bab i komang

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Wacana Otonomi daerah sebagaimana tersurat dalam Undang – Undang No. 32 Tahun 2004 adalah kewenangan daerah otonum untuk mengatur dan mengurus kepentingan masyarakat setempat menurut prakarsa sendiri berdasarkan aspirasi masyarakat sesuai dengan perundang – undangan.

Dengan otonomi daerah berarti sebagian besar kewenangan yang tugas umum pemerintah dan pembangunan di harapkan akan dapat berjalan lrbih cepat dan berkualitas.

Salah satu aspek yang perlu mendapat perhatian serius dalam pelaksanaan otonomi daerah adalah pelayana publik. Peran yang perlu dikedepankan oleh pemerintah daerah adalah bagaimana pemerintah daerah mampu membangun kelembagaan daerah yang kondusif, sehingga dapat mendesain setandar pelayanan publik yang mudah, murah dan cepat. Pelayanan public merupakan bagian dari pemerintah yang baik (Good govemance ) yang salah satu paramenternya adalah bagaimana cara aparatur pemerintah memberikan pelayanan padamasyarakat yang diselenggarakan secara transparan , responsif , partisipasif, taat hukum ( rule Of law ) sesuai konsensus, non diskriminasi, akutabel serta memiliki visi yang strategis.

Namun dalam penerapan kebijakan otonomi daerah tersebut mengalami cukup banyak masalah. Masalah utama yang dimaksud adalah belum oktimalnya perawatan dan pendistribusian perlengkapan kantor pada Sub. Bagian Perawtan dan Distribusi Bagian Perlengkapan dan Aset Daerah Sekretariat Daerah Kabupaten Buleleng. Dalam upaya meningkatkan kinerja pengelolaan administrasi Perawatan dan Pendistribusian merupakan salah satu pelayanan masyarakat yang sangat menetukan dalam pelaksanaan administrasi perkantoran, sehingga tercermin suatu bentuk pelayanan yang mudah, murah, cepat, efektif, dan efisien, bermutu sehingga terwujud kegiatan tertib administrasi yang oftimal dan kondusif.

Dari uraian tersebut di atas, maka penulis dalam Kertas Kerja Perseorangan (KKP) merasa sangat penting untuk mengangkat judul “ Rencana Kerja Peningkatan Kinerja Akurasi Data Inventarisasi Kerusakan Perlengkapan Kantor Milik Pemerintah Daerah Pada Sub. Bagian Perawatan dan Distribusi Sekretariat Daerah Kabupaten Buleleng”.

B. Pokok Permasalahan

Berkenaan dengan uraian di atas, masalah utama yang dihadapi dalam rangka meningkatkan pelayanan publik adalah belum optimalnya perawatan dan pendistribusian pada Sub. Bagian Perawatan dan Distribusi Sekretariat Daerah Kabupaten Buleleng. Permasalahan tersebut diduga di sebabkan oleh beberapa faktor, antara lain sebagai berikut:

1. Belum akuratnya rencana kerja tahunan;

2. Rendahnya mutu pelayanan Pemeliharaan dan Perawatan Aset;

3. Terlambatnya evaluasi kerusakan perlengkapan kantor;

4. Belum tertibnya perekapan daftar inventarisasi perlengkapan kantor.

C. Rumusan Masalah

Berkaitan dengan permasalahan utama yang dihadapi yaitu belum optimalnya perawatan dan pendistribusian pada Sub. Bagian Perawatan dan Distribusi Sekretariat Daerah Kabupaten Buleleng, dapat di rumuskan permasalahannya sebagai berikut:

1. Apakah penyebab belum optimalnya akurasi dan pelaksanaan perawatan Aset pada Sub. Bagian Perawatan dan Distribusi Sekretariat Daerah Kabupaten Buleleng?

2. Apakah sasaran yang ingin diwujudkan untuk ngoptimalkan akurasi data pelaksanaan pelaksanaan aset pada Sub. Bagian Perawatan dan Distribusi Sekretariat Daerah Kabupaten Buleleng?

3. Apakah alternatif kegiatan yang di gunakan untuk mengoptimalkan akurasi data pelaksanaan perawatan pada Sub. Bagian Perawatan dan Distribusi Sekretariat Daerah Kabupaten Buleleng.

D. Metode Pengumpulan dan Analisis Data

1. Metode Pengumpulan Data

Untuk mengumpulkan data dalam penulisan Kertas Kerja Perorangan (KKP) ini dipergunakan metode sebagai berikut:

a. Metode Studi Kepustakaan (Library Research) yaitu cara pengumpulan data atau informasi melalui literature atau buku – buku termasuk modul materai yang diberikan selama mengikuti diktat yang ada kaitannya dengan judul KKP.

b. Metode empiris yaitu cara mengumpulkan data berdasarkan pengalaman – pengalaman penulis selama bertugas pada Sub. Bagian Perawatan dan Distribusi Sekretariat Daerah Kabupaten Buleleng.

c. Metode observasi yaitu data yang diambik dari pengamatan langsung di lapangan .

2. Analisa Data

Setelah data dikumpulkan maka langkah selanjutnya adalah melakukan analisis data. Dalam menganalisis data di gunakan metode sebagai berikut:

a. Metoge USG (Urgency, Seriocusness, Growth), metode ini digunakan untuk menentukan prioritas masalah terutama dalam menetapkan masalah utama, masalah pokok dan masalah spesifik yang paling dominan.

b. Analisis pohon (tree analysis), metode ini di gunakan untuk menginventarisasi dan mengetahui masalah yang ada, serta mencari akar penyebab masalah tersebut.

c. Metode RxSDxBK metode ini digunakan untuk menetukan prioritas kegiatan yang akan dilaksanakan.

E. Pengertian Masalah dan Lingkup Bahasan

1 Pengertian Istilah

Untuk menyamakan persepsi antara penulis dan pembaca, perlu diberikan pengertian beberapa istilah – istilah yang digunakan meliputi:

a. Rencana Kerja adalah merupakan kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mencapai suatu pekerjaan tertentu.

b. Peningkatan adalah suatu usaha yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang lebih baik dari sebelumnya.

c. Kinerja adalah keluaran hasil dari kegiatan atau program yang akan atau telah dicapai sehubungan dengan penggunaan anggran dengan kuantitas dan kualitas yang terukur.

d. Motifasi berarti meningkatkan motif, meningkatkan daya gerak atau menggerakkan seseorang atau diri sendiri untuk berbuat sesuatu dalam rangka mencapai suatu tujuan atau kemampuan untuk menggerakan bawahan agar bertindak dan mau bekerja secara produktif dan efisien.

e. Perawatan adalah sustu kegiatan dari proses perbaikan kerusakan asset dan penyimpanan agar mudah di temukan serta dipergunakan kembali.

f. Akurasi adalah lengkapnya data kegiatan dalam setiap pemeliharaan dan perawatan asset untun mencapai tujuan.

g. Data adalah kumpulan naskah – naskah atau administrasi aset yang dibuat dan diterima oleh Lembaga – lembaga Negara dan Badan – badan Instansi Pemerintah.

h. Pendistribusian adalah rangkain kegiatan untuk mendistribusikan perlengkapan kantor ke masing – masing SKPD lingkup pemerintah Daerah Kabupaten Buleleng.

i. Perlengkapan kantor merupakan peralatan sarana dan prasarana perkantoran yang bergerak maupun tidak bergerak.

2. Lingkup Bahasan

Lingkup bahasan dalam Kertas Kerja Perseorangan (KKP) ini ditekankan pada uraian tugas pokok dan fungsi atau program yang kinerjanya dianggap lemah. Berkaitan denagn itu maka fokus bahasan adalah penataan akuratnya data ivetarisasi perawatan perlengkapan kantor pada Sub. Bagian Perawatan dan Distribusi Sekretariat Daerah Kabupaten Buleleng.

Langkah berikutnya pada lingkup bahasan adalah mengidentifikasi dan menganalisis akar penyebab masalah. Langkah selanjutnya adalah penetapan sasaran yang ingn diwujudkan dan pemilihan alternatif kegiatan.

Untuk menjamin terwujudnya sasaran yang diinginkan maka disusun Matrik Rincian Kerja (MRK), paket kerja dan jadual pelaksanaan kegiatan. Sebagai lokus dari lingkup bahasan adalah pada Sub. Bagian Perawatan dan Distribusi Sekretariat Daerah Kabupaten Buleleng.

BAB II

GAMBARAN KEADAAN

A. Keadaan Sekarang

1. Gambaran Umum & Keragaman Data

a. Sumber Daya Manusia

Sekretariat Daerah Kabupaten Buleleng terdiri dari 9 bagian yaitu Organisasi, Hukum, Pemerintah, Umum, Humas Protokol, Perlengkapan dan Aset Daerah, Kesra, Ekbang, dan Keuangan. Sub Bagian Perawatan dan Distribusi berada di bawah Bagian Perlengkapan dan

Aset Daerah. Jumlah pegawai yang ada pada Sub Bagian Perawatan dan Distribusi Sekretariat Daerah Kabupaten Buleleng berjumlah 28 orang dengan Kualifikasi seperti Tabel 1 Berikut:

Tabel 1

Jumlah pegawai berdasarkan Pangkat / Golongan dan Jenis

Pendidikannya

Non PNS

Golongan Pendidikan

I II III IV Jml SD SMP SMA Dip S1 S2 Jml

21 53 8 3 _ 37 2- 3 25 5 2 _ 37

Sumber : Sub. Bag. Perawatan dan Distribusi

b. Sarana dan Prasarana Kerja

Selain sumber daya manusia Sub Bagian Perawatan dan Distribusi Sekretariat Daerah Kabupaten Buleleng juga didukung oleh sarana dan prasarana sebagaimana terdapat dalam tabel 2 sebagai berikut:

Tabel 2

Sarana dan Prasarana Kerja

No.Jenis Barang Jumlah Keadaan Barang

Ket.R RR RB B

1 Komputer 30 30

2 Meja Kursi 250 250

3 Kalkulator 30 30

4 Alamari/rak 35 35

5 Rak arsip 33 33

6 Mesin Ketik 30 30

7 Filling Cabinet 33 33

8 Laptop 30 30

9Kendaraan Roda 4 (empat) lingkup Setda 31

4 2 25

10Kendaraan Roda 2 (dua) Lingkup Setda 47

5 2 40

11 Gedung lingkup Setda 12 1 1 10

Jumlah 561 10 5 546

C. Struktur Organisas

Struktut organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Buleleng sesuai dengan Peraturan Daerah Kabupaten Buleleng Nomor 4 Tahun 2008 sebagai berikut:

d. Tugas unit kerja

Dalam rangka pelaksanaan peraturan daerah kabupaten Buleleng tentang susunan organisasi dan tata kerja Sekretariat Berdasarkan PERDA Nomor 37 Tahun 2008, maka tugas pokok dan fungsi sebagai berikut:

1) Bagian Perlengkapan dan Aset Daerah

Bagian Perlengkapan dan Aset Daerah, mempunyai tugas :

a) menyusun rencana kegiatan Bagian Perlengkapan dan Aset Daerah, berdasarkan data dan program yang ditetepkan oleh Asisten Pemerintahan dan ketentuan peraturan perundang – undangan yang berlaku sebagai pedoman kerja;

b) memimpin dan mengkordinasikan bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan dengan harmonis dan saling mendukung sesuai peraturan perundang – undangan yang berlaku;

c) memberi petunjuk dan bimbingan kepada bawahan agar dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan yang diharapkan;

d) mengatur dan mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugas dan permasalahannya;

e) memeriksa dan mengevaluasi hasil kerja bawahan dengan cara mencocokkan dengan petunjuk kerja yang diberikan dan ketentuan yang berlaku agar tercapai kesesuaian dan kebenran hasil kerja;

f) menilai prestasi kerja bawahan berdasarakan hasil yang di capai sebagai bahan pertimbangan dalam peningktan karier;

g) mengumpulkan, menyusun dan menganalisis data dalam rangka menyusun program kebutuhan perlengkapan;

h) mengumpulkan dan menganalisis data dalam rangka menyusun program kebutuhan perbekalan dan pengelolaan perlengkapan,serta Pembina administrasi perlengkapan;

i) memeriksa surat dan dokumen yang di perlukan untuk menyesuaikan pembayaran transaksi penjualan barang / aset pemerintah daerah;

j) memeriksa dan mengesahan daftar kebutuhan barang untuk satu tahun anggaran;

k) menyusun pedoman, sasaran dan dasar hukum pengaturan penyelenggaraan pengelolaan barang daerah dan kebutuhan barang daerah;

l) menyusun dan menetapkan rencana kebutuhan barang unit daerah

m) menetapkan standarisai barang daerah;

n) melaksanakan pemeliharaan dan perawatan perlengkapan milik Pemerintah daerah;

o) mengatur ruang kerja, memelihara kebersihan dan memelihara keamanan kantor;

p) melaksanakan pembelian, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pemeliharaan penghapusan, penjualan, inventarisasi, pemanfaatan dan pengendalian / pengawasan barang daerah;

q) menyusun daftar inventarisasi dan memonitoring aset/harta benda milik pemerintah daerah yang meliputu rumah dinas, tana serta aset tidak bergerak lainnya;

r) menyusun daftar, inventarisasi dan memonitiring asset pemerintah daerah yang bergerak seperti mobil dinas, kendaraan dinas serta asset bergerak lainnya;

s) mengkordinasikan serta mendata asset pemerintah daerah yang ditangani oleh instansi / lembaga lainnya;

t) menevaluasi pelaksanaan kegiatan Bagian Perlengkapan dan Asset Daerah, secara keseluruhan;

u) membuat laporan kegiatan dibidang tugasnya, sebagai bahan informasi dan pertanggungjawban kepada atasan;

v) melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.

2) Sub Bagian Perawatan dan Distribusi

Sub bagian Perawatan dan Distribusi, mempunyai tugas :

a) menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Perawatan dan Distribusi, berdasarkan data dan program yang di tetapkan oleh Bagian Perlengkapan dan Aset Daerah serta ketentuan peraturan perundang – undangan yang berlaku sebagai pedom,an kerja;

b) memimpin dan mengkoordinasikan bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan dengan harmonis dan saling mendukung sesuai peraturan perundang – undangan yang berlaku;

c) memberi petunjuk dan bimbingan kepada bawahan agar dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan yang di harapakan;

d) mengatur dan mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugas dan permasalahannya;

e) memeriksa dan mengevaluasi hasil kerja bawahan dengan cara mencocokkan denagn petunjuk kerja yang di berikan dan ketentuan yang berlaku agar tercapai kesesuaian dan kebenaran hasil kerja;

f) menilai presentasi kerja bawahan berdasrkan hasil yang dicapai sebagai bahan pertimbangan dalam meningkatkan karier;

g) menyelenggarakan pemeliharaan pengawasan baik peralatan maupun penggunaan alat – alat kantor di lingkungan Setda;

h) mengatur ruang kerja, memelihara kebrsihan dan menjaga keamanan kantor;

i) menyusun petunjuk tentang cara pemeliharaan baik bangunan dan pekarangan maupun alat – alat kantor di lingkungan setda;

j) mengatur penggunaan dan pemeliharaan kendaraan dinas, baik yang gunakan antar jemput pegawai dan tamu maupun kendaraan lainnya yang diserahkan kepada Bagian Perlengkapan dan Aset Daerah;

k) mengurus pemeliharaan kendaraan dinas pejabat – pejabat di lingkungan

l) menyelenggarakan dan mengurus tempat penyimpanan dan pemeliharaan kendaraan di lingkungan Sekretariat Daerah;

m) melaksanakan pemeliharaan dan perawatan perlengkapan milik Pemerintah Daerah;

n) mengurus surat – surat kendaraan dan surat – surat lainnya yang diperlukan seperti STNK, Jasa Raharja dan surat pajak lainnya;

o) menevaluasi pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Perawatan dan Distribusi, secara keseluruhan;

p) membuat laporan kegiatan dibidang tugasnya, sebagai bahan informasi dan pertanggungjawaban kepada atasan;

q) melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan;

2. Visi dan Misi Bagian Perlengkapan dan Aset Daerah

a. Visi

Setiap organisasi perlu memiliki Visi dan Misi agar mampu ekses dan unggul dalam persaingan yang semakin ketat dalam lingkungan yang berubah dengan cepat. Perumusan Visi Bagian Perlengkapan dan Aset Daerah, diterjemahkan sebagai gambaran masa depan Bagian Perlengkapan dan Aset Daerah yang jelas maupun terjadi perekatan komponen Sekretariat Daerah Kabupaten Buleleng, memeiliki orientasi masa depan dengan komitmen seluruh jajaran mampu menjamin keseimbangan suatu organisasi. Berkaitan denagn hal tersebut atas, maka Visi dan Misi Bagian Perlengkapan dan Aset Daerah pada Sekretariat Daerah Kabupaten Buleleng menetapkan visi sebagi berikut : “Terwujudnya Pembangunan Buleleng Yang Berkesinambungan Melalui Pengadaan dan Perawatan Sarana dan Prasarana”.

b. Misi Bagian Perlengkapan dan Aset Daerah

Misi adalah suatu pernyataan umum yang merumuskan tujuan inti dan falsafat organisai atau suatu pernyatan tentang tujuan mendasar dari suatu organisai, filosofi dan nilai – nilai yang memberikan arah organisasi.

Guna mewujudkan VISI tersebut di atas, maka MISI Bagian Perlengkapan dan Aset Daerah Sekretariat Daerah Kabupaten Buleleng dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Meningkatkan keimanan dan ketakwaan kepada Tuhan Yang Maha Esa.

2. Meningkatkan Profesionalisme aparatur Pemerintah yang diwujudkan dalam kejujuran loyalitas, disiplin, transparan dan akuntabilitas.

3. Tercapai Administasi yang benar.

4. Terdistribusinya asset/barang sesuai kebutuhan

5. mengamankan asset/barangperlengkapan milik Pemerintah Daerah.

3. Tujuan, Sarana, dan Tingkat Kinerja

a. Tujuan

Sebagai gambaran keadaan sekarang maka tujuan yang ingn dicapai adalah optimalnya pengelolaan administrasi dan pemeliharaan perlengkapan milik pemerintah daerah pada Sub Bagian Perawatan dan Distribusi Sekretariat Daerah Kabupaten Buleleng.

b. Sasaran

Untuk mewujudkan tujuan di atas yakni optimalnya perawatan dan pendistribusian perlengkapan kantor milik Pemerintah Daerah pada Sub Bagian Perawatan dan Distribusi Sekretariat Daerah Kabupaten Buleleng, maka di tetepkan sasaran pokok dominan yaitu akuratnya data inventarisasi kerusakan asset milik pemerintah daerah. Sasaran pokok dominan tersebut bisa terwujud apabila telah tercapai sasaran spesifik dominan yaitu tersusunnya rencana program kegiatan yang ditetapkan.

c. Tingkat Kinerja

Program kegiatan dan tingkat kerja yng telah dilaksanakan oleh Sub Bagian Perawatan dan Distribusi Sekretariat Daerah Kabupaten Buleleng diantaranya sudah banyak yang berhasil akan tetapi ada juga yang kegiatannya belum optimal seperti diuraikan pada sub Bab II di atas.

Masing – masing tingkat kinerja yang telah di capai program dan kegiatan tersebut di sajilan pada tabel 3.

Tabel 3

Sasaran, Rencana Pencapaian Tingkat Kinerja dan

Realisasinya

No Sasaran IndikatorRencana Tingkat Capaian

Realisai

Ket.

Jumlah Persen tase

Optimalnya kinerja pengelolaan akuratnya data perawatan aset

Perawatan dan Pendistribusian perlengkapan kantor kendaraan dinas sejumlah 78 unit

100% 54 unit 70%

1

d. Program dan Kegiatan yang Bermasalah

Dari bebrapa Program Kegiatan yang telah ditetapkan yang masih bermasalah adalah kegiatan penataan data administrasi pemeliharaan perawatan dan distribusi barang/asset milik pemerintah daerah, yang menyebabkan timbulnya masalah utama yaitu belum akuratnya data kerusakan barang/asset milik pemerintah daerah di Sub Bagian Perawatan dan Distribusi pada bagian perlengkapan dan Asset Daerah Sekretariat Daerah Kabupaten Buleleng.

B. KEADAAN YANG DIINGNKAN

1. Tujuan , Sarasan, dan Indikator Kinerja

a. Tujuan

Dalam upaya untuk mengembangkan manajemen pelayanan publik yang bermutu, transparan, akuntabel, mudah, murah, cepat, tepat, adil, dan legal kepada seluruh masyarakat guna menunjang semua kepentingan masyarakat, maka tujuan yang ingn diwujudkan adalah meningkatkan motivasi kerja aparatur pemerintah pada Sub Bagian Perawatan dan Distribusi Bagian Perlengkapan dan Aset Daerah Sekretariat Daerah Kabupaten Buleleng.

b. Sasaran

Sasaran merupakan penjabran dari tujuan, pernyataan tentang hasil – hasil yang diharapak pada setiap organisasi dalam perananya terhadap pencapain visi dan misi organisasi yang telah ditetapkan. Dakam penyusunan KKP ini sasaran yang ingin dicapai adalah tersusunnya akurasi data inventarisasi pemeliharaan dan perawatan kerusakan barang/asset milik pemerintah daerah. Sasaran yang menjadi prioritas untuk diwujudkan adalah kelancaran tugas – tugas pelayanan pemeliharaan

perlengkapan alat – alat kantor/asset pada Sub Bagian Perawatan dan Distribusi Sekretariat Daerah Kabupaten Buleleng.

c. Indikator Kinerja

Untuk menilai tingkat keberhasilan dari pelaksanaan program atau kegiatan maka ditetapakan beberapa indikator, adapun sebagai indikatornya adalah meningkatnya kinerja pelayanan pemeliharaan, perawtan dan pendistribusian perlengkapan alat – alat kantor milik pemerintah daerah sebagai berikut :

Tabel 4

Tujuan, Sasaran, Indikator & Tingkat Kinerja

TUJUAN SASARAN INDIKATOR

KINERJA SATUAN UKURAN

TINGKAT KINERJA

SEKARANGYAD

3 6 9 12

Optimalnya Pemeliharaan dan pendistribusian barang/aset

Tersusunnya program kegiatan yang ditetapkan

Outcome: Terwujudnya akurasi data inventarisasi kerusakan perlengkapan

% 70 80 85 90 100

2. Program Kegiatan dan Tingkat Capaian Kinerja

a. Program

Untuk mewujudkan program atau kebijakan di atas Sub Bagian Perawatan dan Distribusi Sekretariat Daerah Kabupaten Buleleng telah melaksanakan penataan akurasinya data inventarisasi kerusakan perlengkapan milik pemerintah daerah untuk dapat optimalnya perawatan dan pendistribusian perlengkapan kantor. Dalam hal ini penataan akurasi data inventarisasi perawatan pendistribusian tersebut belum tertata, hal ini disebabkan karena rendahnya mutu tugas – tugas pelayanan pemeliharaan perlengkapan alat – alat kantor tersebut disebabkan karena belum optimalnya perawatan dan pendistribusian perlengkapan kantor pada Sub Bagian Perawatan dan Distribusi Sekretariat Daerah Kabupaten Buleleng.

Dari sejumlah program tersebut di atas program yang perludi wujudkan tingkat kinerjanya adalah meningkatakan kualitas Sumber Daya Manusia aparatur yang profisional dan kompetitif melelui petingkatan peran koordinator, pengawasan serta pembinaan.

b. Kegiatan

Kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mencapai keinginan yang diwujudkan adalah optimalnya perawatan dan pendistribusian perlengkapan kantor bergerak maupun tidak bergerak serta pemeliharaan fasilitas umum yang menjadi asset Pemerintah Daerah.

c. Tingkat Pencapaian Kinerja

Untuk menilai tingkat kebrhasilan dari pelaksanaan program atau kegiatan maka tingkat pencapaian yang diinginkan, dengan mengadakan sosialisasi untuk perawatan kerusakan perlengkapan kantor milik pemerintah daerah sejumlah 78 unit kendaraan dinas. Dengan demikian pemeliharaan dan perawatan tertata dengan baik, dan di harapakan pada tahun 2012 untuk kelancaran tugas – tugas pelayanan pemeliharaan, perawatan dan pendistribusian perlengkapan alat – alat kantor milik pemerintah daerah baik yang bergerak

maupun tidak bergerak sudah terlaksana dengan baik. Ini artinya akan mempengaruhi tingkat motivasi kinerja Pegawai akan meningkat.

3. Kerangka Pengukuran Kinerja & Perolehan Informasi

Untuk menilai tingkat kebrhasilan dari pelaksanaan program atau kegiatan maka ditetapkan kerangaka pengukuran kinerja dan perolehan informasi sebagaimana disajikan pada tabel berikut:

Tabel 5

Tingkat Pencapaian Kinerja

TUJUAN SASARAN INDIKATOR

KINERJASATUAN UKURAN

TINGKAT KINERJA

SEKARANGYAD

3 6 9 12

Optimalnya pemeliharaan dan Pendistribusian barang/aset

Tersusunnya program kegiatan yang ditetapkan

Terwujudnya akurasi data inventarisasi kerusakan perlengkapan kantor sejumlah 78 unit

%

80 85 90 100

70

54 unit

BAB III

ANALISIS LINGKUNGAN STRATEGIK DAN RENCANA KERJA

A. Identifikasi dan Analisis Masalah

1. Identivikasi Kesenjangan Kinerja Sekarang dan Yang Diingnkan

Bertitik tolak dari uraian yang telah dikemukakan dalam bab – bab sebelumnya, baik dalam keadaan sekarang maupun dalam keadaan yang diinginkan dapat dilihat adanya ketidak sesuaian antara apa yang diinginkan denagn apa yang ada saat ini. Terjadi kesenjangan tersebut menyebkan timbulnya beberapa masalah yang harus dicarikan jalan keluarnya.

Adapun masalah spesifik yang diangkat dalam KKP ini adalah belum akuratnya data inventarisasi kerusakan perlengkapan alat – alat kantor asset bergerak maupun tidak bergerak Sub Bagian Perawatan dan Distribusi Sekretariat Daerah Kabupaten Buleleng. Terjadi masalah ini mengakibatkan Terganggunya Tugas – Tugas Pelayanan Administrasi dan operasional kegiatan kantor. Masalah ini setelah dikaji dan diteliti secara seksama maka ditemukan masalah utama yaitu belum optimalnya perawatan dan pendistribusian.

2. Analisis Penyebab Masalah

a. Masalah Utama

Berdasarkan uraian di atas dan penjelasan dari Bab – bab sebelumnya, baik yang menyangkut keadaan sekarang maupun keadaan yang diinginkan di masa yang akan datang terjadi kesenjangan, maka terdapat permasalahan utama yang muncul yaitu belum optimalnya perawatan dan pendistribusian peralatan / perlengkapan kantor milik pemerintah daerah.

b. Masalah Pokok

Masalah utama di atas disebabkan oleh masalah pokok yaitu:

1) Belum terlaksananya pengawasan perlengkapan kantor;

2) Belum tersusunnya perencanaan program kegiatan perawatan;

3) Terlambatnya evaluasi petugas perawatan;

4) Rendahnya koordinasi antar Bagian;

Untuk menentukan masalah pokok yang paling dominan, dianalisis dengan metode USG. Metode USG meliputi : criteria urgention (U) adakah tingkat kegawatan dari permasalahan yang dihadapi, artinya bila masalah itu gawat maka harus segera ditanggulangi. Masalah dikatakan seriousness (S) apabila masalah tersebut dari segi waktu perlu segera dipecahakn. Sedangkan growth (G) adalah : papbila permasalahan tersebut memberikan dampak perkembangan kurang baik bila penanganannya tidak didak segera dilakukan. Prioritas adalah ditentukan oleh besarnya nilai U, S dan G. Skor tertinggi menjadi prioritas utama setiap aspek yang dianalisis diberi sekor 1 – 5.

Adapun analisis penentuan prioritas masalah pokok dapat dilihat pada tabel berikut:

Tabel 6

Analisis Penentuan Masalah Pokok Dominan dengan

Metode USG

No Masalah PokokNilai ( Skala 1 - 5 )

Ranking

U S G Jml

Belum terlaksananya pengawasan perlengkapan kantor

3 3 3 9 II

1

Belum tersusunnya perencana program kegiatan perawatan

4 4 4 12 I

2

3Terlambatnya evaluasi petugas perawatan

2 3 2 7 III

4Rendahnya koordinasi antar Bagian

2 2 2 6 IV

Keterangan :

U = Urgention (gawat)

S = Seiousness (mendesak)

G = Growth (dampak perkembangan)

5 = sangat gawat

4 = gawat/mendesak/berdampak perkembangannya.

3 = cukup gawat/cukup mendesak berdampak perkembangannya.

2 = Kurang gawat / kurang / mendesak / kurang berdampak

Perkembangannya

1 = Tidak gawat / tidak mendesak / tidak berdampak

Perkembangannya.

Berdasarkan analisis tersebut, maka dapat ditentukan masalah pokok dominan yaitu belum tersusunnya perencanaan program pelaksanaan kegiatan perawatan.

c. Penetapan Masalah Sepesifik

dari hasil analisis melalui USG tersebut, masalah pokok yang paling dominan adalah belum tersusunnya perencanaan program kegiatan perawatan perlengkapan kantor. Terjadi masalah tersebut disebabkan oleh beberapa faktor yang merupakan masalah spesifik yaitu :

1) Belum adanya petunjuk tentang cara mendistribusikan barang;

2) Belum akuratnya data inventarisasi kerusakan perlengkapan kantor;

3) Rendahnya pemahaman petugas perawatan;

4) Belum adanya pedoman perawatan;

Tabel 7

Analisis Penentuan Masalah Spesifik Dominan dengan Metode USG

No Masalah SpesifikNilai ( Skala 1 - 5 )

Ranking

U S G Jml

Belum tersediannya petunjuk tentang cara pendistribusian

5 5 3 13 III

1

Belum akuratnya data inventarisasi kerusakan perlengkapan kantor

5 5 5 15 I

2

3Rendahnya pemahaan petugas perawatan

5 4 4 13 II

4Belum tersedianya pedoman perawatan

5 5 4 14 IV

Keterangan :

U = Urgention (gawat)

S = Seiousness (mendesak)

G = Growth (dampak perkembangan)

5 = sangat gawat

4 = gawat/mendesak/berdampak perkembangannya.

3 = cukup gawat/cukup mendesak berdampak perkembangannya.

2 = Kurang gawat / kurang / mendesak / kurang berdampak

Perkembangannya

1 = Tidak gawat / tidak mendesak / tidak berdampak

Perkembangannya.

Berdasarkan analisis tabel 7, maka yang menjadi masalah spesifik dominan adalah belum akuratnya data inventarisasi kerusakan perlengkapan kantor

d. Akibat yang ditimbulkan

Akibat yang ditimbulkan oleh masalah utama adalah tergantungnya kelancaran tugas – tugas pelayanan pada Sub Bagian Perawatan dan Distribusi Sekretariat Daerah Kabupaten Buleleng. Hubungan sebab akibat permasalah utama yang dihadapi dapat dilihat pada gambar 2.

B. Menetapkan Sasaran

1. Sasaran Utama

Untuk mencapai / mewujudkan sasaran yang diinginkan, langkah pertama yang dilakukan adalah dengan cara mengubah pernyataan negatif pada pohon masalah menjadi pernyataan positif. Dalam upaya untuk mencapai optimalnya kegiatan administrasi yang kondusif sasaran utamanya adalah optimalnya perawatan dan pendistribusian perlengkapan kantor milik Pemerintah Daerah pada Sub Bagian Perawatan dan Distribusi Bagian Perlengkapan dan Aset Daerah Sekretariat Daerah Kabupaten Buleleng.

2. Sasaran Pokok

Sasaran utama tersebut di atas akan terujud apabila sasaran pokok dapat diwujudkan yang meliputi:

a. Sudah terlaksananya pengawasan perlengkapan kantor;

b. Sudah tersusunnya perencanaan program kegiatan perawatan;

c. Lancarnya evaluasi petugas perawatan;

d. Meningkatnya koordinasi antar Bagian;

Dan keempat sasaran pokok di atas yang paling dominan adalah tersusunnya perencanaan program kegiatan perawatan.

3. Sasaran Spesifik

Untuk mewujudkan sasaran pokok dominant di atas maka perlu diwujudkan sasaran spesifik yang meliputi:

a. Tersedianya petunjuk tentang cara pendistribusian;

b. Sudah akuratnya data inventarisasi kerusakan perlengkapan kantor;

c. Meningkatnya pemahaman petugas perawatan;

d. Tersedianya pedoman perawatan;

Dari keempat sasaran spesifik tersebut di atas yang paling dominan adalah akuratnya data inventarisasi kerusakan perlengkapan kantor. Analisis hubungan sebab akibat antara sasran utama, sasaran pokok dan sasaran spesifik disajikan pada Gambar 3.

4. Akibat Terwujudnya Sasaran Utama

Sebagai akibat dan sasaran spesifik yang dominan ternyata Data inventarisasi kerusakan adalah tersusunnya perencanaan program kegiatan perawatan. Tercapainya sasaran pokok ini akan mengakibatkan tercapainya sasaran utama serta optimalnya perawatan dan pendistribusian perlengkapan / peralatan kantor dan tercapainya sasaran utama tersebut akan berakibat lancarnya tugas – tugas pelayanan pada sekretariat Daerak Kab. Buleleng.

C. Alternatif Kegiatan dan Penetapan Sasaran

1. Alternatif Kegiatan

Sesuai dengan analisis di atas bahwa sasaran utama tyang ingn diwujudkan adalah optimalnya Pemeliharaan Perawatan dan Distribusi Bagian Perlengkapan dan Aset Daerah Setda. Kabupaten Buleleng. Sasaran ini kan terwujud apabila sasaran pokok dapat terwujud. Demikian sasran pokok tersebut akan terwujud apabila sasaran spesifik yaitu tertatanya Data inventarisasi kerusakan dapat terwujud. Untuk mewujudkan sasaran spesifik dilakukan melalui tiga kegiatan yaitu:

a. Mengkoordinasikan petugas pelayanan perawatan dan

mendistribusikan perlengkapan / peralatan kantor;

b. Menyusun perencanaan kegiatan perawatan Kendaraan Dinas dan gedung;

c. Optimalisasi data berbasis komputerisasi;

2. Penetapan Sasaran

Untuk memecahkan masalah pokok sebagaimana diuraikan pada identifikasi dan analisis permasalahan, terlebih dahulu harus ditetapkan sasaran yang hendak dicapai. Dengan pengertian bahwa sasaran merupakan suatu pernyataan positif atau sesuatu yang diinginkan, maka dapat diartikan bahwa sasaran adalah kebalikan dari masalah.

Akibat dari tercapainya sasaran utama yang hendak diwujudkan adalah kelancaran tugas – tugas pelayanan. Sasaran ini akan terwujud bila sasaran utama dapat terwujud yaitu optimalnya perawatan dan pendistribusian perlengkapan / peralatan kantor milik pemerintah daerah pada Sub Bagian Perawatan dan Distribusi Sekretariat Daerah Kabupaten Buleleng. Sedangkan sasaran pokok yang dominan yaitu tersusunnya perencanaan program kegiatan perawatan perlengkapan / peralatan kantor milik Pemerintah Daerah Kabupaten Buleleng.

Dengan terwujunya sasaran spesifik dominan yaitu akurasinya data inventarisasi kerusakan perlengkapan kantor. Maka akanterwujud sasaran pokok dominant yaitu tersusunnya perencanaan program kegiatan perawatan dan pendistribusian perlengkapan/ peralatan kantor akan berdampak pada terwujudnya sasaran utama yaitu optimalnya perawatan dan pendistribusian perlengkapan / peralatan kantor pada Sub Bagian Perawatan dan Distribusi Sekretariat Daerah Kabupaten Buleleng. Sebagai terwujudnya sasaran spesifik , sasaran pokok dan sasaran utama adalah terwujudnya akurasi data inventarisasi kerusakan perlengkapan/peralatan kantor. Denagn demikian bila pengelola Perawatan dan Pendistrubusian perlengkapan / Peralatan Kantor semakin optimal diharapakan dapat terwujud lancarnya tugas – tugas pelayanan pada Sub Bagian Perawatan dan Distribusi Sekretariat Daerah Kabupaten Buleleng.

Secara optimal pula. Penjelasan terkait denag sasaran ini dapat dilihat pada gambar berikutini:

Keterangan:

1 Alternatif kegiatan terpilih

Melaksanakan penyusunan perencanan kegiatan perawatan kendaraan dinas dan gedung

2 Sasaran Umum Mengoptimalkan databerbasis komputerisasi

3 Sasaran Khusus Mengkoordinankan petugas pelayanan perawatan dan pendistribusian perlengkapan kantor

Dengan keterbatasan kemampuan, dana dan waktu yang ada maka dari ketiga kegiatan tersebut dipilih salah satu yang menjadi prioritas menyusun perencanaan kegiatan perawatan kendaraan dinas dan gedung. Pemilihan prioritas kegiatan didasarkan atas kriteria yang digunakan yaitu metode analisis RSDBK:

1. Tingkat realitas (R)

2. Persediaan sumber daya (SD)

3. Tingkat kenaikan alternatif (B)

4. Kewenangan yang dimiliki (K)

Tiap kriteria diberikan skor 1 – 4 dengan perincian :

5 = sangat mendukung

4 = mendukung

3 = cukup mendukung

2 = kurang mendukung

1 = tidak mendukung

Alternatif kegiatan skor tertinggi dipilih sebagai prioritas pertama. Sebagai tindaklanjut dari analisis memilih dan menetapkan prioritas masalah spesifik, diperlukan suatu pola pemikiran yang sistematis untuk memudahkan sistem kegiatan yang bakan dilaksanakan denagn upaya menoptimalkan kinerja perawatan dan pendistribusian perlengkapan kantor pada Sub. Bagian Perawatan dan Distribusi Bagian Perlengkapan dan Aset Daerah Kabupaten Buleleng, diperlukan adanya data alternatif kegiatan sebagai berikut:

Tabel 8

Analisis Penetapan Alternatif Kegiatan dengan

Metode RxSDxBxK

No Alternatif Kegiatan Nilai

PrioritasR SD B K Jml.

1Mengkoordinasikan petugas pelayanan perawatan dan pendistribusian kantor

5 4 4 4 320 II

2

Melaksanakan penyusunan perencanaan kegiatan perawatan Kendaraan Dinas dan Gedung

5 5 5 5 625 I

3 Mengoptimalkan data berbasis komputerisasi

5 5 4 2 120 III

a. Sebagai bahan penentuan alternatif pemecahanan masalah dipilih asepek penilaian yang memiliki sekor tertinggi. Dari tiga alternatif pemecahan masalah, alternatif kegiatan terpilih yaitu menyusun perencanaan kegiatan kegiatan perawatan kendaraan dinas dan gedung, dengn jumlah nilai 625 (sesuai tabel di atas).

b. Sasaran Umum : Optimalisasi data berbasis komputerisasi melalui pelaksanaan koordinasi/bimbingan bagi petugas perawatan dan pendistribusian perlengkapan kantor pada Sub. Bagian Perawatan dan Distribusi Sekretariat Daerah Kabupaten Buleleng.

c. Sasaran khusus : Mengkoordinasikan petugas pelayanan perawatan dan pendistribusian perlengkapan kantor milik Pemerintah Daerah Kabupaten Buleleng melalui rapat koordinasi untuk pembuat data kerusakan inventarisasi perlengkapan kantor milik Pemerintah Daerah Kabupaten Buleleng yang dilaksanakan selama 17 hari dari tanggal 1 Maret s/d 24 Maret 2011 dengan dana Rp.9.760.000,- yang dilaksanakan Sub. Bagian perawatan dan Distribusi Sekretariat Daerah Kabupaten Buleleng.

D. Rencana Kerja

1. Susunan Rencana

Dalam susunan rencana kegiatan akan diuraikan rencana kerja yang memuat langkah – langkah tidakan dengan menggunakan matrik rician kerja (MRK). Dalam pelaksanaannya kegiatan dibedakan antara lain persiapan, pelaksanaan, pengndalian yang masing – masing dengn pokok akhir sebagai berikut:

a.Persiapan

1) Pembentukan panitia pelaksana

i. Penyelenggaraan rapat koordinasi pembuatan data kerusakan dibentuk berdasarkan surat keputusan Sekretariat Daerah Kabupaten buleleng panitia dimaksud bertugas untuk mempersiapkan dan bertanggung jawab terhadap kelancaran pelaksanaan kegiatan tersebut.

2) Penetapan calon peserta

i. Untuk mengetahui jumlah peserta dalam kajian tekinis tentang kendaraan dan bangunan.

3) Penyusunan Jadwal

i. Jadwal disusun secara seksama sehingga materi yang akan disajikan dapat berjalan sesuai dengan prosedur yang telah direncanakan.

4) Penyiapan sarana dan prasarana

i. Menyiapkan tempat dan kelengkapan akomodasi lainnya

5) Penyiapan materi

i. Materi pelaksanaan Pengmplikasian Program Bintek disiapkan oleh Instruktur bersama Kabag dan Kasubag.

6) Penyiapan tempat

i. Penyiapan tempat pelaksanaan Aplikasi Program Bintek dilaksanakan oleh Kasubag Perawatan dan Distribusi

b. Pelaksanaan

1) Pembukaan rapat koordinasi

i. Menghasilkan tersusunnya data kerusakan inventarisasi perlengkapan kantor milik Pemerintah Daerah

2) Pelaksanaan rapat

i. Melalaui pemberian materi maka dapat diklasifikasikan kerusakan ringan maupun berat.

3) Penutupan rapat

i. Tersusunnya data inventarisasi perlengkapan kantor milik Pemerintah Daerah.

4) Pelaksanaan rapat koordinasi menghasilkan tersusunnya data kerusakan inventarisasi perlengkapan milik Pemerintah Daerah.

5) Pengelolaan konsumsi

i. Pelaksanaan pengelolaan konsumsi dilaksanakan oleh panitia untuk diberikan kepada peserta rapat dan tenaga teknis.

6) Penyelesaian Administrasi

i. Penyelesaian administrasi (surat menyurat) dalam rangka menunjukkan kelancaran pelaksanaan kegiatan koordinasi.

c. Pengendalian

Pengendalian dilaksanakan melalui beberapa langkah, sebagai berikut:

1)Penyelesaian administrasi keuangan

i. Dalam rangka untuk menunjang pelaksanaan kegiatan pembuatan dokumen, pembayaran honor dan konsumsi.

2) Penilaian

i. Kegiatan penilaian dilaksanakan dengan maksud apakah proses pelaksanaan sudah sesuai dengan yang direncanakan serta mengetahui adanya hambatan – hambatan selama berlangsungnya rapat koordinasi pembuatan data inventarisasi perlengkapan kantor.

3) Pelaporan

i. Menyusun laporan sebagai bentuk pertanggungjawaban kepada yang mendelegasikan wewenang dalam pelaksanaan kegiatan tersebut.

2.Matrik Rincian Kerja

Untuk mengetahui sasaran yang akan diwujudkan, maka dibuat rincian kerja, sasaran khusus. Kegiatan pokok kerja, pokok akhir, dan penangguang jawab untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada matrik di bawah ini.

3.Paket Kerja

Setiap pokok akhir dilengkapi dengan paket kerja, sehingga dalam KKP ini akan terdapat 9 paket dengan perincian sebagai berikut:

Tabel 9

Paket Kerja No. 1

Pokok Akhir : Pembentukan panitia Rapat Koordinasi

Penanggung Gugat : Sekretaris Daerah

Penyelesaian : 3 hari

No Uraian Kerja Penanggung Jawab Waktu Biaya( Rp)1 Pembentukan Panitia

Kabag Perlengkapan dan Aset Daerah

1 Hari

750.000,-

2 Pembagian tugas panitia

Kasubag Perlengkapan dan Distribusi

3 Mengetik SK panitia Staf (gargita) Kabag.

1 Hari4Mengajukan ke Sekretariat Daerah

5 Mengesahkan SK Nama Panitia Calon

Peserta Sekretaris Daerah

1 Hari 6 Mengedarkan SK Panitia dan Calon

Peserta Staf (gargita)

JUMLAH 6 Orang 3 Hari 750.000,-

Tabel 10

Paket kerja No. 2

Pokok Akhir : Penetapan Calon Peserta dan Petugas Teknis

Penanggung Gugat : Kabag. Perlengkapan dan Aset Daerah

Penyelesaian : 2 Hari

No Uraian Kerja Penangguang Jawab Waktu Biaya ( Rp)1 Menetapkan Calon Peserta Setda 1 Hari

200.000,-2 Menyusun Bahan Rapat Kabag 1 Hari

Jumlah 2 Orang 2 Hari 200.000,-

Tabel 11

Paket Kerja No. 3

Pokok Akhir : Penyusunan Jadwal

Penanggung Gugat : Kabag. Perlengkapan dan Aset Daerah


No Uraian Kerja Penangguang Jawab waktu Biaya (Rp) 1 Penetapan Jadwal Asisten 1 Hari

300.000,-2 Memperbanyak Surat

Undangan

Kasubag

1 Hari3 Pendistribusian/ Pengiriman

Surat

Staf (Pt. Satiasa)


Tabel 12

Paket Kerja No. 4

Pokok Akhir : Penyiapan Sarana Prasarana

Penanggung Gugat : Asisten Administrasi Umum


No. Uraian Kerja Penangguang Jawab Waktu Biaya (Rp)1 Menetapkan Tempat Kabag

1 Hari500.000,-2 menata Ruang Rapat Kasubag

3 Mengetik Daftar Hadir Staf (Gargita) 1 Hari


Tabel 13

Paket Kerja No. 5

Pokok Akhir : Penyiapan Sarana Prasarana



No Uraian Kerja Penangguang Jawab

Waktu Biaya (Rp)

1.

2.

3.

4.

2.

Menerima Undangan Peserta (18 orang)

Mengedarkan Absen

Menyampaikan Sambutan

Pengumpulan Data

Kasubag.

Perawatan dan Distribusi

Staf (Pt. Satiasa)

Setda

Kasubag Perawatan dan Distribusi

1 Hari 360.000,-


Tabel 14

Paket Kerja No. 6

Pokok Akhir : Pelaksanaan Rapat

Penanggung Jawab : Kabag. Perlengkapan dan Aset Daerah


No. Uraian Kerja Penanggung jawab

Waktu Biata (Rp)

1.

2.

3.

Pengadaan Alat Tulis Kantor

Penyampaian Materi (Teknik Mesin)

Penyampaian Materi (Teknik Bangunan)

Kasubag.

Perawatan dan Distribusi

Kabag

Kabag

1 Hari 1.000.000,-

Jumlah 3 Orang 1 Hari 1.000.000

Tabel 15

Paket Kerja No. 7

Pokok Akhir : Penutupan Rapat

Penanggung Gugat : Sekda.


No. Uraian Kerja Penanggung jawab Waktu Biaya (Rp)

1.

2.

3.

Laporan Panitia

Sambutan Penutup

Pembersihan Ruangan

Asisten Administrasi Umum

Setda.

Kasubag.1 Hari 600.000,-


Tabel 16

Paket Kerja No. 8

Pokok Akhir : Penyelesaian Administrasi Keuangan

Penanggung Jawab : Kabag


No. Uraian Kerja Penangguang Jawab Waktu Biaya (Rp)

1. ATK Kasubag. 1 Hari 1.000.000,-

2. Pembayaran Honor (Rp. 200.000 x 8 Orang)

Bendahara 1 Hari 1.600.000,-

3. Konsumsi (Rp. 20.000 x 30 Orang)

Kasubag. 1 Hari 1.200.000,-

Jumlah 3 Orang 3 Hari 3.800.000,-

Tabel 17

Paket Kerja No. 9

Pokok Akhir : Penilaian



No. Uraian Kerja Penanggung jawab Waktu Biaya (Rp)

1.

2.

3.

Mengkoreksi Hasil Rapat untuk dijadikan Data

Mengumpilkan Hasil Koreksi

Mengetik dan Menggandakan Hasil Penilaian

Asisten Administrasi Umum

Kabag

Staf (2 orang)1 Hari 750.000,-


Tabel 18

Paket Kerja No. 10

Pokok Akhir : Pelaporan

Penanggung Gugat : Setda.


bab i komang

Documents