazynie składniki)

w chwili produkcji utworzyć dokument PWP, na którym wpisujemy ile produktu jest kompletowane

równolegle z dokumentem PWP program tworzy dokument RWS, na którym zapisany jest rozchód składników (wyliczony w oparciu o recepturę i wyprodukowaną ilość)

w chwili zatwierdzenia PWP produkt jest wprowadzany na magazyn, natomiast zdejmowana jest odpowiednia ilość składników

4.25.2 Lista receptur

Każdy produkt może mieć kilka receptur, ale tylko jedna z nich może być recepturą domyślną. Receptury widoczne są w menu Ogólne/ Inne/ Receptury oraz na karcie danego produktu.

4.25.2.1 Ogólne/ Inne/ Receptury

W oknie wyświetlone są standardowo wszystkie receptury zdefiniowane w programie, niezależnie od produktu. Aby listę zawęzić tylko do receptur związanych z danym produktem należy zaznaczyć parametr Wybrany produkt, a następnie wybrać go z listy wyświetlonej po wciśnięciu przycisku Produkt lub wpisać jego kod bezpośrednio w pole.

Lista zawiera informacje o kodzie produktu, dla którego zdefiniowana jest receptura, kod i nazwę receptury oraz wpisane dla niej informacje dodatkowe. Zasady obsługi listy zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie.

Recepturę danego towaru można skopiować dla innego towaru złożonego. W tym celu na liście receptur (menu Ogólne/ Inne/ Receptury) należy ustawić kursor na danej recepturze, następnie nacisnąć kombinację klawiszy <CTRL>+<INS> lub <CTRL>+Dodaj. Na powstałym w ten sposób formularzu receptury można wskazać inny towar złożony (pole Towar) lub wykonać modyfikację składu receptury dla obecnego towaru złożonego.

4.25.2.2 Formularz zasobu: zakładka Receptury

Zakładka dostępna jest po zaznaczeniu typu złożony na zakładce Ogólne.

Lista receptur na zakładce produktu składa się z dwóch części.

Pierwsza część to lista wszystkich związanych z tym produktem definicji składu. Zawiera ona informacje o kodzie, nazwie receptury, ilości produktu dla którego podajemy recepturę i jednostce miary.

Druga część okna zawiera listę składników danej receptury. Pokazuje ono kod, nazwę składników, ilości, jednostkę miary, cenę zakupu, wartość składników i magazyn z którego pochodzi składnik receptury. Przesuwając się kursorem po liście receptur zmienia się zawartość dolnej części okna (składników).

Zakładka z recepturami obsługiwana jest przez standardowe klawisze:

Dodaj - dodawanie nowej receptury. Możliwe jest tworzenie nowej receptury na podstawie istniejącej definicji. W tym celu kursorem ustawiamy się na recepturze wzorcowej i wykorzystujemy kombinację klawiszy <CTRL> i <INSERT>. Na powstałej recepturze pozostaje tylko zmienić kod (obowiązkowo), nazwę i zmodyfikować składniki.


Rys. Formularz produktu – zakładka receptury

Zmień - w każdej chwili możliwa jest edycja receptury.

Usuń - usunięcie niewykorzystywanej definicji składu.

4.25.3 Formularz receptury


Na formularzu receptury definiujemy skład danego produktu. Formularz podzielony został na dwie części.

W pierwszej umieszczonej w górnej części okna znajdują się informacje o produkcie, którego dotyczy receptura.

Towar – pole, w którym wyświetlany jest kod produktu, którego dotyczy definiowana receptura. Pole z kodem produktu dostępne jest tylko w przypadku definiowania receptury z poziomu menu Ogólne/ Inne/ Receptury.

Dla każdej nowej receptury musimy podać kod i nazwę.

Dla ilości – istnieje możliwość zdefiniowania składu dla ilości produktu różnej od 1. Może to być wykorzystane np. W sytuacjach, gdy ilości składnika wykorzystywane do produkcji 1 szt. produktu są bardzo małe. Wtedy zdefiniowanie składu dla większej ilości produktu pozwoli zminimalizować rozbieżności podczas produkcji. Jeśli podczas produkcji powstaje ilość różna (lub niebędąca wielokrotnością) ilości z definicji – program przeliczy odpowiednio wykorzystaną ilość surowców.

J.m. – istnieje możliwość zdefiniowania receptury dla jednostki pomocniczej towaru (np. dla opakowania).

Jeżeli użytkownik będzie próbował usunąć z karty produktu złożonego jednostkę miary (podstawową lub pomocniczą), którą uprzednio wskazał na jakiejkolwiek recepturze przypisanej do tego towaru, program nie pozwoli na taką operację, o czym poinformuje odpowiednim komunikatem.

Domyślna - każdy produkt może mieć tylko jedną domyślna recepturę. Domyślna oznacza, że jest ona proponowana w momencie wystawiania dokumentów PWP. Sugerowaną recepturę można korygować lub zmienić na zupełnie inną (z poziomu dokumentu PWP).

Druga część formularza receptury to lista składników.

Lista składników obsługiwana jest przy pomocy standardowych przycisków Dodaj, Usuń oraz Zmień.

Dopisując składnik uzupełniamy informacje o ilości jaka jest potrzebna do skompletowania danego produktu w ilości wskazanej w górnej części okna. Należy przy tym pamiętać, że podajemy ilość w jednostkach podstawowych i nie ma możliwości zmiany jednostek. Dodatkowo na liście wyświetlana jest ostatnia cena zakupu i wartość (ilość *cena zakupu) oraz magazyn.

Uwaga: Cechą charakterystyczną receptur jest to, że składniki mogą pochodzić z różnych magazynów.

Poniżej listy składników dostępne jest pole Opis, w którym możemy zapisać dodatkowe informacje związane z daną recepturą.


4.25.4 Przyjęcie wewnętrzne produktu

4.25.4.1 Lista PWP

Lista dokumentów PWP przedstawia wszystkie wystawione w programie dokumenty tej klasy. Informuje nas ona o numerze dokumentu, dacie przyjęcia produktu i symbolu magazynu na który wpłynął produkt. Ostatnia kolumna przedstawia wartość dokumentu PWP.


4.25.5 Formularz PWP – obsługa


4.25.5.1 Formularz PWP: zakładka Ogólne

Formularz dokumentu PWP zbudowany jest analogicznie jak formularze innych występujących w programie dokumentów.

Zakładka Ogólne pozwala na wpisanie wszystkich danych potrzebnych do poprawnego wygenerowania dokumentu PWP. Podajemy tutaj:

Dokument – schemat numeracji dokumentu. W programie dla dokumentów tej klasy predefiniowany został schemat 3 członowy: Symbol/ Numer/ Rok.

Kategoria – zmienna określająca dany dokument. Po wciśnięciu przycisku Kategoria zostanie wyświetlona lista wszystkich zdefiniowanych kategorii, domyślnie będą to kategorie przychodowe.

Magazyn – symbol magazynu, do którego trafi produkt. Po dopisaniu pierwszej pozycji następuje zablokowanie pola. Istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. Mechanizm został dokładniej opisany w rozdziale dotyczącym Informacji dodatkowych.

Data wystawienia – data wystawienia PWP

Data przyjęcia produktu – data wprowadzenia produktu na wybrany wcześniej magazyn (od tej daty będzie dostępny w zasobach).

Data rozchodu składników – data z jaką zostaną rozchodowane składniki. Data ta może być różna od daty przyjęcia produktu, nigdy nie może być późniejsza. Nie można najpierw przyjąć produktu, a dopiero np. W następnym dniu rozchodować składniki.

Na szczególną uwagę zasługują parametry określające sposób zachowania się składników: pobranie i rezerwacja, widoczne w górnej części okna. Parametry te dotyczą jedynie dokumentów będących w buforze.

rezerwacja – zapisanie dokumentu PWP na wpływ na rezerwacje składników. Rezerwacje stosujemy gdy brakuje nam któregoś ze składników

pobranie – zapisanie PWP ma wpływ na ilość i ilość dostępną składników. Zapisanie PWP do bufora pozwoli nam zorientować się w koszcie rzeczywistym produktu.

W trakcie zapisywania PWP na stałe program zawsze ustawia parametr pobranie (nastąpi zmiana w ilości poszczególnych składników).

Trwałe zapisanie dokumentu PWP (nie do bufora) aktualizuje:

koszt kwotowy – na formularzu ’wyprodukowanej’ usługi złożonej

ostatnią cenę zakupu - na formularzu towaru złożonego.

4.25.5.2 Formularz PWP: zakładka Dokumenty

Na zakładce tej wyświetlana jest lista wszystkich dokumentów RWS związanych z danym przyjęciem. Przyjęcie dotyczy tylko jednego, wybranego magazynu, ale składniki mogą być pobierane z różnych magazynów. Dla każdego magazynu powstanie wówczas oddzielne RWS.

Poniżej listy dostępne jest pole przeznaczone na dodatkowy opis dokumentu oraz informacja o tym kto i kiedy wystawił i jako ostatni modyfikował dokument.


4.25.5.3 Wpisywanie pozycji na dokument PWP

Na formularzu dokumentu PWP na liście pozycji działają standardowe przyciski i klawisze:

Dodaj - po wciśnięciu przycisku wyświetlona zostanie lista zasobów, ograniczona do towarów/ usług złożonych (produktów).

Zmień - edycja wybranej pozycji. Edycja pozycji jest konieczna w przypadku zmiany domyślnej receptury lub zmiany składnika.

Usuń - usunięcie poszczególnej pozycji z listy produktów na dokumencie PWP.

Na formularz PWP można dopisać produkt (towar/usługę złożoną) bez zdefiniowanej receptury. Należy jednak pamiętać, że dokument PWP z produktem bez receptury można zapisać tylko do bufora. Po wpisaniu takiego produktu na dokument PWP można określić jego jednorazowy skład postępując wg scenariusza opisanego w rozdziale Jak zmienić skład wybranej receptury?. Program nie pozwoli zapisać na trwałe PWP jeśli produkt nie posiada zdefiniowanych składników.

W przypadku uzupełniania i przeliczania ilości składników na zakładce Receptura program nie uwzględnia ustawienia parametru Format całkowity na formularzu składnika (czyli Użytkownik może wpisać niecałkowita ilość składnika nawet, jeśli ma on zaznaczony parametr Format całkowity).

W przypadku, gdy składnikiem produktu jest usługa jej koszt zostanie uwzględniony w koszcie produktu tylko w przypadku, gdy ma ona określony koszt kwotowy. Nie ma możliwości określenia kosztu usługi bezpośrednio na recepturze towaru. W koszt produktu wliczona zostanie wartość usługi pobrana z jej karty ewidencyjnej.

W przypadku dokumentów PWP i RWS oraz korekt do PWP (RWS) zasady wyliczania kosztu są podobne jak w przypadku innych dokumentów. Do czasu zapisu dokumentu wartości na dokumentach w buforze są symulowane i tymczasowe i w związku z tym zmienią się po zapisie dokumentu do bufora.

4.25.5.4 Jak zmienić recepturę na inną?

Po dopisaniu produktu na listę PWP program zawsze odwołuje się do receptury zdefiniowanej jako domyślna. Aby zmienić recepturę na inną zdefiniowaną dla produktu należy z poziomu formularza PWP:

przy pomocy przycisku lupki wyedytować formularz produktu

otworzyć zakładkę Receptura. Na zakładce widoczna jest receptura zdefiniowana jako domyślna.

po wciśnięciu strzałki widocznej obok pola Receptura rozwijana jest lista wszystkich związanych z tym produktem receptur

z listy wybieramy właściwą recepturę (w dolnej części formularza widoczna jest jej definicja)

zmianę akceptujemy przyciskiem Zapisz zmiany.

4.25.5.5 Jak zmienić skład wybranej receptury?

Zmiana receptury nie musi dotyczyć całych definicji składu. Możliwa jest zmiana poszczególnych składników, ich ilości i jednostek w obrębie danej receptury. Zmiany takie nie mają wpływu na definicje zapisaną na formularzu produktu, są one zapisywane tylko dla tego dokumentu PWP.

Aby jednorazowo zmienić definicję dla produktu należy:

przy pomocy przycisku lupki wyedytować formularz produktu

otworzyć zakładkę Receptura. Na zakładce widoczna jest receptura zdefiniowana jako domyślna

wybrać recepturę, która będzie modyfikowana (po wciśnięciu strzałki widocznej obok pola Receptura rozwijana jest lista wszystkich związanych z tym produktem receptur)

po wybraniu właściwej receptury w dolnej części formularza widoczne są wszystkie jej składniki. Lista składników obsługiwana jest przez standardowe przyciski umożliwiające dodanie nowego składnika, zmiany już istniejącego (np. ilości) czy usunięcia zbędnego.

w przypadku dodawania nowego składnika do receptury proponowany jest zawsze magazyn główny (program nie uwzględnia magazynów domyślnych dla operatora/ stanowiska).

wprowadzone zmiany akceptujemy przyciskiem Zapisz zmiany.


4.25.5.6 Kontrola ilości składników

Podczas wystawiania dokumentu PWP Użytkownik ma możliwość zdefiniowania, czy dany dokument ma od razu pobierać składniki z magazynu czy też jedynie je rezerwować.

W przypadku, gdy dokument PWP jest zapisywany do bufora z opcją pobranie lub też jest zapisywany na trwałe – program nie pozwoli na zatwierdzenie takiego dokumentu jeśli w magazynie nie ma wystarczającej ilości składników. Wyświetli informację o pierwszym brakującym towarze i Użytkownik będzie musiał skorygować ilość odpowiedniego produktu.

Aby ułatwić Użytkownikowi kontrolę produkowanej ilości w zależności od posiadanych składników w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry znajduje się parametr Kontrola ilości składników na elemencie PWP (dla rezerwacji).

Uwaga: Parametr działa tylko w przypadku zapisu dokumentu PWP do BUFORA i z zaznaczoną opcją REZERWACJI. Tak więc, jeśli Użytkownik chce sprawdzić, czy wystarczy składników oraz otrzymać zestawienie brakujących powinien najpierw zapisać dokument PWP do bufora, rezerwując składniki.

Jeśli parametr nie jest zaznaczony program pozwoli na zapis dokumentu PWP (do bufora, z rezerwacją) niezależnie od ilości posiadanych składników.

Jeśli parametr jest zaznaczony – program w chwili zapisu dokumentu DO BUFORA i z zaznaczoną opcją REZERWACJI kontroluje ilość składników potrzebną do produkcji.

Jeśli natrafi na jakieś braki – informuje Użytkownika o tym, których składników i w jakiej ilości brakuje.

Następnie pyta czy zapisać dokument ze zmniejszoną ilością (tak, aby wystarczyło składników).

jeśli Użytkownik zadecyduje, że NIE – program zapisuje dokumentu PWP do bufora z poprzednimi ilościami i zaznaczoną opcją rezerwacji.

jeśli Użytkownik zadecyduje, że TAK – program zmienia ilość na dokumencie PWP i równocześnie proponuje utworzenie dokumentu różnicowego na brakującą ilość.

jeśli Użytkownik nie chce tworzyć PWP różnicowego – zmianie ulegają jedynie ilości na zapisywanym dokumencie PWP.

jeśli Użytkownik decyduje o utworzeniu PWP różnicowego – zmianie ulegają ilości na zapisywanym dokumencie PWP oraz tworzone jest drugie PWP (różnicowe) na taką ilość, dla której zabrakło składników. PWP różnicowe jest zapisywane do bufora z zaznaczoną opcją rezerwacja.

4.25.6 Rozchód wewnętrzny składników

4.25.7 Lista RWS

Lista ta jest uzupełniana automatycznie w momencie zapisywania dokumentu PWP. Listy tej nie można uzupełniać „ręcznie”, nie można także modyfikować dokumentów. Konstrukcja listy, jej obsługa i sposób sortowania jest identyczny jak w przypadku listy PWP.

Na recepturze można określić, z jakiego magazynu powinny pochodzić składniki. Może się zdarzyć, że składniki pochodzą z różnych magazynów. Podczas zatwierdzania PWP w takiej sytuacji powstaje kilka dokumentów RWS (dla każdego magazynu odrębnie).

Lista ta zawiera dokumenty o różnym statusie:

kolor zielony – dokumenty w buforze

kolor czarny – dokumenty zapisane na trwałe

kolor czerwony - dokumenty anulowane

W zależności od wybranej na PWP opcji pobranie/ rezerwacja dokument RWS:

rezerwuje składniki – zwiększa się ilość w kolumnie rezerwacja, zmniejsza ilość dostępna

pobiera składniki – zmniejsza ilość i ilość dostępną

Co decyduje o koszcie własnym produktu?

W przypadku, gdy składnikami są towary jest to cena zakupu. Składniki pomniejszają magazyn wg metody wybranej w konfiguracji (koszt naliczany jest w chwili pobrania składników z magazynu)


W przypadku, gdy składnikami są usługi jest to kwotowy koszt usługi zadeklarowany na formularzu usługi.

Uwaga: W wartości produktu będzie uwzględniony koszt usługi (składnika) tylko wtedy, gdy dla usługi określono jej kwotowy koszt .

4.25.7.1 Dokument RWS

RWS jest dokumentem „tylko do podglądu”. Nie jest możliwa jego edycja, dodawania, kasowanie, anulowanie. Wszystkie te czynności wykonywane są równolegle z dodawaniem, kasowaniem, edycją, anulowaniem PWP.

Z dokumentem RWS związany jest parametr Agregacja elementów dokumentu RWS, który decyduje o tym, czy składniki na takim RWS mają być agregowane (wykazywane w łącznej ilości), czy nie. Parametr ten dostępny jest w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry.

Przykład Mamy dwa produkty, w skład każdego z nich wchodzi ten sam składnik. Wystawiamy PWP na oba produkty.

agregacja zaznaczona – na RWS zostanie pokazana łączna ilość składnika wykorzystana do produkcji obu produktów

agregacja nie zaznaczona - na dokumencie rozchodowym składnik pojawi się w dwóch pozycjach

Uwaga: Cechą charakterystyczną dokumentu RWS jest to, że nie można go utworzyć „ręcznie”. Tworzy się on zawsze jako dokument rozchodowy do dokumentu PWP.

4.25.8 Formularz RWS – obsługa


4.25.8.1 Formularz RWS: zakładka Ogólne

Dostarcza informacji o numerze dokumentu, dacie rozchodu składników oraz magazynie z którego pobierane są składniki. Zakładka ta zawiera również listę wszystkich składników, ich ilość, cenę i wartość netto pozycji.

Przycisk pozwala na edycję danych wybranej pozycji, bez możliwości dokonywania zmian.

4.25.8.2 Formularz RWS: zakładka Dokumenty

Wyświetlana jest tutaj lista dokumentów związanych z danym Rozchodem Wewnętrznym Składników.

W szczególności lista ta zawiera dokument PWP, który spowodował powstanie RWS. Za pomocą przycisku możliwy jest podgląd dokumentów wyświetlanych na tej liście.

Poniżej znajdziemy informację o tym kto i kiedy wystawił i jako ostatni modyfikował dany dokument.

4.25.9 Korekty do PWP

W programie istnieje możliwość wykonywania korekt ilościowych do dokumentów PWP. Funkcja jest dostępna na

liście PWP, po wciśnięciu przycisku .

Korekty do PWP mogą być wykorzystywane w dwóch przypadkach:

zdjęcie produktu z magazynu wraz ze zwrotem składników do magazynu

zmiana składników wchodzących w skład produktu

W obydwu przypadkach na podstawie składników i ich ilości zostanie utworzony dokument RWS korekta, który odpowiednio zmodyfikuje zasoby poszczególnych składników.

Dokumenty korygujące do PWP zapisane do bufora powodują jedynie zmiany ilościach zarezerwowanych/ zamówionych składników. Wartości na dokumentach korygujących w buforze są wiec symulowane (tymczasowe).


Dopiero po zapisie dokumentu na trwałe składniki są zdejmowane/ wprowadzane na magazyn i wyliczane są rzeczywiste wartości składników.

4.25.9.1 Dekompletacja (zwrot do PWP)

Jeśli Użytkownik poda ilość zwracaną produktu program automatycznie przeliczy na podstawie receptury, jakie składniki i w jakiej ilości zostaną zwrócone do magazynu (zakładka Receptura).

W przypadku zwrotu całkowitego program wylicza maksymalne ilości składników, które powinny być zwrócone do magazynu. W takim przypadku Użytkownik nie ma możliwości edycji listy składników na zakładce Receptury.

Jeśli zwrot dotyczy tylko części ilości wtedy Użytkownik ma możliwość edycji receptury na PWPKOR:

modyfikowania ilości zwracanych składników (tylko ilości ujemne, czyli zwrot składników).

usunięcia składnika, który nie jest zwracany wraz z towarem

W przypadku dekompletacji Użytkownik nie może dodawać nowych składników na recepturze.

Dzięki takiemu rozwiązaniu w przypadku zwrotu całego produktu zawsze zachowana będzie zgodność wartości (PWP+PWPK) = (RWS + RWSK).

4.25.9.2 Zmiana receptury

Przy wykorzystaniu funkcji korekty PWP można również wykonać zmiany w recepturze wyprodukowanego towaru. Aby możliwa była zmiana składników, jako ilość zwracaną produktu należy wpisać 0. W takim przypadku program nie wyzeruje ilości składników na zakładce Receptury, tylko pozwoli na ich edycję:

Użytkownik może:

zmienić ilość składnika (można zwiększyć ilość składników wchodzącą w skład produktu, wpisując ilość dodatnią),

usunąć składnik z receptury (jeśli jego ilość w produkcie pozostaje bez zmian),

dodać nowy składnik,

W przypadku dodania składnika do receptury tworzony dokument RWS nie jest korektą (ponieważ nie zwraca składnika), tylko zwykłym dokumentem typu RWS. Stąd w przypadku np. filtrowania listy RWS taki dokument nie będzie wykazywany jako korekta, pomimo, że skojarzony jest z dokumentem PWPKOR.

4.26 Usługi złożone

Aby usprawnić proces fakturowania, w programie możliwe jest automatyczne generowanie dokumentów rozchodowych dla składników usługi złożonej, w momencie przekształcania Faktury Sprzedaży/ Paragonu z taką usługą do dokumentów magazynowych.

Funkcjonalność jest dostępna dla usług złożonych, które mają na swojej karcie zaznaczony parametr Pobieranie składników na FA/PA.

Rys. Karta usługi złożonej

Ustalenie szczegółowych warunków sprzedaży takiej usługi, w tym również modyfikacja receptury pobranej z karty usługi, możliwe są z poziomu formularza Faktury Sprzedaży oraz Paragonu. W oknie edycji pozycji, na zakładce Składniki, Użytkownik może zmienić skład receptury, wybrać inną, spośród dostępnych dla tej usługi lub też wprowadzić ręcznie składniki, jeżeli dla usługi nie utworzono żadnej receptury. Dla wszystkich składników możliwe jest określenie: ilości, jednostki miary oraz magazynu. Jeśli w skład usługi złożonej wchodzi usługa prosta, Użytkownik może określić jej koszt, wpisując odpowiednią wartość w kolumnie Wartość zakupu.


Magazyn dla ręcznie dodanych składników ustawiany jest zgodnie z aktualnie podanym magazynem dla usługi złożonej.

Rys. Okno pozycji dokumentu

Jeżeli usługa złożona zostanie dodana na WZ, RO lub FPF, po przekształceniu do FA/PA dla usługi ustawiana jest domyśla receptura.

Składniki usługi złożonej po zatwierdzeniu FA/PA bez dokumentów magazynowych są rezerwowane lub pobierane zgodnie z ustawieniem inicjacji dokumentu w konfiguracji.

Po przekształceniu Faktury Sprzedaży lub Paragonu do dokumentów magazynowych, automatycznie tworzony jest Rozchód Wewnętrzny na wszystkie składniki usługi złożonej (również usługi proste). Data na RW jest ustawiana zgodnie z parametrem Przenoś daty sprzedaży/zakupu na dokumenty powiązane w Konfiguracji. Jeżeli na FA/PA oprócz usługi złożonej znajdują się również inne towary, wygenerowane zostaną dwa rodzaje dokumentów – RW dla składników usługi złożonej oraz WZ dla pozostałych towarów.

Jeżeli usługa złożona zostanie dodana najpierw na Wydaniu Zewnętrznym, jej składniki zostaną pobrane dopiero po przekształceniu WZ do Faktury Sprzedaży i zatwierdzeniu jej.

Uwaga: Usługi złożone oraz ich składniki nie są agregowane na dokumentach.

Faktury i Paragony, dla których zostanie utworzony dokument magazynowy dla składników, otrzymają status RW.

Aby przekształcić FA/PA do dokumentów magazynowych lub zapisać FA/PA z pobraniem, na magazynie muszą być dostępne wszystkie składniki.

Rozchód Wewnętrzny dla składników usługi

Wszystkie dokumenty RW utworzone dla składników usługi złożonej dostępne są na liście Rozchodów Wewnętrznych ze statusem FA lub PA. Powiązania między RW oraz FA/PA widoczne są na formularzach tych dokumentów na zakładce Dokumenty.

Dokumenty RW powiązane z dokumentami handlowymi oraz korekty do takich RW można wyfiltrować korzystając z filtra Skojarzone z FA/PA, dostępnego na liście Rozchodów w filtrze zaawansowanym.

W Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Dokumenty Użytkownik może przypisać odrębny schemat numeracji dla RW powiązanych z Fakturą Sprzedaży lub Paragonem.

Koszt usługi

Rzeczywisty koszt usługi złożonej wyliczany jest na podstawie składników pobranych dokumentem RW. Na Rozchód Wewnętrzny przenoszone są zarówno towary, jak i usługi wchodzące w skład usługi złożonej. Użytkownik nie ma możliwości wprowadzenia kosztu ręcznie, nie jest brany pod uwagę również koszt wpisany na karcie usługi złożonej na zakładce Dodatkowe.

Rzeczywisty (w przypadku FA/PA z pobraniem) lub symulowany (dla FA/PA rezerwujących towar) koszt usługi złożonej jest widoczny podczas edycji pozycji na zakładce Składniki oraz jest uwzględniany przy wyliczaniu zysku

z całej transakcji pod przyciskiem . Po wygenerowaniu dokumentów magazynowych, koszt zakupu składników jest aktualizowany na podstawie rzeczywistych kosztów pobranych zasobów oraz jest przepisywany do pola Koszt zakupu na zakładce Szczegóły.

Jeżeli w konfiguracji zaznaczono parametr Konwersja FA/PA/PF do WZ – przenoś usługi na WZ, wtedy usługa wraz z kosztem zakupu pojawi się na Wydaniu Zewnętrznym. Ponieważ koszt dotyczący tej samej usługi pojawi się dwukrotnie w programie (na WZ oraz RW), należy mieć to na uwadze podczas obliczania kosztów rozchodu na podstawie dokumentów magazynowych.


W raportach RKZ faktury powiązane z Rozchodem Wewnętrznym uwzględniane są po zaznaczeniu parametru FA z WZ(RW).

Jeżeli Paragon z usługą złożoną zostanie przekształcony do Faktury Sprzedaży, koszt usługi będzie widoczny zarówno na PA, jak i FA. Po wygenerowaniu dokumentów magazynowych zostanie zaktualizowany na każdym dokumencie zgodnie z kosztem pobranych towarów.

Usługa złożona a kaucje

Opakowania kaucjonowane nie są wydawane dla składników usługi złożonej. Jeżeli na Fakturze lub Paragonie dodano usługę, której składnik jest powiązany ze schematem opakowań, opakowania, które mają być wydane dla tej transakcji należy dodać ręcznie na zakładce Kaucje lub wygenerować dla nich oddzielnie dokument WKA.

Korekta ilości

W przypadku korygowania usługi złożonej na Fakturze lub Paragonie, korektę ilości dla składników będących na Rozchodzie Wewnętrznym należy wykonać oddzielnie z poziomu listy RW. Jeżeli na dokumencie handlowym znajduje się taka usługa, program wyświetli przed wykonaniem korekty komunikat: Na dokumencie znajdują się usługi złożone. Korektę do dokumentu RW należy wykonać oddzielnie.

Wykonanie korekty do RW nie powoduje automatycznego korygowania składników na FA/PA. Korekta do RW

będzie jednak uwzględniona przy wyliczaniu kosztu z transakcji pod przyciskiem po zaznaczeniu parametru Uwzględniaj korekty.

Uwaga: Korygowanie Faktur lub Paragonów, na których znajdują się usługi złożone, możliwe jest dopiero po wygenerowaniu dla nich dokumentów magazynowych.

Anulowanie dokumentów

Anulowanie dokumentu RW powiązanego z Fakturą lub Paragonem nie jest możliwe. Operacja ta jest możliwa jedynie poprzez anulowanie FA/PA. Przy anulowaniu dokumentu handlowego pojawi się pytanie, czy anulować również powiązane dokumenty magazynowe. Po udzieleniu odpowiedzi Tak, program anuluje paragon lub fakturę, oraz wszystkie powiązane WZ i RW. Po wybraniu Nie, dokumenty magazynowe pozostaną w bazie.

Import/eksport danych

Zaznaczenie parametru Pobieranie składników FA/PA oraz receptura usługi przenoszone są:

podczas importu Cennika pomiędzy bazami z poziomu Narzędzia/ Importy/ Z innej bazy danych,

podczas eksportu/importu Cennika do/z pliku XML.

4.27 Współpraca z Sendit.pl

Z poziomu programu możliwe jest nadawanie przesyłek kurierskich za pośrednictwem platformy Sendit.pl. Użytkownik może m.in. złożyć zlecenie nadania paczki, wydrukować list przewozowy oraz śledzić status przesyłki. Funkcjonalność jest dostępna dla Użytkowników posiadających aktualną gwarancję na program, bez względu na posiadane moduły.

4.27.1 Konfiguracja

Założenie nowego lub skonfigurowanie już istniejącego konta możliwe jest z poziomu Konfiguracji. Po wybraniu w gałęzi Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Współpraca z Sendit sprawdzana jest zgodność numeru NIP wpisanego w pieczątce firmy z numerem NIP zapisanym na Certyfikacie Rejestracji Oprogramowania wystawionym przez Comarch. Jeżeli numery NIP nie będą zgodne, konfiguracja konta Sendit nie będzie możliwa.

Zakładka Ogólne

Na zakładkę Ogólne pobierane są dane adresowe z Pieczątki Firmy. Następnie należy wprowadzić:

Imię, nazwisko i telefon osoby kontaktowej.

Adres e-mail – adres kontaktowy. Domyślnie przenoszony jest adres e-mail z Pieczątki Firmy, ale można go zmienić. Równocześnie podczas zakładania konta w Sendit.pl adres ten staje się loginem.

Konto bankowe – numer rachunku bankowego, na który Sendit będzie przesyłał rozliczenia w przypadku wysłania przesyłki za pobraniem.


Domyślną numerację i serię dla dokumentów Zlecenia Nadania Przesyłki. Nowe schematy numeracji i serie dla dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki można dodać w Konfiguracji Firmy/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Zlecenia nadania paczek oraz Serie dokumentów.

Na oknie konfiguracji znajduje się parametr Przed wysyłką zlecenia zawsze wyświetl wycenę. Jeżeli parametr będzie zaznaczony, podczas zamawiania kuriera z poziomu dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki zostanie wyświetlona wycena dla przesyłki. Przy wyłączonym parametrze, po wciśnięciu przycisku Zamów kuriera zlecenie zostanie od razu przesłane do serwisu Sendit. Parametr jest domyślnie zaznaczony.

Konfiguracja – Współpraca z Sendit

Aby zarejestrować nowe konto, należy wybrać opcję Załóż konto w Sendit:

Zakładanie konta Sendit

Adres e-mail jest przenoszony z okna konfiguracji i staje się loginem do serwisu Sendit. Aby założyć konto, należy wprowadzić hasło (6-30 znaków alfanumerycznych) oraz zaakceptować regulamin (dostępny pod przyciskiem Regulamin) i zgodę na przetwarzanie danych, a następnie wcisnąć przycisk Załóż konto.


Na adres e-mail podany przy rejestracji przesłana zostanie wiadomość o założeniu konta z prośbą o przesłanie dokumentów rejestracyjnych firmy. Wysyłanie Zleceń Nadania Przesyłki możliwe będzie od razu po założeniu konta.

Podczas każdego połączenia z serwisem Sendit sprawdzane jest, czy adres firmy i dane kontaktowe w Sendit i w Comarch ERP Optima są takie same. Jeżeli się różnią, zostaną zaktualizowane po stronie Sendit.

Jeżeli Użytkownik zakładał już z poziomu programu konto, które z jakiejś przyczyny obecnie nie jest dostępne (np. zostało odłączone przez Użytkownika, założono nową bazę, program został zainstalowany na innym stanowisku), pod przyciskiem Odzyskaj poprzednią konfigurację możliwe jest ponowne jego podłączenie. Należy wówczas podać hasło do tego konta oraz ponownie zaakceptować regulamin i zgodę na przetwarzanie danych.

Połączenie z istniejącym kontem Sendit

Aby ustawić nowe hasło, po wciśnięciu przycisku Zresetuj hasło Użytkownik zostanie przekierowany na stronę Sendit.pl.

Po założeniu nowego lub podłączeniu już istniejącego konta w oknie konfiguracji wyświetlone zostaną przyciski:

Zresetuj hasło, Zmień hasło – po wciśnięciu przycisku Użytkownik zostanie przekierowany na stronę Sendit.pl w celu resetu lub zmiany hasła.

Odłącz konto – po zatwierdzeniu komunikatu powiązanie z kontem w Sendit zostanie usunięte, funkcjonalność będzie wyłączona.

Jeżeli konto Sendit zostanie odłączone lub program nie będzie na gwarancji, funkcjonalność będzie działać w trybie tylko do odczytu.

W sytuacji, kiedy zmieniony zostanie klucz do programu, aby konto działało poprawnie konieczne będzie jego odłączenie i ponowne podłączenie.

Zakładka Lista adresów

Na tej zakładce znajduje się lista adresów firmowych, kontaktowych oraz adresów nadawczych, z których może być realizowana przesyłka. Podczas rejestracji konta do listy adresów automatycznie dodawany jest adres firmowy, utworzony z danych adresowych uzupełnionych na pierwszej zakładce. Adres ten ma zaznaczone opcje Domyślny i Korespondencyjny. Pozycji tej nie można usuwać ani edytować. Możliwe jest natomiast dodanie kolejnych adresów nadawczych. Użytkownik jako adres domyślny lub korespondencyjny może wskazać inny adres niż firmowy. Zaznaczenie parametru Domyślny lub Korespondencyjny na jednym adresie, spowoduje wyłączenie go na innym.

Adres domyślny jest automatycznie przenoszony na nowo utworzone Zlecenia Nadania Przesyłki. Adres korespondencyjny jest adresem kontaktowym dla serwisu Sendit.

4.27.2 Nadanie przesyłki

W menu głównym programu na zakładce Ogólne, pod przyciskiem - Nadanie przesyłki dostępna jest lista przesyłek kurierskich.


Lista Przesyłek Kurierskich

Lista zawiera kolumny:

Nr zlecenia – numer dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji.

Data nadania – data wysłania zlecenia do serwisu Sendit.

Status – status dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki. Dokumenty ze statusem Nie wysłane wyświetlane są w kolorze zielonym, można je dowolnie edytować. Dokumenty Wysłane są zablokowane do edycji, na liście wyświetlają się w kolorze czarnym. Dokumenty Anulowane na liście są w kolorze czerwonym

Kod odbiorcy – kod odbiorcy przesyłki.

Nazwa odbiorcy – pierwsza linia nazwy odbiorcy przesyłki.

Osoba kontaktowa – osoba kontaktowa odbiorcy.

E-Mail – adres e-mail osoby kontaktowej odbiorcy.

Telefon – numer telefonu osoby kontaktowej odbiorcy.

Status przesyłki – status przesyłki pobierany z Sendit.pl.

Data statusu – data nadania statusu pobierana z Sendit.pl

Dodatkowo dla listy można wybrać kolumny:

Numer protokołu odbioru, Numer zlecenia odbioru – numery dokumentów pobierane są z Sendit.pl po nadaniu przesyłki.

Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń, Zmień.

W dolnej części listy oprócz standardowych filtrów, możliwe jest filtrowanie według Statusu z dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki oraz statusu przesyłki nadawanego przez Sendit.pl.

Po wciśnięciu przycisku plusa zostanie utworzony nowy dokument Zlecenia Nadania Przesyłki.


Zakładka Ogólne

Zlecenie Nadania Przesyłki – zakładka Ogólne

Numer wewnętrzny dokumentu – na nowym dokumencie automatycznie podpowiada się schemat numeracji zdefiniowany w konfiguracji programu. Wybór innego schematu jest dostępny pod przyciskiem Dokument lub z rozwijanej listy.

Data wystawienia – data wystawienia dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki. Domyślnie ustawiana jest data bieżąca, operator może ją zmienić.

Nadawca - jako adres nadawczy automatycznie ustawiany jest domyślny adres z konfiguracji programu. Użytkownik może po rozwinięciu listy wybrać inny adres spośród wprowadzonych w konfiguracji lub wpisać go ręcznie, bezpośrednio na dokument.

Osobą obsługującą to zlecenie domyślnie jest operator aktualnie zalogowany. Możliwe jest wskazanie innego operatora lub pracownika. Telefon oraz adres e-mail pobierany jest z karty operatora/pracownika. W przypadku pracownika numer telefonu pobierany jest z pola Telefon SMS lub, jeżeli pole to nie jest uzupełnione, numer wczytywany jest z pola Telefon.

Dane te można również uzupełnić bezpośrednio na dokumencie.

Odbiorca – odbiorcę przesyłki można wybrać z listy podmiotów. Dane teleadresowe są pobierane z karty wybranego odbiorcy. Dodatkowo należy wskazać osobę kontaktową. Można ją wpisać ręcznie lub wybrać z listy przedstawicieli danego kontrahenta. Jeżeli przedstawiciel zostanie wybrany z listy, adres i telefon zostanie zaktualizowany zgodnie z danymi przypisanymi do tego przedstawiciela.

Dane odbiorcy można wpisać ręcznie bezpośrednio na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki.

Opcje – w tym miejscu możliwe jest nadanie przesyłki za pobraniem z określeniem kwoty, jaka ma być pobrana od odbiorcy przez kuriera oraz wpisanie dodatkowych uwag dla kuriera (maksymalnie 40 znaków). Możliwe jest automatyczne wypełnianie kwoty pobrania na podstawie wartości brutto dokumentu (FA, PA, WZ), do którego tworzone jest Zlecenie Nadania Paczki. Kwota jest uzupełniana po zaznaczeniu parametru Pobranie na Zleceniu.

Następnie należy dodać paczki, jakie będą przesyłane do odbiorcy w ramach tego zlecenia wraz z określeniem:

Wagi (kg) – waga jednej paczki nie może przekraczać 30 kg.

Wysokości, szerokości, długości paczki (cm) – wymiary zapakowanej przesyłki.

Sposobu pakowania – z listy należy wybrać jedną z dostępnych opcji.

Kwoty ubezpieczenia – kwota, na jaką nadawca chce ubezpieczyć przesyłkę. Użytkownik może wprowadzić dowolną kwotę. Jeżeli pozostawi 0, przesyłka będzie ubezpieczona według standardu firmy kurierskiej.

Na jednym zleceniu możliwe jest dodanie maksymalnie 30 paczek. Na formularzu Zlecenia możliwe jest kopiowanie dodanych paczek. Aby skopiować określoną paczkę, należy po ustawieniu się na niej wcisnąć kombinację klawiszy <CTRL> + <INS> lub kliknąć w przycisk plusa z wciśniętym klawiszem <CTRL>.

Na formularzu dostępne są przyciski:

– Wyceń zlecenie – po wybraniu tej opcji pojawi się okno przedstawiające wycenę paczek i kosztów dodatkowych.

– Zamów kuriera – w zależności od ustawienia parametru w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Współpraca z Sendit wciśnięcie przycisku spowoduje wyświetlenie okna wyceny przesyłki z dodatkowym przyciskiem umożliwiającym potwierdzenie chęci zamówienia kuriera lub też zlecenie zostanie od razu przesłane do serwisu Sendit. Po wysłaniu zlecenia, jego edycja nie jest możliwa.

Wysłanie przesyłki nie jest możliwe, gdy nie są zdefiniowane paczki oraz nie uzupełniono wszystkich oznaczonych pól.

Po zamówieniu kuriera na formularzu zlecenia powyższe przyciski będą niedostępne, aktywują się przyciski:

– Pobierz szczegóły zlecenia – aktualizuje informacje widoczne na drugiej zakładce, dotyczące zlecenia na podstawie informacji pobranych z Sendit.pl.

– Anuluj zlecenie – Po wybraniu tej opcji do Sendit wysyłane jest żądanie anulowania zlecenia, a przesyłka otrzymuje status Zlecenie oczekuje na anulowanie. Po potwierdzeniu anulowania zlecenia po stronie Sendit zlecenie wyświetli się na liście w kolorze czerwonym – zlecenie otrzyma status Anulowane, a przesyłka – Anulowane przez Użytkownika. Jeżeli anulowanie zlecenia nie będzie już możliwe, zostanie przywrócony aktualny status.


Zakładka Sendit

Zlecenie Nadania Przesyłki – zakładka Sendit

Na tej zakładce wyświetlane sa dane pobierane z Sendit.pl. Dane te aktualizują się po wysłaniu Zlecenia, podczas każdego wyświetlenia zakładki oraz po wciśnięciu przycisku Pobierz szczegóły zlecenia. Z poziomu listy Zleceń Nadania Paczek możliwa jest seryjna aktualizacja danych pobieranych z serwisu Sendit dla zaznaczonych zleceń.

Data nadania – data zamówienia kuriera.

Nr zlecenia sendit – numer zlecenia pobrany z Sendit.pl.

Planowany przyjazd kuriera – szacunkowe godziny, w jakich nadawca może spodziewać się przyjazdu kuriera.

Nr protokołu – numer dokumentu Protokołu Odbioru, który musi zostać wydrukowany przed przyjazdem kuriera.

Nr zlecenia odbioru – numer generowany przez kuriera.

W tabeli znajduje się lista paczek wraz z przypisanym do nich numerem listu przewozowego oraz adresem URL. Po kliknięciu w link Użytkownik zostanie przeniesiony na stonę internetową, na której może śledzić przesyłkę.

– podgląd/wydruk Protokołu Odbioru. Drukowany jest w 2 egzemplarzach.

– podgląd/wydruk Listu Przewozowego. Drukowane są listy przewozowe dla wszystkich paczek na zleceniu.

Status – status przesyłki.

Data zmiany statusu – data i godzina ostatniej zmiany statusu.

Koszt brutto – całkowity koszt nadania przesyłki.


Zakładka Dokumenty

W sekcji Dokumenty powiązane wyświetlany jest dokument handlowy, z którego zostało utworzone zlecenie.

Jeśli włączony jest moduł Obieg dokumentów, wówczas pod tabelą dokumentów skojarzonych pojawią się informacje na temat powiązanych dokumentów z Biblioteki Dokumentów. W przypadku modułu CRM dodatkowo pojawia się lista powiązanych kontaktów i zadań.

4.27.2.1 Tworzenie Zlecenia Nadania Przesyłki z poziomu dokumentów handlowych.

Nadanie przesyłki jest możliwe również z listy Faktur Sprzedaży, Paragonów oraz Wydań Zewnętrznych. Po

ustawieniu się na liście na wybranym dokumencie handlowym i wciśnięciu przycisku , w programie zostanie wygenerowany dokument Zlecenia Nadania Przesyłki powiązany ze wskazanym wcześniej dokumentem. Dane odbiorcy z dokumentu handlowego zostaną przeniesione do pól związanych z odbiorcą na zleceniu. Do jednej faktury/ paragonu/ WZ Użytkownik może utworzyć wiele zleceń.

Powiązanie między dokumentami będzie widoczne na zakładce Dokumenty. Z tego poziomu będzie możliwy pogląd dokumentów skojarzonych.

4.27.2.2 Rozliczenia za przesyłki

Z poziomu Listy Przesyłek Kurierskich pod przyciskiem Rozliczenia dostępny jest podgląd listy faktur, wystawianych przez Sendit. Na liście znajduje się informacja o numerze faktury, dacie wystawienia i terminie płatności, typie i statusie dokumentu oraz kwoty netto, VAT, brutto.

5 Wystawianie dokumentów – informacje dodatkowe

5.1 Dopisywanie pozycji na dokument

Kolejna pozycja na dokumencie może być dopisana przez wciśnięcie przycisku , klawisza <INSERT> czy wybór Dodaj z menu kontekstowego.

W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr odpowiedzialny za sposób dodawania kolejnej pozycji do dokumentu. Do wyboru Użytkownika jest dodawanie poprzez edycję bezpośrednio na liście, podniesienie formularza pozycji lub wywołanie listy towarów z możliwością zaznaczenia wielu pozycji.

wybór wielu towarów - podczas dodawania pozycji zawsze otwierana jest lista towarów z możliwością jednoczesnego wyboru wielu. Jeśli wystąpi sytuacja, gdy towar nie może zostać dopisany do dokumentu (np. nie ma wystarczającej ilości w magazynie) - zostanie wyświetlona informacja o towarach które nie zostały przepisane.

edycja na liście – niezależnie od dokumentu zawsze otwierane jest pole bezpośrednio na formularzu dokumentu, gdzie można wpisać bezpośrednio kod towaru. Lista towarów jest dostępna m.in. po wciśnięciu kombinacji klawiszy <ALT>+<STRZAŁKA W GÓRĘ> oraz przycisku <TAB> w pustym polu z Nazwą.

podniesienie formularza – podczas dodawania pozycji zawsze podnoszony jest formularz pozycji, gdzie m.in. dostępne jest pole na opis towaru.

podniesienie formularza – szybka obsługa – taki sposób wystawiania dokumentów powinien ułatwić proces dopisywania pozycji przy użyciu klawiatury. Dopisanie pozycji sprowadza się do wciśnięcia: <INSERT> (otwiera formularz pozycji), <ENTER> (zatwierdzenie wprowadzonego kodu towaru), <ENTER> (zatwierdzenie ilości) i <ENTER> (zatwierdzenie pozycji).

Kod i Nazwa na dokumentach

Z poziomu dokumentu możliwa jest edycja wartości zarówno dla kodu jak i dla nazwy towaru. Wpisując w jedno z tych pól kod towaru, nazwę lub kod EAN, program w zależności od tego w którym polu zostały te dane wpisane, wyszuka kolejno:

dla pola Kod – najpierw sprawdzi, czy istnieje w Cenniku kod towaru taki, jak wpisany ciąg znaków, jeśli natomiast nie znajdzie będzie szukał pasującej nazwy, w następnej kolejności sprawdzi istnienie zgodnego kodu EAN.

dla pola Nazwa – najpierw sprawdzi czy istnieje towar o takiej nazwie, jeśli nie istnieje wtedy będzie szukał zgodnego kodu towaru, w ostatniej kolejności sprawdzi kody EAN.

Jeśli według poniższych zasad, w Cenniku zostanie znaleziony pasujący do wzorca towar, wówczas po potwierdzeniu klawiszem <ENTER> odpowiednio zostaną wypełnione pola – Kod i Nazwa.

W przeciwnym razie, jeśli żaden z towarów istniejących w bazie nie będzie pasował do wzorca, wówczas program wyświetli pełną listę towarów. Po otwarciu listy kursor ustawi się na towarze, który najbardziej odpowiada wpisanemu na formularzu dokumentu ciągowi znaków.

5.2 Ceny sprzedaży

Początkowa cena sprzedaży, która będzie podpowiadała się na dokumencie, zależy od tego, jaka cena domyślna została ustawiona dla magazynu, kontrahenta i towaru oraz od rabatów kontrahenta i towaru. Podczas dodawania pozycji na dokument sprawdzane są kolejno:

1. Rabat typu stała cena – ponieważ rabat ten ma najwyższy priorytet w programie, stała cena będzie podpowiadać się na dokumencie bez uwzględniania pozostałych rabatów kontrahenta i towaru. Więcej informacji o rabacie typu stała cena można znaleźć w rozdziale 5.22 Udzielanie rabatów.

2. Cena domyślna dla magazynu – jeżeli dla towaru nie ustawiono stałej ceny, w następnym kroku sprawdzane jest, czy na formularzu magazynu (Ogólne/ Inne/ Magazyny), na który wystawiany jest dokument, przypisano domyślną cenę sprzedaży spośród cen zdefiniowanych w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Ceny towarów i usług.

Łatwa sprzedaż: Jeżeli magazyn wybrany na oknie Łatwej Sprzedaży jest powiązany z ceną domyślną, na formularzu podpowie się ona automatycznie, jako cena sprzedaży.

Handel Plus: W module Handel Plus ceny dla towarów pobierane są z magazynu ustawionego w nagłówku dokumentu bez względu na to, jaki magazyn został ustawiony na pozycji.

3. Cena domyślna kontrahenta – jeśli na karcie kontrahenta na zakładce Handlowe wybrano cenę domyślną, zostanie ona ustawiona jako cena początkowa dla tego kontrahenta.

4. Cena domyślna towaru – jeżeli na karcie kontrahenta w polu Cena domyślna wybrano domyślna, to początkowa cena sprzedaży zostanie pobrana z karty towaru (zakładka Ogólne, pole Cena domyślna).

5. Rabaty – po ustaleniu początkowej ceny sprzedaży program wylicza cenę końcową uwzględniając rabaty ustawione w Ogólne/Rabaty, na karcie kontrahenta (zakładka Handlowe), w nagłówku dokumentu lub na pozycji dokumentu w kolumnie Rabat.

5.3 Współpraca z kolektorami danych

Obecnie program współpracuje z następującymi typami kolektorów:

Dolphin

BHT

Cipherlab

Opticon

Konfiguracja danych dotyczących współpracy z kolektorem jest możliwa z poziomu Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Kolektor. Należy tam wskazać przede wszystkim typ kolektora, z którym będzie współpracował program oraz port COM, przez który będzie przebiegała transmisja danych.

Należy również wskazać protokół, wg którego przebiega transmisja oraz inne parametry współpracy.

W części Definicja rekordu należy podać specyfikację dotyczącą formatu pliku przesyłającego dane.

Uwaga: Po wybraniu typu kolektora, program proponuje domyślne ustawie nia parametrów transmisji. Użytkownik powinien jednak skontrolować, czy proponowane ustawienia są zgodne ze specyfikacją producenta kolektora.

W przypadku, gdy kolektor komunikuje się z komputerem przy wykorzystaniu tranceivera należy dodatkowo zaznaczyć parametr Używaj tranceivera.

Obsługa kolektorów jest zrealizowana w taki sposób, żeby umożliwić automatyczne dodawanie towarów wprowadzonych do kolektora na dokumenty handlowe i magazynowe oraz na arkusze inwentaryzacyjne.

Możliwość importu danych z kolektora dostępna jest z poziomu większości formularzy dokumentów. Import

z kolektora następuje automatycznie po wciśnięciu przycisku lub po wciśnięciu kombinacji klawiszy <CTRL>+<ALT>+<K>. Na podstawie danych z Konfiguracji stanowiska program nawiązuje łączność z kolektorem danych, a następnie wywołuje transmisję.

W efekcie na formularzu dokumentu zostają wpisane towary wraz z ilościami. Ilości są wyrażone zawsze w jednostkach podstawowych. Ceny na dokumencie są proponowane przez program, zgodnie z obowiązującymi zasadami. W przypadku dokumentów zakupowych (FZ, PZ, PW, ZD) proponowane są ostatnie ceny zakupu. W przypadku dokumentów sprzedażowych (FA, WZ, RO, FPF…) – proponowane są ceny sprzedaży z grupy cenowej skojarzonej z kontrahentem wpisanym na dokument, z uwzględnieniem wszystkich rabatów.

Uwaga: Funkcja importu danych z kolektora nie działa w przypadku dokumentów korygujących oraz dokumentów, na których zblokowana jest możliwość dopisywania nowych pozycji (np. Faktura Sprzedaży utworzona na podstaw ie WZ z różnych magazynów).

5.4 Wykorzystanie czytnika kodów kreskowych

Program został przystosowany do wykorzystania kodów kreskowych. Warunkiem koniecznym do używania kodów jest posiadanie czytnika kodów kreskowych emulującego klawiaturę (czytnik podpinany równolegle do klawiatury).

Czytnik możemy wykorzystywać do :

wpisywania kodu EAN na formularz towaru

odszukiwania pozycji w cenniku/ na liście zasobów – operacje można wykonać z poziomu Cennika/Listy zasobów

dopisywania pozycji na dokument – program szuka na liście zasobów pozycji o zadanym kodzie i jeśli taki kod istnieje pozycja zostanie dopisana. Pozostaje ustalenie ilości i ceny

wprowadzania towaru jako składnika na recepturę

W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr Sprzedaż tylko wg kodów EAN. Jeśli parametr jest zaznaczony (przy ustawionej w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry metodzie dodawania pozycji na dokument przez edycję na liście lub podniesienie formularza ) to podczas wpisywania pozycji na dokument program wyszukuje towar wg pola kod EAN, jeśli nie znajdzie towaru o takim kodzie EAN generowany jest komunikat: Nie znaleziono pozycji o kodzie EAN: XXXXXXXX. – Anuluj. Okno z komunikatem można zamknąć klawiszem <ESC> lub za pomocą myszy naciskając w oknie komunikatu przycisk Anuluj.

5.4.1 Kody wagowe

Podczas wystawiania dokumentów w systemie Comarch ERP Optima istnieje możliwość odczytywania tzw. kodów wagowych (zawierających informację o wadze towaru). Kody takie są drukowane przez wagi, natomiast w chwili odczytu program rozpoznaje, że jest to kod wagowy i odpowiednio odczytuje ilość, wprowadzając ją na dokument. Sam towar jest rozpoznawany na podstawie kodu EAN wprowadzonego na karcie.

Kod wagowy ma określoną strukturę, w związku z czym:

kod EAN zapisane na karcie towaru może mieć 4 znaki

waga towaru nie może przekraczać 99.9999 kg

Uwaga: Funkcja odczytywania kodów wagowych działa tylko jeśli w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry wybrano parametr: Dodawanie pozycji na dokumencie jako: edycja na liście.

5.5 Sortowanie pozycji na dokumentach

Na większości dokumentów handlowych i magazynowych (wyjątkiem są dokumenty korygujące oraz Dokumenty Wewnętrzne Sprzedaży do FZ i Dokumenty Wewnętrzne Zakupu) możliwe jest sortowanie pozycji wg kodu lub wg nazwy. Opcja sortowania jest dostępna w menu kontekstowym (pod prawym przyciskiem myszy) na liście pozycji dokumentu.

W wyniku sortowania wszystkie pozycje już wpisane na dokument zostają ułożone odpowiednio wg kodu/ wg nazwy i równocześnie następuje renumeracja liczby porządkowej. Natomiast pozycje, które zostają dopisane do dokumentu po sortowaniu pozycji są umieszczane na końcu listy.

5.6 Historia towaru

Funkcja wywoływana jest przy pomocy przycisku widocznego w pasku zadań z poziomu otwartego formularza zasobu, listy zasobów czy formularza faktury. Zasady obsługi okna zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie.

Na karcie operatora na zakładce Parametry znajduje się sekcja Historia towaru, a w niej parametry Ustawiaj kontrahenta i magazyn oraz Ustawiaj typ dokumentu.

Jeżeli parametry są zaznaczone – podczas uruchamiania historii towaru z poziomu dokumentu, w filtrze ustawiany jest kontrahent, magazyn i typ tego dokumentu.

Jeżeli parametry są wyłączone – podczas uruchamiania historii towaru z poziomu dokumentu, w filtrze nie są ustawiane domyślne wartości z tego dokumentu.


W zależności od zakładki wyświetlana jest:

chronologicznie – lista wszystkich transakcji (zgodna z założonymi filtrami), ułożona chronologicznie, w których brał udział dany towar/ usługa. Pozwala zorientować się kto kupił/sprzedał (kod kontrahenta i grupa), na jakim dokumencie (numer, typ, numer obcy), kiedy (data dokumentu i data operacji), w jakiej ilości i wartości dany towar

wg grup kontrahentów – łączna ilość i wartość transakcji posortowana wg grup, do których należą kontrahenci z wyfiltrowanych dokumentów

wg kodów kontrahentów – łączna ilość i wartość transakcji danym towarem wyliczona dla poszczególnych kontrahentów

Dokumenty uwzględniane w historii można ograniczyć przez zastosowanie filtra:

rodzaj dokumentów (FA, PA, RO…) – lista będzie uwzględniała tylko zaznaczone typy dokumentów,

datę dokumentu od/ do – po zaznaczeniu parametru można wpisać zakres dat, w którym powinna się zawierać data wystawienia dokumentu

data operacji od/ do – po zaznaczeniu parametru można wpisać zakres dat, w którym powinna się zawierać data operacji (w przypadku FA, PA data sprzedaży, w przypadku PZ – data zakupu).

magazyn – listę można ograniczyć do dokumentów związanych z wybranym magazynem.

bufor/ zatwierdzone/ wszystkie – w zależności od wybranej opcji wyświetlane są wyłącznie dokumenty w buforze/ zapisane na stałe lub wszystkie.

Kontrahent – istnieje możliwość wyfiltrowania dokumentów, w których uczestniczył towar, wystawionych dla konkretnego kontrahenta (lub innego rodzaju podmiotu).

Operator – istnieje możliwość wyfiltrowania dokumentów ze względu na operatora, który jako ostatni go modyfikował. Istnieje możliwość filtrowania dokumentów bez względu na operatora modyfikującego (opcja wszyscy) lub jednego wskazanego.

Dodatkowo na zakładce Chronologicznie i Wg kodów kontrahentów można wyświetlić listę dotycząca transakcji tylko z jednym kontrahentem.

Raport zostaje przeliczony wciśnięciu przycisku . Jeśli po wyliczeniu raportu Użytkownik zmieni parametry

wyliczania – przycisk zmieni wygląd z na , co informuje Użytkownika o konieczności ponownego przeliczenia raportu.

Dla kolumn Ilość i Wartość PLN domyślnie widoczne są podsumowania wartości.

Uwaga: Jeśli transakcja była przeprowadzana w walucie obcej – w historii, w kolumnie Cena PLN cena zostanie przeliczona na PLN wg kursu ustalonego na dokumencie. kolumnach dodatkowych Cena, Wartość, Waluta wartości są pobierane z dokumentu.

5.7 Historia kontrahenta

Historia kontrahenta dostępna jest z formularza kontrahenta na Liście kontrahentów oraz z poziomu formularzy wszystkich dokumentów handlowych (FA, PA, RO, FZ, ZD) i magazynowych, na których kontrahent może być

określony (WZ, PZ, RW, PW) po wciśnięciu przycisku w pasku zadań.

Historia kontrahenta przedstawia wszystkie dokumenty wystawione dla danego podmiotu. Raport jest wyliczany

wciśnięciu przycisku . Jeśli po wyliczeniu raportu Użytkownik zmieni parametry wyliczania – przycisk zmieni

wygląd na , co informuje Użytkownika o konieczności ponownego przeliczenia raportu. Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie.

Lista może być filtrowana zgodnie z ustawieniami na liście:

Bufor/ zatwierdzone/ wszystkie – w zależności od wybranej opcji wyświetlane są wyłącznie dokumenty w buforze/ zapisane na stałe lub wszystkie.


FA, PA, RO… - zaznaczając odpowiednie opcje użytkownik może zdecydować jakie rodzaje dokumentów mają być uwzględniane na liście.

Data dokumentu i Data operacji – użytkownik może ustalić zakres dat, w jakim powinna być zawarta data wystawienia dokumentu oraz data sprzedaży/ zakupu czy wydania/ przyjęcia towaru (np. dla Faktury Zakupu data dokumentu to data wystawienia, a data operacji to data sprzedaży). Aby wybrana data nie była uwzględniana podczas filtrowania listy (tzn. wyświetlane były dokumenty niezależnie od daty dokumentu/ operacji) należy odznaczyć parametr.

Magazyn – lista może obejmować wszystkie dokumenty wystawione dla danego kontrahenta lub tylko dokumenty dotyczące jednego magazynu.

Operator – operator, który wystawiał analizowane dokumenty. Program podczas filtrowania uwzględnia operatora, który wystawił dokument, a nie modyfikował.

Towar – istnieje możliwość zawężenia listy do transakcji dotyczących danego kontrahenta i tylko jednego wybranego towaru (lista będzie zawierać wszystkie dokumenty wystawione dla kontrahenta, w których uczestniczył wybrany towar). Towar można wybrać z Cennika wyświetlonego po wciśnięciu przycisku Towar.

Historię obrotu kontrahenta można przeglądać w różnych przekrojach:

Zbiorczo – przedstawione są kolejne wystawione dla kontrahenta dokumenty w kolejności chronologicznej (m.in. zaległości kontrahenta)

Chronologicznie – lista przedstawia w kolejności chronologicznej operacje z kontrahentem na poziomie wpisanych na dokumentach towarów/usług (m.in. sprzedaną ilość i wartość dla każdej pozycji)

Wg grup towarów – lista przedstawia operacje z kontrahentem w podziale na poszczególne grupy towarowe, biorące udział w tych operacjach

Wg kodów towarów – lista przedstawia operacje z kontrahentem w podziale na biorące w nich udział towary/ usługi

Rys. Historia kontrahenta

Z poziomu zakładek Zbiorczo i Chronologicznie możliwy jest podgląd wskazanego dokumentu (przycisk z lupką).

Dla kolumn Netto, VAT, Brutto i Zaległość domyślnie widoczne jest podsumowanie wartości.


Uwaga: Jeśli transakcja przeprowadzana była w walucie obcej – na raporcie zostanie przeliczona na PLN wg kursu określonego na dokumencie (również w przypadku zaległości).

5.8 Agregowanie pozycji na dokumentach

W Konfiguracji firmy znajdują się parametry związane z agregacją pozycji na dokumentach handlowych i magazynowych:

Agregacja pozycji dokumentu (FA, PA, WZ)

Parametr znajduje się w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry. Funkcja dotyczy tylko dokumentów sprzedaży: Faktur Sprzedaży, Paragonów oraz dokumentów WZ.

Istnieje możliwość agregowania pozycji przy zapisie dokumentu na trwałe oraz do bufora. Należy przy tym pamiętać, że opcja agregowania przy zapisie do bufora jest dostępna tylko po zaznaczeniu opcji zapisu na trwałe. Oznacza to, że agregacja jest możliwa:

tylko przy zapisie na trwałe – zaznaczony parametr zapis trwały

zawsze – zaznaczony parametr zapis trwały i zapis do bufora

brak agregacji – odznaczony parametr zapis trwały.

Pozycje na dokumencie zostaną zagregowane do jednej w przypadku, gdy posiadają identyczne wszystkie wartości z wyjątkiem ilości (m.in. kod, nazwę, opis, jednostkę miary, cenę, kategorię).

Agregacja pozycji na dokumentach powstałych z WZ PZ

Parametr znajduje się w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry. Po jego zaznaczeniu agregowane będą identyczne pozycje na dokumentach, które powstały z przekształcenia dokumentów WZ/PZ

Agregacja pozycji na dokumentach powstałych z RO ZD

Parametr znajduje się w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry. Po jego zaznaczeniu agregowane będą identyczne pozycje na dokumentach, które zostały wygenerowane z dokumentów RO/ZD.

Uwaga: Na dokumentach nie są agregowane pozycje o typie usługa złożon a z zaznaczonym parametrem Rozchód składników na FA/PA oraz ich składniki.

5.9 Atrybuty

5.9.1 Atrybuty w module Handel

W module istnieje możliwość zdefiniowania odrębnych list dla atrybutów, które będą opisywać pozycje na dokumencie (atrybuty towaru) i odrębnie atrybuty, które będą opisywać cały dokument (atrybuty kontrahenta i dokumentu).

Przed przystąpieniem do uzupełniania atrybutów należy je zdefiniować w systemie. Lista atrybutów jest dostępna w menu Ogólne/ Atrybuty. Składa się ona z odrębnych zakładek, na których wprowadzane są atrybuty określonego typu:

atrybuty towaru – wykorzystywane podczas opisywania pozycji wprowadzanych na dokumenty

atrybuty kontrahenta – wykorzystywane podczas opisywania całych dokumentów. Są to atrybuty, które można skojarzyć z konkretnym kontrahentem (opisujące kontrahenta, dla którego wystawiany jest dokument).

atrybuty dokumentu – wykorzystywane podczas opisywania całych dokumentów, jednak nie są one związane z konkretnym kontrahentem.

Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń, Zmień. Należy przy tym pamiętać, że usunięcie definicji atrybutu jest możliwe tylko do czasu jego wykorzystania na karcie towaru.

Definiując atrybuty, niezależnie od typu, należy określić:

Kod i nazwę atrybutu – należy przy tym pamiętać, że kod atrybutu będzie drukowany na dokumentach, powinien więc być czytelny.


Format - dla każdego atrybutu (podczas tworzenia jego definicji) można określić format pola zawierającego wartość:

tekst – pole tekstowe

liczba – pole sformatowane jako liczba z dokładnością do czterech miejsc po przecinku

lista – możliwość wcześniejszego zdefiniowania dostępnych wartości na odrębnej liście, podczas kojarzenia atrybutu z towarem wartość można wybrać z dostępnej listy rozwijanej.

data – pole w formacie daty

W przypadku atrybutu typu lista podczas definiowania atrybutu (Ogólne/ Atrybuty) na formularzu pojawia się druga zakładka Pozycje listy. Na zakładce można wpisać wszystkie wartości, jakie dany atrybut może przyjąć.

Pozostałe parametry są zależne od typu atrybutu i zostały opisane w poniższych rozdziałach.

Uwaga: Lista atrybutów może być importowana pomiędzy bazami (Narzędzia/ Importy/ innej bazy danych). W przypadku importu atrybutów towaru typu lista – przenoszona jest również lista dostępnych wartości.

W oknie każdego z atrybutów znajduje się parametr przenoś do Analiz BI, jeśli nie jest zaznaczony atrybuty nie są przenoszone do Analiz Business Intelligence (aplikacji umożliwiającej raportowanie danych z Comarch ERP Optima).

5.9.2 Atrybuty towaru i załączniki

W systemie Comarch ERP Optima istnieje możliwość zdefiniowania atrybutów dla towaru, umożliwiający pamiętanie większej ilości parametrów związanych z towarem. Parametry takie to np. kolor towaru, numer seryjny, położenie w magazynie, waga, termin ważności, kod (numer katalogowy) u dostawcy itp. Wykorzystanie atrybutów na poszczególnych kartach zależy od potrzeb danego towaru. Dodatkowe atrybuty karty rozszerzają także możliwości analityczne programu.

Istnieje możliwość wydruku atrybutu na fakturze. Można więc na zdefiniowanym wydruku faktury drukować np. datę ważności towaru, wagę lub położenie w magazynie.

Dodatkowo atrybut może mieć opcję związany z kontrahentem. Oznacza to, że dla atrybutu jego wartość będzie inna dla każdego kontrahenta. Taka funkcjonalność może być wykorzystana np. W przypadku deklarowania list kodów towarów u różnych dostawców lub odbiorców.

Atrybuty mogą być przenoszone na transakcje na dwa sposoby:

do pola tekstowego Opis

na odrębną zakładkę Atrybuty na formularzu pozycji, co znacznie ułatwia analizę oraz filtrowanie dokumentów wg wykorzystanych atrybutów.

Dodając nową definicję atrybutu towaru należy określić kilka parametrów ogólnych, definiujących atrybut:

Zależny od kontrahenta – parametr określa, czy wartość atrybutu jest niezmienna dla towaru, czy też różni się dla poszczególnych kontrahentów. Parametr powinien być zaznaczony np. W przypadku kodów towaru u dostawców – wtedy dla każdego towaru będzie można zdefiniować wiele kodów w zależności od kontrahenta dostarczającego towar.

Udostępniaj w Comarch ERP e-Sklep – parametr związany ze współpracą programu ze sklepem internetowym (Comarch ERP e-Sklep). Atrybuty z zaznaczonym parametrem będą wraz z towarem eksportowane do e-Sklep, umożliwiając tym samym jego bardziej szczegółowe opisanie. Zasady współpracy zostały opisane w odrębnym rozdziale Współpraca z Comarch ERP e-Sklep.

Język – opcja wyboru języka związana jest z funkcjonalnością wielojęzyczności opisaną w rozdziale Formularz zasobu: zakładka Języki.

Pozostałe atrybuty definiowane na formularzu są związane ze sposobem ich późniejszego przenoszenia na transakcję:

Dokleić do opisu elementu – parametr odpowiada za umieszczanie atrybutu na wystawianych dokumentach. Jeśli jest aktywny w chwili wpisywania towaru na dokument wartość takiego atrybutu jest automatycznie kopiowana jako opis towaru na dokumencie (w pole tekstowe). Zawartość tego pola jest drukowana na standardowych wydrukach dokumentów w programie.

Przenosić na transakcję - jeśli parametr jest zaznaczony to atrybut wraz z wartością jest przenoszony na odrębną zakładkę Atrybuty na element dokumentu.

Drukować na dokumencie – parametr związany z poprzednim. Jeśli jest zaznaczony to atrybut (po przeniesieniu na zakładkę Atrybuty na transakcji) wraz z wartością są drukowane na dokumentach.

W przypadku atrybutu towaru można określić dodatkowy format atrybutu: binaria. Atrybut binarny pozwala na skojarzenie towaru z dowolnym plikiem (na przykład grafiką, obrazkiem itp.). Atrybuty binarne nie mogą być kopiowane na transakcje, a jedynie eksportowane wraz z towarem do e-Sklep (dlatego pozostałe parametry są ukrywane).

Przy włączonym module Handel Plus na karcie atrybutu pojawia się sekcja Pozycje, zasoby z parametrami Przenosić na dostawy i Obowiązkowy. Funkcjonalność została dokładniej opisana w rozdziale Moduł Handel Plus.

5.9.2.1 Przypisanie atrybutu do towaru

Jeśli lista atrybutów jest zdefiniowana można przystąpić do ich uzupełniania na kartach poszczególnych towarów. Jest to możliwe z poziomu formularza towaru: zakładka Atrybuty.

Lista atrybutów skojarzonych z danym towarem jest obsługiwana przez standardowe przyciski: Dodaj, Usuń, Zmień.

Dodając nowy atrybut należy określić:

Atrybut – utworzona wcześniej definicja atrybutu (należy wybrać z listy zdefiniowanych wcześniej atrybutów. Po wybraniu atrybutu część parametrów zostaje ustawiona zgodnie z definicją atrybutu.

Wartość – wartość atrybutu. Pole jest dostępne tylko w przypadku, gdy atrybut nie jest zależny od kontrahenta. W takim przypadku wartość parametru dla tego towaru jest dla wszystkich kontrahentów taka sama.

W przypadku atrybutów typu lista, Użytkownik może wybrać potrzebną wartość z rozwijanej listy. Uzupełnienie listy o nowe wartości jest możliwe tylko z poziomu definicji (formularza) atrybutu.

Zależny od kontrahenta – parametr decyduje o tym czy wartość atrybutu dla towaru jest zawsze taka sama

(parametr odznaczony ), czy dla każdego kontrahenta jest inna (parametr zaznaczony ).

W przypadku, gdy parametr zależy od kontrahenta w tabeli poniżej istnieje możliwość ustalenia jego wartości dla poszczególnych kontrahentów. Przycisk Dodaj umożliwia dodawanie kolejnych kontrahentów oraz określonych dla nich wartości atrybutu (np. kod kontrahenta - dostawcy oraz kod towaru u tego dostawcy). Listę kontrahentów w kolumnie Podmiot można wywołać wciskając prawy przycisk myszy lub klawisz <TAB> w pustym polu.

Oprócz kontrahentów istnieje możliwość zdefiniowania atrybutu dla innych podmiotów (pracownik, wspólnik, urząd, bank…). Zmiana typu podmiotu jest możliwa po wybraniu potrzebnej opcji z menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki (obok Dodaj).

W przypadku atrybutu typu binaria Użytkownik nie ma możliwości określenia parametrów związanych z przenoszeniem atrybutu na transakcje, natomiast pojawia się opcja związana z powiązaniem z daną binarną. Daną binarną może być na przykład plik zawierający zdjęcie produktu, dodatkową grafikę itp. Po wskazaniu danej poniżej widoczny jest podgląd pliku.

Po dodaniu atrybutu binarnego, wskazany plik jest dodawany do karty towaru jako załącznik.

Lista danych binarnych jest wspólna dla całego cennika. Po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest lista wszystkich danych binarnych, jakie zostały wprowadzone do programu. Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń, Podgląd. Na podglądzie widoczny jest plik, który został zapamiętany z programie jako dana binarna.

Podczas dodawania nowej danej Użytkownik musi podać nazwę, pod jaką dana binarna będzie widoczna w programie oraz wskazać plik zewnętrzny, który zostanie zaczytany do programu jako dana. Po wciśnięciu

przycisku Użytkownik może wskazać plik zapisany wcześniej na dysku komputera (dla ułatwienia podczas przeglądania katalogów lista wyświetlanych plików może być zawężona do określonego typu: JPG, bmp, gif itp.).

Parametry dotyczące sposobu przenoszenia na dokumenty oraz udostępniania w e-Sklep są dziedziczone z definicji atrybutu, jednak Użytkownik może je zmieniać indywidualnie dla każdego towaru.

5.9.2.2 Kopiowanie atrybutów towaru w pole Opis

Za kopiowania atrybutu w pole Opis odpowiadają parametry:

Dokleić do opisu elementu:

jeśli parametr jest zaznaczony – podczas wpisywania towaru na dokument w pole Opis na formularzu pozycji automatycznie kopiowana jest ustalona dla tego towaru wartość parametru.


jeśli parametr jest odznaczony – atrybut jest widoczny jedynie na karcie towaru, natomiast nie jest kopiowany w pole Opis podczas wpisywania towaru na dokument.

Kod atrybutu przed wartością – parametr jest dostępny tylko w przypadku, gdy zaznaczono wcześniej parametr Dokleić do opisu elementu. Odpowiada za oznaczenie parametru podczas kopiowania go w pole Opis:

jeśli parametr jest zaznaczony – podczas kopiowania atrybutu na dokument równocześnie kopiowany jest jego kod (np. KOD DOSTAWCY RO333/2008)

jeśli parametr jest odznaczony – na dokument kopiowana jest jedynie wartość parametru bez jego dokładniejszego oznaczenia (w powyższym przykładzie jedynie RO333/2008)

Oprócz atrybutów towar może posiadać jeszcze opis wpisany bezpośrednio na formularzu towaru (zakładka Dodatkowe). Jeśli równocześnie zaznaczony jest parametr Kopiuj opis na fakturę – na pozycję dokumentu przepisywany jest w pierwszej kolejności opis (w całości), a dopiero potem poszczególne atrybuty (tylko te z zaznaczonym parametrem Dokleić opis na element).

Podczas kopiowania atrybuty są sortowane wg kodów atrybutów – oznacza to, że w przypadku, gdy do jednego towaru był kilka razy przypisany ten sam atrybut z różnymi wartościami, to podczas przepisywania atrybutów towaru na dokumencie będą one ustawione obok siebie.

Ponadto na dokumencie istnieje możliwość dodatkowego wyboru atrybutów spośród tych kopiowanych na dokument. Jeśli na karcie towaru zaznaczono parametr Pozwól na edycję opisu na fakturze obok pola

zawierającego opis pojawia się przycisk . Po jego wciśnięciu Użytkownik na liście atrybutów przypisanych do danego towaru może wybrać te, które zostaną przepisane na dokument.

5.9.2.3 Kopiowanie atrybutów towaru na element

Atrybuty, które będą miały zaznaczony parametr Przenosić na transakcję zostaną przepisane na dodatkową zakładkę Atrybuty, która jest widoczna po podejrzeniu formularza pozycji na dokumencie.

Uwaga: Na transakcje dla każdego towaru może być przeniesione maksymalnie 5 atrybutów. Jeśli dla danego towaru przypisane jest więcej atrybutów, które mają zaznaczony parametr Przenosić na transakcję – wtedy na dokument zostanie przeniesionych pierwsze pięć atrybutów.

Lista atrybutów może być modyfikowana przez Użytkownika – może on nie tylko zmieniać wartość atrybutu, ale również dodawać nowe atrybuty. Lista wszystkich zdefiniowanych atrybutów jest dostępna po wciśnięciu przycisku określającego atrybut.

W trakcie kopiowania dokumentów, przekształcania (wszelkiego rodzaju konwersje) oraz ich korygowania – wraz z towarem na nowe dokumenty przenoszone są wszystkie przypisane dla poszczególnych pozycji atrybuty wraz z wartościami.

Z kopiowaniem atrybutów na pozycję związany jest również parametr Drukować na dokumencie. Jeśli parametr jest zaznaczony to dany atrybut wraz z wartością są drukowane na dokumentach. Na potrzeby wydruku Faktury Sprzedaży z atrybutami zdefiniowany jest odrębny wydruk Faktura VAT/ Atrybuty. Warto również pamiętać, że decydujące jest ustawienie tego parametru na karcie danego towaru, nie zaś na definicji atrybutu.

5.9.2.4 Przypisanie załącznika do towaru

Dodawanie załączników odbywa się na karcie towaru na zakładce Atrybuty, w sekcji Załączniki.


Rys. Zakładka Atrybuty na karcie towaru

W sekcji Załączniki dostępne będą kolumny:

Nazwa pliku/ścieżka - nazwa pliku lub ścieżka, jeśli wybrano opcję link

Nazwa - zgodna z nazwą pliku, w przypadku dodawania pliku z dysku uzupełniana automatycznie, w przypadku dodawania z listy danych binarnych zgodna z nazwą danej binarnej

Typ – plik lub link

Typ pliku – program automatycznie rozpoznaje znane formaty i odpowiednio ustawia typ. Jeśli format nie zostanie rozpoznany wówczas ustawiony zostanie typ Inne.

Domyślnie lista typów będzie zawierać następujące pozycje:

Grafika - domyślnie ustawiany dla plików o rozszerzeniach: bmp, gif, png, jpg

Word - domyślnie ustawiany dla plików o rozszerzeniach: doc, docx, docm, txt, rtf, odt

PDF - pliki pdf

Excel - domyślnie ustawiany dla plików o rozszerzeniach: xls, xlsx, xlsm,xlsb

Video - avi, mp4, mkv

Audio - mp3, wav

Flash - swf

Archiwa - zip, rar

Inne - w przypadku nierozpoznanego typu pliku

W przypadku, gdy skonfigurowany e-Sklep/Wszystko.pl widoczne są dodatkowe kolumny:

e-Sklep - opcja udostępnienia w e-Sklep, wybór TAK/NIE (opcja TAK niedostępna dla linków)

wszystko.pl - opcja udostępnienia na Wszystko.pl, wybór TAK/NIE (opcja TAK niedostępna dla linków)

Jeśli dodawane są załączniki a towar ma ustawioną opcję wysyłania do sklepu/wszystko.pl, to przed dodaniem pozycji program pyta: „Towar jest wysyłany do Comarch ERP e-Sklep/wszystko.pl. Czy ustawić dla załączników parametr e-Sklep/wszystko.pl?”


Link - pole tekstowe do wprowadzania linku do zdjęcia (dozwolone znaki zgodnie ze specyfikacją URI).

Atrybut Alt – pole tekstowe do wprowadzania krótkiego opisu zdjęcia

Atrybut Rel – wartości na liście wyboru: brak (puste), nofollow. Określa, czy odnośnik do pliku ma znaczenie dla robotów sieciowych i czy mają za nim podążać

Atrybut Title – Pole tekstowe do wprowadzania rozszerzonego opisu o elemencie.

Dla opcji Wybór kolumn (dostępnej na liście pod prawym przyciskiem myszy) znajdują się kolumny:

Podgląd – kolumna, w której wyświetlana jest miniaturka zdjęcia (grafiki). W przypadku plików/linków doc, xls, pdf itp. jest wyświetlana standardowa ikona obrazująca rodzaj pliku. Na dole listy znajduje się suwak, który umożliwia zmianę wielkości miniaturki.

Język – opcja wyboru języka związana jest z funkcjonalnością wielojęzyczności, opisaną

w rozdziale Formularz zasobu: zakładka Języki.

W tabeli załączniki dostępne są przyciski:

- Dodaj załącznik

- Podgląd pliku – podgląd załącznika z pomocą domyślnego programu ustawionego dla danego typu pliku

- Usuń

- Przyciski ustawiania kolejności plików

Funkcja dodawania załącznika ma trzy opcje:

Wskaż plik na dysku i zapisz do bazy

Wybierając opcję Wskaż plik na dysku i zapisz do bazy program wyświetli okno, gdzie Użytkownik będzie mógł wyszukać lokalizację pliku i wskazać plik. Po zatwierdzeniu wyboru wskazany plik zostanie zapisany w bazie danych. Jeśli Użytkownik zaznaczy więcej niż jeden plik, wówczas dodane zostaną wszystkie zaznaczone pliki. W oknie wyszukiwania plików domyślnie będą się podpowiadać pliki typu: pliki graficzne, zapamiętywana też będzie ostatnio wybierana ścieżka.

Wybór opcji spowoduje, że załącznik trafia od razu na listę danych binarnych i zostaje zapisany w bazie.

Stosując takie rozwiązanie należy pamiętać, że:

w kopii bezpieczeństwa wykonywanej z poziomu programu będą zapamiętane również pliki z załącznikami

zapisywanie plików w bazie danych powoduje jej szybki przyrost.

Wskaż plik na dysku i zapisz link

Wybierając opcję Wskaż plik na dysku i zapisz link rejestrowane jest powiązanie załącznika z plikiem, który jest zapisany na dysku komputera. W efekcie w bazie danych ten plik nie jest zapisany, a jedynie zapamiętana jest ścieżka dostępu do pliku. Stosując takie rozwiązanie należy pamiętać o tym, że:

pliki NIE BĘDĄ archiwizowane wraz z kopią bezpieczeństwa bazy danych (w kopii będą zapamiętane tylko ścieżki dostępu),


powiązanie dokumentów jedynie w postaci linków nie powoduje szybkiego przyrostu baz danych.

Wybierz z listy danych binarnych

Wybierając opcję Wybierz z listy danych binarnych otwierane jest okno danych binarnych, na którym możliwe jest wskazanie zapisanych już w bazie danych binarnych.

Okno z listą danych binarnych posiada kolumny:

Zaznaczeń, dzięki czemu możliwe jest równoczesne dodawanie wielu danych binarnych przez zaznaczenie wybranych pozycji

Podgląd - w której wyświetlana jest miniaturka zdjęcia (grafiki). W przypadku plików doc, xls, pdf jest wyświetlana standardowa ikona obrazująca rodzaj pliku. Na dole listy znajduje się suwak, który umożliwia zmianę wielkości miniaturki.

Nazwa – nazwa danej binarnej

Nazwa pliku - nazwa pliku

Na oknie istnieje też możliwość podglądu widoku pliku, na którym aktualnie jest umieszczony kursor. Opcja podglądu ma możliwość ukrycia lub zwinięcia. Domyślnie podgląd jest ukryty po prawej stronie listy, gdzie widnieje pasek Podgląd – kliknij, aby wyświetlić okienko podglądu pliku. Po kliknięciu w pasek rozwijany jest panel, w którym widoczny jest podgląd pliku. W panelu widoczne jest zdjęcie (grafika), w przypadku innych plików wyświetla się standardowa ikona obrazująca rodzaj piku. Położenie panelu może być przez użytkownika zmieniane. Aby zadokować panel z innej strony okna należy go „złapać” i przeciągnąć w inną lokalizację. Dodatkowo panel wyposażony jest w przycisk pinezki: jeśli pinezka jest „wyciśnięta” po ustawieniu kursora z powrotem na liście danych binarnych panel jest zwijany. Jeśli pinezka jest „wciśnięta” – panel jest na stałe dokowany.

Rys. Lista danych binarnych

Na liście załączników istniej także możliwość dodania załącznika za pomocą menu kontekstowego, dostępnego pod prawym przyciskiem myszy. Z tego poziomu dostępne są opcje: Dodaj (odpowiadająca opcji: Wskaż plik na dysku i zapisz do bazy), Wskaż plik na dysku i zapisz link, Wybierz z listy danych binarnych.

5.9.2.4.1 Atrybuty binarne a załączniki

Dodanie atrybutu binarnego do towaru i przypisanie mu jakiejś wartości binarnej spowoduje automatyczne pojawienie się tej danej binarnej na liście załączników. Usunięcie atrybutu binarnego nie usuwa załącznika. Załącznik można usuwać z listy załączników. Nie można też usuwać załącznika powiązanego z atrybutem binarnym, wcześniej konieczne będzie usunięcie atrybutu.

W związku z przeniesieniem danych binarnych z atrybutów binarnych do załączników w trakcie konwersji bazy wszystkie wartości atrybutów binarnych powiązanych z danym towarem trafią do załączników na tych towarach.


Jeśli atrybut binarny miał zaznaczony parametr udostępniaj w e-sklep wówczas dana binarna, która była podpięta do takiego atrybutu zostanie oznaczona w załącznikach, jako wysyłana do e-sklepu.

5.9.2.4.2 Operacje seryjne

Na liście operacji seryjnych dostępnej z poziomu cennika i listy zasobów znajduje się pozycja: Dodawanie/usuwanie załącznika. Na oknie operacji seryjnej dostępne są dwie opcje: Dodaj oraz Usuń – domyślnie ustawiona Dodaj.

Dla opcji Dodaj na oknie tym można dodać załącznik alogicznie jak ma to miejsce w przypadku dodawania bezpośrednio na towarze:

Po wybraniu pliku w oknie edycyjnym wyświetli się jego nazwa.

Dla opcji Usuń dostępne są dwa warianty:

Wskaż plik na dysku i usuń link - należy wskazać taki sam link do pliku, jaki był zapisany na towarach.

Wybierz z listy danych binarnych - należy wybrać jedną z danych binarnych - każdy wcześniej dodawany plik jest na liście danych binarnych.

Usunięcie załączników w postaci plików spowoduje usunięcie powiązania z daną binarną, ale nie będzie usuwać jej z bazy danych binarnych, natomiast usuniecie linka usunie powiązanie towaru z linkiem.

5.9.2.4.3 Import z innej bazy danych.

Import cennika z innej bazy danych umożliwia przeniesienie załączników przypisanych do towarów. Przy imporcie samego cennika przesyłane są tylko te dane, które są powiązane z towarami.

Na oknie importu danych z innej bazy znajduje się opcja Dane binarne (cennik, grupy towarów). Import danych binarnych umożliwia przeniesienia listy danych binarnych niepowiązanych bezpośrednio z kartą towaru czy grupą towarową.

Przy imporcie sprawdzana jest duplikacja, czy danych nie ma już w bazie.

5.9.3 Atrybuty kontrahenta

Podobnie jak w przypadku towarów atrybuty mogą być kojarzone również z kontrahentem. Atrybuty mogą być przenoszone na transakcje na dwa sposoby:

do pola tekstowego Opis

na odrębną zakładkę Atrybuty na dokumencie, co znacznie ułatwia analizę oraz filtrowanie dokumentów wg wykorzystanych atrybutów.


Definiując atrybut kontrahenta Użytkownik musi określić klika parametrów związanych z automatycznym przenoszeniem atrybutów na wystawiane dokumenty:

Dokleić do opisu dokumentu – parametr odpowiada za kopiowanie atrybutu na dokumenty w pole Opis. Definiując atrybut Użytkownik podaje ustawienie domyślne parametru (może je zmienić podczas kojarzenia atrybutu i kontrahenta).

Przenosić na transakcje – parametr związany jest z automatycznym przenoszeniem atrybutu na dokumenty (na odrębną zakładkę Atrybuty) wystawiane dla poszczególnych kontrahentów. Na formularzu atrybutu Użytkownik może podać domyślne ustawienie dla atrybutu podczas przypisywania go na karcie kontrahenta. Jednak podczas przypisywania atrybutów poszczególnym kontrahentom Użytkownik może ustawienie parametru zmienić. W efekcie może zdecydować indywidualnie dla każdego kontrahenta, czy atrybut powinien przenosić się automatycznie na dokumenty.

Kopiować przy księgowaniu do rejestrów VAT - parametr dotyczy przenoszenia dokumentów z modułu handlowego do rejestrów VAT i określa, czy atrybut przypisany do dokumentu w module handlowo-magazynowym powinien zostać przeniesiony wraz z dokumentem po zaksięgowaniu do Rejestrów VAT. Ustawienie parametru na formularzu atrybutu jest następnie dziedziczone podczas przypisania atrybutu na kartę kontrahenta i Użytkownik nie może zmienić tego ustawienia dla poszczególnych kontrahentów. W efekcie atrybut z zaznaczonym parametrem jest zawsze przenoszony do rejestrów VAT wraz z dokumentem, niezależnie od kontrahenta, dla którego dokument jest wystawiony.

5.9.3.1 Przypisanie atrybutu dla kontrahenta

Jeśli atrybuty wykorzystywane dla kontrahentów są zdefiniowane można je uzupełniać wraz z wartościami dla poszczególnych kontrahentów. Na formularzu kontrahenta (menu Ogólne/ Kontrahenci) znajduje się zakładka Atrybuty, z poziomu której można definiować atrybuty związane z danym kontrahentem. Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski.

Dodając atrybut dla kontrahenta należy wskazać:

Atrybut – kod atrybutu wybrany spośród wcześniej utworzonych definicji. Lista jest dostępna po wciśnięciu przycisku.

Wartość – wartość atrybutu dla danego kontrahenta.

Dokleić do opisu dokumentu – atrybut może być automatycznie kopiowany w pole Opis na dokumentach wystawianych dla danego kontrahenta (parametr zaznaczony). Jeśli parametr jest odznaczony – atrybut będzie widoczny na formularzu kontrahenta, ale nie będzie pojawiał się na wystawianych dla niego dokumentach. Wartość parametru jest kopiowana z definicji atrybutu, ale na potrzeby danego kontrahenta można ją zmienić.

Kod atrybutu przed wartością – jeśli atrybut ma być kopiowany na dokumenty oprócz jego wartości w polu Opis może pojawić się również kod atrybutu.

Drukować na dokumentach – jeśli Użytkownik zaznaczy opcję Przenosić na transakcję może zaznaczyć parametr o drukowaniu na dokumentach. Jeśli parametr będzie zaznaczony – atrybut oprócz tego, że zostanie automatycznie przeniesiony na dokument, pojawi się również na wydruku. Jeśli parametr będzie odznaczony – atrybut zostanie przeniesiony na dokument, ale na wydruku nie będzie widoczny.

Księgować przy przenoszeniu do Rejestrów VAT – parametr jest dziedziczony z formularza atrybutu (menu Ogólne/ Atrybuty) i Użytkownik nie ma możliwości jego ustawienia indywidualnie dla poszczególnych kontrahentów.

Po ustaleniu listy atrybutów skojarzonych z danym kontrahentem należy zatwierdzić (przycisk z dyskietką) jego kartę ewidencyjną.

5.9.3.2 Kopiowanie atrybutów kontrahenta w pole Opis

Podczas wystawiania dokumentu dla danego kontrahenta – atrybuty skojarzone z kontrahentem, które mają zaznaczony parametr Dokleić do opisu dokumentu są automatycznie kopiowane w pole Opis. W przypadku Faktur Sprzedaży dodatkowo istnieje możliwość ustalenia tekstu, który jest drukowany na dokumencie (Konfiguracja firmy/ Handel/ Parametry wydruku faktury: Tekst opisu kopiowany na dokument FA). Jeśli taki tekst jest podany to zawsze jest on kopiowany na fakturę w pierwszej kolejności, a dopiero potem „doklejane” są atrybuty skojarzone z kontrahentem.

Podczas kopiowania atrybuty są sortowane wg kodów atrybutów – oznacza to, że w przypadku, gdy do jednego kontrahenta był kilka razy przypisany ten sam atrybut z różnymi wartościami, to podczas przepisywania atrybutów towaru na dokumencie będą one ustawione obok siebie.


Ponadto bezpośrednio na dokumencie istnieje możliwość ponownego wyboru atrybutów spośród tych

kopiowanych na dokument. Obok pola zawierającego opis pojawia się przycisk . Po jego wciśnięciu Użytkownik na liście atrybutów przypisanych do danego kontrahenta może wybrać te, które zostaną przepisane na dokument. Na liście wyświetlane są zarówno atrybuty, które mają zaznaczoną opcję kopiowania, jak i te, które pierwotnie na dokument nie są kopiowane.

5.9.3.3 Kopiowanie atrybutów kontrahenta na dokument

Na formularzu dokumentów handlowych i magazynowych istnieje odrębna zakładka, na której Użytkownik może wskazać atrybuty opisujące dany dokument. Na zakładkę automatycznie przenoszone są atrybuty z kart kontrahenta, które mają zaznaczony parametr Kopiuj na dokument. Wraz z atrybutem przenoszona jest domyślna wartość wskazana na karcie kontrahenta.

5.9.4 Atrybuty dokumentu

Atrybuty dokumentu różnią się od atrybutów kontrahenta m.in. ty, że nie są skojarzone z konkretnym podmiotem. Nie ma możliwości przenoszenia atrybutów dokumentu w pole Opis . Nie ma również możliwości, by automatycznie przypisywały się do dokumentu. W trakcie wystawiania transakcji Użytkownik sam musi zdecydować, które atrybuty mają być z dokumentem skojarzone.

Lista jest wspólna dla wszystkich modułów, które umożliwiają opisywanie dokumentu za pomocą atrybutów.

Na formularzu atrybutu dokumentu dostępny jest parametr Kopiować przy księgowaniu do rejestru VAT. Parametr, podobnie jak w przypadku atrybutów kontrahenta, dotyczy przenoszenia dokumentów z modułu handlowego do rejestrów VAT.

5.9.5 Atrybuty na dokumentach handlowych i magazynowych

Na formularzu dokumentu znajduje się zakładka: Atrybuty. Z tego poziomu Użytkownik może uzupełniać i modyfikować listę atrybutów związanych z dokumentem. Do dokumentu można przypisać dowolną ilość atrybutów, a jeden atrybut może być przypisany do dokumentu wiele razy (na przykład z różnymi wartościami).

Podczas wystawiania nowego dokumentu na zakładkę Atrybuty przenoszone są automatycznie wszystkie atrybuty kontrahenta, przypisane na jego karcie z zaznaczonym parametrem Przenosić na transakcję. W takim przypadku proponowana jest również wartość domyślna atrybutu podana na karcie kontrahenta.

Użytkownik może na dokument dopisać inne atrybuty. Podczas dodawania atrybutu na dokument, po wciśnięciu

przycisku wyświetlana jest lista atrybutów zbudowana z dwóch zakładek:

Atrybuty dokumentu – na liście widoczne są wszystkie atrybuty typu atrybut dokumentu, jakie zostały zdefiniowane w programie. Atrybuty dokumentu nie są przenoszone na zakładkę automatycznie.

Atrybuty kontrahenta – na liście widoczne są wszystkie atrybuty typu atrybut kontrahenta zdefiniowane w programie, niezależnie od tego, czy zostały przypisane na karcie kontrahenta.

W przypadku atrybutów dokumentu i atrybutów kontrahenta wpisywanych na dokument bezpośrednio z poziomu transakcji nie ma możliwości określenia wartości domyślnej dla atrybutu (Użytkownik musi uzupełniać wartość bezpośrednio na dokumencie).

Uwaga: W przypadku zmiany kontrahenta NIE są aktualizowane atrybuty przypisane na dokument. Zmiany na zakładce Atrybuty związane za zmianą kontrahenta Użytkownik musi wprowadzić bezpośrednio z poziomu zakładki.

Atrybuty przypisane do dokumentu wraz z wartościami są przenoszone podczas kopiowania dokumentów.

5.9.6 Przenoszenie atrybutów na dokumenty skojarzone i korygujące

Przenoszenie atrybutów na dokumenty skojarzone (w przypadku przekształceń dokumentów np.: RO -> FA, FA -> WZ itp.) jest uzależnione od zaznaczenia parametru w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry: Kopiuj atrybuty na dokumenty powiązane.

Przenoszenie atrybutów na dokumenty korygujące jest uzależnione od ustawienia parametru w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry: Kopiuj atrybuty na korekty.


Jeśli parametr jest zaznaczony – na dokumenty powiązane/ korekty przenoszone są wszystkie atrybuty wraz z wartościami, wskazane na zakładce Atrybuty na dokumencie źródłowym, niezależnie od tego, czy są to atrybuty typu dokument, czy atrybuty kontrahenta.

W przypadku przekształceń dokumentów, gdy przekształcanych jest wiele dokumentów (np. kilka RO) do jednego (np. FA) - wtedy na dokument wynikowy przenoszone są wszystkie atrybuty z dokumentów przekształcanych. Jeśli zdarzy się sytuacja, że na dokumenty przekształcane przypisany jest taki sam atrybut z identyczną wartością – wtedy na dokumencie wynikowym atrybut ten pojawi się tylko raz.

5.9.7 Edycja atrybutów na zatwierdzonych dokumentach

W Konfiguracji programu/ Użytkowe/ Operatorzy – na karcie operatora, na zakładce Parametry (dla modułu handlowego) znajduje się parametr Zmiana atrybutów na zatwierdzonym dok.. Funkcja ta umożliwia edycję atrybutów dokumentów handlowych i magazynowych zatwierdzonych na stałe oraz edycję atrybutów pozycji tych dokumentów.

Modyfikacja atrybutu dokumentu/ pozycji dokumentu jest możliwa również podczas wykonywania podglądu dokumentu z poziomu innego dokumentu.

Modyfikacja atrybutu dokumentu/ pozycji dokumentu nie powoduje zmiany w tym zakresie na dokumentach powiązanych.

5.10 Zestawienie wg atrybutów towarów

Zestawienie dostępne jest w menu Handel/ Inne(Handel)/ Zestawienie wg atrybutów. Zbudowane jest z dwóch zakładek:

Atrybuty pozycji – dokumenty filtrowane są wg atrybutów towarów, przypisanych do pozycji dokumentów

Atrybuty transakcji – dokumenty filtrowane są wg atrybutów przypisanych na zakładce Atrybuty na dokumencie.

Zasady obsługi okna zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie.

Uwaga: Zestawienie filtruje dokumenty wg atrybutów wpisanych na zakładkę Atrybuty (odpowiednio na formularzu pozycji lub na formularzu dokumentu). Zestawienie nie uwzględnia atrybutów wpisanych jako opis (towaru/ dokumentu).

Rys. Zestawienie wg atrybutów pozycji

Na zestawieniu dostępne są przyciski:

Przelicz – powoduje przeliczenie zestawienia. Jeśli Użytkownik zmienił parametry wyliczania zestawienia

przycisk zmienia wygląd na , informując w ten sposób o konieczności ponownego wyliczenia.

Podgląd pozycji dokumentu/ Podgląd dokumentu – ikona lupy umożliwia podgląd wybranej pozycji dokumentu <ENTER>, pod strzałką mamy do wyboru podgląd pozycji lub dokumentu <CTRL>+<ENTER>. Formularze są podnoszone tylko do odczytu (nie ma możliwości wprowadzania zmian na dokumentach z tego poziomu).

Zamknij – zamknięcie okna.

Na zestawieniu istnieje możliwość ustalenia parametrów filtrowania:

Atrybut – w polu można podać atrybut, dla którego mają być filtrowane dokumenty.

Wartość atrybutu – wartość wskazanego atrybutu, która ma być wyszukiwana na dokumentach. Pole to przyjmuje format zgodny z definicją atrybutu (tekst/ lista/ liczba/ data).

Zarówno pole Atrybut, jak i wartość mogą pozostać puste:

jeśli Użytkownik nie wypełni ani jednego pola – wyfiltrowane zostaną wszystkie pozycje na dokumentach, gdzie wprowadzono jakikolwiek atrybut.

jeśli Użytkownik wypełni tylko pole Atrybut – wyfiltrowane zostaną wszystkie pozycje na dokumentach, gdzie wykorzystano dany atrybut, niezależnie od wartości.

jeśli Użytkownik wypełni tylko wartość atrybutu – wyfiltrowane zostaną wszystkie pozycje, gdzie w wartości atrybutu będzie istniała podana wartość (ciąg znaków), niezależnie od tego, jaki atrybut był wpisany na dokument. W takim przypadku program wyszukuje wszystkie wartości atrybutu, niezależnie od ich formatu.


Ponadto podczas wyliczania zestawienia można założyć dodatkowe filtry na:

typ dokumentu (FA/ PA/ WZ….)

data dokumentu – możliwe jest filtrowanie dokumentów za podany okres czasu. Zestawienie jest wyliczane wg daty operacji (data zakupu/ data wydania) nie zaś na podstawie daty wystawienia dokumentu.

dokumenty: bufor/ zatwierdzone/ wszystkie

Kontrahent

Magazyn

Towar – dostępny tylko dla zestawienia wg atrybutów pozycji

Operator – operator wprowadzający dokument

5.11 Terminy płatności na dokumentach

W Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank znajduje się gałąź Daty dokumentów. Ustalone tu parametry odpowiadają za daty na zapisach kasowych oraz terminy płatności dla zdarzeń w Preliminarzu. Parametry są wykorzystywane podczas wystawiania dokumentów w module Faktury oraz tworzenia na ich podstawie płatności w module Kasa/Bank.

W przypadku parametrów dotyczących terminu płatności Użytkownik ma możliwość ustalenia, która data powinna być podstawą do wyliczania terminu płatności:

FA, PA – termin może być wyliczany od daty wystawienia lub daty sprzedaży. Parametr jest również wykorzystywany podczas wystawiania Faktur Sprzedaży i Paragonów w module Faktury oraz wprowadzania dokumentów do rejestrów VAT.

FZ – w przypadku Faktur Zakupu wystawianych w module Faktury termin płatności może być wyliczany od daty wpływu, daty wystawienia lub daty zakupu. Warto pamiętać, że parametr jest również wykorzystywany podczas wprowadzania faktur kosztowych w rejestrach VAT.

W przypadku płatności gotówkowych, gdzie w raporcie kasowym powinien powstać odpowiedni zapis KP/ KW istnieje możliwość zdefiniowania, z jaką datą powinien być do raportu dopisywany:

Data zapisu kasowego przy zapisie FA – zapis KP, tworzony automatycznie w chwili zatwierdzania Faktury Sprzedaży, może być generowany z datą wystawienia faktury lub z datą sprzedaży.

Data zapisu kasowego przy zapisie PA – zapis KP tworzony w chwili zatwierdzania Paragonu może być generowany z datą wystawienia PA lub datą sprzedaży.

Data zapisu kasowego przy zapisie FZ – zapis KW tworzony w chwili zatwierdzania Faktury Zakupu może być generowany z datą wpływu, datą wystawienia dokumentu lub datą zakupu.

Uwaga: Dla wszystkich dokumentów istnieje możliwość takiego ustawienia, by zapis kasowy był zawsze generowany z datą obowiązującą podczas wyliczania terminu płatności. Takie ustawienie parametru zapobiega sytuacji, gdy termin płatności widoczny na dokumencie jest inny (wyliczany np. wg daty wystawienia), natomiast zapis KP tworzony jest z inną datą (np. sprzedaży).

Data zdarzenia w preliminarzu dla FZ – w chwili zatwierdzania Faktury Zakupu powstaje zdarzenie w Preliminarzu płatności. W zależności od wykorzystanej formy płatności oraz, w przypadku faktur kosztowych wprowadzanych w Rejestrach VAT, ustawień konfiguracyjnych zdarzenie może być Nierozliczone lub od razu ze statusem Rozliczono.

Parametr jest wykorzystywany podczas tworzenia zdarzenia w Preliminarzu do określenia Daty dokumentu. W zależności od tego, którą datę wybierze Użytkownik (data wpływu, data zakupu, data wystawienia) – jako data zdarzenia będzie proponowana odpowiednia data wprowadzona na dokument FZ.

Data zdarzenia w preliminarzu dla FS/WKA, PA – określa, czy zapis wygenerowany w Preliminarzu Płatności podczas zamykania Faktury sprzedaży/ Wydania kaucji/ Paragonu będzie opatrzony datą wystawienia czy datą sprzedaży.

5.12 Kopiowanie dokumentu

Często się zdarza, że ci sami kontrahenci dokonują zakupów tych samych towarów i usług. W celu ułatwienia pracy i przyspieszenia obsługi klienta istnieje możliwość kopiowania wcześniej wystawionych dokumentów. Kopiowanie

to polega na przepisaniu całej zawartości dokumentu do nowego formularza. Dokument podstawowy i kopia wystawione są dla tego samego kontrahenta i mają identyczne pozycje, ilości i ceny. Różnica dotyczy jedynie dat (proponowane są daty bieżące) i numeru (nadawany jest numer kolejny w schemacie zastosowanym na dokumencie pierwotnym). Tak wystawioną fakturę możemy dowolnie korygować.

Podczas kopiowania dokumentów, magazyny kopii dokumentu ustawiane są zgodnie ze schematem:

W pierwszej kolejności ustawiany jest magazyn domyślny dla operatora jeśli istnieje

Jeśli magazyn domyślny operatora nie jest ustawiony, wówczas ustawiany jest magazyn domyślny stanowiska jeśli istnieje

Jeśli nie ma magazynu domyślnego dla operatora lub stanowiska, kopiowany jest magazyn główny.

Aby skopiować dokument należy:

otworzyć listę dokumentów, zawierającą dokument, który chcemy kopiować (np. lista faktur)

ustawić kursor na dokumencie, który będzie kopiowany

fakturę kopiujemy za pomocą kombinacji <CTRL> + <INSERT> lub <CTRL>+

otwarty zostanie formularz nowej faktury ze skopiowanymi danymi (mogą być modyfikowane)

5.12.1 Kopiowanie płatności na dokumentach

W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr związany z kopiowaniem tabeli płatności na dokumentach: Kopiowanie dokumentów – przenoś płatności z dokumentu źródłowego. Parametr jest uwzględniany zarówno podczas kopiowania pojedynczych dokumentów, jak i podczas kopiowania seryjnego.

Jeśli parametr nie jest zaznaczony – na utworzonym dokumencie tabela płatności jest przeliczana od nowa i ustawiana zgodnie z formą płatności z zakładki Ogólne.

Jeśli parametr jest zaznaczony – oprócz pozycji dokumentu kopiowana jest również tabela płatności, wraz z ustalonymi tam płatnościami częściowymi.

Uwaga: Jeśli Użytkownik wprowadzi zmiany na liście pozycji na skopiowanym dokumencie i równocześnie zdefiniowane będzie więcej niż jedna płatność częściowa – program nie skoryguje kwot w tabeli płatności tak, by była zgodna z wartością dokumentu. Użytkownik musi ponownie ustalić kwoty płatności.

Parametr dotyczy również kopiowania płatności związanych z kaucjami (na zakładce Kaucje na FA, PA, FZ). Jednak działanie tego parametru jest również mocno związane z parametrem dotyczącym automatycznego naliczania kaucji na dokumentach w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Kaucje:

Jeśli parametr o kopiowaniu płatności nie jest zaznaczony – to zarówno na zakładce Płatności jak i na zakładce Kaucje tabela płatności jest zawsze wyliczana od nowa.

Jeśli parametr o kopiowaniu płatności jest zaznaczony i zaznaczony jest równocześnie parametr o automatycznym naliczaniu kaucji – w momencie kopiowania ponownie przeliczane są kaucje. Dlatego kopiowana jest tabela płatności na zakładce Płatności (związana z towarami handlowymi), natomiast na zakładce Kaucje tabela płatności związana z opakowaniami zwrotnymi jest przeliczana od nowa.

Jeśli parametr o kopiowaniu płatności jest zaznaczony i równocześnie nie jest zaznaczony parametr o automatycznym przeliczaniu kaucji – w momencie kopiowania dokumentu przepisywana jest zarówno lista towarów handlowych jak i opakowań zwrotnych. Dlatego na tworzony dokument kopiowane są zarówno płatności częściowe z zakładki Płatności jak i z zakładki Kaucje.

Uwaga: W przypadku zmiany waluty na dokumencie tabele płatności (zarówno na zakładce Płatności jak i Kaucje) są wyliczane od nowa.

5.13 Operacje seryjne

5.13.1 Seryjne kopiowanie faktur i paragonów

Możliwość seryjnego kopiowania dotyczy dokumentów sprzedaży: Faktur i Paragonów.

Funkcja działa w ten sposób, że po wciśnięciu <CTRL> i <INSERT> (<CTRL> i ) kopiowane są wszystkie dokumenty zaznaczone na liście. Po wciśnięciu <CTRL> i <INSERT> program pyta, czy rozpocząć kopiowanie zaznaczonych dokumentów. Jeśli użytkownik potwierdzi – program rozpoczyna operację. Podczas kopiowania dokumentów program wyświetla okno z informacją, które dokumenty są kopiowane i jakie numery zostały nadane nowym dokumentom.

Utworzone dokumenty są zapisywane do bufora.

Podczas seryjnego kopiowania obowiązują takie same zasady jak w przypadku kopiowania pojedynczych dokumentów.

5.13.2 Seryjne zatwierdzanie dokumentów

Na liście Faktur Sprzedaży oraz Paragonów, jak również Faktur Zakupu istnieje możliwość seryjnego zatwierdzania dokumentów z bufora. Dokumenty, które powinny zostać zapisane na trwałe Użytkownik musi wcześniej zaznaczyć na liście . Opcja zatwierdzania jest dostępna w menu kontekstowym (dostępnym pod prawym przyciskiem myszy) jako opcja Zatwierdź dokumenty.

Seryjnie zatwierdzane mogą być zarówno Faktury Sprzedaży/ Paragony jak i dokumenty korygujące.

Seryjnie zatwierdzane mogą być tylko dokumenty z odroczonym terminem płatności.

Uwaga: W wersji standardowej programu dokumenty są zapisywane bez tworzenia WZ/ PZ. Utworzenie WZ do Faktury/ Paragonu jest możliwe z poziomu listy.

W trakcie zatwierdzania wybranych Faktur Sprzedaży/ Paragonów/ Faktur Zakupu Użytkownik widzi raport, które dokumenty zostały zatwierdzone, a które nie i z jakiego powodu.

5.13.3 Seryjne usuwanie dokumentów

Na listach istnieje możliwość seryjnego kasowania dokumentów. Jeśli na liście zaznaczona jest przynajmniej jedna pozycja - po wciśnięciu przycisku Usuń (lub wybraniu opcji z menu kontekstowego) program dodatkowo poprosi o potwierdzenie usunięcia dokumentów. W trakcie kasowania spośród zaznaczonych pozycji usunięte zostaną wszystkie dokumenty w buforze. Informacja o przebiegu operacji kasowania jest wyświetlana w odrębnym oknie.

5.13.4 Seryjne tworzenie dokumentów magazynowych

Funkcja została opisana w odrębnym rozdziale związanym z tworzeniem WZ/PZ do dokumentów handlowych (w części podręcznika Dokumenty skojarzone).

5.13.5 Seryjna zmiana stawek VAT na dokumentach w buforze

Dla dokumentów: FA, PA, FZ, RO, ZD, FPF, FWS, WZ, PZ będących w buforze można zmienić stawki zgodnie z zapisanymi na karcie towaru (opcja nie jest dostępna dla korekt w buforze).

Po zaznaczeniu dokumentów, dla których chcemy wykonać aktualizację stawek VAT należy wybrać opcję dostępną na liście w menu kontekstowym: Pobierz stawki VAT z cennika.

Aktualizacja stawek VAT nie dotyczy:

FA, FZ, PA w buforze utworzonych na podstawie WZ/PZ

Faktury Sprzedaży finalnej w buforze utworzonej na podstawie Faktury Pro Forma

WZ w buforze utworzonego do FPF powiązanej z Fakturami Zaliczkowymi


5.14 Eksport/ Import cennika

W programie istnieje możliwość eksportu cennika do pliku oraz następnie jego importu w innej bazie Comarch ERP Optima. Funkcja daje możliwość m.in. aktualizacji cennika (aktualizacji cen sprzedaży czy dopisywania nowych kart towarowych) w innych bazach. Mechanizm taki może mieć zastosowanie na przykład w firmach wielooddziałowych, gdzie w centrali ustalane są ceny sprzedaży, a następnie przygotowane cenniki przesyłane są do oddziałów.

Wymiana informacji odbywa się przy wykorzystaniu pliku XML lub poprzez MS Excel.

5.14.1 Eksport cennika

Eksport cennika do pliku jest możliwy z poziomu listy towarów (Ogólne/ Cennik), po wciśnięciu przycisku .

W oknie znajdują się dwie zakładki: Ogólne i Comarch EDI. Poniżej opisany jest eksport standardowy cennika, z poziomu zakładki Ogólne. Eksport do systemu Comarch EDI jest opisany w odrębnej instrukcji dotyczącej współpracy z systemem Comarch EDI, dostępnej na płytce instalacyjnej.

W wyświetlonym oknie podajemy parametry eksportu:

Rys. Eksport cennika – plik w formacie XML

Plik w formacie XML:

Grupa - eksport może dotyczyć wszystkich towarów (w przypadku gdy pole pozostanie puste lub wskażemy Grupę Główną) albo tylko wybranej grupy asortymentowej.

Eksportowane ceny – spośród wszystkich cen wykorzystywanych w programie należy zaznaczyć ceny, które zostaną wyeksportowane.

Tylko pozycje z opcją: udostępniaj w cenniku zewnętrznym – wyeksportowane zostaną pozycje, które na karcie, na zakładce Dodatkowe mają zaznaczony parametr Udostępniaj w cenniku zewnętrznym.

Eksportuj receptury towarów złożonych – od zaznaczenia parametru zależy, czy wraz z kartami produktów zostaną wyeksportowane ich receptury. Zasady wymiany definicji składów są szerzej opisane w rozdziale poniżej.

Eksportuj schematy opakowań – od zaznaczenia parametru zależy, czy w pliku zostaną zapisane schematy opakowań kaucjonowanych.

Eksportuj także nieaktywne – w cenniku istnieje możliwość zadeklarowania, które karty nie są już wykorzystywane w firmie (parametr Karta nieaktywna na formularzu towaru: zakładka Dodatkowe). Podczas eksportu Użytkownik może zadeklarować, czy w pliku z cennikiem zapisane będą tylko karty aktywne (parametr niezaznaczony) czy wszystkie (parametr zaznaczony). W trakcie importu cennika na kartę towaru przepisywany jest również znacznik, czy karta jest aktywna.

Eksportuj zamienniki – wraz z towarami eksportowana jest również lista przypisanych do nich zmienników.


Wskaż, które ceny mają być eksportowane – wybór cen, które chcemy wyeksportować

Dla pliku w formacie MS Excel dostępne są parametry: Otwórz plik po jego utworzeniu, Grupa, Eksportowane ceny, Tylko pozycje z opcją: udostępniaj w cenniku zewnętrznym, Eksportuj także nieaktywne.

Nazwa pliku – w polu należy podać ścieżkę dostępu do pliku, w którym będzie zapisywany cennik (podczas wskazania katalogu można również posłużyć się oknem dostępnym pod przyciskiem).

Po wciśnięciu przycisku - dane zostają zapisane we wskazanym pliku. W trakcie eksportu wyświetlane jest okno z informacją o przebiegu operacji.

5.14.2 Import cennika

Import cennika jest możliwy z poziomu listy towarów (Ogólne/ Cennik) oraz listy zasobów (Handel/ Zasoby). Import

jest możliwy po wciśnięciu przycisku . W wyświetlonym oknie podajemy parametry importu:

Format pliku – należy zaznaczyć, z którego z wymienionych programów pochodzi plik z cennikiem. Istnieje możliwość importu plików pochodzących z programów Comarch ERP Optima/ Comarch ERP KLASYKA: Firma++ (FPP) oraz Faktury (FA) oraz plików w formacie MS Excel.

Plik źródłowy – należy podać dokładną ścieżkę dostępu do pliku z cennikiem (można posłużyć się oknem dostępnym pod przyciskiem lub wskazać plik do importu poprzez przeciągnięcie go z eksploratora Windows).

Uwaga: Przed wykonaniem importu plik MS Excel z cennikiem powinien zostać zamknięty.

Aktualizacja danych – identyfikacja towarów odbywa się na podstawie kodów towarów. Aktualizacja może dotyczyć:

tylko dopisywania nowych pozycji – program założy nowe karty dla towarów, których nie odnajdzie w aktualnej bazie danych. Jeśli w bazie będzie istniał towar o kodzie identycznym jak kod towaru w pliku – zostanie pominięty w trakcie importu

dopisywania nowych pozycji i aktualizacji istniejących – w trakcie importu dla towarów nieistniejących w bazie zakładane są nowe karty, natomiast na już istniejących kartach wprowadzane są informacje zgodne z zapisanymi w pliku. Wiąże się to z nadpisaniem m.in. nazwy towaru, cen sprzedaży itp.

tylko aktualizacja istniejących – w trakcie importu pomijane są towary z pliku, których nie ma w bazie danych, wykonywana jest tylko aktualizacja na już istniejących kartach zgodnie z informacjami zapisanymi w pliku.


Rys. Import cennika

Importuj receptury – zasady importu receptur zostały opisane poniżej.

Importuj schematy opakowań – zaimportowane zostaną schematy opakowań kaucjonowanych i równocześnie przypisane do towarów, zgodnie z ustawieniami w bazie źródłowej.

Uwaga: W przypadku importu receptur i schematów należy pamiętać, że jeśli w bazie docelowej istnieje już receptura/ schemat o identycznym kodzie to składniki receptury/ schematu zostaną nadpisane na już istniejące, niezależnie od ustawienia parametru Tylko dopisywanie nowych/Aktualizacja istniejących….

Importuj zamienniki – wraz z kartą towaru zaimportowana zostanie również lista przypisanych do niego zamienników.

Dane są importowane po wciśnięciu przycisku . Jako operator zakładający i modyfikujący kartę wpisywany jest operator zarejestrowany w programie w chwili importu.

W przypadku dopisywania nowych pozycji i aktualizacji istniejących z pliku pochodzącego z programów Comarch ERP Klasyka (FPP, FA) program na istniejących kartach aktualizuje wszystkie możliwe informacje.

Natomiast w przypadku aktualizacji danych na podstawie pliku pochodzącego z Comarch ERP Optima lub pliku MS Excel istnieje możliwość wyboru informacji, które mają zostać zaktualizowane (m.in. nazwa, opis, stawka VAT, numer PKWiU, kod EAN, numer katalogowy, wybrane ceny sprzedaży, normatywy). Użytkownik powinien zaznaczyć, które informacje powinny zostać zaktualizowane. Wszystkie pozostałe nie zostaną zmienione.

W trakcie importu automatycznie dopisywane są wszystkie brakujące informacje: jednostki miary, grupy towarowe jak również uzupełniana jest m.in. lista kategorii. Informacja o dokonanych zmianach jest widoczna w wyświetlanym w trakcie importu oknie.

Uwaga: Kod dostawcy oraz kod towaru u dostawcy są aktualizowane tylko w przypadku, gdy kontrahent o identycznym kodzie jest zarejestrowany w bazie, do której wykonywany jest import, jako dostawca (rodzaj: dostawca).


Uwaga: Po wykonaniu importu należy zamknąć wszystkie okna i wykonać odświeżenie konfiguracji (przycisk F9 lub funkcja w menu System/ Odśwież konfigurację). Dzięki temu na listach widoczne będą m.in. dopisane w trakcie importu informacje (np. jednostki miary).

5.14.3 Eksport/ Import receptur

Podczas eksportu cennika w oknie widoczny jest parametr Eksportuj receptury towarów złożonych. Odpowiada on za to, czy wraz z kartą produktu złożonego powinny być zapisane jego receptury.

jeśli parametr jest aktywny – informacja o składzie jest zapisywana w pliku. Podczas importu cennika możliwy będzie również import definicji składu towaru.

jeśli parametr nie jest aktywny – informacja o składzie jest pomijana podczas zapisywania cennika w pliku. Tym samym w chwili importu cennika do innej bazy nie będzie możliwości zaimportowania definicji składu produktu.

Podczas importu cennika istnieje możliwość zdefiniowania, czy wraz z definicjami produktów mają być importowane ich receptury.

jeśli NIE (parametr Receptury odznaczony) – do programu zostaną zaimportowane tylko karty produktów. Definicje składu Użytkownik będzie musiał określić jeszcze raz.

jeśli TAK (parametr Receptury zaznaczony) - wraz z pozycjami o statusie złożony (produkt) importowane są również receptury.

Należy pamiętać, że podczas definiowania receptury określany jest m.in. magazyn, z którego składnik ma być pobierany. W trakcie importu receptur istnieje możliwość ustalenia, jaki magazyn powinien być przepisywany na recepturę. Po zaznaczeniu Importuj receptury pojawiają się dwie opcje:

magazyn domyślny – na receptury dla wszystkich składników zostaje przypisany określony magazyn.

zakładanie magazynów dla receptur - program sprawdza czy magazyn określony na recepturze jest zdefiniowany w bieżącej bazie danych. Jeśli dany magazyn nie istnieje – program automatycznie dopisze go do listy magazynów.

5.15 Rozliczanie zaliczek

Podczas wystawiania dokumentu handlowego możliwe jest wykorzystanie nierozliczonych dotąd zapisów kasowych/bankowych. Na zakładce Płatności znajduje się tabela Zaliczki do rozliczenia. Jeśli istnieją nierozliczone zaliczki związane z podmiotem wybranym na zakładce Kontrahent w polu Domyślny płatnik, ikona plusa znajdująca

się pod tabelą, zawiera wykrzyknik . Po jej naciśnięciu można wskazać zaliczki, które chcemy rozliczyć z wystawianym dokumentem.

Przycisk wyboru zaliczkobiorcy w rozwijanym menu umożliwia wybór innych podmiotów: banku, pracownika, wspólnika czy urzędu.

Ikony pozwalają na dodawanie, edycję oraz usuwanie zaliczek.

Uwaga: Na liście pojawią się zapisy kasowe, które jako walutę rozliczenia mają podaną walutę zgodną z walutą dokumentu. Walutę rozliczenia Użytkownik ustala wprowadzając dokument kasowy do raportu w module Kasa/Bank.


Rys. Zakładka Płatności – tabela zaliczek

Lista składa się z kolumn:

Kwota – wpisujemy kwotę zaliczki jaką chcemy rozliczyć na tej fakturze. Standardowo program proponuje kwotę maksymalną. Program kontroluje, aby rozliczana kwota zaliczki nie była większa od kwoty możliwej do rozliczenia.

Kwota maks. – program wyświetla kwotę zaliczki jaka pozostała nam do rozliczenia. Pole nie podlega edycji.

Numer dokumentu – numer zapisu KP, na podstawie którego zaliczka została zarejestrowana w kasie.

Przykład

Całkowite rozliczenie Wystawiamy fakturę płatną gotówką. Kontrahent prosi o rozliczenie wpłaconych wcześniej zaliczek Faktura opiewa na kwotę brutto 800 zł. Klient wcześniej wpłacił kwotę 200 zł, co odnotowane zostało dokumentem KP. Na zakładce Płatności pojawi się zapis:

termin – data dzisiejsza

forma płatności: gotówka

kwota: 800 zł

kwota rozliczona: 0 zł W oknie obok Zaliczki do rozliczenia pojawi się ikona plusa z wykrzyknikiem, informująca o istniejącej nierozliczonej zaliczce, po wskazaniu KP z listy dokumentów do rozliczenia

Kwota – wyświetla się maksymalna kwota zaliczki, jaką możemy wykorzystać (200), ponieważ rozliczamy całą zaliczkę, zostawiamy tą kwotę 200 zł

Kwota maks. – program wyświetla 200 zł, ponieważ to jest kwota nierozliczonego zapisu kasowego Fakturę zatwierdzamy (trwale – nie do bufora!). Program sygnalizuje wpłatę gotówki – 600 zł do kasy. Efekty zatwierdzenia faktury płatnej gotówką przy jej wystawieniu to:

w raporcie kasowym pojawił się zapis kasowy KP z kwotą wpłaconą 600 zł. Zapis ma status Rozliczony.

zapis kasowy odpowiadający zaliczce również otrzymał status Rozliczony

w Preliminarzu płatności pojawiło się zdarzenie związane z wystawioną fakturą ze statusem Rozliczone. Na zakładce Rozliczenia widać, że faktura została rozliczona dwoma zapisami kasowymi:

KP 200 zł – odpowiadające wpłaconej zaliczce

KP 600 zł – odpowiadające wpłacie dokonanej przy wystawieniu dokumentu

na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono pojawiła się kwota 800 zł

na zakładce Płatności kwota rozliczona również będzie równa 800 zł (do kasy wpłynęła zapłata 200zł+600zł)

Przykład

Częściowe rozliczenie Wystawiamy fakturę płatną przelewem na kwotę 1000 zł. Kontrahent wpłacił wcześniej zaliczkę 500 zł (zapis KP o statusie Nierozliczony), jednak prosi, by rozliczyć z niej tylko 300 zł. Na fakturze (zakładka Płatności) pojawi się jedna płatność:

termin: za 14 dni

forma płatności: przelew

kwota: 1000 zł

kwota rozliczona: 0 zł W oknie z zaliczkami pojawi się ikona plusa z wykrzyknikiem, informująca o istniejącej nierozliczonej zaliczce, po wskazaniu KP z listy dokumentów do rozliczenia ustalamy:

Kwota – wpisujemy 300 zł (które kontrahent chce rozliczyć)

Kwota maks. – widać maksymalną kwotę do rozliczenia, czyli 500 zł


Fakturę zatwierdzamy (nie do bufora!). W efekcie:

w Preliminarzu płatności pojawiło się zdarzenie ze statusem Rozliczono częściowo:

kwota rozliczona: 300 zł

pozostaje do rozliczenia: 700 zł

na zakładce Rozliczenia widać, że faktura została rozliczona z zapisem odpowiadającym zaliczce.

Zapis kasowy odpowiadający zaliczce ma status Rozliczony częściowo:

kwota rozliczona: 300 zł

na zakładce Rozliczenia widać, że zapis została rozliczona z wystawioną wcześniej fakturą.

Na fakturze sprzedaży:

na zakładce Ogólne kwota zapłacona to 300 zł, pozostaje do zapłaty 700 zł

na zakładce Płatności kwota rozliczona to 300 zł.

5.16 Marża na dokumentach

Użytkownicy, którzy posiadają moduł Analizy, mają możliwość wywołania dodatkowych raportów dotyczących marży, cen sprzedaży itp.:

Analiza marży – z poziomu formularza dokumentu (podgląd dokumentu), dotyczy marży na dokumencie

Informacje dodatkowe - z poziomu formularza elementu (podgląd pozycji na dokumencie), dotyczy wybranego towaru.

Należy jednak pamiętać, że wywołanie analizy z poziomu wystawianego dokumentu powoduje jego zapis (na trwale lub do bufora, w zależności od zaznaczenia parametrów na dokumencie)

5.16.1 Marża metodą „w stu” i „od stu”

W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr Procent marży obliczany metodą w stu, który pozwala na zdefiniowanie sposobu wyliczania procentowej wartości marży:

jeśli parametr nie jest zaznaczony – marża jest wyliczana metodą od stu

jeśli parametr jest zaznaczony – marża jest wyliczana metodą w stu.

Algorytmy te różnią się ceną, do której odnoszona jest wartość marży:

marża metodą od stu: (cena sprzedaży – cena zakupu)/ cena zakupu * 100

marża metodą w stu: (cena sprzedaży – cena zakupu)/ cena sprzedaży * 100

Uwaga: Zmiana sposobu wyliczania procentowej marży w konfiguracji w trakcie pracy nie zmieni już określonych cen sprzedaży. Zmianie ulegnie jedynie wyliczany procent marży.

5.16.2 Koszt własny towaru

Sposób wyliczania kosztu własnego (a tym samym marży) na dokumencie zależy od kombinacji dwóch parametrów w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry:

parametr Inicjacja dokumentu: rezerwacja/ pobranie: czy dokument FA/ PA rezerwuje towar czy pobiera go od razu z magazynu (bez dokumentu WZ)

parametr Symulacja wartości zakupu (marży): czy symulacja wartości zakupu ma opierać się na średniej cenie zakupu, czy na ostatniej cenie zakupu z karty towaru

Jeśli Faktura Sprzedaży REZERWUJE towar, wówczas do momentu utworzenia dokumentu WZ nie ma informacji o rzeczywistych cenach zakupu. Symulacja wartości zakupu może przebiegać na trzy sposoby:

jeśli parametr dotyczący symulacji marży nie jest aktywny: koszt nie jest wyliczany tzn. marża = wartości sprzedaży

jeśli zaznaczona jest symulacja wg ostatniej ceny zakupu: koszt towaru wyliczany jest na podstawie ostatniej ceny zakupu pobieranej z karty towaru.

jeśli zaznaczona jest symulacja wg średniej ceny z zasobów: na podstawie łącznej wartości zasobów w magazynie oraz ilości towaru program wylicza średnią cenę z zasobów i na jej podstawie wylicza koszt towaru. Należy jednak pamiętać, że jeśli na magazynie nie ma towaru program odwoła się do ostatniej ceny zakupu.


Jeśli Faktura Sprzedaży POBIERA towar z magazynu to informacja o rzeczywistym koszcie towaru jest dostępna już przed wygenerowaniem dokumentu WZ. O tym, kiedy towar jest zdjęty z magazynu (automatycznie wtedy mamy informacje o koszcie towaru) decyduje parametr Kontrola ilości na dok. rozchodowych w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry:

przy akceptacji pozycji – towar jest pobierany w chwili wpisania pozycji na fakturę. Tak więc od razu mamy informację o rzeczywistym koszcie towaru i podana marża jest marżą rzeczywistą

w edycji przed zapisem – towar jest pobierany z magazynu w chwili pierwszego zapisu całego dokumentu. Dlatego też aby otrzymać informację o rzeczywistym koszcie należy zapisać dokument (np. do bufora). Po ponownym otwarciu, kiedy towar został już zdjęty z magazynu, wykazywany jest rzeczywisty koszt własny towaru. Przed pierwszym zapisem dokumentu – wykazany koszt oparty jest na symulacji (podobnie jak w przypadku rezerwacji towaru na fakturze).

Symulowanego kosztu nie można zaksięgować. Ma on charakter kosztu „tymczasowego”. W momencie wygenerowania dokumentu magazynowego (WZ) koszt własny sprzedaży na FA zostanie wyliczony na dokumencie WZ zgodnie z dostępnymi zasobami.

Przykład Towar na magazyn został przyjęty na podstawie dwóch dokumentów PZ. Magazyn jest rozliczany metodą FIFO. PZ1 - 10szt - 10zł/szt. (wartość 100 zł) PZ2 - 10szt - 20zł/szt. (wartość 200 zł) FA - 15szt - 40zł/szt. (wartość sprzedaży 600 zł) Marża wyliczana jest jako różnica wartości sprzedaży i zasymulowanego kosztu własnego sprzedaży (KWS) Symulacja wg ostatniej ceny zakupu: KWS = 15 szt. * 20 zł = 300 zł Marża =600 zł - 300 zł = 300 zł Symulacja wg średniej ceny z zasobów: Średnia cena z zasobów = (100 zł + 200 zł) /(10+10) = 15 zł KWS = 15szt*15zł = 225 zł Marża = 600zł – 225zł = 375 zł Koszt rzeczywisty towaru (po wygenerowaniu dokumentu WZ) będzie wynosił: KWS (WZ) = 10 szt.*10 zł + 5 szt.*20 zł = 200 zł. Marża = 600 zł – 200 zł = 400 zł.

Możliwy jest podgląd marży (symulowanej lub rzeczywistej) dla poszczególnych pozycji dokumentu (kolumny marża i %marży w tabelce zawierającej pozycje towarowe dokumentu).

Dla dokumentów WZ i WKA marża wyświetlana jest zawsze, natomiast dla dokumentów FA, PA, RO i FPF wyświetlanie marży jest uzależnione od zaznaczenia jednego z parametrów w Konfiguracji Firmy/Magazyn/Parametry: Symulacja wartości zakupu(marży) (wg ostatniej ceny zakupu lub wg średniej ceny z zasobów). Kolumny dotyczące marży pojawią się na tych dokumentach tylko wtedy, jeśli zaznaczony jest jeden z tych parametrów.

Dodatkowo w Konfiguracji Firmy/Magazyn/Inicjacja dokumentu możemy określić czy FA/PA będą rezerwowały czy pobierały towar z magazynu. Biorąc pod uwagę wszystkie powyższe warunki, w kolumnie marża i %marży wyświetlana jest:

1. Marża symulowana dla pozycji dokumentów:

FA/PA z pobraniem w edycji (jeszcze nie zapisane ani do bufora ani na stałe),

FA/PA z rezerwacją (na stałe lub bufor),

RO (na stałe lub bufor),

FPF (na stałe lub bufor).

Na dokumentach w trakcie wystawiania (jeszcze nie zapisanych) zawsze wyliczana jest marża symulowana dla każdej z pozycji towarowych.

2. Marża rzeczywista na dokumentach:

pobierających towar z magazynu (WZ, WKA) oraz na dokumentach:

FA/PA z pobraniem zapisanych do bufora lub na stałe

FA/PA z rezerwacją po przekształceniu do WZ

Marża wyliczana jest metodą „w stu” albo „od stu” w zależności od parametru Procent marży obliczany metodą „w stu” w Konfiguracji Firmy/Handel/Parametry.


5.16.3 Zysk z transakcji

Na każdym z dokumentów (WZ, WKA, FA, PA, RO i FPF), na podobnych zasadach jak wyliczanie marży (opisane w rozdziale Koszt własny towaru) można wyliczyć zysk dla całej transakcji. Dla dokumentów WZ i WKA oraz FA/PA

z pobraniem zawsze dostępna jest ikona , dla pozostałych tylko wówczas, jeśli zaznaczony jest parametr Symulacja wartości zakupu(marży).

Po wybraniu przycisku pojawia się okno:

Wyświetlana jest wartość netto transakcji, koszt sumaryczny całej transakcji, wartość marży dla całego dokumentu oraz wartość procentowa marży. Dodatkowo, na dokumentach WKA, WZ, FA i PA dostępne są parametry Uwzględniaj korekty, Uwzględniaj WZKK (korekty kosztu Wydania Zewnętrznego). Po ich zaznaczeniu uwzględnione zostaną wszystkie korekty utworzone do danego dokumentu.

Uwaga: Parametr Uwzględniaj WZKK dotyczy WZKK wystawionych od wersji 2012 Comarch ERP Optima.

Uwaga: W oknie Zysk z transakcji w przypadku FPF z zaliczkami, zysk na Fakturze Sprzedaży częściowej liczony jest jako suma wartości zaliczek (wg kursów dla poszczególnych zaliczek) oraz pozostałej kwoty do zapłaty (wg kursu na fakturze częściowej) minus wartość kosztów. Natomiast wartość marży na elementach liczona jest według kursu z faktury częściowej. Stąd mogą wynikać pewne rozbieżności między wartością marży na elementach i na transakcji.

5.16.4 Kontrola marży na fakturze

Na formularzu dokumentu znajdują się dwie kolumny (dostępne po przesunięciu suwaka na liście pozycji):

Marża – program wylicza kwotę marży

% marży – program wylicza procentową wartość marży

Uwaga: Marża wyliczana jest metodą „w stu” lub „od stu” , w zależności od ustawienia parametru w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry .

Wyliczona marża jest ściśle związana z wyliczonym kosztem własnym towaru. W zależności od tego czy w chwili wystawienia faktury mamy informację o rzeczywistym koszcie towaru otrzymujemy wartość marży rzeczywistą lub symulowaną. Zasady wyliczania lub symulacji kosztu własnego towaru zostały opisane w rozdziale Koszt własny towaru.

Uwaga: Jeśli Paragon zostanie przekształcony do Faktury Sprzedaży, marża symulowana widoczna jest tylko z poziomu tej faktury, natomiast na Paragonie wartość sprzedaży = marży.

Uwaga: W przypadku symulowan ia marży (brak informacji o koszcie rzeczywistym), jeśli dokument powstał w wyniku kopiowania (<CTRL>+<INS>) podczas pierwszej edycji marża nie będzie widoczna. Aby zobaczyć marżę na dokumencie należy wcześniej zatwierdzić go do bufora.

5.16.5 Sprzedaż poniżej ceny zakupu

Jeśli program posiada informację o wartości zakupu towaru w chwili jego wpisywania na fakturę lub jest w stanie zasymulować wartość zakupu – wtedy w chwili zatwierdzenia dokumentu porównywana jest wartość zakupu i sprzedaży dla każdego towaru. Jeśli program napotka na pozycje, gdzie cena sprzedaży jest niższa niż cena zakupu, w chwili zatwierdzenia dokumentu wyświetlana jest tabela z informacją o takich towarach.

W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry – pojawił się parametr Kontrola marży, który umożliwia ustalenie momentu, w którym program powinien sprawdzać, czy wartość sprzedaży nie jest nisza od wartości zakupu:

zapis do bufora – porównanie wartości następuje już przy zapisie dokumentu do bufora

na trwałe – program kontroluje ceny sprzedaży dopiero przy zapisie dokumentu na trwałe

Istnieje możliwość zaznaczenia różnej kombinacji parametrów. W zależności od tego zmienia się moment kontrolowania:

podczas zapisu do bufora – program kontroluje marżę tylko w podczas zapisu do bufora (dla dokumentów zapisywanych na trwałe marża nie jest sprawdzana)

podczas zapisu na trwałe – program kontroluje marżę tylko podczas zapisu na trwałe (dla dokumentów zapisywanych do bufora marża nie jest sprawdzana)

obydwie opcje – program sprawdza marżę podczas zapisu dokumentu, niezależnie od tego czy do bufora, czy na trwałe

żadna opcja – program w ogóle nie kontroluje wartości marży (nie będzie ostrzegał, jeśli marża będzie ujemna)

Funkcja działa na Fakturach Sprzedaży, Paragonach oraz dokumentach WZ.

Uwaga: Jeśli Użytkownik zaznaczył w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry opcję kontroli ilości towaru w chwili wpisywania pozycji na dokument – wtedy przy każdym zatwierdzeniu pozycji program sprawdza marżę dla wszy stkich już wpisanych towarów (i wyświetla informację o tych, gdzie marża jest ujemna).

5.16.6 Granica ceny sprzedaży

Na karcie towaru istnieje możliwość ustawienia maksymalnego rabatu, który może zostać udzielony dla danego towaru lub minimalnej marży, jaka powinna być zachowana przy sprzedaży towaru. Funkcja działa podczas wpisywania towaru na dokument Rezerwacji Odbiorcy/ Faktury Pro Forma/ Faktury Sprzedaży/ Paragonu/ Wydania Zewnętrznego. Zarówno minimalną marżę jak i maksymalny rabat na karcie ustala się jako wartość procentową.

Uwaga: Na karcie operatora (zakładka Parametry) znajduje się parametr Sprzedaż poniżej min. marży/ maks. rabatu . Jeśli zostanie on zaznaczony wtedy podczas wystawiania dokumentu przez operatora nie jest kontrolowana ustalona granica ceny!

W przypadku ustalonego maksymalnego rabatu dla towaru podczas wpisywania na dokument sprzedaży program sprawdza rabat wyliczony dla towaru i jeśli jego wartość przekroczy maksymalny dopuszczalny – nie pozwoli dopisać towaru na dokument (należy zmienić rabat/ cenę).

W przypadku ustalonej minimalnej marży program podczas dopisywania towaru na dokument wylicza uzyskaną marżę i jeśli jest ona niższa niż wymagana – nie pozwoli dopisać towaru.


Uwaga: Aby w trakcie dopisywania towaru program kontrolował minimalną marżę jeszcze przed wydaniem towaru z magazynu (np. na fakturze rezerwującej towar, na dokumencie RO i FPF) należy w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry określić, w jaki sposób ma być wyliczana symulowana marża (na podstawie ostatniej ceny zakupu lub średniej ceny zasobów).

Dopóki towar nie jest zdjęty z magazynu program określa marżę na towarze korzystając z ustawień tego parametru. Należy jednak pamiętać, że nie jest to marża rzeczywista, a jedynie przybliżona. Dopiero w momencie zdejmowania towaru z magazynu program zna rzeczywisty koszt towaru i jest w stanie określić dokładną marżę. Dlatego może zdarzyć się sytuacja, gdy towar zostanie wpisany na dokument (np. FA) z ceną, którą program zaakceptuje, a w chwili zatwierdzania FA i tworzenia dokumentu WZ wyświetli komunikat o przekroczeniu granicy ceny określonej dla towaru. Stanie się tak, jeśli cena, wg której symulowany był koszt na FA będzie niższa niż rzeczywista cena, wg której program będzie próbował zdjąć towar z magazynu na WZ.

Uwaga: Podczas wprowadzania towaru na dokument przez zaznaczenie wielu towarów na liście zasobów lub przy zmianie rabatu w nagłówku dokumentu, jeśli wyliczona cena sprzedaży nie będzie spełniała określonej granicy, program wyświetli komunikat, a dla poszczególnych towarów ustali minimalną cenę tak, by spełniała określoną granicę.

Uwaga: Granica ceny nie jest kontrolowana w przypadku wystawiania korekty wartościowej do dokumentu. Użytkownik może ustalić cenę sprzedaży po korekcie, która nie będzie spełniała ograniczeń określonych na karcie towaru.

W związku z tym może zdarzyć się sytuacja, że operator wystawi dokument WZ, potem korektę wartościową do WZ i po przekształceniu WZ do Faktury Sprzedaży nie będzie mógł zapisać jej na trwałe (program będzie informował o przekroczeniu granicy dla ceny).

5.17 Aktualizacja cen sprzedaży

Aby program aktualizował ceny sprzedaży zgodnie z ustalonymi parametrami na karcie towaru powinien być zaznaczony parametr Aktualizacja: TAK dla poszczególnych cen (które powinny być przeliczane w chwili zakupu towaru). Aktualizacja cen sprzedaży działa zawsze po zatwierdzeniu dokumentu wprowadzającego towar do magazynu.

Uwaga: Tabela z propozycjami nowych cen pojawia się zawsze dla towarów, dla których na karcie ewidencyjnej zaznaczona jest aktualizacja cen TAK (niezależnie od tego czy przyjmowany jest w nowej cenie zakupu).

Uwaga: Aktualizacja cen wykonywana jest wyłącznie dla pozycji zaznaczonych przez Użytkownika. Domyślnie zaznaczone są wszystkie pozycje.

Jeśli towar jest przyjmowany w takiej samej cenie jak ostatnia cena zakupu – proponowane ceny sprzedaży są zgodne z wcześniejszymi.

W tabeli pojawiają się kolumny z ceną zakupu i cenami sprzedaży (w wartości netto i brutto) , jakie ostatnio były zapamiętane na karcie oraz kolumna z nową ceną zakupu i proponowanymi cenami sprzedaży (w wartości netto i brutto).


Nowe ceny sprzedaży wyliczane są zgodnie z ustawionymi na karcie parametrami: procentem marży, zaokrągleniem, offsetem. Jeśli w tabeli zmienimy jeden z parametrów – cena wyliczana jest od nowa.

Istnieje również możliwość wpisania bezpośrednio ceny sprzedaży – w tej sytuacji program odpowiednio przeliczy procentową wartość marży.

Tabela z aktualizacją cen pojawi się w chwili zatwierdzenia dokumentów wewnętrznych (Przyjęcia Wewnętrznego, Przyjęcia Wewnętrznego Produktów) oraz Faktur Zakupu oraz Przyjęć Zewnętrznych.

Uwaga: Należy pamiętać, że Faktura Zakupu, która powstaje w wyniku skojarzenia z PZ jest zawsze zapisywana w buforze – w chwili jej zatwierdzenia na trwałe tabela z aktualizowanymi cenami pojawi się ponownie.

Rys. Aktualizacja cen

Dodatkowo w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr Pokazuj aktualizowane ceny sprzedaży:

jeśli parametr jest aktywny – w chwili zatwierdzania dokumentu przychodowego (FZ, PZ, PW, PWP…) pojawia się tabela z informacją o wcześniejszych cenach oraz z propozycją nowych. Użytkownik ma możliwość ich edycji na zasadach opisanych powyżej.

jeśli parametr nie jest aktywny – w chwili zatwierdzania dokumentu przychodowego ceny są zmieniane bezpośrednio na formularzu towaru (zgodnie z ustawieniami), bez dodatkowego informowania Użytkownika. Tabela z cenami nie pojawi się.

Uwaga: Marża na karcie jest marżą zakładaną w przypadku, gdy okno z aktualizacją cen zostanie zamknięte bez zapisu – ceny sprzedaży nie zostaną zmienione, ale nie zostanie również przeliczona procentowa wartość marży.

Jeśli Użytkownik chce, by procentowa wartość marży została przeliczona powinien w kolumnie Cena po wpisać ceny identyczne jak w kolumnie Cena przed i zatwierdzić zmiany.

5.17.1 Aktualizacja cen dla usług

Jeśli usługa ma określony koszt kwotowy (zakładka Dodatkowe) na karcie w tabeli z cenami widoczne są pola Aktualizacja cen oraz Marża, Zaokrąglenie i Offset, które są odpowiedzialne za wyliczanie nowych cen sprzedaży.

Zasady działania mechanizmu są takie jak w przypadku aktualizacji cen dla towarów:

Jeśli usługa ma określony koszt procentowy (zakładka Dodatkowe) na karcie nie są widoczne pola dotyczące aktualizacji cen sprzedaży i mechanizm jest wyłączony.


5.18 Blokada dostępu do cen zakupu

W Konfiguracji programu/ Użytkowe/ Operatorzy na formularzu operatora (zakładka Parametry) znajduje się parametr Brak dostępu do cen zakupu. Po zaznaczeniu parametru dany operator nie będzie widział cen zakupu, kosztu i marży wyświetlanych z poziomu list, dokumentów, raportów (Historia obrotu towarem i Historia obrotów z kontrahentem) oraz wydruków dostępnych w programie.

5.19 Płatności do Wydań Zewnętrznych

W programie możliwe jest przyjęcie wpłaty gotówki dla dokumentów WZ. Aby Użytkownik mógł wykonać taką operację, na karcie operatora (Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce Parametry w obszarze Parametry dla modułu handlowego znajduje się parametr Płatność do WZ. Po zaznaczeniu tego parametru na dokumencie WZ operator będzie mógł zdecydować, czy dla danego Wydania Zewnętrznego zostanie utworzona płatność:

Rys. Formularz Wydania Zewnętrznego

Uwaga: Parametr Płatność nie zostanie wyświetlony, jeżeli dla kontrahenta wybranego na WZ zablokowano rozliczanie płatności (parametr Nie rozliczaj płatności, zakładka Płatności na karcie kontrahenta) lub jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczono parametr Ustawiaj stan wszystkich płatności na „Nie podlega” .

Parametr nie będzie również dostępny dla dokumentów WZ tworzonych z Faktury Pro Forma. W takiej sytuacji wpłatę należy zarejestrować Fakturą Zaliczkową.

Po zaznaczeniu na WZ parametru Płatność pojawi się lista dostępnych form płatności, ograniczona do tych o typie Gotówka oraz terminie 0 dni. W momencie zapisu dokumentu WZ na trwałe pojawi się okno Potwierdzenie wpłaty gotówki, gdzie domyślnie podpowiada się całość kwoty z Wydania Zewnętrznego. W tym miejscu Operator wprowadza kwotę, jaką otrzymał od Klienta:

Rys. Potwierdzenie wpłaty gotówki


Po zatwierdzeniu kwoty dokument WZ zostanie zapisany oraz utworzy się zapis KP na wprowadzoną kwotę. Jeżeli Wydanie Zewnętrzne zostanie zatwierdzone bez zaznaczonego parametru Płatność, wygenerowanie zapisu kasowego nie będzie już możliwe.

Uwaga: Dla Wydań Zewnętrznych nie są tworzone zdarzenia w Preliminarzu Pł atności. Zaznaczenie parametru Płatność na WZ spowoduje wyłącznie wygenerowanie zapisu kasowego.

Korekty do Wydań Zewnętrznych

Parametr Płatność będzie dostępny na korekcie do WZ tylko wtedy, gdy dla korygowanego WZ został wcześniej utworzony zapis kasowy

W zależności od rodzaju korekty, po zaznaczeniu parametru oraz zatwierdzeniu płatności utworzony zostanie odpowiednio dokument KP (dla korekty wartościowej zwiększającej cenę towaru oraz dla korekty ilościowej na plus) lub KW (dla korekty wartościowej zmniejszającej cenę oraz korekty ilościowej na minus).

Aby sprawdzić, czy dla danego WZ/WZKOR została utworzona płatność, należy z poziomu otwartego dokumentu lub Listy Wydań Zewnętrznych wcisnąć przycisk Rozliczenia, dostępny w menu głównym programu. Jeżeli zapis kasowy istnieje, zostanie wyświetlony. Jeżeli nie, pojawi się komunikat Dokument nie podlega rozliczeniu.

Przekształcenie WZ do Faktury Sprzedaży/Paragonu

Po przekształceniu WZ do Faktury Sprzedaży lub Paragonu, wpłata wprowadzona dla WZ będzie widoczna na dokumencie handlowym na zakładce Płatności w oknie Zaliczki do rozliczenia:

Jeżeli do FA/PA przekształcono wiele dokumentów WZ lub WZ powiązane z korektami generującymi KP, na zakładce Płatności wyświetlone zostaną wszystkie zapisy KP.

Jeżeli do FA/PA przekształcono dokumenty WZ które posiadają korekty generujące zapisy KW, na zakładce Płatności dla każdej WZ zostanie wyświetlony zapis KP pomniejszony o kwoty z zapisów KW.

Jeżeli przy zapisie WZ jest równocześnie tworzona Faktura (zaznaczony parametr FA), parametr Płatność na Wydaniu zostanie wyłączony – płatność zostanie utworzona do dokumentu handlowego.

W przypadku, kiedy Faktura lub Paragon utworzony z WZ zostanie zmodyfikowany, to:

Jeżeli wartość FA/PA jest równa kwocie zapisów kasowych, dokument handlowy zostanie całkowicie rozliczony.

Jeżeli wartość FA/PA jest większa niż kwoty z zapisów kasowych, w zależności od formy płatności wybranej na dokumencie handlowym utworzona zostanie płatność lub zdarzenie w Preliminarzu Płatności na różnicę wartości dokumentu oraz rozliczonych wpłat.

Jeżeli wartość FA/PA jest mniejsza niż kwoty z zapisów kasowych, dokument handlowy zostanie rozliczony kolejno z zapisami kasowymi do wysokości wartości faktury (część zapisów kasowych nie zostnie w pełni rozliczona).

Na dokumencie handlowym wygenerowanym z WZ z płatnością, domyślnie podpowiada się forma płatności przypisana do kontrahenta.

Dokumenty walutowe

Płatność do dokumentu WZ w walucie obcej tworzona jest na całą wartość brutto dokumentu, niezależnie od zaznaczenia parametru Płatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry. Po przekształceniu WZ do Faktury Sprzedaży parametr Płatność VAT w PLN na zakładce Płatności nie będzie domyślnie zaznaczony. Po zatwierdzeniu Faktura zostanie w całości rozliczona z zapisem kasowym powstałym przy tworzeniu WZ. Jeżeli Operator zaznaczy parametr na Fakturze, po jej zatwierdzeniu utworzona zostanie płatność w PLN na kwotę podatku VAT, a Faktura zostanie rozliczona z zapisem kasowym utworzonym do WZ do wysokości kwoty netto, wynikającej z tej Faktury. Część zapisu kasowego pozostanie nierozliczona.

Anulowanie dokumentów

To, czy możliwe będzie anulowanie WZ z płatnością lub Faktury/Paragonu przekształconych z takiego WZ oraz czy zostanie skasowany zapis kasowy utworzony do WZ, zależne jest od ustawień parametru Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry:


Parametr: Dokument:

Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów

Niezaznaczony Zaznaczony

WZ z płatnością Anulowanie WZ nie będzie możliwe, wyświetli się komuniakt Nie można

anulować dokumentu. Dokument posiada rozliczone płatnosci.

Przy anulowaniu WZ skasowany zostanie powiązany z nim zapis kasowy.

FA/PA utorzone z WZ Anulowanie FA/PA nie będzie możliwe, wyświetli się komuniakt Nie można

anulować dokumentu. Dokument posiada rozliczone płatnosci.

Jeżeli dokument handlowy zostanie anulowany razem z WZ, zapis kasowy

zostanie skasowany. Jeżeli dokument handlowy zostanie

anulowany bez WZ, płatność zostanie przepięta na WZ.

Uwaga: Jeżeli płatność z dokumentu WZ została rozliczona z fakturą niepowiązaną z tym WZ, wówczas anulowanie WZ będzie możliwe po usunięciu rozliczenia w Kasie/Banku.

Sprawdzanie płatności

Na Liście Wydań Zewnętrznych możliwe jest również wyświetlenie wszystkich dokumetnów posiadających (lub nie) płatności, za pomocą filtra zaawansowanego Z płatnością.

Po wciśnięciu przycisku Rozliczenia z poziomu Faktury lub Paragonu utworzonych z WZ, na liście wyświetlą się te zapisy kasowe utworzone do WZ, które zostały rozliczone na Fakturze/Paragonie.

5.20 Kontrola limitu płatności kontrahenta

Na karcie kontrahenta znajdują się parametry dotyczące limitu kredytu oraz limitu przeterminowanych płatności dla określonego kontrahenta. W programie istnieje mechanizm, który pozwala kontrolować przy zatwierdzaniu Faktur Sprzedaży oraz Paragonów, czy któryś z limitów nie został przekroczony.

Funkcja działa jeśli na karcie ewidencyjnej kontrahenta został określony limit kredytu lub limit przeterminowanych płatności dla kontrahenta.

5.20.1 Uprawnienia operatorów

Sposób kontroli przeterminowanych płatności ustawiany jest dla każdego operatora indywidualnie (na jego karcie w Konfiguracji). Dostępne opcje to:

brak – program nie kontroluje płatności podczas zapisu dokumentów, niezależnie od tego, czy kontrahent ma ustawione limity, czy nie. opcja jest dostępna tylko podczas zapisu dokumentów do bufora.

ostrzeżenie – podczas zapisu dokumentu program informuje o ewentualnym przekroczeniu limitu kredytu lub limitu przeterminowanych płatności (w zależności od ustawienia parametrów na karcie kontrahenta), ale pozwala na jego zatwierdzenie

blokada – program blokuje możliwość zapisu dokumentu w przypadku, gdy kontrahent przekroczy przyznany limit kredytu lub przeterminowanych płatności. Operator może jedynie powrócić na formularz dokumentu, by dokonać na nim zmian.

Istnieje możliwość kontroli płatności (zarówno limitu kredytowego, jak i limitu płatności przeterminowanych) podczas zapisu dokumentu do bufora. Jeśli Użytkownik chce kontrolować płatności podczas zapisu dokumentu do bufora powinien dla operatora zaznaczyć odpowiednią opcję dla parametru Kontrola płatności przy sprzedaży – zapis do bufora. Jeśli Użytkownik wybierze opcję brak, wtedy podczas zapisu dokumentów do bufora limity płatności nie będą kontrolowane. Natomiast w przypadku zapisu na stałe – kontrola jest prowadzona zawsze, jeśli kontrahent na swojej karcie ma określony limit kredytu lub limit przeterminowanych płatności.

Warto przy tym pamiętać, że odrębnie ustalane są uprawnienia dotyczące zapisu do bufora, a odrębnie zapisu na stałe.

Z obsługą funkcji związany jest dodatkowo parametr na karcie operatora Zmiana limitu na karcie kontrahenta:

jeśli parametr jest aktywny - operator może ustalać limit kredytu na karcie kontrahenta

jeśli parametr nie jest aktywny – pole dotyczące limitu kredytu na karcie kontrahenta nie jest dostępne dla operatora

Kontrola limitu kredytu dotyczy transakcji: Faktur Sprzedaży oraz Paragonów i dokumentów WKA.


W trakcie zatwierdzania dokumentu, jeśli stan zadłużenia przekracza przyznany limit, a operator blokadę sprzedaży po przekroczeniu limitu, wyświetlany jest komunikat z informacją o kwocie przekraczającej dopuszczalne zadłużenie. Operator ma do wyboru dwie opcje:

Anuluj – powoduje powrót na formularz dokumentu (operator może wtedy zmienić formę płatności)

Pokaż zaległości – otwierany jest Preliminarz płatności kontrahenta, gdzie widać wszystkie dokumenty nierozliczone.

Jeśli stan zadłużenia/ przeterminowanych płatności przekracza przyznany limit, a operator ma ustawione jedynie ostrzeżenie o przekroczeniu limitu, podczas zatwierdzenia faktury/ paragonu pojawia się dodatkowo możliwość zatwierdzenia dokumentu (OK).

Uwaga: Podczas seryjnego zatwierdzania faktur kontrolowane są zarówno limit kredytu jak i limit przeterminowanych płatności. W przypadku, gdy kontrahent przekroczy któryś z tych limitów – dokument nie zostanie zatwierdzony, niezależnie od uprawnień operatora (ostrzeżenie/ blokada).

5.20.2 Limit kredytu kontrahenta

Informacja dotycząca aktualnego zadłużenia kontrahenta jest widoczna na jego karcie ewidencyjnej (zakładka Handlowe) w polu Limit wykorzystany. Wartość w polu jest wyliczana na bieżąco podczas wystawiania dokumentów dla kontrahenta, wprowadzania zapisów kasowo/bankowych oraz dokonywania rozliczeń.

Zasady obliczania limitu wykorzystanego:

Podczas obliczania zadłużenia uwzględniane są kwoty jeszcze pozostające do rozliczenia.

Podczas obliczania zadłużenia kontrahenta uwzględniane są zdarzenia w buforze.

Podczas obliczania zadłużenia nie są uwzględniane zdarzenia o statusie nie podlega.

Podczas obliczania zadłużenia kwota zadłużenia jest pomniejszana o wpłacone przez kontrahenta zaliczki.

Podczas obliczania zadłużenia kwota zadłużenia jest pomniejszana o zobowiązania wobec kontrahenta (np. nierozliczone faktury korygujące sprzedaż, Faktury Zakupu od kontrahenta itp.)

W przypadku dokumentów w walucie obcej – wartość transakcji w PLN jest wyliczana na podstawie kursu podanego na dokumencie.

W przypadku dokumentów płatnych częściowo gotówką, a częściowo np. przelewem – podczas obliczania zadłużenia kontrahenta program uwzględnia tylko część z odroczonym terminem płatności.

Limit jest kontrolowany również podczas zatwierdzania faktury płatnej gotówką. Program sprawdza, czy kwota wpłacana nie jest mniejsza niż do zapłaty. Jeśli tak – program sprawdza limit kredytu kontrahenta, uwzględniając kwotę pozostającą do zapłaty.

Kontrola limitu kredytu nie jest aktywna w trakcie wystawiania dokumentów pierwotnych (wykorzystywanych podczas wystawiania korekt do dokumentów nie zarejestrowanych w systemie).

5.20.3 Limit przeterminowanych płatności

Wartość przeterminowanych płatności nie jest zapisywana w bazie, tylko wyliczana jest na bieżąco w momencie zatwierdzania dokumentów.

Uwaga: Wartość przeterminowanych płatności dla kontrahenta jest wyliczana w momencie zatwierdzania dokumentu na podstawie dokumentów przeterminowanych w Preliminarzu płatności. Jako datę graniczną, wg której określany jest termin do blokady przyjmowany jest termin realizacji płatności.

Należy pamiętać, że termin realizacji płatności uwzględnia automatycznie dwa parametry: dopuszczalną zwłokę kontrahenta (określaną na jego karcie ewidencyjnej) oraz czas realizacji przelewu przez bank. Jeśli więc Użytkownik chce, by blokada nie następowała zaraz po przekroczeniu terminu płatności, tylko dopuszcza jeszcze jakiś okres „przejściowy” od terminu płatności, zanim sprzedaż zostanie zablokowana – może wypełnić na karcie kontrahenta pole Dopuszczalna zwłoka. Na jej podstawie zostanie wyliczony termin realizacji płatności. W efekcie, podczas


wyliczania wartości przeterminowanych płatności, program uwzględni przyznany kontrahentowi „okres przejściowy”.

Podczas wyliczania wartości przeterminowanych płatności uwzględniane są dokumenty z Preliminarza: typu przychodowego, zarówno płatności w buforze, jak i „do realizacji”.

5.20.4 Obsługa limitu kredytu kontrahenta na dokumentach WZ, RO, FPF

Limit kredytu oraz limit przeterminowanych płatności kontrahenta mogą być kontrolowane również podczas wystawiania Wydań Zewnętrznych, Rezerwacji Odbiorcy oraz Faktur Pro Forma. Funkcjonalność jest dostępna po zaznaczeniu parametru Kontrola płatności na dokumentach WZ, RO, FPF w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora, na zakładce Parametry.

Ponieważ dokumenty WZ, RO oraz FPF nie tworzą zdarzeń w Preliminarzu Płatności, nie będą wpływać na wysokość zadłużenia kontrahenta oraz przeterminowane płatności. Oznacza to, że kwota z zapisywanego dokumentu nie zwiększy wykorzystanej już kwoty limitu.

W przypadku, gdy któryś z limitów zostanie przekroczony, program zadziała zgodnie z ustawieniami wprowadzonymi na karcie operatora (ostrzeżenie, blokada, brak reakcji).

Podczas wystawiania dokumentu WZ, w przypadku, gdy Klient ma przekroczony limit, wydanie towaru będzie możliwe jeżeli od razu zostanie uregulowana za niego należność (po zaznaczeniu parametru Płatność na dokumencie WZ).

5.21 Blokada wystawiania dokumentów rozchodowych

Na karcie kontrahenta (zakładka Handlowe) znajduje się parametr Blokada wystawiania dok. rozchodowych. Przy zaznaczonym parametrze program nie pozwala wpisać kodu kontrahenta na dokumentach związanych ze sprzedażą (rozchodem).

Parametr jest związany z dokumentami: Faktury Sprzedaży, Paragon, Rezerwacje Odbiorcy, Faktury Pro Forma, Wydania Zewnętrzne, Wydanie kaucji oraz Rozchody Wewnętrzne.

Uwaga: Parametr nie dotyczy wystawiania dokumentów korygujących .

5.22 Udzielanie rabatów

Rabaty występujące w programie zostały podzielone na dwie grupy: rabaty związane z kontrahentem i z towarem. O tym, który rabat będziemy wykorzystywać decydują:

priorytety – program zawsze stosuje rabat o najwyższym priorytecie

ustawienie metody obliczania w Konfiguracji firmy/ Handel/ Rabaty.

Uwaga: Funkcja rabatowania jest aktywna ty lko, jeśli Użytkownik posiada moduł Handel.


Rys. Rabaty

Metoda obliczania upustu:

W programie mamy możliwość określenia metody obliczania upustu:

rabat addytywny – jest sumą rabatu udzielonego dla kontrahenta i danego towaru. Rabat ten polecany jest przy niskich stopach upustów, w szczególnych przypadkach może przekroczyć 100%

rabat multiplikatywny – zapewnia, że rabat wypadkowy kontrahenta i towaru nie przekroczy 100%.

rabat kontrahenta – w przypadku zdefiniowania rabatu dla kontrahenta i dla towaru, ważniejszy jest rabat kontrahenta i on zostanie uwzględniony na dokumencie.

rabat towaru – w sytuacji zadeklarowania rabatu dla kontrahenta i dla towaru, program uwzględni rabat związany z towarem.

Przykład W celu łatwiejszego zrozumienia istoty rabatów przeanalizujmy następującą sytuację:

kontrahent CIS ma 20% rabat

towar AB ma ustalony 30% rabat Jaki rabat zostanie wyliczony jeśli kontrahent CIS kupi towar AB?

Rabat addytywny 20%+30% = 50%

Rabat multiplikatywny (1-(1-20%)*(1-30%) = 44%

Ważniejszy rabat towaru = 30%

Ważniejszy rabat kontrahenta = 20%

Rabat typu stała cena

Rabat typu stała cena ma najwyższy priorytet w stosunku do innych rabatów ustalonych w programie. Oznacza to, że w przypadku określenia stałej ceny dla towaru pomijane są pozostałe rabaty zdefiniowane dla tego towaru lub dla kontrahenta.

Stałą cenę dla towaru można określić z poziomu okna Rabaty, zakładka Stała cena.


Rys. Rabat typu stała cena

Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski. Podczas definiowania ceny należy określić:

Kod towaru – którego dotyczy definiowana stała cena

Typ ceny – czy definiowana cena jest ceną netto czy brutto. Podczas wpisywania towaru na dokument program automatycznie wylicza cenę zgodną z algorytmem liczenia tego dokumentu.

Cena – cena stała

Waluta – waluta, w jakiej określona jest cena. W przypadku cen określonych w walutach obcych program automatycznie przelicza je wg obowiązującego kursu na walutę zgodną z walutą wystawianego dokumentu.

Stała cena na towar może dotyczyć:

wszystkich kontrahentów – wtedy niezależnie od kontrahenta wpisanego na dokument dla towaru zawsze proponowana jest stała cena.

grupy kontrahentów – w przypadku kontrahentów należących do wskazanej grupy proponowana jest stała cena. Dla wszystkich pozostałych proponowane są ceny zgodne z określoną na ich karcie grupą cenową oraz przyznanymi rabatami. W przypadku ceny definiowanej dla grupy kontrahentów należy wcześniej wskazać grupę (wybór jest możliwy z rozwijanej listy).

jednego kontrahenta – podane ceny stałe dotyczą tylko danego kontrahenta. Wyboru kontrahenta można dokonać z listy wyświetlanej po wciśnięciu przycisku lub wpisując bezpośrednio w pole.

Priorytety rabatów

Najwyższy priorytet wśród rabatów ma rabat typu stała cena. Oznacza to, że zadeklarowana cena jest zawsze proponowana na dokumencie, niezależnie od innych zdefiniowanych (procentowych).

W przypadku rabatów procentowych - rabaty zdefiniowane w grupie kontrahenta na liście ustawione są wg priorytetu narastająco, co oznacza, że w przypadku wystąpienia dwóch rabatów z grupy dla kontrahentów – rabat o niższym priorytecie zostanie pominięty.

Przykład Dla kontrahenta ALOZA zdefiniowany jest rabat typu jeden kontrahent/ wszystkie towary w wysokości 2%. Równocześnie zdefiniowany jest rabat typu grupa kontrahenta/ grupa towarowa dla grupy ODB_FIRMY, do której należy kontrahent ALOZA i grupy asortymentowej ROŚLINY w wysokości 4%.


W chwili wystawiania faktury dla kontrahenta ALOZA na towary z grupy ROŚLINY udzielony zostanie rabat 4% (wyższy priorytet rabatu typu grupa kontrahenta/ grupa towarowa), natomiast na wszystkie pozostałe towary upust w wysokości 2% (wynikający z rabatu typu jeden kontrahent/ wszystkie towary).

Podobnie została rozwiązana sytuacja, gdy nakładają się rabaty z grupy dla towarów: rabat typu grupa towarowa/ wszyscy kontrahenci zostanie pominięty na rzecz rabatu typu jeden towar/ wszyscy kontrahenci.

Dodatkowo na karcie kontrahenta jest pole Rabat standardowy (zakładka Handlowe), które oznacza rabat typu jeden kontrahent/wszystkie towary (1K/WT).

Warto pamiętać, że przyznane rabaty są następnie uwzględniane podczas wydruku oferty handlowej dla klienta (wydruk jest dostępny z poziomu karty kontrahenta).

5.22.1 Zestawienie rabatów kontrahenta

Zestawienie dostępne jest z poziomu:

listy kontrahentów

formularza kontrahenta

formularzy dokumentów: Faktura Sprzedaży, Paragon, Rezerwacja Odbiorcy, Faktura Pro Forma, Wydanie Zewnętrzne

okna Sprzedaż dedykowana

Zestawienie jest tworzone w oparciu o rabaty procentowe i typu stała cena, zdefiniowane w oknie Ogólne/ Rabaty.

W oknie Rabaty kontrahenta znajduje się przycisk , który umożliwia wyliczenie zarówno informacji o przydzielonych rabatach, jak również indywidualnego cennika „na życzenie” Użytkownika. Dane nie są wyświetlane zaraz po otwarciu okna - pojawiają się dopiero po wciśnięciu przycisku. Jeśli Użytkownik zmieni

parametry wyświetlania przycisk zmieni się na , informując o konieczności ponownego wyliczenia.

Zakładka Rabaty

Zestawienie zawiera wszystkie rabaty typu procentowego, przyznane kontrahentowi. Na zakładce wyświetlane są rabaty obowiązujące dla kontrahenta – w przypadku, gdy kontrahentowi przyznane jest kilka rabatów na ten sam towar, wyświetlany jest ten o najwyższym priorytecie (na przykład przyznany jest rabat typu wszyscy kontrahenci/ jeden towar oraz jeden kontrahent/ jeden towar – w takim przypadku wyższy priorytet ma rabat jeden kontrahent/ jeden towar i on pojawi się na zestawieniu). Przy czym jeśli na dany towar przyznany jest zarówno upust typu rabat kontrahenta i rabat towaru – to na zestawieniu wyświetlone zostaną obydwa upusty.

Na zestawieniu pojawiają się wszystkie towary, na które został udzielony jakikolwiek rabat.

Typ rabatu – określa sposób przyznania rabatu dla kontrahenta:

kontrahent – rabat dla pojedynczego kontrahenta

grupa kontrahentów – rabat dla grupy kontrahentów

wszyscy kontrahenci – rabat dla wszystkich kontrahentów

Na co – określa sposób przyznania rabatu na dany towar:

towar – rabat dla wskazanego pojedynczego towaru

grupa towarów – rabat przyznany dla całej grupy towarów

wszystkie towary – upust standardowy na wszystkie towary

Kombinacja tych dwóch wartości określa, jakiego typu jest dany rabat.

Przykład Kontrahent i Grupa towarów [Akcesoria] – jest to rabat typu pojedynczy kontrahent/ grupa towarowa [Akcesoria] Wszyscy kontrahenci i towar – jest to rabat typu jeden towar/ wszyscy kontrahenci

Zakładka Stała cena

Na zakładce widoczne są wszystkie przyznane kontrahentowi rabaty typu stała cena. W kolumnie Poziom podana jest informacja, czy jest to stała cena przyznana na towar dla pojedynczego kontrahenta, grupy kontrahentów czy też wszystkich kontrahentów. Przy czym należy pamiętać, że na zestawieniu wyświetlana jest stała cena o najwyższym priorytecie. Przykładowo, jeśli na jeden towar ustalona jest stała cena zarówno dla grupy


kontrahentów jak i dla pojedynczego kontrahenta – na zestawieniu pojawi się cena przyznana dla pojedynczego kontrahenta.

Zakładka Indywidualny cennik

Na zakładce dostępny jest cennik dla kontrahenta, uwzględniający wszystkie przyznane kontrahentowi stałe ceny, rabaty oraz sposób ich wyliczania. Na zestawieniu widoczne są ceny końcowe na wszystkie towary oraz procentowa wartość udzielonych na nie upustów (jeśli przyznane rabaty są typu procentowego).

Cennik indywidualny dla kontrahenta jest wyliczany po wciśnięciu przycisku „pioruna”. Wyliczany cennik można zawęzić do wybranej grupy towarów (uwzględniana jest grupa domyślna, przypisana na karcie towaru na zakładce Ogólne), po zaznaczeniu parametru Nieaktywne uwzględniane są również towary, które na kartotece, na zakładce Dodatkowe mają zaznaczoną opcję Karta nieaktywna.

5.22.2 Obsługa rabatów na dokumencie

Podczas wystawiania faktury korzystając z wcześniej określonych rabatów – program sam, w zależności od zadanego sposobu upustów ustali właściwe ceny sprzedaży. Dla każdej pozycji zostanie uzupełnione pole rabat (pole jest edytowalne – rabat można zmienić).

Jeśli nie zdefiniowano rabatów dla kontrahenta/ towaru– podczas wystawiania faktury dla każdej pozycji możemy oddzielnie ustalać upusty (lub wpisać bezpośrednio cenę sprzedaży).

Jeśli na danym dokumencie wszystkie pozycje mają mieć taki sam rabat (bez względu na proponowane) – wtedy po wpisaniu wszystkich pozycji na dokument należy zadeklarować rabat w nagłówku. Program ponownie przeliczy ceny sprzedaży. Należy pamiętać, że punktem wyjścia będzie cena z karty towaru.

Niezależnie od sposobu ustalania rabatów wynikowy upust dla całego dokumentu jest widoczny w nagłówku dokumentu w polu RABAT. Wartość pola jest automatycznie przeliczana po dopisaniu kolejnej pozycji lub wprowadzeniu zmian na już istniejącej.

Niezależnie od sposobu udzielania rabatu – zawsze pomniejszane są ceny jednostkowe towarów. Jako cena wyjściowa proponowana jest cena z karty towaru z grupy przypisanej kontrahentowi. Przy zmianie wartości rabatu, nowa cena wyliczana jest zawsze od ceny odczytanej z karty towaru.

Uwaga: Dla poszczególnych operatorów można zablokować możliwość zmiany ceny bądź udzielania dodatkowych rabatów na dokumentach. Parametry są opisane w rozdziale Konfiguracja uprawnień operatora.

5.22.3 Rabaty na dokumentach skojarzonych

W przypadku konwersji dokumentów mechanizm wyliczania rabatu w nagłówku działa w ten sposób, że:

jeśli dokumenty konwertowane są 1→1: na tworzony dokument przepisywany jest rabat z nagłówka z dokumentu pierwotnego

jeśli dokumenty konwertowane są w stosunku wiele →1: na tworzonym dokumencie wyliczany jest rabat wynikowy wg wzoru: (wartość przed rabatem – wartość po rabacie)/ wartość przed rabatem * 100%

5.23 Zestawy Promocyjne

W programie możliwe jest tworzenie Zestawów Promocyjnych, dzięki którym w ramach sprzedaży określonego towaru głównego (lub usługi) objętego promocją, można zaoferować klientowi pakiet dodatkowych towarów i usług w obniżonej cenie.

Tworzenie zestawu

Zestawy promocyjne można dodawać w menu Ogólne/ Inne/ Zestawy Promocyjne. Po kliknięciu na przycisk plusa Użytkownik może wprowadzić nowy Zestaw:


Rys. Formularz zestawu promocyjnego

Towar – główny towar lub usługa, do którego utworzony zostanie pakiet z rabatami. Ten sam towar główny może być dodany jednocześnie na kilku zestawach promocyjnych.

Kod zestawu - dowolny 20-znakowy ciąg alfanumeryczny, jednoznacznie określający zestaw (musi być unikalny). polu po prawej stronie kodu można wprowadzić pełną nazwę zestawu do 50 znaków.

Rodzaj rabatu – rabat procentowy lub stała cena. Rabat procentowy jest wyliczany od ceny domyślnej zdefiniowanej na karcie towaru (warunki handlowe kontrahenta nie są uwzględniane dla zestawów). W przypadku stałej ceny Użytkownik może wprowadzić wartość liczbową i wybrać walutę (domyślnie na formularzu podpowiada się waluta systemowa). Ustawienie rabatu lub stałej ceny dla towaru głównego nie jest obowiązkowe - jeśli zostanie zapisany z rabatem 0,00% po wybraniu Zestawu Promocyjnego na dokument dla towaru głównego zostanie pobrana cena domyślna z jego karty towarowej.

Obowiązuje – po zaznaczeniu parametru można wprowadzić wybrany dzień lub zakres dni, w których promocja będzie aktywna.

Godzina – po zaznaczeniu parametru możliwe jest określenie godzin, w których obowiązywać będzie promocja dla Zestawu. Jeśli zaznaczony zostanie tylko ten parametr, promocja będzie aktywna codziennie we wskazanych godzinach. Przy jednoczesnym zaznaczeniu godziny i daty zestaw promocyjny będzie dostępny zgodnie z ustawieniem, czyli tylko w wybranych godzinach codziennie w zadeklarowanym okresie.

Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ e-Sklep/wszystko.pl zaznaczono opcję sklepu lub galerii internetowej, na formularzu Zestawu pojawi się dodatkowy parametr: Udostępniaj w e-Sklep lub Udostępniaj w wszystko.pl. Aby zapis z zaznaczonym parametrem był możliwy, każdy towar wskazany na zestawie również musi być udostępniony. Za pomocą ikony plusa należy wprowadzić pozostałe elementy Zestawu Promocyjnego. Dla każdej pozycji możliwe jest zdefiniowanie ilości, jednostki miary, rodzaju rabatu, procentu/ceny oraz waluty (dla rabatów kwotowych). Wartość wyliczana jest automatycznie na podstawie wprowadzonej ilości i ceny. Użytkownik może wybrać:

rabat – rabat procentowy obliczany zawsze w odniesieniu do ceny domyślnej zdefiniowanej na karcie cennikowej tej pozycji,

procent od ceny towaru głównego – wartość pozycji jest obliczana jako procent ceny domyślnej wpisanej na karcie towaru głównego lub stałej ceny, jeżeli taka została wprowadzona dla towaru głównego na formularzu Zestawu,

stała cena – Użytkownik może podać cenę w dowolnej walucie spośród wprowadzonych w Konfiguracji Programu/ Ogólne/ Waluty. Jeżeli po dodaniu Zestawu na dokument jego waluta będzie inna niż wskazana w zestawie, cena pozycji zostanie przeliczona na walutę dokumentu po kursie bieżącym,

gratis – służy do zdefiniowania gratisowej pozycji zestawu.

Uwaga: Aby dokument, na który dodano Zestaw Promocyjny został zafiskalizowany, niezbędne jest wprowadzenie wartości minimalnej dla gratisu, np. 0,01.

Uwaga: Ceny wprowadzone na formularzu zestawu są cenami netto.

Uwaga: Sprzedaż Zestawu Promocyjnego nie jest blokowana ustawieniem Granicy ceny na kracie towaru.

Każdą pozycję wchodzącą w skład Zestawu (poza towarem głównym) można wprowadzić w jednostce podstawowej lub pomocniczej. Cena promocyjna zawsze odnosi się do jednostki wybranej na formularzu Zestawu. Zmiana jednostki jest możliwa tylko podczas edycji zestawu, po dodaniu go na dokument kolumna JM jest zablokowana dla każdego elementu pakietu promocyjnego.

Informacje dodatkowe – dodatkowy opis dotyczący Zestawu Promocyjnego.

Kopiowanie zestawu

Każdy zestaw można skopiować przy użyciu klawiszy <CTRL+INS> lub klikając na przycisk przy wciśniętym klawiszu CTRL.

Na karcie towaru na zakładce Zestawy. Znajduje się tam lista wszystkich zestawów promocyjnych dla tego towaru.

Usuwanie zestawu

Skasowanie Zestawu jest możliwe pod warunkiem, że nie został on udostępniony w e-Sklepie/wszystko.pl, jeżeli taka sytuacja miała miejsce, należy najpierw odznaczyć parametr na karcie Zestawu, a następnie go usunąć.

Podczas próby usunięcia z poziomu Cennika/Listy Zasobów towaru lub usługi, które są powiązane z Zestawem Promocyjnym pojawi się komunikat blokujący tą operację. Aby wykasować taką kartę z programu, należy najpierw usunąć ją z Zestawów lub usunąć wszystkie Zestawy, na których występuje.

Za pomocą przycisku dostępnego po lewej stronie Zestawu możliwy jest podgląd jego elementów bez podnoszenia formularza Zestawu:


Rys. Lista zestawów promocyjnych

Lista zawiera kolumny:

Towar – kod towaru głównego wskazanego dla zestawu.

Kod – unikalny kod zestawu.

Nazwa – pełna nazwa zestawu.

Rabat/Stała cena – promocyjna cena lub rabat zdefiniowany dla towaru głównego.

Waluta – waluta stałej ceny wskazanej dla towaru głównego.

Data od – data rozpoczęcia promocji.

Data do – data zakończenia promocji.

Informacje dodatkowe – opis zestawu promocyjnego.

Dodatkowo dla listy można wybrać kolumny Nazwa Towaru, Godzina od, Godzina do oraz w zależności od ustawień w Konfiguracji e-Sklep lub wszystko.pl

Dla elementów zestawu na liście widoczne są tylko kolumny Kod towaru, Nazwa towaru, Ilość, JM, Procent/Cena, Waluta.

Za pomocą filtra dostępnego w dolnej części okna można wyświetlać zestawy obowiązujące w wybranym dniu i/lub o wybranej godzinie lub według towaru głównego. Ponieważ promocja, dla której nie określono ram czasowych obowiązuje codziennie, z tego też względu będzie wyświetlana zawsze, bez względu na wskazany okres.

Przycisk Operacji Seryjnych , który pozwala na seryjne udostępnienie zaznaczonych zestawów w e-Sklep lub wszystko.pl jest dostępny wyłącznie po zaznaczeniu opcji sklepu lub galerii internetowej w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ e-Sklep/wszystko.pl

Dodawanie zestawu na dokumenty

Zestawy Promocyjne można wprowadzać za pomocą przycisku na Rezerwację Odbiorcy, Fakturę Pro Forma, Fakturę Sprzedaży, Paragon i Wydanie Zewnętrzne. Przycisk znajduje się w prawym dolnym rogu na formularzach dokumentów. Po wciśnięciu przycisku pojawi się lista Zestawów Promocyjnych. Procedura wczytywania elementów zestawu na dokumnet jest następująca:

Jeżeli dokument jest pusty lub kursor nie jest ustawiony na żadnej pozycji towarowej, po wybraniu przycisku Zestawów Promocyjnych podniesie się lista, która domyślnie będzie wyświetlała wszystkie


promocje aktywne w bieżącym momencie. Po zmianie ustawień filtra Użytkownik będzie mógł wybrać na dokument Zestaw obowiązujący w dowolnym innym okresie. Zatwierdzenie wyboru spowoduje dodanie na dokument wszystkich elementów Zestawu w ustalonych wcześniej ilościach, jednostkach i cenach.

Jeżeli kursor jest ustawiony na towarze dodanym na dokument, po wciśnięciu przycisku Zestawów Promocyjnych wyświetli się lista aktualnych promocji zawężona do towaru wskazanego na dokumencie. Po wybraniu Zestawu na dokument pozycja, na której ustawiono kursor zostanie usunięta, a cały zestaw zostanie dodany na końcu listy.

Uwaga: W sytuacji, gdy kursor będzie wskazywał element wcześniej dodanego zestawu po podniesieniu listy Zestawów Promocyjnych nie będzie on a ograniczona do tego towaru.

Aby rozpoznać, które towary na formularzu dokumentu zostały dodane jako Zestaw, należy z menu kontekstowego dodać kolumnę Kod zestawu. Dla wszystkich elementów zostanie wyświetlony kod Zestawu Promocyjnego, do którego przynależą, a towar główny zostanie dodatkowo oznaczony symbolem [v].

Edycja zestawu na dokumencie

Po dodaniu Zestawu na dokument jego edycja jest ograniczona. Dla elementów Zestawu możliwa jest edycja kategorii, PKWiU i stawki VAT, a dla towaru głównego dodatkowo można zmienić ilość i magazyn.

Po wprowadzeniu nowej ilości towaru głównego, ilość pozostałych elementów zestawu zostanie przeliczona automatycznie. Zmiana magazynu towaru głównego spowoduje zmianę również dla pozostałych pozycji pakietu promocyjnego – wszystkie elementy Zestawu muszą być pobrane z jednego magazynu.

Nazwę oraz opis każdej pozycji można edytować zgodnie z ustawieniem zaznaczonym na karcie towaru (zakładka Dodatkowe).

Rabat wprowadzony w nagłówku dokumentu nie wpływa na cenę zestawu.

Zestawy nie są agregowane. W przypadku, kiedy na dokument zostanie dodany kilkakrotnie ten sam zestaw, po przekształceniu do innego dokumentu każdy zestaw będzie wprowadzany oddzielnie.

Usuwanie zestawu z dokumentu

Aby skasować cały zestaw z dokumentu wystarczy ustawić się na towarze głównym i wcisnąć ikonę kosza. Operacja ta jest niedostępna na pozostałych elementach zestawu. Usuwanie tylko pojedynczych elementów nie jest możliwe.

Kontrola ilości

Jeżeli któryś z elementów zestawu będzie niedostępny na magazynie, wówczas:

Aby zatwierdzić dokument WZ lub FA/PA z pobraniem, należy usunąć cały zestaw.

Przy zaznaczonym parametrze Kontrola ilości na dokumentach rozchodowych – W edycji przed zapisem (Konfiguracja Firmy/ Magazyn/ Parametry) po zatwierdzeniu wyboru zestawu nie zostanie on dodany. Użytkownik otrzyma komunikat o braku jednego z elementów.

Przy zaznaczonym parametrze Kontrola ilości na dokumentach rozchodowych – Przy akceptacji pozycji (przez bufor) (Konfiguracja Firmy/ Magazyn/ Parametry) po zatwierdzeniu wyboru zestawu pojawi się on na dokumencie wraz z komunikatem o braku jednego z elementów. Jeżeli stany towarowe nie zostaną uzupełnione, zapis dokumentu nie będzie możliwy.

Przy zaznaczonym parametrze Konwersja RO/PF do WZ, RW, MM – pobieraj ilość dostępną (Konfiguracja Firmy/ Magazyn/ Parametry) cały zestaw nie będzie przeniesiony na dokument docelowy.

Korekta elementów zestawu

Na dokumentach korygujących informacja o towarach pochodzących z zestawu znajduje się w kolumnie Kod zestawu. Elementy Zestawu można korygować na takich samych zasadach jak pozostałe towary.

5.24 Magazyn domyślny dla operatora/ stanowiska

W systemie Comarch ERP Optima dokumenty wystawiane są domyślnie na magazyn główny. Istnieje jednak możliwość ustalenia magazynu domyślnego dla stanowiska lub operatora.


Zdefiniowanie magazynu domyślnego spowoduje, że na wszystkich dokumentach wystawianych przez operatora/ na stanowisku od razu proponowany jest ten magazyn. W przypadku dokumentów MM magazyn domyślny proponowany jest jako magazyn źródłowy.

Magazyn domyślny dla operatora można ustalić na jego formularzu (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce Parametry. Kod magazynu można wpisać ręcznie lub wybrać z listy wyświetlanej po wciśnięciu przycisku Magazyn domyślny.

Jeśli operator ma określony magazyn domyślny to na zakładce Parametry, na formularzu operatora, dostępny jest parametr Blokada zmiany magazynu domyślnego – dokument. Jeśli będzie on zaznaczony to na wszystkich dokumentach wystawianych przez operatora oraz na listach Łatwa Sprzedaż i Łatwe Zakupy blokowana będzie możliwość zmiany magazynu (na dokumentach MM będzie to magazyn źródłowy).

Istnieje również możliwość zablokowania operatorowi zmiany przypisanego mu magazynu nie tylko na wystawianych dokumentach, ale również na listach. Parametr dotyczy zarówno list dokumentów, jak i listy zasobów. Parametr znajduje się na karcie operatora: Blokada zmiany magazynu domyślnego – listy.

Magazyn domyślny dla stanowiska można ustalić z poziomu Konfiguracji stanowiska/ Handel/ Parametry. Podobnie jak w przypadku magazynu dla operatora – kod można wpisać bezpośrednio w pole lub wybrać z listy dostępnej pod przyciskiem Magazyn domyślny.

Uwaga: Magazyn domyślny określony dla operatora/ stanowiska dotyczy wszystkich baz danych (firm) obsługiwanych przez program w ramach danej konfiguracji. Może się zatem zdarzyć, że magazyn o podanym KODZIE nie istnieje w bieżącej bazie danych – wtedy program proponuje magazyn na dokumentach zgodnie z opisanym poniżej priorytetem.

Zasady:

Jako magazyn domyślny może być określony tylko magazyn lokalny (program nie pozwoli na wpisanie magazynu zdefiniowanego jako odległy).

Jako magazyn domyślny może być zdefiniowany tylko magazyn aktywny (program nie pozwoli na wpisanie magazynu nieaktywnego).

Wyższy priorytet ma magazyn domyślny zdefiniowany dla operatora. W przypadku, gdy określony jest zarówno magazyn dla operatora jak i stanowiska – program proponuje na dokumentach magazyn związany z operatorem.

Jeśli dla operatora i dla stanowiska nie są określone magazyny domyślne – dokumenty wystawiane są tak jak dotychczas dla magazynu głównego.

W przypadku, gdy magazyn określony jako domyślny dla operatora nie istnieje na liście magazynów lub też jest nieaktywny – program sprawdzi magazyn domyślny dla stanowiska.

W przypadku, gdy magazyn domyślny dla stanowiska nie istnieje lub jest nieaktywny – dokumenty wystawiane są na magazynie głównym.

5.25 Zakazy do magazynów

Istnieje możliwość ustawiania zakazów dostępu do magazynów dla poszczególnych operatorów (podobnie jak w przypadku kas w module Kasa/Bank). Umożliwia to obsługę sytuacji, gdy operator może pracować na kilku magazynach, na pozostałych natomiast ma zakaz wystawiania dokumentów.

Założenie zakazu dla operatora jest możliwe z poziomu formularza magazynu (Ogólne/ Magazyny), z zakładki Zakazy. Prawo do zakładania zakazów ma tylko operator z ustawionymi uprawnieniami administratora na karcie (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy).

Zakładanie zakazów polega na wskazaniu operatorów, którzy nie mają prawa do pracy w tym magazynie. Na liście operatorów nie pojawią się operatorzy, którzy dany magazyn mają wskazany jako swój magazyn domyślny. Operator, dla którego założono zakaz nie ma możliwości wskazania danego magazynu w polu Magazyn na liście dokumentów oraz na liście zasobów.

Pewnym wyjątkiem są dokumenty Przesunięcia Międzymagazynowego (MM), gdzie operator może wskazać magazyn docelowy pomimo tego, że ma założony do niego zakaz.


5.26 Konfiguracja uprawnień operatora

Na formularzu operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce Parametry znajduje się grupa parametrów związanych z modułami handlowymi (Faktury i Handel). W grupie znajdują się parametry pozwalające na określenie poziomu uprawnień poszczególnych operatorów:

Aktualizacja kontrahenta na dokumencie - umożliwia zmianę danych kontrahenta na zatwierdzonych dokumentach. Funkcja polega na podmianie danych z dokumentu, widocznych na zakładce Kontrahent, na dane aktualne na karcie kontrahenta. Funkcja jest dostępna na liście z poziomu menu kontekstowego (pod prawym przyciskiem myszy).

funkcja nie podmienia danych na dokumentach skojarzonych (np. na WZ do faktury trzeba dane podmienić odrębnie).

funkcja nie działa na dokumentach zaksięgowanych (do rejestrów VAT oraz bezpośrednio na konta księgowe).

podmianę danych można wykonać seryjnie, dla dokumentów zaznaczonych na liście.

Blokada anulowania dokumentu – blokuje możliwość anulowania dokumentów. Blokada dotyczy wszystkich dokumentów zarówno handlowych jak i magazynowych. W sytuacji, gdy operator nie ma uprawnień do anulowania dokumentów opcja w menu kontekstowym nie jest dostępna.

Blokada edycji pozycji cennika – przy aktywnym parametrze operator nie ma możliwości dokonywania zmian na już istniejących kartach towarów/ usług. Natomiast nadal zachowuje prawo podglądu informacji na kartach istniejących oraz zakładania nowych.

Blokada ponownej fiskalizacji FA i PA - funkcja została opisana w rozdziale poświęconym zmianom w fiskalizacji dokumentów.

Blokada zapisu dokumentów FA i PA do bufora – przy aktywnej blokadzie operator nie może zapisać dokumentu FA i PA do bufora. Wprawdzie parametr Bufor jest dostępny na formularzu dokumentu i operator może go zaznaczyć, jednak przy próbie zatwierdzenia program wyświetli komunikat i nie pozwoli na zapisanie faktury/ paragonu. Możliwy jest jedynie zapis na trwałe (bez możliwości późniejszych zmian).

Jeśli operator nie ma uprawnień do zapisu dokumentów do bufora podczas przekształceń, gdzie dokumentem wynikowym będzie Faktura Sprzedaży lub Paragon, program zapyta Użytkownika, czy kontynuować i zapisać dokument od razu na trwałe, czy też zrezygnować z przekształcenia. Jeśli Faktura Sprzedaży/ Paragon jest zapisywany od razu do bufora – nie jest podnoszony formularz dokumentu, tak, jak ma to miejsce przy zapisie do bufora. Należy przy tym pamiętać, że przekształcenie takie nie będzie możliwe, jeśli kontrahent przekroczy przyznany limit kredytu, a operator nie będzie miał uprawnień do zapisu dokumentu po przekroczeniu limitu.

Parametry dotyczące blokady zmiany ceny dotyczą możliwości zmiany cen sprzedaży podczas wystawiania poszczególnych dokumentów. Oprócz braku możliwości zmiany ceny oraz udzielenia rabatu bezpośrednio na dokumencie, program blokuje również możliwość zmiany grupy cenowej, wg której wystawiany jest dokument (przypisanej kontrahentowi). Blokada może dotyczyć różnych typów dokumentów wystawianych w module: FA i WZ, Faktura Pro Forma, Faktura Zakupu, Paragon, Rezerwacja Odbiorcy, Zamówienie u Dostawcy.

Brak dostępu do cen zakupu – jeśli parametr jest aktywny (zaznaczony) operator pracujący w programie nie ma dostępu do informacji dotyczących cen zakupu. Zamiast cen zakupu (kosztu) na dokumentach widoczne są ---.

Rozliczanie dokumentów z poziomu listy - z poziomu listy dokumentów związanych z powstawaniem płatności w Kasie/Banku (Faktury Sprzedaży, Paragony, Faktury Zakupu, dokumenty kaucyjne WKA i PKA) dostępna jest opcja rozliczania z poziomu listy dokumentów. Rozliczanie dokumentów jest również możliwe z poziomu okna Sprzedaży Dedykowanej. Funkcja jest dostępna w menu kontekstowym, wyświetlanym pod prawym przyciskiem myszy na odpowiednich listach. Po wybraniu schematu numeracji dla tworzonego zapisu kasowego i wybraniu rejestru, do którego ma trafić, program tworzy zapis KP lub KW, pobierając dane z rozliczanego dokumentu. Działanie funkcji jest analogiczne jak w przypadku funkcji Rozlicz dostępnej w Preliminarzu płatności.

Sprzedaż poniżej minimalnej marży/ maksymalnego rabatu – jeśli parametr jest zaznaczony operator może korygować ceny sprzedaży niezależnie od granicy ceny ustalonej dla poszczególnych towarów. Zasady zostały opisane w odrębnym rozdziale.

Zmiana limitu kredytu na karcie kontrahenta – parametr jest związany z mechanizmem kontroli limitu kredytu dla kontrahenta (funkcja opisana w rozdziale Płatności do Wydań Zewnętrznych).

jeśli jest aktywny – operator ma prawo zmiany kwoty przyznanego limitu na formularzu kontrahenta (zakładka Handlowe).

jeśli parametr nie jest aktywny – pole z kwotą przyznanego limitu nie jest dostępne dla operatora

Kontrola płatności przy sprzedaży – zapis do bufora/ zapis na trwałe – parametr jest związany z mechanizmem kontroli limitu kredytu dla kontrahenta (funkcja opisana w rozdziale Płatności do Wydań Zewnętrznych).

Zapisywanie dokumentów FA i PA po wydruku na trwałe – zaznaczenie parametru spowoduje, że wydruk dokumentu (również wywołanie podglądu wydruku) powoduje zapis dokumentu na trwałe (niezależnie od ustawienia parametru Bufor na formularzu). Jeśli przed wydrukiem na formularzu zaznaczony będzie parametr WZ – program automatycznie utworzy Wydanie Zewnętrzne do drukowanego dokumentu. W innym przypadku utworzenie WZ będzie możliwe po zatwierdzeniu dokumentu z poziomu listy.

Podobna zasada dotyczy fiskalizacji. Jeśli parametr Drukuj fiskalnie będzie zaznaczony przed wydrukiem dokumentu – fiskalizacja będzie automatyczna. Jeśli nie – wydruk na drukarce fiskalnej będzie możliwy z poziomu listy, po zatwierdzeniu dokumentu.

Zmiana kategorii na niezaksięgowanym dokumencie - jeśli parametr jest zaznaczony to dany operator ma prawo do zmiany kategorii w nagłówku dokumentu oraz na pozycjach, pomimo, że dokument został już zapisany na

trwałe. Zmianę kategorii można zapisać przy pomocy przycisku , widocznego obok pola Kategoria.

Uwaga: Funkcja dotyczy dokumentów zapisanych na trwałe do czasu ich zaksięgowania (do rejestrów VAT lub bezpośrednio do Księgi Handlowej).

Zmiana opisu i osoby odbierającej na dokumencie - parametr związany jest z możliwością zmiany opisu oraz osoby odbierającej na zatwierdzonym dokumencie. Funkcja działa w podobny sposób jak w przypadku zmiany kategorii. Na zatwierdzonym dokumencie, niezależnie od tego czy został już zaksięgowany, istnieje możliwość zmiany:

zmiany osoby odbierającej dokument ze strony kontrahenta

opisu oraz atrybutów, związanych z kontrahentem

zmiany opisu na pozycji dokumentu – warunkiem jest zaznaczony parametr Pozwól na edycję opisu na fakturze na karcie towaru w cenniku.

Warto pamiętać, że w przypadku dokumentów, dla których nie jest bezpośrednio określany kontrahent (PWP, AI, MM, BOM itp.) atrybuty są pobierane z karty kontrahenta !NIEOKREŚLONY!.

Zmiana wysłanych/odebranych e-faktur – parametr związany z funkcjonalnością wystawiania faktur elektronicznych, która opisana została w osobnym dokumencie. Zaznaczenie tego parametru pozwoli na anulowanie dokumentów wysłanych do systemu IWD.

Automatyczne tworzenie zamówień

Z poziomu listy zasobów można w sposób automatyczny tworzyć Zamówienia u Dostawców. Po zaznaczeniu towarów, których ma dotyczyć zamówienie (w szczególności, jeśli zamówienie ma dotyczyć wszystkich towarów,

możemy je zaznaczyć wciskając kombinację klawiszy <CTRL>+<A> i przycisk Utwórz Zamówienie u Dostawcy. Pojawia się okno dialogowe, w którym należy określić parametry dla zamówienia.

Rys. Lista zasobów – Zamówienie u Dostawcy

Dla zasobów - Zamówienie u Dostawcy zawsze dotyczy wybranego magazynu, wskazanej grupy towarowej, a stan ustalany jest na podany dzień. Wszystkie te dane podajemy na liście zasobów i stąd pobierane są do zamówienia automatycznego (grupa Dla zasobów nie jest edytowalna).


Wybrany dostawca - parametr odwołuje się do formularza towaru, na którym można wybrać domyślnego dostawcę. Zasada działania tego parametru jest następująca:

parametr jest zaznaczony – program wymusi wybranie dostawcy. Utworzone zostanie zamówienie na towary, dla których na karcie zdefiniowany został domyślny dany dostawca (należy również pamiętać, że tylko spośród towarów zaznaczonych wcześniej na liście zasobów).

parametr nie jest zaznaczony (puste pole) – tworzy się tyle zamówień ilu dostawców występuje na kartach zaznaczonych towarów, towary bez określonego dostawcy umieszczane są na zamówieniu dla kontrahenta !NIEOKREŚLONY!.

Informacje uzupełniające określają, jaka ilość powinna być uwzględniana podczas wyliczania ilości zamawianej:

tylko ilość brakująca – ilość na zamówieniu będzie równa ilości widocznej w kolumnie Braki. (dla przypomnienia: na Liście zasobów po zaznaczeniu parametru Tylko braki znajdą się tylko te towary, dla których ilość zarezerwowana jest większa od ilości dostępnej)

ponad stan minimalny – zamówienie spowoduje dopełnienie do stanu minimalnego (stan minimalny określamy na karcie towaru)

do stanu maksymalnego – zamówienie spowoduje dopełnienie do stanu maksymalnego (stan maks. określamy na karcie towaru)

Należy pamiętać, że ilość zamawiana przy uwzględnieniu normatywów stan min. I stan maks. jest wielokrotnością pola Zamawiać po z karty towary.

Przykład Na formularzu towaru oznaczono następujące normatywy: Ilość minimalna – 10 szt. Ilość maksymalna – 100 szt. Zamawiać po - 5 szt. 1. Na magazynie mamy 7 szt. W zależności od rodzaju uzupełnienia program zaproponuje:

dopełnienie ponad stan min = 5 szt.

dopełnienie do stanu max = 90szt. 2. Na magazynie mamy 7szt i dodatkowo rezerwacje na 35 . Tworzymy Zamówienie u Dostawcy na:

ilości brakujące (28szt) – program zamówi 28szt

uzupełnienie do min = 40 szt.

uzupełnienie do max = 125 szt.

5.27 Specyfikacja załadunku

Wydruk specyfikacji załadunku zawiera zestawienie towarów z wybranych dokumentów. Wydruk może być wykorzystywany np. podczas przygotowywania towarów, które będą rozwożone do klientów.

Zestawienie jest dostępne z poziomu listy Faktur Sprzedaży, Rezerwacji, Faktur Pro Forma oraz dokumentów WZ. Lista jest przygotowywana dla każdego typu dokumentu odrębnie i obejmuje dokumenty zaznaczone na liście.

Zestawienie zawiera listę towarów wraz z ilością określoną w jednostce podstawowej i jednostce pomocniczej. Dodatkowo na specyfikacji drukowane są numery dokumentów, na podstawie których jest tworzone zestawienie (oznaczenie B przy numerze oznacza, że dany dokument jest zapisany do bufora).

Dodatkowo istnieje możliwość, by wydruk zawierał zestawienie opakowań obejmujące wszystkie towary ze specyfikacji (program pyta o to przed utworzeniem wydruku). Zestawienie opakowań jest drukowane w odrębnej tabeli. Podczas tworzenia zestawienia opakowań program sprawdza dla poszczególnych towarów jednostkę podstawową i pomocniczą. Jeśli są one zgodne – na zestawieniu opakowań ilości są sumowane.

Przykład Towar 1: jedn. podst. SZT, 1 OPAK = 10 SZT. Towar 2: jedn. podst. SZT, 1 OPAK = 15 SZT. Towar 3: jedn. podst. KG, 1 OPAK = 10 KG. Na zestawieniu opakowań program zsumuje opakowania dla Towaru 1 i Towaru 2, gdzie jednostka podstawowa i pomocnicza są takie same. Natomiast dla Towaru 3 na zestawieniu opakowań powstanie odrębna pozycja.

5.28 Anulowanie dokumentu

Anulowanie dokumentu jest dostępne wyłącznie z menu kontekstowego otwieranego po kliknięciu w obrębie listy prawym klawiszem myszki.


Zasady rządzące anulowaniem dokumentów to:

1. nie da się anulować dokumentów w buforze (na liście oznaczone kolorem zielonym)

2. nie da się anulować dokumentów przeniesionych do rejestru VAT i zaksięgowanych na konta (na liście kolor niebieski)

nie da się anulować dokumentu, do którego jest korekta

jeśli do dokumentu jest jedna korekta – korektę tą trzeba anulować (oczywiście jeśli spełnione są pozostałe warunki). Gdy anulujemy korektę – staje się możliwe anulowanie dokumentu podstawowego.

jeśli korekt jest więcej – można anulować ostatnią z nich. Gdy ta jest anulowana – przedostatnią itd.

3. anulować można dokument bez względu na datę jego wystawienia (również wstecz)

4. dokument anulowany pozostaje na liście (ma kolor czerwony)

5. istnieje możliwość wykorzystania numeru dokumentu anulowanego i wielokrotne anulowanie dokumentu z takim samym numerem. W przypadku, gdy Użytkownik chce ponownie wykorzystać numer dokumentu anulowanego musi go uzupełnić na wystawianym dokumencie bezpośrednio w polu przeznaczonym na numer kolejny.

6. jeśli dokument powstał na podstawie rezerwacji/ zamówienia – anulowane są oba dokumenty (rezerwacja/ zamówienie są widoczne na liście w kolorze czerwonym)

7. dokument handlowy może zostać anulowany niezależnie od tego, czy jest skojarzony z magazynowym

Podczas anulowania dokumentów handlowych typu FA, PA, FZ program pyta, czy równocześnie anulować skojarzone z nim dokumenty magazynowe (WZ/ PZ). W przypadku, gdy anulowanie dokumentu handlowego się nie powiedzie – dokumenty magazynowe również nie są anulowane.

8. dokument magazynowy (WZ, PZ) może być anulowany tylko, jeśli nie jest skojarzony z dokumentem handlowym (FA, FZ)

anulowanie dokumentu magazynowego skojarzonego z handlowym musi odbywać się w dwóch etapach:

najpierw anulujemy dokument handlowy (FA, FZ)

anulujemy dokument magazynowy (WZ, PZ)

Skutki anulowania dokumentu w module Kasa/Bank zostały opisane w rozdziale: Płatności a dokumenty anulowane.

W przypadku dokumentów wprowadzających towar do magazynu (np. PZ) anulowanie dokumentu jest możliwe tylko w przypadku, gdy towar z dostawy, która powstała w wyniku zatwierdzenia PZ, jest jeszcze dostępny na magazynie. Jeśli dostawa została już wyprowadzona z magazynu – anulowanie nie będzie możliwe (pozostaje korekta ilościowa do dokumentu).

5.29 Dokumenty w buforze

Każdy dokument można zapisać:

w sposób trwały. Wtedy nie można dokonywać na nim żadnych zmian ani go skasować. Dopuszczane są jedynie korekty ilościowe lub wartościowe albo anulowanie. W tym ostatnim przypadku dokument anulowany pozostaje na liście faktur (ma kolor czerwony), ale nie jest brany pod uwagę w żadnych analizach i zestawieniach.

do bufora. Dokumenty w buforze, na liście oznaczone kolorem zielonym, to dokumenty, na których można dokonywać wszelkich zmian.

Możliwość zapisu do bufora może zostać zablokowana dla wybranych operatorów. Parametr Blokada zapisu dokumentów FA i PA do bufora został dokładniej opisany w rozdziale Konfiguracja uprawnień operatora.

5.29.1 Najważniejsze zasady (i konsekwencje) umieszczania dokumentów w buforze

dokumentowi w buforze nadawany jest numer kolejny w obrębie wykorzystywanego schematu numeracji. Skasowanie dokumentu w buforze pozostawia lukę w numeracji, której program nie wypełnia automatycznie. Użytkownik powinien to zrobić we własnym zakresie


dokumentów w buforze nie da się anulować, ani wystawiać do nich korekt. Można je modyfikować lub usunąć.

na podstawie dokumentu w buforze nie można utworzyć innego, skojarzonego z nim dokumentu

do dokumentów w buforze nie da się zrealizować żadnych płatności. Oznacza to, że zatwierdzenie do bufora faktury płatnej gotówką nie wprowadzi zapisu do rejestru kasowego.

wszystkie płatności do dokumentów w buforze (bez względu na formę płatności) umieszczane są w buforze preliminarza płatności, ze statusem (N) nierozliczone. Z poziomu preliminarza nie da się ich rozliczać ani zmienić ich stanu i statusu. Dopiero trwałe zatwierdzenie dokumentu zmienia stan zdarzenia w preliminarzu na Zatwierdzone do realizacji i pozwala na wykonywanie dalszych rozliczeń (automatem, lub ręcznie).

do dokumentów w buforze nie da się wydrukować Paragonu fiskalnego

dokumentów w buforze nie można przenieść do rejestru VAT ani zaksięgować na konta

5.29.2 Dokumenty w buforze a ilość towaru

Program umożliwia zapisywanie wszystkich dokumentów do bufora, ale nie wszystkie one wpływają na ilość towaru. Generalna zasada jest taka, że:

dokumenty magazynowe, przychodowe (PZ, PW) nie wpływają na ilości, wpływają na zamówienia

dokumenty magazynowe, rozchodowe (WZ, RW) zmniejszają ilości (magazynową i dostępną)

dokumenty handlowe sprzedaży (FA, PA) powodują rezerwacje lub pobranie.

Dla przypomnienia, w programie z towarem związane są 2 ilości:

ilość towaru jaki jest na magazynie (fizycznie)

ilość dostępna, uwzględniającą rezerwacje

W trakcie wystawiania dokumentów magazynowych WZ, RW program sprawdza aktualną ilość towaru na magazynie lub ilość dostępną (pomniejszoną o rezerwacje) jeżeli zaznaczono parametr w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry – Nie pozwalaj na wydanie towaru gdy występują rezerwacje. Ilość ta sprawdzana jest także w przypadku dokumentów handlowych (PA, FA) jeśli określono, że mają one pobierać a nie rezerwować.

W tabeli poniżej przedstawiony został wpływ dokumentów handlowych zapisanych do bufora (nie na stałe) na poszczególne ilości widoczne na liście zasobów.

TYP DOKUMENTU ILOŚĆ REZERWACJE ZAMÓWIENIA

FA/PA (pobranie) √

FA/PA (rezerwacja) √

FA/PA Kor. ilości √

FZ √

FZ Kor. ilości √

Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku dokumentów magazynowych.

TYP DOKUMENTU ILOŚĆ REZERWACJE ZAMÓWIENIA

WZ √

WZ Kor ilości √

PZ √

PZ Kor. ilości √

PW √

PW kor. ilości √

RW √

RW Kor. ilości √

PWP √


RWS (rezerwacja) √

RWS (pobranie) √

ZD √

RO √

5.30 Rozliczanie magazynu metodą AVCO – kontrola chronologii

Jeśli Użytkownik wybrał metodę rozliczania magazynu jako AVCO (średnie ważone ceny zakupy) to w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry ma możliwość zaznaczenia parametru Brak kontroli chronologii. Parametr ma znaczenie przy wystawianiu dokumentów z datą wstecz.

Jeśli parametr nie jest zaznaczony to przy próbie wystawienia dokumentu z datą wcześniejszą niż ostatnia dostawa towaru program nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu.

Natomiast w przypadku, gdy parametr jest zaznaczony – program pozwoli na wystawienie dokumentu z datą wcześniejszą niż data ostatniej dostawy, pod warunkiem, że w magazynie, na dzień zgodny z datą wydania towaru, była odpowiednia jego ilość (i wartość).

Przykład: PZ1 z datą 01 stycznia: 1 szt. Towaru PZ2 z datą 03 stycznia: 1 szt. Towaru WZ1 z datą 02 stycznia: 1 szt. Towaru Dnia 02 stycznia w magazynie była odpowiednia ilość towaru, jednak data ostatniej modyfikacji zasobu jest późniejsza (03 stycznia): Jeśli parametr o braku kontroli chronologii nie jest zaznaczony – program nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu WZ, ponieważ ostatnia modyfikacja zasobu była z datą późniejszą. Jeśli parametr o braku kontroli chronologii będzie zaznaczony – program pozwoli na wystawienie dokumentu WZ, ponieważ wystarczy odpowiednia ilość (i wartość) towaru w magazynie na dany dzień.

5.31 Koszt Gospodarowania Odpadami KGO

KGO - Koszt Gospodarowania Odpadami, związany jest z ewidencjonowaniem kosztów tego typu. Po zaznaczeniu w Konfiguracji Firmy/Magazyn parametru Obsługa KGO uaktywniona zostaje opcja związana z KGO na karcie towaru oraz na elementach transakcji.

Po zaznaczeniu tego parametru uaktywnia się także pole w oknie konfiguracyjnym Numer rejestrowy GIOŚ, w którym można wpisać numer nadany przez Głównego Inspektora Ochrony Środowiska oraz opcje wyliczania rabatu:

rabat od pełnej ceny

rabat od ceny bez KGO

Domyślnie zaznaczona jest pierwsza opcja (rabat od pełnej ceny).

Przy wybranym sposobie wyliczania rabatu od pełnej ceny, rabaty będą wyliczane od całkowitej ceny towaru, bez względu na to czy cena zawiera KGO czy tez nie.

Przy wybraniu opcji rabat od ceny bez KGO, rabat będzie liczony od ceny pomniejszonej o wartość KGO na pozycji.

Uwaga: W wersji oddziałowej Comarch ERP Optima współpracującej z Comarch ERP XL ukrywane są opcje wyboru sposobu wyliczania rabatu.


Przykład: Sprzęt kosztuje 100 zł a KGO wynosi 10 zł. Udzielamy rabatu 20%. W przypadku, gdy: a) wybrano rabat od pełnej ceny

Rabat wyliczany jest od ceny 100 PLN (20% ze 100 PLN = 20 PLN), dlatego udzielenie rabatu 20 % da cenę końcową 80 PLN 100 PLN – 20 PLN = 80 PLN

b) wybrano rabat od ceny bez KGO Rabat wyliczany jest od ceny 90 PLN (po dojęciu 10 PLN KGO) (20% z 90 PLN = 18 PLN), dlatego udzielenie rabatu 20 % da cenę końcową 82 PLN 90 PLN – 18 PLN +10 PLN (KGO) = 82 PLN

Uwaga: Jeśli po wprowadzeniu pozycji na dokument, zmieniona zostanie wartość KGO, wówczas zaktualizowany zostanie procent rabatu (przeliczony z uwzględnieniem KGO i ceny).

Analogicznie program przeliczy na nowo procent rabatu (uwzględniając KGO) jeśli zmienimy cenę towaru.

Na karcie towaru na zakładce Dodatkowe (po zaznaczeniu opcji Obsługa KGO w Konfiguracji Firmy/Magazyn) pojawia się pole Wartość KGO.

W polu tym można wprowadzić jednostkowy Koszt Gospodarowania Odpadami (KGO) netto dla towaru. Wartość KGO zapisywana jest zawsze w walucie systemowej.

Pole wartość KGO nie jest dostępne dla usług oraz dla opakowań (kaucji).

W Cenniku oraz na liście zasobów dostępna jest ikona operacji seryjnych . W menu dostępnym po rozwinięciu strzałki obok tej ikony znajduje się opcja Ustawienie KGO na wybranych towarach.

Przed uruchomieniem funkcji należy zaznaczyć towary, dla których chcemy uzupełnić określoną, jednakową dla wszystkich zaznaczonych pozycji wartość KGO. Po wywołaniu funkcji pojawi się okno, w którym można wpisać wartość KGO:

Po uruchomieniu ikony pioruna, Koszt Gospodarowania Odpadami zostanie uzupełniony dla wszystkich zaznaczonych pozycji, które nie są usługami lub kaucjami.

KGO uwidaczniany jest na dokumentach wystawionych w walucie systemowej PLN, na Przyjęciach Zewnętrznych (PZ), Fakturach Zakupu (FZ), Wydaniach Zewnętrznych (WZ), Fakturach sprzedaży (FA), Paragonach (PA)

Uwaga: KGO nie jest wykazywany na dokumentach walutowych oraz eksportowych i wewnątrzunijnych, wystawionych dla Kontrahenta innego niż krajowy (przyjmie wartość 0 PLN bez możliwości edycji).

Jeśli zaznaczony jest parametr KGO w konfiguracji, wówczas na liście pozycji dokumentu widoczna jest kolumna KGO, w której umieszczana jest wartość KGO zawarta w cenie towaru.

Wartość KGO umieszczona jest również na oknie pozycji dokumentu obok pola Rabat.

Wartość KGO można edytować, przy czym edycja na dokumentach rozchodowych nie powoduje żadnych zmian na karcie towaru, natomiast po zmianie wartości KGO na dokumentach przychodowych pojawi się komunikat:


Jeśli wybierzemy Tak, wówczas wartość KGO zostanie zaktualizowana na formularzu towaru.

Uwaga: Jeśli dokument wystawiony jest „od brutto” i zmienimy stawkę podatku VAT dla pozycji dokumentu, wartość netto KGO zostanie ponownie pobrana z karty towaru i naliczony podatek VAT.

Koszt Gospodarowania Odpadami wykazywany jest na dwóch wydrukach dostępnych z poziomu formularza Faktury Sprzedaży:

Faktura VAT/ Wzór standard (nowy)

Faktura VAT (GenRap)/ Wzór standard

Na wydrukach tych dla każdej pozycji drukowana jest wartość jednostkowa KGO oraz wartość KGO dla całej pozycji (netto lub brutto w zależności od wybranego algorytmu naliczania podatku na fakturze)

W podsumowaniu tabelki VAT wykazany jest sumaryczny Koszt Gospodarowania Odpadami, natomiast w nagłówku widoczny numer GIOŚ (pobrany z Konfiguracji firmy/Magazyn/KGO).

5.32 Mechanizm odwrotnego obciążenia VAT

Odwrotne obciążenie podatkiem od towarów i usług polega na przeniesieniu obowiązku podatkowego z tytułu danej transakcji na nabywcę określonych towarów i usług. Jednocześnie nabywca jest podmiotem uprawnionym do odliczenia podatku naliczonego z tytułu tej transakcji, co oznacza zwolnienie sprzedawcy od obowiązku zapłaty VAT należnego do urzędu skarbowego.

Aby możliwe było wystawianie dokumentów z towarami objętymi odwrotnym obciążeniem należy:

na karcie kontrahenta, na zakładce Handlowe wybrać status Podatnikiem jest nabywca,

w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry (obszar Inne) zaznaczyć parametr Odwrotne obciążenie wg karty towaru,

na karcie towaru zaznaczyć parametr Odwrotne obciążenie, który jest dostępny po zaznaczeniu parametru w konfiguracji.

Rys. Formularz karty towaru – parametr Odwrotne obciążenie

Taka konfiguracja powoduje, że na dokumentach dla kontrahentów o statusie Podatnikiem jest nabywca towary z zaznaczonym parametrem otrzymają stawkę VAT NP.

Jeżeli na dokumentach FA/WZ, FPF oraz FZ/PZ dla krajowego podmiotu gospodarczego występują pozycje towarowe z odwrotnym obciążeniem, podczas zapisu wyświetli się komunikat Na dokumencie występują pozycje z "odwrotnym obciążeniem". Aby poprawnie wystawić dokument należy zmienić status kontrahenta na "Podatnikiem jest nabywca". Czy chcesz zmienić status?. Po wybraniu Nie dokument zostanie zapisany zgodnie


z ustawieniami. Stawka VAT dla pozycji będzie taka, jaką ustawiono na karcie towaru w polu Stawka VAT – spr. lub bezpośrednio na pozycji dokumentu, a na wydruku nie będzie adnotacji o odwrotnym obciążeniu. Po zatwierdzeniu komunikatu status zostanie zmieniony.

Uwaga: Jeżeli dokument magazynowy zostanie zatwierdzony bez zmiany statusu kontrahenta, po przekształceniu go do dokumentu handlowego komunikat zostanie wyświetlony ponownie. Jeżeli zostanie zatwierdzony z tego poziomu, zmieniony zostanie status kontrahenta i stawka VAT dla towarów z odwrotnym obciążeniem.

Uwaga: W przypadku korekty stawki VAT dla towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym, oprócz zmiany stawki na NP. należy zmienić również status kontrahenta (pole to jest dostępne do edycji tylko na korekcie stawki VAT do dokumentów z pozycjami objętymi odwrotnym obciążeniem).

Po odznaczeniu parametru w konfiguracji, odwrotne obciążenie będzie dotyczyło wszystkich pozycji na dokumentach wystawianych dla kontrahenta o statusie Podatnikiem jest nabywca.

5.32.1 Zakup

W przypadku handlu towarami wrażliwymi obowiązek podatkowy ciąży na nabywcy będącym podatnikiem VAT. Jednocześnie nabywcom przysługuje prawo do odliczenia VAT.

W programie mechanizm ten realizowany jest poprzez Dokumenty Wewnętrzne Sprzedaży i Dokumenty Wewnętrzne Zakupu. Po wystawieniu Faktury Zakupu (dla kontrahenta o statusie Podatnikiem jest nabywca, należy ten dokument przekształcić do Faktury Wewnętrznej Sprzedaży w celu naliczenia podatku VAT następnie FWS do Faktury Wewnętrznej Zakupu w celu odliczenia VAT-u.

Na liście FZ dostępny jest przycisk Generuj fakturę wewnętrzną sprzedaży.

Aby możliwe było przekształcenie FZ do FWS, pozycje na FZ:

Nie mogą mieć naliczonego podatku VAT,

W przypadku kiedy na FZ część pozycji ma wykazany podatek VAT, na FWS zostaną przeniesione wyłącznie pozycje bez naliczonego VAT-u.

Na liście FWS (menu Handel/ Inne/ Dokumenty Wewnętrzne Sprzedaży) dostępny jest przycisk Generuj

dokument wewnętrzny zakupu. FWZ można wygenerować także z formularza FWS zaznaczając .

5.32.2 Sprzedaż

Dla kontrahenta o statusie Podatnikiem jest nabywca na formularzu FA i WZ stawki VAT dla towarów opodatkowanych będą zgodne z ustawieniem na karcie, a pozycje z zaznaczonym odwrotnym obciążeniem otrzymają stawkę NP.

Na wydrukach FA i WZ w kolumnie VAT dla towarów z zaznaczonym parametrem pojawia się „---*”, natomiast pod listą sprzedawanych towarów i usług wydrukowana zostanie adnotacja „*) – odwrotne obciążenie”.

5.33 Eksport i import dokumentów przez pliki XML

Opcja importu i eksportu do pliku XML jest dostępna dla następujących dokumentów:

Faktura Sprzedaży (FA),

Paragon (PA),

Rezerwacja Odbiorcy (RO),

Faktury Pro Forma (FPF),

Faktury Zakupu (FZ),


Zamówienia u Dostawcy (ZD),

Dokumenty Wewnętrzne Sprzedaży (FWS),

Wydania Zewnętrzne (WZ),

Przyjęcia Zewnętrzne (PZ),

Rozchody wewnętrzne (RW),

Przyjęcia Wewnętrzne (PW)

Przesunięcia międzymagazynowe (MM)

Dokumenty kaucyjne WKA i PKA

Eksport dokumentu jest możliwy bezpośrednio z poziomu formularza dokumentu z menu wyświetlanego pod

przyciskiem strzałki w pasku zadań. Przy eksporcie należy wskazać plik, w którym zapisany będzie dokument. Domyślną ścieżkę dostępu do katalogu można wpisać w Konfiguracji stanowiska/ Handel/ Parametry: Eksport dokumentów – katalog dla plików XML.

W pliku zapisywane są wszystkie informacje z eksportowanego dokumentu:

pozycje (ilość, cena, wartość)

kontrahent

płatności

Import dokumentu jest możliwy z poziomu listy dokumentów z menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki

w pasku zadań. Przy imporcie należy wskazać plik, z którego odczytywany będzie dokument. Domyślną ścieżkę dostępu do katalogu można wpisać w Konfiguracji stanowiska/ Handel/ Parametry: Import dokumentów – katalog dla plików XML. W oknie importu dla Faktur Sprzedaży, Faktur Zakupu i Paragonów jest dostępny parametr Utwórz dokument (-y) pierwotny (-e). Funkcja jest przydatna w sytuacji kiedy w Comarch ERP Optima należy wystawić korektę do dokumentu wystawionego uprzednio w poprzednim programie.

Funkcja eksportu i importu dokumentów może być wykorzystywana podczas przekształcania dokumentów m.in. wtedy, jeśli w programie nie ma funkcji umożliwiającej bezpośrednią konwersję dokumentów.

Jeżeli w importowanym pliku XML znajduje się nazwa kontrahenta to przy imporcie do Comarch ERP Optima nazwa jest pobierana z pliku, jeśli w pliku XML nie ma nazwy kontrahenta to jest ona pobierana z karty kontrahenta z Comarch ERP Optima rozpoznanego przy imporcie po kodzie, NIP lub GLN.

Uwaga: Funkcja importu dokumentów z pliku XML nie jest dostępna w wersji oddziałowej programu (współpracującej z systemem Comarch ERP XL) dla dokumentów WZ i PZ.

5.34 Eksport danych z Comarch ERP Optima do Comarch ERP Klasyka

Eksport danych z systemu Comarch ERP Optima do programów księgowych Comarch ERP Klasyka (Księga Handlowa, Książka Podatkowa) jest realizowany w kilku miejscach na listach dokumentów: Faktur Sprzedaży, Paragonów, Faktur Zakupu, Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży i Dokumentów Wewnętrznych Zakupu oraz rejestrów VAT sprzedaży i rejestrów VAT zakupu.

Funkcja eksportu dokumentów do Comarch ERP Klasyka będzie szczególnie przydatna w przypadku, gdy firma prowadzi sprzedaż i/lub ewidencję rejestrów VAT w systemie Comarch ERP Optima, natomiast księgowość jest prowadzona na programie Księga Handlowa lub Książka Podatkowa. Jest to przypadek stosunkowo często występujący w firmach, które zlecają prowadzenie księgowości biurom rachunkowym.

Operacja eksportu realizowana jest za pomocą mechanizmu Funkcji dodatkowych uruchamianego na listach

dokumentów za pomocą klawisza .W przypadku gdy na danej liście aktywnych jest kilka różnych funkcji uruchamianych tym klawiszem, wyboru eksportu do programów Comarch ERP Klasyka dokonujemy za pomocą

widocznego obok przycisku .


Eksport dokumentów jest wykonywany do pliku tekstowego VAT_R.TXT o ustalonej strukturze, który jest obsługiwany przez funkcje importu w rejestrach VAT programów Księga Handlowa oraz Książka Podatkowa.

Wyeksportowane mogą zostać tylko te dokumenty, które zostaną na liście zaznaczone. Nie są eksportowane dokumenty posiadające status w buforze oraz dokumenty anulowane. Eksportowi podlegają również dokumenty tzw. pierwotne, czyli dokumenty wprowadzone do bazy danych tylko po to, aby możliwe było zarejestrowanie korekty do nieistniejącego w systemie dokumentu.

Każdy wyeksportowany dokument otrzymuje na liście w kolumnie Status znaczek E.

Uwaga: Eksport dokumentów do programów księgowych Comarch ERP Klasyka nie jest możliwy w przypadku programu Comarch ERP Optima w wersji oddziałowej (współpracującej z systemem Comarch ERP XL).

Po uruchomieniu operacji eksportu, na ekranie pojawia się okno pozwalające ustawić dodatkowe parametry zawężające zakres eksportowanych dokumentów. W zależności od miejsca wywołania funkcji eksportu danych okno zawierające parametry eksportu może wyglądać tak:

lub tak:

Eksportując dokumenty spoza rejestru VAT musimy określić, do jakiego rejestru w programie księgowym Comarch ERP Klasyka będą trafiać zapisy po ich zaimportowaniu. Zapisy eksportowane z rejestrów VAT będą przypisane do takiego rejestru, do jakiego zostały wprowadzone w systemie Comarch ERP Optima.

W przypadku eksportu z listy Paragonów, Faktur, Dokumentów Wewnętrznych itp. można ograniczyć zakres eksportowanych dokumentów wyłącznie do tych, które nie zostały zaksięgowane do rejestru VAT.

W przypadku eksportu z rejestrów można jego zakres zawęzić tylko do faktur wprowadzonych do rejestru ręcznie (pominąć faktury zaksięgowane z innych list). Dodatkowo w oknie eksportu z rejestrów można wyłączyć z eksportu Paragony (jeśli ktoś preferuje ich eksport z odpowiedniej listy).

W oknie tym określamy także lokalizację, w której będzie zapisywany plik tekstowy VAT_R.TXT – ścieżkę możemy

podać ręcznie lub wybierając ją z listy po naciśnięciu przycisku . Należy zwrócić uwagę na to, aby podać nazwę istniejącego katalogu, ponieważ próba eksportu zakończy się błędem wewnętrznym tworzenia pliku. Funkcja eksportu NIE TWORZY automatycznie nieistniejących katalogów.


Jeśli dokumenty były już raz eksportowane (na liście dokumentów w kolumnie status posiadają znacznik E), a zachodzi konieczność ich ponownego przesłania do programów księgowych Comarch ERP Klasyka, wówczas

musimy zaznaczyć parametr .

Eksportując dokumenty spoza rejestru VAT musimy określić do jakiego rejestru w programie księgowym Comarch ERP Klasyka będą trafiać zapisy po ich zaimportowaniu. Zapisy eksportowane z rejestrów VAT będą przypisane do takiego rejestru, do jakiego zostały wprowadzone w systemie Comarch ERP Optima.

Z uwagi na różnice w strukturze baz danych programów księgowych Comarch ERP Klasyka i systemu Comarch ERP Optima należy zwrócić uwagę na pewne elementy:

nazwa rejestru VAT w Comarch ERP Optima ma długość dwudziestu, a w KH i KP pięciu znaków, należy więc dopilnować, aby nie było w systemie Comarch ERP Optima nazw rejestrów (odpowiednio sprzedaży i zakupów) o identycznych pierwszych pięciu znakach,

numer dokumentu w Comarch ERP Optima ma długość 30 znaków, w KH i KP długość ta wynosi 15 znaków – z tego powodu numery dłuższe niż 15 znaków będą skracane. Zapobiec temu można stosując w Comarch ERP Optima numerację maksymalnie 15 znakową,

kod kategorii w Comarch ERP Optima ma 20 znaków, natomiast odpowiadający im kod transakcji w programach KP oraz KH ma tylko 8 znaków - w konsekwencji w trakcie eksportu kody kategorii będą obcinane do 8 znaków. Podobnie jak w opisanym wyżej wypadku rozwiązaniem problemu może być zastosowanie w Comarch ERP Optima skróconych do maksymalnie 8 znaków kodów kategorii,

system rodzaju zakupu (towar, inne, usługa, środek trwały, nowy środek transportu, nieruchomość) oraz odliczeń VAT (Tak, Nie, Warunkowo) jest bardziej rozbudowany w systemie Comarch ERP Optima, ponieważ można go ustalać na poziomie poszczególnych pozycji każdego zapisu rejestru VAT. W programach Comarch ERP Klasyka ten system ogranicza się do wyboru jednej z podanych opcji dla wszystkich pozycji zapisu. Problem został rozwiązany w programach KH i KP poprzez zastosowanie systemu hierarchii parametrów. I tak jeśli zapis eksportowany z rejestru VAT zakupów systemu Comarch ERP Optima posiada ustawionych kilka rodzajów zakupu, to nadrzędnym z nich (i przenoszonym do pliku VAT_R.TXT) jest towar, następnie (jeśli towar nie występuje) inne, a w dalszej kolejności: środek trwały, usługa, nowy środek transportu i na końcu nieruchomość. W przypadku odliczeń VAT hierarchia jest następująca: Tak, Warunkowo i na końcu Nie.

Oczywiście zastosowana hierarchia może nie odpowiadać poszczególnym użytkownikom programów Comarch ERP Klasyka, jednak w każdej chwili mają oni możliwość po wykonaniu importu ustawienia własnych statusów na poszczególnych zapisach.

Jeśli programem, w którym będziemy wykonywali import zapisów z systemu Comarch ERP Optima jest program Księga Handlowa, wówczas należy zwrócić uwagę na pewne ustawienia, które należy wykonać w Comarch ERP Optima, aby poprawnie przenoszone były informacje na temat kosztu własnego zakupu:

FA musi być skojarzona z dokumentem WZ,

jeśli na FA ustawione jest „pobranie”, wtedy po wygenerowaniu dokumentu WZ do tej FA, koszt własny zakupu na FA przed konwersja do WZ i po konwersji może być różny,

jeśli w konfiguracji programu jest ustawiona „symulacja marży”, wówczas (jak wyżej) po wygenerowaniu WZ koszt na takiej FA skojarzonej z WZ może być inny niż przed konwersją do WZ,

dla FA nie skojarzonych z dokumentem WZ koszt własny zakupu będzie równy 0.

System Comarch ERP Optima różni się znacznie od programów Comarch ERP Klasyka w zakresie obsługi form płatności: Comarch ERP Optima posiada formy płatności definiowane przez użytkownika, w Comarch ERP Klasyka są one z góry zdefiniowane i niezmienialne. System Comarch ERP Optima posiada zdefiniowane 4 typy form płatności: gotówka, przelew, karta i kompensata. Każdy z tych typów można przypisać do stworzonej przez siebie formy płatności. Dzięki temu rozwiązaniu istnieje możliwość bezproblemowego przenoszenia do Comarch ERP Klasyka form płatności, dla których ustalono typ gotówka i przelew – mają one swoje odpowiedniki w programach Comarch ERP Klasyka. Dla typów karta oraz kompensata przyjęto w Comarch ERP Klasyka formę płatności inne.

W kwestii rozliczania płatności warto również zwrócić uwagę na sposób przenoszenia do programów księgowych Comarch ERP Klasyka dokumentów rozliczonych. Jeżeli faktura w Comarch ERP Optima zapłacona została gotówką i automatycznie rozliczona w momencie wystawienia, to do programu KH/KP jej wartość trafia w pole Zapłacono.

Jeżeli mamy dokument z odroczonym terminem płatności np. przelew, to zawsze wartość tego dokumentu jest przenoszona do KH/KP jako Zaległość (nawet jeżeli w Comarch ERP Optima została już rozliczona).

Jeżeli dokument jest w części płatny gotówką, w części jest to płatność odroczona, to część gotówkowa trafia w pole Zapłacono, część odroczona w pole Zaległość.


6 Urządzenia fiskalne

6.1 Ustawienia na karcie towaru

Na kartotece towaru (menu Ogólne/ Cennik, Pozycja cennika) na zakładce Dodatkowe znajduje się obszar Urządzenia fiskalne pozwalający na zdefiniowanie dla towarów odrębnych kodów i nazw, wykorzystywanych wyłącznie podczas współpracy z urządzeniami fiskalnymi.

Rys. Pozycja cennika, zakładka Dodatkowe – definiowanie PLU i nazwy dla urządzeń fiskalnych.

PLU – jest to numeryczny kod towaru wykorzystywany przy współpracy z kasą fiskalną, o długości max. do 18

znaków. Przycisk Kopiuj kod towaru - pozwala na skopiowanie kodu towaru z zakładki Ogólne. W pole PLU skopiowany może zostać wyłącznie kod numeryczny. Jeżeli ogólny kod towaru jest numeryczny i dłuższy niż 18 znaków, w pole PLU skopiowanych zostanie pierwszych osiemnaście znaków kodu.

Nazwa – nazwa towaru wykorzystywana podczas współpracy z drukarką/ kasą fiskalną, o długości max. do 40

znaków. Przycisk Kopiuj nazwę towaru – pozwala na skopiowanie nazwy towaru z zakładki Ogólne (jeżeli ogólna nazwa towaru jest dłuższa niż 40 znaków, w pole Nazwa skopiowanych zostanie pierwszych 40 znaków).

W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się opcja Kontrola unikalności nazwy fiskalnej – jeżeli zostanie włączona, podczas próby zapisu karty towaru z wprowadzoną nazwą fiskalną, która już istnieje program wygeneruje komunikat: W bazie istnieje już towar o nazwie fiskalnej: nazwa fiskalna.

6.2 Współpraca z drukarkami fiskalnymi

Program umożliwia fiskalizację wystawionych dokumentów sprzedaży na drukarkach fiskalnych:

POSNET (oparte o protokół DF-3001, Thermal, Posnet; Thermal HS i FV, Temo (HS FV EJ))

ELZAB (FP-600, Omega, Mera (EFV))

INNOVA (Profit, Market)

NOVITUS (Vivo, Vento, Quarto, Delio Prime (E), Deon (E))

TORELL (Duo Pro, Andros)

EMAR (Printo)

Przed przystąpieniem do pracy z urządzeniem fiskalnym należy odpowiednio skonfigurować program.

6.2.1 Konfiguracja programu

Instalacja urządzenia fiskalnego - z poziomu Konfiguracji stanowiska/Ogólne/ Drukarki fiskalne:

Model drukarki – z rozwijanej listy należy wybrać właściwy sterownik drukarki,

Port - należy wskazać port szeregowy, do którego podłączona jest drukarka.

Prędkość portu – należy ustawić prędkość portu szeregowego, do którego podpięta jest drukarka.

Sterowanie przepływem – niektóre drukarki wymagają ustawienia odpowiedniego sterowania przepływem danych w porcie COM. Użytkownik może wybrać w programie Comarch ERP Optima opcje:

ustawienia systemowe (program nie ustawia sterowania przepływem, brane są ustawienia systemu)

RTS (do sterowania przepływem jest wykorzystywana w porcie para linii RTS/CTS)

Xon / Xoff (sterowanie przepływem odbywa się przez wysłanie znaczników Xon oraz Xoff)

RTS i Xon / Xoff (wykorzystuje obydwie metody sterowania przepływem)

brak (nie jest wykorzystywana żadna metoda kontroli przepływu danych)


Drukarka Posnet Temo podłączona bezpośrednio przez USB do poprawnej komunikacji musi mieć ustawione sterowanie przepływem: RTS. Przy pracy przez port COM parametr ten może być dowolny można ustawić ustawienia systemowe.

W nowych drukarkach Posnet Thermal i Novitus Delio w konfiguracji drukarki można ustawić sterowanie przepływem, w Comarch ERP Optima musi być wybrana taka sama opcje (drukarki te mają domyślne ustawienie "brak").

Test – po wciśnięciu przycisku program sprawdza, czy istnieje możliwość komunikacji pomiędzy komputerem i drukarką.

Dodatkowo w przypadku wskazania sterownika do drukarki FP600 pojawia się parametr Uwzględniaj krótkie nazwy w testach integralności. Jego zaznaczenie spowoduje, że w Testach integralności (dostępnych z poziomu Narzędzi) możliwe jest wykonanie testu Zgodność długości nazwy towaru (grupa Cennik), która określa towary, których nazwa nie spełnia wymagań drukarki FP600.

Uzupełnienie listy drukarek fiskalnych – z poziomu Konfiguracji programu/ Ogólne/ Drukarki fiskalne. Lista drukarek fiskalnych zawiera listę drukarek współpracujących z systemem. W razie konieczności listę można uzupełnić o właśnie zainstalowane urządzenie. Ważne jest by wpisana tu nazwa była identyczna jak nazwa, która pojawiła się w oknie po zainstalowaniu drukarki.

Przyporządkowanie stawek VAT – z poziomu Konfiguracji programu/ Ogólne/ Symbole stawek VAT. Stawki zdefiniowane w systemie Comarch ERP Optima należy skojarzyć z symbolami wykorzystywanymi przez drukarkę fiskalną.

W drukarkach DF-300 i FP-600 stawki VAT skojarzone są z literami alfabetu. Standardowe przyporządkowanie to:

A – 23%

B – 8%

C – 0%

D – stawka rezerwowa

Z – stawka zwolniona, nie ma możliwości zmiany jej przypisania.

W przypadku drukarek FP-600 obsługujących siedem stawek VAT należy pamiętać by stawka zwolniona była zawsze jako pozycja E (piąta z kolei). Wynika to z potrzeby zachowania kompatybilności ze starszymi wersjami drukarek (obsługującymi jedynie pięć stawek VAT).

Uwaga: Przed kojarzeniem stawek VAT należy jednak wydrukować raport dobowy z drukarki fiskalnej, na której wyszczególnione są stawki VAT wraz z przypisanymi im literami.

- wciśnięcie przycisku umożliwia skojarzenie stawki VAT programu i drukarki. Dla wybranej stawki VAT zdefiniowanej w programie (widoczne w kolumnie Stawka) określić należy symbol fiskalny (czyli przyporządkowaną jej na drukarce fiskalnej literę).

- przycisk umożliwia odczyt stawek VAT ustawionych na drukarce fiskalnej,

- wciśnięcie przycisku skutkuje zapisem na drukarce fiskalnej stawek VAT ustawionych w programie.

6.2.2 Przygotowanie bazy danych

W przypadku drukarki DF-300 nie jest konieczne specjalne przygotowanie bazy danych do pracy z drukarką. Po odpowiednim skonfigurowaniu systemu można rozpocząć pracę na istniejącej bazie danych.

W przypadku drukarki FP-600 należy pamiętać by przed rozpoczęciem fiskalizacji dokumentów skorygować bazę towarową tak, by nazwy towarów miały co najmniej 10 znaków znaczących. Do znaków znaczących zaliczane są litery alfabetu (duże i małe), cyfry, przecinek i kropka.

Jeśli w konfiguracji wybrana jest drukarka FP-600 pojawia się parametr Uwzględniaj krótkie nazwy w testach integralności. Jego zaznaczenie spowoduje, że podczas wykonywania testów integralności (funkcja Narzędzia/


Testy integralności) pojawi się nowy test Zgodność długości nazwy towaru, który pozwoli określić towary, których nazwa nie spełnia wymagań drukarki FP600.

Wykonanie testu spowoduje wyświetlenie listy towarów, dla których nie jest spełnione wymaganie dotyczące długości nazwy.

6.2.3 Ustawienia portów COM

Ustawienia portów COM w systemie operacyjnym wprost wpływają na działanie drukarek fiskalnych w programie. W związku z tym należy poprawnie ustawić port COM, zgodnie z instrukcją użytkownika drukarki:

Posnet, Novitus, Innova, Emar, Torell:

szybkość: 9600

parzystość: brak (none)

liczba bitów: 8

bit stopu: 1

sterowanie przepływem: brak

Elzab:

szybkość: 9600 / 19200

parzystość: parzysta (even)

liczba bitów: 8

bit stopu: 1

sterowanie przepływem: brak, xon/xoff

W przypadku drukarek Elzab starszego typu należy sterowanie przepływem ustawić na: sprzętowe

6.2.4 Fiskalizacja dokumentu

Dokumenty, które mogą zostać zafiskalizowane muszą spełniać jeden podstawowy warunek: muszą być wystawione w cenach brutto (podatek VAT musi być liczony algorytmem „od brutto”).

Paragony: w chwili otwarcia formularza Paragonu znacznik Drukuj fiskalnie jest widoczny i domyślnie zaznaczony. Wtedy zatwierdzenie Paragonu powoduje jego wydruk na drukarce fiskalnej. Dodatkowo możliwy jest wydruk Paragonu na zwykłej drukarce (dostępny pod przyciskiem drukarki w pasku zadań).

Faktura Sprzedaży: w chwili zatwierdzania dokumentu, po odznaczeniu opcji Bufor – pojawia się możliwość wydruku fiskalnego. Podczas wystawiania Faktur Sprzedaży, Faktur Zaliczkowych parametr jest automatycznie zaznaczany tylko w przypadku, gdy dokument jest wystawiany „od brutto” i kontrahent ma status osoba fizyczna. W przypadku, gdy kontrahent ma status podmiot gospodarczy – parametr jest domyślnie odznaczony.

Zaznaczenie opcji Fiskalizuj spowoduje, że w momencie zapisu faktury na drukarce fiskalnej wydrukowany zostanie Paragon fiskalny.

Uwaga: Jeżeli wydruk Paragonu na drukarce fiskalnej nie powiedzie się w chwili zapisu dokumentu istnieje możliwość powtórnej fiskalizacji z poziomu menu kontekstowego (prawy klawisz myszy wciśnięty, gdy dokument zaznaczony jest kursorem).

Operator nie będzie mógł wykonać powtórnej fiskalizacji z poziomu listy jeśli:

na formularzu operatora w konfiguracji ma zaznaczony parametr: Blokada ponownej fiskalizacji FA i PA

ma założony zakaz dostępu do magazynu (na formularzu magazynu), na którym wystawiony jest dany dokument.

Dokument zafiskalizowany zaznaczony jest na liście dużą literą F.

Jakie dokumenty nie mogą zostać zafiskalizowane (parametr Fiskalizuj nie pojawi się):

faktury wystawiane w cenach netto – wynika to z niezgodności algorytmu wyliczania podatku VAT na fakturze i w drukarce

dokumenty w buforze – wynika to z możliwości dokonywania zmian na takim dokumencie, fiskalizacja natomiast jest procesem nieodwracalnym


dokumenty korygujące – urządzenia fiskalne nie rejestrują dokumentów korygujących, na ich podstawie sporządzić należy odrębny protokół zwrotów dla urzędu skarbowego.

Ponadto w chwili zatwierdzania dokumentu, jeśli parametr Fiskalizuj jest zaznaczony, program prowadzi kontrolę czy:

czy nie jest pusty (nie są wpisane żadne pozycje)

czy nie występują pozycje bez nazwy

czy nie występują pozycje z ceną sprzedaży 0

W przypadku wykrycia jednej z tych nieprawidłowości program wyświetli komunikat - nie dopuści do zatwierdzenia dokumentu i jego fiskalizacji.

Oprócz informacji, że dokument był wysłany na drukarkę fiskalną, w programie zapisywana jest również informacja, czy fiskalizacja się powiodła.

Jeśli fiskalizacja odbywa się z poziomu listy dokumentu – jeżeli nie przebiegnie poprawnie status F (fiskalny) nie jest nadawany.

Jeżeli fiskalizacja odbywa się w momencie zatwierdzania dokumentu (zaznaczony parametr Fiskalizuj na dokumencie) w przypadku, gdy się nie powiedzie na liście dla dokumentu pojawi się statusu F (fiskalny), ale dodatkowo dokument będzie oznaczony #. Na podglądzie dokumentu, w nagłówku widoczna jest treść błędu.

Uwaga: Dokument, który nie został poprawnie zafiskalizowany może zostać anulowany.

Jeżeli w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarki fiskalne zaznaczono parametr Wysyłaj nazwę zdefiniowaną dla urządzeń fiskalnych podczas fiskalizacji dokumentów na drukarkę fiskalną wysyłane są nazwy fiskalne towarów, zdefiniowane na kartotekach towarowych, na zakładce Dodatkowe. Jeżeli dany towar nie posiada zdefiniowanej nazwy dla urządzeń fiskalnych, a parametr jest zaznaczony, na drukarkę fiskalną wysyłana jest nazwa zwykła towaru, pobrana z jego karty, z zakładki Ogólne.

6.2.5 Identyfikacja operatora oraz stanowiska

W programie istnieje możliwość takiego skonfigurowania pracy z drukarką, by ułatwić identyfikację operatora oraz stanowiska, gdzie Paragon został wystawiony. W chwili rejestracji operatora w programie do drukarki fiskalnej zostają wysłane dwie informacje: Kod/ numer operatora oraz oznaczenie stanowiska. Informacje te obowiązują aż do chwili ponownego zalogowania i są drukowane w stopce Paragonu fiskalnego.

Uwaga: Jeśli Użytkownik nie chce, by informacje te były wysyłane do drukarki fiskal nej powinien w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna wpisać w polu Oznaczenie stanowiska dla drukarki fiskalnej wartość -1.

Kod/ numer operatora dla drukarki fiskalnej - można uzupełnić na karcie operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce Parametry. W pole można wpisać dowolną wartość alfanumeryczną, maksymalnie 10-znakową. Należy jednak pamiętać o tym, że poszczególne drukarki fiskalne mają różne wymagania związane z formatem kodu operatora i wpisywany tu ciąg należy do nich dostosować.

Oznaczenie stanowiska dla drukarki fiskalnej – można uzupełnić w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna. W pole można wpisać dowolny ciąg alfanumeryczny, maksymalnie 10-znakowy. Należy jednak pamiętać, by format dostosować do typu posiadanej drukarki fiskalnej.

Uwaga: Jeśli pola przeznaczone na numer operatora i stanowiska nie zostaną wypełnione w programie to podczas logowania operatora w systemie do drukarki fiskalnej zostaną wysłane wartości domyślne: dla operatora jego identyfikator (kod) dostosowany do wymogów drukarki, a w przypadku oznaczenia stanowiska – wartość domyślna 1.

Drukuj rozpoczęcie pracy operatora – parametr dostępny jest w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna. Po jego zaznaczeniu przy logowaniu i wylogowaniu operatora z programu na drukarce fiskalnej wykonywany jest wydruk dotyczący rozpoczęcia\ zakończenia pracy kasjera (funkcja nie dotyczy drukarek firmy Elzab).


6.2.6 Formy płatności dla drukarki fiskalnej

Na Paragonie fiskalnym istnieje możliwość wydruku informacji o płatnościach (parametr Formy płatności w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna).

Dodatkowo w Konfiguracji firmy/ Handel/ Formy płatności dla drukarki fiskalnej należy skojarzyć formy płatności zdefiniowane w systemie Comarch ERP Optima z formami płatności, które mogą być wykazywane przez drukarkę fiskalną.

W konfiguracji w lewej części okna widoczne są wszystkie formy płatności zdefiniowane w module Kasa/Bank.

W prawej części okna istnieje możliwość skojarzenia formy płatności w systemie z formą płatności dla drukarki fiskalnej. Lista form płatności dla drukarki jest ściśle zdefiniowana i dostępna na rozwijanej liście.

Uwaga: Do jednej formy płatności dla drukarki fiskalnej może być przypisane kilka form płatności z Kasy/Banku.

W trakcie wystawiania dokumentów Użytkownik ustala w tabeli płatności formę wpłaty. Przy zatwierdzaniu dokumentu program sprawdza formy płatności z dokumentu, kojarzy je z formami zdefiniowanymi dla drukarki i na Paragonie fiskalnym drukuje informacje o płatnościach.

Na Paragonie fiskalnym wydruk płatności jest tworzony wg form przypisanych dla drukarki:

jeśli na dokumencie w tabeli płatności wykorzystano kilka razy taką samą formę płatności to na Paragonie fiskalnym płatności te zostaną zsumowane.

jeśli w konfiguracji kilka różnych form płatności z Kasy/Banku zostało skojarzone z jedną formą płatności dla drukarki to na Paragonie fiskalnym będą one sumowane.

Uwaga: Drukarka fiskalna Torell Duo Pro obsługuje tylko 4 formy płatności: bon, gotówka, karta i czek. Jeżeli zostanie przypisana inna forma płatności w konfiguracji programu to przy próbie fiskalizacji dokumentu pojawi się komunikat informujący o tym a wydruk nie zostanie wykonany.

6.2.7 Wydruk numeru na Paragonie fiskalnym

W Konfiguracji firmy/ Stanowisko/ Ogólne/ Drukarka fiskalna znajduje się parametr umożliwiający wydruk numeru dokumentu wystawianego w systemie Comarch ERP Optima na związanym z nim Paragonem fiskalnym (Drukuj numer faktury/ paragonu na paragonie fiskalnym).

Jednak pomimo zaznaczenia parametru nie wszystkie drukarki drukują numer dokumentu na paragonie fiskalnym. Wynika to albo z braku takiej możliwości (drukarki ze „starą homologacją”, i generacji) albo z nieprawidłowego ustawienia (w drukarce) parametrów związanych z wydrukiem tekstów dodatkowych.

Na przykład w przypadku drukarek Vento i Viking nowej homologacji w przypadku wydruku tekstów dodatkowych istnieją opcje:

1) brak linii dodatkowych

2) stałe linie dodatkowe

3) predefiniowane

W (2) przypadku - na Paragonach drukowany jest stały tekst linii dodatkowych zapamiętany z pierwszego w danym dniu Paragonu sprzedaży. Jest on traktowany jako tekst ZADEKLAROWANY. Jeżeli w kolejnych Paragonach drukarka będzie otrzymywała identyczny – będzie go drukować pod Paragonem, a treść TEKSTU ZADEKLAROWANEGO zostanie wyszczególniona na raporcie dobowym. W przypadku gdy w kolejnych wystawianych Paragonach treść tekstu nie będzie się zgadzała z ZADEKLAROWANYM treść taka będzie ignorowana i nie zostanie wydrukowana (a tak będzie w przypadku numeru dokumentu, który na każdym Paragonie będzie inny).

Aby drukarka Viking (Vento) drukowała numer dokumentu w systemie Comarch ERP Optima należy odpowiednio skonfigurować drukarkę. Należy ustawić następujące opcje:

1.3.1. Linie dod. Paragonu ustawić na: Stałe

1.3.2. Źródło linii dodatkowych ustawić na: Stopka

1.3.3. Linia nr systemowy paragonu ustawić na: Druga

Jeśli takie ustawienie nie pomoże można spróbować przestawić opcję:

1.3.1. Linie dod. paragonu ustawić na: Predefiniowane

6.2.8 Faktury na drukarkach fiskalnych

W Konfiguracji firmy/ Stanowisko/ Ogólne/ Drukarka fiskalna znajduje się parametr Drukuj Faktury VAT na drukarce fiskalnej dostępny dla drukarek Elzab Mera EFV, Novitus Delio E, Novitus Delio Prime E, Posnet Thermal FV, Posnet Thermal HS, Posnet Thermal FV EJ, Posnet Thermal HS EJ, Posnet Temo HS EJ. Po jego zaznaczeniu dla Faktury Sprzedaży z naliczonym podatkiem VAT algorytmem „od brutto”, na której jest zaznaczona opcja Fiskalizuj, przy zapisie na stałe zamiast Paragonu fiskalnego na drukarce wykonywany jest wydruk fiskalny Faktury. Dla Faktury fiskalnej pobierane są następujące dane:

Numer Faktury VAT z programu Comarch ERP Optima. Ze względu na możliwe ograniczenia liczby drukowanych znaków w niektórych modelach drukarek, Użytkownik może skorzystać dodatkowo z parametru Skrócony numer faktury (również dostępny w Konfiguracji firmy/ Stanowisko/ Ogólne/ Drukarka fiskalna), który powoduje wydruk numeru bez symbolu i zer wiodących.

Jako data dokumentu drukowana jest zawsze data bieżąca. Jeżeli na FA jako datę wystawienia ustawiono inną datę niż systemowa przy zapisie na stałe FA generowany jest komunikat: Data faktury niezgodna z datą bieżącą. Czy na pewno chcesz zapisać fakturę fiskalną z niezgodną datą? (Tak/Nie).

Nazwa i adres kontrahenta z Faktury VAT w Comarch ERP Optima – na wydruk pobierane są dwie linie nazwy, ulica, numer domu, kod pocztowy, miasto, poczta, NIP. Długość nazwy wysyłanej na drukarkę jest uzależniona od modelu drukarki, różne drukarki maja różną ilość znaków przeznaczoną na dane kontrahenta. Jeśli są to trzy linie, w pierwszej drukowana jest nazwa kontrahenta, w drugiej ulica i nr domu, w trzeciej kod pocztowy i miasto.

Forma płatności – na Fakturę fiskalną może zostać wysłana tylko jedna forma płatności. Jeżeli w Comarch ERP Optima na FA podzielono płatność na raty, na drukarkę fiskalną wysyłana jest płatność z zakładki Ogólne formularza FA wraz z terminem płatności z zakładki Ogólne. Podczas fiskalizacji FA z listy Faktur Sprzedaży generowany jest komunikat: Podzielono płatność faktury, na drukarkę zostanie wysłana tylko jedna płatność. Czy na pewno chcesz drukować dokument? (Tak/Nie).

6.2.9 Inne parametry współpracy

W Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna znajdują się również inne parametry dotyczące współpracy z drukarką fiskalną:

Opakowania – zaznaczenie parametru spowoduje wydruk informacji o opakowaniach kaucjonowanych towarzyszących transakcji na Paragonie, w części niefiskalnej dokumentu (jeśli drukarka fiskalna posiada taką opcję).

Uwaga: Jeśli na dokumencie na zakładce Kaucje odznaczony zostanie parametr Płatności, wówczas po zafiskalizowaniu, płatności za opakowania zostaną wydrukowane na Paragonie z formą płatności gotówka.

Nie wysyłaj informacji na wyświetlacz drukarki - parametr jest dostępny tylko w przypadku współpracy z drukarkami Novitus. Powoduje, że na wyświetlacz drukarki nie są wysyłane informacje z programu.

Wysyłaj nazwę zdefiniowaną dla urządzeń fiskalnych – po zaznaczeniu parametru podczas fiskalizacji dokumentów na drukarkę fiskalną wysyłane są nazwy fiskalne towarów, zdefiniowane na kartotekach towarowych, na zakładce Dodatkowe. Jeżeli dany towar nie posiada zdefiniowanej nazwy dla urządzeń fiskalnych, a parametr jest zaznaczony, na drukarkę fiskalną wysyłana jest nazwa zwykła towaru, pobrana z jego karty, z zakładki Ogólne.

6.2.10 Szuflada kasowa

W przypadku współpracy z drukarką fiskalną istnieje możliwość podłączenia szuflady kasowej. Jeśli szuflada jest podpięta to jej otwarcie następuje po każdym poprawnie zakończonym wydruku Paragonu fiskalnego lub w dowolnym momencie po wciśnięciu kombinacji klawiszy <CTRL>+< SHIFT>+<S>.

6.2.11 Wydruk raportów fiskalnych

Z poziomu menu Narzędzia możliwy jest wydruk raportów fiskalnych: dobowych oraz okresowych.


Raport dobowy obejmuje sprzedaż dokonaną od ostatnio wykonanego raportu dobowego do chwili wydruku.

Raport za okres obejmuje wszystkie raporty dobowe wykonane w podanym okresie czasu.

Funkcja obsługiwana jest przez przyciski:

- wydruk raportu

- zamknięcie okna bez wydruku raportu

Uwaga: Raporty fiskalne drukowane są na drukarce fiskalnej.

Uwaga: Drukarka fiskalna wylicza raport dobowy w taki sposób, że sumuje sprzedaż z doby w grupach po stawce VAT. Następnie oblicza podatek VAT. Sumując paragony w Comarch ERP Optima nie uzyskamy takiego efektu. Dla każ dego elementu paragonu mamy już naliczony VAT. Stąd pojawiają się różnice. Do celów księgowych używa się sumy z raportu dobowego.

6.2.12 Wydruki fiskalne przez terminal

System Comarch ERP Optima posiada możliwość pracy w środowisku Terminal Servises (TS). Istotnym elementem pracy tych systemów jest możliwość korzystania z drukarek fiskalnych. Przepisy wymagają od Użytkownika umieszczenia ich na stanowisku, gdzie odbywa się sprzedaż.

W środowisku terminalowym oznacza to podłączenie drukarki fiskalnej do komputera, na którym pracuje klient terminala. W przypadku systemów Microsoft Windows Terminal Server do podłączenia drukarki fiskalnej do portu COM służy stworzone w Comarch ERP oprogramowanie.

Oprogramowanie pozwala na przekazanie do końcówki terminala danych dla drukarki fiskalnej poprzez tzw. kanał wirtualny. Aby przekazywanie danych do drukarki mogło mieć miejsce zarówno po stronie końcówki terminala jak i po stronie serwera musi być zainstalowane odpowiednie oprogramowanie. Więcej szczegółów można znaleźć na stronach internetowych Comarch ERP(biuletyny techniczne na stronach dla Partnerów) lub otrzymać bezpośrednio w COMARCH.

Uwaga: Aby korzystać z wydruków fiskalnych przez terminal należy posiadać odrębną opcję wydruków fiskalnych za pośrednictwem usług term inalowych.

6.2.13 Współpraca z kasami fiskalnymi

W aktualnej wersji systemu Comarch ERP Optima możliwa jest współpraca z kasami NOVITUS, ELZAB, SHARP.

Obsługa kas fiskalnych polega na przesyłaniu danych o towarach do kasy i imporcie raportu sprzedaży z kasy do programu. Współpraca przebiega w trybie off-line. Więcej szczegółów można znaleźć w dokumencie znajdującym się na płycie instalacyjnej Comarch ERP Optima ( Dokumentacja/ Instrukcje – Comarch ERP Optima 2012 – Kasy Fiskalne). Dokument dostępny jest również na stronie walidowanej www.erp.comarch.pl/klienci w dziale Comarch ERP Optima/ Dokumentacja/Instrukcje.

Uwaga: Aby korzystać z kas fiskalnych w programie Comarch ERP Optima należy wykupić odrębną opcję do współpracy z kasami fiskalnymi.

http://www.erp.comarch.pl/klienci


7 Współpraca z aplikacją Comarch ERP Mobile Sprzedaż

Comarch ERP Mobile Sprzedaż to mobilne wsparcie dla rozległych działań sprzedażowych i marketingowych. Jest on nieocenioną pomocą w codziennej pracy przedstawiciela handlowego. Aplikacja bazuje na najnowszych technologiach i przeznaczona jest na urządzenia przenośne, takie jak smartphony, czy palmtopy. Moduł Comarch ERP Optima Handel lub Handel Plus współpracują z aplikacją Comarch ERP Mobile Sprzedaż tak, aby możliwe było wysyłanie danych o towarach i kontrahentach do urządzenia oraz odczytywanie z urządzenia informacji o zamówieniach lub sprzedaży. Więcej informacji w podręczniku do Konfiguracji i w instrukcji Współpraca z Comarch ERP Mobile Sprzedaż dostępnych na płycie instalacyjnej programu Comarch ERP Optima oraz na stronach walidowanych dla Klientów/ Autoryzowanych Partnerów.


8 Dokumenty skojarzone

Kojarzenie dokumentów związane jest z powiązaniem odpowiednich dokumentów handlowych i magazynowych. W programie występuje kilka klas dokumentów ze sobą skojarzonych. Kojarzenie polega na wskazaniu dokumentu głównego i automatycznym utworzeniu na jego podstawie nowego dokumentu.

W trakcie przekształceń dokumentów (np. tworzenie Faktury Sprzedaży na podstawie Rezerwacji Odbiorcy), jeśli dokument docelowy jest przez program zapisywany do bufora, w chwili przekształcenia Użytkownik od razu widzi formularz tworzonego dokumentu (bez konieczności wyszukiwania go na innej liście). Zasady edycji tworzonego dokumentu pozostają bez zmian.

Uwaga: Dokument docelowy jeszcze przed wyświetleniem jest zapisywany do bufora. Jeśli

Użytkownik na wyświetlonym dokumencie wciśnie przycisk , to pomimo to zostanie on zarejestrowany w systemie (dokument w buforze).

8.1 Faktura Zakupu i Przyjęcie Zewnętrzne

Drugą grupą dokumentów skojarzonych ze sobą są Faktury Zakupu i Przyjęcia Zewnętrzne. Oczywiście mogą one istnieć samodzielnie, ale poprzez odpowiednie ich połączenie otrzymujemy pełną informację o transakcji zakupu (Faktura Zakupu jest dokumentem handlowym, dopiero dokument PZ wprowadza towar do magazynu).

W zależności od przyjętego w firmie stylu pracy możemy najpierw rejestrować Faktury Zakupu i na ich podstawie generować Przyjęcia Zewnętrzne, albo najpierw na podstawie przyjęć PZ wprowadzamy towar na magazyn, a później po otrzymaniu faktury rejestrujemy ją.

8.1.1 FZ i PZ wystawiane razem

Dokumenty handlowe i magazynowe muszą być ze sobą powiązane. Powiązanie takie możemy ustalić w trakcie wpisywania danego dokumentu do systemu. W zależności od sposobu wpisywania dokumentów możemy to zrobić z poziomu:

FZ - wpisujemy Fakturę Zakupu, zaznaczamy na niej parametr PZ i zapisujemy ją. W trakcie zapisu FZ program automatycznie generuje dokument Przyjęcia Zewnętrznego (PZ). W wyniku tej operacji mamy wpisaną Fakturę Zakupu - naliczony podatek VAT i płatności i wprowadzony towar na magazyn

PZ – wpisujemy Przyjęcie wewnętrzne, zaznaczamy parametr FZ i zapisujemy dokument. Na liście Faktur Zakupu pojawia się nowy dokument. Faktura ta jest w buforze, możemy na niej modyfikować dane dostawcy, cenę, wartość, formę i termin płatności.

8.1.2 Od Faktury Zakupu do PZ

Po wprowadzeniu na listę FZ nowego dokumentu, zatwierdzamy go. Na jego podstawie został naliczony podatek VAT i płatności. W celu wprowadzenia towaru na magazyn należy na podstawie faktury utworzyć dokument

magazynowy. Do tego celu służy przycisk lub funkcja Przekształcenie do PZ w menu kontekstowym (pod lewym przyciskiem myszy)

Przy generowaniu dokumentu PZ obowiązują następujące zasady:

Faktura Zakupu przekształcana jest do jednego PZ

Faktura Zakupu i związany z nią PZ dotyczą tego samego kontrahent i magazynu

FZ w buforze lub anulowana nie może być przekształcona do PZ

należy pamiętać o konieczności generowania dokumentu magazynowego, gdyż tylko on wprowadza towar na magazyn

na podstawie skojarzonej wcześniej faktury nie można generować kolejnego Przyjęcia Zewnętrznego

jeśli do Faktury Zakupu były wystawione wcześniej korekty, będą one uwzględnione na dokumencie magazynowym

Wyjątek od tych reguł stanowią dokumenty FZ wystawiane w module Handel Plus, gdzie można określić różne magazyny dla poszczególnych pozycji dokumentu. Funkcjonalność została opisana w rozdziale Handel Plus.


8.1.3 Seryjne tworzenie dokumentów PZ

W systemie istnieje możliwość seryjnego utworzenia dokumentów PZ do Faktur Zakupu. Opcja jest dostępna

w menu kontekstowym na liście FZ lub po wciśnięciu przycisku . Zasady są podobne jak w przypadku seryjnego tworzenia WZ.

8.1.4 Od PZ do Faktury Zakupu

W przypadku tej metody możliwe jest generowanie jednej faktury na podstawie kilku dostaw (Przyjęć Zewnętrznych). Faktura Zakupu powstaje z zaznaczonych i zapisanych na stałe Przyjęć Zewnętrznych. Sam proces

generowania dokumentu handlowego uruchamiany jest za pomocą przycisku lub z poziomu menu kontekstowego.

do FZ nie mogą zostać przekształcone Przyjęcia Zewnętrzne anulowane oraz w buforze

Faktura Zakupu może powstać z jednego Przyjęcia Zewnętrznego (1:1)

kilka Przyjęć Zewnętrznych może być podstawą dla Faktury Zakupu. (n:1). Przyjęcia te muszą dotyczyć tego samego dostawcy oraz być liczone wg tego samego algorytmu (netto/brutto)

jeśli do dokumentu PZ wystawiono korektę, a następnie PZ przekształcono do Faktury Zakupu, korekta zostanie uwzględniona na fakturze

przekształcenie dokumentu PZ, który powstał z ZD (Zamówienia u Dostawcy) usuwa znacznik ZD i umieszcza tam informacje o wygenerowaniu FZ

Pozycji przeniesionych z PZ można usunąć, natomiast można zmienić ich cenę, rabat (należy uprzednio zaznaczyć w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry Pozwalaj na edycje cen/kursu na FZ powstałym z PZ).

Dla nowych (dopisywanych) pozycji Użytkownik ma możliwość pełnej ich edycji, tak jak w przypadku wystawiania zupełnie nowego dokumentu.

Istnieje również możliwość przekształcania dokumentów magazynowych PZ wystawionych w różnych magazynach (lokalnych) do jednej Faktury Zakupu. Umożliwia to obsłużenie przykładowego scenariusza, gdy kontrahent wprowadza towar do różnych magazynów, a otrzymuje tylko jedną Fakturę Zakupu.

W takim przypadku na dokumencie handlowym wpisywany jest magazyn z pierwszego PZ.

W zależności od zaznaczenia parametru Agregacja pozycji na dok. powstałych z WZ PZ, identyczne pozycje z PZ, mogą zostać zagregowane na FZ.

Na FZ nie są agregowane pozycje pobierane z różnych magazynów, nawet jeśli mają taką samą cenę, kategorię itp.

Jeśli do Faktury Zakupu przekształcone zostały dokumenty PZ dotyczące tego samego magazynu – wtedy na utworzonym dokumencie FZ można dopisywać nowe pozycje. Jeśli dotyczyły różnych magazynów, możliwość dodawania nowych pozycji będzie istniała tylko przy włączonym module Handel Plus.

Jeśli na dokumencie FZ znajdują się pozycje pochodzące z różnych magazynów – informacja o magazynie jest widoczna na formularzu elementu (po wciśnięciu przycisku lupki na pozycji dokumentu).

Na zakładce Dokumenty na Fakturze Zakupu widoczna jest dodatkowa informacja o magazynie, z którego pochodzi PZ.

W przypadku korygowania dokumentów FZ – skojarzone korekty PZ są tworzone dla magazynu, z którego pochodzi pozycja na dokumencie.

Fakturę Zakupu utworzoną z PZ można zapisać do bufora. W takim przypadku nowe (dopisane) pozycje są widoczne na liście zasobów w kolumnie Zamówienia. Przy zapisie Faktury Zakupu na trwałe program na nowe (dopisane) pozycje tworzy odrębny dokument PZ. W przypadku dopisywania usług - dokument PZ jest tworzony w zależności od ustawienia parametru w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry: Konwersja FZ do PZ – przenoś usługi na FZ.

8.1.4.1 Nieokreślona wartość dostawy

Wprowadzając towar na magazyn dokumentem Przyjęcia Zewnętrznego nie zawsze znamy ostateczny koszt dostawy. Zdarzają się sytuacje, kiedy na Fakturze Zakupu powinny widnieć inne ceny niż na wprowadzonym


wcześniej PZ. Na Fakturze Zakupu generowanej do Przejęcia Zewnętrznego można zmienić ceny pozycji i kurs waluty dokumentu.

Funkcja jest aktywna po zaznaczeniu w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry – Pozwalaj na edycje cen/kursu na FZ powstałym z PZ. Po zaznaczeniu parametru Przeliczaj ceny po nowym kursie – po zmianie kursu na FZ ponownie zostaną przeliczone ceny towarów na FZ.

Zasady modyfikacji cen/ kursu na FZ powstałej z PZ

Na Fakturze Zakupu generowanej z Przyjęcia Zewnętrznego dla poszczególnych pozycji są dostępne do edycji pola:

przy dodawaniu pozycji na dokument przez edycję na liście – Rabat, Cena z rab., Wartość.

przy dodawaniu pozycji na dokument przez podniesienie formularza – Rabat, Cena netto, Cena brutto, Wartość.

Przy zatwierdzaniu Faktury Zakupu, na której zmodyfikowano ceny, tworzona jest korekta wartości do Przyjęcia Zewnętrznego.

Wartość zasobu na magazynie jest zmieniana zgodnie z wartością korekty. W przypadku kiedy korygowany zasób został już wydany z magazynu, tworzony jest dokument WZKK – korekta kosztu.

Przykład

PZ1 – 1 szt. towaru T w cenie 10 PLN,

Przekształcamy PZ1 do FZ,

Na FZ zmieniamy cenę towaru T z 10 PLN na 15 PLN.

Przy zapisie FZ na stałe na liście Przyjęć Zewnętrznych tworzona jest korekta wartości do PZ1 w kwocie 5 PLN -> wartość zasobu T na magazynie wprowadzonego dokumentem PZ1 wynosi 15 PLN.

Agregacja kilku PZ do FZ

Jeżeli FZ została utworzona z kilku PZ, przy zapisie FZ tworzone są korekty wartości do poszczególnych Przyjęć Zewnętrznych. Przekształcenie kilku PZ z różnymi kursami do jednej Faktury Zakupu jest możliwe tylko wtedy, jeśli zaznaczono parametr Przeliczaj ceny po nowym kursie.

Zmiana wartości dostawy przez zmianę kursu waluty na FZ

Na FZ powstałej z Przyjęcia Zewnętrznego wystawionego w walucie obcej można zmienić kurs waluty (nie można zmienić samej waluty). Jeżeli w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry jest zaznaczony parametr Przeliczaj ceny po nowym kursie na FZ pobierany jest kurs zgodnie z ustawieniem w Konfiguracji firmy/ ogólne/ parametry – Pobieraj kurs waluty z dnia poprzedniego dla dokumentów kosztowych wg daty: zakupu/ wystawienia/ wpływu. Jeżeli parametr Przeliczaj ceny po nowym kursie nie jest zaznaczony, na FZ jest przenoszony kurs z PZ (z możliwością ręcznej zmiany). Po zmianie kursu, przy zapisie FZ generowana jest korekta wartości w PLN do Przyjęcia Zewnętrznego.

8.2 Faktury Sprzedaży (Paragony) i Wydania Zewnętrzne

Każdy z tych dokumentów może istnieć samodzielnie, ale jedynie połączone ze sobą dokumenty handlowe i magazynowe dostarczają nam pełnej informacji o działalności handlowej naszej firmy. Nie można powiązać ze sobą dwóch, samodzielnie wprowadzonych dokumentów. Połączenie takie dotyczy Faktury Sprzedaży przekonwertowanej do WZ i odwrotnie. Samo kojarzenie dokumentów zależy od przyjętego w firmie systemu pracy.

8.2.1 FA (PA) i WZ wystawiane razem

Najczęściej mamy do czynienia z sytuacją, gdy wydanie towaru z magazynu wiąże się z wystawieniem Faktury Sprzedaży, czyli klient otrzymuje razem towar i dokument. Możliwe są tutaj dwie opcje:

wystawiamy Fakturę Sprzedaży (Paragon), zaznaczamy na niej parametr WZ(RW) i zapisujemy dokument. Program na podstawie faktury wystawi dokument WZ. Oba dokumenty będą zapisane na trwałe. Zastosowany schemat numeracji definiujemy w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Dokumenty dla WZ – Wydanie Zewnętrzne do FA (PA). Taki sposób pracy pozwala na pełną kontrolę ilości towaru.

wystawiamy WZ, zaznaczamy parametr FA i zapisujemy dokument. Oprócz dokumentu WZ pojawia się nowa faktura w buforze (na liście faktur). Program pozwala na zmianę danych kontrahenta, formy


i terminu płatności. Proponowany jest schemat numeracji zdefiniowany jako domyślny w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty dla FA – Faktura Sprzedaży z WZ.

8.2.2 Od Faktury (Paragonu) do WZ

Wystawiamy Fakturę Sprzedaży (Paragon). Faktury Sprzedaży (Paragony) rezerwują towar na magazynie, co widać na liście Zasobów w kolumnie Rezerwacje (menu Handel/ Zasoby). W celu wydania towaru z magazynu musimy

zaznaczyć na liście daną Fakturę Sprzedaży i za pomocą przycisku przekształcić ją do WZ.

Zasady stosowania takiego modelu pracy:

w zależności od ustawień w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry: Inicjacja dokumentu faktura pobiera towar lub tylko tworzy rezerwację. W tej drugiej sytuacji więc nie odwołuje się do ilości dostępnej i pozwoli zapisać na FA więcej niż w tym momencie możemy wydać z magazynu

należy pamiętać o przekształcaniu FA do WZ

przekształcamy jedną FA do jednego WZ (dokumenty dotyczą tego samego magazynu)

przekształcenie faktury (PA) do WZ kasuje rezerwację i towar jest pobierany z magazynu

dopiero dokument WZ pobiera towar z magazynu

nie można przekształcić FA jeśli na magazynie nie ma wystarczającej ilości towaru

Wydania Zewnętrzne generowane są tylko dla towarów (pomijane są pozycje o statusie usługi)

płatności są generowane w momencie zapisania faktury

Faktura Sprzedaży musi być zatwierdzona na stałe

nie można przekształcić faktury w buforze, anulowanej, powiązanej z WZ

program przekształca tylko zaznaczoną FA, przy próbie generowania z niezaznaczonej FA poinformuje nas o tym odpowiednim komunikatem

Wyjątek od tych reguł stanowią dokumenty FA/PA wystawiane w module Handel Plus, gdzie można określić różne magazyny dla poszczególnych pozycji dokumentu. Funkcjonalność została opisana w rozdziale Handel Plus.

Uwaga: Faktura może pobierać towar z magazynu, jeśli zaznaczony jest parametr Pobranie. Zasady zostały opisane w odrębnym rozdziale Co należy wiedzieć o fakturach.

8.2.3 Seryjne tworzenie dokumentów WZ

Na liście Faktur Sprzedaży oraz Paragonów istnieje możliwość seryjnego tworzenia dokumentów WZ. Dokumenty, do których generowane będą WZ Użytkownik musi wcześniej zaznaczyć na liście . Opcja seryjnego tworzenia WZ jest dostępna, podobnie jak generowanie pojedynczych WZ, w menu kontekstowym (pod prawym przyciskiem

myszy) jako opcja Przekształcenie do WZ lub po wciśnięciu przycisku . Dokumenty WZ są tworzone do Faktur Sprzedaży, które:

są zatwierdzone na trwałe

nie mają jeszcze utworzonego dokumentu WZ

8.2.4 Od WZ do Faktury Sprzedaży (Paragonu)

Jest to odwrotna sytuacja niż ta opisana poprzednio. Najpierw wystawiamy Wydanie Zewnętrzne, a następnie przekształcamy go do Faktury/ Paragonu.

Wydania Zewnętrzne zawsze pomniejszają nam ilość, co zabezpiecza nas przed wystawieniem Faktury na towar którego jeszcze nie mamy

przekształcamy zaznaczony WZ do FA/ PA (1:1)

istnieje możliwość przekształcania kilku zaznaczonych WZ do jednej FA (n:1). Wydania Zewnętrzne muszą dotyczyć jednego kontrahenta, muszą być wyliczane wg tego samego algorytmu netto/brutto

w przypadku przekształcania WZ do Paragonu dodatkowo wymagane jest, by dokumenty WZ były liczone algorytmem „od brutto”


powstała faktura jest w buforze, możemy na niej określić daty i formy płatności

płatności generowane są po przekształceniu Wydań Zewnętrznych do Faktury.

Na Fakturze, która powstała na podstawie wystawionego wcześniej dokumentu WZ możliwa jest zmiana ceny sprzedaży oraz rabatu. Dzięki temu Użytkownik może bezpośrednio na Fakturze Sprzedaży ustalać wartość sprzedanego towaru: zmienić cenę sprzedaży towaru lub udzielić dodatkowych upustów.

Uwaga: Możliwa jest zmiana ceny sprzedaży, rabatu (w tym również rabatu w nagłówku dokumentu) czy kursu waluty dokumentu . Nie można zmieniać ilości sprzedanego towaru, która wynika z dokumentu WZ. W Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry znajduje się parametr Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FA/PA , jeśli jest włączony, po zmianie ceny/kursu na FA, zmianie ceny na Paragonie i zapisaniu tych dokumentów na stałe do Wydania Zewnętrznego generowana jest korekta wartości.

Proces generowania dokumentów handlowych uruchamiamy z poziomu menu kontekstowego lub za pomocą

przycisku lub .

Jeśli w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry zaznaczono parametr Agregacja pozycji na dok. powstałych z WZ PZ, wówczas podczas przekształcania kilku dokumentów WZ do jednej Faktury/ Paragonu program porównuje pozycje towarowe. Jeśli są one identyczne – towar z kilku pozycji jest agregowany do jednej. Jeśli pozycje na WZ różnią się przynajmniej jednym parametrem – na Fakturze Sprzedaży towar pojawi się w różnych pozycjach.

W przypadku, gdy przekształcane dokumenty WZ pochodzą z tego samego magazynu - na utworzonej Fakturze Sprzedaży/ Paragonie można dopisywać nowe pozycje.

Dla pozycji przepisanych z WZ nie ma możliwości ich zmiany czy usunięcia. Takie pozycje muszą pozostać bez zmian.

Dla dopisywanych pozycji Użytkownik ma możliwość pełnej ich edycji, tak jak podczas wystawiania zupełnie nowego dokumentu.

Istnieje również możliwość przekształcania dokumentów magazynowych WZ wystawionych w różnych magazynach (lokalnych) do jednej Faktury Sprzedaży/ Paragonu. Umożliwia to obsłużenie przykładowego scenariusza, gdy wydawany jest kontrahentowi towar z różnych magazynów, a wystawiana tylko jedna Faktura Sprzedaży (PA).

W takim przypadku na dokumencie handlowym wpisywany jest magazyn z pierwszej WZ.

W zależności od zaznaczenia parametru Agregacja pozycji na dok. powstałych z WZ PZ, identyczne pozycje z WZ, mogą zostać zagregowane na FA/ PA.

Na FA/ PA nie są agregowane pozycje pobierane z różnych magazynów, nawet jeśli mają taką samą cenę, kategorię itp.

W przypadku konwersji dokumentów WZ z różnych magazynów – na dokumencie handlowym FA/ PA blokowana jest możliwość dodawania nowych pozycji.

Jeśli na dokumencie FA/ PA znajdują się pozycje pochodzące z różnych magazynów – informacja o magazynie jest widoczna na formularzu elementu (po wciśnięciu przycisku lupki na pozycji dokumentu).

Na zakładce Dokumenty na Fakturze Sprzedaży (PA) widoczna jest dodatkowa informacja o magazynie, z którego pochodzi WZ.

W przypadku korygowania dokumentów FA /PA – skojarzone korekty WZ są tworzone dla magazynu, z którego pochodzi pozycja na dokumencie.

Fakturę Sprzedaży (PA) utworzoną z WZ można zapisać do bufora. W takim przypadku nowe (dopisane) pozycje powodują zmiany na liście zasobów (ilość/ rezerwacje) zgodnie z ustawieniami w konfiguracji (tak jak w przypadku nowego dokumentu wystawianego bezpośrednio z listy).

Przy zapisie Faktury Sprzedaży (PA) na trwałe program na nowe (dopisane) pozycje tworzy odrębny dokument WZ. W przypadku dopisywania usług dokument WZ jest tworzony w zależności od ustawienia parametru w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry: Konwersja FA/PA do WZ – przenoś usługi na WZ.


Uwaga: Na Fakturze istnieje możliwość zmiany ceny sprzedaży dla pozycji pochodzących z dokumentu WZ. Należy jednak pamiętać, że po zapisaniu dokumentu nie będą tworzone żadne dokumenty korygujące wartość dokumentu WZ, a w efekcie wartość netto/ brutto Faktury Sprzedaży i dokumentu WZ będą różne.

8.3 Rezerwacje odbiorców

8.3.1 Przekształcanie RO do FA/PA/WZ/RW/MM

Dokument rezerwacji może być przekształcany do dokumentów wynikowych wielokrotnie, do momentu kiedy zostanie zrealizowany w całości (całość ilości towaru/usługi zostanie pobrana na dokumenty powiązane). Po dokonaniu przekształcenia dokument rezerwacji pozostaje niezmienny, ale znajduje się na nim informacja, w jakiej części został już zrealizowany i poprzez jakie dokumenty.

Istnieje również opcja zamknięcia rezerwacji niezrealizowanych lub częściowo zrealizowanych z równoczesnym zwolnieniem rezerwacji towaru.

Przekształcenie do paragonu – wykonuje się po zaznaczeniu wybranych rezerwacji. Do Paragonu można przekształcić tylko zatwierdzoną rezerwację, wyliczoną algorytmem od brutto.

Przekształcenie do faktury – funkcja programu pozwala na przekształcenie wybranych rezerwacji do Faktury Sprzedaży. Funkcja ta dotyczy tylko zatwierdzonych rezerwacji.

Możliwe jest przekształcenie kilku RO wystawionych na różne magazyny do FA/PA.

Przekształcenie do WZ – funkcja umożliwia utworzenie dokumentu WZ na podstawie wcześniejszej rezerwacji towaru. Należy jednak pamiętać, że dokument WZ powoduje od razu zdjęcie towaru z magazynu – aby przekształcenie powiodło się w magazynie musi być odpowiednia ilość towaru.

Przekształcenie do Rozchodu Wewnętrznego – funkcja pozwala na wydanie z magazynu towaru, zarezerwowanego np. na wewnętrzne potrzeby przedsiębiorstwa. Ponieważ wartość towarów na RW wyliczana jest zgodnie z rzeczywistym rozchodem, w przypadku tego przekształcenia ceny wprowadzone na RO nie mają znaczenia.

Przekształcenie do Przesunięcia Międzymagazynowego – aby Użytkownicy programu mogli zarezerwować towar wewnątrz firmy na potrzeby innego magazynu lub oddziału, w programie możliwe jest tworzenie Rezerwacji Wewnętrznych, a następnie przekształcenie ich do MM. Operacja taka jest dostępna na liście Rezerwacji Odbiorcy

pod przyciskiem oraz w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy. Na formularzu RO w prawym górnym rogu znajduje się parametr Rezerwacja wewnętrzna. Po jego zaznaczeniu pole z wyborem kontrahenta zostanie zastąpione polem, w którym należy wskazać magazyn docelowy dla rezerwowanego towaru. Wartość towarów na MM jest wyliczana zgodnie z rzeczywistą wartością tego przesunięcia. Przesunięcie Międzymagazynowe realizuje Rezerwacje na zasadach analogicznych, jak w przypadku przekształcenia RO do innych dokumentów.

Do Przesunięcia Międzymagazynowego można przekształcać wyłącznie rezerwacje oznaczone jako Rezerwacja wewnętrzna. Takie RO można przekształcać również do innych dokumentów.

Uwaga: Do RW i MM nie można przekształcić Rezerwacji wystawionych na różne magazyny.

Ponieważ dokumenty RW i MM wystawiane są według rzeczywistych kosztów towarów, możliwe jest wygenerowanie tych dokumentów z RO wystawionych w różnych walutach.

Edycja dokumentu wynikowego

Po zmianie ilości na dokumencie wynikowym, pozostała część towaru przywracana jest na dokument rezerwacji.



zmienione na większe lub dodane nowe pozycje towarowe, wówczas nie ma to wpływu na rezerwacje na dokumencie RO.

zmniejszone, pozostała ilość wraca na dokument RO.

W przypadku, gdy podczas edycji usuniemy jakąś pozycję, wtedy cała ilość zarezerwowana wraca na dokument rezerwacji.


Po anulowaniu dokumentu wynikowego towary, które były pobrane na ten dokument, mogą wrócić na RO.


a) jeśli RO ma status Zamknięto,

wówczas na formularzu dokumentu RO w kolumnie Zrealizowano ilość zostanie zmniejszona o ilość towaru z dokumentu anulowanego. Jednak jest to tylko wartość informacyjna, ponieważ dokumenty zamknięte nie wpływają na rezerwacje na liście zasobów tak więc anulowany dokument wynikowy również nie będzie miał wpływu na rezerwacje na zasobach

b) jeśli RO nie zostały jeszcze zamknięte,

wówczas anulowanie dokumentu wynikowego spowoduje zwrócenie rezerwacji na dokument źródłowy. Zostanie to odnotowane w kolumnach Zrealizowano i Pozostaje. Fakt ten będzie miał również wpływ na ilość towaru zarezerwowanego na liście zasobów.

Uwaga: Jeśli chcemy anulować dokument RO, należy wcześniej anulować lub usunąć wszystkie dokumenty wynikowe, powiązane z tym RO

Powiązania pomiędzy RO a dokumentami wynikowymi

Z jednego dokumentu RO można wygenerować wiele dokumentów wynikowych jak również wiele RO może być przekształcanych do jednego dokumentu wynikowego.

Każdy element dokumentu RO może występować na wielu dokumentach wynikowych oraz ten sam towar występujący na wielu RO może występować na jednym dokumencie wynikowym.

Informacje o tym, które towary zostały już przeniesione na dokumenty wynikowe a które są jeszcze rezerwowane są widoczne dla poszczególnych elementów na dokumencie w kolumnach Zrealizowano i Pozostaje. Natomiast powiązania obustronne widoczne są na formularzach dokumentów powiązanych na zakładce Dokumenty.

Zakładka Rezerwacje na formularzu towaru

Ilości w kolumnie Rezerwacje pobierane są z kolumny Pozostaje z formularza RO. Tym samym wyświetlana jest ilość pozostająca do realizacji. Ponadto, na zakładce tej wyświetlane są dokumenty RO przeterminowane.

8.3.2 Konwersja wielu RO

Przy przekształcaniu RO do dokumentów handlowych bądź magazynowych można wskazać konkretne dokumenty RO poprzez zaznaczenie na liście, a następnie wybrać jedną z opcji: FA, PA, WZ. Przekształcenie utworzy wybrany dokument, na który przeniesione zostaną wszystkie pozycje z tych RO dla których rezerwacja nie została jeszcze zrealizowana, zagregowane lub nie w zależności od zaznaczenia parametru Agregacja pozycji na dokumentach

powstałych z: RO ZD w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry.

Zasady przekształcania kilku RO do jednego dokumentu:

Rezerwacje muszą dotyczyć jednego kontrahenta.

Uwaga: Podczas przekształcania kilku RO porównywany jest kontrahent – nabywca. Jeśli na dokumentach RO dotyczących tego samego nabywcy zadeklarowany jest różny odbiorca – po ich konwersji na utworzonym dokumencie sprzedaży jako Odbiorca wpisany zostanie odbiorca z pierwszej z przekształcanych Rezerwacji.

Rezerwacje muszą dotyczyć jednego magazynu.

Wszystkie rezerwacje muszą być zatwierdzone (nie można przekształcać RO w buforze)

Wszystkie dokumenty RO muszą być wystawione w takiej samej walucie.


Jeśli na dokumentach RO w walucie wpisane są różne notowania – po konwersji Faktura zostanie przeliczona wg aktualnego kursu.

Wartość dokumentów RO musi być liczona takim samym algorytmem netto/ brutto.

Jeśli na rezerwacjach występuje taki sam towar w identycznej cenie i jednostce miary – przy konwersji program zagreguje je do jednej pozycji.

Jeśli na rezerwacjach występuje taki sam towar w różnej cenie – po konwersji pojawi się na dokumencie sprzedaży w różnych pozycjach.

Jeśli na rezerwacjach występuje towar w różnych jednostkach miary (podstawowej i pomocniczej) – po konwersji pojawi się na dokumencie sprzedaży w odrębnych pozycjach.

8.3.3 Przekształcanie RO do Faktury Pro Forma

Na liście dokumentów RO znajduje się ikona umożliwiająca generowanie Faktur Pro Forma do zaznaczonych dokumentów RO.

Na liście RO można zaznaczyć kilka RO i przekształcić je do jednej Faktury Pro Forma. FPF jest edytowalna tylko częściowo – daty, numer, termin, rabat, ceny. Nie można zmieniać ilości czy też dodawać nowych pozycji, zmieniać Kontrahenta.

W celu wygenerowania FPF do zaznaczonych RO muszą być spełnione następujące warunki:

1. wszystkie RO musza być wystawione na tych samych Kontrahentów, 2. wszystkie RO muszą być zatwierdzone na stałe, 3. wszystkie RO muszą być niezrealizowane, 4. wszystkie RO muszą być wystawione w tej samej walucie.

W momencie kiedy jeden z powyższych warunków nie jest spełniony, program nie pozwoli na wygenerowanie FPF do RO. Odpowiednio będą pojawiały się komunikaty o błędzie agregowania dokumentów.

Uwaga: W przypadku kiedy RO jest powiązane z FPF i dokonamy jakiegokolwiek przekształcenia z listy RO (do FA, PA lub WZ) wówczas zostanie zablokowana możliwość dokonywania przekształceń z poziomu FPF (tworzenia zaliczek, WZ częściowych, przekształcania do Faktur Sprzedaży częściowych). Będzie można wykonywać operacje tylko z listy RO.

Podobnie w przypadku kiedy FPF powiązana jest z RO i dokonamy jakiegokolwiek przekształcenia z listy FPF (przekształcenie do Faktury Zaliczkowej, WZ częściowego, FA częściowej lub Faktury Sprzedaży) zostanie zablokowana możliwość dokonywania przekształceń RO. Dalsze operacje można wykonywać tylko z listy FPF.

W przypadku kiedy RO jest powiązane z FPF i zostało dokonane jakiekolwiek przekształcenie z FPF to na zakładce Dokumenty na formularzu RO widoczne są dokumenty powiązane z FPF.

8.3.4 RO i Zamówienia u Dostawcy

W systemie istnieje możliwość tworzenia zamówienia towaru (ZD) na podstawie dokumentów rezerwujących

towar dla klienta. Przekształcenie jest możliwe z listy dokumentów RO, po wciśnięciu przycisku lub z poziomu menu kontekstowego, dostępnego pod prawym przyciskiem myszy.

Uwaga: Opcja tworzenia ZD na podstawie RO/ FPF nie jest dostępna w wersji oddziałowej programu.

Przekształcać można dokumenty 1:1 lub wiele:1 (w tym przypadku dokumenty RO, na podstawie których tworzone będzie ZD należy wcześniej zaznaczyć na liście).


Przekształcanie przebiega na trochę innych zasadach niż pozostałe konwersje dostępne w module Handel:

Na dokument ZD przenoszone są towary i ilości z zaznaczonych dokumentów RO.

Ceny towarów są pobierane z karty towaru (ostatnia cena zakupu)

Do jednego dokumentu ZD mogą być konwertowane dokumenty RO niezależnie do waluty, w jakiej zostały wystawione. Dokument ZD jest zawsze tworzony w walucie systemowej PLN. Użytkownik może zmienić walutę bezpośrednio na utworzonym dokumencie ZD.

Do jednego dokumentu ZD mogą być konwertowane dokumenty RO niezależnie od kontrahenta, dla jakiego zostały wystawione. Dokument ZD jest tworzony zawsze dla kontrahenta !NIEOKRESLONEGO!. Użytkownik może zmienić informację o kontrahencie-dostawcy bezpośrednio na dokumencie ZD.

Do jednego dokumentu ZD mogą być konwertowane dokumenty ZD niezależnie od algorytmu (netto/ brutto) w jakim zostały wyliczone dokumenty RO. Utworzony dokument ZD jest zawsze liczony w cenach netto.

Dokument RO może zostać przekształcony do dokumentu ZD wiele razy.

Po przekształceniu na zakładce Dokumenty obydwu dokumentów widoczne jest powiązanie między nimi.

Obok przycisku Przekształcenie do ZD, dostępnego z poziomu listy Rezerwacji Odbiorcy znajduje się strzałka

, której rozwinięcie umożliwia dostęp do dwóch opcji:

ZD na całość – utworzenie ZD na podstawie RO przy czym ilość pobierana jest w całości z dokumentu RO, niezależnie od ilości zrealizowanych i pozostających do realizacji

ZD na różnicę - utworzenie ZD na podstawie RO, na ilości pozostające do realizacji

Domyślnie, po kliknięciu na przycisk ZD uruchamiana jest opcja ZD na całość.

Program nie pozwoli na utworzenie dokumentu ZD do Rezerwacji Odbiorcy o statusie „Zamknięto” lub „Zrealizowano”. Przy próbie przekształcenia poinformuje odpowiednim komunikatem:

Błąd agregowania dokumentów! Nr_rezerwacji: Rezerwacja odbiorcy jest przekształcona całkowicie lub została zamknięta!

8.3.5 RO i Przyjęcie Wewnętrzne Produktów

Istnieje możliwość przekształcenia dokumentu rezerwującego towar dla kontrahenta do dokumentu produkcyjnego PWP:

1. Przekształcenie jest możliwe tylko w przypadku, gdy na przekształcanych RO są towary/ usługi złożone. Na tworzony dokument PWP przepisywane są tylko towary/ usługi złożone.

2. Przekształcane dokumenty RO muszą być zapisane na trwałe (nie są przekształcane dokumenty w buforze czy anulowane)

3. Dla poszczególnych produktów na PWP pobierana jest receptura zdefiniowana jako domyślna.

4. Istnieje możliwość utworzenia PWP na podstawie kilku dokumentów RO. W takim przypadku w trakcie przekształcania program wymaga, by zaznaczone dokumenty RO dotyczyły tego samego magazynu.

5. Podczas przekształcania kilku RO nie jest wymagana zgodność pozostałych danych jak kontrahent, waluta czy sposób liczenia netto/ brutto.

6. W przypadku przekształcania kilku RO do jednego PWP w programie zapamiętywane są powiązania obustronne między dokumentami, widoczne na zakładce Dokumenty.

Istnieje możliwość tworzenia PWP na całość lub na różnicę:

Po rozwinięciu menu obok przycisku, dostępne są opcje:

PWP na całość – utworzenie PWP na podstawie RO zawierającego towary złożone, z pobraniem całej ilości z RO

PWP na różnicę - utworzenie PWP na podstawie RO, na ilości pozostające do realizacji

Domyślnie, po kliknięciu na przycisk PWP uruchamiana jest opcja PWP na całość.

Program nie pozwoli na utworzenie dokumentu PWP do Rezerwacji Odbiorcy o statusie „Zamknięto” lub „Zrealizowano”. Przy próbie przekształcenia poinformuje odpowiednim komunikatem:


Błąd agregowania dokumentów!

Nr_rezerwacji: Rezerwacja odbiorcy jest przekształcona całkowicie lub została zamknięta!

8.4 Faktury Pro Forma

8.4.1 Faktura PF i Rezerwacje Odbiorcy

Przekształcenie do dokumentu Rezerwacji Odbiorcy następuje po wciśnięciu przycisku . Funkcja jest dostępna również w menu kontekstowym na liście Faktur Pro Forma (prawy przycisk myszki).

Na formularz RO przenoszone są wszystkie pozycje z FPF. Użytkownik może modyfikować RO powstałe na podstawie FPF (dodawać, usuwać pozycje, zmieniać ilość, ceny, rabat, datę wystawienia, termin rezerwacji, formę płatności). Zmiany wprowadzone na takim RO nie zostaną uwzględnione na FPF. W takiej sytuacji zaleca się wykonywanie dalszych operacji (tworzenie FA/ WZ) z poziomu listy RO. Jeżeli Użytkownik będzie generował dokumenty wynikowe (FAZAL/ FA/ WZ) z poziomu FPF należy pamiętać, że nie zostaną na nich uwzględnione modyfikacje wprowadzone na RO. Jeżeli na RO dodano pozycje, zwiększono ilość towaru – po zrealizowaniu FPF, RO nie uzyska statusu „Zrealizowano”. Widoczna będzie informacja „W realizacji”. Takie RO należy zamknąć – opcja dostępna na liście RO pod prawym przyciskiem myszy. W razie konieczności jego dalszej realizacji należy posłużyć się opcją „Zamknij i wygeneruj RO różnicowe”.

Uwaga: W przypadku kiedy do FPF są już utworzone zaliczki można także wygenerować RO. Nie ma możliwości wygenerowania RO jeśli do FPF zostało utworzone częściowe WZ albo Faktura Sprzedaży częściowa.

Nie można przekształcić kilku FPF do jednego RO, jeśli chociaż jedna z FPF posiada zaliczkę.

8.4.2 Faktura PF i Faktura Sprzedaży

Przekształcenie do dokumentu Faktury Sprzedaży następuje po wciśnięciu przycisku . Funkcja jest dostępna również w menu kontekstowym na liście Faktur Pro Forma (prawy przycisk myszki).

W przypadku przekształcania FPF do Faktury Sprzedaży program dokonuje zmian na liście zasobów zgodnie z ustawieniem parametru dotyczącego pobierania towaru na Fakturze (Konfiguracja firmy/ Magazyn/ Inicjacja dokumentów: FA - pobranie):

jeśli parametr jest aktywny (Faktura Sprzedaży od razu zdejmuje towar z magazynu). Należy przy tym pamiętać, że konwersja nie będzie możliwa jeśli w magazynie nie będzie wystarczającej ilości dostępnej.

jeśli parametr nie jest aktywny (tzn. Faktura Sprzedaży nie pobiera towaru z magazynu), a do Faktury Pro Forma nie został wygenerowany dokument RO – towar zostaje zarezerwowany na podstawie FA

w przypadku kiedy do FPF zostanie wygenerowany dokument RO towar jest rezerwowany na podstawie RO. Przekształcenie FPF do FA (która rezerwuje towar) powoduje zdjęcie rezerwacji z RO i przeniesienie rezerwacji na FA.

8.4.3 Faktura PF i dokumenty WZ

W programie istnieje możliwość wydawania towaru na dokumenty WZ na podstawie wystawionej wcześniej Faktura Pro Forma. Funkcja może być wykorzystywana w przypadku, gdy kontrahent najpierw wpłacił zaliczkę na towar (więc w programie istnieje Faktura Pro Forma i Faktura Zaliczkowa), a następnie, jeszcze przed wystawieniem Faktury częściowej, pobiera towar z magazynu. Szczegółowe informacje na temat częściowych WZ zostały opisane w rozdziale: Częściowe fakturowanie.

Utworzenie WZ do FPF jest możliwe po wciśnięciu przycisku na liście Faktur Pro Forma. Faktura Pro Forma, do którego został wystawiony dokument WZ, jest widoczny na liście ze statusem WZ. Również dokument WZ wystawiony na podstawie Faktury Pro Forma, jest widoczny na liście ze statusem PF.

Tworzenie dokumentów WZ w oparciu o FPF opiera się na kilku zasadach:


Dokumenty WZ można wystawiać tylko dla Faktur Pro Forma wystawionych w PLN (opcja jest zablokowana dla dokumentów walutowych).

Na dokument WZ do FPF przenoszone są tylko towary lub towary i usługi – w zależności od ustawienia parametru w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry: Konwersja FA/PA/PF do WZ – przenoś usługi na WZ.

Na dokumencie WZ do FPF nie ma możliwości dodawania nowych pozycji (wydanie może obejmować tylko towary z FPF). Użytkownik może jedynie usunąć pozycje lub zmniejszyć wydawaną ilość.

Do jednej FPF można wystawić wiele dokumentów WZ.

Kolejne dokumenty WZ są tworzone różnicowo – na każdym następnym proponowana jest ilość towaru, jaka jeszcze nie została wydana. Nie ma możliwości wydania większej ilości towaru niż była wpisana na FPF.

Dokumenty WZ do FPF można zapisać do bufora. Jednak każdy kolejny WZ można wystawić dopiero po zatwierdzeniu na stałe poprzedniego.

Dokumenty WZ do FPF mogą być korygowane tylko ilościowo.

Na dokumentach WZ do FPF nie ma możliwości zmiany ceny towaru – cena musi być zgodna z ceną na FPF. Nie ma również możliwości wystawiania korekt wartościowych do takich WZ .

Na dokumentach WZ do FPF możliwa jest zmiana stawki VAT dla poszczególnych pozycji. Nie można jednak na kolejnych wydaniach tego samego towaru wybierać różnych stawek VAT. W przypadku konieczności wydania towaru z różnymi stawkami VAT należy korzystać z częściowych faktur finalnych.

Jeśli w magazynie nie ma wystarczającej ilości towaru - program przeniesie na dokument WZ ilość dostępną w magazynie lub nie pozwoli na utworzenie dokumentu WZ. Zależy to od ustawienia parametru w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry: Konwersja RO/PF do WZ, RW, MM – pobieraj ilość dostępną.

Jeśli do FPF były wystawiane dokumenty WZ - w momencie przekształcania FPF do Faktury Sprzedaży (Faktury Sprzedaży częściowej w przypadku, gdy do FPF była wystawiana Faktura zaliczkowa):

na Fakturę przenoszona jest tylko ilość towaru jaka została wcześniej wydana na WZ.

lista towarów wydanych wcześniej na WZ nie może być modyfikowana przez Użytkownika

Użytkownik ma możliwość dopisania nowych towarów na Fakturze Sprzedaży. W takim przypadku podczas zatwierdzania FA zostanie utworzony dokument WZ różnicowy (na dopisany towar).

W momencie utworzenia Faktury wcześniej wystawione dokumenty WZ są „przepinane” do FA.

W przypadku anulowania FA utworzonej na podstawie FPF z WZ „rozpinane” są powiązania WZ:

WZ utworzone na podstawie FPF są z powrotem podpinane do tej FPF

WZ różnicowe są widoczne na liście WZ jako nie powiązane z żadnym dokumentem.

8.4.4 Faktura PF i Zamówienie u Dostawcy

W systemie istnieje możliwość tworzenia zamówienia towaru (ZD) na podstawie dokumentów rezerwujących towar dla klienta (FPF). Przekształcenie jest możliwe z listy dokumentów FPF. Funkcja działa w sposób identyczny jak w przypadku przekształceń Rezerwacji Odbiorcy do ZD.

8.5 Zamówienia u dostawcy

8.5.1 Przekształcanie ZD do FZ, PZ

Dokument zamówienia może być przekształcany wielokrotnie, do momentu kiedy zostanie zrealizowany w całości (całość ilości towaru/usługi zostanie pobrana na dokumenty powiązane). Po dokonaniu przekształcenia dokument zamówienia pozostaje niezmienny, ale znajduje się na nim informacja, w jakiej części został już zrealizowany i poprzez jakie dokumenty.

Istnieje również opcja zamknięcia zamówień niezrealizowanych lub częściowo zrealizowanych.

Przekształcenie do FZ - po zaznaczeniu zamówienia i wykorzystaniu tego przycisku na podstawie zamówienia tworzony jest dokument Faktury Zakupu. Możliwe jest przekształcenie kilku ZD wystawionych na różne magazyny do FZ.


Przekształcenie do PZ – po zaznaczeniu zamówienia i wykorzystaniu tego przycisku na podstawie zamówienia tworzony jest dokument PZ

Edycja dokumentu wynikowego

Po zmianie ilości na dokumencie wynikowym, pozostała część towaru przywracana jest na dokument zamówienia.


zmienione na większe lub dodane nowe pozycje towarowe, wówczas nie ma to wpływu na zamówienia na dokumencie ZD.

zmniejszone, pozostała ilość wraca na dokument ZD.

W przypadku, gdy podczas edycji usuniemy jakąś pozycję, wtedy cała ilość zamówiona wraca na dokument ZD.


Po anulowaniu dokumentu wynikowego towary, które były pobrane na ten dokument, mogą wrócić na ZD.


a) jeśli ZD ma status Zamknięto,

wówczas na formularzu dokumentu ZD w kolumnie Zrealizowano ilość zostanie zmniejszona o ilość towaru z dokumentu anulowanego. Jednak jest to tylko wartość informacyjna, ponieważ dokumenty zamknięte nie wpływają na zamówienia na liście zasobów tak więc anulowany dokument wynikowy również nie będzie miał wpływu na zamówienia na zasobach

b) jeśli ZD nie zostały jeszcze zamknięte,

wówczas anulowanie dokumentu wynikowego spowoduje zwrócenie zamówień na dokument źródłowy. Zostanie to odnotowane w kolumnach Zrealizowano i Pozostaje. Fakt ten będzie miał również wpływ na ilość towaru zamówionego na liście zasobów.

Powiązania pomiędzy ZD a dokumentami wynikowymi

Z jednego dokumentu ZD można wygenerować wiele dokumentów wynikowych jak również wiele ZD może być przekształcanych do jednego dokumentu wynikowego.

Każdy element dokumentu ZD może występować na wielu dokumentach wynikowych oraz ten sam towar występujący na wielu ZD może występować na jednym dokumencie wynikowym.

Informacje o tym, które towary zostały już przeniesione na dokumenty wynikowe a które są jeszcze na zamówieniu, widoczne są dla poszczególnych elementów na dokumencie w kolumnach Zrealizowano i Pozostaje. Natomiast powiązania obustronne widoczne są na formularzach dokumentów powiązanych na zakładce Dokumenty.

Zakładka Zamówienia na formularzu towaru

Ilości w kolumnie Zamówienia pobierane są z kolumny Pozostaje z formularza ZD. Tym samym wyświetlana jest ilość pozostająca do realizacji. Ponadto, na zakładce tej wyświetlane są dokumenty ZD przeterminowane.

Wyświetlanie zamówień i rezerwacji na zasobach

W Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry znajduje się parametr Wyświetlanie ZD na zasobach wg: Daty wyst./Terminu zam.. Standardowo zaznaczona jest opcja wg Terminu zam. Oznacza to, że począwszy od terminu dostawy, dokument ZD wpływa na ilość w kolumnie Zamówienia na liście zasobów.

Jeśli zaznaczymy opcję wg Daty wys., wówczas dokument wpływa na kolumnę Zamówienia od dnia z pola Data wystawienia na formularzu ZD.

Uwaga: Zmiana parametru ma wpływ tylko na nowo tworzone dokumenty. Nie działa na dokumenty ZD już istniejące.

8.5.2 Konwersja wielu ZD do dokumentu zakupowego

Zamówienia, które mają być przekształcone do dokumentu zakupu muszą zostać zaznaczone na liście ZD: .


Przekształcenie do FZ/PZ utworzy wybrany dokument, na który przeniesione zostaną wszystkie pozycje z tych ZD dla których zamówienie nie zostało jeszcze zrealizowane, zagregowane lub nie w zależności od zaznaczenia

parametru Agregacja pozycji na dokumentach powstałych z: RO ZD w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry.

Zasady przekształcania kilku ZD do jednego dokumentu są analogiczne jak w przypadku przekształcenia dokumentów RO:

Zamówienia muszą dotyczyć jednego kontrahenta.

Zamówienia muszą dotyczyć jednego magazynu.

Wszystkie zamówienia muszą być zatwierdzone na trwałe (nie w buforze)

Wszystkie dokumenty ZD muszą być wystawione w takiej samej walucie.

Wartość dokumentów ZD musi być liczona takim samym algorytmem netto/ brutto.

Jeśli na zamówieniach występuje taki sam towar w identycznej cenie i jednostce miary – przy konwersji program agreguje je do jednej pozycji.

Jeśli na zamówieniach występuje taki sam towar w różnej cenie – po konwersji pojawi się na dokumencie sprzedaży w różnych pozycjach.

Jeśli na zamówieniach występuje towar w różnych jednostkach miary (podstawowej i pomocniczej) – po konwersji pojawi się na dokumencie sprzedaży w odrębnych pozycjach.

8.6 Usługi na dokumentach

W programie Comarch ERP Optima usługi mogą być wprowadzane jako pozycje na każdy rodzaj dokumentów handlowych, jakie można wystawić w programie Comarch ERP Optima. Równocześnie istnieje możliwość wpisywania usług na dokumenty magazynowe typu Wydania Zewnętrzne oraz Przyjęcia Zewnętrzne.

Zdarza się jednak, że w niektórych firmach usługi są wpisywane tylko na dokumenty handlowe, natomiast nie są rejestrowane na dokumentach magazynowych (WZ, PZ). Aby umożliwić w takich firmach konwersję dokumentów handlowych do magazynowych w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry pojawiły się parametry dotyczące przenoszenia usług z dokumentów handlowych na magazynowe w trakcie przekształcania:

Konwersja FA/PA do WZ – przenoś usługi na WZ – parametr dotyczy przenoszenia usług wpisanych na Paragony oraz Faktury Sprzedaży na tworzony na ich podstawie dokument WZ.

jeśli parametr jest aktywny – na dokumenty magazynowe zostaną przeniesione wszystkie pozycje (również usługi)

jeśli parametr nie jest aktywny – podczas konwersji pominięte zostaną wszystkie usługi wpisane na FA/ PA. Na tworzony dokument WZ zostaną przepisane tylko towary.

Konwersja FZ do PZ – przenoś usługi na PZ - parametr dotyczy przenoszenia usług wpisanych na Fakturę Zakupu na tworzony na jej podstawie dokument magazynowy (Przyjęcie Zewnętrzne)

jeśli parametr jest aktywny – podczas konwersji na dokumenty magazynowe PZ zostaną przeniesione wszystkie pozycje z Faktury Zakupu (również usługi)

jeśli parametr nie jest aktywny – na dokument PZ zostaną przeniesione tylko towary (usługi z FZ zostaną pominięte)

Uwaga: Parametry nie dotyczą korekt . Na dokumenty korygujące WZ/ PZ tworzone automatycznie w przypadku korygowania dokumentów handlowych przenoszone są wszystkie pozycje – zarówno towary i usługi.

Uwaga: Parametr nie dotyczy konwersji RO →WZ oraz ZD →PZ. W trakcie konwersji rezerwacji/ zamówienia bezpośrednio do dokumentu magazynowego program przenosi wszystkie pozycje (zarówno towaru jak i usługi). Dokumenty WZ/PZ są zapisywane do bufora, gdzie Użytkownik ma możliwość usunięcia zbędnych pozycji.


8.7 Seria dla dokumentów skojarzonych

W numerze dokumentu można wskazać serię jako dodatkową informację do rozróżnienia dokumentów (schematy numeracji definiujemy w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów).

W Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry znajduje się opcja Przenoś serie na dokumenty przekształcane - po zaznaczeniu parametru seria z dokumentu podstawowego jest przenoszona na nowo tworzony dokument, czyli np. Wydanie Zewnętrzne tworzone na podstawie Faktury Sprzedaży otrzyma serię z FA.

9 Dokumenty korygujące

Dokumenty korygujące w systemie Comarch ERP Optima mogą dotyczyć:

ilości sprzedanego towaru lub usługi

wartości sprzedanego towaru lub usługi

podatku VAT wyliczonego na Fakturze źródłowej

danych kontrahenta, nazwy towarów/usług, formy i terminu płatności.

Uwaga: W przypadku Paragonów, PWP, RW i MM możliwa jest jedynie korekta ilości towaru. Pozostałe opcje nie są dostępne.

Podczas wystawiania dokumentów korygujących należy pamiętać o tym, że:

Dokument korygujący może korygować albo ilość, albo wartość albo podatek na dokumencie podstawowym. Nie da się wystawić korekty, która będzie jednocześnie dotyczyła dwóch lub więcej typów korekt.

Do jednego dokumentu można wystawić kilka korekt. Każda kolejna bierze pod uwagę wystawione wcześniej korekty.

Przykład Jeśli sprzedaliśmy 10 szt. towaru po 5 zł i nastąpił zwrot 3 szt. (po 5 zł.), przy wystawianiu kolejnej korekty program wie, że w efekcie dwóch poprzednich transakcji sprzedane zostało 7 szt. po 5 zł. Druga korekta (dowolnego typu) będzie więc dotyczyła tylko tych 7 szt.

Nie da się wystawić korekty do dokumentu w buforze i do dokumentu anulowanego

Nie da się wystawić korekty do dokumentu, do którego istnieje inna korekta będąca w buforze

Nie da się wystawić korekty do korekty. Próba utworzenia dokumentu korygującego do istniejącej korekty spowoduje, że program odszuka dokument źródłowy i zaproponuje korektę pozostałych na nim pozycji

Nie można wystawić korekty do Paragonu przekształconego do Faktury. Należy korygować Fakturę.

Nie można wystawić korekty do dokumentów magazynowych przekształconych do dokumentów handlowych. Korekta musi dotyczyć dokumentu handlowego.

Zasady obsługi formularzy korekt zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie.

9.1.1 Korekty ilości

Wystawianie korekty ilościowej można rozpocząć na klika sposobów:

ustawiamy kursor na dokumencie podstawowym, wciskamy prawy klawisz myszki i z menu kontekstowego wybieramy funkcję Korekta ilości.

ustawiamy kursor na Fakturze podstawowej i lewym klawiszem myszki naciskamy przycisk

ustawiamy kursor na Fakturze podstawowej i z menu dostępnego pod strzałką obok przycisku wybieramy funkcję Korekta ilości

Jeśli korekta jest możliwa do wystawienia, na ekranie pojawi się formularz Faktury Korygującej. W nagłówku dokumentu można zmienić: schemat numeracji, daty wystawienia i sprzedaży (wpływu) oraz formę i termin płatności.

Pozycje na korekcie przepisane są z dokumentu źródłowego, przy czym jeśli jest to pierwsza korekta ilościowa – proponowana jest do zwrotu całość Faktury. Modyfikacja pozycji – czyli ustalenie tych elementów Faktury, które podlegają zwrotowi i ich ilości może polegać na:

skasowaniu pozycji, których zwrot nie dotyczy. Kasowanie można wykonać ustawiając kursor na wybranej pozycji i wciskając przycisk z koszem, wybierając funkcję kasuj z kontekstowego menu lub z klawiatury, wciskając klawisz <DEL>. Przed skasowaniem program poprosi o potwierdzenie usunięcia pozycji.


Uwaga: W przypadku skasowania pozycji program nie renumeruje liczby porządkowej. Dzięki temu numer pozycji na dokumencie korygowanym i korekcie jest zawsze taki sam.

(!) zmianie zwracanej ilości. Pierwsza propozycja programu to zwrot pełnej ilości sprzedanego (zakupionego) wcześniej towaru. Aby zwracaną ilość zmienić należy wyświetlić szczegóły o pozycji: przycisk z lupką lub dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem myszki w pozycję. Kursor ustawi się w polu Ilość. Wprowadzamy zwracaną ilość.

Uwaga: Należy pamiętać, że zwracana ilość jest liczbą poprzedzoną znakiem minus ( -).

zmianie opisu i PKWiU. Jedyne pola, których modyfikacji można dokonać edytując dane o pozycji korekty to numer PKWiU oraz opis (ten ostatni tylko w przypadku, gdy na karcie ewidencyjnej towaru parametr Pozwól na edycję opisu na fakturze jest aktywny.

Rys. Pozycja faktury korygującej ilość

Jeśli do jednego dokumentu wykonujemy kilka korekt ilościowych, program przy każdej korekcie sprawdza, jaka ilość towaru pozostała jeszcze do zwrotu.

Na fakturze korygującej ilości drukowane są zarówno data wystawienia faktury (wpływu) jak i data zwrotu.

9.1.1.1 Korekty ilości „na plus”

Istnieje możliwość wystawiania korekt ilościowych zwiększających ilość towaru w magazynie. Aby Użytkownik miał możliwość wystawiania tego typu korekt w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry musi zaznaczyć parametr Korekty ilościowe „na plus”. Domyślnie parametr jest odznaczony – wtedy Użytkownik podczas wystawiania korekt ilościowych nie ma możliwości wpisywania ilości dodatnich. Dopiero kiedy zaznaczy parametr w Konfiguracji – może wpisywać ilości dodatnie na korektach.

Korekty ilościowe na plus nie są obsługiwane w przypadku dokumentów wewnętrznych PW i RW.

W przypadku dokumentów rozchodujących towar korekta ilościowa na plus zdejmie towar z magazynu, zgodnie z metodą rozliczania określoną w Konfiguracji.

W przypadku dokumentów wprowadzających towar – korekta ilościowa na plus wprowadzi towar na magazyn.

Uwaga: W przypadku korekt ilościowych „na plus”, wprowadzających towar do magazynu, aktualizowana jest ostatnia cena zakupu na karcie towaru.

W związku z tym, że aktualizowana jest ostatnia cena zakupu, możliwa jest również aktualizacja cen sprzedaży, zgodnie z zasadami obowiązującymi w programie.


W sytuacji, gdy korekta „na plus” wprowadza towar do magazynu – zasób taki na karcie towaru nie jest widoczny jako odrębna dostawa, tylko jest doliczany do zasobu źródłowego. Program pokazuje numer i datę dokumentu źródłowego, do którego taka korekta występuje, a nie numer tej korekty. Jednak program kontroluje, by ilość wprowadzona korektą „na plus” nie została wyprowadzona z magazynu przed datą takiego dokumentu.

Zasady obsługi korekt ilościowych na plus są analogiczne jak w przypadku standardowych dokumentów korygujących. Należy jednak pamiętać, że podczas wystawiania korekt na plus, mogą pojawić się różne nietypowe sytuacje.

Przykład 1. Pozycje z ilością 0 na korekcie. W przypadku, gdy wcześniej do dokumentu wystawiana była korekta

zwracająca w całości dany towar, na kolejnej korekcie ilościowej towar ten:

pojawi się – jeśli w konfiguracji jest zaznaczony parametr o korektach ilościowych na plus (aby Użytkownik miał możliwość skorygowania takiego towaru)

nie pojawi się – jeśli w Konfiguracji parametr o korektach na plus jest odznaczony. 2. Kwota brutto na korekcie mniejsza niż kwota netto. Korekta dokumentu, na którym pierwotnie są dwa

towary: T1 w stawce 7% (wartość netto 500 PLN) i T2 w stawce 22% (wartość netto 250 PLN). Korekta T1 na plus (wartość 500 PLN) i zwrot T2 całkowity (- 250 PLN). W tabeli VAT na takim dokumencie wartość brutto będzie mniejsza niż wartość netto ze względu na różnice pomiędzy kwotami VAT w różnych stawkach.

Uwaga: W przypadku wystawiania korekt ilościowych na plus (dot yczy FA i PA) może zdarzyć się sytuacja, gdy do dokumentu korygującego na plus nie zostanie wygenerowany dokument WZ. Równocześnie zostanie zlikwidowana rezerwacja towaru wynikająca z tej korekty. Tym samym wystąpi niezgodność pomiędzy ilością zarezerwowan ą na liście zasobów a rezerwacjami wynikającą z transakcji.

Przykład: Zasoby w magazynie: 12 szt. towaru FA 10 szt. towaru (bez WZ, rezerwuje towar) FAKI 1 na – 5 szt. towaru FAKI 2 na +8 szt. towaru Przekształcenie do WZ z listy FA (automatycznie tworzone są WZ do dokumentów korygujących). Program utworzy WZ do FA (zasób po transakcji 2 szt.), do FAKI 1 (zasób po transakcji 7 szt.). Przy tworzeniu WZ do FAKI 2 zabraknie 1 szt. towaru. Do dokumentu FAKI 2 nie zostanie utworzony dokument WZ, ale na liście zasobów nie będzie już widocznej rezerwacji związanej z tym dokument m. Po przyjęciu brakującej 1 szt. towaru Użytkownik powinien przekształcić FAKI 2 do dokumentu WZ (z listy Faktur Sprzedaży, po zaznaczeniu dokumentu FAKI 2). Wtedy stan rezerwacji będzie zgodny z ilością wynikającą dokumentów.

9.1.2 Korekty wartości / ceny

Korekta wartościowa polega na zmianie ceny sprzedaży towaru w stosunku do ceny umieszczonej na fakturze pierwotnej. Aby wykonać korektę wartościową należy:

ustawić kursor na dokumencie podstawowym, wcisnąć prawy przycisk myszy i z menu kontekstowego wybrać funkcję Korekta wartości (ceny).

ustawić kursor na dokumencie korygowanym, następnie z menu rozwiniętego pod strzałką obok przycisku

wybrać funkcję Korekta wartości (ceny)

Na ekranie pojawi się formularz faktury korygującej. W nagłówku dokumentu można zmienić: schemat numeracji, daty wystawienia i sprzedaży oraz formę i termin płatności i rabat.

Pozycje faktury korygującej przepisane są z faktury źródłowej. Na ekranie wyświetlane są: kod towaru, ilość, jednostka miary, stawka VAT i cena podstawowa. Dopóki nie wprowadzimy wartości korekty – kolumna Wartość korekty zawiera zera.

Modyfikacja pozycji – czyli ustalenie tych elementów faktury, które podlegają korekcie i wartości korekt poszczególnych pozycji może polegać na:

skasowaniu pozycji, których korekta nie dotyczy. Kasowanie można wykonać ustawiając kursor na wybranej pozycji i wciskając przycisk z koszem, wybierając funkcję kasuj z kontekstowego menu lub

z klawiatury, wciskając klawisz <DEL>. Przed skasowaniem program poprosi o potwierdzenie usunięcia pozycji.



(!) zmianie wartości/ceny pozycji. Zmiany cen możemy dokonać na kilka sposobów:

w nagłówku faktury znajduje się pole Rabat %. Jeśli korekta dotyczy wszystkich pozycji, o tę samą ilość procent – wystarczy w pole Rabat wpisać odpowiednią wartość. Potwierdzenie spowoduje, że ceny wszystkich pozycji zostaną pomniejszone o zadany procent. W kolumnie Wartość korekty pojawią się informacje o ile, w związku z udzielonym rabatem zmienią się całkowite wartości pozycji.

jeśli każda pozycja faktury zmienia się o inną wartość (%) lub dla każdej pozycji chcemy podać cenę, jaka powinna jej dotyczyć – należy kolejno wyświetlić szczegóły o każdym elemencie korekty. Szczegóły wyświetlamy posługując się przyciskiem z lupką lub dwukrotnie klikając lewym klawiszem myszki na wybranej pozycji. Na wyświetlonym formularzu do dyspozycji mamy trzy pola: Rabat, Cena netto/brutto i Wartość. Możemy albo dla danej pozycji podać udzielony rabat % - cena przeliczy się sama, albo wpisać cenę towaru, jaka powinna obowiązywać po korekcie – wtedy rabat przeliczy się automatycznie.

Uwaga: W przypadku korekt wartości Użytkownik ma dostęp do pola Wartość. Dzięki temu ma możliwość wpisania wartości korekty dla całej pozycji, a nie tylko upustu procentowego bądź ceny jednostkowej po rabacie.

Rys. Korekta wartości pozycji na fakturze

Jeśli do jednej faktury wykonujemy kolejno kilka korekt wartościowych – każda kolejna korekta bierze pod uwagę ceny zmienione (pomniejszone lub powiększone) poprzednimi dokumentami korygującymi.


Uwaga: W związku z możliwością wprowadzania na FZKG kwot ujemnych w programie wprowadzona jest dodatkowa kontrola podczas wystawiania dokumentów korygujących wartość FZ (FZKG, FZKW). Podczas deklarowania nowej ceny (rabatu) na korekcie wartościowej program sprawdza, czy wartość towaru nie spadnie poniżej aktualnej wartości zasobu. Jeśli z obliczeń wyniknie, że tak - program nie pozwoli zapisać nowej ceny, wyświetlając komunikat informujący, że korekta przekroczyła wartość faktury.

9.1.2.1 Korekty wartości do części ilości

Podczas wystawiania korekt wartościowych Użytkownik może zmienić nie tylko cenę towaru, ale również ilość, jakiej ta zmiana ma dotyczyć. Należy jednak pamiętać, że:

1. W przypadku korekty wartości do części ilości dokumentów wprowadzających towar do magazynu zasoby towaru nie są rozbijane na dwa różne (część ze starą ceną i część z nową), tylko wartość całego zasobu jest pomniejszana/ powiększana o wartość korekty.

Przykład

przyjęcie towaru 100 szt., w cenie 2 PLN, wartość zasobu 200 PLN

korekta wartości dla 20 szt., na cenę 3 PLN, wartość korekty 20 PLN

na zasobach będzie nadal jeden zasób: 100 szt., o wartości 220 PLN, ze średnią ceną jednostkową 2.20 PLN

2. W przypadku tworzenia dokumentów magazynowych do dokumentów handlowych ilości i wartości na dokumencie magazynowym są identyczne z ilościami i wartościami na dokumencie handlowym (dokumenty są przekształcane wtedy 1:1).

Przykład

FA na 100 szt. towaru, w cenie 2 PLN, wartość 200 PLN

FAKOR: korekta wartości dla 20 szt., na cenę 3 PLN (wartość korekty 20 PLN)

po utworzeniu WZ powstaną dwa dokumenty magazynowe, gdzie ilości i ceny są zgodne z dokumentami handlowymi:

WZ na 100 szt. towaru, w cenie 2 PLN, wartość 200 PLN (związane z FA)

WZKOR zmieniające cenę dla 20 szt. towaru, na cenę 3 PLN (związane z FAKOR).

3. W przypadku przekształcania dokumentów magazynowych do handlowych, jeśli najpierw wystawiany jest dokument magazynowy (WZ, PZ, WKA, PKA…), do dokumentu magazynowego wystawiana jest korekta wartości do części ilości, a dopiero potem dokument magazynowy jest przekształcany do handlowego (FA, FZ…) – to na dokumencie handlowym wyliczana jest średnia cena dla towaru.

Przykład

WZ na 100 szt. towaru, w cenie 2 PLN, wartość 200 PLN

WZKOR: korekta wartości 20 szt., na cenę 3 PLN (wartość 20 PLN)

po przekształceniu do FA, na FA będzie widoczne 100 szt. towaru w średniej cenie 2.20 PLN (wartość towaru jest prawidłowa 220 PLN)

W przypadku przekształcania dokumentów magazynowych do handlowych, gdzie do dokumentu WZ (PZ…) były wystawiane korekty wartości do części ilości może zdarzyć się sytuacja, gdy wartość utworzonej FA będzie różna od sumy wartości WZ i WZKOR. Wynika to z faktu, że podczas przekształcania pogram wylicza średnią cenę (zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku) i na jej podstawie od nowa wylicza wartość towaru.

9.1.2.2 Korekta zbiorcza

Z poziomu listy Faktur Sprzedaży pod przyciskiem oraz w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy pod pozycją Korekta zbiorcza/rabat możliwe jest udzielenie rabatu w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych dla jednego odbiorcy w danym okresie

Na formularzu Korekty należy uzupełnić podstawowe dane (m.in. wskazać Kontrahenta, dla którego zostanie udzielony rabat, wybrać Magazyn – jeżeli pole to zostanie puste, korekta zostanie utworzona dla faktur


dotyczących wszystkich magazynów). Następnie po wciśnięciu ikony można wskazać okres sprzedaży, do którego będzie naliczony rabat lub wybrać konkretne dokumenty:

Rys. Parametry korekty zbiorczej

Na oknie tym należy ustawić jakiego okresu sprzedaży będzie dotyczyła korekta. Program domyślnie ustawia poprzedni miesiąc, jednak okres ten można dowolnie zmieniać. Standardowo do okresu sprzedaży zostaną wliczone wszystkie faktury we wskazanym okresie, oraz korekty wystawione do nich. Dodatkowo można ustawić parametry dotyczące korekt z innych okresów:

Uwzględniaj korekty do faktur z poprzednich okresów – po zaznaczeniu tego parametru do Korekty Zbiorczej zostaną ujęte również korekty do sprzedaży z poprzednich okresów,

Uwzględniaj późniejsze korekty do wskazanego okresu – parametr pozwala na uwzględnienie również korekt wystawionych po okresie, do którego odnosi się Korekta Zbiorcza a dotyczących sprzedaży z wybranego okresu.

Jeżeli Korekta Zbiorcza ma uwzględniać tylko niektóre faktury z wybranego okresu, ich wyboru można dokonać za

pomocą przycisku , który spowoduje wyświetlenie listy Faktur Sprzedaży. Do filtra pod listą przenoszona jest Data sprzedaży podana w oknie Parametrów korekty zbiorczej, ustawienia filtra można jednak dowolnie modyfikować. Wyjątkiem są Magazyn oraz Kontrahent, które ustawione są zgodne z tym, co zostało wskazane na formularzu Korekty. Na Korektę przenoszony jest jeden podświetlony dokument lub wszystkie zaznaczone.

Informacja o zakresie dat sprzedaży, ustawionym w oknie Parametrów korekty zbiorczej, przenoszona jest do opisu Korekty Zbiorczej umieszczonego na zakładce Płatności, który jest drukowany na Fakturze. Jeżeli Użytkownik skorzysta z opcji Wskaż faktury, wtedy opis powinien zmodyfikować ręcznie, zgodnie z dokonanym wyborem (nie zmieni się automatycznie).

Korekta Zbiorcza może zostać wystawiona dla wszystkich faktur sprzedaży wraz z korektami, faktur zaliczkowych i finalnych z wybranego okresu lub dla poszczególnych faktur wskazanych przez Użytkownika. Wszystkie faktury, do których udzielany jest rabat, muszą być zatwierdzone oraz wystawione w tej samej walucie. Dokumenty pierwotne będą uwzględnione tylko w przypadku skorzystania z opcji Wskaż faktury.

Na formularzu korekty wykazana jest wartość sprzedaży z podziałem na stawki VAT, wyliczona na podstawie wskazanych dokumentów. Po wprowadzeniu rabatu procentowego lub kwotowego jest on proporcjonalnie wyliczany dla każdej pozycji. Kwotę rabatu można też wprowadzić ręcznie w kolumnie Wartość korekty.

Wszystkie faktury, do których utworzono Korektę Zbiorczą, wykazane są na zakładce Dokumenty. Korekta Zbiorcza wykazywana jest jako dokument powiązany w każdej fakturze, której dotyczy (zakładka Dokumenty). Przy próbie anulowania takiej faktury pojawi się pytanie: Do dokumentu wystawiona jest korekta zbiorcza. Czy na pewno anulować dokument? Po zatwierdzeniu komunikatu anulowana faktura zniknie z listy dokumentów powiązanych na Korekcie Zbiorczej. Operacja ta nie wpłynie jednak na zmianę wartości sprzedaży wykazaną na korekcie oraz na wysokość rabatu.

Do Korekty Zbiorczej nie można utworzyć dokumentu korygującego.

Korekta Zbiorcza nie jest uwzględnia w Deklaracji Intrastat.

Ponieważ dokument ten nie dotyczy poszczególnych pozycji towarowych, nie będzie wykazywany na zestawieniach wykonywanych po pozycjach dokumentów: historii towaru, historii kontrahenta (poza zakładką Zbiorczo), analizach oraz Raporcie Sprzedaży z Cennika.

Na wydruku Korekty Zbiorczej można umieścić listę wszystkich dokumentów wraz z ich datami wystawienia, do których została utworzona ta korekta. Służy do tego parametr, który pojawia się po wybraniu wydruku:

Rys. Ustalenie wartości parametrów wydruku

9.1.3 Korekty podatku VAT

Korekta podatku polega na zmianie stawki VAT sprzedanego wcześniej towaru. Aby wykonać korektę podatku należy:

ustawić kursor na dokumencie podstawowym, wcisnąć prawy przycisk myszy i z menu kontekstowego wybrać funkcję Korekta stawki VAT.

ustawić kursor na dokumencie pierwotnym, następnie z menu rozwiniętego obok przycisku wybrać funkcję Korekta stawki VAT

Na ekranie pojawi się formularz faktury korygującej. W nagłówku dokumentu można zmienić: schemat numeracji, daty wystawienia i sprzedaży oraz formę i termin płatności.

Pozycje faktury korygującej przepisane są z faktury źródłowej. Na ekranie wyświetlane są: kod towaru, ilość, jednostka miary, dotychczasowa stawka VAT i cena podstawowa. Kolumna Wartość korekty zawiera zera.

Modyfikacja pozycji – czyli ustalenie tych elementów faktury, które podlegają korekcie VAT i przypisanie im nowych stawek podatku może polegać na:

skasowaniu pozycji, których korekta nie dotyczy. Kasowanie można wykonać ustawiając kursor na wybranej pozycji i wciskając przycisk z koszem, wybierając funkcję kasuj z kontekstowego menu lub z klawiatury, wciskając klawisz <DEL>. Przed skasowaniem program poprosi o potwierdzenie usunięcia pozycji.



(!) zmianie stawki VAT dla pozycji. Aby to zrobić należy kolejno wyświetlić szczegóły o każdym elemencie korekty. Szczegóły wyświetlamy posługując się przyciskiem z lupką lub dwukrotnie klikając lewym klawiszem myszki na wybranej pozycji. Na wyświetlonym formularzu zmieniać można jedynie stawkę podatku VAT. Zmiana stawki spowoduje przeliczenie kwoty w pozycji Wartość korekty.

Jeśli do jednej faktury wykonujemy kolejno kilka korekt podatku VAT - kolejna korekta bierze pod uwagę stawki VAT wynikające z dokumentu źródłowego i poprzednich korekt.

Należy jednak pamiętać, że w przypadku, gdy do dokumentu zostanie utworzona korekta VAT, a następnie kolejna korekta (ilości lub wartości) – wtedy na kolejnym dokumencie korygującym handlowym stawka VAT dla towaru będzie uwzględniała zmianę stawki. Jednak na skojarzonym z tą korektą dokumencie magazynowym – uwzględniona zostanie wcześniejsza stawka VAT. W związku z tym mogą wystąpić różnice pomiędzy wartością korekty do dokumentu handlowego a wartością skojarzonego z nią dokumentu magazynowego.


Przykład Korekta VAT do faktury wystawionej w cenach netto. Wystawiona została faktura na kwotę netto 50 zł w stawce 22%. Następnie korygowana jest stawka VAT na 7%. W związku z czym program wylicza różnicę w kwocie VAT jako różnica podatku VAT wyliczonego dla stawki 22% (11 zł) i podatku VAT wyliczonego dla 7% (3.50 zł), która wynosi 7.50 zł. Zmniejszona zostaje wartość brutto faktury, natomiast wartość netto pozostaje taka sama.

Wartość netto VAT Brutto

Faktura 50.00 zł 11.00 zł 61.00 zł

Korekta 0 zł - 7.50 zł - 7.50 zł

Przykład Korekta VAT do faktury wystawionej w cenach brutto. Wystawiona została faktura na kwotę brutto 50 zł w stawce 22%. Następnie korygowana jest stawka VAT na 7%. W związku z czym program wylicza różnicę w kwocie VAT jako różnica podatku VAT wyliczonego dla stawki 22% (9.02 zł) i podatku VAT wyliczonego dla 7% (3.27 zł), która wynosi 5.75 zł. Wartość brutto faktury pozostaje bez zmian, natomiast zwiększa się wartość netto.

Wartość netto VAT Brutto

Faktura 40.98 zł 9.02 zł 50.00 zł

Korekta 5.75 zł - 5.75 zł 0 zł

9.1.4 Korekta danych

Dokument ten umożliwia skorygowanie:

Wszystkich danych kontrahenta, w tym wybranie nowego nabywcy, odbiorcy oraz płatnika.

Zmiana Kontrahenta/Nabywcy spowoduje zmianę Płatnika na zakładce Kontrahent. Nowy Płatnik (wybrany ręcznie lub ustawiony w wyniku zmiany Kontrahenta) zostanie zaktualizowany na zakładce Płatności na tych płatnościach, które są w całości nierozliczone oraz których forma płatności nie jest powiązana z płatnikiem. Zmiany te będą widoczne w Preliminarzu Płatności oraz na korygowanej fakturze po zapisie korekty. Korekta danych nie tworzy własnych płatności, wpływa jedynie na już istniejące w Preliminarzu nierozliczone zdarzenia, powiązane z Fakturą Sprzedaży.

Zmiana rodzaju transakcji i statusu kontrahenta nie jest możliwa. W sytuacji, kiedy na korekcie zostanie wybrany nowy kontrahent, status i rodzaj pozostanie taki, jak na dokumencie źródłowym.

Wybranie nowego kontrahenta na korekcie nie spowoduje podmiany kontrahenta na dokumencie źródłowym. Analizy, zestawienia, historia generowane są wg danych na transakcji, dlatego będą generowane dla kontrahenta ustawionego na dokumencie korygowanym.

Formy i terminu płatności. Zmiana formy i terminu płatności nie jest możliwa na pierwszej zakładce - dane te można skorygować na zakładce Płatności na tych płatnościach, które są w całości nierozliczone.

Uwaga: Już po zapisie korekty do bufora, forma oraz termin płatności zostaną zmienione na zapisach w Preliminarzu Płatności powiązanych z Fakturą Sprzedaży. Usunięcie oraz anulowanie dokumentu nie przywróci tych zdarzeń do stanu sprzed korekty. W takiej sytuacji ewentualne zmiany należy nanieść bezpośrednio w Preliminarzu.

Kategorii oraz atrybutów dokumentu.

Nazwy, opisu, atrybutów, kategorii oraz PKWiU towarów i usług. Pozycje, które nie podlegają korekcie, mogą zostać usunięte z dokumentu.

Uwaga: Korekta danych nie wpływa na dokumenty magazynowe. Na Wydanie Zewnętrzne wygenerowane z Faktury Sprzedaży przenoszone są dane z dokumentu źródłowego, bez względu na utworzoną wcześniej korektę.


Korekta danych może być wykonywana wyłącznie jako pierwsza korekta do danej faktury. Korekta ilości, wartości (ceny) lub stawki VAT, która zostanie utworzona po korekcie danych, będzie uwzględniała zmiany wprowadzone korektą danych.

Anulowanie Korekty danych jest możliwe pod warunkiem, że nie istnieją do niej późniejsze aktywne korekty.

Wydruki

Dla Korekty danych w programie są dwa rodzaje wydruków:

Korekta danych oraz Korekta danych (GenRap)/ Wzór standard,

Korekta danych oraz Korekta danych (GenRap)/ Korekta danych kontrahenta – drukuje dane kontrahenta przed i po korekcie.

Kwota do zapłaty na tych wydrukach drukowana jest na podstawie Faktury Sprzedaży z uwzględnieniem już dokonanych wpłat.

Korekty danych nie są księgowane. Dokumenty te nie są uwzględniane podczas eksportu listy faktur do Comarch ERP Klasyka.

Korekty danych nie są wyświetlane w Analizach, ponieważ nie wpływają na ilość i wartość sprzedanego

towaru.

9.1.5 Nota korygująca

Nota jest specyficznym dokumentem korygującym. Dotyczy ona tylko Faktur Zakupu. Nie powoduje korekty pozycji, a jedynie danych identyfikacyjnych jakie pojawiły się na Fakturze Zakupu.

W celu wystawienia noty korygującej należy ustawić się na dokumencie korygowanym i z listy dostępnych korekt wybrać Notę korygującą. Automatycznie zostanie otwarty formularz noty, który składa się z 3 zakładek.

Zakładka Ogólne - zawiera podstawowe informacje potrzebne do wystawienia noty korygującej. Z dokumentu pierwotnego zostały przepisane dane dotyczące kontrahenta, kategorii i magazynu. Numeracja not jest analogiczna jak dla dokumentów korygujących, nie ma oddzielnego schematu numeracji. Domyślny schemat to FZKOR/numer/rok.

Przed – pole, w którym należy wpisać dane jakie pojawiły się na oryginale Faktury Zakupu od dostawcy (błędne)

Po - pole, w którym należy wpisać poprawne dane firmy (pobierane są domyślnie informacje zapisane w Konfiguracji firmy/ Pieczątka Firmy)

Zakładka Kontrahent - wyświetlone tutaj dane dotyczą podmiotu, do którego kierowana jest nota korygująca. Dane dostawcy/nadawcy zostały pobrane z dokumentu pierwotnego.

Zakładka Dokument - z poziomu tej zakładki możliwa jest edycja (podgląd) dokumentu pierwotnego (czyli Faktury Zakupu zarejestrowanej w systemie).

Dodatkowo dostępne jest pole Opis, w którym możemy odnotować dodatkowe informacje związane z danym dokumentem. Informacje te zostaną umieszczone na wydruku.

Poniżej umieszczona jest informacja kto i kiedy wystawił i jako ostatni modyfikował dokument.

Na wydruku noty oprócz wpisanych na formularzu informacji drukowany jest numer dokumentu źródłowego (dokumentu Faktury Zakupu otrzymanego od dostawcy).

Zasady wystawiania not korygujących:

Nota może być wystawiona tylko do Faktury Zakupu

Noty nie można wystawić do dokumentu w buforze

Noty nie można wystawić do dokumentu anulowanego

9.1.6 Zwroty do Paragonów

W przypadku Paragonów możliwa jest jedynie korekta ilości sprzedanego towaru (zwrotu towaru).

Zasady wystawiania korekty do Paragonu są zbliżone do ogólnych zasad wystawiania korekt (opisanych w rozdziale Dokumenty korygujące).

Należy jednak pamiętać, że:

Nie jest możliwe wystawienie korekty do Paragonu przekształconego do Faktury. Należy wtedy korygować skojarzoną z nim fakturę.


Nie jest możliwe również zrobienie zwrotu do Paragonu anulowanego.

Paragon zwrotny nie może zostać przekształcony do Faktury.

Na korekcie do Paragonu możliwa jest zmiana kontrahenta oraz edycja danych kontrahenta przeniesionego z dokumentu źródłowego.

Na formularzu Zwrotu do Paragonu znajdują się pola wyboru Zwrot i Pomyłka. W przypadku pomyłki, w polu Opis/ Atrybuty znajdującym się na zakładce Płatności Użytkownik powinien wprowadzić krótki opis przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki, który jest drukowany na Ewidencji pomyłek.

Zaznaczenie przyczyny zwrotu pozwala na wykazanie korekty do Paragonu w odpowiedniej ewidencji:

Wydruk Ewidencji zwrotów / reklamacji na liście Paragonów – jest to wykaz zwrotów towarów oraz uznanych reklamacji towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży. Wydruk uwzględnia wszystkie korekty z listy, oznaczone jako zwrot.

Wydruk Ewidencji pomyłek na liście Paragonów – wydruk uwzględnia wszystkie korekty do Paragonów oznaczone jako pomyłka.

W przypadku wprowadzania w programie korekty do zafiskalizowanego Paragonu, na formularzu Zwrotu pojawia się pole nr fiskalny – służy ono do wpisania numeru korygowanego paragonu fiskalnego.

9.1.7 Korekty Faktur RR

Na liście Faktur RR pod przyciskiem oraz w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy udostępniono możliwość utworzenia korekty ilości, wartości (ceny) oraz stawki VAT.

Domyślnym schematem numeracji dla Korekty do Faktury RR jest FRRK/numer bez zer/rok kalendarzowy. Schemat ten można zmodyfikować w Konfiguracji Firmy/ Definicje dokumentów/ Handel/ Faktura rolnika rycz.

Automatyczne generowanie dokumentów skojarzonych zależy od tego, jakie dokumenty były powiązane bezpośrednio z Fakturą RR w momencie zatwierdzania korekty:

Korekta do FRR bez dokumentów powiązanych. Jeżeli do Faktury RR zostanie utworzona korekta, na późniejszą Fakturę Zakupu wygenerowaną z tej FRR przeniesione zostaną dane uwzględniające wszystkie wcześniejsze korekty do Faktury RR.

Korekta do FRR powiązanej z FZ (oraz PZ). Jeżeli do Faktury RR zostały utworzone dokumenty FZ (oraz PZ), zapis na trwałe korekty FRRK spowoduje wygenerowanie korekty do FZ (oraz PZ) z datą wpływu równą dacie wystawienia FRRK. Jako numer obcy na dokumentach FZKOR i PZKOR zostanie przeniesiony numer FRRK. Forma płatności na korekcie do Faktury Zakupu jest przenoszona z dokumentu źródłowego. Utworzenie korekty RR jest możliwe tylko wtedy, gdy dokumenty powiązane z Fakturą RR są zapisane na trwałe.

Uwaga: Dla Faktur RR powiązanych z Przyjęciem Zewnętrznym wygenerowanie korekty ilościowej „na minus” jest możliwe nawet wówczas, kiedy na magazynie nie ma wystarczającej ilości towaru. W takiej sytuacji program pozwoli na zapis dokumentu FRRK, a następnie pojawi się komunikat o niewystarczającej ilości towaru na magazynie. Po uzupełnieniu stanów magazynowych, aby ręcznie wygenerować brakujące dokumenty FZKOR i PZKOR należy wywołać funkcję Przekształcenie do FZ korekta dostępną w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy na dokumencie FRRK (z poziomu listy Faktur RR). Dokumenty zostaną utworzone z datą bieżącą.

Uwaga: Ponieważ korekty powiązane do dokumentu FRRK są tworzone w tle, gotówkowy dokument FZKOR trafi do Preliminarza Płatności jako nierozliczony.

Uwaga: Handel Plus. Jeżeli Faktura RR została utworzona z Faktury Zakupu, na której wprowadzono partie dostaw, na korekcie ilościowej „na minus” do Faktury RR nie będzie możliwości wskazania konkretnego zasobu. Zasoby zostaną skorygowane wg kolejności zapisu.


Dokumenty skojarzone, które utworzą się automatycznie, zostaną wystawione z taką samą datą, jak dokument źródłowy (FRRK).

Anulowanie korekt

Anulowanie korekty do Faktury RR spowoduje automatyczne anulowanie korekt do Faktury Zakupu i Przyjęcia Zewnętrznego, wynikających z tego dokumentu. Anulowanie FZKOR powiązanej z FRRK z poziomu listy Faktur Zakupu nie jest możliwe, taką operację można wykonać wyłącznie poprzez anulowanie korekty do Faktury RR.

9.1.8 Korekty dokumentów FWS i FWZ

Korekty można wykonywać tylko z poziomu listy dokumentów wewnętrznych sprzedaży. Korekta do FWZ generowana jest automatycznie wraz z korektą FWS.

Dla FWS wystawianych z poziomu listy, korekty działają zgodnie z ogólnie obowiązującymi zasadami wystawiania dokumentów korygujących (rozdział Dokumenty korygujące).

W przypadku korekt FWS wystawianych do FZ istnieją pewne ograniczenia:

nie jest możliwe utworzenie korekty stawki VAT

warunkiem wykonania korekty jest zapis FWS na stałe z wygenerowaną FWZ. FWZ musi być również na stałe.

Uwaga: Jeśli utworzono FWS do FZ, a następnie skorygowano FZ, program nie koryguje automatycznie wartości naliczonych na FWS. Należy wykonać korektę bezpośrednio do dokumentu FWS. Możliwe korekty do wykonania to korekta ilości oraz korekta ceny /wartości. Korekty VAT dostępne są tylko dla FWS wystawion ych z poziomu listy. Dla faktur powstałych z FZ nie powinno się w ten sposób wykonywać korekt VAT. Sam dokument FWS służy do naliczenia VAT do wewnątrzwspólnotowego nabycia, dlatego w przypadku błędnego naliczenia podatku VAT, najlepszym wyjściem jest anul owanie FWS i naliczenie VATu na nowo.

W przypadku konieczności anulowania dokumentów korekt do FWS i FWZ należy w pierwszej kolejności anulować korektę do FWS. Dokument korygujący FWZ zostanie anulowany automatycznie.

9.1.9 Korekta dokumentu WZ

Zasady korygowania dokumentów WZ są zgodne z zasadami ogólnymi wystawiania korekt. Należy jednak pamiętać, że jeśli dokument WZ jest skojarzony z dokumentem handlowym (FA, PA) nie ma możliwości jego korygowania. W takim przypadku korekta musi dotyczyć dokumentu handlowego.

9.1.10 Korekty Przyjęć Zewnętrznych

Z poziomu listy dokumentów PZ możliwe jest wystawianie korekt ilościowych oraz wartościowych. Obowiązują przy tym ogólne zasady wystawiania dokumentów korygujących (rozdział Dokumenty korygujące). Należy jednak pamiętać, że nie wystawimy korekty do dokumentu skojarzonego z FZ. W takim przypadku korekta musi dotyczyć dokumentu handlowego (Faktury Zakupu).

9.1.11 Korekta Rozchodu Wewnętrznego

Zasady wystawiania korekt do dokumentów RW są zgodne z ogólnie przyjętymi zasadami korygowania dokumentów w systemie.

Należy jednak pamiętać, że korekta nie dotyczy dokumentów RW powstałych w wyniku zamknięcia inwentaryzacji.

9.1.12 Korekta Przyjęcia Wewnętrznego

Korekta PW może dotyczyć ilości lub wartości (ceny). Zasady wystawiania korekt do dokumentu PW nie odbiegają od ogólnych zasad ustalony dla dokumentów korygujących.

W zależności od ustawień w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry kontrola ilości odbywa się już przy zapisie do bufora lub przy ostatecznym zapisie dokumentu. Korekta przyjęcia magazynowego w buforze powoduje rezerwację towaru.


9.1.13 Korekta przesunięcia MM

Przesuniecie międzymagazynowe powoduje ruch towarów pomiędzy magazynami. Ze względu na formę dokumentu, możliwa jest tylko korekta ilościowa i jest to kolejne Przesunięcie Międzymagazynowe.

Uwaga: Korekta dokumentu MM jest Przesunięciem Magazynowym towaru w przeciwnym kierunku. Podczas korygowania dokumentu MM towar jest pobierany z magazynu źródłowego zgodnie z przyjętą zasadą rozliczania magazynu. W związku z tym może się zdarzyć, że wartość takiej "korekty" będzie inna niż wartość korygowanego przesunięcia MM, w przypadku, gdy na korekcie zostaną przesunięte towary z innej dostawy niż przesunięte dokumentem MM .

Na podstawie dokumentu korygowanego, formularz korekty zostanie uzupełniony o typ dokumentu, magazyn źródłowy i docelowy, pozycje. Magazyn źródłowy na korekcie to magazyn docelowy z dokumentu korygowanego i analogicznie magazyn docelowy na korekcie to magazyn źródłowy z przesunięcia korygowanego.

Pozostałe zasady korygowania dokumentów MM nie odbiegają od ogólnie przyjętych zasad.

9.1.14 Korekty Bilansu Otwarcia

Jeśli na zatwierdzonym już bilansie otwarcia wpisane są błędne dane o towarach można wykonać korektę BOM.

Korekta taka może dotyczyć:

ilości towaru: formularz jest otwierany domyślnie po wciśnięciu przycisku lub wybraniu z menu (widocznego po wciśnięciu strzałki obok przycisku) opcji Korekta ilości. Dla każdej pozycji edytowalne jest pole Ilość.

wartości towaru – formularz jest otwierany po wciśnięciu strzałki obok przycisku i wybraniu opcji Korekta wartości. Dla każdej pozycji edytowalne są pola:

cena netto – cena jednostkowa towaru po korekcie

wartość korekty – należy wpisać wartość o jaką zmniejszana (należy wpisać kwotę ujemną) lub zwiększana (należy wpisać kwotę dodatnią) jest wartość całej pozycji. Na podstawie nowej wartości oraz ilości z dokumentu źródłowego program wylicza cenę jednostkową towaru.

Funkcja korekty dostępna jest także w na liście w menu pod prawym przyciskiem myszy.

Po zatwierdzeniu korekty na zakładce Dokumenty pojawią się informacje o dokumencie źródłowym BOM wraz z możliwością jego podglądu. Analogicznie na dokumencie BOM pojawi się na zakładce Dokumenty informacja o dokonanej korekcie.

Dla korekt do BOM predefiniowany jest jeden schemat numeracji: BOKOR (BOKOR/numer/rok).

Zasady korygowania dokumentów BOM:

Wystawienie korekty do dokumentu BOM ma konsekwencje identyczne jak w przypadku korekt do innych dokumentów wprowadzających towar do magazynu:

w przypadku korekty ilości - potrzebna jest odpowiednia ilość towaru w magazynie

w przypadku korekty wartości - odpowiednio przeliczana jest wartość zasobu w magazynie. Jeśli towar został już wydany z magazynu przeliczany jest koszt własny zakupu na dokumentach rozchodowych (powstają odpowiednie dokumenty korygujące koszt).

Uwaga: Należy pamiętać, że w przypadku korekty wartościowej BOM możliwa jest korekta zarówno zmniejszająca jak i zwiększająca wartość towaru.

Natomiast w przypadku korekty ilościowej możliwa jest jedynie korekta zmniejszająca ilość towaru w magazynie. W przypadku, gdy do magazynu została wprowadzona zbyt mała ilość towaru – brakującą ilość można wprowadzić innym dokumentem przychodowym np. Przyjęcie Wewnętrzne.


9.2 Korekty a dokumenty skojarzone

W przypadku dokumentów skojarzonych zawsze korygujemy dokument handlowy.

9.2.1 Korekta ilości

Korekta ilości zawsze generuję odpowiednią korektę dokumentu magazynowego. Obowiązują przy tym zasady, że:

korekta ilościowa do FA powoduje przyjęcie towaru na magazyn

korekta ilościowa FZ powoduje wydanie towaru z magazynu

korekty dokumentów handlowych powodują powstanie korekt do dokumentów magazynowych, bez możliwości ich edycji

korekty w buforze nie tworzą dokumentów magazynowych w buforze. Dopiero zapis na trwałe powoduje powstanie odpowiedniej korekty dokumentu magazynowego.

korekta do Faktury Zakupu kontroluje ilość, nie można wystawić korekty, jeśli na magazynie nie ma odpowiedniej ilości (dostępnej) korygowanego towaru.

korekty zawsze dotyczą tego samego magazynu co dokumenty podstawowe (korygowane)

Przykład Korekta ilościowa do FZ Zobaczmy to na przykładzie FZ powstałej z dwóch dokumentów PZ. Mamy dwa dokumenty PZ :

Nazwa towaru Ilość Cena zakupu (zł)

PZ1 Towar 1 2 szt. 10

Towar 2 3 szt. 11

PZ2 Towar 1 1 szt. 10,99

Towar 2 1 szt. 9,89

Po przekształceniu do Faktury Zakupu otrzymujemy jeden dokument FZ z czterema pozycjami.


FZ1 Towar 1 2 szt. 10

Towar 2 3 szt. 11

Towar 1 1 szt. 10,99

Towar 2 1 szt. 9,89

Na magazynie mamy Towar 1 w ilości 3 szt. I Towar 2 w ilości 4 szt. Następnie wykonujemy korektę do Faktury Zakupu i zwracamy Towar 1 z PZ1 i Towar 2 z PZ2. Program wygeneruje nam jedną korektę do Faktury Zakupu i automatycznie 2 korekty do dokumentów PZ:


PZKOR1 Towar 1 2 szt. 10

PZKOR2 Towar 2 1 szt. 9,89

9.2.2 Korekta wartości

1. W chwili przekształcenia WZ/ PZ do Faktury Sprzedaży/ Faktury Zakupu na dokumencie wynikowym uwzględniane są również wystawione korekty ilościowe i wartościowe. Pomniejszana jest ilość oraz cena jednostkowa towaru i równocześnie wyliczany jest aktualny rabat dla pozycji i wynikowy w nagłówku.

2. Korektę ilościowa/wartościową można wystawić tylko, jeśli WZ/ PZ nie jest skojarzona z innym dokumentem (nie została jeszcze przekształcona do FA/ FZ). W momencie przekształcenia możliwość korygowania dokumentu WZ/ PZ jest blokowana.

3. W chwili przekształcenia zarówno WZ/ PZ jak i korekta wartościowa otrzymuje na liście status FA (FZ).


W przypadku, gdy tworzona jest korekta wartościowa do Faktury Sprzedaży/ Faktury Zakupu skojarzonej z WZ/ PZ, wtedy program automatycznie tworzy korektę wartościową do WZ/ PZ.

Uwaga: Należy jednak pamiętać, że na Fakturach Sprzedaży w przypadku zmiany ceny sprzedaży/ rabatu bezpośrednio na Fakturze Sprzedaży utworzonej na podstawie WZ, program nie tworzy korekty wartościowej do skojarzonej WZ. Aby utrzymać zgodność pomiędzy wartością wystawionych dokumentów WZ oraz Faktur Sprzedaży należy zmiany ceny wprowadzać za pomocą dokumentów korygujących WZ, a nie zmieniać cen sprzedaży bezpośrednio na Fakturze utworzonej z WZ.

W przypadku korygowania Faktury Zakupu, jeśli towar zakupiony na podstawie korygowanej Faktury Zakupu został już wydany z magazynu generowana jest korekta kosztu Wydania Zewnętrznego (WZKK). Jakie dokumenty mogą generować powstanie WZKK:

korekta wartościowa do PZ/ FZ

korekta ilościowa do PZ/ FZ

Przykład Korekta wartościowa do FZ Na Fakturze Zakupu przyjęliśmy 10 szt. towaru po 20 zł. Następnie utworzony został dokument PZ do faktury, który wprowadził do magazynu 10 szt. towaru o wartości 200 zł. Towar został sprzedany w całości – koszt wyliczony na dokumencie WZ to 200 zł. Otrzymujemy korektę wartościową do dokumentu FZ, który zmniejsza cenę towaru z 20 zł do 18 zł. Tym samym koszt wyliczony na dokumencie WZ jest zbyt duży.

Ilość Wartość Cena zakupu

PZ 10 200 20

WZ 10 200 20

Korekta wartości 0 -20

WZKK 0 -20

W chwili wystawienia korekty wartościowej do FZ automatycznie utworzony zostanie dokument WZKK o wartości -20 zł, który zmniejszy naliczony koszt własny z 200 zł na 180 zł.

Przykład Korekta ilościowa do PZ Towar został przyjęty na magazyn na podstawie dwóch Przyjęć Zewnętrznych PZ1 i PZ2. Oba dotyczą tego samego towaru, tej samej ilości, ale cena zakupu (wartość) jest różna. Sprzedano 10 szt. Ponieważ magazyn rozliczany jest metodą FIFO było to 10 szt. Z PZ1. Następnie otrzymujemy korektę ilościową do PZ1- zwracany jest cały towar (10 szt.).


PZ 1 10 200 20

PZ 2 10 100 10

WZ1 10 200 (FIFO)

Korekta ilości do PZ1 -10 -200

WZKK 0 -100

Możemy wykonać korektę do PZ1, mamy odpowiednią ilość na magazynie. Problemem jest tylko inna wartość zakupu towaru. W takiej sytuacji koszt wyliczony na dokumencie WZ powinien wynieść 100 zł, a nie 200. Wystawiamy korektę ilościową do PZ, a program wykona dodatkowo jeszcze korektę kosztu na Wydaniu Zewnętrznym WZKK. Pierwotnie koszt na WZ wynosił 200 zł, zwróciliśmy towar o tej wartości więc poprawny koszt na WZ powinien wynosić 100 zł (jak z drugiej dostawy) i taki efekt osiągamy dzięki WZKK na kwotę -100 zł.

Przykład Korekta ilości do WZ


Na dokumencie PZ1 przyjmujemy 10 szt. W cenie 10 zł, na PZ2 kolejne 10 szt. towaru w cenie 15 zł. Następnie sprzedajemy 10 szt. towaru (wyliczony zostaje koszt własny 100 zł). Następuje zwrot całkowity PZ 1, w związku z czym koszt na WZ powinien wzrosnąć do 150 zł (wartość towaru z drugiej dostawy) – powstaje dokument WZKK 1 o wartości 50 zł. W chwili obecnej mamy na magazynie 0 szt. towaru i jego wartość wyliczona w oparciu ilość dokumenty również wynosi 0 zł. Zwracamy towar z WZ: powstaje dokument WZKOR o wartości 150 zł. WZKOR uwzględnia WZKK1 na kwotę 50 zł. Na magazynie mamy dzięki temu 10 szt. towaru o wartości 150 zł.


PZ 1 10 100 10

PZ 2 10 150 15

WZ1 10 100 (FIFO)

Korekta ilości do PZ1 -10 -100

WZKK 1 0 50

Korekta ilości do WZ -10 150

9.2.2.1 Korekta VAT

Korekta VAT nie powoduje korekt dokumentów magazynowych

9.3 Korekty do dokumentów nie istniejących w systemie

Zdarzają się sytuacje, że dokument sprzedaży lub zakupu został wystawiony jeszcze przed rozpoczęciem pracy z systemem Comarch ERP Optima. Natomiast już po rozpoczęciu pracy zaistnieje potrzeba wprowadzenia do systemu korekty takiego dokumentu. W programie zostało to rozwiązane przez zarejestrowanie w systemie dokumentu pierwotnego (czyli wystawionego przed jeszcze przed rozpoczęciem pracy z Comarch ERP Optima), a następnie wystawienie odpowiedniej korekty.

9.3.1 Dokument pierwotny

Aby umożliwić zarejestrowanie korekty do nieistniejącego w systemie dokumentu wprowadzono tzw. dokumenty pierwotne. Dokument pierwotny odpowiada takiej niezarejestrowanej fakturze.

Możliwość wystawienia dokumentów pierwotnych dotyczy Faktur Zakupu, Faktur Sprzedaży oraz Paragonów.

Aby wystawić dokument pierwotny należy wcisnąć strzałkę obok Dodaj i z otwartego menu wybrać Dokument pierwotny.

Dokument pierwotny wystawiany jest w podobny sposób jak zwykły dokument sprzedaży/ zakupu w systemie. Różnicą jest, że na zakładce Płatności nie ma tabelki odpowiadającej za płatności dokumentu oraz tabelki umożliwiającej rozliczanie zaliczek.

Informacja o tym, że dany dokument jest dokumentem pierwotnym znajduje się w opisie formularza w górnej części okna (np. Faktura Sprzedaży FA/00001/2008 pierwotna).

Dokument pierwotny przyjmuje numerację proponowaną przez program, oprócz tego istnieje możliwość uzupełnienia Nr pierwotnego (numeru faktycznie korygowanego dokumentu). Numer dokumentu pierwotnego należy wprowadzić ręcznie po wybraniu opcji Nr pierwotny dostępnej w menu rozwijanym po wciśnięciu strzałki obok przycisku Dokument z poziomu formularza dokumentu pierwotnego.

Na listach Faktur Sprzedaży, Paragonów oraz Faktur Zakupu znajduje się parametr: Pierwotne, dotyczący wyszukiwania dokumentów pierwotnych. Zasady wyszukiwania dokumentów pierwotnych są identyczne jak w przypadku innych parametrów:

jeśli zaznaczona jest opcja TAK i NIE – program podczas wyszukiwania dokumentów nie uwzględnia statusu dokumentu (podstawowy/ pierwotny)

jeśli zaznaczona jest opcja TAK – program wyszukuje tylko dokumenty pierwotne

jeśli zaznaczona jest opcja NIE – program wyszukuje tylko dokumenty podstawowe (zwykłe).

Zasady wystawiania dokumentów pierwotnych:

Dokument pierwotny nie powoduje zmiany ceny zakupu na karcie towaru, a tym samym nie powoduje naliczenia nowych cen sprzedaży (w przypadku aktywnego mechanizmu aktualizacji cen).


Wystawienie nie powoduje powstania płatności (zapisu w kasie lub zdarzenia w preliminarzu)

Dla dokumentów pierwotnych nie można wystawić skojarzonych dokumentów magazynowych (WZ, PZ)

Wystawienie dokumentu pierwotnego nie powoduje ruchu towaru w magazynie

Wystawienie dokumentu pierwotnego nie powoduje powstania rezerwacji ani zamówienia

Dokumenty pierwotne nie mogą zostać zafiskalizowane

Dokumenty pierwotne nie mogą zostać zaksięgowane ani przesłane do rejestrów VAT

Dokumenty pierwotne nie mogą zostać wyeksportowane do systemu Comarch EDI

Podczas wystawiania dokumentu nie jest uwzględniana blokada na datę dokumentu – dokument pierwotny może mieć datę wcześniejszą niż ostatni bilans zamknięcia magazynu (dla innych dokumentów obowiązuje zasada, że ich data nie może być wcześniejsza niż data ostatniego BZM)

Wystawienie dokumentu pierwotnego (zatwierdzone na stałe lub w buforze) nie blokuje możliwości wykonania bilansu zamknięcia magazynu (w przeciwieństwie do dokumentów podstawowych nieskojarzonych z magazynowymi lub w buforze).

Wystawienie dokumentu pierwotnego (zatwierdzone na stałe lub w buforze) nie blokuje możliwości zamknięcia inwentaryzacji.

9.3.2 Korekta dokumentu pierwotnego

Kiedy dokument pierwotny został już wystawiony można do systemu wprowadzić do niego korektę. Korekta może dotyczyć ilości, wartości lub stawki VAT. Sposób wystawiania korekt do dokumentów pierwotnych jest identyczny jak w przypadku korekt do zwykłych dokumentów sprzedaży/ zakupu.

Należy jednak pamiętać, że korekty do dokumentów pierwotnych nie powodują ruchu towaru ani zmiany jego wartości w magazynie (w odróżnieniu od korekt do zwykłych dokumentów). Służą one jedynie do poprawnej rejestracji dokumentów tak, by mogły zostać np. zaksięgowane lub też spowodowały odpowiedni zapis w module Kasa/Bank. Dlatego aby prawidłowo ustalić stan i wartość towaru w magazynie należy następnie wystawić jeszcze dokumenty:

Jeśli korekta powinna wprowadzić towar do magazynu (np. korekta do Faktury Sprzedaży) – należy wystawić dokument PW i wpisać tam cenę, w jakiej towar został zdjęty z magazynu podczas wystawiania faktury pierwotnej

Jeśli korekta ma dotyczyć ilości na dokumencie zakupu (FZ, PZ) należy:

wystawić dokument RW zdejmujący towar z magazynu lub

wystawić korektę ilościową do dokumentu, którym towar został wprowadzony na magazyn w chwili rozpoczęcia pracy z programem (BOM lub PZ). Przy tej metodzie program automatycznie skoryguje koszt własny zakupu towaru na wcześniejszych dokumentach wydania towaru z magazynu (jeśli takie miało miejsce)

W przypadku korekt wartościowych do nieistniejących dokumentów FZ należy skorygować wartość towaru w magazynie. Korekta wartościowa towaru w magazynie jest możliwa tylko wtedy, gdy towar został wprowadzony do magazynu przy pomocy dokumentu BOM. Należy wtedy wystawić korektę wartościową do BOM. Jeśli towar został wprowadzony innym dokumentem (np. PZ) nie jest możliwe wykonanie korekty wartości towaru w magazynie.

9.3.3 Dokumenty RW/PW do korekt dokumentów pierwotnych

Istnieje możliwość automatycznego utworzenia dokumentu RW/ PW do korekty dokumentu pierwotnego. Po zatwierdzeniu dokumentu korygującego (korekta ilości) w menu kontekstowym dostępna jest funkcja Przekształcenie do RW/PW. Funkcja tworzy dokument wewnętrzny RW/PW, ustalając na nim ilości zgodne z korektą:

W przypadku dokumentów korygujących, które powinny wprowadzić towar do magazynu, tworzony jest dokument PW. Dokument PW jest zapisywany do bufora i Użytkownik ma możliwość skorygowania wartości towaru, w jakiej ma być wprowadzony do magazynu. Na formularzu domyślnie podpowie się kontrahent !NIEOKREŚLONY!. Pole to można edytować.

W przypadku dokumentów korygujących wyprowadzających towar z magazynu tworzony jest dokument RW. Jest on od razu zapisywany na trwałe, zdejmując towar zgodnie z metodą rozliczania magazynu określoną dla danej bazy. Kontrahent na RW zostanie przeniesiony z faktury pierwotnej.


1. Dokument PW/ RW można utworzyć tylko dla korekty ilościowej do dokumentu pierwotnego.

2. Korekta musi być zapisana na trwałe (nie można tworzyć RW/PW dla korekt w buforze i anulowanych).

3. Dokument RW/ PW można utworzyć do korekty tylko raz.

4. W przypadku anulowania korekty – anulowany jest również skojarzony z nią dokument RW/ PW.

5. Jeśli na korekcie występują usługi są one pomijane podczas tworzenia RW/ PW.

9.4 Seria dla dokumentów korygujących

W numerze dokumentu korygującego można wskazać serię jako dodatkową informację do rozróżnienia dokumentów (schematy numeracji definiujemy w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów).

W Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry znajduje się opcja Przenoś serie na dokumenty korygujące – po zaznaczeniu parametru seria w numerze korekty jest przenoszona z dokumentu korygowanego.


10 Opakowania kaucjonowane

Uwaga: Funkcja rozliczania opakowań kaucjonowanych jest dostępna tylko dla Użytkowników korzystających z modułu Handel, prowadzącego gospodarkę magazynową. Jeśli Użytkownik posiada tylko moduł Faktury – funkcja nie będzie dostępna.

Uwaga: Aby w programie pojawiły się opcje związane z obsługą opakowań kaucjonowanych należy zaznaczyć parametr Obsługa opakowań kaucjonowanych w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Kaucje. Możliwość włączenia funkcji jest dostępna również w chwili tworzenia nowej bazy danych z poziomu funkcji konfigurującej wstępnie program (okno Sprzedaż).

Automatyczna możliwość wyliczania kaucji opiera się o utworzone schematy opakowań kaucjonowanych, które następnie są przypisywane do poszczególnych towarów. Po wpisaniu towarów na dokument program przelicza, w oparciu o przypisane im schematy, ile opakowań powinno być równocześnie wydane. Proponowane ilości są widoczne na odrębnej zakładce na dokumencie. Użytkownik ma możliwość zmodyfikowania zaproponowanej listy opakowań. Równocześnie Użytkownik może określić, czy za wydane opakowania kaucjonowane będzie pobierana opłata.

W chwili wydania towaru, kiedy tworzony jest dokument WZ, równocześnie wydawane są opakowania kaucjonowane. Dla kaucji tworzony jest odrębny dokument WKA/ PKA, czyli Wydanie kaucji/ Przyjęcie kaucji.

Dla poszczególnych dokumentów kaucyjnych określony jest termin zwrotu opakowań. Kaucje, które nie zostały zwrócone w terminie powinny zostać zafakturowane. W programie istnieje możliwość wystawienia Faktury Sprzedaży na podstawie dokumentów WKA, gdzie termin zwrotu minął.

Równocześnie w podobny sposób, w oparciu o dokumenty Przyjęcia Kaucji, istnieje możliwość wprowadzenie Faktury Zakupu za niezwrócone opakowania.

10.1 Formularz opakowania kaucjonowanego

Opakowania kaucjonowane muszą być wprowadzone jako odrębne pozycje na liście zasobów. Podczas wprowadzania karty magazynowej dostępny jest parametr Opakowanie/ kaucja. Po jego zaznaczeniu wprowadzana pozycja będzie traktowane przez program jako opakowanie kaucjonowane, czyli m.in. będzie możliwość wykorzystania go w schematach opakowań czy też wpisywania na dokumenty kaucyjne. Parametr Opakowanie/ kaucja może być zaznaczony niezależnie od typu zakładanej karty (towar/ usługa, prosty/ złożony – poza usługami złożonymi z zaznaczonym parametrem Pobieranie składników na FA/PA).

Możliwość odznaczenia parametru jest blokowana w chwili wystawienia pierwszego dokumentu z danym opakowaniem.

10.2 Schematy opakowań kaucjonowanych

Każdy towar może być związany z kilkoma opakowaniami kaucjonowanymi. Po to, by powiązać towar z różnymi opakowaniami tworzone są schematy. To tam Użytkownik decyduje dla jakiej ilości towaru wydawane są kolejne opakowania.

Lista schematów opakowań jest dostępna w menu Ogólne/ Inne/ Schematy Opakowań. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski: Dodaj, Usuń, Zmień.

Dodając nowy schemat opakowania należy uzupełnić następujące informacje:

Kod – kod schematu (unikalny)

Nazwa – nazwa schematu

Następnie należy uzupełnić listę opakowań związanych ze schematem. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń, Zmień. Definiowanie schematu opiera się na podaniu kodu opakowania i zadeklarowaniu, dla jakiej ilości towaru takie opakowanie powinno być wydane.

Przykład Przy sprzedaży napoju opakowaniem podstawowym jest butelka, ale równocześnie przy większej ilości (np. 20 napojów) można wydać skrzynkę. Dlatego tworząc schemat należy określić, że butelka jest wydawana zawsze, przy


sprzedaży każdego jednego napoju, natomiast przy sprzedaży 20 napojów powinna być również wydana skrzynka. Przykładowy schemat wyglądałby tak:

Rys. Schemat opakowań kaucjonowanych

Należy przy tym pamiętać, że jeden schemat może być wykorzystany dla wielu towarów.

Przykład Jeżeli kilka rodzajów napojów jest sprzedawane w takich samych butelkach i w takich samych skrzynkach, wtedy utworzony SCHEMAT 1 można skojarzyć z kilkoma towarami w cenniku, bez konieczności powielania schematów na liście.

10.2.1 Powiązanie schematów opakowań z towarami

Towary, którym towarzyszą opakowania kaucjonowane, muszą mieć przypisany schemat opakowania. Dzięki temu w momencie sprzedaży/ zakupu takiego towaru program może wyliczyć ilość opakowań kaucjonowanych, które powinny być równocześnie wydane/ przyjęte.

Schemat przypisywany jest na karcie towaru (z poziomu zasobów czy cennika). Kod schematu można wpisać

ręcznie lub wybrać z listy po wciśnięciu przycisk .

10.3 Lista dokumentów WKA i PKA

Podobnie jak towary handlowe wydawane są z magazynu w oparciu o dokumenty WZ, tak do obsługi opakowań kaucjonowanych utworzono odrębne dokumenty WKA (Wydanie Kaucji). Natomiast wprowadzenie towarów kaucjonowanych do magazynu, związane z zakupem towarów, oparte jest głównie o dokumenty PKA (Przyjęcie Kaucji).

Lista dokumentów Wydania kaucji oraz Przyjęcia Kaucji jest dostępna w menu Handel/ Inne(Magazyn). Dokumenty te mogą być tworzone na kilka sposobów:

Dokumenty WKA Dokumenty PKA

Wystawiane przez Użytkownika bezpośrednio z listy – są to dokumenty niezależne, niezwiązane z innymi dokumentami zarejestrowanymi w systemie.

Wystawiane bezpośrednio z listy – są to dokumenty niezależne, niezwiązane z innymi dokumentami przychodowymi.

Tworzone na podstawie Faktur Sprzedaży i Paragonów - w momencie tworzenia dokumentu WZ do FA/PA program sprawdza listę opakowań na zakładce Kaucje i umieszcza je na odrębnym dokumencie WKA.

Tworzone na podstawie Faktury Zakupu – w momencie tworzenia dokumentu PZ do Faktury Zakupu program sprawdza listę opakowań na zakładce Kaucje i umieszcza je w odrębnym dokumencie PKA.


Tworzone do dokumentu WZ – z poziomu listy WZ istnieje możliwość utworzenia dokumentu WKA, na którym program wyliczy ilość opakowań, które powinny zostać wydane razem z towarami.

Tworzone do dokumentu PZ – z poziomu listy PZ istnieje możliwość utworzenia PKA, na którym program wyliczy ilość opakowań, które powinny być przyjęte do magazynu razem z zakupionymi towarami.

Lista zawiera wszystkie dokumenty WKA/ PKA zarejestrowane w systemie.

Lista może być filtrowana przy wykorzystaniu dodatkowych parametrów:

Pierwotne niezwrócone w terminie – filtruje dokumenty WKA/ PKA, których termin zwrotu już minął, a nie zostały jeszcze całkowicie zwrócone. Dokumenty są wyświetlane niezależnie od tego, czy zostały zafakturowane. Lista zawiera dokumenty w buforze.

Pierwotne niezafakturowane – filtruje listę dokumentów WKA/ PKA (bez korekt), które nie zostały jeszcze zafakturowane, niezależnie od terminu zwrotu kaucji. Lista zawiera dokumenty w buforze.

Tak więc, zaznaczając obydwa parametry, Użytkownik może uzyskać listę dokumentów WKA/ PKA, które powinny zostać zafakturowane (niezafakturowane i po terminie zwrotu).

Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski Dodaj, Zmień, Usuń.

Ponadto z poziomu listy możliwe jest:

- wystawienie korekty ilościowej lub wartościowej. Wyboru można dokonać z poziomu menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki. Zasady korygowania dokumentów WKA i PKA są podobne jak w przypadku dokumentów WZ i PZ.

- zafakturowanie opakowań niezwróconych. Zasady fakturowania opakowań są opisane w odrębnym rozdziale.


10.4 Formularz dokumentu WKA/ PKA

Formularz dokumentu Wydania Kaucji oraz Przyjęcia Kaucji jest zbliżony do formularza Faktury Sprzedaży i Zakupu (zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie).

Uwaga: Dokumenty WKA i PKA są zawsze liczone algorytmem od brutto!

Numeracja

Dokumenty WKA i PKA posiadają własne schematy numeracji. Na dokumencie informacja o sposobie numerowania jest wypełniana w polu Dokument. Dla dokumentów WKA i PKA zostały zdefiniowane domyślne schematy numeracji, w zależności od sposobu ich tworzenia:

Dokumenty WKA Dokumenty PKA

Sposób tworzenia Schemat numeracji Sposób tworzenia Schemat numeracji

Z poziomu listy WKA WKA Z poziomu listy PKA PKA

Na podstawie FA/ PA WKFA/ WKPA Na podstawie FZ PKFZ

Na podstawie WZ WKA Na podstawie PZ PKA

Nowe schematy dla dokumentów kaucyjnych można definiować z poziomu menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Magazyn, natomiast zmiany schematów domyślnych można dokonać w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Dokumenty.


Płatności

W przypadku dokumentów WKA/ PKA Użytkownik może zadecydować, czy dla danego dokumentu ma być tworzona płatność w module Kasa/Bank. Zależy to od zaznaczenia na zakładce Płatności parametru Płatności:

Jeśli parametr nie jest zaznaczony – dokument WKA/ PKA nie utworzy płatności w Kasie/Banku. Parametr powinien być odznaczony, jeśli sprzedający nie pobiera kaucji za wydane opakowania.

Jeśli parametr jest zaznaczony – na zakładce pojawia się tabela, w której można podać szczegółowy harmonogram płatności. Zasady tworzenia płatności dla WKA/ PKA są podobne jak ma to miejsce w przypadku Faktury Sprzedaży oraz Faktur Zakupu.

Ponadto, jeśli dokument WKA/ PKA tworzy płatność istnieje możliwość rozliczenia z nim zaliczki. Na zakładce Płatności widoczna jest tabela z nierozliczonymi zapisami kasowymi kontrahenta lub wskazanego pracownika. Zasady rozliczania zaliczek są identyczne jak w przypadku Faktur Sprzedaży/ Faktur Zakupu.

Uwaga: Istnieje możliwość domyślnego ustawienia, czy dany kontrahent ma mieć naliczane kaucje za opakowania. Parametr Naliczaj płatności dla dokumentu WKA/PKA znajduje się na karcie kontrahenta, na zakładce Handlowe.

Uwaga: Termin płatności oraz data zapisu KP są liczone w stosunku do daty wskazanej w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów. W przypadku dokumentów WKA obowiązują ustawienia dla FA/ PA, w przypadku PKA – ustawienia dla Faktur Zakupu.

Termin zwrotu.

Termin zwrotu opakowań kaucjonowanych na dokumencie WKA można ustalić na zakładce Płatności. Domyślny termin zwrotu dla poszczególnych kontrahentów można ustalić na karcie kontrahenta, na zakładce Handlowe.

Lista opakowań.

Lista pozycji na dokumencie WKA/ PKA jest obsługiwana za pomocą standardowych przycisków Dodaj, Usuń, Zmień. Należy jednak pamiętać, że na WKA/ PKA mogą zostać dodane tylko pozycje, które na karcie mają zaznaczony parametr Opakowanie/kaucja.

Uwaga: Opakowania wprowadzone na dokument WKA są zdejmowane z magazynu, nawet jeśli dokument jest zapisany do bufora. Zasady obsługi zasobów są podobne jak na dokumencie WZ.

W przypadku dokumentów PKA zasady obsługi zasobów są podobne jak dla PZ (dopiero dokument zatwierdzony na trwałe wprowadza opakowanie do magazynu).

Koszt na dokumencie WKA jest wyliczany na podobnych zasadach jak dla dokumentu WZ – do czasu zapisania dokumentu koszt jest symulowany, zgodnie z ustawieniami parametru w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry: wg ostatniej ceny zakupu lub średniej ceny zasobów. Dopiero po zapisaniu dokumentu WKA (na stałe lub do bufora), kiedy opakowania zostają zdjęte z magazynu – program podaje rzeczywisty koszt opakowań.

10.5 Zakładka Kaucje na dokumentach handlowych

Istnieje możliwość ustalania wydanych/ pobranych opakowań już na poziomie dokumentu handlowego, jeszcze przed wydaniem/ przyjęciem towaru do magazynu. Listę opakowań kaucjonowanych można ustalić na 6. zakładce Kaucje na dokumencie handlowym: Fakturze Zakupu, Fakturze Sprzedaży oraz Paragonie.

Uwaga: Kaucje na dokumencie handlowym są zawsze wyliczane w cenach brutto, niezależnie od algorytmu ustawionego dla dokumentu handlowego (FA/ FZ).

Zakładka Kaucje nie pojawi się na dokumentach typu: Faktura do Paragonu oraz Faktura do nie zwróconych dokumentów WKA. Opakowania kaucjonowane nie są wydawane dla składników usługi złożonej. Jeżeli na Fakturze lub Paragonie dodano usługę, której składnik jest powiązany ze schematem opakowań, opakowania, które mają


być wydane dla tej transakcji należy dodać ręcznie na zakładce Kaucje lub wygenerować dla nich oddzielnie dokument WKA.

Rabaty

Lista opakowań towarzyszących transakcji jest traktowana przez program jako odrębna lista, gdzie stosowane są upusty zgodnie z zadeklarowanymi dla danego kontrahenta lub towaru. Warto jednak pamiętać, że podczas wyliczania kaucji z poziomu zakładki Kaucje nie jest pobierany rabat z dokumentu handlowego (rabat wynikowy z nagłówka). Tym samym zmiana rabatu w nagłówku dokumentu handlowego nie powoduje przeliczenia wartości opakowań na zakładce Kaucje.

Na zakładce Kaucje Użytkownik może określić termin zwrotu opakowań. Termin domyślnie pobierany jest z karty kontrahenta (zakładka Handlowe).

Rys. Faktura Sprzedaży - zakładka Kaucje

Płatności

Na zakładce Kaucje Użytkownik może określić, czy za opakowanie pobierana jest kaucja (opłata). Podobnie jak w przypadku dokumentów kaucyjnych WKA/PKA:

Jeśli parametr nie jest zaznaczony – w Kasie/Banku nie jest tworzona płatność związana z kaucjami.

Jeśli parametr jest zaznaczony – w Kasie/Banku powstaje płatność związana z kaucjami.

Należy pamiętać, by odrębnie zdefiniować harmonogram płatności dla dokumentu handlowego FZ/FA/PA (na zakładce Płatności), a odrębnie dla kaucji (na zakładce Kaucje).

Uwaga: W Kasie/Banku tworzone są dwie odrębne płatności: dla dokumentu handlowego (FZ, FA, PA) oraz dla kaucji.

W przypadku zapłaty gotówką zarówno za dokument handlowy, jak i kaucje kwota proponowana przy zapisie dokumentu obejmuje wartość towaru i kaucji. Jednak w module Kasa/Bank tworzone są dwa odrębne zapisy kasowe: za towary i za kaucje.

Do czasu wygenerowania WKA, płatności (zdarzenia i zapisy) są przypięte do FA. Po wygenerowaniu WZ/WKA do FA płatności są przepinane na WKA. Należy przy tym pamiętać, że przy tworzeniu FA do PA, po wybraniu nowego kontrahenta na FA nie jest on zmieniany na WKA/PKA i na płatnościach (zdarzeniach i zapisach) w Kasie/Banku.


Jeśli Faktura Sprzedaży powstała w oparciu o wystawione wcześniej dokumenty WZ, wtedy na FA nie pojawi się zakładka Kaucje. Przy takim schemacie obiegu dokumentów (najpierw WZ, potem FA) dokumenty kaucyjne powinny być tworzone na podstawie WZ (funkcja dostępna z poziomu listy WZ), a dopiero później WZ przekształcane do FA. W innym przypadku dokument WKA do FA można utworzyć z listy Faktur Sprzedaży (opcja Dodanie nowego WKA).

10.5.1 Przeliczanie opakowań na transakcji

Po wprowadzeniu towarów na dokument handlowy z poziomu zakładki Kaucje istnieje możliwość przeliczenia

opakowań towarzyszących transakcji. Na zakładce Kaucje znajduje się przycisk . Po jego wciśnięciu program sprawdza, czy towary wpisane na dokument są skojarzone ze schematami opakowań. Na tej podstawie wylicza

ilość opakowań, jaka wynika z ilości poszczególnych towarów. Po przeliczeniu kaucji przycisk zmienia się na .

Jednak jeśli Użytkownik wprowadzi zmiany na liście towarów handlowych, przycisk ponownie zmieni się na , informując w ten sposób, że ponownie trzeba przeliczyć listę opakowań.

Uwaga: Przy ponownym przeliczaniu listy opakowań na zakładce Kaucje program od nowa wylicza ilość opakowań kaucjonowanych. Jeśli wcześniej Użytkownik wprowadził na liście opakowań zmiany – przy ponownym przeliczaniu zostaną one utracone.

Zasady wyliczania ilości opakowań:

1. Jeśli takie samo opakowanie jest skojarzone z kilkoma różnymi towarami – na zakładce Kaucje opakowania będą sumowane.

2. Program wykaże opakowanie na zakładce tylko w przypadku, gdy ilość towaru przekroczy ilość określoną w schemacie opakowania

W przykładzie skrzynka pojawi się na zakładce tylko, jeśli na dokumencie sprzedane będzie 20 lub więcej napojów.

3. Opakowania przeliczane są dla poszczególnych towarów, a dopiero potem sumowane.

Przykład Jeśli na dokumencie wprowadzimy 15 szt. napoju, a następnie (w odrębnej pozycji) kolejne 10 szt. napoju to program na zakładce Kaucje wyliczy tylko 25 butelek, bez skrzynki. Wynika to ze sposobu liczenia: żadna z pozycji (15 szt. I 10 szt.) nie spełnia warunku koniecznego do umieszczenia na liście opakowań kaucjonowanych skrzynki (minimum 20 szt.).

Lista opakowań kaucjonowanych towarzyszących transakcji może być modyfikowana przez Użytkownika. Obsługiwana jest przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń i Zmień. Należy jednak pamiętać, że na zakładce Kaucje mogą być dodawane tylko pozycje o statusie Opakowanie/ Kaucja zaznaczonym na karcie.

Jeśli podczas transakcji część opakowań kaucjonowanych jest wymieniana, wtedy na zakładce Kaucje należy wpisać bilans rozliczeń opakowań kaucjonowanych.

Przykład Klient kupuje 25 napojów, ale równocześnie na wymianę przynosi 7 butelek, wtedy na zakładce Kaucje powinno zostać wpisane 18 butelek.

Uwaga: Do czasu utworzenia dokumentów magazynowych zasoby dotyczące opakowań są rezerwowane/ zdejmowane/ zamawiane w identyczny sposób jak zasoby dotyczące towarów handlowych z dokumentu.

10.5.2 Automatyczne przeliczanie kaucji

W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Kaucje znajduje się parametr związany z automatycznym przeliczaniem opakowań kaucjonowanych w momencie dodawania pozycji na dokument:

Jeśli parametr jest wyłączony – opakowania na zakładce Kaucje są wyliczane tylko po wciśnięciu przycisku „pioruna”.


Jeśli parametr jest zaznaczony – opakowania są wyliczane automatycznie, równocześnie z wprowadzaniem towarów handlowych na dokument FA/PA.

Funkcja działa na Fakturach Sprzedaży i Paragonach. Przy zaznaczonym parametrze program przelicza opakowania na zakładce Kaucje w momencie:

dodania nowego towaru/ usługi,

usunięcia towaru,

zmiany ilości

zmiany jednostki miary

Uwaga: Należy pamiętać, że przy zmianie na liście towarów handlowych program od nowa wylicza listę opakowań kaucjonowanych. Jeśli Użytkownik wprowadzi zmiany na liście opakowań, a następnie zmieni towary handlowe – wprowadzone zmiany opakowań zostaną utracone.

10.5.3 Kopiowanie transakcji

W trakcie kopiowania dokumentu:

jeśli opakowania są na zakładce Kaucje – zawartość zakładki jest kopiowana,

jeśli do dokumentu jest już utworzony dokument WKA – zakładka Kaucje nie jest wypełniane,

jeśli w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Kaucje jest zaznaczony parametr o automatycznym odświeżaniu kaucji – opakowania na zakładce Kaucje są zawsze wyliczane od nowa.

10.6 Tworzenie WKA/ PKA do dokumentów handlowych

Dokumenty WKA/PKA do dokumentów handlowych mogą być tworzone na dwa sposoby: równocześnie z tworzeniem dokumentu magazynowego oraz z poziomu listy dokumentów FA/PA/FZ.

10.6.1 Tworzenie równocześnie WKA i WZ (PKA i PZ)

W chwili tworzenia dokumentu magazynowego (WZ/PZ) równocześnie program sprawdza, czy na zakładce Kaucje na dokumencie handlowym wpisane są jakieś opakowania. W chwili tworzenia dokumentu magazynowego WZ/PZ, na którym umieszczone są towary handlowe, równocześnie tworzony jest dokument kaucyjny WKA/PKA, na którym umieszczone są opakowania kaucjonowane. W takim przypadku dokument kaucyjny WKA/PKA jest zawsze zapisywany na trwałe. Informacja o płatnościach do WKA jest pobierana z dokumentu Faktury Sprzedaży (zakładka Kaucje).

Uwaga: Jeśli opakowanie ma na karcie nadany status usługa – wtedy utworzenie WKA na takie opakowanie jest uzależnione od ustawienia parametru Konwersja FA/PA do WZ - przenoś usługi na WZ w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry . Podobnie w przypadku dokumentów PKA tworzonych do FZ.

10.6.2 Generowanie dokumentu WKA/PKA z listy.

Istnieje możliwość utworzenia dokumentu kaucyjnego WKA/PKA do zatwierdzonego dokumentu handlowego, nawet w przypadku, gdy istnieje już dokument magazynowy WZ/WKA lub PZ/PKA. Funkcja może być wykorzystana w sytuacji, gdy konieczne jest ustalenie różnych terminów zwrotu kaucji czy też różnych form płatności dla opakowań towarzyszących transakcji. Funkcja jest dostępna:

pod przyciskiem strzałki na liście Faktur Sprzedaży i Paragonów jako Dodanie nowe WKA,

pod przyciskiem strzałki na liście Faktur Zakupu jako Dodanie nowe PKA.

W takim przypadku dokument WKA/PKA jest tworzony różnicowo (tzn. uwzględnia wcześniej utworzone dokumenty WKA). Tworzony w ten sposób dokument WKA jest zapisywany do bufora.


1. Na dodanym WKA dane dotyczące terminu zwrotu, formy płatności itp. są pobierane z karty kontrahenta, a nie z dokumentu handlowego.

2. Nie można dodać kolejnego WKA/ PKA do dokumentu handlowego, jeśli wcześniej utworzone WKA/PKA jest nadal w buforze.

3. W przypadku anulowania dokumentu handlowego nie jest anulowany dokument kaucyjny.

4. Jeśli anulowany zostanie dokument kaucyjny skojarzony z FA/ PA/ FZ, to przy dodawaniu nowego dokumentu kaucyjnego (różnicowego) nie zostanie on uwzględniony.

Uwaga: Dodanie nowego dokumentu WKA/ PKA (różnicowego) jest możliwe tylko w przypadku, gdy dokument handlowy (FA, PA, FZ) jest skojarzony z dokumentem WZ.

Wyjątkiem jest sytuacja, gdy na zakładce Kaucje nie ma przeliczonych żadnych opakowań. Wtedy możliwe jest utworzenie WKA do FA, pomimo, że nie ma jeszcze dokumentu WZ. Funkcja może być wykorzystana w firmach, gdzie do FA/ FZ nie są tworzone dokumenty magazynowe. Wtedy kaucje nie powinny być naliczane na zakładce Kaucje, a jedynie na WKA dodawanym z poziomu listy.

Uwaga: W przypadku wystawiania dokumentów korygujących do FA/PA/FZ nie są automatycznie korygowane powiązane dokumenty kaucyjne. Zwrot opakowań kaucjonowanych należy wykonać bezpośrednio z poziomu listy dokumentów WKA/PKA.

10.7 Wydruk opakowań kaucjonowanych na Paragonie fiskalnym

Na Paragonie fiskalnym, w części niefiskalnej, istnieje możliwość wydruku informacji o opakowaniach kaucjonowanych. Opcja jest dostępna po zaznaczeniu parametru opakowania w menu System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Drukarka fiskalna.

Uwaga: Wydruk opakowań nie jest możliwy na drukarkach Posnet / Elzab starej homologacji oraz na drukarkach INNOVA.

Nie ma możliwości wydruku na drukarce fiskalnej opakowań z dokumentów WKA/ PKA. Opakowania są drukowane tylko na Paragonach związanych z zafiskalizowanymi dokumentami sprzedaży (FA, PA). W części fiskalnej drukowane są towary handlowe, a w części niefiskalnej – opakowania.

Na Paragonie drukowane są zarówno opakowania z zakładki Kaucje (przed utworzeniem WZ/WKA), jak i opakowania z powiązanych z Fakturą Sprzedaży/ Paragonem dokumentów WKA. Jeśli do FA/PA istnieje więcej powiązanych dokumentów WKA – drukowane są opakowania ze wszystkich WKA.

Uwaga: Opakowania są drukowane na Paragonie niezależnie od tego, czy została pobrana za nie kaucja (opłata), czy nie.

Funkcja drukowania kaucji w drukarce fiskalnej wymaga, żeby wartość całkowita Paragonu była równa wartości towarów i wartości kaucji. Tak więc niezależnie od tego, czy sprzedawca pobiera opłatę (kaucję) za opakowanie, czy nie – wartość opakowań jest uwzględniana w podsumowaniu Paragonu.

Nie jest możliwe jednoczesne wydrukowanie form płatności i opakowań jeżeli opakowania skojarzone z fiskalizowanym dokumentem nie posiadają płatności. Dlatego, jeżeli załączono w Konfiguracji drukowanie form płatności i opakowań, a na dokumentach kaucyjnych nie ma płatności - formy płatności nie będą drukowane na Paragonie.

Na Paragonie nie są drukowane poszczególne opakowania. Na wydruku pojawia się opis Opakowanie wraz z ilością i ceną.

Istnieje również możliwość wydruku numeru opakowania. Jako numer opakowania podawany jest numer katalogowy z karty cennikowej, pod warunkiem, że zawiera się w zakresie liczb od 1 do 127.


10.8 Dokumenty WZ/PZ a opakowania kaucjonowane

Na dokumentach magazynowych nie jest dostępna zakładka Kaucje. Dokumenty kaucyjne dla WZ/PZ są tworzone

dopiero po zapisaniu dokumentu na trwałe, z poziomu listy. Po wciśnięciu przycisku na liście WZ, lub na liście PZ, tworzony jest dokument kaucyjny.

Na dokumencie program wylicza ilości opakowań na podobnych zasadach, jak to ma miejsce na zakładce Kaucje na dokumentach handlowych. Dokumenty WKA/PKA związane z dokumentami magazynowymi są zapisywane do bufora.

1. W przypadku, gdy do dokumentu WZ/PZ są wcześniej wystawione korekty ilościowe – na tworzonym dokumencie odpowiednio pomniejszone są ilości opakowań kaucjonowanych.

2. W przypadku anulowania dokumentu WZ/PZ nie jest automatycznie anulowany dokument WKA/PKA.

3. W przypadku skorygowania dokumentu WZ/PZ już po utworzeniu dokumentu kaucyjnego – nie są automatycznie korygowane dokumenty WKA/PKA. Użytkownik powinien to zrobić bezpośrednio z poziomu listy WKA/PKA.

4. Do jednego dokumentu WZ/PZ można utworzyć wiele dokumentów WKA/PKA, przy czym każdy kolejny dokument tworzony jest różnicowo (tzn. uwzględnia wszystkie poprzednie).

10.9 Korekty dokumentów kaucyjnych.

Dokumenty kaucyjne powinny być korygowane przede wszystkim w przypadku, gdy kontrahent zwraca pobrane wcześniej opakowania (w przypadku dokumentów WKA) lub też Użytkownik zwraca opakowania swojemu dostawcy (w przypadku dokumentów PKA). Dzięki takiemu rozwiązaniu na bieżąco znany będzie stan rozliczeń opakowań kaucjonowanych z poszczególnymi kontrahentami, co znacznie ułatwi ewentualne fakturowanie kaucji.

Zasady korygowania dokumentów kaucjonowanych są podobne jak w przypadku dokumentów magazynowych WZ/ PZ. Należy przy tym pamiętać, że parametr dotyczący płatności jest zgodny z ustawieniem na dokumencie, który jest korygowany.

10.10 Fakturowanie niezwróconych opakowań

Jeśli opakowanie nie zostanie zwrócone w określonym terminie – powinna zostać wystawiona Faktura Sprzedaży.

Funkcja jest dostępna z poziomu listy dokumentów WKA, po wciśnięciu przycisku . Fakturowane mogą być dokumenty WKA, które:

są zaznaczone na liście,

nie zostały w całości zwrócone (fakturowana jest tylko część niezwrócona),

zostały zatwierdzone na trwałe (nie są w buforze, ani anulowane)

Na podstawie zaznaczonych dokumentów WKA tworzona jest Faktura Sprzedaży:

1. Dokumenty WKA na liście widoczne są ze statusem FA.

2. Każdy dokument WKA można uwzględnić na FA tylko raz.

3. Po utworzeniu FA do WKA blokowana jest możliwość korygowania i anulowania zafakturowanych dokumentów WKA.

4. Do FA mogą być przekształcane dokumenty WKA, które mają zgodne:

kontrahenta

magazyn

walutę oraz kurs

Do FA mogą być przekształcane WKA niezależnie od tego czy posiadają płatności w Kasie/Banku. Utworzona Faktura tworzy płatność tylko w takiej części, w jakiej składają się na nią dokumenty WKA bez naliczonych wcześniej płatności.

Przykład Dla kontrahenta wystawiono dokument WKA1 na kwotę 500 PLN, z naliczoną kaucją. Drugi dokument WKA2 dla tego kontrahenta, na kwotę 300 PLN, nie ma naliczonej kaucji (nie ma płatności w Kasie/Banku). Obydwa


dokumenty fakturuję. Na fakturze mam w tabeli płatności tylko kwotę z WKA2 (bez kaucji), chociaż wartość całkowita faktury to 800 PLN (WKA1 + WKA2).

Na Fakturze Sprzedaży do WKA przepisywane są ceny i ilości z dokumentów WKA (z uwzględnieniem korekt) i Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany, usuwania opakowań z faktury, jak również dodawania nowych opakowań.

Po zatwierdzeniu Faktura Sprzedaży/ Faktura Zakupu związana z niezwróconymi opakowaniami nie powoduje już żadnych zmian na liście zasobów. Nie można również utworzyć do niej dokumentu WZ/PZ oraz WKA/PKA (na formularzu nie ma zakładki Kaucje, nie działa opcja Dodaj nowe WKA (PKA) z poziomu listy).

Faktura za niezwrócone opakowania na liście jest widoczna ze statusem WK.

Uwaga: Jeśli Użytkownik utworzy korektę do Faktury Sprzedaży fakturującej opakowania z dokumentów WKA – program automatycznie utworzy skojarzone korekty do dokumentów WKA (które odpowiednio skorygują zasoby). Należy pamiętać, że takie dokumenty korygujące WKA nie posiadają płatności (płatność w Kasie/Banku jest związana z FAKOR).


11 Podatek akcyzowy na wyroby węglowe

W programie Comarch ERP Optima dostępne są mechanizmy mające na celu ułatwienie obliczenia wartości akcyzy do zapłaty do Urzędu Celnego.

11.1 Parametry – konfiguracja

W Konfiguracji firmy/ Magazyn w gałęzi Akcyza – wyroby węglowe znajduje się parametr Akcyza na wyroby węglowe. Po jego zaznaczeniu w programie dostępne są funkcje związane z obsługą podatku akcyzowego.

Rys. Akcyza na wyroby węglowe

Zwolnienie od akcyzy

Atrybut do określenia podstawy prawnej zwolnienia (Dokument dostawy) – wartość tego atrybutu ustalona na pozycji dokumentu Wydania Zewnętrznego, Rozchodu Wewnętrznego będzie drukowana na Dokumencie dostawy w polu dotyczącym przeznaczenia uprawniającego do zwolnienia. Zalecamy zdefiniowanie atrybutu w następujący sposób:

Po kliknięciu w przycisk Atrybut otrzymujemy listę atrybutów kontrahenta, na liście dodajemy atrybut o kodzie np. AKCYZA, ustawiamy format lista i definiujemy pozycje listy wpisując przeznaczenie uprawniające do zwolnienia np. pośredniczący podmiot węglowy – Art.31a. Atrybut jest przenoszony na zakładkę Akcyza pozycji dokumentu WZ/RW. Jeżeli na formularzu kontrahenta wybranego na dokument, na zakładce Atrybuty dla atrybutu ustawionego w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Akcyza – wyroby węglowe określono wartość to zostanie ona przeniesiona automatycznie na zakładkę Akcyza pozycji dokumentu.

Adres miejsca wydania do przemieszczenia wyrobów węglowych – uzupełniony adres będzie przenoszony na zakładkę Dostawa dokumentu WZ/RW w pole Adres miejsca wydania do przemieszczenia wyrobów węglowych, a stamtąd na wydruk Dokumentu dostawy.

Schemat numeracji dla WZ generowanych do FA i PA - dla transakcji rejestrujących sprzedaż wyrobów węglowych dla kontrahenta zwolnionego z akcyzy można przypisać domyślny schemat numeracji dla Wydań Zewnętrznych generowanych automatycznie do Faktur Sprzedaży, Paragonów.

Naliczanie akcyzy

Powiększaj cenę o kwotę akcyzy – po zaznaczeniu parametru domyślne ceny sprzedaży na dokumentach zostają zwiększone o kwotę akcyzy.

Rabat na dokumentach z akcyzą – w przypadku udzielania rabatu na dokumentach Użytkownik może wskazać czy rabat ma być wyliczany od pełnej ceny czy od ceny bez akcyzy.


Atrybut dla oznaczenia ubytków (na pozycji dokumentu rozchodu) - na deklaracji AKC-WW ubytki towarów należy umieszczać oddzielnie, dlatego konieczne jest odpowiednie oznaczenie pozycji dokumentów rejestrujących ubytki wyrobów węglowych. Aby ubytki trafiły na deklarację w oddzielnej pozycji, konieczne jest dodanie na pozycji dokumentu (RW lub FA, PA,WZ) atrybutu określonego w konfiguracji do rejestrowania ubytków. Nie ma konieczności uzupełniania wartości atrybutu na dokumentach. Na deklaracji ubytki ujmowane są w oddzielnej pozycji CN z dodatkową informacją „Ubytki” w kolumnie Nazwa grupy wyrobów.

Deklaracja AKC-WW

W związku z wejściem w życie ustawy o wprowadzeniu podatku akcyzowego na wyroby węglowe należy składać do Urzędu Celnego comiesięczną deklarację AKC-WW. W Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Deklaracje w sekcji „Podatnik składa deklaracje/odprowadza zaliczki z tytułu:” jest dostępna deklaracja AKC-WW. Po zaznaczeniu deklaracji należy wybrać Urząd Celny, do którego składana jest deklaracja. W polu I.C. (AKC-WW) należy wskazać Izbę Celną, do której będzie generowana płatność podatku akcyzowego z tytułu deklaracji AKC-WW.

Dane podatnika pobierane są z Konfiguracji firmy/Dane firmy/VAT 7, VAT-UE, VAT-9M, AKC-WW.

11.2 Parametry – karta towaru

Na karcie towaru (menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby), na zakładce Dodatkowe znajduje się sekcja Akcyza na wyroby węglowe:

Kod CN – należy podać ośmiocyfrowy kod CN, jeżeli Użytkownik wypełnia deklarację Intrastat, kod CN jest identyczny jak w sekcji Intrastat (rozdz. Kody CN).

Wartość opałowa GJ/1000 kg – należy określić wartość energetyczną węgla/koksu w gigadżulach dla 1000 kg.

Jednostka uzupełniająca: 1000 kg – należy ustalić przelicznik między jednostką podstawową towaru a 1000 kg.

Stawka akcyzy – zgodnie z ustawą o podatku akcyzowym należy wpisać stawkę akcyzy od 1 gigadżula (GJ) energii zawartej w węglu i koksie – 1,28 zł.

11.3 Naliczanie akcyzy

Naliczenie podatku akcyzowego jest możliwe na: Fakturze Sprzedaży, Paragonie, Wydaniu Zewnętrznym, Rozchodzie Wewnętrznym, Fakturze Zakupu, Przyjęciu Zewnętrznym, Przyjęciu Wewnętrznym.

Na formularzu pozycji towarowej, dla towarów, które mają wypełnioną sekcję Akcyzy dostępna jest zakładka Akcyza zawierająca informacje związane z akcyzą przeniesione z karty towaru:

Kod CN,

Wartość opałowa GJ/1000 kg,

Stawka akcyzy,

Ilość w 1000 kg (wyliczona na podstawie ilości towaru z dokumentu i przelicznika między jednostkami określonego na karcie towaru w sekcji Akcyza na wyroby węglowe),

Wartość akcyzy – wyliczona jest dla wartości opałowej wynikającej z ilości sprzedawanego/wydawanego towaru.


Informacje te będą służyły do wyliczania podatku akcyzowego podczas generowania deklaracji AKC-WW.

Księgowanie akcyzy

Dla schematów księgowych o typie Faktury Sprzedaży, Paragony, Faktury Zakupu, Wydania Zewnętrzne, Przyjęcia Zewnętrzne, Rozchody Zewnętrzne i Przyjęcia Zewnętrzne dostępne są w programie makra umożliwiające księgowanie akcyzy.

11.3.1 Uwzględnienie akcyzy w cenie sprzedaży

Akcyza będzie doliczana do ceny sprzedaży w zależności od zaznaczenia parametru w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Akcyza – Wyroby węglowe: Powiększaj cenę o kwotę akcyzy. Po zaznaczeniu parametru, domyślna cena towaru pobrana na dokument z karty towaru zostanie powiększona o wartość akcyzy wyliczoną przez program w oparciu o wartość opałową GJ/1000 kg, stawkę akcyzy (1,28 zł) i ilość towaru w 1000 kg.

W przypadku udzielania rabatu na dokumentach, Użytkownik może wskazać czy rabat ma być wyliczany od pełnej ceny czy od ceny bez akcyzy (Konfiguracja firmy/ Magazyn/ Akcyza – wyroby węglowe: Rabat od pełnej ceny/ Rabat od ceny bez akcyzy).

11.3.2 Wydruk Faktura VAT (GenRap) – Akcyza

Z poziomu formularza Faktury Sprzedaży dostępny jest wydruk Faktura VAT (GenRap)/Akcyza, na którym dla każdej pozycji wykazana jest kwota akcyzy. W podsumowaniu wykazana jest łączna wartość akcyzy wszystkich pozycji dokumentu.

11.4 Deklaracja AKC-WW

W związku z wejściem w życie ustawy o wprowadzeniu podatku akcyzowego na wyroby węglowe należy składać do Urzędu Celnego deklarację AKC-WW.

W Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Deklaracje w sekcji „Podatnik składa deklaracje/odprowadza zaliczki z tytułu:” jest dostępna deklaracja AKC-WW. Po zaznaczeniu deklaracji należy wybrać Urząd Celny, do którego składana jest deklaracja. W polu I.C. (AKC-WW) należy wskazać Izbę Celną, do której będzie generowana płatność podatku akcyzowego z tytułu deklaracji AKC-WW.

Dane podatnika pobierane są z Konfiguracji firmy/Dane firmy/VAT 7, VAT-UE, VAT-9M, AKC-WW.

11.4.1 Wyliczanie deklaracji AKC-WW

Lista deklaracji AKC-WW jest dostępna w menu Handel/Inne po zaznaczeniu parametru Akcyza na wyroby węglowe w Konfiguracji firmy/Magazyn/Akcyza-wyroby węglowe. Lista składa się z kolumn Miesiąc (za jaki została wyliczona deklaracja), Rok (wyliczenia deklaracji), Korekta (jeśli deklaracja jest korektą w kolumnie znajduje się numer korekty począwszy od 1), Data wyliczenia (data wyliczenia deklaracji), Kwota (kwota podatku akcyzowego do zapłaty, Status (obliczona lub zamknięta jeśli zaznaczono Zablokuj deklarację przed zmianami – odblokowanie deklaracji jest dostępne z poziomu listy pod prawym przyciskiem myszy), e-Deklaracje (informacja, czy deklaracja została wysłana do systemu e-Zefir), Data wysłania, Typ (miesięczna/kwartalna).


Pod przyciskiem plusa znajduje się formularz deklaracji, który obowiązuje od 1 lipca 2013 r. Umożliwia on

utworzenie deklaracji miesięcznej lub kwartalnej. Po rozwinięciu menu obok plusa Użytkownik może wybrać wersję formularza 1.

W przypadku prowadzenia księgowości kontowej z poziomu listy deklaracji jest dostępny przycisk księgowania:

- Księgowanie deklaracji

Zaksięgować można jedynie deklarację zablokowaną przed zmianami (zamkniętą). Dla schematów księgowych o typie Deklaracje dostępne jest makro dotyczące księgowania kwoty do zapłaty z deklaracji akcyzowej lub korekty tej deklaracji. Usunięcie zapisu księgowego jest dostępne na liście deklaracji pod prawym przyciskiem myszy.

11.4.1.1 Formularz deklaracji

Formularz deklaracji (wersja formularza 2) składa się z trzech zakładek 1 Dane ogólne, 2 C, 3 C-D. Na pierwszej zakładce podajemy:

za jaki miesiąc lub kwartał jest wyliczana deklaracja,

parametr Deklaracja kwartalna – po jego zaznaczeniu w polu Deklaracja AKC-WW za: należy wskazać ostatni miesiąc wybranego kwartału – 3, 6, 9, 12.

jakie dokumenty mają zostać uwzględnione przy wyliczaniu deklaracji – obowiązek podatkowy w akcyzie powstaje z dniem wydania towaru lub wystawienia Faktury Sprzedaży, Paragonu. Dlatego dokumenty WZ uwzględniane są w deklaracji na podstawie daty wydania, dokumenty RW na podstawie daty wystawienia, dokumenty FA, PA na podst. daty wystawienia. Deklarację można wyliczyć na podstawie dokumentów: FA, PA, RW lub WZ, RW.

Uwaga: W przypadku Paragonów, do których wygenerowano FA, w deklaracji uwzględniane są Paragony (nie Faktury Sprzedaży). Aby poprawnie przeliczyć deklarację należy zaznaczyć Uwzględniaj dokumenty PA.

czy uwzględniać korekty,

cel złożenia deklaracji (złożenie deklaracji/ korekta deklaracji) – w danym miesiącu nie można wyliczyć ponownie deklaracji, jest to możliwe poprzez korektę stanowiącą ponowne wyliczenie deklaracji za dany okres (można wystawić w danym miesiącu dowolną ilość korekt). Korekty numerowane są kolejno 1,2 .. (informacja o numerze korekty jest widoczna na liście deklaracji w kolumnie Korekta). Po wykonaniu pierwszej korekty deklaracja główna wykonana uprzednio w danym miesiącu otrzymuje na liście kolor czerwony.

czy zablokować deklarację przed zmianami – po zaznaczeniu opcji, na liście w kolumnie Status będzie informacja zamknięta. Odblokowanie deklaracji jest dostępne z listy pod prawym przyciskiem myszy.


Rys. Deklaracja AKC-WW – zakładka ogólne

Przycisk służy do przeliczenia deklaracji. Nie można zapisać deklaracji bez jej uprzedniego przeliczenia.

Na drugiej zakładce C wyliczane są przez program kwoty podatku akcyzowego. Towary występujące na dokumentach, na których naliczono akcyzę grupowane są po kodach CN, wartości opałowej oraz stawce podatku ustalonej dla poszczególnych pozycji.

W kolumnie Nazwa grupy wyrobów drukowany jest opis kodu CN, w kolejnych kolumnach Kod CN, wyliczona wartość opałowa, stawka podatku i kwota podatku akcyzowego.

Suma ilości z pozycji na dokumentach pomnożona przez wartość opałową stanowi wartość opałową dla określonego kodu CN.

Kwota podatku dla poszczególnych kodów CN jest zaokrąglana do pełnych złotych.


Rys. Deklaracja AKC-WW – zakładka 2. C

Na trzeciej zakładce C-D znajdują się pola dotyczące wyliczenia kwoty podatku akcyzowego:

105. Kwota podatku akcyzowego – łączna kwota podatku wyliczona przez program,

106. Zwolnienia i obniżenia – Użytkownik może wpisać sumaryczną wartość obniżeń podatku, przy czym kwota ta nie może przewyższać kwoty z pola 105,

107. Podatek akcyzowy do zapłaty – kwota podatku akcyzowego pomniejszona o zwolnienia i obniżenia. Na tą kwotę tworzona jest płatność w Kasa/Bank/ Preliminarz płatności. Korekta deklaracji tworzy płatność stanowiącą różnicę między deklaracją poprzednią a obecną.

Oświadczenie podatnika lub osoby reprezentującej podatnika:

108. Imię, 109. Nazwisko, 112. Telefon i email – pobierane są z Konfiguracji firmy/Dane firmy/ VAT 7, VAT – UE, VAT-9M, AKC-WW.

110. Data wypełnienia – ustawiana jest data bieżąca w momencie przeliczania deklaracji.

Powyższe pola podlegają edycji.

Zestawienie dokumentów do deklaracji AKC-WW:

Z poziomu formularza deklaracji AKC-WW dostępny jest wydruk Zestawienie dokumentów do deklaracji AKC-WW/Wzór standard. Wydruk zawiera listę dokumentów, które powinny zostać uwzględnione w deklaracji. Jeśli wystąpi różnica w kwocie podatku akcyzowego między wydrukiem a deklaracją, należy deklarację przeliczyć ponownie. Jeżeli występują korekty deklaracji, wydruk zawiera zestaw najbardziej aktualnych dokumentów – powinien być zgodny z ostatnią korektą deklaracji z danego miesiąca.


Rys. Deklaracja AKC-WW – zakładka 3. C-D

Z poziomu formularza deklaracji AKC-WW dostępny jest wydruk deklaracji (Wzór standard) lub poszczególnych jej stron (Wzór standard – strona 1, Wzór standard – strona – 2,..). Wydruk deklaracji dla wersji formularza 2 dostosowany jest do aktualnych przepisów i zawiera m.in. informację o okresie, za jaki wyliczona jest deklaracja (miesięczna/ kwartalna).

Jeżeli kod CN jest wprowadzony do programu w formacie XX XX 0000 na wydruk deklaracji AKC-WW przenoszone są w formacie czterocyfrowym (bez zer).

11.4.1.2 Ubytki

Na deklaracji AKC-WW ubytki towarów należy umieszczać oddzielnie, dlatego konieczne jest odpowiednie oznaczenie pozycji dokumentów rejestrujących ubytki wyrobów węglowych.

Do tego celu służy atrybut definiowany w Konfiguracji firmy/Magazyn/Akcyza – wyroby węglowe:

. Aby ubytki trafiły na deklarację w oddzielnej pozycji, konieczne jest dodanie na pozycji dokumentu (RW lub FA, PA,WZ) atrybutu określonego w konfiguracji do rejestrowania ubytków. Nie ma konieczności uzupełniania wartości atrybutu na dokumentach. Na deklaracji ubytki ujmowane są w oddzielnej pozycji CN z dodatkową informacją „Ubytki” w kolumnie Nazwa grupy wyrobów.

11.4.2 Podatek akcyzowy na wyroby węglowe – wysyłanie deklaracji AKC-WW do systemu e-Zefir

Z poziomu programu możliwe jest przesyłanie drogą elektroniczną deklaracji AKC-WW, korekt deklaracji AKC-WW bezpośrednio do systemu e-Zefir (Moduł Komunikacji Elektronicznej Systemu ZEFIR z Podatnikami wykorzystywany do przekazywania deklaracji podatku akcyzowego) oraz pobieranie z e-Zefir UPO (Urzędowe Potwierdzenie Odbioru). System e-Zefir przyjmuje wyłącznie deklaracje z podpisem kwalifikowanym. W programie rejestrowane są informacje związane z przesyłaniem deklaracji AKC-WW (m.in. kto i kiedy wysłał, jaki jest stan e-deklaracji w danym momencie).


11.4.2.1 Konfiguracja

W Konfiguracji programu/ Ogólne/ e-Deklaracje znajduje się pole, w którym widoczny jest adres usługi Web Service e-Zefir:

Rys. Adres usługi Web Service e-Zefir

W Konfiguracji programu/ Stanowisko/ e-Deklaracje należy wskazać katalog do przechowywania plików wymiany.

Rys. Katalog przechowywania plików wymiany

11.4.2.2 Wysyłanie deklaracji AKC-WW do systemu e-Zefir, pobieranie UPO

Na formularzu deklaracji AKC-WW (menu Hendel/ Inne(Handel)/ Deklaracja AKC-WW) zablokowanej przed

zmianami i zapisanej, po ponownym otwarciu dostępna jest ikona Wyślij deklarację do systemu e-Zefir umożliwiająca przesłanie deklaracji do systemu e-Zefir. Po jej naciśnięciu program wywołuje okno z dostępnymi certyfikatami, gdzie użytkownik musi wskazać określony zaufany certyfikat – wysyłana deklaracja musi być opatrzona podpisem elektronicznym złożonym przy użyciu kwalifikowanego certyfikatu. Po wskazaniu odpowiedniego certyfikatu deklaracja zostaje wysłana do systemu e-Zefir, jeśli zostanie poprawnie zaczytana, otrzyma numer referencyjny, który zostanie przekazany do Comarch ERP Optima.

Pobieranie Urzędowego Potwierdzenia Odbioru (UPO)

Dla deklaracji AKC-WW poprawnie przesłanej do e-Zefir, przycisk Pobierz UPO znajdujący się na formularzu deklaracji AKC-WW umożliwia pobranie Urzędowego Potwierdzenia Odbioru.

Na czwartej zakładce e-Deklaracje formularza deklaracji AKC-WW zapisywane są dane związane z przesyłaniem deklaracji.

Status deklaracji – na podstawie informacji z systemu e-Zefir,

Numer referencyjny – numer REF otrzymany z e-Zefir,

Kod urzędu – kod urzędu celnego, do którego została wysłana deklaracja,

Operator wysyłający – kod operatora, który wysłał deklarację,

Data wysłania – data wysłania deklaracji wraz z godziną,

Data wpłynięcia – data wraz z godziną wpłynięcia deklaracji do systemu e-Zefir,

Operator odbierający – kod operatora, który odebrał Urzędowe Potwierdzenie Odbioru,

Data odebrania – data i godzina odbioru UPO.

Na liście deklaracji AKC-WW znajdują się kolumny:

e-Deklaracje, która przyjmuje wartości:

- Nie wysłano (dla deklaracji w buforze oraz zatwierdzonych nie przesłanych),


- Wysłano/nie odebrano UPO (po wysłaniu e-deklaracji, przed odebraniem Urzędowego Potwierdzenia Odbioru),

- Wysłano/odebrano UPO (po wysłaniu e-deklaracji i odebraniu UPO).

Data wysłania – zawiera datę wysłania e-deklaracji.

Korekta deklaracji

Dla korekty deklaracji AKC-WW na zakładce Korekta należy uzupełnić uzasadnienie przyczyny złożenia korekty – informacja ta jest wysyłana do systemu e-Zefir. Rodzaj deklaracji korygującej musi być zgodny z deklaracją źródłową. Oznacza to, że każda korekta deklaracji kwartalnej również musi być kwartalna, a miesięcznej – miesięczna.

11.5 Transakcje zwolnione od akcyzy

W ustawie o podatku akcyzowym przewidziano szereg zwolnień przedmiotowych od akcyzy dla wyrobów węglowych zużywanych zarówno do celów innych niż działalność gospodarcza, jak również zużywanych do prowadzenia niektórych rodzajów działalności gospodarczej. W związku z tym na karcie kontrahenta (menu Ogólne/ Kontrahenci), na zakładce Handlowe znajdują się parametry Zwolnienie z akcyzy na wyroby węglowe oraz Finalny nabywca węglowy, dostępny po zaznaczeniu zwolnienia. Parametry te są przenoszone na dokumenty, gdzie z poziomu zakładki Kontrahent możliwa jest ich zmiana.

W przypadku, kiedy na Przyjęciu Zewnętrznym/ Przyjęciu Wewnętrznym/ Rozchodzie Wewnętrznym czy Wydaniu Zewnętrznym (w przypadku, kiedy WZ ma stanowić dokument dostawy a nie powiązana z WZ Faktura Sprzedaży) wybrany jest kontrahent, który ma zaznaczony parametr Zwolnienie z akcyzy, na formularzu dokumentu pojawia się zakładka Dostawa. Dla dokumentu w buforze dane znajdujące się na tej zakładce podlegają edycji. W przypadku dokumentu zapisanego na stałe, aby można było edytować dane należy w Konfiguracji firmy/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora, na zakładce Parametry zaznaczyć Zmiana opisu i osoby odbierającej na dok.

Dla dokumentów rozchodowych WZ/RW:

Adres miejsca wydania do przemieszczenia wyrobów węglowych – domyślnie przenoszony z Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Akcyza-wyroby węglowe.

Data rozpoczęcia przemieszczania wyrobów węglowych – domyślnie przenoszona z pola Data wydania z zakładki Ogólne dokumentu WZ/RW.

Adres miejsca odbioru wyrobów węglowych – domyślnie przenoszony adres Odbiorcy z zakładki Kontrahent dokumentu WZ/RW. Po zmianie odbiorcy na dokumencie, adres jest aktualizowany.

Data odbioru wyrobów węglowych – domyślnie data przenoszona z pola Data wydania z zakładki Ogólne.

Powyższe informacje są przenoszone na wydruk Dokumentu dostawy (opisany szczegółowo w rozdziale Dokument dostawy).


Dla dokumentów przychodowych PZ/PW:

Adres miejsca odbioru wyrobów węglowych – adres przenoszony z Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Akcyza-wyroby węglowe.

Data odbioru wyrobów węglowych – domyślnie przenoszona z pola Data przyjęcia z zakładki Ogólne dokumentu PZ/PW.

Aktualizacja parametru Zwolnienie z akcyzy i Finalny nabywca węglowy na zapisanych dokumentach

Wywołanie funkcji Aktualizacji danych kontrahenta na zatwierdzonym dokumencie spowoduje aktualizację parametrów na formularzu dokumentu, na zakładce Kontrahent zgodnie z ustawieniem tego parametru na karcie kontrahenta, dla którego wystawiono dokument. Funkcja Aktualizacji danych kontrahenta jest dostępna na liście dokumentów pod prawym przyciskiem myszy po zaznaczeniu parametru Aktualizacja kontrahenta na dokumencie na karcie operatora – Konfiguracja programu/Użytkowe/Operatorzy, zakładka Parametry.

11.5.1 Dokument dostawy

Warunkiem zwolnienia z akcyzy, o którym mowa w ustawie o podatku akcyzowym jest m.in dołączenie do przemieszczanych wyrobów węglowych dokumentu dostawy zgodnie z wzorem określonym przez Ministra Finansów, a także uzyskanie na nim potwierdzenia dostarczenia tych wyrobów odbiorcy.

W programie wydruk dokumentu dostawy wyrobów węglowych jest dostępny z poziomu formularzy dokumentów Wydania Zewnętrznego i Rozchodu Wewnętrznego:

Akcyza – Dokument dostawy/Dokument dostawy w pionie,

Akcyza (GenRap) – Dokument dostawy, Dokument dostawy w pionie, Dokument dostawy obow. od 20.09.2013r., Dokument dostawy – duplikat. Duplikat jest utworzony w oparciu o wzór dokumentu dostawy obowiązującego od 20.09.2013 r.

Aby na wydruku uzupełniona została informacja o przeznaczeniu uprawniającym do zwolnienia, na zakładce Akcyza pozycji dokumentu należy wskazać atrybut i określić jego wartość. Jeżeli na formularzu kontrahenta wybranego na dokument, na zakładce Atrybuty dla atrybutu ustawionego w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Akcyza – wyroby węglowe określono wartość to zostanie ona przeniesiona automatycznie na zakładkę Akcyza pozycji dokumentu.

11.5.1.1 Uproszczony dokument dostawy

Z poziomu dokumentów Wydania Zewnętrznego, Rozchodu Wewnętrznego, korekt ilości WZ, RW dostępny jest wydruk Akcyza (GenRap)/Dokument dostawy uproszczony. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 marca 2012 r. zmieniającym rozporządzenie z 30 sierpnia 2010 r. W sprawie dokumentu dostawy, ewidencji wyrobów akcyzowych objętych zwolnieniem od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie, warunków i sposobu ich zwrotu oraz środków skażających alkohol etylowy (Dz. U. Nr 59, poz. 307) uproszczony dokument dostawy może być stosowany przy sprzedaży wyrobów węglowych na terytorium kraju przez pośredniczący podmiot węglowy podmiotowi korzystającemu ze zwolnienia, jeżeli odbiór tych wyrobów przez ich nabywcę następuje bezpośrednio od pośredniczącego podmiotu węglowego.

Na wydruku ilość wyrobów węglowych podlegających zwolnieniu od akcyzy jest wykazywana w kg.

W polu Przeznaczenie uprawniające do zwolnienia drukowana jest wartość atrybutu pozycji dokumentu z zakładki Akcyza dostępnej na formularzu pozycji dokumentu.


11.5.1.2 Dokument dostawy – Faktura VAT

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 marca 2012 r. zmieniającym rozporządzenie z 30 sierpnia 2010r. W sprawie dokumentu dostawy, ewidencji wyrobów akcyzowych objętych zwolnieniem od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie, warunków i sposobu ich zwrotu oraz środków skażających alkohol etylowy (Dz. U. Nr 59, poz. 307) dokumentem dostawy może być Faktura VAT, jeżeli zawiera nazwę, kod CN i ilość wyrobów węglowych, ich przeznaczenie uprawniające do korzystania ze zwolnienia od akcyzy, podpis podmiotu sprzedającego wyroby węglowe lub osoby reprezentującej ten podmiot oraz podpis podmiotu odbierającego te wyroby lub osoby reprezentującej ten podmiot, potwierdzający ich odbiór i przeznaczenie. W związku z powyższym na zakładce Kontrahent formularza Faktury Sprzedaży dostępny jest parametr FA w ewidencji węglowej, który należy zaznaczyć, jeśli FA ma stanowić dokument dostawy. Po zaznaczeniu parametru, Faktura będzie uwzględniana w Ewidencji Wyrobów Węglowych. Po zaznaczeniu FA w ewidencji węglowej, na formularzu pozycji Faktury, na zakładce Akcyza pojawia się atrybut dotyczący zwolnienia z akcyzy, którego wartość jest drukowana na Fakturze.

Pojawia się również dodatkowa zakładka Dostawa, na której dostępne są informacje:

Adres miejsca wydania do przemieszczenia wyrobów węglowych – domyślnie przenoszony z Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Akcyza-wyroby węglowe.

Data rozpoczęcia przemieszczania wyrobów węglowych – domyślnie przenoszona z pola Data sprzedaży z zakładki Ogólne dokumentu FA.

Adres miejsca odbioru wyrobów węglowych – domyślnie przenoszony adres Odbiorcy z zakładki Kontrahent dokumentu FA. Po zmianie odbiorcy na dokumencie, adres jest aktualizowany.

Data odbioru wyrobów węglowych – domyślnie data przenoszona z pola Data sprzedaży z zakładki Ogólne.

W przypadku Faktury zapisanej na stałe, aby można było edytować dane na zakładce Dostawa należy w Konfiguracji firmy/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora, na zakładce Parametry zaznaczyć Zmiana opisu i osoby odbierającej na dok.

Wydruk Faktury Sprzedaży (w PLN oraz w walucie obcej):

Na wydruku Faktury stanowiącej dokument dostawy, w nazwie wyrobu węglowego drukowany jest kod CN i przeznaczenie uprawniające do zwolnienia z podatku akcyzowego.

Uwaga: Jeżeli Faktura Sprzedaży stanowi dokument dostawy, na skojarzonym Wydaniu Zewnętrznym nie są dostępne dane do dokumentu dostawy.

11.5.2 Korekta ilości do WZ/RW – dokument dostawy

Na korekcie ilości do WZ/RW wystawionych dla kontrahenta zwolnionego z akcyzy znajduje się zakładka Dostawa. Adres miejsca wydania do przemieszczenia wyrobów węglowych, Adres miejsca odbioru wyrobów węglowych – domyślnie przenoszone są z korygowanego dokumentu WZ/RW.

Data rozpoczęcia przemieszczania wyrobów węglowych, Data odbioru wyrobów węglowych – dla WZ domyślnie ustawiane są zgodnie z wartością pola Data korekty z zakładki Ogólne dokumentu korekty, dla RW zgodnie z Datą wystawienia.

Dla dokumentu w buforze powyższe dane podlegają edycji. W przypadku dokumentu zapisanego na stałe, aby można było edytować dane należy w Konfiguracji firmy/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora, na zakładce Parametry zaznaczyć Zmiana opisu i osoby odbierającej na dok.

Z poziomu formularza korekty ilości WZ/RW dostępny jest wydruk Akcyza – Dokument dostawy, Akcyza (GenRap) – Dokument dostawy, Dokument dostawy w pionie, Dokument dostawy obow. od 20.09.2013r., Dokument dostawy – duplikat. Wydruk duplikatu oparty jest o wzór dokumentu dostawy obowiązujący od 20.09.2013 r. Na wydruku w polu Przeznaczenie uprawniające do zwolnienia drukowana jest informacja: Zwrot wyrobów węglowych.

11.5.3 Ewidencja wyrobów węglowych

W programie Ewidencja wyrobów węglowych jest dostępna z poziomu menu Handel/Inne/Ewidencja wyrobów węglowych.


Na zakładce Wyroby wydane ewidencja zawiera informacje o sprzedanych/zużytych wyrobach węglowych na podstawie dokumentów FA/WZ i RW dla których wystawiono dokumenty dostaw.

Na zakładce Wyroby przyjęte ewidencja zawiera informacje o wyrobach węglowych na podstawie dokumentów PZ i PW.

Na formularzu Ewidencji wyrobów węglowych znajdują się parametry:

RW, FA, WZ – pozwalają na wyświetlenie typów dokumentów wskazanych przez Operatora.

Zwolnione, Opodatkowane – pozwalają na wyświetlenie dokumentów zwolnionych lub nie. Niezależnie od zaznaczenia na wydruk ewidencji przeniesione zostaną tylko dokumenty zwolnione.

Pomijaj dokumenty dostawy dla ilości zwolnionej nieprzekraczającej 200 kg - pozwala na pominięcie w zestawieniu dokumentów, na których suma wyrobów węglowych jest nie większa niż 200 kg.

Dokumenty tylko dla finalnych nabywców węglowych. Parametr ten jest domyślnie zaznaczony i pozwala na wyświetlenie wyłącznie dokumentów dla finalnych nabywców węglowych. Po wyłączeniu parametru na liście zostaną wyświetlone wszystkie dokumenty zwolnione z akcyzy, które spełniają pozostałe ustawienia filtra.

Dla ewidencji wyrobów węglowych dostępny jest wydruk Zestawienie dokumentów dostaw (GenRap)/ Wzór standard:

Tytuł wydruku – Zestawienie dokumentów dostawy.

Za okres – okres jest przenoszony na wydruk z pól Data dokumentu od.. do ustawionych w ewidencji, należy pamiętać, aby ustawić odpowiedni zakres dat.

Wydruk zawiera listę dokumentów dostaw wyfiltrowanych w ewidencji (kolumny: Lp., Nr dokumentu, Data wystawienia, Nazwa kontrahenta).

Podczas wykonywania wydruku można zaznaczyć parametr Pozycje dokumentów dostaw. Wówczas na wydruku pod każdym dokumentem drukowana jest lista wyrobów węglowych wykazanych na dokumencie dostawy. Dla każdej pozycji drukowana jest Nazwa towaru, Kod CN, Ilość w kg, Wartość opałowa.

Dodatkowo na wydruku znajduje się tabela, w której drukowana jest sumaryczna sprzedaż towarów węglowych wg kodów CN.

Dla wyrobów wydanych i przyjętych dostępny jest wydruk ewidencji zawierający:

dla wyrobów wydanych: Nr dokumentu dostawy (numer WZ/RW), Datę wystawienia WZ/RW, Datę wysłania wyrobu węglowego, Dane odbiorcy, Nr faktury/paragonu (skojarzonego z WZ), Nazwę wyrobu, Kod CN, Ilość w kg, Przeznaczenie uprawniające do zwolnienia, Miejsce odbioru wyrobu węglowego, Datę odbioru.

dla wyrobów przyjętych: Datę otrzymania (data odbioru wyrobu węglowego pobierana z zakładki Dostawa dokumentu PZ/PW), Nazwę wyrobu, Kod CN wyrobu, Numer dokumentu dostawy (numer PZ/PW), Datę dokumentu (PZ/PW), Dane wystawcy dokumentu, Adres miejsca odbioru (pobierany z zakładki Dostawa dokumentu PZ/PW), JM (jednostka miary wyrobu z dokumentu PZ/PW), Ilość w kg.


Rys. Ewidencja wyrobów węglowych


12 Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima

12.1 Współpraca z modułami księgowymi

W zależności od modułu księgowego proces księgowania przebiega jedno lub dwu etapowo.

Dla użytkowników modułu Księga Podatkowa księgowanie polega na przeniesieniu dokumentów handlowych (FA,

PA, FZ) do odpowiedniego rejestru VAT. Odpowiada za to przycisk .

Użytkownicy Księgi Handlowej księgowanie muszą przeprowadzić dwuetapowo:

- dokumenty muszą zostać przeniesione do właściwych rejestrów VAT

- dokumenty muszą zostać zaksięgowane za pomocą schematów na odpowiednie konta księgowe. Na konta księgowane są wszystkie dokumenty handlowe FA, PA, FZ i magazynowe PZ, WZ, PW, RW, PWP, RWS, MM.

12.1.1 Zapis w rejestrach VAT

Dokumenty sprzedaży i zakupu wystawione w module Faktury można zapisać do rejestrów VAT znajdujących się w module Księga Podatkowa lub Księga Handlowa. Aby to zrobić, należy:

w konfiguracji modułów księgowych założyć odpowiednie rejestry VAT (Konfiguracja/ Firma/Księgowość/Rejestry sprzedaży VAT i Rejestry zakupu VAT)

na liście dokumentów zaznaczyć te dokumenty, które mają być zapisane do wskazanego rejestru

w chwili rozpoczęcia operacji zapisu program zapyta o nazwę rejestru VAT, w którym dokumenty mają zostać umieszczone

wybór i akceptacja rejestru rozpoczyna proces zapisu

po zakończeniu księgowania wszystkie przeniesione faktury w kolumnie status otrzymują znacznik V.

Zapisane w rejestrze VAT dokumenty znajdują się w buforze tego rejestru. Jeśli zapis skasujemy z bufora rejestru VAT – dokument zostanie „odksięgowany” – zniknie status V.

Jeśli faktura jest zapisana w rejestrze VAT (status V) – na zakładce Dokumenty znajduje się informacja o wpisie do rejestru wraz z możliwością podglądu odpowiadającego jej zapisu w rejestrze VAT.

Do rejestru VAT przenoszone są wszystkie informacje o dokumencie: dane kontrahenta, daty wystawienia i sprzedaży (zakupu i wpływu), forma płatności, kwota zapłacona.

Nie można księgować dokumentów znajdujących się w buforze i dokumentów anulowanych. Przy próbie wykonania takiego zapisu program poinformuje o tym stosownym komunikatem.

12.1.1.1 Księgowanie wg kategorii

Dokumenty są księgowane zawsze w stosunku 1:1 tzn. jedna zaksięgowana faktura tworzy jeden zapis w rejestrach VAT. Zasada ta nie dotyczy jedynie Paragonów, których księgowanie zostało opisane w odrębnym rozdziale.

Na dokumencie znajdować mogą się nie tylko towary w różnych stawkach VAT ale i z różnych kategorii.

Podczas księgowania dokumentu do rejestru VAT sumowane są wartości towarów w poszczególnych stawkach VAT z uwzględnieniem wpisanych kategorii.

Jeśli pozycje mają różne kategorie - jeśli towary z jednej stawki VAT są przypisane do różnych kategorii trafiają do zapisu w rejestrze jako oddzielne pozycje. Może to prowadzić do powstawania różnic w wartości VAT - powstające różnice są doliczane do pozycji o większej wartości

Jeśli pozycje nie mają własnych kategorii – do rejestru przenoszone są z kategorią dziedziczoną z nagłówka. Wtedy trafiają do zapisu VAT z podziałem jedynie na stawki VAT

Jeśli część pozycji ma przypisane kategorie, a część nie - dla pozycji posiadających kategorie jest ona kopiowana (pkt.1), dla pozycji bez kategorii jest ona dziedziczona z nagłówka dokumentu (pkt.2).

Przykład Na wystawionej fakturze (kategoria w nagłówku Sprzedaż) znajdują się towary:

Nazwa Ilość Cena netto Wartość netto Stawka VAT Kategoria

Towar_1 5 10.00 50 22% Projekty


Towar_3 2 50.00 100 22% Transport

Towar_4 1 100.00 100 7% Akcesoria

Towar_5 1 200.00 200 22% Projekty

Po zaksięgowaniu tej faktury do rejestru VAT, na zapisie w rejestrze znajdowały się będą pozycje:

Kategoria Stawka VAT Wartość netto VAT Brutto Kolumna

Projekty 22% 250.00 55.00 305.00 7. Sprzedaż

Projekty 7% 140.00 9.80 149.80 7. Sprzedaż

Transport 22% 100.00 22.00 122.00 7. Sprzedaż

Akcesoria 7% 100.00 7.00 107.00 7. Sprzedaż

12.1.1.2 Księgowanie dokumentów korygujących

Podczas księgowania korekt do rejestru VAT sumowane są wartości korygowanych towarów w poszczególnych stawkach VAT z uwzględnieniem wpisanych kategorii. Dotyczy to korekt ilości i wartości.

W przypadku korekty stawki VAT – program pomniejsza sprzedaż w starej stawce i powiększa w nowej. Jeśli uwzględniane są kategorie elementów – działanie takie dotyczy nie tylko poszczególnych stawek VAT, ale i kategorii.

Przykład Na wystawionej fakturze (kategoria w nagłówku Sprzedaż) znajdują się towary:

Nazwa Ilość Cena netto Wartość netto Stawka VAT Kategoria



Towar_3 2 50.00 100 22% Transport

Towar_4 1 100.00 100 7% Akcesoria

Towar_5 1 200.00 200 22% Projekty

Korygujemy stawkę VAT z 22% na 7% na dwóch towarach: Towar 1 (kategoria Projekty) i Towar 3 (kategoria Transport). Po zapisie w rejestrze VAT korekta będzie wyglądała następująco:

Kategoria Stawka VAT Wartość netto VAT Brutto Kolumna

Projekty 22% -50 -11.00 -61.00 7. Sprzedaż

Projekty 7% 50 3.50 53.50 7. Sprzedaż

Transport 22% -100 - 22.00 -122.00 7. Sprzedaż

Transport 7% 100 7.00 107.00 7. Sprzedaż

12.1.1.3 Paragony – zapis w rejestrach VAT

Księgowanie Paragonów do rejestru VAT możliwe jest po wciśnięciu przycisku lub wybraniu z menu kontekstowego funkcji Księgowanie do rejestru VAT. Księgowanie jest również wykonywane po wciśnięciu klawisza <F7> na liście, gdzie zaznaczone są Paragony.

Księgowane są wszystkie Paragony zaznaczone na liście. Zaznaczone Paragony są księgowane do rejestru jednym zbiorczym zapisem. Wartość zapisu w rejestrze wyliczana jest na podstawie wartości poszczególnych Paragonów.

Uwaga: Przypominamy, że sposoby zaznaczania elementów na liście opisane są w podręczniku do konfiguracji (rozdział Zaznaczanie pozycji na liście) Jednym ze sposobów jest zaznaczenie przy pomocy lewego przycisku myszki – zaznaczenie pojedynczego Paragonu, <CTRL>+<lewy przycisk myszki> – zaznaczenie kolejnego Paragonu, <SHIFT>+<lewy przycisk myszki> – zaznaczenie wszystkich Paragonów na liście od pierwszego zaznaczonego do aktualnie podświetlonego kursorem.

Na zapisie w rejestrze VAT lista Paragonów zaksięgowanych tym zapisem jest widoczna na zakładce Dokumenty. Zapis w rejestrze VAT automatycznie otrzymuje status Sprzedaż detaliczna. Status Transakcja fiskalna jest nadawany w zależności od tego czy księgowane były Paragony fiskalne czy nie fiskalne (nie ma możliwości księgowania fiskalnych i niefiskalnych łącznie).

Oczywiście podczas księgowania Paragonów uwzględniana jest kategoria przypisana poszczególnym pozycjom na Paragonach (opisane w rozdziale Księgowanie wg kategorii).

Zasady księgowania Paragonów:

Nie mogą zostać zaksięgowane Paragony w buforze – są pomijane podczas księgowania

Nie mogą zostać zaksięgowane Paragony anulowane – są pomijane podczas księgowania

Paragon może zostać zaksięgowany tylko raz – jeśli Paragon został przekształcony do faktury, to po jej zaksięgowaniu Paragon również otrzymuje status zaksięgowanego.

Nie mogą zostać zaksięgowane razem Paragony i zwroty do Paragonów.

Nie mogą zostać zaksięgowane razem Paragony fiskalne i niefiskalne.

Nie mogą zostać zaksięgowane Paragony przekształcone do faktury – księgować należy skojarzoną fakturę.

12.1.2 Księgowanie do księgowości kontowej

Za księgowanie kontowe odpowiada w programie przycisk . Po uruchomieniu funkcji należy wskazać, który schemat księgowy powinien być wykorzystany podczas księgowania zaznaczonych dokumentów.

W module Księga Handlowa, z poziomu którego tworzone są schematy księgowe, istnieje kilka typów schematów, w zależności od tego, jakie dokumenty będą przy ich użyciu księgowane. Podczas księgowania dokumentów proponowane są schematy skojarzone z wybranym rodzajem dokumentów. Np. jeśli księgowane są dokumenty z listy Faktur Sprzedaży – proponowane będą do wyboru schematy typu Faktura Sprzedaży. Podczas księgowania Faktur Zakupu – schematy typu Faktury Zakupu itd.

Na formularzach dokumentów zapisanych na stałe, które mają zostać zaksięgowane znajduje się zakładka Predekretacja umożliwiająca sprawdzenie powstałego przyszłego księgowania dokumentu. Na listach księgowanych dokumentów jest dostępna dodatkowa kolumna PRED, przyjmuje wartość Tak jeśli dokument był predekretowany.

Zasady na temat tworzenia schematów księgowych, predekretacji zostały opisane w podręczniku do modułu Księga Handlowa.

12.2 Współpraca z modułem Kasa/Bank

Każda transakcja handlowa (Faktura Sprzedaży, Paragon, Faktura Zakupu) jest powiązana z przychodem lub rozchodem środków finansowych w firmie. Przychód/rozchód może być natychmiastową wpłatą lub wypłatą gotówki do kasy, albo może być zapowiedzią przyszłej wpłaty bądź wypłaty.

Obydwie sytuacje mają swoje odzwierciedlenie w module Kasa/Bank. Moduł ten składa się z dwóch powiązanych ze sobą części:

rejestrów kasowych/bankowych, w których umieszczane są zapisy o dokonanych (potwierdzonych) wpłatach i wypłatach,


preliminarza płatności, w którym umieszczane są zdarzenia związane z planowanymi wpłatami lub wypłatami.

Zapisy z rejestrów można powiązać ze zdarzeniami w preliminarzu. Jeśli np. planowanym zdarzeniem w preliminarzu jest otrzymanie zapłaty za wystawioną fakturę, a w rejestrze kasowym znajdzie się zapis potwierdzający wpłatę za fakturę przez kontrahenta – zapis z rejestru można powiązać ze zdarzeniem w preliminarzu. Mówimy wówczas, że zapis i zdarzenie rozliczyły się nawzajem.

W obrębie zapisów w rejestrach lub w obrębie zdarzeń w preliminarzu można dokonywać kompensat. Skompensować ze sobą można więc dwa zdarzenia lub dwa zapisy.

Przykład Dla jednego z kontrahentów wystawiliśmy Fakturę Sprzedaży z odroczoną płatnością na kwotę 1000 zł. Zanim ją zapłacił, kontrahent zwrócił część towaru na kwotę 800 zł. Na fakturze korygującej również zapisany został odroczony termin płatności. Obydwie transakcje wprowadziły do preliminarza zdarzenia: planowaną wpłatę 1000 zł i planowaną wypłatę 800 zł. Zamiast „wymieniać się” przelewami, można te dwa zdarzenia skompensować. W efekcie pozostanie nam w preliminarzu zdarzenie planujące wpłatę 200 zł przez kontrahenta.

Uwaga: Każdy dokument handlowy (FA, PA, FZ i ich korekty) wystawiony w module Faktury powoduje powstanie odpowiedniego zdarzenia w preliminarzu. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczono parametr Ustawiaj stan wszystkich płatności na „Nie podlega” lub na karcie kontrahenta na zakładce Płatności zaznaczono Nie rozliczaj płatności, wtedy taki zapis otrzyma w Preliminarzu status Nie podlega. To, w którym rejestrze preliminarza i w którym rejestrze kasowym/bankowym zostaną dokonane zapisy zależy od formy płatności i związanego z nią rejestru.

Jeśli płatność za dokument jest odroczona – powstaje zdarzenie w Preliminarzu (nierozliczone). Zdarzenie takie nie jest edytowalne. Data zdarzenia w preliminarzu jest zgodna z datą wystawienia dokumentu. Wyjątkiem jest Faktura Zaku pu, dla której datę tę można ustawić w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Daty dokumentów .

Jeśli płatność za fakturę jest natychmiastowa (np. gotówka) – oprócz zdarzenia w preliminarzu (ze statusem rozliczony całkowicie) automatycznie tworzony jest także zapis w rejestrze kasowym. Datę, z jaką tworzony ma być zapis kasowy można zdefiniować w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Daty dokumentów .

Domyślnie w programie nie ma możliwości wystawienia dokumentu z odroczonym terminem płatności dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!. Jednak w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr, który po zaznaczeniu pozwala zapisywać dokumenty z odroczonym terminem płatności dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!. Parametr może być również wykorzystywany w firmach, gdzie zapłata karta kredytową nie tworzy zapisu kasowego. Jeśli będzie zaznaczony program pozwoli zatwierdzić dokument płatny kartą, wystawiony dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!, pomimo, że nie tworzy on zapisu KP (czyli pozostaje nierozliczony).

Ponadto w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów Użytkownik może zadecydować, która data na wprowadzanym dokumencie powinna być podstawą do wyliczania terminu płatności oraz pod jaka data powinien być tworzony zapis kasowy dla płatności, które powodują natychmiastowe rozliczenie dokumentu i utworzenie zapisu KP/KW.

Informację o tym, w jakiej części wybrany dokument został już rozliczony, można znaleźć na jego formularzu w polu Zapłacono. W przypadku dokumentów zapisanych do bufora, które są w pełni edytowalne, rozliczenie nie jest możliwe, dlatego też na formularzu oraz wydruku dokumentu kwota zapłaty wynosi zawsze 0,00. Jedynym wyjątkiem jest wydruk dostępny w gałęzi Wydruk danych/ Faktura VAT/ Gotówkowa dla faktury gotówkowej zapisanej do bufora, na którym znajduje się adnotacja „Zapłacono gotówką”.

Aby na formularzu i wydruku znalazła się informacja o dokonanej wpłacie, należy:

na zakładce Płatności wskazać zapis kasowy/bankowy i zapisać dokument na trwałe,

najpierw zapisać dokument na trwałe, a następnie rozliczyć go w Preliminarzu Płatności,

podczas trwałego zapisu dokumentu wprowadzić odpowiednią kwotę w oknie Potwierdzenie wpłaty gotówki, które pojawia się przy zatwierdzaniu dokumentu gotówkowego.


12.2.1 Formy płatności

W programie istnieje pięć domyślnych form płatności, które można wybrać na dokumentach sprzedażowych i zakupowych: gotówka, przelew, kredyt, czek, inna. Do każdej formy można przypisać odpowiedni rejestr, czyli konto bankowe lub kasę, które najpierw należy wprowadzić w Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/bankowe.

Użytkownik może dodać własne formy płatności w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności. Dla nowej formy płatności należy podać jej nazwę, typ (gotówka, przelew, karta, kompensata) i termin płatności. W polu Rejestr wybieramy domyślny rejestr. Do rejestru przypisane są raporty kasowe/bankowe, do których wprowadzane są zapisy, czyli informacje o rozliczeniach do dokumentów, na których wskażemy taką formę płatności powiązaną z rejestrem. Raporty dla poszczególnych rejestrów można wprowadzić w menu Kasa/Bank/ Raporty kasowe/bankowe. Dla raportu należy podać okres obowiązywania. Można tworzyć raporty tygodniowe, miesięczne, roczne lub w dowolnym przedziale czasowym. Przedziały czasowe poszczególnych raportów nie mogą się na siebie nakładać. W momencie zapisu rozliczenia dokumentu program sprawdza jaka jest wybrana forma płatności, z jakim rejestrem jest powiązana, następnie sprawdzane jest czy dla danego rejestru istnieje otwarty raport na dany dzień. Jeśli jest taki raport, wówczas wprowadzany jest do niego zapis. Jeśli raport nie zostanie znaleziony (nie będzie dodany w programie lub jest, ale został zamknięty), program poinformuje o tym odpowiednim komunikatem.

Szczegółowe informacje dotyczące rejestrów i raportów kasowych/bankowych znajdują się w podręczniku Comarch ERP Optima – Kasa i Bank.

12.2.2 Kreator konta bankowego

Z poziomu listy Faktur Sprzedaży oraz formularza Faktury Sprzedaży Użytkownik może w sposób uproszczony

dodać nowy rachunek bankowy do programu. Za pomocą przycisku dostępnego w menu programu można utworzyć nowy Rejestr bankowy (również w walucie obcej). Po zapisaniu Rejestru pojawi się okno:

Rys. Dodatkowe akcje przy dodawaniu rejestru K/B

w którym należy zdecydować, czy otworzyć nowy Raport bankowy oraz przypisać Rejestr do wybranej formy płatności (już istniejącej lub nowej).

12.2.3 Płatności do dokumentów w walutach

Każda forma płatności jest skojarzona z rejestrem złotówkowym (kasą/ rachunkiem prowadzonym w walucie systemowej PLN). Dodatkowo z każdą formą płatności można powiązać rejestry walutowe.

Uwaga: Z jedną formą płatności może być skojarzony tylko jeden rejestr w danej walucie. (tzn. Z jedną formą płatności nie mogą być skojarzone np. dwa rejestry walutowe w EURO). Dzięki temu można w jednoznaczny sposób określić, do którego rejestru powinien trafić dokument kasowy w danej walucie.

W chwili wprowadzania dokumentu program sprawdza, w jakiej walucie jest wystawiany dokument, a następnie - jakie rejestry są skojarzone z wybraną formą płatności:

jeśli dokument jest w PLN – zapis/ płatność w Kasie/Banku jest wprowadzana w rejestrze domyślnym (złotówkowym)


jeśli dokument jest w walucie, która jest przypisana do wybranej formy płatności – zapis/ płatność jest tworzony w rejestrze skojarzonym z daną walutą

jeśli dokument jest w walucie, która nie jest uzupełniona dla wybranej formy płatności – zapis/ płatność jest tworzony w rejestrze domyślnym (złotówkowym).

Dzięki takiemu rozwiązaniu wykorzystując jedną formę płatności można wprowadzać zapisy/ płatności do rejestrów w różnych walutach.

Uwaga: Dokumenty wystawione w walucie obcej można rozliczać zapisami kasowymi wprowadzonymi w PLN. I odwrotnie – dokumenty w PLN mogą być rozliczane zapisami wprowadzanymi w walutach obcych. Sposób przeprowadzania takich rozliczeń został opisany w podręczniku do modułu Kasa/Bank.

12.2.4 Płatność gotówką

Dla dokumentów płatnych gotówką w chwili ich wystawienia (termin płatności jest równy dacie wystawienia) program automatycznie wykonuje następujące operacje:

na zakładce płatności pojawia się pozycja: termin: data bieżąca, forma: gotówka...

zatwierdzenie dokumentu (trwałe), korekty do dokumentu wyświetla okno potwierdzające wpłatę/ wypłatę do rejestru kasowego (powiązanego z formą płatności gotówka). W przypadku gdy nie istnieje raport, do którego można dodać płatność, przy zapisie dokumentu na stałe generowany jest komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? (Tak/ Nie). Po wybraniu opcji Tak otwierany jest nowy raport.

potwierdzamy wpłatę/ wypłatę

automatycznie w preliminarzu rejestru kasowego pojawi się zdarzenie planujące wpłatę/ wypłatę gotówki

automatycznie w rejestrze kasowym pojawia się zapis potwierdzający wpłatę/ wypłatę gotówki

automatycznie zapis z rejestru rozlicza zdarzenie w preliminarzu. Zarówno zapis jak i zdarzenie otrzymują status całkowicie rozliczonych (R)

dokument uzyskuje status rozliczonej – kwota zapłacona jest równa kwocie do zapłaty.

12.2.4.1 Zmiana kwoty wpłaty.

Na karcie operatora (Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce Parametry znajduje się parametr Blokada zmiany kwoty wpłaty do dokumentów. Operator, na którego zostanie nałożona blokada, podczas zatwierdzania dokumentu nie będzie mógł wprowadzić w oknie potwierdzenia wpłaty/wypłaty gotówki niższej kwoty, niż kwota wynikająca z płatności dla tego dokumentu.

12.2.4.2 Kasy domyślne dla operatorów

Istnieje możliwość takiego zdefiniowania formy płatności gotówka, by dla każdego operatora zapisy kasowe trafiały do odrębnej kasy (rejestru kasowego).

Na karcie operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy), na zakładce Ogólne (Parametry wspólne) jest dostępne pole Domyślna kasa. Z rozwijanej listy można wybrać kasę, do której powinny trafić zapisy kasowe związane z dokumentami wystawianymi przez tego operatora.

Na definicji formy płatności (Konfiguracja firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności), w polu Rejestr istnieje możliwość przypisania rejestru -domyślna-.

W przypadku, gdy operator ma przypisaną domyślną kasę, a równocześnie forma płatności typu gotówka jest skojarzona z rejestrem domyślnym – w trakcie wystawiania dokumentu płatnego gotówką program sprawdzi, która kasa jest przypisana do aktualnie zarejestrowanego operatora i w tym rejestrze utworzy zapis kasowy, związany z dokumentem.

12.2.4.3 Numeracja zapisów kasowych

Podczas zatwierdzania dokumentów handlowych (FA, FZ) płatnych gotówką tworzone są zapisy kasowe. Istnieje możliwość wyboru, w jaki sposób zapisy te mają być numerowane:


numeracja zapisów zgodna z numeracją dokumentów (numer KP/ KW identyczny jak numer dokumentu, na podstawie którego powstał).

numeracja zapisów niezależna, wg określonego schematu numeracji wpłat i wypłat

Sposób numeracji zależy od ustawienia parametru Domyślny schemat numeracji dla automatycznych zapisów kasowych w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry:

jeśli parametr jest odznaczony – numer zapisu kasowego jest zgodny z numerem dokumentu

jeśli parametr jest zaznaczony – numer zapisu jest tworzony zgodnie z domyślnym schematem numeracji dla wpłat i wypłat, przypisanym w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Dokumenty (numer dokumentu jest wpisywany wtedy w pole Numer obcy na KP/KW).

12.2.4.4 Data automatycznego zapisu kasowego.

W sytuacji, gdy zapis dokumentu powoduje automatyczne powstanie zapisu kasowego data zapisu jest pobierana z dokumentu. W Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry istnieje możliwość ustawienia, pod jaką datą mają takie zapisy powstawać.

Parametr ustala się indywidualnie dla każdego rodzaju dokumentu i może to być:

dla Faktur Sprzedaży – data wystawienia i data sprzedaży

dla Paragonów – data wystawienia lub data sprzedaży

dla Faktur Zakupu – data wystawienia, data zakupu lub data wpływu dokumentu

12.2.5 Płatność kartą kredytową

Dla dokumentów płatnych kartą kredytową w chwili ich wystawienia (termin płatności jest równy dacie wystawienia) istnieje możliwość ustalenia, czy powinien być tworzony automatycznie zapis kasowy (jak w przypadku płatności gotówkowych). W Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry znajduje się parametr Automatycznie generuj dokumenty zapłaty kartą kredytową.

Jeśli parametr nie jest zaznaczony – zatwierdzenie dokumentu powoduje powstanie zdarzenia w Preliminarzu Płatności. Zdarzenie ma status Nierozliczony.

Jeśli parametr jest zaznaczony:

zatwierdzenie dokumentu (trwałe) wyświetla okno potwierdzające wpłatę/ wypłatę do rejestru kasowego (powiązanego z formą płatności karta). W okienku należy podać typ i numer karty (poprawność numeru karty jest sprawdzana wg algorytmu Luhna i zgodnie z regułami określonymi dla danego typu karty) oraz datę ważności karty. Jeśli jeden z warunków nie jest spełniony (numer karty nie jest poprawny lub termin ważności już upłynął) – program nie pozwoli na akceptację płatności.

po zatwierdzeniu wpłaty/wypłaty automatycznie w preliminarzu rejestru kasowego pojawi się zdarzenie planujące wpłatę/ wypłatę kartą kredytową

automatycznie w rejestrze kasowym pojawia się zapis potwierdzający wpłatę/ wypłatę gotówki. Na wydruku raportu kasowego jest on ujęty w podsumowaniu w pozycji Forma płatności/ Karta.

automatycznie zapis z rejestru rozlicza zdarzenie w preliminarzu. Zarówno zapis jak i zdarzenie otrzymują status całkowicie rozliczonych (R)

dokument uzyskuje status rozliczonego – kwota zapłacona jest równa kwocie do zapłaty.

Uwaga: Warto wiedzieć, że w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry znajduje się parametr odpowiedzialny za sprawdzanie poprawności numeru karty Kontrola numerów kart kredytowych:

jeśli parametr jest zaznaczony – program sprawdza poprawność wprowadzanych numerów (szczegóły w instrukcji do modułu Kasa/Bank)

jeśli parametr jest odznaczony – program nie kontroluje poprawności wprowadzanych numerów

W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr Pozwalaj na zapis dokumentu z odroczoną płatnością dla kontrahenta !Nieokreślony!, który po zaznaczeniu pozwala zapisywać dokumenty z odroczonym terminem płatności dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!. Parametr może być wykorzystywany w firmach, gdzie


zapłata karta kredytową nie tworzy zapisu kasowego. Jeśli będzie zaznaczony program pozwoli zatwierdzić dokument płatny kartą, wystawiony dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!, pomimo, że nie tworzy on zapisu KP (czyli pozostaje nierozliczony).

12.2.6 Płatności odroczone – przelew, kredyt

Dla dokumentów z odroczonym terminem płatności, gdy spłata całej kwoty jest odroczona, na styku modułów Faktury i Kasa/Bank wykonywane są następujące operacje:

na zakładce Płatności pojawia się pozycja: termin: odroczona data płatności, forma: przelew...

zatwierdzamy dokument

automatycznie w preliminarzu rejestru bankowego (powiązanego w konfiguracji z formą płatności przelew) pojawi się zdarzenie planujące otrzymanie przelewu na całkowitą wartość faktury. Zdarzenie to ma status nierozliczonego (N)

gdy na wyciągu bankowym otrzymamy potwierdzenie przelewu od/ dla kontrahenta, dotyczące omawianego dokumentu – wprowadzamy odpowiedni zapis do rejestru bankowego. Zapis ma status nierozliczonego (N)

rozliczamy ze sobą wprowadzony zapis potwierdzający otrzymanie przelewu i zdarzenie planujące otrzymanie tej wpłaty. Po rozliczeniu zapis i zdarzenie otrzymują status rozliczonych (R).

dokument uzyskuje status rozliczonego – kwota zapłacona jest równa kwocie do zapłaty

12.2.6.1 Domyślny bank dla operatora

Istnieje możliwość takiego zdefiniowania formy płatności przelew, aby dla każdego operatora płatności trafiały na odrębne konto bankowe (rejestr bankowy).

Na karcie operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy), zakładce Ogólne (Parametry wspólne) jest dostępne pole Domyślny bank.

Funkcjonalność działała na podobnej zasadzie jak domyślna kasa dla Operatora i może być wykorzystywana np. w sytuacji, gdy firma posiada kilka oddziałów, pracuje na jednej bazie danych, a należności regulowane za pomocą formy płatności „przelew”, mają wpływać na różne konta bankowe. Każdy z Operatorów może wybierać tą samą formę płatności „przelew” ale będzie ona generowała płatności w różnych rejestrach.

Z rozwijanej listy należy wybrać rejestr bankowy, na który powinny trafić płatności związane z dokumentami wystawianymi przez tego operatora.

Na definicji formy płatności (Konfiguracja firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności), w polu Rejestr istnieje możliwość przypisania rejestru -domyślna-.

W przypadku, gdy operator ma przypisany domyślny bank, a równocześnie forma płatności typu przelew jest skojarzona z rejestrem domyślnym – w trakcie wystawiania dokumentu płatnego przelewem program sprawdzi, który rejestr bankowy jest przypisany do aktualnie zarejestrowanego operatora i w tym rejestrze utworzy zdarzenie w Preliminarzu Płatności, powiązane z dokumentem.

12.2.7 Domyślny płatnik na dokumentach

W programie możliwe jest generowanie płatności do dokumentów na inny podmiot, niż Kontrahent wybrany na dokumencie, poprzez wskazanie domyślnego płatnika lub powiązanie formy płatności z podmiotem. Funkcjonalność może być wykorzystywana m.in. w przypadku zapłaty za fakturę kartą kredytową, gdy płatność rozliczana jest np. z operatorem kart płatniczych lub do rozliczeń opłat na fundusz promocji produktów rolno-spożywczych.

Wybór domyślnego płatnika dla konkretnego dokumentu jest możliwy na dokumentach FA, PA, FZ, FRR, WKA i PKA na zakładce Kontrahent, w polu Domyślny płatnik. Automatycznie jest tu przenoszony kontrahent (Nabywca/Dostawca) z dokumentu. Użytkownik może go zmienić, wybierając dowolny podmiot z listy kontrahentów, banków, pracowników, wspólników, urzędów. Forma oraz termin płatności pobierane są z karty kontrahenta, który jest domyślnym płatnikiem.

Aby powiązać formę płatności z podmiotem, należy przejść do Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności:


Rys. Forma płatności z podpiętym Płatnikiem

Po wybraniu nowego kontrahenta na dokumencie lub zmianie domyślnego płatnika na zakładce Kontrahent, płatnik zostanie zmieniony na tych płatnościach, które nie mają ustawionej formy płatności związanej z podmiotem.

W przypadku, kiedy na dokumencie zostanie wybrana forma płatności z podpiętym płatnikiem, w tabeli z rozliczeniami na zakładce Płatności w polu Płatnik zostanie ustawiony podmiot z formy płatności.

Jeżeli forma płatności zostanie zmieniona na zakładce Płatności, w kolumnie Płatnik zostanie ustawiony płatnik z formy płatności lub - w przypadku jego braku – domyślny płatnik z zakładki Kontrahent.

Zdarzenia w Preliminarzu Płatności oraz automatyczne zapisy kasowe generowane są dla płatników ustawionych w tabeli na zakładce Płatności.

Podczas rozliczania dokumentu z zaliczkami (z wcześniej utworzonymi w programie zapisami kasowymi/bankowymi), po wciśnięciu przycisku plusa pod oknem Zaliczki do rozliczenia wyświetlone zostaną zaliczki dla domyślnego płatnika. Użytkownik może wybrać inny podmiot, aby rozliczyć dokument z wpłatami od innego płatnika.

Podczas przekształcania dokumentów tabela z płatnościami jest przenoszona z dokumentu źródłowego.

Na korektach dokumentów jako domyślny płatnik ustawiany jest podmiot z dokumentu korygowanego (Nabywca/Dostawca).

12.2.8 Płatności a dokumenty w buforze

Dla dokumentów zapisanych do bufora, bez względu na formę płatności, automatycznie tworzone jest w Preliminarzu zdarzenie, które:

jest również w buforze (na liście jest oznaczone kolorem zielonym)

ma status N – Nierozliczone

nie da się go skasować z preliminarza (jest powiązane z dokumentem)

nie da się go rozliczać – ponieważ jest w buforze.

Zdarzenie to sygnalizuje, że być może (bufor!) będziemy spodziewać się zapłaty za fakturę, ale ponieważ zarówno dokument jak i zdarzenie są buforze – ma to znaczenie wyłącznie informacyjne.

Skasowanie dokumentu z bufora pociąga za sobą automatyczne skasowanie zdarzenia z preliminarza.

Zatwierdzenie dokumentu spowoduje:

jeśli dokument jest z odroczoną płatnością – zdarzenie w preliminarzu zmienia stan na Zatwierdzone do realizacji. W dalszym ciągu nie można go skasować, ale można rozliczać.

jeśli dokument jest płatny w chwili zatwierdzenia (gotówką) – utworzony zostaje zapis w rejestrze KASA (skojarzonym z formą płatności gotówka) potwierdzający wpłatę. Zdarzenie w preliminarzu zmienia stan na zatwierdzone do realizacji. Zapis z rejestru KASA i zdarzenie z preliminarza rozliczają się nawzajem.


jeśli faktura jest częściowo płatna gotówką (przy zatwierdzeniu dokumentu), częściowo przelewem (odroczona płatność) – zdarzenie z preliminarza zmieni stan na Zatwierdzone do realizacji, w rejestrze kasa utworzony zostanie zapis potwierdzający częściową wpłatę i zapis ten częściowo rozliczy zdarzenie z preliminarza (C).

12.2.9 Płatności a dokumenty anulowane

Dokument można anulować również wtedy, gdy został już rozliczony. W Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry znajduje się parametr Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów.

Jeśli parametr nie jest aktywny – nie można anulować dokumentu, który został już rozliczony (całkowicie lub częściowo). Rozliczenie należy wcześniej usunąć bezpośrednio z poziomu modułu Kasa/Bank.

Jeśli parametr jest aktywny – dokument można anulować nawet jeśli został już rozliczony:

jeśli dokument nie był jeszcze rozliczony – po anulowaniu znika z Preliminarza planowana płatność z nim związana.

jeśli dokument był rozliczony „ręcznie” przez użytkownika, tzn. wpłata gotówki nie nastąpiła automatycznie po zatwierdzeniu faktury, a rozliczenie nastąpiło z poziomu modułu Kasa/ Bank – po anulowaniu:

rozpięte zostaje rozliczenie

znika płatność z Preliminarza

zapis kasowy pozostaje w raporcie ze statusem Nierozliczony

jeśli dokument był rozliczony w chwili zatwierdzenia (np. Faktura Sprzedaży płatna gotówką przy zatwierdzeniu spowodowała powstanie zapisu kasowego) po anulowaniu program:

rozpina rozliczenie

usuwa zdarzenie z Preliminarza

usuwa zapis z raportu kasowego (pod warunkiem, że raport kasowy jest nadal otwarty

jeśli raport kasowy został już zamknięty - usuwane jest jedynie rozliczenie, a zapis pozostaje ze statusem Nierozliczony

12.2.10 Płatności a dokumenty korygujące

Faktury korygujące traktowane są jako niezależne dokumenty (pomimo, że wystawiamy je wskazując na dokument źródłowy). Dlatego płatności do nich generowane są analogicznie jak w przypadku podstawowych faktur VAT. Dosyć często spotykaną formą rozliczania faktur korygujących jest ich kompensata z dokumentem źródłowym. W systemie Comarch ERP Optima można to zrobić korzystając z funkcji rozliczenia i wybierając opcję kompensata.

12.2.11 Automatyczne kompensaty

W systemie istnieje możliwość automatycznego kompensowania dokumentów (np. Faktury Sprzedaży i korekt do niej). W Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry znajduje się zmienna Automatyczne kompensaty. Powoduje ona, że program automatycznie kompensuje ze sobą Fakturę Sprzedaży i wystawioną do niej korektę.

Zasady automatycznego kompensowania dokumentów:

Kompensata dotyczy jedynie Faktur Sprzedaży i korekt do FA

Faktura korygująca musi być zatwierdzona na trwałe (nie do bufora)

W konfiguracji musi być zdefiniowana forma płatności typu kompensata

Forma płatności kompensata musi być zadeklarowana na fakturze korygującej

Faktura korygująca zostanie rozliczona całkowicie lub częściowo, w zależności od kwoty, jaka została do rozliczenia na fakturze sprzedaży.


12.2.12 Podgląd rozliczeń z poziomu dokumentu

Możemy podejrzeć jakie dokumenty rozliczają daną fakturę (FZ, FA), Paragon, WKA, PKA oraz dokument Tax Free jak też korekty do nich. Okno podglądu można otworzyć z poziomu listy dokumentów jak też z poziomu formularza

danego dokumentu za pomocą funkcji dostępnej w pasku zadań.

Okno można otworzyć jeżeli dokument jest całkowicie lub częściowo rozliczony.

Rys. Lista dokumentów rozliczających

Okno jest listą zawierającą informacje:

Numer dokumentu, dla którego są wyświetlane zapisy rozliczające

Kwota – kwota dokumentu w walucie tego dokumentu. Do tej wartości wliczane są zdarzenia o statusie Nie podlega rozliczeniu. Jeżeli wszystkie zdarzenia mają status Nie podlega, wówczas przy próbie otwarcia listy dokumentów rozliczających wyświetlany jest komunikat Dokument nie podlega rozliczeniu.

Rozliczono - suma rozliczonych kwot dla danego dokumentu w walucie w jakiej został wystawiony

Pozostaje - różnica pomiędzy kwotą dokumentu i kwotą rozliczoną

Status rozliczenia (Rozliczono całkowicie lub Rozliczono częściowo)

Nie podlega – suma wartości zdarzeń nie podlegających rozliczeniu

Zestawienie dokumentów rozliczających, zawierające: daty rozliczenia, terminy rozliczeń, kwoty rozliczone, waluty rozliczeń

12.2.13 Zestawienie do korekty podatku dochodowego

Z poziomu listy Faktur Zakupu dostępny jest wydruk Zestawienie do korekty podatku dochodowego, prezentujący listę niezapłaconych Faktur Zakupu kwalifikujących się do korekty wraz z dokumentami, które rozchodowały towar z tych faktur.

Po wybraniu wydruku wyświetla się okno, w którym należy ustalić następujące parametry:

Dokumenty zakupu niezapłacone: na dzień …. – data, dla której zostaną wyświetlone dokumenty kwalifikujące się do korekty podatku,

Rozchody towarów i usług za okres: od dnia …. do dnia …. – okres, w jakim zasoby z wyświetlonych Faktur Zakupu zostały wydane.


Informacje drukowane na Zestawieniu (w pierwszej linii znajdują się informacje o Fakturach Zakupu, w pozostałych – dotyczące dokumentów rozchodowych):

Numer faktury zakupu – numer obcy Faktury Zakupu,

Nazwa kontrahenta – nazwa kontrahenta, od którego zakupiono towar,

Nr dokumentu rozchodu – numery dokumentów WZ, RW, FA, którymi ten towar został wydany (dokument FA pojawia się, jeżeli jest to faktura z pobraniem lub jest powiązana z WZ),

Data dokumentu – data zakupu/ data sprzedaży,

Wartość netto – wartość netto Faktury Zakupu,

Wartość rozchodu - koszt zakupu wydanego towaru (wykazany koszt zawiera również kwoty wynikające z późniejszych korekt oraz korekt kosztów, czyli dokumentów WZKK), dodatkowo dla każdej FZ pod tabelą znajduje się podsumowanie wartości rozchodu,

Kwota brutto – kwota brutto Faktury Zakupu,

Zaległość – kwota zaległości na dzień wskazany w parametrach wydruku,

Ilość dni po terminie – liczba dni, jaka upłynęła od terminu płatności faktury,

Ilość dni po terminie do dochodowego – liczba dni, od ilu Faktura Zakupu kwalifikuje się do korekty podatku.

W podsumowaniu zestawienia znajduje się:

Suma przeterminowanych zaległości – suma kolumny Zaległość,

Suma wartości rozchodów – suma kolumny Wartość netto/ wartość rozchodu,

W zestawieniu ujęte będą Faktury Zakupu z datą zakupu nie wcześniejszą niż 1.01.2013r.

W Konfiguracji Programu/ Ogólne/ Parametry znajduje się parametr Korekta kosztów do podatku dochodowego wyliczana na dzień:

30/90 – po zaznaczeniu tej opcji w kolumnie Ilość dni po terminie do dochodowego jest wyliczana od 30 dnia po terminie płatności faktury lub od 90 dnia liczonego od wystawienia faktury z terminem płatności dłuższym niż 60 dni,

31/91 – Ilości dni po terminie do dochodowego jest wyliczana o dzień później, w stosunku do powyższej opcji.

Jeżeli magazyn jest rozliczany według metody AVCO, na wydruku pojawi się wyłącznie informacja o niezapłaconych Fakturach Zakupu. Ze względu na brak powiązania między konkretnymi przyjęciami i wydaniami towaru w tej metodzie, zestawienie nie zawiera informacji o rozchodach z tych faktur.


13 Wielowalutowość

W systemie istnieje możliwość wystawiania dokumentów w walucie obcej. W walucie podawana jest zarówno wartość poszczególnych pozycji jak i całego dokumentu.

Informacje związane z płatnościami, powstające w module Kasa/ Bank są rejestrowane w systemie w walucie w jakiej wystawiony był dokument.

Listę walut definiuje użytkownik w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Waluty.

Aby możliwe było wystawianie i prawidłowe przeliczanie wartości dokumentu dla każdej waluty należy zdefiniować kurs. W systemie może funkcjonować kilka typów kursów (np. kurs w banku PKO S.A., kurs średni NBP itp.). Rodzaje kursów, które są wykorzystywane w firmie, definiuje Użytkownik z poziomu Konfiguracji programu/ Ogólne/ Typy kursów walut. Jeden z nich musi być kursem domyślnym i jest proponowany na każdym nowym dokumencie w walucie. Kurs domyślny Użytkownik może określić zaznaczając na formularzu typu kursu parametr Domyślny:

Określenie notowania na dany dzień jest możliwe z poziomu listy walut po wciśnięciu przycisku .

Istnieje możliwość takiego zdefiniowania parametrów pracy, by program przypominał w chwili uruchamiania programu o uzupełnieniu kursu dla waluty. Odpowiada za to parametr w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry:

Pokazuj formularz kursów walut po wejściu do programu, jeśli nie był aktualizowany – jeśli w tabeli walut występują jakieś waluty, dla których kurs nie był jeszcze ustalany, po każdym uruchomieniu program wyświetli listę walut i umożliwi aktualizację kursu (do czasu, aż wszystkie waluty nie zostaną zaktualizowane).

Zasady definiowania walut, typów kursu oraz notowań zostały dokładniej opisane w podręczniku do Konfiguracji.

W Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry znajdują się parametry związane z obsługą walut na dokumentach:

Jeśli parametr Pobieraj kurs z dnia poprzedniego dla dokumentów przychodowych jest zaznaczony – podczas wystawiania dokumentów związanych ze sprzedażą towarów program porównuje datę wystawienia i sprzedaży (wydania), wybiera datę wcześniejszą i na dokument pobiera kurs z dnia poprzedzającego tą datę. Parametr działa w przypadku dokumentów: Faktura Pro Forma, Faktura Sprzedaży, Wydanie Zewnętrzne, Wydanie Kaucji.

Jeśli parametr Pobieraj kurs z dnia poprzedniego dla dokumentów kosztowych wg daty jest zaznaczony - program podczas wystawiania dokumentów związanych z zakupem towarów sprawdza wskazaną datę zakupu/ wystawienia/ wpływu na dokumencie i pobiera kurs z dnia poprzedzającego tą datę. Parametr działa w przypadku dokumentów: Faktura Zakupu, Przyjęcie zewnętrzne, Przyjęcie kaucji.

Uwaga: Jeśli dzień poprzedni przypadał na sobotę/ niedzielę – pobierany jest kurs z piątku.

Jeśli parametry są odznaczone – wtedy podczas wystawiania dokumentu program pobiera kurs waluty z dnia poprzedzającego datę wystawienia dokumentu.


W przypadku, gdy na dzień, dla którego powinien zostać pobrany kurs, nie ma wprowadzonego notowania program działa na podobnej zasadzie jak dotychczas. W zależności od ustawienia parametru Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty przed wskazaną datą:

jeśli jest odznaczony – wyświetlony zostanie komunikat o braku kursu na dzień wynikający z ustawień w konfiguracji. W takim przypadku program zmieni typ kursu na ręczny, z możliwością wprowadzenia notowania przez Użytkownika.

jeśli jest zaznaczony – pobrany zostanie ostatni kurs wprowadzony przed datą wynikającą z ustawień w konfiguracji.

13.1 Wystawiamy dokument w walucie obcej

Uwaga: : Aby użytkownik miał możliwość wystawiania dokumentów w walucie innej niż systemowa (PLN) należy zaznaczyć w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry parametr Zezwalaj na zmianę waluty na dokumencie .

Jeśli parametr jest zaznaczony operator może zdecydować podczas edycji dokumentu w jakiej walucie ma być wystawiony.

Na formularzu Faktury Sprzedaży oraz Faktury Zakupu z poziomu zakładki Płatności, a w przypadku innych dokumentów - zakładki Dodatkowe, istnieje możliwość wyboru w jakiej walucie dokument ma być wystawiony. Program zawsze inicjuje dokument w walucie systemowej.

Dopiero w chwili wyboru waluty na formularzu pojawiają się pola związane z typem kursu i notowaniem, jakie mają być wykorzystane na dokumencie:

Data kursu - w polu tym widoczna jest data, z jaką pobrano notowanie dla waluty. Data jest proponowana zgodnie z ustawieniami parametrów w konfiguracji. Podczas wystawiania dokumentu Użytkownik może zmienić proponowaną przez program datę i program automatycznie pobierze kurs waluty z podanego dnia.

Notowanie kursu pobierane jest z dnia poprzedzającego datę powstania obowiązku podatkowego. Jeżeli faktura jest wystawiana przed dokonaniem transakcji, czyli data wystawienia jest wcześniejsza niż data powstania obowiązku podatkowego, wówczas kurs ustawiany jest na podstawie daty wystawienia.

Aby program działał według tych zasad w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry opcje Pobieraj kurs waluty z dnia poprzedniego dla dokumentów przychodowych oraz Pobieraj kurs waluty z dnia poprzedniego dla dokumentów kosztowych wg daty zakupu/wystawienia/wpływu nie mogą być zaznaczone.

Typ kursu – proponowany jest typ kursu określony w konfiguracji jako domyślny. Użytkownik może wybrać inny kurs spośród zdefiniowanych w programie.

Kurs – kurs waluty pobierany jest z tabeli kursów w Konfiguracji i Użytkownik nie ma możliwości jego zmiany na dokumencie.

Jeśli zmiana kursu dotyczy tylko aktualnie wystawianego dokumentu można posłużyć się kursem ręcznym. W przypadku tego typu kursu istnieje możliwość określenia jego wartości z poziomu dokumentu – kurs zostanie zapamiętany na dokumencie, natomiast nie będzie widoczny z poziomu konfiguracji.

Uwaga: Jeśli na dzień podany jako Data kursu kurs nie został określony – program będzie proponował notowanie najbardziej aktualne (najbliższe) lub kurs typu ręczny 1:1 (w zależności od ustawienia parametru Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty (nie ostrzegaj o braku kursu) w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry .

13.1.1 Zasady wyliczania cen na dokumentach walutowych

Podczas wprowadzania pozycji na dokument program porównuje walutę dokumentu z walutą, w jakiej określona jest cena sprzedaży (zakupu) na karcie cennikowej. Jeśli waluty te nie są zgodne – program przelicza je wg domyślnego kursu. I tak:

jeśli dokument jest wystawiany w PLN, a cena na karcie jest określona w walucie – program wylicza cenę w PLN na podstawie kursu zdefiniowanego jako domyślny w walucie.


jeśli dokument jest wystawiany w walucie obcej, a cena na karcie jest określona w PLN – na dokumencie cena z PLN jest przeliczana na walutę. Jeśli Użytkownik na dokumencie zmieni kurs – cena w PLN jest zachowywana, natomiast przeliczana jest cena walutowa.

jeśli dokument jest wystawiany w walucie i cena na karcie jest określona w walucie - na dokument pobierana jest cena w walucie, natomiast wartość w PLN jest przeliczana wg kursu. Jeśli Użytkownik zmieni kurs na dokumencie – cena walutowa jest zachowana, a przeliczana jest wartość w PLN.

Zasada ta nie ma zastosowania podczas przekształcania (np. RO ->FA, FPF -> FA) oraz kopiowania dokumentów. Na dokumencie wynikowym zawsze pozostaje niezmieniona cena poszczególnych pozycji w walucie, niezależnie od tego, w jakiej walucie została cena zdefiniowana na karcie towaru (cena początkowa na dokumencie) oraz jaki obowiązuje kurs.

13.1.2 Zmiana waluty na istniejącym dokumencie

Istnieje możliwość zmiany waluty na dokumencie, gdzie została już uzupełniona lista pozycji. W przypadku wybrania nowej waluty program przelicza cenę wszystkich już wpisanych pozycji.

Możliwość zmiany waluty nie dotyczy dokumentów handlowych skojarzonych z magazynowymi. Oznacza to, że Użytkownik nie będzie miał możliwości zmiany waluty na:

Fakturze Sprzedaży utworzonej z WZ – waluta musi być zgodna z walutą na WZ

Fakturze Zakupu utworzonej z PZ – waluta musi być zgodna z walutą na FZ

Uwaga: Należy pamiętać, że zmiana waluty na dokumencie powoduje aktualizację tabeli płatności. W wyniku zmiany waluty program jeszcze raz wylicza płatność związaną z dokumentem. W związku z tym, jeśli Użytkownik dokonał wcześniej zmian w tabeli (np. rozbił płatność na raty) po zmianie waluty musi zrobić to ponownie.

13.1.3 Zmiana kursu na istniejącym dokumencie

W programie istnieje również możliwość zmiany kursu (notowania) na dokumencie, gdzie uzupełniona została lista towarów.

Zmiana będzie proponowana przez program automatycznie w chwili zmiany daty wystawienia na dokumencie.

Użytkownik ma również możliwość zmiany typu kursu na dokumencie. Program przelicza wtedy wartość towaru wg nowego kursu, pobranego z tabeli kursów w programie.

W przypadku wybrania kursu typu ręczny – Użytkownik ma możliwość wpisania notowania bezpośrednio na formularzu.

Przy każdej zmianie program informuje Użytkownika o konieczności przeliczenia wartości dokumentu:

jeśli Użytkownik potwierdzi decyzję zmiany kursu (TAK) – program przeliczy wartości

Użytkownik ma możliwość wycofania się z wprowadzonej zmiany (NIE) – program pozostawi kurs/ notowanie bez zmian.

Na Fakturze Sprzedaży utworzonej do Wydania Zewnętrznego można zmienić mienić datę kursu, typ kursu i notowanie w przypadku kursu ręcznego. Po zmianie kursu przeliczane są wartości w PLN na dokumencie. Dzięki temu możliwe jest przekształcenie kilku WZ z różnymi kursami do jednej Faktury Sprzedaży, Faktury Pro Forma w walucie do WZ. W Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry znajduje się parametr Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FA/PA, jeśli jest włączony, po zmianie ceny/kursu na FA i zapisaniu FA na stałe, do Wydania Zewnętrznego generowana jest korekta wartości.

Po zaznaczeniu w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry Pozwalaj na edycję cen/kursu na FZ powstałym z PZ oraz Przeliczaj ceny po nowym kursie na Fakturze Zakupu można zmienić cenę pojedynczych pozycji, datę, typ kursu oaz notowanie w przypadku kursu ręcznego. Do PZ tworzona jest korekta wartości (szczegóły w rozdziale Nieokreślona wartość dostawy).

Uwaga: Należy pamiętać, że zmiana kursu na dokumencie powoduje aktualizację tabeli płatności. W wyniku zmiany kursu program jeszcze raz wylicza płatność związaną z dokumentem. W związku z tym, jeśli Użytkownik dokonał wcześniej zmian w tabeli (np. rozbił płatność na raty) po zmianie kursu musi zrobić to ponownie.


13.1.4 Zasady wystawiania dokumentów w walucie

1. Na dokumentach w walucie obcej domyślnie nie jest wyliczany podatek VAT, ale Użytkownik ma możliwość jego naliczenia dla wszystkich lub tylko wybranych pozycji (zasady opisane w jednym z kolejnych rozdziałów)

2. Przy zatwierdzaniu dokumentu w walucie obcej program sprawdza, czy kontrahent nie ma ustawionego statusu krajowy – w takim przypadku poinformuje o tym Użytkownika.

3. Jeśli dokument jest wystawiony w walucie obcej – nie jest możliwa jego fiskalizacja.

4. Wystawianie dokumentów w walucie obcej nie dotyczy Paragonów oraz korekt do Paragonów (zawsze w walucie systemowej).

5. Zmiana waluty oraz kursu nie jest możliwa na fakturze, która powstała w wyniku przekształcania Paragonu (zawsze PLN).

6. W przypadku rozliczania zaliczek – do rozliczenia proponowane są tylko zaliczki w walucie zgodnej z walutą na dokumencie.

jeśli na dokumencie zmieniana jest waluta – program automatycznie proponuje do rozliczenia nową listę zaliczek (zgodnych z nową walutą)

jeśli użytkownik zmieni walutę już po ustaleniu informacji nt. rozliczanych zaliczek – lista zaliczek zostanie zmieniona na zapisy w takiej samej walucie, natomiast wszystkie wcześniej wprowadzone informacje o rozliczanych kwotach zostaną utracone.

7. Marża na dokumentach w walutach obcych jest zawsze wyrażona w walucie systemowej (PLN).

8. Analiza danych: Historia kontrahenta i Historia towaru – jeśli w obrocie towarem/ z kontrahentem występowały dokumenty w walucie obcej w analizie są one przeliczane na PLN zgodnie z kursem ustalonym na wystawionym dokumencie.

9. Analiza danych: Bilans handlowy towaru – jeśli w obrocie towarem występowała cena zakupu w walucie obcej to jego wartość jest przeliczana na PLN wg kursu podanego na dokumencie.

13.1.5 Płatności na dokumentach walutowych

Dla każdej pozycji wpisywanej na dokument walutowy pamiętane są dwie wartości: wartość w walucie oraz wartość w PLN (wyliczona wg kursu określonego na dokumencie).

Podczas wyliczania wartości dokumentu w walucie Użytkownik może zdecydować, czy podstawą podczas obliczeń powinna być wartość dokumentu wyliczona w walucie, czy też wartość wyliczona w PLN.

Dlatego w przypadku dokumentów wystawianych w walutach obcych można wybrać jeden z dwóch algorytmów wyliczania płatności:

od wartości walutowej – płatność jest sumą wartości poszczególnych pozycji wyrażonych w walucie dokumentu, czyli Użytkownik przyjmuje, że podstawą dla obliczania płatności jest wyliczona wartość w walucie. Algorytm opisany jest dokładniej w przykładach poniżej.

od wartości PLN – do wyliczania płatności program wykorzystuje wartość dokumentu wyliczoną w PLN. Dopiero suma wartości w PLN jest przeliczana na walutę wg podanego kursu. Algorytm opisany jest dokładniej w przykładach poniżej.

Możliwość wyboru sposobu wyliczania płatności dotyczy większości dokumentów (FA, RO, FPF, FZ, ZD, WZ, PZ). Jednak informacja ta jest wykorzystywana dopiero w chwili tworzenia płatności w Kasie/Banku, czyli w przypadku Faktur Sprzedaży oraz Faktur Zakupu. Na pozostałych dokumentach parametr ma znaczenie informacyjne (jest przepisywany na kolejne dokumenty skojarzone).

Ustawienia sposobu liczenia można dokonać z poziomu Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry: Płatność walutowa dla dokumentu. Do wyboru są dwa algorytmy: od wartości walutowej oraz od wartości w PLN.

Dodatkowo w oknie znajduje się parametr pozwalaj na zmianę. Jeśli parametr jest aktywny w trakcie wystawiania dokumentu w walucie program zaproponuje algorytm wyliczania płatności zadeklarowany w konfiguracji, jednak umożliwi jego zmianę w ramach konkretnego dokumentu. Jeśli natomiast parametr nie będzie aktywny – program ustawi automatycznie algorytm zadeklarowany w konfiguracji i nie pozwoli na jego zmianę.

Jeśli parametr Pozwalaj na zmianę jest aktywny – podczas wystawiania dokumentu w walucie obcej na zakładce Płatności obok typu kursu oraz notowania pojawi się parametr Płatność walutowa od wartości PLN. Parametr będzie zaznaczony/ odznaczony zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji:

parametr będzie odznaczony - jeśli w Konfiguracji ustawiono Płatność walutową dla dokumentu wyliczaną od wartości walutowej


parametr będzie aktywny – jeśli w Konfiguracji ustawiono Płatność walutową dla dokumentu wyliczaną od wartości w PLN.

Przykład Wyliczanie płatności Załóżmy, że na fakturze sprzedajemy dwa towary:

T1 w cenniku ma cenę 12.50 PLN, w ilości 10 szt.

T2 w cenniku ma cenę 6.25 PLN, w ilości 100 szt. Faktura jest wystawiana w walucie EURO, gdzie kurs 1 EURO = 3.10 PLN.

ilość cena w walucie cena w PLN wartość w walucie wartość w PLN

T1 10 4.03 12.49 (po zaokrągleniu) 40.30 124.90

T2 100 2.02 6.26 (po zaokrągleniu) 202.00 626.00

Płatność liczona od wartości walutowej:

wartość faktury w walucie wynosi 242.30 EURO (suma wartości pozycji w walucie)

wartość faktury w PLN wynosi 751.13 PLN (242.30 * 3.10)

w preliminarzu powstanie płatność na kwotę 242.30 EURO Płatność liczona od wartości PLN:

wartość faktury w PLN wynosi 750.90 PLN (suma wartości pozycji w PLN)

wartość faktury w walucie wynosi 242.23 EURO (750.90/ 3.10)

w preliminarzu powstanie płatność na kwotę 242.23 EURO

13.1.6 Podatek VAT na dokumentach walutowych

W programie istnieje możliwość naliczania podatku VAT na dokumentach wystawianych w walucie obcej. Aby naliczyć VAT na dokumencie walutowym należy w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry zaznaczyć parametr VAT na fakturach w walucie. Zaznaczenie parametru w Konfiguracji dla:

1. Kontrahenta, który na karcie (zakładka Handlowe) ma wskazany status Wewnątrzunijny/ Pozaunijny nie oznacza, że na każdym dokumencie program automatycznie naliczy podatek, a jedynie umożliwi na poszczególnych dokumentach zmianę stawki VAT na inną niż 0% lub nie podlega. Wystawiając dokument walutowy proponowane są stawki VAT 0% lub nie podlega, natomiast Użytkownik ma możliwość:

zmiany stawki VAT indywidualnie na poszczególnych pozycjach dokumentu – po podglądnięciu formularza pozycji dostępne jest pole ze stawką VAT

zmiany stawki VAT globalnie dla wszystkich pozycji na dokumencie. Jeśli parametr jest ustawiony i dokument jest wystawiany w walucie obcej na zakładce Płatności (obok tabeli VAT) dostępny jest parametr Naliczaj VAT, przy pomocy którego można globalnie naliczyć VAT na dokumencie:

po jego zaznaczeniu program automatycznie naliczy VAT dla pozycji na dokumencie pobierając stawkę VAT z karty towaru/ usługi,

jeśli parametr jest zaznaczony dla każdej dodawanej pozycji VAT jest naliczany automatycznie,

jeśli Użytkownik odznaczy parametr – na wszystkich pozycjach stawki VAT zostaną na nowo ustawione na 0%/ nie podlega.

2. Kontrahenta, który na karcie (zakładka Handlowe) ma wskazany status Krajowy oznacza, że na każdym dokumencie program automatycznie naliczy podatek. Dla poszczególnych pozycji dokumentu VAT zostanie przeniesiony zgodnie z ustawieniem na kartach towarów. Użytkownik ma możliwość zmiany VAT-u.

Parametr Naliczaj VAT (zakładka Płatności dokumentu) jest domyślnie zaznaczony. Użytkownik może go odznaczyć, wówczas – na wszystkich pozycjach stawki VAT zostaną na nowo ustawione na 0%/ nie podlega.


Uwaga: Jeśli Użytkownik ustawi stawki VAT bezpośrednio dla poszczególnych pozycji, a następnie zaznaczy parametr Naliczaj VAT – wtedy stawki VAT dla wszystkich pozycji zostaną pobrane z karty i podatek VAT zostanie naliczony od nowa (wprowadzone „ręcznie” ustawienia zostaną utracone).

Wartość VAT jest wyliczana od wartości dokumentu w PLN, w zależności od sposobu liczenia dokumentu:

od wartości netto – w przypadku dokumentów wyliczanych algorytmem „od netto”

od wartości brutto – w przypadku dokumentów wyliczanych algorytmem „od brutto”

Wartości w tabeli VAT na dokumencie są wykazywane zawsze w PLN. Również na wydrukach dokumentów walutowych tabela VAT (wartość netto, brutto i VAT) są drukowane w PLN.

Kwota płatności jest wyliczana na podstawie wartości brutto dokumentu, przeliczonej na walutę po kursie podanym w nagłówku dokumentu.

Płatność VAT w PLN

Dla kontrahentów o statusie krajowy, podatnikiem jest nabywca na Fakturach Sprzedaży i Fakturach Zakupu w walucie istnieje możliwość naliczania płatności podatku VAT w PLN. W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr Płatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie dostępny do edycji po zaznaczeniu VAT na fakturach w walucie.

Jeżeli parametr zostanie zaznaczony w konfiguracji, wówczas na dokumencie wystawionym dla kontrahenta krajowego lub takiego gdzie podatnikiem jest nabywca, po zmianie waluty na zakładce Płatności automatycznie będą widoczne i zaznaczone parametry Naliczaj VAT, Płatność VAT w PLN. Płatność dokumentu dzielona jest na dwie części – kwotę netto w walucie i kwotę VAT w PLN liczoną po kursie z dokumentu. Do preliminarza płatności przenoszone są obie płatności. Podziału płatności dokumentu na raty można wykonać z poziomu dokumentu tylko dla kwoty netto w walucie. Płatność VAT w PLN można podzielić jedynie z poziomu menu Kasa/Bank/ Preliminarz płatności.

Na wydrukach Faktura VAT UE oddzielnie wykazywana jest kwota do zapłaty w walucie, oddzielnie kwota VAT w PLN.

Uwaga: Nie ma możliwości naliczenia płatności podatku VAT w PLN na Fakturach Sprzedaży Zaliczkowych w walucie.

13.1.7 Formularz pozycji na dokumentach w walucie

W przypadku dokumentów wystawianych w walutach obcych (FA, FPF, RO, FZ, ZD, WZ, PZ) mamy do czynienia z trzema grupami cen:

cena podstawowa - pobrana z cennika

cena w walucie dokumentu – cena z cennika przeliczona na walutę w jakiej wystawiany jest dokument

cena w PLN – cena przeliczona na walutę systemową (PLN).

Warto przy tym pamiętać, że w zależności od algorytmu wyliczania dokumentu proponowane są ceny bez podatku – w przypadku wyliczania od netto, lub z podatkiem – w przypadku wystawiania dokumentu od brutto.

Uwaga: Na dokumentach liczonych od brutto – ceny z podatkiem będą proponowane nawet wtedy, gdy Użytkownik nie będzie naliczał podatku na dokumentach (st awka 0% lub nie podlega).

W szczególnym przypadku ceny te mogą być wyrażone w trzech różnych walutach (np. cena w cenniku zdefiniowana jest w EURO, a towar sprzedawany jest na fakturze wystawionej w USD).


Rys. Pozycja faktury – cena towaru w walucie

W zależności od wykorzystywanych podczas wystawiania dokumentów walut na formularzu pozycji może pojawić się do trzech kolumn zawierających cenę i wartość pozycji w poszczególnych cenach:

kolumna I: zawiera ceny wyrażone w walucie dokumentu

kolumna II: zawiera ceny wyrażone w walucie z cennika

kolumna III: zawiera ceny wyrażone w PLN

Poniżej opisano kilka możliwych kombinacji walut podczas wystawiania dokumentu i związane z tym zmiany w wyglądzie formularza pozycji.

Dokument wystawiany w PLN. Cena w cenniku w PLN:

KOLUMNA 1 KOLUMNA II KOLUMNA III

ILOŚĆ 10 SZT.

CENA 100 PLN

RABAT 10%

CENA z RABATEM 90 PLN

WARTOŚĆ 900 PLN

Dokument wystawiany w walucie (USD). Cena w cenniku w PLN:

KOLUMNA 1 KOLUMNA II KOLUMNA III

ILOŚĆ 10 SZT.

CENA 100 USD 400 PLN

RABAT 10%

CENA z RABATEM 90 USD 360 PLN

WARTOŚĆ 900 USD 3600 PLN


Dokument wystawiany w PLN. Cena w cenniku w walucie (USD):

KOLUMNA I KOLUMNA II KOLUMNA III

ILOŚĆ 10 SZT.

CENA 100 PLN 25 USD

RABAT 10%

CENA z RABATEM 90 PLN 12.50 USD

WARTOŚĆ 900 PLN 125 USD

Dokument wystawiany w USD. Cena w cenniku w walucie (USD):

KOLUMNA 1 KOLUMNA II KOLUNA III

ILOŚĆ 10 SZT.

CENA 100 USD 400 PLN

RABAT 10%

CENA z RABATEM 90 USD 360 PLN

WARTOŚĆ 900 USD 3600 PLN

Dokument wystawiany w walucie (USD). Cena w cenniku w innej walucie (EURO):

KOLUMNA 1 KOLUMNA II KOLUNA III

ILOŚĆ 10 SZT.

CENA 100 USD 90 EURO

RABAT 10%

CENA z RABATEM 90 USD 81 EURO 360 PLN

WARTOŚĆ 900 USD 810 EURO 3600 PLN

13.2 Informacje dodatkowe

13.2.1 Korekty do dokumentów w walucie

W przypadku dokumentów korygujących nie ma możliwości zmiany żadnych parametrów dotyczących waluty. Z dokumentu korygowanego przepisywane są waluta, typ kursu oraz notowanie.

13.2.2 Agregowanie dokumentów WZ/ PZ w walucie

W chwili agregacji WZ/ PZ do faktury sprawdzane jest czy wszystkie agregowane dokumenty są wystawione w takiej samej walucie. Jeśli nie – program nie pozwoli na utworzenie faktury.

Po zaznaczeniu w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry Pozwalaj na edycję cen/kursu na FZ powstałym z PZ, na Fakturze Zakupu można zmienić datę, typ kursu oaz notowanie w przypadku kursu ręcznego. Do PZ tworzona jest korekta wartości (szczegóły w rozdziale Nieokreślona wartość dostawy).

Na Fakturze Sprzedaży utworzonej z Wydania Zewnętrznego w walucie można zmienić datę kursu, typ kursu i notowanie w przypadku kursu ręcznego. Po zmianie kursu przeliczane są wartości w PLN na dokumencie. Dzięki temu możliwe jest przekształcenie:

kilku WZ z różnymi kursami do jednej Faktury Sprzedaży,

W Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry znajduje się parametr Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FA/PA, jeśli jest włączony, po zmianie ceny/kursu na FA i zapisaniu FA na stałe, do Wydania Zewnętrznego generowana jest korekta wartości. Dzięki temu dokumenty handlowe i magazynowe są zgodne.

Przy włączonym parametrze Agregacja pozycji na dok. powstałych z WZ (Konfiguracja firmy/ Magazyn/ Parametry) nie jest możliwa agregacja pozycji przy przekształceniu kilku WZ do FA dla towarów o takich samych cenach i różnych kursach.


13.2.3 Symulacja wartości zakupu

Na dokumencie sprzedaży w walucie zarówno koszt zakupu jak i marża wyliczane są w walucie systemowej (PLN).

Jeśli cena zakupu towaru jest określona w walucie obcej – podczas wyliczania wartości zakupu program uwzględnia kurs zapamiętany na dokumencie zakupu.

W przypadku symulacji wg ostatniej ceny zakupu – program wylicza wartość zgodnie z walutą oraz kursem obowiązującym dla ostatniej ceny zakupu na karcie towaru.

Przykład Zakup towaru 100 szt. W cenie 2 EURO (kurs na dokumencie zakupu to 1 EURO = 4 PLN) Sprzedaż towaru 1 szt. towaru w cenie 13 PLN. Wyliczona kwota marża to 13 – (2 x 4) = 5 PLN

Przykład Zakup towaru 100 szt. W cenie 2 EURO (kurs na dokumencie zakupu to 1 EURO = 4 PLN) Sprzedaż towaru 20 szt. W cenie 5 EURO (kurs na dokumencie sprzedaży to 1 EURO = 4.20 PLN) Wyliczona kwota marży to (5 x 4.20) – (2 x 4.00) = 13 PLN, 13 PLN x 20 = 260 PLN

W przypadku symulacji wg średniej ceny zakupu program wylicza średnią cenę zakupu w oparciu o ilość i wartość zasobów posiadanych w magazynie. Wartość zasobu wyliczana jest zawsze na podstawie kursu waluty podanego na dokumencie zakupu. Natomiast wartość sprzedaży wyliczana jest na podstawie kursu podanego na dokumencie sprzedaży.

Przykład Zakup towaru: 100 szt. towaru w cenie 2 EURO (kurs 1 EURO = 4.10 PLN) Zakup towaru: 100 szt. towaru w cenie 2 EURO (kurs 1 EURO = 4.60 PLN) Wyliczona średnia cena zakupu: 100 x (2 x 4.10) + 100 x (2 x 4.60) = 820 + 920 = 1740, 1740 / 200 = 8.70 PLN Sprzedaż: 1 szt. W cenie 5 EURO (kurs 1 EURO = 4.50 PLN) Wartość marży: (5 x 4.50) – 8.70 = 22.50 – 8.70 = 13.80 PLN

13.2.4 Aktualizacja cen sprzedaży

Podczas aktualizacji cen sprzedaży program przelicza cenę zakupu z waluty na PLN (zgodnie z określonym na FZ kursem), a następnie dolicza zadeklarowaną marżę i wylicza nową cenę sprzedaży w walucie określonej na karcie.

Przykład

Ostatnia cena zakupu 2 EURO (kurs 1 EURO = 4 PLN) Ceny sprzedaży na karcie towaru: - cena sprzedaży 1: 10 % marży 2.20 EURO - cena sprzedaży 2: 20 % marży 9.60 PLN (2 x 4 + 20% = 9.60) Nowa cena zakupu 3 EURO (kurs 1 EURO = 4.50 PLN) - cena sprzedaży 1: 10 % marży 3.30 EURO - cena sprzedaży 2: 20 % marży 16.20 PLN (3 x 4.50 + 20% = 16.20)

13.3 Obrót z krajami spoza Unii Europejskiej

Faktura importowa (od dostawcy) jest rejestrowana z poziomu listy faktur zgodnie z opisanymi wcześniej zasadami. Powinna być wystawiona w walucie obcej. Dodatkowo, po to by dokument był potem prawidłowo rozpoznawany w systemie, kontrahent, którego dotyczy, powinien mieć podany status pozaunijny.

Wszystkie koszty dodatkowe oraz podatek VAT jest naliczany na podstawie dokumentu Korekta Graniczna (FZKG). Dokument FZKG powinien być wprowadzony na podstawie otrzymanego dokumentu SAD.


13.3.1 Korekta Graniczna do FZ (FZKG)

Aby zaewidencjonować dodatkowe kwoty związane z zakupem towaru, takie jak: cło, podatek akcyzowy, podatek VAT czy koszt transportu czy inne koszty związane z zakupem towaru, do Faktury Zakupu należy wystawić Korektę Graniczną.


Aby wystawić Korektę Graniczną należy na liście zaznaczyć kursorem Fakturę Zakupu, której będzie dotyczyć,

a następnie z menu wyświetlonego po wciśnięciu strzałki wybrać opcję korekta graniczna/cło:

Na wyświetlonym formularzu Korekty Granicznej należy uzupełnić wszystkie informacje zgodnie z otrzymanym dokumentem SAD.

Na dokumencie FZKG edytowalne jest (w przeciwieństwie do innych korekt) pole Kontrahent. Pole to na nowym dokumencie FZKG jest puste, program nie pozwoli jednak zatwierdzić dokumentu przed jego uzupełnieniem.

Algorytm wyliczania (netto/ brutto) jest zawsze zgodny z algorytmem zastosowanym na Fakturze Zakupu i nie podlega edycji.

Waluta na FZKG to zawsze PLN i nie ma możliwości zmiany (cło i podatek zawsze jest płacony w złotówkach).

13.3.1.1 Naliczanie kwot celnych na korekcie granicznej

Na FZKG pojawią się wszystkie pozycje z Faktury Zakupu od dostawcy. Na formularzu widoczna jest cena towaru po przeliczeniu na PLN po kursie obowiązującym na Fakturze Zakupu, a w polu Korekta jest wartość 0. Użytkownik może sam wyliczyć kwoty dla poszczególnych pozycji w oknie Pozycja dokumentu uzupełniając je ręcznie w polu Wartość lub korzystając z opcji:

- dystrybucja kwoty na pozycje,

- dystrybucja kwot celnych na pozycje.

Funkcje działają dla wszystkich pozycji FZKG lub dla pozycji zaznaczonych (jeśli zaznaczymy pozycje przed uruchomieniem funkcji).

FZ

Faktura Zakupu

(importowa) od dostawcy

PZ

Przyjęcie Zewnętrzne

od dostawcy

FZKG

Faktura Zakupu

Korekta Graniczna

PZKW do FZKG

Przyjęcie Zewnętrzne

Korekta Wartościowa


Uwaga: Istnieje możliwość wyświetlenia kolumny Kod CN (domyślnie jest niewidoczna, należy ją wybrać z kolumn dodatkowych opcją pod prawym przyciskiem myszy). Kolumna jest przydatna przy naliczaniu kwot celnych dla wybranych towarów zgodnie z dokumentem SAD, na którym pozycje pogrupowane są po kodach CN.

13.3.1.1.1 Dystrybucja kwoty na pozycje

Jeśli wartość korekty wyliczana jest proporcjonalnie dla wszystkich pozycji jedną kwotą – Użytkownik ma do dyspozycji:

- przycisk - dystrybucja kwoty na pozycje umożliwiający rozdzielenie podanej kwoty proporcjonalnie (w stosunku do wartości pozycji) na wszystkie pozycje z dokumentu.

Należy pamiętać, że wartość korekty dotyczy całej pozycji, a nie pojedynczej jednostki towaru..

13.3.1.1.2 Dystrybucja kwot celnych na pozycje

Jeśli zachodzi potrzeba wprowadzenia dodatkowych kosztów związanych z zakupem towaru w sposób bardziej

szczegółowy – w rozbiciu na rodzaj kosztów, należy skorzystać z opcji - dystrybucja kwot celnych na pozycje, gdzie można oddzielnie wprowadzić koszt transportu, kwotę cła czy podatku akcyzowego.

Konfiguracja

Rodzaje kosztów zostały określone w Konfiguracji firmy/ Handel/ Kwoty celne.

Lista domyślnie zawiera trzy pozycje: Wartość cła, Wartość akcyzy, Koszt transportu. Użytkownik może dodawać nowe pozycje w zależności od potrzeb i specyfiki pracy oraz usuwać/zmieniać domyślne pozycje.

Dla poszczególnych pozycji listy określamy:

- czy dotyczy zakupu wewnątrzunijnego/krajowego (kolumna UE/ kraj), pozaunijnego (kolumna Pozaunijny)

- czy od wartości tej pozycji ma być naliczony podatek VAT

- oraz czy ma wpływać na płatność dokumentu

Zgodnie z ustawieniem pozycje listy są przenoszone na dokument Korekty Granicznej, gdzie Użytkownik podaje ich kwotową wartość.

Rys. Konfiguracja firmy/ Handel – Kwoty celne.


Naliczanie kwot celnych

Po naciśnięciu ikony na formularzu FZKG pojawia się okno Kwoty celne, gdzie można uzupełnić Wartość poszczególnych pozycji:

Rys. Kwoty celne

Po uzupełnieniu wartości, pozycja jest automatycznie zaznaczana:

Łączna wartość kwot celnych jest proporcjonalnie rozdzielana na pozycje FZKG. Jeśli pozycja w oknie Kwoty celne zostanie odznaczona, wartość tej pozycji nie zostanie doliczona do wartości towarów.

Kwoty celne dla towarów można naliczać etapami, każdorazowo uzupełniając wartość wybranych pozycji w oknie Kwoty celne. Jeśli ponownie zaznaczymy pozycję, która już była wprowadzana, kwoty zostaną przeliczone na nowo.

Należy pamiętać, że zaznaczenie pozycji i nieuzupełnienie wartości, będzie skutkowało wyzerowaniem wartości na pozycjach Korekty Granicznej.

Przeliczenie kwot celnych następuje po naciśnięciu przycisku - Akceptuj.

Dystrybucja kwot celnych jest wykonywana domyślnie dla wszystkich towarów z Korekty Granicznej. Aby wykonać dystrybucję kwot celnych na wybrane towary, należy je uprzednio zaznaczyć na liście.

W oknie Kwoty celne dla danej pozycji należy wpisać kwotę w kolumnie Wartość, zostanie ona proporcjonalnie podzielona między towary znajdujące się na Korekcie Granicznej. Jeśli chcemy zmienić bądź wyzerować tą kwotę, należy ponownie otworzyć okno Kwoty celne, zaznaczyć daną pozycję i wpisać dla niej wartość.

Naliczenie kwot celnych ikoną dystrybucja kwoty na pozycje będzie skutkowało wyzerowaniem naliczonych

wcześniej kwot celnych poprzez ikonę dystrybucja kwot celnych na pozycje.


Jeśli chcemy wyzerować wartość wszystkich kwot celnych, najszybciej można zrobić to korzystając z opcji dystrybucja kwoty na pozycje – wykonując opcję naliczenia dla kwoty 0,00 PLN.

Pozycja dokumentu Korekty Granicznej

W oknie Pozycja dokumentu Korekty Granicznej jest dostępna zakładka Kwoty celne, gdzie widoczne są naliczone dla towaru wartości kwot celnych, Użytkownik ma możliwość edycji kolumn – Wartość, Naliczaj VAT, Wpływ na płatność.

Rys. Pozycja dokumentu FZKG – Kwoty celne

13.3.1.2 Wpływ kwot celnych na płatność

Kwotę netto Korekty Granicznej stanowi suma kwot celnych, które mają zaznaczony parametr Wpływ na płatność – Tak z wszystkich pozycji towarowych na dokumencie, będą to koszty dodatkowe wynikające z dokumentu SAD takie jak cło czy akcyza, stanowiące zobowiązanie wobec Urzędu Celnego.

Jeśli dodatkowe kwoty wprowadzone na Korekcie Granicznej nie generują płatności, wówczas nie są naliczane do wartości netto, a tym samym nie zwiększają zobowiązania wobec Urzędu Celnego.

13.3.1.3 Naliczanie podatku VAT

W przypadku kontrahentów pozaunijnych, na Korekcie Granicznej stawka VAT poszczególnych pozycji jest pobierana z kartotek towarowych, VAT od kwot celnych jest naliczany zgodnie z ustawieniem w kolumnie Naliczaj VAT (w oknie, gdzie wprowadzamy kwoty celne). Dodatkowo, na zakładce Płatności znajduje się parametr Naliczaj VAT od towarów, jego zaznaczenie skutkuje naliczeniem podatku VAT od wartości towarów widniejącej na FZ w oparciu o stawki VAT zakupu z kartotek towarowych. Wówczas w tabeli VAT, kwota VAT w danej stawce będzie sumą podatku VAT wyliczonego od wartości towarów z FZ oraz podatku VAT wyliczonego od kwot dodatkowych. W przypadku kilku Korekt Granicznych do jednej FZ naliczenie VAT od towarów jest możliwe tylko na jednej z nich (po zaznaczeniu Naliczaj VAT od towarów, parametr ten nie jest widoczny na kolejnych FZKG). Jeśli zachodzi potrzeba ręcznego skorygowania podatku VAT, tabela VAT (dostępna na zakładce Płatności) jest dostępna do edycji.

13.3.1.4 Wartość zasobów

Wprowadzone kwoty celne zawsze podwyższają koszt zakupu towarów - suma kwot celnych pozycji przenoszona jest do pola wartość a tym samym wpływa na koszt zakupu towarów.

W chwili zatwierdzenia FZKG (na trwałe) tworzone są odpowiednie dokumenty magazynowe zwiększające wartość zasobów:

jeśli do Faktury Zakupu, której dotyczy FZKG, był wcześniej utworzony dokument PZ – w chwili zatwierdzenia FZKG tworzony jest dokument PZ korygujący

jeśli do Faktury Zakupu, której dotyczy FZKG nie był jeszcze tworzony dokument PZ – w chwili konwersji FZ do PZ utworzony zostanie drugi PZ korygujący skojarzony z korektą graniczną.

13.3.2 Jak wprowadzić fakturę importową?

Program zapewnia podstawowe wsparcie dla rejestracji dokumentów importowych. Rejestracja takiego dokumentu może odbywać wg następującego schematu:

Klient otrzymuje Fakturę Zakupu importową


Faktura importowa jest rejestrowana w systemie jako Faktura Zakupu w walucie, po kursie z dnia wystawienia faktury (sposób postępowania jest opisany w rozdziale Wystawiamy dokument w walucie obcej). Powoduje ona:

powstanie zobowiązania w walucie wg kursu z dnia wpływu

wprowadzenie towaru na magazyn wg ustalonego kursu

Klient otrzymuje dokument SAD

Fakt otrzymania dokumentu SAD powinien pozwolić użytkownikowi na:

zmianę ceny zakupu towarów (wartości na magazynie) – w zależności od sposobu rozliczania magazynu zmiana może dotyczyć zmiany kursu waluty, doliczenia cła, doliczenia transportu itp.

zarejestrowanie powstania zobowiązania wobec urzędu na kwoty wynikające z cła, VAT-u, opłaty manipulacyjnej, transportu

zarejestrowanie dokumentu do potrzeb rozliczenia VAT

W systemie jest to realizowane poprzez wprowadzenie specjalnego dokumentu korekty (FZKG). Funkcja ta pozwoli Użytkownikowi na poprawne zarejestrowanie na tym dokumencie odpowiednio:

na pozycjach faktury – fakt zmiany wartości towaru

na preliminarzu płatności – fakt powstania zobowiązania wobec urzędu

naliczenie podatku VAT – przyjęcie dokumentu podlegającego rozliczeniu na deklaracji VAT-7

Uwaga: Żadna operacja związana z otrzymaniem SAD nie jest wykonywana przez program automatycznie – poprawne policzenie i zarejestrowanie wszystkich kwot spoczywa na użytkowniku.

Przykłady rejestracji kosztów z dokumentu SAD zostały opisane w rozdziałach: Wprowadzamy fakturę od dostawcy pozaunijnego 1, Wprowadzamy fakturę od dostawcy pozaunijnego 2.

13.3.3 Faktury Sprzedaży eksportowe

W systemie istnieje kilka rodzajów wydruków dla faktur eksportowych. Dostępne są w menu wydruków:

Faktura eksportowa: wzór standard PLN – od wydruku standardowego faktury różni się jedynie nagłówkiem (Faktura eksportowa). Poza tym drukowane informacje są podobne – wszystkie wartości są drukowane w PLN.

Faktura eksportowa w walucie: wzór standard 1 – jedyną różnicą w stosunku do faktury złotówkowej jest wydruk ceny jednostkowej w walucie obcej. Poza tym wszystkie inne wartości (w tym należność) są drukowane w PLN.

Faktura eksportowa w walucie: wzór standard 2 – wszystkie wartości na fakturze drukowane są w walucie obcej. Informacyjnie drukowana jest cena jednostkowa w PLN. Ponadto na fakturze nie jest drukowana tabelka VAT.

Faktura eksportowa w walucie: wzór standard 3 – wszystkie wartości są drukowane w walucie obcej.

13.4 Nabycie wewnątrzunijne

Wraz z wejściem Polski do Unii Europejskiej zmieniają się procedury importowe. Pojęcie importu, w przypadku sprowadzania towarów z krajów UE, jest zastępowane pojęciem nabycia wewnątrzunijnego. W odniesieniu do krajów UE nie obowiązuje sporządzanie dokumentów SAD. W zamian podatnik musi sporządzić parę dokumentów: Dokument Wewnętrzny Sprzedaży i Dokument Wewnętrzny Zakupu.

Dokument Wewnętrzny służy do rejestrowania wartości towarów z uwzględnieniem prawidłowej kwoty VAT, w celu zarejestrowania jej w Rejestrach VAT. Obowiązek naliczania VAT spoczywa na samym podatniku.


Przykładowy schemat przepływu dokumentów przedstawia poniższy rysunek:

13.4.1 Faktury Zakupu (FZ)

Faktury zakupowe dotyczące nabycia wewnątrzunijnego wprowadzane są z poziomu listy Faktur Zakupu. Zasady wprowadzania takich faktur są podobne jak w przypadku innych dokumentów walutowych:

status kontrahenta, którego dotyczy faktura powinien być ustawiony na wewnątrzunijny (formularz kontrahenta: zakładka Handlowe)

stawka VAT dla towarów jest automatycznie zmieniana na 0% (dla towarów) lub nie podlega (dla usług). Istnieje możliwość zmiany stawki VAT (zasady zostały opisane w odrębnym rozdziale).

Uwaga: Usługi związane bezpośrednio z dostawą towaru powinny być opodatkowane stawką 0%. W programie możliwe jest automatyczne ustawianie takiej stawki, jeżeli do wybranej usługi została przypisana kategoria o rodzaju Towary lub jeżeli dla usługi nie wskazano kategorii, ale w nagłówku dokumentu wybrana jest kategoria o rodzaju Towary.

Dokument FZ powinien być zarejestrowany w systemie zgodnie z otrzymaną Fakturą Zakupu.

13.4.2 Korekta graniczna (FZKG)

Wszystkie koszty dodatkowe związane z nabyciem towaru powinny być wprowadzane na odrębnym dokumencie. Takim dokumentem w systemie Comarch ERP Optima jest korekta graniczna FZKG.

Korekta graniczna jest dostępna z poziomu listy Faktur Zakupu. Aby wprowadzić korektę graniczną należy ustawić kursor na Fakturze Zakupu, której dotyczy i z menu kontekstowego lub z menu wyświetlanego pod przyciskiem

strzałki wybrać korekta graniczna/cło. Na podniesionym formularzu pojawiają się wszystkie towary z dokumentu FZ, z możliwością wpisania wartości kosztów dodatkowych. Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie.

Jeśli wartość korekty wyliczana jest proporcjonalnie dla pozycji, Użytkownik ma do dyspozycji:

- przycisk - dystrybucja kwoty na pozycje (jeśli dodatkowy koszt jest naliczany jedna kwotą)

- przycisk - dystrybucja kwot celnych na pozycje (jeśli kwoty celne mają być naliczone w rozróżnieniu na rodzaj kosztów)

Zasady wystawiania dokumentu FZKG dla nabycia wewnątrzunijnego są identyczne jak w przypadku dokumentu FZKG dla importu spoza UE (rozdz. Korekta Graniczna do FZ (FZKG)) z jednym wyjątkiem:

na dokumencie FZKG dotyczącym nabycia wewnątrzunijnego nie powinien być naliczany podatek VAT. Dlatego na zakładce Płatności tabela VAT nie jest edytowalna (nie ma możliwości wprowadzania zmian), Podatek VAT od kwot celnych jest naliczany tylko w przypadku, jeśli na FZ był wykazany VAT (stawki VAT pozycji na Korektę Graniczną są przenoszone z FZ).

FZ Faktura Zakupu (importowa) od dostawcy z UE

PZ

PZ od dostawcy z UE

PZKW do FZKG

PZ korekta wartościowa

FWZ –

dokument wewn. zakupu

FWS -

dokument wewn. sprzedaży

FZKGUE 1

Faktura Zakupu korekta graniczna


Uwaga: Podstawą do określenia, czy dany dokument dotyczy nabycia wewnątrzunijnego, czy importu spoza granic UE jest status kontrahenta wewnątrzunijny .

Na dokumentach FZKG możliwe jest wpisywanie kwot ujemnych. Podczas wpisywania wartości dla poszczególnych towarów program kontroluje, by wartość towaru nie spadła poniżej zera, z uwzględnieniem wszystkich wcześniej wprowadzonych korekt.

Należy pamiętać, że w przypadku wystawiania FZKG na kwotę ujemną program może zablokować później wystawienie korekty ilościowej do Faktury Zakupu. Zdarzy się tak w przypadku, gdy wartość towaru w magazynie po wykonaniu FZKG będzie mniejsza niż wartość wystawianej korekty.

Przykład FZ na 10 szt. towaru o wartości 200 PLN, potem FZKG na kwotę -20 PLN. Wartość towaru na zasobach to 180 PLN. Program zablokuje możliwość zwrotu takiego towaru, ponieważ wartość towaru na korekcie ilościowej będzie nadal obejmowała -200 PLN.

13.4.3 Dokumenty wewnętrzne sprzedaży (FWS)

Lista Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży dostępna jest z poziomu menu Faktury. Została dokładnie opisana w rozdziale Dokumenty wewnętrzne sprzedaży.

W przypadku FWS wystawianych na potrzeby naliczania podatku VAT przy nabyciu wewnątrzwspólnotowym istnieje możliwość automatycznego przekształcenia Faktury Zakupu wraz ze wszystkimi korektami do Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży.

13.4.4 Konwersja Faktury Zakupu do FWS

Jeśli do systemu zostały wprowadzone zarówno Faktura Zakupu jak i koszty dodatkowe, kolejny krok to utworzenie Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży (FWS). Na dokumencie FWS naliczany jest VAT od wartości towarów z uwzględnieniem wszystkich kosztów dodatkowych (wprowadzonych na FZKG).

Automatyczne tworzenie FWS jest możliwe z poziomu listy Faktur Zakupu: kursor należy ustawić na Fakturze

Zakupu, do której tworzony będzie Dokument Wewnętrzny, a następnie wcisnąć przycisk .

13.4.4.1 Zasady przekształcania FZ do FWS

1. Możliwe jest przekształcenie jednej FZ do jednego Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży.

2. Po przekształceniu dokument FZ otrzymuje status W. Ponowne przekształcenie do FWS nie jest możliwe.

3. Istnieje możliwość konwersji Faktur Zakupu wystawionych w PLN. Jedyny warunek, jaki musi spełnić Faktura Zakupu to zerowa wartość VAT. Stawki przypisane dla poszczególnych pozycji muszą być NP, 0% lub ZW.

4. Istnieje możliwość tworzenia FWS dla wszystkich dokumentów FZ, gdzie status kontrahenta jest inny niż krajowy.

5. Dokument FWS jest zapisywany do bufora.

6. W przypadku wykasowania lub anulowania FWS usuwany jest status W z Faktury Zakupu (możliwe jest ponowne przekształcenie).

7. Aby anulować dokument FZ skojarzony z Dokumentem Wewnętrznym Sprzedaży należy najpierw usunąć/ anulować dokument FWS, a dopiero potem można anulować dokument FZ.

Uwaga: Anulowanie FWS nie powoduje automatycznego anulowania Faktury Zakupu – rozpięte zostaje jedynie powiązanie pomiędzy dokumentami.

8. Na FWS przenoszone są zarówno towary jak i usługi z FZ.

9. Wartość pozycji jest wyrażona w PLN (zgodnie z kursem z FZ).

10. FWS uwzględnia wszystkie dodatkowe koszty wprowadzone na FZKG.


Uwaga: Jeśli do dokumentu FZ został już utworzony Dokument Wewnętrzny Sprzedaży – istnieje możliwość utworzenia FZKG, ale należy również ręcznie skorygować wartość FWS z poziomu listy dokumentów wewnętrznych sprzedaży.

11. FWS uwzględnia wszystkie korekty (ilościowe i wartościowe) wystawione do Faktury Zakupu przed przekształceniem.

Uwaga: Należy pamiętać, że w przypadku wystawiania korekt do Faktury Zakupu już po jej przekształceniu do Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży program nie koryguje automatycznie wartości naliczonych na FWS. Należy utworzyć korektę do FWS z poziomu listy dokumentów wewnętrznych sprzedaży. Korekty zostały opisane w rozdziale Korekty dokumentów FWS i FWZ.

12. Dla poszczególnych pozycji możliwa jest edycja ceny jednostkowej oraz wartości pozycji (ilość przepisywana jest z FZ).

Uwaga: W przypadku przekształcenia Faktury Zakupu wystawionej w walucie do Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży istnieje możliwość, że kwota netto Faktury Zakupu w PLN nie będzie identyczna z kwotą netto FWS (wynika to z zaokrągleń przy przeliczaniu cen/ wartości z waluty na PLN). Ewentualne różnice Użytkownik może skorygować edytując wartość pozycji.

13. Tabela VAT (zakładka Dodatkowe):

kwoty VAT wyliczane są zgodnie ze stawką VAT podaną na karcie towaru w Cenniku.

tabela VAT podlega edycji – Użytkownik ma możliwość korygowania zarówno wartości netto, VAT i brutto.

14. Na formularzu FWS z FZ:

schemat numeracji - proponowany jest taki, jak ustawiony w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: Dokument Wewnętrzny Sprzedaży z FZ (domyślnie FAWFZ).

kategoria – przenoszona jest kategoria z Faktury Zakupu.

magazyn – jest zgodny z magazynem na Fakturze Zakupu. Nie ma możliwości jego zmiany.

algorytm (Faktura liczona od) jest zawsze ustawiany na netto.

15. Dokument FWS nie ma wpływu na magazyn.

16. Dokument FWS nie powoduje powstania płatności w module Kasa/Bank.

13.4.5 Dokumenty Wewnętrzne Zakupu (FWZ)

Uwaga: Funkcja nie jest dostępna dla wersji oddziałowej programu (w przypadku współpracy z systemem Comarch ERP XL).

13.4.5.1 Lista Dokumentów Wewnętrznych Zakupu

Lista Dokumentów Wewnętrznych Zakupu dostępna jest z poziomu menu Handel/ Inne(Handel)/ Dokumenty Wewnętrzne Zakupu.

Lista zawiera dokumenty, które powstały na podstawie Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży. Domyślny schemat numeracji (FZWFZ) jest predefiniowany w programie w trakcie tworzenia bazy danych. Użytkownik może go zmienić zgodnie z zasadami obowiązującymi w programie (tworzenie schematu numeracji w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel: Dokumenty wewnętrzne zakupu oraz przypisanie schematu domyślnego w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: Dokument zakupu wewnętrznya FZ).

Lista Dokumentów Wewnętrznych Zakupu jest obsługiwana przez standardowe przyciski i pola, na podobnych zasadach jak zwykłe Faktury Sprzedaży.


Uwaga: Dokumenty Wewnętrzne Zakupu mogą być tworzone tylko na podstawie Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży. Dokumenty FWZ nie mogą być dodawane z poziomu listy przez Użytkownika (przycisk Dodaj nie jest dostępny).

Ponadto na liście znajduje się:

- księgowanie do Rejestrów VAT.

- księgowanie na konta, zgodnie z wybranym schematem księgowań (funkcja dostępna dla Użytkowników modułu Księga Handlowa)

13.4.6 Konwersja Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży do Dokumentu Wewnętrznego Zakupu

Automatyczne tworzenie FWZ jest możliwe na dwa sposoby:

na formularzu FWS można zaznaczyć parametr FWZ – wtedy w chwili zatwierdzania dokumentu FWS zostanie automatycznie utworzony Dokument Wewnętrzny Zakupu

z poziomu listy Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży - kursor należy ustawić na Dokumencie Wewnętrznym Sprzedaży, do którego tworzony będzie Dokument Wewnętrzny Zakupu, a następnie

wcisnąć przycisk .

Zasady przekształcania dokumentów

Możliwe jest przekształcenie jednego Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży do jednegoj Dokumentu Wewnętrznego Zakupu.

Dokument FWS otrzymuje status W. Ponowne przekształcenia do FWZ nie jest możliwe.

FWZ może powstać tylko na podstawie dokumentu FWS, który dotyczy nabycia wewnątrzunijnego (powstał z FZ).

Dokument FWZ jest zapisywany do bufora.

Dokumentu FWZ nie można korygować (możliwe jest anulowanie).

W przypadku wykasowania lub anulowania FWZ usuwany jest status W z Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży (FWS) (możliwe jest ponowne przekształcenie).

Aby anulować dokument FWS skojarzony z Dokumentem Wewnętrznym Zakupu należy najpierw usunąć/ anulować dokument FWZ, a dopiero potem można anulować dokument FWS.

Uwaga: Anulowanie FWZ nie powoduje automatycznego anulowania FWS – rozpięte zostaje jedynie powiązanie pomiędzy dokumentami.

Na FWZ przenoszone są wszystkie dane zgodnie z Dokumentem Wewnętrznym Sprzedaży: zarówno dane kontrahenta jak i pozycje dokumentu.

Tabela VAT (zakładka Dodatkowe):

kwoty VAT przenoszone są zgodnie z ustalonymi na FWS.

tabela VAT podlega częściowej edycji – Użytkownik ma możliwość korygowania wartości VAT i brutto (do czasu zapisania FWZ na trwałe).

Dokument FWZ nie ma wpływu na magazyn.

Dokument FWZ nie powoduje powstania płatności w module Kasa/Bank.

13.4.7 Transakcje wewnątrzunijne trójstronne

W przypadku faktur wystawianych dla kontrahenta o statusie wewnatrzunijny – trójstronne są traktowane jak sprzedaż wg procedury uproszczonej i w związku z tym każda faktura „wewnątrzunijna trójstronna” ma adnotację:

„VAT: Faktura WE uproszczona na mocy artykułu 141 dyrektywy 2006/112/WE”.


13.4.8 Wydruk Faktur VAT dla transakcji wewnątrzwspólnotowych

Dla wydruku Faktury jak i dokumentów korygujących dotyczących dostaw wewnątrzwspólnotowych z poziomu formularza faktury dostępny jest wydruk: Faktura VAT – UE:

Uwaga: Wydruk jest możliwy tylko w przypadku dokumentów wystawionych w walucie obcej.

Wydruk nowych numerów NIP na dokumentach

Od 1.05.2004 kontrahenci, którzy dokonują wewnątrzwspólnotowych nabyć bądź wewnątrzwspólnotowych dostaw powinni posiadać numer NIP z kodem kraju (PL). Przyjęto zasadę, że przedrostek przed numerem jest drukowany tylko dla nabycia/ dostawy wewnątrzwspólnotowej, w związku z czym:

jeśli kontrahent, dla którego wystawiany jest dokument, ma status wewnątrzunijny lub wewnątrzunijny trójstronny to na wszystkich wydrukach w nagłówku dokumentu (pieczątce firmy) pojawia się NIP wraz z prefiksem (np. PL 111-111-11-11).

jeśli kontrahent, dla którego wystawiany jest dokument, ma inny status (krajowy, pozaunijny, pozaunijny – zwroty VAT) to na wydrukach w nagłówku dokumentu (pieczątce firmy) pojawia się NIP bez prefiksu kraju (np. 111-111-11-11).

Zasada ta obowiązuje tylko przy wydruku danych firmy (w nagłówku dokumentu). W przypadku kontrahenta, dla którego wystawiany jest dokument drukowany jest zawsze pełny numer NIP, zapisany na jego karcie.


14 Deklaracja INTRASTAT

Z chwilą przystąpienia Polski do Unii Europejskiej zobowiązani jesteśmy do składania deklaracji INTRASTAT. Konsekwencją wprowadzenia systemu INTRASTAT jest nałożenie na niektóre podmioty prowadzące obrót towarowy z innymi państwami członkowskimi Unii Europejskiej obowiązku przekazywania informacji o zrealizowanych przez nich obrotach, tj. O dokonanym przywozie towarów z terytorium UE na terytorium Polski i wywozie towarów z Polski na terytorium Wspólnoty. Informacje te przekazywane są właśnie na deklaracjach INTRASTAT, przy czym odrębnie przekazywane są informacje o wywozie towarów, a odrębnie o przywozie.

Obowiązek przekazywania informacji ciąży na tych podmiotach, których wartość przywozu i wywozu przekroczy tzw. próg statystyczny (próg asymilacji i próg specyficzny).

Podmiot, którego wartość obrotów przekroczy próg specyficzny zobowiązany jest wypełniać wszystkie pola na deklaracji INTRASTAT (INTRASTAT pełny).

Natomiast podmiot, którego wartość obrotów zawiera się pomiędzy wartością progu asymilacji a progu specyficznego nie jest zobowiązany do wypełniania informacji o kodzie warunków dostawy, kodzie rodzaju transportu oraz wartości statystycznej w PLN (INTRASTAT uproszczony).

Uwaga: System Comarch ERP Optima umożliwia wyliczenie uproszczonej wersji deklaracji INTRASTAT, czyli takiej, która nie zawiera informacji w polach: pole 12 – Kod warunków dostawy, pole 15 – Kod rodzaju transportu oraz pole 20 – Wartość statystyczna w PLN.

14.1 Konfiguracja

Aby w systemie Comarch ERP Optima pojawiła się możliwość tworzenia deklaracji Intrastat należy w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat zaznaczyć parametr Intrastat.

Po zaznaczeniu parametru Użytkownik powinien wypełnić pola znajdujące się poniżej:

Minimalna wartość pozycji z kodami CN 99500000 – Domyślnie proponowana jest wartość 200 EURO

Kod identyfikacyjny organu celnego - w Polsce deklarację Intrastat należy składać do jednej z 16 izb celnych.

W programie dostępna jest ich lista wraz z kodami. Lista jest dostępna po wciśnięciu strzałki widocznej obok pola. Użytkownik może również wpisać kod ręcznie (inny niż dostępne na liście). Uzupełnienie pola jest wymagane przez program – kod identyfikacyjny jest przenoszony na deklaracje i nie ma możliwości jego zmiany z poziomu formularza.

Dane teleadresowe osoby wypełniającej deklarację: imię, nazwisko, telefon, faks, adres e-mail oraz miejscowość. Informacje te są następnie przenoszone na formularz deklaracji Intrastat. Ich uzupełnienie w konfiguracji nie jest wymagane przez program – Użytkownik może je uzupełniać bezpośrednio na wyliczanej deklaracji.

Kurs waluty – jeżeli wartość na dokumencie, który powinien być uwzględniony w deklaracji, podana jest w innej walucie, kwotę faktury należy przeliczyć na walutę polską. Przeliczenie powinno nastąpić na podstawie kursu waluty ustalonego dla celów podatku od towarów i usług.

Użytkownik może zdefiniować odrębny typ kursu związany z przeliczaniem deklaracji Intrastat i wskazać go w Konfiguracji w polu kurs waluty. Jako kurs waluty nie może być wskazany kurs ręczny (ustalany bezpośrednio z poziomu dokumentu).

Dodatkowo w Konfiguracji stanowiska/ Handel/ Parametry można ustawić domyślną ścieżkę dostępu do katalogu, w którym zapisywane będą pliki XML z eksportowanymi do systemu CELINA deklaracjami INTRASTAT. Ścieżka będzie proponowana podczas zapisu deklaracji do pliku (z poziomu listy deklaracji), lecz Użytkownik będzie miał możliwość jej zmiany.

Jeśli Użytkownik zaznaczy opcję Intrastat w Konfiguracji firmy – w systemie pojawi się kilka dodatkowych możliwości związanych z wyliczaniem deklaracji:

w menu Ogólne/ Inne pojawi się pozycja Kody CN, umożliwiająca zdefiniowanie wykorzystywanych kodów CN

na formularzu towaru (Cennik i Zasoby) – na zakładce Dodatkowe pojawi się grupa Intrastat umożliwiająca przypisanie dla poszczególnych towarów odpowiednich kodów CN

na formularzu kontrahenta (Ogólne/ Kontrahenci) – na zakładce Handlowe pojawi się pole przeznaczone na wpisanie domyślnego kodu transakcji związanego z danym kontrahentem.


na formularzu magazynu (Ogólne/ Inne/ Magazyny) – możliwość zaznaczenia, że magazyn jest magazynem unijnym, a co za tym idzie określenie kodu kraju dla tego magazynu oraz podanie domyślnego kodu transakcji stosowanego na dokumentach MM

na formularzu dokumentów (przychodowych: FZ, PZ, PW i MM OL, PKA oraz rozchodowych: FA, WZ, RW i MM LO, WKA) rejestrowanych w programie, na zakładce Dokumenty pojawi się ramka Intrastat, gdzie podane będą informacje niezbędne do wyliczenia deklaracji

w menu Handel/ Inne pojawi się pozycja Deklaracja Intrastat, umożliwiająca wyliczenie deklaracji

Uwaga: Funkcja wyliczania deklaracji Intrastat jest dostępna tylko dla Użytkowników modułu Handel. Jeśli Użytkownik posiada tylko Faktury – wyliczenie Intrastat nie będzie możliwe (nie pojawią się dodatkowe opcje).

14.2 Kody CN

Scalona Nomenklatura CN, która jest aktualizowana co roku, wprowadzana jest rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów. Użytkownik powinien samodzielnie uzupełnić słownik kodów CN o kody, które będą przez niego wykorzystywane. Lista kodów CN jest dostępna w menu Ogólne/ Inne/ Kody CN.

Lista kodów CN jest obsługiwana przy pomocy standardowych przycisków: Dodaj, Zmień, Usuń. Należy pamiętać, że kod można usunąć z listy pod warunkiem, że nie został jeszcze przypisany do żadnego towaru w cenniku.

Na listę kodów CN program automatycznie wpisuje kod 9950 0000, do którego na deklaracji Intrastat program przypisuje obrotu towarami nie przekraczający wartości 100 EURO. Tego kodu nie można usunąć z listy.

Rys. Formularz kodu CN

Dodając nowy kod CN należy uzupełnić informacje o:

Kod CN – ośmioznakowy kod CN. Kod CN musi składać się z 8 cyfr.

Opis – opis kodu CN

Jednostka uzupełniająca – niektóre kody CN są związane z jednostką uzupełniającą. Na formularzu kodu CN Użytkownik podaje jedynie symbol jednostki uzupełniającej (musi być wcześniej wpisana na listę w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Jednostki miary, dopiero na formularzu poszczególnych towarów uzupełniana jest informacja o przelicznikach.

Masa – niektóre kody CN wymagają podania masy towaru. Zaznaczenia parametru spowoduje, że na formularzach towarów, dla których wykorzystany będzie dany kod CN, możliwe będzie wprowadzenie przelicznika.

W funkcji importu danych z innej bazy Comarch ERP Optima (Narzędzia/ Importy) istnieje możliwość importu kodów CN.

14.3 Towary

Jeśli w słowniku kodów CN są uzupełnione informacje o wykorzystywanych kodach należy je przypisać do poszczególnych towarów.

Na formularzu towaru, na zakładce Dodatkowe, znajduje się ramka Intrastat (pod warunkiem, że w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat zaznaczono parametr). Kod można wpisać ręcznie lub wybrać z listy słownikowej

dostępnej po wciśnięciu przycisku .


Po wybraniu kodu na formularzu mogą pojawić się dodatkowe informacje do uzupełnienia (w zależności od definicji samego kodu):

Masa jednostkowa netto – w polach należy uzupełnić informacje o masie odpowiadającej jednej jednostce podstawowej towaru (zadeklarowanej na zakładce Ogólne). Masę można podać z dokładnością do trzech miejsc po przecinku. Masa jest zawsze podawana w kg.

Jednostka uzupełniająca towaru – jeśli wybrany kod CN jest związany z jednostką uzupełniającą należy podać przelicznik w stosunku do podstawowej jednostki miary z karty towaru.

Informacje te będą następnie wykorzystywane podczas wyliczania wartości deklaracji INTRASTAT w polach 17 (Masa netto) oraz 18 (Ilość w uzupełniającej jednostce masy).

Dodatkowo dla każdego towaru, który będzie wykazywany na deklaracji INTRASTAT należy uzupełnić informację o kraju jego pochodzenia. W pole Kraj pochodzenia Użytkownik powinien wpisać dwuznakowy symbol kraju (w programie nie ma listy pomocniczej). Jeśli Użytkownik sprowadza towar pochodzący z różnych krajów, to na potrzeby deklaracji INTRASTAT powinien on mieć założone odrębne karty.

Uwaga: Grupa Intrastat pojawia się tylko na formularzu towaru (nie dotyczy pozycji o statusie usługa).

14.4 Kontrahenci

W deklaracji INTRASTAT wykazywane są obroty towarami z innymi państwami członkowskimi Unii Europejskiej. Dlatego grupa Intrastat pojawi się na formularzu kontrahenta tylko jeśli jego status (zakładka Handlowe) jest ustawiony jako wewnątrzunijny.

Dla kontrahenta wewnątrzunijnego istnieje możliwość wpisania domyślnego kodu transakcji. Lista kodów

transakcji jest zdefiniowana w programie i dostępna po wciśnięciu widocznej obok pola. Kod transakcji z karty kontrahenta będzie proponowany na dokumentach związanych z tym kontrahentem, lecz istnieje możliwość jego zmiany dla poszczególnych transakcji. Pole na karcie może pozostać puste, ale w takim przypadku Użytkownik powinien pamiętać, by na każdym dokumencie związanym z kontrahentem uzupełnić tą informację.

Na dokumentach dla kontrahenta wewnątrzunijnego kontrolowane jest uzupełnienie Kodu transakcji (zakładka Dokumenty). W przypadku, kiedy kod ten nie jest uzupełniony, podczas próby zapisu dokumentu pojawi się komunikat: Nie ustawiono kodu transakcji na deklaracji Intrastat. Czy chcesz kontynuować? Przycisk Nie spowoduje przeniesienie na zakładkę Dokumenty do aktywnego pola Kod transakcji. Wybierając Tak dokument zostanie zapisany.

Jeśli została utworzona korekta, kod transakcji nie jest na nią przenoszony z dokumentu źródłowego – Użytkownik musi uzupełnić go zgodnie ze stanem faktycznym. Zwroty towarów ujmowane są w deklaracjach zgodnie z kierunkiem przepływu towaru.

Jeśli kontrahent ma status wewnątrzunijny program wymaga podania jego numeru NIP wraz z dwuznakowym kodem kraju na zakładce Ogólne.

14.5 Magazyny

Na deklaracji INTRASTAT wykazywany jest obrót towarami z innymi państwami UE. Dlatego w przypadku, gdy następuje przesunięcie towaru pomiędzy dwoma magazynami znajdującymi się w różnych krajach UE – przesunięcie takie również powinno być uwzględnione na deklaracji.

Jeśli magazyn jest magazynem odległym na formularzu znajduje się parametr UE. Jego zaznaczenie powoduje, że dla magazynu można przypisać kilka informacji wykorzystywanych później przy liczeniu deklaracji INTRASTAT:

Kod kraju – kod kraju, w którym znajduje się magazyn. Lista kodów państw członkowskich UE jest zdefiniowana

w programie i dostępna po wciśnięciu przycisku widocznego obok pola.

Uwaga: Kod kraju wpisany na formularzu magazynu jest następnie przenoszony na dokumenty MM i nie ma możliwości jego zmiany.


Kod transakcji – dla magazynu można przypisać domyślny kod transakcji. Program proponuje kod 34 (Inne transakcje dotyczące dostaw bezpłatnych). Można go zmienić, lista kodów transakcji jest zdefiniowana

w programie i dostępna po wciśnięciu przycisku . Domyślny kod będzie proponowany na dokumentach MM związanych z magazynem, będzie jednak możliwość jego zmiany bezpośrednio na MM.

14.6 Dokumenty dla Intrastat

Na deklaracji INTRASTAT wykazywany jest obrót towarami z innymi państwami UE. W zależności od charakteru działalności firmy, dokumentem źródłowym, na podstawie którego jest sporządzana deklaracja, powinien być ten dokument, który precyzuje przemieszczanie towarów.

W przypadku deklaracji wywozowych może to być Faktura Sprzedaży (FA), Wydanie Zewnętrzne (WZ), Rozchód Wewnętrzny (RW) oraz dokument MM (z magazynu lokalnego do odległego UE).

W przypadku deklaracji przywozowych może to być Faktura Zakupu (FZ), Przyjęcie Zewnętrzne (PZ), Przyjęcie Wewnętrzne (PW) oraz dokument MM (z magazynu odległego UE na magazyn lokalny).

Jeśli na dokumencie (spośród rodzajów wymienionych powyżej) zadeklarowano kontrahenta o statusie wewnątrzunijny na zakładce Dokumenty pojawia się grupa Intrastat, gdzie ustalane są trzy wartości, wykorzystywane później przy liczeniu deklaracji:

Kod transakcji – domyślnie pobierany jest z karty kontrahenta (Nabywca/ Dostawca), możliwa jest jednak jego zmiana (lista zdefiniowana w programie)

Kod kraju wysyłki/przeznaczenia – proponowany jest kod pobrany na podstawie przedrostka z numeru NIP kontrahenta (Odbiorcy/ Nadawcy), możliwa jest jednak jego zmiana.

Data wywozu/przywozu – domyślnie data zakupu/sprzedaży (FA/FZ), wydania/przyjęcia (WZ/PZ), dokumentu (PW/RW/MM), ale Użytkownik może ją zmienić. Na podstawie daty przywozu/ wywozu program uwzględnia dokument we właściwej deklaracji INTRASTAT (za dany miesiąc).

Uwaga: Grupa Intrastat nie pojawia się na dokumentach pierwotnych rejestrowanych w systemie.

W przypadku dokumentów MM kod transakcji oraz kod kraju wysyłki/ przeznaczenia pobierany jest z formularza magazynu. Należy przy tym pamiętać, że magazyn odległy, z którym wymieniany jest towar, musi być zdefiniowany w bazie jako magazyn UE (parametr na formularzu magazynu).

W przypadku dokumentów korygujących dane do Intrastat są pobierane z dokumentu korygowanego (poza kodem transakcji).

Uwaga: Pola dotyczące kodu transakcji oraz daty wywozu/ przywozu można zmienić nawet na dokumentach zapisanych na trwałe, pod warunkiem, że dokument taki nie został jeszcze uwzględniony w deklaracji INTRASTAT. Wprowadzone zmiany można zapisać przyciskiem „dyskietki”, widocznym obok grupy Intrastat na dokumencie.

Jeśli dokument został już uwzględniony na deklaracji program blokuje możliwość wprowadzania zmian.

14.7 Deklaracje Intrastat

14.7.1 Lista deklaracji Intrastat

Lista deklaracji INTRASTAT jest dostępna w menu Handel/ Inne/ Deklaracje Intrastat, pod warunkiem, że Użytkownik zaznaczył w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat odpowiedni parametr. Zasady dotyczące obsługi listy, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu listy do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

Uwaga: Na deklaracji INTRASTAT wykazywany jest jedynie obrót towarami. Dlatego funkcja wyliczania deklaracji jest dostępna tylko wtedy, jeśli Użytkownik posiada moduł Handel. Funkcja nie jest dostępna dla Użytkowników, którzy posiadają jedynie moduł Faktury.

Lista składa się z dwóch zakładek:

Przywóz – pozwala na wyliczanie deklaracji dotyczących przywozu towarów z krajów UE. Deklaracje przywozowe wyliczane są na podstawie dokumentów przychodowych (PZ, FZ, PW, MM-OL, PKA), korekt wartości (ceny) do nich, korekt ilościowych na plus oraz zwrotów do dokumentów rozchodowych(korekt ilościowych na minus).

Wywóz – pozwala na wyliczenia deklaracji dotyczących wywozu towarów z Polski do krajów UE. Deklaracje wywozowe wyliczane są na podstawie dokumentów rozchodowych (WZ, FA, RW, MM-LO, WKA), korekt wartości (ceny) do nich, korekt ilościowych na plus oraz zwrotów do dokumentów przychodowych (korekt ilościowych na minus).

Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń, Zmień:

usunąć z listy można tylko deklarację, która nie została zablokowana przed zmianami

nie ma możliwości kopiowania deklaracji (<CTRL> i Dodaj).

Ponadto na liście znajdują się przyciski umożliwiające:

Deklaracja korygująca - korygowanie wyliczonych już deklaracji INTRASTAT. Korektę można wykonać tylko dla deklaracji zablokowanej przed zmianami.

Program umożliwia tworzenie pełnej deklaracji korygującej (wszystkie pozycje). Deklaracja korygująca ma taką samą postać jak deklaracja pierwotna – jest nową deklaracją INTRASTAT uwzględniającą wszystkie zmiany (poprzednia przestaje być aktualna). Program nie umożliwia wykonania deklaracji korygującej pozycję (zakres pozycji).

Eksport deklaracji do pliku XML - wysłanie deklaracji INTRASTAT do pliku XML w formacie akceptowanym przez System Wspomagania Obsługi Zgłoszeń Celnych CELINA:

eksportowana jest zawsze deklaracja zaznaczona na liście

eksportowana może być tylko deklaracja zablokowana przed zmianami

każda deklaracja może być eksportowana do pliku XML dowolną ilość razy. W przypadku, gdy deklaracja była już eksportowana program poinformuje o tym Użytkownika

deklaracja wyeksportowana do pliku jest widoczna na liście ze statusem E

domyślną ścieżkę dostępu do katalogu, w którym zapisywane będą deklaracje można ustalić w Konfiguracji stanowiska/ Handel/ Parametry.

Dodatkowo w oknie znajdują się przyciski umożliwiające filtrowanie listy:

Miesiąc i Rok – umożliwiają filtrowanie listy w zależności od okresu, za jaki została wyliczona. Istnieje możliwość wyfiltrowania deklaracji:

za określony miesiąc (parametry Miesiąc i Rok zaznaczone)

za określony rok (parametr Rok zaznaczony, Miesiąc odznaczony)

wszystkie deklaracje (parametry Miesiąc i Rok odznaczone)

Deklaracje widoczne na liście są rozróżniane w następujący sposób:

zielona – deklaracja w buforze (z możliwością zmiany)

czarna – deklaracja zablokowana przed zmianami

status E – deklaracja wyeksportowana do pliku XML

Uwaga: Odblokowanie deklaracji do edycji jest możliwe z poziomu listy deklaracji w menu kontekstowym wywoływanym pod prawym przyciskiem myszy.


14.7.2 Formularz deklaracji Intrastat


14.7.2.1 Zakładka Ogólne

Na formularzu deklaracji INTRASTAT znajdują się pola, w większości automatycznie wypełniane przez program:

Deklaracja za miesiąc – okres sprawozdawczy (miesiąc/ rok), za jaki liczona jest deklaracja INTRASTAT.

Numer wersji deklaracji/ Nr korekty – w danym okresie sprawozdawczym obowiązuje ciągła numeracja deklaracji i korekt. Ciągłość numeracji jest kontrolowana przez program (w ramach miesiąca rozpoczyna się od 1).

W polu Nr wersji deklaracji wpisane będzie 1 - jeśli zgłoszenie w danym okresie dokonywane jest po raz pierwszy, 2 - jeśli jest to pierwsza korekta danego zgłoszenia, 3- jeśli jest to druga korekta tego zgłoszenia itd.

Nr deklaracji częściowej – deklaracja częściowa to zgłoszenie obejmujące informacje o części dokonanych wywozów/ przywozów towarów w danym miesiącu. Numeracje deklaracji częściowych kontroluje program.

Uwaga: Program numeruje dokumenty (numer wersji/ numer deklaracji częściowej) w ramach miesiąca. W przypadku usunięcia deklaracji program nie renumeruje pozostałych – Użytkownik sam powinien pamiętać o zmianie numerów.

Kod organu celnego – kod organu, gdzie składana będzie deklaracja INTRASTAT jest pobierany z Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat.

Łączna ilość pozycji – ilość pozycji na aktualnej deklaracji INTRASTAT, wyliczana przez program po przeliczeniu (uzupełnieniu) deklaracji. Warto pamiętać, że w przypadku deklaracji częściowych numerowanie pozycji zawsze zaczyna się od 1.

Łączna wartość – łączna wartość netto towarów znajdujących się na deklaracji, wyliczana prze program. Wartość jest zaokrąglana do pełnych złotówek.

Typ kursu waluty – proponowany jest typ kursu waluty ustawiony w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat. Użytkownik może go jednak zmienić na inny ze zdefiniowanych w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Typy kursów walut.

ustalenie kursu, wg którego wyliczana będzie deklaracja jest obowiązkowe (dopiero wtedy można przeliczyć deklarację).

po przeliczeniu deklaracji zmiana kursu nie jest już możliwa.

dla deklaracji dotyczących transakcji z datą wystawienia od 1 grudnia 2008 roku, program pobiera kurs z dnia poprzedzającego datę wystawienia dokumentu źródłowego. Dla deklaracji dotyczących dokumentów wystawionych przed 1 grudnia 2008 roku program przelicza wartości według kursu z dnia wystawienia dokumentu źródłowego.

Zablokuj deklarację przed zamianami – parametr odpowiada za możliwość edycji deklaracji:

jeśli nie jest zaznaczony - na deklaracji możliwe jest wprowadzanie zmian, można ją usunąć z listy, ale nie można korygować ani wysłać do pliku XML.

jeśli jest zaznaczony – na deklaracji nie można wprowadzać zmian, jest zablokowana do edycji, można ją korygować oraz wysłać do pliku XML. Odblokowanie deklaracji jest możliwe z poziomu menu kontekstowego na liście deklaracji (prawy przycisk myszki).

Dane wypełniającego, widoczne w dolnej części okna, są wypełniane na podstawie informacji wpisanych w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat. Użytkownik może je zmienić i dane zostaną zapamiętane dla danej deklaracji.

14.7.2.2 Zakładka Podmiot

Składa się ona z dwóch części:

Odbiorca (importer) dla deklaracji przywozowych lub Dostawca (eksporter) dla deklaracji wywozowych – proponowane dane przepisywane są z Pieczątki firmy w konfiguracji.

Zgłaszający/ Przedstawiciel – składanie deklaracji jest możliwe przez upoważnionego przedstawiciela. W takim przypadku jego dane powinny być wpisane w części Przedstawiciel.


Formularz pozycji na deklaracji INTRASTAT

Na formularzu pozycji zawarte są informacje:

Kod CN – symbol kodu CN (ośmioznakowy, numeryczny). Wg kodów CN grupowane są pozycje na deklaracji.

Kod transakcji – lista kodów transakcji jest zdefiniowana w programie i dostępna po wciśnięciu .

Masa netto - pole jest dostępne tylko, jeśli kod CN wymaga przeliczenia na masę (zaznaczony parametr Masa na definicji kodu). Pole zawiera informację o masie wywiezionych/ przywiezionych towarów, z przypisanym kodem CN. W przypadku automatycznego wyliczania deklaracji wyliczana jest zgodnie z przelicznikiem na kartach poszczególnych towarów uwzględnionych w danej pozycji.

Uwaga: Masa towaru wykazywana na deklaracji jest zaokrąglana do pełnych kilogramów.

Ilość w jedn. uzupełniającej – pole jest dostępne tylko, jeśli kod CN wymaga podania ilości w jednostce uzupełniającej (wybrana jednostka uzupełniająca na definicji kodu CN). W przypadku automatycznego wyliczania deklaracji wyliczana jest zgodnie z przelicznikiem podanym na kartach poszczególnych towarów uwzględnionych w danej pozycji.

Kod kraju przeznaczenia/ Kod kraju wysyłki – lista kodów krajów UE jest zdefiniowana w programie. W przypadku automatycznego wyliczania deklaracji wartość pola pobierana jest z formularza transakcji.

Kod kraju pochodzenia - kod kraju, a którego pochodzi dany towar. Pole jest aktywne tylko na deklaracjach przywozowych. W przypadku automatycznego wyliczania deklaracji wartość pobierana z karty towaru, z przypisanym kodem CN.

Wartość netto – wartość na deklaracji powinna być podana w PLN. Jeżeli wartość na dokumencie, który powinien być uwzględniony w deklaracji, podana jest w innej walucie, kwotę faktury należy przeliczyć na walutę polską. Przeliczenie powinno nastąpić na podstawie kursu waluty ustalonego dla celów podatku od towarów i usług, wybranego na deklaracji w polu Typ kursu waluty.

Rys. Element deklaracji Intrastat

14.7.3 Wyliczanie deklaracji Intrastat

Deklaracje INTRASTAT można wyliczyć automatycznie, na podstawie zarejestrowanych w systemie dokumentów, lub informacje o poszczególnych pozycjach uzupełnić ręcznie.

W przypadku, gdy Użytkownik zdecyduje się na automatyczne wyliczenie danej deklaracji program zablokuje możliwość dopisywania kolejnych pozycji „ręcznie”. I odwrotnie, jeśli zdecyduje się na samodzielne wypełnianie deklaracji – program zablokuje opcję automatycznego jej wyliczenia.

14.7.3.1 Wypełnianie „ręczne” deklaracji

Jeśli Użytkownik chce samodzielnie wypełnić deklaracje INTRASTAT listę pozycji może uzupełniać przy pomocy przycisków Dodaj, Zmień, Usuń widocznych obok listy. Podczas dopisywania pozycji podnoszony jest formularz (opisany w poprzednim rozdziale), gdzie poszczególne pola Użytkownik wypełnia samodzielnie.


14.7.3.2 Wyliczanie automatyczne deklaracji

Wyliczenie deklaracji przez program jest możliwe przez wciśnięcie przycisku na formularzu deklaracji. Przed wyliczeniem należy wskazać, jakiego typu dokumenty powinny być w niej uwzględnione:

Rys. Wybór dokumentów uwzględnianych w deklaracji Intrastat.

Do deklaracji dotyczącej wywozu kwalifikowane są dokumenty rozchodowe (WZ, FA, RW, MM-LO, WKA), korekty wartości (ceny) do nich, korekty ilościowe na plus oraz zwroty do dokumentów przychodowych (korekty ilościowe na minus).

Do deklaracji dotyczącej przywozu kwalifikowane są dokumenty przychodowe (PZ, FZ, PW, MM-OL, PKA), korekty wartości (ceny) do nich, korekty ilościowe na plus oraz zwroty do dokumentów rozchodowych(korekty ilościowe na minus).

Uwaga: Należy jednak pamiętać, że na deklaracji będą uwzględniane tylko opakowania z dokumentów WKA/ PKA. Opakowania z zakładki Kaucje na dokumentach zostaną pominięte.

Podczas automatycznego wyliczania deklaracji program pozwala na uwzględnienie tylko dokumentów handlowych (Faktura Zakupu, Faktura Sprzedaży) lub tylko dokumentów magazynowych (Przyjęcie Zewnętrzne, Wydanie Zewnętrzne). Nie jest możliwe równoczesne zaznaczenie pozycji FZ i PZ (na deklaracji przywozowej) lub FA i WZ (na deklaracji wywozowej).

Oznacza to, że na wyliczonej deklaracji program uwzględni tylko dokumenty magazynowe (PZ, WZ) lub tylko handlowe (FA, FZ). Przed wyliczeniem Użytkownik powinien zdecydować wg których dokumentów deklaracja będzie liczona:

jeśli posiada dokumenty PZ/ WZ nie skojarzone z handlowymi – deklaracja powinna być liczona wg dokumentów magazynowych

jeśli posiada dokumenty FA, FZ nie skojarzone z magazynowymi – deklaracja powinna być liczona wg dokumentów handlowych.

Dokument uwzględniony w Intrastacie otrzymuje znacznik, który powoduje, że po raz drugi nie zostanie on uwzględniony. Jednak znacznik ten nie jest przenoszony na dokumenty skojarzone. Oznacza to, że jeśli deklaracja Intrastat była wyliczana na podstawie dokumentów handlowych (FA, FZ) to na odpowiadających im dokumentach magazynowych (PZ, WZ) nie ma informacji o uwzględnieniu w INTRASTAT.

Uwaga: Jeśli w danym miesiącu wyliczane są deklaracje częściowe to należy pamiętać by uwzględniały zawsze ten sam typ dokumentu (handlowe/ magazynowe). Jeśli deklaracje w ramach jednego miesiąca zostaną wyliczone na podstawie różnych typów dokumentów – wartości zostaną zdublowane (raz na podstawie dokumentu magazynowego, drugi raz na podstawie dokumentu handlowego).


Podczas automatycznego wyliczania deklaracji program filtruje dokumenty, które powinny być uwzględnione w INTRASTAT, a następnie towary z tych dokumentów grupuje wg przypisanych im kodów CN. Grupowane są pozycje z dokumentów, które mają zgodny:

Kod CN

Kod kraju pochodzenia

Kod transakcji

Kod kraju przeznaczenia/ wysyłki

W deklaracji uwzględniane są dokumenty spełniające następujące warunki:

są wystawione dla kontrahenta wewnątrzunijnego

mają uzupełnione informacje o kodzie transakcji, kodzie kraju

Transakcje są uwzględniane w deklaracji za dany miesiąc zgodnie z określoną datą przywozu/ wywozu (zakładka Dokumenty na formularzu dokumentu).

Każdy dokument może być uwzględniony tylko w jednej deklaracji Intrastat.

W deklaracji Intrastat nie są uwzględniane dokumenty pierwotne, zarejestrowane w systemie.

W deklaracji przywozowej domyślnie uwzględniane są Korekty Graniczne do Faktur Zakupu wystawione dla kontrahenta wewnątrzunijnego, żeby FZKG nie została uwzględniona, należy przed przeliczeniem deklaracji z jej formularza, z zakładki Dokumenty usunąć kod transakcji.

W deklaracji uwzględniane są towary, które na karcie cennikowej mają uzupełnione informacje o kodzie CN, dodatkowo w przypadku deklaracji przywozowej towary muszą mieć na karcie cennikowej uzupełniony kraj pochodzenia.

Uwaga: Jeśli jakikolwiek towar, występujący na dokumencie, nie ma przypisanego kodu CN – cały dokument nie jest uwzględniany w deklaracji przywozowej/wywozowej.

Jeśli jakikolwiek towar, występujący na dokumencie, nie ma przypisanego kraju pochodzenia – cały dokument nie jest uwzględniany w deklaracji przywozowej.

Jeśli wyliczona wartość pozycji nie przekracza kwoty podanej w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat jako Minimalna wartość pozycji z kodami CN 99500000 – program sumuje wartość takich pozycji i wykazuje ją w pozycji z kodem CN 99500000 (kod ten jest automatycznie dopisywany do listy kodów). Podczas sumowania wartości takich pozycji dodatkowo uwzględniany jest podział ze względu na kod kraju przeznaczenia/ kod kraju wysyłki. Dla każdego kodu kraju kod 99500000 jest wykazywany odrębnie.

W deklaracji nie są uwzględniane dokumenty, które powstały na podstawie Paragonów. Sprzedaż paragonowa zawsze dotyczy kontrahenta krajowego - status jest ustawiany automatycznie i jest przenoszony na inne dokumenty skojarzone: FA, WZ.

Jeśli deklaracja nie została jeszcze zablokowana przed zmianami istnieje możliwość jej ponownego wyliczenia. W takim przypadku z deklaracji usuwane są wszystkie pozycje i wyliczana jest od nowa. Usuwane są również powiązania pomiędzy deklaracją a poszczególnymi, uwzględnionymi w niej, dokumentami. Oznacza to, że na nowo wyliczanej deklaracji zostaną uwzględnione dotychczasowe dokumenty oraz wszystkie pozostałe spełniające warunki, a nie uwzględnione jeszcze w żadnej deklaracji.

Na deklaracji wyliczanej automatycznie Użytkownik ma możliwość wprowadzania zmian. Jeśli Użytkownik wprowadzi nową pozycję na deklaracji – program traktuje taką deklarację jak wypełnianą ręcznie i od tego momentu umożliwia pełną jej edycję: dodawanie, usuwanie i korygowanie wszystkich pozycji, niezależnie od tego czy były wcześniej wyliczone przez program, czy też Użytkownik wprowadził je bezpośrednio na dokument.

Uwaga: Jeśli Użytkownik wprowadzi zmiany na deklaracji, a następnie ponownie ją przeliczy (przyciskiem pioruna), wszystkie wprowadzone wcześniej zmiany zostaną utracone.


15 Moduł Handel Plus

Moduł Handel Plus, obok podstawowej funkcjonalności modułu Handel, umożliwia wprowadzanie na magazyn zasobów towaru z podziałem na partie, zróżnicowane pod względem opisujących je cech, a następnie precyzyjne wydawanie konkretnych partii towaru.

Uwaga: Praca na partiach towaru możliwa jest tylko i wyłącznie przy wybranej metodzie rozliczania magazynu FIFO lub LIFO, nie jest możliwa dla metody AVCO .

Partie towaru mogą być specjalnie ocechowane za pomocą cech dostępnych dla poszczególnych zasobów, co umożliwia ich precyzyjne wyszukiwanie i wybieranie podczas wydawania z magazynu.

W odróżnieniu od partii towaru, która jest podelementem pozycji towarowej na dokumencie FZ/PZ/PW, zasobem towaru będziemy nazywać partię towaru przyjętego na magazyn, która wyróżnia się datą dostawy, numerem dokumentu źródłowego oraz innymi cechami nadanymi podczas przyjmowania towaru na magazyn.

Moduł Handel Plus umożliwia również tworzenie dokumentów handlowych: Faktur Zakupu, Faktur Sprzedaży oraz Paragonów w rozbiciu na kilka magazynów pozycji na jednym dokumencie handlowym.

15.1 Cechy dostaw

Cecha towaru jest dodatkową informacją o towarze, wykorzystywaną w celu opisu poszczególnych partii towaru. Do nadawania cech partiom wykorzystano mechanizm atrybutów opisany w rozdziale Wystawianie dokumentów – informacje dodatkowe, podrozdział Atrybuty.

15.1.1 Formularz atrybutu

Przy włączonym module Handel Plus, na formularzu atrybutu, pod ramką „Pozycje dokumentu” widoczna jest ramka o nazwie „Pozycje, zasoby” z dwoma parametrami Przenosić na dostawy oraz Obowiązkowy.

Rys. Formularz atrybutu towaru

Parametr Przenosić na dostawy domyślnie jest pusty, natomiast Obowiązkowy wyszarzony. Jeżeli zaznaczono Przenosić na dostawy wówczas parametr Obowiązkowy staje się aktywny i można go zaznaczyć. Obowiązkowy można włączyć tylko po wcześniejszym włączeniu Przenosić na dostawy .

Jeżeli przyjmujemy dostawę z podziałem na partie, wówczas atrybut obowiązkowy, opisujący partię dostawy, musi być wypełniony. Wartości domyślne dla danego atrybutu z formularza towaru są automatycznie przenoszone na partie towaru (pod-elementy dostawy).

Uwaga: Atrybut, który ma ustawiony format jako binarny, nie jest obsługiwany dla dostaw, dlatego parametr Przenoś na dostawy jest nieaktywny po wybraniu formatu binarny.


Uwaga: Jeżeli zaznaczony zostanie parametr Zależny od kontrahenta, wówczas parametry Przenosić na dostawy i Obowiązkowy stają się nieaktywne. Jeżeli najpierw zaznaczymy parametr Przenosić na dostawy, wtedy parametr Zależny od kontrahenta zostanie wyszarzony.

15.1.2 Lista atrybutów

Przy włączonym module Handel Plus, na liście atrybutów dostępnej z poziomu menu Ogólne/ Atrybuty pojawiają się dwie kolumny o nazwach Przenosić na dost. oraz Obowiązkowy dla dost.. Jeżeli parametr Przenosić na dostawy jest zaznaczony na formularzu atrybutu, wówczas w kolumnie pojawi się TAK, w przeciwnym wypadku NIE. Dla parametru Obowiązkowego i kolumny Obowiązkowy dla dost. działanie jest analogiczne.

Rys. Lista atrybutów towaru

15.1.3 Karta towaru – zakładka Atrybuty

Jeśli chcemy nadawać cechy konkretnym partiom towaru, należy wcześniej przypisać je do danego towaru. Można tego dokonać z poziomu zakładki Atrybuty na karcie towaru.

Podobnie, jak na formularzu atrybutu, podczas przypisywania atrybutu do towaru widoczna jest nowa ramka o nazwie „Pozycje, zasoby” z dwoma parametrami Przenosić na dostawy oraz Obowiązkowy. Zasady działania parametrów są takie same jak dla formularza atrybutu.

15.1.3.1 Lista atrybutów na karcie towaru

Po włączeniu modułu Handel Plus, na liście atrybutów wyświetlane są dwie nowe kolumny Przenosić na dostawy oraz Obowiązkowy dla dostawy. Jeżeli parametr Przenosić na dostawy jest zaznaczony, w kolumnie ustawione jest TAK, w przeciwnym wypadku NIE. Dla parametru Obowiązkowy i kolumny Obowiązkowy dla dostawy działanie jest analogiczne.

Liczba atrybutów z włączonym parametrem Przenosić na dostawy przypisanych do jednej karty towarowej nie może przekraczać dziesięciu. Przy próbie dodania większej ilości cech, użytkownik otrzyma komunikat informujący, że maksymalna ilość cech dla dostaw wynosi 10.

Nie można też dodać dla jednej karty towarowej dwóch takich samych cech dla dostaw.

15.2 Dostawy towarów

Podczas wystawiania dokumentów przychodowych FZ, PZ, PW oraz dokumentów bilansu otwarcia (BOM) istnieje możliwość rozbicia pozycji na zróżnicowane pod względem cech partie towaru. Na elemencie dokumentu dostępna jest opcja podziału pozycji na dowolną ilość partii towaru.

15.2.1 Formularz dokumentu przychodowego (FZ/ PZ/ PW)

Na formularzu dokumentu znajduje się przycisk Wprowadź partie dostawy. Po jego naciśnięciu pojawi się okno partii towaru, na którym można wprowadzić konkretne partie dostawy. Przycisk ten dostępny jest na liście pozycji dokumentu i odnosi się do aktualnie podświetlonej pozycji (jeśli dokument nie posiada żadnych elementów wówczas przycisk jest nieaktywny).

Uwaga: Ustawianie partii dla dostaw możliwe jest tylko dla pozycji typu towar. Dla usług nie ma dostępu do okna podziału na partie.

15.2.2 Okno partii towaru

Po wybraniu przycisku Wprowadź partie dostawy pojawi się okno, na którym można wprowadzić partie konkretnego towaru oraz uzupełnić wartości cech je charakteryzujących.

Rys. Okno partii towaru na dokumentach przychodowych

Okno posiada nagłówek Zasoby: [nazwa towaru]. Zawiera kolumny:

- Ilość (do wprowadzenia przyjmowanej ilości o określonych cechach)

- Jm (jednostka miary przeniesiona z formularza dokumentu, bez możliwości zmiany, tylko dla celów informacyjnych)

- Cechy (atrybuty przypisane do danego towaru jako cechy partii) – każdy towar może posiadać inne cechy w zależności od tego, jakie zostały mu przypisane na zakładce Atrybuty. Ilość wyświetlanych kolumn zależy od ilości przypisanych danemu towarowi cech. Ilość towaru i wartości atrybutów wypełnia się poprzez edycję na liście.

Cena dla wszystkich partii przyjmowanego towaru jest taka sama. Na poziomie dodawania partii nie ma możliwości zmiany ceny. Jeśli ceny poszczególnych partii są różne wówczas na dokument FZ/PZ/PW/BOM należy dodać kolejną pozycję tego samego towaru.

Na oknie aktywne są przyciski:

- dodanie partii towaru <INSERT>

- edycja partii towaru <ENTER>

- usunięcie partii towaru <DEL>

- zachowaj zmiany – zatwierdzenie okna partii towaru <CTRL>+<ENTER>

- anuluj zmiany <ESC>

- szukaj <CTRL>+<F> – działanie funkcji jest analogiczne jak na formularzu dokumentu na zakładce Ogólne. Umożliwia wyszukiwanie partii wg wpisanego ciągu znaków. Po jego wciśnięciu nad listą partii pojawia się pole, gdzie można wpisać ciąg znaków, według których ma być wyszukiwana pozycja.

15.2.2.1 Dodawanie partii

Po pierwszym uruchomieniu, okno partii towaru nie zawiera żadnych pozycji. Dopiero za pomocą klawisza <INSERT> można dodać partię. Domyślna ilość na pierwszej partii pobierana jest z elementu. Ilość tą można modyfikować. Można też wprowadzać kolejne pozycje.

Po zatwierdzeniu formularza, ilość na elemencie dokumentu jest przeliczana na podstawie sumy ilości z partii towaru.

Jeśli dla danej pozycji na dokumencie wprowadzone zostały konkretne partie, wówczas podczas próby zmiany ilości na elemencie, na zakładce Ogólne dokumentu, pojawi się komunikat:

Po zatwierdzeniu komunikatu, przywracana jest ilość wynikająca z okna partii towaru.

15.2.2.2 Dodawanie towarów w jednostce pomocniczej

Towary w programie Comarch ERP Optima mogą mieć dwie jednostki miary, z których jedna jest jednostką podstawową a druga jednostka pomocniczą. Jednostka pomocnicza jest wyliczana na podstawie jednostki podstawowej przy pomocy odpowiednich przeliczników zdefiniowanych na formularzu towaru. Dokumenty mogą być wystawiane zarówno w jednostce podstawowej jak i pomocniczej. Cena pozycji dokumentu zawsze odnosi się do jednostki wybranej na elemencie.

Uwaga: Magazyn prowadzony jest w jednej jednostce i jest to zawsze jednostka podstawowa. Podczas wprowadzania zasobów na magazyn możliwe jest przyjęcie towaru w jednostce podstawowej jak i pomocniczej jednakże zasoby nadal będą przechowywane w jednostce podstawowej.

Jeśli na elemencie dokumentu zostanie wybrana jednostka pomocnicza wówczas dodawanie poszczególnych partii też będzie możliwe tylko w jednostce pomocniczej. Cechy towarów będą się odnosiły do tej właśnie jednostki.

Na magazynie, gdzie zasoby są zawsze w jednostce podstawowej, atrybuty towaru przyjętego w jednostce zbiorczej zostaną przeniesione na elementy w jednostce podstawowej.

15.2.2.3 Wypełnianie wartości atrybutów

Wartości atrybutów wypełnia się poprzez edycję danego pola (kliknięcie myszką lub obsługa za pomocą klawiatury). Wypełnienie jednego pola i naciśniecie klawisza <TAB> powoduje przejście do kolejnego pola,

<ENTER> zatwierdza rekord. Jeśli atrybut ma typ lista wówczas wartość tego atrybutu może być wypełniana przez rozwinięcie i wybór wartości z listy.

Niektóre z cech partii mogą mieć nadany na towarze znacznik obowiązkowości. Podczas zatwierdzania poszczególnych pozycji na liście partii program sprawdza, czy wszystkie atrybuty obowiązkowe mają wypełnioną wartość. Jeśli chociaż jednej wartości będzie brakowało wówczas nie pozwoli na zapis.

15.2.3 Formularz pozycji

Na formularzu pozycji znajduje się przycisk Wprowadź partie dostawy , ten sam który widoczny jest na formularzu dokumentu na zakładce Ogólne. Dzięki temu istnieje możliwość dodawania partii z poziomu edycji elementu.

Rys. Formularz pozycji dokumentu

15.2.3.1 Zakładka zasoby na formularzu pozycji

Na formularzu elementu dokumentu, po wprowadzeniu konkretnych partii dla pozycji towarowej pojawia się zakładka Zasoby. Zakładka ta wprowadzona została w celach informacyjnych i zawiera wykaz wprowadzonych dla danej pozycji partii. Ma to szczególne znaczenie przy podglądzie dokumentów już zatwierdzonych.


Rys. Formularz pozycji dokumentu przychodowego – zakładka Zasoby

Lista partii zawiera kolumny określające ilość, jednostkę miary oraz kolumny cech określających daną partię. Ich ilość zależy od ilości cech przypisanych do karty towaru.

15.2.4 Zapis transakcji PZ/PW/FZ

Towar, po zapisie dokumentu PZ lub PW do bufora (lub na stałe) wprowadzany jest na magazyn w rozbiciu na poszczególne partie.

Podczas wystawiania dokumentów FZ również istnieje możliwość rozbicia pozycji na partie. Działanie wszystkich opcji jest identyczne jak na PZ/PW. Natomiast wprowadzenie zasobów na magazyn nastąpi dopiero po przekształceniu dokumentu FZ do PZ.

Uwaga: Po przekształceniu dokumentu PZ do FZ, na fakturze można dopisywać nowe pozycje z podziałem na partie, ale nie można modyfikować partii dla pozycji przeniesionych z PZ.

15.2.5 Przyjęcie inwentaryzacyjne

Jeśli zaznaczymy parametr Przyjęcie inwentaryzacyjne do bufora w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry, wówczas po wykonaniu inwentaryzacji tworzone są dokumenty PWAI w buforze. Na dokumentach tych po podniesieniu do edycji dostępna jest ikona zasobów i istnieje możliwość podziału przyjmowanego zasobu na partie. Suma ilości dla poszczególnych partii musi być zgodna z ilością na elemencie. Jeśli ilości te nie zgadzają się, wówczas przy próbie zapisu pojawi się komunikat informujący o tym.

15.3 Wydawanie dostaw

Podczas wydawania towarów istnieje możliwość wskazania konkretnych partii istniejących na magazynie.

Na liście dostępnych zasobów znajduje się aktywne pole do wpisania ilości pobieranej z danej partii. Pobrane zasoby przenoszą się na zakładkę Zasoby na formularzu pozycji dokumentu. Na liście tej widoczne są pobrane partie wraz z cechami je opisującymi.

Uwaga: Wydawanie towarów pochodzących z konkretnych zasobów możliwe jest tylko i wyłącznie na dokumentach operujących na magazynie czyli WZ, RW, MM oraz FA/PA z pobraniem. Nie można rezerwować wybranych partii towaru czyli wysta wiać PF, RO, FA/PA bez pobrania na konkretne zasoby.


15.3.1 Wyświetlanie zasobów na towarze

Wyświetlanie zasobów na karcie towaru, na zakładce Zasoby uwzględnia ocechowanie dostaw. Lista zawiera standardowe kolumny: Magazyn, Typ, Dostawca, Data dost., Nr dok. źród., Nr dok., Ilość, Wartość, Cena.

Na liście znajdują się również kolumny cech. Ich ilość zależy od ilości przypisanych danemu towarowi cech na zakładce Atrybuty.

W obrębie dokumentów wprowadzających zasób na magazyn, wyodrębnione są poszczególne partie w rozbiciu na ilości, wyświetlane w takiej samej kolejności, w jakiej wprowadzane były na dostawę. Dla każdej partii określone są wartości cech.

Rys. Formularz towaru – zakładka Zasoby

15.3.2 Wystawianie dokumentów wg zasobów

Wprowadzanie pozycji na dokument w module Handel Plus odbywa się na podobnych samych zasadach jak w module Handel. Dodatkowa możliwość polega na wskazaniu konkretnych partii zasobów (z określonego dokumentu, daty, z określonymi cechami) i pobranie ich z magazynu na dokument.

Na dokumentach rozchodu dostępna jest ikona Pobierz zasoby - widoczna na liście pozycji dokumentu (gdzie dotyczy podświetlonej pozycji) jak i na formularzu wybranej pozycji. Po jej naciśnięciu pojawia się okno wyboru partii z listą zasobów dostępnych dla tego towaru. Ikona staje się aktywna po wprowadzeniu co najmniej jednej pozycji towarowej na dokument.

15.3.2.1 Pobieranie zasobów

Na oknie wyboru partii znajduje się lista zasobów danego towaru, dostępnych na dany dzień (wg daty sprzedaży z dokumentu). Lista posortowana jest w kolejności chronologicznej wprowadzania dostaw.

Rys. Okno wyboru partii na dokumentach rozchodowych

Kolumny na liście zasobów na pozycji dokumentu:

Nr dok – numer dokumentu wprowadzającego dany zasób na magazyn

Nr obcy – numer obcy powyższego dokumentu

Data – data dostawy

Dostawca – nazwa dostawcy z dokumentu

Ilość Dost – jest to stan na magazynie bez uwzględnienia rezerwacji, na dzień sprzedaży

Ilość - ilość do pobrania (jedyne edytowalne pole, gdzie można wpisywać ilość, która ma być pobrana z konkretnej partii na pozycję dokumentu, przy czym program pilnuje żeby ilość do pobrania nie była większa od ilości)

Jm – jednostka, która została wybrana na pozycji dokumentu

Cena – cena zakupu jednostki (Jm) towaru w danej partii

W kolejnych kolumnach znajdują się cechy. Ich ilość zależy od ilości przypisanych danemu towarowi cech na zakładce Atrybuty.

Na liście dostępne są przyciski:

Zatwierdzenie okna zasobów - pobranie zasobów <CTRL>+<ENTER>

Wyjście z okna zasobów bez wyboru <ESC>

- Szukaj <CTRL>+<F>

W dolnej części formularza znajdują się pola służące do filtrowania listy partii. Funkcjonalność ta opisana została w dalszej części podręcznika, w rozdziale Wyszukiwanie Zasobów.


Po zatwierdzeniu okna wyboru partii, suma ilości z poszczególnych partii przepisywana jest do pola ilość na elemencie dokumentu. Jeśli dla danego towaru na dokumencie rozchodu zostały wskazane konkretne zasoby, wówczas nie można zmienić ilości na elemencie. Próba zmiany ilości na elemencie skutkuje komunikatem:

Zmiana ilości możliwa jest wówczas tylko na oknie wyboru partii.

Jeśli ponownie przejdziemy do edycji partii, wówczas te partie, z których pobrano wcześniej towary wyświetlane są w pierwszej kolejności na liście. Ułatwi to znalezienie partii, które chcemy zmodyfikować.

Uwaga: Przy wydawaniu towaru z partii nie jest zalecana praca z parametrem Nie pozwalaj na wydanie towaru jeśli występują rezerwacje (menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry). Po wskazaniu rozchodowanych partii może nastąpić sytuacja, że nie będzie można zatwierdzić dokumentu (jeśli ilość na elemencie przekroczy ilość dostępną na magazynie).

15.3.2.2 Wyszukiwanie zasobów

Na oknie pobierania zasobów istnieje możliwość filtrowania poszczególnych partii. Na dole okna znajdują się stworzone w tym celu pola charakteryzujące partie:

Dostawca, Data (od-do), Nr dok, Nr Obcy – pola odpowiadają poszczególnym kolumnom na oknie wyboru partii. Po prawej stronie znajdują się również trzy pola, w których można uzupełnić wartości wybranych cech charakteryzujących partie. Po odpowiednim wypełnieniu pól, lista wyświetlanych partii jest zawężana tylko do tych, które spełniają warunki określone w filtrze.

Filtr aktywny jest już w chwili wpisania wartości w wybranym polu.

Uwaga: Dzięki tak zorganizowanemu wyszukiwaniu możliwe jest przypisanie kodów EAN do partii towaru. Podczas przyjęcia dostawy, można wprowadzić kod EAN jako cec hę dla poszczególnych partii, a przy wydawaniu towaru odszukać partię wprowadzając wybrany kod EAN w filtrze.

W części filtrowania zasobów dostępny jest przycisk Wyczyść wartości filtra. Pozwala on łatwo powrócić do wyświetlania pełnej listy partii, nie ograniczonej warunkami filtrów.

15.3.2.3 Wydawanie zasobów w różnych jednostkach miary

Wydawanie zasobów możliwe jest zarówno w jednostce podstawowej jak i w jednostce pomocniczej. Jeśli na dokumencie wybierzemy jednostkę pomocniczą, wtedy przy wyborze z konkretnych partii, uwzględniana jest jednostka pomocnicza a ilości odpowiednio przeliczane.

Przykład Towar został przyjęty na magazyn dokumentem PZ na 200 SZT jogurtu (40 truskawkowych, 40 bananowych, 100 malinowych, 20 mango) Jednostką podstawową jogurtu jest SZT, pomocniczą KARTON=10 SZT. Zasoby dostępne podczas rozchodu w jednostce pomocniczej – kartony to: 4 kartony jogurtu truskawkowego 4 kartony jogurtu bananowego 10 kartonów jogurtu malinowego 2 kartony jogurtu mango


15.3.3 Zakładka zasoby na formularzu pozycji

Na formularzu elementu dokumentu, po uzupełnieniu ilości towaru na oknie wyboru z konkretnych partii, pojawia się zakładka Zasoby. Jest to okno informacyjne, mające szczególne znaczenie podczas podglądu dokumentów zatwierdzonych, na których można podejrzeć, jakie partie towaru zostały wydane.

Rys. Formularz pozycji dokumentu rozchodowego – zakładka Zasoby

Lista zawiera kolumny analogiczne do tych znajdujących się na oknie wyboru partii: Nr dokumentu, Data, Dostawca, Ilość, Jm, Cena zakupu oraz kolumny Cech. Nie ma możliwości modyfikacji danych na liście – jest ona widoczna tylko w celach informacyjnych.

Uwaga: Jeżeli Paragon z pobraniem, zawiera jący pozycje wybrane z konkretnych partii zostanie przekształcony do Faktury Sprzedaży, wówczas zakładka Zasoby na formularzu pozycji na fakturze jest pusta do momentu zapisu faktury do bufora lub na stałe.

15.3.4 Edycja dokumentu zapisanego do bufora

Dokument zapisany do bufora pobiera wybrane wcześniej zasoby, jednak możliwa jest ich modyfikacja. Jeśli wcześniej towary zostały pobrane poprzez wybór z konkretnych partii, wówczas nie można dokonać modyfikacji ilości bezpośrednio na elemencie, konieczne jest wyświetlenie okna wyboru partii i dokonanie aktualizacji pozycji.

Na oknie wyboru partii możemy zmienić ilość pobieraną z partii poprzez edycję pola Ilość lub zrezygnować z pobieranej partii poprzez wpisanie 0 w pole Ilość.

Uwaga: Na dokumentach rozchodowych brana jest pod uwagę ilość dostępna towaru w magazynie na dzień określony w polu data wydania na dokumencie. W przypadku, gdy edytujemy dokument, na którym zostały pobrane ilości z partii i podczas edycji zmienimy datę wydania, wówczas może się zdarzyć, że data wydania będzie wcześniejsza niż data przyjęcia wybranej już wcześniej partii towaru. W takiej sytuacji program nie pozwoli zapisać dokumentu i konieczna będzie modyfikacja ilości na oknie wyboru partii.

15.3.5 Zatwierdzanie dokumentu (bufor, na stałe)

Podczas zapisywania dokumentu rozchodowego pobierane są dokładnie te zasoby, które zostały wybrane dla poszczególnych towarów. W czasie edycji dokumentu nie są jeszcze pobierane zasoby. Pobranie następuje po zapisie na trwałe lub do bufora. Dlatego może zdarzyć się sytuacja, że w międzyczasie zasób zostanie pobrany przez innego użytkownika lub przez inny dokument.


W takim przypadku wyświetlana ilość dostępna na partii może okazać się mniejsza niż ilość do pobrania, którą wprowadziliśmy w czasie edycji. Przy próbie zapisu pojawi się komunikat informujący o niedostępności zasobów, które zostały już pobrane na inny dokument i konieczny będzie powrót na okno partii w celu dokonania zmiany ilości do pobrania.

15.3.6 Agregacja pozycji dokumentu

Nie są agregowane pozycje, dla których wyznaczone zostały konkretne partie.

15.4 Przesuwanie wskazanych zasobów na inny magazyn - MM

Na dokumentach MM, podobnie jak na dokumentach rozchodu można wskazywać konkretne partie towaru, które mają być przesunięte na inny magazyn.

Ponieważ korekta dokumentu MM jest Przesunięciem Magazynowym towaru w przeciwnym kierunku, dlatego podczas wykonywania korekty również możliwe jest wybranie określonej partii towaru, niekoniecznie tej, która była wcześniej przesunięta na ten magazyn.

Uwaga: Dla dokumentów MM importowanych z magazynu odległego, zakładka Zasoby i przycisk wyboru z zasobów z partii są ukrywane.

15.5 Przekształcanie Faktur Pro Forma (FPF) do Wydań Zewnętrznych (WZ) ze wskazaniem na dostawy

Do konkretnej Faktury Pro Forma można wygenerować częściowe Wydania Zewnętrzne towaru z poziomu listy Faktur PF. Na tak stworzonym Wydaniu Zewnętrznym można wskazać dostawy, z których wydajemy towar. Jeśli dla towaru na pierwszym dokumencie WZ wygenerowanym do FPF wskażemy dostawy, wtedy na każdym kolejnym WZ towar ten musi być wydawany ze wskazaniem dostaw.

Analogicznie, jeśli na pierwszym WZ towar nie miał wskazanych dostaw, wtedy na żadnym z kolejnych nie można wskazać dostaw.

Przy próbach zapisu, przy niespełnionych tych warunkach, program poinformuje odpowiednio komunikatami:

Dokument nie może zostać zapisany.

Zapis niemożliwy. Towar KOD na wcześniejszych WZ do PF jest ze wskazaniem dostaw. Wskaż dostawę dla towaru.

lub


Zapis niemożliwy. Towar KOD na wcześniejszych WZ do PF nie ma wskazanych dostaw. Zapisz ten towar bez wskazania dostaw.

15.6 Korekty do dokumentów

Podczas wystawiania korekty mamy dwie możliwości:

Jeśli na dokumencie korygowanym wprowadzono pozycje w oparciu o partie, wówczas na korekcie dla tych pozycji korygować możemy tylko ilości na oknie partii (nie można wykonać korekty standardowej na elemencie).

Pozycje z dokumentu, dla których nie wprowadzono partii można korygować tylko w sposób standardowy (nie ma możliwości korekty z poziomu okna partii).

Jeśli zwracana jest cała ilość z dokumentu korygowanego, wówczas wystarczy zatwierdzić korektę, bez uruchamiania okna partii ponieważ domyślnie zwracana jest cała ilość.

15.6.1 Korekta ilości

Do okna, w którym można skorygować ilości z konkretnych partii można przejść poprzez przycisk Zwróć partie

dostawy (dla korekt dokumentów przychodowych) , lub Zwróć zasoby (dla korekt dokumentów rozchodowych), widoczny na zakładce Ogólne dokumentu korygującego lub na formularzu pozycji.


Domyślnie dla wszystkich partii w polu ilość ustawiana jest wartość „na minus”, zwracająca cały zasób. Pole to można modyfikować, przy czym ilość nie może przekroczyć maksymalnej ilości do zwrotu.

Ilość zwracana na elemencie dokumentu jest przeliczana jako suma ilości zwracanych z poszczególnych partii.

Uwaga: Dla towarów wydawanych z konkretnych partii nie można wykonywać korekt „na plus”.

W przypadku kiedy dana partia nie jest zwracana, w polu ilość można wpisać 0, przy czym nie może być takiej sytuacji, kiedy wszystkie partie będą miały ustawioną ilość na 0, ponieważ ilość na pozycji dokumentu nie może być zerowa.

Istnieje również możliwość usunięcia z listy partii, które nie będą korygowane (ikona kosz), jednak program nie pozwoli na usunięcie wszystkich pozycji z listy. Przy próbie usunięcia ostatniej poinformuje komunikatem:

Nie można skasować ostatniego elementu na dokumencie korygującym.

15.6.1.1 Okno partii dla korekty ilości dokumentów przychodowych (FZ, PZ, PW, BOM)

Rys. Okno partii towaru dla korekty ilości dokumentu przychodowego

Na oknie widoczna jest kolumna Ilość (jest to jedyne edytowalne pole w tabeli, gdzie wpisywana jest ilość zwracanego towaru z danej partii), ponadto wyświetlana jest kolumna z jednostką miary (Jm) oraz kolumny cech w ilości zależnej od ustawień dotyczących konkretnej pozycji towarowej.

Pod tabelą z partiami korygowanymi znajdują się pola filtra, dzięki któremu można wyfiltrować partie po trzech dowolnych cechach. Filtr działa analogicznie jak opisany w rozdziale Wyszukiwanie zasobów.


15.6.1.2 Okno wyboru partii dla korekty ilości dokumentów rozchodowych (WZ, RW, MM, FA/PA z pobraniem)

Rys. Okno wyboru partii dla korekty ilości dokumentu rozchodowego

Tabela na oknie wyboru partii dla korekt jest podobna, jak w przypadku dokumentów przychodowych korygowanych. Zawiera kolumny Nr dok, Nr obcy, Data, Dostawca, Jm oraz kolumny cech. W kolumnie Ilość można wpisać ilość zwracaną z danej partii.

Poniżej tabeli partii znajdują się pola filtra, identyczne jak na dokumentach korygowanych. Działanie filtra zostało opisane w rozdziale Wyszukiwanie zasobów.

Korekta wartości i VAT

Korekty wartości (ceny) oraz stawki VAT działają standardowo, bez możliwości korygowania konkretnych partii towaru.

Na korekcie wartości istnieje możliwość wyboru ilości towaru, którą korygujemy. Jeśli dokument korygowany wprowadzany był w oparciu o partie, wówczas wartość korekty wprowadzana jest proporcjonalnie w rozbiciu na partie.

Przykład Wprowadzamy dokument PZ na dwie partie towaru T1, obie po 10 sztuk w cenie 10 PLN (wartość każdej z partii wynosi 100 PLN). Na karcie towaru, na zakładce Zasoby mamy informacje:

Jeśli teraz wprowadzimy korektę wartości na ilość 5 sztuk, korekta o 2 PLN „na minus”, wtedy całkowita wartość korekty wynosi 10 PLN. Wartość ta rozbijana jest proporcjonalnie na obydwie partie po 5 PLN. Wartości te można podejrzeć na karcie towaru, na zakładce Zasoby:


15.7 Anulowanie dokumentów

Dokumenty przychodowe

Jeśli elementy dokumentu były tworzone z podziałem na partie, wówczas podczas anulowania sprawdzana jest dostępność tych zasobów. Jeśli zasoby chociaż jednej pozycji są już wykorzystane, wówczas anulowanie dokumentu nie powiedzie, a system poinformuje o tym odpowiednim komunikatem.

Dokumenty rozchodowe

Anulowanie dokumentu rozchodu powoduje zwrot określonych partii na magazyn.

15.8 Kopiowanie dokumentów

Kopiowanie wszelkich dokumentów, których elementy wprowadzone zostały według partii, nie bierze pod uwagę partii towaru lecz działa według ustalonej w konfiguracji metody wyceny magazynu.

15.9 Zestawienia dla dostaw

Zestawienia dostępne są z poziomu menu Handel/ Inne/ Zestawienia/ Zestawienia wg dostaw.

Ułatwiają one wyszukiwanie partii towaru jakie przyjmowane/wydawane były z magazynu lub też tych, które znajdują się obecnie na magazynie.

Na formularzu dostępne są dwie zakładki: Zasoby na dokumentach oraz Zasoby na magazynie. Zasady obsługi okna zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie.

15.9.1 Zasoby na dokumentach

Analiza umożliwia wyszukiwanie zgodnie z określonymi parametrami, transakcji na których znajdują się towary o określonych cechach.

Rys. Zestawienie Zasoby na dokumentach

Okno zawiera kolumny:

Kod towaru

Nazwa towaru/Dokument – w obrębie jednego towaru wyszczególnione są numery dokumentów, których pozycja dotyczy

Data operacji (data zakupu/sprzedaży)


Magazyn – symbol magazynu, którego dotyczy dana partia towaru

Akronim podmiotu (kod kontrahenta)

Typ (typ transakcji FZ/PZ/PW/BO/MM/FA/PA/WZ/RW)

JM – jednostka miary podstawowa

Ilość – ilość w jednostce podstawowej

Wartość netto – wartość zakupu towaru

Kolejne kolumny: Cecha1, Cecha2, ..., aż do Cecha10 zawierają informacje o cechach poszczególnych partii. Kolumn jest 10 ponieważ każda partia może mieć maksymalnie 10 cech. W każdej kolumnie wpisano odpowiedni kod cechy (dla każdego towaru będzie inny), natomiast po znaku / podana jest wartość cechy.

15.9.1.1 Filtrowanie na zestawieniu

W dolnej części zestawienia znajduje się zestaw parametrów, według których można zawęzić wyświetlane informacje. Wśród nich znajdują się:

Trzy pola wyboru cechy

Po wybraniu przycisku Cecha1, Cecha2 lub Cecha3 pojawi się lista atrybutów towaru, ale tylko tych, które mają status cechy (mają zaznaczony parametr „Przenosić na dostawy”). Mamy możliwość określenia maksymalnie trzech wyszukiwanych cech wraz z wartościami. Jeśli wybierzemy cechę i nie określimy jej wartości, wówczas wyświetlone zostaną wszystkie zasoby posiadające cechę, niezależnie od jej wartości.

Jeśli zostanie wprowadzona określona wartość cechy, wtedy filtr wyszuka tylko pozycje, które mają cechę o określonej wartości.

Po wskazaniu wartości cech otrzymamy listę partii z różnych dokumentów, o określonych wartościach cech.

Parametry określające rodzaj dokumentów

Parametry podzielone są na dwie sekcje: przychód i rozchód.

Wśród dokumentów przychodowych mogą znajdować się dokumenty magazynowe, czyli Przyjęcia Zewnętrzne (PZ), Przyjęcia Wewnętrzne (PW), Bilans Otwarcia (BO), Przesunięcia Magazynowe przychodowe. Można też wyświetlić dokumenty handlowe - Faktury Zakupu (FZ), które nie zostały jeszcze przekształcone do PZ. Wyświetlane są również korekty ilości tych dokumentów. Nie widać natomiast korekt wartości ponieważ dla nich nie ma możliwości określenia partii.

Wśród dokumentów rozchodowych mogą znaleźć się Wydania Zewnętrzne (WZ), Rozchody Wewnętrzne (RW), Przesunięcia Międzymagazynowe wydające towar z magazynu oraz Faktury Sprzedaży i Paragony, które nie zostały przekształcone do dokumentów magazynowych. Wyświetlane są również korekty ilości.

Zakres dat

Umożliwia filtrowanie dokumentów po dacie operacji.

W prawej dolnej części zestawienia dostępny jest też filtr, zawierający pola:

Kontrahent – pole umożliwia wybór kontrahenta (istnieje możliwość wyboru również pracownika, wspólnika, urzędu, banku) i zawężenie wyświetlanych transakcji do tych, które zostały zawarte z wybranym kontrahentem.

Magazyn – wybór magazynu dla zasobów

Towar – zawężenie listy do informacji o konkretnym towarze (wyświetlane są tylko towary proste i złożone, bez usług)

Operator – dokumenty wystawione przez konkretnego operatora

Możliwe jest również zawężenie dokumentów wyświetlanych tylko do tych, które są w buforze lub tylko zatwierdzonych. Można też wyświetlić wszystkie dokumenty. Na zestawieniu nie są uwzględniane dokumenty anulowane.

15.9.1.2 Wyświetlanie listy wyników:

Przyciski do obsługi zestawienia:

- aby filtrowanie zostało wykonane konieczne jest naciśnięcie przycisku pioruna. Jeśli zmieniony zostanie

jakikolwiek parametr na zestawieniu, na ikonie pojawi się wykrzyknik , sugerujący że należy odświeżyć listę wyników.

Podgląd pozycji dokumentu/ Podgląd karty towaru - ikona lupy umożliwia podgląd wybranej pozycji dokumentu <ENTER>, pod strzałką mamy do wyboru podgląd pozycji lub karty towaru <CTRL>+<ENTER>

- zamknięcie okna

Wyniki wyświetlane są alfabetycznie według towarów, a następnie chronologicznie według daty operacji.

W kolumnach Ilość oraz Wartość netto wyświetlana jest suma wyfiltrowanych wartości.

Nagłówki dokumentów w buforze wyświetlane są na zestawieniu w kolorze zielonym.

Zasoby na magazynie

Na zakładce drugiej znajduje się filtr umożliwiający wyszukanie określonych zasobów (o określonych cechach) na wybranym magazynie.


Rys. Zestawienie Zasoby na magazynie

Na liście tej wyświetlane są zasoby dostępne na magazynie, które można podejrzeć również na zakładce Zasoby na karcie cennikowej.

W dolnej części okna Zasobów na magazynie znajduje się filtr, pozwalający zawęzić wyświetlane partie do tych, zawierających konkretne wartości cech, znajdujących się na wybranym magazynie. Można też zawęzić wyświetlane transakcje do wystawionych przez danego operatora, na konkretny towar i konkretnego kontrahenta.

Dodatkowo istnieje możliwość wyfiltrowania zasobów, w zależności od tego jakim dokumentem były wprowadzane na magazyn: PZ, PW lub BO.

15.10 Obowiązkowe dostawy

W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry znajdują się dwa parametry::

[ ] Obowiązkowe cechy na przychodach

[ ] Obowiązkowy rozchód ze wskazaniem na dostawy

Pozwalają one wymusić obowiązek wprowadzania/wydawania towaru w oparciu o partie.

15.10.1 Parametr Obowiązkowe cechy na przychodach

Jeśli parametr zostanie zaznaczony, wówczas dla każdego towaru, który na karcie towaru ma przynajmniej jeden atrybut będący cechą partii, wymuszane będzie wprowadzenie partii towaru przed zapisem dokumentu.

Jeśli w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry zaznaczono sposób dodawania pozycji na dokument - podniesienie formularza lub edycja na liście, wówczas po wybraniu towaru na dokument (mającego przypisaną chociaż jedną cechę), podniesione zostanie okno partii dla tego towaru.

Przy opcji wybór wielu towarów uzupełnienie cech sprawdzane jest przy zapisie całego dokumentu (lub przy zapisie okna pozycji elementu).

Jeśli Użytkownik będzie próbował zapisać dokument bez wprowadzenia partii, program nie pozwoli na tę operację, informując odpowiednim komunikatem:


Zapis niemożliwy. Dla Towaru KOD_TOWARU nie uzupełniono dostaw.

15.10.2 Parametr Obowiązkowy rozchód ze wskazaniem na dostawy

Postępowanie wymuszające jest analogiczne do tego przy włączonym parametrze Obowiązkowe cechy na przychodach. Wymuszany jest wybór partii dla towarów, które mają co najmniej 1 cechę na formularzu towaru.


Jeśli Użytkownik będzie próbował zapisać dokument bez wyboru partii, program nie pozwoli na tą operację, informując odpowiednim komunikatem: Dokument nie może zostać zapisany. Zapis niemożliwy. Dla Towaru KOD_TOWARU nie wskazano konkretnych dostaw.

15.10.3 Wystawianie Faktur Zakupu/Sprzedaży oraz Paragonów ze wskazaniem wielu magazynów

Funkcjonalność umożliwia wystawienie Faktur Zakupu, Faktur Sprzedaży oraz Paragonów, zawierających towary pochodzące z różnych magazynów.

Na poziomie pozycji dokumentu handlowego można zdecydować na jaki magazyn zostanie wprowadzona dana pozycja towarowa lub z jakiego zdjęta, natomiast podczas generowania dokumentów magazynowych do dokumentów handlowych tworzonych jest wiele dokumentów magazynowych, w zależności od informacji zapisanych na elementach dokumentu handlowego – na każdy magazyn osobny dokument WZ/PZ.

Na dokumentach handlowych (FZ, FA, PA) można w dowolnej chwili zmieniać magazyn, zarówno ten dla poszczególnych pozycji, jak też magazyn ogólny dla całego dokumentu.

15.10.4 Edycja pozycji dokumentu

Na oknie edycji pozycji dokumentu aktywne jest pole Magazyn. Pole to pozostaje edytowalne aż do zatwierdzenia dokumentu.

Rys. Formularz Pozycji Dokumentu – aktywne pole Magazyn

Podczas dopisywania nowej pozycji towarowej, pole Magazyn ustawiane jest automatycznie na magazyn ogólny, wybrany w oknie głównym dokumentu.

Jeśli podczas edycji pozycji magazyn zostanie zmieniony, wówczas przy wywołaniu listy zasobów z poziomu pozycji, magazyn na liście jest zgodny z magazynem wybranym na pozycji.

Podsumowując, jeśli Użytkownik chce sprawdzić ilość dostępną na magazynie, który został wybrany na pozycji, powinien wywołać listę zasobów z okna pozycji dokumentu.

Ilości dostępne na różnych magazynach można też sprawdzić z poziomu formularza pozycji dokumentu, po

naciśnięciu przycisku Analiz (funkcjonalność dostępna tylko dla Klientów posiadających moduł Analizy). Działanie funkcji zostało dokładnie opisane w podręczniku do modułu Handel, w rozdziale Okno informacji dodatkowych.

15.10.5 Zmiana magazynu dla całego dokumentu

Magazyn można zmieniać nie tylko na pozycji dokumentu, ale też na zakładce Ogólne dokumentów FA, PA, FZ. Taka zmiana magazynu może powodować zmianę magazynu na wszystkich pozycjach dokumentu, dlatego przed jej wykonaniem pojawia się pytanie:


Wybrany magazyn zostanie ustawiony dla wszystkich elementów dokumentu. Czy chcesz zmienić magazyn na elementach? Tak/Nie

Wybór opcji TAK spowoduje zmianę magazynu ogólnego oraz magazynów na poszczególnych elementach. Można jednak wybrać opcję NIE – wówczas zmieniony zostanie tylko magazyn ogólny.

Magazyny, które wybrane zostały na poszczególnych pozycjach dokumentu, widoczne są w kolumnie Magazyn na zakładce Ogólne dokumentów FA/PA/FZ.

15.10.6 Faktura/Paragon w buforze a rezerwacje na magazynie

Faktura (Paragon) w buforze tworzy rezerwacje na zasobach. W przypadku wyboru różnych magazynów na pozycjach, rezerwacje również tworzone są na różne magazyny.

15.10.7 Agregacja pozycji na dokumencie, a magazyny

Jeśli w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry włączony jest parametr agregacji pozycji przy zapisie dokumentu, wówczas program oprócz dotychczasowych warunków, sprawdza dodatkowo informacje o magazynach i nie agreguje pozycji, które mają różne magazyny.

15.10.8 Generowanie dokumentów magazynowych do dokumentów handlowych

15.10.8.1 Zatwierdzanie dokumentu handlowego z zaznaczonym parametrem WZ/PZ

Podczas zatwierdzania dokumentu z równoczesnym wygenerowaniem dokumentu magazynowego, program sprawdza jakie magazyny występowały na poszczególnych pozycjach i generuje odpowiednią ilość dokumentów Wydania Zewnętrznego (WZ) bądź Przyjęcia Zewnętrznego (PZ).

Jeśli do dokumentu handlowego utworzone zostały korekty, są one również ujęte w rozbiciu na poszczególne dokumenty magazynowe (WZKOR i PZKOR).

Uwaga: Jeśli chociaż dla jednego magazynu zabraknie towaru, tak, że nie będzie możliwości utworzenia dokumentu magazynowego, wówczas nie mogą być utworzone pozostałe WZ, a dokument handlowy nie może zostać zatwierdzony z zaznaczonym parametrem WZ. Program poinformuje o tej sytuacji odpowiednim komunikatem.

15.10.8.2 Generowanie WZ/PZ do zatwierdzonych dokumentów FA/PA/FZ z poziomu listy

Zasada tworzenia dokumentów magazynowych do dokumentu handlowego jest analogiczna, jak w przypadku generowania dokumentów przy zatwierdzaniu dokumentu handlowego. Podstawowa różnica polega na tym, że data dokumentu magazynowego nie jest pobierana z dokumentu handlowego lecz ustawiana jest zawsze na datę bieżącą. W związku z tym, sprawdzanie dostępności towaru na poszczególnych magazynach dotyczy daty generowania dokumentów.

15.10.9 Generowanie dokumentów kaucyjnych

Możliwość wyboru magazynu dotyczy również kaucji na zakładce Kaucje na dokumentach FA, PA i FZ.

Na formularzu kaucji dostępne jest pole Magazyn. Na liście kaucji znajduje się również kolumna Magazyn, dzięki czemu łatwo można podejrzeć jakiego magazynu, które opakowanie dotyczy.

Domyślnie podczas ręcznego dodawania pozycji na listę kaucji, magazyn pobierany jest z okna głównego dokumentu, jednak można go dowolnie zmieniać.


Rys. Formularz pozycji kaucji

Po zatwierdzeniu dokumentu handlowego powstanie tyle dokumentów Wydania Kaucji (WKA) lub Przyjęcia Kaucji (PKA) ile było różnych magazynów na pozycjach na zakładce Kaucje.

Przy włączonym parametrze automatycznego generowania kaucji, opakowania, które dotyczą towarów na różne magazyny, zapisywane są jako oddzielne pozycje.

Przykład: Towar T1 – ma przypisane kaucje 1:1 Towar T2 – ma przypisane kaucje 1:1 10 szt. T1 przyjmowane na magazyn A 5 szt. T2 przyjmowane na magazyn B Kaucji w sumie 15 szt. Na zakładce Kaucje pojawią się 2 pozycje opakowań (po 10 i 5 szt.), rozdzielone na odpowiednie magazyny. Po zatwierdzeniu dokumentu handlowego powstanie tyle dokumentów WKA/PKA ile było różnych magazynów na pozycjach na zakładce „Kaucje”. W tym przypadku, finalnie powstaną dwa dokumenty PZ oraz dwa dokumenty PKA.

15.10.10 Kopiowanie dokumentów handlowych

Podczas kopiowania dokumentów handlowych, magazyny na pozycjach dokumentu ustawiane są zgodnie ze schematem stosowanym podczas kopiowania wszystkich innych dokumentów w programie, czyli:

W pierwszej kolejności ustawiany jest magazyn domyślny dla operatora jeśli istnieje

Jeśli magazyn domyślny operatora nie jest ustawiony, wówczas ustawiany jest magazyn domyślny stanowiska jeśli istnieje.

Jeśli nie ma magazynu domyślnego dla operatora lub stanowiska, kopiowany jest magazyn główny.

15.10.11 Zwroty i korekty

Jeśli korygujemy dokument zawierający towary z różnych magazynów, wówczas korekty wprowadzają lub zdejmują towar z tego samego magazynu, który był wybrany na dokumencie źródłowym. Na dokumentach korygujących, na zakładce Ogólne znajduje się kolumna Magazyn, w której widać informację o magazynie wybranym dla korygowanej pozycji.

15.10.12 Magazyn a wybór z dostawy

W przypadku, gdy mamy do czynienia z wyborem z dostawy, zasoby wprowadzane są i zdejmowane do/z magazynu wskazanego na pozycji dokumentu.


15.10.12.1 Faktura Zakupu z dostawami

Jeśli na pozycji został wybrany magazyn inny niż w nagłówku dokumentu, wówczas wszystkie partie dopisywane na tej pozycji trafiają po zapisie na magazyn wybrany na pozycji.

Po zmianie magazynu na pozycji, zmieniony zostanie również magazyn dla wprowadzonych wcześniej partii.

Na dokumentach Przyjęć Zewnętrznych wygenerowanych do Faktury Zakupu, magazyny są przenoszone odpowiednio z elementów Faktury Zakupu.

15.10.12.2 Faktura Sprzedaży/Paragon z pobraniem (z dostawami)

Po wybraniu magazynu na elemencie FA/PA i podniesieniu okna partii (przycisk ), wyświetlane są zasoby dostępne do pobrania, które dotyczą magazynu wskazanego na elemencie.

Nie można zmienić magazynu na pozycji, dla której wskazano już partie. Przy próbie zmiany magazynu, pojawi się komunikat informujący o niemożności zmiany. Zmiana magazynu będzie możliwa dopiero po usunięciu dostaw na oknie partii.

Jeśli Użytkownik zmieni magazyn dla całego dokumentu wraz ze zmianą magazynu na wszystkich pozycjach, wówczas program sprawdzi, które pozycje mają ustawione partie. Magazyn zostanie zmieniony tylko dla tych pozycji, dla których partie nie zostały wskazane.

Na dokumentach WZ wygenerowanych do FA/PA, magazyny dla partii są przenoszone z elementów FA/PA.

15.11 RO, ZD z wielu magazynów

Na Zamówieniu u Dostawcy, Rezerwacji Odbiorcy można wskazać różne magazyny dla poszczególnych towarów. Magazyn należy wybrać w oknie Pozycja dokumentu, zmiana magazynu głównego na dokumencie skutkuje komunikatem: Wybrany magazyn zostanie ustawiony dla wszystkich elementów dokumentu. Czy chcesz zmienić magazyn na elementach? (Tak/Nie). Po przekształceniu od FA/PA czy FZ magazyny pozycji przenoszą się z RO i ZD i nie są już możliwe do zmiany.

Możliwe jest jednoczesne przekształcenie wielu takich RO do FA, PA, wielu ZD do FZ.

Nie jest możliwe przekształcenie takich ZD do Przyjęcia Zewnętrznego i RO do Wydania Zewnętrznego, Faktury Pro Forma czy Zamówienia u Dostawcy.


15.12 Współpraca modułów standardowych z modułami w wersji Plus

Poniższa tabela opisuje sytuacje, na które może napotkać Klient używający równocześnie modułów Handel i Handel Plus. Wszystkie te sytuacje są sytuacjami poprawnymi i wynikają z ograniczeń jakie posiada moduł Handel w stosunku do modułu Handel Plus.

W module Handel Plus Po przelogowaniu na moduł Handel

Załączony parametr: Obowiązkowy rozchód ze wskazaniem na dostawy (parametr dostępny tylko w module Handel Plus)

Przy próbie zapisu dokumentu rozchodu, na którym znajduje się towar z oznaczonymi cechami dla dostaw, użytkownik otrzyma komunikat:


Zapis niemożliwy. Dla Towaru XXX [xxx] nie wskazano konkretnych dostaw.

Towary z określonymi atrybutami zasobów należy wydawać tylko po zalogowaniu do modułu Handel Plus lub zrezygnować z w/w parametru.

Załączony parametr: Obowiązkowe cechy na przychodach (parametr dostępny tylko w module Handel Plus)

Przy próbie zapisu dokumentu przychodu, na którym znajduje się towar z oznaczonymi cechami dla dostaw, użytkownik otrzyma komunikat:


Zapis niemożliwy. Dla Towaru XXX [xxx] nie uzupełniono dostaw.

Towary z określonymi atrybutami zasobów należy przyjmować tylko po zalogowaniu do modułu Handel Plus lub zrezygnować z w/w parametru.

Atrybut z zaznaczonym parametrem: przenosić na dostawy (parametr dostępny tylko w module Handel Plus)

Atrybut taki nie może być ustawiony przy pracy na module Handel jako atrybut zależny od kontrahenta.

W takim celu należy utworzyć oddzielne atrybuty dla transakcji z dostawami oraz dla transakcji bez dostaw.

Dokument wystawiony ze wskazaniem dostawy, a korekty

Takich dokumentów nie można korygować, ponieważ jest konieczność wskazania określonych dostaw. Przy próbie wykonania korekty pojawi się komunikat: Nie można dodać dostawy. Moduł Handel Plus jest wyłączony.

Korekty dokumentów należy dokonywać w module Handel Plus.

Paragon wystawiony ze wskazaniem dostawy, a przekształcanie do Faktury Sprzedaży

Do takiego Paragonu nie można wystawić Faktury Sprzedaży. Przy próbie wystawienia pojawi się komunikat: Nie można dodać dostawy. Moduł Handel Plus jest wyłączony. Fakturę należy wystawić po zalogowaniu do modułu Handel Plus.

Dokument WZ wystawiony ze wskazaniem dostawy

Do takiego dokumentu nie można wystawić Faktury Sprzedaży lub Paragonu. Przy próbie wystawienia dokumentu otrzymamy komunikat: Nie można dodać dostawy. Moduł Handel Plus jest wyłączony. Fakturę lub Paragon należy wystawić w module Handel Plus.

Dokument PZ wystawiony z określeniem dostaw

Do takiego dokumentu nie można wystawić Faktury Zakupu. Przy próbie wystawienia dokumentu otrzymamy komunikat: Nie można dodać dostawy. Moduł Handel Plus jest wyłączony. Fakturę należy wystawić w module Handel Plus.

Dokumenty FA, PA, WZ, RW, MM. FZ, PZ, PW, BOM wystawione ze wskazaniem dostawy i zapisane do bufora

Takich dokumentów nie można zapisać na stałe. Przy próbie zapisu dokumentu otrzymamy komunikat:

Nie można dodać dostawy. Moduł Handel Plus jest wyłączony.

Trwałego zapisu należy dokonać z poziomu modułu Handel Plus.


16 Scenariusze i przykłady

16.1 Kilka rachunków bankowych w firmie

Jeśli w firmie mamy kilka rachunków bankowych to należy:

Wpisać banki na listę w menu Ogólne/ Inne/ Banki

Założyć odpowiednie rejestry bankowe (odrębny dla każdego rachunku). Rejestry powiązane są z bankami

Założyć nowe formy płatności (np. typu przelew) skojarzone z poszczególnymi rejestrami. Do tego rejestru będą automatycznie wprowadzane zapisy lub zdarzenia powstające na podstawie transakcji, w których zastosowana została wskazana forma płatności

Jeśli firma posiada kilka rachunków bankowych (którym odpowiadają rejestry bankowe) – wskazując formę płatności wskazujemy również na który rachunek mają trafić pieniądze.

Informacje o skojarzonym z formą płatności rachunku zostaną wydrukowane na fakturze

16.2 Od faktury do rozliczenia płatności

16.2.1 Scenariusz: Faktura płatna gotówką, klient płaci całą kwotę.

Wystawiamy Fakturę Sprzedaży FA/000123/2008 płatną gotówką, z bieżącym terminem realizacji płatności, na kwotę 1500 zł brutto.

Na zakładce płatności automatycznie pojawi się pozycja wpłaty 1500 zł, z aktualną datą i formą płatności: gotówka.

Akceptujemy fakturę – wykonujemy pełny zapis, nie do bufora.

Na ekranie pojawia się okienko Potwierdzenie wpłaty gotówki z informacją o kwocie należności (1500 zł) i możliwością podania kwoty wpłacanej przez klienta.

Jeśli kwota wpłacana przez klienta jest większa lub równa wartości faktury – poniżej wyświetlana jest reszta do wydania. Potwierdzenie okienka jest równoważne z zapisem faktury.

Zaznaczamy fakturę i przekształcamy ją do WZ (towar zostaje „zdjęty” z magazynu).

Na liście zdarzeń w preliminarzu i na liście zapisów kasowych automatycznie pojawią się dwie, nawzajem rozliczające się pozycje:

w preliminarzu zdarzenie FA/000123/2008 planujące wpłatę z bieżącą datą, gotówką kwoty 1500 zł

na liście zapisów kasowych wpłata, również o numerze faktury FA/000123/2008, potwierdzająca dokonanie zapłaty. Wpłata natychmiast rozlicza zdarzenie z preliminarza, a wiec obydwa dokumenty mają automatycznie status całkowicie rozliczonych

Faktura również staje się dokumentem rozliczonym, na którym kwota zapłacona jest równa jej wartości brutto.

16.2.2 Scenariusz: Faktura płatna gotówką, klientowi zabrakło pieniędzy.

Załóżmy, że nasz scenariusz w czterech pierwszych punktach pokrywa się ze scenariuszem 1:

Wystawiamy Fakturę Sprzedaży FA/000123/2008 płatną gotówką, z bieżącym terminem realizacji płatności, na kwotę 1500 zł brutto.

Na zakładce płatności automatycznie pojawi się pozycja wpłaty 1500 zł, z aktualną datą i formą płatności: gotówka.

Akceptujemy fakturę – wykonujemy pełny zapis, nie do bufora.

Na ekranie pojawia się okienko Potwierdzenie wpłaty gotówki z informacją o kwocie należności (1500 zł) i możliwością podania kwoty wpłacanej przez klienta.

Klient ma tylko 1450 zł. Brakuje 50 zł. Mamy teraz dwie możliwości:

wycofujemy się z przyjęcia wpłaty, wracamy do edycji faktury, zmniejszamy ilość kupowanych towarów/usług tak, aby klientowi wystarczyło pieniędzy i postępujemy jak w scenariuszu 1.

przyjmujemy 1450 zł.


Załóżmy, że zdecydujemy się na przyjęcie 1450 zł. Na liście zdarzeń w preliminarzu i na liście zapisów kasowych automatycznie pojawią się dwie, częściowo rozliczające się nawzajem pozycje:

w preliminarzu zdarzenie FA/000123/2008 planujące wpłatę z bieżącą datą, gotówką kwoty 1500 zł.

na liście zapisów kasowych wpłata, potwierdzająca dokonanie zapłaty na kwotę 1450 zł. Wpłata natychmiast rozlicza zdarzenie z preliminarza, ale rozlicza go tylko częściowo. Po wykonaniu operacji na liście zapisów kasowych mamy rozliczony (R) zapis na kwotę 1450 zł potwierdzający wpłatę do faktury. Na liście zdarzeń w preliminarzu - dokument na kwotę 1500 zł, częściowo rozliczony kwotą 1450 zł.

W preliminarzu pozostaje więc informacja o należności 50 zł, którą klient powinien jeszcze w dniu dzisiejszym uregulować.

Jeśli klient doniesie pieniądze – wprowadzamy bezpośrednio na listę zapisów kasowych wpłatę (np. WP/000454/2008/KASA) na kwotę 50 zł i rozliczamy ją z naszym częściowo rozliczonym zdarzeniem z preliminarza. W efekcie zapis i zdarzenie mają status rozliczonych, a faktura jest całkowicie zapłacona.

16.2.3 Scenariusz: Faktura Sprzedaży z odroczoną płatnością (np. przelew).

Wystawiamy fakturę FA/000987/2008 z odroczoną płatnością, na kwotę 800 zł, forma płatności to przelew, termin – 14 dni.

Zatwierdzenie faktury (pełne, nie do bufora!) utworzy automatycznie w preliminarzu płatności zdarzenie, które przewiduje, że za 14 dni nasz kontrahent ureguluje należność. Planujemy związaną z fakturą FA/000987/2008 wpłatę na kwotę 800 zł.

Załóżmy, że kontrahent płaci w terminie i po 14 dniach na wyciągu bankowym otrzymujemy potwierdzenie wpłaty 800 zł. Wprowadzamy odpowiedni zapis do rejestru bankowego (np. WP/000333/2008/BANK).

Rozliczamy zdarzenie z preliminarza: FA/000987/2008 z zapisem w rejestrze BANK: WP/000333/2008/BANK. Obydwa dokumenty uzyskują status (R) – rozliczonych.

Wykonanie rozliczenia powoduje, że Faktura Sprzedaży FA/000987/2008 staje się również dokumentem rozliczonym.

16.2.4 Scenariusz: Faktura Sprzedaży częściowo płatna gotówką i przelewem.

Wystawiamy dla kontrahenta fakturę FA/000343/2008 na kwotę 3000 zł., z odroczoną formą płatności: przelew. Kontrahent w chwili wystawiania faktury wpłaca 500 zł gotówką. Do zapłaty przelewem pozostaje mu 2500 zł.

Aby podzielić płatność na dwie części przechodzimy na zakładkę Płatności i wprowadzamy dwie pozycje:

500 zł płatne gotówką przy wystawianiu faktury (z bieżącą datą)

2500 zł płatne przelewem w terminie 14 dniowym

Zatwierdzamy fakturę (nie dotyczy faktur wprowadzanych do bufora). Na ekranie pojawi się okienko z propozycją wpłaty do kasy 500 zł. Jeśli klient ma pieniądze – akceptujemy okno.

Ponieważ została dokonana wpłata – na liście zapisów kasowych automatycznie pojawi się zapis potwierdzający przyjęcie 500 zł. Zapis otrzyma status (R) rozliczonego.

Ponieważ na zakładce płatności rozbiliśmy kwotę faktury na dwie części – w preliminarzu automatycznie powstaną dwa zdarzenia:

z numerem FA/000343/2008 na kwotę 500 zł ze statusem rozliczone (R). Zdarzenie jest rozliczone z zapisem kasowym na tę sama kwotę (opisany w punkcie 3)

i z tym samym numerem FA/000343/2008 na kwotę 2500 zł ze statusem nierozliczone (N)

Po określonym w terminie płatności czasie otrzymujemy wyciąg bankowy potwierdzający wpłatę przez klienta pozostałej kwoty 2500 zł. Wprowadzamy do rejestru bankowego wpłatę (np. WP/000565/2008/BANK) na tą kwotę. Zapis z rejestru bankowego rozliczamy ze zdarzeniem FA/000343/2008. Po rozliczeniu obydwa dokumenty mają status rozliczonych (R).

16.2.5 Scenariusz: Klient płaci kartą płatniczą.

Załóżmy, że nasza firma prowadzi jedną kasę gotówkową, dla której utworzony został rejestr kasowy o nazwie KASA. Można wykorzystać ten rejestr nie tylko do wprowadzania zapisów związanych z płatnościami gotówką, ale także wprowadzać do niego zapisy związane z płatnościami kartami płatniczymi przez klientów.

Tworzymy formę płatności KARTA opartą o typ karta, związany z rejestrem KASA i terminem płatności 0.


Wystawiamy fakturę FA/000987/2008 na kwotę 1000 zł, jako formę płatności wpisujemy KARTA

Podczas zatwierdzenia faktury pojawia się okienko, w którym m.in. należy podać dane karty:

typ – można wybrać z pomiędzy kartami wpisanymi na listę kart płatniczych (Konfiguracja firmy/Kasa/Bank/ Karty płatnicze)

numer karty – numer karty jest walidowany, co oznacza, że nie można wpisać numeru niespełniającego warunków określonych dla wybranego typu karty. W Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry znajduje się parametr, który pozwoli wyłączyć kontrolę numerów kart kredytowych.

datę ważności karty – jeśli podana data już minęła program nie pozwoli na zatwierdzenie wpłaty.

Po zatwierdzeniu faktury w Kasie/Banku pojawiają się dwa wpisy:

w raporcie kasowym w rejestrze KASA pojawia się zapis na kwotę 1000 zł, związany z fakturą FA/000987/2008, ze statusem rozliczony (R)

w preliminarzu płatności w rejestrze KASA – zdarzenie na kwotę 1000 zł, związane z fakturą FA/000987/2008, ze statusem rozliczone (R)

16.2.6 Scenariusz: Rozliczanie faktur korygujących z odroczoną płatnością.

Wystawiliśmy fakturę FA/000666/2008 na kwotę 1350 zł z odroczoną płatnością. Automat zapisał w preliminarzu zdarzenie (należność) planujące wpływ 1350 zł, o statusie (N) – nierozliczone.

Zanim płatność została zrealizowana kontrahent postanowił zwrócić całą transakcję. Wystawiamy dokument FA/000023/2008/KOR na pełna kwotę 1350 zł. Forma płatności na fakturze korygującej jest również odroczona: przelew.

Wystawienie faktury korygującej pociąga za sobą utworzenie w preliminarzu zdarzenia FA/000023/2008/KOR, na podstawie którego zobowiązujemy się do zwrotu kontrahentowi 1350 zł. Zdarzenie (zobowiązanie) ma status (N) nierozliczonego.

Po wprowadzeniu obu faktur: sprzedaży i korekty, w preliminarzu mamy dwa zdarzenia, obydwa na kwotę 1350 zł i obydwa o statusie (N). Jedno z nich jest należnością, drugie zobowiązaniem. Zdarzenia można ze sobą skompensować. W efekcie kompensaty obydwa uzyskają status (R) rozliczonych. W ten sposób bez faktycznego przepływu środków finansowych pomiędzy nasza firmą i kontrahentem obydwie faktury będą miały status dokumentów zapłaconych.

Oczywiście zamiast kompensaty możemy poczekać na wyciąg bankowy potwierdzający przelew 1350 zł na nasze konto, oraz wykonać przelew na taka samą kwotę na rachunek bankowy kontrahenta. Obydwa przelewy należy wprowadzić na listę zapisów bankowych w rejestrze bank, a następnie każdy z nich rozliczyć z odpowiadającym mu zdarzeniem.

16.2.7 Scenariusz: Rozliczanie faktur korygujących do faktur zapłaconych częściowo.

Wystawiliśmy fakturę FA/000564/2008 na kwotę 2140 zł. Faktura została częściowo zapłacona gotówką (800 zł). Spłata pozostałej kwoty 1340 zł została odroczona. W efekcie mamy w preliminarzu nierozliczone zdarzenie FA/000564/2008 (należność) na 1340 zł.

Klient decyduje się zwrócić całą transakcję. Wystawiamy fakturę zwrotną FA/00067/2008/KOR na całość kwoty, z formą płatności przelew. W efekcie w preliminarzu zapisane zostaje zobowiązanie o numerze FA/00067/2008/KOR na kwotę 2140 zł.

Kompensujemy ze sobą należność FA/000564/2008 i zobowiązanie FA/00067/2008/KOR. W efekcie kompensaty zdarzenie FA/000564/2008 zostaje całkowicie rozliczone (R), natomiast zdarzenie FA/00067/2008/KOR rozliczone częściowo (R). Pozostaje nam do uregulowania część zobowiązania na kwotę 800 zł. (musimy zwrócić klientowi kwotę wpłaconą gotówką).

Wykonujemy przelew na konto kontrahenta, na kwotę 800 zł, wprowadzając go jako wypłatę WY/000555/2008/BANK do rejestru bankowego. Zapis z rejestru bankowego WY/000555/2008/BANK rozliczamy z pozostałą kwotą ze zdarzenia FA/00067/2008/KOR. Obydwa dokumenty otrzymują statusy (R) rozliczonych.


16.3 Od Rezerwacji Odbiorcy do wydania towaru

Wystawiamy rezerwacje RO/2008/000054 dla kontrahenta ALOZA na 2 towary CIS: 10 szt. I SOSNA: 15 szt. Rezerwacja pojawia się na liście RO, na liście zasobów pojawiają się odpowiednie zapisy w kolumnie Rezerwacja.

Klient pojawia się w firmie i chce zrealizować swoje zamówienie. Wchodzimy na listę rezerwacji, zaznaczamy RO/2008/000054 i za pomocą przycisku odpowiedzialnego za przekształcenie generujemy Fakturę Sprzedaży.

Na liście Faktur Sprzedaży pojawia się nowy dokument FARO/2008/000145 o statusie RO. Dokument ten jest w buforze (kolor zielony). Po ustaleniu formy i terminu płatności (przelew 14 dni) zapisujemy dokument na stałe.

W zależności od ustawień w konfiguracji:

jeśli w konfiguracji mamy zaznaczony dla FA parametr rezerwacja - towar jest nadal zarezerwowany

jeśli w konfiguracji mamy zaznaczony dla FA parametr pobranie – towar zostaje zdjęty z magazynu, a rezerwacja znika

W preliminarzu powstaje zdarzenie planujące zapłatę za fakturę.

Po zaznaczeniu Faktury Sprzedaży FARO/2008/000145 przyciskiem generujemy Wydanie Zewnętrzne. Program odpowiednim komunikatem informuje nas o zakończeniu procesu. Generując WZ program sprawdza czy na magazynie jest wystarczająca ilość towaru. Jeśli chociaż dla jednej pozycji brakuje ilości - WZ nie zostanie utworzony.

W zależności od ustawień w konfiguracji:

jeśli faktura rezerwowała towar – rezerwacja znika, a towar zostaje pobrany z magazynu

jeśli faktura pobrała towar – powstanie dokumentu WZ niczego nie zmienia w magazynie

Nowo powstały WZ jest automatycznie zapisywany na trwałe. W kolumnie status otrzymuje on znacznik FA. Na formularzu WZ uzyskujemy informację o przekształceniu go z FARO/2008/000145. Podgląd dokumentu źródłowego (FARO/2008/000145) jest możliwy z poziomu zakładki Dokumenty.

Kiedy otrzymujemy potwierdzenie wpłaty za fakturę – wprowadzamy go do raportu bankowego i zapis rozliczamy z Fakturą Sprzedaży FARO/2008/000145.

Zarówno faktura jak i zapis otrzymują status rozliczonych całkowicie.

16.4 Kilka WZ podstawą dla Faktury Sprzedaży

Ustaliliśmy z naszym klientem, że towar będzie mu dostarczany codziennie, ale fakturę wystawiamy zawsze na koniec tygodnia, w piątek. Dostawy potwierdzane są dokumentami WZ. Mamy 5 dokumentów WZ/2008/000001....WZ/2008/000005.

Towar jest wydawany z magazynu na bieżąco – w chwili wystawienia dokumentu WZ.

W celu wystawienia Faktury Sprzedaży należy na liście zaznaczyć odpowiednie Wydania Zewnętrzne. Muszą one dotyczyć:

tego samego kontrahenta

na wszystkich zastosowano ten sam algorytm wyliczania podatku VAT (netto/brutto)

Zaznaczamy wybrane WZ i za pomocą polecenia Przekształcenie do FA z menu kontekstowego rozpoczynamy proces tworzenia Faktury Sprzedaży. Odpowiedni komunikat programu poinformuje nas o poprawnym zakończeniu procesu generowania faktury.

Wszystkie przekształcone WZ otrzymują status FA

Nowa faktura jest w buforze. Oprócz tego, że można na niej modyfikować daty, formę i termin płatności, program dopuszcza również pewną modyfikację pozycji:

nie można modyfikować ani usuwać pozycji, które pochodzą z konwertowanych wcześniej dokumentów WZ

można dopisać nowe pozycje na FA. W momencie jej zatwierdzania program utworzy kolejny dokument WZ (różnicowy) na dopisane pozycje


Proponowane przez program ustawienia na FA:

data wystawienia faktury – to data wykonania konwersji (data bieżąca)

data sprzedaży – to również data bieżąca

jeśli na dokumentach WZ znajdował się kilka razy ten sam towar w identycznej cenie – program w chwili konwersji zsumuje go do jednej pozycji.

Na fakturze należy ustalić formę i termin płatności. Po jej zatwierdzeniu – w preliminarzu płatności pojawią się odpowiednie zapisy.

16.5 Od zamówienia towaru do Faktury Zakupu

Zamawiamy towar u dostawcy. W programie utworzony zostaje dokument ZD/000001/2008.

Ilość zamawianego towaru jest widoczna na liście zasobów w kolumnie Zamówienia. Wartość jest wyliczana w oparciu o ostatnią cenę zakupu.

Otrzymujemy dostawę towaru. Wtedy dokument ZD konwertujemy do dokumentu Przyjęcia zewnętrznego (zaznaczamy na liście, a następnie wciskamy przycisk Przekształcenie do PZ). Dokument ZD otrzymuje status PZ, co oznacza, że zamówienie nie jest już aktywne.

Powstaje dokument PZ w buforze. Na PZ należy uzupełnić:

numer obcy, czyli numer otrzymanego dokumentu od dostawcy

ostatecznie ustalić przyjmowaną ilość i wartość towaru.

Po zatwierdzeniu dokumentu PZ towar jest wprowadzany do magazynu.

Podczas zatwierdzania program pyta, czy wygenerować uzupełniający dokument zamówienia (jeśli ilości na dokumencie PZ zostały zmniejszone). Jeśli tak – na liście zamówień pojawi się nowy dokument ZD na brakującą ilość.

W chwili otrzymania Faktury Zakupu – dokument PZ konwertujemy do Faktury Zakupu. Na dokumencie FZ ustalamy m.in. formę i termin płatności.

Po zatwierdzeniu Faktury Zakupu w preliminarzu płatności powstaje odpowiednie zdarzenie lub, w przypadku płatności gotówką – zapis KW w raporcie kasowym.

16.6 Zamawiany towar otrzymujemy w dwóch dostawach

Zamawiamy 100 szt. towaru. W systemie rejestrujemy ten fakt tworząc dokument ZD/000002/2008.

Zamówiona ilość 100 szt. jest widoczna w kolumnie Zamówienia.

Otrzymujemy towar T1. Okazuje się, że otrzymaliśmy teraz tylko 60 szt. towaru, natomiast brakujące 40 szt. zostanie dowiezione w ciągu dwóch dni. Faktura natomiast zostanie wystawiona na całość towaru.

Dokument zamówienia konwertujemy do dokumentu PZ. Na powstałym dokumencie przyjmowaną ilość zmieniamy ze 100 na 60 szt.

W chwili zatwierdzenia dokumentu PZ program pyta, czy utworzyć uzupełniający dokument zamówienia. Ponieważ pozostałe 40 szt. towaru dostaniemy w kolejnej dostawie – tworzymy takie zamówienie.

Przyjęte 60 szt. towaru zostaje wprowadzone do magazynu – odpowiednio zwiększa się ilość towaru.

Na liście Zamówień, dokument ZD/000002/2008 otrzymuje status W realizacji. Na formularzu zamówienia w kolumnie Zrealizowano dla towaru T1 widnieje liczba 60, w kolumnie Pozostaje – 40 szt. Ilość 40 szt. widoczna jest na liście zasobów w kolumnie Zamówienia

Po dwóch dniach otrzymujemy kolejną dostawę. Dokument ZD konwertujemy do PZ. Uzupełniamy numer obcy dokumentu. Po zatwierdzeniu PZ kolejne 40 szt. towaru zostaje wprowadzone do magazynu. Równocześnie usuwana jest ilość zamówiona a dokument ZD otrzymuje status Zrealizowano

Otrzymujemy również Fakturę Zakupu 100 szt. towaru. Aby utworzyć ją na podstawie wcześniej wprowadzonych dokumentów PZ:

zaznaczamy je na liście

wciskamy przycisk Utworzenie Faktury zakupu.

Na liście FZ pojawia się nowy dokument Ustalamy formę i termin płatności. Po zatwierdzeniu powstaje odpowiednie zdarzenie w Preliminarzu płatności, natomiast w przypadku płatności gotówką – generowany jest odpowiedni zapis KW.


16.7 Wprowadzamy fakturę od dostawcy pozaunijnego 1

Otrzymujemy fakturę od dostawcy pozaunijnego na zakup 10 szt. towaru w cenie 100 USD.

kurs na dany dzień wynosi 1 USD = 3,30 PLN.

stawka VAT obowiązująca na Fakturze Zakupu to 0% (na karcie towaru stawka VAT zakupu wynosi 23%)

forma płatności to przelew

Zapisujemy Fakturę zakupu równocześnie wprowadzając towar na magazyn (dokumentem PZ). Po zatwierdzeniu dokumentów:

na magazyn zostaje wprowadzone 10 szt. towaru o wartości 3300 PLN

w Preliminarzu płatności powstaje płatność dla dostawcy na kwotę 1000 USD

Po pewnym czasie otrzymujemy dokument SAD. Wyliczona wartość cła dla towaru wynosi 170 PLN.

tworzymy dokument Korekty granicznej do Faktury Zakupu

dokument wystawiany jest w PLN

na dokumencie korekty widoczna jest cena towaru z faktury 330 PLN

w oknie Kwoty celne wpisujemy wartość naliczonego cła 170 PLN, dla której opcję Naliczaj VAT zostawiamy ustawioną na Tak

w tabeli VAT dla stawki 23% w kolumnie netto zostanie naliczona wartość cła 170 PLN, wyliczony VAT w kwocie 39,10 PLN (23% x 170 PLN), brutto wynosi więc 209,10 PLN

zgodnie z otrzymanym dokumentem SAD naliczamy podatek VAT od towarów z FZ:

zaznaczamy na zakładce Płatności parametr Naliczaj VAT od towarów

wartość VAT w tabeli VAT została zwiększona o: 23% x 3300 = 759 PLN, łącznie z kwotą podatku VAT naliczoną od cła wynosi 798,10 PLN

wartość brutto wynosi: 968,10 PLN

Zatwierdzenie korekty granicznej spowoduje:

zwiększenie wartości zasobu o wartość cła (3470 PLN)

powstanie w Preliminarzu płatności należności wobec urzędu na kwotę 968,1 PLN (cło 170 PLN i podatek VAT 798,10 PLN)

16.8 Wprowadzamy fakturę od dostawcy pozaunijnego 2

Kupujemy 10 szt. towaru w cenie 100 EURO. Kurs zadeklarowany na FZ wynosi 1 EURO = 4,00 PLN. W wyniku zatwierdzenia FZ (wraz z powiązanym PZ):

powstaje płatność dla kontrahenta o wartości 1000 EURO

na magazyn wprowadzany jest zasób o wartości 4000 PLN

Wprowadzamy fakturę od spedytora za transport na 500 PLN (VAT 0%).

Otrzymujemy SAD: kurs na dokumencie SAD wynosi 4,00 PLN, wartość cła to 5% wartości towaru oraz wartości transportu.

Opłata celna 5% x (4000+500) – opłata celna liczona od

wartości towarów i kosztów transportu

225 PLN

Podatek VAT 0.23 x ( 4000 + 225 + 500) 1086,75 PLN

Wartość dokumentu (należność

wobec urzędu)

1311,75 (1086,75+225)

Na dokumencie korekty granicznej wprowadzamy dwie kwoty:

transport

w oknie Kwoty celne dla pozycji Koszt transportu uzupełniamy wartość 500 PLN, parametr Naliczaj VAT jest ustawiony na Tak, natomiast Wpływ na płatność ustawiony na Nie.


cło

w oknie Kwoty celne dla pozycji Wartość Cła uzupełniamy wartość 225 PLN, parametr Naliczaj VAT jest ustawiony na Tak

Na zakładce Płatności zaznaczamy Naliczaj VAT od towarów, wyliczona przez program kwota VAT wynosi 0,23 X (4000 + 225 + 500) = 1086,75 PLN

stawka Netto VAT Brutto

23% 225 1086,75 1 311,75

Po zatwierdzeniu korekty granicznej:

wartość zasobu zwiększana jest o wartość cła i transportu i wynosi teraz 4000+225+500 = 4725 PLN

w Preliminarzu płatności powstaje zdarzenie planujące zapłatę do urzędu na kwotę 1311,75 PLN

16.9 Kod towaru u dostawcy na zamówieniu

Jeśli towar jest kupowany u jednego dostawcy – wtedy można wpisać go bezpośrednio na karcie towaru (zakładka Dodatkowe). W menu wydruków dla zamówienia jest dostępna opcja, która umożliwia wydruk zamówienia z kodem u dostawcy. Jednak takiego rozwiązania nie można zastosować w przypadku, gdy towar jest kupowany u różnych dostawców i każdy z nich stosuje inny kod dla towaru. W takim przypadku można posłużyć się funkcją atrybutów.

Tworzymy definicję atrybutu z poziomu menu Ogólne/ Atrybuty:

kod: KOD U DOST, nazwa: kod towaru u dostawcy

dokleić do opisu elementu: zaznaczony (chcemy, żeby kod drukował się na zamówieniach)

zależny od kontrahenta: zaznaczony (kod tego towaru jest inny u każdego dostawcy)

Otwieramy kartę towaru IGLAKI_JAŁOWIEC (menu Handel/ Zasoby), zakładka Atrybuty. Dodajemy atrybut:

Atrybut: KOD U DOST.

dokleić do opisu elementu: zaznaczony (zgodnie z ustawieniem na definicji)

kod atrybutu przed wartością: zaznaczony (dzięki temu opis towaru na zamówieniu będzie bardziej czytelny)

zależny od kontrahenta: zaznaczony (u każdego dostawcy ten towar ma nadany inny kod)

Uzupełniamy listę kodów dla poszczególnych dostawców:

kontrahent: LAS, wartość: IG_J (u dostawcy o kodzie LAS towar ma kod IG_J)

kontrahent: MARKUS, wartość: RO789 (u dostawcy o kodzie MARKUS towar ma kod RO789)

Zatwierdzamy formularz atrybutu, a następnie formularz towaru.

Tworzymy zamówienie na towar IGLAKI_JAŁOWIEC u kontrahenta LAS (menu Handel/ Zamówienia u dostawcy):

wpisujemy kontrahenta LAS, dodajemy towar IGLAKI JAŁOWIEC

na formularzu towaru na zamówieniu (przycisk lupy) widać, że w polu opis pojawił się tekst KOD U DOST. IG_J, a na wydruku zamówienia (wzór standard) obok nazwy towaru pojawi się jego opis.

Tworzymy zamówienie na towar IGLAKI_JAŁOWIEC u kontrahenta MARKUS:

wpisujemy kontrahenta MARKUS, dodajemy towar IGLAKI JAŁOWIEC

na formularzu towaru na zamówieniu (przycisk lupy) widać, że w polu opis pojawił się tekst KOD U DOST. RO789, a na wydruku zamówienia (wzór standard) obok nazwy towaru pojawi się jego opis.


17 Przykładowe wydruki raportów

17.1 Rozliczenie Kosztów Zakupu (RKZ)

W menu wydruków wywołanego z Listy faktur istnieje pozycja: Raporty. Znajdują się tam raporty RKZ, które pozwolą określić m.in. wartość sprzedanych towarów, koszt ich zakupu, wielkość uzyskanej marży czy kwotę, która nie została jeszcze zapłacona.

Wydruk RKZ (1) - poziomy i RKZ (2) – pionowy różnią się jedynie zawartymi tam informacjami. Wydruk w pionie nie zawiera informacji o dacie wystawienia faktury (jest tylko data sprzedaży) oraz wartości zaległości. Zamiast nazwy kontrahenta podany jest jego kod.

Zerowy koszt na dokumencie RKZ może pojawiać się gdy :

faktura dotyczy usługi, dla której nie określono kosztu (formularz usługi – zakładka Dodatkowe)

faktura tylko rezerwuje (nie pobiera) towar

Przed wyliczeniem raportu należy podać okres, za jaki uwzględniane mają być faktury. Podczas zawężania listy dokumentów pod uwagę brana jest data sprzedaży.

Dodatkowo raport uwzględnia wszystkie filtry założone na liście faktur (schemat numeracji, zakres numerów).

Przykład Okres, za jaki sporządzamy raport obejmuje miesiąc luty. Dodatkowo na liście faktur założony jest filtr na numery od 10 do 11. W raporcie uwzględnione będą wszystkie faktury z numerami od 10 do 11 (niezależnie od schematu numeracji), których data sprzedaży jest z miesiąca lutego.

Analogiczne raporty dostępne są z poziomu Paragonów i dokumentów WZ.

Na raportach drukowanych z poziomu listy WZ nie ma kolumny informującej o stanie zaległości. Należy pamiętać, że raport ten dotyczy tylko i wyłącznie towarów (usługi nie wchodzą na WZ).

17.1.1 Raport sprzedaży dla kontrahentów

W menu wydruków na Liście kontrahentów istnieje pozycja Raporty. Zawarte tam raporty informują o wartości sprzedaży dla kontrahentów.

W RS wg kodu lista kontrahentów, dla których dokonano sprzedaży jest uporządkowana wg ich kodów (alfabetycznie).

W RS wg grup lista kontrahentów, dla których dokonano sprzedaży uporządkowana jest alfabetycznie w obrębie grup. Dodatkowo wykazane wartości dla każdej grupy są podsumowane.

W RS wg kategorii lista kontrahentów, dla których dokonano sprzedaży uporządkowana jest alfabetycznie w obrębie przypisanych im kategorii. Dodatkowo wykazane wartości dla każdej kategorii są podsumowane.

W raporcie sprzedaży wyliczane są wartość netto sprzedaży dla poszczególnych kontrahentów, związany z tym koszt sprzedanych towarów, uzyskana marża, wartość brutto sprzedaży oraz kwota, która jeszcze pozostała do zapłaty.

Przed wyliczeniem raportu należy podać okres, za jaki uwzględniane ma być sprzedaż. Pod uwagę brana jest data sprzedaży z faktury.

W raporcie uwzględniane są korekty do Faktur pierwotnych.

Dodatkowo raport uwzględnia wszystkie filtry założone na liście kontrahentów (np. grupa kontrahentów).

17.1.2 Raport sprzedaży towarów

W menu wydruków w Cenniku znajduje się pozycja Raporty. Zawarte tam raporty informują o wartości sprzedaży poszczególnych towarów.

W RS wg kodu listę towarów, dla których liczony jest raport uporządkowano wg ich kodów (alfabetycznie).

W RS wg grup lista towarów uwzględnionych w raporcie uporządkowana jest alfabetycznie w obrębie grup. Dodatkowo wartości wykazane dla towarów w grupie są podsumowane.

W RS wg kategorii lista towarów uporządkowana jest alfabetycznie w obrębie przypisanych im kategorii. Dodatkowo wykazane wartości dla towarów w kategorii są podsumowane.


W raporcie sprzedaży wyliczane jest sprzedana ilość, wartość netto sprzedaży poszczególnych towarów, ich koszt, uzyskana marża oraz kwota VAT.

Przed wyliczeniem raportu należy podać okres, za jaki uwzględniana ma być sprzedaż. Pod uwagę brana jest data sprzedaży z faktury.

W raporcie uwzględniane są korekty do Faktur pierwotnych.

Dodatkowo raport uwzględnia wszystkie filtry założone na liście towarów (np. grupa towarów).

17.1.3 Lista zasobów

Spis z natury przedstawia stan magazynu na dany dzień. Raport dotyczy tylko towarów:

Wydruk posortowany jest wg grup towarowych.

Zawiera informacje o kodzie, nazwie, statusie, numerze katalogowym danej pozycji, jednostce, ilości danego towaru i łącznej wartości danej pozycji. Dodatkowo umieszczona jest informacja o cenie, która wyliczana jest jako iloraz wartości i ilości.

Raport uwzględnia filtry wprowadzone na liście zasobów, np. można ograniczyć go do danej grupy czy magazynu.

Bilans handlowy towarów informuje o ilości/wartości przychodów i rozchodów towaru w danym okresie czasu:

Raport posortowany jest alfabetycznie wg kodu zasobów.

W raporcie uwzględniane są wszystkie zapisane na trwale (nie do bufora) transakcje.

Na wydruku oprócz kodu towaru/usługi pojawia się również jego nazwa, EAN, kod katalogowy, jednostka miary, waluta.

Przed wyliczeniem bilansu należy podać daty określające analizowany okres.

Raport uwzględni wszystkie zastosowane na liście filtry.

Towary zalegające (GenRap)/Wzór standard zawiera informacje o towarach, które zalegają na magazynie określoną ilość dni (raport jest dostępny dla baz, gdzie naliczanie kosztu własnego sprzedaży odbywa się wg metody FIFO lub LIFO):

Raport działa dla pozycji zaznaczonych na liście.

Uwzględniane są wszystkie magazyny lokalne.

Przed wykonaniem wydruku w oknie Ustalanie wartości parametrów wydruku należy uzupełnić wartość pola Ile dni zalega.

Dla każdej pozycji podana jest informacja o ilości zalegającej, jednostce miary, dacie dostawy, ilości dni jakie upłynęły od przyjęcia dostawy względem daty bieżącej, wartości zasobu i magazynie, na którym zalega towar.

Towar przesuwany między magazynami poprzez Przesunięcia Międzymagazynowe nie jest traktowany jako zalegający.

comarch erp optima - handel · moduł: handel, handel plus 2 wersja 2015.0.1 uwaga prawa...

Documents