auditul calitatii2

5/17/2018 Auditul Calitatii2 - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/auditul-calitatii2 1/36

Grupul Şcolar Tehnic Videle

Proiect

Pentru examenul de certificare a competen elorţ profesionale pentru ob inerea certificatului deţ calificare profesional , ruta direct , nivel 3.ă ă

Filiera: TehnologicăProfil: Tehnic

Calificare: Tehnician mecatronist

Elev:Daia Florin Profesorîndrum tor:ă

Dr.ing.Anghel MireilleClasa: a-XII-a E

Anul şcolar2011-2012

Tema proiectului:AUDITUL CALITATII

1



CUPRINS

AUDITUL CALITATIISTANDARDE REFERITOARE LA AUDITUL CALITATIIFamilia de standarde ISO 9000 a fost elaborata pentru a

ajuta organizatiile, de orice tip sau marime, saimplementeze si sa conduca eficace sistemele demanagement al calitatii.

ISO 9000 (SR EN ISO 9000:2006) - intitulat “Sisteme de

management al calitatii – Principii fundamentale sivocabular” - descrie principiile fundamentale ale sistemelor

2



de management al calitatii si specifica terminologia pentrusistemele de management al calitatii.

ISO 9001 (SR EN ISO 9001:2008) - intitulat “Sisteme demanagement al calitatii – Cerinte” - specifica cerinte pentru

un sistem de management al calitatii atunci cand oorganizatie are nevoie sa-si demonstreze abilitatea de afurniza produse care indeplinesc cerintele clientului si alereglementarilor aplicate si urmareste sa creasca satisfactiaclientului.

Cerintele standardului ISO 9001 referitoare la auditulintern sunt formulate în paragraful 8.2.2. Audit intern.

O cerinta obligatorie a standardului ISO 9001 pentru

sistemul de management este de a avea o procedura „Auditintern”, sub forma documentata (scrisa). În cazul implementarii unui model de asigurare a

calitatii, pentru situatiile contractuale în conformitate custandardul ISO 9001 :2008, se prevede obligatia organizatieide a planifica si a efectua audituri interne, pe baza unorproceduri scrise. Frecventa acestor audituri estedeterminata de natura si importanta activitatii întreprinderii.

Programul auditurilor interne cuprinde:- planificarea si programarea auditurilor privind

activitatile si domeniile specifice;- desemnarea personalului calificat pentru

conducerea auditurilor;- procedurile documentate privind efectuarea

auditurilor, înregistrarea si raportarea rezultateloracestora

- stabilirea actiunilor corective în vederea eliminariideficientelor identificate.

ISO 9004 (SR EN ISO 9004:2010) - intitulat “Sisteme demanagement al calitatii – Linii directoare pentruimbunatatirea performantelor” - furnizeaza linii directoarecare iau in considerare atat eficacitatea, cat si eficientasistemului de management al calitatii. Scopul acestui

standard este imbunatatirea performantei organizatiei sisatisfactiei clientilor precum si a altor parti interesate.

3



ISO 19011 (SR EN ISO 19011:2003) - intitulat „Ghidpentru auditarea sistemelor de management al calitatiisi/sau de mediu”, - furnizeaza indrumari referitoare laauditarea sistemelor de management al calitatii si al

mediului.SR EN ISO 19011:2003 este structurat pe saptecapitole:

- Domeniu de aplicare;- Referinte normative;- Termeni si definitii;- Principii de auditare;- Conducerea unui program de audit;-

Activitati de audit;- Competenta si evaluarea auditorilor.

Impreuna acestea formeaza un ansamblu coerent destandarde pentru sistemul de management al calitatii carefaciliteaza intelegerea mutuala in comertul national siinternational.

DEFINIREA, SCOPUL SI CLASIFICAREA AUDITULUICALITATII

Termenul de audit provine de la latinescul audio, care înlimba latina înseamna a asculta. În domeniul managementului calitatii, auditul semnifica

o examinare a calitatii produselor, serviciilor, proceselor unei întreprinderi sau a sistemelor calitatii în ansamblu. În bazarezultatelor auditului sunt definite actiunile corectivenecesare, care au în vedere identificarea si eliminareacauzelor neconformitatilor constatate, în scopul prevenirii

repetarii lor.Standardul ISO 9000, Sisteme de management alcalitatii. Principii fundamentale si vocabular, defineste:

Auditul calitatii este un proces sistematic, independentsi documentat în scopul obtinerii de dovezi de audit sievaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina masura încare sunt îndeplinite criteriile de audit.

Dovezile de audit sunt înregistrari, enuntarea faptelor

sau alte informatii care sunt relevante în raport cu criteriilede audit si verificabile.

4



Criteriile de audit sunt un ansamblu de politici,proceduri sau cerinte utilizate ca o referinta.

Auditul nu constituie numai o activitate de inspectie sausupraveghere a calitatii în vederea tinerii sub control a unui

proces sau produs, el înglobeaza evaluarile activitatilor dementinere sub control a proceselor, constituind uninstrument de conducere prin care este confirmata sievaluata functionalitatea si eficienta sistemului calitatii, fiindidentificate domeniile în care este nevoie de corectii sau de

îmbunatatiri.Auditul calitatii constituie un instrument esential al

managementului, pentru realizarea obiectivelor organizatiei

în domeniul calitatii, scopul sau principal fiind de evaluare aactiunilor corective, necesare pentru eliminarea deficientelorsi evidentierea posibilitatilor de îmbunatatire a sistemuluicalitatii organizatiei, a proceselor si a produselor pe care lerealizeaza, în vederea certificarii sistemului calitatii în raportcu standardele interna_ionale aplicate în acest domeniu.

Pe de alta parte, certificarea sistemelor calitatii,presupune efectuarea unor audituri ale sistemelor calitatii în

raport cu standardele internationale aplicate în acestdomeniu.Auditul calitatii este efectuat de persoane numite

auditori. Acestea trebuie sa aiba calificarea necesara si safie autorizate pentru a efectua anumite audituri ale calitatii,pentru care sunt solicitati de organizatie.

Auditul calitatii se efectueaza în baza unordocumentatii, cum ar fi: proceduri, chestionare, înregistrari,

de aceea constituie un ansamblu de activitati„documentate”.Concluziile auditului se stabilesc numai în baza

informatiilor documentate, care se refera la calitate si carepot fi verificate, fiind neglijate alte tipuri de informatii carepot duce la aprecieri subiective.

Auditul calitatii are ca obiect de evaluare:- sistemul calitatii în ansamblu sau elemente ale

acestuia, în vederea certificarii sistemului calitatii,- procesele organizatiei,- rezultatele proceselor (produse, servicii).

5



Evaluarea se realizeaza în raport cu dispozitiileprestabilite (standarde aplicabile, manualul calitatii,proceduri, instructiuni, specificatii tehnice, etc.), pentru a

stabili în ce masura acestea sunt respectate.Auditul nu presupune numai stabilirea acestorcorespondente, ci urmareste evaluarea eficacitatiidispozitiilor în realizarea obiectivelor propuse în domeniulcalitatii. Auditul nu constituie doar o activitate desupraveghere a calitatii sau o simpla activitate de tinere subcontrol a unui proces, respectiv acceptarea unui anumitprodus.

În urma unor procese de auditari succesive si aplicareamasurilor corective aferente, se poate ajunge la micsorareacontinua a abaterilor si implicit la cresterea gradului desatisfacere a cerintelor.

SCOPURILE principale ale efectuarii auditurilor sunt:- evaluarea conformitatii proceselor si rezultatelor

proceselor în raport cu documentatia de referinta;- evaluarea conformitatii sistemului calitatii

organizatiei sau a unor elemente ale sistemuluicalitatii cu cerintele specificate;

- evaluarea eficacitatii sistemului calitatii;- identificarea punctelor critice ale sistemului

calitatii;- initierea si urmarirea aplicarii masurilor corective si

de îmbunatatire.

ROLURI ÎN CADRUL AUDITULUIIndiferent de tipul auditului, la acesta particip :ă clientul

auditului, auditatul şi auditorii.Clientul auditului este o persoan din organiza iaă ţ

auditat care:ă

- stabileşte necesitatea şi scopurile auditului- ini iaz auditulţ ă- stabileşte domeniul general al auditului

6



- stabileşte ce ac iuni de urm rire trebuie întreprinseţ ă- informeaz auditatul despre aceasta.ă

Auditatul este organiza ia examinat , în cadrul c reia înţ ă ă

cursul procesului de audit este recomandat camanagementul executiv s efectueze ac iuni de:ă ţ informare a personalului implicat asupra obiectivelor şi

domeniului auditului desemnare a ghizilor înso itori ai echipei de auditţ asigurare a resursele necesare echipei de audit, precum

şi accesul acesteia la facilit i şi la materialeăţ doveditoare, astfel încât s se asigure un proces efectivă

şi eficient de audit cooperare cu auditorii argumentarea situa iilor în care auditorul nu areţ

dreptate, f r a se certa cu acestaă ă luare de noti e pentru a le compara cu cele aleţ

auditorului la rezumarea lor stabilire şi ini iere de ac iuni corective, pe bazaţ ţ

raportului de audit.

În urma aplic rii concluziilor auditului, acesta vaă beneficia de sisteme ale calit ii eficace.ăţ

Auditul poate fi efectuat de o echip sau de o persoan .ă ă În primul caz, un auditor sef este investit curesponsabilitatea general a conducerii auditului în toateă fazele desf ur rii sale, stabilind atribu iile fiec rui auditorăţ ă ţ ă din cadrul echipei de audit.

Atribu ia principal a auditorilor const în examinareaţ ă ă sistemul calit ii în vederea:ăţ determin rii gradului de conformitate al acestuia, cuă

condi iile specificateţ constat rii dac elementele sistemului calit ii au fostă ă ăţ

puse în practică constat rii dac sistemul calit ii atinge obiectiveleă ă ăţ

propuse în domeniul calit ii şi dac este eficient pentruăţ ă organiza ia în cadrul c reia func ioneaz .ţ ă ţ ă

7



CLASIFICAREAuditurile calitatii pot fi efectuate in scopuri interne sau

externe. În mod corespunzator se deosebesc audituri internesau externe ale calitatii.

Figura 1.1: Tipuri de audituri ale calitatii, în functie descopul lor

Tabelul 1.1: Tipuri de audituri ale calitatii, în functie descopul lor

Audit

Tip Clasificare

Caracterizare

INTERN

Primaparte

Sunt efectuate de organizatia însasi în vederea evaluariiactiunilor corective sau de

îmbunatatire necesare, în cadrulpropriei organizatii.

EXTERN

Secunda parte

Sunt efectuate declienti aiorganizatiei prinauditori proprii, înscopul evaluariisistemului calitatiiacestuia.

Obiectivulprincipal îlconstituieobtinerea dedovezi privindcapacitateaorganizatieide a asigura

8



calitateaceruta.

Sunt

efectuate si învedereamentineriiuneirelatiicontractualedefurnizare

produse saualcertificariisistemuluicalitatiiorganizatiei.

Tertaparte

Sunt efectuate deun organismneutru, la cerereaorganizatiei care

doreste auditareasistemului calitatii,sau la cererea uneialte parti (client alorganizatiei sau unorganismindependent).

În cadrul clasificarii prezentate mai pot exista si alte

tipuri de audit care poarta denumiri specifice dupa scopul încare sunt efectuate. Spre exemplu: audit de preevaluare sau preaudit, este un audit terta

parte efectuat înaintea auditului de certificare decatre organismul de certificare;

audit de certificare, este un audit terta parte efectuat în scopul certificarii organizatiei de catre organismulde certificare;

audit de supraveghere, prin care se verifica daca seasigura respectarea cerintelor stabilite si care seefectueaza periodic de catre organismul de certificare(în vederea mentinerii certificarii pe durata devalabilitate a contractului de certificare – este auditterta parte) sau client (în conformitate cu clauzelecontractuale – este audit secunda parte).

9



În functie de obiectul lor auditurile pot fi: de produs /serviciu, de proces si de sistem.

Figura 1.2: Tipuri de audituri ale calitatii, în functie deobiectul lor

În functie de interesele de afaceri organizatiile potdecide singure efectuarea unui audit al calitatii.

Situatii în care se recomanda efectuarea audituluicalitatii:

a)Actualizarea sistemului de management al calitatiila schimbarile intervenite datorita:o progreselor tehnice si tehnologice;

o schimbarilor intervenite în structuraorganizatiei prin extinderea obiectului deactivitate;

o modificarea standardului de referinta.b)Modificarea obiectivelor organizatiei:

o lansarea pe piata a unor produse noi;o orientarea desfacerii catre noi segmente de

piata.

c) Pregatirea unui plan de îmbunatatire a calitatii,având ca obiectiv, de exemplu, patrunderea pe noipiete ca urmare a cresterii calitatii produselorlivrate.

d)Extinderea relatiilor comerciale, de exemplu încazul dezvoltarii exportului etc.

Auditul calitatii produsului:Auditul calitatii produsului serveste la evaluarea

conformitatii caracteristicilor de calitate ale unui produs finitsau în curs de fabricatie cu cerintele clientului sau cu

10



cerintele specificate în documentele de referinta (standarde,normative, specificatii tehnice, etc.).

Figura 1.3: Etapele efectuarii auditului produsului

- se examineaza produsul în raport cu documentelede referinta, procesele implicate în realizareaprodusului si cu materiile prime, materialele,subansamblele folosite la fabricatia sa.

- se elaboreaza raportul de audit, în care se specifica

neconformitatile constatate- se analizeaza neconformitatile si cauzele care le-auprodus

- se stabilesc masurile corective si de îmbunatatirenecesare fabricatiei produsului

- se supravegheaza aplicarea masurilor corective side îmbunatatire stabilite .

Auditul calitatii procesului:Auditul calitatii procesului serveste la evaluareaconformitatii unui proces ( de fabricatie, de proiectare,

11



administrativ, etc.) în raport cu cerintele clientului sau înraport cu cerintele specificate în documentele de referinta(standarde, proceduri si instructiuni de lucru, specificatiitehnice ale produselor realizate prin procesul respectiv,

etc.). Figura 1.4: Etapele efectuarii auditului procesului

Auditul calitatii procesului se efectueaza în urmatoareleetape:

-

se examineaza toate elementele relevante pentrucalitatea procesului auditat;- se elaboreaza documente intermediare, care

prezinta rezultatele examinarii elementelormentionate anterior (raport de examinare, liste deverificare, etc.);

- se elaboreaza raportul de audit cu specificareaexacta a neconformitatilor constatate;

-

se analizeaza neconformitatile si cauzele acestora;- se stabilesc masurile corective si de îmbunatatire

necesare îmbunatatirii calitatii procesului:

12



Modificarea structurii procesului defabricatie,

Schimbarea utilajelor si a echipamentelorutilizate în cadrul procesului respectiv,

Revizuirea anumitor faze ale desfasurariiprocesului de fabricatie, Îmbunatatirea planificarii fabricatiei, Îmbunatatirea metodologiei de asigurare a

calitatii materiilor prime, subansambleloraprovizionate;

- se supravegheaza aplicarea masurilor corective si

de îmbunatatire stabilite.Auditul sistemului calitatii:Auditul sistemului calitatii se poate realiza în scopuri

interne sau externe organizatiei, în vederea evaluariipropriului sistem al calitatii în raport cu documentatia dereferinta, sau pentru a verifica daca acest sistem esteimplementat si satisface în permanenta cerintele prescrise.

Evaluarea urmareste determinarea conformitatii

elementelor sistemului calitatii cu cerintele specificate, întoate etapele realizarii produselor, stabilindu-se actiunilecorective necesare pentru eliminarea neconformitatilor.

Prin auditul sistemului calitatii organizatia îsi propune,de asemenea, evaluarea eficacitatii acestui sistem si adocumentatiei aferente, privind realizarea obiectivelorpropuse în domeniul calitatii. În acest fel pot fi fundamentatemai bine masurile de îmbunatatire a sistemului calitatii în

ansamblu.Documentele în baza carora se auditeaza sistemul

calitatii organizatiei sunt: standarde referitoare la sistemul calitatii, manualul calitatii organizatiei, procedurile sistemului calitatii, procedurile operationale,

proceduri de control, inspectie, analize si încercari, instructiuni de lucru,

13



formulare, înregistrari ale calitatii, dosare,documente,

specificatii tehnice, proceduri referitoare la costurile calitatii, etc.

Obiectivele auditului sistemului calitatiiEfectuarea auditului sistemului calitatii are în vedere

urmatoarele obiective:

• Determinarea gradului de conformitate a elementelorsistemului calitatii cu cerintele specificate îndocumentele de referinta a calitatii organizatiei auditate

(standardele calitatii, documentatia calitatii, legislatieetc.)

Auditurile sistemului calitatii pot fi realizate în scopuriinterne sau externe organizatiei, în vederea evaluariipropriului sistem al calitatii în raport cu un anumit standard,sau pentru a verifica daca acest sistem este implementat sisatisface în permanenta cerintele prescrise.

Prin aceasta evaluare se urmareste determinareaconformitatii sistemului calitatii cu cerintele specificate, întoate etapele realizarii produselor, stabilindu-se actiunilecorective necesare pentru eliminarea neconformitatilor.

• Determinarea eficacitatii sistemului calitatii privindrealizarea obiectivelor stabilite în documentatia calitatii

Auditul constituie un instrument prin care organizatiapoate evalua eficacitatea sistemului calitatii, precum si adocumentatiei aferente, privind realizarea obiectivelor pecare si le-a propus în domeniul calitatii.

• Îmbunatatirea sistemului calitatii organizatiei auditate

Având ca punct de plecare concluziile rapoartelor de

audit, pot fi initiate actiuni de îmbunatatire a sistemului

14



calitatii în ansamblu, cu implicatii favorabile asupradesfasurarii tuturor activitatilor de management a calitatii.

• Satisfacerea unor cerinte reglementate

Evaluarea sistemului calitatii unei organizatiisubcontractante poate fi hotarâta de catre clienti, fie înaintede stabilirea unor relatii contractuale, fie dupa încheiereacontractului.

Printr-o auditare precontractuala se verifica în cemasura sistemul calitatii furnizorului permite satisfacereaunor cerinte privind calitatea produselor pe care le

realizeaza. Cu ocazia unui astfel de audit se evidentiazaactiunile de îmbunatatire necesare pentru a asigurastabilirea judicioasa a termenelor de livrare, astfel încâtacestea sa poata fi respectate.

Prin efectuarea unui audit al sistemului calitatiisubcontractantului, dupa încheierea contractului, se verificadaca acest sistem asigura în mod constant satisfacereacerintelor contractuale, referitoare la calitate.

• Certificarea sistemului calitatii organizatiei auditate

Auditarea sistemului calitatii poate fi facuta deorganisme independente, în doua scopuri principale,independent de relatiile contractuale ale organizatiei cuclientii sai:

pentru a determina daca acest sistem permite tinerea

sub control a produselor furnizate de organizatie, astfel încât sa poata fi satisfacute cerintele reglementate; atunci când se doreste certificarea sistemului calitatii

organizatiei auditate, urmând unul din standardele ISO9000.

Figura 1.5: Etapele parcurse in cursul auditului

sistemului calitatii:

15



Auditul sistemului calitatii se efectueaza înurmatoarele etape:

• PLANIFICAREA AUDITULUI presupune initierea auditului,stabilirea obiectului auditului, a frecventei acestuia siexaminarea preliminara prin analiza documentatiei sivizita preliminara la auditat.Auditul sistemului calit ii este realizat în scopulăţ

constructiv de a se asigura c sistemul calit ii organiza ieiă ăţ ţ

func ioneaz , constituind un instrument al dezvolt riiţ ă ă acestuia.

Auditorul sef stabileste modul de derulare a audituluiprin planificarea activitatilor, urmarind o anumita strategie.Din acest punct de vedere, într-o prima abordare, auditulpoate fi:

- orizontal, în care se urm reste un anumit aspect ală

obiectului auditului în toate compartimenteleorganiza ieiţ

16



- vertical, în care se urm resc toate aspecteleă obiectului auditului în fiecare compartimentauditat.

Regula de baz în desf urarea auditului o constituieă ăţ

urm rirea activit ilor în succesiunea lor fireasc , spreă ăţ ă exemplu: contractare, proiectare, omologare, executie,livrare.

Listele de verificare sunt instrumente utile în vedereaacoperirii întregii problematici a auditului, care cuprindpentru fiecare interviu patru aspecte de baz legate de:ă

- persoane - responsabilitate si autoritate, cerintede instruire / educatie

-

proceduri - disponibilitate, gradul de acoperire aactivitatii auditate, aplicabilitate practica;- echipamente – daca sunt cele specificate în

proceduri, daca necesita manuale de utilizare iaracestea sunt disponibile;

- produse si materiale - daca sunt cele specificate în proceduri, daca sunt corespunzator identificate sicu stadiul inspectiilor identificat corespunzator.

Diagrama de flux este un mijloc de asigurare c toateă elementele auditului au fost atinse (ajuta auditorul saobserve ca auditul se desf soar sistematic şi nu au fostă ă s rite etape importante).ă

Din figura se observa desfasurarea procesului de audit,de la colectarea de date, la analiza si evaluarea lor, pâna laraportarea rezultatelor auditului. Procesul se desfasoara în

mod continuu pâna când sunt atinse toate obiectiveleauditului planificate în Planul de audit si cuprinse înChestionarele de audit.

Figura 1.6: Diagrama de flux pentru un proces deaudit

17



Documentele de lucru folosite în etapa de pregatire-

planificare a auditului sunt:- autorizarea auditului;- standardele sau alte specificatii dupa care se face

auditul;- planul de audit;- orice formate provizorii care se folosesc în timpul

auditului;- liste de verificare, diagrame de flux etc.

Activit ile din faza de planificare-preg tire sunt:ăţ ă- Ini ierea audituluiţ- Definirea obiectivelor, domeniului, întinderii şi

frecven ei audituluiţ- Alc tuirea echipei de audită- Analiza preliminar a documenta iei sistemuluiă ţ

calit iiăţ

- Vizita preliminar la auditată- Elaborarea planului de audit

18



- Transmiterea planului de audit auditatului învederea aprob rii con inutuluiă ţ

- Organizarea echipei de audit.

Ini ierea audituluiţ poate avea loc din ini iativa:ţ- Organiza iei audiţ tate, în cazul unui audit intern sau

de certificare- Unei organiza ii, pentru auditul la subcontractan iţ ţ

sau de ter parte;ţă- Organizatiei auditate care înainteaza o cerere de

certificare;- Unei alte organizatii interesata sau îndreptatita,

pentru auditul de terta parte.Initierea auditului presupune stabilirea obiectivului sidomeniului auditului, frecventei acestuia si analizapreliminara a prezentarii sistemului calitatii al auditatului.

Definirea obiectivelor, domeniului, întinderii şifrecven ei audituţ lui

Clientul decide, ce elemente ale sistemului calit ii,ăţ zone si activit i ale organiza iei urmeaz s fie auditateăţ ţ ă ă într-un interval de timp specificat.

Un audit al sistemului calit ii urm reste:ăţ ă- Competenta sistemului - daca procedurile sunt

realiste si adecvate pentru organizatie;- Conformitatea sistemului - daca procedurile sunt

urmate corect;

- Performanta sistemului - daca aplicareaprocedurilor sistemului aduce rezultate dorite.

Alc tuirea echipei de audită se face de auditorul sef în func ie de domeniul şi obiectivul auditului.ţ

Analiza preliminar a documenta ieiă ţ sistemuluicalit ii const în analiza documenta iei referitoare laăţ ă ţ metodele utilizate de auditat pentru satisfacerea cerin elorţ

de asigurare a calit ii. Aceast analiz st la bazaăţ ă ă ă planific rii auditului.ă

19



Analiza preliminar a documenta iei sistemului calit iiă ţ ăţ are ca document de referin manualul calit ii.ţă ăţ

Vizita preliminară la auditat contureaz liniileă principale ale planului de audit, care ulterior va fi definitivat

de c tre auditorul sef.ă

• PREGATIREA AUDITULUI presupune elaborarea unui plande audit, organizarea echipei de audit si stabilireadocumentelor de lucru care vor fi utilizate pe parcursuldesfasurarii auditului.Un plan de audit bine conceput trebuie s fie flexibilă

pentru a permite modific ri care apar pe parcursul audituluiă

organiza iei.ţPlanul de audit con ineţ :- Obiectivele si domeniul auditului;- Identitatea persoanelor care au responsabilitati directe,

referitoare la obiective si domeniu;- Documentele de referinta;- Identitatea membrilor echipei de audit;- Durata (intervalul de timp)si locul unde se efectueaza

auditul;- Limba utilizata în timpul auditului (daca este cazul);- Identificarea compartimentelor care trebuie auditate;- Durata estimata (intervalul de timp calendaristic)

pentru fiecare activitate prevazuta în planul de audit;- Programul sedintelor care se tin cu conducerea

auditatului;- Conditii privind confidentialitatea;

- Lista de difuzare a raportului de audit si data estimata apublicarii.

Transmiterea planului de audit auditatului învederea aprob rii con inutului -ă ţ Dupa elaborare, planulde audit trebuie sa fie aprobat de client si comunicatauditatului.

După organizarea echipei de audit acesta poate fi:- audit solo - acest tip de audit se practica pentru

organizatii mici, unde sarcinile sunt reduse si pot fi20



îndeplinite de o singura persoana care areexperienta si cunostintele tehnice necesare.

- audit în pereche - auditul în pereche este cel mairecomandabil datorita dimensiunilor reduse ale

echipei si existentei posibilitatii de completarereciproca a celor doua persoane.- audit în echip -ă auditul în echipe de trei sau mai

multe persoane se foloseste atunci când esteauditata o organizatie de dimensiuni mai mari.

• EFECTUAREA AUDITULUI presupune parcurgereaurmatoarelor etape:

-

Organizarea sedintei de deschidere;- Examinarea sistemului calitatii;- Organizarea sedintelor intermediare;- Elaborarea rapoartului de audit;- Organizarea sedintei de închidere.

Sedinta de deschidere are drept scop organizareaprimei întâlniri între echipa de audit si reprezentantii

auditatului.Documentele de lucru folosite pentru sedinta dedeschidere:

- planul auditului- materiale de prezentare

Problemele parcurse în cursul acestei întâlniri fiind:

- prezentarea de catre auditorul sef a participantilordin cele doua parti: membrii echipei de audit sireprezentantii auditatului

- prezentarea scopului auditului, analiza domeniuluisi obiectivelor auditului

- analiza starii curente a documentatiei sistemuluicalitatii etc.

- trecere în revista a metodelor si procedurilor care

urmeaza a fi utilizate pentru efectuarea auditului;etc

21



Examinarea organizatiei auditate se efectueaza în douaetape:

- prima etapa consta într-o evaluare a documentatieisistemului calitatii,

-

a doua etapa implica vizitarea organizatiei.Sedintele intermediare se organizeaza în cazul în care

un audit dureaza doua sau mai multe zile. La acesteaparticipa de obicei membrii echipei de audit. Se analizeazadiferite aspecte sesizate în timpul auditului.

La sedinta de închidere pe baza materialelor deprezentare, a materialelor doveditoare si de sprijin ale

afirmatiilor echipei de audit si sumarul celor gasite, seprezinta neconformitatile constatate.Concluziile auditului se elaboreaza în urma colectarii de

dovezi obiective, prin intermediul:- interviurilor;- a examinarii documentelor si a înregistrarilor

calitatii;- a observarii activitatilor în curs de desfasurare;

- a conditiilor din zonele vizitate.Sursele de obtinere a dovezilor obiective, pot fi:

- rapoarte de audit anterioare;- reclamatii;- înregistrari ale calitatii;- observarea activitatii în curs de desfasurare în

timpul auditului etc.

Pentru consemnarea si raportarea concluziilor, se potfolosi urmatoarele tipuri de documente:

- chestionare de audit utilizate pentru evaluareasistemului calitatii compartimentului;

- formulare pentru raportarea observatiilor auditului;- rapoarte de neconformitate - formulare pentru

documentarea dovezilor de sustinere a concluziilor

la care au ajuns auditorii.

22



Chestionarul de audit este documentul folosit de auditor într-o zona auditata, formatul acestui document fiind stabilitde auditorul sef.

Acesta se întocmeste plecând de la urmatoarele

elemente:- standardul de referinta;- rezultatele auditurilor anterioare;- deficiente cunoscute privind calitatea;- prioritati ale managementului;- documentele sistemului calitatii;- alte documente ale organizatiei;- consideratii ale auditorilor bazate pe propriile

cunostinte, experiente, vizite preliminare, etc.Chestionarele de audit bine întocmite au urmatoarele

avantaje:- permit auditorilor sa fie bine informati despre

obiectivele si cerintele activitatii auditate;- permit auditorului sef sa evalueze munca de

pregatire desfasurata de ceilalti membri ai echipei

de audit;- permit auditorilor sa evalueze gradul de derulare al

auditului;- daca este nevoie faciliteaza redistribuirea sarcinilor

între auditori;- asigura o înregistrare a domeniilor si activitatilor

investigate în timpul auditului.

Neconformitatea constituie un esec în îndeplinireaunei cerinte, fata de referinta auditului. Neconformitatile seclasifica în doua categorii: majore si minore, iar în afara lormai pot exista si observatii.

Neconformitatea minora este aceea care identifica„scapari izolate sau sporadice” în continutul sauimplementarea procedurilor sau înregistrarilor calitatii sicare pot duce la esecul sistemului calitatii daca nu sunt

corectate.

23



Neconformitatea majora este aceea care identificaabsenta sistemului calitatii, nefunctionalitatea sa, sau oimplementare necorespunzatoare a acestuia.

Redactarea neconformitatilor trebuie sa fie exacta,

completa, utila si concisa, iar documentul folosit esteraportul de neconformitate.Redactarea descrierii unei neconformitati trebuie sa

întruneasca câteva elemente:- prezentarea cerintei care nu a fost îndeplinita, prin

trimitere la modelul de referinta si/sau prindescriere;

- prezentarea faptelor observate;-

explicarea de ce faptele observate arataneîndeplinirea cerintei.

• RAPORTAREA AUDITULUI are ca element centralelaborarea principalului document cu care se finalizeazaauditul sistemului calitatii si anume raportul de audit.Metode de apreciere a auditului:

- termeni extremi: bun sau rau (conform si

neconform)- notarea fiecarei activitati analizate pe o scala care

sa cuprinda valorile extreme dar si valoriintermediare, de exemplu de la 0 la 3

O metoda de apreciere a auditului este în termeniextremi: bun sau rau (conform sau neconform).

O alta metoda de apreciere a auditului consta în

notarea fiecarei activitati analizate pe o scala care sacuprinda valorile extreme dar si valori intermediare, deexemplu de la 0 la 3.

Etape în raportarea rezultatelor auditului - suntprevazute doua activitati:

a) Elaborarea raportului de audit;b) Transmiterea raportului de audit organizatiei

care a initiat auditul.

a) Elaborarea raportului de audit24



Elaborarea raportului de audit se face sub directacoordonare a auditorului sef, dupa sedinta de închidere.

Raportul de audit este un document care confirma înmod oficial clientului informatiile prezentate în timpul

sedintei de închidere.

Raportul de audit trebui sa contina urmatoareleelemente:

- numarul raportului si data elaborarii;- domeniul si obiectivele auditului;-

detalii ale planului de audit, identitatea membrilorechipei de audit si a reprezentantilor auditatului,perioada desfasurarii auditului si identificareaorganizatiei auditate;

- documentele de referinta în raport cu care a fostefectuat auditul (standard, manualul calitatii, etc.);

- observatii asupra neconformitatilor si observatiilorconstatate;

- aprecierea echipei de audit asupra masurii în careauditatul se conformeaza documentelor dereferinta;

- capacitatea sistemului de a realiza obiectiveledefinite ale calitatii;

- lista de difuzare a raportului de audit.

b) Transmiterea raportului de audit Transmiterea raportului de audit organizatiei care ainitiat auditul (clientului) si/sau auditatului, se face de catreauditorul sef.

Mai departe, clientul are responsabilitatea de atransmite o copie a raportului de audit conduceriiauditatului. O difuzare ulterioara a raportului de audit seface cu acceptul auditatului.

Pastrarea raportului de audit se realizeaza potrivit celorstabilite de comun acord, de catre client, de catre auditat siorganismul auditor.

25



Verificarea rezultatelor auditului este optionala (cuexceptia ultimei activitati, încheierea auditului) si cuprindeactivitati privind: Solicitarea raspunsului la raportul de audit în care sunt

prevazute actiunile corective initiate la deficienteleconstatate, termene de remediere a deficientelor, etc.); Evaluarea raspunsului transmis de auditat, prin care se

apreciaza daca actiunile corective initiate sunt apte saduca la eliminarea neconformitatilor;

Verificarea implementarii si a eficientei actiunilorcorective initiate;

Încheierea auditului.

URMARIREA IMPLEMENTARII ACTIUNILOR CORECTIVE, carerevine organizatiei auditate.

Etapele procesului actiunilor corective ce urmeazaauditului sunt urmatoarele:

Etapa 1: Auditatul (organizatia) analizeaza fiecareraport de neconformitate, stabileste actiunile corectivenecesare pentru fiecare neconformitate, care sunt

completate pe rapoartele de neconformitate. Apoi,rapoartele astfel completate, sunt trimise auditoruluipentru a fi evaluate actiunile corective initiate.

Etapa 2: Auditorul primeste propunerea de actiunicorective si evalueaza daca acestea sunt adecvate.Daca raspunsul este considerat ca fiind neadecvat,poate urma un schimb de corespondenta între auditor siconducerea organizatiei auditate, pâna când se gasesc

actiunile corective considerate de auditor caacceptabile.

Etapa 3: În vederea finalizarii actiunilor corective,auditorul ia legatura cu conducerea organizatieiauditate si planifica o vizita la o data convenita decomun acord, în vederea verificarii sau urmaririimodului de implementare si a eficientei acestora. Dacasunt mai multe actiuni corective, se va face o singura

vizita în care se vor verifica toate actiunile corective.

26



Organismele de certificare folosesc un document desinteza care indica numarul neconformitatilor/ observatiilorsi distributia lor pe cerintele standardului de referinta,denumit Profilul sistemului calitatii.

Sistemul de urmarire a actiunilor corective trebuie saasigure monitorizarea modului de tratare a actiunilorcorective. Pentru a avea un control asupra situatiei

îndeplinirii actiunilor corective, este util sa fie înregistratstadiul în care se afla tratarea acestora.

Urmarirea si realizarea actiunilor corective în cazulauditurilor interne, se procedeaza în conformitate cuprocedura de audituri interne ale calitatii.

Urmarirea si realizarea actiunilor corective în cazulauditului în secunda parte, este realizata de ambeleconduceri: ale clientului si ale auditatului.

În cazul supravegherii de un organism de certificare(pentru organizatiile certificate ISO 9001) urmarirea sirealizarea actiunilor corective are loc cu ocazia vizitei desupraveghere.

AUDITUL INTERN AL CALITATIICerintele standardului ISO 9001:2008 referitoare laauditul intern sunt formulate în paragraful 8.2.2. Auditintern.

O cerinta obligatorie a standardului ISO 9001:2008pentru sistemul de management este de a avea o procedura„Audit intern”, sub forma documentata (scrisa).

În cazul implementarii unui model de asigurare a

calitatii, pentru situatiile contractuale în conformitate custandardul ISO 9001 :2008, se prevede obligatia organizatieide a planifica si a efectua audituri interne, pe baza unorproceduri scrise. Frecventa acestor audituri estedeterminata de natura si importanta activitatii întreprinderii.

Programul auditurilor interne cuprinde:- planificarea si programarea auditurilor privind

activitatile si domeniile specifice;

- desemnarea personalului calificat pentruconducerea auditurilor;

27



- procedurile documentate privind efectuareaauditurilor, înregistrarea si raportarea rezultateloracestora

- stabilirea actiunilor corective în vederea eliminarii

deficientelor identificate.Cerintele SR EN ISO 9001 referitoare la auditul intern

sunt formulate în paragraful 8.2.2. Audit intern:

Organizatia trebuie sa efectueze audituri interne laintervale planificate pentru a determina daca sistemul demanagement al calitatii:

a) este conform cu modalitatile planificate, cucerintele acestui Standard International si cucerintele sistemului de management al calitatiistabilit de catre organizatie sib) este implementat si mentinut în mod eficace.

Trebuie planificat un program de audit, luând înconsiderare, starea si importanta proceselor si zonelor care

trebuie auditate, precum si rezultatele auditurilorprecedente. Trebuie definite criteriile, domeniul de aplicare,frecventa si metodele auditului. Selectarea auditorilor simodul de efectuare al auditurilor trebuie sa asigureobiectivitatea si impartialitatea procesului de audit. Auditoriinu îsi vor audita propria lor activitate.

Responsabilitatile si cerintele pentru planificarea si

efectuarea auditurilor, pentru raportarea rezultatelor simentinerea înregistrarilor, trebuie definite întro proceduradocumentata.

Managementul responsabil pentru zona auditata trebuiesa se asigure ca sunt întreprinse fara întârziere nejustificata,actiuni pentru eliminarea neconformitatilor detectate si acauzelor acestora. Activitatile de urmarire

trebuie sa include verificarea actiunilor întreprinse siraportarea rezultatelor acestora.

28



Procedura audit intern –cuprinde:

1. SCOPProcedura descrie procesul de planificare, organizare siefectuare a auditurilor interne ale Sistemului deManagement al Calitatii în cadrul organizatiei. Scopulauditurilor interne este de a evalua daca activitatilereferitoare la calitate si rezultatele aferente satisfacdispozitiile din documentele de referinta si este asigurata

eficacitatea Sistemului de Management al Calitatii precum side a furniza elemente de intrare pentru analiza efectuata demanagement.

2. DOMENIU DE APLICAREProcedura se aplica tuturor proceselor si activitatilor dincadrul organizatiei care afecteaza direct calitatea produselorsi serviciilor destinate clientilor.

3. DOCUMENTE DE REFERINTA SR EN ISO 9000:2006 – Sisteme de management al

calitatii. Principii fundamentale si vocabular. SR EN ISO 9001:2008 – Sisteme de management al

calitatii. Cerinte. SR EN ISO 19011:2003 – Ghid pentru auditarea

sistemelor de management al calitatii si/sau al mediului. Manualul calitatii

4. DEFINITII SI PRESCURTARIDefinitiile sunt în conformitate cu standardul SR EN ISO9000:2006 – Sisteme de management al calitatii. Principiifundamentale si vocabular si în conformitate cu ManualulCalitatiiPrescurtari

DG – Director GeneralRMC – Reprezentantul Managementului pentru CalitateRC – Responsabil Calitate

29



SMC – Sistem de Management al Calitatii

5. PROCEDURADomeniul de aplicare - Auditurile interne sunt efectuate

având ca referinta SMC.Planificarea auditurilor interneResponsabilul Calitatii întocmeste Programul anual deaudituri interne, si îl actualizeazaori de câte ori este necesar.Programul anual de audituri interne este analizat si verificatde catre Reprezentantul Managementului Calitatii si aprobatde Directorul General.

Programul anual de audituri interne: asigur c toate cerintele aplicabile Sistemului deǎ ǎ

Management al Calitatii sunt auditate cel putin o datape an si ori de câte ori este necesar;

stabileste frecventa si amploarea auditurilor în functiede rezultatele auditurilor anterioare, importantaoperationala a proceselor auditate si/sau schimbari

importante în zone functionale.

Stabilirea echipelor de audit si a sarcinilor în echipaResponsabilul Calitatii întocmeste anual lista auditorilorinterni si o actualizeaza ori de câte ori este necesar. Listaauditorilor interni este analizata, verificata si aprobata deDirectorul General. Pentru nominalizarea auditorilor interni

în lista sunt valabile urmatoarele criterii:

activitate de participare la întocmirea documentelorSistemelor de Management al Calitatii în cadrulorganizatiei;

participarea la o instruire, de cel putin doua zile, pebaza standardelor de referinta SR EN ISO 9001:2008, SREN ISO 19011:2003;

participarea ca auditor în formare la cel putin douaaudituri ale Sistemului de Management al Calitatii

aptitudini, cunostinte si comportament conformcriteriilor de calificare din SR EN ISO 19011:2003;

30



comportament ireprosabil, exemplar în activitateaprofesionala;

participarea cel putin o data pe an la o instruire internasau externa.

Întocmirea si transmiterea planului de auditAuditorul întocmeste Planul de audit, care furnizeaza

informatii detaliate auditorului si auditatului cu privire laclauzele din documentele de referinta care sunt obiectulauditului, programarea orara si participantii.

Planul de audit este transmis Reprezentantului deManagement al Calitatii.

Pregatirea audituluiAuditorul întocmeste Chestionarul de audit intern.

Acesta este documentul de lucru al auditorului si serveste laevaluarea implementarii cerintelor standardelor îndocumentatie si a efectuarii practice a activitatilor înconformitate cu dispozitiile din documentatie.

Chestionarul de audit intern contine cerintelestandardelor si documentatiei aplicabile auditatului.Constatarile, observatiile, documentele si/sau înregistrarileexaminate în cadrul auditului sunt consemnate în dreptulcerintei/întrebarii corespunzatoare. Chestionarul de auditintern este pastrat ca anexa la raportul de audit.

Auditorul analizeaza rapoartele si înregistrarileauditurilor interne anterioare, inclusiv rapoartele de

neconformitate cu actiunile corective aferente.

Efectuarea auditului internAuditul intern se efectueaza în conformitate curecomandarile standardului SR EN ISO 19011:2003.Auditorul conduce sedinta de deschidere, sedinta de

închidere si toate discutiile cu auditatul. Lui îi revine întreagaraspundere pentru toate fazele auditului.

Sedinta de deschidere are ca scop:

31



prezentarea auditorului; prezentarea domeniului si obiectivelor auditului; prezentarea unui rezumat al metodelor si procedurilor

care urmeaza a fi utilizate pentru efectuarea auditului;

confirmarea ca sunt disponibile resursele necesareauditorului; clarificarea detaliilor neclare ale planului de audit; confirmarea datei si orei sedintei de închidere.

Auditorul: colecteaza dovezi prin intermediul interviurilor,

examinarii documentelor si al observarii activitatilor si

conditiilor de interes. Indiciile care par semnificative sicare semnaleaza neconformitati se noteaza, chiar dacanu sunt cuprinse în chestionarul de audit. Informatiileobtinute se verifica prin intermediul observatiilor fizice,masurarilor si înregistrarilor;

verifica eficacitatea actiunilor corective realizate de laultimul audit, daca aceasta verificare nu s-a facut în altmod documentat. În cazul în care se constata ca

actiunile corective realizate nu sunt eficace pentrurezolvarea neconformitatii respective, neconformitatearespectiva se înregistreaza în Raport de neconformitatela audit;

întocmeste raport pentru fiecare neconformitate sauobservatie, cu exceptia observatiilor rezolvate în timpulauditului. Acestea se vor mentiona numai în raportul deaudit. Rapoartele de neconformitate se semneaza de

catre auditor, care decide cu privire la modul deverificare al actiunii corective rezultate. Rapoartele deneconformitate se semneaza si de catre reprezentantulauditatului pentru luare la cunostinta si recunoastere astarii de neconformitate.

Sedinta de închidere va aborda urmatoarele puncte: multumiri pentru sprijinul din timpul auditului; afirmatii referitoare la atingerea obiectivelor auditului; sinteza constatarilor din timpul auditului: aspectele

pozitive, neconformitatile si observatiile constatate,

32



eventual cauzele prezumtive ale acestora, actiunilecorective stabilite deja si termenul pentru stabilireacelorlalte actiuni corective, comunicat de conducereaauditatului sau convenit cu aceasta;

explicarea punctelor slabe, cu indicarea potentialului de îmbunatatire; modul în care se va proceda în continuare.

Întocmirea raportului de auditAuditorul:

semneaza chestionarul de audit completat în timpulauditului.

întocmeste raportul de audit în doua exemplare, îlsemneaza si este responsabil pentru corectitudinea sicaracterul complet al acestuia. Raportul de audit estesemnat si de Responsabilul Calitatii.

difuzeaza raportul de audit auditatului si ResponsabilulCalitatii.

Raportul de audit, cu toate anexele, constituie o

înregistrare a Sistemului de Management al Calitatii si estecontrolat si pastrat în conformitate cu proceduraCONTROLUL ÎNREGISTRARILOR.

Pentru asigurarea trasabilitatii, Responsabilul Calitatiiatribuie un numar unic fiecarui raport de audit si mentine

înregistrarile efectuate pe parcursul auditului.

Stabilirea actiunilor corective Într-un termen foarte scurt de la data sedintei de închidere, conducerea auditatului (organizatiei) va comunica în scris auditorului actiunile corective pentru rezolvareaneconformitatilor si termenele pentru realizarea acestora, încazul în care aceste termene nu s-au convenit înaintea

încheierii auditului.

Verificarea realizarii actiunilor corectiveVerificarea eficacitatii actiunilor corective se face decatre auditor dupa un interval adecvat de timp. Verificarea

33



se poate face, dupa caz, la o data stabilita cu conducereaauditatului, la un audit de urmarire sau la urmatorul auditplanificat.

Daca în raportul de audit s-a stabilit un audit de

urmarire, acest audit va fi planificat prin programul de audit.Pastrarea înregistrarilor auditului

Responsabilitatea pentru pastrarea tuturor înregistrarilor auditului revine RC, care întocmeste un dosarpentru fiecare audit.

Controlul si pastrarea dosarului de audit se face curespectarea prevederilor din procedura CONTROLUL

ÎNREGISTRARILOR.Perioada de pastrare a dosarelor de audit este de 2 ani.

Raportarea rezultatelor auditurilor interne - Pentruanaliza efectuata de management, Responsabilul Calitatiiraporteaza rezultatele auditurilor interne ca unul dinelementele de intrare ale analizei.

6. DIAGRAMA FLUX - Se desfasoara procesul de auditincepand de la colectarea de date, la analiza si evaluarealor, pâna la raportarea rezultatelor auditului. Procesul sedesfasoara în mod continuu pâna când sunt atinse toateobiectivele auditului planificate în Planul de audit si cuprinse

în Chestionarele de audit.

7. RESPONSABILITATI

Directorul General aproba programul anual de audituri interne si toate

modificarile ulterioare ale acestuia; aproba anual lista auditorilor interni si toate modificarile

ulterioare ale acesteia; asigura resursele necesare pentru efectuarea auditurilor

interne precum si pentru instruirea si mentinereacalificarii auditorilor interni.

34



Responsabilul de Calitate întocmeste Programul anual de audituri interne si îl

actualizeaza ori de câte ori este necesar; întocmeste anual Lista auditorilor interni si o

actualizeaza ori de câte ori este necesar; planifica instruirea si mentinerea calificarii auditorilorinterni, în conformitate cu procedura COMPETENTA,CONSTIENTIZARE SI INSTRUIRE;

stabileste echipa de audit care sa aiba pregatireanecesara de a audita procesele sau documenteleaplicabile cu privire la calitate;

asigura efectuarea auditurilor interne în conformitate cu

standardele aplicabile, programul anual de audituriaprobat si prezenta procedura; analizeaza si semneaza rapoartele de audit intern si

face propuneri pentru îmbunatatirea SMC; pastreaza înregistrarile auditurilor interne si raspunde

de identificarea si trasabilitatea acestora; urmareste modul de rezolvare al actiunilor corective

conform termenelor stabilite;

raporteaza managementului rezultatele auditurilorinterne efectuate si al actiunilor corective întreprinse,ca elemente de intrare pentru analiza efectuata demanagement;

stabileste necesarul de resurse pentru efectuareaauditurilor interne.

Auditorul

întocmeste Planul de audit, îl transmite conduceriiauditatului pentru luare la cunostinta; întocmeste Chestionar de audit; conduce sedintele de deschidere si de închidere ale

auditului; analizeaza documentatia; participa la audit, inclusiv la verificarea eficacitatii

actiunilor corective întreprinse; obtine dovezi obiective cu privire la activitatile auditatepentru fundamentarea constatarilor si cu privire la

eficacitatea actiunilor corective întreprinse;

35



întocmeste si semneaza Rapoartele de neconformitate; prezinta concluziile reiesite în urma efectuarii auditului

la sedinta de închidere a auditului; întocmeste si semneaza Raportul de audit;

rezolva eventualele divergente aparute între echipa deaudit si auditati sau, daca este necesar, le comunicaRMC în vederea medierii si deciziei.

Personalul auditat coopereaza cu auditorii în vederea atingerii obiectivelor

auditului; pune la dispozitia echipei de audit toate documentele si

înregistrarile solicitate.

Bibliografie:1. Florina Roman Stan , Asigurarea calit ii,ăţ Editura CD Press, Bucureşti,2009;

2. Cerghit, Ioan, Metode de înv mânt,ăţă EDP, Bucureşti, 1980.

3. adrese electronice: www.didactic.ro

36

http://www.didactic.ro/

http://www.didactic.ro/

auditul calitatii2

Documents