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Auditoría de Gestión Mayo 2015 Pablo Dávila Pinto

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Auditora de Gestin

Auditora de GestinMayo 2015Pablo Dvila Pinto

Sumario:Debilidades empresarialesrea productivarea administrativaCdigo de tica en la profesin de auditoraNormas Internacionales para el Ejercicio del AuditorNormas ISO:9000; 9001; 14001 y 18001Debilidades empresarialesCualquier proceso, actividad u operacin que no aporte valor agregado al producto o servicio y se traslade al consumidor o cliente.rea de Produccin:- reas de trabajo con exceso de personal- Lneas de produccin desequilibradas- Insuficiente asignacin de trabajo- los responsables no estn o no se les encuentran cuando se los necesita- los operarios que carecen de una capacitacin adecuada interrumpen constantemente a sus clientesSigue:- Disponibilidad de herramientas apropiadas- Esperas para realizar cambios o ajustes de moldes- Esperas para transferencias de materiales- rea deficiente de trabajo- Repeticin de trabajo y procesos, desperdicios, rechazos y desechos- Utilizacin de materias primas que no cumplen especificaciones- Trabajar en el producto equivocado- Causas repetitivas de tiempo inactivo de mquinas- Indisciplina en horarios de produccinSigue:Demoras al inicio de los turnos mientras se asignan las labores del daProblemas de calidad: desperdicio o repeticin de trabajos o quejas de clientes debido a que no se realizaron revisiones de calidad adecuadas durante el proceso en s.Tiempo perdido mientras se espera a que los inspectores efecten revisiones de calidad. Operarios no calificados para tomar medidas de control de calidad propias. Respuesta lenta del personal de mantenimiento, porque no se le puede localizar o porque no se ha establecido la manera de comunicarle que es requerido.Ausencia de reas prioritarias en el departamento de mantenimiento (trabajar en mquinas menos importantes para que no se les critique por falta de actividad) Sigue:Programacin deficiente de mquinas, dando pie a cambios de producto excesivos (no se agrupan las familias de productos para minimizar el tiempo inactivo de la maquinaria)Esperas mientras la bodega de artculos terminados retira el producto de las reas de produccin, porque hace falta espacio suficiente en el momento apropiado.Errores en la planeacin o en la programacin y secuencias de trabajo, cifras u operaciones equivocadas.Escasez de materias primas en el inventario por no haber cursado oportunamente las rdenes de compra.Cdigo de ticaEs la Declaracin formal de los valores de una organizacin se basa en dos tipos de declaraciones principios y poltica.La primera principios son credos corporativos, definen los valores fundamentales para sustentar la cultura organizacional, responsabilidad, calidad de los productos y los servicios y las basadas en el trato al personal;En la segunda las basadas en polticas son las que establecen los lineamientos para orientar y encauzar de manera transparente el funcionamiento socialmente responsable de la organizacin.Normas Internacionales de AuditoraIndependencia de criterioPoseer una adecuada formacin y capacidad profesional para aplicar las tcnicas de la auditoraMantenerse actualizado en los conocimientos y desarrollo dce la auditoraTener el debido cuidado y la diligencia profesional al efectuar las auditoras y elaborar los informes correspondientes Informar a las instancias competentes sobre cualquier limitacin que se tenga en la ejecucin de la auditoraLa labor deber ser cuidadosamente planificada, supervisada y y soportada por documentos de trabajo, sustentados en forma adecuada.Sigue:Obtener evidencias, suficientes, competentes y relevantes que permita tener una base slida y razonable para emitir opinionesMantenerse alerta a situaciones que impliquen un posible fraude, abuso o acto ilcitoLos informes se elaborarn por escrito y sern revisados en borrador, por lo auditores o por los aquellos funcionarios que solictarn la auditoraLos informes sern imparciales, objetivos oportunos y presentados puntualmente. Adems describirn los hallazgos de manera convincente, clara, sencilla, concisa y completa

Sigue:Debe incluirse en los informes una mencin especial de los logros obtenidos con nfasis en las fortalezas y debilidadesLas observaciones, sugerencias y recomendaciones deben constituirse en una fuente de cambio que permita generar conocimiento y y nuevas ideas para aprenderLas sugerencias y recomendaciones debern ser concretas, pertinentes y de implementacin viable.Observar las normas permite respaldar los hallazgos, validar las evidencias y emitir observaciones y sugerencias defendibles as como introducir orden y disciplina en el trabajo.rea administrativaMuchas etapas innecesarias en el procesamiento de documentosDemasiadas firmas de autorizacin.Cultura de desconfianzaExceso de distancias por recorrer entre las distintas seccionesTiempos perdidosDistribucin excesiva de memorandos que se escriben con el fin de documentar sus propias acciones para evitar futuras recriminaciones o culpasMemorandos innecesarios

Sigue:Informacin represada en las bandejas de entrada del personalRepeticin de trabajosExceso de reuniones o reuniones innecesariasDuplicacin de actividades e informacinPlaneacin deficiente o falta de planeacinObjetivos incoherentes entre los distintos departamentosDistracciones, interrupciones en las reuniones, visitas inesperadas o no programadasLenta toma de decisionesSigue:Poca delegacin: empleados costosos o sobrecalificados realizan trabajo administrativo rutinarioFalta de mtodos, procedimientos o sistemasLentitud de los sistemas de computacinEquipo Multidisciplinario funciones:

Funciones:

Normas de Calidad

La norma ISO 9001:2000Especifica los requisitos para un sistema de control de calidad que pueden utilizar las organizaciones para su aplicacin interna, certificacin o con fines contractuales. Se centra en la eficacia de dicho sistema para dar cumplimiento a los requisitos del cliente.Objetivo y campo de aplicacinProporciona recomendaciones sobre los sistema de gestin de la calidad incluyendo los procesos para la mejora contina que contribuyen a la satisfaccin de los clientes sus condiciones son genricas y aplicables a todas las organizaciones sin importar su tipo, tamao o producto que provean.Se basa en los principios de la gestin de la calidad que proporcionan una gestin de esta y su aplicacin para incrementar las prestaciones de una organizacin. Normas de CalidadConstituyen un apoyo fundamental en el proceso de aplicacin de un auditora administrativa, abren la posibilidad de realizar una efectiva administracin de la calidad, porque interrelacionan los sistemas de gestin de calidad con el desempeo y el enfoque estratgico con la mejora contina, adems concede una ventaja competitiva a quien las emplea, el anlisis minucioso de su composicin, partiendo de su objetivo y campo de aplicacin, normas de referencia, trminos definiciones hasta llegar a las normas especficas que orientan el servicio, esto logra potenciar los productos y servicios de una organizacin.ISO 14001:2004Sistema de Gestin AmbientalRequisitosEnfoque de ISO 14000ISO14001:2004ISO14004:2004ISO19011DocumentosAdicionalesSistemas de Gestin AmbientalRequisitos con orientacin para su usoDirectrices generales sobre principios, sistemas y tcnicas de apoyoGua para auditar sistemas de gestin de la calidad y ambientalOtros documentos guias para aplicacin en un sistema de gestin de la calidadSistema de Gestin AmbientalLa norma ms conocida de esta serie, sin duda es la ISO 14001:2004, la misma que es la nica que da la posibilidad de certificacin a la organizacin que la implementa.

Esta norma fue revisada y actualizada con el fin de clarificar algunos aspectos y mejorar su compatibilidad con la norma ISO 9001:2000.

Definiciones Importantes Ambiente: Entorno en el cual una organizacin opera, incluidos aire, agua, suelo, recursos naturales, flora, fauna, seres humanos y sus interrelaciones.

Definiciones Importantes Aspecto Ambiental:

Elemento de las actividades, productos o servicios de una organizacin que pueda interactuar con el ambiente.

Definiciones Importantes Impacto Ambiental: Cualquier cambio en el ambiente, ya sea adverso o beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una organizacin.

CausaEfectoTala de rbolesGases de MaquinariaEfluentes de Lavado de Equipos Erosin del SueloContaminacin del AireContaminacin del AguaDefiniciones Importantes Poltica Ambiental: Intenciones y direccin generales de una organizacin relacionadas con su desempeo ambiental, como las ha expresado formalmente la alta direccin. Objetivo Ambiental: Fin ambiental de carcter general coherente con la poltica ambiental, que una organizacin se establece. Meta Ambiental: Requisito de desempeo detallado aplicable a la organizacin o a partes de ella, que tiene su origen en los objetivos ambientales y que es necesario establecer y cumplir para alcanzar dichos objetivos. Desempeo Ambiental: Resultados medibles de la gestin que hace una organizacin de sus aspectos ambientales. Parte Interesada: Persona o grupo que tiene inters o est afectado por el desempeo ambiental de una organizacin.Definiciones Importantes Prevencin de la Contaminacin:Utilizacin de procesos, prcticas, tcnicas, materiales, productos, servicios o energa para evitar, reducir o controlar (en forma separada o en combinacin) la generacin, emisin o descarga de cualquier tipo de contaminante o residuo, con el fin de reducir impactos ambientales adversos.

Requisitos NormaISO 14001:2004

Sistema de Gestin AmbientalModelo del SGACOMPROMISODE LAGERENCIAPOLITICAAMBIENTALSGMASISTEMA DEGESTION AMBIENTALELABORARPGAREVISARDEFINIROBJETIVOSMEDIRRESULTADOSIMPLEMENTARACCIONESENTRENARPREVENIRCONTROLARIDENTIFICAR ASPECTOSDEFINIR OBJETIVOS, METASMONITOREAR, AUDITAR VALIDARCORREGIRPERFECCIONARREVER

ISO 14001:2004Sistema de Gestin Ambiental1. Objeto y Campo de Aplicacin Especifica los requisitos para un SGA, destinados a desarrollar e implementar una poltica y objetivos, tomando en cuenta los requisitos y aspectos ambientales significativos.

Se aplica a los aspectos ambientales que la organizacin puede controlar y tiene influencia.

No establece criterios de desempeo ambiental.

Se aplica a cualquier organizacin que desee: establecer, implementar, mantener y mejorar un SGA, asegurar la conformidad son su poltica ambiental, demostrar la conformidad con esta norma internacional.

El grado de aplicacin de esta norma depende de la poltica ambiental de la organizacin, de la naturaleza de sus actividades, productos o servicios y de la localizacin donde y las condiciones en las cuales opere.ISO 14001:2004Sistema de Gestin Ambiental4.1. Requisitos Generales La organizacin debe establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente un SGA de acuerdo con los requisitos de esta norma internacional, y determinar cmo cumplir estos requisitos.

La organizacin debe definir y documentar el alcance de su SGA.

ISO 14001:2004Sistema de Gestin Ambiental4.2. Poltica AmbientalLa alta direccin debe definir la poltica ambiental de la organizacin y asegurarse de que, dentro del alcance definido de su SGA, sta: apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos de sus actividades, productos y servicios, incluye compromiso de mejora continua y prevencin de la contaminacin, incluye compromiso de cumplir los requisitos legales y otros requisitos relacionados a los aspectos ambientales, proporciona marco de referencia para los objetivos y metas, es documentada, implementada y mantenida, comunicada a todas las personas que trabajan en la organizacin, disponible al pblico.

ISO 14001:2004Sistema de Gestin Ambiental4.3.1. Aspectos AmbientalesLa organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para: identificar aspectos ambientales de sus actividades, productos o servicios que pueda controlar y tenga influencia dentro del alcance del SGA, tomar en cuenta los desarrollos de actividades, productos o servicios nuevos o modificados, determinar cuales tienen o pueden tener un impacto significativo sobre el ambiente.

Esta informacin debe estar documentada y actualizada.

Los aspectos ambientales significativos deben ser tomados en cuenta en el SGA.

Poltica ambiental Objetivos Metas Requisitos de entrenamiento Controles operacionales Sistemas de medicin y monitoreo Plan de respuesta a emergenciasIdentifique en forma temprana sus Aspectos Ambientales SignificativosISO 14001:2004Sistema de Gestin AmbientalISO 14001:2004Sistema de Gestin Ambiental4.3.2. Requisitos Legales y Otros RequisitosLa organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para: identificar y tener acceso a los requisitos legales y otros requisitos relacionados con los aspectos ambientales, determinar como se aplican los requisitos a los aspectos ambientales.

Los requisitos aplicables deben ser tomados en cuenta en el SGA.

UNIDADESAMBIENTALESMINISTERIOSRELACIONADOSCORPORACIONESAUTONOMASGOBIERNOSSECCIONALES Licencias Permisos Registros Aprobaciones Reportes ambientales Monitoreos peridicos Capacitacin del personalEstoy cumpliendo las regulaciones ambientales?Aspectos Ambientales Regulados

ISO 14001:2004Sistema de Gestin AmbientalAspectos Ambientales No ReguladosUn recurso para la productividadPermite identificar oportunidades para mejorar el comportamiento ambiental y reducir costos.Ejemplos:Reduccin de descargas de CO2Disminucin de consumo de agua y energa.Reduccin de desechos no regulados como el papel.Responsabilidad del producto al final del ciclo de vida.Ms all del cumplimiento

ISO 14001:2004Sistema de Gestin AmbientalConvenios o compromisos que ha suscrito la compaa en forma voluntariaEjemplos:Tratados internacionales.Compaas transnacionales criterios ambientales internos.Principios de responsabilidad ambiental econmica definido por el Consejo Mundial de Negocios para el Desarrollo Sustentable.Si tom la decisin, debe cumplirlos!!!Identificando otros requisitos

ISO 14001:2004Sistema de Gestin AmbientalISO 14001:2004Sistema de Gestin Ambiental4.3.3. Objetivos, Metas y ProgramasLa organizacin debe establecer, implementar y mantener objetivos y metas ambientales documentados. deben ser preferentemente medibles. coherentes con la poltica. comprometidos con la prevencin de la contaminacin. tomar en cuenta los requisitos legales y otros. comprometidos con la mejora continua. tomar en cuenta las opciones tecnolgicas, recursos y partes interesadas.

La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios programas para alcanzar los objetivos y metas, deben incluir:

asignacin de responsabilidades, medios y plazos para lograrlos.

OBJETIVOSMETASEn la determinacin de Objetivos y Metas se consideran:Aspectos AmbientalesRequisitos legales y otrosTecnologa disponibleRequisitos financierosOperacionalesDe negocioExpectativas de partes interesadasOpiniones del personal implicadoCoherencia con la Poltica AmbientalRevisar peridicamente para asegurarque se cumplen

ISO 14001:2004Sistema de Gestin AmbientalPoltica ambientalObjetivos y metas ambientalesDnde invertir dinero?Cumplimiento regulacionesFuente para producir mejorasPrevencin de la contaminacinInnovacin en el diseo de productos y procesosEntrenamientoInformacin sobre tecnologaPrograma de Gestin Ambiental

ISO 14001:2004Sistema de Gestin AmbientalISO 14001:2004Sistema de Gestin Ambiental4.4.1. Recursos, Funciones, Responsabilidad y AutoridadLa direccin debe asegurarse la disponibilidad de recursos para el SGA, esto incluye: recursos humanos, habilidades especializadas, infraestructura, recursos financieros y tecnolgicos.

Las funciones, responsabilidades y autoridades deben estar definidas, documentadas y comunicadas.

Debe estar designado uno o varios representantes de la direccin, quienes deben: asegurarse que el SGA esta establecido, implementado y mantenido de acuerdo a la norma, informar a la alta direccin sobre el desempeo del SGA para su revisin, incluyendo las mejoras.

ISO 14001:2004Sistema de Gestin Ambiental4.4.2. Competencia, Formacin y Toma de ConcienciaLa organizacin debe asegurarse que cualquier persona que realice tareas para ella, y que pueda causar un impacto ambiental significativo sea competente en su educacin, formacin o experiencia, para lo cual debe llevarse el registro asociado.

La organizacin debe identificar las necesidades de formacin relacionadas con los aspectos ambientales y el SGA, para lo cual debe llevarse el registro asociado.

Debe establecerse y mantenerse uno o varios procedimientos para la toma de conciencia de: importancia de la poltica, procedimientos y requisitos del SGA, aspectos ambientales significativos y los impactos reales y potenciales de sus actividades y de los beneficios de mejorar su desempeo ambiental, sus funciones y responsabilidades en el SGA, las consecuencias de desviarse a los procedimientos.

ISO 14001:2004Sistema de Gestin Ambiental4.4.3. ComunicacinLa organizacin debe establecer uno o varios procedimientos para:

comunicacin interna en relacin con los aspectos ambientales de la organizacin, recibir, documentar y responder a comunicaciones de las partes interesadas.

La organizacin debe decidir si comunica o no externamente informacin acerca de sus aspectos ambientales significativos, la decisin debe estar documentada.

Si se comunica externamente la informacin, debe existir uno o varios procedimientos para realizar esta comunicacin externa.

Comunicaciones ObjetivasComunicaciones FiablesComunicaciones ComprensiblesComunicaciones ClarasISO 14001:2004Sistema de Gestin Ambiental4.4.4. DocumentacinLa documentacin del SGA debe incluir:

poltica, objetivos y metas ambientales, descripcin del alcance del SGA, descripcin de los elementos principales del SGA y su interaccin, referencia a los documentos relacionados, documentos, incluyendo los registros requeridos por la norma, documentos, incluyendo los registros establecidos por la organizacin para asegurar la planificacin, operacin y control de los procesos relacionados con los aspectos ambientales significativos.

ISO 14001:2004Sistema de Gestin Ambiental4.4.5. Control de DocumentosLa organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para controlar los documentos del SGA que incluya:

aprobacin de los documentos, revisar, actualizar y aprobar los documentos cuando sea necesario, asegurar la identificacin de los cambios y el estado de revisin, las versiones pertinentes estn disponibles, asegurar la legibilidad e identificacin de los documentos, asegurar que se identifica los documentos externos que intervienen en el SGA y se controla su distribucin, identificar los documentos obsoletos para prevenir su uso no intencionado.

ISO 14001:2004Sistema de Gestin Ambiental4.4.6. Control OperacionalLa organizacin debe :

Mediante: establecimiento, implementacin y mantenimiento de uno o varios procedimientos documentados para controlar situaciones en que la ausencia puede llevar a desviaciones del SGA, establecimiento de criterios operacionales en los procedimientos, establecimiento, implementacin y mantenimiento de procedimientos relacionados con aspectos ambientales significativos identificados de los bienes y servicios utilizados por la organizacin y la comunicacin a los proveedores y contratistas.Identificar yPlanificarOperaciones asociadas a losaspectos ambientales significativosISO 14001:2004Sistema de Gestin Ambiental4.4.7. Preparacin y Respuesta ante EmergenciasLa organizacin debe :

establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para identificar y responder a situaciones potenciales de emergencia y accidentes que puedan causar impactos en el ambiente, responder ante situaciones de emergencia y accidentes previniendo y mitigando los impactos ambientales producidos, revisar peridicamente y modificar cuando sea pertinente los procedimientos, especialmente luego de la ocurrencia de una emergencia o accidente, realizar pruebas peridicas cuando sea factible.

INCENDIOLESIONESDERRAMELos planes de emergencia pueden incluir:

La organizacin en caso de emergencia y las responsabilidades, Una lista de personal clave, Los datos de los servicios de emergencia (por ejemplo los bomberos), Un plan de comunicacin interna y externa, Las medidas que hay que adoptar en las diferentes situaciones de emergencia, Las informaciones relativas a materiales peligrosos, incluyendo el posible impacto de cada material sobre el medio ambiente, y las medidas que hay que adoptar en caso de vertido accidental, Planes de entrenamiento y ejercicios que permitan comprobar la eficacia de las medidas.ISO 14001:2004Sistema de Gestin Ambiental4.5.1. Seguimiento y MedicinLa organizacin debe :

establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para realizar seguimiento y medicin de forma regular las caractersticas fundamentales de las operaciones que puedan tener un impacto ambiental significativo.

los equipos utilizados para realizar el seguimiento y medicin deben ser calibrados y verificados, se debe conservar registros asociados.

4.5.2. Evaluacin del Cumplimiento LegalLa organizacin debe :

establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para evaluar peridicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables y de otros requisitos suscritos.

mantener registros de estas evaluaciones.

ISO 14001:2004Sistema de Gestin Ambiental4.5.3. No Conformidad, Accin Correctiva y Accin PreventivaLa organizacin debe :

establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para tratar las no conformidades reales y potenciales y tomar acciones correctivas y preventivas.

los procedimientos deben definir requisitos para: identificar y corregir las no conformidades y tomar acciones para mitigar los impactos ambientales, investigar las no conformidades, determinando causas y acciones a tomar para prevenir que vuelva ocurrir, evaluar la necesidad de acciones para prevenir la ocurrencia de no conformidades, registrar los resultados de las acciones tomadas, revisar eficacia de las acciones.

Las acciones deben ser apropiadas a la magnitud de la no conformidad real o potencial.ISO 14001:2004Sistema de Gestin Ambiental4.5.4. Control de los RegistrosLa organizacin debe :

establecer y mantener los registros necesarios para demostrar la conformidad del SGA con la norma internacional y demostrar los resultados obtenidos,

establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la: identificar, almacenar, proteger, recuperar, retencin, y disponer los registros.

ISO 14001:2004Sistema de Gestin Ambiental4.5.5. Auditora InternaLa organizacin debe :

asegurarse que las auditoras internas del SGA se realizan a intervalos planificados,

determinar que el SGA es conforme a las disposiciones planificadas y a los requisitos de la norma internacional,

determinar su adecuada implementacin y mantenimiento

establecer, implementar y mantener programas de auditora que tomen en cuenta la importancia ambiental de las operaciones y las auditoras previas

establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos que traten sobre: responsabilidades y requisitos para planificar y realizar auditoras, registros asociados, criterios de auditora, alcance, frecuencia y mtodos

ISO 14001:2004Sistema de Gestin Ambiental4.6. Revisin por la DireccinLa alta direccin debe :

revisar el SGA a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuacin y eficacia continua.

estas revisiones deben incluir: evaluacin de las oportunidades de mejora, necesidad de efectuar cambios en el sistema

los elementos de entrada deben incluir: resultados de auditora y evaluacin del cumplimiento de requisitos, comunicacin de partes interesadas, desempeo ambiental de la organizacin, cumplimiento de objetivos y metas, estado de acciones correctivas y preventivas, seguimiento a las acciones resultantes de reuniones previas, cambios en las circunstancias, y recomendaciones de mejora

4. REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL4.1. REQUISITOS GENERALES4.6. REVISION POR LA DIRECCIN4.5. VERIFICACION4.4. IMPLEMENTACION Y OPERACION4.3. PLANIFICACION4.2. POLITICA AMBIENTAL4.3.1. Aspectos Ambientales4.3.2. Requisitos Legales y Otros Requisitos4.5.5. Auditora Interna4.3.3. Objetivos, Metas y Programas4.4.7, Preparacin y respuesta ante emergencias4.4.6. Control Operacional4.4.5. Control de Documentos4.4.4. Documentacin4.4.3. Comunicacin4.4.2. Competencia, Formacin y Toma de Conciencia4.4.1. Recursos, Funciones, Responsabilidad y Autoridad4.5.1. Seguimiento y Medicin 4.5.2. Evaluacin del Cumplimiento Legal4.5.3. No Conformidad, Accin Correctiva y Accin Preventiva4.5.4. Control de los Registros