CALCUL TABELAR

Scurt istoric

• O foaie de calcul reprezintă o aplicaţie interactivă utilizată pentru organizarea şi analiza informaţiilor, sub formă tabelară.

• Datele sunt reprezentate sub forma unei matrice, organizate în rânduri şi coloane

• Fiecare celulă reprezintă o valoare numerică, de tip text sau o valoare calculată pe baza unei formule şi a altor celule.

- Ieri -

• 1979 - Visicalc – primul program pentru calcul tabelar – Apple II devine un sistem de calcul popular

• 1982 - Lotus 1-2-3 – cel mai răspândit program pentru calcul tabelar sub MS-DOS (Lotus SmartSuite)

• 1985 – Excel pt. Mac• 1987 – Excel 2.0 pt. MS-DOS/Windows

• 1989 – Borland Quattro Pro (1992 - QPW)

- Astăzi -

● Microsoft Excel 2019 (2018) ● Microsoft Office Web Apps - Office365 (2011)● Oracle OpenOffice Calc 3.3 (2011)● Apache OpenOffice Calc 4.1.5 (2017)● Google Apps – Sheets ● Corel WordPerfect Office X8 – QuattroPro (2016)● LibreOffice Calc 6.1.2 (2018)

LibreOffice Calc

● Aplicaţie pentru introducerea, păstrarea, calcularea şi datelor, pentru prezentarea datelor şi a rezultatelor prelucrărilor într-o formă atractivă şi sugestivă.

● Are la bază un program de calcul tabelar (spreadsheet) care păstrează şi prelucrează datele conţinute în foi de lucru (worksheet), notate Sheetn.

● Permite organizarea datelor sub formă de tabele cu rînduri şi coloane.

● Permite accesarea informaţiilor din baze de date externe.● Permite exportarea informaţiilor în documente/programe

externe

Ecranul LibreOffice Calc.

● În cadrul unei foi de lucru (max. 10000), datele sunt aranjate pe rînduri, pe coloane. La intersecţia rîndurilor cu coloanele se află celulele.

● Atît rîndurile cît şi coloanele conţin antete, prin care pot fi identificate.

● Pentru rînduri se folosesc cifre arabe, pentru coloane se folosesc litere sau combinaţii de litere (1.048.576 rînduri, 1024 coloane ).

● Pentru celule, identificarea se face prin intermediul referinţelor sau a adreselor care reprezintă combinaţia dintre coloana şi rîndul căror aparţine celula respectivă.

● În general, acţiunile sunt declanşate prin comenzi, grupate în meniuri.

● Regula principală de lucru în Calc: se selectează mai întâi elementul dorit (document, celulă, rând, coloană, diagramă) asupra căruia dorim să acţionăm, după care se alege şi se execută comanda.

● Dacă este selectat un element, asupra lui se pot executa mai multe comenzi, fără a mai fi necesară selectarea acestuia de fiecare dată.

Deschiderea programului Calc

● Pentru deschiderea programului Calc, se poate proceda prin mai multe metode:

- se execută clic pe butonul Start, Programs, LibreOffice, LibreOffice Calc (Windows); PC/Menu, Office, LibreOffice Calc;

- se execută un dublu clic pe pictograma LibreOffice – în cazul în care aceasta există pe desktop şi se alege LibreOffice Calc din fereastra de dialog;

- se execută dublu click pe un fişier cu extensia *.ods● Dacă se doreşte deschiderea unui nou document, se deschide

programul prin una din metodele arătate anterior, după care se alege comanda New din meniul File sau se execută clic pe butonul New din bara de instrumente.

Deschiderea programului LibreOffice Calc

● În cazul în care este necesară deschiderea unui document existent, se procedează astfel:

- se deschide programul LibreOffice Calc, după care se execută comanda Open din meniul File sau se alege documentul din lista documentelor recent deschise, din meniul File, Recent Documents sau

- se deschide programul PCManFM/Caja, se realizează o deplasare până la locaţia documentului dorit, după care se execută dublu-clic pe documentul dorit.

Deschiderea unui document existent

● În configuraţia prestabilită, fiecare mapă de lucru conţine o foaie de calcul. Pot fi adăugate sau pot fi şterse foi de calcul. În cadrul unei sesiuni de lucru, deplasarea rapidă de la o foaie de calcul la alta se poate face prin:

- executarea unui clic pe eticheta foii de clacul în care doriţi să vă deplasaţi. Dacă eticheta respectivă nu este vizibilă, se folosesc butoanele de defilare a etichetelor, aflate în colţul din partea stângă jos a ecranului LibreOffice Calc, sau

- prin folosirea combinaţiilor de taste Ctrl+Page Up pentru deplasare înainte (trecere la foaia următoare) sau a combinaţiei Ctrl+Page Down pentru deplasare înapoi (trecere la foaia anterioară).

● În cadrul unei foi de lucru, pot fi folosite diferite metode de deplasare de la o celulă la alta. Pentru aceasta, se poate folosi mouse-ul sau se poate folosi tastatura (se poate apela la diferite combinaţii de taste):

- deplasarea cu câte o celulă se face prin utilizarea săgeţilor;- Ctrl+săgeată – la începutul sau sfârşitul zonei de date sau la prima,

respectiv ultima celulă din rând sau coloană, dacă acestea nu conţin date;

- Page Up/Page Down – deplasarea în sus sau în jos cu câte un ecran;- Home – celula din extrema stângă a unui rând;- Ctrl+Home – deplasare în prima celulă a foii de calcul (colţul din

stânga sus).- Ctrl+End – deplasare în ultima celulă a foii de calcul (colţul din

dreapta jos);- End+săgeată – deplasare în prima celulă care conţine date, dacă celula

activă este goală;- Enter – pentru deplasarea cu o celulă în jos sau spre dreapta, pentru

fiecare apăsare a tastei.

● Pentru deplasarea cu ajutorul mouse-ului se folosesc barele de defilare. De asemenea, derularea rapidă se poate realiza prin ţinerea apăsată a tastei Shift în timp ce se deplasează caseta de derulare. Pe măsură ce se deplasează caseta de derulare, va fi afişat rândul sau coloana curentă.

● Dacă se doreşte saltul la o anumită celulă, în caseta Name se introduce adresa celulei respective (este vorba de caseta în care scrie A1). Pentru a putea ajunge într-o celulă din cadrul altei foi de lucru, se introduce denumirea foii de lucru, urmat de semnul exclamării şi adresa celulei respective (ex. Sheet5.C42), după care se apasă tasta Enter.

Personalizarea barelor cu instrumente

● În cazul în care opţiunile oferite de barele cu instrumente nu sunt suficiente sau sunt prea multe, barele cu instrumente existente pot fi personalizate, eventual pot fi create noi bare cu instrumente.

● Personalizarea barelor cu instrumente existente:1. se execută clic pe butonul din dreapta al mouse-ului, cursorul fiind

plasat pe o bară cu instrumente; din meniul ce se deschide se alege tabul Customize (se poate ajunge la acelaşi rezultat prin folosirea meniului Tools – Customize);

2. executând clic pe eticheta Toolbars, se pot personaliza barele cu instrumente (se activează/dezactivează afişarea butoanelor de pe barele de unelte, se pot adăuga comenzi, se pot crea noi bare de unelte pentru documentul curent sau pentru întregul program.

4. dacă se doreşte adăugarea/eliminarea anumitor butoane din bara cu instrumente, se selectează comanda din fereastra Contents;

- dacă se doreşte schimbarea poziţiei butoanelor, atunci acestea vor fi mişcate pe spaţiul barei.

● La terminare, se execută clic pe butonul Close.

Fereastra Customize pentru configurarea meniului Toolbars.

Fereastra Customize pentru configurarea meniului Toolbars.

● Programul Calc permite să creaţi o bară proprie cu instrumente. Pentru aceasta, trebuie parcurşi următorii paşi:

1. se execută comanda Customize din meniul Tools;2. se execută clic pe eticheta Toolbars;3. se execută clic pe butonul New;4. se introduce denumirea noii bare cu instrumente, se apasă OK,

iar Calc va crea o bară de instrumente goală;5. se execută clic pe butonul Add, unde se alege categoria

corespunzătoare unui anumit buton, după care se plasează butonul respectiv în noua bară cu instrumente (butonul Add);

6. La terminarea introducerii de butoane, se execută clic pe butonul Close.

● O bară cu instrumente poate fi redenumită (caz în care se alege butonul Rename) sau poate fi ştearsă (când se alege butonul Delete) folosind butonul Modify.

Crearea unei noi bare cu instrumente.

Tipuri de date folosite în programele de calcul tabelar

● În lucrul cu o foaie de calcul, trebuie introduse date în celulele sale. Tipurile de date care pot fi introduse, sunt:

- text- cifre- data (calendaristică)- ora- formule - funcţii

Introducerea textului în celulele foii de calcul

● Textul reprezintă o înşiruire de caractere alfanumerice (litere şi cifre) şi spaţii. Implicit, în interiorul celulei, textul este aliniat la stânga. Pentru introducerea unui text într-o celulă, se procedează astfel:

1. se execută clic pe celula în care va fi introdus textul;2. se introduce textul dorit. Pe măsură ce este introdus, textul

poate fi vizualizat atât în interiorul celulei, cât şi în interiorul barei pentru formule;

3. La terminarea introducerii textului, se apasă tasta Enter (sau se apasă tasta Tab sau o săgeată pentru introducerea textului şi trecerea la o altă celulă), sau se execută clic pe butonul Enter al barei pentru formule (√). Dacă au fost introduse date greşite şi se doreşte renunţarea la ele, atunci se apasă tasta Esc sau se execută clic pe butonul Cancel (X).

Introducerea datelor în foile de calcul

● Dacă se doreşte introducerea unui număr ca text, atunci înaintea numărului respectiv se introduce un apostrof (ex. ‘42515).

● Dacă şirul de caractere introdus nu încape în celula respectivă, atunci aceasta poate fi “lărgită” prin deplasarea marginii din dreapta (se plasează cursorul mouse-ului pe linia cu antetele coloanelor, în partea dreaptă a celulei ce va fi mărită, până când cursorul va avea forma unei linii verticale duble, cu săgeţi orizontale stânga – dreapta sau prin folosirea comenzii Optimal Width din meniul Format, submeniul Column.

Introducerea cifrelor

● Numerele care pot fi introduse într-o celulă pot conţine caracterele numerice 0 – 9 şi semnele speciale: + - / . , ( ) $ %. Astfel, pot fi incluse virgule, puncte zecimale, procente şi paranteze, împreună cu valorile introduse. Pentru introducerea unui număr, se procedează astfel:

1. se marchează celula în care vor fi introduse numerele2. se introduce numărul. Pentru introducerea unui număr negativ, se trece

semnul – în faţa numărului, sau se introduce numărul între paranteze. În cazul în care trebuie introdusă o fracţie, se scrie ' (apostrof) în faţa fracţiei. În caz contrar, Calc o consideră dată calendaristică.

3. se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din dreptul barei pentru formule.

Obs. Dacă este introdus un număr şi el apare în celulă sub forma (#######) sau sub forma 5.55E+06, înseamnă că nu există destul spaţiu în celulă pentru afişarea numărului respectiv. Pentru evitarea acestei situaţii, se lărgeşte coloana respectivă.

Dacă se doreşte introducerea cifrelor sub formă de text, atunci înaintea numărului se plasează un apostrof (ex ‘1432).

Introducerea datei şi orei

Data şi ora pot fi introduse în diferite formate. Formatele acceptate sunt:

● M / D● M – YY● MM / DD / YY● MMM – YY● MMMMM – YY● MMMMM DD, YYYY● DD – MMM – YY● DD – MMM● HH : MM● HH : MM : SS● HH : MM AM / PM● HH : MM : SS AM / PM● MM / DD / YY HH : MM

● Pentru introducerea datei sau a orei, se efectuează următorii paşi:

1. se selectează celula în care vor fi introduse datele;2. se scrie data şi/sau ora în formatul dorit. Pot fi folosite semnele

(-) sau (/)3. se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din

partea dreaptă a barei pentru formule.

● Dacă este necesară introducerea unei coloane de date, atunci se poate aplica formatul dorit pentru dată, iar la introducerea valorilor, Calc le va formata automat.

● În cazul introducerii orei, Calc presupune că se foloseşte formatul de 24h. Dacă se doreşte folosirea formatului de 12 ore AM şi PM, se indică acest format, sau în forma prescurtată (8:10 p). Este necesar ca între oră şi particulele AM sau PM să existe întotdeauna un spaţiu.

Copierea rapidă a intrărilor

● Pentru a copia din celulele alăturate o intrare existentă, se procedează astfel:

1. se execută clic pe marcajul de completare al celulei ce va fi copiată;

2. se trage marcajul de completare spre dreapta sau în jos, pentru a copia datele în celulele alăturate. Apare o căsuţă ce indică exact datele ce sunt copiate în celelalte celule.

● Dacă se doreşte copierea unui număr, a unei luni sau a oricărui obiect care poate fi interpretat ca serie, dar nu se doreşte crearea unei serii, ci se doreşte copierea numai a conţinutului celulei respective, se ţine apăsată tasta Ctrl pe parcursul operaţiei de tragere a marcajului de completare.

Introducerea unei serii cu funcţia AutoFill

● Introducerea serilor numerice este asemănătoare cu copierea conţinutului celulelor. La tragerea marcajului de completare, funcţia AutoFill completează seria pe baza primei intrări.

● Funcţia AutoFill este potrivită pentru utilizarea seriilor scurte. Calc poate realiza mai multe tipuri de serii, prin utilizarea meniului Edit, comanda Fill, Series...:

- serie liniară (ex. 1, 2...);- serie aritmetică (ex. 10, 20...);- serie de date (ex. Jan, Feb...).

Utilizarea funcţiei AutoFill

● Este necesar să fie indicate două intrări pentru seria dorită, Calc folosind aceste două intrări pentru calculul restului seriei. Este necesară parcurgerea următorilor paşi:

1. se introduce prima valoare în prima celulă;2. se introduce a doua valoare din serie în a doua celulă;3. se selectează ambele celule cu ajutorul mouse-ului;4. se trage marcajul de completare peste numărul de celule

necesar, caz în care Calc calculează şi completează celulele selectate cu valorile calculate.

Editarea datelor

● După introducerea informaţiei într-o celulă, aceasta poate fi editată direct în celulă sau în bara pentru formule.

● Pentru editarea unei intrări, se parcurg următorii paşi:

1. se selectează celula în care se editează informaţia;2. pentru a putea edita informaţia din celula selectată, se execută dublu

clic pe celulă (se poate executa şi clic în bara pentru formule sau se apasă tasta F2);

3. punctul de inserare se deplasează cu ajutorul mouse-ului sau cu ajutorul săgeţilor stânga/dreapta;

4. se execută clic pe butonul Enter din bara pentru formule sau se apasă tasta Enter, pentru a valida modificările făcute;

5. în cazul în care se doreşte anularea operaţiei de editare (înainte de apăsarea tastei Enter sau a butonului Enter), se apasă butonul Cancel din bara pentru formule sau se apasă tasta Esc.

Anularea unei acţiuni

● Este posibilă anularea aproape oricărei operaţii, inclusiv a celor de editare a informaţiilor din celule, prin folosirea butonului Undo din bara cu instrumente standard, sau prin folosirea combinaţiei de taste Ctrl+Z.

● Pentru anularea operaţiei de anulare (revenire la situaţia iniţială), se execută clic pe butonul Redo din bara cu instrumente standard, sau prin folosirea combinaţiei de taste Ctrl+Y.

Selectarea celulelor● Pentru a efectua operaţii de copiere, mutare, ştergere simultană pentru

mai multe celule, este necesară selectarea lor. După selectare, se poate realiza acţiunea dorită.

● Metode de selectare:1. Pentru selectarea unei singure celule, se execută clic pe ea.2. Pentru a selecta un domeniu de celule (o serie de celule adiacente), se

execută clic pe prima celulă, după care cu butonul stâng al mouse-ului apăsat, se deplasează mouse-ul în direcţia dorită (în lungul unei linii sau a coloane, sau pe diagonală, în direcţia dorită).

3. În cazul în care se doreşte selectarea unor celule neadiacente (ce nu sunt alăturate), se ţine tasta CTRL apăsată, după care cu ajutorul mouse-ului se selectează celulele dorite.

4. Pentru a selecta o coloană sau o linie întreagă, se execută clic pe antetul coloanei sau a liniei respective. Dacă se doreşte selectarea mai multor linii/coloane adiacente, se execută clic pe primul antet după care se deplasează mouse-ul în direcţia dorită. Dacă se doreşte selectarea liniilor/coloanelor neadiacente, se ţine apăsată tasta CTRL, după care se execută clic pe antetele liniilor/coloanelor dorite.

Selectarea unui domeniu de celule

Copierea datelor● Informaţia poate fi copiată în alte celule ale aceleiaşi foi de

calcul, în alte foi de calcul sau în alte registre de calcul. În acest caz, informaţia originală rămâne în locul iniţial.

● Pentru efectuarea operaţiei de copiere, vor fi parcurşi următorii paşi:

1. se selectează celula/domeniul de celule ce vor fi copiate;2. se execută clic pe butonul Copy din bara cu instrumente

standard sau se foloseşte combinaţia de taste Ctrl+C (respectiv comanda Copy din meniul local);

3. se selectează prima celulă a domeniului în care se face copierea;

4. se execută clic pe butonul Paste din bara cu instrumente standard sau se foloseşte combinaţia de taste Ctrl+V (respectiv comanda Paste din meniul local).

Copierea conţinutului unui domeniu de celule

Mutarea datelor● Datele pot fi mutate asemănător operaţiei de copiere, cu

excepţia faptului că datele vor fi regăsite numai în noua poziţie, nu şi în poziţia iniţială.

● Pentru efectuarea operaţiei de mutare, trebuie efectuaţi următorii paşi:

1. se selectează celulele ce vor fi mutate;2. se execută clic pe butonul Cut din bara cu instrumente

standard sau se foloseşte combinaţia de taste Ctrl+X (respectiv comanda Cut din meniul local);

3. se selectează prima celulă a zonei în care se doreşte plasarea datelor;

4. se execută clic pe butonul Paste din bara cu instrumente standard sau se foloseşte combinaţia de taste Ctrl+V (respectiv comanda Paste din meniul local).

● Dacă se doreşte mutarea datelor într-o altă foaie de calcul, se va deschide foaia de calcul în care se face lipirea.

● Pentru operaţia de mutare poate fi folosită şi facilitatea de tragere – plasare. Se selectează datele ce vor fi mutate, după care se trage chenarul celulelor selectate în noua poziţie. Pentru inserarea datelor în celule existente, se apasă tasta Shift, iar dacă se doreşte plasarea în altă foaie de calcul, se apasă tasta Alt şi se trage chenarul celulelor pe eticheta foii de calcul. Se deschide foaia de calcul unde se poate fixa poziţia în care vor fi plasate datele.

Ştergerea datelor● Pentru realizarea operaţiei de ştergere a datelor, se

selectează celula/domeniul de celule dorit, după care se apasă tasta Delete.

● Pentru această operaţie poate fi folosită şi comanda Delete Contents din meniul Edit. Aici există diferite opţiuni de ştergere, cu ar fi: All (eliminarea conţinutului celulelor, formatului acestora), Formats (pentru atributele de formatare), Contents (conţinutul), Comments (comentariile).

Ştergerea conţinutului celulelor

Inserarea şi eliminarea celulelor,rândurilor şi a coloanelor

● Inserarea celulelor presupune deplasarea cu un rând mai jos sau cu o coloană la dreapta a datelor existente în celule. Dacă în cadrul foilor de calcul există formule ce fac referire la diverse celule, prin inserarea unor celule noi, calculele vor fi afectate.

● Pentru inserarea unei celule sau a unui grup de celule, se parcurg următorii paşi:

1. se selectează celula/celulele în care vor fi introduse noile celule (numărul de celule ce va fi introdus este egal cu numărul de celule selectate);

2. se selectează comanda Cells din meniul Insert (va fi deschisă caseta de dialog Insert);

3. se selectează Shift Cells Right (se face inserarea la stânga celulelor selectate) sau Shift Cells Down (se face inserarea deasupra celulelor selectate);

4. se execută clic pe butonul OK sau se apasă tasta Enter pentru confirmare.

Introducerea celulelor în foaia de calcul

Eliminarea celulelor● Dacă se doreşte eliminarea celulelor de pe un rând sau o

coloană, celelalte celule vor fi deplasate corespunzător cu numărul de celule şterse.

● Pentru eliminarea completă a celulelor, se parcurg următorii paşi:

1. se selectează domeniul de celule ce va fi eliminat;2. din meniul Edit se alege comanda Delete..., iar pe ecran este

afişată caseta de dialog Delete;3. se selectează opţiunea Shift Cells Left (deplasarea celulelor la

stânga) sau Shift Cells Up (deplasarea celulelor în sus);4. se execută clic pe OK.

Ştergerea celulelor din foaia de calcul

Combinarea celulelor

● Uneori este necesar să fie combinate mai multe celule adiacente într-o singură celulă. Pentru executarea acestei celule, se procedează astfel:

1. se selectează celulele ce vor fi transformate;2. din meniul Format se alege comanda Merge Cells...;3. se alege modul de combinare a celulelor.

Celulele selectate vor fi transformate/combinate într-o singură celulă.

Combinarea celulelor unei foi de calcul

Inserarea rândurilor şi a coloanelor

● Inserarea unor rânduri şi/sau coloane se poate realiza foarte uşor. Pentru aceasta

1. se selectează celula în stânga sau deasupra căreia se va face inserarea (pentru introducerea mai multor linii sau coloane, se selectează numărul de linii sau coloane ce va fi introdus);

2. se deschide meniul Insert;

3. se selectează Rows sau Columns (vor fi inserate numărul de linii sau coloane dorit, celulele adiacente fiind deplasate corespunzător la dreapta sau în jos.

Inserarea rîndurilor şi coloanelor într-o foaie de calcul

Eliminarea rândurilor sau a coloanelor

● Operaţia de eliminare a rândurilor sau coloanelor este asemănătoare cu eliminarea celulelor. La eliminarea unui rând, celelalte rânduri se deplasează în sus, la eliminarea unei coloane, celelalte coloane se deplasează spre stânga.

● Pentru aceasta,

1. se selectează rândul/coloana ce va fi eliminată;

2. din meniul Edit se alege comanda Delete Cells... Referinţele la rândurile/coloanele rămase vor fi reactualizate.

Eliminarea rîndurilor şi coloanelor dintr-o foaie de calcul