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Hortensia RAMASIMANANA DVV International

Informatisation de suivi de rapport dactivits de

AVANT PROPOSLe cigle E.S.P BIG est labrviation de lEtablissement Suprieur et Professionnel Bureautique Informatique Gestion. Il a t fond expriences sur des formations informatique telles que en 1990. Et comme son nom lindique, lESP BIG durant ces dizaines dannes oriente ses continues en diverses options et filires en de gestion, le gnie logiciel, la linformatique

maintenance informatique, conception web. Mais il y a aussi dautres formations modulaires telles que linformatique bureautique, la communication, le franais Dans le cadre pdagogique de lE.S.P. BIG, aprs avoir labor un travail individuel de mini projet, qui reprsente la finalisation de la deuxime anne de formation et dapprentissage au sein de ltablissement; il est affirm que les tudiants enrichis dexpriences, prpars une intgration et imprgnation dans le milieu professionnel et tant arrivs terme de leurs tudes, pour lacquisition du Diplme dEtudes Suprieures Professionnelles en Informatique, effectuent un projet de stage. Prcisons entre autre que des cours thoriques et pratiques en informatique de gestion ont t pralablement attribus en guise de support ou de base mme sa prparation durant la priode de formation en premier cycle. Autrement, ce stage de trois mois pour le compte de DVV International est finalis par une rdaction dun rapport crit qui rsume les activits durant le stage et notre apport personnel. Pour cela, un thme de stage a t propos, ayant comme

intitule : Informatisation de suivi de rapport dactivit au sein du projet DVV International.

E.S.P BIG RAPPORT DE STAGE 2009

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Informatique de gestion - Novembre

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INTRODUCTION

Un projet est un ensemble dactivits qui sont prises en charge, dans un dlai donn et dans les limites de ressources imparties, par des personnes qui y sont affectes dans le but datteindre des objectifs dfinis. Dans le contexte des systmes dinformation au sein dune entreprise, on peut dfinir un projet comme un cycle dactivits techniques de dfinition-conceptionralisation-mise en uvre dune application de gestion. Comme toute autre chose, un projet doit avoir ses caractristiques comme sa taille (budget utilis, dure) ; sa nature (industriel, humanitaire, artistique, ) ; collectif ou individuel. Suivant ses objectifs, il y a 2 catgories de projet qui sont le projet de dveloppement conomique qui est la recherche de profit, et le projet de dveloppement social qui cherche le bien tre de la socit ou de la communaut. Et parmi ces deux catgories, la DVV International, lassociation o le stage a t effectu, adopte le projet de dveloppement social car elle a comme activit principale lducation des adultes. Lintervention durant ce stage porte sur la gestion administrative et financire de DVV International.

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Ainsi, nous ne pouvons pas nier limportance que joue le rle de la gestion administrative et financire dans une entreprise quelque soit sa nature (Commerciale, Association,) Etant un projet international non rsidentiel, la DVV International collabore avec le Ministre des Affaires Etrangres (MAE) et dautres bailleurs de fonds. Ainsi, les rapports dactivits pour tous les projets raliss sont des documents trs importants tant pour le Ministre concern que pour les bailleurs de fonds que ce soit interne ou externe. Or, il se peut que ces rapports soient disparus ou changs de place juste au moment o on a besoin de ces rapports. Il se trouve aussi que le feuilletage des documents par classeur prend beaucoup de temps et cest pour toutes ces raisons quon a conu lapplication pour linformatisation des rapports dactivit sur une base de donnes afin de faciliter la gestion de ces rapports. Alors, en tant que gestionnaire informaticienne, ayant dj acquis une exprience dans ce domaine (informatique de gestion) en ralisant un mini-projet en deuxime anne et aprs avoir reu les connaissances complmentaires en troisime anne lE.S.P BIG ; dans un but professionnel, un stage a t effectu au sein de cette association. Ceci afin de mettre en valeur et mettre en pratique les connaissances acquises et de faire partie du monde professionnel. La mission consistait apporter une connaissance la fois thorique et pratique sur la gestion administrative et financire dans un projet. Il sagissait en premier de grer la trsorerie, ensuite dassister aux oprations comptables et budgtaires, puis soccuper des oprations administratives et en fin de tenir et de grer des documents. Problmatique la pointe des nouvelles technologies de communication et dinformation, les tches savraient relativement complexe mettre en uvre et lourdes cause du traitement manuel de certaines tches. En effet, sa ralisation sollicite un nombre de comptences varies, de la rapidit et surtout du temps car il sagit bien de grer et de bien organiser. Il a t ncessaire dautomatiser un certain nombre de tches, en utilisant le logiciel ACCESS en pratiquant SGBD qui est un systme de gestion de bases de donnes.

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Ce systme a t choisi non seulement pour faciliter la gestion des informations mais aussi parce que les bases de donnes MS Access peuvent tre manipules par dautres environnements tournant sous MS Windows. A part ces avantages, nous savons que les applications ralises sous MS Access sont faciles accder ; do la faiblesse de la scurit des donnes. Le prsent rapport se compose en deux parties. La premire partie traite, dabord la prsentation gnrale de lentreprise en dfinissant le contexte de lentreprise, les outils et le cadre de travail, ensuite, il prsente le rapport dactivit en expliquant le droulement du stage et en fin un bilan gnral et une suggestion concernant lentreprise sur le stage. La deuxime partie, tablit en premier lieu le projet ralis au sein du centre daccueil et en second lieu, elle prsente la ralisation. Noublions pas qu chaque document il est important dy consacrer un espace pour la conclusion et que nous allons laborer aprs le corps du document.

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PARTIE I

PRESENTATION DVV ET STAGE

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CHAPITRE I : PRESENTATION DE LIIZ/DVVCette partie traite de l'identification des acteurs, des matriels utiliss et de la dfinition de lassociation et du stage effectu au sein de cette dernire.

I-1-Gnralits sur lIIZ/DVV : LIIZ/DVV est labrviation des en allemand de Institut fr Internationale c'est--dire

Zusammenarbeit

Deutschen

Volkshochschul

Verbandest ,

lInstitut pour la coopration Internationale de lAssociation Allemande pour lEducation des Adultes. Elle a pour sige social lObre Wilhelmstrae 32, D-53225 Bonn, mais comme cest une association internationale, elle sparpille dans diffrentes rgions dans le monde tel quen Afrique, en Asie, en Amrique Latine, en Europe centrale et orientale. Quant Madagascar, elle a son sige au lot VK 17A, Fenomanana Mahazoarivo Antananarivo 101 dont le nom est DVV International. Linstitut est part de lEducation des Adultes allemandes et de ses finalits nationales, europennes et internationales. Il soutient la conception et la mise en uvre de programme dEducation des Adultes dans de nombreux pays partenaires, promeut la coopration entre lEducation des Adultes allemande et internationale, et les changes dinformations et dexpriences dans ce domaine.

I-2- Historique de lIIZ/DVV :

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La DVV a t fonde en 1953 en tant quorgane central des fdrations rgionales des universits populaires en Rpublique fdrale dAllemagne au nombre de dix lpoque, passes seize aujourdhui. Dans les annes 50, la rconciliation et la comprhension entre le peuple de lEurope taient les objectifs majeurs des contacts et des partenaires internationaux. Dans les annes 60, lEducation des Adultes, axe sur le dveloppement,

devient partie prenante de laide lducation dans le cadre des efforts de dcolonisation. Des contacts furent nous et, trs tt, les premires expriences avec des partenaires en Afrique et en Amrique Latine eurent lieu, ce qui incita la DVV fonder la Division pour lEducation des Adultes dans des pays en voie de dveloppement, rebaptise en 1975 Division pour la coopration Internationale. Dans les annes 70, lintrt pour lchange dexpriences au niveau

international grandit au sein de lEducation des Adultes qui jouait elle-mme un rle croissant dans la coopration au dveloppement. Il fut possible dapprofondir lengagement avec des partenaires en Afrique et en Amrique Latine et de llargir lAsie. Les mutations qui marqurent lEurope centrale orientale et mridionale la fin des annes 80 et le processus dunification du dbut des annes 90 se traduisirent pour linstitut par des missions nouvelles et de nouveaux dfis quil apprhende, depuis 1993 sous une forme organisationnelle nouvelle en tant quInstitut de Coopration Internatio

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