Carolina Soaring Association 510 Palmetto Drive Simpsonville, SC 29681 www.carolinasoaring.com

2016 SSA Convention Greenville, SC 

SSA Board of Directors Report 9/7/2015  

Note: This document is being distributed as an Adobe Acrobat Document with the supporting documentation tabbed for easy access. 

 The short answer is that the planning, and preparations for the 2016 convention in Greenville are going well at this point.  Our key volunteers are really making things happen.  Most of the work accomplished at this point is the result of Andreea Alexandrescu’s efforts on Public Relations, and Marketing, and Leigh, and Sam Zimmerman’s efforts to recruit speakers.  I have attached Andreea’s report, and the current list of speakers, for your review.  Other key volunteers are being added as needed.  Because the SSA Staff has been successfully running the convention for the last several years, the plan has been to supplement their work not shift it to a volunteer group.  Gaynell Williams of the SSA staff has been busy soliciting, and signing up exhibitors.  A current floor plan is attached that has everything sold to date highlighted in yellow.  Rob Ware has agreed to come on board as a sales rep for booth, and exhibit space to assist Gaynell.  Andreea, and I will continue to sign up local vendors as opportunities arise.  I think the biggest news right now is the creation of a website dedicated to the convention only. http://ssaconvention.org/  Early on, Sam, and Leigh set up a meeting with a local top shelf PR & Marketing firm.  It turns out that we couldn’t afford them.  Marketing , and PR is expensive.  Not having a marketing budget at all was an obstacle we couldn’t overcome.   We were able to get them to make recommendations, and prioritize what items should be included in a modest marketing and PR plan typical for an event like our convention.   A dedicated event website was at the top of their list.  The website is property of the SSA and it can be recycled for the next convention.  Further details on our marketing efforts are included in the attached report from Andreea.       

There a quite a few things being done differently this year to increase attendance, and the overall quality of the event.  In no particular order a summary of these is as follows:  

An event webiste.  A lot of joint marketing work with the local airport staff directed at local aviation groups.  A really good selection of speakers on topics of interest to a broad spectrum of glider pilots.  Including the FAA and an extended session on collision avoidance devices. 

A bar area outside the convention hall for socializing after the exhibit hall closes.  A really big exhibit hall.  Good food in the exhibit hall.  Exhibitors trailers stored inside the building.  On Site, dry RV Camping available.  A used sailplane section on the convention floor.  An RV dealer will be exhibiting RV’s of interest to all levels of the sailplane RV community. 

Parachute re‐packing on the convention floor.  Annual inspections and Transponder certification available at the airport.  Glider rides during the convention.  Tows available at CSA on either end of the convention.  Spouses program.  A list of local area attractions to make attending  more of a vacation event with a convention as a part of it, not just a convention. 

 I would ask that the board members take a look at all of the attached material and look for things missing, areas where improvements can be made, or recommend resources that have not been utilized.  On thing that I think we could do to make the exhibition floor better, is to add a video area where the screen is visible on the floor.  There are a lot of great glider video’s out there, I think thre is something really neat that be could be done here, I just don’t know how to do it.  We alre also looking for something to do withThursday night.  We would like to direct people to our fabulous downtown area, however we have not figured out how to have an event down there that wouldn’t cost $100/person.  Friday is the Ostive Dinner and Saturday is the SSA annual awards banquet.   Scott Fletcher   

      

 

 

Soaring Society of America 

2016 Convention – Greenville SC 

Fall Board Report 

 

 

 

Infrastructure: 

‐ Convention logo 

‐ New Convention dedicated website in place and ready to use – www.ssaconvention.org – 

includes Speakers, Exhibitors, Schedule, forms and info for exhibitors and Registration 

‐ New flyers and posters to be used as marketing materials 

‐ Improved floor plan to host a variety of exhibits (sailplanes, hangars, RVs) 

 

 

Promotion: 

 

Outside SSA membership: 

‐ Convention posted on 8 major aviation events websites (AOPA, Social Flight, SC Aviation 

Association, etc.) 

‐ SSA Facebook page has an event page inviting people to join 

‐ Over 100 SC and neighboring states list of airports to send the event poster inviting pilots to fly‐

in to Greenville downtown and visit the Convention 

‐ Christy Henderson – WSPA weather person and pilot – will do a live weather broadcast from 

the Convention floor, inviting viewers to the event 

‐ List of local media (radio, TV, newspapers) to be contacted and given the event press release 

for publication 

 

For SSA members: 

‐ E‐news & Soaring magazine monthly updates 

‐ November issue of Soaring dedicated to the Convention detailing activities to do in Greenville, 

inviting members to have a Spring vacation and bring family and friends 

‐ Email from CSA to all clubs inviting them to join us  

‐ Spouse – dedicated activities 

‐ Used sailplanes market on the Convention floor 

‐ RV dealer with 10 models on site plus hundreds 10 minutes away; SSA special prices 

‐ Parachute packer on site – to be advertised for members to bring their parachutes 

      

 

 

 

Exhibitors: 

‐ The Convention website shows all exhibitors with logos, contact information and links to their 

website 

‐ New prices that allow exhibitors to bring several sailplanes on the exhibit floor 

‐ Promotion in Soaring magazine in November, in E‐news and on Facebook 

‐ Shorter speaker schedule to allow visitors to spend more time on the exhibit floor 

‐ Sound system with MC on the exhibit floor introducing exhibitors and highlighting what they 

have to offer 

 

Speakers: 

‐ Names, bios and presentation summary posted on the website with photos 

‐ Promotion on flyers and posters, as well as Soaring magazine, E‐news, Facebook 

 

 

Team: 

Denise Layton 

Gaynell Williams 

Scott Fletcher 

Sam & Leigh Zimmerman 

Linda Murray 

Andreea Alexandrescu 

2016 SSA Convention Confirmed Speaker list 2015.09.05  1.  Sean Fidler    "Advanced Contest Flight Analysis with SeeYou" 2.  Dave Nadler  "Anti‐Collision Technology for Glider Pilots: Now and 

the Future" 3.  Walt Rogers    “Practical Use of the Newest Meteorological Models” 4.  Dick Butler     “Building and Flying the Concordia; Lessons Learned” 5.  Paul Remde    “Soaring Products News” 6. Pete Alexander    “Dissecting the Sky”: Discovering Energy Lines 7. Scott Manley     “Simulation‐based Glider Flight Training “  Condor 8. Pedja Bogdanovich  &Lane Bush"Flight Tracking‐SSA site 9. Peter Deane    “Let’s Talk About Team Flying” 10.Ulrich (Uli) Neumann “Building and Operating a Winch” 11.Bill Daniels   "Winch Launch ‐ where we are now and where we are 

going" 12.Garret Willat    “Fly Faster: Fly Farther” 13.Dan Gudgel    “Weather‐to‐Fly Revisited" 14. Hank Nixon   "How to Preserve and Extend the Life of Composite 

Sailplanes" 15. Pat Valdata       "Moments Aloft: The First Women Glider Pilots" 16.  Karl  Striedieck    "Soaring Birds of Prey" 17. Tony Condon  "13.5 Meter World Championships: New Gliders, 

Electric Power, Team Flying" 18 Uys Jonkers   "Jonker Sailplanes JS1 18m/21m Self‐Launcher 

Development" 19: Schleicher rep. 20  Tilo Holighaus     Schemp‐Hirth 21  John Godfrey                  (something about rules) 22. Mark Lenox    (clubs topic) 23 FAA        spot held per ExComm   We have other possibilities as "maybes" as we finalize things 

http://ssaconvention.org/

Home page, scrolled top to bottom

  

SSA 2016 Convention Major Volunteer Job Descriptions  

Scott Fletcher Convention Chief Executive Officer (CCEO) The Convention Chief Executive Officer is responsible for the overall direction and management of the convention, and the activities of the various volunteers, and SSA staff members working on the event.   Linda Murray Chief Visionary Officer (CVO)  The CVO is expected to have a broad and comprehensive knowledge of all matters related to the convention, as well as the visionary ideas required to make the convention successful.  These ideas are used as the basis for defining strategies, and the working plans needed to integrate a complex event with many diverse aspects.   Andreea Alexandrescu Public Relations & Marketing (PRM) The PRM is responsible for managing the spread of information about the convention to the general public, attendees and Exhibitors, as well as marketing the convention to this same audience.  Responsibilities include designing communications campaigns, writing News Releases and other content for News, and feature articles, working with the Press, acting as organization's Spokesperson writing content for the Website and Social Media, and managing marketing activities directed at the target audience.   Leigh & Sam Zimmerman Speakers Recruit and schedule speakers for the technical Sessions and the banquet  SSA STAFF Gaynell Williams Planner & Scheduler The Planner is responsible for maintaining the master schedule, plan, track and report activities by the various volunteers working on the convention.  Larry Travers Floor Volunteer Coordinator Recruit, schedule, train, and supervise the volunteers working the floor of the convention.  Scott Fletcher Facility Utilization Manager The Facility Manager is responsible for planning, and directing how we use the convention facility.  Interface between convention staff, and the convention center.  Maintains and Modifies Floor Plan layout.    

  Rob Ware Convention Sales Rep. The convention sales rep is responsible for following up on all exhibitor packages sent out by Gaynell and recruiting additional exhibitors.   Linda Murray? Spouse’s Program Manager The Spouse’s program manager is responsible for creating and managing a series of events throughout the convention to attract spouses to the convention that are not necessarily interested in soaring.  Dee Williams came up with a list of various things to do in Greenville and the surrounding area, this needs to be turned into a program.   

Dee Williams Favorite things to do in/near Greenville, SC  

For Women: River Falls Spa, downtown Greenville  http://www.riverfallsspa.com/ The Spa at West End  https://www.westendspa.com/  Cooking lessons/event: Charleston Cooks  https://www.charlestoncooks.com/greenville/ Plate 108  http://www.plate108.com/ Greenville History Tours http://greenvillehistorytours.com/   Golf: Verdae Greens @ Embassy Suites Greenville [public access] http://www.thepreserveatverdae.com/ 

Chateau Elan Winery & Resort [and golf] Braselton, GA http://www.chateauelan.com/ Furman University Golf Course http://www.furmangolfclub.com/ Willow Creek Golf Course  http://www.willow‐creekgolf.com/   Local and surrounding area attractions: Biltmore House Asheville http://www.biltmore.com/ Grove Park Inn / Golf and Spa Asheville http://www.omnihotels.com/hotels/asheville‐grove‐park/spa Prime Outlets [Gaffney] http://www.premiumoutlets.com/index.asp Greenville Museum of Art  http://gcma.org/ Peace Center for Performing Arts http://www.peacecenter.org/about‐us Blues Boulevard Jazz [downtown Greenville]  http://bluesboulevardjazzgreenville.com/ Smiley’s Acoustic Cafe http://www.smileysacousticcafe.com/ Chateau Elan Winery & Resort Braselton, GA  http://www.chateauelan.com/  Fine Dining Downtown: Rick Erwins http://rickerwins.com/west‐end‐grille/ Nantucket http://rickerwins.com/nantucket‐seafood/ Soby’s  http://www.sobys.com/ High Cotton  http://www.hallmanagementgroup.com/highcotton/greenville/ The Lazy Goat  http://thelazygoat.typepad.com/ Ristorante Bergamo  http://www.ristorantebergamo.com/main.html Trattoria Giorgio http://trattoriagiorgio.net/menu.html  Other restaurants of interest: Roost – Hyatt Downtown http://roostrestaurant.com/ Tupelo Honey Downtown http://tupelohoneycafe.com/location/greenville/ Sassafras Downtown http://www.sassafrasbistro.com/ Firebirds [and bar]  http://greenville.firebirdsrestaurants.com/ Yard House [and bar] http://www.yardhouse.com/locations/sc/greenville/ Cheddars  http://www.cheddars.com/ Grimaldi’s Pizza  http://www.grimaldispizzeria.com/ Scortino’s http://www.allmenus.com/sc/greenville/292838‐sciortinos‐trattoria‐/menu/  

BBQ: Henry’s http://henryssmokehouse.com/ Bucky’s http://buckysbbq.com/ Charlies http://www.charliesbarbque.com/ Little Pigs http://www.littlepigsgreenville.com/  Breakfast:  Stax Omega http://www.staxs.net/StaxOmega.aspx Tommy’s Ham House http://tommyscountryhamhouse.com/   Bars: Orb Bar, Hyatt Downtown http://greenville.hyatt.com/en/hotel/dining/CommonsBarandGrille.html Sip Rooftop Bar, Downtown http://www.highstreethospitality.com/sip‐rooftop‐lounge/ Nantucket, Downtown http://rickerwins.com/nantucket‐seafood/ Nosedive, Downtown http://www.thenosedive.com/ Bar Louie [Magnolia Park]  http://barlouieamerica.com/locations.aspx Trappe Door http://trappedoor.com/   Shopping downtown: Too many boutiques and gift shops to list in downtown Greenville Mast General Store https://www.mastgeneralstore.com/greenville Anthropologie http://www.anthropologie.com/ Brooks Brothers http://www.brooksbrothers.com/ Cone and Coleman http://conecoleman.com/ Orvis http://www.orvis.com/greenville Cabelas http://www.cabelas.com/stores/store_info.jsp?pageName=051   Shopping outside of downtown: Shops of Greenridge http://www.shopgreenridge.com/ Magnolia Park http://www.magnoliapark.com/