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MANUAL DE SEGURIDAD BASC

Código: MS-SD-01

Versión: 05

Vigente desde: 01/02/2018

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Elaboró: Hugo Armando Vallejo G.

Coordinador del Sistema de Gestión Integral de Calidad

Revisó: Mario Alonso Castaño Estrada

Gerente de Operaciones

Aprobó: Mauricio Muñoz Aristizábal

Gerente de Desarrollo de Proyectos

Firma: Firma: Firma:

Nota: Si usted imprime este documento se considera “Copia No Controlada”, por lo tanto, debe consultar la versión vigente en el sitio oficial de la documentación del SGC.

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD BASC

NORMA BASC VERSION 4-2012

ESTÁNDARES INTERNACIONALES BASC VERSION 4-2012


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COMPAÑÍA CAFETERA LA MESETA S.A

1. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN

01 08/04/2010 Creación del Manual de seguridad

02 04/07/2011 Actualización del Manual de seguridad

03 08/10/2015 Actualización del Manual de seguridad

04 18/11/2016 Actualización mapa de procesos, codificación, estructura de acuerdo a la norma, resumen estadístico

de exportaciones

05 01/02/2018 Actualización del Manual de seguridad, cambios menores y logos


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CONTENIDO.

1. INTRODUCCIÓN

2. OBJETIVO DEL MANUAL 2.1 Objetivo General del Manual

2.2 Objetivos Específicos

3. INFORMACIÓN GENERAL DE LA COMPAÑÍA

3.1 Reseña Histórica 3.2 Misión

3.3 Visión 3.4 Estructura Gerencial de la Compañía

3.5 Productos y Actividad que desempeña

3.6 Resumen estadístico de Exportaciones

NORMA BASC VERSIÓN 4 DE 2012

4. REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN

4.1 GENERALIDADES

4.2 POLÍTICA DE CONTROL Y SEGURIDAD

4.3 PLANEACIÓN 4.3.1 Generalidades

4.3.2 Objetivos del Sistema de Gestión en Control y Seguridad 4.3.3 Gestión de Riesgos

4.3.4 Requisitos Legales y de otra Índole 4.3.5 Previsiones

4.4 IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN 4.4.1 Estructura, Responsabilidad y Autoridad

4.4.2 Entrenamiento, Capacitación y Toma de Conciencia 4.4.3 Comunicación

4.4.4 Documentación del Sistema de Gestión en Control y Seguridad

4.4.5 Control de Documentos 4.4.6 Control Operacional

4.4.7 Preparación y Respuesta a Eventos Críticos

4.5 VERIFICACIÓN 4.5.1 Seguimiento y Medición


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4.5.2 Auditorias

4.5.3 Control de Registros

4.6 MEJORAMIENTO CONTINUO

4.6.1 Mejora Continua 4.6.2 Acción Correctiva y Preventiva

4.6.3 Compromiso por la Dirección

ESTÁNDARES DE SEGURIDAD - BASC

1. REQUISITOS DE LOS ASOCIADOS DE NEGOCIOS 1.1 Procedimientos de Seguridad

1.2 Punto de Origen

1.3 Participación/Certificación en un programa de seguridad de la cadena de suministro administrado por una autoridad extranjera – N/A

1.4 Procedimientos de Seguridad durante el transporte 1.5 Otros criterios internos para la selección

1.6 Prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo

2. SEGURIDAD DEL CONTENEDOR Y DE LA CARGA

2.1 Integridad del Contenedor - N/A 2.2 Inspección del Contenedor y Furgón - N/A

2.3 Inspección del Furgón o Remolque

2.4 Inspección del Camión o Tractor 2.5 Sellos de Contenedor y Furgón

2.6 Almacenaje del Contenedor y Furgón - N/A

3. CONTROLES DE ACCESO FISICO 3.1 Empleados

3.2 Visitantes / Vendedores / Proveedores de Servicio

3.3 Identificación de personal de entregas y correos 3.4 Inspecciones

3.5 Identificación y Retiro de Personas no Autorizadas

4. SEGURIDAD DEL PERSONAL PROPIO, SUBCONTRATADO Y SUMINISTRADO

4.1 Verificación preliminar al Empleo 4.2 Verificación e investigación de antecedentes

4.3 Procedimientos de terminación de empleo

5. SEGURIDAD EN LOS PROCESOS 5.1 Procedimientos para la documentación e información


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5.2 Procedimientos para asegurar manifiestos oportunos y exactos

5.3 Recepción y despacho de carga

5.4 Discrepancias en la carga 5.5 Control de materias primas y material de empaque

6. SEGURIDAD FISICA

6.1 Seguridad del perímetro

6.2 Puertas y casetas 6.3 Estacionamiento de vehículos

6.4 Estructura de los edificios 6.5 Control de cerraduras y llaves

6.6 Iluminación 6.7 Sistemas de alarmas y videocámaras de vigilancia

6.8 Otros criterios de seguridad

7. SEGURIDAD EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

7.1 Protección con Contraseña 7.2 Responsabilidad

7.3 Protección a los Sistemas y Datos

8. ENTRENAMIENTO DE SEGURIDAD Y CONCIENTIZACION SOBRE AMENAZAS

8.1 Capacitación


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1. INTRODUCCIÓN

Teniendo en cuenta la constante evolución del comercio Internacional, se hace evidente la necesidad de mejorar los procesos dentro de las empresas tanto en la parte industrial como los procesos logísticos que permitan no

solo garantizarle al cliente la entrega de un producto de acuerdo a sus exigencias sino lograr elevados estándares de competitividad y efectividad en la cadena logística de exportación.

Conscientes de la importancia de proteger el buen nombre del café colombiano, se hace necesario colaborar con las autoridades oficiales del orden nacional e internacional, es por ello que la Compañía Cafetera la Meseta S.A.

(Exportadores de café) implementó normas y estándares de seguridad que ayudan a generar confianza y credibilidad en nuestras actividades nacionales e internacionales.

Comprometidos con el programa BASC-CAFÉ y la UIAF (Unidad de Información y Análisis Financiero de Colombia) se ha requerido que la alta dirección y el personal tomen consciencia de la ejecución, promoción y

desarrollo de las actividades preventivas destinadas a darle transparencia a las operaciones de comercio exterior; acción que ha sido primordial para garantizar el éxito del proyecto y que ha conllevado a la empresa al

mejoramiento de sus procesos con la colaboración permanente de un equipo humano organizado, honesto y comprometido con la razón de ser de la empresa.

2. OBJETIVO DEL MANUAL

2.1 OBJETIVO GENERAL DEL MANUAL

Establecer los procedimientos y mecanismos adecuados para garantizar la seguridad de las operaciones de

comercio nacional e internacional, con el fin de evitar la utilización del producto para el tráfico de ilícitos y

lavado de activos generando un ambiente de trabajo confiable y seguro.

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

La Compañía Cafetera La Meseta S.A. se ha visto en la necesidad de implementar y divulgar un Sistema de

Gestión en Control y Seguridad que brinde la posibilidad de ejecutar las correcciones necesarias para mitigar

cualquier desviación que pudiera ocurrir en la cadena productiva y de exportación; es por esto que la empresa se encuentra trabajando con estándares internacionales aceptados y reconocidos; fijando en la empresa:

Directrices e indicadores de gestión.

Responsabilidades y funciones al personal. Documentando los procesos o tareas a realizar y manteniendo la documentación controlada.

Planificando actividades y tareas para llevar a cabo el logro de los objetivos.

Efectuando mediciones y seguimientos a los procesos. Llevando registros como evidencia de las actividades ejecutadas, siendo estas fuentes de información

que nos permiten medir los indicadores de gestión. Tomando precauciones para controlar aquellos resultados o procesos que presentan no conformidades.


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3. INFORMACIÓN GENERAL DE LA COMPAÑÍA

3.1 RESEÑA HISTORICA

A partir de 1983, en la finca la Meseta, se comienza la compra de café verde a productores vecinos que debían

desplazarse hasta Chinchiná para venderlo a compradores locales. Se observa la posibilidad de mejorar los precios que los caficultores recibían por su café, además de un ahorro en costos de desplazamiento, tiempo y

facilidad en la entrega; dado que nuestra ubicación permitía la atención todos los días sin restricción de horario.

La infraestructura que se tenía era incipiente, el beneficio se hacía artesanalmente y el secado se realizaba en el

patio a cielo abierto para aprovechar el buen clima de la zona.

En 1989 el negocio exigió la construcción del primer silo, necesario para la atención de los ahora 46 productores

y un volumen de 4.800 @ de café al año. Así se consolidó el Beneficiadero La Meseta con un posicionamiento importante al acopiar la producción de la zona cafetera de Villamaría, a la vez que la comercialización de café

seco se realizaba a través de la Cooperativa de Caficultores de Manizales, la cual permitía trasladar mayores beneficios a nuestros proveedores y vecinos.

Con el rompimiento del pacto cafetero, la crisis del sector golpea la industria siendo el más afectado el pequeño

productor que ve disminuir sus ingresos y por consiguiente el deterioro de su nivel de vida. Esta situación le

exige buscar fuentes alternas de ingresos y dejar su unidad productiva. Con la firme creencia en la expansión moderada de la frontera agrícola en la zona, se realizó la adquisición de una finca colindante de 5 hectáreas.

Con la premisa de la unión familiar y bajo la razón social Jorge Hernán Muñoz Castaño, gerente de la

organización se continuó el fortalecimiento del negocio en la finca y beneficiadero la Meseta, así como la

expansión moderada de la frontera agrícola.

En el año 1997 se adquiere el Beneficiadero la Ínsula, ubicado en el kilómetro 7 vía Chinchiná-Marsella, posición estratégica al ser el único centro de acopio de café verde y cereza, con cobertura de la zona más cafetera de la

región. Con la adquisición de la Ínsula, se genera un desarrollo acelerado del negocio, creando la infraestructura industrial exigida por los productores vinculados y el cambio de la cultura en la comercialización del café seco

por el de cereza y café mojado.

La modernización actual, permite atender la recepción y despacho de café las 24 horas del día, los 7 días de la

semana.

Este complejo agroindustrial de beneficio de café, es considerado como el de mayor envergadura del país, tanto

en el acopio y procesamiento de cereza y café mojado, como en el número de caficultores atendidos generando 22 empleos directos en la actualidad.

Con base en la experiencia de la comercialización nacional, la infraestructura, el gran número de proveedores

activos y con el propósito de darle un mayor valor agregado a la comercialización; a finales del año 2003 se

adquiere la Trilladora La Meseta ubicada en el municipio de Chinchiná, incursionando en el sector exportador y


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consolidando la integración vertical del negocio. En esta etapa se invierten 2 años a través de un proceso de

investigación de mercados, obtención de la licencia de exportadores, asesoría comercial y de logística.

Esta expansión ha propiciado una mejora en precios para los cultivadores, generación de empleado y desarrollo de la zona de influencia.

En el año 2006 se dio apertura al Centro de Acopio Santa Rosa, una bodega de 300 metros cuadrados ubicada

en el Municipio de Santa Rosa de Cabal-Risaralda, con el fin de ampliar la cobertura de café de buena calidad y

garantizar el aprovisionamiento de materia prima para la Central de Beneficio y la Trilladora acogiendo proveedores de esta importante zona cafetera del país.

En el año 2.007 se da comienzo en la trilladora La Meseta a la compra de café pergamino seco comercializando

la cantidad de 167.500@ con origen en los diversos sitios cafeteros del país. Así mismo se incursionó en el mercado de inferiores o pasillas comercializando la cantidad de 37.500@. Año a año se ha seguido creciendo y

los volúmenes, tanto de compra de materias primas para producción de excelsos y pasillas así como para la

exportación han llegado a cifras tan elevadas como más de 4 millones de @ de café pergamino seco comprado en el año 2016.

En la actualidad la Compañía Cafetera La Meseta S.A. genera 170 empleos directos, más 100 de empleos

indirectos y en época de cosecha se puede llegar hasta los 800 empleados.

CAMBIO DE RAZÓN SOCIAL

A mediados del año 2008 la empresa Jorge Hernán Muñoz Castaño inicia su transición para convertirse en

Sociedad Anónima con la creación de la Sociedad Compañía Cafetera La Meseta S.A, teniendo en cuenta el

crecimiento constante a través de los años, el nivel de ventas manejado en la actualidad así como su transición hacia el mercado externo; buscando además una mayor organización y eficiencia en los procesos empresariales,

mayor respaldo frente a terceros y una visión de permanencia en el largo plazo.

La Compañía Cafetera La Meseta ha alcanzado en su desarrollo el montaje de una estructura administrativa familiar con accionistas activos, compuesta por los 6 hermanos Muñoz Castaño con la Gerencia en cabeza de

Jorge Hernán y una distribución de funciones como se describe a continuación.

NOMBRE FUNCIÓN

Jorge Hernán Muñoz Castaño

Gerente General

José Fernando Muñoz

Castaño

Gerente Comercial

Carlos Alberto Muñoz Castaño

Administrador Central de Beneficio La Ínsula

Juan David Muñoz Castaño Gerente de Aprovisionamiento

Gloria Clemencia Muñoz Administradora Finca La


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Castaño Meseta

Luz Estella Muñoz Castaño Jefe de compras de café

3.2 MISIÓN Ser un ejemplo de que sí es posible consolidar y hacer prevalecer una compañía cafetera de talla mundial desde

origen, con disciplina, humildad y compromiso generando un alto impacto social.

3.3 VISIÓN

La Meseta S.A se proyecta a 2020 como una compañía multinacional líder en la comercialización de café, reconocida por la alta calidad de sus productos y procesos y comprometida con el mejoramiento continuo.

3.4 ESTRUCTURA GERENCIAL DE LA COMPAÑÍA CAFETERA LA MESETA S.A


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3.5 PRODUCTOS Y ACTIVIDAD QUE DESEMPEÑA

El objeto principal de Compañía Cafetera La Meseta S.A se puede sintetizar en el cultivo, la compra de café

pergamino, cereza, o mojado y el beneficio con destino a la trilla y venta en los mercados internacionales y

nacionales.

Asimismo, la empresa dentro de su objeto social se puede destinar a:

I) La compra, venta, importación, exportación, comercialización, distribución, representación y agencia de

toda clase de mercancías nacionales o extranjeras;

II) La organización, explotación, administración y operación de establecimientos de comercio destinados a

la comercialización de toda clase de mercancías y, especialmente la producción de café, su trilla, y la

compra, venta y exportación de café en todas sus presentaciones;

III) La cereza resultante del beneficio del café podrá procesarla con destino a la obtención del producto final

HUMUS (ABONO ORGÁNICO), para enajenarlo en los mercados nacionales e internacionales;

IV) Servicio nacional de transporte de carga.

De esta manera, la empresa participa en el ciclo de la cadena de producción, comercialización y distribución de

café trillado y de sus derivados que son distribuidos a través de ventas directas utilizando el canal de

importadores en USA, EUROPA Y ASIA y el canal de tostadores, y el canal de las ventas nacionales a empresas

que transforman el café.

Para el desarrollo de este objeto, la empresa se encuentra facultada para realizar todo tipo de transacciones

que le permitan el cabal cumplimiento de su objeto social.

Nuestra trayectoria en la actividad cafetera se remonta a 35 años como productores, 30 años como

comercializadores en el mercado nacional y 13 años en la actividad exportadora; donde los logros obtenidos satisfacen las expectativas de clientes, propietarios y vinculados estratégicos, así como exportadores de la

región, sectores bancario y comercial.

La Compañía Cafetera La Meseta S.A. se encuentra inscrita en la Cámara de Comercio de Chinchiná, Caldas,

bajo la Matricula Mercantil N. 00017440 de fecha Julio 6 de 2009, con las siguientes actividades económicas:


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CODIGO CIUU ACTIVIDAD ECONOMICA PRIORIDAD EN LA ACTIVIDAD

ECONOMICA

1061 TRILLA DE CAFÉ PRINCIPAL

4620 COMERCIO AL POR MAYOR DE MATERIAS PRIMAS AGROPECUARIAS Y

ANIMALES VIVOS.

SECUNDARIA

0123 CULTIVO DE CAFÉ ADICIONAL

4923 TRANSPORTE DE CARGA POR CARRETERA

ADICIONAL

3.6. RESUMEN ESTADÍSTICO DE EXPORTACIONES

CRECIMIENTO DE LA COMERCIALIZACIÓN DE CAFÉ EXCELSO EN LACOMPAÑÍA CAFETERA LA

MESETA S.A

En el siguiente gráfico se presenta el record histórico, de la evolución de sacos de café excelsos exportados por

la Compañía Cafetera La Meseta S.A.


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La Compañía Cafetera La Meseta S.A cuenta en la actualidad con aproximadamente 2.000 proveedores activos,

desde comercializadores hasta productores grandes medianos y pequeños ubicados en toda la geografía cafetera nacional.

Por otra parte, la Compañía ha expandido su frontera agrícola productiva propia llegando en la actualidad a

contar con 567 hectáreas. Desde el año 2008 cuenta con certificación UTZ Certifed además desde el 2014

contamos con la certificación Rain Forest Alliance dando cuenta de las buenas prácticas de manufactura en el cultivo del café, generando un mayor valor agregado.

4. REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD (SGCS)

4.1 GENERALIDADES

ALCANCE

El Sistema de Gestión en Control y Seguridad (SGCS) - BASC aplica para todos los procesos de la Compañía

Cafetera La Meseta S.A tanto administrativos como operativos y en su actividad de exportación. Limitamos su

alcance sin incluir el proceso de producción agrícola y enfocamos el cumplimiento de los requisitos del SGCS en todos los procesos de transformación que damos al interior de la planta de producción hasta el despacho de

producto terminado.


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MAPA DE PROCESOS

ENFOQUE DE LOS PROCESOS A LA SEGURIDAD

La Compañía Cafetera La Meseta S.A pretende mejorar la eficiencia y eficacia del SGCS para alcanzar los objetivos definidos, lo que implica a su vez aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus

requisitos.

Por esto se centra en el cumplimiento de los siguientes aspectos:

• Lograr los resultados deseados previstos mediante la integración y alineación de los procesos.

• Ayudar a focalizar los puntos críticos en los procesos, para priorizar su intervención.

• Aportar confianza a los clientes y demás partes interesadas en cuanto al desempeño de la organización.


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• Ofrecer transparencia en las operaciones de la organización.

• Proporcionar mejores resultados, más coherentes y predecibles.

• Facilitar oportunidades para priorizar las iniciativas de mejora, lo que consigue estimular la participación del personal y la clarificación de sus responsabilidades.

4.2 POLÍTICAS

4.2.1 Politica de Control y Seguridad BASC

La Compañía Cafetera La Meseta S.A. se dedica a la producción y comercialización de café excelso y

subproductos, controlando cada detalle de las operaciones que nos llevan al resultado final, manteniendo procedimientos seguros en cada uno de los procesos de la empresa, para garantizar la transparencia y legalidad

de nuestra actividad, conservar la imagen de nuestro producto mediante la implementación de la norma y estándares internacionales en seguridad BASC y política UIAF para prevenir las actividades ilícitas, creando en

cada ente de la Compañía una cultura de mejoramiento continuo.

4.2.2. Política para la Prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

LA MESETA cumplirá con su objeto social de participar en el ciclo de la cadena de producción desde la

adquisición, transformación, y comercialización del café y subproductos; exportando café de calidad que cumpla con las normas nacionales e internacionales, gestionando políticas eficientes que minimicen a través del Sistema

de Prevención de Riesgos ALA/CFT la consolidación de conductas que permitan introducir a su entorno de

negocios recursos provenientes de estos delitos. LA MESETA implementará lineamientos, reglas de conducta y procedimientos que orientarán su actuación con miras a evitar situaciones vulnerables para la consolidación de

delitos de LA/FT velando siempre por la mejora continua en sus procesos de prevención.

4.3 PLANEACIÓN

4.3.1 Generalidades

Compañía Cafetera La Meseta S.A se propone el mantenimiento de un Sistema de Gestión en Control y Seguridad, involucrando a toda la organización en el cumplimiento de su Política de Control y Seguridad. Para garantizar esto se realizará la planeación del sistema de gestión con el apoyo de la alta dirección, delegando un representante de la empresa quien se convierte en el pilar principal para la planeación y revisión del sistema, formando un equipo de trabajo constituido por el Líder BASC, un jefe de seguridad, así como un equipo de auditores internos formados, a fin de verificar el cumplimiento de los requisitos y estándares del sistema. Con el fin de diseñar un Sistema de Gestión en Control y Seguridad útil y aplicable, contando con una serie de procedimientos documentados para la gestión del riesgo que le permite a la Compañía identificar sus puntos críticos y áreas prioritarias de intervención, complementando las exigidas por la norma.


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4.3.2 Objetivos del SGCS

• Realizar seguimientos y establecer controles a nuestros procesos de manera que se minimicen los riesgos que afectan nuestra seguridad y la del producto.

• Seleccionar personal competente que asegure un ambiente de trabajo sano y eficiente.

• Capacitar a los colaboradores en la estructura y el cumplimiento de la norma BASC vigente y los estándares

que nos aplican.

• Mejorar continuamente sobre la eficacia de nuestro SGCS.

4.3.3 Gestión de Riesgos

Compañía Cafetera La Meseta S.A documentó el “Procedimiento Gestión del Riesgo” PR-GR-06 en donde

establece la identificación, análisis, evaluación, tratamiento, monitoreo y comunicación de los riesgos.

4.3.4 Requisitos Legales y de otra Índole

Compañía Cafetera La Meseta S.A ha establecido el “Procedimiento para identificar, actualizar, implementar y

comunicar requisitos legales – PR-GR-09” con el fin de dar cumplimiento a esta norma BASC, así como los requisitos legales a los que está obligado la Compañía.

4.3.5 Previsiones

Compañía Cafetera La Meseta S.A cuenta con las siguientes previsiones, las cuales abastecen a tiempo las necesidades de cada área y/o proceso, con el fin de tomar medidas preventivas y efectivas frente a los riesgos y

vulnerabilidades que pueden afectar los procesos operativos a lo largo de toda la cadena logística de la Compañía.

-Para el desarrollo y cumplimiento de la política en control y seguridad, se planifican actividades y tareas

para llevar a cabo el Sistema de Gestión y lograr los objetivos planteados.

- Tener un equipo de trabajo con conocimiento, habilidad y experiencia en control y seguridad con el fin

de administrarlos de manera segura y confiable, de acuerdo a los requisitos legales.

-Fomentar planes operacionales para implementar las medidas de control de los riesgos identificados y

aplicarlos con total transparencia.


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4.4 IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN

4.4.1 Estructura, Responsabilidad y Autoridad

Compañía Cafetera La Meseta S.A. ha establecido el “Acta de Comité de Seguridad” en donde se concreta quién

será el Representante por la Alta Dirección, el Jefe de Seguridad, Líder BASC y el Líder Auditor de la empresa y

adicional a eso se especifican sus responsabilidades y autoridad, de la cual podrán disponer para la verificación de la implementación, aplicabilidad y cumplimiento del Sistema de Gestión en Control y Seguridad.

4.4.2 Entrenamiento Capacitación y Toma de Conciencia

Compañía Cafetera La Meseta S.A. ha establecido el “Procedimiento para el entrenamiento, capacitación,

divulgación y toma de conciencia del personal en seguridad BASC - PR-RH-01” donde se establecen los

lineamientos para lograr que todo el personal que participa en los procesos este plenamente consciente de su responsabilidad en el control y seguridad.

4.4.3 Comunicación

La Compañía Cafetera La Meseta S.A define mecanismos de comunicación, que sean eficaces y acordes a los procesos de la organización, para así garantizar el funcionamiento del Sistema de Gestión en Control y

Seguridad y la participación de la empresa.

VER. “Memorando SGCS” y “Matriz de Comunicación – OTD-SGC-02”.

4.4.4 Documentación del Sistema de Gestión en Control y Seguridad

La empresa Compañía Cafetera La Meseta S.A dentro de su documentación del SGCS incluye el Manual de SGCS

(MN-SD-01), sus procedimientos documentados y registros requeridos por esta norma y sus estándares; y otros documentos propios con los cuales aseguramos la eficacia del SGCS.

4.4.5 Control de Documentos

Compañía Cafetera La Meseta S.A estableció la “Guía para la elaboración de documentos – GU-SGC-01” y a su vez se vincula con el “Procedimiento para el control de documentos y registros PR-SGC-06” donde se

establecieron los parámetros para la estructuración de los documentos, incluye los listados maestros de

documentos y de registros, se hace referencia a la forma como se administran y se conservan los documentos, con el fin de implementar de manera efectiva el Sistema de Gestión en Control y Seguridad, priorizando la

conservación, estandarización, manejo de los documentos y las políticas de firmas y sellos, que autoricen los diferentes procesos, así como la disposición de copias con información sensible de la organización.


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4.4.6 Control Operacional

La Compañía Cafetera La Meseta S.A en su interés de cumplimiento de la norma y estándares BASC para la implementación y ejecución del SGCS, ha desarrollado una identificación y control a aquellas operaciones y

actividades relacionadas con los aspectos de seguridad significativos en prevención de actividades ilícitas. La empresa debe identificar actividades y procesos, asociados con impactos en la cadena de suministro, asociados

de negocio, contratistas y proveedores.

La planificación de estas actividades es para asegurar un completo cubrimiento en las situaciones críticas, ya

que la ausencia de los controles operacionales puede conllevar a desviaciones en el cumplimiento de la política en control y seguridad y los respectivos objetivos.

La norma requiere que se concreten las responsabilidades para que este control se efectúe de manera eficaz, y

que todas las actividades de control se lleven a cabo de forma coordinada. El objetivo será controlar la actividad

crítica identificada, con los programas de gestión y los controles operacionales, siendo estas herramientas claves para demostrar una mejora en el desempeño del sistema de gestión, de forma que siempre que se considere

que existe una amenaza a las medidas de seguridad establecidas, estas se puedan tener bajo control y se verifiquen las acciones tomadas.

Los planes de control pueden incluir algunos de estos aspectos:

-Puntos que hay que controlar -Medidas de control

-Responsable

-Ejecución de la medida de control y realización del registro -Procesos de producción y mantenimiento de las medidas establecidas

4.4.7 Preparación y Respuesta a Eventos Críticos

Con el fin de identificar, prevenir y dar respuesta a una situación de emergencia, controlarla, evitar lesiones y

pérdidas humanas, materiales y económicas, haciendo uso de los recursos existentes en las instalaciones,

Compañía Cafetera La Meseta S.A estableció el “Plan de prevención, preparación y respuesta a emergencias” OTD-GR-02

La Compañía adicional al Plan que ha implementado, realiza unos simulacros para evaluar y verificar la eficacia

de los planes de emergencia y contingencia de los riesgos identificados como críticos.


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4.5 VERIFICACIÓN

4.5.1 Seguimiento y Medición

Con el objetivo de establecer el método para el seguimiento y medición de los indicadores establecidos en la empresa La Compañía Cafetera La Meseta S.A se estableció el “Procedimiento de Seguimiento y Medición” PR-

SGC-08.

4.5.2 Auditorias

La empresa Compañía Cafetera La Meseta S.A documentó el "Procedimiento para la Realización de Auditorías

internas PR-SGC-01”, por objeto de evaluar y verificar que el SGCS de la compañía cumpla con los requisitos y los estándares de seguridad BASC; incluye las responsabilidades y los formatos para la planificación y correcta

realización de estas.

4.5.3 Control de Registros

Se unifica con el numeral 4.4.5 Control de Documentos, donde se encuentra vinculado el “Procedimiento para el

control de documentos y registros” PR-SGC-06 donde se establecen los parámetros para la estructuración de los

documentos, incluye los listados maestros de documentos y de registros.

4.6 MEJORAMIENTO CONTINUO

4.6.1 Mejora Continua

La Compañía Cafetera La Meseta S.A revisa, verifica y evalúa continuamente el funcionamiento del SGCS implementado, para garantizar la eficacia y mejora continua de todos los procesos que aseguren el

cumplimiento de nuestra Política de Control y Seguridad.

4.6.2 Acción Correctiva y Preventiva

La Compañía Cafetera La Meseta S.A documentó el “Procedimiento para toma de acciones correctivas,

preventivas y de mejora – PR-SGC-03” el cual se aplica cuando se evidencian no conformidades, riesgos potenciales u oportunidades de mejora evaluando sus causas y determinando el plan de acción a ejecutar y se

asigna el responsable de aplicar la acción para que también realice el adecuado seguimiento.

4.6.3 Compromiso por la Dirección

Con el fin de asegurar el funcionamiento del Sistema de gestión en control y seguridad BASC, La alta dirección

de la Compañía Cafetera La Meseta S.A cuenta con el "Procedimiento para la revisión por la alta dirección - PR-


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GG-01” con el propósito de verificar el adecuado cumplimiento de la política de control y seguridad y la eficacia

del sistema.

ESTÁNDARES DE SEGURIDAD - BASC

1. REQUISITOS DE LOS ASOCIADOS DE NEGOCIOS

Compañía Cafetera La Meseta S.A en cumplimiento de los estándares BASC, estableció el “Procedimiento asociados del negocio – PR-GR-07” en donde se establecen los parámetros para seleccionar clientes y

proveedores nacionales e internacionales (asociados de negocio).

1.1 Procedimientos de Seguridad

Según lo establecido en el procedimiento asociado del negocio y con el objetivo de cumplir con la normatividad

BASC, Compañía Cafetera La Meseta S.A solicita la documentación pertinente para la confrontación y verificación de la certificación BASC del cliente/proveedor de la empresa; en caso tal que el asociado del negocio no sea

certificado BASC la empresa documenta un acuerdo, con el fin de dar a conocer los criterios de seguridad y de igual forma garantizar su cumplimiento.

1.2 Punto de Origen

Compañía Cafetera La Meseta S.A con el propósito de implementar la seguridad en toda su cadena logística y mantener la integridad de la carga, ha documentado acuerdos de seguridad, en donde se establecen unas

buenas prácticas de control y seguridad, con el objetivo de prevenir actividades ilícitas y así garantizar la

confiabilidad del producto y la transparencia de los procesos aplicados en la Compañía.

1.3 Participación/Certificación en un programa de seguridad de la cadena de suministro administrado por una autoridad extranjera

Dentro de los formatos de vinculación de Asociados de Negocio, La Compañía Cafetera La Meseta S.A solicita

información sobre la participación en programas de seguridad reconocidos internacionalmente.

1.4 Procedimientos de Seguridad durante el transporte

Compañía Cafetera La Meseta S.A solo contrata sus operaciones de transporte con empresas certificadas BASC y

asegura la calidad de sus procesos en los protocolos y trazabilidad que garantizan estos Asociados de Negocio.

1.5 Otros criterios internos para la selección.

Según el procedimiento Asociados del Negocio, las pautas de selección y actualización de información para

proveedores, se debe realizar cada dos años adjuntando los soportes correspondientes.


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1.6 Prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

En el “Manual de políticas y procedimientos del Sistema Integral de prevención y administración del riesgo, Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT) MN-SD-02” se establecen los lineamientos generales

que debe adoptar La Compañía Cafetera La Meseta S.A. en relación con el Sistema de Administración del Riesgo LA/FT. Las políticas que se adoptan permitirán el eficiente, efectivo y oportuno funcionamiento del sistema de

gestión de riesgos LA/FT y se traducen en reglas de conducta y procedimientos que orientan la actuación de los

funcionarios de la entidad.

2. SEGURIDAD DEL CONTENEDOR Y DE LA CARGA

2.1 Integridad del Contenedor - N/A

2.2 Inspección del Contenedor y Furgón - N/A

2.3 Inspección del Furgón o Remolque

La Compañía Cafetera La Meseta S.A estableció el “Procedimiento para el ingreso, inspección y salida de

vehículos y contenedores” PR-GR-01 con el objetivo de controlar el acceso, estadía y salida de vehículos de

carrocería, comerciales, contenedores y de cualquier tipo de vehículo que esté en las instalaciones de la Compañía.

2.4 Inspección del Camión o Tractor

Se unifica con el estándar 2.3 Inspección del Furgón o Remolque, donde se encuentra vinculado el “Procedimiento para el ingreso, inspección y salida de vehículos y contenedores” PR-GR-01

2.5 Sellos de Contenedor y Furgón

La Compañía Cafetera La Meseta S.A dentro de su “Procedimiento para el despacho de excelso” PR- LG -01

estableció políticas y actividades en las cuales se especifica el adecuado uso y cantidad de precintos que se

deben emplear en el despacho de vehículos en la Compañía.

2.6 Almacenaje del Contenedor y Furgón - N/A

NOTA: Los numerales 2.1, 2.2 y 2.6 no aplican porque en nuestras operaciones no realizamos cargue en

contenedores para exportación.

3. CONTROLES DE ACCESO FISICO

La Compañía Cafetera La Meseta S.A estableció un “Procedimiento de Control Interno y de Seguridad” PR-GR-04


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3.1 Empleados

Compañía Cafetera La Meseta S.A estableció el “Procedimiento para el ingreso y salida de empleados” PR-GR-08 con el fin de controlar y lograr la administración del tiempo de los empleados y evitar el acceso de intrusos a las

instalaciones de la Compañía.

3.2 Visitantes / Vendedores / Proveedores de Servicio

Compañía Cafetera La Meseta S.A documentó el “Procedimiento para el ingreso y salida de visitantes,

contratistas, clientes y proveedores” PR-GR-02 con el fin de disminuir el riesgo de seguridad que pueda generarse por acceso de personal no autorizado a las instalaciones de la Compañía.

3.3 Identificación de personal de entregas y correos

Compañía Cafetera La Meseta S.A contrata sus servicios de vigilancia con la empresa Celar que es certificada BASC, asegurando la calidad de sus procesos en el ingreso tanto de personal como de correo y paquetes

recibidos antes de ser distribuidos.

3.4 Inspecciones

Se unifica con el estándar 2.3 Inspección del Furgón o Remolque y 2.4 Inspección del camión o tractor, donde

se encuentra vinculado el “Procedimiento para el ingreso, inspección y salida de vehículos y contenedores” PR-GR-01, con el estándar 3.1 Empleados “Procedimiento para el ingreso y salida de empleados” PR-GR-08 y con el

estándar 3.2 Visitantes/ Vendedores / Proveedores de Servicio “Procedimiento para el ingreso y salida de

visitantes, contratistas, clientes y proveedores” PR-GR-02 manteniendo registros de ingreso y salida de personas y vehículos en la Compañía Cafetera La Meseta S.A.

3.5 Identificación y Retiro de Personas no Autorizadas

Se establece un procedimiento en el que se protocoliza la identificación y el retiro de personas no autorizadas.

4. SEGURIDAD DEL PERSONAL PROPIO, SUBCONTRATADO Y SUMINISTRADO

4.1 Verificación preliminar al Empleo

4.2 Verificación e investigación de antecedentes

NOTA: Compañía Cafetera La Meseta S.A documentó e implementa el “Procedimiento de reclutamiento,

selección, contratación e inducción de personal a la Compañía Cafetera La Meseta S.A” PR-RH-03 con el fin de dotar a la empresa del recurso humano idóneo para el cumplimiento de las funciones, identificando de manera

correcta las necesidades de las áreas, el cumplimiento de los requisitos definidos en la descripción y perfil de puesto correspondiente y, en lo posible evitar riesgos que pudieran afectar la calidad y consistencia del servicio


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e incluso a la seguridad de la organización; esto con el propósito de dar cumplimiento al estándar 4. Seguridad

del personal propio, subcontratado y suministrado con sus numerales 4.1 Verificación preliminar al empleo y 4.2

Verificación e investigación de antecedentes.

Igualmente, desde Gestión del Talento Humano, damos cumplimiento a todos los numerales contenidos en el 4.2 mediante actividades, programas y pruebas necesarias, tal y como lo pide el estándar. El “Procedimiento

para la elaboración y pago de Nómina, Seguridad Social y Prestaciones Sociales del Personal directo de la

Compañía Cafetera La Meseta S.A.” PR-RH-02.

4.3 Procedimientos de terminación de empleo

Compañía Cafetera La Meseta S.A documentó el “Procedimiento para la Desvinculación Laboral” PR-RH-05 con el fin de disminuir el riesgo de seguridad que pueda generarse por acceso de personal no autorizado a las

instalaciones de la Compañía.

5. SEGURIDAD EN LOS PROCESOS

5.1 Procedimientos para la documentación e información

5.2 Procedimientos para asegurar manifiestos oportunos y exactos

Compañía Cafetera La Meseta S.A. estableció el “Procedimiento para el Control y Seguridad Documental” PR-SGC-09, donde garantiza que toda la información y documentación utilizada en sus procesos que tienen relación

directa con el producto de exportación, sea legible, completa, exacta y protegida. Se establecen las políticas de

firmas y sellos a todos los procesos de preparación de documentos e incluye los procedimientos para que la información recibida de los Asociados de Negocio en cuanto a la integridad de la carga, sea reportada en forma

exacta y oportuna.

5.3 Recepción y despacho de carga

5.4 Discrepancias en la carga

La Compañía Cafetera La Meseta S.A. dentro de su “Procedimiento para el despacho de excelso” PR- LG -01

estableció políticas y actividades en las cuales se especifica el adecuado despacho del producto de exportación de acuerdo al estándar.

5.5 Control de materias primas y material de empaque

En el control de materias primas, la Compañía estableció el “Procedimiento para Recepción de Materia Prima – Café Pergamino Seco” PR-OP-01, con sus respectivas políticas. En cuanto al material de empaque se estableció

el “Procedimiento para la Administración de Empaque Nuevo” PR-OP-07, en el cual se establecen todas las políticas para la administración de este procedimiento.


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6. SEGURIDAD FISICA

Los procesos de recepción de materia prima, transformación, almacenamiento y despacho de la Compañía Cafetera La Meseta S.A, se realizan al interior de bodegas cerradas, construidas con materiales apropiados;

cuenta con una puerta de acceso para vehículos que descargan materia prima al interior de la bodega, otra puerta de acceso para el ingreso de vehículos para cargue de producto terminado al interior de la bodega y una

sola puerta de acceso para entrada y salida de personas. Cuenta con un sistema de cámaras de vigilancia para

supervisar y monitorear las áreas críticas y las puertas de acceso; se tiene un procedimiento que relaciona todos los numerales del estándar y su periodicidad de inspección. “Procedimiento de Control Interno y Seguridad” PR-

GR-04.

7. SEGURIDAD EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

Compañía Cafetera La Meseta S.A estableció una “Política de Seguridad de la Información” OTD-GSR-01. Tiene como objetivo establecer las normas y requisitos de seguridad que permitan garantizar la confidencialidad,

integridad y disponibilidad de los sistemas de información de la empresa. Cumplir los requisitos legales que sean aplicables en la empresa. Gestionar las incidencias de seguridad de forma adecuada. Disponer de un plan de

contingencia que permita a la empresa recuperarse en caso de desastre o discontinuidad de los sistemas.

Informar a los empleados de sus obligaciones con respecto a la seguridad de los sistemas, y los procedimientos definidos que les afectan. Formar a los empleados en los principales conceptos de la gestión de la seguridad de

los sistemas.

8. ENTRENAMIENTO DE SEGURIDAD Y CONCIENTIZACION SOBRE AMENAZAS

8.1 Capacitación

Compañía Cafetera La Meseta S.A estableció el “Procedimiento para el entrenamiento, capacitación, divulgación

y toma de conciencia del personal en seguridad BASC” PR-RH-01 con el fin de lograr que los colaboradores tomen conciencia de la ejecución, promoción y desarrollo de las actividades preventivas destinadas a darle

transparencia a las operaciones de comercio exterior; utilizando los mecanismos adecuados para garantizar la

seguridad de las operaciones de comercio Nacional e Internacional.

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