bab iii analisa sistem berjalan - repository.bsi.ac.id fileb. membantu dalam membuat laporan...

16
30 BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1. Umum Sekolah merupakan tempat atau “Pusat kegiatan belajar” putra-putri harapan bangsa. Sekolah juga tempat pertemuan antara siswa dengan guru, siswa dengan siswa, siswa dengan karyawan sekolah. Pendidikan merupakan salah satu kebutuhan yang sangat penting guna meningkatkan kualitas sumber daya manusia (SDM). Terlepas dari itu peran tata usaha sangatlah penting karna sekolah tidak mungkin berjalan tanpa adanya pemasukan dan pengeluaran kegiatan yang berkaitan dengan kas. Dan dari tata usahalah semua jenis penerimaan dan pengeluaran kas dicatat dan dilaporkan. 3.2. Tinjauan Sekolah Sekolah SMA Negeri 01 Sandai adalah satu-satunya sekolah jenjang menengah akhir yang saat ini ada di kecamatan Sandai Kabupaten Ketapang. Sekolah ini didirikan atas dasar kepentingan masyarakat sekitar dan tentunya rakyat Indonesia yang saat itu meyadari pentingnya pembinaan agar nanti akan lahir para pemuda-pemudi yang bisa berprestasi dan mengharumkan nama Indonesia kekancah Dunia. 3.2.1. Sejarah Sekolah Sekilas sejarah berdirinya SMA Negeri 01 Sandai Kabupaten Ketapang, tidak lepas dari sosok seseorang yang sangat berjasa bernama YP.Lawai yang

Upload: others

Post on 24-Sep-2019

22 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id fileb. Membantu dalam membuat laporan pelaksanaan kegiatan kesiswaan secara berkala c. Memberikan saran, masukan, dan pertimbangan

30

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Sekolah merupakan tempat atau “Pusat kegiatan belajar” putra-putri

harapan bangsa. Sekolah juga tempat pertemuan antara siswa dengan guru, siswa

dengan siswa, siswa dengan karyawan sekolah.

Pendidikan merupakan salah satu kebutuhan yang sangat penting guna

meningkatkan kualitas sumber daya manusia (SDM). Terlepas dari itu peran tata

usaha sangatlah penting karna sekolah tidak mungkin berjalan tanpa adanya

pemasukan dan pengeluaran kegiatan yang berkaitan dengan kas. Dan dari tata

usahalah semua jenis penerimaan dan pengeluaran kas dicatat dan dilaporkan.

3.2. Tinjauan Sekolah

Sekolah SMA Negeri 01 Sandai adalah satu-satunya sekolah jenjang

menengah akhir yang saat ini ada di kecamatan Sandai Kabupaten Ketapang.

Sekolah ini didirikan atas dasar kepentingan masyarakat sekitar dan tentunya

rakyat Indonesia yang saat itu meyadari pentingnya pembinaan agar nanti akan

lahir para pemuda-pemudi yang bisa berprestasi dan mengharumkan nama

Indonesia kekancah Dunia.

3.2.1. Sejarah Sekolah

Sekilas sejarah berdirinya SMA Negeri 01 Sandai Kabupaten Ketapang,

tidak lepas dari sosok seseorang yang sangat berjasa bernama YP.Lawai yang

Page 2: BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id fileb. Membantu dalam membuat laporan pelaksanaan kegiatan kesiswaan secara berkala c. Memberikan saran, masukan, dan pertimbangan

31

mana pada sekitar tahun 1992 mulai mendirikan sekolah tersebut dengan bantuan

dan dorongan masyarakat daerah sekitar yang mana biaya untuk mendirikan

sekolah tersebut melalui dana dari masyarakat atau disebut partiklir. Sebelum

SMA Negeri 01 Sandai terdahulunya adalah sekolah tingkat menengah akhir

swasta yang baru disahkan pemerintah daerah menjadi sekolah tingkat menengah

akhir swasta menjadi negeri yaitu pada tahun 1995.

Sebelum infrastruktur menjadi seperti sekarang ini yang mana bangunan

atau ruangan kelas terdiri dari dua puluhan lebih kelas yang ada, terdahulunya

ruang kelas yang digunakan atau yang ada hanya baru sekitar kurang lebih tiga

kelas saja. Dan tenaga pengajar terdahulu adalah pejabat-pejabat daerah sekitar

seperti, camat, kapolsek, dan lain sebagainya termasuk tokoh masyarakat daerah.

Sampai saat ini SMA Negeri 01 Sandai Kabupaten Ketapang, telah

melakukan pergantian kepala sekolah sebanyak lima kali, dan kepala sekolah yang

pertama ialah pendiri sekolah tersebut yaitu YP.Lawai kemudian dimasa

selanjutnya digantikan dengan:

1. Drs. Djailani

2. Drs. Susilarto

3. Drs. Saifullah

4. Drs. Iskandar

5. Mujazir, SH.M.M.Pd

SMA Negeri 01 Sandai sebagai lembaga pendidikan yang mempunyai Visi dan

Misi:

1. Visi, Ungul dalam prestasi akademik dan non akademik, berbudi pekerti

yang luhur dalam iman dan taqwa serta berwawasan kebangsaan.

Page 3: BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id fileb. Membantu dalam membuat laporan pelaksanaan kegiatan kesiswaan secara berkala c. Memberikan saran, masukan, dan pertimbangan

32

2. Misi

a. Menciptakan satuan pendidikan yang berlandaskan Ketuhanan Yang

Maha Esa.

b. Menyelenggarakan satuan pendidikan selaras dengan nilai-nilai

keagamaan dan budi pekerti yang luhur

c. Melaksanakan pembelajaran dan bimbingan secara teratur dan

berkesinambungan.

d. Menyelenggarakan pembelajaran yang aktif, inovatif, kreatif, efektif

dan menyenangkan.

e. Meningkatkan kemampuan olahraga dan seni yang kompetitif.

f. Menanamkan nilai-nilai kebangsaan dalam satuan pendidikan.

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi dapat menggambarkan secara jelas pemisahan kegiatan

dari pekerjaan antara yang satu dengan kegiatan yang lainnya dan juga bagaimana

hubungan antara aktivitas dan fungsi dibatasi. Di dalam struktur organisasi yang

baik harus dapat menjelaskan hubungan antara wewenang siapa melapor atau

bertanggung jawab kepada siapa, maka terdapat suatu pertanggung jawaban apa

yang akan di kerjakan.

Page 4: BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id fileb. Membantu dalam membuat laporan pelaksanaan kegiatan kesiswaan secara berkala c. Memberikan saran, masukan, dan pertimbangan

33

Sumber: SMA Negeri 01 Sandai

Gambar III.1. Struktur Organisasi

Adapun sesuai dengan fungsi dan tugas masing-masing bagian dari

struktur organisasi yang terdapat di SMA Negeri 01 Sandai yaitu:

1. Kepala Sekolah

a. Pimpinan sekolah

b. Bertanggung jawab penuh disekolah

c. Mengajar

2. Tata Usaha

a. Membuat buku induk

b. Membuat agenda surat keluar dan masuk

Page 5: BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id fileb. Membantu dalam membuat laporan pelaksanaan kegiatan kesiswaan secara berkala c. Memberikan saran, masukan, dan pertimbangan

34

c. Laporan bulanan absensi dan biodata guru

d. Mebuat surat panggilan siswa atau wali siswa

e. Penataan ijazah

f. Mencatat transaksi SPP siswa

g. Membuat kartu pelajar siswa

3. Bendahara

a. Mengelola input dan output keuangan sekolah

b. Mengurus pembayaran BP3/ SPP siswa

4. Waka Kurikulum

a. Menyusun dan membuat kalender pendidikan

b. Membuat SK :

- SK Mengajar

- SK Wakil Kepsek

- SK Wali Kelas

- SK Guru Piket

- SK Kurikulum, Kesiswaan, Sapras

c. Menjalankan absen harian guru

d. Memantau terlaksananya guru-guru yang piket

e. Memastikan guru piket untuk mengisi buku piket

f. Membentuk kelas binaan olimpiade kelas X dan kelas XI

g. Membuat S.O.P program klinik mata pelajaran

h. Membuat/ menyiapkan format laporan:

- Format laporan pencapaian kompetensi dasar setiap bulan

- Ulangan harian

Page 6: BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id fileb. Membantu dalam membuat laporan pelaksanaan kegiatan kesiswaan secara berkala c. Memberikan saran, masukan, dan pertimbangan

35

- Ulangan Mid semester

- Ulangan semester

- TO ujian nasional

- Ujian sekolah

- Ujian nasional

i. Memantau dan melaporakn atas terlaksananya kegiatan literasi sekolah

j. Memberikan laporan rutin atas terlaksananya tugas-tugas diatas

5. Waka Kesiswaan

a. Membantu dalam menyusun program kerja dibidang kesiswaan

b. Membantu dalam membuat laporan pelaksanaan kegiatan kesiswaan

secara berkala

c. Memberikan saran, masukan, dan pertimbangan kepada Kepsek dan

wakil Kepsek urusan kesiswaan dalam mengambil kebijakan pada

urusan persekolahan bidang kesiswaan

d. Pengganti sementara urusan kesiswaan sebagaimana mestinya

6. Waka Sapras

a. Membantu menyusun rencana kebutuhan sarana prasarana sekolah

b. Membantu dalam menginventariskan dan mengadministrasikan

pendayagunaan sarana dan prasarana

c. Membantu mengkoordinasikan pendayagunaan sarana dan prasarana

d. Mengelola pembiayaan alat- alat pelajaran

e. Mengadakan, pemeliaraan, pengamanan, dan penghapusan barang

inventaris sekolah

f. Membantu mencari dana diluar anggaran rutin

Page 7: BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id fileb. Membantu dalam membuat laporan pelaksanaan kegiatan kesiswaan secara berkala c. Memberikan saran, masukan, dan pertimbangan

36

g. Mengkoordinator laboratorium komputer, laboratorium IPA,

perpustakaan, dan kebersihan lingkungan sekolah

7. Ketua Jurusan

a. Menentukan tugas-tugas guru yang mengajar disetiap jurusan

b. Mengawasi kinerja guru setiap jurusan

c. Menetukan siswa menempati jurusan

8. Wali Kelas

a. Mengatur keadaan kelas

b. Memberikan bimbingan kepada siswa dikelas

9. Kepala Perpustakan

a. Membantu program pengelolaan perpustakaan

b. Merencanakan pengadaan bukuu/ bahan perpustakaan

c. Membuat perencanaan pengembangan perpustakaan

d. Pemeliharaan dan perbaikan buku-buku/ bahan perpustakaan

e. Menyusun tata tertib perpustakaan

f. Memberikan motivasi kepada siswa dalam upaya meningkatkan minat

baca

g. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan perpustakaan secara berkala

kepada Kepsek

10. Koordinator Laboratorium

a. Koordinator laboratorium mendesain ruangan laboratorium

b. Melaksanakan perawatan preventif(pemeliharaan) alat dan bahan

c. Membuat laporan memperbaiki alat invetaris yang rusak dan

memisahkan alat yang tidak bisadiperbaiki

Page 8: BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id fileb. Membantu dalam membuat laporan pelaksanaan kegiatan kesiswaan secara berkala c. Memberikan saran, masukan, dan pertimbangan

37

d. Mengkalibrasi alat-alat praktikum

e. Laporan setiap hari selalu menjaga kebersihan baik ruangan maupun

yang ada

f. Mengadakan evaluasi setiap tahun ajaran

11. Guru

a. Mengajar

b. Meberikan tugas-tugas pelajaran kepada siswa

c. Mendidik siswa

d. Memberi arahan kepada siswa

e. Piket sesuai arahan Kepsek

12. Masyarakat

a. Membantu jika sewaktu-waktu diperlukan dalam kegiatan bakti untuk

kepentingan lingkungan sekolah.

b. Membantu dan mengajar siswa untuk berkegiatan atau berprilaku baik

saat berada dilingkungan masyarakat.

c. Mendukung penuh kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan pihak

sekolah maupun pemerintah.

3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan

Adapun penjelasan dalam sistem arus kas masuk dan kas keluar pada

SMA Negeri 01 Sandai Kabupaten Ketapang, adalah:

1. Prosedur Penerimaan kas

Penyaluran dana BOS adalah untuk penyediaan pendanaan biaya non-

personalia, adapun untuk investasi dan personil hanya pada golongan

Page 9: BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id fileb. Membantu dalam membuat laporan pelaksanaan kegiatan kesiswaan secara berkala c. Memberikan saran, masukan, dan pertimbangan

38

tertentu, dan untuk tambahan kas sekolah kepada bendahara untuk

keperluan perlengkapan sekolah yang telah ditetapkan pemerintah.

Pengambilan dana BOS dilakukan oleh bendahara dengan membawa surat

rekomendasi. Disetiap awal bulan siswa/i juga melakukan pembayaran

uang iuran SPP dengan proses yaitu siswa membawa kartu iuran SPP ke

bagian tata usaha lalu bagian tata usaha mencatat transaksi pada kartu

iuran kemudian dibubuhi stampel sekolah lalu dicatat pada buku jurnal.

Siswa juga melakukan pembayaran uang daftar ulang setiap awal semester

baru, yaitu bagian tata usaha langsung mencatat kedalam jurnal dan

meberikan bukti kwitansi pembayaran daftar ulang dengan ditanda tangani

dan juga stempel.

2. Prosedur Pengeluaran Kas

Guru/karyawan mengajukan untuk pembelian perlengkapan seperti ATK,

alat-alat kebersihan, biaya perawatan peralatan sekolah dan lain-lain,

kemudian bendahara mengkonfirmasi ke kepala sekolah, ketika kepala

sekolah menyetujui pengajuan maka langsung memberikan dana tersebut

kepada guru/karyawan yang bersangkutan. Kemudian guru/karyawan yang

mengajukan dana memberikan kwitansi bukti belanja kepada bendahra dan

dicatat kedalam jurnal, disimpan kedalam arsip bukti kas keluar.

Bendahara juga mengeluarkan dana untuk tagihan listrik bulanan

prosesnya dilakukan oleh bendahara sendiri dengan melkukan

pembayaran, kemudian menerima bukti transaksi biaya tagihan listrik dan

mencatat bukti tersebut kedalam buku jurnal, dan bukti tansaski

diarsipkan. Bendahara juga melakukan pembayaran gaji guru/karyawan

Page 10: BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id fileb. Membantu dalam membuat laporan pelaksanaan kegiatan kesiswaan secara berkala c. Memberikan saran, masukan, dan pertimbangan

39

setiap bulan dengan mencetak daftar nama-nama guru/karyawan beserta

honor yang didapatkan berdasarkan rekapitulasi absensi kehadiran

guru/karyawan. Yang bersangkutan menandatangani dan bendahara

membubuhkan stempel pada kwitansi lalu menyerahkan uang gaji beserta

kwitansi tanda terima gaji. Dokumen yang ditandatangani diduplikat untuk

diarsipkan sebagai bukti kas keluar.

3. Prosedur Pembuatan Laporan

Bendahara melaporkan penerimaan dan pengeluaran kas tiap bulan ke

kepala sekolah. Ketika kepala sekolah sudah menyetujui laporan, laporan

tersebut dibuat dua rangkap, laporan pertama di serahkan ke kepala

sekolah dan laporan kedua untuk di arsipkan.

3.4. Unified Modelling Langueage (UML)

Masing-masing diagram UML didesain agar para pengembang dan

pengguna dapat melihat sistem dan software dari perspektif yang berbeda dan

dalam berbagai level abstraksi, UML terdiri dari banyak diagram diantaranya:

3.4.1. Activity Diagram

Digunakan untuk menggambarkan aktivitas yang sedang terjadi pada suatu

organisasi, berikut diagram aktivitas arus kas yang sedang berjalan pada saat ini di

SMA Negeri 01 Sandai:

Page 11: BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id fileb. Membantu dalam membuat laporan pelaksanaan kegiatan kesiswaan secara berkala c. Memberikan saran, masukan, dan pertimbangan

40

Sumber: Rancangan (2017)

Gambar III.2. Activity Diagram Arus Kas Masuk

Keterangan

*BUD : Bendahara Umum Daerah

Page 12: BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id fileb. Membantu dalam membuat laporan pelaksanaan kegiatan kesiswaan secara berkala c. Memberikan saran, masukan, dan pertimbangan

41

Sumber: Rancangan (2017)

Gambar III.3. Activity Diagram Arus Kas Keluar

Page 13: BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id fileb. Membantu dalam membuat laporan pelaksanaan kegiatan kesiswaan secara berkala c. Memberikan saran, masukan, dan pertimbangan

42

Sumber: Rancangan (2017)

Gambar III.4. Activity Diagram Laporan Arus Kas

3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi ini terdiri dari dua penjelasan mengenai dokumen-dokumen

yang berjalan dibawah ini:

3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan atau input sistem tata usaha, adalah:

a. Nama Dokumen : Kartu Iuran SPP

Fungsi : Sebagi bukti pembayaran siswa

Sumber : Siswa

Tujuan : Tata Usaha

Media : Kertas Cetak

Page 14: BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id fileb. Membantu dalam membuat laporan pelaksanaan kegiatan kesiswaan secara berkala c. Memberikan saran, masukan, dan pertimbangan

43

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap Transaksi

Format : Lampiran A.1

b. Nama Dokumen : Nota Listrik

Fungsi : Bukti pembayaran listrik

Sumber : Kantor Listrik

Tujuan : Bendahara

Media : Kertas Cetak

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap Transaksi Pembayaran Listrik

Format : Lampiran A.2

c. Nama Dokumen : Pengajuan Pembelian Perlengkapan

Fungsi :Bukti pengajuan pembelian perlengkapan

danperalatan yang dibutuhkan Guru/Karyawan

Sekolah

Sumber : Guru/Karyawan

Tujuan : Bendahara

Media : Buku Proposal

Jumlah : 1 Buku

Frekuensi : Setiap Transaksi Pembelian

Format : Lampiran A.3

Page 15: BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id fileb. Membantu dalam membuat laporan pelaksanaan kegiatan kesiswaan secara berkala c. Memberikan saran, masukan, dan pertimbangan

44

3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran atau output sistem bendahara tata usaha, sebagai berikut:

a. Nama Dokumen : Kwitansi Tanda Terima Gaji(KTTG)

Fungsi : Bukti telah menerima gaji

Sumber : Bendahara

Tujuan : Guru/Karyawan

Media : Kertas Kwitansi

Jumlah : 2 Lembar

Frekuensi : Setiap Transaksi

Format : Lampiran B.1

b. Nama Dokumen : Kwitansi Daftar Ulang

Fungsi : Bukti telah melakukan pembayaran biaya daftar

ulang semester

Sumber : Bendahara

Tujuan : Siswa

Media : Kertas Kwitansi

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap Transaksi

Format : Lampiran B.2

3.6. Permasalahan Pokok

Sistem arus kas pada SMA Negeri 01 Sandai Kabupaten Ketapang ini

masih bersifat manual dengan menggunakan sistem pencatatan manual di buku

jurnal, berikut beberapa permasalahannya.

Page 16: BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id fileb. Membantu dalam membuat laporan pelaksanaan kegiatan kesiswaan secara berkala c. Memberikan saran, masukan, dan pertimbangan

45

1. Tingkat keamanan yang masih kurang baik, dikarenakan dapat

dimanipulasi atau dipalsukan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.

2. Tingkat keamanan informasi tidak terjamin seperti data hilang dan buku

jurnal mudah rusak.

3. Adanya penumpukan arsip, sehingga terjadinya kesulitan dalam pencarian

data.

3.7. Pemecahan Masalah

Kegiatan arus penerimaan dan pengeluaran kas menjadi sangat penting

pada SMA Negeri 01 Sandai, berikut pemecahan masalah:

1. Menggunakan sistem yang sudah terkomputerisasi, agar pengolahan

transaksi kas pada SMA Negeri 01 Sandai menjadi lebih baik.

2. Memberikan user dan password kepada bagian administrasi/pengguna,

agar keamanan data-data atau manipulasi data tidak mudah terjadi.

3. Penggunaan sistem komputer memungkinkan bagian

administrasi/pengguna lebih cepat dalam melakukan pencarian data-data,

sehingga lebih efektip dan efisien dalam masalah waktu.