audit intern capitolul 11

C A P I T O L U L 11

STUDIU DE CAZ. MISIUNE PRIVIND AUDITAREA ACTIVITII

SERVICIULUI JURIDIC LA S.C. Y S.A.

Misiunea de audit intern Activitatea Serviciului Juridic a fost realizat

n baza Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a Normelor metodologice generale aprobate prin O.M.F.P. nr. 38/2003 privind exercitarea activitii de audit public intern, a Dispoziiei Directorului General al S.C. Y S.A nr. 111/2004 prin care s-au aprobat Normele proprii de exercitare a auditului intern n cadrul societii i a Planului de audit intern pentru anul 2004.

Structurile de audit intern efectueaz misiuni pentru evaluarea sistemelor de management i control intern ale entitii urmrind transparena i conformitatea cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficien i eficacitate.

Principalele obiective ale misiunii de audit intern sunt: - evaluarea managementului riscurilor aferente operaiilor i sistemelor privind respectarea principiilor, cadrului general si procedural de derulare a acestora, respectarea legilor, reglementrilor i contractelor n domeniu; - evaluarea sistemelor de control n acord cu obiectivele misiunii, n vederea identificrii tuturor deficienelor semnificative ale acestora. Misiunea de audit intern debuteaz cu ntlnirea membrilor echipei de audit, avnd rolul de a se pune de acord asupra ateptrilor i scopului misiunii i de a analiza domeniul auditului i obiectivele stabilite. Echipa de audit trebuie s neleag procesele i domeniul de activitate al entitii auditate, s efectueze o verificare a oricror documente de lucru, rapoartele anilor precedeni i corespondena general legate de activitatea de audit intern. n cadrul acestei reuniuni se stabilesc responsabilitile individuale, tehnicile i instrumentele utilizate, coninutul i formatul rapoartelor ce trebuiesc elaborate i difuzate, personalul de contact din structura auditat i accesul la sistemele informatice.

De asemenea, cu aceast ocazie, se analizeaz operaiile i activitile auditabile i se determin msura n care corespund obiectivelor stabilite i dac sunt aplicate n practic. n acelai timp, se determin dac exist definite criterii adecvate de apreciere a riscurilor asociate activitii i dac obiectivele prestabilite au fost realizate.

267

Desfurarea misiunii de audit intern presupune parcurgerea etapelor i procedurilor prevzute de normele metodologice generale n vederea elaborrii documentelor din Figura nr. 12 Derularea misiunilor de audit intern, prezentat n cap. 10 al lucrrii. 11.1. EMITEREA ORDINULUI DE SERVICIU

Ordinul de serviciu se ntocmete de ctre conductorul compartimentului de audit intern pe baza Planului anual de audit intern, aprobat de conductorul entitii, avnd scopul de a repartiza sarcinile auditorilor nominalizai pentru efectuarea misiunii i stabilirea supervizorului acesteia.

n cazul misiunilor de audit intern ad-hoc, Ordinul de serviciu va fi aprobat de conductorul entitii publice.

Ordinul de serviciu reprezint mandatul de intervenie dat de ctre structura de audit intern auditorului/echipei de auditori care va efectua misiunea de audit, definirea domeniului de intervenie i informarea responsabililor implicai n misiunea de audit intern i cuprinde:

- cadrul juridic; - domeniul auditului; - obiectivele misiunii de audit intern; - modalitile de intervenie la faa locului; - perioada efecturii misiunii de audit intern; - numele i prenumele auditorilor.

n sintez, procedura de elaborare a Ordinului de serviciu se prezint astfel: Conductorul compartimentului de audit intern

Repartizeaz sarcinile de serviciu pe fiecare auditor n parte;

ntocmete Ordinul de serviciu pe baza planului anual de audit intern.

Personalul de secretariat

Aloca un numr Ordinului de serviciu; Asigura copii ale Ordinului de serviciu fiecrui

membru al echipei de audit.

Supervizorul Avizeaz sau propune modificri la Ordinul de

serviciu.

Auditorii Iau la cunotina de Ordinul de serviciu i de

sarcinile repartizate. ndosariaz ordinul de serviciu n Dosarul

permanent, Seciunea A .

268

Modelul privind completarea Ordinului de serviciu este urmtorul:

Documentul nr.1 Procedura P01: Iniierea auditului

Ministerul Finanelor Publice D.G.F.P. a Judeului X Serviciul de Audit Intern Nr. _____ Data __________

ORDIN DE SERVICIU

n conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitii de audit intern, a Dispoziiei Directorului General al S.C. Y S.A nr. 111/2004 prin care s-au aprobat Normele proprii de exercitare a auditului intern n cadrul societii i a Planului de audit intern pentru anul 2004, se va efectua o misiune de audit intern la Serviciul Juridic al S.C. Y S.A. n perioada 15.07.2004 31.08.2004.

Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului de organizare a activitii Serviciului Juridic i reprezentarea n instan n vederea susinerii intereselor societii este n conformitate cu cadrul legislativ i normativ, iar obiectivele auditului au n vedere:

- Cauzele care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate;

- Reprezentarea societii n instanele de judecat; - Conducerea evidenelor, cauzelor la care societatea este parte; - ntocmirea lucrrilor de sintez i a rapoartelor privind activitatea

proprie; - Solicitarea declanrii falimentului n vederea recuperrii debitelor; - Investirea hotrrilor judectoreti i solicitarea punerii lor n aplicare de

ctre organul de executare. Menionm c se va efectua un audit de conformitate al modului de

organizare a activitii juridice i susinerii intereselor societii n faa instanelor.

Echipa de auditori interni este format din urmtorii: 1. Tomescu Viorel 2. Stnescu Ioana

ef Serviciu de Audit Intern, Cristescu Gabriel

269

11.2. DECLARAREA INDEPENDENEI

Independena auditorilor interni nominalizai pentru realizarea unei misiuni trebuie declarat, motiv pentru care, fiecare membru al echipei de audit intern va ntocmi Declaraia de independen.

n vederea desemnrii auditorilor pentru efectuarea misiunii de audit intern vor fi verificate incompatibilitile personale ale acestora.

Conductorul compartimentului de audit intern va urmri s nu desemneze un auditor, acolo unde exist incompatibiliti personale, dect dac aceasta devine imperios necesar i pentru care trebuie s furnizeze o justificare rezonabil, ceea ce va contribui la demonstrarea obiectivitii pentru entitatea auditat.

Dac n timpul efecturii misiunii de audit intern apare o incompatibilitate, real sau presupus, auditorii sunt obligai s informeze de urgen conductorul compartimentului de audit intern.

n sintez, procedura de elaborare a Declaraiei de independen se prezint astfel: Auditorii Completeaz Declaraia de independen. Conductorul compartimentului de audit intern

Verific Declaraia de independen; Identific incompatibilitatea semnalat de ctre

auditori i stabilete modalitatea n care aceasta poate fi atenuat sau eliminat;

Aprob declaraiile de independen. Auditorii ndosariaz Declaraia de independen n Dosarul

permanent, Seciunea A; Informeaz de urgen conducerea dac, n timpul

misiunii, apare o incompatibilitate, real sau presupus.

Modelul privind completarea Declaraiei de independen este urmtorul:

Documentul nr. 2 Procedura P02: Iniierea auditului

S.C. Y S.A. Serviciul de Audit Intern

DECLARAIA DE INDEPENDEN Nume i prenume: Tomescu Viorel Data: 14.07.2004 Misiunea de audit: Activitatea Serviciului Juridic

270

Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat DA NU

Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel?

- X

Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? - X

Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? - X

Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? - X

Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? X -

Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv?

- X

Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental?

- X

Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? - X

Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? - X

Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? - X

Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului de audit intern de urgen?

X -

Auditor, ef serviciu

Tomescu Viorel Cristescu Gabriel 1. Incompatibiliti personale: Cu aproximativ 2 ani n urma am lucrat la compartimentul personal tinnd evidenta crilor de munc. 2. Pot fi negociate/diminuate/eliminate incompatibilitile : Da Dac da, explicai cum anume: Misiunea planificata nu are nici o tangen cu activitatea de personal, obiectivul su este modul cum este organizata activitate juridica i cum sunt sustinte interesele societatii n fata instantelor.

271

Data:14.07.2004 Semntura: Cristescu Gabriel

Procedura: Iniierea auditului

S.C. Y S.A Serviciul de Audit Intern

DECLARAIA DE INDEPENDEN

Nume i prenume: Stnescu Ioana Data: 14.07.2004 Misiunea de audit: Activitatea Serviciului Juridic


Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel?

- X

Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? - X

Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? - X

Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? - X

Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? - X

Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiva?

- X

Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental?

- X

Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? - X

Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? - X

Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? - X

Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v X -

272


afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului de audit intern de urgen?

Auditor, Sef serviciu, Stnescu Ioana Cristescu Gabriel

1. Incompatibiliti personale: - 2. Pot fi negociate/diminuate/eliminate incompatibilitile: - Dac da, explicai cum anume: - Data: 14.07.2004 Semntura: Cristescu Gabriel 11.3. NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT

INTERN

Compartimentul de audit intern notific entitatea auditat cu 15 zile calendaristice nainte de data prevzut n Planul anual de audit intern pentru declanarea misiunii. Misiunile de audit intern ad-hoc se desfoar conform normelor generale, ns termenul de notificare poate fi diminuat, dar nu mai puin de 3 zile. Scopul Notificrii entitii auditate despre declanarea misiuni de audit intern are rolul de a asigura desfurarea corespunztoare a acesteia.

Notificarea privind declanarea misiunii de audit intern trebuie s cuprind:

- aria/domeniul entitii auditate; - informaii privind scopul misiunii de audit intern; - principalele obiective stabilite n vederea auditrii; - durata misiunii de audit intern; - informarea cu privire la interveniile la faa locului care vor avea loc

pe parcursul misiunii de audit intern i al cror program va fi stabilit ulterior;

- cereri de informaii.

n sintez, procedura de elaborare a Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern se prezint astfel:

273

Auditorii Pregtesc adresa de notificare ctre prile interesate n vederea transmiterii acesteia cu 15 zile nainte de declanarea misiunii de audit public intern;

Conductorul compartimen-tului de audit intern

Verific adresa de notificare; Semneaz adresa de notificare.

Personalul de secretariat

Aloc un numr adresei de notificare i o transmite entitii/structurii auditate.

Auditorii Includ domeniile de interes (dac se comunic) n programul de audit;

ndosariaz copia adresei de notificare n Dosarul permanent - Seciunea A.

Modelul Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern este urmtorul:

Documentul nr. 3 Procedura P03: Iniierea Auditului

S.C. Y S.A. Serviciul de Audit Intern Nr..din.

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Ctre: Serviciul Juridic De la: eful Serviciului de Audit Intern

Referitor la misiunea de audit intern Modul de organizare a activitii Serviciului Juridic i susinerea intereselor societii n faa instanelor Stimate() domn/doamn .......................... n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2004, urmeaz ca n perioada 15.07.2004-31.08.2004 s efectum o misiune de audit intern cu tema Modul de organizare a activitii Serviciului Juridic si susinerea intereselor societii n faa instanelor. Auditul va examina responsabilitile asumate de ctre Serviciul Juridic i va determina dac acesta i ndeplinete obligaiile n mod efectiv i eficient. V vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord edina de deschidere n vederea discutrii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinznd:

- Prezentarea auditorilor; 274

- Prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern; - Programul interveniei la faa locului; - Scopul misiunii de audit intern; - Alte aspecte.

Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm sa ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie necesar privind activitatea juridic: legile i reglementrile ce se aplica activitilor dumneavoastr, organigrama serviciului dumneavoastr, Regulamentul de organizare i funcionare, fiele posturilor, toate procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia organizrii activitii, un exemplar al rapoartelor, notelor, dosarelor anterioare care se refer la aceasta tem. Dac avei unele ntrebri privind aceasta aciune, v rog s contactai pe domnul Tomescu Viorel auditor, coordonatorul misiunii sau pe eful structurii de audit intern. ef Serviciu de Audit Intern Cristescu Gabriel Data: 30.06.2004

11.4. COLECTAREA I PRELUCRAREA INFORMAIILOR

n etapa Pregtirii misiunii de audit intern, colectarea i prelucrarea este, n fapt, faza de procurare a informaiilor n vederea efecturii analizei de risc i pentru identificarea informaiilor necesare, fiabile, pertinente i utile pentru a atinge obiectivele misiunii de audit intern.

Activitile realizate n aceast faz contribuie substanial la cunoaterea domeniului auditabil care l ajut pe auditor s se familiarizeze cu entitatea auditat.

11.4.1. Colectarea informaiilor

n cadrul acestei poceduri, auditorii interni solicit i colecteaz informaii cu caracter general despre structura auditat, informaii care trebuie s se refere la activitile ce vor fi examinate i includ:

- obiective, scopuri; - planuri, practici, proceduri, legi, norme de reglementare; - informaii organizaionale cu privire la: numrul i numele

angajailor, fiele posturilor, schimbri recente n cadrul entitii auditate inclusiv n cadrul sistemului;

- informaii financiare despre activitatea ce va fi examinat; - rezultatele altor misiuni de audit intern sau rezultatele controalelor

efectuate de organe de control din afara entitii;

275

- dosare de coresponden.

Surse pentru colectarea informaiilor: a) dosare permanente ale entitii auditate: organigrama, descrierea

operaiilor, informaii despre personalul de conducere i execuie, legi, norme de aplicare a legilor, rapoarte etc.;

b) dosarele ale misiunilor de audit anterioare: foi de lucru, rapoarte de audit, rspunsuri la observaiile i recomandrile auditului, note de ntiinare, programe de audit, analiza riscurilor, matrice de control, diagrame de circulaie etc.;

c) registre de coresponden: corespondena cu entiti externe; d) interviuri cu managementul: interviurile sunt necesare pentru a furniza

puncte de vedere cheie asupra operaiilor auditate i a nelege ansamblul mediului de control;

Pentru nelegerea sistemului de procesare pot fi folosite metoda narativ i diagrame de circulaie (piste de audit):

- metoda narativ presupune descrierea proceselor i procedurilor i furnizeaz inventarul i explicaiile activitilor de control intern utilizate;

- diagramele de circulaie descriu proceduri ale unui proces n format grafic i faciliteaz nelegerea i comunicarea de informaii. Acestea permit auditorului s identifice particularitile specifice domeniului, astfel nct s poat evalua importana acestora n atingerea obiectivelor sistemului de control intern.

Colectarea informaiilor const n: - identificarea principalelor elemente ale contextului instituional i socio-

economic n care entitatea auditat i desfoar activitatea; - cunoaterea organizrii entitii auditate, a tehnicilor sale de lucru i a

diferitelor nivele de administrare conform organigramei ; - identificarea punctelor cheie ale funcionrii entitii auditate i ale

activitilor sale de control, pentru o evaluare prealabil a punctelor tari i slabe; - identificarea constatrilor semnificative i recomandrilor din rapoartele

de audit precedente care ar putea s afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern;

- identificarea surselor poteniale de informaii care ar putea fi folosite ca dovezi ale auditului i s considere validitatea i credibilitatea acestor informaii;

- identificarea informaiilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor controlului intern i selecionrii tehnicilor de investigare adecvate.

276

11.4.2. Prelucrarea informaiilor

n aceast etap auditorii interni realizeaz Studiul preliminar pentru prelucrarea de informaii, fr o verificare detaliat a activitilor ce urmeaz a fi auditate, ceea ce include:

- deplasri la locul de desfurare al auditului cu scopul de a obine o privire de ansamblu a operaiilor auditabile;

- studiul documentelor obinute cu ocazia deplasrii lor pentru a se determina modul cum este organizat auditatul i ct de bine funcioneaz procedurile;

- schiarea de note descriptive ale proceselor auditatului pe baza informaiilor obinute;

- analiza procedurilor analitice pentru o mai buna nelegere a operaiunilor, avertizarea despre potenialele zone cu probleme specifice;

- ntocmirea de chestionare de control intern care conin ntrebri despre diferitele obiective i componente ale controlului;

- testarea limitat a sistemului pentru a se obine o nelegere iniial, general a gradului de eficien n operarea sistemelor i funcionarea controalelor interne. Evaluarea preliminar a sistemului de control intern se realizeaz pe baza informaiilor rezultate din: chestionare de control intern; diagrame de circulaie; descrieri narative; testrile limitate.

Prelucrarea informaiilor const n: - analiza cadrului normativ ce reglementeaz activitatea entitii/structurii auditate; - analiza entitii auditate i activitile sale (organigrama, regulament de organizare i funcionare, fie ale posturilor, proceduri scrise); - analiza factorilor susceptibili de a mpiedica buna desfurare a misiunii de audit public intern; - identificarea i evaluarea riscurilor cu inciden semnificativ; - analiza rezultatelor controalelor precedente; - analiza informaiilor externe referitoare la entitatea auditat.

277

n sintez, procedura de Colectare a informaiilor se prezint astfel: Auditorii Identific legile i regulamentele aplicabile entitii

auditate; Obin organigrama, Regulamentul de organizare i

funcionare, fie ale posturilor, proceduri scrise ale entitii auditate;

Identific personalul responsabil; Identific circuitul documentelor; Obin exemplare ale rapoartelor de audit anterioare; Adun date statistice asupra performanei pentru a-i

sprijini n faza de analiz a riscului; Se familiarizeaz cu activitatea entitii auditate; ndosariaz documentele obinute n aceasta faz a

misiunii de audit public intern n Dosarul permanent, Seciunea C;

Supervizorul Revede documentaia Conductorul compartimentului de audit intern

Organizeaz o edin pentru identificarea obiectivelor auditabile i a criteriilor de analiza de risc. Reevalueaz stabilirea obiectivelor, a scopului auditului i a metodologiei, dup caz.

Modelul privind documentul Colectarea informaiilor este urmtorul:

Documentul nr. 4 Procedura P04: Colectarea i prelucrarea informaiilor


COLECTAREA INFORMAIILOR Misiunea de audit: Activitatea Serviciului juridic Perioada auditat: 01.03.2003 30.06.2004 ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana Data: 16.07.2004 Avizat: Cristescu Gabriel Data: 16.07.2004

Colectarea informaiilor Serviciul Colectare Creane DA NU Observaii

Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile structurii auditate X -

Obinerea organigramei X - 278

Obinerea Regulamentului de organizare i funcionare X -

Obinerea fielor posturilor X Nu exist fie ale posturilor Obinerea procedurilor scrise X - Identificarea personalului responsabil X - Obinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior X -

11.5. ANALIZA RISCURILOR

Riscul reprezint orice eveniment, aciune, situaie sau comportament cu impact nefavorabil asupra capacitii entitii publice de a realiza obiectivele.

Identificarea i analiza riscurilor este o subetap major n procesul de audit intern i presupune:

- identificarea pericolelor/riscurilor din entitatea auditat; - existena activitilor de control intern sau a procedurilor entitii

auditate care previn riscurile; - eliminarea sau minimizarea pericolelor/incertitudinilor/riscurilor; - evaluarea structurii/evoluiei controlului intern al entitii auditate. Principalele categorii de riscuri sunt: a) Riscuri de organizare, cum ar fi: neformalizarea procedurilor, lipsa

unor responsabiliti precise, insuficienta organizare a resurselor umane, documentaia insuficient sau neactualizat;

b) Riscuri operaionale, cum ar fi: nenregistrarea n evidenele contabile, arhivare necorespunztoare a documentelor justificative, lipsa unui control asupra operaiilor cu risc ridicat;

c) Riscuri financiare, cum ar fi: pli nesecurizate, nedetectarea operaiilor cu risc financiar;

d) Alte riscuri, spre exemplu cele generate de schimbrile legislative, structurale, manageriale etc.

Auditul intern trebuie s integreze n procesul de identificare i evaluare al riscurilor semnificative i pe cele depistate cu ocazia altor misiuni.

Msurarea riscului este determinat de cele dou componente de baz ale acestuia i anume:

- probabilitatea de apariie a riscurilor; - nivelul impactului, apreciat prin gravitatea consecinelor i durat. Pentru realizarea msurrii riscurilor se utilizeaz urmtoarele

criterii/factori de apreciere: 279

a) aprecierea controlului intern se realizeaz pe baza analizei calitii controlului intern pe trei nivele:

CONTROL INTERN Dac

CORESPUNZTOR (nivel 1)

conducerea i personalul demonstreaz o atitudine constructiv, existnd preocuparea de a anticipa i a nltura problemele;

auditurile anterioare i studiile preliminare nu au descoperit nici un fel de probleme;

analiza arat ca sunt n funciune numeroase i eficiente tehnici de control intern;

procedurile sunt bine susinute de documente.

INSUFICIENT (nivel 2)

conducerea i personalul demonstreaz o atitudine cooperant cu privire la conformitate, pstrarea dosarelor i reviziilor externe;

auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit anumite probleme, dar conducerea a luat msuri de remediere i a rspuns satisfctor la recomandrile auditului;

analiza arat c sunt n funciune tehnici de control adecvate i suficiente.

CU LIPSURI GRAVE (nivel 3)

conducerea i/sau personalul demonstreaz o atitudine necooperant i nepstoare cu privire la conformitatea, la pstrarea dosarelor sau la reviziile externe;

auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit probleme deosebite;

analiza dezvluie c nu sunt n funciune tehnici de control adecvate i suficiente;

procedurile de control intern lipsesc sau sunt puin utilizate.

b) aprecierea cantitativ se realizeaz pe baza analizei nivelului impactului care reprezint efectele riscului n cazul producerii sale i se exprim pe o scar valoric, pe trei nivele, astfel:

- impact sczut; - impact moderat; - impact ridicat.

c) aprecierea calitativ se realizeaz prin examinarea tuturor factorilor cu

inciden asupra vulnerabilitii domeniului auditabil (resurse umane, complexitatea operaiilor, mijloace tehnice etc.) i se exprim pe trei nivele:

280

VULNERABILITATE Dac

MIC (nivel 1)

resursele umane sunt suficiente; complexitatea operaiunilor este redus; mijloacele tehnice existente necesare desfurrii

activitii sunt suficiente;

MEDIE (nivel 2)

resursele umane nu sunt suficiente; ori complexitatea operaiunilor este ridicat; ori mijloacele tehnice existente necesare

desfurrii activitii sunt insuficiente.

MARE (nivel 3)

resursele umane nu sunt suficiente; complexitatea operaiunilor este ridicat; mijloacele tehnice existente necesare desfurrii

activitii sunt insuficiente.

PROCEDURA ANALIZA RISCURILOR din cadrul etapei de pregtire a misiunii de audit intern presupune parcurgerea unor pai pornind de la obiectivele misiunii stabilite anticipat, dup cum urmeaz:

A- identificarea obiectelor auditabile; B- identificarea riscurilor asociate operaiilor/obiectelor auditabile; C- stabilirea criteriilor/factorilor de apreciere a riscului i a ponderilor

acestora; D- stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu de risc i

determinarea punctajului total al criteriului utilizat; E- clasarea riscurilor; F- ierarhizarea activitilor/operaiilor ce urmeaz a fi auditate; G- elaborarea Tematicii n detaliu a activitilor selectate.

A. Identificarea obiectelor auditabile;

Obiectul auditabil, reprezint activitatea elementar a domeniului auditat ale crei caracteristici pot fi definite teoretic i comparate cu realitatea practic.

Identificarea obiectelor auditabile se realizeaz astfel: a) detalierea fiecrei activiti n operaii succesive descriind procesul de la

realizarea acestei activiti pn la nregistrarea ei, circuitul auditului; b) definirea pentru fiecare operaie n parte a condiiilor pe care trebuie s

le ndeplineasc, din punct de vedere al controalelor specifice i al riscurilor aferente;

c) determinarea modalitilor de funcionare a controalelor necesare atingerii obiectivului i pentru limitarea riscurilor.

281

NOTA: Precizm c aceast activitate are o importan covritoare asupra desfurrii misiunii de audit intern. Din acest motiv trebuie realizat cu toat responsabilitatea pornind de la analiza Listei activitilor entitii auditate, realizat nc din etapa de planificare a activitii de audit intern.

Pe baza evalurii de mai sus, auditorii interni ntocmesc Lista

centralizatoare a obiectelor auditabile, care reprezint primul pas, din procedura Analiza riscurilor prin definirea sub toate aspectele a caracteristicilor specifice ale activitilor i riscurilor asociate i care vor constitui suportul analizei riscurilor.

Modelul privind completarea Listei centralizatoare a obiectelor

auditabile este urmtorul:

Documentul nr. 5

Procedura - P05: Analiza riscurilor S.C. Y S.A. Serviciul de Audit Intern

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Activitatea Serviciului Juridic Perioada auditat: 01.03.2003 30.06.2004 ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana Data: 17.07.2004 Avizat: Cristescu Gabriel Data: 17.07.2004

Obiective Obiecte auditabile Observaii

1. Utilizarea tuturor cilor de atac 2. Struina n susinerea unor argumente eseniale pentru soluionarea favorabil a cauzei

3. Formularea n termen a aciunilor n instan 4. Formularea n termen a apelului 5. Prezentarea tuturor documentelor n susinerea cauzei

6. Formularea clauzelor contractuale

1. Cauzele care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate

7. Formularea n termen a recursului 8. Prezentarea la edintele de judecat n vederea susinerii cauzei

2. Reprezentarea societii n instanele de 9. Formularea contestaiilor la executare

282


10. Formularea n termen a aciunilor 11.Transmiterea hotrrilor definitive n vederea valorificrii

12. Formularea ntmpinrilor la actiunile iniiate

judecat

13. Combaterea tuturor aspectelor incriminate 14. Conducerea Registrului de coresponden 15. Completarea cu toate documentele a dosarelor

16. Evidena aciunilor n justiie 17. Constituirea dosarelor de instan 18.Repartizarea corespondenei n vederea soluionrii

3. Conducerea evidenelor, cauzelor la care societatea este parte

19. Evidena dosarelor finalizate 20. Intocmirea lucrrilor i rapoartelor 4. Intocmirea

lucrrilor de sintez i a rapoartelor privind activitatea proprie

21. Avizarea documentelor interne

22. Solicitarea falimentului n cazul debitorilor care sunt insolvabili

23. nscrierea la masa credal cu toate debitele

5. Solicitarea declanrii falimentului n vederea recuperrii debitelor

24.Formularea contestaiilor la deciziile nefavorabile

25. Investirea n termen a hotrrilor executabile

26. Formularea eventualelor contestaii la executare

27. Solicitarea executrii silite a debitorilor 28. Investirea n termen a biletelor la ordin

6. Investirea hotrrilor judectoreti i solicitarea punerii lor n aplicare de ctre organul de executare 29. Struina n efectuarea n termen a

executrilor

NOTA:

Precizm c, n cadrul societii comerciale luate n studiu, identificarea obiectelor auditabile s-a fcut prin cumularea procedurilor specifice activitii Serviciului Juridic pentru principalele obiective stabilite anticipat. n practic, analiza sarcinilor pentru efectuarea unei misiuni de audit intern exhaustive este necesar a se realiza pe fiecare procedur utilizat de aceast structur.

283

B. Identificarea riscurilor asociate operaiunilor/obiectelor auditabile reprezint al doilea pas al Analizei riscurilor i const n ataarea riscurilor asociate fiecrui obiect auditabil, dup cum urmeaz:

Documentul nr. 6

Procedura - P05: Analiza riscurilor


IDENTIFICAREA RISCURILOR Misiunea de audit: Activitatea Serviciului Juridic Perioada auditat: 01.03.2003 30.06.2004 ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana Data: 17.07.2004 Avizat: Cristescu Gabriel Data: 17.07.2004

Obiective Obiecte auditabile Riscuri identificate Observaii

1. Utilizarea tuturor cilor de atac

Neutilizarea tuturor cilor de atac atunci cnd hotrrile sunt defavora-bile

2. Struina n susinerea unor argumente eseniale pentru soluionarea favorabil a cauzei

Pierderea aciunii ca urmare a neprezentrii lo-gice a faptelor i sus-inerea acestora

3. Formularea n termen a aciunilor n instan

ntrzieri n recuperarea debitelor

4. Formularea n termen a apelului

Pierderea aciunii ca urmare a neformulrii n termen a apelului


5. Prezentarea tuturor documentelor n susinerea cauzei

Emiterea de hotrri nefavorabile datorit necunoaterii n totalitate de ctre instana a adevrului

284



Imposibilitatea solicitrii n instan a unor dobnzi, penaliti etc. deoarece nu sunt prevzute n contract

7. Formularea n termen a recursului

Pierderea aciunii ca urmare a neformulrii n termen a recursului

8. Prezentarea la edintele de judecat n vederea susinerii cauzei

Pierderea aciunii ca urmare a neprezentrii la instan n vederea susinerii cauzei

9. Formularea contestaiilor la executare

Nesolicitarea suspendrii executrii silite n cazul credi-torilor care nu au respectat procedurile de executare

10. Formularea n termen a aciunilor

Prescrierea dreptului de a aciona n instan

11.Transmiterea hotrrilor definitive n vederea valorificrii

Neluarea msurilor de valorificare i executare a hotrrilor judecatoresti

12.Formularea ntmpinrilor la actiunile iniiate

Necuprinderea tuturor ca-petelor de acuzare

2. Reprezentarea societii n instanele de judecat

13. Combaterea tuturor aspectelor incriminate

Admiterea parial a unor capete de acuzare cu toate c nu exist justificarea lor

14. Conducerea Registrului de coresponden

Corespondena s nu fie nregistrat

15. Completarea cu toate documentele a dosarelor

Dosare de instan incom-plete

16. Evidena aciunilor n justiie

Necunoaterea termenelor de judecat

17. Constituirea dosarelor de instan

Inexistena tuturor docu-mentelor privind cauza


18. Repartizarea corespondenei n vederea soluionrii

Neefectuarea n termen a lucrrilor

285


19. Evidena dosarelor finalizate

Nevalorificarea hotrrilor obinute i definitive

20. Intocmirea lucrrilor i rapoartelor

Nentocmirea lucrrilor i rapoartelor sau ntocmirea incomplet a acestora

4. Intocmirea lucrrilor de sintez i a rapoartelor privind activitatea proprie


Avizarea unor documente care nu ndeplinesc cadrul legal


Neaplicarea tuturor moda-litilor de recuperare a debitelor


Inscrierea la masa credal cu debite mai mici dect cele reale de recuperat


24. Formularea contestaiilor la deciziile nefavorabile

Acceptarea unor soluii nelegale ale instanelor sau debitorilor


Neluarea msurilor de recuperare a creanelor


Necombaterea cu toate elementele a contestaiilor la executare introduse de debitori

6. Investirea hotrrilor judectoreti i solicitarea punerii lor n aplicare de ctre organul de executare

27. Solicitarea executrii silite a debitorilor

Neluarea msurilor de rerecuperare a debitelor

28. Investirea n termen a biletelor la ordin

Imposibilitatea valorificrii biletelor la ordin ca urmare a depirii termenului

29. Struina n efectuarea n termen a executrilor

Intrzieri n recuperarea debitelor

C. Stabilirea criteriilor/factorilor de apreciere a riscului i a ponderilor acestora, reprezint al treilea pas al Analizei riscurilor.

286

Normele generale recomand utilizarea urmtoarelor criterii/factori: aprecierea controlului intern, aprecierea cantitativ i aprecierea calitativ, ns n practic pot fi utilizate i ali factori de risc, dar suma ponderilor acestora trebuie s fie 100.

Documentul nr. 7 Procedura - P05: Analiza riscurilor


STABILIREA FACTORILOR DE RISC I APRECIEREA

PONDERILOR I NIVELURILOR RISCURILOR Misiunea de audit: Activitatea Serviciului Juridic Perioada auditat: 01.03.2003 30.06.2004 ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Gabriel Data: 17.07.2004 Avizat: Cristescu Gabriel Data: 17.07.2004

Nivelul de apreciere al riscului (Ni) Factori de risc (Fi)

Ponderea factorilor de

risc (Pi) N 1 N 2 N 3

Aprecierea controlului intern F1

P1 50% Exist proceduri i se aplic

Exist proceduri, sunt cunoscute, dar nu se aplic

Nu exist proceduri

Aprecierea cantitativ - F2 P2 30%

Impact financiar foarte slab

Impact financiar mediu

Impact financiar ridicat

Aprecierea calitativ F3 P3 20%

Vulnerabilitate foarte mic

Vulnerabilitate medie

Vulnerabilitate ridicat

D. Stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu i determinarea punctajului total al criteriului utilizat, reprezint al patrulea pas al Analizei riscurilor. Produsul dintre nivelul factorilor de risc pe fiecare criteriu i ponderea

criteriului riscului vor da punctajul pentru criteriul respectiv, iar suma punctajelor pentru o anumit operaie/activitate auditabil conduce la determinarea punctajului total al riscului operaiei/activitii respective. Punctajul total al riscului se obine utiliznd formula:

287

=

=n

iii PNPtotal

1 , unde:

Ptotal = punctajul total;

iN = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat;

iP = ponderea riscului pentru fiecare criteriu;

Modelul privind Stabilirea nivelului riscului i determinarea punctajului total este urmtorul:

Documentul nr. 8 Procedura P05: Analiza riscurilor


STABILIREA PUNCTAJULUI TOTAL

Misiunea de audit: Activitatea Serviciului Juridic Perioada auditat: 01.03.2003 30.06.2004 ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana Data: 17.07.2004 Avizat: Cristescu Gabriel Data: 17.07.2004

Obiective Obiecte auditabile Riscuri identificate P1

50%F1

P2 30%F2

P3 20% F3

Punctaj total


Neutilizarea tuturor cilor de atac atunci cnd hotrrile sunt defavorabile

2 3 2 2,30


Pierderea aciunii ca urmare a neprezentrii logice a faptelor i susinerea acestora

3 2 2 2,50

3. Formularea n termen a aciunilor n instan

ntrzieri n recuperarea debitelor 2 2 1 1,80


Pierderea aciunii ca urmare a neformulriin termen a apelului

2 2 2 2,00


5. Prezentarea tuturor documentelor n susinerea cauzei

Emiterea de hotrri nefavorabile datorit necunoaterii n totalitate de ctre instana a adevrului

2 1 2 1,70

288


50%F1

P2 30%F2

P3 20% F3

Punctaj total


Imposibilitatea solicitrii n instan a unor dobnzi, penaliti etc. deoarece nu sunt prevzute n contract

2 1 1 1,50


Pierderea aciunii ca urmare a neformulrii n termen a recursului

3 2 3 2,70


Pierderea aciunii ca urmare a neprezentrii la instan n vederea susinerii cauzei

3 2 3 2,70

9. Formularea contestaiilor la executare

Nesolicitarea suspendrii executrii silite n cazul creditorilor care nu au respectat procedurile de executare

2 1 1 1,50


Prescrierea dreptului de a aciona n instan 2 3 2 2,30

11.Transmiterea hotrrilor definitive n vederea valorificrii

Neluarea msurilor de valorificare i executare a hotrrilor judecatoresti

2 2 3 2,20

12. Formularea ntmpinrilor la actiunile iniiate

Necuprinderea tuturor capetelor de acuzare 3 2 2 2,50

2. Reprezenta-rea societii n instanele de judecat

13. Combaterea tuturor aspectelor incriminate

Admiterea parial a unor capete de acuzare cu toate c nu exist justificarea lor

1 2 1 1,30


Corespondena s nu fie nregistrat 3 2 2 2,50


15. Completarea cu toate documentele a dosarelor

Dosare de instan incomplete 2 1 2 1,70


Necunoaterea termenelor de judecat 2 2 3 2,20

17. Constituirea dosarelor de instan

Inexistena tuturor documentelor privindcauza

2 2 2 2,00


Neefectuarea n termen a lucrrilor 2 3 2 2,30



2 2 3 2,20

289


50%F1

P2 30%F2

P3 20% F3

Punctaj total



2 3 2 2,30

4. Intocmirea . lucrrilor de sintez i a rapoartelor privind activitatea proprie


Avizarea unor documente care nu ndeplinesc cadrul legal

2 2 3 2,20


Neaplicarea tuturor modalitilor de recuperare a debitelor 3 2 2 2,50



2 2 3 2,20


24. Formularea contestaiilor la deciziile nefavorabile

Acceptarea unor soluii nelegale ale instanelor sau debitorilor

2 2 1 1,80


Neluarea msurilor de recuperare a creanelor 3 2 3 2,70


Necombaterea cu toate elementele a contestaiilor la executare introduse de debitori

2 2 1 1,80

27. Solicitarea executrii silite a debitorilor

Neluarea msurilor de rerecuperare a debitelor

2 2 3 2,20



2 3 2 2,30

6. Investirea hotrrilor judectoreti i solicitarea punerii lor n aplicare de ctre organul de executare

29. Struina n efectuarea n termen a executrilor

Intrzieri n recuperarea debitelor 1 2 1 1,30

E. Clasarea riscurilor pe baza punctajelor totale obinute n: risc mare, risc mediu i risc mic, este al cincilea pas al procedurii Analiza riscurilor.

mprirea riscurilor n cele trei categorii se realizeaz innd cont de importana riscurilor i de capacitatea compartimentului de audit intern de realizare a misiunilor.

290



CLASAREA OPERAIILOR N FUNCIE DE ANALIZA RISCULUI

Misiunea de audit: Activitatea Serviciului juridic Perioada auditat: 01.03.2003 30.06.2004 ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana Data: 17.07.2004 Avizat: Cristescu Gabriel Data: 17.07.2004

Obiective Obiecte auditabile Clasare

7. Formularea n termen a recursului Mare 2. Struina n susinerea unor argumente eseniale pentru soluionarea favorabil a cauzei Mare

1. Utilizarea tuturor cilor de atac Mare 4. Formularea n termen a apelului Mediu 3. Formularea n termen a aciunilor Mic 5. Prezentarea tuturor documentelor n susinerea cauzei Mic


6. Formularea clauzelor contractuale Mic 8. Prezentarea la edintele de judecat n vederea susinerii cauzei Mare

12. Formularea ntmpinrilor la aciunile iniiate Mare 10. Formularea n termen a aciunilor Mediu 11. Transmiterea hotrrilor definitive n vederea valorificrii Mediu 9. Formularea contestaiilor la executare Mic


13. Combaterea tuturor aspectelor incriminate Mic 14. Conducerea Registrului de coresponden Mare 18. Repartizarea corespondenei n vederea soluionrii Mare 16. Evidena aciunilor n justiie Mare 19. Evidena dosarelor finalizate Mediu 17. Constituirea dosarelor de instan Mediu


15. Completarea cu toate documentele a dosarelor Mic 20. Intocmirea lucrrilor i rapoartelor Mare 4. Intocmirea lucr-

rilor de sintez i a rapoartelor privind activitatea proprie

21. Avizarea documentelor interne Mediu

22. Solicitarea falimentului n cazul debitorilor care nu pot fi executai Mare

23. nscrierea la masa credal cu toate debitele Mediu

5. Solicitarea de-clanrii falimen-tului n vederea recuperrii debitelor

24. Formularea contestaiilor la deciziile nefavorabile Mic

25. Investirea n termen a hotrrilor executabile Mare 28. Investirea n termen a biletelor la ordin Mare

6. Investirea hotrrilor judectoreti i 27. Solicitarea executrii silite a debitorilor Mediu

291

Obiective Obiecte auditabile Clasare

26. Combaterea eventualelor contestaii la executare ale debitorilor Mic

solicitarea punerii lor n aplicare de ctre organul de executare

29. Struina n efectuarea n termen a executrilor Mic

NOTA Operaiile clasate ca fiind cu risc mic, n numr de 9, nu vor fi avute n vedere pentru auditare. n aceste condiii, n Tabelul puncte tari i puncte slabe vor fi cuprinse 20 de operaii auditabile.

F. Ierarhizarea operaiunilor ce urmeaz a fi auditate, este al aselea pas al Analizei riscurilor i se concretizeaz n elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe unde se prezint sintetic rezultatul evalurii fiecrei operaiuni analizate i ierarhizarea riscurilor n scopul orientrii activitii de audit intern n vederea stabilirii tematicii n detaliu.

Un punct tare sau un punct slab trebuie s fie exprimat n funcie de un obiectiv de control intern sau de o caracteristica urmrit, pentru a asigura buna funcionare a structurii auditate.

Modelul elaborrii Tabelului puncte tari i punce slabe este urmtorul:



TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE Misiunea de audit: Activitatea Serviciului Juridic Perioada auditat: 01.03.2003 30.06.2004 ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana Data: 17.07.2004 Avizat: Cristescu Gabriel Data: 17.07.2004

Obiective Obiecte auditabile Riscuri identificate T/S Consecinte

Gra

d de

n

cred

ere

Obs.

1. Cauzele care au determinat respingerea n instan a


Pierderea aciunii ca urmare a neformu-lrii n termen a recursului

S

Sczut 1

292


Gra

d de

n

cred

ere

Obs.

2. Struina n sus-inerea unor argumen-te eseniale pentru soluionarea favorabil a cauzei

Pierderea aciunii ca urmare a neprezen-trii logice a faptelor i susinerea acestora

S

Sczut 2


Neutilizarea tuturor cilor de atac atunci cnd hotrrile sunt defavorabile

S

Sczut 3

aciunilor formulate


Pierderea aciunii ca urmare a neformu-lrii n termen a apelului

S

Sczut 4


Pierderea aciunii ca urmare a neprezen-trii la instan n vederea susinerii cauzei

S

Sczut 5

12. Formularea ntmpinrilor la aciunile iniiate

Necuprinderea tuturor capetelor de acuzare

S

Sczut 6


Prescrierea dreptului de a aciona n instan

S

Sczut 7

2.Reprezentarea societii n instanele de judecat

11. Transmiterea hotrrilor definitive n vederea valorificrii

Neluarea msurilor de valorificare i exe-cutare a hotrrilor judecatoresti

S

Sczut 8

14. Conducerea Regis-trului de corespon-den

Corespondena s nu fie nregistrat S

Sczut 9

18. Repartizarea co-respondenei n vede-rea soluionrii

Neefectuarea n termen a lucrrilor S

Sczut 10


Necunoaterea termenelor de judecat

S

Sczut 11



S

Sczut 12


17. Constituirea dosa-relor de instan

Inexistena tuturor documentelor privind cauza

S

Sczut 13

293


Gra

d de

n

cred

ere

Obs.

20. Intocmirea lucr-rilor i rapoartelor


S

Sczut 14

4. Intocmirea lucrrilor de sintez i a rapoartelor privind activitatea proprie 21. Avizarea documen-

telor interne Avizarea unor documente care nu ndeplinesc cadrul legal

S

Sczut 15

22. Solicitarea fali-mentului n cazul debi-torilor care nu pot fi executai

Neaplicarea tuturor modalitilor de recuperare a debitelor

S

Sczut 16




S

Sczut 17


Neluarea msurilor de recuperare a creanelor

S

Sczut 18



S

Sczut 19

6. Investirea hotrrilor judectoreti i solicitarea punerii lor n aplicare de ctre organul de executare 27. Solicitarea

executrii silite a debitorilor

Neluarea msurilor de recuperare a debitelor

S

Sczut 20

NOTA

Din analiz se constat c nu au fost identificate operaii care s poat fi considerate puncte tari. n aceast situaie, toate obiectele auditabile selectate, respectiv cele 20, cuprinse n analiz ca fiind puncte slabe vor fi preluate n Tematica n detaliu a obiectelor auditabile selectate i vor fi avute n vedere pentru auditare.

G. Elaborarea Tematicii n detaliu a operaiilor auditabile este al

aptelea i ultimul pas al Analizei riscurilor. Tematica n detaliu cuprinde totalitatea obiectelor de auditat selectate n vederea auditrii i reprezint scopul final al Analizei riscurilor.Aceasta este adus la cunotin responsabililor structurii auditate n cadrul edinei de deschidere.

294



TEMATICA N DETALIU A MISIUNII DE AUDIT Misiunea de audit: Activitatea Serviciului juridic Perioada auditat: 01.03.2003 30.06.2004 ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana Data: 17.07.2004 Avizat: Cristescu Gabriel Data: 17.07.2004


1. Formularea n termen a recursului 2. Struina n susinerea unor argumente eseniale pentru soluionarea favorabil a cauzei



4. Formularea n termen a apelului 5. Prezentarea la edintele de judecat n vederea susinerii cauzei





9. Conducerea Registrului de coresponden 10. Repartizarea corespondenei n vederea soluionrii

11. Evidena aciunilor n justiie 12. Evidena dosarelor finalizate


13. Constituirea dosarelor de instan 14. Intocmirea lucrrilor i rapoartelor 4. Intocmirea lucrrilor de sintez

i a rapoartelor privind activitatea proprie 15. Avizarea documentelor interne

16. Solicitarea falimentului n cazul debitorilor care nu pot fi executai

5. Solicitarea declanrii falimentului n vederea recuperrii debitelor 17. nscrierea la masa credal cu toate debitele



6. Investirea hotrrilor judectoreti i solicitarea punerii lor n aplicare de ctre organul de executare 20. Solicitarea executrii silite a debitorilor

295

n sintez, procedura Analiza riscurilor se prezint astfel: Auditorii Pregtesc pe baza Listei centralizatoare a obiectelor auditabile n

timpul colectrii i prelucrrii informaiilor activitii desfurate; Identific ameninrile (riscurile) asociate acestor

operaiuni/activiti; Stabilesc criteriile de analiza a riscurilor; Stabilesc ponderea fiecrui criteriu al riscului; Determin nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat; Determin punctajul total al criteriului utilizat; Claseaz riscurile pe baza punctajelor totale obinute; Ierarhizeaz operaiunile activitilor ce urmeaz a fi auditate,

respectiv elaboreaz Tabelul puncte tari i puncte slabe; Transmit Tabelul puncte tari i puncte slabe i constatrile

fcute ctre conductorul compartimentului de audit intern. Supervizo-rul

Organizeaz o edin pentru identificarea obiectivelor de audit i a criteriilor de analiza de risc. Reevalueaz stabilirea obiectivelor, a scopului i metodologiei auditului, dup caz;

Supervizeaz elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe, ntocmirii Fielor de Identificare i Analiz a Problemelor (F.I.A.P.-uri) iniiate pentru testrile i verificrile efectuate i a Fielor de Constatare i Raportare a Iregularitilor (F.C.R.I.-uri).

Auditorii ndosariaz Tabelul puncte tari i puncte slabe n Dosarul permanent, Seciunea C.

11.6. NTOCMIREA PROGRAMULUI DE AUDIT INTERN Scopul elaborrii Programului de audit este acela de a oferii, att efului compartimentului de audit intern asigurarea c au fost luate n considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit intern, ct i supervizorului asigurarea repartizrii sarcinilor i planificrii activitilor pe auditori interni. Programul de audit intern este un document intern de lucru al compartimentului de audit intern, care se ntocmete avnd la baza Tematica n detaliu a obiectelor auditabile selectate n procedurile de Analiz a riscurilor. Acesta este structurat pe fiecare obiectiv din tematica detaliat, cuprinznd aciunile concrete de efectuat, necesare atingerii obiectivului auditului, precum i repartizarea acestora pe fiecare auditor intern. Programul de audit este documentul prin care se stabilesc procedurile pentru identificarea, analizarea, evaluarea i nregistrarea informaiei n timpul misiunii. n practic el reprezint un ghid cu care este comparat n final modul de desfurare al misiunii, i confer sigurana c domeniul de aplicare al activitii a primit atenia corespunztoare, c aspecte importante ale auditului nu au fost omise.

296

Programul de audit trebuie s includ detaliile necesare executrii muncii de audit intern respectiv: pregtirea auditului intern, studiul iniial, obiectivele auditului intern, procedurile i testele de audit intern, metodele i tehnicile utilizate, locul testrii, instruciunile de raportare, procedurile de ncheiere i sistemul de urmrire al recomandrilor.

Programul de audit este finalizat nainte de intervenia la faa locului i este aprobat de conductorul compartimentului de audit intern. Acesta poate fi modificat n timpul derulrii misiunii de audit, motivat de apariia unor schimbri neprevzute n natura i domeniul auditului.

Programul de audit presupune un plan detaliat al activitii ce trebuie realizat n faza de intervenie la faa locului i care trebuie s specifice etapele procedurale necesare atingerii obiectivelor auditului intern.

n sintez, procedura privind elaborarea Programului de audit intern se prezint astfel: Auditorii Pregtesc Programul de audit intern, incluznd

urmtoarele elemente: - obiectivele auditului; - testrile care se vor efectua; - alte proceduri de audit i teste, dup caz.

Pregtesc o Not cu urmtoarele anexe: - Colectarea i prelucrarea datelor; - Tabelul puncte tari i puncte slabe; - Programul preliminar al interveniilor la faa locului.

Conductorul compartimentu-lui de audit intern

Organizeaz edina de analiza. Verific Nota i anexele acesteia. Analizeaz i modific dup caz documentele

prezentate. Aprob Nota i anexele.

Auditorii ndosariaz programul de audit. Utilizeaz programul de audit n efectuarea misiunii.

Modelul privind elaborarea Programului de audit intern este urmtorul:

Documentul nr. 12

Procedura P06: Elaborarea programului de audit intern S.C. Y S.A. Serviciul Audit Intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea Serviciului juridic Perioada auditat: 01.03.2003 -30.06.2004 297

ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana Data: 20.07.2004 Avizat: Cristescu Gabriel Data: 21.07.2004

OBIECTIVELE AUDITULUI ACTIVITI

DURATA(H)

PERSOANELEIMPLICATE

LOCUL DESFURRII

Tema general: Activitatea Serviciului Juridic 386

84 1. Tiprirea i procesa-rea Ordinului de serviciu

ef serviciu SAI

2. Tiparirea i procesarea Declaraiei de independena

2 Tomescu Viorel Stnescu Ioana

SAI

3. Pregtirea i transmiterea Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern ctre prile interesate

2 Tomescu Viorel Sef serviciu

SAI

4. Colectarea i prelucrarea informaiilor


SAI AUDITAT

5. ntocmirea Listei centralizatoare a obiectelor auditabile


SAI

6. Elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe


SAI

I. Pregtirea misiunii de audit

7. ntocmirea Progra-mului de audit intern


SAI

8.Intocmirea Notei i a Programului preliminar al interveniei la faa locului


SAI

9. Obinerea aprobrii Notei i a anexelor acesteia : Colectarea i prelucrarea datelor, Tabelul - Puncte tari i puncte slabe i Programul interveniei la faa locului.


Sef serviciu

SAI

10. Planificarea i organizarea edinei de deschidere cu Serviciul Contabilitate


Sef serviciu

SAI i AUDITAT

11. Redactarea Minutei edinei de deschidere. Obinerea numelui persoanelor de contact i stabilirea unui loc pentru desfurarea activitii de audit.

4 Tomescu Viorel ef serviciu Colectare Creante

AUDITAT

II. Intervenia la faa locului 386 1.1 Efectuarea testrilor 24 Tomescu Viorel AUDITAT Obiectiv 1. Cauzele

care au determinat respingerea n

1.2 Discutarea constat-rilor cu eful de serviciu

4 Tomescu Viorel ef serviciu

SAI

298


DURATA(H)

PERSOANELEIMPLICATE

LOCUL DESFURRII

1.3 Elaborare FIAP - urilor 8 Tomescu Viorel SAI 1.4 Colectarea dovezilor 8 Tomescu Viorel AUDITAT

instan a aciunilor formulate

1.5 Revizuirea documen-telor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

6 Tomescu Viorel AUDITAT

2.1 Efectuarea testrilor 26 Tomescu Viorel AUDITAT Obiectiv 2. Reprezentarea societii n instanele de judecat

2.2 Discutarea constatrilor cu eful de serviciu


SAI

2.3 Elaborarea FIAP - urilor 8 Tomescu Viorel SAI 2.4 Colectarea dovezilor 8 Tomescu Viorel AUDITAT

2.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

6 Tomescu Viorel AUDITAT

3.1 Efectuarea testrilor 36 Stnescu Ioana AUDITAT 3.2 Discutarea constatrilor cu eful de serviciu

4 Stnescu Ioana Sef serviciu

SAI

3.3 Elaborarea F.I.A.P. - urilor

8 Stnescu Ioana SAI

3.4 Colectarea dovezilor 8 Stnescu Ioana AUDITAT

OBIECTIV 3. Conducerea evidenelor, cauzelor la care societatea este parte

3.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

6 Stnescu Ioana AUDITAT

OBIECTIV 4. Intocmirea lucrrilor de sintez i a rapoartelor privind activitatea proprie

4.1 Efectuarea testrilor 4.2 Discutarea constat-rilor cu eful de serviciu 4.3 Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4.4 Colectarea dovezilor 4.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

36 4

8

8 6

Stnescu Ioana Stnescu Ioana

Sef serviciu Stnescu Ioana


AUDITAT SAI

SAI

AUDITAT AUDITAT

OBIECTIV 5. Solicitarea declanrii falimentului n vederea recuperrii

5.1 Efectuarea testrilor 5.2 Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 5.3 Elaborarea F.I.A.P. - urilor

36 4

8

Tomescu Viorel Tomescu Viorel

Sef serviciu

Tomescu Viorel

AUDITAT SAI

SAI 299


DURATA(H)

PERSOANELEIMPLICATE

LOCUL DESFURRII

debitelor 5.4 Colectarea dovezilor 5.5 Revizuirea documen-telor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a docu-mentelor de lucru

8 6

Tomescu Viorel Tomescu Viorel

AUDITAT AUDITAT

6.1 Efectuarea testrilor 6.2 Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 6.3 Elaborarea F.I.A.P. - urilor 6.4 Colectarea dovezilor 6.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

42 4

8

8 6


Sef serviciu

Stnescu Ioana


AUDITAT SAI

SAI

AUDITAT AUDITAT

12. Planificarea i organizarea edinei de nchidere


AUDITAT

13. Discutarea constatrilor cu Serviciul Juridic


Sef serviciu

AUDITAT

OBIECTIV 6. Investirea hotrrilor judectoreti i solicitarea punerii lor n aplicare de ctre organul de executare

14. Concluzii 4 ef serviciu Tomescu Viorel Stnescu Ioana

SAI

82 15. Redactarea proiectului de Raport de audit intern


SAI

16. Revizuirea Raportu-lui de audit intern

8 Sef serviciu Tomescu Viorel

SAI

17. Obinerea proiectului de Raport de audit intern aprobat de conducere

8 Tomescu Viorel

SAI

18. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern la auditat i solicitarea de rspuns n 15 zile

2 Sef serviciu Tomescu Viorel

SAI

19. Planificarea i organizarea Reuniunii de conciliere, dac este cazul


Sef serviciu

AUDITAT

20. Includerea n Raportul de audit intern a aspectelor reinute din punct de vedere al auditatului


SAI

III. Raportul de audit intern

21. Finalizarea Raportu-lui de audit intern


SAI

300


DURATA(H)

PERSOANELEIMPLICATE

LOCUL DESFURRII

22. Obinerea Raportului de audit intern aprobat de conducerea instituiei

8 Tomescu Viorel SAI

23. Transmiterea recomandrilor aprobate ctre auditat

8 Tomescu Viorel

- IV. Urmrirea recomandrilor Iniierea procesului de

urmrire Tomescu Viorel

11.7. NTOCMIREA PROGRAMULUI PRELIMINAR AL INTERVENIEI LA FAA LOCULUI

Programul preliminar al interveniilor la fa locului se ntocmete n

baza Programului de audit intern i prezint detaliat lucrrile pe care auditorii interni i propun s le efectueze, respectiv studiile, cuantificrile, testele, validarea acestora cu materiale probante i perioadele n care se realizeaz aceste verificri la fa locului. Modelul privind elaborarea Programului de intervenie la faa locului este urmtorul:

Documentul nr. 13 Procedura P06: Elaborarea programului de audit intern


PROGRAMUL PRELIMINAR AL INTERVENIILOR LA FAA LOCULUI

Misiunea de audit: Activitatea Serviciului juridic Perioada auditat: 01.03.2003 30.06.2004 ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana Data: 17.07.2004 Avizat: Cristescu Gabriel Data: 17.07.2004

Obiective Obiecte auditabile Tipul verificrii Locul verificriiDurata testrii Auditori

1. Cauzele care au determinat


- Examinarea documente-lor Auditat 50

Tomescu Viorel

301



- Analiza ntmpinarilor - Examinarea cauzei - Compararea datelor Auditat Tomescu Viorel


- Examinarea documentelor Auditat

Tomescu Viorel

respingerea n instan a aciunilor formulate


- Examinarea hotrrilor - Urmrirea datelor din hotrri

Auditat

Tomescu Viorel


- Examinarea documen-telor i termenelor Auditat Stnescu Ioana


- Examinarea documentelor - Analiza argumentelor de susinere a cauzei

Auditat Stnescu Ioana


- Examinarea documentelor Auditat

Stnescu Ioana

2.Reprezentarea societii n instanele de judecat


- Examinarea documen-telor - Urmarirea hotrrilor

Auditat

52

Stnescu Ioana


- Compararea datelor n-registrate Auditat Tomescu Viorel


- Examinarea documen-telor Auditat Tomescu Viorel


- Verificarea registrelor - Compararea nre-gistrrilor

Auditat Tomescu Viorel


- Verificarea registrelor; urmrirea aciunilor Auditat

Tomescu Viorel


13. Constituirea do-sarelor de instan

- Examinarea dosarelor Auditat

62

Tomescu Viorel


- Analiza documentelor Auditat Stnescu Ioana

4. Intocmirea lucrrilor de sintez i a rapoartelor privind activitatea proprie


- Urmrirea formalizrii documentelor Auditat

62 Stnescu

Ioana

5. Solicitarea declanrii falimentului n vederea

16. Solicitarea falimentului n cazul debitorilor care nu pot fi executai

- Analiza debitorilor - Verificarea aciunilor Auditat 62 Tomescu Viorel

302


recuperrii debitelor


- Examinarea evidenelor contabile - Analiza documentelor de nscriere

Auditat

Tomescu

Viorel


- Examinarea hotrrilor - Compararea datelor Auditat Stnescu Ioana


- Examinarea biletelor - Urmrirea investirii Auditat Stnescu Ioana

6. Investirea hotrrilor judectoreti i solicitarea punerii lor n aplicare de ctre organul de executare 20. Solicitarea executrii silite a

debitorilor

- Analiza documentelor - Urmrirea formulrii cererilor

Auditat

68

Stnescu Ioana

11.8. EDINA DE DESCHIDERE

edina de deschidere interveniei la fa locului servete ca ntlnire de nceput al misiunii de audit, se planific i se deruleaz la structura/entitatea auditat i la aceast particip auditorii interni desemnai pentru efectuarea misiunii, eful structurii de audit intern i personalul entitii structurii auditate.

Scopul principal al edinei de deschidere l reprezint discutarea obiectivelor stabilite pentru realizarea misiunii de audit intern, prezentarea Tematicii n detaliu a operaiilor auditabile i a modalitilor de lucru, precum i acceptrii Programului de intervenie la faa locului n vederea stabilirii calendarului ntlnirilor.

edina de deschidere va cuprinde pe ordinea de zi: - prezentarea auditorilor; - prezentarea obiectivelor misiunii de audit; - stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificrilor; - prezentarea n detaliu tematicii; - acceptarea calendarului ntlnirilor; - prezentarea pentru luare la cunotin a Cartei auditorului; - asigurarea condiiilor materiale necesare derulrii misiunii; - comunicarea modului de realizare a interveniei la faa locului.

edina de deschidere se finalizeaz prin Minuta edinei de deschidere n

care se consemneaz: perioada auditului; data edinei de deschidere; descrierea general i concis a naturii testelor ce vor trebui efectuate; participanii; alte aspecte importante discutate, printre care i eventualele ateptri din partea celor auditai.

303

n sintez, procedura edina de deschidere se prezint astfel: Auditorii Contacteaz telefonic entitatea/structura auditat

pentru a stabili data ntlnirii. - eful compartimentului de audit intern - Auditorii - Reprezentanii entitii/ structurii auditate

Particip la desfurarea edinei de deschidere.

Auditorii ntocmesc Minuta edinei de deschidere cu urmtoarea structur: A. Meniuni generale - tema misiunii de audit intern; - perioada auditat; - numele celor care ntocmesc Minuta edinei de deschidere; - numele persoanei nsrcinate cu verificarea ntocmirii Minutei edinei de deschidere; - lista participanilor la edina de deschidere cu menionarea numelui, funciei, direciei i a numrului de telefon. B. Stenograma edinei de deschidere: - cuprinde redactarea n detaliu a dezbaterilor edinei de deschidere. - ndosariaz Minuta edinei de deschidere n Dosarul permanent, Seciunea B

Modelul privind elaborarea Minutei edinei de deschidere este urmtorul:

Documentul nr. 14 Procedura P07: edina de deschidere


MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE Misiunea de audit: Activitatea Serviciului juridic Perioada auditat: 01.03.2003-30.06.2004 ntocmit: Tomescu Nicolae/Stnescu Ioana Data: 22.07.2004 Avizat: Cristescu Gabriel Data: 22.07.2004 Lista participanilor:

Numele Funcia Direcia/ Nr. E-mail Semntura 304

Serviciul telefonCristescu Gabriel Auditor SAI Tomescu Nicolae Auditor SAI Stnescu Ioana Auditor SAI Popescu Ion ef serviciu Serviciul Juridic Diaconescu Ion Inspector Serviciul Juridic Voinescu Georgeta Inspector Serviciul Juridic Vasilescu George Inspector Serviciul Juridic

B. Stenograma edinei

n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la: Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit;

- Prezentarea funciei de audit intern de ctre auditori, n special a obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaia auditului intern; - Prezentarea Programului interveniei la faa locului, obiectivele auditabile care se intenioneaz a fi realizate, dup analizele de risc efectuate. A fost cerut prerea auditailor cu privire la aceste obiective, unde s-au fcut remarci c acestea n general reprezint zone cu risc, dar s-au fcut i unele comentarii cu privire la complexitatea activitii Serviciului juridic i neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea unor specialiti;

- Stabilirea persoanelor pe care auditorii le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de teste asupra muncii lor i pentru a lua interviuri. De asemenea, a fost stabilit programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;

- Stabilirea condiiilor minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)

- Convenirea unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul auditului, informarea sistematic asupra constatrilor.

- Stabilirea Reuniunii de nchidere, inclusiv a participanilor; - Stabilirea modalitii de redactare a Raportului de audit intern (cnd,

cum i cui va fi distribuit). Recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate, vor fi discutate i analizate cu structura auditat, inclusiv calendarul implementrii i persoanele rspunztoare cu implementarea recomandrilor.

11.9. INTERVENIA LA FAA LOCULUI Intervenia la faa locului sau munca pe teren reprezint un proces sistematic de colectare obiectiv a probelor, de analiz i de evaluare a acestora.

305

Probele de audit trebuie s fie competente, adic suficiente i adecvate, relevante i s ofere o baz rezonabil pentru constatrile i concluziile auditorilor. Auditorii n etapa interveniei la faa locului au n vedere, fr a se limita, urmtoarele aspecte:

- cunoaterea activitii/sistemului/procesului supus(e) verificrii i studierea procedurilor aferente;

- intervievarea personalului alocat; - verificarea nregistrrilor contabile; - analiza datelor i informaiilor; - evaluarea eficienei i eficacitii controalelor interne; - realizarea de testri; - verificarea modului de ndeplinire a recomandrilor aprobate prin

rapoartele de audit anterioare. De asemenea, n cadrul etapei de intervenie pe teren, auditorii au ca scop principal producerea probelor de audit n baza crora s formuleze constatri, recomandri i concluzii. Prezentm n continuare o serie de elemente ale metodologiei generale pe care le avem n vedere n etapa interveniei la faa locului, dup cum urmeaz:

A. Colectarea dovezilor

n timpul fazei de colectare i prelucrare a informaiilor, auditorii efectueaz testri n concordan cu Programul de audit aprobat. Rezultatele activitii n aceast faz se concretizeaz n producerea de dovezi de audit pentru constatrile auditorilor pe baza crora formuleaz recomandri i concluzii. n sintez, procedura privind Colectarea dovezilor se prezint astfel: Auditorii Efectueaz testrile i procedurile stabilite n Programul de

audit; Apreciaz dac dovezile obinute sunt competente, suficiente,

adecvate, relevante i rezonabile; Colecteaz documente pentru toat misiunea de audit; Eticheteaz i numeroteaz toate documentele; Pregtesc Fiele de Identificare i Analiza Problemelor; La sfritul fazei de colectare a dovezilor, finalizeaz FIAP-

urile; Transmit FIAP-urile efului compartimentului de audit intern; ndosariaz documentele utilizate n cadrul misiunii de audit.

Supervizorul Analizeaz i aprob testele; Revede i aprob Fiele de Identificare i Analiza Problemelor

306

Auditorii Eticheteaz, numeroteaz i ndosariaz testele i Fiele de Identificare i Analiza Problemelor, n Dosarul permanent, Seciunea A.

307

B. Tehnici i instrumente utilizate

Tehnicile de audit intern se aplic n funcie de subiectul auditrii i pot fi utilizate individual sau n combinaie, atunci cnd auditorii efectueaz evaluri, astfel:

Observarea fizic: presupune vizualizarea, remarcarea, ascultarea, comparaia cu standardele. Reprezint o modalitate prin care auditorii interni i formeaz o prere proprie;

Chestionarea sau interviul, reprezint tehnica cea mai rspndit, poate fi oral sau scris i folosete ntrebri: cum?, de ce? etc. Se realizeaz prin intervievarea persoanelor auditate/implicate/interesate;

Verificarea presupune confirmarea adevrului, acurateei, sinceritii sau actualitii subiectului, compararea declaraiilor unei persoane cu discuiile avute cu alte persoane, a concordanei cu legile i regulamentele, precum i a eficacitii controalelor interne.

Tehnicile de verificare cele mai uzitate sunt: - comparaia pentru confirmarea identitii unei informaii dup

obinerea acesteia din cel puin dou surse diferite; - examinarea presupune urmrirea detectrii erorilor sau a

iregularitilor; - recalcularea presupune verificarea calculelor matematice; - confirmarea presupune solicitarea informaiei din cel puin dou

surse independente n scopul validrii acesteia; - punerea de acord reprezint procesul de potrivire a doua categorii

diferite de nregistrri; - garantarea presupune verificarea realitii tranzaciilor nregistrate

prin examinarea documentelor de la articolul nregistrat spre documentele justificative;

- urmrirea reprezint verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul nregistrat. Scopul este de a verifica dac toate tranzaciile reale au fost nregistrate.

Investigarea reprezint ancheta efectuat pentru descoperirea de

fapte ascunse i pentru stabilirea adevrului i presupune o cercetare aprofundat pentru a detecta neregulile.

Analiza const n descompunerea unei entiti n elemente identificabile, cuantificabile i msurate distinct n vederea unei examinri detaliate i selectrii aspectelor ce necesit o atenie ulterioar.

Evaluarea presupune estimarea a ceea ce a fost analizat pe baza unei judeci profesionale n vederea stabilirii unor concluzii i va constitui baza formulrii recomandrilor i concluziilor auditului intern.

308

Instrumentele de audit intern se utilizeaz n funcie de situaiile ntlnite pe teren i pot fi:

Chestionare i liste de verificare: reprezint seturi de ntrebri adresate celor auditai i se pot grupa astfel:

a) chestionarul de luare la cunotin (CLC) cuprinde ntrebri referitoare la contextul socio-economic, organizarea intern, funcionarea entitii sau structurii auditate; b) chestionarul de control intern (CCI) este o metod de descriere i analiz a controalelor, conine ntrebri despre diferitele obiective i componente ale controlului. Ghideaz auditorii interni n activitatea de identificare obiectiv a disfunciilor i a cauzelor reale ale acestora; c) lista de verificare (LV) este utilizat pentru stabilirea condiiilor pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de ntrebri standard privind obiectivele definite, responsabilitile i metodele, mijloacele financiare, tehnicile de informare, resursele umane existente.

Modelul privind elaborarea Chestionarelor-Listele de verificare este

urmtorul:

Documentul nr. 15 Procedura P08: Colectarea dovezilor


CHESTIONARUL LISTA DE VERIFICARE Misiunea de audit: Activitatea Serviciului juridic Perioada auditat: 01.03.2003-30.06.2004 ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana Data: 01.08.2004 Avizat: Cristescu Gabriel Data: 02.08.2004 Obiectivul 1. Cauzele care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU Auditorii

Verificai toate aciunile pierdute X Tomescu Viorel Verificai ntocmirea recursului X Tomescu Viorel Verificai dac recursul este formulat n termen X

Tomescu Viorel

Verificai dac recursul cuprinde toate exceptiile X

Tomescu Viorel

309

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU Auditorii Verificai modul de formulare a aciunii X Tomescu Viorel Verificai dac s-a staruit n susinerea intereselor X

Tomescu Viorel

Verificai dac exista concluzii scrise X Tomescu Viorel Verificai dac concluziile sunt formulate la obiect i combat din toate punctele de vedere cauza

X Tomescu Viorel

Verificai dac s-a insistat pe reinerea de ctre instan a anumitor aspecte n susinerea cauzei X

Tomescu Viorel

Verificai dac la aciunile pierdute au fost utilizate toate cile de atac X

Tomescu Viorel

Verificai dac la aciunile pierdute n prima instan s-a formulat apel X

Tomescu Viorel

Verificai dac apelul este formulat n termen X Tomescu Viorel Verificai dac apelul a fost nsoit de susinerea scris a meniunilor X

Tomescu Viorel

Obiectivul 2. Reprezentarea instituiei n instanele de judecat


Verificai dosarele de instan X Stanescu Ioana Verificai citaiile primite X Stanescu Ioana Verificai hotrrile emise la fiecare edin X Stanescu Ioana Verificai dac instituia a fost reprezentat n instan la fiecare edin

X Stanescu Ioana

Verificai dac au fost sustinute interesele la fiecare edin X

Stanescu Ioana

Verificai dac sunt formulate ntmpinri X Stanescu Ioana Verificai dac ntmpinrile combat n totalitate problemele X

Stanescu Ioana

Verificai dac toate aciunile n instan au fost formulate n termen X

Stanescu Ioana

Verificai dac exista debite prescrise i neacionate X

Stanescu Ioana

Verificai toate aciunile sunt finalizate X Stanescu Ioana Verificai obinerea hotrrilor definitive X Stanescu Ioana Verificai dac hotrrile definitive sunt transmise compartimentelor de specialitate n vederea punerii n aplicare

X Stanescu Ioana

310

Obiectivul 3. Conducerea evidenelor privind cauzele la care instituia este parte


Verificai dac exista Registru de coresponden X

Tomescu Viorel

Verificai dac toate documentele primite sunt nregistrate X

Tomescu Viorel

Verificai dac corespondena primit este repartizat n vederea soluionrii X

Tomescu Viorel

Verificai dac exist termene de soluionare stabilite X

Tomescu Viorel

Verificai aciunile n justitie X Tomescu Viorel Verificai dac exista o eviden a acestora X Tomescu Viorel Verificai dac evidena este complet i la zi X Tomescu Viorel Verificai dac dosarele sunt finalizate X Tomescu Viorel Verificai dac acestea au fost nchise X Tomescu Viorel Verificai dac acestea au fost arhivate X Tomescu Viorel Verificai dac dosarele de instan sunt repartizate X

Tomescu Viorel

Verificai dac acestea cuprind toate documentele X

Tomescu Viorel

Verificai dac acestea au fost completate pe parcurs cu toate documentele primite de la instan sau ntocmite ulterior

X Tomescu Viorel

Obiectivul 4. Intocmirea lucrrilor de sintez i a rapoartelor privind activi-tatea proprie


Verificai dac toate tematicile sunt recepionate X

Stanescu Ioana

Verificai dac sunt soluionate n termen X Stanescu Ioana Verificai lucrrile de sintez sunt ntocmite X Stanescu Ioana Verificai modul de ntocmire a rapoartelor ctre conducere, Consiliul de administraie etc.

X Stanescu Ioana

Verificai realitatea datelor din aceste rapoarte X

Stanescu Ioana

311


Verificai documentele emise n cadrul unitii care trebuie avizate de juridic X

Stanescu Ioana

Verificai dac acestea sunt avizate X Stanescu Ioana Verificai dac avizele sunt date cu respectarea legii X

Stanescu Ioana

Obiectivul 5. Solicitarea declanrii falimentului n vederea recuperrii debitelor


Verificai toate debitele X Tomescu Viorel Verificai aciunile formulate X Tomescu Viorel Verificai hotrrile definitive obinute X Tomescu Viorel Verificai dac acestea au fost executate X Tomescu Viorel Verificai dac exist debitori care nu au putut fi executai din lips de bunuri X

Tomescu Viorel

Verificai dac mpotriva acestora s-a solicitat lichidarea judiciar X

Tomescu Viorel

Verificai documentele de nscriere la masa credal X

Tomescu Viorel

Confruntai datele din acestea cu cele din evidena contabila X

Tomescu Viorel

Verificai dac s-au calculat dobnzi i penaliti i au fost nscrise la masa credal X

Tomescu Viorel

Obiectivul 6. Investirea hotrrilor judectoreti i solicitarea punerii lor n aplicare de ctre organul de executare


Verificai toate hotrrile definitive X Stanescu Ioana Verificai dac acestea au fost investite cu formula executorie X

Stanescu Ioana

Verificai dac investirea s-a realizat n termen X

Stanescu Ioana

Verificai toate biletele la ordin primite X Stanescu Ioana Verificai dac acestea au fost investite cu formula executorie n cazul debitelor X

Stanescu Ioana

312

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU Auditorii neachitate Verificai dac investirea s-a facut n termen X Stanescu Ioana Verificai dac s-a solicitat la executorii judectoreti executarea silit a debitorilor X

Stanescu Ioana

Verificai dac aceasta solicitare este fcut n termen X

Stanescu Ioana

Verificai dac s-a struit pe lng executori n

audit intern capitolul 11

Documents