Latar Belakang & Tujuan

Mengapa acara dilaksanakan?

Untuk apa acara dilaksanakan?

Apa Keuntungannya bagi Sponsor?

Apa Keuntungannya bagi Audiens?

SASARAN AUDIENS & SPONSOR (Contoh ada di dalam buku)

NO CIRI-CIRI PSIKOGRAFIS1 Pekerjaan2 Tingkat perekonomian 3 Gaya Hidup 4 Hoby5 Tingkat Pendidikan 6 ……………………….7 ………………………

NOCIRI-CIRI DEMOGRAFIS1 Usia 2 Jenis Kelamin3 Status Keluarga4 ………………5 ……………..

Karakteristik sponsor yang sesuai:1234

Total Jumlah Audiens yang diharapkan : ………………………….

RUNDOWN ACARA:Tempat: Hari/Tanggal: Pukul:

NO ACARA PUKUL ( DURASI )

SPONSOR YANG HARUS DISEBUTKAN OLEH MC:

(diberikan kepada seluruh personel yang terlibat dalam acara: MC, Backstage, Pengisi Acara, Sponsor)

PERSONEL PERLENGKAPAN Ketr Backstage, Pengisi Acara, Sponsor)

MATERIAL PROMOSI & PUBLIKASI ACARA :

Tempat

Hari/Tanggal

Pukul :(NAMA SPONSOR diisi sesudah ada sponsor sebagai alat checklist bagi marketing)

NO NAMA SPONSOR

MATERIAL PROMOSI DAN PUBLIKASIMedia Cetak Media Outdoor

NAMA MEDIA NAMA MEDIA NAMA MEDIAJUMLAH/UKURAN LOKASI JUMLAH/UKURAN LOKASI JUMLAH/UKURAN

123456789

MATERIAL PROMOSI DAN PUBLIKASIMedia Outdoor Atribut

NAMA MEDIA NAMA MEDIA NAMA MEDIA NAMA MEDIALOKASI JUMLAH/UKURAN LOKASI JUMLAH/UKURAN LOKASI JUMLAH/UKURAN LOKASI

MATERIAL PROMOSI DAN PUBLIKASIAtribut Media Elektronik

NAMA MEDIA NAMA MEDIA NAMA MEDIA NAMA MEDIAJUMLAH/UKURAN LOKASI JUMLAH/UKURAN LOKASI JUMLAH/UKURAN LOKASI JUMLAH/UKURAN

MATERIAL PROMOSI DAN PUBLIKASIMedia Elektronik

Media Press ConferenceNAMA MEDIA NAMA MEDIALOKASI JUMLAH/UKURAN LOKASI

PERENCANAAN ANGGARAN ACARA:LOKASI: HARI/TANGGAL: PUKUL:

SUMBER PEMASUKAN

NO URAIAN JUMLAH HARGA1 Undangan VIP Rp - 2 Undangan Umum Rp - 3 Rp - 4 Sponsor Tunggal Rp - 5 Sponsor Utama Rp - 6 Sponsor Pendamping Rp - 7 Fashion Show Rp - 8 Penjualan Tiket Masuk Pameran Rp - 9 Penjualan Foto Rp -

10 Penjualan Suvenir Rp - TOTAL PEMASUKAN

PENGELUARAN

NO URAIAN JUMLAH HARGA1

Artis I Rp - Artis II Rp - Juri Rp - MC Rp -

2 Biaya Sewa Tempat

Rp - 3 Perizinan Rp - 4 Akomodasi Pengisi Acara

Kamar Rp - Transportasi Rp - Pesawat Rp -

5 Perlengkapan

Panggung Rp - Peralatan Pengisi Acara Rp - Sound System Rp - Lighting Rp - Meja Rp - Laptop Rp - Giant Screen Rp - Proyektor Rp - LCD Rp - Perlengkapan Toilet Rp - Kursi Rp - Sewa AC Rp - Sewa Alat Musik Rp -

6 Dekorasi

Penjualan Stand

Fee Pengisi Acara

Ruang VIP, Ganti Fashion, Rias

Besi Pembatas Rp - Tenda Rp - Kembang Api Rp - Dry Ice Rp - Kembang Api Rp - Backdrop Rp - Taman Rp - Partisi Pameran Rp - Vas Bunga di atas Meja Rp -

Rp - Rp -

7 Kepanitiaan

Seragam Rp - HR Panitia Inti Rp - HR PenerimaTamu Rp - HR Umum Rp - HR Keamanan Rp - HR Perlengkapan & Dekorasi Rp -

8 Konsumsi

Rapat Rp - Gladi Bersih Rp - Panitia Hari H Rp - Pengisi Acara Hari H Rp - Peserta Rp -

Rp - Air Mineral Rp - Konferensi Pers Rp -

9 Dokumentasi

Video Shooting Rp - Foto Rp -

10 Transportasi

Pick Up Rp - Pengganti Uang Bensin Panitia Rp -

11 Cetakan dan Publikasi

Brosur Rp - Undangan Rp - Poster Rp - Booklet Rp -

Rp - Spanduk Selamat Datang Rp - Spanduk Jalan Rp - Baliho Rp - Banner Rp - Iklan Majalah Rp - Iklan Tabloid Rp - Iklan Koran Rp - Biaya Desain Grafis Semua Item Rp - Biaya Distribusi Publikasi Rp -

Booklet Bunga Pengisi AcaraLampu Setiap Stand

Penjaga Stand

Id Card Panitia

Perizinan Rp - Radio Rp - Televisi Rp -

12 Sekretariat & Administrasi

Telepon Rp - Faksimile Rp - Penggandaan Proposal Rp - Penggandaan Makalah Rp - Cetak Kop Surat, Amplop dan Stempel Rp - Kertas HVS Rp - Alat Tulis Rp - Scanner Rp - Tinta Komputer Rp - Kurir Dokumen Rp - Internet Rp - Meterai Rp - Transfer Bank Rp - Kuitansi Rp -

13 Hadiah Pemenang Lomba

Rp - Uang Tunai Rp - Bingkisan Sponsor Rp - Sertifkat Rp -

14 Free Ticket Rp - 15 Marketing

Fee Sponsor Rp - Fee Ticket Box Rp -

16 Biaya Tak Terduga Rp - TOTAL PENGELUARAN

TOTAL KEUNTUNGAN

Trophy 1, 2, 3

TOTAL TOTAL PEMASUKAN#VALUE!#VALUE!#VALUE!#VALUE!#VALUE!#VALUE!#VALUE!#VALUE!#VALUE!#VALUE!

#VALUE!

TOTAL BARTER JADWAL TOTAL PENGELUARAN

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE! #VALUE!

#VALUE!

#VALUE!

Beberapa alternatif bentuk kerja sama yang ditawarkan, yaitu partisipasi yang diminta dari sponsor dan kompensasi dari kita

Alternatif A

Kompensasi1234567

Alternatif B

Kompensasi1234567

Alternatif C

Kompensasi1234567

Beberapa alternatif bentuk kerja sama yang ditawarkan, yaitu partisipasi yang diminta dari sponsor dan kompensasi dari kita

Tempat: Hari/Tanggal: Pukul:(dapat diubah sesuai dengan rencana yang akan dibuat)FASE KEGIATAN

MEETING ISurat menyuratNarasi proposal sponsor

P P Kontak artis, tempat, dll.E E Desain materi promo yang urgen untuk promosi awal, proposal sponsorR R Desain dekorasiE & SN I Cetak sebagian materi yang urgen untuk sponsor dan promosi awalC A Rundown

A PN A Data persA N Menentukan sasaran publikasiA Kontak media kerja samaN

Penyebaran pamflet, brosur

Cetak proposal sponsor

MEETING II

Desain materi promo tambahan

OPERASIONALMEETING IIRU Ketentuan ketentuan acara lomba/pameranNNING

TIME SCHEDULE ACARA

Membuat desain event

Budgeting, pembayaran DP, purchasing (tawar menawar harga)

Layout ruang

Database sponsor & ticket box

Memenuhi permintaan tim marketing

Penyebaran penawaran ticket box

Roadshow promosiCall database & pengiriman kerja sama sponsor, ticket box

Follow up ticket box, media

Penyebaran leaflet, pamflet, pemasangan spanduk, dll.Pembuatan checklist perlengkapan acara

Undangan press release

Roadshow promosi

Follow up sponsor, media

II

MEETING I MOURUNNI Penyebaran materi promosiNG Laporan penjualan tiket

III Press release

Deal sponsor, mediaPersiapan perlengkapan acara

MEETING VKoordinasi bujetRUN Penyebaran materi promosiNIN Laporan penjualan tiket G

Press release

IV Deal sponsor, media

MEETING VRUNNING

Press releaseV Laporan penjualan tiket harian

MEETING VPengiriman agenda kota dan undangan liputan persRUNNING

Press release

VI Laporan penjualan tiket harian

Mulai cek ticket box

Follow up sponsor, media

Mempersiapkan acara press release

Roadshow promosi

Deadline promosi materi promo yang berhubungan dengan sponsor

Roadshow promosi

Deadline promosi materi promo yang berhubungan dengan sponsor

Pencarian tim freelance untuk hari HRoadshow promosi

Penyebaran leaflet, pamflet, pemasangan spanduk, dll

Deadline promosi materail promo yang berhubungan dengan sponsor

Roadshow promosi

Penyebaran leaflet, pamflet, pemasangan spanduk, dllCrosscheck dengan marketing tentang sponsor dan materi sponsor

Deadline promosi materi promo lain yang berhubungan dengan sponsor

Crosscheck dengan creator tentang sponsor dan materi sponsor

GLADI BERAntisipasi permasalahan

HARI_H

Jumpa persEvaluasi

Seluruh tim melakukan check ulang apakah ada persiapan yang terlewatkan

Checklist sheet hari H

Membawa rundown, cek transportasi, akomodasi, venue artis

WAKTU/DURASI NAMA/DIVISI

H -8 minggu ALL THE TEAM

(1 minggu) Manajemen

Desain materi promo yang urgen untuk promosi awal, proposal sponsor Creator

Marketing

Manajemen

H -7 minggu(2 minggu)

Creator

Markerting

H -5 minggu Manajemen(1 minggu)

Creator

Markerting

H -4 minggu Manajemen(1 minggu)

Creator

Markerting

ManajemenH -3 minggu(1 minggu)

Creator

Markerting

H -2 minggu Manajemen(1 minggu)

Creator

Markerting

H -1 minggu Manajemen(1 minggu)

Creator

Marketing promosi materi promo lain yang berhubungan dengan sponsor

H -1 Semua tim inti dan freelance(1 hari)

Manager event

3 jam sebelum acara KeuanganPerlengkapan & dekorasiPenerima TamuHost artist

KonsumsiSecurity

Media relations

Umum

All the team

Panitia tiba di lokasi event

Manajer stage

Manajer stand & sponsor

CHECKLIST HARI H ACARA : Tempat : Hari/Tanggal : Pukul :

DEKORASI & PELENGKAPAN INISIAL/JUMLAH CHECK (V)PanggungBackdropSound … wattLightingKursi undanganMeja undanganKursi Pengisi acarameja pengisi acaraMic standingmic wirelesspenunjuk jalanStanding InfoSpanduk selamat datangVIP Room mejaVIP Room kursiVIP Room vas bungaVIP Room ToiletVIP Room AcToilet Room SabunToilet Room tissueToilet Room airToliet Room LampuLaptopGiant screenProyektorlcdM.up Room kacaM.up Room KursiM.up Room MejaTamanHT/headsetTendaKembang apiDry IceKembang ApiPartisi PameranVas bunga dimejaBooklet bunga pengisi acaraLampu tiap stand

ACARA INISIAL PERSON/JUMLAH CHECK (v)

Konsumsi undangan pagikonsumsi panitiakonsumsi mlmArtisJuri MCRundownDoorprizeCV PembicaraDokumentasi FotoDokumentasi VCDCD Presentasi Profile CD Musik Peraga BusanaCD Musik Pembuka AcaraPers Release materiPanitia koord peserta lombaPanitia koord. peragawatiPanitia Host ArtisPanitia Penjaga Pintu masukPanitia konsumsiPanitia Back stageHadiah sponsorpialaselempangChecklist material promosi

ADMINISTRASI INISIAL PERSON/JUMLAHBuku tamu

CHECK (v)

Ballpoint

GuntingMakalahSertifikat final

Tulisan VIPTulisan arah toiletAngketKupon foto

No. lombaSK penjurianFormulir penilaianBrosur Formulir Sertifikat umumMateri tanya jawabPin panitiaStempelKuitansi

Tulisan nama 2 stand

Kupon make up