C03 FILLING ADMINISTRATION(Pengenalan Kepada Penyediaan

Keperluan Sistem Pemfailan Organisasi)

Disediakan Oleh :

Kelbon Jassua

Pelatih-pelatih mesti boleh

• Nyataan maksud sistem fail dan tujua sistem pemfailan

• Nyatakan fungsi sistem pemfailan

• Jelaskan warna kulit fail

• Terangkan jenis pengelasan fail, engelasan sistem fail

• Huraikan ciri-ciri sistem fail

Maksud Sistem Fail

• Satu proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpanan selamat atau rantaian

• Proses mengklasifikasi, menyusun, menyimpan, damn menyelanggara fail-fail

• Memudahkan pengurusanya apabila diperlukan

Tujuan Sistem Pemfailan

• Melicinkan dan melancarkan perjalanan organisasi

• Menyimpan rekod-rekod dokumen, dokumen penting

• Rekod mudah dicari apabila diperlukan

• Mudah disediakan dan disimpan

FUNGSI SISTEM PEMFAILAN

• Menambah kecekapan mentadbir dan mengurus dan membuat rujukan

• Menjimatkan masa dan meningkatkan keberkesanan untuk membuat segala urusan

Warna Kulit Fail Terbuka

• Putih-terbuka

• Putih dan tercatat perkataan terhad sulit

• Hijau dan tercatat sulit rahsia

• Merah jambu berpalang dan tercatat perkataan rahsia

• Kuning dan berpalang besar merah dan tercatat perkataan rahsia besar

Jenis Pengelasan Fail

• Rahsia Besar (kuning berpalang merah)• Rahsia (merah jambu)• Sulit (Hijau)• Terhad (putih tetapi ditanda/cop perkataan

terhad)• Terbuka (putih)• Sampul Kecil (kuning)• Fail timbul (putih)

Pengelasan Fail

1.Pengelasan mengikut abjad

2.Pengelasan mengukut perkara

3.Pengelasan Mengikut angka

4.Pengelasan Mengikut tempat,lokasi atau kawasan

Ciri-ciri sistem fail

• Dokumen mudah dicari dan diperolehi dengan segera

• Mudah difahami dan tidak mengelirukan

• Fail noleh diubahsuai jika perlu

• Memerlukan kos dan ruang untuk penyimpanan fail

• Dokumen yang difailkan perlu mendapat perlindugan keselamatan

Sampul Surat

• Fail sementara yang dibuka apabila fail asal tidak ditemui

• Mengandungi satu tajuk sahaja

Sistem Doket

• Pergerakan fail yang mudah dikesan• Boleh dipanggil bila-bila masa• Memerlukan satu pendaftaran berpusat

yang dinamakan Central Registry• Borang am89 diguakan• Tiap-tiap pergerakan dicatat• Direkodkan dalm doket• DIkembalikan semula kepada pegawai

yang menjaga fail

Penutupan Fail

• Ditutup apabila telan mengandungi 100 kandungan atau terlalu tebal

• Hendaklan dicatat dengan Jilid 1

• Fail baru dibuka dan dicatat Jilid 2

• Nombor fail yang sama digunakan

• Nombor siri surat menggunakan nombor baru iaitu bermula dengan satu (1)

Rujukan

• John Harison,10th edition, 1996, Secretarial Duties., ISBN 9780582278448

ANY QUESTION ?