benefits management in programmen und projekten – stringentes nutzeninkasso betreiben

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Leadership & Management

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1. www.gotscharek-company.com BENEFITS MANAGEMENT IN PROGRAMMEN UND PROJEKTEN STRINGENTES NUTZENINKASSO BETREIBEN Wolfgang Gotscharek, Mai 2015 1 2. www.gotscharek-company.com 2 Erfolgskriterien fr Programme und Projekte. Was glauben Sie, sind die Erfolgskriterien fr ein Programm / Projekt ? Aus Sicht des PL / PMO / IT ? (Auftragnehmer) Aus Sicht des Kunden (Fachseite, Kunde)? (Auftraggeber) 3. www.gotscharek-company.com 3 Hufig anzutreffende Situationen. Im Fachbereich entsteht ein geschftlicher Anlass fr ein bestimmtes Vorhaben. Ein Projekt soll initiiert werden. Im gnstigsten Fall wird ein Business Case fr das Projekt vorab erstellt, um die Investition in das Vorhaben zu rechtfertigen. Nutzen und Kosten werden ermittelt. ROI/NPV/Amortisationsrechnungen werden erstellt. Ist der Business Case positiv, wird das Projekt genehmigt. Dann verschwindet der Business Case in der Schublade. Im gnstigsten Fall wird er zu Phase Gate Reviews nochmals herausgeholt und berprft. In der Regel bleibt er in der Schublade. Das Projekt beginnt. Die Planung wird erstellt. Anforderungen werden erhoben. Die Umsetzung startet. Prozesse mssen angepasst, IT-Anwendungen erstellt, Organisationsstrukturen gendert, Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten adaptiert werden. Die Welt steht nicht still. Whrend des Projektverlaufs verndern sich Umfeldbedingungen, neue Erkenntnisse ergeben sich, Restriktionen tauchen auf, die Einbettung in die Ablufe der Organisation gelingt nicht richtig etc. Das Projektergebnis ist nicht das, was ursprnglich erwartet wurde. Das Nutzeninkasso ist nicht mehr gegeben, da das Ergebnis nur eingeschrnkt oder gar nicht mehr brauchbar ist. Folge sind Schuldzuweisungen, Frustrationen, verschwendete Investitionen, verhrtete Fronten. 4. www.gotscharek-company.com 4 Benefits Management. Benefits Management und Benefits Realization kann als eine relativ "neue" Practice verstanden werden, die sich mit der Maximierung des Nutzens aus Programmen, Projekten, Transformationen und Initiativen befasst. Als Weiterentwicklung der klassischen Investitionsbewertung fokussiert Benefits Management auf die aktive Planung wie die Benefits auch tatschlich realisiert, gemessen und auch ber das Closing der Initiative hinaus nachgehalten werden knnen. 5. www.gotscharek-company.com 5 Benefits und dis-benefits. Ein Benefit kann als die Wirkung von Aktionen und Handlungsweisen verstanden werden, die messbare Nutzen, Wertbeitrge oder Ver- besserungen in der Wahr- nehmung des/der Stakeholder liefern und die zu den Unter- nehmenszielsetzungen beitragen Ein dis-Benefit ist eine messbare, von einem oder mehreren Stakeholdern als negativ wahrgenommene Verschlechterung, die den Unternehmenszielen abtrglich ist. 6. www.gotscharek-company.com 6 Ursache-Wirkungsbeziehungen: Vom Projektergebnis zum Unternehmensziel. Projekt- ergebnis Neue Fhigkeit Neuer Betriebs- zustand Vernderung Organisation ermglicht ermglicht lst aus bietet Benefits realisiert Unter- nehmens- ziele helfen bei Erreichung Seiteneffekte & Konsequenzen verursachen Dis-Benefits resultieren in trgt dazu bei Quelle: In Anlehnung an MSP Managing Successful Programs, 2011 Ed. 7. www.gotscharek-company.com 7 Projektergebnis (Output) z.B. Getestetes System Anwender geschult, ready to use z.B. ecommerce Shop-System Neue Fhigkeit (Capability)bietet ermglicht Neuer operationaler Betriebsstatus (Outcome) Business Change, Einbettung in die Organisation z.B. neue/angepasste operationale Prozesse, Funktionen & Strukturen adaptiert und im steady state Vertrieb ber Web ist ermglicht x% gesteigerter Vertriebsumsatz (Benefit) realisiert Mehr Umsatz (Unternehmens- Zielsetzung) trgt bei Vom Projektergebnis zum Unternehmensziel - Beispiel. Transformation 8. www.gotscharek-company.com 8 Identifikation von Benefits. Tipp: Operationale Beschreibung der Benefits z.B. Steigerung der Kundenzufriedenheit um x% Senkung der operativen Vertriebskosten um x% Mgliche Quellen Business Case Diskussion mit Stakeholdern 9. www.gotscharek-company.com 9 Benefits modelling: Ableitung von Benefits ausgehend vom Unternehmensziel. 10. www.gotscharek-company.com 10 Benefits Profile. 1 Nr. KPI - Name Ist-Werte Zielwerte Einheit Frequenz Beitrag zu Unternehmenszielen Benefit Nr. Benefit Name Zielsetzung des Benefits Kurzbeschreibung des Benefits Benefits Kategorie Kurzbeschreibung Berechnung Datenquellen Erfassungsaufwand Abhngigkeiten Risiken und Probleme im Bezug auf die volle Realisierung des Benefits weitere Messung Reporting Verantwortlichkeit Name Titel und Bereich/Abteilung Benefitowner 11. www.gotscharek-company.com 11 Mgliche Kategorien Unterkategorien Anmerkungen Wertbeitrag Wirtschaftlicher Nutzen z.B. Hherer Umsatz Gewinn an Effektivitt z.B. Geringere Fehlerraten Effizienzgewinn z.B. hhere Produktivitt, mehr Durchsatz Finanzen Zahlungswirksam z.B. Geringere Betriebskosten, Personaleinsparung Nicht-Zahlungswirksam z.B. Zeit einsparen und diese Re-investieren Zeithorizont Kurzfristig wirksam z.B. Quick Wins zur Akzeptanzsicherung Mittelfristig wirksam z.B. Sptere Nutzenrealisierung Risikolevel Low Risk z.B. 90% Wahrscheinlichkeit der Werterzielung Medium Risk z.B. 60% Wahrscheinlichkeit der Werterzielung High Risk z.B. 30% Wahrscheinlichkeit der Werterzielung Untersttzte Unternehmensziele Kostenreduktion Umsatzsteigerung Prozessverbesserungen weitere z.B. operationale Kosteneinsparung z.B. Steigerung des Vertriebsumsatzes z.B. Rascher, kostengnstiger, flexibler, opt. Qualitt Auswirkung fr Stakeholder Negative Auswirkungen z.B. Abmilderung von dis-benefits, Reduktion von Widerstnden, Reduktion Risiko Kategorisierung von Benefits Verbesserung von Planung, Priorisierung, etc. 12. www.gotscharek-company.com 12 Benefits identifizieren Benefits Realisierung planen Benefits realisieren Benefits Realisierung berprfen Benefits Management Zyklus Der Benefits Management Zyklus ist ein kontinuierlicher und iterativer Prozess ber das Programm/ Initiative hinweg. 13. www.gotscharek-company.com 13 Projekte Zeitverlauf Projekt 1 Teilprojekt Projekt 3 Projekt 4 Projekt 5 Projekt 6 Benefit Benefit Benefit Benefit Benefit Benefit Benefit Benefit Benefit Benefit Programm Definition Lieferung der Benefits Programm Abschluss KonsolidierteProgrammBenefits SicherungNachhaltigkeitBenefits Programmgrenze Programm - Benefitsrealisierung im zeitlichen Verlauf. 14. www.gotscharek-company.com 14 Schlsselrollen im Benefits Management Rollen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten. Rolle Verantwortlichkeiten Anmerkungen Sponsor (Senior responsible Owner) Stellt sicher, dass das Programm und die Geschftsbereiche den Fokus auf die Lieferung der Benefits wahren Stellt sicher, dass eine Benefits Management Strategie erstellt, angepasst und durchgesetzt wird Nimmt als Vorsitzender an Benefits Reviews und Audits teil Programm Manager Entwickelt die Strategie fr das Benefits Management zusammen mit dem BCM (Business Change Manager) Entwickelt den Benefits Realisierungsplan zusammen mit den Stakeholder Stellt sicher, dass die Bereitstellung der Capabilities so abgeglichen ist, das die Nutzenrealisierung maximiert wird Der PM liefert die Fhigkeiten, whrend der BM verantwortlich fr die Realisierung der resultierenden Benefits im operativen Geschft ist Business Change Manager (BCM) Identifikation und Quantifizierung der Benefits Entwicklung und Fortschreibung der Benefits Profile Wirkt an der Gestaltung des Benefits Realization Plans mit Stellt die Realisierung eines spezifischen Nutzens sicher (inkl. der Zusagen und Aktivitten aus den operativen Bereichen) Arbeitet eng mit Schlsselpersonen aus den operativen Bereichen zusammen, die fr die Nutzenrealisierung zustndig sind Definiert Abweichungstoleranzen fr Leistungsniveaus und Frhwarnindikatoren fr die Nutzenrealiserung Initiiert Benefits Reviews nach dem Closing des Programms Kommt typischerweise aus dem operativen Geschft Quelle: In Anlehnung an MSP Managing Successful Programs, 2011 Ed. 15. www.gotscharek-company.com 15 Kontakt Details Dipl. Wirt. Ing. Wolfgang Gotscharek Tel.: +49 6181 66 27 90 www.gotscharek-company.com info@gotscharek-company.com Weitere Informationen zu Benefits Management unter: https://www.gotscharek-company.com/downloads/publikationen