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Hoja de calculoHoja de calculo

Ing. Julio César Tello Yuen

Hoja de cálculo

Veremos de qué está compuesta una hoja de cálculo y cómo eso nos puede facilitar nuestro trabajo.

Los documentos de trabajo se denominan hoja de cálculo. Por defecto, al iniciar Calc aparecerá el Sin nombre1 y los sucesivos libros de trabajo que se vayan abriendo en la misma sesión (cada vez que se arranca la aplicación se comienza una nueva sesión) se irán denominando Sin nombre2, Sin nombre3,... Posteriormente estos nombres podrán ser modificados.

Una hoja de cálculo está compuesta a su vez por varias hojas. Por defecto, al crear una hoja de cáculo aparecen tres hojas.

Creando una nueva hoja de cálculo

Conoceremos la forma de modificar el número de hojas de las que está compuesto el documento según nos sea necesarío.Para crear una nueva hoja de cálculo desde dentro del propio Calc seguiremos los siguientes pasos:Archivo -> Nuevo.

Es aquí donde tenemos la opción de abrir diferentes tipos de documentos (documento de texto, dibujo presentación, documento HTML…).en nuestro caso seleccionaremos “Hoja de cálculo”, con lo que se abrirá el entorno de filas y columnas dentro del cual introduciremos nuestros datos y realizaremos nuestras operaciones.

Celdas

Cada una de las hojas de las que está compuesta una hoja de cálculo se divide en filas y columnas.

Las filas se identifican por un número y las columnas por una letra. La intersección de una fila y una columna recibe el nombre de celda, y se identifica por la combinación de letra y número correspondientes a la columna y fila a las que pertenece (Ej: C9).

En la barra de fórmulas encontraremos la referencia de la celda en la que nos encontramos, si hacemos clic en las diferentes celdas veremos como este indicador varia.

Para desplazarnos por la hoja disponemos de las barras de desplazamiento, tanto vertical como horizontal

Abrir, guardar hojas de cálculo y salir

Si disponemos de un archivo de Calc, podemos abrirlo como se suele hacer normalmente en cualquier otro programa de ofimática:Haciendo un doble clic sobre el archivo. También podemos abrir el archivo desde la propia aplicación, en el menú Archivo, seleccionamos el comando Abrir:

Se nos abrirá un cuadro de diálogo dentro del cual podremos navegar hasta encontrar el archivo con el que deseamos trabajar, haremos clic sobre él y pulsaremos el botón abrir.

Una vez creada una hoja de cálculo debemos guardarla en el disco duro de nuestro ordenador, en un pendrive,... o en cualquier otro dispositivo del que dispongamos.

Para ello, en el menú Archivo disponemos del comando Guardar. En el caso de ser la primera vez que guardamos el libro, se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como...

En ocasiones nos interesa abrir un archivo que ya tiene contenido, modificar la información y luego guardar esas modificaciones en otro archivo sin

sobrescribir el original. Para ello, en el menú archivo seleccionamos el comando Guardar como..., y ponemos un nombre de archivo o ubicación

diferentes.

En este cuadro de dialogo debemos proporcionar un nombre al archivo y una localización en la que será guardado.

Para salir de OpenOffice, como en la mayoría de las aplicaciones únicamente debemos hacer clic en la X superior derecha, o ir a menú Archivo->Terminar. En caso de que no hayamos guardado el documento de trabajo actual nos preguntará que deseamos hacer.

Introduciendo datos

Introducir información en Calc es sencillo. Basta con dirigir el cursor a la celda que deseemos, seleccionarla e insertar la información. Conforme comenzamos a insertar la información, la barra de formulas se activará. A partir de este momento podremos modificar el contenido de la celda también desde la barra de fórmulas.

Una vez introducido el contenido basta con pulsar la tecla Enter o simplemente seleccionar la siguiente celda a editar.

En el caso de que deseemos cancelar la introducción de alguno de los datos, podemos pulsar la tecla Esc, o borrar los datos con la tecla BackSpace ()

Reglas a tener en cuenta a la hora de introducir datos

-Una sola coma en una cifra será considerada como entrada decimal (es decir, podemos escribir 123,50).

-Los signos de suma delante de los números serán ignorados.

- Los números negativos deberán tener incorporado el signo de menos.

- Si escribimos dos cifras separadas por una barra (/) Calc interpretará que se trata de una fecha (2/3 será el dos de marzo), a no ser que pongamos el signo de igual delante, en cuyo caso se interpretará como una división (fórmulas tratadas más adelante).

Rangos

Hemos visto que una celda es la intersección entre una fila y una columna de las que forman la hoja de cálculo, y se designa por la letra de la columna a la que pertenece seguida por el número de la fila.

Un rango es simplemente un grupo de celdas. La forma de designar un rango es utilizando el nombre de la primera celda (en caso de un rango rectangular, la

celda de la esquina superior izquierda) seguida por dos puntos y el nombre de la última celda (esquina inferior derecha). Por ejemplo, en la siguiente imagen se

muestra en rango P3:R9

También definiremos una expresión más genérica que es referencia. En los casos anteriores C12 es una referencia a una celda y P3:R9 es una referencia a un rango.

Selección de celdas

La selección de celdas suele ser muy usada en el ámbito de Calc para realizar diferentes tareas, asimismo, en función de la necesidad de pueden seleccionar de diferente forma:

- Usa celda sola: Dando clic sobre la celda.

- Un conjunto de celdas: Dando clic sobre la primera celda, luego pulsar la tecla Ctrl y seguir seleccionando una a una las celdas deseadas.

- Un rango: Con el raton haciendo clic en una celda y sin soltar el dedo del raton mover el puntero hacia derecha y abajo(por ejemplo).

- Una columna/fila entera: Hacer clic sobre la letra/numero que referencia la columna/fila.

- Cualquier combinación de las anteriores: Pulsando la tecla Ctrl y haciendo alguna de las operaciones anteriores.

Cortar, copiar y pegar

Cuando hemos metido datos, puede que necesitemos mover cantidades de información de una hoja a otra o simplemente de una casilla a otra.

Lo que debemos hacer en estos casos es seleccionar la celdas a copiar o cortar(da igual la cantidad que sea) luego ir a la barra menú Edición>Copiar/Cortar. Cuando esto esté hecho, seleccionamos la celda donde queremos que se peguen los datos y vamos a Edición>Pegar. En caso de que seleccionemos un conjunto de datos debemos tener en cuenta que la celda que seleccionemos para pegar va a ser la celda superior izquierda del conjunto de datos que se pegaran.

Cortado

Asignando bordes y fondos

Cuando trabajamos con Calc aunque en el entorno de trabajo veamos la cuadrícula, esto en realidad, es para que trabajemos con mayor comodidad, ya que, cuando imprimimos la hoja de cálculo la hoja aparece en blanco. Para crear bordes de celda o darle colores de fondo tenemos que:En el Menú Formato >Celdas nos entraremos con las pestañas Bordes y Fondo.

Estableciendo saltos de página

Calc posee una opción que nos permite ver con más claridad en que lugares se insertarán los saltos de página . Para acceder a esta opción, en el menú Ver seleccionamos el comando Vista previa de salto de página. La imagen mostrada, como la que aparece a la izquierda, nos muestra la hoja en una escala menor y con la separación de las paginas de impresión. Esta elección la determina Calc por defecto.

Calc permite que la impresión de una tabla se divida por alguna zona que nosotros designemos. Para hacerlo seleccionamos la celda por la que queremos dividir los datos luego vamos a Insertar>Salto manual y seleccionamos de fila o columna según queramos. En caso de que deseemos borrar los saltos manuales, bastará con hacer clic derecho sobre una celda y seleccionar Eliminar todos los saltos manuales.

Autoformato (I)

Si tenemos muchas tablas y queremos que todas tengan un aspecto similar, no hace falta aplicar los bordes de una en una, sino que recurriremos a la herrramienta de autoformato

- Seleccionaremos los datos que queremos formatear (dimensión mínima 3x3)- En la barra de herramientas clic en Formato -> Formateado automático - Aparecerá un dialogo que nos permite elegir el formato de nuestra tabla(formatos por defecto que vienen con Calc).

¿Y si no nos gustan los formatos que trae Calc?

Autoformato (II)

Crearemos un nuevo formato fácilmente seleccionando un mínimo de 4 filas y 4 columnas. Luego dar el formato de manera manual. Iremos a Formato -> Formateado automático, y en la ventana que sale pulsar Añadir, introduciremos un nombre y tendremos nuestro formato listo para ser usado con posterioridad.

En formateado automático, nos aparecerá el nuevo formato que ya creamos.

Muchas veces tenemos un fichero de texto(txt o csv) que Muchas veces tenemos un fichero de texto(txt o csv) que contiene datos y queremos importarlos a Calc. Calc tiene contiene datos y queremos importarlos a Calc. Calc tiene un asistente que permite hacer esto.un asistente que permite hacer esto.

Obtención de datos externos

Funciones

Podemos insertar funciones de todo tipo desde el menú Insertar>Función mediante el asistente que nos sale, podemos anidar funciones, elegir rangos para aplicar, etc…

También se pueden introducir las funciones directamente escribiendo en la barra de contenido de celda la función deseada precedida de un = Ej: =SUMA(PROMEDIO(A1:A10);A1:A11)

Funciones más comunes

ABS(número) Devuelve el valor absoluto de un número ALEATORIO() Devuelve un número entre 0 y 1 COS(número) Devuelve el coseno de un ángulo ENTERO(número) Redondea un número hasta el entero inferior más próximo EXP(número) Realiza el cálculo de elevar "e" a la potencia de un número determinado PRODUCTO(número1;número2;...) Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los números pasados como argumentos RAIZ(número) Devuelve la raiz cuadrada del número indicado

MAX(número1;número2;...) Devuelve el valor máximo de la lista de valores MIN(número1;número2;...) Devuelve el valor mínimo de la lista de valores MEDIANA(número1;número2;...) Devuelve la mediana de la lista de valores MODA(número1;número2;...) Devuelve el valor que más se repite en la lista de valores PROMEDIO(número1;número2;...) Devuelve la media aritmética de la lista de valores VAR(número1;número2;...) Devuelve la varianza de una lista de valores

FALSO() Devuelve el valor lógico Falso VERDADERO Devuelve el valor lógico Verdadero SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Devuelve un valor u otro, según se cumpla o no una condición NO(valor_lógico) Invierte el valor lógico proporcionado Y(valor_logico1;valor_logico2;...) Comprueba si todos los valores son verdaderos O(valor_logico1;valor_logico2;...) Comprueba si algún valor lógico es verdadero y devuelve VERDADERO

Protección de celdas

Para proteger la celda de posibles modificaciones deberá marcar la opción Protegido en la ficha Protección de celda del cuadro Formato de Celdas, donde tenemos diferentes opciones para proteger los datos de la celda o celdas seleccionadas.

El área que anteriormente podía editarse está ahora protegida. La protección de la hoja afecta también al menú contextual de las pestañas de hoja situadas en la parte inferior de la pantalla. No es posible seleccionar las órdenes Borrar y Desplazar/copiar.

Luego debes proteger el documento para activar la protección de celdas en Herramientas - Proteger documento - Hoja de cálculo.

Ordenación

Puede que después de introducir los datos nos sea necesario organizarlos por fecha eso se logra fácilmente por medio de la ordenación

Seleccionaremos los datos a ordenarIr a la Barra de herramientas Datos>Ordenar(Debemos indicar ascendente o descendente).