1

Bangladesh‐Korea ICT Training Centre for Education (BKITCE) 

1.0     Summary:  

1.1 What was this activity about?  

Bangladesh embraced  ICT as a matter of policy and set an aggressive strategy to make up for  the current  lag and  leapfrog  into  the ranks of  top  ICT‐ready countries within a decade through  the  adoption  of  its  first  ICT  policy  in  2002.  Strengthening  ICT  capacity  and enhancing its use in every sector of national life has been prioritized. In pursuance with the primary  objectives  of  the  national  ICT  policy  2002  to  foster  knowledge  based  society, Bangladesh  Bureau  of  Education  Information  and  Statistics  (BANBEIS)  of  the Ministry  of Education, in collaboration with Korea International Cooperation Agency (KOICA) initiated a project  titled  as  'Establishment  of  Bangladesh‐Korea  ICT  Training  Center  for  Education (BKITCE).' The Project orchestrated the design of an appropriate IT infrastructure by setting up  and  operating  a  state‐of‐the‐art  training  center  in  the  country.  This  was  done  by launching  five  ICT  labs  in  the renovated and remodeled BANBEIS computer division as the center of excellence. 

The  BKITCE  is  a  tiny  but  remarkable  South‐South  Cooperation  (SSC)  success  story  in comparison  to  other  SSC  activities  in  other  countries  of  South.  This  project  has  basically sensitized  the  process  of  SSC  at  the  country  level.  Therefore,  the  outcome  can  not  be measured by numbers;  rather  it demonstrates  the  successful beginning of  the process of such kind of cooperation. 

1.2 What lessons and practices can we learn from this activity? 

The BKITCE project was  first of  its kind to exemplify the SSC  in Bangladesh. The successful implementation of the project offered a couple of lessons and examples of good practice on the ground: 

• Demand driven project activities produce maximum results • Partnership  approach is more effective than donor‐recipient approach  • Effective  knowledge  exchange  can bring  together better  experiences  for both  the 

countries which  can work as  reference point or guideline  in  future SSC or even  in North‐South cooperation 

• Good blending of  government ownership  and  joint  supervision by both Govt.  and  donor  works better 

• Recipient’s need is the most pertinent basis of cooperation • Unambiguous agreement can ensure smooth implementation and effective M & E 

1.3 How could practice be improved? 

2

It  is  well  acclaimed  that  the  project  achieved  remarkable  outputs  that  contributed  to commendable outcomes at the national  level  in the spread of  ICT knowledge‐base. But  its impact in the wider national context, regardless of its significance, may not be that big. The 5‐lab based ICT infrastructure in BANBEIS can be considered as a very good pilot initiative in the Ministry  of  Education.  Yet,  it  has  opened  up  opportunity  for  replication  of  similar initiatives in other sectors which can well be an improved way of fostering the achievement of national targets to have a knowledge‐based citizenry.  

It was a very  tiny project with narrowly defined objectives and  short‐sighted  targets. The scope of  integration of government’s overall  ICT objectives through vertical and horizontal expansion  could  easily  create  much  better  synergy  in  the  spread  of  knowledge  and technology. In terms of management of the project, active participation of BANBEIS in major management decision making process could enhance national capacity development rather than undermining it through putting BANBEIS in total isolation.  

    1.4 What kind of policy could improve the effectiveness of this activity? 

The project activities and  their  target outputs  seem  to be well befitting with national  ICT development strategy. But, on the ground, BKITCE come out to feature as one of the many stand‐alone projects with a very narrow focus. The outputs of the project could be found to reflect the national policy only partially. The initiative could be made more effective, had it been formulated as part of national ICT policy to undertake some of the major components identified  in  the  policy.  There  are many more  such  initiatives  at  different  departments, divisions  and ministries, which  should  have  been  integrated with  one  holistic  approach. Similarly, there should have been follow‐up of this very successful initiative to take it to next level. 

2.0 Context and background  

2.1 What was the relation and previous cooperation between the partners before starting the SSC activity? 

Since 1973, Bangladesh and South Korea have concluded eight agreements, which  include trade  and  economic  cooperation,  cultural  exchanges,  promotion  and  protection  of investments,  and  scientific  and  technological  cooperation.  South  Korea  has  been  a significant development partner in Bangladesh, and many infrastructures have been built by South Korean contractors. South Korea’s official assistance, as of 2008, amounted to US$340 million, spent on  infrastructure development  in railways, telecommunication, transmission lines and e‐government infra‐networking sectors. Bangladesh is the second largest recipient country of South Korean assistance among 45 countries. By 2009, South Korea had provided $30 million as grant.  Its assistance  is directed  toward education, health, ICT, rural development and governance sectors.  It has donated $500,000 in  the preparation of electoral roll  for  the country’s parliamentary election  in 2008. Trade 

3

between  the  two  countries  has been  growing,  and  light  electronic  goods  and  computers from South Korea are making inroads into the Bangladeshi markets.   Bangladesh has a  long trusted friendship with the Republic of Korea and  it has focused on some unattended areas with their resources and technologies where no other donor shown interest in the past. Bangladesh‐Korea cooperation is increasing day by day.  

     2.2 Who and/or what was the driving force for setting up the collaboration? 

Realizing  the  fact  that  the  future  of  human  society  is  inextricably  linked  with  ICTs, Bangladesh,  like many other developing  countries,  recognizes  the potential of  ICTs  as  an unprecedented lever for economic emancipation as well as an enabler for poverty reduction and human development – both of which are of equal importance. 

The  Government  of  Bangladesh  embraced  Education  sector  as  the  ground  root  for anchoring  ICT  as part of  the policy  for  creating  a  knowledge  and  skill based  society.  The lessons  learnt  from  the  existing  BANBEIS  programme  with  Educational  Information Management Systems (EIMS) and GIS school mapping encouraged the Ministry of Education to choose secondary and higher secondary school teachers  for training as part of national strategy  to make up  for entering  into  the  league of  top  ICT‐ready  countries. Accordingly, BANBEIS  is  identified  as  an  institution  of  excellence  to  undertake  the  responsibility  of creating computer  literate government staff to enhance ICT use  in every sector of national life.  In pursuance with national  ICT objectives, BANBEIS was authorized  to  implement  this collaborative programme (BKITCE) with Korea International Cooperation Agency (KOICA). 

Korea’s  development  experience  is  remarkably  rich  in  the  area  of  human  resources development.  As  a  development  organization  of  Korea,  KOICA  also maintains  the  same philosophy  for  its  development  activities  and  share  Korean  experiences  with  its development partners. Moreover, Korea’s competitive edge in ICT has encouraged KOICA to extend  its  collaboration  for  this  project.  Training  of  secondary  and  Higher  Secondary teachers within  this project was a pioneering opportunity  for Both KOICA and BANBEIS  to work as a catalyst for quick spread of ICT education in Bangladesh.  

2.3 Why did the partners engage  in the SSC activity, what were the  interests and incentives? How was the activity related to foreign policy relations and agendas?  

 Bangladesh  has  been  striving  hard  to  keep  pace  with  the  rapidly  changing  and  highly demanding  information  technology  in  the  education  sector  as  well  as  spreading  ICT education all over the country. The Republic of Korea, already being leader in ICT sector  in the  region,  responded  positively  to  the  request  of  the  Government  of  Bangladesh  for assistance in development of this sector because of the fact that it genuinely matched with Korea’s development cooperation agenda‐“the provision for Basic Human Needs (BHN) and Human Resources Development (HRD)” focusing on neighboring countries in the Asia‐Pacific 

4

region.   In  pursuance with  its  foreign  assistance  policy  to  promote  regional  cooperation, KOICA  came  forward  to  contribute  in  facilitating Bangladesh  to  achieve  the objectives of fostering  ICT  with  financial  and  technical  assistance  to  BANBEIS  with  establishment  of Bangladesh Korea ICT outreach.  

BANBEIS  is an attached department of the Ministry of Education. The responsibility of this organization  is  to  collect, process,  analyze  and disseminates  educational  information  and statistics for all  levels and types of institutions  in the country. This organization is the apex body of EMIS for the Ministry of Education and has functional relationship and information exchanging system with other organizations of the ministry.  

In  this  context,  from  an  earlier  request  made  by  the  government  of  Bangladesh,  a preliminary survey team visited BANBEIS and after a long discussion, minutes of the meeting transformed into a signed memorandum on the project between the Government of Korea and  the  Government  of  Bangladesh  (GoB)  on  November  10,  2005.  Further,  Korean Implementation  Survey  Team,  organized  by  KOICA,  visited  Bangladesh  from April  29th  to May 5th, 2006 for the purpose of determining the details of the Project.  

A Record of Discussion  (R/D) was  signed on May 04, 2006, between  the  Implementation Survey  Team  of  the  Korea  International  Cooperation  Agency  and  Bangladesh  Bureau  of Education  Information  and  Statistics  (BANBEIS),  Ministry  of  Education  of  the  People’s Republic  of  Bangladesh.  Later,  this  R/D  was  given  the  status  of  constituting  agreement between the two Governments. 

Although  the cooperation  initiative  incubated  in  the  idea of strengthening  the capacity of BANBEIS  as  the  national  ICT  center  for  the  education  sector,  the  project  perspective eventually touched the ground‐breaking GoB vision of expanding and diversifying the use of ICTs  to  facilitate establishment of a  transparent,  responsive and accountable government through developing skilled human resources up‐to grass root level in the country.  

The  project  concept  was  operationalized  with  such  expected  results  as  to  anchor  ICT education as central point of cooperation between  two countries of  the Southern  region. The training to the central and field level officials/staff as well as teachers of the secondary and higher secondary level, promoting GIS application training, post‐graduate diploma in ICT courses, Web mastering course and training on EMIS to the field level officials for promoting data flow from district offices as well as establishing and maintaining District EMIS data base operation were captured as results sub‐sets from the implementation of the project. 

3.0 The SSC activities  

     3.1 What were the purpose, goal, expected results and time frame? 

5

The project aimed at establishing Bangladesh – Korea  ICT Training Center  for Education to promote skill of the IT related teachers in the secondary and higher secondary level through refresher course in ICT field spreading IT education up‐to grass root level in the country. The project  also  aimed  at  upgrading  the  Integrated  Educational  Management  Information System of BANBEIS  and building up  information network  system among  all offices of  the Ministry  of  Education,  establishing Web  based  EMIS  database  and more  optimistic  GIS school mapping  system  for management  and  decision making  process.  Also  this  project aimed at conducting training on data collection format, database operation, database query, output generation to the field level officers and staffs in the post primary education sector where a decentralized EMIS is being established.   

The  expectation  outlined  in  the  project  for  the  improvement  and  strengthening  of  the educational management  information systems (EMIS), GIS and  ICT as well as spreading ICT education in the grass‐root level through refresher training to the teachers of secondary and higher  secondary  level  institutions.  As  a  result,  enhanced  contribution  was  expected  to sustainable development of appreciable information based policy formulation and improved management of the education sector for spreading IT literacy program of the government. 

3.2 What challenges (financial,  logistical,  legal, transaction costs, etc.) were to be overcome? 

The development challenge of this project at the point of commencement was to ensure the adaptation  and  usage  of  Information  and  Communication  Technologies  (ICTs)  for  being increasingly  linked  to  the  national  economic  development  and  subsequent  human development to participate in the international economy, to exploit emerging technologies for the betterment of its citizens, to modernize institutions and markets. 

Formulation of project document: The formulation, development and implementation of a stand‐alone  project  with  Korea’s  assistance  were  a  challenge  by  itself  at  the commencement. An understanding of Bangladesh expectation, particularly the expectation of BANBEIS  in  the project objectives by  the Korean project Mission  team and articulating them  into project objectives and outcomes was crucial. The BANBEIS management, senior management of  the Ministry of Education extended all out cooperation  to  the Mission  to understand Bangladesh needs  in  the midst of  local culture and operational system and  to have  an  accurate  costing  for  the project.  The Mission  also worked hard  to  capitalize  the extended  cooperation  from  GoB  side  and  to  establish  benchmark  for  creating  a management synergy  at  the  operational  levels. A  very well  articulated  project  document came out from the joint exercise of the KOICA Mission and their Bangladeshi counter‐part.  

Project  approval:  Traditionally,  project  approval  process with  foreign  assistance  is  quite complex  and  cumbersome  in  Bangladesh.  The  influence  of  traditional  development administration mostly, characterized by a rule‐based hierarchical style of management and 

6

strong  reliance  on  ridged  and  complex  procedures  to  achieve  envisioned  results  causes much  delay  in  project  approval  process.  This  approach,  however,  promotes  compliance instead of creativity and input‐orientation instead of results‐orientation. Further, it is rarely conducive  to  foster  efficiency  and  innovation.  Structurally,  a  host  of  central  government agencies are involved in development administration creating an overly complex process.   

Fortunately, for the BKITCE project, the active participation of the BANBEIS and a thorough understanding  of  the  project  objectives  and  components  by  the  Ministry  of  Education helped  not  only  in  the  formulation  of  a  good  project  document  but  also  in  the  quick approval of the project by the Planning Commission. 

Project  site  management:  As  part  of  project  logistic  management,  the  mobilization  of resources  from  Korean  side,  including  the  Project  Leader/finance  and  handover  of  the BANBEIS computer division to the Korean team was quite a big challenge. The project, being small, could immediately sort out the acceptance of project leader by the GoB, management and operational arrangement of finance and other logistic issues. The project launching was quite smooth without any major intervention from any quarter. 

Project work plan: The broader aspect of work plan covered the renovation of the building and training of Bangladeshi staff. BANBEIS facilitated the approval process of the renovation plan  proposed  the  Korean  team  that  greatly  facilitated  timely  completion  of  building structure.  BANBEIS  and  the  Ministry  of  Education  systematically  organized  the  human resource development plan for the project and completed the selection process of the GoB personnel  for  training  in Korea  in pursuance with Korean  training schedule.  The overseas procurement  process  was  handled  by  KOICA  and  necessary  support  was  received  from different government agencies at the import point for all lab equipments. 

 

3.3 How much did each partner  invest  in  terms of  financial,  in‐kind and human resources?  

The  total budget of  the project was US$ 1.78 million. KOICA’s contribution as Project Aid was  US$  1.6  million,  and  Government  contributed  0.18  million.  The  Government  also provided kind contribution  in the form of appointing Project Director,  IT officials & staff of BANBEIS,  project  personnel,  allocated  premises  at  4th  floor  of  BANBEIS  Building,  taxes, duties, levies and other equipment, materials and supplies necessary for the project. 

    3.4 What modalities were used? 

Mode of financing:  

7

Government: Custom Duty/VAT, Taxes, Levies & salaries of project staffs and office‐space for setting up labs were provided by BANBEIS. 

KOICA: Direct Project Aid as Grant 

3.5 How were the roles and responsibilities distributed among the partners? Who was doing what? 

Both, Government of  the Republic of  Korea  and GoB  agreed  to  cooperate  each  other  in performing the following project activities:    

Undertakings of Republic of Korea/ KOICA: 

a)     Renovation work of buildings & facilities of BANBEIS 

b)     Provide and install equipment and materials for the BANBEIS 

c)     Train Bangladeshi Officials and Individuals in Korea 

d)     Dispatch  of  a  Korean  Project Manager  and  Experts  to  Bangladesh  for  technical support 

e)     Other supporting activities 

Undertakings of BANBEIS: 

a)     Administrative measures 

b)     Prepare for the renovation of the buildings and facilities of BANBEIS 

c)     Measures  for  the  Provision  of  equipment  and materials  granted  by  the  Korean Government 

d)     Measures for Invitation training of the Bangladeshi trainees 

e)     Measures for the Dispatch of Korean Experts 

f)     Manpower (Staff and Faculty) 

g)     Other expenses, example: as KOICA did bear all the costs of interior and renovation    works of the Project, it was agreed that BANBEIS procured the (i) Arc GIS Software Net Version and (ii) Oracle Application Server from its own funds. 

Monitoring, Evaluation and Reporting: 

The  Inter‐Ministerial Steering Committee headed by  the Secretary, Ministry of Education was responsible to monitor the project activities. 

8

KOICA was  responsible  to  continue  to work with  the  implementing  agency and  review  the  implementation  of  the  project  jointly with  the Ministry  of Education. 

The  project  activities  were monitored  through  work  plan  as  per  TPP  and annual plan. 

KOICA was responsible to select a Supervision Contractor for the renovation and  remodeling  works  of  BKITCE  in  consultation  with  BANBEIS.  The supervision contractor was also assisted  to  select contractor  for  renovation works. 

A  joint  team  appointed  by  both  KOICA  and MOE  were  to  undertake  the evaluation of the project.  In accordance with the results of the assessment, both governments were  responsible  to  take necessary measures  to address matters,  which  may  be  mutually  considered  insufficient  to  achieve  the project objectives. 

3.6 Did the relation between the providing and the receiving partners change with this experience? Why and how? 

The success of this project ensured complementarities  in this sector and encouraged both the  host  government/institution  and  Donor  Agency  to  expand  their  ICT  horizon  and  to undertake  another  project  for  the  establishment  of  ICT  Training/  Resources  Center  for Education at the grass‐root  level. The project  is expected to facilitate  ICT training of grass‐root  level  education  office  staff  in  128  Upazila  by  using  the  expertise  of master  trainer already  trained  in  BANBEIS.  The wider  horizon  of  predictability  of  fund  requirement  and sources of fund for ICT mainstreaming across the country is being now well conceived. 

The Vision  of BKITCE  clearly depicted  transforming  forward‐looking  relation between  the partners and  interest  in  future collaboration. BKITCE visions  for decentralization of BKITCE through  newly  planned  project  titles  “Establishment  of  Upazila  ICT  Training/  Resources Center  for Education”  in 128 Upazilas of 64 districts,  to be  funded by EDCF, Korea as soft loan through EXIM Bank of Korea. Overall management of the project was done by BKITCE, BANBEIS  as  Project Head Office.  The  vision  of  the  project  is  to  train  all  teachers  of  the country  at  the  secondary  and higher  secondary  level  in  ICT  in  a  short  span  of  time.  The vision of this project is also to deliver ICT services and access to information to the students, citizens  at  the  grass  root  level which  is  one  of  the  important  steps  of  implementing  e‐Governance system of the government and Digital Bangladesh. 

3.7 What were the planned and unplanned benefits of the SSC experience for the involved stakeholders? 

Although  the cooperation  initiative  incubated  in  the  idea of strengthening  the capacity of BANBEIS  as  the  national  ICT  center  for  the  education  sector,  the  project  perspective 

9

eventually touched the ground‐breaking GoB vision of expanding and diversifying the use of ICTs  to  facilitate establishment of a  transparent,  responsive and accountable government through  developing  skilled  human  resources  up‐to  grass  root  level  in  the  country.  This project approach set examples of many good practices for accruing tangible benefits. Firstly, ensuring adaptation with local and regional culture helps create trust and confidence among the  stakeholders  for  the  achievement  of  project  objectives.  Secondly,  well  defined distribution of party’s responsibility ensured quick decision making at respective  level and also quick disposal of  the  actions. Thirdly,  the project  approach  set  the  ground  for more regional  collaboration  in  the  sense  that  understanding  between  stakeholders  becomes simpler and quicker. Fourthly,  the  success of  the project created options  for both vertical and horizontal expansion. Sixthly, development skills learned by the partners will contribute in upcoming South‐South project or even in North‐South project. Seventhly, While BKITEC is regarded  as  successful  project    South  Korea  can make  use  of    this  experience  in  future. Eighthly,  IT  related  trainings  for  the  staff of other ministries are now being  conducted  in BANBEIS  which  is  contributing  to  an  indirect  impact  on  enhanced  ICT  knowledge  for implementing e‐Governance in the country. 

3.8 Are these benefits sustainable in the medium and long run? 

The  sustainability  of  the  project  after  its  completion  is  ensured  by  the  government  by accommodating the activities into GoB’s revenue budget for training and maintenance. 

The project succeeded  in the  improvement and strengthened EMIS, GIS and  ICT as well as spreading  the  ICT  education  in  the  grass‐root  level  through  refresher  training  to  the teachers of Secondary and Higher Secondary Level  Institutions with  its bright objectives of development the skill of professionals of BANBEIS. As a result,  it ensured the sustainability of  the  development  of  appreciable  information  based  policy  formulation  and  improved management  of  the  education  sector  and  for  spreading  IT  literacy  program  of  the government.  

The  project  outline  at  the  formulation  level  and  the  statement  of  outcomes  after implementation demonstrate broad based capacity development  in ICT‐use  in the country. The current ICT landscape bears the mark of significant contribution of BKITCE project that provided  state‐of‐the‐art  training  centre  with  modern  lab‐equipments,  customized courseware, TOT and management support. Moreover,  it  facilitated government efforts  in mentoring toward building an  ICT‐driven nation comprising of knowledge‐based society by developing  country‐wide  ICT‐infrastructure  and  ICT  human  resources.  It  sensitized  the orientation  for  e‐governance  and e‐application  for  efficient management of  resources by promoting  access  to  information  through  all  sorts  of  on‐line  ICT‐enabled  services  that eventually  facilitated empowerment of people and enhance democratic values and norms for sustainable economic development. 

10

 4. Key challenges 

4.1 Ownership and Mutual Accountability  

As  part  of  Bangladesh’s  strategic  evolution  for  embarking  on  ICT  based  knowledge  and empowerment to enter into the club of ICT‐ready countries within a decade, BKITCE project transpired  the  GoB  vision  for  building  skill  based  human  resources.  The  Government  of Korea,  as part of  its  regional development  cooperation,  responded  to Bangladesh’s need based  request  and  eventually,  the  cooperation  landed  into  a  center  of  excellence  in  ICT training.  The  Government  of  Korea  and  GoB  were  jointly  responsible  for managing  the project  activities  and  achieving  the  following  outputs  to  demonstrate  observable  impact from the very first South‐ South Cooperation in the country: 

Establishment  of  an  state‐of‐the‐art  ICT  training  center  in  the  education sector; 

Enhancement  in  ICT  knowledge  for  implementing  e‐governance  in  the country through 

demand driven training on e‐application in daily official works;  Transfer  of  Korean  technology  regarding  ICT  training  and  courseware  and institution building capacity; and 

Involvement  of  women  in  ICT  management  through  training  and participation. 

The  project  document  and management  arrangement  exhibited  strong  ownership  of  the Government of Bangladesh  for  the  implementation of national vision on  ICT. BANBEIS, as sponsoring  institution, and the Ministry of Education, as the executing ministry took active interest  in every phase of the project beginning with  inviting the project appraisal mission, project  formulation,  project  approval  and  finally  project  implementation.  The  serious interest on  the part of  the Ministry of Education encouraged BANBEIS  to play a very vital role  in  supporting  the  mission  at  the  commencement  and  the  implementation  team throughout  the project period.  Government ownership of  the project  transpired  through making the provision for housing the project within BANBEIS and immediately handing over project site to the overseas expert team immediately after signing the minutes of a meeting between two governments on this project. The project implementation report testifies that through‐out the project  implementation phase there has not been any undue  intervention or  any  politically  motivated  move  to  influence  any  decision.  KOICA,  on  the  other hand, spontaneously organized an appraisal mission by Korean  International Survey Team. The  project  was  then  quickly  formulated,  including  project  grant,  on  the  basis  of  the recommendations of  the Team. A  result based activity plan was designed on  the basis of joint  recommendations by  the  Korean  implementation  survey  team  and BANBEIS. As  the implementation  progressed,  project  activities  and  expected  results were  fine‐tuned  and eventually materialized with continuing lessons learned at the ground. Additionally, the GOB 

11

also  responded  positively  and  acted  responsively  by  approving  the  Technical  Project Proforma/Proposal  (TPP) almost simultaneously with Korean approval and allowing KOICA to mobilize Korean experts to have access to BANBEIS premises for taking over the overall charge of project  implementation.  The  implementation of physical  activities,  including  all procurements, construction, renovation of BANBEIS building and installation of equipments were  done  by  international  experts  from  Korea.  The  government  provided  all  logistic support  and  consultations where  necessary.  The  training  courseware  and  software were made  available  by  Korean  experts  in  due  time  and  the  project was  completed  ahead  of schedule. 

Korean  Project Management  Consultant  was  responsible  for  the  implementation  of  the work plan  in  consultation with GOB  designated  Project Director. Although  staff  selection and  nomination  for  training  in  Korea was  the  responsibility  of  BANBEIS  and Ministry  of Education, the Project Management Consultant played a very significant role in this process to  ensure  that  only  the  appropriate  person  is  sent  for  overseas  training.  The  Project Management Consultant also played a significant role in making sure that the Korea‐trained personnel  were  able  to  work  as  full‐time  staff  in  connection  with  ICT  training  and  its application. 

BANBEIS,  on  the  other  hand,  provided  sufficient  number  of  ICT  instructors,  experts, administrative and auxiliary personnel for curriculum and course material development and consultation  of  EMIS  and  GIS.  All  necessary  data,  statistics  and  documents  that  were necessary for bringing outputs from this project were provided to the project personnel. 

The  project  attained  99.52%  achievement  in  terms  of  component‐wise  physical  and economic progress in accordance with Project Completion report submitted to the IMED of the Ministry of Planning by the MOE. The evaluation amplified the regional effort under the banner “South South Cooperation” that created opportunity  in BANBEIS to establish state‐of‐the‐art  labs  to  train  government  and  non  government  employees  and  teachers  from grass  root  level.  These  teachers,  in  their  turn,  are  playing  their  role  in  educating  their students and fellow colleagues to have the right exposure in ICT. Henceforth ICT is engulfing the hearts of the rural society and Bangladesh's dream of a digital Bangladesh is taking form step by step. This also is a vivid example of the policy issues from PRSP. 

If  this project were  to be back  tracked  than  the country  systems of both Bangladesh and Korea can be seen standing out visibly  in terms of project  implementation and monitoring and evaluation. This project can be an example where the bureaucracy has been seen to be avoiding these red tapes which ultimately resulted in faster implementation of the project. In  respect of monitoring  and  evaluation  both  country  systems  have been  reflected  upon pretty well. In case of Bangladesh, an Inter‐Ministerial committee was formed headed by a Secretary for monitoring and evaluation of the project. On the contrary KOICA has  its own standard policy of evaluation and monitoring. To monitor the project well, KOICA in general 

12

appoints a Project Management Consultant (PMC) for the proper monitoring of the project. In  respect of  evaluation  they have  their  standard policy  to  evaluate  their projects under three different time lines. They are – Midterm, Completion Evaluation and Post Evaluation. This SSC project had to undergo each of the procedures mentioned above. 

From  the  literature  review  and  the  interviews  conducted  it  is  pretty  clear  that  a  well planned  TPP  (Technical  Project  Plan)  was  the  driving  force  of  the  smooth  sailing implementation of the project. Mutual Accountability was ensured from all angles including curriculum design and instructor selection. 

   4.2 Transparency and information 

Transparency was ensured  in the project through compliance with management guidelines outlined in the TPP of the project. The project was primarily evaluated by a joint committee appointed by both governments (Korea & Bangladesh). Apart from this joint committee, the Bangladesh Government formed an Inter‐Ministerial Steering committee for the monitoring of the project. On the flip side, KOICA appointed a supervision contractor for the renovation of the remodeling work of project site. KOICA,  in general, appoints a Project Management Consultant  (PMC)  for  the  proper monitoring  of  the  project.  KOICA maintained  their  own timeliness to evaluate their projects. They are – Midterm, Completion Evaluation and Post Evaluation. This SSC project underwent all these steps. 

All payments were made “phase wise” by KOICA through BANBEIS after submission of the original  invoices by  the  local contractors  to BANBEIS with a copy  to KOICA. The payments were made  under  two mandatory  conditions.  Among  them,  one  condition was  that  the budget would not exceed the rough sketch of the original budget prepared and secondly the quality  of  the work  done  had  reached  the  satisfaction  of  both  KOICA  and BANBEIS.  This actually  reflects  upon  the  transparency  and  information  of  the  project.  In‐spite  of  the presence of bureaucratic practices  and political  influences  involved  in  a more  cliché of  a project, it can safely be acknowledged that the transparency and information challenge was well managed in this project. In the implementation phase, the bureaucracy was rather kind toward  this project. This could be  identified  from  the completion of  the project. Under a more stereotyped scenario the red tape‐ism would be rather stern and the completion time would be rather elongated. Therefore, the level of transparency can be vividly sensed from this. The  selection procedures of  the  instructors and  the officials  to proceed  to Korea  for training were adept and transparent without any political involvement whatsoever.  

BANBEIS  website  (www.banbeis.gov.bd)  worked  and  in  fact  working  as  the  hub  of  the dissemination of the project  information. But, being an  ICT project  it failed to use web 2.0 tools  for  information  broadcasting  and  communication.  Selection  of  trainees  and  other official  communication  between  BKITEC  and  educational  institution  took  place  via  postal 

13

service. There was nothing mentioned in the TPP about information management which can be drawn as one of the weaknesses of the project.   

4.3 Development challenges 

Sustainability of the project was to safeguard certain conditions under which GoB is obliged to  fund  the  project  though  fiscal  (budgetary)  allocation  for  the  management  of programmes. If this is done successfully then the sustainability of this project can be easily ensured. 

By  virtue  of  the  establishment  of  BKITCE  in  BANBEIS,  a  gradual  transformation  could  be observed  in  the overall perspective of Bangladesh  ICT under  cover of Korean  technology. Taking advantage of this positive experience, KOICA and the GoB signed further agreements under which 128  ICT centers will be established  in different Upazilla's  in the rural districts. The  trainee's  receiving  training  at  the  ICT  centers  are  playing  their  role  in  sharing  their experience with  their  students  and  fellow  colleagues  to  push  the  country  into  a  digital nation by preparing citizenry technologically for future challenges and at the same time the beneficiary of the project will have their privilege of better employment/employment ahead of others.  

Bangladesh‐Korea ICT Training Center for Education (BKITCE) became a modern ICT Training center  fully  equipped  with  State‐of‐the‐Art  Technology  for  industry  standard  Human Resource Development  in  ICT  to meet  the  national  and  international  demand.  Evidently, BANBEIS was strengthened as the center of excellence in ICT training with 5 (five) computer labs, modernize  EMIS  and  Training Division with  interior  and  exterior  refurbishment  and necessary equipments. The IT Professionals of BANBEIS were trained in Korea in the field of IT  related master  training  course,  EMIS  and GIS.  In  an  effort  to  transfer  knowledge  and technology,  specialized  services  from Korean experts acquired  to develop demand driven standard course modules, materials and improvement of GIS and EMIS system. 

Practical knowledge  in  ICT education and  training acquired  through study visit  in Korea as part of expansion in the horizon of e‐vision. Monitoring and evaluation indicators developed and  knowledge of practical  application of  those  indicators  acquired  through broad based interaction  with  Korean  experts  at  home  and  abroad.  After  being  fully  equipped  with courseware  and  lab‐ware,  quality  training  on  ICT  applications  has  been  provided  to  the teachers of secondary and higher secondary  level with existing need based curriculum and modern  techniques  of  ICT.  More  than  10000  teachers,  officials  and  staff  have  already received training. It was followed by refresher courses for the ICT subject based teachers at the  secondary  and  higher  secondary  level.  Every  effort  has  been made  to  promote  ICT related  training programmes across  the government  for ensuring effective use of  created facilities within BANBEIS. 

14

Operational training courses on GIS to the teachers of Technical Institutions and Education Database Management System has been provided  to  the national and  field  level officials. The  project  was  quite  successful  in  attracting  large  number  of  mid‐to‐senior  level government  officials  from  other  ministries  for  ICT  training.  The  project  achievements facilitated consolidation of  the  theme of mainstreaming  ICT education and  training across the  government  and  opened  up  the  door  for  anchoring  the  theme  into GOB’s  vision  of Digital Bangladesh by 2021”. “ 

IT  related  trainings  for  the  staff of other ministries are now being  conducted  in BANBEIS which is contributing to an indirect impact on enhanced ICT knowledge for implementing e‐Governance in the country. 

The participation of  the Government of Korea  in GoB’s effort  to expand and diversify  the use  of  ICT  to  establish  a  transparent,  responsive  and  accountable  government;  develop skilled human resources; ensure cost‐effective delivery of citizen services and facilitate the national goal of becoming a middle‐income country by 2021 demonstrated the true spirit of South‐South cooperation. The project design with such objectives of improving the capacity of Bangladesh ICT human resources amplified the principle of alignment with GoB priorities. The anchoring of the project input within the existing BANBEIS ICT domain and remodeling of  operation  and management  arrangement  of  project  input  reflected  the  basics  of well perceived harmonization. 

The  project  outline  at  the  formulation  level  and  the  statement  of  outcomes  after implementation demonstrate broad based capacity development  in ICT use  in the country. The current ICT landscape bears the mark of significant contribution of BKITCE project that provided  state‐of‐the‐art  training  centre  with  modern  lab‐equipments,  customized courseware, TOT and management support. Moreover,  it  facilitated government efforts  in mentoring toward building an  ICT‐driven nation comprising of knowledge‐based society by developing  country‐wide  ICT‐infrastructure  and  ICT  human  resources.  It  sensitized  the orientation  for  e‐governance  and e‐application  for  efficient management of  resources by promoting  access  to  information  through  all  sorts  of  on‐line  ICT‐enabled  services  that eventually  facilitated empowerment of people and enhance democratic values and norms for sustainable economic development. 

4.4 Triangular Cooperation 

The BKITCE project can be perfectly considered as a demand driven project which  formed the basis for effective triangular cooperation. The transaction cost of the project was scaled up  through  long‐term  investments  and  stable  partnerships.  The  success  of  this  project ensured  complementarities  in  this  sector  and  encouraged  both  the  host government/institution  and Donor Agency  to  expand  their  ICT  horizon  and  to  undertake another  project  for  the  establishment  of  Upazila  ICT  Training  and  Resource  Centre  for 

15

Education  (UITRCE).  The  project  is  expected  to  facilitate  ICT  training  of  grass‐root  level education office staff in 128 Upazila by using the expertise of master trainer already trained in BANBEIS. It is very much visible from the project that both the partners were in win‐win position,  learned  from  each  other  and  improve  their  capacities which will  help  them  in future implementation.  

5. Lessons learned  

The Task Team on South‐South Cooperation (TT‐SSC), a Southern‐led platform hosted at the OECD‐DAC, brings together partner countries, middle income countries, donors, civil society, academia,  regional  and  multilateral  agencies  under  a  common  objective  of  collecting, analyzing  and  disseminating  evidence  on  the  synergies  between  the  principles  of  aid effectiveness and the practice of South‐South Cooperation (SSC).  

Good  blending  of  government  ownership  and  joint  supervision  of  both  Govt.  and  donor works  better.  A  very  commendable  synergy was  observed  in  the  implementation  of  the project – from conceptualization through ultimate completion of the project activities. The BANBEIS  and  the  KOICA  responded  to  each  other  in  the most  effective way  to  produce action  plan,  fine  tune  it  as  it  progress  and  eventually  obtain  results.  The  government’s strong  willingness  to  have  state‐of‐the  art  ICT  infrastructure  in  BANBEIS  and  to  have  a trained  human  resources  set  up  prompted  timely  decision  in  every  aspect  of  project activities.    So, partnership approach  is more effective  than donor‐recipient approach and unambiguous agreement can ensure smooth implementation and M & E.  

Demand driven project activities produce maximum results. In pursuance with Government of Bangladesh vision to become a middle income country by 2021, capacity development in all spheres of national  life has been prioritized and  ICT knowledge‐based human  resource development has become the thrust sector. The government realized the need for good ICT infrastructure  for  its  people  to have  adequate opportunity  for  skill‐based  education.  The request for upgraded ICT lab in BANBEIS with KOICA is the result of such realization, which eventually transformed into seriousness during implementation of the project. 

Regional  cultural  orientation well  facilitates  adaptation.  The  culture  and  heritage  of  the region in managing foreign aided project facilitated quick adaptation of the country systems in both sides. Preparation of training module for trainers and government staff was greatly facilitated  by  the  pre‐existing  understanding  of  the  country  specific  context  and  needs. Tailor‐made  curriculum  and  culture  specific  implementation model helped  the  trainee  to adapt quickly and quite easily. Korea, being one of the most advanced countries of the south in  ICT,  and  one  which  understands  the  peculiar  development  landscape  of  Bangladesh provided  better  targeted  solution  and  could  lend  more  support.    Effective  knowledge exchange can bring  together better experiences  for both  the countries which can work as 

16

reference  point  or  guideline  in  future  South‐South  Cooperation  or  even  in  North‐South cooperation. 

 Annexes 

• List of interviewees and participants in workshop 

 

1. Mr.  Md.  Mofazzal  Hossain  (PD),  System  Manager,  BANBEIS,  Ministry  of Education, Email: banbeis@bdcom.com/  

2. Mr. Md. Abu  Taher Khan  (APD),  Programmer, BANBEIS, Ministry of  Education, Email: banbeis@bdcom.com/ khan01_1234@yahoo.com 

3. Mr,  Lee,  Jung‐wook,  Residential  representative,  KOICA  Office  in  Bangladesh, koilee@koica.go.kr 

4. Mr. Abdullah Al Mamun, Deputy Secretary, ERD, Ministry of Finance 5. Mr. Samsul Alam, Deputy Secretary, Aid Effectiveness Unit, ERD 6. Mr. Monowar Ahmed, Joint Secretary, Aid Effectiveness Unit, ERD 7. Mr. Altaf Hossain, Deputy Chief, IMED, Ministry of Planning 8. Mr. Sapan Kumar Goash, Deputy Chief, Ministry of Education 

 

• References and bibliography 1. Case  story‐  ‘Korea  –  Bangladesh  –  ICT  Training  Centre  for  education’, March 

2010, produced for TT‐SC 2. Revised Technical Assistance Project Proforma/Proposal (TPP), 2007, ‘Established 

of Bangladesh‐Korea ICT Training Centre for Education (BKITCE), 2006‐2009’ 3. BANBEIS  Publication  no.  382/2007,September  2007,  ‘ICT  Traning  to  the 

Government Officials’ 4. BANBEIS  Publication  no.  389/09, March  2009,  ‘Bangladesh‐Korea  ICT  Training 

Centre for Education (BKITCE)‐Brochure’ 

  

  

 

 

 

 

17

Acronyms

BANBEIS  Bangladesh Bureau of Education Information and Statistics 

BHN  Basic Human Needs  

BKITCE  Bangladesh‐Korea ICT Training Center for Education  

CD/VAT  Certificate of Deposit/ Value Added Tax 

EDCF  Economic Development Cooperation Fund 

EIMS  Educational Information Management Systems  

GIS  Geographical Information System

GoB  Government of Bangladesh 

HRD  Human Resources Development  

ICT  Information and Communication Technologies 

IMED  Implementation, Monitoring and Evaluation Division 

IT  Information Technology 

KOICA  Korea International Cooperation Agency 

M & E  Monitoring and Evaluation 

MOE  Ministry of Education 

PMC  Project Management Consultant  

PRSP  Poverty Reduction Strategy Paper 

R/D  Record of Discussion  

SSC  South South Cooperation 

TOT  Training of Trainers

TPP  Technical Project Proforma/Proposal  

UITRCE  Upazila ICT Training and Resource Centre for Education