bbmp ict special 2012

ADVERTORIAL ICT SPECIAL APRIL 2012 | 1

ICTspecial

REDACTIONEEL PURE NOODZAAK

OF PUUR PLEZIER?Wilma Schepers

Veranderingen en vernieuwingen in de ITC gaan snel, heel erg snel. Wat je vandaag wel zou wil-len, is morgen mogelijk. Een kritische vraag is of je alles moet willen wat mogelijk is.

Edwin Tuin en Tony Weggemans laten in hun artikel over het aanschaff en en implementeren van software (zie pag. 20 van BBMP 2012|04) zien wat er allemaal goed fout kan gaan bij de implementatie van nieuwe ICT in een organisa-tie. Misschien vertellen zij niks nieuws, want ook u kent de borreltafelverhalen over projecten die handen vol geld kosten en niet opleveren wat bedoeld was. Aan de borreltafel wordt de Zwarte Piet al snel aan de toeleveranciers doorgescho-

ven. Kritische zelfrefl ectie past niet bij een borrelnoot. Misschien is de vroege ochtend een beter moment om de tips en aanbevelingen van Edwin en Tony te overdenken en een nieuwe start te maken. Deze BBMP en dit katern kunnen u daarbij hel-pen. Wij stellen de toonaangevende softwarele-veranciers uit de branche aan u voor. Zo kunt u kijken en vergelijken en een goede keuze maken. Neem daar de tijd voor (deze bijlage kunt u apart houden en op een rustig moment nog eens doorbladeren). Zoals Edwin en Tony zeggen: ‘Bij de keuze van een softwareleveran-cier ga je een relatie voor jaren aan en je moet er allebei beter van worden.’

Automatisering van administratieve processen: hoe saai kan het wezen, hoe opwin-dend kan het zijn? Administratieve processen zijn natuurlijk erg saai, maar zodra die processen lopen zoals ze moeten lopen en je kunt werken met het resultaten – de planning van de instroom van nieuwe kinderen, het onderhouden van contact met ouders, het nadenken over de organisatiestrategie – wordt het opeens leuk. Dat is wat de adverteerders in deze ICT-bijlage u willen laten zien.

�� !��

�� "��#�$�� #�%��&��#�'�(�� #�"� ��

)��*��+��#�,��"�� %��-./0�12�1-�3-#��4��5 ��5��

�� 6�"�� 77��8��5��5


‘Visionplanner begint waar de overige softwarepakket-ten ophouden.’ André Kok, manager fi nanciën bij SKH (Sichting Kinderopvang Hilversum) is duidelijk en-thousiast over dit softwareprogramma dat hij zo’n twee jaar geleden liet installeren. ‘Ik heb de tijd nog meegemaakt dat je managementrapportages hand-matig moest maken. Je moest dan gegevens overklop-pen vanuit diverse systemen. Een heel gedoe, met alle beperkingen van dien. In de loop der jaren kwamen er wel allerlei pakketten bij, maar de koppeling tussen systemen bleef een zwak punt. We liepen aan tegen de grenzen van die manier van werken. De software van Visionplanner is ontwikkeld om op eenvoudige wijze gedetailleerde managementinformatie te genereren door data uit verschillende systemen op te halen en die te combineren voor analysedoeleinden. Het program-ma werkt samen met vrijwel alle standaardpakketten die binnen de kinderopvang gangbaar zijn. De SKH hoefde dan ook niet te investeren in vervanging van de systemen die ze al gebruikten (Kocon, Exact, Pion, Planrad en Excel). Visionplanner kwam er bij als ma-nagementtool. André: ‘Het is echt geweldig. Wij zijn op 1 april 2010 gestart met het installeren en inrichten van het programma, samen met de leverancier, en eind april kon ik mijn eerste managementrapportage uit het systeem halen. Weliswaar nog niet volledig, maar wel met dezelfde gegevens als voor die tijd. Zo snel ging dat! Daarna hebben we het steeds meer uitge-breid en afgestemd op onze eigen organisatie.’

DashboardsMet enthousiasme toont André op het scherm hoe een-voudig het werkt. De SKH heeft ten behoeve van het management voor de vier speerpunten van de ‘strate-giekaart’ – marktpositie, fi nanciële positie, professio-naliteit en optimaal pedagogisch handelen – eigen dashboards ingericht. Op ieder dashboard kun je in één oogopslag zien hoe de stand van zaken is ten aan-zien van dát speerpunt. Opvallend zijn de ronde me-ters, waarvoor de organisatie zelf de parameters heeft ingegeven. Staat de wijzer in het groen dan is geen di-recte actie vereist. Staat hij in het rood dan presteer je op dat moment minder dan het doel dat je jezelf ge-steld hebt en kun je op een dieper niveau gaan kijken. André: ‘ Je kunt zoveel met zo’n dashboard. Je kunt bij-voorbeeld inzoomen op bepaalde periodes en verge-

wachting: hoe ontwikkelen de bezetting, de leidster-kindratio en het rendement zich in de tijd? Of kosten uitdrukken in percentages van de omzet. Je hoeft alles wat je wilt weten maar één keer in te richten in Vision-planner en vervolgens kun je het er steeds weer uit-halen.’

ToekomstgerichtHoewel Visionplanner zijn roots heeft in met name fi -nanciële planning is het programma helemaal toege-sneden op de kinderopvang en parameters die daar een rol spelen. Jorrick van Heesch, accountmanager kin-deropvang bij Visionplanner: ‘In deze tijd wordt voor-uitkijken voor organisaties steeds belangrijker. De na-druk ligt nu veel meer op operationele gegevens, de early warning indicators. Als de bezetting de komende maanden terugloopt, weet je ook dat de rendementen teruglopen als je daar niet snel op reageert. Met Vision-planner kun je diverse scenario´s doorrekenen. Ade-quate managementinformatie is onontbeerlijk.’ André herkent dit: ‘Met de boekhouding kijk je tot op de dag van vandaag, maar met kindplanning, wachtlijsten en instroom- en doorstroomgegevens kijk je vooruit. We leven nu echt in een tijd dat we moeten weten hoe de zaken zich ontwikkelen en hoe we daarop moeten ac-teren. Voor SKH begint het pakket zich nu echt uit te nutten.’

WWW.VISIONPLANNER.NL/BRANCHES/KINDEROPVANG/

lijkbare vestigingen. Wat je maar wilt, je kunt het eruit halen.’ Dit jaar zullen de dashboards met achterliggende in-formatie ook direct op de computers van de managers beschikbaar komen. De tijd van printjes is dan ook voorbij.’ Naast de meters kunnen er andere gegevens geplaatst worden, zoals tabelletjes of taart- en staafdi-agrammen. ‘En kijk’, zegt André ‘in de bovenste balk kan ik weer aanklikken of het dashboard een bepaalde periode, vestiging of combinaties daarvan moet laten zien. Per klik veranderen de indicatoren in de metertjes en de diagrammen meteen mee!’

Kijken op diepere niveausNa twee jaar is Visionplanner niet meer weg te denken uit de organisatie. André geeft een voorbeeld: ‘Voor-heen was het een groot probleem om snel informatie te krijgen die nodig is om te sturen op de leidster/kin-dratio. Nu rolt dat er zo uit en sturen we maandelijks rapporten over de personeelsinzet naar de vestigings-manager. De personeelskosten maken zestig tot ze-ventig procent uit van de totale personeelskosten, goed sturen op dit punt kan nogal wat opleveren.’ Uit de voorbeelden die André geeft, blijkt hoe fi jnmazig de informatie kan zijn. André: ‘Het roosteren gaat op we-kelijkse basis, daarom halen we de vestigingsinforma-tie per week uit het systeem. Alles zit erin: groepsuren, vervangingsuren, taakuren, alles gekoppeld aan de begroting. En dan nog kun je dieper kijken. Want om-dat de leidster/kindratio voor verschillende leeftijden anders is, wil je de gegevens ook op groepsniveau zien. Je kunt steeds meer verfi jnen, zo diep gaan als je maar wilt.’André: ‘Het is leuk te constateren dat vestigingsmana-gers graag werken met deze gegevens en er veel uitha-len. Ze weten me te vinden als ze ondersteuning nodig hebben bij het interpreteren van de aangeleverde cij-fers. De rapportages zijn in die twee jaar echt ingebed in de organisatie.’Visionplanner leent zich uitstekend voor interne bench-marks. André laat zien hoe eenvoudig het is om allerlei kruisverbanden te maken. ‘We maken overzichten van de bezetting per dag en per vestiging. Zo kun je de ves-tigingen onderling vergelijken en zien welke vestiging het goed doet en welke minder goed. Je kunt ook tijd-lijnen maken op basis van historie en toekomstver-

Met de software van Visionplanner kunnen kinderopvangorganisaties op een eenvoudige ma-nier adequate managementinformatie naar boven halen. Een kijkje in de keuken bij Stichting Kinder opvang Hilversum: ‘Dit pakket is een substantiële verbetering.’

DE KRACHT VAN VISIONPLANNER

‘In deze tijd is adequate managementinformatie onontbeerlijk.’


Vroeger was het simpel: PTT Telecom zorgde ervoor dat je kon bellen. Punt. Je betaalde een vast maandtarief voor de aansluiting en variabele kosten voor het bellen. Totdat er werd besloten dat telefonie een vrije markt moest zijn en dat concurrentie goed was voor de consument.

OerwoudZo simpel is het allang niet meer. ‘Sindsdien zijn we overstelpt door goede en minder goede alternatieven’, zegt Peter van Zijl, directeur van Pelosa. ‘We konden gaan bellen via buitenlandse leveranciers, afrekenen per seconde, onderling gratis bellen, et cetera. Voeg daar mobiele telefonie aan toe en je hebt een oerwoud van ondoorgrondelijke tarieven en diensten. En achter dat hele oerwoud? Daar staan maar een paar grote be-drijven die er werkelijk toe doen. Zij hebben de infra-structuur in handen en leveren ingenieus samenge-stelde pakketten via verschillende verkoopkanalen door aan de klant. En net toen dat allemaal een beetje was gesettled, was mobiel internet gemeengoed ge-worden. We sturen geen sms meer, we whatsappen en pingen. We bellen niet, we gaan naar Google Hangout of we skypen. En weer kunnen de telecombedrijven zich opmaken voor een nieuwe slag met haar (nieuwe) concurrentie. Voortdurend zijn zij bezig om hun mil-jardeninvesteringen in de infrastructuur te laten ren-deren door middel van het introduceren van nieuwe producten en diensten.’

Wie niet kiest, wordt niet gekozen‘Ook de kinderopvang moet zich voortdurend aan-passen aan veranderende omstandigheden. In de af-gelopen vijf jaar is er enorm geïnvesteerd om de vraag naar kinderopvang bij te kunnen houden. De laatste nieuwe locatie is nog niet opgeleverd of de vraaguitval tekent zich alweer af. En nu wordt het spannend: hoe ver ga je om de concurrentie te verslaan? Blijft het mi-nimumproduct een halve of hele dag, of vind je het goed dat een moeder haar kind even komt brengen om zelf boodschappen te kunnen doen? Eén ding is duidelijk: ouders moeten precies weten waar ze bij u aan toe zijn.’

Data, data, dataSpectrio organiseert ook studiereizen voor kinderop-vangondernemers naar het buitenland. Van Zijl: ‘Tij-dens onze studiereizen naar Amerika vallen altijd twee

Ken uw klantKinderopvangorganisaties besteden veel tijd en aan-dacht aan het opstellen van een pedagogisch plan. De hoop is natuurlijk dat ouders kiezen voor dat plan. ‘Maar is dat zo?’, vraagt Van Zijl zich af. ‘Is uw locatie niet ge-woon lekker dichtbij? Het is belangrijk om dat te weten. Het is belangrijk om te weten wat ouders precies zoe-ken. Zoeken ze fl exibiliteit waarbij ze op ieder moment hun kind kunnen brengen naar een veilige inspirerende omgeving? Of zoeken ze juist naar een omgeving waarin de kinderen vooral cognitief ontwikkeld worden? Het een sluit het ander niet uit, maar het is belangrijk om te weten waar ouders behoefte aan hebben.De meeste ouders maken gebruik van kinderopvang om zorg en arbeid te kunnen combineren. Het ligt daarom ook voor de hand dat de meeste kinderen gebracht en gehaald worden op weg naar het werk en terug naar huis. Die tijden zullen voor een groot deel van de ouders redelijk constant zijn. Pas je daar je product en tarief op aan, of niet?’ ‘Ook voor een effi ciënte bedrijfsvoering is het belangrijk om je klanten goed te kennen. Als het dan toch bekend is hoe laat een kind gemiddeld gebracht en

gehaald wordt, kun je daar ook de personeelsplanning op aanpassen. Dat geldt ook voor de vakantieperi-

ode. Kunnen ouders hun vakantie al via internet doorgeven? Het zou in ieder geval heel handig zijn voor de personeelsplanning.’

Kinderopvang en Spectrio samenDe wereld verandert. Dat geldt ook voor Spectrio. ‘Voortdurend zijn wij op zoek naar nieuwe “blau-we oceanen”. Voortdurend passen wij onze soft-ware aan op de veranderende maatschappij. Nieuwe eisen als het vier-ogenprincipe, bezuini-gingen en vraaguitval vragen allemaal om part-ners die gezamenlijk optrekken, die systemen bouwen zodat u kunt blijven inspelen op de vraag van ouders en voldoen aan de regelgeving.’ Nieuwe technologie biedt extra mogelijkheden. Verwend door de eenvoud van een iPhone stel-len gebruikers terecht diezelfde hoge eisen aan de software op hun werk. Een pm-er gaat er sim-pelweg van uit dat zij haar loonstrook op haar mobiel kan inzien.Van Zijl: ‘Spectrio is veel meer dan een soft-wareleverancier. Spectrio wil graag uw ge-sprekspartner zijn als het gaat om het toepas-sen van ICT binnen de dynamische wereld van de kinderopvang.’

WWW.SPECTRIO.NL

dingen op: het ondernemerschap en de enorme hoe-veelheid data die organisaties hebben. Met dat onder-nemerschap zit het wel goed in Nederland. In de afge-lopen zeven jaar heeft de branche wel bewezen dat zij kunnen ondernemen. Maar die data? Op de eerste ochtend van onze Amerikareis starten we – na een ge-zellig ontbijt met elkaar – met een training door voor-malige directieleden van Disney. Een vast onderdeel is de hoeveelheid data die Disney in de loop van de jaren heeft verzameld. Door de juiste zaken te onderzoeken weet Disney precies hoe lang mensen moeten reizen om naar hun themaparken te komen. Hoe lang ze blij-ven in het park en hoeveel ze uitgeven. Welke attracties ze het leukst vinden en hoe lang ze daarvoor in de rij moeten staan. Iets dat de telecombedrijven bij ons ook doen. Op basis van die data kunnen zij namelijk feil-loos vooraf bepalen of een product/dienst winst gaat opleveren of niet.’

Spectrio is anders. In het oerwoud van snel ontwikkelende markten en technologie staat Spec-trio naast de kinderopvangondernemer. Dynamisch ondernemen met het oog op de toekomst.

Waar zijn de blauwe oceanen binnen de Kinderopvang?

Over rode en blauwe oceanen

Veel ondernemers richten zich op bestaande markten. Daar is de concurrentiestrijd groot. Ieder probeert het ei-gen marktaandeel te vergroten. Maar naarmate de markt voller wordt is het vooruitzicht op de winst en groei klei-ner. Deze situatie noemt men wel: de strategie van de rode oceaan. Door de moordende concurrentie gaat bloed vloeien en kleurt de markt steeds roder.

De strategie van de blauwe oceanen verwijst naar waarde-creatie op onaangeboorde (nieuwe) markten. Er is sprake van het scheppen van consumentenvraag met kansen voor een zeer rendabele groei. Sommige blauwe oceanen worden gecreëerd buiten de grenzen van bestaande markten, maar de meeste zien we binnen de rode ocea-nen. Blauwe oceanen ontstaan doordat ondernemingen de bestaande grenzen van product/markt-combinaties uitbreiden.

Dat deed bijvoorbeeld Cirque du Soleil. Cirque du Soleil combineerde het plezier en de spanning van het circus met de intellectuele verfi jning en artistieke rijkdom van het thea-ter. Door als eerste onderneming succesvol de grens tussen theater en circus uit de weg te ruimen creëerde Cirque du Soleil niet alleen waarde voor de circusklanten, maar ook voor de niet-circusklanten: volwassen theaterbezoekers.

KidsVision

KidsVision is de branchegerichte so�wareoplossing voor de kinderopvang, gebaseerd op Microso� Dynamics NAV. KidsVision is een volledig geïnte-greerd concept en biedt func�onaliteit voor onder andere: Incasso · Registra�e getekende contracten · Financiële rapportage · Mailing · Invalverzoeken personeel · Automa�sche vragenlijsten · Plannen conform GGD norm · Controle gastouderuren via internet · Export Belas�ngdienst · Wachtlijstbeheer · Webportaal voor diverse type gebruikers ·

K : L ratio Efficient inzetten van personeel bespaart kosten

Webportaal Ouders Gastouder Personeel Vestiging Oudercommissie

[email protected] www.kidsvision.nl

Kind planning

Personeel planning

Cloud


‘Met de constante doorontwikkeling van Kidsvision denken wij steeds vooruit’, zegt Evert Brouwer, Com-mercieel Directeur. ‘Samen met onze klanten spelen wij constant in op de veranderingen die afkomen op de branche. Wij hebben een groot aantal klanten en weten wat er aan komt. Doordat onze software ge-bouwd is op basis van Microsoft Dynamics kunnen wij zeer snel reageren op veranderingen. Daardoor zijn onze klanten voorbereid op de toekomst. Dit biedt hen de mogelijkheid zich te onderscheiden van andere aanbieders van kinderopvang.’

Kosten besparenIn tijden van bezuinigen moeten kinderopvang-on-dernemers kosten zien te besparen. ‘Personeel is veruit de grootste post’, weet Brouwer. ‘En dus een post waar je dan naar kijkt. Je streeft naar een opti-male kind/leidsterratio en je wilt ervoor zorgen – rekening houdend met de GGD-normen – niet teveel personeel in te zetten. Het inhuren van dure externen is ook zo’n post. Door eff ectieve inzet van eigen personeel is dat vaak niet nodig. KidsVision biedt ondersteuning bij dit alles, het geeft direct een duidelijk en eenvoudig inzicht, wat het mogelijk maakt direct in te grijpen waar dat nodig is. De informatie is altijd actueel door interactieve participatie van ouders en perso-neel. Bij ziektemelding van uw personeel is er direct zicht op de totale situatie: wellicht is het inzetten van een invaller niet eens nodig.’

‘Digitaliseren op zich is ook kostenbesparend. KidsVision heeft de techniek in huis alles digitaal op te slaan en te versturen. Of het nu gaat om een aanbod, een getekend contract, een factuur, een nieuwsbrief van de oudercommissie of een verlofkaart voor personeel: geen tijdrovende handelingen meer voor het per post versturen van allerlei zaken. Het kan allemaal gedigitali-seerd. Ook voor de ouders, want zij kunnen 24 uur per dag inloggen. Met welk apparaat dan ook: laptop, tablet of smartphone.

Nieuwe klanten verwerven en bindenVeel bedrijven hebben een website, maar is die ook te vinden? ‘Dat is van het grootste belang’, vindt Evert Brouwer. ‘Juist als bezettingscijfers teruglopen en je op zoek bent naar nieuwe klanten. Zorg er voor dat je website gevonden wordt en dat een bezoeker eenvoudig een aanvraag voor opvang kan plaatsen. De standaard KidsVision webportaal koppelt u een-voudig aan uw eigen website. Interactieve commu-nicatie zorgt ervoor dat nieuwe klanten snel gehol-pen worden en dat zij zich snel bij u thuis voelen. Ook voor het behoud van bestaande klanten is de functionaliteit van de website essentieel. De interac-tieve webportal van KidsVision voorziet hen opti-maal, snel en effi ciënt van informatie.’

Nederland bezuinigt. Ook de sector Kinderopvang ontspringt deze dans niet. Deze bedrei-ging biedt echter ook nieuwe kansen. KidsVision biedt de mogelijkheid deze kansen te be-nutten

BEZUINIGEN? Een extra reden om Kidsvision te kiezen!

Panta Rhei en KidsVision

‘Wij werken sinds 2005 met KidsVision. Nog steeds met volle tevredenheid. Recent hebben wij de personeelsplan-ning in gebruik genomen. Je kan wel merken dat bij de ontwikkeling van KidsVision veel wordt ingezet op gebrui-kersvriendelijkheid. Na één dag werkten we al met de per-soneelsplanning voor de dagopvang. En na de tweede dag met de buitenschoolse opvang, inclusief de vakantie-opvang’, aldus mevrouw Wolsink, directeur van Kindercen-trum Panta Rhei.

Kindercentrum Panta Rhei biedt opvang aan kinderen van nul jaar tot einde basisschoolleeftijd. Panta Rhei betekent: ‘Alles is stromend’.De ontwikkeling vordert in een stroming die voor ieder kind uniek is. In haar kindercentrum wil Panta Rhei aan ie-der kind een plek bieden, waarin het kind zichzelf en zijn wereld helemaal vanuit waarneming en nabootsing kan vormen. Daarbij laat Panta Rhei zich laten inspireren door de antroposofi sche ideeën van Rudolf Steiner.

FUNCTIONALITEITEN�� Actueel inzicht en overzicht Een goed en praktisch dashboard met alle

relevante prestaties (op teamniveau, direc-tie en bestuursniveau): bezettingsgraad, debiteuren, ziekteverzuim, toezicht & hand-having, welbevinden, klanttevredenheid. Er wordt gekoppeld met uw belangrijkste infor-matiesystemen: o.a. planning (zoals Kocon), ��#�+A�B��,',CD��beheer ontwikkelde systemen.

�� Sluit naadloos aan op HKZ- Plan-Do-Check-Act cyclus

F�$��F��G��,�� +�� acties toebedeeld aan medewerkers, kunt u eenvoudig begeleiding bieden bij de uitvoering van de acties en houdt u de vinger aan de pols. Daarmee worden de resultaten van uw organisatie op alle niveaus verbeterd.

�� Maatwerk mogelijk De standaardmeter kan eenvoudig (evt.

door uzelf) worden aangepast aan uw wen-�� ,�� sturen kan in beeld gebracht worden, in één oogopslag en op elk gewenst moment.

MEER...�� We gaan verder... ,��

implementeren van opbrengstgericht �� $��F��G��,��#�kunnen wij ervaren consultants inzetten. Deze consultants ondersteunen het hele traject van doelen stellen, meten, normeren tot trainen/managementcoaching. Voor de kinderopvang werken we hierbij samen met +G+)�, ��J�8��B�� D�

INFORMATIE...Website: www.deKinderopvangmeter.nlE-mail: [email protected]: 088 - 304 04 10, ��R )��A��3S#�!��Post: $�� 231#�2---�,"�!��

De Kinderopvangmeter, powered by:

DE KINDEROPVANGMETER BRENGT OPBRENGSTGERICHT LEIDERSCHAP NAAR UW ORGANISATIE

‘In deze tijden van krimp en toenemende concurren-tie kan geen enkele ondernemer in de kinderopvang het zich nog permitteren achterover te leunen. Wil je overleven dan zul je transparant en smart je organisa-tie moeten aansturen en systematisch verbetertrajec-ten moeten entameren. En je zult aan je klanten dui-delijk moeten kunnen maken waarom ze bij jou moe-ten zijn. De kinderopvangmeter is daarbij een prach-tig hulpmiddel.’ Hans Huijsmans, consultant en inte-rim-manager voor de kinderopvang, is zo overtuigd van dit product, dat hij zijn naam eraan verbindt. ‘Het is de enige software die ik ken, die zo compleet de bedrijfsvoering ondersteunt en je helpt om systema-tisch de hele cyclus van doelstelling tot planvorming, uitvoering, evaluatie en bijstelling te doorlopen.’

Plan-Do-Check-ActHet is een bekende cyclus: Plan-Do-Check-Act. De kin-deropvangmeter is erop ingericht op alle niveaus in de organisatie te sturen op de belangrijkste prestatie-indi-catoren op basis van deze cyclus. En inderdaad, de me-ter doet zijn naam eer aan, de informatie wordt gevisua-liseerd door een dashboard met opvallende metertjes. Maar dat is maar een onderdeel. Reinold Binkhuijsen, di-recteur van MID Solutions, legt uit.‘Laten we eens kijken naar die cyclus en starten bij beleid en strategie. Daar staat geformuleerd welke doelen de organisatie in een bepaalde periode wil behalen. De normen die daarbij horen kun je inbrengen in het systeem. Van harde fi nan-ciële cijfers en ziekteverzuim tot zachtere normen die horen bij een tevredenheidsonderzoek of een kwaliteits-managementsysteem. Omdat de kinderopvangmeter gekoppeld kan worden aan alle bedrijfssystemen, van kindplanning en boekhouding tot spreadsheets met re-levante informatie, kun je op ieder moment van de dag informatie krijgen op alle gedefi nieerde stuurvariabe-len. Als actie vereist is, staan de metertjes in het rood. Het systeem levert ook staafdiagrammen, grafi eken of tabellen, maar net zoals je het zelf wilt hebben.’

Ondersteuning verbeterplannenDe meerwaarde van de kinderopvangmeter bestaat ech-ter niet alleen uit realtime informatie, maar óók uit on-dersteuning bij wat je er vervolgens mee gaat doen. Je wilt niet alleen getallen en grafi eken zien, maar juist ook

Scherp op de processen met de kinderopvangmeterEen ijzersterke combinatie. Een supervolledig managementstuurprogramma en een consultant met zijn roots in de kinderopvang. Wie de kinderopvangmeter in huis haalt heeft een instru-ment in handen waarmee systematisch en inzichtelijk verbeterplannen gemaakt en gevolgd kunnen worden. Continu in een cyclisch proces.

analyseren, normeren en verbetertrajecten in gang zet-ten. Ook voor dat deel van de PDCA-cyclus is de kinder-opvangmeter een sterk instrument. Binkhuijsen: ‘Stel je ziet enkele meters in het rood staan. Door middel van een workfl owfunctie in het systeem wordt de gebruiker begeleid om verbetertrajecten te formuleren en de doe-len te behalen. Die workfl ow houdt in: waarnemen (wat staat in het rood?), begrijpen (hoe komt dat?), plannen (welke acties leg ik vast?) en uitvoeren (in hoeverre wor-den afgesproken acties en plannen gerealiseerd?). In alle stappen van dit proces kun je alles wat je bedenkt en afspreekt op eenvoudige wijze in het systeem vastleg-gen. Deze verantwoordingsinformatie kun je ook veel later nog nazoeken.’

Transparant naar ouders‘Het helpt een organisatie dat dit systeem vraagt de doelstellingen smart te formuleren’, vult Huijsmans aan. ‘Financiële resultaten of bezettingsgraden zijn ge-makkelijk in cijfers uit te drukken, maar ook voor de pedagogische kwaliteit kun je concrete indicatoren in-voeren. Zo kun je normen stellen over het welbevinden, de observatielijsten bieden daartoe aanknopingspun-ten. Ook kun je de interacties tussen pedagogisch me-dewerkers en kinderen observeren, daar een score aan toekennen en daar weer normen aan verbinden. Als je zo je hele bedrijfsvoering meetbaar vastlegt, kun je ook transparant zijn naar (toekomstige) klanten. Je zégt niet alleen dat je kwaliteit levert, maar je kunt het ook inzichtelijk maken en aantonen. En dat zal steeds be-langrijker worden. Want ouders hebben tegenwoordig wat te kiezen.’

Eenvoudig maar compleetDe kinderopvangmeter is bij aanvang volledig ingere-geld op basis van de meest relevante meters voor de kinderopvang. Denk aan: bezettingsgraad, debiteu-ren, ziekteverzuim, toezicht & handhaving of klantte-vredenheid. Zo’n 80 tot 90 procent van de relevante meetpunten heb je dan al. De rest is fi netuning en per-soonlijk invulling. Dat is gemakkelijk zelf te doen.Welke meters je uiteindelijk gebruikt en wanneer ze in het rood staan bepaalt de gebruiker zelf. Je kunt je kri-tische prestatie-indicatoren koppelen aan doelstellin-gen, budgetten toekennen, meetinformatie weerge-

ven en defi nities of verantwoordelijke personen invoe-ren. De gebruiker bepaalt ook zelf wie uit de organisa-tie toegang krijgen tot het systeem. Een locatiemana-ger kan er de eigen vestiging mee aansturen. De be-stuurder kan volgen waar het goed of fout gaat en hulp bieden. In overleggen beschik je over dezelfde infor-matie, dat maakt het voeren van gesprekken een stuk eenvoudiger.

Rode wolkjesNog weinig organisaties zijn geheel smart in de werk-processen. Huijsmans: ‘Als je start met de kinderop-vangmeter zullen er in de diverse PDCA-fases probleem-gebieden zichtbaar worden. Het zijn de ‘rode wolkjes’ in het implementatietraject: er zijn bijvoorbeeld geen stuurindicatoren gedefi nieerd, data zijn versnipperd of onvolledig of processen zijn niet op orde. Wij kunnen de organisatie ondersteunen bij het verhelpen daarvan en de kinderopvangmeter ondersteunt dat.’ De afgelopen jaren bijvoorbeeld zijn veel kinderopvangondernemers hard gegroeid. ‘Je ziet vaak dat de structuur van de orga-nisaties daarmee geen pas gehouden heeft’, is de erva-ring van Huijsmans. ‘Dan is de kans groot dat je een aantal ‘rode wolkjes’ tegenkomt. Samen met de op-drachtgever brengen we die in beeld en stellen we vast wat er nodig is om ze uit de wereld te helpen. De verbe-teracties kunnen vervolgens in het systeem vastgelegd en gemonitored worden.’Juist in deze tijd moeten ondernemers scherp op de pro-cessen zitten en voldoende informatie hebben. De kin-deropvangmeter met zijn dashboard en workfl ow bij verbetertrajecten is de ideale software om hen daarin te ondersteunen.

WWW.DEKINDEROPVANGMETER.NL

WWW.HCHB.NL


Ouderportaal.nl | [email protected] | 038 - 260 00 19 | www.ouderportaal.nl

Geef een impuls aan

uw oudercommunicatie!

Wilt u... ouderbetrokkenheid vergroten en de band met ouders versterken

werken aan imago-versterking én zorgen dat bestaande klanten jou aanbevelen

nieuwe contactmomenten creëren met ouders in aanvulling op het bestaande contact

effectief informatie brengen en opvragen bij ouders

Breid uw bestaande website uit met het ouderportaal

en geef ouders op een eenvoudige wijze meer inzicht

in wat er gebeurt tussen het brengen en halen van hun kind.

Neem direct contact op voor een vrijblijvende demonstratie

of bezoek onze website voor meer informatie.


achtergelaten, dan kan de pm’er even later al een bericht-je sturen met foto: kijk ze lacht weer en voelt zich goed. En dat kan ze doen op een moment dat het haar uitkomt.’

Beveiligde omgevingOok voor de ouders wordt voortdurend gewerkt aan nieuwe functionaliteiten. Willen ze bijvoorbeeld onver-wacht een extra middag opvang vanwege een vergade-ring, dan moeten ze eenvoudig kunnen inloggen om te zien of er een plek vrij is. ‘Dat beantwoordt enorm aan de behoefte aan fl exibiliteit van ouders,’ vertelt John. ‘Het is een interactief systeem en daarmee snel. En alles wijst zich voor hen vanzelf. Wij willen nog veel meer mogelijk-heden gaan implementeren, zoals de vakantieplanning, het plaatsen van foto’s door de ouders, inlog voor opa en oma. Alles wat ouders belangrijk vinden en wat wij kun-nen realiseren. Ook kunnen we via het ouderportaal klanttevredenheidsonderzoeken uitvoeren, gekoppeld aan de fase waarin het kind zich bevindt.Wat ouders in ieder geval heel belangrijk vinden, is de beveiliging. Ze zijn vaak bang dat de foto’s van hun kin-deren zomaar ergens op internet verschijnen. Terecht willen ze dat niet. Het beveiligingsniveau is erg hoog en dat moet natuurlijk ook. Ouderportaal is niet alleen sterk in kennis van de kinderopvang, maar juist ook in beveili-ging. Inmiddels zijn een aantal ouders die aanvankelijk geen toestemming gaven om foto’s van hun kinderen te plaatsen, daarop teruggekomen. Ze zijn overtuigd ge-raakt van de veiligheid en willen het niet missen.’

WWW.OUDERPORTAAL.NL

basis, maar dat is nu nog niet aan de orde.’ Met fototoestel en laptop kan de groepsleiding de dag vastleggen. Het algemene deel van het dagverslag hoeft maar één keer geschreven te worden en niet meer in ieder heen-en-weer-schriftje opnieuw. De fo-to’s van het eigen kind zijn eenvoudig in te zien en met een kleine aanwijzing schuift het systeem deze vanzelf in het dagverslag van het juiste kind. Is er een kind dat niet op de foto mag? Het systeem fi ltert die foto’s er meteen uit! Alles is teruggebracht tot zo eenvoudig mogelijke handelingen voor de groepsleiding. ‘Onze pm’ers zijn enthousiast’, vertelt John Sijpkes. ‘In het begin was het even wennen, vooral voor wat oudere werknemers, maar al heel snel wilden ze niet meer an-ders. Niet alleen bespaart het hen veel tijd, ze vinden het ook fantastisch dat ouders zo enthousiast reage-ren. Nog voor de ouder het kind komt ophalen is het verslag van de dag met foto’s naar hen toe gemaild. Door die makkelijke communicatie worden de drukke momenten van brengen en halen ontlast, wat meer ruimte biedt voor een echt gesprek of juist een snelle zwaai en een lach en op weg naar huis. Ook tussendoor kunnen ze gemakkelijk een berichtje aan ouders sturen. Heeft een ouder een huilend kind moeten

Ouders zijn nieuwsgierig hoe hun kind zich tijdens de opvang ontwikkelt en hechten veel waar-de aan alles wat hen daarin inzicht geeft. Ter aanvulling op het directe contact met ouders biedt Ouderportaal.nl via een beveiligde omgeving op internet verrassende communicatiemogelijk-heden. Allio kinderopvang probeerde het uit en kan niet wachten dit pakket uit te rollen over alle 120 vestigingen in Drenthe, Overijssel en Gelderland.’

ALSOF JE ER ZELF BIJ WAS

Allio kiest voor verrassende oudercommunicatie

‘Als ouder zou je je het liefst in een hoekje willen ver-stoppen en de hele dag kijken hoe jouw kind het “doet” op de groep. Is hij vrolijk, voelt hij zich thuis, met welke kinderen speelt hij en wat doet hij de hele dag?’ John

Sijpkes, marketeer bij Allio kinderopvang, verwoordt een gevoel waar veel ouders zich in zullen herkennen. ‘Het is natuurlijk onmogelijk om de hele dag bij je kind te zijn. Maar met Ouderportaal hebben we een verras-sende manier gevonden om ouders te betrekken bij het gebeuren van alledag.’

SpeerpuntVerrassend is het zeker. John legt uit hoe ouders dage-lijks via internet de nieuwste foto’s van hun kind ont-vangen. De groepsleiding stuurt dat samen met een verslagje van de dag over de activiteiten van de groep én met persoonlijke berichten over zijn kind. Via inter-net, dus ook te ontvangen op je mobiel. Het is slechts één van de mogelijkheden van Ouderportaal. De inzet van dit webbased programma sluit exact aan bij het marketingbeleid van Allio. John Sijpkes: ‘Wij hebben de communicatie met ouders tot speerpunt van onze marketing gemaakt. Wij willen goed naar hen luisteren en proberen zoveel mogelijk aan hun wensen tege-moet te komen. Wij willen hun verwachtingen overtref-fen. Professionaliteit en kwaliteit zijn voor een kinder-opvangorganisatie vanzelfsprekende zaken. Daarop kun je je niet onderscheiden van andere. Dat kan wel in de wijze waarop je met ouders communiceert. Daarin willen we sterk zijn en Ouderportaal biedt ons die mo-gelijkheid door de veelheid aan functionaliteiten. Sinds november draaien we een pilot op twee vestigingen met acht groepen, we zitten nog midden in de evalua-ties, maar ik kan nu al zeggen dat zowel de ouders als de medewerkers razend enthousiast zijn.’

Tijdwinst voor pedagogisch medewerkersDe kracht van Ouderportaal zit hem in de eenvoud. Het is niet de bedoeling dat de groepsleiding méér werk krijgt, het systeem ontlast ze juist. Als je de laptop aan-zet, zie je meteen of er berichten van ouders zijn. Een kind dat binnenkomt is eenvoudig met één klik aan te melden: 08.40 uur Kim gearriveerd. John: ‘Ook handig als wij in de toekomst zouden willen factureren op uur-

The Nanny,

dé complete softwareoplossing voor de kinderopvangbranche

INZICHT MET EEN KRACHTIG ICT-PAKKET.

Anke Suijkerbuijk: ‘Goede software die alle gegevens combineert, de juiste

informatie naar boven haalt en inzichtelijk maakt is belangrijk. Op dat punt

levert TecSoft een bijdrage met software totaaloplossing The Nanny!’

Lees verder op naast gelegen pagina van deze BBMP.

www.the-nanny.nl

Anke Suijkerbuijk, directeur van TecSoft, omschrijft de sfeer die nu heerst in de kinderopvangbranche in een notendop: ‘Het kabinet bezuinigt, de kinderopvang-toeslag loopt terug, ouders halen hun kind van het kinderdagverblijf af en ondernemers gaan failliet. Natuurlijk valt niet te ontkennen dat de markt moei-lijker wordt, maar stel jezelf de vraag of de wereld wel zo zwart-wit is zoals deze nu wordt voorgesteld. Er is veel onrust; hypes die mede door de media worden gecreëerd. Mijn devies is: beperk je tot feiten, leun niet achterover maar kijk waar in deze ontwikkelin-gen de kansen voor jouw onderneming liggen. Niet voor niets geldt: what doesn’t kill you makes you stron-

ger. Grijp deze periode als kinderopvangondernemer aan om kritisch naar je organisatie te kijken.’

Zelf de regie houdenSuijkerbuijk geeft aan dat het belangrijk is als onder-nemer inzicht te hebben in wat er precies speelt in je organisatie. ‘Weet waar je kansen, zekerheden en aandachtspunten liggen. Niet alleen met het oog op de huidige ontwikkelingen maar te allen tijde. Bepaal de koers waar je met je organisatie naar toe wilt en zoek daar de juiste middelen bij. Zorg dat je zelf de regie houdt. Kenmerkend voor de kinderopvang is het werken met relatief veel verschillende systemen. Vanzelfsprekend draagt dit niet bij aan het eenvoudig kunnen leggen van dwarsverbanden tussen verschil-lende organisatorische aspecten als personeel, kind-planning, enzovoort. In deze tijd waarin kinderop-vangondernemers het gevoel hebben in slecht weer te belanden, is het belangrijker dan ooit vragen te stellen als: Is mijn personeelsinzet eff ectief? Hoe presteren locaties? Waar zitten de onderlinge ver-schillen? Met antwoorden op dergelijke vragen kun je sturen, zaken eventueel anders organiseren en resul-taten optimaliseren. Suijkerbuijk: ‘Goede software die alle gegevens kan combineren, de juiste informa-tie naar boven haalt en inzichtelijk maakt, is belang-rijk. Op dat punt kan TecSoft een bijdrage leveren met software-totaal oplossing The Nanny’.

TOTAALOPLOSSING VOOR KINDEROPVANG

Turbulente tijden vragen om inzicht met behulp van een krachtig ICT-pakketThe Nanny doet haar naam eer aan. Zoals je met een gerust hart je kinderen kunt toevertrouwen aan de kinderopvang, zo kun je erop vertrouwen dat TecSoft met dit softwareprogramma een krachtig werkend geïntegreerd systeem kan realiseren. Software waarmee de kinderopvang-ondernemer de juiste antwoorden vindt in de moeilijke markt van nu.

Optimale bedrijfsprocessenAnke Suijkerbuijk: ‘Als totaalleverancier met een breed netwerk, kennis van de markt en een grote be-trokkenheid bij de branche kunnen wij de klant altijd de oplossing bieden die bij hem past. Door onze ex-pertise op het gebied van ICT én de kinderopvangsec-tor die wij in vijftien jaar hebben opgebouwd vormen wij een echte sparring partner voor onze klanten, voor wie we totaal-oplossingen realiseren en bedrijfspro-cessen helpen optimaliseren. Wij zijn de enigen die een integraal pakket kunnen leveren met oplossin-gen voor allerlei aspecten van kinderopvang: van kind- en personeelsplanning tot online-oplossingen voor ouders en voor alle vormen van kinderopvang. Daarnaast weten wij als geen ander dat bedrijfspro-cessen in deze sector specifi eke kenmerken hebben. Personeelsplanning is hier bijvoorbeeld echt anders dan in de schoonmaak. Wij hebben ervoor gekozen om juist de specifi eke elementen van de sector te au-tomatiseren en als software aan te bieden. Voor meer generieke elementen als boekhouding, salarisadmi-nistratie en klanttevredenheid werken wij samen met partners die juist in díe thema’s gespecialiseerd zijn. Dit maakt The Nanny tot een uiterst krachtig pakket. Door ons niet op de algemene markt te begeven, maar te zorgen dat verschillende softwareonderdelen samenwerken, kunnen wij al onze energie steken in voortdurende verbetering, uitbreiding en ontwikke-ling van nieuwe dienstverlening specifi ek voor de kin-deropvangondernemer. Een goed voorbeeld hiervan is de iPad App waarmee aan- en afwezigheid van kin-deren op de groep eenvoudig en snel kan worden vastgelegd.’

PersoneelsinzetVoor een branchespecifi eke leverancier lijkt The Nan-ny Personeel op het eerste oog een vreemde eend in de bijt. Echter, door specifi eke zaken als de kind-leidster ratio, plannen op verschillende locaties, in-zicht in directe- en indirecte uren, et cetera, zijn pro-cessen rondom personeel in de kinderopvang zo branchespecifi ek. The Nanny Personeel is erop ge-

richt om de personeelsplanner optimaal te onder-steunen in het proces, de administratie te voorzien van de juiste informatie en het management informa-tie te verschaff en waarop gestuurd kan worden. Suij-kerbuijk: ‘In deze branche vormt personeel de groot-ste kostenpost in de gehele bedrijfsvoering. Met de juiste stuurinformatie valt winst te behalen uit de per-soneelsinzet. Wat onder andere relevant is, is de vraag hoeveel daadwerkelijke loonkosten je hebt gemaakt op een locatie, los van contracten en het vaste ar-beidspatroon. Je kunt een vergelijking maken van personeelskosten op locatie A en locatie B. Waarom zijn die verschillend? Is er een relatie met kindaantal-len? En hoe besteden medewerkers hun uren: aan werken op de groep, vergaderen of oudercontact? Met dergelijke informatie kun je sturen. The Nanny Personeel kan je eenvoudig voorzien van deze inzich-ten zonder een grote papierstroom en hoge admini-stratieve kosten. Wanneer je als ondernemer je orga-nisatie kritisch onder de loep neemt, kijk dan zeker naar de personeelskosten. Maar denk ook eens kri-tisch na over je personeelsbestand. Wie zijn de kartrekkers in je organisatie? Kan een verandering of verschuiving van taken zorgen voor een effi ciëntere bedrijfsvoering? Kijk ook naar de toekomst: waar wil je heen met je organisatie op lange termijn? Bezit je personeel de competenties om daarbij te passen of zijn uren die nu vrijkomen ideaal om bijvoorbeeld te besteden aan opleidingen? Kortom durf kritisch te zijn, voorzie jezelf van de juiste informatie, ben inno-vatief, creatief en kijk vooruit! Met andere woorden: onderneem!’

WWW.THE-NANNY.NL


Optimaliseer je planning, communiceer direct met ouders,manage contracten en facturen.

Kies voor Joyn DayCare.

Vraag nu een gratis proefdemo aan.

JOYN DAYCARE IS EEN PRODUCT VAN

Klaar voorde toekomst?

app.com


Toekomstgerichte kinderopvang kan niet zonder eigentijdse procesondersteuning. Het verbe-tert de transparantie van de opvang, maakt het werken eenvoudiger en intensiveert het con-tact met ouders. Kwaliteitsverbetering in de dagelijkse zorg van ieder kind.

JOYN DAYCARE BIEDT SOFTWARE VOOR DE VOOR- ÉN ACHTERKANT

Touch technology heeft de toekomst

verschil zit in de functionaliteiten. De organisatie kan zelf bepalen wie ze waar wil laten meekijken en wer-ken. In de portals zijn alleen de functies terug te vin-den die relevant zijn binnen die portal.

Stralend middelpuntVan den Heuvel kan uitgebreid uitweiden over alle functionaliteiten van de verschillende modules. ‘Maar’, zegt ze, ‘die kan iedereen op onze website be-kijken. Onze software is een middel om een doel te bereiken: professionele ondersteuning van de pro-cessen, zo eenvoudig mogelijk en gericht op de toe-komst. Met losse modules die het eenvoudig maken in te stappen en het systeem te implementeren.Van gedetailleerde kinddossiers tot optimale plan-ning en juiste facturatie. Joyn DayCare biedt direct kwaliteitsverbetering in de organisatie richting peda-gogisch medewerkers en ouders. Omdat iedereen alle informatie direct invoert, zijn kostbare admini-stratief medewerkers en achterstallige verwerking in rapportages ook verleden tijd. Door het open, modu-laire systeem zijn koppelingen aan bestaande factu-ratie- boekhoudprogramma’s mogelijk. Daarmee le-vert het uitgebreide managementinformatie over het daadwerkelijke gebruik van de opvang. Bovendien zijn alle onderdelen vanaf een computer, tablet of smartphone online toegankelijk, dat is net zo mak-kelijk en veilig als even e-mail checken of internet-bankieren.

Wij zeggen altijd: wij leveren een totaaloplossing die iedereen met elkaar verbindt, met het kind als stra-lend middelpunt.’

voorbeeld allergieën, voeding en slaapschema. Ze vullen de kinddossiers aan met actuele gebeurtenis-sen of foto’s. Dit zorgt voor kwalitatieve en complete overdracht. Het leuke is dat ouders via een eigen ou-derportal, overal en altijd kunnen inloggen om de ontwikkelingen van hun kind te bekijken.’

Emotionele waarde voor ouders‘Het is niet niks om een ander voor je kind te laten zorgen’, vindt Van den Heuvel. ‘Onze ouderportal biedt dé oplossing om ouders te betrekken bij de zorg voor hun kind op het kinderdagverblijf. Met eigen in-loggegevens kunnen zij op ieder gewenst moment van de dag vanuit hun PC, tabloid of smartphone in-loggen en het laatste nieuws over hun kind en de ont-wikkelingen over de afgelopen periode bekijken. Ze kunnen berichten ontvangen of zelf een bericht of vraag sturen. Ze kunnen ook zien welke pm’er die dag voor hun kind zorgt. Naast de functionele betekenis heeft het ook een grote emotionele waarde. Het ver-sterkt het gevoel dat ouders de zorg voor hun kind met de opvang delen. Op deze manier bouw je een sterkere vertrouwensband op met bestaande klanten en vergroot je de aantrekkelijkheid voor nieuwe jonge ouders. Zij krijgen een direct beeld van de kwaliteit van de zorg die de organisatie levert. Die transparan-tie is enorm belangrijk geworden.’

De backoffi ceAan de achterkant van het systeem bevinden zich de organisatieportal en de portals voor medewerkers, planning en facturatie en contracten. Van den Heuvel: ‘Hier komt alles samen. Met de orga-nisatieportal kan een organisatie op ieder moment de gegevens van het systeem inzien en aanvullen of wij-zigen. Alle relevante informatie over de vestigingen, medewerkers, groepen, kinderen en ouders staat hier bij elkaar. Je kunt er zien wat de medewerkers note-ren, of ouders betaald hebben en hoe de planning van medewerkers of kinderen eruit ziet. Het geeft in-zicht in voorraad en verbruik van bijvoorbeeld luiers en voeding per locatie en groep. En je kunt er berich-ten versturen en ontvangen. Alles met touchscreens en eenvoudig te bedienen.De overige portals werken al net zo eenvoudig, het

‘Wanneer je denkt en ontwikkelt vanuit het perspectief en gemak van de gebruiker, kun je systemen creëren die enorme potentie hebben.’ Janneke van den Heuvel, marketingmanager bij CTT Innovations BV, een bedrijf dat technische oplossingen biedt aan de zorg, spreekt met enthousiasme over het softwarepakket dat dit be-drijf speciaal voor de kinderopvang ontwikkelt: Joyn DayCare. ‘De ontwikkelingen in de kinderopvang gaan snel. Wil een organisatie toekomstgerichte, professio-nele kinderopvang bieden dan kan de inzet van eigen-tijdse software niet achterblijven. Joyn DayCare is ge-baseerd op “touch technology”, dat de afgelopen jaren een enorme groei heeft doorgemaakt en de toekomst in handen heeft. Het is zeer innovatief en gebruiks-vriendelijk, en wordt voortdurend doorontwikkeld. Onze klanten kunnen daarvan meepraten.’

Voor- en achterkantCCT Innovations gaat ervan uit dat verbeterde com-municatie met ouders in de kinderopvang een enor-me vooruitgang kan betekenen qua transparantie en effi ciëntie op het gebied van planning, contracten en facturatie. Van den Heuvel: ‘Wij realiseren dit door zowel aan de voorkant (de locaties, groepen en ou-ders) als aan de achterkant (de back offi ce) één totaal systeem te bieden, geschreven in de techniek en taal van nu. Het is een fl exibel systeem dat gemakkelijk te begrijpen en bedienen is door iedere eindgebruiker. Het is ook niet ingewikkeld deze software in te voeren en aan te passen aan de eigen wensen en smaak van onze klanten.’

Een tablet op iedere groepVoor een kind is geen dag hetzelfde en de ontwikke-ling gaat snel. Ook zijn er grote verschillen in ontwik-keling en dagritmes van kinderen onderling. Daarom is voor kinderen op een kinderdagverblijf een juiste afstemming tussen kinderdagverblijf en ouder op da-gelijkse basis cruciaal. Van den Heuvel: ‘In de hectiek van het dagelijks gebeuren is het voor groepsleiding en ouders vaak lastig om alle informatie goed uit te wisselen. De tablets op de groep zijn een enorme ver-betering. De pedagogisch medewerkers maken hun dagelijkse registratie via dat tablet. Daar vinden ze ook van ieder kind belangrijke informatie over bij-

Neem voor meer informatie contact op met Peter HJ van Eijk, 0622684939 of email [email protected] of schrijf direct in via http://clubcloudcomputing.eventbrite.com/

THE BIG PICTURE

digitalinfrastructures.nl

Uw trainer is Peter

HJ van Eijk, die ruime

praktijkervaring heeft

met allerhande digitale

infrastructuren en

naast zijn rol als

trainer ook master

trainer van Virtuali-

zation Essentials en

Cloud Essentials

is, en schrijver van

Computable columns

(zie www.peterhjvaneijk.nl).

CLOUD COMPUTING EN VIRTUALISATIE:

Waarom zou u dit willen en wat is er voor nodig om de voordelen te bereiken? Cloud computing is waarschijnlijk een van de grootste IT revoluties van de laatste jaren. Maar hoe maakt u daar als IT professional nu optimaal gebruik van? Hoe past cloud computing in uw organisatie? En is dit allemaal wel zo veilig? Lopen we niet het risico dat onze gegevens zomaar op straat liggen?

Nieuwe cursussen geven ‘The Big Picture’Om beter grip op deze ontwikkelingen te krijgen zijn er nu nieuwe cursussen die inkopers, service managers, IT managers en andere IT professionals voorbereiden op deze nieuwe ontwikkelingen.

Het cursusmateriaal is gebaseerd op praktijkervaringen bij het invoeren van cloud computing en virtualisatie, waaronder bij ING en BT, en wordt gereviewed door onder andere IBM, Cisco, EMC en HP. De meeste trainingen worden afgesloten met een examen waardoor deze in veel gevallen kunnen dienen om vakmatige certifi ceringen bij te houden. Zie voor de lijst van trainingen www.clubcloudcomputing.com/store


De ontwikkelingen in de kinderopvang gaan snel op het moment. Veranderende economie, schuivende markten en krimp hebben hun weerslag op de be-drijfsvoering. Iedere kinderopvangondernemer heeft ermee te maken en zoekt naar manieren om de effi -ciency te vergroten. ‘De ICT die je dan in huis hebt kan bepalend zijn om die slag te maken’, vertelt André

Mulder, directeur van Muldata. ‘En dan kan onze soft-ware Rosa het verschil maken.’

MeeschakelenElke vorm van kinderopvang stelt zijn specifi eke eisen in de bedrijfsvoering. En iedere kinderopvangonderne-mer maakt daarbinnen zijn eigen keuzes. ‘Het is niet meer zoals zo’n zeven jaar geleden, toen wij startten in deze branche’, vertelt André Mulder. ‘Toen was het al-lemaal redelijk standaard, vooral omdat iedereen werkte met gemiddelde bedragen per maand. Dat is aan het veranderen. Kijk bijvoorbeeld naar de bso of gastouderopvang; administratief wordt dat een steeds complexere zaak. Een bso heeft te maken met regulie-re schoolweken, vakantieweken, verschillende uit-gaanstijden van scholen en het al of niet ophalen van kinderen met vervoer. Er is een ontwikkeling naar fac-tureren op basis van de afname van de klant, gestimu-leerd door de overheid. Rosa passen we continu aan, zodat het meebeweegt in de eisen die de overheid en branche stellen. Het programma kan momenteel alle vormen van factureren aan, op basis van het gemid-delde bedrag, het overeengekomen aantal uren of daadwerkelijke afname (nacalculatie).Daarom past ROSA bij iedere kinderopvangaanbieder. En als de klant vraagt om mogelijkheden die wij nog niet bieden? Dan proberen wij mee te schakelen. Als het enigszins mogelijk is zullen wij voor die klant nieu-we functionaliteiten ontwikkelen. Via een gratis update of voor een faire prijs, want we gaan ervan uit dat meer klanten met dezelfde vraag zullen komen.

GastouderopvangROSA geeft breed invulling aan de administratie van alle vormen van kinderopvang. Deze kunnen onderling ge-combineerd worden met al dan niet gescheiden admini-straties. André Mulder: ‘Wij hebben ons gespecialiseerd in gastouderopvang. In plaats van het uitbouwen van

via internet willen ontsluiten. Bij ons kan dat allemaal en naadloos geïntegreerd. Dat is onze kracht ’

iPad op de groepDe jonge mensen van nu, zijn de ouders van straks. Zij zijn vertrouwd met nieuwe media en gewend om waar ze maar zijn, op de bank of op het werk, te beschikken over communicatiemiddelen. ‘Wij denken dat daar de toe-komst ligt,’ zegt André Mulder. ‘En die is bij ons al begon-nen! Wij bieden nu al diverse portals aan met een compleet aanbod daarachter. Zo kunnen pm’ers al allerlei zaken rondom de kinderen “regelen” vanaf de IPad op de groep. Met fotootjes op het display kunnen ze kinderen aan- en afmelden en ze kunnen een digitaal schriftje bij-houden met informatie over de dag van de groep en van het kind zelf. Omgekeerd kunnen ouders berichtjes die belangrijk zijn voor de groepsleiding achterlaten op de site. Wij maken het makkelijk en leuk voor ouders én groepsleiding. Dat mes snijdt aan beide kanten. Als onze klanten de informatievoorziening op een aantrek-kelijke en transparante manier vormgeven, via internet of andere nieuwe media, kunnen ze ook de administra-tie voor een deel verleggen. Ouders kunnen hun aanvra-gen en mutaties zelf doen, wat ze over het algemeen erg prettig vinden. Tegelijkertijd ontlast je daarmee een deel van de organisatie, met name de groepsleiding die niet zo houdt van die administratieve kant.

Dit verhaal willen we verder uitbouwen: hoe kunnen onze klanten hún klanten zo optimaal mogelijk van dienst zijn. Wij leren van elk verkoopgesprek en in de loop der jaren hebben wij een divers klantenbestand opgebouwd. Zo kennen we de wensen van de markt en weten we wat eraan komt.

WWW.MULDATA.NL

kinderdagverblijfsoftware naar gastouderopvang, heb-ben wij een specifi ek pakket ontwikkeld. Want die admi-nistratie heeft geheel andere kenmerken dan de overige opvangvormen. Denk aan de kassiersfunctie, het uitbe-talen aan gastouders, het plannen van huisbezoeken, risico-inventarisaties en het bewaken van verloop van EHBO-certifi caten. Met onze specialisatie van de gast-ouderopvang zijn wij echt uniek.

Flexibiliteit aan alle kantenIn de hele range van ICT-aanbieders, heeft Muldata zich weten te ontwikkelen tot een bedrijf dat een zeer brede functionaliteit kan bieden, zeer professioneel is en werkt tegen een aantrekkelijk tarief. André Mulder: ‘Er zijn wel enkele goedkopere aanbieders, maar die kunnen functioneel niet bieden wat wij kunnen. Wij zeggen over onszelf: iets duurder, maar veel aantrek-kelijker voor de toekomst! Ons product en prijsmodel hebben wij inmiddels zo fl exibel ingericht dat we de volle breedte van de markt kunnen bedienen. Wij heb-ben instapmodules voor startende ondernemers met bijpassende prijsmodellen, maar ook de grotere klan-ten kunnen wij bedienen. Niet alleen de modules zijn variabel, ook de vorm waarin we leveren verschilt. Rosa kan als pakket gekocht worden, het is mogelijk te hu-ren, we bieden hosting én tal van webbased functies. Tot nu toe kiezen kleinere ondernemers die de admini-stratie thuis en op kantoor willen doen, vaak voor hos-ting. Bij grotere ondernemingen zie je veelal dat ze de backoffi ceverwerking liever binnenshuis willen hou-den en alleen de functionaliteiten die interactief zijn

Een goed softwarepakket kan zich aanpassen aan de bedrijfsvoering van de klant. Het kan niet zo zijn dat het bedrijf zich moet aanpassen aan de software. Dat is het credo van Muldata. Door zijn kleinschaligheid en kennis van de markt kan Muldata snel inspelen op nieuwe situa-ties en wensen, gericht op de klant van de toekomst.

ROSA BIEDT ICT DIE BIJ JE PAST

Flexibel en klantgericht

18 | ADVERTORIAL ICT SPECIAL APRIL 2012

WOLKEN BOVEN DE KINDEROPVANG

Daarom vroeg ze mij om u bij te praten op de meest recente bewe-gingen in het wolkendek boven de kinderopvang. Hier dus voor u een selectie uit de columns die ik voor Computable – een vakblad voor de it’er – mocht schrijven over het verschijnsel ‘Cloud’.

Terug naar potlood en papier

Slimmer werken vergt meer IT, nietwaar? Laten we dat nu eens om-draaien, en kijken hoe we met zo weinig mogelijk IT toekunnen. Nu wil dat niet zeggen dat we terugmoeten naar een kantoor met pot-lood en papier, waar de hoogste graad van automatisering bestaat uit een elektrische puntenslijper. `

Welke IT taken kunnen we een ander laten doen, zodat we daar geen eigen personeel voor nodig hebben. Servers hebben we in huis niet nodig. Die gaan naar een goede Infrastructure-as-a-Service provider. En als je alle software afneemt van een Software-as-a-Service provi-der, hoef je niet eens te weten hoeveel servers je hebt. De laptops en telefoons? Niet meer zelf doen. Geef je personeel een toelage, en wat richtlijnen, en klaar is Kees. Dan ben je ook van het geklaag af over verouderde of on-hippe apparatuur. Software installatie en on-derhoud? Niet nodig als je Software-as-a-Service gebruikt. En hoe moet die software dan ingericht worden? Met de juiste software kan de business dat zelf. Netwerkkabels trekken in en tussen de vestigin-gen deden we natuurlijk al lang niet meer. Bovendien heeft iedereen thuis toch al ADSL of kabel. Samen met die ‘bring your own’ appara-tuur is iedereen dan meteen optimaal mobiel. Dus wat blijft er over? Je hebt geen servers meer, geen applicaties, geen PCs, en geen netwerk om te beheren. Je hoeft alleen nog maar vast te stellen wie er bij de organisatie hoort: beheer van rechten en identiteit. Maar voor dat laatste had je al een personeelsafdeling, zou ik denken.

De Cloud is ‘faut’

Inmiddels hebben we zowat alle grappen over cloud computing wel gehad. ‘Cloud knuff elaars lopen met hun hoofd in de wolken’, en ‘The sky is the limit for cloud computing’. De woordspelingen zijn van wis-selend niveau: ‘Cloud diensten soms moeilijk te doorzien’, ‘Cloud computing komt van de grond’, of ‘Lekke clouds regenen data’. En sommige Engelse uitspraken zijn wat moeilijker in het Nederlands te vertalen, denk aan ‘get off of your cloud’. Zelf vraag ik

nog wel eens: ‘Hoe faut is de cloud?’, wat vooral leuk klinkt als je dat op zijn Haags zegt. En als je niet oplet wordt je ‘met een cloudje in het riet gestuurd’.

Cloud en Rouw

Cloud computing is een disruptieve innovatie, zoals dat heet. Dat komt als een schok voor veel IT’ers, en die komen dan in een rouw-proces terecht. Cloud computing heeft alle kenmerken van een zogeheten disruptieve innovatie. Dat is een vernieuwing die onge-kend goedkoper is dan de gangbare manier van werken, maar ook kwalitatief een slag minder, althans in het begin. Bekende voorbeel-den in de IT zijn de personal computer en internet. De PC was in het begin een krakkemikkig en primitief apparaat, maar wel aanmerke-lijk goedkoper en makkelijker in het gebruik dan het mainframe. Net zo met internet. Een stuk goedkoper dan huurlijnen, maar niet altijd even beschikbaar of snel. Maar de PC en internet hebben zich kwalitatief ontwikkeld, terwijl ze niet duurder zijn geworden. Nu zijn ze boven hun oorspronkelijke concurrenten uitgegroeid. Dat doet pijn bij de oude garde. Pijn om het verlies van oude zekerheden. Bij het verlies van een dierbare naaste gaan de meeste mensen door een rouwproces met vijf stadia. Ook bij ander verlies zien we die stadia vaak terug. Het eerste stadium is ontkenning. Zo denken veel mensen nog steeds dat cloud computing geen serieuze optie is, maar een mode die wel overwaait. Daarna komt het stadium van woede: dat zien we bij mensen die boos worden op het gemak waarmee afnemers over de beperkingen heen stappen. ‘Cloud computing is niet veilig!’ roepen ze dan bijvoorbeeld. Na woede komt marchanderen. Men wil wel aan cloud computing doen, als het maar in het eigen datacentrum kan. Dat noemen we dan een private cloud. Op die manier kunnen we de schijn wekken dat we in de moderne ontwikkeling meegaan, maar tegelijkertijd kunnen we in de IT afdeling alles nog een beetje bij het oude laten. Als dat niet gaat lukken komt depressie, men ziet het niet meer zitten en over-weegt een andere carrière te starten. Tenslotte komt de acceptatie, schikt men zich in het onvermijdelijke, en leert men hoe alles wat men in zijn of haar loopbaan heeft geleerd op een soms onverwach-te manier ook ‘in de cloud’ op een nuttige manier kan inzetten.

W: peterhjvaneijk.nl voor columns W: www.clubcloudcomputing.com voor trainingen

PETER VAN EIJK W: PETERHJVANEIJK.NL

Vorig jaar beloofde Wilma Schepers, hoofdredacteur van BBMP,

in haar voorwoord op het ITC-katern dat zij voor u de ontwikke-

lingen in de Cloud voor u zou bijhouden. Nu doet uw hoofd-

redacteur zich graag voor als een wannabe itc’er, maar gelukkig

heeft zij genoeg kritische zelfrefl ectie om dat niet te doen.


‘Wij zijn zo enthousiast over Flexkids!’ Alice Haverman, manager Centraal Bureau bij Stichting Kindercentra Gorinchem (SKG) is blij met de stap die de organisatie heeft gezet. Alice: ‘Toen ik een jaar geleden hier kwam werken en mij gevraagd werd managementrapporta-ges aan te leveren, bleek dat een enorme puzzel. We hadden vijf pakketten die niet bij elkaar pasten, waar-door sommige informatie onmogelijk te achterhalen was. Inmiddels hebben we Flexkids, met de Flexweb-modules, en kan ik real time de informatie die ik nodig heb uit het systeem halen, met één druk op de knop.’

KoppelingBij het zoeken naar een mogelijke leverancier van een geïntegreerd roosterpakket kwam de stichting al snel uit bij Flexkids, de leverancier van één van de vijf soft-warepakketten die werden gebruikt binnen SKG. Het werd gebruikt door onze plaatsingsafdeling’, vervolgt Alice. ‘De plaatsingsmedewerkers waren er zeer lo-vend over: fi jn pakket, fi jn bedrijf, ze luisteren naar ons en hebben een goede helpdesk. De keuze voor de personeelsplanningstool van Flexkids lag daarom voor de hand.’ Daarnaast koos SKG voor de imple-mentatie van AFAS Profi t. Dit ERP-softwarepakket heeft fi nanciën, HR en payroll geïntegreerd. Doordat Flexkids voor AFAS Profi t een connector heeft ge-bouwd wordt de informatiestroom van SKG voortaan volledig geautomatiseerd vanuit één bron aange-stuurd en verwerkt. Alice: ‘Flexkids profi leert zich als een professionele system integrator binnen de kin-deropvangbranche. Ze zijn uitermate sterk in het ver-binden van bestaande systemen en het integreren van de informatie. We hebben nu dus een koppeling tussen de roosterinformatie van kinderen, uren van medewerkers, HR- en salarisadministratie en onze boekhouding. En het mooie is dus dat we nu wél stuur- en kengetallen met één druk op de knop boven water kunnen halen. Dat is een aanzienlijke admini-stratieve lastenverlichting voor ons management.’

Real timeEen voorbeeld over personeelsinzet maakt duidelijk hoe gestroomlijnd de combinatie Flexkids/AFAS

opleidingen. Alles is direct beschikbaar en het mooie is dat we zelf kunnen ingeven wat we willen weten. Voor-heen konden we de informatie niet zo geïntegreerd naar boven halen. Als we wilden inzoomen op bepaal-de informatie betekende dat vaak het inhuren van dure consultants.’Het systeem genereert ook directe en handzame infor-matie voor de locatiemanager. In één oogopslag kan deze bijvoorbeeld zien wat er wekelijks gebeurt met het urenpakket dat de locatie op jaarbasis is toege-kend. De locatiemanager ziet het voor de eigen locatie, de manager operationele zaken voor de hele organisa-tie. Alice: ‘Vroeger moest het allemaal handmatig, dat was gewoon niet te doen. Het is zo’n mooi sturingsele-ment! Uiteindelijk levert het veel effi ciency en bespa-ring op, met name in personeelskosten. Geld dat je op andere manieren kunt inzetten ten behoeve van de or-ganisatie, dat is een kwestie van keuzes maken.’

Compleet platformHet systeem bij Stichting Kindercentra Gorinchem is nog niet compleet. Binnenkort start het ouderportaal. Ouders hebben dan online de beschikking over hun gegevens wanneer het hen uitkomt. Het heen-en-weerschriftje wordt digitaal, ouders kunnen eenvoudig zelf hun gegevens aanpassen en inzien, en de facturen en jaaropgaven komen digitaal beschikbaar. Een enor-me papierwinkel kan achterwege blijven. ‘Als dat laat-ste deel gerealiseerd is zijn wij de eersten bij wie zo’n compleet platform draait’, vertelt Alice trots. ‘Ik ben zo tevreden over de keuze die we gemaakt hebben voor dit systeem en zo blij met het bedrijf zelf. We worden heel goed begeleid door Flexkids, ze kennen de bran-che en denken enorm met ons mee. Ik leer daarom ook veel van ze. Niets is fi jner dan te mogen sparren met zo’n leverancier.’

WWW.FLEXKIDS.NL

werkt. Het centraal bureau heeft aan de achterkant van het systeem alle personeelsgegevens ingevoerd, zoals roosters, beschikbaarheid en deskundigheden. Het systeem ‘kent’ ook de kinderen en de groepen. ’s Ochtends wordt op de locaties direct geregistreerd welke kinderen wel en niet aanwezig zijn. De cluster-manager ziet dan meteen hoeveel personeel er op grond van de leidster-kindratio nodig is op iedere groep. Als er meerdere kinderen ziek zijn, kan het zijn dat er ergens een pedagogisch medewerker ‘over’ is. Tegelijkertijd kan het zomaar zijn dat er op een an-dere groep een pedagogisch medewerker ziek is. Alice: ‘Omdat wij dit real time kunnen zien kan die ene pedagogisch medewerker de zieke pedagogisch medewerker vervangen. Bijzonder is dat Flexkids op dat moment zelfs met een aanbeveling komt: díe pm’er op díe groep is over en matcht voor 100% met díe andere groep waar iemand ziek is. Zo kunnen we dus sturen op de bezetting en inval bij ziekte. We hoe-ven geen ingewikkelde puzzels op te lossen, het rolt zo uit het systeem. Echt geweldig!’

Medewerkersportaal SKG heeft gekozen voor ‘employee selfservice’ en ‘ma-nagement selfservice’. Dat betekent dat de medewer-kers vanaf elke computer met internetverbinding kun-nen inloggen in het systeem op het medewerkerspor-taal. Ze kunnen bijvoorbeeld aangeven of ze ergens extra uren hebben gedraaid. ‘Dat komt meteen door in de salarisadministratie’, vertelt Alice, ‘althans, na digi-tale goedkeuring door de locatiemanager.’ Managers kunnen via dezelfde weg uren goedkeuren, medewer-kers ziek- en beter melden, inval inzetten en een op-roeppoolaanvraag doen aan het centraal bureau. Te-vens geeft het portaal inzicht in de leidster-kindratio. ‘Medewerkers houden er ook bij waaraan ze hun tijd besteden, zoals de uren voor werken in de groep, boodschappen doen, overleggen of een opleiding vol-gen. Voor ons op het centraal niveau betekent dit dat we kunnen sturen op de tijd die in verschillende taken geïnvesteerd wordt. Als we willen kunnen we de ene periode extra sturen op taakuren voor werkoverleg, een andere periode op taakuren voor het volgen van

Tien uur werken aan een grafi ekje of met één druk op de knop tien grafi ekjes tevoorschijn tove-ren. Bij Stichting Kindercentra Gorinchem kunnen ze dat laatste tegenwoordig. En nog veel meer, want de overgang naar een geïntegreerd en geautomatiseerd systeem maakt de bedrijfs-voering tot kinderspel. Van planning, plaatsing, contracten en facturatie tot aan communicatie met ouders, inzet van personeel, acquisitie en verkoop en fi nanciële administratie.

Geen ingewikkelde puzzels meer voor Stichting Kindercentra Gorinchem

bbmp ict special 2012

Documents