Se entiende por "observaciones de una auditoría" como el apartado del informe de auditoría que el auditor aprovecha para dejar constancia de las oportunidades de mejora, de los riesgos para la calidad que pueden convertirse en no conformidades futuras, o de cualquier otro detalle que haya observado y le parece relevante registrar. Este apartado puede aparecer desglosado en varias secciones o denominarse de otra forma, pero su utilidad es la misma, y la incertidumbre que crea en los destinatarios del informe también. Una duda recurrente es qué hacer con estas "observaciones": ¿emprendemos alguna acción, o lo dejamos como está?.

OBSERVACIONES DE AUDITORIA

Una de las maneras de analizar la naturaleza de una observación de auditoria consiste en considerar el proceso que seguimos para examinar cuidadosamente la informaciónobtenida en el curso de la auditoria. ¿Cuáles son los pasos que seguimos cuando buscamos respuestas para preguntas tales como?

• Es adecuado este procedimiento?• Está clasificado este saldo decuenta en forma correcta?• Esta permitido este gasto?

Consideramos que una observación de auditoria tiene los siguientes atributos:

1. condición2. Criterio3. Efecto4. Causa5.Recomendación

una observación de auditoria bien confeccionada no solo constará de estos cinco atributos, sino que será redactada de tal manera que cada uno de ellos se distinga de los demás. Los lectores denuestros informes no experimentarán ninguna dificultad para entender lo que hallamos, lo que pensamos de lo hallado, cual es su efecto, por que sucedió y como consideramos que debe corregirse.

Cuandose da a conocer una observación de auditoria en la que falta uno o más de estos atributos casi siempre se plantean interrogantes. Cuando es omitido el criterio, los lectores comentan “no entiendo porqué el auditor comenta sobre esto”. Cuando falta el efecto, el lector pregunta “¿qué importancia tiene?”. Cuando es pasada por alto la causa, la gerencia se pregunta “¿cómo pudo suceder? Si se omiteuna recomendación, la gerencia lamenta, “con todo lo que ha averiguado el auditor, ¿por qué no ha mencionado como puede remediar la situación?

No importa nuestra destreza en la redacción; si noinspeccionamos adecuadamente cada uno de los atributos en el desarrollo de la auditoria, llegado el momento de redactar el informe final, enfrentaremos problemas debido a que nuestras observaciones no sedesarrollaron satisfactoriamente.

Estructura de una observaciónpara comunicar el mensaje con efectividad, la información necesaria será reunida en los papeles de trabajo y estar disponible.

Es motivo que origina la observación puede originarse debido a que por norma ó por sistema de gestión interna ò por requerimiento del cliente, hay una especificación determinada del producto que la pieza torneada, inspeccionada o pintada, tenga una identificación de la fecha donde indique la hora, día, mes y año de realización.El auditor en un seguimiento al circuito, verifico el pedido del cliente, el presupuesto enviado y aprobado, la iniciación y finalización de la tarea en los tiempos estipulados, todo en forma correcta. Pero al observar la identificación requerida por el cliente en forma documentada, no está indicada la hora, si el día, mes y año. Este faltante el auditor lo puede considerar una observación, si faltara además de la hora, el día de realización, ya puede considerar una no conformidad, por incumplimiento del requerimiento del cliente.Siguiendo con el ejemplo de tratamiento a esta observación realizada en una auditoría interna, o externa.Objetivo : eliminar la observaciónAcción para eliminarla: adecuar el sistema de impresión de fecha, incorporando la hora del momento.Quien: el responsable del etiquetado.Cuando: como es una acción correctiva inmediata se realiza en el día hoy.Control: verificar en los próximos tres días, que los productos salgan etiquetados también con la hora de acuerdo a los requerimientos del cliente.Al tercer día: verificar nuevamente y dejar constancia que se verifico la corrección de la observación.ACCIONVerifique con estos pasos, el tratamiento a las observaciones de la auditoria anterior.Es un común error, no verificar las acciones correctivas a las observaciones , no dejar una evidencia que se verifico en determinada fecha la corrección de la observación.Envíe su comentario sobre el tema, experiencias ó consulta por dudas.

A medida que se va haciendo el recorrido, el auditor va obteniendo los hallazgos de auditoría. Éstos pueden generar conformidades, no conformidades, observaciones u oportunidades de mejora. Todos los hallazgos de auditoría deben ser registrados y es fundamental que éstos sean comunicados al auditado, especialmente si se consideran no conformidades, allí mismo donde sean encontrados para que éste las comprenda y reconozca como exacto el hallazgo. El auditor no debería retirarse de un sector donde ha detectado una No conformidad o una Observación sin habérselo explicado a quien ha auditado y asegurarse que ha sido debidamente comprendido. 

A menudo se da el caso de que la situación derivada del hallazgo de auditoría no merezca una No Conformidad, sin embargo, ese hallazgo podrá ser catalogado como una Observación por el equipo auditor. Esta observación constituye sólo un llamado de alerta para una situación que tal vez podría subsanarse con relativa facilidad, aunque, de persistir, podría derivar en una falla importante en un requisito de la norma en futuras auditorías. 

Mientras que las No Conformidades deben ser analizadas por el auditado, proponer un plan correctivo y fijar un plazo para su levantamiento, las observaciones deben ser también analizadas por la organización, aunque las acciones correctivas de las mismas serán verificadas en la próxima auditoría de mantenimiento. 

La organización no puede ignorar lo que ha merecido una observación del equipo auditor. Con frecuencia, el auditado centra su atención en atender las no conformidades por ser decisivas para obtener o mantener la certificación no obstante, también debe analizarlas observaciones luego de la auditoría con la misma minuciosidad con la que se analiza una no conformidad, incluso habiendo obtenido la certificación, de modo de presentar en la próxima auditoría las acciones correctivas que se tomaron al respecto. Una observación no considerada o que no haya podido ser subsanada será seguramente una No Conformidad en la próxima auditoría. 

Para concluir, la organización no debería sentirse decepcionada por la presencia de No Conformidades y mucho menos por las observaciones encontradas. Las acciones correctivas que todas ellas generan, son parte de la mejora continua a la cual se ha comprometido la Organización, y ayudan a aceitar el mecanismo del sistema de gestión.

1. H A L L A Z G O S D E A U D I T O R Í AGeneralmente, el término hallazgo es empleado en un sentido crítico y se refiere a debilidades en el Sistema control interno detectadas por el auditor.El hallazgo, abarca hechos y otra información obtenida por el auditor que merece ser comunicados a los empleados y funcionarios de la organización auditada y a otras personas interesadas.

2.DEFINICIÓN DE HALLAZGO DE AUDITORÍA

Se denomina hallazgo de auditoría resultado de la comparación que se realiza entre un CRITERIO y la SITUACIÓN actual encontrada durante el examen a undepartamento, un área, actividad u operación.

Es toda información que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestión de recursos en la organización,programa o proyectos bajo examen que merecen ser comunicados en el informe.

Sus elementos son: condición, criterio, causa y efecto

3. REQUISITOS PRINCIPALES EN UN HALLAZGO DE AUDITTORÍA

Losrequisitos que deben reunir un hallazgo de auditoría son:* Importancia relativa que amerite ser comunicado* Basado en hechos y evidencias precisas que figuran en los papeles de trabajo.* Objetivo.(obrar con objetividad, equidad y realismo)* Convincente para una persona que no ha participado en la auditoría.

4. FACTORES A CONSIDERAR EN EL DESARROLLO DEHALLAZGO DEAUDITORÌAEl auditor debe estar capacitado en las técnicas para desarrollar hallazgos en forma objetiva y realista. Al realizar su trabajo debe considerar los factores siguientes:* Condiciones al momentode ocurrir el hecho* Naturaleza, complejidad y magnitud administrativa y financiera de las operaciones examinadas.* Análisis crítico de cada hallazgo importante.* Integridad deltrabajo de auditoría.* Autoridad legal.* Diferencia de opinión, conclusiones y recomendaciones

JEMPLO 2CONDICIÓN Al cierre de la gestión en el proceso de auditoría de la Empresa XYZS.R.L se identificó la existencia de más de un sistema de registroinformático con información de interés fiscal.CRITERIO De acuerdo a la Ley 2492 art. 44 numeral 5 inciso e), señala que laAdministración Tributaria podrá determinar la base imponible usando elmétodo sobre base presunta, solo cuando habiéndolo requerido noposea base cierta y cuando exista alteración de la información tributariacontenida en medios magnéticos, electrónicos, ópticos o informáticosque imposibilita la determinación sobre base cierta o exista más de unsistema de registros informáticos contables con información fiscal nocoincidentes para una misma actividad comercial.También se aplica el artículo 177 de la Ley 2492 que señala que esdefraudación tributaria el que dolosamente, en perjuicio0 del derechode la Administración Tributaria a percibir tributos, por acción uomisión disminuya o no pague la deuda tributaria. Y la NIA 240 sobre laresponsabilidad de auditor frente al fraude en su parágrafo 55 queseñala que cuando el auditor obtiene entendimiento de la entidad y suentorno, incluyendo su control interno, el auditor debe considerar siotra información obtenida señala riesgos de representación errónea deimportancia relativa debido a fraude.CAUSA 

Esta situación se debe a que la Gerencia General lleva doble contabilidady posee más de un juego de Estados Financieros, con el objeto dereducir impuestos por medios inapropiados minimizando gananciasreportadas o la obtención de créditos bancarios donde se maximizanlas ganancias reportadas

Al momento de iniciar el escrito sobre el hallazgo encontrado será necesario que el Auditor le de un TITULO o sea un nombre con el cual se le identifica los problemas encontrados durante la práctica de la Auditoría

1. La condición

Este término se refiere a la descripción de la situación irregular o deficiencia hallada, cuyo grado de desviación debe ser demostrada.

La condición es la revelación de "lo que es", es decir la "deficiencia" o "excepción" (errores o irregularidades) tal como fueron encontradas durante la auditoría. La redacción incluye señalar en lo posible la cantidad de errores y si es posible su incidencia en la muestra de auditoría, en forma breve pero suficiente.

2. El criterio

Son las normas transgredidas de carácter legal, operativo o de control que regula el accionar de la entidad auditada. El desarrollo del criterio en la presentación de la observación debe citar específicamente la normativa pertinente y el texto aplicable de la misma.

El criterio es la revelación de "lo que debe ser" es decir la referencia a: leyes, Normas Técnicas de Control Interno, Normas Contables, manuales de funciones y procedimiento, políticas, Planes y cualquier otro instructivo por escrito; en algunos casos el sentido común y en otros el criterio del auditor.

3. La causa

Es la razón fundamental por la cual ocurrió la condición, o el motivo por el que no se cumplió el criterio o norma. Su identificación requiere de la habilidad y juicio profesional del auditor y es necesaria para el desarrollo de una recomendación constructiva que prevenga la recurrencia de la condición. La causa es la revelación de por qué sucedió la excepción.

4. El efecto

Es la consecuencia real o potencial, cuantitativa o

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cualitativa, que ocasiona el hallazgo, indispensable para establecer su importancia y recomendar a la Administración que tome las acciones requeridas para corregir la condición. Siempre y cuando sea posible, el auditor debe revelar en su informe la cuantificación del efecto.

El efecto o consecuencia es el resultado adverso real o el riesgo de resultado adverso (potencial) que resulta de comparar lo que es con lo que deberá ser (condición Vs. criterio) la identificación del "efecto" es muy importante para resaltar la significación del problema.

5. La recomendación

La recomendación constituye el criterio del auditor y los servidores que realizan auditorías, y debe reflejar conocimiento y buen juicio con relación a lo que más conviene a la Entidad. En gran parte una buena recomendación se basa en el análisis de los recursos y en la consideración del beneficio - costo de la misma.

Las recomendaciones deben estar encaminadas a superar las causas de los problemas observar.