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Comprendre la triple surcharge pour mieux la grer

Avril 2018

Evernote :

Dr. Beat BhlmannThink Productive :

Graham Allcott

Evernote + Think Productive 2

SOMMAIRE

Intro : Le travail nest pas une valeur...............................................................3

La triple surcharge...........................................................................................................6

Les astuces dun point de vue psychologique.......................................8

Les astuces dun point de vue technologique.......................................11

Les astuces pour les quipes................................................................................15

tapes suivantes et lectures complmentaires...................................19

Evernote + Think Productive 3

lpoque o les ordinateurs portables faisaient leur

apparition, une affiche publicitaire pour le moins prophtique

a t diffuse.

La scne : une montagne, un ciel radieux et une vue

imprenable. Dans cet endroit isol, on pouvait voir quelquun

travailler sur un ordinateur portable. Face cette image

captivante, on ne pouvait que se demander ce que faisait cette

personne avec un ordinateur au sommet dune montagne.

Le titre tait fort. Il disait :

Maintenant, vous pouvez travailler nimporte o.Mince alors !

Le travail nest pas une valeur. Cest un processus.

Evernote + Think Productive 4

Il se trouve que cette scne illustre parfaitement la situation dans laquelle nous nous

trouvons actuellement. Le haut dbit et les logiciels omniprsents ont eu un effet

indniable sur notre faon de travailler : nous travaillons pratiquement tout le temps.

Si vous voulez chapper la surcharge de technologie et reprendre le contrle de

votre journe de travail, vous tes au bon endroit.

Vos journes sont-elles toujours surcharges ?

La journe commence tt. Dailleurs, est-ce quhier est vraiment fini ? Votre patron

ne se soucie pas vraiment des 150 emails auxquels vous navez pas rpondu. Slack

explose. Les appels des clients sont toujours urgents. Le djeuner ? La bonne

blague ! Le caf naide pas. Vous tournez en rond et courez aprs vos collgues.

la fin de la journe, tout ce que vous aurez fait, en fin de compte, cest dplacer des

donnes en esprant que vous aurez fait les liens ncessaires pour quil se passe

enfin quelque chose. Il est temps de se poser les questions qui dfinissent notre

poque :

O passe tout ce temps ?

Pourquoi tes-vous toujours si occup ?

Comment en sommes-nous arrivs l ?

Ces vingt dernires annes, notre faon de travailler a connu de profondes

transformations. En fait, la transformation numrique dont tout le monde parle ne

fait que commencer. Impossible de larrter. Et jusqu prsent, nous ne lavons pas

particulirement bien gre. Faisons un saut dans le pass pour y voir plus clair.

Evernote + Think Productive 5

Si ce que nous vivons est la quatrime rvolution industrielle, peut-on dire que nous en retirons des avantages ?

La premire rvolution industrielle, la machine vapeur et la production

mcanique, a commenc vers 1780. Les entreprises et les dirigeants ont d

sadapter de nouvelles circonstances et acqurir de nouvelles comptences.

Les mmes bouleversements se sont produits pendant la deuxime rvolution

industrielle, llectricit et la production de masse, vers 1870. La troisime,

linformatique et lautomatisation, a dbut vers 19701. Tous ces vnements se

sont donc produits grosso modo tous les 100 ans.

Actuellement, selon Klaus Schwab2, une quatrime rvolution industrielle

se construit sur la troisime. Cest la rvolution numrique, qui a commenc

au milieu du sicle dernier. Cette nouvelle rvolution se caractrise par une

fusion des technologies qui estompe les frontires entre les sphres physiques,

numriques et biologiques. Rien que a !

Soyez attentif si vous ne voulez rien louper.

Sil y a quelque chose qui caractrise la rvolution technologique actuelle, cest

la vitesse. Et plus encore que la vitesse, cest lacclration. Les amliorations

importantes apportes la capacit de traitement et le stockage de donnes

bas cot ont permis aux chercheurs et aux entrepreneurs dinnover volont

ou presque. Et ce que nous constatons, cest que les choses importantes se

produisent plus souvent et rapidement.

Il y a cinquante ans, un Conseil dadministration devait grer au maximum

un changement important pendant son mandat. Mais aujourdhui, il semble y

avoir des avances majeures tous les quatre cinq ans : Internet, le Wi-Fi, les

tlphones mobiles, la robotique, lintelligence artificielle et le machine learning

nen sont que quelques exemples3.

Evernote + Think Productive 6

En fait, il ny a pas un problme. Il y en a trois.

Juste aprs la Seconde Guerre mondiale, Buckminster Fuller a dit que le doublement

des connaissances prenait environ 25 ans. Aujourdhui, on estime que le capital de

connaissances mondiales double tous les ans.

De quoi rester bouche be dautant plus que ce doublement des donnes ne va

cesser de sacclrer, jusqu bientt avoir lieu toutes les 12 heures ! Un rythme

effrn qui a forcment des consquences. Trois pour tre exact.

Quelles sont les consquences professionnelles du grand nombre de

changements que nous vivons ? Comment pouvons-nous grer cette surcharge

dinformations constante ? Notre enveloppe humaine (cerveau, yeux, oreilles,

bouche) reste la mme, mais nous devons faire face une quantit de

changements et dinformations jamais vue auparavant.

MENACE N1

La surcharge de donnesDiverses recherches4 5 6 indiquent quen raison de la surcharge de donnes,

le travailleur du savoir moyen passe prs de 2h30 par jour chercher des

informations. Or, cette activit nest pas du tout productive.

MENACE N2

La surcharge de communicationsDans un article publi dans la revue Harvard Business Review, Cross7 rvle

que les travailleurs du savoir passent environ 80 % de leur temps de travail

communiquer ou collaborer, que ce soit par email ou par chat, ou lors de

runions. Rsultat : il ne leur reste plus beaucoup de temps pour effectuer

un travail profond8, travail que lon considre comme la contribution la plus

prcieuse dun travailleur du savoir.

MENACE N3

La surcharge cognitiveIl y a prs dune dcennie, les recherches de Pattison9 et de Hemp10

rvlaient quun travailleur du savoir tait interrompu ou changeait de

tche toutes les 3 5 minutes en moyenne, ce qui entranait une surcharge

cognitive nuisible, puis lpuisement.

Evernote + Think Productive 7

Ces trois formes de surcharge font obstacle la productivit, sans parler des

problmes de sant quelles peuvent entraner, comme le burn-out. Le tableau

ci-dessous illustre de manire simple le problme de la triple surcharge.

Pour une entreprise, la triple surcharge ne nuit pas seulement au bien-tre de

lquipe, elle a aussi un impact financier majeur. Exemple : les 2h30 consacres la

recherche dinformations reprsentent environ 30 % de votre cot salarial ! En outre,

la triple surcharge mne lpuisement, qui est lune des principales causes de burn-

out.

Je vous ai fait peur ? Pas de panique. Il y a des solutions.

Nous avons tudi ce problme et rassembl les conseils les plus utiles que nous

avons trouvs. Nous esprons quils vous aideront mieux grer la triple surcharge.

Ils portent sur trois dimensions : la psychologie, la technologie et le team building.

SITUATION

Trop de recherches

Pas de temps pour rflchir

Burn-out !

2h30 par jour consacres la recherche dinformation

puisement, burn-out et productivit limite/moindre

Pas beaucoup de temps pour le travail rel, comme par exemple le travail profond

IMPACT

Surcharge de donnes

Surcharge cognitive

Surcharge de communications

Aujourdhui, le doublement des donnes a lieu tous les 14 mois. Dici 2020, il faudra moins dun mois pour doubler les donnes.

Les interruptions, qui ont lieu toutes les 5 minutes, empchent les travailleurs davancer dans leurs projets.

80 % du temps de travail est consacr la communication (runions, emails, chats, rseaux sociaux).

Evernote + Think Productive 8

1. Protgez votre attention

Ce ne sont pas les clichs qui manquent, chaque minute compte ou encore

le temps est le bien le plus prcieux , mais la vrit est que votre capacit

ajouter de la valeur votre travail change tout au long de la journe. Et lattention

est une ressource plus rare que le temps. La science de la fatigue dcisionnelle et les

tudes sur les effets de la surcharge dinformations nous montrent que les heures

les plus prcieuses de la journe sont celles o vous tes pleinement attentif. Pour la

plupart dentre nous, cela reprsente deux trois heures maximum par jour.

Lastuce est didentifier les moments o vous tes au top et de les protger pour

raliser votre meilleur travail. Rduisez ou supprimez les distractions : ne consultez

pas votre bote de rception, mettez votre tlphone dans votre sac et, si ce sont

vos collgues qui sont source de distraction, il est peut-tre temps de vou

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