cdn.szerencsejatek.hucdn.szerencsejatek.hu/download/012/730/szrt_dms-wf... · web viewaz...

Szoftver követelményspecifikációa Szerencsejáték Zrt.

irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres

megoldására

Készítette: Kóczé ZoltánPetróczi Gábor

2013. május 31.

1/39

Tartalomjegyzék

1. Bevezetés..............................................................................................................31.1.Háttér...........................................................................................................................31.2.A dokumentum célja.....................................................................................................31.3.A kialakítandó rendszer célja.......................................................................................3

2. Általános követelmények.....................................................................................42.1.Alapkövetelmények......................................................................................................42.2.Felhasználói felületek...................................................................................................72.3.Ergonómiai követelmények..........................................................................................82.4.Hibaüzenetek...............................................................................................................92.5.Határidők kezelése.......................................................................................................92.6.Automatikus értesítések.............................................................................................102.7.Központi törzsadattár.................................................................................................10

3. Funkcionális követelmények.............................................................................113.1.Iratkezelés..................................................................................................................11

3.1.1. Érkeztetés, iktatás......................................................................................................113.1.2. Szkennelés................................................................................................................153.1.3. Szignálás, ügyintézés................................................................................................163.1.4. Postázás, expediálás.................................................................................................173.1.5. Irattárazás, selejtezés, levéltári átadás......................................................................183.1.6. Titkos ügyiratok kezelése (TÜK)................................................................................20

3.2.Dokumentumkezelés..................................................................................................203.3.Folyamatirányítás.......................................................................................................223.4.Riportolás...................................................................................................................26

4. Biztonsági követelmények.................................................................................284.1.Jogosultság kezelés...................................................................................................284.2.Naplózás....................................................................................................................28

5. Integrációs követelmények – interfészek.........................................................29

6. Üzemeltetési követelmények.............................................................................32

7. A megvalósítási projekttel kapcsolatos követelmények.................................337.1.Dokumentációk elkészítése.......................................................................................337.2.Megvalósítás..............................................................................................................357.3.Tesztelés....................................................................................................................367.4.Törzsadatgyűjtés........................................................................................................367.5.Oktatás.......................................................................................................................377.6.Próbaüzem, éles indulás............................................................................................37

8. Támogatás...........................................................................................................38

9. Fogalomtár, rövidítések.....................................................................................38

2/39

Szoftver követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamat-

irányítást támogató szoftveres megoldásra

1. BEVEZETÉS

1.1. Háttér

A Szerencsejáték Zrt. (továbbiakban SZZRT) oldali szakterületek és a cégvezetés is megfogalmazta igényét az

SZZRT jelenlegi irat-és dokumentumkezelő, valamint folyamatirányító rendszereinek egységes megújítására,

ezáltal a kapcsolatos folyamatok informatikai támogatásának, automatizáltságának, biztonsági szintjének

növelésére. Ennek megvalósítása egy előkészítő projekttel indult, amely az SZZRT működéséhez igazodva

fogalmazta meg a rendszerrel szemben támasztott követelményeket valamint támogatja majd annak

kiválasztását, implementációját is.

Az előkészítés első lépéseként felmérésre kerültek az SZZRT által jelenleg alkalmazott irat- és

dokumentumkezelő-, valamint folyamatirányító rendszerek, valamint az iratkezelési folyamatok végrehajtásának

eddigi gyakorlata. Az összegyűjtött információk alapján egy helyzetértékelés történt, és meghatározásra kerültek

a lehetséges továbblépési irányok , valamint a megrendelő területekkel egyeztetve rögzítve lett a javasolt

továbbfejlesztési irány is.

A helyzetelemzés információiból kiindulva kidolgozásra került egy, az SZZRT szinten egységes iratkezelési- és

folyamatirányítási koncepció, amely az egyes szakterületekkel egyeztetve lett. Ennek során összegyűjtésre

kerültek a szakterületi specifikus iratkezelési és folyamatirányítási igények is. Az igények és az egységes

koncepció alapján elkészült egy üzleti követelmény specifikáció, amely bemutatja a kialakítandó rendszerrel

szemben támasztott üzleti elvárásokat, a támogatandó működési folyamatokat, és a magas szintű informatikai

követelményeket.

1.2. A dokumentum célja

Jelen dokumentum célja, hogy összefoglalja a Szerencsejáték Zrt-nél kialakítandó irat és dokumentumkezelési-

valamint folyamatirányítási rendszerrel kapcsolatos szoftverkövetelményeket és a már elkészült üzleti

követelmény specifikációval együtt támogassa a majdani megvalósító szállító kiválasztását, továbbá alapját

képezze a rendszer részletes technikai tervezésének, fejlesztésének.

1.3. A kialakítandó rendszer célja

A Szerencsejáték Zrt.-nél bevezetésre kerülő egységes irat- és dokumentumkezelési- valamint folyamatirányítási

rendszer (a továbbiakban: rendszer) célja, - függetlenül attól, hogy egy, vagy több informatikai szoftverből

(szorosan összefüggő szoftver modulból) fog állni, - hogy strukturáltan és jól kezelhetően kiszolgálja valamennyi

szervezeti egység, szakterület vállalati szinten egységes iratkezelését, és ezzel integráltan megvalósítsa a

szintén vállalati szinten egységes dokumentumkezelés, továbbá folyamatirányítás informatikai támogatását.

3/39



A folyamatirányítás kapcsán a rendszer bevezetésekor szakterületenként 1-1 kijelölt folyamat informatikai

támogatásának megvalósítása (workflow leképezése, fejlesztése) is szükséges.

A rendszerrel szemben támasztott részletes elvárásokat a következő fejezetekben található követelmények

tartalmazzák.

2. ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEK

2.1. Alapkövetelmények

SSZ. KÖVETELMÉNY MEGNEVEZÉSE KÖVETELMÉNY LEÍRÁSA

A/1. Jogszabályi megfelelés

Az iratkezelést (is) megvalósító rendszernek az alábbi vonatkozó hatályos jogszabályoknak kell megfelelnie:- 1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a

magánlevéltári anyag védelméről;- 335/2005. (XII. 29.) kormányrendelet a közfeladatot ellátó

szervek iratkezelésének általános követelményeiről;- 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a

közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről.

A/2. Fejleszthetőség

A rendszernek rugalmasan fejleszthetőnek kell lennie, hogy azt a későbbi SZZRT oldali elvárásoknak is megfelelővé lehessen tenni, és a kisebb átalakításokat (például új adatsor felvétele az adatbázisba, vagy új interfész kialakítása) megfelelő programozói szakértelem birtokában a rendszer fejlesztőjének (vagy más külső fejlesztő) közreműködése nélkül is meg lehessen valósítani.

A/3. Bővíthetőség

A rendszer olyan keretrendszert szolgáltasson, amelynek beépített, képességei önmagukban is felhasználhatóak, de a funkciók könnyedén kiegészíthetők, kiterjeszthetők egyedi szoftverkomponensekkel.

A rendszert dinamikusan kell tudni paraméterezni, azaz a rendszer paramétereit nem szabad „beleégetni” a programkódba, hanem egy olyan változóként kell tudni megadni, amelyet később az adminisztrátorok a programkód változtatása nélkül módosíthatnak, hogy a bővítés lehetősége mind teljesítmény, mind funkcionális téren nyitott legyen.

A/4. Egységes irat- és dokumentumkezelés megvalósítása vállalati szinten

A rendszer támogassa a Szerencsejáték Zrt. valamennyi szervezeti egységének iratkezeléssel kapcsolatos napi munkavégzését, az Üzleti Követelményspecifikációban rögzített, SZZRT szinten egységes iratkezelési folyamat mentén.

A/5. „Papírmentes iroda” támogatásaA rendszer tegye lehetővé az iratok, dokumentumok elektronikus tárolását, nyilvántartását és kezelését, valamint az ezekhez kapcsolódó elektronikus ügyintézést.

A/6. Bizalmasság A rendszerben tárolt adatok tartalma csak az arra jogosultak számára legyen hozzáférhető.

A/7. Illeszkedés A rendszer igazodjon a Szerencsejáték Zrt. jelenlegi informatikai környezetéhez, informatikai stratégiai célkitűzéseihez.

4/39




A/8. Elektronikus aláírás kezeléseAz iratok hitelességét lehessen elektronikus aláírással igazolni, biztosítani a rendszerben. A napi munkavégzés során csak a szükséges elektronikus hitelességi szintet kell biztosítani.

A/9. Elektronikus iratkezelési folyamat támogatása

A rendszer beépülő komponenssel biztosítsa az elektronikus iratkezelési folyamat megvalósítását, az iratkezelési feladatok minél nagyobb arányban való elektronikus ellátását. Az iratkezeléssel kapcsolatos követelményeket részletesen a 3.1 fejezet tartalmazza.

A/10. Elektronikus dokumentumkezelés A rendszer beépülő komponenssel biztosítsa a dokumentumok elektronikus kezelését. A dokumentumkezeléssel kapcsolatos követelményeket részletesen a 3.2 fejezet tartalmazza.

A/11. Folyamatirányítás informatikai támogatása

A rendszer beépülő, vagy integrált workflow komponenssel biztosítsa a kiválasztott üzleti folyamatok szabályozásoknak megfelelő, dokumentált, szabványosított végrehajtását. Emellett az általános ügyintézés támogatása is elvárt. A folyamatirányítással kapcsolatos követelményeket részletesen a 3.3 fejezet tartalmazza..

A/12. Felhasználói dokumentáció A rendszernek a bevezetett funkcionalitást teljes körűen lefedő, magyar nyelvű felhasználói dokumentációval kell rendelkeznie.

A/13. Dobozos / meglévő termékek használata

A megoldás kialakítása során törekedni kell arra, hogy a lehető legnagyobb mértékben már meglévő, un. dobozos szoftver termékek kerüljenek felhasználásra, a szoftverek paraméterezésével, minimalizálva a bevezetés és üzemeltetés során szükséges fejlesztési munkákat.

A/14. Válaszidő

A kliens oldali alkalmazás szerver-kliens kommunikációt nem igénylő műveleteinek (képernyő váltások, adatrögzítés - mezőváltások, adatbevitel, input adatok validálása -, lokálisan rendelkezésre álló adatok megjelenítése) válaszideje jellemzően legyen kevesebb, mint 1 másodperc és ne haladja meg a 3 másodpercet.

A szerver-kliens kommunikációt igénylő műveletek válaszideje jellemzően legyen kevesebb, mint 3 másodperc. A válaszidő az esetek 95%-ában nem haladhatja meg az 5 másodpercet.

A/15. Mobil készülékről hozzáférés

A rendszer rendelkezzen olyan (pl. webes) felülettel, amely lehetővé teszi bizonyos funkciók (pl. jóváhagyás) mobil készülékekről való elérését is. A hozzáférést minimum Android, iOS, Windows Phone operációs rendszerű mobil készülékek esetén kell biztosítani.

A/16. Minimális felhasználószám A rendszernek ki kell tudnia szolgálni legalább 1000 végfelhasználót.

A/17. Vágólap funkcióA rendszer legyen képes kezelni az operációs rendszerek által felkínált átmeneti adattároló (vágólap) funkciót, az adatokra vonatkozó másolási-beillesztési műveletek elvégzéséhez.

A/18. Kötelező mezők

A rendszernek egyértelműen kell jelölnie a kötelezően kitöltendő mezőket.

A rendszer biztosítsa, hogy kötelező mezők kitöltése nélkül az adott űrlap kitöltése nem véglegesíthető, nem menthető. Amennyiben a felhasználó kötelező mező kitöltése nélkül próbálja menteni az adott űrlapot, a rendszer emelje ki a kitöltetlen kötelező mezőt!

A/19. Rögzített formátumú mezők A rendszer biztosítson formátum-ellenőrzést, azaz például dátum típusú mezők nem a megadott dátum formátum szerinti kitöltése esetén ne engedje menteni az űrlapot.

5/39




Amennyiben a felhasználó rossz formátumú adattal próbálja menteni az adott űrlapot, a rendszer modul emelje ki a rossz formátummal kitöltött mezőt, és mutasson példát a megfelelő kitöltésre.

A/20. Rögzített értéklistájú mezőkA rendszer legyen képes rögzített értéklistájú mezők definiálására, kezelésére. (Például ügytípus, irattípus, irat iránya /kimenő, bejövő/, stb.)

A/21. Kötelező és opcionális mezők konfigurálása

A küldemény érkeztetése során az SZZRT iratkezelési szabályzata szerint kötelezően töltendő mezőket kötelező az érkeztető felhasználóknak kitölteni.

A kötelező, valamint opcionálisan tölthető mezők köre az iratkezelési modul módosítása nélkül konfigurálható, kiegészíthető.

A/22. Szervezeti hierarchia leképezése

A rendszerbe rögzíteni kell az aktuális SZZRT szervezeti hierarchiát, amely az összes SZZRT munkavállalót tartalmazza. Minden munkavállaló esetében jelölni kell, hogy van-e hozzáférése az rendszerhez, annak bizonyos moduljához, vagy nincs. Iratot, feladatot átadni kizárólag hozzáféréssel rendelkező felhasználónak lehetséges.

A szervezeti hierarchia módosítására kizárólag a rendszer adminisztrátorai lehetnek jogosultak.

A/23. Felhasználói szerepkörökEgy felhasználó több szerepkört is betölthet, a rendszernek lehetőséget kell biztosítania a felhasználó számára a szerepkörök között történő, a rendszerből való kilépés nélküli váltásra.

A/24. Helyettesítés

Minden felhasználó, vagy a felhasználó vezetője helyettest jelölhet ki a rendszerben, aki így helyettesként (a saját hozzáférésétől elkülönülve) be tud lépni a helyettesítendő felhasználó jogosultságával, és mindazon feladatokat jogosult végrehajtani, amelyek végrehajtására a helyettesítendő felhasználó jogosult.

Helyettesként való hozzáférés esetén a rendszer napló rögzíti, hogy a hozzáférés helyettesítésként történt.

A/25. Felhasználói hozzáférés felfüggesztése

A rendszerben felfüggeszthető a felhasználók hozzáférése. ez esetben az adott felhasználó nem tud belépni a rendszerbe, de az adott felhasználó nevében helyettes kijelölésével a felhasználón levő feladatok folytathatóak, átadhatóak.

A/26. Felhasználó hozzáférésének megszüntetése

Felhasználói hozzáférés megszüntetése esetén a rendszer vizsgálja meg, hogy a felhasználó birtokában van-e még bármilyen irat, vagy van-e rá szignált feladat. Amennyiben van, a felhasználói hozzáférés nem szüntethető meg.

A/27. Szervezeti egység megszüntetéseSzervezeti egység megszüntetése esetén meg kell adni, hogy a szervezeti egység birtokában levő iratok mely szervezeti egységhez kerüljenek.

A/28. Archív iktatókönyvek betöltése, kezelése

Az iratkezelő modul képes legyen egyszerűsített struktúrájú, archív, már nem módosítható iktatókönyvek kezelésére, a korábbi iktatási anyagok új iratokhoz kapcsolhatósága érdekében.

Az archív iktatókönyvek adatai ne jelenjenek meg az általános lekérdezésekben.

A/29. Archív iktatókönyvek feltöltése Excel táblázatból

Az archív iktatókönyvek Excel táblázatból importtal feltölthetőek legyenek, legalább az alábbi adatokkal:

- Iktatószám (főszámos, valamint strukturálatlan kialakítás

6/39




egyaránt kezelhető kell, hogy legyen)- Irat tárgya

- Irat iktatásának dátuma

- Beküldő

- Címzett szervezeti egység

- Felelős szervezeti egység, ügyintéző

- Irattári tételszám / azonosító

- Megjegyzés (akár több mező összefűzésével)

- Irattári tételszám

2.2. Felhasználói felületek


F/1. Egyszeri információ-bevitel

A rendszer egy információt csak egyszer kérjen be. A már bevitt adatot a rendszer egyéb moduljai, funkciói automatikusan fel kell tudják használni. Adatbevitelnél a rendszer az adatmezőt elsősorban próbálja meg automatikusan kitölteni (a rendszer adatai vagy a beadvány, elektronikus dokumentum adatai alapján) és csak olyan adatot kérjen a felhasználótól, amelyik nem áll rendelkezésére.

F/2. Hordozható ügyintézői munkaasztal

A rendszer biztosítsa, hogy az ügyintéző bármely (fizikailag vagy virtuálisan az SzZrt. számítógépes hálózatához tartozó) számítógépen a saját adataival belépve ugyanazon felületet és rendszerfunkciókat lássa, érje el.

F/3. Magyar nyelvű kezelőfelület

A rendszernek magyar nyelvű felhasználói felületet kell biztosítania. Ez a menürendszerre, funkciókkal kapcsolatos vezérlőelemekre, és rendszer által megjelenített üzenetekre, és egyéb adatokra egyaránt érvényes.

F/4. Ügyintézési folyamat szerinti sorrendű felépítés

A felhasználói felületeket, adatmezőket az ügyintézés logikája szerinti sorrendben kell felépíteni, lehetőleg űrlaponként egyetlen képernyőn elhelyezve.

F/5. SúgóA rendszernek felhasználói felületre vonatkozó súgóval kell rendelkeznie, amely egy adott gyorsbillentyű megnyomásakor az adott felületre vonatkozó felhasználói útmutatót jeleníti meg.

F/6. Visszaállás alaphelyzetbeA különböző űrlapok tartalmát mentés után a rendszer állítsa vissza alaphelyzetbe, elkerülve ezzel pl. a véletlen érkeztetési vagy iktatási duplikációt.

F/7. Felbontás függő megjelenítés

A rendszer képernyőn történő megjelenítése legyen adaptív, vagyis igazodjon annak felbontásához. A minimálisan támogatandó felbontás 1024x768, a maximális 1920x1080. Az ezek közötti 4:3 és 16:9 képarányú felbontásokat is kell tudni kezelni megjelenítéskor. A felbontástól függően a megjelenített információk mennyisége változhat, de a vezérlőelemek száma nem, annak állandónak kell lennie.

7/39



2.3. Ergonómiai követelmények


E/1. Mezők automatikus kitöltése

A kitöltés alatt levő mezőkhöz a már bevitt adatok alapján a rendszer ajánlja fel a gyakori kitöltési adatok alapján a beírt információ teljes adattá való kiegészítését.

Amennyiben az adatbeviteli mező adat listákból(is) dolgozik, akkor a begépeléskor a rendszer ajánlja fel a törzsadatok alapján a teljes adatot. Például utcanév begépeléskor ajánlja fel a begépelt adatok alapján a rendszerben tárolt lehetséges utcaneveket.

E/2. Alapértelmezett értékek töltése

Azoknál a mezőknél, ahol valószínűsíthető, hogy az alapértelmezett érték kerül megadásra (pl. alapértelmezett ügyintézési idő, aktuális dátum, stb.), a rendszer automatikusan töltse fel a vonatkozó mezőt az érvényes alapértelmezett értékkel.

E/3. Ügyadatok importálásaLegyen lehetséges más ügyből (pl. korábbi ügy) az ügyadatok importálása, hogy a felhasználónak kevesebb gépeléssel kelljen kitöltenie az adatokat. /Például az előzmény ügyből./

E/4. Legördülő mezők kitöltésének segítéseLegyen lehetőség a hosszabb legördülő mezőkben az adott mező értékre ugrani úgy, hogy a felhasználó elkezdi begépelni a kívánt értéket. Ez az egérhasználatnál gyorsabb elérést tegyen lehetővé.

E/5. Gyorsbillentyűk

A rendszer gyors kezelését támogassák specifikus billentyűk. Pl.:

- TAB: mezők közötti ugrás

- Fel-le nyilak: lista elem kiválasztás

- Space: jelölő négyzet (kiválasztás) ki-be kapcsolás

E/6. Billentyűkombinációk Legyen lehetséges a fontos funkciók billentyűkombinációval való elérése (pl. Ctrl+N új irat).

E/7. Adatok rendezése

A rendszer a vonatkozó adatokat az adott folyamathoz, funkcióhoz, felhasználói szerepkörhöz igazodva logikus rendben jelenítse meg. Az egymás után kitöltendő adatmezők közvetlenül egymás mellett, vagy egymás alatt kerüljenek elhelyezésre

E/8. Adatok örökítése

A rendszer a többszörös adatrögzítés elkerülése érdekében biztosítson lehetőséget új ügyek, illetve iratok esetén a már előzőleg felvitt adatok közül meghatározott adatkörök átörökítésére (esetleg sablonok kezelésével).

E/9. Felhasználói szerepkör függő adattartalom megjelenítés

A rendszer biztosítsa a különböző felhasználói csoportok számára a jogosultságaikból fakadó, eltérő adattartalmú felületeken keresztül történő adatmegjelenítést.

2.4. Hibaüzenetek


HÜ/1. Hibaüzenet A rendszernek hiba esetén egyértelmű hibaüzeneteket kell adnia, amelyek alapján az illetékes (felhasználó vagy rendszergazda) képes a szükséges lépéseket megtenni. A hibaüzeneteket két fő csoportra

8/39




kell tudni osztani:

- A felhasználó tevékenységével kapcsolatos hibák (pl. kötelező mező kitöltetlensége miatti adatrögzítési hiba)

- Üzemeltetési típusú hiba (pl. adatbázis vagy alkalmazás oldali hiba):

HÜ/2. A felhasználó tevékenységével kapcsolatos hibák

A felhasználó tevékenységével kapcsolatos hiba (pl. kötelező mező kitöltetlensége miatti adatrögzítési hiba) esetében a rendszernek jelölnie kell, hogy a felhasználó milyen hibát követett el, és azt hogyan lehet korrigálni (pl. mely mező formátuma hibás, mi a helyes formátum)

A felhasználói hibaüzenetet úgy kell megfogalmazni, hogy abból az általános felhasználó megértse a hiba elkerülésének, kezelésének módját.

HÜ/3. Üzemeltetési típusú hiba

A rendszergazda általi beavatkozást igénylő hibákról, azok kezelési módjáról az üzemeltetési dokumentációban részletes leírást kell biztosítani. Az üzemeltetési hibákat egyértelmű azonosítóval kell ellátni, hogy a felhasználó a rendszergazda értesítésekor arra hivatkozni tudjon

HÜ/4. Kapcsolódó modulok hibaüzeneteiA rendszer kezelje (rejtse el vagy dolgozza fel) a kapcsolódó modulok (pl. dokumentumtár, belső interfész, stb.) hibaüzeneteit (szükség szerint a felhasználók értesítése mellett).

HÜ/5. Kapcsolódó rendszerek hibaüzeneteinek kezelése

A rendszer kezelje (rejtse el vagy dolgozza fel) az interfészen kapcsolódó rendszerek hibaüzeneteit (szükség szerint a felhasználók értesítése mellett).

2.5. Határidők kezelése


HI/1. Ügy/irat/feladat határidők kezelése

A rendszer kezelje az egyes ügyekhez, iratokhoz, illetve kiadott feladatokhoz kapcsolódó határidőket.

A határidőket a rendszerben lehessen előre (pl. adott feladathoz rendelten) rögzített paraméterként, vagy adott folyamatban a felhasználó által rögzítve megadni.

HI/2. Határidők automatikus számításaA határidőket hátralevő időben, vagy fix dátum formájában is meg lehessen adni. A rendszer automatikusan számítsa a határidőből hátralevő napok számát.

HI/3. Határidő számítás módja (nap/munkanap)

A határidő számítás történhessen naptári napokban, valamint munkanapokban is, akár ügyiratonként, iratonként eltérő módon is.

9/39



2.6. Automatikus értesítések


AÉ/1. Automatikus értesítések

A rendszer legalább az alábbi típusú esetekben legyen képes automatikus értesítést küldeni az előre meghatározott felhasználói körök számára:

- Nemsokára lejáró határidő (beállítható, mennyivel a határidő lejárta előtt küldjön figyelmeztetést a rendszer)

- Lejárt határidő

- Új átveendő irat

- Visszautasított irat

- Legalább 3 munkanapja átadás alatt levő irat

- Szignálandó irat

- Az adott felhasználóra szignált irat

- Jóváhagyandó irat

A rendszer az automatikus értesítéseket e-mailben küldje el a felhasználói adatlapon megadott e-mail címekre.

Az automatikus értesítések beállításainál legyen lehetőség bizonyos értesítések esetén több értesítettet is megadni (pl. felhasználó szervezeti felettese).

AÉ/2. Értesítések elküldési idejének, gyakoriságának konfigurálása

A rendszer adminisztrátorai (az egész rendszerre egységes módon) beállíthassák, hogy milyen gyakorisággal, a nap mely időpontjaiban küldje a rendszer az automatikus email értesítéseket.

AÉ/3. Felhasználói értesítések konfigurálása

A kért értesítések köre felhasználónként egyedileg legyen beállítható, azaz minden felhasználó konfigurálhassa, mely típusú értesítést milyen esemény bekövetkeztekor kapjon meg.

Legyen konfigurálható a dátumhoz kapcsolódó értesítések esetén az is, hogy az adott dátum előtt hány nappal kapjon a felhasználó automatikus értesítést.

2.7. Központi törzsadattár


KT/1. Központi törzsadattár (központi partnertörzs)

A rendszernek rendelkeznie kell központi törzsadattárral, amelyben a jóváhagyott partner törzsadatok rögzíthetőek.

Bejövő, illetve kimenő küldemények esetén a beküldő, illetve a címzett alapértelmezetten a központi törzsadattárból választható ki.

KT/2. Új bejegyzés felvétele Amennyiben az adott beküldő/címzett nem szerepel a központi törzsadattárban, legyen lehetőség a beküldő/címzett mezők kézi kitöltésére. Ebben az esetben az adatok véglegesítésekor a rendszer kérdezze meg a felhasználót, hogy kívánja-e az adatok törzsadattárban való rögzítését. Az adott bejegyzés mentéséhez nem kellhet megvárni a törzsadat kérelem jóváhagyását.

Amennyiben igen, az új törzsadat felvételi kérelem az elbírálásra jogosult felhasználói körhöz kerüljön elbírálásra, akik jóváhagyhatják,

10/39




vagy elutasíthatják azt.

KT/3. Meglevő bejegyzés módosítása

Bármely ügyintéző kezdeményezhesse a meglévő törzsadat módosítását.

A módosítási kérelem a törzsadattár módosításra jogosult felhasználói körhöz kerüljön elbírálásra, akik jóváhagyhatják, vagy elutasíthatják azt.

KT/4. Elbírálandó módosítások felületeA törzsadattár módosításra jogosult felhasználói kör külön felületen tekinthesse át az elbírálásra váró új partner felviteli, illetve partner módosítási kérelmeket.

KT/5. Adatbevitel szabályozása

A megoldás biztosítsa, hogy a törzsjellegű adatok esetében az adatbevitel során ne legyen közvetlen adatbázis hozzáférés (kétszintű konfirmáció). A bevitelkor az adatok egy köztes, átmeneti tárolóba kerüljenek, és csak a megfelelő jóváhagyás után, a megfelelő jogosultságú felhasználó által lehessen beemelni a törzsadatok közé.

KT/6. Tárgy szótár (fix elemű listák) A rendszer biztosítsa tárgy szótárak használatának lehetőségét az űrlapokon, gyorsítva ezáltal az adatrögzítést.

3. FUNKCIONÁLIS KÖVETELMÉNYEK

3.1. Iratkezelés

3.1.1. Érkeztetés, iktatás


FI/1. Érkeztetőszám, iktatószám adásAz iratkezelő modul egyedi érkeztetési és iktatási azonosítókat (érkeztetőszám, iktatószám) adjon, amelyek SZZRT szinten sorfolytonosak.

FI/2. Érkeztetési, iktatási adatok automatikus kitöltése

Az iratkezelő modul az összes, alapértelmezett adatokból származtatható mezőt töltse fel alapértelmezett adatokkal, amelyeknek azonban módosíthatónak kell lenniük.

(Pl. érkezés ideje, átvevő neve, átvevő szervezeti egysége, stb.)

FI/3. Érkeztetési, iktatási adatok átemelése Új érkeztetési bejegyzés felvétele során legyen lehetőség az előzőleg felvett érkeztetési bejegyzés adatainak átemelésére.

FI/4. Nem bontható küldemények kezelése

Az SZZRT iratkezelési szabályzata alapján nem bontható iratokat bontás nélkül is lehessen érkeztetni – ez esetben ezt az érkeztetési bejegyzésnél lehessen jelölni.

Ez esetben a bontást a címzett szervezeti egység végezze el.

11/39




FI/5. Érkeztetőszám, iktatószám formátuma Mind az érkeztetőszám, mind az iktatószám formátuma legyen konfigurálható, módosítható.

FI/6. Bizonylat nyomtatása Papíralapú küldemények átvétele esetén legyen lehetőség az átvételt igazoló bizonylat nyomtatására.

FI/7. Téves küldemények kezelése A tévesen beérkezett, visszaküldendő küldemények kezelése legyen dokumentálható az iratkezelő modulban.

FI/8. Postabontás

A küldemények bontására vonatkozó adatok az iratkezelő modulban legyenek rögzíthetőek.

A postabontási adatok rögzítése az érkeztetéssel egy lépésben, de attól elkülönített lépésben is elvégezhető legyen. (Ez utóbbi esetben kerüljön külön jelölésre a küldemény bontója, valamint a bontás időpontja is.)

FI/9. Vegyes iratkezelésAz iratkezelő modul legyen képes elektronikus, papíralapú, valamint vegyes (részben elektronikus, részben papíralapú) iratok, ügyiratok kezelésére is.

FI/10. Jegyzőkönyvek feltöltése Legyenek a bontás során felvett jegyzőkönyvek az érkeztetett irathoz csatolhatóak.

FI/11. E-mail küldemény iktatása

E-mail küldemény iktatása az Microsoft Outlook levelezőből közvetlenül, beépülő klienssel történhessen. Az iktatott e-mail (csatolmányokkal együtt) csatolásra kerüljön az iratkezelő rendszerbe (illetve a dokumentumtár modulba).

FI/12. E-mail küldemény érkeztetése

Az e-mail küldemények érkeztetési adatait az iktatás során az iratkezelő modul automatikusan töltse fel.

Az iratkezelő modul legalább az alábbi érkeztetési adatok automatikus töltését kell, hogy tudja elvégezni:

- Küldemény érkezésének dátuma

- Küldemény feladója

- Küldemény címzettje

FI/13. Iratok átadása

Az iratkezelő modul rögzítse mind az iktatott, mind a csak érkeztetett iratok átadás-átvételi folyamatát.

Irat átadást kezdeményezni konkrét felhasználó, illetve szervezeti egység felé is legyen lehetséges.

FI/14. Átadás visszavonása Az iratkezelő modul biztosítson lehetőséget az átvétel előtt az irat visszavételére

FI/15.Iratok fellelhetőségének, felelősének, történetének egyértelmű meghatározása

Az iratkezelő modul az irat átadás-átvétel naplózásával minden irathoz egyértelműen rögzítse, hogy jelenleg mely szervezeti egység (mely felhasználó) felelős az irat kezeléséért, a kapcsolatos ügy intézéséért.

A fenti információk az átadás-átvételek naplózásával visszamenőlegesen is tetszőleges időpontra legyenek meghatározhatóak.

FI/16. Értesítés átadás alatt levő iratról

Az iratkezelő modul küldjön értesítést a címzettnek, aki számára az átadást kezdeményezték.

A felhasználók külön felületen tekinthessék meg, milyen, számukra átadás alatt levő iratok vannak a rendszerben.

12/39




FI/17. Meghiúsult átvétel kezelése

Átvétel meghiúsulása (akár az átvétel visszautasítása, akár megadott határidőn, alapértelmezetten 3 munkanapon belüli át nem vétel) esetén az átadó számára az iratkezelő modul küldjön figyelmeztető e-mailt.

FI/18. Átvétel – megjegyzésLehessen megjegyzést fűzni az átvételhez (pl. sérülten érkezett), illetve az átvétel megtagadásakor kötelező legyen a megjegyzés mező feltöltése (pl. illetékesség szerint másik szervezeti egységhez tartozik)

FI/19. Elektronikus ügyiratok átadás-átvételeÁtadás-átvétel esetén legyen külön lehetőség az iratkezelő rendszerben annak jelölésére, hogy az átadás elektronikus, vagy papíralapú.

FI/20. Ügyintézési felelősség átadásaAz elektronikus átadás-átvétel során kötelező legyen jelölni az iratkezelő modulban, hogy átadás-átvétel során az átadott irat csak tájékoztatásul, vagy ügyintézésre kerül átadásra.

FI/21. Többes elektronikus átadásElektronikus átadás során legyen lehetőség ugyanazt az iratot több címzettnek is átadni, ugyanakkor az ügyintézési felelősséggel történő átadás csak egyetlen címzettnek legyen lehetséges.

FI/22. Csoportos átadás Az iratkezelő modulban legyen lehetőség több irat egyszerre, egyetlen iratkezelési lépésben történő átadására, illetve átvételére

FI/23. IktatásAz iktatást alapértelmezetten az érkeztetési bejegyzés alapján lehessen elvégezni. A már megadott érkeztetési információk kerüljenek be az iktatási adatok közé is.

FI/24. Előzmény, illetve utóiratok megjelölése

Az iratkezelő modulnak biztosítania kell, hogy az előzmények, illetve az utóiratok (akár különböző iktatókönyvek között is) jelölhetőek legyenek.

Az iratok, ügyiratok közötti kapcsolatot legyen elegendő az egyik irat oldalán felvenni, onnantól kezdve annak mindkét kapcsolódó irat oldalán látszódnia kell.

FI/25. Előzmények megadása találati listábólKeresés eredményeképpen megadott találati listából, illetve megnyitott iratból legyen lehetőség közvetlenül az utolsó iktatott irattal való iratkapcsolat létrehozására.

FI/26. Előzmény, illetve utóiratok összekapcsolása

Az iratkapcsolatok az iratkezelő modulban hivatkozásként (linkként) kell megjelenjenek, tehát azokra kattintva (megfelelő jogosultság esetén) a rendszer nyissa meg a kapcsolatos iratot.

FI/27. Iratkapcsolatok típusa Előzmény, illetve kapcsolódó ügy típusú iratkapcsolat (csatolás, szerelés) egyaránt jelölhető legyen az iratkezelő modulban.

FI/28. Iratkapcsolatok törléseAz iratkezelő modulban létrehozott iratkapcsolatok a létrehozó személy által legyenek törölhetők. A létrehozás, illetve a törlés ténye a kapcsolódó iratok naplóiban meg kell maradjanak.

FI/29. Főszámos iktatás

Az iratkezelő modulnak biztosítania kell az ügy szerint strukturált (főszámos) rendszerű iktatást.

Minden új ügy új főszámon kerüljön iktatásra, az ügyben ugyanabban az évben keletkező további iratok pedig alszámot kapjanak.

Az így képzett iktatószámok az SZZRT-n belül egyedieknek, és az irat egyértelmű azonosítására alkalmasaknak kell lenniük.

FI/30. Egybevont iktatás és érkeztetés A korábban nem érkeztetett iratok (pl. közvetlen a szervezeti

13/39




egységhez érkezett iratok) esetében legyen lehetséges az iktatást és az érkeztetést (valamint a bontást) egyben, egyetlen felületen elvégezni.

Egy érkeztetési bejegyzés alapján több iktatás is legyen lehetséges.

FI/31. IktatókönyvAlapértelmezetten az összes iktatási adat egyetlen, SZZRT szinten közös iktatókönyvbe kerüljön. Legyen ugyanakkor lehetséges több, tematikus iktatókönyv (TÜK, stb.) létrehozása is.

FI/32. Iktatókönyv választásAmely felhasználó több iktatókönyvbe való iktatásra is jogosult, alapértelmezetten az SZZRT iktatókönyvbe iktasson, de a rendszer biztosítsa egyéb iktatókönyv kiválaszthatóságát is.

FI/33. Iratborító nyomtatásAz iratkezelő modul képes kell hogy legyen iratborító sablon nyomtatására, amely az aktuális irat adataival már fel kell legyen töltve. (Legalább A/4, A/3 méretben.)

FI/34. Érkeztetőkönyv, iktatókönyv lezárása

A sorszámozás megadott időközönként (alapértelmezetten évente) legyen újraindítható.

Az újraindított érkeztetőkönyv, illetve iktatókönyv ugyanakkor kerüljön lezárásra, abba további új érkeztetési/iktatási bejegyzés már ne legyen felvehető.

FI/35. Érkeztetőkönyv, iktatókönyv nyomtatása

Audit célból az iratkezelő modul biztosítson lehetőséget az érkeztetőkönyvek, iktatókönyvek nyomtatására.

FI/36. Sürgős küldemények jelzéseLehessen az iratkezelő modulban jelezni, ha egy irat valamiért kiemelten kezelendő. Az iratkezelő modul jelezze a sürgős, vagy kiemelten kezelendő iratokat.

FI/37. Sztornózás

Az érkeztető vagy iktató bejegyzések az iratkezelő modulból semmilyen módon se legyenek véglegesen törölhetőek.

Téves bejegyzés esetén a sztornó funkció alkalmazása legyen biztosított, amely a standard nézetekből elrejti, de a sztornózott iratok között megtartja a téves bejegyzést.

Sztornózni kizárólag a bejegyzést létrehozó felhasználónak legyen joga.

FI/38. Fájl csatolás

Az iratkezelő modul felületről fájlok csatolhatóak mint az érkeztetési, mind az iktatási bejegyzésekhez - főszámokhoz, illetve alszámokhoz is.

A csatolás történhet manuálisan, illetve interfészen (pl. szkennelő modul, folyamatkezelő modul) is.

3.1.2. Szkennelés


FI/39. Szkennelés Az iratkezelő modul rendelkezzen kötegelt szkennelés támogatási megoldással. Ennek alkalmazásával a központi digitalizáló gépeken szkennelendő, egyedi vonalkóddal ellátott iratok feldolgozása teljesen automatikusan kell, hogy történjen. (A szkennelő modul lehet az

14/39




iratkezelő modul része, de különálló modul is.)

FI/40. Vonalkód alapú azonosítás

A szkennelendő iratok azonosítása az érkeztetési adatok kapcsán rögzített vonalkód alapján történjen.

A vonalkód alapján azonosított iratokat a szkennelő modul automatikusan rendelje hozzá a megfelelő érkeztetési bejegyzéshez, illetve töltse fel a dokumentumtárba.

A vonalkód tehát lapszeparátorként, valamint a dokumentum azonosítására is szolgál.

FI/41. OCR (karakterfelismerés)

A digitalizáló rendszer rendelkezzen OCR (karakterfelismerő) megoldással, amely az összes digitalizált iraton le kell, hogy fusson.

Az OCR szoftver szállítása a szállító feladata, de az SZZRT által jelenleg alkalmazott ABBYY OCR szoftver szabad kapacitásai is kihasználhatóak.

FI/42. Szkennelt iratok formátuma

Az OCR feldolgozás kimenete kétrétegű PDF kell, hogy legyen, a látható rétegen a dokumentum képével, alatta a felismert szöveggel.

Iratonként pontosan egy darab, többoldalas PDF fájlnak kell előállnia.

FI/43. Szkennelt iratok - Fájlnév konvenció

A központi szkennelés során digitalizált fájlok (azaz szkennelt iratok) egyértelműen tartalmazzák (például a fájlnévben) az alábbi információkat:

- Szkennelt irat vonalkódja

- Szkennelés ideje (év, hónap, nap, óra, perc)

- A szkennelést végző felhasználó

FI/44. Szkennelő modul kapacitása

A két budapesti SZZRT telephelyen levő központi szkennelő és feldolgozó megoldásnak legalább évi 100.000 irat (1.000.000 oldal) feldolgozására kell képesnek lennie, figyelembe véve, hogy az évi iratforgalom időbeli eloszlása nem feltétlenül egyenletes. (Megjegyzés: Szkenner hardver szállítása nem az iratkezelő modul szállítását végző szállító feladata.)

FI/45. Vonalkód nyomtatás Az iratkezelő modul legyen képes előre megadott, változtatható, sorfolytonos vonalkód generálására, nyomtatásra.

3.1.3. Szignálás, ügyintézés


FI/46. Szignálás

Az iratkezelő modulnak rögzítenie kell tudnia a szignálási (az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározásával kapcsolatos) adatokat.

Alapértelmezésben minden vezető csak az alá beosztott szervezeti egység, felhasználók számára szignálhat iratokat, feladatokat.

FI/47. Szignáló meghatározása Az iratkezelő modulnak automatikusan, a felelős szervezet vezetőjét kiválasztva kell meghatározni a szignáló személyt.

15/39




A szignálási jog szervezeten belül megbízással átadható, az iratkezelő modulnak ezt követnie kell.

FI/48. Szignálás után történő automatikus átadás

Az iratkezelő modul (paraméterrel engedélyezhető módon) biztosítsa, hogy szignáláskor az ügyintézési felelősség, valamint maga a szignált irat is átadásra kerüljön a szignált személy számára.

FI/49. Ügyintézési utasítások megadása A szignálás során az iratkezelő modulnak lehetőséget kell biztosítania a szignáló számára ügyintézési utasítás megadására is.

FI/50. Többes szignálás

A szignálás során a rendszerben több címzett is megadható legyen – az irat ügyintézési felelőssége viszont kizárólag egy személynél maradhat, a többi szignált csak másolatban (alapértelmezett esetben elektronikus másolatban) kapja meg az iratot.

A szignálás történhessen ügyintézők csoportjára is – ez esetben az első átvevő lesz az irat ügyintézési felelőse.

FI/51. Továbbszignálás Az iratkezelő modulnak (a szervezeti hierarchiát betartva) biztosítani kell a továbbszignálás lehetőségét.

FI/52. Ügyintézési határidők megadásaA szignálás során az iratkezelő modulnak alapértelmezett ügyintézési határidőt kell adnia, amely határidőt a szignálónak lehetőségében áll felülbírálnia.

FI/53. Ügyintéző rögzítése

Az iratkezelő rendszerben alapértelmezett állapotban az ügyintéző ugyanaz a személy legyen, mint akinél az irat fellelhető.

Ugyanakkor az iratkezelő rendszerben ettől eltérő módon is legyen megadható a felelős.

FI/54. Ügyintézési adatok rögzítése Az iratkezelő modul legyen képes az ügyintézési adatok, feladatok, határidők nyilvántartására, kezelésére.

FI/55. Ügyintézési határidők folyamatos követése

Az iratkezelő modul folyamatosan kövesse nyomon az ügy elintézésére rendelkezésre álló ügyintézési időt.

FI/56. Feladatok áttekintése

A felhasználók az iratkezelő modulba való bejelentkezéskor kapjanak áttekintő képet arról, hogy milyen aktuális feladataik vannak az iratkezelő rendszerben.

A feladatok prioritás és határidő szerint sorbarendezhetőek kell, hogy legyenek.

FI/57. Figyelmeztető üzenet küldése lejáró ügyintézési határidő esetén

Az iratkezelő modul paraméterben megadható hátralevő nap mennyiség esetén a rendszer automatikus üzenetet küldjön a felelős ügyintézőnek, valamint a határidő lejártakor az ügyintézőnek és a szignáló vezetőnek.

FI/58. Határidőbe tétel (az ügyintézés felfüggesztése)

Az iratkezelő modul biztosítson lehetőséget arra, hogy az ügyintéző az ügyintézést adott határidőre felfüggessze. A határidő lejártakor a rendszer küldjön automatikus üzenetet az adott felhasználónak, amit naponta újraküld, amíg az nem reagál erre a rendszerben.

FI/59. Felfüggesztett ügy folytatása

Az irat felelős ügyintézőjének legyen lehetősége a felfüggesztési határidő lejárta előtt folytatni az ügyintézést.

A felfüggesztési határidő lejártakor a felfüggesztés automatikusan megszűnik.

Felfüggesztett ügybe való új alszám (új irat) iktatásakor a felfüggesztés automatikusan megszűnik.

16/39




FI/60. Figyelmeztető üzenet felfüggesztés megszűnésekor

Felfüggesztés automatikus megszüntetésekor az iratkezelő modulnak figyelmeztető e-mail üzenetet kell küldenie a felhasználó számára.

FI/61. Kiadmányozás

Az iratkezelő modulnak támogatnia kell az elkészült kimenő irat tervezetek vezetői jóváhagyási (kiadmányozási) folyamatát.

A vezető minden nap kapjon egy összefoglaló értesítést, ha olyan irat van a rendszerben hozzá rendelve, amely kiadmányozásra vár.

A vezetői jóváhagyásról, illetve visszautasításról a vezető az iratkezelő modul felületén tudjon dönteni. Visszautasítás esetén ügyintézési utasítást kell adnia a rendszerben, közvetlenül a visszautasítás utáni felületen.

FI/62. Papíralapú kiadmányozás támogatásaAz iratkezelő modul támogassa az elektronikus jóváhagyáson túl a vezetői jóváhagyás alapján az asszisztensek által végzett papíralapú kiadmányozási folyamat végrehajtását is.

3.1.4. Postázás, expediálás


FI/63. Belső postázás megvalósításaAz iratkezelő modulon belül elkészített irat átadás-átvétele történhessen „belső postázás” megjelöléssel, kiváltva ezzel a telephelyek közötti papíralapú postázást.

FI/64. Postázási adatok rögzítése

Az elkészült, jóváhagyott kimenő küldemény postázási adatainak felvitelére az iratkezelő modulnak külön felületet kell biztosítania, az iratkezelési szabályzatban rögzített adattartalommal. (Legalább meg kell adni a címzett adatait, valamint a küldemény típusát /levél, csomag, elektronikus küldemény, stb./, valamint a küldemény elküldésének módját /ajánlott, tértivevényes, futár, stb./)

FI/65. Tértivevényes és ajánlott küldemények kezelése

Az iratkezelő modulnak kezelnie kell a tértivevényes és az ajánlott küldeményeket is.

FI/66. Boríték nyomtatása

A megadott postázási adatok alapján az iratkezelő modul az SZZRT által alkalmazott Ricoh Aficio MP C3001 hálózati nyomtatókon borítékot kell, hogy tudjon nyomtatni.

Az iratkezelő rendszernek képesnek kell lenni a borítékra megadott formátumú vonalkód (egyedi azonosító, valamint ragszám) nyomtatására is.

FI/67. Tértivevény nyomtatása

A megadott postázási adatok alapján az iratkezelő modul az SZZRT által alkalmazott Ricoh Aficio MP C3001 hálózati nyomtatókon tértivevényt kell, hogy tudjon nyomtatni.

Az iratkezelő rendszernek képesnek kell lenni a tértivevényre megadott formátumú vonalkód (egyedi azonosító, valamint ragszám) nyomtatására is.

FI/68. Postázási adatok felvétele a Postakönyvbe

Az iratkezelő modul át kell tudja adni a felvitt postázási adatokat a postázást végző központi szervezeti egységnek, a vonatkozó iratok sikeres átadás-átvétele után automatikusan betöltve azokat az elektronikus postakönyvbe.

17/39




FI/69. Postai díjszámítás támogatásaLegyen lehetőség az iratkezelő modulban postai díjszámítás megadására. (küldemény típus, darabszám, súly, kiegészítő szolgáltatások, stb.)

FI/70. Postajegyzék készítése

Az iratkezelő rendszer a postázásra előkészített iratok adataiból a postára adáskor el kell tudja készíteni a postajegyzéket. A postajegyzéket az iratkezelő modul a Magyar Posta által elfogadott elektronikus formátumban kell, hogy előállítsa.

FI/71. Postakönyv iktatása Az iratkezelő modul szükség esetén tudja iktatni a postázáskor elkészített postajegyzéket.

FI/72. Postakönyv nyomtatása Az iratkezelő modulból szükség esetén ki lehessen nyomtatni a postázáskor elkészített postajegyzéket.

FI/73. Tértivevények visszaérkeztetése

Az iratkezelő modul képes kell, hogy legyen a visszaérkező, illetve a megadott határidőn belül vissza nem érkező tértivevények kezelésére.

Az iratkezelő modul a tértivevény visszaérkezési információt el kell hogy juttassa az ügyintézésért felelős felhasználónak is.

3.1.5. Irattárazás, selejtezés, levéltári átadás


FI/74. Ügyirat teljesség ellenőrzése

Az iratkezelő modul ügyirat zárás előtt ellenőrizze, hogy az összes szükséges tértivevény visszaérkezett-e, illetve hogy a főszámhoz tartozó összes irat lezárható állapotban van-e, valamint megadásra került-e az ügyirat irattári tételszáma.

Az iratkezelő modul csak lezárásra kész állapotú, teljes főszám esetén engedheti lezárni a főszámot.

FI/75. Irattári tervek kezelése

Az iratkezelő modulnak kezelnie kell az SZZRT érvényes, valamint archív irattári terveit. A rendszernek biztosítania kell, hogy minden irat a rá vonatkozó irattári terv szerint kerül tárolásra – eltérés esetén jeleznie kell az irat tárolásáért felelős személynek.

FI/76. Vegyes irattár kezelése Az iratkezelő modulnak a papíralapú, az elektronikus, valamint a vegyes iratok irattárban való tárolását egyaránt támogatnia kell.

FI/77. Kézi irattárba tétel támogatása Az iratkezelő modulnak támogatnia és naplóznia kell a kézi irattárba való átadási folyamatot.

FI/78. Kézi irattárban való tárolás adminisztrációja

Az iratkezelő modulnak rögzítenie kell a kézi irattárban való tárolás tényét, valamint helyét.

A rögzített irattárolási helyeknek tetszőleges egységekben fastruktúrában csoportosíthatóaknak kell lenniük.

Az iratkezelő modulnak jelzést kell küldenie, ha az adott ügyirat kézi irattári határideje (2 év) lejárt.

FI/79. Átadás központi irattárba Az iratkezelő modulnak támogatnia, valamint naplóznia kell a központi irattárba való kötegelt átadási folyamatot.

18/39




FI/80. Központi irattárban való tárolás adminisztrációja, követése

Az iratkezelő modulnak rögzítenie kell a központi irattárban való tárolás tényét, valamint helyét.

FI/81. Központi irattárból való kikérés követése

Az iratkezelő modulnak az Üzleti igényspecifikációban rögzítettek szerint nyilván kell tartania az irattárba helyezett ügyiratok kikölcsönzését, visszaadását, valamint (szükség esetén figyelmeztető üzeneteket küldve) vezérelni annak folyamatát.

FI/82. Ügyiratpótló lap kezelése Az iratkezelő modulnak irattári kölcsönzés esetén iratpótló lapot kell tudnia nyomtatni.

FI/83. Irattári jegyzékek nyomtatásaAz iratkezelő modulnak biztosítania kell irattári jegyzékek, jegyzőkönyvek, átadás-átvételt biztosító dokumentumok generálását, nyomtatását.

FI/84. Irattári tárolási idő meghosszabbítása Az iratkezelő modulnak (iratonként egyesével) lehetőséget kell biztosítania az iratok tárolási idejének meghosszabbítására.

FI/85. Selejtezendő, vagy levéltárba átadandó iratok listájának elkészítése

Az iratkezelő modulnak minden évben egyszer el kell tudnia készíteni a selejtezendő, valamint a levéltárba átadandó iratok listáját.

FI/86. SelejtezésAz iratkezelő modulnak támogatnia kell a selejtezés folyamatát, a szükséges selejtezési listák, jegyzőkönyvek elkészítésével, nyomtatásával, iktatásával.

FI/87. Levéltári átadásAz iratkezelő modulnak támogatnia kell a levéltári átadás folyamatát, a szükséges levéltári átadási listák, jegyzőkönyvek elkészítésével, nyomtatásával, iktatásával.

FI/88. Metaadatok tárolása

Az iratkezelő rendszernek selejtezett, vagy a levéltárba átadott iratok metaadatait továbbra is tárolnia kell, azaz biztosítani kell, hogy a selejtezett, illetve a levéltárba átadott iratok adatlapjai kereshetőek maradjanak.

3.1.6. Titkos ügyiratok kezelése (TÜK)


FI/89. TÜK iktatókönyv

A rendszer legyen képes külön iktatókönyvben kezelni a titkos ügyiratokat.

Ezen iktatókönyv a standard iktatókönyvvel megegyező felépítésű, de attól eltérő jogosultsági rendszerrel kell rendelkezzen.

FI/90. TÜK jogosultsági rendszer

A TÜK iktatókönyvben minden felhasználó kizárólag azokhoz az ügyiratokhoz, illetve csatolt fájlokhoz férjen hozzá (azaz kizárólag azokat tudja megnyitni), amelyeket személyesen számára engedélyeztek.

A rendszer biztosítson egy funkciót, amellyel a hozzáférő felhasználók köre bővíthető, illetve módosítható.

FI/91. TÜK szerepkörök definiálása A TÜK iktatókönyvben a standard iktatókönyvtől eltérő, egyéb szerepkörök is definiálhatóak legyenek. (Pl. minősítő, titkos ügykezelő, felhasználói engedéllyel rendelkezők, stb.)

19/39




Az elektronikus titkos ügykezelő rendszernek (eTÜK rendszer) meg kell valósítania az SZZRT hatályos üzleti titokvédelmi szabályzatában foglalt felelősségi körök leképezését (minősítő, titkos ügykezelő, felhasználói engedéllyel rendelkezők)

FI/92. TÜK hozzáférések típusa A rendszer legyen képes írási, valamint csak olvasási jogosultságokat is kezelni.

FI/93. TÜK hivatkozások A TÜK iktatókönyv és a standard SZZRT iktatókönyv egymásból hivatkozható legyen.

3.2. Dokumentumkezelés


FD/1. Iratkezelő modullal való kapcsolatAz iktató modul integrált módon biztosítsa a dokumentumkezelő rendszerrel való kapcsolatot, amely gondoskodik a nagy tömegű elektronikus irat kezeléséről.

FD/2. Workflow modullal való kapcsolatA workflow modul integrált módon biztosítsa a dokumentumkezelő rendszerrel való kapcsolatot, amely gondoskodik a nagy tömegű elektronikus irat kezeléséről.

FD/3. Jellemzők, jelölőkA modulban kezelt dokumentumokhoz lehessen csoportosító, megkülönböztető jellemzőket, címkéket kapcsolni, melyek törzsadatok, vagy felhasználó által definiált értékek is lehessenek.

FD/4. Kereshetőség

A dokumentumkezelő modulnak biztosítania kell a dokumentumtárba feltöltött dokumentumok metaadatok, valamint teljes szöveges (full text search) kereshetőségét.

Ehhez tartalom szerinti keresést lehetővé tevő keresőmotor szükséges, amellyel egy keresőszót beírva rögtön az elvárt találati listát jeleníti meg az internetes keresőkhöz hasonlóan. A keresés hatékonyságát növelő funkciók pl. találati lista a keresést követően egy kattintással tovább szűrhető pl. szerző, fájltípus vagy utolsó módosítás dátuma szerint

FD/5. Elektronikusan aláírt dokumentumok tárolása

A dokumentumkezelő modul valósítsa meg a hiteles elektronikus iratok tárolását.

FD/6. Verziókezelés, változáskezelés

A dokumentumkezelő modulnak biztosítania kell, hogy a dokumentumtárba feltöltött dokumentumok módosításai visszakövethetőek legyenek.

Ennek érdekében a dokumentumkezelő modulnak biztosítania kell, hogy minden módosítás új verzióba jöjjön létre, illetve új hozzáférés esetén alapértelmezetten a legújabb verzió kerüljön megnyitásra.

FD/7. Verzió zárolásaA dokumentumkezelő rendszer biztosítsa, hogy lezárt mappákban (iratokban) ne lehessen új dokumentumverziót létrehozni, vagy a meglevőt módosítani.

FD/8. Csoportmunka támogatás A dokumentumkezelő modulnak biztosítania kell, hogy egy dokumentumot egyszerre több felhasználó is szerkeszthessen.

20/39




A benne kezelt dokumentumokra, táblázatokra vonatkozóan a munkatársak valós időben párhuzamosan dolgozhassanak ugyanazon a fájlon, így váljon lehetővé az elvégzendő munka hatékonyan felosztása, és ne legyen szükség a végén a módosítások összevezetésére.

FD/9. Összetett rendszerezhetőség A dokumentumkezelő modul biztosítson lehetőséget a dokumentumok mappákba rendszerezésére, különböző címkékkel (tárgyszavakkal) való elláthatóságára

FD/10. Jogosultságrendszer alapú hozzáférés

A dokumentumkezelő modul biztosítsa, hogy a tárolt dokumentumokhoz kizárólag megfelelő jogosultság esetén legyenek megtekinthetőek, illetve módosíthatóak. A dokumentumkezelő modul hozzáférés menedzsmentje az SZZRT központi címtárán alapuljon.

Az iratkezelő modulból feltöltött dokumentumok kizárólag az iratkezelő modul által kezelt aktuális jogosultságrendszer szerint legyen hozzáférhető.

FD/11. A dokumentumok hivatkozás (link) alapú elérhetősége (jogosultság függő).

A dokumentumkezelő rendszerbe feltöltött dokumentumok hivatkozási címe (linkje) legyen fix, azaz a linket elküldve más felhasználó hozzá tudjon férni a dokumentumhoz – természetesen a jogosultságrendszer által koordináltan szabályozva

FD/12. Archiválás

A dokumentumkezelő modul legyen képes az elavult (selejtezendő) elektronikus dokumentumok dokumentumtártól leválasztott (olcsóbb, akár külső adathordozón való) kezelésére.

Az archiválás során legyen lehetőség a munkaverziók automatikus törlésére.

FD/13. Dokumentumok egyedi azonosítása A rögzített dokumentumok minden esetben kapjanak egyedi azonosítót a rendszerben.

FD/14. Jogosultságrendszer

A dokumentumkezelő modulban tárolt iktatott dokumentumok kizárólag az iratkezelő modulon keresztül legyenek elérhetőek.

A dokumentumtárban levő dokumentumok ugyanazon jogosultságrendszer szerint legyenek elérhetőek, illetve módosíthatóak, mint az adott dokumentumhoz kapcsolódó irat mezői.

FD/15. Naplózás

A dokumentumkezelő modulban tárolt dokumentumokhoz való összes (mind olvasási, mind írási) jellegű hozzáférést naplózni kell. A részletes napló tartalmazza, hogy mely dokumentummal kapcsolatban milyen jellegű hozzáférés mely felhasználó nevében, milyen időpontban történt.

3.3. Folyamatirányítás


FF/1. Vállalati szinten egységes platform

A rendszer biztosítson vállalati szintű és egységes munkafolyamat (workflow) támogató informatikai technológiát. Ez azt jelenti, hogy valamennyi adminisztratív SZZRT dolgozónak (jelenleg maximum 700 fő) kell hozzáférés ehhez a platformhoz, és valamennyi szakterületnek kell biztosítani a folyamataik informatikai támogatásának lehetőségét.

21/39




FF/2. Előre definiált folyamatok támogatása

A rendszer biztosítson lehetőséget a különböző szakterületi (pl. ügyintézési) folyamatok definiálására, és azokhoz tartozó feladatokat, illetve azok alapértelmezett egymásra épülő függőségét, valamint határidejét rögzíteni, amely beállítások az egyes folyamatoknál érvényre jutnak.

Továbbá legyen lehetőség a folyamatok mentén az információk, dokumentumok felhasználók közti automatikus, dokumentált átadására, illetve annak követésére az előre definiált lépéseknek és a lépések tervezett végrehajtási határidejének megfelelően.

FF/3.Biztonsági Igazgatóság kiválasztott szakterületi folyamatának informatikai támogatásának megvalósítása

A rendszer bevezetése során az alábbi szakterületi folyamat informatikai támogatásának megvalósítása (workflow fejlesztés) szükséges. A folyamat pontos terjedelme és a támogatás mértéke a folyamat részletes vizsgálatakor az adott szakterülettel egyeztetendő.

- Belső ellenőrzések lebonyolítása

FF/4.

Beruházási és Üzemeltetési Főosztály kiválasztott szakterületi folyamatának informatikai támogatásának megvalósítása


- Szerződéskészítés

FF/5.Gazdasági Főosztály kiválasztott szakterületi folyamatának informatikai támogatásának megvalósítása


- Sorsjegy reklamáció

FF/6.Informatikai Igazgatóság kiválasztott szakterületi folyamatának informatikai támogatásának megvalósítása


- Szerződéskészítés, szerződéskötés

FF/7.Interaktív Játék Főosztály kiválasztott szakterületi folyamatának informatikai támogatásának megvalósítása


- Fogadási ajánlatok kezelése

FF/8.

Jogi és Ellenőrzési Igazgatóság kiválasztott szakterületi folyamatának informatikai támogatásának megvalósítása


- Panaszkezelés

FF/9.

Kereskedelmi és Játékszervezési Igazgatóság kiválasztott szakterületi folyamatának informatikai támogatásának megvalósítása


- Terminál telepítés

FF/10.

Marketing és Kommunikációs Igazgatóság kiválasztott szakterületi folyamatának informatikai támogatásának megvalósítása


- Nyereményátadások

22/39




FF/11.

Üzletfejlesztési és Minőségirányítási Osztály kiválasztott szakterületi folyamatának informatikai támogatásának megvalósítása


- Szabályozáskészítés

FF/12.Vezérigazgatói Titkárság kiválasztott szakterületi folyamatának informatikai támogatásának megvalósítása


- szponzori szerződéskészítés / adománylevél készítés

FF/13. Ad-hoc folyamatok támogatása

A rendszer biztosítson lehetőséget az előre nem definiált lépésekkel rendelkező folyamatok, ügyek esetében, hogy a felhasználók meghatározzák az adott folyamat következő lépését és annak ellátásának felelősét, határidejét, majd a rendszer ennek megfelelően vezérli, nyomon követi, és naplózza annak végre hajtását.

A rendszer iratkezelő moduljában létrehozott ügyiratok és iratok mint ügyek, és feladatok jelennek meg a felhasználónak.

FF/14. Folyamatok felhasználók általi definiálásának lehetősége

A rendszerben legyen lehetőség programozási nyelvek ismerete, illetve a Szállító közreműködése nélkül is folyamatokat megtervezni, definiálni. Pl. grafikus felületen.

FF/15.A munkafolyamatok kapcsán valamennyi releváns információ tárolása

A folyamatokra vonatkozóan a rendszer legalább az alábbi adatokat kezelje:

- Név- Leírás- Tevékenységek, feladatok- Logikai elágazások (párhuzamos, szelektív, iteratív útvonalak),

azok szabályrendszere- Erőforrások (a munkafolyamat és annak feladatainak

végrehajtását végző, ahhoz szükséges szervezeti és egyéb erőforrások)

- Állapotok (események)- Input, output adatok- Határidők, időadatok

FF/16. Iktatószám alapú azonosítás A folyamatok, feladatok, ügyek listájában az ügy az iratkezelő moduljából átvett iktatószámmal legyen azonosítható.

FF/17. Lefúrás (drill down) funkció

Adott folyamatot, ügyet kiválasztva megtekinthetők az annak feladatai (amennyiben iratkezelő moduljában van kapcsolódó irat, úgy az adatok onnan kerülnek szinkronizálásra, a meta adatokkal, és csatolt elektronikus dokumentumokkal együtt).

Adott feladatot kiválasztva pedig megtekinthető k a feladat részletes adatai (pl. határidők, felelősök, teendők, stb.).

FF/18. Rugalmasság, SZZRT által bővíthetőség

A rendszerben a folyamatok kezelésével kapcsolatban tárolt információk, jellemzők értékkészletek köre (megfelelő felhasználói jogosultsággal) a felhasználók által is bővíthető legyen.

FF/19. Státuszok kezeléseA folyamatok, tevékenységek kapcsán a rendszer rendelkezzen alapértelmezett státusz értékkészlettel, de ennek köre a felhasználó által bővíthető legyen.

FF/20. Folyamatok nyomon követése A rendszer támogassa a benne leképezett folyamatok nyomon követését, tárolja és jelenítse meg, hogy melyik folyamat példány hol

23/39




tart (a folyamat mely lépésénél, melyik felhasználónál), mi a státusza, mennyi ideje vár ott, milyen megelőző lépéseket, mely felhasználó, milyen határidőkkel végzett el. A nyomon követést grafikus megjelenítés (pl. folyamatábrán, sematikus ábrán) is támogassa.

A nyomon követéssel kapcsolatos aktuális információkat a rendszernek XML formátumban kell tudnia kifelé szolgáltatnia, így azokat a későbbiekben akár az ARIS rendszerben is meg lehet jeleníteni.

FF/21. Tulajdonságok, jellemzők kezeléseA rendszerben lévő objektumokhoz (pl. folyamatok, feladatok) tulajdonságok, jellemzők legyenek rögzíthetők, melyek köre a felhasználó által bővíthető legyen.

FF/22. Szemantikai ellenőrzés A rendszer támogassa a benne definiált folyamatokra vonatkozóan azok szemantikai helyességét megvalósító ellenőrzését.

FF/23. Feladatok kötegelt (batch) végrehajtásának támogatása

A feladatok szekvenciális elvégzése mellett a kötegelt (batch) munkavégzést is támogassa a rendszer. Utóbbi esetén a felhasználó hasonló feladatokat végez el nagy mennyiségben. A kötegelt feldolgozás támogatása lehetővé teszi a hatékonyabb munkavégzést, mivel szükségtelenné teszi a folyamatirányítási és egyéb alkalmazások közötti folyamatos váltásokat.

FF/24. Automatikus működés képességeA rendszernek lehetőséget kell biztosítani arra, hogy a felhasználói beavatkozást nem igénylő tevékenységek automatikusan is lefuthassanak, ezáltal csökkentve a folyamat átfutási idejét.

FF/25. Folyamatok, folyamat példányok priorizálása

Az egyes folyamat típusokat, illetve folyamat példányokat prioritási jellemzővel kell tudni ellátni, ami annak fontosságát jelöli. A prioritások beállításával lehetőséget kell biztosítani a felhasználó napi teendőinek ütemezésére is.

FF/26. Munkakosár kezelés

Valamennyi felhasználó rendelkezzen un. munkakosárral, ezáltal bejelentkezéskor mindig láthatja, hogy melyek az aktuálisan elvégzendő feladatai, amelyeket vagy ő kezdeményezett, vagy valamelyik másik felhasználótól, folyamattól kapott.

FF/27. Határidők kezelése

A folyamatok tervezésekor a folyamat egészére-, illetve a benne szereplő tevékenységekre, feladatokra vonatkozóan is kell tudni határidőket definiálni, ezeket az információk az adott felhasználók feladatainak ütemezését is támogassák automatizáltan is.

FF/28. Elektronikus űrlapok kezelése

A rendszernek a folyamatok kapcsán kezelendő adatok strukturált bevitelére és szerkesztésére elektronikus űrlapokat kell biztosítania. Az űrlapok összeállítását és módosítását az SZZRT megfelelő felhasználóinak is el kell tudni végezni, külső szállítói közreműködés nélkül is. Az elektronikus űrlapok adatait a rögzítést követően le kell tárolni és továbbítani kell tudni akár transzformációval is egyéb rendszerek (pl. irat-, és dokumentumkezelő) számára.

FF/29. Munkatársak helyettesítésének támogatása

A rendszerben a folyamatok, ügyek gördülékeny megvalósításához szükséges a felhasználók helyettesítésének kezelése. Ez azt jelenti, hogy valamennyi felhasználóra vonatkozóan lehessen rögzíteni adott időszakra helyettesítő(ke)t, aki(k) arra az időszakra a helyettesített felhasználó jogosultságaival kell rendelkezzen(ek). A helyettesítések beállításakor további jellemzők (pl. ügytípus, partner) alapján is legyen lehetőség a konkrét helyettesítő megadására. A helyettesítés során a helyettesítő felhasználó által végzett tevékenységek naplózásánál a helyettesítés tényét is szerepeltetni kell.

24/39




FF/30. Mérési pontok, mutatószámok kezelése

A munkafolyamatok informatikai támogatásának tervezésekor legyen lehetőség mutatószámok és hozzájuk kapcsolódó mérési algoritmusok definiálására. Ezekre a mutatókra vonatkozó forrás információkat azután a rendszer automatikusan (az esetleges, felhasználó általi manuális érték megadás is támogatandó) gyűjtse és tárolja, így a mutatószámok aktuális és historikus értékei is megtekinthetők legyenek.

FF/31. Keresőfelület

A rendszer biztosítson részletes, akár összetett keresési lehetőséget a folyamatok, feladatok állapotára vonatkozóan, felhasználó, ügytípus szerinti bontásban, vagy tetszőleges jellemzőre, paraméterre.

Legyen lehetőség a felhasználó által összeállított keresési feltételek elmentésére, így azok a későbbiekben bármikor újra futtathatók

3.4. Riportolás


R/1. Folyamatban lévő ügyek riportjai

A rendszer szolgáltasson naprakész információt, statisztikákat a folyamatban lévő ügyek, folyamatok alábbi jellemzőiről:

- Folyamatban levő ügyek, azok száma- Iktatott iratok, azok száma- Késedelmes ügyek, azok száma- Ügyintézési idő

o Az ügy kezdete óta eltelt idő

o Az ügy kezdete óta eltelt ügyintézési idő

o Az ügy kezdete óta felfüggesztett státuszban eltelt idő

- Átadás-átvételi idők- Az utolsó átadás óta eltelt idő- A szignálási határidőből hátralevő idő- Az ügy határidejéből hátralevő idő- Be nem tartott határidők mennyisége, csúszási ideje

R/2. Lezárt ügyek riportjai A rendszer szolgáltasson naprakész információt, statisztikákat a folyamatban lévő ügyek, folyamatok alábbi jellemzőiről:

- Lezárt ügyek, iratok, azok száma

o Határidőben lezárt ügyek, azok száma

o Határidőn túl lezárt ügyek, azok száma

o Átlagos késés, csúszás

- Irattárban levő ügyek, azok száma

o Kézi irattárban levő ügyiratok, azok száma

o Kézi irattárban levő, meghosszabbított kézi irattári tárolású ügyiratok, azok száma

o Kézi irattárban levő, lejárt őrzési idejű, még a Központi Irattárnak át nem adott ügyiratok száma

o Kézi irattárból kikölcsönzött ügyek, azok száma

o Központi irattárban levő ügyiratok száma

o Kikölcsönzött ügyiratok, azok száma

o Lejárt határidejű kölcsönzések

o Irattári terv szerint levéltárba adandó ügyiratok, azok száma

25/39




o Irattári terv szerint selejtezendő iratok, azok száma

R/3. Lekérdezések bontása

A lekérdezéseknek legalább az alábbi bontások (illetve kombinációjuk) szerint kell elkészíthetőnek lenniük

- Felhasználónként- Ügyintézőnként- Szervezeti egységenként

o Osztály

o Főosztály

o Igazgatóság

o Teljes szervezet

- Irattípusonként- Megadott időszakra- Irat irányára

o Bejövő

o Kimenő

o Belső

R/4. Rendszerhasználati statisztikaA rendszernek tudnia kell riportot készíteni arról, hogy mekkora a látogatottsága (belépések száma idősorosan, felhasználókra, szervezeti egységekre szűrve).

R/5. Felhasználó által definiálható riportok

A rendszerben legyen lehetőség a benne tárolt és kezelt adatokra vonatkozóan a felhasználónak riportot, kimutatást készíteni, amelyek riport sablonként akár el is menthetők, és később bármikor futtathatók az aktuális adatokat szolgáltatva. A riporttervezést a rendszer kényelmi funkciókkal támogassa (pl. lehetséges adatkörök, értékkészletek megjelenítése, riportkészítés drag and drop funkcióval).

R/6. Riportok eredményének exportálásaA rendszerben készített riportok eredményeit lehessen táblázatos formában, Excelben szerkeszthető módon, valamint PDF-ben nem szerkeszthető módon exportálni.

26/39



4. BIZTONSÁGI KÖVETELMÉNYEK

4.1. Jogosultság kezelés


B/1. Adatokhoz való hozzáférés szabályozása

A rendszer biztosítsa a feladatkörökhöz tartozó megfelelő jogosultsági szintek kialakítását, amelyek szabályozzák az adathozzáféréseket is. A szerepkörök jogosultságai manuálisan módosíthatóak legyenek lehetőség szerint (megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználó által).

B/2. Felhasználó azonosító adatok változtatása

A megoldás tegye lehetővé a jelszavak felhasználó általi változtatását. A megoldás támogassa a megfelelő policy bevezetését a jelszavak megadásához. A rendszer a jelszavakat csak titkosítva tárolhatja.

4.2. Naplózás


N/1. Naplózás

A rendszer folyamatosan naplózza időrendben az összes feldolgozási lépést, az azok által kezelt és módosított adatok körét, a folyamatot indító felhasználók szerint. Cél, hogy visszamenőleg is követni lehessen az adathozzáféréseket és utólag is ellenőrizni lehessen azok jogosságát.

N/2. A naplózás mélysége

A naplózás olyan mélységű kell, hogy legyen, hogy minden adatmező módosításról (vagy hozzáférésről) meg lehessen utólag állapítani, hogy mely felhasználó, mely időpontban, milyen adatot milyen adatra módosított. Legalább a naplóban tárolni kell tehát a módosított mező értékeket is, ezáltal minden mező korábbi értékei is visszakereshetőek.

N/3. Irat, ügyirat naplóAz iratkezelő modul biztosítsa, hogy az irat, ügyirat megtekintő felületről közvetlenül megtekinthető legyen az adott irat, ügyirat felhasználói módosításainak, hozzáféréseinek naplója.

N/4. Rendszerműveletek naplózásaA napló ne csak a szűken vett adatbázis-műveleteket tartalmazza, hanem a rendszer műveleteinek naplózása is szükséges (például rendszerindítás, rendszerleállás, sikeres/sikertelen bejelentkezés stb.)

N/5. Napló módosíthatatlanság A napló tartalma ne legyen módosítható, még adminisztrátori jogkör birtokában sem.

N/6. Napló olvasásaA naplót csak megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználók olvashassák; ugyanakkor minden felhasználó férjen hozzá a munkavégzéséhez szükséges naplóadatokhoz. (Pl. irat napló)

N/7. Üzemeltetői tevékenységlista generálás és követés

A rendszer tartson nyilván időszakos (napi, heti, havi) üzemeltetési tevékenységlistát és vezesse, kövesse a tevékenységek

27/39




végrehajtását.

N/8. Időbélyeg A rendszer minden naplóadatot belső (nem hitelesített) időbélyeggel rögzítsen.

5. INTEGRÁCIÓS KÖVETELMÉNYEK – INTERFÉSZEK


I/1. Iratkezelő <> Dokumentumkezelő

Amennyiben a rendszerben az iratkezelő, dokumentumkezelő és folyamatirányító modulok több informatikai szoftver által kerülnek megvalósításra, az ezek közötti integráció feltétlenül szükséges. Vonatkozó integrációs követelmény:

- Az iratkezelő rendszerben kezelt iratokhoz kapcsolódó dokumentumok rögzítéskor a dokumentumkezelő rendszerben kerüljenek automatikusan eltárolásra, verziózásra és a további dokumentummenedzsment funkció (pl. címkézés, keresés) is legyen elérhető az iratkezelőből.

I/2. Iratkezelő <> Folyamatirányító (workflow)


- Az iratkezelő rendszerben kezelt iratokkal kapcsolatos, a folyamatirányító (workflow) rendszerben leképezett (az által vezérelt) ügyintézési folyamatok az iratkezelési folyamatból elérhetők indíthatók, elérhetők legyenek, és amennyiben a vezérelt folyamatban (workflow-ban) iratkezelési feladat (pl. új iktatandó irat) keletkezik, az onnan egyből elvégezhető legyen a rendszerek közötti manuális felhasználói átjelentkezés nélkül. A workflow-k a bemeneti adataikat az irat, illetve az ügyirat adataiból (tehát az elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszerből) kapják, és a workflow lefutása végén a kiküldésre kerülő anyag a workflow-ban rögzített eljárással feltöltésre kerül a dokumentumtárba. A közbenső lépéseket a workflow folyamatvezérelten, automatikusan, az irattípus alapján vezeti.

I/3. Folyamatirányító <> Dokumentumkezelő


- A munkafolyamat során keletkező, illetve kezelendő dokumentumok automatikusan átadásra kell kerüljenek a dokumentumkezelő rendszernek, az ott elvégzett feladatok adatait azután a folyamatirányítónak kell megkapnia.

I/4. Microsoft Outlook Az elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszer modulnak a Microsoft Outlook 2007, 2010, 2013 verziójú rendszerhez beépülő klienssel kell rendelkeznie, amely lehetővé teszi az irat elektronikus iratkezelő rendszerbe való átemelését, iktatásának indítását, támogatását.

A folyamatirányító modul legyen képes automatikusan adatot cserélni (küldeni, fogadni) a Microsoft Outlook 2007, 2010, 2013 verziójával. Ez biztosítson lehetőséget a kialakítandó rendszerben rögzített feladatok, események átadását az MS Outlook-ba, és a szabadságok kezelése kapcsán pedig oda-vissza adatátadás is megvalósítható

28/39




legyen.

I/5. Microsoft Word

Az elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszer modulnak a Microsoft Word 2007, 2010, 2013 verziójú rendszerhez beépülő klienssel kell rendelkeznie, amely lehetővé teszi az irat elektronikus iratkezelő rendszerbe való átemelését, iktatásának indítását, támogatását.

I/6. Microsoft SharePoint

A rendszernek adatkapcsolattal kell rendelkeznie az SZZRT belső intranet rendszerét megvalósító SharePoint szoftverrel (2007, 2010, 2013 verziókkal). Az adatkapcsolat dokumentumokra, azok jellemzőire, iratkezeléssel és ügyintézéssel kapcsolatos adatokra terjedhet ki, ennek pontos specifikálását a rendszer kialakítási projektben kell elvégezni.

I/7. Microsoft Dynamics AX

A SZZRT integrált vállalatirányítási (ERP) rendszerében történik a szerződések nyilvántartása. A szerződés igénye már kerüljön iktatásra az iratkezelő rendszerben és a szerződés életciklusát már az, illetve a workflow modul támogassa. A folyamat azon szakaszában, amikor a szerződés már várhatóan aláírásra fog kerülni, akkor kell csak AX-be bekerülnie (adat átadással), addig a jogi és szakmai fordulók csak az iratkezelőben zajlanak. AX-be átadandó a szerződés iktatószáma, témája, a partner, a szerződés utolsó Word verziójának linkje, később az aláírt, beszkennelt kötelezettségvállalás linkje, amit az iratkezelő rendszer tároljon.

Továbbá az iratkezelő modul és az AX rendszer között szükséges integrációs kapcsolat a partnertörzsek szinkronizálására is. Az iratkezelő az iratokkal kapcsolatos partnereket, az AX pedig a számlázás és egyéb pénzügyi-számviteli funkciók kapcsán kezelendő partnereket tárolja.

I/8. Benyil A SZZRT bejelentés kezelő rendszeréből (Benyil) át kell tudni venni az új bejelentéseket és azokat iktatni az iktatórendszerben.

I/9. SCCM - HelpDesk A rendszernek iktatásra át kell tudnia venni a helpdesk rendszerből az iktatandó új igénybejelentéseket.

I/10. ARIS

A folyamatirányító modul legyen képes az ARIS folyamatmenedzsment támogató szoftverben lévő EPC folyamatmodellek XML formátumban történő betöltésére és ez alapján a munkafolyamatok informatikai támogatását (workflow fejlesztés) tervezni, megvalósítani. Ez döntően a folyamat tevékenységeit (lépéseit), kapcsolódó szerepköröket, input-output adatokat, eseményeket jelenti. A folyamatirányító rendszernek pedig valós idejű adatokat kell tudni átadni a vezérelt folyamatok monitorozásához (lefutott-, futó folyamatok száma, feldolgozási időadatok, stb.)

I/11. Faxszerver A kialakítandó rendszer irat- és dokumentumkezelő moduljának szabványos interfészen integrálódnia kell tudnia az SZZRT-nél bevezetésre kerülő elektronikus faxszerver alkalmazással.

I/12. Szabványos csatolófelület A rendszernek képesnek kell lennie más, külső rendszerekkel (például a specifikáció alatt levő új HR rendszerrel) folyatott szabványos adatcserére. Az ehhez szükséges adatkommunikációt webservice alapú üzeneteken keresztül kell megvalósítani.

Az iratok, ügyiratok átadás-átvételét biztosító felület pontos specifikációját a rendszer dokumentációjában rögzíteni kell.

Az interfész felületen minimálisan kezelendő (átvételt, illetve átadást teljes körűen biztosítandó) adattípusok az alábbiak:

29/39




- Érkeztetési adatok:

o A küldemény érkeztetési száma

o A küldemény beérkezésének ideje

o A küldemény feladója

o A küldemény postai azonosítója (ragszáma)

o A küldemény küldő által feltüntetett iktatószáma, illetve egyéb azonosítója

o Digitalizálás esetén az irat vonalkódja;

o Az érkeztetést végző személy neve, szervezeti egysége;

o A küldeményt birtokló szervezeti egység megjelölése;

o Csatolt elektronikus dokumentumok;

- Ügyirat iktatási, illetve ügyintézési adatok:

o Az ügyirat tárgya

o Az ügyirat iktatószáma

o Irattári tételszám

o A létrehozás dátuma

o A külső partner (beküldő, vagy címzett) neve

o Az ügy (ügyirat) felelőse (szignált szervezeti egység és ügyintéző)

- Irat iktatási, illetve ügyintézési adatok:

o Az irat tárgya

o Az irat iktatószáma

o Az irat típusa

o Az érkezés dátuma

o Küldemény adathordozójának típusa (papíralapú, elektronikus)

o Az irat birtokosa (birtokos szervezeti egység és ügyintéző)

o Az irat felelőse (szignált szervezeti egység és ügyintéző)

o Csatolt elektronikus dokumentumok

o Kapcsolatos tárgyszavak

o Bejövő irat esetén:

A feladó neve, postai és e-mail címe A kapcsolódó érkeztető szám Érkeztetéshez kapcsolódó adatok (az érkeztető

szám kitöltése után automatikusan átemelésre kerülnek)

Könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítója (ragszáma)

A küldemény küldő által feltüntetett iktatószáma, illetve egyéb azonosítója;

Digitalizálás esetén az irat vonalkódját A kapcsolódó küldemény bontója A kapcsolódó küldemény bontás ideje

o Kimenő irat esetén:

A címzett neve, postai és e-mail címe A kimenő irat aktuális verziója (folyamatban levő ügy

esetén tervezet, expediálás után a végleges verzió)

A folyamatirányítás kapcsán a folyamatban szereplő tevékenységek végrehajtása során a szükséges egyéb szakrendszerek, szoftverek elindítását is el kell tudja végezni a rendszer, egy előtétfelületet biztosítva ezáltal. Ezzel a megoldással lehetőséget kell biztosítani, hogy a rendszer egy modul adatbázisából adatot olvasson ki, majd azt egy másik alkalmazásba (pl. annak űrlapjába) illessze be.

30/39




I/13. Dokumentumtár

Az iratkezelő modulnak interfészen keresztül át kell tudnia adnia az irathoz csatolt dokumentumokat más szakmai rendszerek számára.

A szakmai rendszerekben készült dokumentumot az iratkezelő modulnak interfészen keresztül fogadnia kell tudni. Az interfészen keresztül fogadott dokumentumot az iratkezelő modulnak csatolnia kell a megadott irathoz (alszámhoz).

I/14. Központi törzsadattárAz iratkezelő modulnak lehetőséget kell biztosítania a szakmai rendszerek számára a központi törzsadattárban tárolt partner adatok lekérdezésére interfészen keresztül.

6. ÜZEMELTETÉSI KÖVETELMÉNYEK


ÜZ/1. Helyi, belső üzemeltetés

A Szerencsejáték Zrt. a kialakításra kerülő rendszert a saját telephelyén, saját kiszolgálóin kívánja üzemeltetni. Ez a követelmény mind az alkalmazásra, mind pedig a vonatkozó adatbázisokra érvényes.

A rendszer üzemeltetését tehát az SZZRT saját belső erőforrásaival, munkatársaival kell tudni megvalósítani.

ÜZ/2. Üzemeltetési dokumentáció

A rendszer rendelkezzen a telepítés és üzemeltetés feladatait, jellemzőit teljes körűen és részletesen bemutató dokumentációval, amely lehetővé teszi a rendszergazdák számára a működtetéshez szükséges ismeretek elsajátítását és állandó hozzáférhetőségét.

A dokumentáció az aktuális szoftver verzióra vonatkozzon, és képernyő képekkel segítse az üzemeltetést végzők munkáját. Az üzemeltetési dokumentummal szemben támasztott tartalmi elvárásokat a 7.1 fejezet tartalmazza.

Az üzemeltetési dokumentációnak olyan mélységűnek kell lennie, hogy az alapján egy (az alapvetően szükséges informatikai képzettségek birtokában levő) informatikai szakember a szükséges feladatokat a szállító közreműködése nélkül megfelelően el tudja végezni.

ÜZ/3. További rendszerkörnyezetek létrehozása

Az éles és tesztelési környezet mellett legyen lehetőség további (pl. oktatási) környezetek létrehozására, már meglévő környezet másolásával.

ÜZ/4. Adatok mentése, archiválásaA rendszerben annak leállítása nélkül legyen lehetőség az adatok és a rendszer időszakos (napi, heti, havi, éves) idősoros mentésére, teljes körű és inkrementális mentésekkel.

ÜZ/5. Rendszer és a rendszerparaméterek mentése

A rendszer tegye lehetővé a beállítások, konfigurációs paraméterek mentését is (sys back-up).

ÜZ/6. Adatok és a rendszer visszatöltéseA rendszer biztosítsa az elmentett adatok és rendszerparaméterek hibamentes, konzisztens visszaállítását az üzemi adattartalom veszélyeztetése nélkül.

ÜZ/7. Felhasználói csoportok kezelése A rendszerben a felhasználók csoportokba rendezhetőek kellenek,

31/39




hogy legyenek. A jogosultságokat és egyéb felhasználói beállításokat a felhasználói csoportokra kelljen beállítani, ezeket az adott csoportba tartozó felhasználók megöröklik.

A felhasználói csoportok létrehozása történhessen meglévő csoport másolásával is, ilyenkor a meglévő csoport beállításai, jogosultságai öröklődjenek át.

ÜZ/8. Felhasználó tiltásaA rendszerben legyen lehetőség a felhasználók tiltására, inaktívvá tételére (pl. státusszal). A letiltott felhasználó jogosultságai örökíthetők legyenek más felhasználóra.

ÜZ/9. Üzletfolytonossági terv (BCP) készítéseA rendszer kialakítása és bevezetése során a szállítónak kell elkészíteni a kapcsolódó folyamatokra vonatkozó üzletfolytonossági terveket.

ÜZ/10. Katasztrófa helyreállítási terv (DRP) készítése

A rendszer kialakítása és bevezetése során a szállítónak kell elkészíteni a vonatkozó katasztrófa helyreállítási tervet.

ÜZ/11. Rendelkezésre állásAz elektronikus iratkezelő rendszernek képesnek kell lennie a 7x24 üzemelésre, ugyanakkor az elvárt rendelkezésre állás 5x10 óra (munkanapokon 07.00-17.00).

ÜZ/12. Üzemeltetési környezet

A rendszernek Windows Server 2008 és 2012 környezetben is kell tudnia üzemelnie, az adatokat pedig MSSQL adatbázis-kiszolgálóval kell kezelni.

A SZZRT már rendelkezik a szükséges szerver (kiszolgáló) eszközökkel, operációs rendszerrel, valamint adatbázis kezelővel és azokra vonatkozó licencekkel, így ezek beszerzése a rendszer kialakítási projekt keretében már nem szükséges.

Az SZZRT rendelkezésére áll az irat- és dokumentumkezelő, valamint folyamatirányító rendszer felhasználóira megfelelően licencelt SharePoint 2013, amely a rendszer által igényelt dokumentumtár funkciókra alkalmazható.

ÜZ/13. Kliens web böngésző kompatibilitásAmennyiben a rendszert a végfelhasználók web böngészőn keresztül érik el, a támogatandó böngészők az alábbiak:

- Internet Explorer 8, 9, 10

7. A MEGVALÓSÍTÁSI PROJEKTTEL KAPCSOLATOS KÖVETELMÉNYEK

7.1. Dokumentációk elkészítése


P/1. Az írásos dokumentumokkal szemben támasztott általános követelmények

Az írásos dokumentumokkal szemben támasztott általános követelmények:

- Egyértelműség, közérthetőség

32/39




- Könnyű kezelhetőség

- Könnyű kereshetőséget elősegítő strukturáltság

- Szerkeszthető, MS Office kompatibilis formátum

P/2.Dokumentációk véleményeztetése, vélemények átvezetése és a dokumentációk jóváhagyatása

A Szállító a projekt során elkészített dokumentációkat véleményezteti az SZZRT-vel, valamint az általa kijelölt szakértőkkel. A véleményeztetés során a Szállító:

- Összegyűjti, konszolidálja a véleményezés során érkező visszajelzéseket

- A véleményekre írásban rögzíti a viszontválaszait

- A véleményezés során fogadott igényeket, megjegyzéseket átvezeti a dokumentációkon

- A jóváhagyást igénylő dokumentumok (pl. funkcionális specifikáció) esetében gondoskodik annak a projekt által kijelölt szakértők és döntéshozók általi jóváhagyatásáról

P/3. Rendszerterv

A Szállító által elkészítendő (fizikai és logikai) rendszertervnek minimálisan az alábbi tartalmi elemekre kell kiterjednie:

- Szoftver környezet függőségek: A rendszer, szolgáltatás szoftver környezet függőségei

- Tervezett modulok és eljárások: Név és magyarázat; az adott programozási környezet, modulok, funkciók felsorolása, magyarázata.

- Alkalmazás funkciók: Képernyőkhöz kapcsolódó alkalmazás funkciók

- Adatáramlási terv: A rendszer, szolgáltatás által kezelt adatok forrásának, és feldolgozási folyamatának részletes bemutatása, amennyiben tervezést igényel.

- Menüpontok: Menüpontok bemutatása (ahol menüvezérelt)

- Folyamatok: Képernyő folyamatok bemutatása

- Képernyőtervek: beviteli mezők, ellenőrzési pontok, paraméterek, gombok elnevezése, funkciója, értéklisták, képernyő elrendezések

- Interfészek: Interfészek logikai és részletes fizikai specifikációja

P/4. Telepítési útmutató

A nyertes ajánlattevő által készítendő telepítési leírásoknak legalább tartalmaznia kell, hogy hogyan kell a rendszer szolgáltatásokat, vagy azok változtatásait tartalmazó patch-eket telepíteni, illetve patch esetén az milyen fejlesztéseket tartalmaz (change log) és milyen rendszerkomponenseket érint.

P/5. Felhasználói kézikönyvek

A felhasználói kézikönyveknek tartalmaznia kell az ügyintéző és a standard felhasználók számára a rendszer szolgáltatások minden funkciójának felhasználói leírását.

A felhasználói leírás olyan mélységű, hogy az alapján a felhasználók külső segítség igénybe vétele nélkül alkalmazni tudják az adott funkciókat.

P/6. Üzemeltetői kézikönyv Az üzemeltetési kézikönyveknek minimálisan tartalmazza az alábbiakat:

- A beállítási, konfigurációs lehetőségek leírása (pl. felhasználókhoz kötődő, funkcionális)

- Üzemeltetői leírás

o Időszakos üzemeltetési feladatokat, azok menetét (pl. mentés)

o Eseti üzemeltetési feladatokat, azok menetét (pl. frissítés, visszatöltés)

33/39




o Riportok

o Minimális elvárások a rendszer üzemeltetőjével szemben

- Telepítési leírás

- Mentés és visszaállítás

o Mentési környezet

o Mentési stratégiák

o Mentés és visszaállítás lépései

- Naplófájlok felépítése, kezelése

- Az üzemeltetés által monitorozandó paraméterek jellemzőit, határértékeit, elvárt küszöbértékeit, ezek pontos helyét, és részletes leírást a monitorozásról

- Monitorozási feladatok

- Az ismert problémák megoldásaihoz vezető feladatsor, hiba keresési tevékenységek leírását (FAQ)

P/7. Oktatási segédanyagok

Az oktatási segédanyagoknak alkalmasnak kell a rendszer szolgáltatásainak, funkcióinak, valamint azok használatának felhasználói csoportokra testreszabott teljes körű bemutatására.

A tesztelők, felhasználók és üzemeltetők részére az egyes felhasználói szerepkörökhöz illeszkedő elektronikus oktatási segédanyagok készítése és leszállítása szükséges.

P/8. Egyéb projekt dokumentációkA Szállító és az SZZRT a DMS és WF szoftver megvalósítási projekt elején a Projekt Alapító Dokumentumban rögzítsék a projekt dokumentációk (státuszjelentések, stb.) körét és tartalmát.

7.2. Megvalósítás


P/9. Fejlesztés A rendszer fejlesztése a funkcionális specifikációban és a rendszertervben meghatározottaknak megfelelően.

P/10. Telepítés

A rendszer telepítése mind szerver, mind kliens oldalon, a fejlesztési és teszt és éles környezet kialakítása (az Ajánlatkérő ajánlása, specifikációja alapján a Megrendelő által beszerzett hardverek és licencek használatával).

P/11. Környezet beállítása, paraméterezésA rendszer végleges és teszt környezetének beállítása, a specifikációkban rögzítetteknek és az Ajánlatkérő igényeinek megfelelő paraméterezése.

P/12. A rendszerterv aktualizálása A rendszerterv aktualizálása a ténylegesen megvalósított rendszernek megfelelően.

34/39



7.3. Tesztelés


P/13. Környezetek biztosítása

A Szállító feladata a teszt rendszer környezeteinek (operációs rendszer, illetve esetlegesen szükséges egyéb szoftverek) beállítása, a specifikációkban rögzítetteknek megfelelő paraméterezése, alkalmassá tétele a szolgáltatások tesztelésére, oktatásra. Az SZZRT biztosítja a szükséges hardver, operációs rendszer, valamint adatbázis rendszer feltételeket.

P/14. Telepítés teszt környezetben A Szállító Nyertes ajánlattevő feladata a teszt rendszer telepítése, valamint az éles rendszer telepítés támogatása.

P/15. Tesztelési és oktatási sablon rendszerkörnyezetek

A tesztelések és oktatások elvégzéséhez felparaméterezett, teszt ügyfelekkel, hivatalokkal és iratokkal feltöltött rendszerkörnyezetek kialakítására van szükség.

A tesztelési alapadatokkal való feltöltés a Szállító feladata.

P/16. Tesztesetek, tesztelési jegyzőkönyv minták

A Szállító által kidolgozandó teszt jegyzőkönyveknek minimálisan az alábbiakat kell tartalmaznia:

- Teszteset koncepció (Mit akarunk tesztelni? Pl. utalás a követelményre)

- Teszt végzésének előfeltételei (pl. milyen felhasználó, milyen törzsadatok előzetes bevitele mellett)

- Teszt lépések (végrehajtandó lépések)

- Elvárt eredmény

- Tapasztalt eredmény

- A tesztelés során feltárt hibák, nem megfelelőségek, valamint azok kategorizálása és tervezett megoldása, javítása

P/17. Gyártói teszteléseket igazoló tesztelési jegyzőkönyvek

A Szállító által végzett gyártói tesztek kitöltött jegyzőkönyveinek az előző pontban ismertetett tartalmi elemekre kell kiterjednie.

P/18. Hibalisták, hibajavítások dokumentációja

A nyertes ajánlattevőnek a tesztelés során azonosított hibákról és azok javításáról, illetve ezek státuszáról folyamatos nyilvántartást kell vezetnie.

7.4. Törzsadatgyűjtés


P/19. Törzsadatok körének meghatározása

P/20. Törzsadatgyűjtés

35/39



7.5. Oktatás


P/21. Tesztelők oktatásaA Szállító feladata a tesztelők részére tartandó oktatások vonatkozásában a tananyagfejlesztés, az oktatások megszervezése és lebonyolítása az átvételi tesztelés lebonyolítását megelőzően.

P/22. Üzemeltetők és támogató funkciókat ellátó ügyintézők oktatása

A Szállító feladata a tananyagfejlesztés, az oktatások megszervezése és lebonyolítása a rendszer átadás-átvételét megelőzően az alábbi csoportokra vonatkozóan:

- Üzemeltetők (kb. 5 fő)

- Kulcsfelhasználók (kb. 10 fő)

- Iratkezelési feladatokat ellátó ügyintézők (maximum 100 fő)

Az ügyintézői oktatások megtartása az SZZRT oldali kulcsfelhasználók feladata lesz.

7.6. Próbaüzem, éles indulás


P/23. Próbaüzem

A Szállító feladata a rendszer éles infrastruktúrán történő telepítése, beállítása, és a rendszer éles infrastruktúrán, éles működéshez hasonló terheléssel megvalósított végső tesztelése, valamint az ehhez szükséges („éles”) környezet kialakításának támogatása a meglévő eszközök figyelembe vételével.

P/24. Élesbe állás, stabilizáció periódus

Az élesbe állás, valamint az élesbe állást követő stabilizálási periódus során a Szállító folyamatos helyszíni jelenléttel kiemelt támogatást biztosít az SZZRT érintett munkatársai számára.

A stabilizálási periódus hossza az élesbe állás napjától számított 1 hónap.

8. TÁMOGATÁS


T/1. Hibajavítás

A garanciális, illetve a támogatási és karbantartási szerződés keretében végzendő hibajavítás esetén kritikus (egy teljes ügyintézési folyamat működését megakadályozó, vagy jelentősen gátló) hibánál a hibajavítást 2 munkaórán belül meg kell kezdeni, a hibát 2 munkanapon belül el kell hárítani.

Nem kritikus hibák esetén a hibajavítást 3 munkanapon belül el kell kezdeni, a hibát 8 munkanapon belül el kell hárítani.

T/2. Jogszabályok követése A rendszer működését érintő jogszabályváltozások esetén – amennyiben a rendszer paraméterezésével a probléma nem oldható

36/39




meg - a szükséges fejlesztési munkák elvégzése a jogszabályban meghatározott határidőre (figyelembe véve a tesztelés és az oktatás időigényét is). A jogszabályok követését a szerződés megkötését követő 2 évig kell biztosítani.

T/3. Poszt-implementációs támogatás

A rendszer szállítója köteles poszt implementációs támogatást biztosítani a rendszer átadását követően 1 hónap át az alábbiak szerint:

- A felhasználók helyszíni támogatása rendszerrel, annak funkcióival kapcsolatban a felmerülő kérdések, igények vonatkozásában

T/4. Folyamatos támogatás

A rendszer szállítója opcionális (külön árazott) ajánlati tételként köteles normál támogatást biztosítani a rendszer átadását követően 2 éven át az alábbiak szerint:

- Hibajavítás, támogatás megkezdése 8 munkaórán belül, munkaidőnek tekintve a munkanapokon 8-16 óra közötti intervallumot.

- Támogatás terjedelme: programhibák javítása, üzemeltetés támogatás.

- A támogatási keret foglaljon magába évi 20 fejlesztői nap támogatást a garanciális hibajavításokon és jogszabálykövetésen felül. Az ezen felüli támogatásra Ajánlattevő külön óradíjat adjon meg ajánlatában.

9. FOGALOMTÁR, RÖVIDÍTÉSEK

FOGALOM MAGYARÁZAT

Alszám Az egy adott ügyben (főszámon) keletkezett iratok azonosítását szolgáló, a főszámon belül egyedi, a keletkezés sorrendje szerint sorfolytonos azonosító szám

Archiválás Elektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint elektronikus dokumentumok hosszú távú biztonságos megőrzése elektronikus adathordozón

ARIS Adatbázis alapú folyamattervező, nyilvántartó és elemző szoftver, amelyben az SZZRT értékteremtő üzleti folyamatai modellek formájában dokumentálva vannak.

Átadás Irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása

BCP Business Continuity Plan – üzletmenet folytonossági terv: Annak leírása, hogy hogyan lehet egy üzleti folyamatot fenntartani, működtetni annak sérülése, leállása alatt és után.

DRPDisaster Recovery Plan - katasztrófa helyreállítási terv: Annak leírása, hogy hogyan lehet az adott informatikai rendszert, szolgáltatást katasztrofális esemény bekövetkeztekor helyreállítani.

Előirat Összekapcsolt ügyiratok iratok esetében a korábban keletkezett, előzmény ügy

EPCAz eseményvezérelt folyamatlánc (Event-driven Process Chain), az ARIS folyamatábrázolási módszertana, amely a folyamatot egymást követő események és funkciók sorozataként kezeli.

Érkeztetés Az érkezett küldemény azonosítóval történő ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele

37/39



FOGALOM MAGYARÁZAT

Expediálás Az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása

Főszám Az egy adott ügy azonosítására szolgáló iktatási gyűjtőszám

Iktatás Az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keletkezést követően

Iktatókönyv Olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik

Iktatószám Olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot

Irat

Valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja

Irattári tételszámAz iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó azonosító (az irat szempontjából zárt elemű értéklánc)

Kézi irattár (átmeneti irattár)A szervezeti egységeknél kialakított olyan lokális irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás előtti őrzése történik

Kiadmányozás Az ügyintéző által elkészített kimenő irat tervezet vezetői ellenőrzése, jóváhagyása

Központi irattárSZZRT szinten központi, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett, fizikai, illetve elektronikus tárolóhely

Küldemény Az irat vagy tárgy - kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét -, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el

Lefúrás (drill down) Az adatok egyre részletezettebben nézetben való vizsgálata. Pl. felbontjuk az összesített iktatási adatokat területekre, vagy a havi összesített adatokat lebontjuk napi adatokra.

Levéltárba adás A lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása a Magyar Nemzeti Levéltárnak

Postakönyv A postai szolgáltatónak átadott küldemények nyilvántartása

Postázás Az expediált irat borítékolása, nyilvántartásba (postakönyvbe) vétele, postai szolgáltatónak való nyilvántartott átadása

Rendelkezésre állás A rendszer által nyújtott szolgáltatások adott időintervallumban normál működésre kész állása, működőképessége.

Selejtezés A lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése

Szemantikai ellenőrzés Adott információ, információ halmaz tartalmi, jelentésbeli (tehát nem formai) ellenőrzése.

Szignálás Az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az

38/39



FOGALOM MAGYARÁZAT

elintézési határidő és a feladat meghatározása

Utóirat Összekapcsolt ügyiratok iratok esetében a később keletkezett kapcsolatos ügy

Ügyintéző Az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti

Ügyintéző szervezeti egység Az ügy intézésére kijelölt szervezeti egység

Ügyirat Egy adott ügyben keletkezett valamennyi irat

39/39



cdn.szerencsejatek.hucdn.szerencsejatek.hu/download/012/730/szrt_dms-wf... · web viewaz...

Documents