caso de negocios 2do parcial: organizacion empresarial
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ESCUELA DE BACHILLERES DEL GOLFO DE MÉXICO
CAMPUS TEHUACÁN
Caso de NegociosFortino Merlo Magaña
Organización Empresarial
Bryan Dector Campos
Flores Pacheco José del Carmen
Hernández Ortiz Nohely Patricia
Méndez García Ana Laura
Morales Bonilla José Enrique
Salgado García Viridiana
Cuarto Semestre Grupo “A”
Abril - 2013
ÍNDICE
Contenido Pág.
INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................3
1. PLAN DE PRODUCCIÓN.............................................................................................................................41.1 CONCEPTO, IMPORTANCIA Y CARACTERÍSTICAS DE PROVEEDOR..........................................41.2 PROCEDIMIENTO PARA ELABORA PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO
EMPRESARIAL............................................................................................................................................101.3 PROCESO PARA CALCULAR EL COSTO DE PRODUCCIÓN...........................................................7
2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL........................................................................................................132.1 CONCEPTO, IMPORTANCIA Y CARACTERÍSTICAS DE ORGANIGRAMA...................................132.2 ELEMENTOS BÁSICOS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL...............................................212.3 PROCEDIMIENTOS PARA ELAB. EL ORGANIGRAMA DEL PROYECTO EMPRESARIAL........22
3. COMUNICACIÓN.........................................................................................................................................243.1 CONCEPTO IMPORTANCIA Y CARACTERÍSTICAS DE COMUNICACIÓN...................................243.2 ELEMENTOS BÁSICOS EN EL PROCESO DE COMUNICACIÓN...................................................263.3 PLAN DE COMUNICACIÓN QUE INTEGRA LA COMUNICACIÓN FORMAL E INFORMAL PARA
EL PROYECTO EMPRESARIAL...............................................................................................................28
4. MARCO LEGAL...........................................................................................................................................294.1 CONCEPTO, IMPORTANCIA Y CARACTERÍSTICAS DE MARCO LEGAL.....................................294.2 INSTITUCIONES, DEPENDENCIAS Y ORGANISMOS PARA REALIZAR TRÁMITES LEGALES
PARA LA APERTURA Y FUNCIONAMIENTO DE UN PROYECTO EMPRESARIAL.......................314.3 PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA Y FUNCIONAMIENTO DEL PROYECTO
EMPRESARIAL (UNA EMPRESA LEGALMENTE CONSTITUIDA).....................................................34
FUENTES BIBLIOGRÁFICAS.......................................................................................................................42
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INTRODUCCIÓN
La organización se concibe como una unidad funcional y estructural que existe en el nivel
micro social, la cual enfatiza una acción deliberada y racional de los individuos como todos
los sistemas sociales; las organizaciones se originan a partir de condiciones que crean
demandas o necesidades a nivel individual, grupal o institucional.
La comunicación puede definirse como una actividad inherente a la naturaleza humana que
implica la interacción y la puesta en común de mensajes significativos, a través de diversos
canales y medios para influir, de alguna manera, en el comportamiento de los demás y en
la organización y desarrollo de los sistemas sociales. Se considera a la comunicación como
un proceso humano de interacción de lenguajes que se encuentra más allá del traspaso de
información. Es más un hecho sociocultural que un proceso mecánico.
La comunicación cumple una serie de funciones dentro de la institución como:
Proporcionar información de procesos internos, posibilitar funciones de mando, toma de
decisiones, soluciones de problemas, diagnóstico de la realidad. El término función alude a
la contribución de una actividad respectiva, a fin de mantener la estabilidad o el equilibrio.
En este caso, el término función se refiere a lo que una organización realiza o logra
mediante la comunicación.
En la función de producción, la comunicación incluye todas las actividades o información
que se relacionan directamente con las formas de adiestramiento de personal, orientación
pertinente a la realización del trabajo, apertura de espacios para formulación y concertación
de objetivos, la solución de conflictos y la sugerencia de ideas para mejorar la calidad del
servicio y del producto.
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1. PLAN DE PRODUCCIÓN.
1.1 CONCEPTO, IMPORTANCIA Y CARACTERÍSTICAS DE
PROVEEDOR
Proveedor es la persona o empresa que abastece con algo a otra empresa o a una
comunidad. El término procede del verbo proveer, que hace referencia a suministrar lo
necesario para un fin. Son proveedores aquellos que proveen o abastecen, o sea que
entregan bienes o servicios a otros.
Los proveedores que posea una empresa determinarán en gran medida el éxito de ésta. El
contar con buenos proveedores no sólo significa contar con insumos de calidad y, por tanto,
poder ofrecer productos de calidad, sino también la posibilidad de tener bajos costos, o la
seguridad de contar siempre con los mismos productos cada vez que se requieran. Por lo
que cada vez que tengamos que elegir a nuestros proveedores, debemos tomarnos nuestro
tiempo y evaluar bien las diferentes alternativas que existan. Lo primero que se fija una
empresa al momento de evaluar un proveedor es el precio y localidad de sus productos o
servicios; sin embargo, existen otros criterios o factores además del precio y la calidad, que
se deben tomar en cuenta al momento de decidirse por un determinado proveedor.
Precio
Siempre debemos procurar proveedores con precios razonables, que sean acordes a la
calidad del producto o servicio que ofrecen, y a los precios promedio del mercado. Al
evaluar el precio del producto, debemos tener en cuenta también los gastos que podrían
adicionarse a éste, tales como los gastos de transporte, seguros, embalaje, etc. Asimismo, al
momento de evaluar el factor precio, debemos considerar los posibles descuentos que el
proveedor nos pueda otorgar, tales como descuentos por volumen de compra, descuentos
por pronto pago, etc.
Calidad
De nada sirve tener un proveedor con bajos precios, si la calidad de sus productos o
servicios es mala. La calidad es otro de los principales criterios a tomar en cuenta al
momento de evaluar un proveedor. Siempre que nos sea posible debemos procurar
proveedores que ofrezcan insumos, producto servicios de muy buena calidad o, en todo
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caso, que la calidad de éstos sea acorde con los precios que tienen. Al evaluar la calidad del
producto, debemos tomar en cuenta los materiales o componentes del producto, sus
características, sus atributos, su durabilidad, etc.
Pago
En el criterio del pago evaluamos las formas de pago que ofrece el proveedor, por ejemplo,
si ofrece la posibilidad de hacer pagos vía transferencia bancaria, o vía Internet. Y también
evaluamos las condiciones o el plazo del pago, por ejemplo, si nos piden pagar al contado,
o nos dan la posibilidad de pagar a 30 días, pagar un 50% a 60 días, etc. Siempre debemos
buscar las mejores condiciones de pago, es decir, que el financiamiento o plazo del crédito
otorgado sea el mayor posible, sin que ello implique recargo alguno. Mientras mejores
condiciones de pago, mayor liquidez para nosotros Aunque debemos tener en cuenta que al
iniciar relaciones con un proveedor, es poco probable que éste nos otorgue algún crédito
comercial, por lo que al menos debemos averiguar si existe la posibilidad de que ello pueda
suceder más adelante.
Entrega
Otro criterio importante a tener en cuenta al momento de seleccionar un proveedor es la
entrega, en donde lo primero que debemos evaluar es que si el proveedor requiere de un
pedido mínimo para poder trabajar con nosotros .En el criterio de entrega también
evaluamos la oportunidad de entrega , si son capaces de asegurarnos que cumplirán siempre
con nuestros pedidos, que nos los entregarán oportunamente cada vez que lo requiramos,
que siempre contarán con el mismo producto, que nos podrán abastecer durante todo el año,
etc. Y también evaluamos la rapidez o los plazos de entrega, que es el tiempo que transcurre
desde que hacemos el pedido hasta que nos entregan el producto, por ejemplo, si nos hacen
la entrega del producto a los 3 días, a los 30 días, etc.
Queremos resaltar una vez más la vital importancia que tiene para la empresa un correcto
análisis de los proveedores:
― Determinar qué se desea adquirir.
― Establecer criterios de valoración.
― Planificar sistemas de procura de búsqueda y selección de proveedores.
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Se ha destacado que en la actualidad, mediante la externalización, los proveedores no
reducen su misión a un mero aprovisionamiento de materias primas sino que, en ocasiones,
de forma creciente están presentes en la empresa a lo largo de los distintos procesos de
gestión, incidiendo de manera directa en el resultado final de su imagen en el mercado.
La empresa no puede delegar en los proveedores responsabilidad en su totalidad; es misión
suya integrar todos estos servicios aunándolos y dirigiéndolos al logro de los objetivos
propuestos.
El desempeño de tus proveedores afecta directamente la reputación de tu negocio y de tu
persona; es por ello que la selección de estos debe de ser muy cuidadosa, para evitar atrasos
en las entregas o errores como colores, tallas, modelos, marcas y demás.
A continuación señalo características importantes que deben tener los proveedores que
selecciones para trabajar.
Siempre es recomendable investigar y asegurarse de que el proveedor tiene una estructura
comercial bien organizada y que ha permanecido por varios años en el mercado. Esta
característica nos reporta confianza, ya que el tiempo en el mercado es un indicador de su
desempeño y crecimiento, lo cual se logra con seriedad en los negocios.
Un proveedor puede hacer mucho para hacer crecer su negocio, apoyándote con servicios,
tales como la inserción de folletos publicitarios con tu marca u otros documentos orientados
a la promoción de tu negocio. Esto personaliza los artículos que vende y ayuda a construir
una relación entre usted y sus compradores. Hable con su proveedor para saber si son
capaces de hacer esto para usted.
Es muy importante que cuando su proveedor ha recibido el dinero de uno o varios artículos
sea prioridad de su método de trabajo la puntualidad en las entregas, ya que tu reputación y
satisfacción del cliente dependen en gran medida de esta etapa del proceso, y como
observaras esto depende en su totalidad del proveedor.
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1.2 PROCESO PARA CALCULAR EL COSTO DE
PRODUCCIÓN
Los costos de producción (también llamados costos de operación) son los gastos necesarios
para mantener un proyecto, línea de procesamiento o un equipo en funcionamiento. En una
compañía estándar, la diferencia entre el ingreso (por ventas y otras entradas) y el costo de
producción indica el beneficio bruto.
Esto significa que el destino económico de una empresa está asociado con: el ingreso (por
ej., los bienes vendidos en el mercado y el precio obtenido) y el costo de producción de los
bienes vendidos. Mientras que el ingreso, particularmente el ingreso por ventas, está
asociado al sector de comercialización de la empresa, el costo de producción está
estrechamente relacionado con el sector tecnológico; en consecuencia, es esencial que el
tecnólogo pesquero conozca de costos de producción.
El costo de producción tiene dos características opuestas, que algunas veces no están bien
entendidas en los países en vías de desarrollo. La primera es que para producir bienes uno
debe gastar; esto significa generar un costo. La segunda característica es que los costos
deberían ser mantenidos tan bajos como sea posible y eliminados los innecesarios. Esto no
significa el corte o la eliminación de los costos indiscriminadamente.
Por ejemplo, no tiene sentido que no se posea un programa correcto de mantenimiento de
equipos, simplemente para evitar los costos de mantenimiento. Sería más recomendable
tener un esquema de mantenimiento aceptable el cual, eliminaría, quizás, el 80-90% de los
riesgos de roturas. Igualmente, no es aconsejable la compra de pescado de calidad marginal
para reducir el costo de la materia prima. La acción correcta sería tener un esquema
adecuado de compra de pescado según los requerimientos del mercado y los costos.
Usualmente, el pescado de calidad inferior o superior, no produce un óptimo ingreso a la
empresa; esto será analizado posteriormente.
Otros aspectos entendidos como "costos" a ser eliminados (por ej., programas de seguridad
de la planta, capacitación de personal, investigación y desarrollo), generalmente no existen
en la industria procesadora de pescado de los países en vías de desarrollo.
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Desafortunadamente en el mismo sentido, los costos para proteger el medio ambiente (por
ej., el tratamiento de efluentes) son en forma frecuente ignorados y, en consecuencia,
transferidos a la comunidad en el largo plazo o para futuras generaciones.
Cuando se analiza la importancia dada al costo de producción en los países en vías de
desarrollo, otro aspecto que debería ser examinado respecto a una determinada estructura de
costos, es que una variación en el precio de venta tendrá un impacto inmediato sobre el
beneficio bruto porque éste último es el balance entre el ingreso (principalmente por ventas)
y el costo de producción. En consecuencia, los incrementos o las variaciones en el precio de
venta, con frecuencia son percibidos como la variable más importante (junto con el costo de
la materia prima), particularmente cuando existen amplias variaciones del precio.
Los gerentes pueden fácilmente no reconocer que cualquier mejora en la estructura de
costos de producción - no sólo en el precio de venta o en el costo de la materia prima -
incrementará el beneficio bruto en cualquier situación de precios del mercado, y que esta
mejora será acumulativa en el tiempo. Más aún, esto podría confundirlos, ya que los
desarrollos tecnológicos en el mediano y largo plazo, primero harían que una industria no
sea competitiva y posteriormente obsoleta.
Un adecuado interés por una administración racional de todos los costos de producción, es
un índice de la madurez y desarrollo de la industria pesquera en el mercado competitivo
internacional.
La falta de comprensión de la importancia de los componentes de los costos de producción,
y en particular la depreciación, los seguros y las reservas, convierten a los negocios
pesqueros en los países en vías de desarrollo en muy inestables, y con frecuencia, impiden
el desarrollo y la autosustentabilidad, no obstante la existencia de oportunidades en el
mercado tanto interno como externo.
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Cómo calcular los costos de producción
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Entiende el costo de la fórmula de producción. La fórmula es: costos fijos (FC) + costos
variables (CV) dividido por el número de unidades = costo de producción por unidad.
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Determina tus gastos fijos. Estos son los costos que no cambian en función del número de
productos producidos. Por ejemplo, el alquiler que pagas para tu construcción, los salarios
de los empleados y los costos de servicios públicos son todos los costos fijos.
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Calcula tus costos variables, es decir, los costos asociados con la fabricación de tu producto
que cambian en base a la cantidad del producto producido. Por ejemplo, si estás haciendo
un pastel desde cero, algunos de los costos variables serían los huevos, la harina y el azúcar.
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Suma tus costos fijos a los costos variables y divide por el número de artículos producidos,
lo que equivale a tu costo de producción de un artículo. El precio que estás cobrando por tu
producto tendrá que ser mayor al costo de producción, de lo contrario, tu empresa estará
operando a pérdida.
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1.3 PROCEDIMIENTO PARA ELABORA PRODUCTO O SERVICIO
DEL PROYECTO EMPRESARIAL
Toda idea tiene siempre un proceso para culminar en un lugar de nuestra mente para ser
tenido en cuenta a la hora de satisfacer el deseo a una necesidad determinada.
He aquí unos pasos que se deben realizar, estudiar, evaluar para comenzar las innovaciones
y o nuevos productos.
El Proceso de desarrollo de productos
El fin de las empresas es ofrecer productos que satisfagan a las personas que integran el
mercado seleccionado como meta y alcanzar los objetivos que se proponga.
1)- Creación de nuevos productos
El desarrollo e introducción de nuevos productos con frecuencia es costoso y riesgoso. Tan
sólo en los supermercados se introducen cada año más de mil productos teniendo un
porcentaje de fracasos entre el 50% y el 80%, además del tiempo que implica la
introducción de un nuevo producto.
Antes de introducir un nuevo producto, éste debe pasar por seis fases donde puede
observarse la naturaleza evolutiva del desarrollo de nuevos productos, estas fases son :
1.1)- Desarrollo de la idea : Los negocios y demás organizaciones buscan ideas sobre
productos que les ayuden a lograr sus objetivos. Esta actividad se conoce como producción
de ideas.
1.2)- Revisión de ideas: En el proceso de revisión de ideas se rechazan las que no
concuerdan con los objetivos de la empresa y las que representan un mayor potencial se
seleccionan para su desarrollo. La revisión de las ideas de productos representa una
evaluación general de los recursos de la compañía; se trata de obtener mediante técnicas de
pronósticos, una rápida proyección de los beneficios económicos. Se evalúa la capacidad
global de la empresa en producir y comercializar el producto. Otros aspectos de la idea que
deben tenerse en cuenta son la naturaleza y las necesidades de los consumidores, la
competencia y otros factores del medio ambiente.
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1.3)- Análisis del negocio: El análisis del negocio brinda una compatibilidad del producto
en el mercado, incluso su probable rentabilidad. En este análisis usted me responderá el
siguiente cuestionario que le ayudar a empezar a encaminar su proyecto. Algunas preguntas
se refieren si ya existe su empresa o tiene otros productos lanzados. Tómese su tiempo y
busque información de ser necesaria.
¿Es la demanda del producto lo suficientemente fuerte para justificar su entrada al mercado?
¿Se mantendrá la demanda?
¿Como afectarán la introducción y la comercialización de este producto los costos y la
utilidades de la empresa?
¿Será necesario nuevas instalaciones para la fabricación del producto?
¿Se pueden aprovechar las existentes?
¿Se adapta el producto a la mixtura de productos que actualmente tiene la empresa?
¿Está disponible el financiamiento requerido o se debe acudir a otros recursos financieros?
¿Qué cambios pueden esperarse en el medio ambiente y la competencia y cómo afectarán
las ventas, costos y utilidades futuras del producto?
1.4)- Desarrollo del producto: El principal objetivo de la fase de desarrollo del producto es
determinar si es factible, desde el punto de vista técnico, fabricar el producto y a costos lo
suficientemente bajos, cosa que permita fijarle un precio razonable. Sin embargo, la etapa
de desarrollo no está restringida sólo a aspectos mecánicos o de fabricación del producto.
Durante esta etapa también deben desarrollarse los distintos componentes que constituirán
la mixtura de marketing para probarlos. Los derechos, los anuncios preliminares, los
empaques las etiquetas, deben revisarse para determinar las implicaciones legales y en este
momento se deben elaborar planes para las ventas personales y la distribución, para
asegurar la efectiva integración de todos los elementos en la mixtura de marketing.
1.5)- Prueba de mercado: Es una introducción a escala limitada, de un producto en áreas
escogidas para representar el mercado futuro, con el fin de determinar las probables
reacciones de los compradores. La prueba de mercado es una especie de muestra de lo que
será el lanzamiento de toda la mixtura de marketing y es una etapa que sólo debe efectuarse
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luego de superada la etapa de desarrollo y que se hayan determinado los planes iniciales
relacionados con las otras variables de la mixtura de marketing.
1.6)- Comercialización es el proceso de salir a encontrar el intercambio entre la
organización y los consumidores. Se debe prever todos los procesos involucrados en la
fabricación, y se debe buscar el equilibrio entre los presupuestos ideales y los que podemos
afrontar económicamente en el área de Marketing. Esta fase de comercialización se agiliza
cuando los consumidores aceptan con rapidez el producto.
Las siguientes etapas del proceso, son la aceptación del producto por parte de los
consumidores:
• Conocimiento: El comprador se da cuenta del producto.
• Interés: El comprador busca información y está dispuesto a conocer más sobre el producto.
• Evaluación: El comprador examina las ventajas del producto y decide si lo prueba.
• Prueba. El comprador examina, ensaya o prueba el producto para determinar su utilidad.
• Aceptación: El comprador acepta el producto y con ello espera atender su necesidad.
Esto también se lo conoce como aplicar los objetivos tácticos CARA que significa, Convertir
al consumidor de la competencia en nuestro, Atraer a nuevos públicos para que se interesen
en nuestra propuesta y antes no sabía de la existencia del mismo. Retener a nuestros clientes
con beneficios continuos y por último Aumentar el consumo de nuestros clientes
permanentemente.
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2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.
2.1 CONCEPTO, IMPORTANCIA Y CARACTERÍSTICAS DE ORGANIGRAMA
El organigrama se define como la representación gráfica de la estructura orgánica de
una institución o de una de sus áreas y debe reflejar en forma esquemática la
descripción de las unidades que la integran, su respectiva relación, niveles jerárquicos y
canales formales de comunicación. A continuación mencionamos otras definiciones:
Para Terri:
Un organigrama es un cuadro sintético que indica los aspectos importantes de una
estructura de organización, incluyendo las principales funciones, sus relaciones, los
canales de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su
función respectiva.
Melinkoff: Señala que la finalidad de un organigrama se fundamenta en la condición de reflejar hasta
donde sea posible la organización con sus verdaderas implicaciones y relaciones, además de
sus estratos jerárquicos. Cuando las líneas son verticales indican que existe una autoridad
formal de los niveles jerárquicos superiores a los inferiores. Cuando se desplazan en sentido
horizontal señalan que existe especialización y correlación. Cuando las líneas verticales
caen directamente sobre la parte media del recuadro, indican "mando sobre" cuando la línea
horizontal está colocada lateralmente indica una relación de apoyo (la cual está colocada al
lado de la unidad principal) Las líneas no continuas formadas por puntos (...) o segmentos
se utilizan para expresar relaciones de coordinación entre las diversas unidades
administrativas de la organización. Las líneas verticales y horizontales que terminan en una
punta de flecha, indican continuidad de la organización, esto quiere decir que existen más
unidades semejantes que no están expresadas dentro de la estructura.
Guillermo Gómez Ceja:
Es la gráfica que muestra la estructura orgánica interna de la organización formal de
una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarquía, y las principales funciones que
desarrollan.
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Los organigramas deben representar de forma gráfica o esquemática los distintos niveles de jerarquía y la relación existente entre ellos. No tienen que abundar en detalles, sino que su misión es ofrecer información fácil de comprender y sencilla de utilizar.
Pueden mencionarse tres tipos de organigrama. Los organigramas generales son aquellos que ofrecen una visión simplificada de la organización, ya que sólo exhiben la información más importante. Los organigramas analíticos, en cambio, muestran datos más detallados y son más específicos. Por último, los organigramas suplementarios son un complemento de los analíticos.
No obstante, aunque esta es una clasificación generalizada de los tipos de organigramas existentes en base a lo que son las funciones que se realizan en cada área, no podemos pasar por alto tampoco el hecho de que existe otra tipología que gira en torno a lo que es la estructura de aquellos. Partiendo de esta premisa nos encontramos con los siguientes tipos:
Organigrama horizontal. Se caracteriza por el hecho de que en él lo que son las jerarquías se muestran de izquierda a derecha.
Organigrama vertical. En su caso, las citadas jerarquías se presentan en forma de pirámide, es decir, arriba estará la autoridad más importante y abajo el trabajador con menos poder de decisión.
Organigrama circular. El centro del mismo es la autoridad más importante dentro de la entidad o compañía y partiendo de él se van formando los círculos que van representando al resto de miembros de aquella en base a su poder y cargo.
Organigrama mixto. Este tipo se caracteriza por ser una mezcla de los dos primeros tipos citados.
Organigrama escalar. La principal seña de identidad que identifica a esta clase de organigrama es que la autoridad se asocia a las sangrías de tal manera que mientras más sangría tenga una persona dentro de aquel menor poder tendrá dentro de la compañía.
Además de todo lo expuesto podemos decir que cualquier empresa, entidad o institución cuenta con su propio organigrama. Así, existe el mismo tanto en cualquier ayuntamiento como en cualquier compañía privada o en los diversos ministerios gubernamentales.Es importante tener en cuenta que ningún organigrama puede ser fijo o invariable. Es decir, un organigrama es una especie de fotografía de la estructura de una organización en un momento determinado. Con el paso del tiempo, toda la estructura y las relaciones existentes experimentan cambios, que deben ser reflejados con actualizaciones del organigrama o, incluso, con el diseño y desarrollo de un organigrama completamente nuevo que deje sin valor el anterior.
2.3 Tipos de Organigramas:
Clasificación de organigramas:
1) Por su naturaleza, 2) por su finalidad, 3) por su ámbito, 4) por su contenido y 5) por su presentación o disposición gráfica.
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1. POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:o Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden
referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman.
o Macroadministrativos: Involucran a más de una organización.o Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo
sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado.
2. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:o Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan
con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas. Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones.
o Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.
o Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A.
o Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.
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3. POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:
a. Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.
Ejemplo:
b. Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.
Ejemplo:
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4. POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:
a. Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes. Ejemplo:
b. Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general [2].Ejemplo:
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c. De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas [2].
5. POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:
a. Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo [2].
b. Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las
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unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente [2].
c. Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base [2].
d. De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos [2].
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e. Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, osea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que
unen las figuras.
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2.2 ELEMENTOS BÁSICOS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Atendiendo las disposiciones normativas.
Redefiniendo los objetivos y las estrategias institucionales.
A la reagrupación de unidades respetando áreas funcionales.
Reduciendo personal conforme a la siguiente secuencia:
Congelando puestos o plazas vacantes.
Liquidación de personal de áreas adjetivas o de apoyo.
Liquidación de personal de áreas sustantivas (siguiendo los niveles jerárquicos en
forma ascendente, esto es, personal secretarial, analista, jefes de oficina, jefes de
departamento, etc.)
Redistribuyendo y o redireccionando funciones.
Diseñando y aplicando cuestionarios a través de entrevistas dirigidas en cada área
para captar información sobre:
Funciones por área.
Procedimientos.
Cargas de trabajo.
Soporte tecnológico.
Relaciones con el entorno.
Replanteando territorios o áreas de trabajo.
Revisando el tipo y presentación de productos y ó servicios que se ofrecen.
Estableciendo condiciones de operación viables y oportunas.
Replanteando relaciones de trabajo con organizaciones que brindan insumos,
servicios o pautas de acción.
Racionalizando recursos de trabajo (materiales y tecnológicos).
Reduciendo la cadena escalar de autoridad.
Capacitando a los mandos superiores y medios para asimilar el cambio.
Desincorporando áreas.
Promoviendo la creación de fuentes de trabajo suplementarias.
2.3 PROCEDIMIENTOS PARA ELABORAR EL ORGANIGRAMA
DEL PROYECTO EMPRESARIAL.
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Se requieren tres pasos para crear el organigrama de una empresa:
1. Exploremos como vamos a dibujar o disponer las actividades: horizontalmente o
verticalmente:
Debido a que en gran mayoría nuestras empresas son microempresas, ó pequeñas empresas,
te recomiendo seleccionar el organigrama de tipo vertical como el mas adecuado para
nuestro propósito. El diseño organizacional representado en un gráfico vertical significa
“Unidad De Comando”, es decir un subordinado sera directamente dirigido únicamente de
un superior, el principio básico de este tipo de diseño organizacional es el de evitar
conflictos entre los cargos, malentendidos y mal uso de recursos. El diseño horizontal del
organigrama se utiliza para empresas muy grandes y generalmente resulta un gráfico muy
extenso.
2. Definir cuál es el tipo de estructura organizacional que conviene al negocio.
Dependiendo del plan que tengas para crear tu empresa y la visión que hayas desarrollado
acerca de tu proyecto empresarial, deberás seleccionar aquella estructura que se ajuste a lo
que deseas:
Estructura funcional: Es una de las más frecuentes maneras de agrupar actividades,
una empresa puede organizarse por departamentos o funciones como por ejemplo:
ingeniería, contabilidad, manufactura, recursos humanos, compras, como se muestra
en la imagen, esta organización funcional puede ser utilizada en todo tipo de
empresas, adecuando los nombres de las funciones requeridas para alcanzar los
objetivos organizacionales. Por ejemplo un hospital puede tener los departamentos
de investigación, cuidado de pacientes, administración de recursos y finanzas.
Estructura por producto: Esta estructura ilustra la departamentalización del producto
en la que cada producto principal es ubicado bajo la autoridad de un ejecutivo que se
especializa y se responsabiliza por todos los aspectos de esa línea de producto
Estructura por tipos de cliente: se organiza por cada tipo particular de cliente al que
la empresa desea servir, teniendo en cuenta que cada grupo de clientes tiene un
grupo particular de problemas y necesidades, por ejemplo: gerencia de clientes al
detal, gerencia de ventas al por mayor, gerente de cuentas de gobierno.
Estructura geográfica: Se trata de organizar el organigrama por territorio geográfico,
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por ejemplo una organización de ventas puede tener regiones sur, centro, oriente,
occidente, suroriente y suroccidente; este tipo de organigrama es putil cuando la
empresa esta extendida en todo un país o territorio.
Estructura por proceso: Este tipo de organigrama muestra el flujo de varios
departamentos de la producción, por ejemplo: en una planta de extrusión de
aluminio, cada departamento se especializa en una fase específica del proceso a
saber: departamento de selección, departamento de extruido, departamento de corte
y terminado, departamento de limpieza y terminado y departamento de inspección y
empacado.
3. Determine los niveles que requiere crearse en su empresa.
Hacer esto depende de la cantidad de personas que crees que se requiere en tu empresa al
momento de crearla o al momento de iniciar; es normal que tu organigrama crezca en la
misma medida en que crezca tu empresa, de manera que puedes crear un organigrama básico
con la condición de que lo actualices cada vez que crezca tu empresa en cantidad de
personas. Por ejemplo si al momento de iniciar, crees que tendrás un gerente comercial,
colócalo en tu organigrama, sin embargo si con el paso del tiempo será necesario contratar
asesores de ventas, será necesario crear el cargo de asesor de ventas en tu organigrama. Es
importante tener en cuenta que puede existir un solo cargo de asesor de ventas pero en la
práctica pueden haber tres asesores de ventas o mas y no será necesario reflejar exactamente
la cantidad de personas en un solo cargo, asegura que exista el cargo independientemente de
la cantidad de personas existentes en el cargo.
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3. COMUNICACIÓN.
3.1 CONCEPTO IMPORTANCIA Y CARACTERÍSTICAS DE
COMUNICACIÓN.
La comunicación es el proceso mediante el cual se puede transmitir información de una
entidad a otra. Los procesos de comunicación son interacciones mediadas por signos entre al
menos dos agentes que comparten un mismo repertorio de signos y tienen unas reglas
semióticas comunes.
Tradicionalmente, la comunicación se ha definido como "el intercambio de sentimientos,
opiniones, o cualquier otro tipo de información mediante habla, escritura u otro tipo de
señales". Todas las formas de comunicación requieren un emisor, un mensaje y un receptor
destinado, pero el receptor no necesita estar presente ni consciente del intento comunicativo
por parte del emisor para que el acto de comunicación se realice. En el proceso
comunicativo, la información es incluida por el emisor en un paquete y canalizada hacia el
receptor a través del medio. Una vez recibido, el receptor decodifica el mensaje y
proporciona una respuesta.
El funcionamiento de las sociedades humanas es posible gracias a la comunicación. Esta
consiste en el intercambio de mensajes entre los individuos
La comunicación es el proceso mediante el cual el emisor y el receptor establecen una
conexión en un momento y espacio determinados para transmitir, intercambiar o compartir
ideas, información o significados que son comprensibles para ambos.
La comunicación la podemos definir como el conjunto de medios, instrumentos y recursos
que nos permiten transmitir ideas con el objetivo de influir en los demás.
Es un instrumento básico para nuestra vida y para la sobre vivencia, por que por medio de la
comunicación nos valemos para obtener alimentos y nuestras necesidades entre otras cosas
que nos son de vital importancia.
Nosotros tenemos la necesidad de comunicarnos para continuar con nuestras actividades de
todos los días, ya sea comunicando de forma oral o escrita. A esta la componen un emisor,
un receptor, un mensaje, una reacción, un canal y una retroalimentación.
Para que sea entendida además necesita un mismo contexto entre el emisor y el receptor.
También es la base de toda organización por lo que es imprescindible en el ámbito laboral.
La comunicación nos permite construir la realidad en la que nos desempeñamos todos los
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días, comprender nuevas ideas, ya sean conceptos “formales” o “informales”.
Nos permite considerar una opinión como buena o mala y comprender las costumbres
sociales asi como generar nuevas oportunidades y crecer ideológicamente
La comunicación es un instrumento social tan importante, que sin esta herramienta, se puede
afirmar, jamás podríamos influir en las ideas, en los sentimientos o en las acciones de otras
personas. El destino del hombre es afrontar y resolver problemas; y esto, como es natural, es
obra de la comunicación.
Tal hecho explica por qué a quienes saben comunicarse se les da preferencia en todas partes,
adquiriendo, de paso, mayor habilidad en los círculos en que se desenvuelven. Quienes han
desarrollado la habilidad para comunicarse, logran más que aquellos que sabiendo más, no
pueden expresarse adecuadamente; y más todavía; los que saben comunicarse, porque han
aprendido a relacionarse, pueden lograr el liderazgo de los grupos en los que intervienen,
despertando una buena impresión a través de sus expresiones.
La comunicación es una característica intrínseca en el mundo animal, y surge como
consecuencia inevitable del hecho de que todo ser vivo necesita comunicarse no sólo con el
medio físico en el que vive, sino también con el biológico. La comunicación es
indispensable en algún momento de la vida, ya sea para alimentarse, reproducirse o evitar la
depredación. También existe lo que podríamos denominar un modelo egoísta de
comunicación, donde una especie engaña a otra para su propio beneficio, por ejemplo
imitando el canto de llamada sexual o la coloración de los huevos de una especie
hospedadora.
En las formulaciones más simples, para que exista comunicación deben darse al menos los
siguientes componentes:
Mensaje: La información que se pretende transmitir.
Emisor: El organismo que origina y envía el mensaje.
Receptor: El organismo que recibe y procesa el mensaje.
Canal: El medio físico por el cual se transmite el mensaje.
Código: Conjunto de signos y reglas que conocen el emisor y el receptor y que se
utiliza para representar el mensaje
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3.2 ELEMENTOS BÁSICOS EN EL PROCESO DE
COMUNICACIÓN.
El resultado de la comunicación está dado por lo que el receptor entendió y no por lo que el
emisor intento comunicar.
Es muy importante la imagen visual de las personas, como sus expresiones y posturas, las
cuales tiene una influencia muy superior a las palabras con las cuales nos expresamos. Otro
factor sobresaliente está relacionado con los tonos de voz usados para comunicarnos.
La comunicación es el medio por el cual se ejerce influencia sobre las personas para
conseguir nuestros deseos o impartir órdenes, y por lo tanto es prioritario que la misma sea
efectiva.
Es conveniente que la información que deseamos trasmitir no resulte excesiva o deficiente
en su extensión, y con conceptos precisos de lo que se pretende obtener, como de la
finalidad perseguida.
Solo podemos entender como comunicación eficaz, a aquella donde el receptor recibe un
determinado mensaje y realiza la acción propuesta por el emisor.
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El emisor o comunicador es aquella persona o ser vivo que, voluntaria o
involuntariamente, transmite o envía un mensaje o señal al receptor.
Su trabajo es de especial relevancia puesto que a la hora de comunicarse debe seleccionar
los signos adecuados para transmitir su mensaje, es decir, codificar el mensaje de manera
que el receptor lo entienda. El emisor es la persona que inicia el proceso comunicativo.
El receptor Es a quien va destinado el mensaje. Realiza el proceso inverso al del emisor, ya
que debe descifrar lo que el emisor quiere dar a conocer. Hay dos tipos de receptores, el
receptor pasivo que es el que solo recibe el mensaje, y el receptor activo o perceptor, que no
solo recibe el mensaje, sino que lo percibe y lo almacena. En este tipo de receptor se realiza
lo que denominamos feedback, que ya veremos más adelante.
El mensaje es la información que se transmite y consiste en una serie de signos que es lo que
el emisor debe interpretar.
El código es el medio a través del cual se transmite la información-comunicación,
estableciendo una conexión entre el emisor y el receptor. Mejor conocido como el soporte
material o espacial por el que circula el mensaje. Ejemplos: el aire, en el caso de la voz; el
hilo telefónico, en el caso de una conversación telefónica. Es la forma que toma la
información que se intercambia entre emisor y receptor en el proceso comunicativo. Implica
la descodificación y por tanto compresión de la información que se transmite. El código
debe ser conocido por ambos. Dentro de la empresa el código debe estar en un lenguaje
específico, es decir debe usar las palabras, signos y gestos adecuados al tema que se esta
llevando. La terminología empleada contendrá palabras que sólo se utilizan en ese campo
(refiriéndonos al tipo de trabajo desempeñado por la empresa), por ejemplo en una empresa
de ordenadores hablaran de bits, discos duros, etc., mientras que en una empresa de
alimentos no utilizarán estos términos.
El contexto es otra de las partes importantes dentro del proceso comunicativo, puesto que
dependiendo de este la información intercambiada puede variar. Por ejemplo, no es lo
mismo decir que la vaca/baca esta mal en el campo que en un taller, puesto que podemos
entender dos cosas totalmente distintas. Dentro de la empresa el contexto no nos ofrecerá
problemas puesto que suponemos que la información que se intercambia hace referencia al
contexto en el que estamos.
3.3 PLAN DE COMUNICACIÓN QUE INTEGRA LA
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COMUNICACIÓN FORMAL E INFORMAL PARA EL
PROYECTO EMPRESARIAL
COMUNICACIÓN EMPRESARIAL EFICIENTE
La comunicación empresarial eficiente es aquella que se basa en dos escenarios básicos:
* El establecimiento de una buena política de comunicación, la misma debe identificar los
puntos de origen de la comunicación, estándares de calidad en el mensaje (envío de la
comunicación) y una excelente coordinación de toda la comunicación que la organización
envía.
* Identificación de los elementos relacionados con el análisis del problema, el desarrollo de
estrategias de comunicación, los planes de implementación de esas estrategias y el cálculo
de la efectividad del ensamblaje de comunicación organizacional.
Las organizaciones de éxito son aquellas que le dan la verdadera importancia a las
comunicaciones y la información, ya que ellas han comprendido que estas contribuyen en
gran parte a mejorar el ambiente comunicativo y el clima laboral. Es a través de esta
comunicación que las organizaciones cumplen una serie de metas tales como: estructurar,
planear y distinguir patrones de comportamientos para los públicos internos y externos; es
ahí donde la información se convierte en un instrumento de retroalimentación para la
evolución y control de la organización.
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4. MARCO LEGAL
4.1 CONCEPTO, IMPORTANCIA Y CARACTERÍSTICAS DE
MARCO LEGAL
El sistema legal puede definirse como el conjunto normativo que rige a una sociedad, obedeciendo a principios y directrices definidos, tales como el sentido jerárquico de las normas. Así, la resolución se atiene al reglamento, éste a la ley y la ley a la constitución.
Lo que legaliza cualquier acto civil.
Son las normas jurídicas tanto a nivel comunal, como provincial y nacional a las que tiene que ajustarse el diseño
Proporciona las bases sobre las cuales las instituciones construyen y determinan el alcance y naturaleza de la participación política. En el marco legal regularmente se encuentran en un buen número de provisiones regulatorias y leyes interrelacionadas entre sí.
El marco legal faculta a la autoridad correspondiente para que lleve a cabo las labores de administración de conformidad a la estructura detallada dentro de sus mismas provisiones.
Algunos de los beneficios que trae consigo la legalidad son: la Seriedad, porque los individuos usualmente prefieren adquirir sus productos a través de personas o empresas que les provean garantía y calidad, cosa que se logra muchas veces a través de esto.
Las Oportunidades de Negocios, participación en Licitaciones de Empresas Privadas y Gobiernos Nacionales e Internacionales. Además la oportunidad de Ingreso al Sistema Financiero, recibir créditos, generar soporte y garantía, aportar crecimiento a la comunidad y país, y brindar la posibilidad de reclamar ante las autoridades.
4.1.1 Características
I. La capacidad jurídica: Es la aptitud de ser titular de derechos y obligaciones pero en materia mercantil la capacidad esta limitada o condicionada por el fin de la sociedad, esto significa que solo puede tener derechos y obligaciones que estén contenidas dentro de su objeto social.
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II. Patrimonio (propio): El patrimonio de una sociedad es el conjunto de bienes, derechos y obligaciones de los que es titular una sociedad mercantil y se clasifica en los siguientes grupos: o Patrimonio Activo: Que se refiere a los bienes y derechos de una
sociedad y que puede ser aportado al momento de la constitución de la sociedad mercantil, en un aumento de capital, en un aumento del haber social o con las ganancias obtenidas por la sociedad.
o Patrimonio Pasivo: El patrimonio pasivo de una sociedad esta constituido por
las obligaciones de la misma y estas se pueden adquirir desde el momento de la creación de la sociedad mercantil y consisten en deudas y obligaciones de dar o de hacer.
III. Nombre: En derecho mercantil se le llama también denominación o razón social y se define como el conjunto de caracteres que identifican a una individualidad, distinguiéndola de los demás.
IV. Domicilio: Es el lugar donde se harían la principal sede de negocios de una sociedad mercantil. En materia de sociedades mercantiles el domicilio por práctica común se determina en una ciudad, sin especificar número, calle o colonia. Una persona moral o sociedad mercantil puede tener uno o demás domicilios siempre y cuando esto quede plasmado en el acta constitutiva, poder señalar un domicilio principal y varios accesorios. Al domicilio principal se le conoce como domicilio matriz y a los accesorios como sucursales, para efectos legales puede utilizar uno u otro indistintamente.
V. Nacionalidad: La nacionalidad de las sociedades mercantiles será mexicana cuando las mismas se conformen de acuerdo a las leyes de nuestro país, y que establezcan su domicilio en el mismo en caso contrario se consideran extranjeras.
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4.2 INSTITUCIONES, DEPENDENCIAS Y ORGANISMOS
PARA REALIZAR TRÁMITES LEGALES PARA LA
APERTURA Y FUNCIONAMIENTO DE UN PROYECTO
EMPRESARIAL.
4.2.1 Trámites de creación y puesta en marcha.
Presentamos los trámites de constitución de la empresa ante los distintos organismos
implicados en este proceso
Organismo: Registro Mercantil Central
Trámite: Certificación negativa del nombre de los diferentes tipos de estrategias
Qué es: se debe obtener certificado de la Sección de Denominaciones de Registro
Mercantil Central que acredite la inexistencia de otra sociedad con denominación
igual o idéntica. Este certificado tendrá validez durante 2 meses.
Documentación que debe Presentarse:
Instancia por escrito de uno de los futuros socios solicitando la denominación al
Registro Mercantil Central o al Registro de Cooperativas y Sociedades Laborales.
Organismo: Notario
Trámite: Redacción de los estatutos
Qué es: Los estatutos contendrán las reglas de funcionamiento de la sociedad.
Documentación que debe presentarse: El contenido mínimo que deben presentar los
Estatutos varía en función del tipo de sociedad que se constituya, pero, todas deben
presentar la siguiente información
Denominación de la sociedad
objeto social
domicilio social
capital social
fecha de cierre del ejercicio social al que los redacte un notario
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Trámite: Estructura pública de constitución y estatutos
Qué es: es el acto por el que los socios fundadores proceden a la firma de la escritura
ante un notario, que actúa como fedatario público.
Documentación que debe Presentarse:
Certificación negativa de la denominación de la sociedad, expedido por la Sección de
Denominaciones del Registro Mercantil Central
D.N.I. y N.I.F. de todos los socios fundadores.
Certificado bancario que acredite el ingreso del importe del capital social.
Estatutos de la sociedad (si se desea puede hacerlos el notario, es lo más común).
Datos de la sociedad (aportaciones, domicilio de la empresa, administradores…)
Organismo: HaciendaTrámite: Declaración censal. Solicitud de C.I.F
Qué es: Las personas o entidades que realicen o vayan a realizar actividades
empresariales o profesionales, deben comunicar a la Administración Tributaria, a
través de las declaraciones censales, el comienzo, las modificaciones y el cese en tales
actividades.
Documentación necesaria:
Para solicitar el N.I.F. (Número de Identificación Fiscal) o C.I.F. (Código de
Identificación Fiscal): Declaración censal
Copia de la escritura de constitución o documento de constitución y de los estatutos
sociales, en caso de que no se trate de persona física; y Fotocopia del ,DNI del
solicitante si es empresario individual o socio o poder notarial del apoderado.
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Trámite: Afiliación y alta en el Régimen de Autónomos, Régimen General Y Régimen General Asimilado
Que es: En la constitución de Sociedades Limitadas Laborales y Sociedades Anónimas Laborales, se pueden presentar diferentes casos entre los miembros de la sociedad a la hora de afiliarse y darse de alta en alguno de los Regímenes posibles.
Documentos a presentar: Documento de afiliación a la Seguridad Social Parte de alta de asistencia sanitaria Parte de alta de cotizaciones por cuadriplicado Fotocopia de alta en el IAE Fotocopia del DNI Si se trata de profesionales colegiados, certificado del Colegio Oficial
Trámite: Afiliación y alta de trabajadores
Documentos a presentar:1. Si el trabajador no está dado de alta y es la primera vez que trabaja:
o Solicitud oficial modelo TA1,
o Fotocopia del DNI del trabajador.
2. Si el trabajador ya está dado de alta y comienza un nuevo trabajo:o Solicitud oficial modelo TA2 firmado por el empresario y el trabajadoro fotocopia del DNI del trabajador.
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4.3 PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA Y
FUNCIONAMIENTO DEL PROYECTO EMPRESARIAL
(UNA EMPRESA LEGALMENTE CONSTITUIDA)
Planificar el proyecto
El tiempo que dediquemos a la planificación de nuestro proyecto de empresa, determinará en gran medida el éxito o el fracaso de nuestra actividad. Es muy importante establecer una base sólida, ya que en ella se apoyará el proyecto; si nuestra planificación es errónea o tiene muchas carencias, probablemente la actividad evolucione con pocas perspectivas de éxito.
Para planificar el proyecto, elaboraremos lo que se llama Plan de Empresa, o informe imprescindible en la fase previa a la constitución de una empresa, debido a que nos ayuda a comprobar si el negocio es viable o no lo es, y por tanto, si merece la pena poner en marcha la idea o desecharla.
Pero además, si el Plan de Empresa es realista y recoge información detallada y fidedigna del negocio y demuestra su viabilidad económica, es un excelente medio de vender nuestro proyecto a posibles inversores o entidades financieras y de dar una imagen de profesionalidad.
Incluso en el caso de empresas que son ya veteranas en el mercado, pero quieren expandirse o diversificar su producto, el Plan de Empresa es un instrumento muy útil, que se emplea como indicador para saber si hay desviaciones respecto de la planificación inicial del proyecto.
En definitiva, debemos esmerarnos en redactar y recopilar información de calidad para que nuestro estudio determine con mayor exactitud la viabilidad del negocio. Para ello, debemos tener en cuenta ciertas normas de forma, como por ejemplo:
• Utilizar una expresión escrita adecuada a todos los lectores y cuidar que no tenga erratas.
• Calidad en los contenidos: que sean interesantes, claros y se pueda comprobar su veracidad.
• Una agradable presentación del documento, ya que como hemos comentado antes, tiene como objetivo ser una eficaz tarjeta de visita de la empresa.
Pero también hemos de tener en cuenta otra condición: la estructura. Debemos organizar toda la información que contiene el plan, de tal modo que tenga una coherencia. Pero también debe ser una estructura flexible, que se adapte a las necesidades de sus distintos destinatarios, es decir, dependiendo de a quién vaya dirigido, nos interesará resaltar u omitir algunos apartados y por tanto, variar la organización inicial.
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Dentro de esa estructura, conviene recoger los siguientes puntos para redactar nuestro Plan de Empresa:
• La imagen del producto o servicio• El mercado (mercado objetivo, clientes, la competencia)• Producción (disposición de medios técnicos y humano)• Política comercial (precio, comunicación, distribución)• Estudio económico-financiero (inversión, financiación, ingresos, gastos y
cuenta de resultados)• Plan de viabilidad
Antes de desarrollar cada punto, es interesante añadir una introducción explicativa, donde se aporta el nombre de la empresa y una explicación breve de la actividad y el sector al que pertenece, así como los objetivos que se persiguen y los medios para conseguirlos. Se puede acompañar también, de información acerca del emprendedor o emprendedores que componen el proyecto, de la inversión prevista y de las fuentes de financiación a las que se recurrirá.
La imagen del producto o servicio
En este punto debemos describir con precisión y detalle dos elementos importantes para nuestro proyecto, que son:
La actividad: debemos definir minuciosamente la actividad de la empresa, porque de esta manera concluiremos claramente quiénes pueden ser nuestros clientes y quiénes nuestros competidores directos o indirectos.
El producto o servicio: podemos explicar en qué consiste nuestro producto o servicio, sus características (envase, uso, formato del producto), qué novedades presenta con respecto de la competencia y cómo se usa o si las necesidades que satisface son diferentes a las de la competencia. Si elaboramos más de un producto o servicio, podemos realizar un listado con cada uno de ellos.
También es interesante estimar el precio real del producto o servicio (el precio de venta para el cliente y el coste directo para la empresa). Si se han realizado investigaciones o estudios de mercado, conviene reflejar aquí los resultados.
El mercado
Una vez que sepamos perfectamente a qué nos dedicaremos y cómo van a ser nuestros productos o servicios, hemos de definir el mercado al que nos vamos a dirigir: En este apartado, debe quedar claro a qué sector del mercado nos interesa dirigirnos, quién será
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nuestro público objetivo. Tenemos que encontrar un hueco en ese mercado. Para ello es muy importante realizar una investigación, aunque sea de un modo sencillo y económico, para obtener la información que nos interesa. De los resultados del estudio dependerán en gran medida las estrategias comerciales que adopte la empresa.
Producción: disposición de medios técnicos y humanos
En este apartado de nuestro Plan de Empresa, describiremos el proceso de producción de nuestro negocio y haremos un listado de todos aquellos medios que vamos a necesitar para empezar a elaborar nuestro producto o servicio. Llegados a este punto, debemos diferenciar entre medios técnicos y recursos humanos, dos ingredientes imprescindibles para que nuestra empresa pueda funcionar correctamente.
No obstante, hay que destacar la diferencia que puede haber entre empresas que se dedican a la producción industrial y las empresas comerciales o que ofrecen una prestación de servicios, ya que en éstas últimas no existe un proceso productivo. Por esta razón, en estos casos nos limitaremos a describir sus necesidades técnicas en cuanto a locales, equipos informáticos, instalaciones, mobiliario, etc. y necesidades de personal.
Disposición de medios técnicos:
• Tanto a la hora de elaborar un producto o un servicio, necesitaremos una infraestructura: un local, instalaciones de energía eléctrica, agua, gas, etc. Hay que tener presente que la elección se debe hacer de acuerdo a la normativa que marca la legislación, teniendo en cuenta la actividad que vamos a desarrollar. Por otro lado, nos interesa tener presente que el local o instalaciones nos permitan en un futuro realizar modificaciones o ampliaciones.
• En el caso de negocios de producción, se debe tener en cuenta la inversión necesaria en equipos para la fabricación del producto (maquinaria, equipamiento, suministros, etc.). Lo ideal sería elegir los equipos más novedosos que existan en el mercado, con grandes prestaciones técnicas, para entrar a competir con ventaja en el mercado. Nos interesa saber, entre otras cosas, su capacidad de producción, el coste y la duración estimada de estos equipos y los posibles costes de mantenimiento. A partir de estos datos, estimaremos las cantidades de producción que podemos soportar y en qué plazos.
• Además del equipamiento, es necesario hacer un listado del material necesario para comenzar la actividad y su importe. Para que no olvidemos nada, podemos hacer previamente un esquema del sistema de producción, describiendo todo el proceso y sus tareas. De esta forma sabremos qué materiales vamos a necesitar en cada fase productiva.
• Estrategia de aprovisionamiento o compras: es muy importante que se planifique perfectamente el sistema de compra de materiales necesarios para la producción. Hay que
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establecer un sistema de reposición para evitar que nos quedemos sin materias primas y tengamos que detener la actividad.
Podemos empezar por hacer un listado de nuestros posibles proveedores, los plazos de entrega, precios y calidad que ofertan.
• Si tenemos claro la cantidad de materia prima de que vamos a disponer en todo momento, tal vez nos interese contar con un almacén, porque necesitaremos alojar tanto los materiales, como algunos productos en stock que aseguren la continuidad de la actividad. Estamos hablando de la gestión de existencias y debemos calcular los volúmenes que manejaremos con la mayor exactitud posible. Además, hemos de plantearnos si necesitamos un servicio de transporte propio o contratado y bajo qué condiciones.
• También tendremos en cuenta el control de calidad del producto o servicio: necesitamos una descripción de los procesos de control de calidad y de inventarios, y encontrar una alternativa a un coste asequible, que sea del agrado de nuestros clientes.
• En ocasiones, las empresas no pueden dar salida a todo el trabajo que tienen y recurren a empresas subcontratistas. Debemos prever si nuestro proyecto necesitará de estos servicios y estudiar su rentabilidad. Incluiremos información de los subcontratados, cualificación y coste, volumen, materias primas, etc.
Disposición de medios humanos:
Al igual que cuando hablábamos de equipamiento, en el caso del personal, lo deseable sería encontrar un equipo altamente cualificado para cada puesto de trabajo, con conocimientos sobre las últimas novedades en el sector. Así nos aseguramos de que todas las secciones de nuestra empresa funcionen perfectamente, tanto individualmente como coordinadas entre sí.
Resulta muy útil diseñar un organigrama que recoja todas las tareas a desarrollar, para poder establecer categorías laborales y asignar un responsable apropiado a cada una de ellas. Además, nos facilitará la labor de calcular el número de personas que necesitamos para poner en marcha el proyecto:
• Cuando tengamos ese listado de tareas dentro de nuestra empresa, podremos establecer cuántos trabajadores necesitamos para cubrirlas y qué perfil profesional nos interesa más. En este punto tendremos en cuenta el convenio laboral a que se acogen los trabajadores, el tipo de contrato que se va a utilizar y el salario que se les va a pagar, en función de las distintas categorías profesionales. En algunos casos, será necesario establecer varios turnos de trabajo para que la actividad no se detenga, lo cual supone un incremento en los costes, por la necesidad de contratar a más personas.
• En relación con los trabajadores, podemos definir también la política de la empresa, en cuanto a promociones internas, incentivos, ascensos, etc. Hay que prever también si nuestro
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equipo de trabajo tiene algún tipo de carencia formativa o necesitará un reciclaje a medio o largo plazo y calcular los costes en que podemos incurrir. En ocasiones, nosotros mismos podremos impartir la formación, pero otras veces necesitaremos contratar a empresas especializadas en el tipo de formación que solicitemos.
• Vamos a disponer cómo realizaremos la selección de personal, si la hubiera: debemos tener en cuenta si vamos a recurrir al INEM o a empresas de selección de personal o por el contrario, nos encargaremos nosotros mismos de este trámite.
• Por otro lado, debemos informarnos sobre los tipos de contratación existente para optar por la más adecuada a nuestro caso y calcular los costes, incluyendo los derivados de las obligaciones laborales, como el pago de la
Seguridad Social. Además, en algunas modalidades contractuales, existen ayudas a la contratación por parte de la Administración.
• Aparte de determinar cuáles son nuestras necesidades en cuanto a recursos humanos, es conveniente hacer una descripción del perfil del promotor o promotores: formación, experiencia laboral, conocimientos y relación con el mundo empresarial, así como las funciones y responsabilidad que asumirá dentro de la empresa. La decisión del papel que juega cada socio en el proyecto ha de tomarse antes de iniciar la actividad, dejando claras sus tareas, deberes y obligaciones. En algunos casos, los socios serán meros inversores que no trabajan en la empresa, detalle este que no hay que pasar por alto, así como la aportación económica de cada participante. Todas estas condiciones determinarán en cierta manera la forma jurídica que le conviene adoptar a nuestra actividad.
Política comercial: precio, comunicación y distribución
Con toda la información que hemos recabado hasta aquí, podemos empezar a plantearnos las estrategias de comercialización de nuestra empresa, es decir, qué tácticas son las más adecuadas para dar a conocer mi producto o servicio en el mercado y conseguir los objetivos que nos hemos marcado, como son el volumen de ventas y el porcentaje de participación en el mercado esperados.
En resumen, vamos a idear qué políticas adoptaremos para que el mercado conozca, aprecie y elija nuestro producto entre otros parecidos. Antes de hacerlo conviene que nos marquemos unos plazos para lograrlo y cuál será nuestro ámbito geográfico de actuación.
Puesto que ya hemos definido anteriormente cómo es nuestro producto o servicio, ahora nos corresponde utilizar esa información para decidir cómo nos vamos a desmarcar de la competencia (estrategias de precios, sistema de distribución, comunicación, imagen de marca, calidad, etc.).
El precio: la política de precios de nuestra empresa se adaptará a las características del
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producto o servicio que elaboramos y a la estrategia que sigue nuestra competencia. Muchas veces es el elemento diferenciador de un producto o servicio respecto de su competencia.
A la hora de hablar de precios, hay que diferenciar entre precio real y precio psicológico. El precio real es el que se le asigna a un producto o servicio después de calcular los costes de producción y el margen de ganancia para la empresa, teniendo en cuenta el precio que ha marcado la competencia; en cambio, el precio psicológico lo establecen los clientes, basándose en sensaciones (unas veces se piensa que un producto o servicio no vale lo que han pagado por él).
La estrategia de precios vendrá bien definida en el Plan de Marketing. Sin embargo, es aconsejable que nos planteemos desde aquí si queremos establecer precios bajos (cuidado, porque si los precios son excesivamente bajos se pueden identificar con mala calidad), precios altos (se suelen asociar con alta calidad del producto o servicio) o políticas de descuentos.
La comunicación: las acciones comunicativas que vamos a llevar a cabo para dar a conocer nuestro producto o servicio y crear una imagen de marca en el cliente, influirán notablemente en el momento de la elección de un producto u otro. Sobre todo en casos en que no existe una diferenciación clara de la competencia, las acciones de comunicación juegan un papel muy importante.
Las estrategias de comunicación confieren una imagen de marca y de producto en la mente de nuestros clientes potenciales, destacando sus ventajas y en algunos casos, añadiéndole valores psicológicos, que generan nuevas necesidades (por ejemplo, asociar el uso del desodorante “x” con el éxito entre las personas del sexo opuesto).
Estos condicionantes pueden ser decisivos para que elijan nuestro producto.
Existen muchos medios para plantear nuestra estrategia publicitaria (revistas, periódicos, radio, televisión, Internet, promoción en el lugar de ventas, folletos, catálogos, espacios en mobiliario público como marquesinas, etc.). Para elegir el que más nos conviene para promocionarnos, debemos estudiar algunos datos como cuál es el más adecuado para el mensaje que quiero transmitir, qué porcentaje de eficacia tiene, qué porcentaje de impacto alcanza (a cuántas personas llega) y qué inversión exige o en qué plazo de tiempo se alcanzarán los objetivos deseados.
La distribución: este aspecto del proyecto puede ayudar también a establecer una diferenciación de nuestro producto o servicio en el mercado, según el modelo que escojamos:
• Distribución extensiva: a todo tipo de comercios, sin discriminación
• Distribución intensiva: tan sólo en puntos de venta del mismo sector
• Distribución exclusiva
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En este apartado, como en muchos otros, es interesante conocer de qué manera llegan las empresas competidoras a sus clientes y decidir entonces cómo lo haremos nosotros.
Dependiendo del tipo de producto que ofertamos y de nuestros objetivos comerciales, tenemos que decidir si vamos a efectuar una venta directa o por medio de intermediarios, y cuáles van a ser nuestros canales de distribución (venta al por mayor y al por menor, almacenista, distribuidores, ventas por correo, etc…).
Estudio Económico-Financiero
Para poder realizar el estudio económico y financiero del proyecto de nuestra empresa necesitamos tener unos conocimientos propios en esta materia. En caso contrario buscaremos la ayuda de un asesor perteneciente a un ayuntamiento o a una cámara de comercio u otro organismo ya que los servicios que nos ofrecen son gratuitos.
Tras esto pasaríamos a comentar los activos inmovilizados necesarios para poder llevar a cabo la actividad de nuestro negocio. Por una parte contaríamos con el Inmovilizado material que son los bienes muebles o tangibles que no se llevan a la venta o transformación. Estos permanecerán en nuestra empresa mas de un año y serán amortizables.
Por otro lado hablaríamos del Inmovilizado inmaterial, el cual son bienes intangibles que tendrán un carácter duradero en nuestro negocio.
En ambos casos se debería especificar si el inmovilizado es nuevo o ya ha sido usado.
Debemos hacer mención a los Gastos amortizables ya que en estos gastos incurriremos hasta que comencemos la actividad de nuestra empresa y los podemos ir amortizando anualmente. Se suele dar en el caso de notarías, abogados, etc…
Plan de financiación: en este apartado se va a explicar de qué fuentes vamos a obtener los recursos que vamos a necesitar para hacer frente a las inversiones, pudiendo ser tanto de aportaciones de los socios como de créditos bancarios, subvencionados, e incluso leasing.
Teniendo una base de los recursos que vamos a disponer, presentaremos diferentes alternativas que sean viables para nuestra empresa.
Para poder llevar a cabo lo anteriormente expuesto, nos vamos a tener que fijar en el Balance y en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos:
• Balance: Es un documento contable en el que vamos a ir ordenando los recursos que tiene nuestra empresa en vista de su procedencia y del uso que hemos hecho de los mismos para momentos determinados.
A través de este informe podemos conocer la situación de nuestra empresa en un momento concreto debido al carácter estático que presenta.
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• Estado de Origen y Aplicación de Fondos: Es un procedimiento que nos sirve para comparar la cantidad neta de fondos que tenemos entre dos momentos correlativos. Para crear este informe haremos uso del contenido financiero del Balance y del de la cuenta de resultados.
- Previsión de resultados: esta previsión la solemos hacer para ver lo que esperamos ganar en cada uno de los tres primeros años de actividad de nuestra empresa (tres o más, se aconseja un mínimo de tres años). Para ello tenemos que contar con una previsión en la que debemos recoger los ingresos por las ventas realizadas así como la de unos gastos anuales por compras, sueldos y salarios, alquileres, intereses por créditos….
La ventaja que tenemos haciendo esta previsión es que a parte de conseguir la cifra de beneficio o pérdida también llegamos a saber si el funcionamiento de la empresa es el que se había deseado o no y el por qué.
Normalmente es difícil que podamos dar una cantidad de ingresos esperados, por ello lo que se suele hacer es complementar la información de la previsión de resultados con el denominado Punto Critico o umbral de rentabilidad.
Este punto sería la cifra mínima que necesitaríamos hacer de ventas para que nuestra empresa no llegue a tener pérdidas o empiece a alcanzar beneficios.
Valoración del riesgo: es importante que nuestra empresa a parte de realizar un análisis de su situación económico financiera incluya también una descripción de los riesgos que puedan afectar a la empresa a nivel de personal, de producto, de mercado así como de la obtención de recursos.
Plan de Viabilidad
Toda iniciativa empresarial debe seguir un proceso de planificación antes de ponerse en marcha, en el que se estudiaran los diferentes aspectos que van a repercutir en su desarrollo futuro. Uno de estos aspectos es la viabilidad del proyecto la cual es fundamental para tomar la decisión final de crear una empresa.
El plan de viabilidad debe ser claro y concreto y debe incluir:
• La inversión expuesta
• El tiempo estimado de amortización
• Una proyección de crecimiento y desarrollo.
- INFORME FINAL DE VIABILIDAD
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Debemos tener en cuenta las variables más importantes que tenemos que observar para alcanzar que nuestra empresa se mantenga en el plazo fijado.
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FUENTES BIBLIOGRÁFICAS
BIBLIOGRAFÍA:
1. |Introducción a la historia de la comunicación social / Julio Montero Díaz, José |Montero Díaz, Julio, 1951- |2002 |
2. |Carlos Rueda Laffond. | | | |Ubicación: Sala General - 2o. piso |Número de Clasificación: 302.2308 M778i |
3. |Introducción a la teoría de la comunicación de masas / Denis McQuail ; traducción de Patrick Ducher. |McQuail, Denis|2000 |Ubicación: Sala General - 2o. piso |Número de Clasificación: 302.2301 M478i |
4. |Introducción a la comunicación y a la información / coordinador Gabriel Galdón. | |2001 ||Ubicación: Sala General - 2o. piso |Número de Clasificación: 302.2 I619 |
5. |Introducción a la pedagogía de la comunicación / Mabel Piccini, Ana María Nethol. |Piccini, |1990 | | |Mabel | | |Ubicación: Sala General - 2o. piso |Número de Clasificación: 302.2 P588i |
RED:
1. http://jmhweb.wordpress.com/docencia/master-en-biologia-de-la-conservacion-ucm/la-comunicacion-y-su-importancia-para-los-seres-vivos/
2. http://www.slideshare.net/edubuho/importancia-de-la-comunicacin3. http://www.promonegocios.net/comunicacion/que-es-comunicacion.htm4. http://www.slideshare.net/richardorafael/elementos-bsicos-de-comunicacin