VARHAISKASVATUKSEN TUOTTAVUUDEN MITTAAMINEN

Varhaiskasvatuksen johdon ja asiantuntijoiden valtakunnallinen seminaari, Helsinki, 9.6.2011

Carola Harju Sosiaalivirasto

Helsingin kaupunki

SISÄLTÖ

• Taustaa tuottavuusmatriisimallin kehittämiselle

• Tuottavuusmatriisit päivähoidossa

• Tuottavuusmatriisi johtamisen tukena

TALOUSOHJAUKSEN MERKITYS JA KUSTANNUSTIETOISUUS KOROSTUVAT

Määrärahojen niukkuus- raharesurssit rajalliset (suhdanteet, verotulot)- lisääntyvät asiakkaat- laadun ja vaikuttavuuden vaateet (palvelun sisältö)

Henkilökunnan eläköityminen- saatavuus- palkkataso- toimintojen kehittäminen- ei korvata 1 = 1

TALOUDEN JA TUOTTAVUUDEN PAINOARVOKASVAA

MIKSI TUOTTAVUUTTA TULEE MITATA ?

• Tuottavuus on keskeinen yritysten ja julkisten organisaatioiden menestystekijä

• Mittarit ja mittausjärjestelmät tarjoavat tiivistä, monipuolista ja usein objektiiviseen tietoon pohjautuvaa informaatiota johtamisen ja päätöksenteon tueksi.

• Julkisen sektorin suotuisalla tuottavuuskehityksellä on tärkeä merkitys Suomen kansantalouden menestyksen kannalta

• Tuottavuustarkastelu ja tuottavuuden mittaaminen ovat keskeisiä apuvälineitä tunnistettaessa keinoja parantaa toimintaa sekä sen laatua ja tehokkuutta.

TYÖN ETENEMINEN

Keskeiset tehtävät- Nykytilan arviointi

-Tarpeiden tunnistaminen

Mittauskohteiden ja mittaustapojen alustava yhteenveto

- Aika-taulusta sopiminen

1. Tutustuminen organisaationtoimintaan, tuottavuus-mittauksen nykytilaan

2. Projektin käynnistämi-

nen

3. Suunnittelu-

vaihe

5. Arviointi ja koulutus

4. Käyttöönotto

(testaus)

6. Virastotason käsittely ja mahdolli-suuksien kartoitus

7. Tuottavuus-matriisin

käyttöönotto johtamisen tueksi

Keskeiset tehtävät- tuottavuuteen vaikuttavien tekijöiden tunnistaminen

Mittauskohteiden painoarvojen määrittäminen- Mittareiden määrittäminen- Mittareiden tulosten skaalaaminen matriisiin

Keskeiset tehtävät- Mittausasioista viestiminen-Suunnitelmien kokeileminen

M mittausdatan kerääminen ja testilaskelmat

Keskeiset tehtävät-tulosten ja mittaus-tapojen arviointi

-Korjaavat toimenpiteet

- Tuottavuus osana johtamista, koulutusta esimiehille

2007 2008

Keskeiset tehtävät- täysin vertailukelpoiset vuodet 2008, 2009, 2010- tiedonkeruu 2 kertaa vuodessa, varsinainen käsittely kerran- käsittely ja analysointi- aluepäällikkö ja yksikön johtaja- aluepäällikkö ja päivähoidon johtaja talouskeskustelun yhteydessä-käsittely johtoryhmässä --> arviointi, johtopäätökset ja toimenpiteet-V. 2010 matriisit pph ja vuorohoito

Keskeiset tehtävät- Käsittely osasto ja virastotasolla-Mallin mahdollisuuksien arviointi/pohdinta virastotasolla

-Mallin toiminta eri organisaatio- tasoilla

- Tietoteknisten ratkaisujen etsiminen

2009 2010 ,2011 ->

Pilottiyksikötkaksi päiväkotia

MALLI JULKISTEN PALVELUJEN TUOTTAVUUTEEN VAIKUTTAVISTA TEKIJÖISTÄ

(Aki Jääskeläinen 2008)

PROSESSIT

- töiden organisointi- sisäisten ja ulkoisten prosessien sujuvuus

- palvelun toiminnallinen laatu (palvelutapahtuma)

Määrälliset tuotokset- asumisvuorokaudet- hoidetut asiakkaat

- käyntien lukumäärä- aukiolotuntien määrä

VAIKUTUKSET

- kansalaisten terveys, koulutus ja elintaso

Aineettomat panokset

- henkilöstön osaaminen

- henkilöstön tyytyväisyys- työilmapiiri

Aineelliset panokset

- työntekijöiden lukumäärä

- tilojen ja laitteiden kapasiteetti

- aika

Kustannukset

PANOKSET

Asiakkaiden rooli- palveluiden kysyntä

- panokset

Tuotosten objektiivinen laatu

(tuotoksen laajuus tai vaativuus)

Tuotosten subjektiivinen laatu

(asiakkaiden kokema laatu)

TUOTOKSET

Palveluvalikoima Lait ja ohjeistukset

SISÄISET TEKIJÄT

ULKOISET TEKIJÄT

MIKSI LÄHESTYMISTAVAKSI TUOTTAVUUSMATRIISI?

• pilottiyksiköiden edustajien kiinnostus matriisia kohtaan• sosiaaliviraston haastatteluissa tehdyt havainnot• toivomus yhdestä indeksiarvosta, jota selittävät tekijät helposti

ymmärrettävissä• halu saada jotain konkreettista uutta aikaisempaan mittaustapaan

verrattuna (motivointi ja sitouttaminen tuottavuuden mittaukseen)• toive tuotosten laadun huomioimisesta tuottavuustarkastelussa• pyrkimys olemassa olevien mittareiden merkityksen lisäämiseen • useasta vaihtoehtoisesta lähestymistavasta valittiin tuottavuusmatriisi,

jonka tarkoitus on tarjota informaatiota keskeisistä tuottavuuteen vaikuttavista tekijöistä ja tällä tavoin tukea tuottavuuden kehittämistä ja ohjausta. Matriisi mahdollistaa myös konkreettisten yksikkökohtaisten tavoitteiden asettamisen (tuottavuuden kehittämissuunnitelmien laadinta).

Tuottavuus

Toiminnankustannustehokkuus

Tilojen täyttöaste

Henkilöstömitoitus

Toiminnan laatu

Asiakas -tyytyväisyys

Työntekijöiden hyvinvointi

Työntekijöiden sairauspoissaolot

(Tilakustannukset) , ruokailukustannukset ,

henkilöstökustannukset

Hoidettavat lapset ( monikulttuuriset

erityishoitoa vaativat , eri ikäiset )

TUOTTAVUUS JA SIIHEN VAIKUTTAVAT TEKIJÄT PÄIVÄHOIDOSSA

• laskennallisen läsnäolopäivän kustannus defl. (ilman vuokria)• S2 opetusta saavien lasten osuus %• tilojen täyttöaste %• lasten määrä / koko henkilökunnan määrä• henkilöstön sairauspoissaolo %• asiakastyytyväisyys (1-5)

Päiväkotihoito (ja vuorohoito)

Yksikkö 1 2010  

 

laskennallisen läsnäolopäivän

hinta ilman vuokra-

kustannuksiaasiakastyy-

tyväisyys (1-5)

lasten määrä / koko

henkilökunnan määrä tilatäyttö %

S2 opetusta saavien lasten

osuus %

henkilöstön sairauspoissa-

olo %

kauden tulos 39,77 4,17 5,3 82 3,5 4,5

10 35 4,4 5,7 100 40 2

9 35,5 4,37 5,6 99 36 2,5

8 36 4,34 5,4 98 32 3

7 37 4,31 5,2 97 28 3,5

6 38 4,28 5 96 24 4

5 39 4,24 4,8 94 20 5

4 40 4,2 4,6 92 16 6

3 42 4,1 4,4 90 12 7

2 45 4 4,2 85 8 8

1 48 3,8 3,9 80 4 9

0 52 3,6 3,6 75 0 10

pistearvo 4 3 7 1 0 5

painoarvo 45 15 15 15 5 5

kok. arvo 180 45 105 15 0 25

pisteet yhteensä 370perusvuoden pisteet 365

muutos +/- 5muutos prosentteina 1,4%

MATRIISIN MITTAREIDEN PAINOARVOT

PÄIVÄKOTIHOITO - yksikkötaso

1. Laskennallinen läsnäolopäivän hinta ilman vuokria (painoarvo 45 %)

2. Asiakastyytyväisyys (painoarvo 15 %)

3. Henkilöstömitoitus lasten ja koko henkilöstön välinen suhde, laskennallisuus huomioitu (painoarvo 15 %)

4. Tilojen käyttö tilatäyttö-% (painoarvo 15 %)

5. Henkilöstön sairauspoissaolo-%, alle 60 pv (painoarvo 5 %)

6. S2-opetusta saavien lapsien osuus (painoarvo 5 %)

Matriisien pistemäärien jakauma

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

100-200 200-300 300-400 400-500 500-600 600-700 700-800 yli 800

Series1

Matriisien pistemäärien jakauma

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

100-200 200-300 300-400 400-500 500-600 600-700 700-800 yli 800

Series1

uusi

vanha

SKAALAUSTA

PERHEPÄIVÄHOIDON MATRIISI

 

laskennallisenläsnäolopäivän

hinta

asiakas-tyytyväisyys

(1-5) käyttöaste

alle 3v. osuushoidossa olevista

henkilöstönsairauspoissa-

olo %painoarvo 45 15 15 15 10kok.arvo 0 0 0 0 0pisteet

yhteensä 0

VUOROHOIDON MATRIISI

 

laskennallisen

läsnäolopäivän

hinta ilmanvuokra-

kustannuksia

asiakas-tyytyväisyys

(1-5)

lasten määrä/koko

henkilökunnanmäärä tilatäyttö%

S2 opetustasaavien lasten

osuus %

henkilöstönsairauspoissa

-olo %

painoarvo 45 15 15 15 5 5kok.arvo 0 0 0 0 0 0pisteet

yhteensä 0

TUOTTAVUUSMATRIISI MALLI

• Uusi malli nähdään aiempaa myönteisenä tapana mitata tuottavuutta, laajempi näkökulma

• Malli on käytännönläheinen, olennaiset asiat ovat mukana

• Matriisi on johtamisen väline, ulottuu yksikkötasolle

• Valittujen mittareiden tiedot saadaan suoraan järjestelmistä

• Tuottavuustietoisuuden parantuminen – alhaalta ylöspäin

JOHTAMISEN APUVÄLINEEKSI

• johda tiedolla – älä luulolla• älä anna arvioinnin / mittaamisen hallita• opi priorisoimaan – näe ydinasiat• opi näkemään kokonaisuudet• toiminnan ohjaaminen tuottavuutta kehittävään suuntaan• tuottavuuskehityksen seurannan apuväline• palvelutuotoksen laatuaspektin huomiointi kustannustehokkuuden

rinnalla• olemassa olevien mittareiden ja järjestelmien hyödyntäminen ratkaisun

helppokäyttöisyys ja ymmärrettävyys

Mitä haluat johtaa, mittaa sitä, ja kannusta siitä!

MATRIISIN TULOSTEN HYÖDYNTÄMINEN Vertailuun

• eri vuosien välillä omassa yksikössä , eri yksiköiden välillä • mahdolliset muut erilaiset vertailut• tuottavuuseroja selittävien tekijöiden löytyminen

Kehityskohteiden tunnistamiseen• konkreettiset kehityskohteet ja moniulotteinen useita mittauskohteita

sisältävä tarkastelu ja niiden välisten suhteiden analysoinnin • ylläpitää tiedon huoltoa ja käyttötarkoitusta• ymmärryksen syventäminen toiminnan ja talouden osatekijöistä• pakottaa arvioimaan, reagoimaan, rajoittamaan, tekemään valintoja,

mahdollistaa

Tuottavuuskehityksen seuraamiseen• aikasarjat• informaation hyödyntäminen raportoitaessa resurssien käytöstä ja

toiminnan onnistumisesta

• Palkitsemisjärjestelmän osana esim. tuloksellisuuserä, tulospalkkaus• Yksiköt aidosti mukana tuottavuuden rakentamisessa toimintatapoihin

vaikuttamalla• Osaksi strategista suunnittelua ja tuloskorttia

TUTKIMUKSET JA KEHITTÄMINEN

Tilastollinen tarkastelu 2009, Tampereen teknillinen yliopisto Tuottavuustekijöiden keskinäiset riippuvuudet

MBA-lopputyö 2010 Matriisitulosten ja itsearvioinnin yhdistäminen

Tulospalkkio 2011 (pilotti) Vaikutus tulospalkkioon 80%

Kehittämistyö Ylöspäin laskenta, päivähoitoaluetaso, virastotaso Tietojen automaattinen käsittely Havainnollistaminen/ kuvaaminen

(Tuottavuuden) kehittämisen logiikkaArgyris & Schön -mukaan

Mittari

Mittari

Tulokset

TuloksetTulokse

tTulokse

t

Mittari

Mittari

Pälkähästä pääsemisenlogiikka: Single Loop

Perustehtävä PäämäärätPerusteet

Kehittämisen logiikka:Double Loop

Oppiminen Toistaminen

Reflektio

SS 2009

TO

IMIN

TA

TUOTTAVUUTEEN VAIKUTTAVAT tilastollisen selvityksen johtopäätöksiä

Päätelmät tutkimusvaihe 1

• Keskeisimmät hyvään tuottavuuteen vaikuttavat tekijät: – suuri määrä lapsia per henkilöstö– tehokas tilojen hyödyntäminen– korkea henkilöstön osaaminen– vähän S2-lapsia– päiväkodin suuri koko

• eri tyyppiset piirteet omaavat päiväkodit voivat kuitenkin olla tuottavia

• suurissa päiväkodeissa korkean tuottavuuden saavuttaminen näyttäisi helpommalta– ei tarvita niin suurta määrä lapsia per henkilöstö– myös asiakastyytyväisyys parempi

Päätelmät tutkimusvaihe 2

• keskeisimmät tekijät alhaisen hinnan taustalla– lasten määrä per henkilöstön määrä– tilojen korkea täyttöaste– koulutuspäivien vähäinen määrä– päiväkodin suuri koko

• keskeisimmät tekijät korkean asiakastyytyväisyyden taustalla– S2-lasten vähäinen määrä– vähäinen määrä henkilöstön lyhyitä sairauspoissaoloja

• muita havaintoja– tilojen täyttöaste hyvä suurissa päiväkodeissa– lasten ja henkilöstön määrä pienempi, kun paljon S2-lapsia– vähemmän henkilöstön sairauspoissaoloja, kun henkilöstön

osaaminen suuri– enemmän henkilöstön sairauspoissaoloja, kun paljon S2-lapsia

Ph-alue Pykokonaisarvo

2009

Kokonaisarvo 2010

muutos %

Esimerkkejä

Phalue 2 A 560 695 24,1 vuokratyön käyttö vähentynyt kun lisätty alueellista yhteistyötä resurssien käytössä

Phalue 2 B 395 620 57,0 työvuorosuunnittelun uudistaminen

Phalue 2 C 475 450 -5,3 pph kustannuksia pk hoitoon

Phalue 2 D 580 605 4,3 tukipalvelujen ulkoistaminen

Phalue 2 E 165 365 121,2 alkuvuosi 2009 suoritteita toiseen päiväkotiin

Phalue 2 F 295 595 101,7 varahenkilökustannukset kohdennettu käytön mukaan

Phalue 2 G 475 520 9,5 tilapaikat tarkistettu

Phalue 2 H 395 480 21,5 erityistukitoimien tarkastelu, osaamisen vahvistaminen perustyössä

Phalue 2 I 820 645 -21,3 kesäaukiolo

Phalue 2 J 490 460 -6,1 sairauslomien lisääntyminen

Phalue 2 K 590 655 11,0 tiimien toiminnan tarkastelu

Phalue 2 L 545 385 -29,4 uusi lisätila otettu käyttöön

TULOKSIIN VAIKUTTAVIA TEKIJÖITÄ

TUOTTAVUUDEN PARANTAMISEN KOKEMUKSIA

• Tulokset koostuvat pienistä puroista

• Tuottavuus syntyy käytännön tekemisen muutoksista( turhat työt pois, tehdään kokonaan uudella tavalla, jätetään tekemättä)

• Kokonaisuuksien näkeminen

• Työtä tekevät henkilöstö itse suunnittelemaan muutoksia

• Työn sujuvuuden parantaminen parantaa myös työtyytyväisyyttä

• Kehittämishankkeiden fokusointi

KEHITTÄMISESSÄ MUKANA

Tampereen teknillinen yliopistoAki Jääskeläinen, tutkijaPaula Kujansivu, tutkija

Helsingin kaupunki/ sosiaalivirastoJarkko Lahtinen, päivähoitoalueen päällikköJanne Kyyhkynen, päiväkodinjohtajaTapio Melander, johdon laskentatoimen asiantuntijaSampo Pajari, johdon laskentatoimen asiantuntijaTarja Moilanen, laskenta-asiantuntija

Sosiaaliviraston henkilöstöhallinnon ja taloushallinnon asiantuntijat sekä tilastoyksikkö

KÄYTTÄJÄT

Helsingin kaupunkiPäivähoitoyksiköiden esimiehetPäivähoitoalueen päällikötPäivähoidon johtaja

KIITOS !

carola.harju@hel.fi