bab iii analisa sistem berjalan - repository.bsi.ac.id fileb. membantu dalam membuat laporan...
TRANSCRIPT
30
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Sekolah merupakan tempat atau “Pusat kegiatan belajar” putra-putri
harapan bangsa. Sekolah juga tempat pertemuan antara siswa dengan guru, siswa
dengan siswa, siswa dengan karyawan sekolah.
Pendidikan merupakan salah satu kebutuhan yang sangat penting guna
meningkatkan kualitas sumber daya manusia (SDM). Terlepas dari itu peran tata
usaha sangatlah penting karna sekolah tidak mungkin berjalan tanpa adanya
pemasukan dan pengeluaran kegiatan yang berkaitan dengan kas. Dan dari tata
usahalah semua jenis penerimaan dan pengeluaran kas dicatat dan dilaporkan.
3.2. Tinjauan Sekolah
Sekolah SMA Negeri 01 Sandai adalah satu-satunya sekolah jenjang
menengah akhir yang saat ini ada di kecamatan Sandai Kabupaten Ketapang.
Sekolah ini didirikan atas dasar kepentingan masyarakat sekitar dan tentunya
rakyat Indonesia yang saat itu meyadari pentingnya pembinaan agar nanti akan
lahir para pemuda-pemudi yang bisa berprestasi dan mengharumkan nama
Indonesia kekancah Dunia.
3.2.1. Sejarah Sekolah
Sekilas sejarah berdirinya SMA Negeri 01 Sandai Kabupaten Ketapang,
tidak lepas dari sosok seseorang yang sangat berjasa bernama YP.Lawai yang
31
mana pada sekitar tahun 1992 mulai mendirikan sekolah tersebut dengan bantuan
dan dorongan masyarakat daerah sekitar yang mana biaya untuk mendirikan
sekolah tersebut melalui dana dari masyarakat atau disebut partiklir. Sebelum
SMA Negeri 01 Sandai terdahulunya adalah sekolah tingkat menengah akhir
swasta yang baru disahkan pemerintah daerah menjadi sekolah tingkat menengah
akhir swasta menjadi negeri yaitu pada tahun 1995.
Sebelum infrastruktur menjadi seperti sekarang ini yang mana bangunan
atau ruangan kelas terdiri dari dua puluhan lebih kelas yang ada, terdahulunya
ruang kelas yang digunakan atau yang ada hanya baru sekitar kurang lebih tiga
kelas saja. Dan tenaga pengajar terdahulu adalah pejabat-pejabat daerah sekitar
seperti, camat, kapolsek, dan lain sebagainya termasuk tokoh masyarakat daerah.
Sampai saat ini SMA Negeri 01 Sandai Kabupaten Ketapang, telah
melakukan pergantian kepala sekolah sebanyak lima kali, dan kepala sekolah yang
pertama ialah pendiri sekolah tersebut yaitu YP.Lawai kemudian dimasa
selanjutnya digantikan dengan:
1. Drs. Djailani
2. Drs. Susilarto
3. Drs. Saifullah
4. Drs. Iskandar
5. Mujazir, SH.M.M.Pd
SMA Negeri 01 Sandai sebagai lembaga pendidikan yang mempunyai Visi dan
Misi:
1. Visi, Ungul dalam prestasi akademik dan non akademik, berbudi pekerti
yang luhur dalam iman dan taqwa serta berwawasan kebangsaan.
32
2. Misi
a. Menciptakan satuan pendidikan yang berlandaskan Ketuhanan Yang
Maha Esa.
b. Menyelenggarakan satuan pendidikan selaras dengan nilai-nilai
keagamaan dan budi pekerti yang luhur
c. Melaksanakan pembelajaran dan bimbingan secara teratur dan
berkesinambungan.
d. Menyelenggarakan pembelajaran yang aktif, inovatif, kreatif, efektif
dan menyenangkan.
e. Meningkatkan kemampuan olahraga dan seni yang kompetitif.
f. Menanamkan nilai-nilai kebangsaan dalam satuan pendidikan.
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi dapat menggambarkan secara jelas pemisahan kegiatan
dari pekerjaan antara yang satu dengan kegiatan yang lainnya dan juga bagaimana
hubungan antara aktivitas dan fungsi dibatasi. Di dalam struktur organisasi yang
baik harus dapat menjelaskan hubungan antara wewenang siapa melapor atau
bertanggung jawab kepada siapa, maka terdapat suatu pertanggung jawaban apa
yang akan di kerjakan.
33
Sumber: SMA Negeri 01 Sandai
Gambar III.1. Struktur Organisasi
Adapun sesuai dengan fungsi dan tugas masing-masing bagian dari
struktur organisasi yang terdapat di SMA Negeri 01 Sandai yaitu:
1. Kepala Sekolah
a. Pimpinan sekolah
b. Bertanggung jawab penuh disekolah
c. Mengajar
2. Tata Usaha
a. Membuat buku induk
b. Membuat agenda surat keluar dan masuk
34
c. Laporan bulanan absensi dan biodata guru
d. Mebuat surat panggilan siswa atau wali siswa
e. Penataan ijazah
f. Mencatat transaksi SPP siswa
g. Membuat kartu pelajar siswa
3. Bendahara
a. Mengelola input dan output keuangan sekolah
b. Mengurus pembayaran BP3/ SPP siswa
4. Waka Kurikulum
a. Menyusun dan membuat kalender pendidikan
b. Membuat SK :
- SK Mengajar
- SK Wakil Kepsek
- SK Wali Kelas
- SK Guru Piket
- SK Kurikulum, Kesiswaan, Sapras
c. Menjalankan absen harian guru
d. Memantau terlaksananya guru-guru yang piket
e. Memastikan guru piket untuk mengisi buku piket
f. Membentuk kelas binaan olimpiade kelas X dan kelas XI
g. Membuat S.O.P program klinik mata pelajaran
h. Membuat/ menyiapkan format laporan:
- Format laporan pencapaian kompetensi dasar setiap bulan
- Ulangan harian
35
- Ulangan Mid semester
- Ulangan semester
- TO ujian nasional
- Ujian sekolah
- Ujian nasional
i. Memantau dan melaporakn atas terlaksananya kegiatan literasi sekolah
j. Memberikan laporan rutin atas terlaksananya tugas-tugas diatas
5. Waka Kesiswaan
a. Membantu dalam menyusun program kerja dibidang kesiswaan
b. Membantu dalam membuat laporan pelaksanaan kegiatan kesiswaan
secara berkala
c. Memberikan saran, masukan, dan pertimbangan kepada Kepsek dan
wakil Kepsek urusan kesiswaan dalam mengambil kebijakan pada
urusan persekolahan bidang kesiswaan
d. Pengganti sementara urusan kesiswaan sebagaimana mestinya
6. Waka Sapras
a. Membantu menyusun rencana kebutuhan sarana prasarana sekolah
b. Membantu dalam menginventariskan dan mengadministrasikan
pendayagunaan sarana dan prasarana
c. Membantu mengkoordinasikan pendayagunaan sarana dan prasarana
d. Mengelola pembiayaan alat- alat pelajaran
e. Mengadakan, pemeliaraan, pengamanan, dan penghapusan barang
inventaris sekolah
f. Membantu mencari dana diluar anggaran rutin
36
g. Mengkoordinator laboratorium komputer, laboratorium IPA,
perpustakaan, dan kebersihan lingkungan sekolah
7. Ketua Jurusan
a. Menentukan tugas-tugas guru yang mengajar disetiap jurusan
b. Mengawasi kinerja guru setiap jurusan
c. Menetukan siswa menempati jurusan
8. Wali Kelas
a. Mengatur keadaan kelas
b. Memberikan bimbingan kepada siswa dikelas
9. Kepala Perpustakan
a. Membantu program pengelolaan perpustakaan
b. Merencanakan pengadaan bukuu/ bahan perpustakaan
c. Membuat perencanaan pengembangan perpustakaan
d. Pemeliharaan dan perbaikan buku-buku/ bahan perpustakaan
e. Menyusun tata tertib perpustakaan
f. Memberikan motivasi kepada siswa dalam upaya meningkatkan minat
baca
g. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan perpustakaan secara berkala
kepada Kepsek
10. Koordinator Laboratorium
a. Koordinator laboratorium mendesain ruangan laboratorium
b. Melaksanakan perawatan preventif(pemeliharaan) alat dan bahan
c. Membuat laporan memperbaiki alat invetaris yang rusak dan
memisahkan alat yang tidak bisadiperbaiki
37
d. Mengkalibrasi alat-alat praktikum
e. Laporan setiap hari selalu menjaga kebersihan baik ruangan maupun
yang ada
f. Mengadakan evaluasi setiap tahun ajaran
11. Guru
a. Mengajar
b. Meberikan tugas-tugas pelajaran kepada siswa
c. Mendidik siswa
d. Memberi arahan kepada siswa
e. Piket sesuai arahan Kepsek
12. Masyarakat
a. Membantu jika sewaktu-waktu diperlukan dalam kegiatan bakti untuk
kepentingan lingkungan sekolah.
b. Membantu dan mengajar siswa untuk berkegiatan atau berprilaku baik
saat berada dilingkungan masyarakat.
c. Mendukung penuh kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan pihak
sekolah maupun pemerintah.
3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan
Adapun penjelasan dalam sistem arus kas masuk dan kas keluar pada
SMA Negeri 01 Sandai Kabupaten Ketapang, adalah:
1. Prosedur Penerimaan kas
Penyaluran dana BOS adalah untuk penyediaan pendanaan biaya non-
personalia, adapun untuk investasi dan personil hanya pada golongan
38
tertentu, dan untuk tambahan kas sekolah kepada bendahara untuk
keperluan perlengkapan sekolah yang telah ditetapkan pemerintah.
Pengambilan dana BOS dilakukan oleh bendahara dengan membawa surat
rekomendasi. Disetiap awal bulan siswa/i juga melakukan pembayaran
uang iuran SPP dengan proses yaitu siswa membawa kartu iuran SPP ke
bagian tata usaha lalu bagian tata usaha mencatat transaksi pada kartu
iuran kemudian dibubuhi stampel sekolah lalu dicatat pada buku jurnal.
Siswa juga melakukan pembayaran uang daftar ulang setiap awal semester
baru, yaitu bagian tata usaha langsung mencatat kedalam jurnal dan
meberikan bukti kwitansi pembayaran daftar ulang dengan ditanda tangani
dan juga stempel.
2. Prosedur Pengeluaran Kas
Guru/karyawan mengajukan untuk pembelian perlengkapan seperti ATK,
alat-alat kebersihan, biaya perawatan peralatan sekolah dan lain-lain,
kemudian bendahara mengkonfirmasi ke kepala sekolah, ketika kepala
sekolah menyetujui pengajuan maka langsung memberikan dana tersebut
kepada guru/karyawan yang bersangkutan. Kemudian guru/karyawan yang
mengajukan dana memberikan kwitansi bukti belanja kepada bendahra dan
dicatat kedalam jurnal, disimpan kedalam arsip bukti kas keluar.
Bendahara juga mengeluarkan dana untuk tagihan listrik bulanan
prosesnya dilakukan oleh bendahara sendiri dengan melkukan
pembayaran, kemudian menerima bukti transaksi biaya tagihan listrik dan
mencatat bukti tersebut kedalam buku jurnal, dan bukti tansaski
diarsipkan. Bendahara juga melakukan pembayaran gaji guru/karyawan
39
setiap bulan dengan mencetak daftar nama-nama guru/karyawan beserta
honor yang didapatkan berdasarkan rekapitulasi absensi kehadiran
guru/karyawan. Yang bersangkutan menandatangani dan bendahara
membubuhkan stempel pada kwitansi lalu menyerahkan uang gaji beserta
kwitansi tanda terima gaji. Dokumen yang ditandatangani diduplikat untuk
diarsipkan sebagai bukti kas keluar.
3. Prosedur Pembuatan Laporan
Bendahara melaporkan penerimaan dan pengeluaran kas tiap bulan ke
kepala sekolah. Ketika kepala sekolah sudah menyetujui laporan, laporan
tersebut dibuat dua rangkap, laporan pertama di serahkan ke kepala
sekolah dan laporan kedua untuk di arsipkan.
3.4. Unified Modelling Langueage (UML)
Masing-masing diagram UML didesain agar para pengembang dan
pengguna dapat melihat sistem dan software dari perspektif yang berbeda dan
dalam berbagai level abstraksi, UML terdiri dari banyak diagram diantaranya:
3.4.1. Activity Diagram
Digunakan untuk menggambarkan aktivitas yang sedang terjadi pada suatu
organisasi, berikut diagram aktivitas arus kas yang sedang berjalan pada saat ini di
SMA Negeri 01 Sandai:
40
Sumber: Rancangan (2017)
Gambar III.2. Activity Diagram Arus Kas Masuk
Keterangan
*BUD : Bendahara Umum Daerah
41
Sumber: Rancangan (2017)
Gambar III.3. Activity Diagram Arus Kas Keluar
42
Sumber: Rancangan (2017)
Gambar III.4. Activity Diagram Laporan Arus Kas
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikasi ini terdiri dari dua penjelasan mengenai dokumen-dokumen
yang berjalan dibawah ini:
3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan atau input sistem tata usaha, adalah:
a. Nama Dokumen : Kartu Iuran SPP
Fungsi : Sebagi bukti pembayaran siswa
Sumber : Siswa
Tujuan : Tata Usaha
Media : Kertas Cetak
43
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap Transaksi
Format : Lampiran A.1
b. Nama Dokumen : Nota Listrik
Fungsi : Bukti pembayaran listrik
Sumber : Kantor Listrik
Tujuan : Bendahara
Media : Kertas Cetak
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap Transaksi Pembayaran Listrik
Format : Lampiran A.2
c. Nama Dokumen : Pengajuan Pembelian Perlengkapan
Fungsi :Bukti pengajuan pembelian perlengkapan
danperalatan yang dibutuhkan Guru/Karyawan
Sekolah
Sumber : Guru/Karyawan
Tujuan : Bendahara
Media : Buku Proposal
Jumlah : 1 Buku
Frekuensi : Setiap Transaksi Pembelian
Format : Lampiran A.3
44
3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran atau output sistem bendahara tata usaha, sebagai berikut:
a. Nama Dokumen : Kwitansi Tanda Terima Gaji(KTTG)
Fungsi : Bukti telah menerima gaji
Sumber : Bendahara
Tujuan : Guru/Karyawan
Media : Kertas Kwitansi
Jumlah : 2 Lembar
Frekuensi : Setiap Transaksi
Format : Lampiran B.1
b. Nama Dokumen : Kwitansi Daftar Ulang
Fungsi : Bukti telah melakukan pembayaran biaya daftar
ulang semester
Sumber : Bendahara
Tujuan : Siswa
Media : Kertas Kwitansi
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap Transaksi
Format : Lampiran B.2
3.6. Permasalahan Pokok
Sistem arus kas pada SMA Negeri 01 Sandai Kabupaten Ketapang ini
masih bersifat manual dengan menggunakan sistem pencatatan manual di buku
jurnal, berikut beberapa permasalahannya.
45
1. Tingkat keamanan yang masih kurang baik, dikarenakan dapat
dimanipulasi atau dipalsukan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
2. Tingkat keamanan informasi tidak terjamin seperti data hilang dan buku
jurnal mudah rusak.
3. Adanya penumpukan arsip, sehingga terjadinya kesulitan dalam pencarian
data.
3.7. Pemecahan Masalah
Kegiatan arus penerimaan dan pengeluaran kas menjadi sangat penting
pada SMA Negeri 01 Sandai, berikut pemecahan masalah:
1. Menggunakan sistem yang sudah terkomputerisasi, agar pengolahan
transaksi kas pada SMA Negeri 01 Sandai menjadi lebih baik.
2. Memberikan user dan password kepada bagian administrasi/pengguna,
agar keamanan data-data atau manipulasi data tidak mudah terjadi.
3. Penggunaan sistem komputer memungkinkan bagian
administrasi/pengguna lebih cepat dalam melakukan pencarian data-data,
sehingga lebih efektip dan efisien dalam masalah waktu.