brochure josh archive!

josh Archive!The Organization Intelligence Software

archiviazione documentale

conservazione sostitutiva

josh è un software di it Consult e marchio registrato della stessa it Consult S.r.l. - © 2001 - 2014 all rights reserved

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Automatizza completamente l‘archiviazione documentalein modo facile, intelligente e trasparente.

CHE COS‘È JOSH ARCHIVE?josh Archive! è la soluzione integrata che automatiz-

za completamente tutte le azioni necessarie allo svol-

gimento dei processi di Archiviazione Documentale e

Conservazione Sostitutiva: dalla scansione iniziale del

documento, alla messa in conservazione dello stesso,

passando attraverso le attività intermedie di archiviazio-

ne, firma e memorizzazione su dispositivo digitale, josh

Archive! è la soluzione innovativa, rigorosa, pienamente

rispondente alle norme legislative in vigore, semplice ed

integrata con le applicazioni di uso comune.

josh Archive! risolve le difficoltà legate alla gestione ma-

nuale dei documenti e contribuisce a rendere più snelli

e automatici i processi aziendali all’interno dell’organiz-

zazione.

ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALEL’attività di Archiviazione Documentale costituisce un

elemento caratterizzante di josh Archive! in quanto oltre

a predisporre i documenti in modo consono alla suc-

cessiva Conservazione (facoltativa) rende disponibile alle

aziende un portale di consultazione degli stessi di facile

utilizzo e di immediata praticità.

I documenti, elettronici o cartacei, sono archiviati in

modo automatico nelle cartelle di destinazione presenti

all’interno del potente sistema di gestione documenta-

le, Microsoft SharePoint, perfettamente integrato in josh

Archive!.

Archiviazione documentale automatica, con josh Archive!

it Consult - josh Archive! - 2014 - All Rights Reserved

it Consult © 2001 - 2014 - All rights reserved - All Trademarks that appear in this document are property of their owners.

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CONSERVARE IN DIGITALE SI PUÒ!Per Conservazione Sostitutiva si intende il processo che

permette di conservare solo digitalmente i documenti in

modo che non si deteriorino e che risultino disponibili

nel tempo nella loro integrità e autenticità.

josh Archive! supporta l’intero processo di Conservazio-

ne Sostitutiva in totale coerenza con gli obblighi di legge

imposti dalla normativa vigente.

La dematerializzazione è però anche una scelta di effi-

cienza, che porta con sé benefici concreti di aumentata

produttività e automazione.

FIRMA E MARCA CON INFOJAML’apposizione di Firma Digitale e Marca Temporale rap-

presenta l’attività conclusiva del processo di Conserva-

zione Sostitutiva a seguito della quale è possibile pro-

cedere con la reale dematerializzazione dei documenti.

josh Archive! consente la definitiva eliminazione della

carta in quanto i corrispondenti documenti elettronici

prodotti dal tool InfoJam possiedono le caratteristiche

di garanzia richieste dalla normativa e risultano pertan-

to conservati in modalità sostitutiva a tutti gli effetti.

josh Archive! punta alla praticità e semplicità d’uso e

rende disponibili tali funzioni in modalità massiva for-

nendo così uno strumento la cui operatività agevola e

velocizza in modo significativo tutto il processo.

I controlli previsti a fronte di esibizione dei documenti

conservati permettono di verificare immediatamente lo

stato dell’Archivio Conservato per quanto riguarda l’ap-

posizione della Firma Digitale e della Marca Temporale

nonchè la validità dei certificati utilizzati dal Responsabile

per la Conservazione dei documenti.

InfoJam offre inoltre il pieno supporto alla generazione

dei file XML per le comunicazioni delle Impronte degli

archivi Informatici all’Agenzia delle Entrate, come pre-

visto dalla normativa vigente.

con josh Archive! è finalmente possibile far scomparire la carta e sostituirla con documenti archiviati in formato digitale

3 josh Brochure - IT - V1 - REV: 21 - März 2014, 7:27 nachm. [BROCHUREJOSHARCHIVE5-V2]

Grazie a josh Scanner, i documenti cartacei vengono digitalizzati e archiviati automaticamente in SharePoint.

DOCUMENTI INFORMATICI E CARTACEIjIl processo di Archiviazione Documentale interessa do-

cumenti di provenienza diversa: questo implica il trat-

tamento e l’archiviazione di materiali avente differente

formato. josh Archive! offre funzionalità di scansione

massiva dei documenti cartacei e possibilità di inter-

facciamento e integrazione con i sistemi gestionali più

diffusi. Tali servizi ad alto valore consentono la presa in

carico dei diversi tipi di documento con la peculiarità di

trarre il massimo beneficio da entrambi i sistemi in termi-

ni di qualità, completezza, funzionalità.

SCANSIONE E CODICE A BARRELa scansione dei documenti cartacei avviene median-

te l’uso di josh Scanner (integrato in josh Archive!) per

l’acquisizione dei documenti in formato elettronico, ren-

dendoli così disponibili ad archiviazione automatica nel

sistema di gestione documentale Microsoft SharePoint.

josh Scanner offre funzionalità per la stampa e l’interpre-

tazione di barcode (anche bidimensionali) da apporre al

documento per identificarlo univocamente.

CICLO PASSIVO, DOCUMENTI GENERICIjosh Archive! fornisce tramite josh Scanner il concetto

di Documenti Generici. Si tratta di una sorta di protocol-

lo semplice, che viene assegnato ai documenti in attesa

che vengano poi smistati nella tipologia di destinazione

quando le informazioni relative al documento verranno

inserite nel gestionale.

Infine, sempre tramite josh Scanner, il supporto al ciclo

passivo è completato dalla possibilità di gestire in manie-

ra semplice ed intuitiva anche i file digitali. Le e-mail e i

file possono essere “trascinati” mediante Drag&Drop in

josh Scanner direttamente da file system o da Microsoft

Outlook.

Digitalizza e archivia in automatico, con josh Archive!


La scansione è e�et-tuata per mezzo di

josh Scanner, che può elaborare un numero

di pagine illimita-to.

Carta

DocumentoDigitale

UploadTemporaneo

Archiviazione

Metadati

Digitale!

Il codice a barre viene rilevato e il documento digitale è già classifica-to grazie ai suoi metadati.

josh Scanner ha già prov-veduto a salvare i docu-

menti scansionati, su SharePoint o sulla

rete.

Grazie a josh Archive!, i documenti vengono smistati e archiviati nella posizione corretta,

su SharePoint.

I metadati vengo-no valorizzati in Share-

Point e trasformano il do-cumento in oggetto classifi-

cato e semplice da reperi-re, anche tramite ricer-ca Full-Text.

I documenti sono già disponibili online e accessabili

tramite qualunque dispositivo o integrati in altri sistemi ERP. I do-

cumenti dematerializzti sono davvero integrati nell’ambi-

ente di lavoro!

DALLA CARTA AL

Digitale

01:20.0002:40.00

04:00.00

1K

jA!

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Dematerializzare una quantità illimitata di documenti? Guarda cosa succede a 1000 pagine cartacee, con

josh Archive. In 4 minuti.

Su apparati adeguati

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Gran parte dei documenti aziendali sono prodotti da un ERP: perché non prelevarli alla fonte?

INTEGRAZIONE CON SISTEMI ERP E CRMjosh Archive! rende possibile la archiviazione automati-

ca dei documenti originati dal sistema gestionale (ERP)

attraverso un servizio sempre vigile che preleva auto-

maticamente i documenti generati e li trasferisce nelle

opportune cartelle del sistema di gestione documentale.

I documenti automaticamente archiviati all’atto della ge-

nerazione sono rapidamente disponibili nell’ambiente

documentale e immediatamente fruibili dagli utenti nel

rispetto delle autorizzazioni e abilitazioni assegnate.

josh Archive! consente di arricchire i documenti con

proprietà e metadati valorizzati automaticamente all’atto

della archiviazione o successivamente, ampliandone in

questo modo le possibilità di utilizzo in termini di classi-

ficazione e ricerca.

Componenti aggiuntive di josh Archive!, insieme ad una

limitata attività di personalizzazione/sviluppo, rendono

possibile l’accesso e la visione dei documenti che sono

stati archiviati direttamente da interfaccia gestionale.

Questo riduce drasticamente i tempi necessari alla vi-

sualizzazione del contenuto del documento evitando di

dover accedere all’ambiente documentale attraverso il

portale aziendale.

Gestisci i documenti dell‘ERP aziendale, con josh Archive.

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L‘integrazione fra sistema gestionale

ERP e josh Archive! si può spingere

all’interfaccia grafica, legando la re-

gistrazione nell’ERP all’URL del docu-

mento, che si può aprire direttamen-

te. Questo è possibile non solo con

i sistemi più moderni e web oriented

ma anche da sistemi legacy con inter-

faccia a caratteri.

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Automazione di workflow a fronte di archiviazione dei documenti, integrando josh e josh Archive!

GESTIONE DEI PROCESSI INTEGRATAjosh Archive! è perfettamente integrato all’interno del-

la piattaforma josh, il sistema di Organization Intelli-

gence e Business Process Management realizzato da

it Consult.

Attraverso il potente strumento di modellazione josh

Designer è possibile progettare graficamente i processi

(workflow) e definire regole di assegnamento e contenu-

ti delle attività in modo semplice e potente.

L’archiviazione del documento all’interno del sistema do-

cumentale determina l’avvio automatico del processo:

ciò rende possibile definire le azioni che devono essere

svolte dalle persone in relazione al documento stesso

consentendone sia il monitoraggio dell’avanzamento del

processo che la verifica a posteriori.

In aggiunta, il Responsabile del Processo di Conservazio-

ne, a cui spetta il controllo della validità del processo, è

ben supportato dal sistema nell’espletamento di questa

delicata attività: apposite funzioni di josh integrate con

josh Archive! ricordano le scadenze e suggeriscono le

azioni da intraprendere.

In tal modo josh Archive! diventa il tassello di una strate-

gia complessiva che, tramite josh, conduce l’organizza-

zione ad alti livelli di produttività ed efficacia, attraverso

la formalizzazione ed automazione dei processi di busi-

ness, gestiti direttamente dal management, senza la ne-

cessità di intermediazione da parte delle persone dell’IT.

Gestire processi e documenti, con josh e josh Archive!


9 it Consult © 2001 - 2014 - All rights reserved - All Trademarks that appear in this document are property of their owners.

Dematerializzazione, senza intermediari.

Funzioni evolute di gestione documentale, interamentefruibili via web, con SharePoint e josh Archive!

josh Archive! automatizza la raccolta di documenti e

memorizzazione all’interno di Microsoft SharePoint, un

repository documentale avanzato e strutturato.

Il sistema di gestione documentale SharePoint si diffe-

renzia da un tradizionale file system per caratteristiche

fondamentali quali:

• Supporto a tutte le tipologie di file

• Gestione delle Versioni

• Major Version (1, 2, 3, 4, …)

• Major & Minor Version (1.1, 1.2, 2.0, …)

• Permessi fino a livello di singolo file

• Metadati di classificazione liberamente definibili per

raccolta documenti

• Ricerca per contenuto testuale (full-text) e metadati

• Ambiti di ricerca personalizzabili tramite le funziona-

lità del Search Server

• Notifica automatica della modifica di documenti di

interesse

Funzionalità ad hoc per la strutturazione e la profilazione

delle cartelle, la gestione delle diverse tipologie di do-

cumenti, il controllo delle autorizzazioni consentono di

predisporre l’ambiente documentale di archiviazione in

modo opportuno e di renderlo rispondente alle esigenze

e alle necessità del contesto organizzativo in cui si cala.

L’elevata integrazione nativa con Microsoft Office sem-

plifica al massimo l’accesso al repository documentale

e rende la piattaforma stessa un valido strumento d’uso

quotidiano.

Un sistema tecnologico all‘avanguardia


REQUISITI DI SISTEMAServerun sistema basato su Microsoft Windows

Server 2003/2008/2012 e ActiveDirectory;

Microsoft SharePoint Server 2013 (o Win-

dows SharePoint Foundation 2013) o Mi-

crosoft SharePoint Server 2010 (o Windows

SharePoint Foundation 2010 + Search Server

2010 Express) o Microsoft Office SharePoint

Server 2007 (o SharePoint Services 3.0 +

Search Server 2008 Express);

Microsoft SQL Server 2005 / 2008 / 2008R2

/ 2012;

josh Archive! è disponibile anche su cloud,

su Microsoft Azure.

Clientun personal computer basato su sistemi

Microsoft Windows (Windows 8, windows

7, XP)

Internet Explorer 8 o superiore.

La componente di visualizzazione di

documenti e fascicoli, è compatibile con

qualunque browser su qualunque dispositivo

moderno.

REQUISITI OPZIONALIServerFiltri aggiuntivi (iFilter) per indicizzazione

full-text (in particolare quelli rilasciati da

Adobe, Captaris, Foxit)

ClientMicrosoft Office

Lettore di SmartCard

Ulteriori requisiti sono richiesti per

l‘utilizzo di josh Scanner, il

software di scansione

automatica dei documenti.

I requisiti e le specifiche di sistema possono subire variazioni in base a particolari specifiche o versioni. 10

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