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UNIVERSIDAD ARTURO PRAT FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA 1er APUNTe INGENIERIA CIVIL INDUSTRIAL Prof.: Hugo Rodríguez Alvarez Actualizado por Mackarena Aracena Martinez

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  • UNIVERSIDAD ARTURO PRAT FACULTAD DE INGENIERA Y ARQUITECTURA

    1er APUNTe INGENIERIA CIVIL INDUSTRIAL

    Prof.: Hugo Rodrguez Alvarez Actualizado por Mackarena Aracena Martinez

  • 2

    Qu es un sistema?

    Ya no compramos cmaras fotogrficas, estantes para libros, aparatos de alta fidelidad ni rasuradotes elctricos. Ahora compramos sistemas fotogrficos, sistemas de estantera, sistemas de estreo y sistemas de rasurado. Por qu la palabra sistema implica integridad, totalidad y unificacin de partes para lograr un funcionamiento ptimo de un conjunto de componentes.

    Los sistemas de inters para nosotros son los tangibles y empricos que existen en el mundo real. As pues, un sistema puede definirse como un grupo ordenado de elementos como lo son los componentes fsicos y la gente. Estos elementos se disponen, estructuran y relacionan para efectuar procesos sobre las entradas y producir as las salidas deseadas. El proceso es un cambio de materiales. Informacin o energa entre los componentes o entre stos y el ambiente.

    AQU UNA CONCISA DEFINICIN DE SISTEMA: EL SISTEMA ES UN CONJUNTO DE ELEMENTOS ORGANIZADOS QUE SE ENCUENTRAN EN INTERACCIN, QUE BUSCAN ALGUNA META O METAS COMUNES, OPERANDO PARA ELLO SOBRE DATOS O INFORMACIN SOBRE ENERGA O MATERIA U ORGANISMOS EN UNA REFERENCIA TEMPORAL PARA PRODUCIR COMO SALIDA INFORMACIN O ENERGA O MATERIA U ORGANISMOS.

    Los sistemas de los cuales nos ocuparemos reciben entradas del ambiente y envan salidas hacia l. El sistema es un procesador que cambia las entradas en salidas. La figura 1.1 muestra esto en el caso de una compaa industrial. Lo que en la figura 1.1 no podemos indicar, pues si lo hiciramos resultara incomprensible, es la red de comunicaciones entre los elementos del sistema: el sistema de informacin. ENTRADAS EL SISTEMA COMO SALIDAS POSIBLES PROCESADOR POSIBLES

    Materiales Energa SISTEMA DE EMPRESA INDUSTRIAL Informacin Dinero

    (Elementos: personas, mquinas, edificios) Fig. 1.1 El sistema como procesador

    Productos, desechos, Sobrantes

    Informacin Dinero

  • 3

    Un sistema fsico puede ser mejor definido por medio de ejemplos: SISTEMA FISICO

    DESCRIPCION

    Sistema circulatorio El corazn y los vasos sanguneos que mueven la sangre a travs del cuerpo.

    Sistemas de transporte El personal, las mquinas y las organizaciones que transportan bienes.

    Sistemas de armamentos El equipo, los procedimientos y el personal que hace posible utilizar el armamento.

    Sistema escolar Los edificios, los profesores, los administradores y los textos que funcionan conjuntamente para dar instruccin a los estudiantes.

    Sistemas de computacin El equipo que conjuntamente funciona para llevar a cabo el procesamiento basado en el computador

    Sistema de contabilidad Los registros, las reglas, los procedimientos y el personal que opera para registrar los datos, medir el ingreso y preparar los informes.

    Los ejemplos ilustran cmo un sistema no es un conjunto ensamblado de elementos al azar, consiste en elementos que se pueden identificar como pertenecientes a un todo en razn de un propsito, meta u objetivo comn. Los sistemas fsicos son ms que construcciones conceptuales; presentan actividades o comportamientos. Las partes interactan para lograr un objetivo.

    Fig. 1.2 Modelos Generales de un Sistema.

    PROCESO Entrada Salida

    Modelo simplificado de un sistema

    Entrada 1

    Entrada 2

    PROCESO

    Entrada n

    Salida 1

    Salida 2

    Salida n

    Sistema con muchas entradas y salidas

  • 4

    Un modelo general de un sistema fsico es la entrada, el proceso y la salida. Esto, por supuesto, es muy simplificado en razn de que un sistema pueda tener varias entradas y salidas (fig. 1.2). Las caractersticas que definen y que delinean un sistema configuran su lmite. El sistema est por dentro de los lmites; el medio ambiente est por fuera de los lmites. En algunos casos es bastante sencillo de definir lo que es parte de un sistema y qu no lo es: en otros casos, la persona que estudia el sistema, arbitrariamente puede definir los lmites. Algunos ejemplos de lmites son: SISTEMAS

    LIMITES

    Humano Automvil Produccin

    Piel, cabellos, uas y todas las partes que estn contenidas en el interior forman el sistema, todas las cosas por fuera constituyen el medio ambiente. La carrocera del automvil ms las llantas y todas las partes contenidas dentro de l, forman el sistema. Las mquinas de produccin, los inventarios de produccin de trabajo en proceso, los empleados de produccin, los procedimientos de produccin etc. forman el sistema. El resto de la compaa est en el medio ambiente.

    El ejemplo del sistema de produccin ilustra el problema del concepto del lmite. El inventario de materia prima est incluido en el sistema de produccin?

    UNA DEFINICIN DEL SISTEMA DE PRODUCCIN PUEDE INCLUIR LA MATERIA PRIMA, EN RAZN DE QUE ES NECESARIA PARA EL PROPSITO POR EL CUAL SE ESTUDIA, OTRO USO PUEDE EXCLUIRLA.

    Cada sistema est compuesto de subsistemas, los cuales a su vez son parte de otros subsistemas; cada subsistema es delineado por sus lmites. Las interconexiones y las interacciones entre los subsistemas se llaman interfaces. Las interfaces ocurren en el lmite y toman la forma de entradas y de salidas.

  • 5

    Los principales conceptos de sistemas, lmites, interfaces, subsistemas y caja negra, se ilustran en la fig. 1.4

    Fig. 1.4 CONCEPTO DE SISTEMA

    El limite determina (delimita) el

    sistema

    Lo exterior a la frontera (lmite) es el medio ambiente

    El concepto de frontera

    Subsistema Subsistema

    Interfaz-interconexin en la frontera

    Interfaz

    Subsistema procesador

    # 2

    Subsistema procesador

    # 3

    Caso simple de la operacin de un subsistema de manera serial (en serie)

    Sistema descompuesto en subsistemas

    Entradas definidas

    Salidas definidas

    Procesador (transformacin) no definido

    Una caja negra

    Subsistema procesador

    # 1

  • 6

    No hay un consenso sobre la definicin del trmino "sistema de informacin administrativo". Algunos escritores prefieren utilizar una terminologa alternativa tal como "sistema de procesamiento de informacin", "sistema de informacin y de decisiones", "sistema de informacin para la organizacin", o simplemente "sistema de informacin" para referirse al sistema de procesamiento de informacin basado en el computador que apoya las funciones de operacin, administracin, y toma de decisiones de una organizacin. QUE HAY DETRAS DE UN NOMBRE? Un estudio de 1983 sobre trescientos treinta y cuatro grandes empresas identific las siguientes denominaciones que se utilizan para los sistemas de informacin Nombre

    Porcentaje

    Sistema de Informacin administrativo 33 Servicios de informacin 17 Sistemas de informacin 14 Procesamiento de datos 12 Administracin de los recursos de informacin 3 Otros 21 Informacin Systems Planning to Meet Business Objetives: A Survey Of Practice, Cresap Mc Cormick and Paget, New York, Pg. B-7, 1983.

    Una definicin de un sistema de informacin gerencial, como generalmente se entiende, es

    un sistema integrado usuario-mquina para proveer informacin que apoye las operaciones, la administracin, y las funciones de toma de decisiones en una empresa. El sistema utiliza equipo de computacin y software; procedimientos manuales; modelos para el anlisis, la planeacin, el control y la toma de decisiones y adems una base de datos. El hecho de que sea un sistema integrado no significa que sea un sistema simple, con estructura monoltica; por el contrario, significa que las partes encajan en el diseo completo. A continuacin se destacan los elementos de esta definicin.

    Un sistema de informacin gerencial es:

    Un sistema integrado usuario-mquina Para suministrar informacin Para apoyar las operaciones, la administracin, el anlisis y las funciones de toma de

    decisiones Dentro de una organizacin

  • 7

    El sistema utiliza

    Equipos de software de computador Procedimientos manuales Modelos para el anlisis, planeacin, control y toma de decisiones y una base de datos

    El sistema de informacin describe como una estructura piramidal (fig. 4. 1) en la cual la parte inferior de la informacin relacionada comprende la informacin relacionada con el procesamiento de las transacciones, preguntas sobre su estado, etc; el siguiente nivel comprende los recursos de informacin para apoyar las operaciones diarias de control; el tercer nivel agrupa los recursos del sistema de informacin para ayudar a la planeacin tctica y la toma de decisiones relacionadas con el control administrativo; el nivel ms alto comprende los recursos de informacin necesarios para apoyar la planeacin estratgica y la definicin de polticas en los niveles ms altos de la administracin. Cada nivel del procesamiento de informacin puede utilizar los datos suministrados por los niveles ms bajos; sin embargo tambin pueden introducirse nuevos datos.

    SIG

    para la planeacin de polticas

    estratgicas y toma de decisiones.

    Informacin administrativa para la planeacin tctica y

    la toma de decisin.

    Informacin administrativa para la planeacin operacional,

    la toma de decisiones y el control.

    Procesamiento de transacciones Respuestas a preguntas.

    Fig. 4.1 Managgement information system ( Adapted from Robert V. Head, Management Information System. A Critical Appraisal, Datamation, May 1967, p.23

    EJEMPLO: PARTE DE LA INFORMACIN PARA APOYAR LA ADMINISTRACIN Y LA TOMA DE

    DECISIONES SE SUMINISTRA CON BASE DE DATOS QUE SE OBTUVIERON DEL PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES, MIENTRAS QUE OTRA PARTE PUEDEN PROVENIR DE LOS DATOS NUEVOS SOBRE LAS ACTIVIDADES EXTERNAS A LA ORGANIZACIN.

  • 8

    Si uno solicita que le muestren un sistema de informacin en una empresa, probablemente le mostraran sus componentes fsicos. A la pregunta sobre qu hacen estos componentes fsicos, se respondera en trminos de funciones de procesamiento o tal vez de resultados de sistemas para los usuarios. COMPONENTES FSICOS

    Los componentes fsicos requeridos para un sistema de informacin en la organizacin son: equipos, software, base de datos, procedimientos y personal de operaciones. Estos elementos se muestran a continuacin:

    COMPONENTES FSICOS

    DESCRIPCIN

    Equipos (hardware) Se refiere al sistema de computacin fsico y a los dispositivos asociados. El equipo debe proveer cinco funciones principales: l. Entrada en acceso 2. Salida 3. Almacenamiento secundario para los datos y programas 4. Procesador central (clculos, control y almacenamiento primario) 5. Comunicaciones

    Software Software es un trmino amplio que se da a las instrucciones que dirigen la operacin del equipo. El software se puede clasificar en dos clases principales: software del sistema y software aplicativo.

    Bases de datos La base de datos contiene todos los datos que utiliza el software aplicativo. Un conjunto individual de datos almacenados, comnmente se denomina archivo la existencia fsica de los datos almacenados se evidencia por el medio fsico de almacenamiento (cintas magnticas de computador, paquetes de discos, diskettes, etc) utilizados como almacenamiento secundario.

    Procedimientos

    Los procedimientos de operaciones normales son componentes fsicos en razn de que existen en una forma fsica tal como un manual o un libro de instrucciones se necesitan tres clases principales de procedimientos: l. Instrucciones para el usuario (para usuarios de las aplicaciones para grabar los datos, para usar un terminal para entrar o recuperar datos a utilizar el resultado). 2. Instrucciones para la elaboracin de las entradas por parte del personal de preparacin de datos. 3. Instrucciones de operacin para el personal de preparacin de datos del computador.

    Personal de operacin

    Operadores del computador, analistas de sistemas, programadores, personal de preparacin de datos, administradores de datos, administracin de los sistemas

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    de informacin, etc.

    FUNCIONES DE PROCESAMIENTO

    Una descripcin de un sistema de informacin en trminos de componentes fsicos no explica qu hace el sistema, en la misma medida en que la descripcin de la configuracin del equipo no explica por qu se ha configurado de esa manera. Otra forma de describir un sistema de informacin es en trminos de funciones de procesamiento. Las principales son las siguientes:

    FUNCIONES DE PROCESAMIENTO

    COMENTARIOS

    Procesar transacciones

    Una transaccin es una actividad tal como efectuar una compra, o una venta, o fabricar un producto. Puede ser interna a la organizacin o puede incluir la organizacin y una entidad externa. La ejecucin de una transaccin requiere registros para (1) dirigir la realizacin de la transaccin (2) reportar, confirmar o explicar su desempeo, o (3) comunicar la transaccin a quienes necesitan los registros para informacin de base o de referencia.

    Mantener arch. Maestros

    Muchas actividades de procesamiento requieren la creacin y el mantenimiento de archivos maestros, los cuales guardan datos relativamente permanentes o histricos acerca de las entidades organizacionales. Por ejemplo, el procesamiento para preparar el cheque de pago a un empleado exige sus datos especficos, el salario, las deducciones. Cuando se procesan las transacciones., los datos elementales del archivo maestro se ponen al da para obtener la informacin ms actualizada.

    Producir informes

    Los informes son productos significativos en un sistema de informacin. Los reportes programados se producen sobre una base corriente. Un sistema de informacin debera estar en capacidad de producir rpidamente informes especiales basados en solicitudes "no programadas" (ad hoc).

    Procesar Preguntas

    Otras salidas del sistema de informacin son respuestas a las preguntas, utilizando la base de datos. Estn pueden ser preguntas corriente en un formato preestablecido o preguntas ad hoc. La funcin esencial del procedimiento de preguntas es lograr que cualquier registro o cualquier elemento sea fcilmente accesible al personal autorizado.

    Procesar las aplicaciones interactivas de soporte

    El sistema de informacin contiene aplicaciones diseadas para apoyar las interactivas de soporte sistemas de planeamiento, anlisis y toma de decisiones. El computador realiza el procesamiento basado en un modelo de planeacin, en un modelo de decisin, etc; el modo de operar es interactivo con el usuario: responde a las preguntas y a las solicitudes de datos y recibe inmediatamente los resultados con el fin de alterar las entradas hasta que encuentre una solucin a los resultados sean satisfactorios.

  • 10

    El uso de subsistemas como la construccin por bloques, es bsico para analizar y desarrollar los sistemas. Esto requiere la comprensin de los principios que dictaminan la manera como se construyen los sistemas a partir de los subsistemas.

    DESCOMPOSICIN

    Un sistema complejo es difcil de comprender cuando se considera como un todo, por lo tanto, el sistema se descompone o factoriza en subsistemas. Los lmites e interfaces estn definidos, de tal manera que la suma de los subsistemas constituye un sistema completo. Este proceso de descomposicin se contina con los subsistemas que se dividen en subsistemas ms pequeos hasta que el ms pequeo de los subsistemas tenga un tamao manejable. Los subsistemas resultantes de este proceso generalmente tienen la forma de estructura jerrquica (fig. 1.6). En la jerarqua, un subsistema es un elemento de un suprasistema (el sistema superior a l).

    EJEMPLO

    ES LA FACTORIZACIN DE UN SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE INFORMACIN EN SUBSISTEMAS. UN MTODO PARA LA DESCOMPOSICIN PODRA PROCEDER COMO SIGUE:

    1. Sistemas de informacin dividido en subsistemas tal que:

    a) Entradas de ventas y pedidos b) Inventarios c) Produccin d) Personal y nmina e) Compras f) Contabilidad y control. g) Planeacin h) Investigacin (Inteligencia) del medio ambiente.

    2. Cada subsistema se puede dividir an ms, en otros subsistemas. Por ejemplo, el subsistema de personal y de nmina podra dividirse en subsistemas ms pequeos como los siguientes:

    a) Creacin y actualizacin de registros de personal-nmina b) Informes de personal c) Datos de entrada para la nmina y validacin d) Procesamiento de la nmina de los asalariados e) Los informes de nmina para la gerencia f) Los informes de nmina para el gobierno

    3. Si la tarea es disear y programar un nuevo sistema, los subsistemas (aplicaciones principales) definidos en (2) podran dividirse en subsistemas an ms pequeos o mdulos. Por ejemplo, el procesamiento peridico de la nmina podra ser descompuesto en mdulos para calcular las deducciones y el sueldo neto, registro de la nmina y preparacin de controles para auditoria,

  • 11

    impresin de cheques, registro y controles de salida (fig. 1.7). Fig. 1.6 Relaciones jerrquicas de los Subsistemas. Fig. 1.7 Estructura jerrquica de un subsistema de nmina.

    La descomposicin en subsistemas se usa tanto en el anlisis del sistema actual como en el diseo e implementacin de un nuevo sistema. En ambos casos el investigador o diseador debe decidir cmo descomponerlo, por ejemplo, dnde ubicar los lmites. Las decisiones dependern de los objetivos de la descomposicin y tambin de las diferencias personales entre los diseadores. Esta ltima se podra minimizar.

    El principio general de la descomposicin que supone que los objetivos del sistema

    dictaminan el proceso es la cohesin funcional. Los componentes estn considerados como parte del mismo subsistema si desempean o estn relacionados a la misma funcin. EJEMPLO

    UN PROGRAMA DE APLICACIN AL SER DIVIDIDO EN MDULOS (SUBSISTEMAS) SE DIVIDIR ENTRE LAS PRINCIPALES FUNCIONES DEL PROGRAMA TALES COMO LA ACUMULACIN DE LAS HORAS

    SISTEMA

    Subsistema B Subsistema A Subsistema C

    A1 A2

    A21 A22

    B1 B2 B3 C1 C2

    C11 C12

    Procesamiento peridico de la nmina

    Clculo del sueldo total deducciones y sueldo neto a pagar

    Preparacin de los registros de nmina y de los controles

    Impresin de los cheques

    Registro de la nmina y controles de salida

  • 12

    TRABAJADAS, EL CLCULO DE LAS DEDUCCIONES, LA IMPRESIN DE LOS CHEQUES, ETC. EN DISEO, LA IDENTIFICACIN DE LOS SUBSISTEMAS COHESIONADOS FUNCIONALMENTE ES EL PRIMER PASO. EN CONSECUENCIA LOS LMITES NECESITAN ESTAR CLARAMENTE ESPECIFICADOS, LAS INTERFACES SIMPLIFICADAS Y ESTABLECIDAS LAS CONEXIONES APROPIADAS ENTRE LOS SUBSISTEMAS.

    SIMPLIFICACIN

    El proceso de descomposicin podra concluir a un gran nmero de interfaces de subsistemas por definir.

    EJEMPLO

    4 SUBSISTEMAS QUE INTERACTAN TODOS UNOS CON OTROS TENDRN SEIS INTERCONEXIONES; UN SISTEMA CON 20 SUBSISTEMAS TODOS INTERACTUANDO, TENDR 190 INTERCONEXIONES. EL NMERO PUEDE ELEVARSE MUY RPIDAMENTE EN LA MEDIDA EN QUE EL NMERO DE SUBSISTEMAS SE INCREMENTE. EL NMERO DE INTERCONEXIONES SI TODOS LOS SUBSISTEMAS INTERACTAN EN GENERAL ES (N1). DONDE N = N SUBSISTEMAS. CADA INTERCONEXIN ES UNA INTERFAZ POTENCIAL PARA LA COMUNICACIN ENTRE LOS SUBSISTEMAS. CADA INTERFAZ IMPLICA UNA DEFINICIN DE UN PASO DE COMUNICACIN. (FIG. 1.8).

    La simplificacin es el proceso de organizar los subsistemas de manera tal que se reduzca el nmero de interconexiones. Algunos mtodos de simplificacin son:

    1. Se establece que las agrupaciones de subsistemas interactan cada una con la otra, por lo

    tanto un simple paso de interfaz se define de un grupo hacia otros subsistemas o grupos de subsistemas (fig. 1.8). EJEMPLO: ES LA BASE DE DATOS A LA CUAL SE TIENE ACCESO POR VARIOS PROGRAMAS, PERO LA INTERCONEXIN SE HACE SOLAMENTE A TRAVS DE LA INTERFAZ DE LA ADMINISTRACIN DE LA BASE DE DATOS.

  • 13

    2. Se establecen los mtodos para el desacoplamiento de sistemas de tal manera que la

    necesidad de la interconexin se reduzca. Fig. 1.8

    DESACOPLAMIENTO

    Si dos diferentes subsistemas estn conectados de modo muy compacto se requiere entre ellos una coordinacin muy exacta.

    EJEMPLO

    A1 A2 B1

    A3 A4 B3 B4

    A1

    A2

    A3

    A4

    B1

    B3

    B2

    B4

    B2

    Todos los sistemas interconectados

    Los sistemas conectados dentro de un grupo y los grupos interconectados con una interfaz simple.

  • 14

    SI LA MATERIA PRIMA ENTRA DIRECTAMENTE A PRODUCCIN EN EL MOMENTO EN QUE LLEGA A LA FBRICA, EL SISTEMA DE MATERIA PRIMA SE PUEDE DECIR QUE EST FUERTEMENTE ACOPLADO. BAJO ESTAS CONDICIONES, LAS ENTREGAS DE ESTA MATERIA PRIMA (INSUMOS AL SISTEMAS DE PRODUCCIN Y SALIDAS PROVENIENTES DEL SISTEMA DE MATERIAS PRIMAS), DEBEN HACERSE OPORTUNAMENTE CON EL FIN DE EVITAR DEMORAS EN LA PRODUCCIN O PARA PREVENIR QUE EL MATERIAL NUEVO QUE LLEGUE DEMASIADO PRONTO, NO TENGA LUGAR DONDE ALMACENARSE.

    Tales acoplamientos tan compactos plantean una coordinacin muy fuerte y exigencias de oportunidad entre los dos sistemas. En razn de que son algo independientes, es difcil hacer que operen de una manera completamente sincronizada. Puesto que eventos al azar crean incertidumbre en los tiempos de entrega, y cambian los tiempos esperados de llegada. De la misma manera el proceso de produccin puede experimentar demoras al azar o no planeadas.

    La solucin es desacoplar o reducir conexiones de tal manera los dos sistemas pueden operar en corto plazo con alguna medida de independencia. Algunos significados de desacoplamiento son: (fig. 1.9) 1. Inventarios, almacenamientos intermedios o lnea de espera. En el ejemplo de los subsistemas de materias primas y el subsistema de produccin, el inventario de materias primas permite a los dos subsistemas operar, de alguna manera, independientes (en corto plazo). Las memorias intermedias de datos se utilizan en algunos sistemas de computacin y en algunos sistemas de comunicacin para compensar las diferentes relaciones de entrada y salida de datos.

    2. Recursos de holgura y flexibles. Cuando la salida de algn sistema es la entrada de otro, las existencias de recursos de holgura permiten a los subsistemas que sean algo independientes y an ms, que cada uno responda a las demandas de los otros subsistemas. EJEMPLO

    LA MAYORA DE LOS SISTEMAS DE PROCESAMIENTOS DE DATOS PUEDEN ATENDER UN INFORME O UN ANLISIS EXTRA EN RAZN DE QUE ELLOS CUENTAN CON RECURSOS DE HOLGURA. LA CAPACIDAD DE LA ORGANIZACIN PARA RESPONDER A LAS VARIACIONES EN LA DEMANDA MEDIANTE EL USO DE RECURSOS DE HOLGURA SE MEJORA, SI LA DISPONIBILIDAD DE RECURSOS SE PUEDE EMPLEAR PARA DIFERENTES PROPSITOS. UNA ORGANIZACIN DE SISTEMAS DE INFORMACIN QUE UTILIZA EL CONCEPTO DE COMBINACIN DE PROGRAMADORES Y DE ANALISTAS DE SISTEMAS TIENE MAS FLEXIBILIDAD EN RESPONDER A LAS VARIACIONES EN LA DEMANDA ENTRE EL ANLISIS Y LA PROGRAMACIN, QUE UNA ORGANIZACIN CON LA MISMA CANTIDAD DE PERSONAL QUE UTILIZA ANALISTAS DE SISTEMAS SOLAMENTE PARA EL ANLISIS Y EL DISEO Y EMPLEA PROGRAMADORES SOLAMENTE PARA LA PROGRAMACIN. (PERO CLARO ESTA SOLAMENTE ES UNA CONSIDERACIN DEL PROBLEMA DE SELECCIN DE TRABAJOS COMBINADOS O SEPARADOS).

  • 15

    3. Estndares: la especificacin de las normas, los costos de los estndares y otras normas le permiten a un subsistema planear y organizarse reduciendo la necesidad de comunicarse con otros subsistemas.

    EJEMPLO

    EL DEPARTAMENTO DE PRODUCCIN DESEA DISEAR UN MDULO DE PROCESAMIENTO DE DATOS

    QUE INCLUYA BIENES TERMINADOS Y UN CDIGO ESTNDAR DE PRODUCTOS QUE SEA UTILIZADO POR TODA LA ORGANIZACIN, NO TIENE NECESIDAD DE COMUNICAR Y NEGOCIAR CON OTROS DEPARTAMENTOS EN RELACIN CON LOS CDIGOS QUE VAN A EMPLEAR LA DESCRIPCIN DE UNA BASE DE DATOS ESTNDAR MANTENIDA POR EL ADMINISTRADOR DE DATOS (DICCIONARIO DE DATOS) PERMITE UTILIZAR LA BASE DE DATOS SIN LA VERIFICACIN TEDIOSA, QUE CONSUME TIEMPO, CON OTROS SUBSISTEMAS QUE TAMBIN UTILIZAN LA BASE DE DATOS.

    Los problemas de acoplamiento compacto no solamente se derivan de los problemas fsicos de la coordinacin de los movimientos de los recursos, sino tambin de los problemas de la comunicacin. Los diferentes mtodos de desacoplamiento reducen la necesidad de comunicacin y permiten a los subsistemas comunicarse sobre bases de excepcin. Solamente si el sistema comienza a operar por fuera de ciertos lmites hace que los otros subsistemas, con los cuales se interconecta necesiten estar informados.

    EJEMPLO

    EL PROCESAMIENTO DE LOS PAGOS DEL VENDEDOR SE DEBEN MANEJAR MEDIANTE UN

    SUBSISTEMA CONTABLE Y EL PROCESAMIENTO DE DATOS. PUEDE ESTAR EN LA DISPONIBILIDAD DE MANEJAR UN PROMEDIO DE 200 PAGOS POR DA Y UTILIZANDO RECURSOS DE HOLGURA PUEDE MEJORAR POR ENCIMA DE 300 PAGOS DIARIOS. EL SUBSISTEMA DE COMPRAS INICIA LOS PEDIDOS

  • 16

    QUE DAN POR RESULTADO LA CARGA DEL PROCESAMIENTO EN EL SUBSISTEMA DE PAGOS. EN RAZN DE QUE EL SUBSISTEMA DE PAGOS PUEDE MANEJAR HASTA 300 PAGOS DIARIOS, EL SUBSISTEMA DE COMPRAS NO NECESITA COMUNICAR LAS VARIACIONES DE LOS PEDIDOS SOLICITADOS, A MENOS QUE SE INCREMENTEN POR ENCIMA DE 300 PAGOS POR DA. EL EMPLEO DE MECANISMOS DE DESACOPLAMIENTO PUEDE POR LO TANTO SER VISTO COMO UNA ALTERNATIVA AL INCREMENTO EN LAS COMUNICACIONES.

    Esto implica que una mejora en el sistema de informacin o de comunicacin puede aumentar la oportunidad para el acoplamiento compacto y puede reducir la necesidad de mecanismos de desacoplamientos. El proceso de desacoplamiento y el permitir a cada subsistema alguna independencia en el manejo de sus asuntos tiene muchos beneficios, pero no se hace sin costos. Uno de stos es el costo mismo de desacoplamiento (inventarios, almacenamiento intermedio, lneas de espera, recursos de holgura, estndares, etc.). Otros costos parten del hecho de cada subsistema puede actuar de la mejor manera posible como un subsistema, pero la suma de sus acciones puede no ser ptima para su organizacin. Este es el problema de la suboptimizacin. EJEMPLO

    LA PRODUCCIN PUEDE ESTAR ORGANIZADA PARA EMPLEAR LOS EQUIPOS DE PRODUCCIN MEDIANTE EL PLANEAMIENTO CON VARIAS SEMANAS DE ANTICIPACIN; ESTO ADVIERTE AL SUBSISTEMA DE VENTAS PARA SATISFACER LOS PEDIDOS URGENTES DE LOS CLIENTES.

  • 17

    SIGNIFICADO DE LA INFORMACIN

    La informacin consiste en estmulos que, en forma de signos, desencadenan el comportamiento.

    Los datos se componen de smbolos y experiencia-estmulos que no son relevantes para el

    comportamiento en un momento dado. La distincin entre informacin y datos es importante por dos razones:

    Primero: Nos permite establecer por separado las necesidades de informacin de los gerentes y las exigencias de diseo de la base de datos.

    Segundo: Nos permite suministrar a los gerentes informacin, no datos. Desde el punto de vista conductual, la informacin nos predispone a obrar de cierto modo basndonos en el procesamiento de los signos recibidos. Charles Morris describe dos clases de signos: As pues, la informacin puede estar en forma de signos de lenguaje, signos de la conducta, signos fenomenolgicos (el almacn en llamas), otros signos sensoriales u otras formas, seales y smbolos. Definimos la informacin en trminos de los signos que afectan a la conducta porque en la administracin de empresas nos interesan los problemas y la accin encaminada a resolverlos. La informacin es la correspondencia de los elementos de un problema con los signos guardados en la memoria o con los que provienen del ambiente. Nuestro conocimiento del mundo real es limitado; no contamos con informacin completa respecto a los aspectos del mundo que nos ataen. "La informacin es cualquier entrada que cambia las probabilidades (o las certezas) de cualquier manera. De ah que una entrada que aumente la in certeza sea informacin".

    Uno es una seal que se origina en la experiencia real.

    EJEMPLO: UN GERENTE OBSERVA UNA MQUINA DESCOMPUESTA EN LA PLANTA Y LA ACUMULACIN DE TRABAJO RETRASADO. SE TRATA DE UN SIGNO DIRECTO Y SIGNIFICATIVO.

    El otro es un smbolo que sustituye a otro signo o a una experiencia-acto.

    EJEMPLO: SON EL DE UN INFORME DE AUSENTISMO Y DE LA DESCOMPOSTURA DE UNA MQUINA.

  • 18

    SIGNIFICADO DE LOS DATOS La informacin afecta al comportamiento: en cambio, los datos no lo hacen por su formato o por su ubicacin en relacin con el usuario potencial en determinado momento. Los datos son smbolos que describen un objeto, condicin o situacin. "Los datos son el conjunto bsico de hechos referentes a una persona, cosa o transaccin. Incluyen cosas como datos, tamao, cantidad, descripcin, volumen, tasa, nombre o lugar". Los sistemas de administracin de datos se ocupan de la captura, almacenamiento, recuperacin y coleccin de datos en formas relacionadas con la produccin de informacin. CICLO DE VIDA DE LOS DATOS

    Los datos de un sistema de informacin administrativa poseen su propio ciclo de vida. Tres aspectos de l son particularmente importantes en el desarrollo, diseo y operacin de los sistemas. Primero: Hemos de saber cmo se generan, es decir, cmo nacen. Segundo: Debemos saber cmo se realizan ciertos tipos de procesamiento de informacin,

    en particular la transmisin de datos (y la comunicacin de informacin), y el almacenamiento/recuperacin.

    EL CONCEPTO DE INFORMATICA

    Haciendo una abstraccin de lo que es un sistema de informacin, es posible avanzar un paso ms y entregar, desde una perspectiva ms global an la definicin del concepto de informtica. Con el fin de encontrar las races etimolgicas de la palabra, el Diccionario de la Lengua Espaola seala que el trmino proviene del idioma francs, mediante la composicin de las palabras "information y "automatique", para generar "informatique". El significado en dicha fuente es: "Conjunto de conocimientos cientficos y tcnicos que hacen posible el tratamiento automtico de la informacin por medio de calculadoras electrnicas"

    En este documento se restringir la amplitud de este concepto al rea de la informacin requerida por una determinada empresa. Es as como se puede entregar la siguiente definicin:

    LA INFORMTICA ES EL USO RACIONAL Y SISTEMTICO DE LA INFORMACIN Y LA COMPUTACIN EN LAS ORGANIZACIONES.

    Si se adopta esta ltima definicin, y se observa la figura 3.1., se puede concluir que el concepto de informtica se extiende hasta el anlisis del proceso de toma de decisiones propiamente tal, ya sea a travs de la determinacin de las necesidades de informacin o de una participacin activa en el proceso mismo con un sistema de apoyo.

  • 19

    Fig. 3.1 Diagrama del mbito de la Informtica. CONCEPTOS DE ANLISIS Y DISEO DE SISTEMAS Qu es el anlisis y diseo de sistemas?

    En trminos generales, en las empresas se refiere al proceso de examinar una situacin de la empresa con la intencin de mejorarla mediante nuevos procedimientos y mtodos. Esta seccin cubre un panorama general del anlisis y diseo de sistemas; tambin describe el trabajo de los analistas de sistemas y de los diferentes tipos de usuarios que participan en el proceso de desarrollo.

    Vista general del anlisis y diseo de sistema.

    El desarrollo de sistemas puede estructurarse en forma general mediante dos componentes principales:

    Anlisis de sistemas Diseo de sistemas

    El diseo de sistemas es el proceso de planeacin de un nuevo sistema dentro de la empresa

    para reemplazar o complementar al existente, pero antes de que esto pueda llevarse a cabo, primero se debe entender por completo el sistema anterior y determinar cmo se puede utilizar la computadora en forma ptima (si es posible) para hacer esta operacin en forma ms efectiva; por lo tanto, el anlisis de sistemas es el proceso que sirve para recopilar e interpretar los hechos, diagnosticar problemas y utilizar estos hechos a fin de mejorar el sistema. Es el trabajo del analista de sistemas. EJEMPLO EL ALMACN DE UNA TIENDA DE ROPA: CON OBJETO DE CONTROLAR MEJOR SUS

    INVENTARIOS Y TENER INFORMACIN MS ACTUALIZADA SOBRE LOS NIVELES DE INVENTARIO Y PUNTO DE REORDEN, LA EMPRESA NECESITA "COMPUTARIZAR" LA OPERACIN DEL ALMACN.

    Antes de disear un sistema para la captacin de datos, actualizacin de archivos y

    produccin de informes, se debe conocer ms acerca de cmo maneja la tienda sus operaciones.

    EJEMPLO SABER QUE FORMAS SE UTILIZAN PARA ALMACENAR LA INFORMACIN EN FORMA MANUAL, COMO:

    Recoleccin de datos

    Sistemas de Informacin

    Anlisis del Proceso de Toma de Decisiones

    INFORMTICA

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    REQUISICIONES ORDENES DE COMPRA FACTURAS

    ADEMS DE SABER QU INFORMES, SI EXISTEN ALGUNOS, SE PRODUCEN AHORA Y PARA QU SE

    UTILIZAN; POR LO TANTO, SE DEBE BUSCAR LA INFORMACIN ACERCA DE DICHOS INFORMES:

    LISTAS DE AVISOS DE PEDIDOS ORDENES DE COMPRA INVENTARIO DE EXISTENCIA, ETC.

    EN OTRAS PALABRAS, SE DEBE COMPRENDER LA FORMA EN QUE TRABAJA EL SISTEMA ACTUAL, Y MS

    ESPECFICAMENTE, CUL ES EL FLUJO DE INFORMACIN POR EL QUE ATRAVIESA EL SISTEMA. TAMBIN ES IMPORTANTE APRENDER POR QU LA TIENDA DESEA CAMBIAR SUS OPERACIONES ACTUALES: HA CADO EN MUCHO "PAPELEO" EN EL MANEJO DE SU INVENTARIO? NECESITA UN SISTEMA MS EFICIENTE ANTES DE QUE AMPLE SUS OPERACIONES?

    SOLO DESPUS DE RECABAR TODOS ESTOS DATOS SE PUEDE COMENZAR A DEFINIR CMO Y DNDE SE PUEDE BENEFICIAR UN SISTEMA INFORMACIN BASADO EN LA COMPUTADORA Y QUE SIRVA A TODOS LOS USUARIOS DEL SISTEMA. ESTA ACUMULACIN DE INFORMACIN SE LLAMA ESTUDIO DEL SISTEMA Y DEBE PRECEDER A TODAS LAS DEMS ACTIVIDADES DE ANLISIS.

    Los analistas de sistemas no slo resuelven problemas actuales. Frecuentemente se les llama

    para ayudar a manejar la expansin planeada de una empresa. En este caso, el estudio del sistema se orienta hacia el futuro, dado que no existe ningn sistema actual. El anlisis considera, tan cuidadosamente como sea posible, cuales sern las necesidades de la empresa y en que rea deber considerar los cambios para que coincida con estas necesidades. En este caso, y en la gran mayora de las circunstancias, los analistas pueden recomendar formas alternas para mejorar la situacin. Normalmente es posible aplicar ms de una estrategia.

    Al trabajar con los gerentes y empleados de la empresa, el analista de sistemas recomienda qu opcin debe adoptarse para una solucin. La seleccin debe basarse en aspectos como la adaptabilidad de la solucin a la estructura de la empresa, as como el apoyo que deber tener por parte de los empleados. Si los usuarios que emplearn el sistema no se sienten a gusto con ste, fallar en su propsito por mejorar la compaa. Algunas veces el tiempo que lleva desarrollar una opcin, comparada con otras, ser el aspecto ms difcil. Los costos y beneficios financieros tambin son importantes de determinar. La gerencia es la que al final seleccionar cul opcin va a aceptar. Los analistas de sistemas pueden recomendar, pero la gerencia que va a pagar y utilizar los resultados es la que realmente decide.

    Una vez que se toma la decisin se desarrolla un plan para poner en marcha la recomendacin. El plan incluye todas las caractersticas de diseo de sistemas, como son:

    Necesidades nuevas de captacin de datos Especificaciones de archivos Procedimientos de operacin Necesidades de equipo y personal El diseo de sistemas es como un plano para una construccin; especifica todas las

    caractersticas que se consideran en el producto terminado.

    Los diseos para el almacn proporcionarn diferentes maneras para captar los datos en relacin con los pedidos para los clientes. Tambin especificarn la forma en que los datos se almacenarn, ya sea en formas de papel o con medios legibles para la computadora como cintas o

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    discos magnticos. De hecho, los diseos establecern el trabajo que desempear el personal y el que realizarn las computadoras. Por lo tanto, los diseos variarn en la divisin de las tareas del personal y de la computadora. El personal del almacn tambin necesitar informacin acerca del negocio. Cada diseo describe informes, documentos y salidas que producir el sistema. Las salidas probables incluyen informes de inventario, anlisis de ventas y resmenes de compra y facturas; sin embargo, el anlisis de sistemas ser quien decida cmo se van a producir.

    EL ANLISIS ESPECIFICA QU ES LO QUE EL SISTEMA DEBE HACER Y CMO ALCANZAR EL OBJETIVO.

    Probablemente el lector ha advertido que cada uno de los procesos anteriores involucra al

    personal. Los gerentes y empleados saben lo que funciona y lo que no es til para la empresa; asimismo conocen qu ocasiona problemas, los lugares donde se necesita o no el cambio y, especficamente, donde afectar la innovacin y dnde no. Aun cuando la tecnologa abunda en muchas empresas de negocios, el personal es todava el que logra que esa compaa funcione; por lo tanto, la comunicacin y el trato con los empleados son parte muy importante del trabajo del analista de sistema. PAPELES DEL ANALISTA DE SISTEMAS

    El analista de sistemas audita, de forma sistemtica, el funcionamiento de la empresa al examinar las funciones de captura y procesamiento de datos, as como la funcin de emisin de resultados, lo cual le permitir mejorar los procesos a la organizacin. Al mejorar el soporte que proporcionan los sistemas de informacin computarizados, se obtiene importantes avances en las funciones empresariales. Estas definiciones recalcan el uso de enfoques sistemticos y metdicos para analizar y lograr mejorar las operaciones que ocurren en el contexto particular de la empresa.

    Nuestra definicin del analista de sistema, tiene que ser necesariamente muy amplia. El

    analista requiere tener la habilidad de trato para con cualquier tipo de persona, as como tambin, tener la debida experiencia en el manejo de computadoras. El analista protagoniza numerosos papeles, y en ocasiones, se ve obligado a mantener un equilibrio, al asumir simultneamente ms de uno. Los tres papeles principales que el analista de sistemas debe cubrir son:

    El de consultor El de especialista de apoyo o soporte El de agente de cambio, tal como se describe en la figura 3.2.

    Fig. 3.2 Un analista de sistemas puede ser un consultor, un especialista de apoyo o un agente de cambio

    El Analista de Sistemas como

    Consultor

    El Analista de Sistemas como

    Apoyo

    El Analista de Sistemas como

    Agente de Cambio

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    EL ANALISTA DE SISTEMAS COMO CONSULTOR Como un consultor para la empresa. Esto implica que un analista puede contratarse slo para canalizar a la empresa ciertos tpicos de informtica. Esto ofrece una ventaja, en el sentido de que el consultor externo trae consigo perspectivas frescas, que no poseen otros miembros de la organizacin. Por otra parte, para el analista externo implica una desventaja, pues apenas tiene pleno acceso a la cultura organizacional autntica, que no se ofrece de forma abierta a un externo. Como consultor externo. Deber conocer e implementar las metodologas que se discuten a lo largo de estos apuntes, que le sern tiles para analizar y disear sistemas de informacin adecuados para cualquier empresa en particular. Ms an, contar con la ayuda de los usuarios de los sistemas de informacin, para entender la cultura de la organizacin desde sus propios puntos de vista.

    EL ANALISTA DE SISTEMAS COMO ESPECIALISTA DE APOYO El otro papel que podr protagonizar es el de especialista de apoyo o staff dentro de una empresa, donde de manera regular, trabaje dentro del departamento de sistemas. En esta posicin, el analista dispone de una experiencia profesional respecto al hardware y al software y a sus aplicaciones en la empresa. Con frecuencia estas tareas no se asocian a un proyecto ambicioso de sistemas, sino ms bien aplican decisiones o modificaciones menores que se dan en un departamento individual. Como especialista de apoyo, no dirigir un proyecto slo ser un recurso humano de apoyo para quienes lo dirigen. Si es un analista de sistemas contratado por una organizacin de servicios o de manufactura, muchas de sus actividades diarias se ajustarn a este papel.

    EL ANALISTA DE SISTEMAS COMO AGENTE DE CAMBIO El papel que mejor se entiende y que le confiere una alta responsabilidad al analista de sistemas, es el de agente de cambio; sin importar si es o no externo a la organizacin. Como analista, ser un agente de cambio cada vez que realice alguna de las actividades del ciclo de desarrollo del sistema, las cuales se mantienen presentes en la empresa por un largo perodo (desde dos semanas hasta quizs un ao). Un agente de cambio puede definirse como:

    AQUELLA PERSONA QUE SIRVE COMO CATALIZADOR PARA EL CAMBIO, QUE DESARROLLA UN PLAN PARA EL MISMO Y QUE COLABORA CON OTROS PARA AGILIZARLO.

    Su presencia dentro de la empresa la modifica. Como analista de aceptar lo anterior y utilizarlo como el punto de inicio de sus anlisis. Esto es por lo que tendr que relacionarse con los usuarios y con la direccin (si ellos no fueran la misma y nica persona), desde el principio del proyecto. Sin su colaboracin, ser incapaz de entender lo que pasa en la organizacin y el cambio real no se llevar a cabo.

    Si el cambio (esto es, los beneficios que la empresa obtiene mediante los sistemas de

    informacin) parece quedar garantizado despus del anlisis, el siguiente paso ser desarrollar un plan para tal cambio, en colaboracin con las personas que se involucrarn en tales cambios. Una vez que se alcance un acceso para el cambio a realizar, se encontrar en constante relacin con aquellos que estn participando del cambio. Facilita el cambio al usar su experiencia en el trato

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    humano y en la computacin, para llegar a una integracin hombre-mquina en el sistema de informacin. .

    Como analista de sistemas, al actuar como un agente de cambio, apoya una corriente particular

    de cambio, que involucra el uso de los sistemas de informacin. Adems, transmite a los usuarios el proceso de cambio, ya que est convencido de que tales cambios no ocurren de manera independiente en los sistemas de informacin, sino ms bien, stos ocasionan cambios a lo largo de las organizaciones. CUALIDADES DEL ANALISTA DE SISTEMAS

    De las descripciones precedentes sobre los diferentes papeles que el analista de sistemas que tiene que protagonizar, es fcil ver, que el analista de sistemas con xito, debe contar con una amplia gama de cualidades. Los analistas de sistemas, son gente de naturaleza muy diversa y seguramente esto, restringe cualquier intento de caracterizacin; sin embargo, hay ciertas caractersticas que parecen presentar la mayora de los analistas de sistemas.

    Ante todo, el analista es un solucionador de problemas. El o ella es una persona que ve el

    anlisis de los problemas como un reto y que disfruta encontrando soluciones factibles. Cuando es necesario, el analista tiene que ser capaz de abordar de manera sistemtica la situacin, mediante la aplicacin hbil de herramientas, tcnicas y experiencia. El analista tambin debe ser un buen interlocutor, manteniendo una relacin cordial con otra gente, durante largos perodos.

    El analista de sistemas necesita contar con suficiente experiencia en computacin para

    programar, entender las capacidades de las computadoras, recoger las necesidades de informacin de los usuarios y llegar a transmitir a los programadores lo necesario.

    El analista de sistemas debe ser auto disciplinado y auto motivado como individuo.

    Tambin el analista debe ser capaz de administrar y coordinar innumerables recursos del proyecto, incluyendo a otras personas.

    TIPOS DE USUARIOS DE SISTEMAS

    Todo aquel que dentro del contexto de la organizacin se relaciona con un sistema de informacin puede definirse como un usuario del sistema. Conforme pasan los aos, las diferencias entre los usuarios se vuelven cada vez menos precisas. Adems, no puede pensarse en categoras de carcter exclusivo.

    Las diferencias que ms destacan se encuentran entre los usuarios primarios y secundarios.

    Los usuarios primarios

    Usan de manera directa en sus tareas los resultados que emiten los sistemas de informacin.

    EJEMPLO SERA EL DE UN GERENTE QUE RECIBE INFORMES DE UN SISTEMA DE INFORMACIN PARA LA ADMINISTRACIN.

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    Los usuarios secundarios

    Son los que introducen los datos al sistema de informacin, pero no utilizan de forma directa los informes que se emitan para el cumplimiento de sus tareas. Al personal que realiza estas actividades se le denomina a menudo "capturista de datos". Ciertos usuarios requieren capturar datos, y adems, obtener resultados del sistema de informacin.

    EJEMPLO DE ELLO TENEMOS AL BIBLIOTECARIO QUE CAPTURA EL NMERO DE CREDENCIAL

    DEL LECTOR (ENTRADA), RECIBE POR PARTE DEL SISTEMA LA PRUEBA DE LA INEXISTENCIA DE MULTAS ASOCIADAS AL REGISTRO DEL LECTOR (SALIDA), Y LUEGO CAPTURA EL CDIGO DEL LIBRO QUE SE VA A PRESTAR (ENTRADA); PARA QUE AL FINAL, OBTENGA UNA NOTA IMPRESA (SALIDA) QUE ACOMPAE AL LIBRO PRESTADO.

    Sin importar la forma en que los usuarios se clasifiquen, existe un hecho que el analista de

    sistema no debe olvidar. La involucracin del futuro usuario del sistema en proyecto es decisivo para lograr el xito en la aplicacin de los sistemas de informacin empresariales. Los analistas de sistemas, cuyos diversos papeles dentro de la organizacin, se discutirn ms adelante, constituyen el otro componente que se involucra en el desarrollo de los sistemas de informacin.

    El SDLC (SDLC; Systems Develoment Life Cicle), es un enfoque por etapas de anlisis y

    de diseo que postula que el desarrollo de los sistemas mejora cuando existe un ciclo especfico de actividades del analista y de los usuarios.

    Los analistas no estn de acuerdo respecto al nmero exacto de etapas que conforman el

    ciclo de desarrollo de los sistemas; sin embargo, por lo general se reconoce la importancia de su enfoque sistemtico. Aqu dividimos el ciclo en siete etapas, como se muestra en la figura 3.3. Aunque cada etapa se presenta de manera discreta, nunca se lleva a cabo como un elemento independiente. En lugar de ello, se realizan al mismo tiempo diversas actividades, y stas llegan a repetirse. Por ello es de mayor utilidad suponer que el ciclo de desarrollo de los sistemas transcurre en etapas (con actividades en plena accin que luego cesan poco a poco) y no como elementos separados.

    Fig. 3.3 Las siete etapas en el ciclo de vida del desarrollo de un sistema

    1

    2

    34

    5

    6

    71234567

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    ACTIVIDADES: 1.- Identificacin de problemas, oportunidades y objetivos. 2. - Determinacin de los requerimientos de informacin. 3. - Anlisis de las necesidades del sistema. 4.- Diseo del sistema recomendado. 5. - Desarrollo y documentacin del software. 6.- Prueba y mantenimiento del sistema. 7.- Implantacin y evaluacin del sistema.

    IDENTIFICACIN DE PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y OBJETIVOS

    En esta primera etapa del ciclo de desarrollo de los sistemas, el analista se involucra en la identificacin de los problemas, de las oportunidades y de los objetivos. Esta fase es crucial para el xito del resto del proyecto, pues nadie estar dispuesto a desperdiciar su tiempo dedicndolo al problema equivocado.

    La primera etapa requiere que el analista observe de forma objetiva lo que ocurre en una

    empresa. Luego, en conjunto con los otros miembros de la organizacin har notar los problemas. Muchas veces esto ya fue realizado previamente; y por ello, es que se llega a invitar al analista.

    Las oportunidades son aquellas situaciones que el analista considera que pueden

    perfeccionarse mediante el uso de los sistemas de informacin computarizados. Al aprovechar las oportunidades, la empresa puede lograr una ventaja competitiva o llegar a establecer un estndar industrial.

    La identificacin de objetivos tambin es un componente importante de la primera fase. En

    primera instancia, el analista deber descubrir lo que la empresa intenta realizar, y luego, estar en posibilidad de determinar si el uso de los sistemas de informacin apoyara a la empresa para alcanzar sus metas, el encaminarla a problemas u oportunidades especficas.

    DETERMINACION DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACION

    La siguiente etapa que aborda el analista, es la determinacin de los requerimientos de informacin a partir de los usuarios particularmente involucrados. Para identificar los requerimientos de informacin dentro de la empresa, pueden utilizarse diversos instrumentos, los cuales incluyen: el muestreo, el estudio de los datos y formas usadas por la organizacin, la entrevista cuestionarios; la observacin de la conducta de quien toma las decisiones, as como de su ambiente; y tambin el desarrollo de prototipos.

    En esta etapa el analista hace todo lo posible por identificar qu informacin requiere el

    usuario para desempear sus tareas. Puede ver cmo varios de los mtodos para establecer las necesidades de informacin, lo obligan a relacionarse directamente con los usuarios. Esta etapa sirve para elaborar la imagen que el analista tiene de la organizacin y de sus objetivos en ocasiones, se llegan a concluir slo las primeras dos etapas del ciclo de desarrollo de los sistemas. El analista de informacin es el especialista que emprende esta clase de estudios.

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    ANALISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA

    La siguiente etapa que ejecuta el analista de sistemas consiste en analizar las necesidades propias del sistema. Una vez ms, existen herramientas y tcnicas especiales que facilitan al analista la realizacin de las determinaciones requeridas. Estas incluyen el uso de los diagramas de flujo de datos que cuentan con una tcnica estructurada para representar en forma grfica la entrada de datos de la empresa, los procesos y la salida de la informacin. A partir del diagrama de flujo de datos se desarrolla un diccionario de datos que contiene todos los elementos que utiliza el sistema, as como sus especificaciones, si son alfanumricos y el espacio de impresin que requieren.

    Durante esta fase, el analista de sistemas tambin analiza las decisiones estructuradas por realizar, que son decisiones donde las condiciones, condiciones alternativas, acciones y reglas de accin podrn determinarse. Existen tres mtodos para el anlisis de las decisiones estructuradas: el lenguaje estructurado (en nuestro caso el espaol), las tablas de decisiones y los rboles de decisiones.

    No todas las decisiones en las empresas se encuentran estructuradas: no obstante es

    importante que las comprenda el analista de sistemas. Las decisiones semiestructuradas (decisiones que se toman bajo riesgo), con frecuencia se apoyan en los sistemas de toma de decisiones. Cuando analiza las decisiones semiestructuradas, el analista las examina de acuerdo con el grado de complejidad de un problema y con el nmero de criterios considerados al llevar a cabo las decisiones.

    El anlisis de decisiones de criterio mltiple (aquellas decisiones donde numerosos

    factores tienen que equilibrarse) tambin es parte de esta etapa. Se disponen de muchas tcnicas para el anlisis de decisiones de criterio mltiple; incluyendo, entre otras, el proceso de intercambio y la aplicacin de mtodos de ponderado.

    A esta altura del ciclo de desarrollo del sistema, el analista prepara una propuesta del

    sistema que resume todo lo que ha encontrado, presenta un anlisis costo/beneficio de las alternativas y plantea las recomendaciones (si es que existen) de lo que deber realizarse. Si la direccin acepta alguna de las recomendaciones, el analista proceder de acuerdo con ella. En sistemas cada problema es nico; y en consecuencia, nunca habr slo una solucin correcta. La manera como se plantea una recomendacin (esto es, una solucin) depende de las caractersticas individuales de cada analista aunadas a su formacin profesional.

    DISEO DEL SISTEMA RECOMENDADO

    En esta etapa del ciclo de desarrollo de los sistemas, el analista de sistemas usa la informacin que recolect con anterioridad y elabora el diseo lgico del sistema de informacin. El analista disea procedimientos precisos de captura de datos, con el fin de que los datos que se introducen al sistema sean los correctos. El analista tambin disea accesos efectivos al sistema de informacin, mediante el uso de las tcnicas de diseo de formas y de pantallas.

    Una parte del diseo lgico del sistema de informacin es el diseo de la interfaz con el

    usuario. La interfaz conecta al usuario con el sistema, y evidentemente, es de suma importancia. Serian ejemplos de interfaces para el usuario: el uso del teclado para introducir preguntas o respuestas, el uso de mens en la pantalla, con las opciones que tiene el usuario, el uso de dispositivos como el ratn (Mouse) y muchos otros.

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    DESARROLLO Y DOCUMENTACION DEL SOFTWARE

    En la sexta etapa del ciclo de desarrollo de los sistemas, el analista trabaja con los programadores para desarrollar todo el software original que sea necesario. Dentro de las tcnicas estructuradas para el diseo y documentacin del software se tienen: el mtodo HIPO, los diagramas de flujo, los diagramas NassiSchneiderman, los diagramas Warnier-Orr y el pseudocdigo. Aqu es donde, el analista de sistemas transmite al programador los requerimientos de programacin.

    Durante esta fase, el analista tambin colabora con los usuarios para desarrollar la

    documentacin indispensable del software, incluyendo los manuales de procedimientos. La documentacin le dir al usuario cmo operar el software, y as tambin, qu hacer en caso de presentarse algn problema.

    PRUEBAS Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA El sistema de informacin debe probarse antes de utilizarlo. El costo es menor si se

    detectan los problemas antes de la entrega del sistema. El programador realiza algunas pruebas por su cuenta, otras se llevan a cabo en colaboracin con el analista de sistemas. En un principio, se hace una serie de pruebas, con dato tipo, para identificar las posibles fallas del sistemas; ms adelante, se utilizarn los datos del sistema real.

    El mantenimiento del sistema y de su documentacin empieza justamente en esta etapa; y

    despus, esta funcin se realizar de forma rutinaria a lo largo de toda la vida del sistema. Las actividades de mantenimiento integran una buena parte de la rutina del programador, que para las empresas llega a implicar importantes sumas de dinero. Sin embargo, el costo del mantenimiento disminuye de manera importante cuando el analista aplica procedimientos sistemticos en el desarrollo de los sistemas.

    IMPLANTACION Y EVALUACION DE SISTEMAS En esta ltima etapa del desarrollo del sistema, el analista ayuda a implantar el sistema de

    informacin. Esto incluye el adiestramiento que el usuario requerir. Si bien, parte de esta capacitacin la dan las casas comerciales, la supervisin del adiestramiento es una responsabilidad del analista de sistemas. Ms an, el analista necesita planear la suave transicin que trae consigo un cambio de sistemas.

    Aunque la evaluacin del sistema se plantea como parte integrante de la ltima etapa del ciclo de desarrollo de los sistemas; realmente, la evaluacin toma parte en cada una de las etapas. Uno de los criterios fundamentales que debe satisfacerse, es que el futuro usuario utilice el sistema desarrollado. En la realidad, todas las etapas mantienen una dinmica de carcter espiral, hasta que el sistema finalmente se concluye. Este comportamiento y estructuracin de las etapas se esquematiza en la figura 3.3 a

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    Los sistemas de informacin se desarrollan con diferentes propsitos, los cuales dependen de las necesidades de la empresa. Los sistemas de procesamiento de dato, los sistemas de informacin para la administracin (MIS, Management lnformation Systems), los sistemas de apoyo para la toma de decisiones (DSS, Decision Supporrt Systems), diferentes tipos de sistemas de informacin computarizados que se analizan y disean mediante la aplicacin de los conceptos y las tcnicas del diseo y del anlisis de sistemas. En cierto grado, esto tambin se aplica a los sistemas expertos.

    SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE DATOS

    Los sistemas de procesamiento de datos son aquellos sistemas de informacin computarizados que se desarrollan para procesar grandes volmenes de informacin generada en las funciones administrativas, tales como la nmina o el control de inventarios. Los sistemas de procesamiento de datos liberan del tedio y la rutina a las tareas que se realizan manualmente; sin embargo, el elemento humano sigue participando, al llevar a cabo la captura de la informacin requerida.

    Tales sistemas ejecutan peridicamente los programas de manera automtica. Una vez

    preparados, escasamente se requiere el tomar decisiones. En trminos generales, los sistemas de procesamiento de datos ejecutan las actividades de carcter rutinario de las empresas.

    SISTEMAS DE INFORMACIN PARA LA ADMINISTRACIN

    Los sistemas de informacin para la administracin (MIS) no sustituyen a los sistemas de procesamiento de datos, ms bien todos toman en cuenta las funciones de procesamiento de datos. Los MIS son sistemas que se sustentan en la relacin que surge entre las personas y las computadoras. Los MIS requieren para su operacin de: las personas, del software (programas de cmputo) y del hardware (computadoras, impresoras, etc.). Estos sistemas de informacin para la administracin soportan un amplio espectro de las tareas de las organizaciones, ms an que los sistemas de procesamiento de datos, incluyendo el anlisis, decisiones y la toma de decisiones.

    Los usuarios de los sistemas de informacin para la administracin, utilizan una base de

    datos compartida para tener acceso a la informacin. Dicha base de datos, almacena, tanto datos como modelos que ayudan al usuario en la interpretacin y el uso de la informacin. Los sistemas de informacin para la administracin generan la informacin que eventualmente se utiliza en la toma de decisiones. Un sistema de informacin para la administracin puede llegar a unificar ciertas funciones informticas de la empresa, aunque el sistema como tal no exista dentro del negocio como una estructura individual.

    SISTEMA DE APOYO PARA LA TOMA DE DECISIONES

    El sistema de apoyo para la toma de decisiones es un tercer tipo de sistema de informacin computarizada (DSS; Decision Support Systems). El sistema de apoyo para la toma de decisiones es similar a los sistemas de informacin tradicionales para la administracin, en el sentido de que ambos dependen de una base de datos como fuente de informacin; pero se distingue del sistema de informacin para la administracin, al hacer nfasis en el soporte en cada una de las etapas de la toma de decisiones. Sin embargo, la decisin en s, depende de la persona responsable de la misma. Los sistemas de apoyo para la toma de decisiones se disean con una orientacin hacia la

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    persona o el grupo que los utilizar, y no como los sistemas de informacin tradicionales para la administracin.

    SISTEMAS EXPERTOS E INTELIGENCIA ARTIFICIAL

    Puede considerarse a la inteligencia artificial (IA) como el campo principal de los sistemas expertos. La idea central de la inteligencia artificial es llegar a desarrollar mquinas que cuenten con un desempeo inteligente. Dos reas de investigacin de la inteligencia artificial son la comprensin del lenguaje natural y la habilidad para interiorizarse racionalmente en los problemas hasta alcanzar su conclusin lgica. Los sistemas expertos utilizan los enfoques del razonamiento de la inteligencia artificial para resolver aquello problemas que el sector de los negocios (u otros usuarios) le proponen.

    Los sistemas expertos son en s, un tipo muy especial de sistemas de informacin, que

    tienen un uso prctico en los negocios debido a la reciente y amplia disponibilidad de hardware, como las microcomputadoras y los ambientes de sistemas expertos. Un sistema experto (tambin llamado sistema basado en el conocimiento) captura; y en efecto utiliza, el conocimiento de un experto, para la solucin de un problema particular de la organizacin. Perctese de que, a diferencia del sistema de apoyo para la toma de decisiones, que finalmente deja al responsable que tome las decisiones, un sistema experto selecciona la mejor solucin al problema o al tipo especfico de problemas.

    Los elementos bsicos de un sistema experto son: la base de conocimientos y una

    mquina de inferencia que liga al usuario con el sistema; procesando sus solicitudes mediante lenguajes como el PROLOG o el LISP y la interfaz con el usuario. Los llamados ingenieros del conocimiento captan el conocimiento de los expertos en un rea especfica, construyen un sistema computarizado para contener tales conocimientos y finalmente, lo implantan. Es muy probable que el trabajo futuro de numerosos analistas de sistemas se oriente hacia la construccin e implantacin de sistemas expertos.

    En la figura 4.2 presentan las diferencias entre los sistemas de procesamiento de datos,

    los MIS, los DSS y los sistemas expertos. Este utiliza los trminos de sistemas de informacin para la administracin, sistemas de informacin y sistemas de informacin computarizados de manera intercambiable para denotar los sistemas de informacin computarizados que soportan el ms amplio rango de actividades empresariales mediante la informacin producida.

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    Fig. 4.3 Los analistas de sistemas desarrollan sistemas para el procesamiento de los datos, sistemas de informacin para la administracin, sistemas de apoyo para la toma de decisiones; en ocasiones, desarrollan sistemas expertos.

    SISTEMAS PARA EL PROCESAMIENTO DE DATOS Procesan grandes volmenes de informacin de las funciones Administrativas de rutina.

    SISTEMAS DE INFORMACION PARA LA ADMINISTRACION (MIS) Proporcionan informes peridicos para la planeacin, el control y la toma de decisiones.

    SISTEMAS DE APOYO PARA LA TOMA DE DECISIONES (DSS) Ayudan a quien toma las decisiones, cuando le proporcionan la informacin que solicita.

    SISTEMAS EXPERTOS Asimilan la experiencia de quienes toman las decisiones en la solucin de problemas.

  • 31

    A. Modo de procesamiento de las transacciones:

    1. Batch: las transacciones se procesan en lotes. 2. Interactivo 3. En Lnea: las transacciones se procesan conforme se generan 4. En Tiempo Real

    B. Orientacin o entradas, salidas, datos almacenados o transformaciones:

    EJEMPLO SISTEMA DE CLCULO CIENTFICO: ORIENTADO A LOS PROCESOS SISTEMA DE DISEO GRFICO: ORIENTADO A LA ENTRADA Y SALIDA. SISTEMA DE CONTROL CURRICULAR: ORIENTADO A LOS DATOS

    C. Nivel Organizacional de los SIA:

    Nivel operacional: Emisin O/C cuentas corrientes, proveedores, clientes, facturacin, etc.

    Nivel tctico: Programacin de produccin, toma de decisiones de inventario, control de

    vendedores, etc.

    Nivel estratgico: Estudio de nuevos productos, contrato de L.P. con proveedores. Control Balance y resultados a nivel empresa.

    A. MODO DE PROCESAMIENTO Es la principal forma de organizacin del sistema y considera los siguientes factores: lugar

    de ingreso de la informacin, ya sea en el centro de computacin o en el punto de ventas (se utiliza este trmino para indicar el lugar donde se genera la informacin); actualizacin inmediata o diferencia de los datos ingresados; y la incorporacin inmediata o diferencia de la informacin respecto al momento de la generacin del dato en el punto de venta. Desde este punto de vista se pueden definir los siguientes modos de procesamiento: batch, interactivo, en lnea y en tiempo real, los que se describen a continuacin.

    A.1. Sistema Batch

    Entrada de Datos

    Salida de Datos Transformacin

    Datos Almacenados

    T( )

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    Prcticamente no existe interaccin usuario-computador y hay un desfase habitual superior a

    24 horas entre la generacin del dato y su procesamiento. El flujo tpico de trabajo con un sistema batch es el siguiente:

    1. Ingreso de datos, normalmente en forma externa al computador, en tarjetas perforadas, cintas, cassettes, diskettes y otros.

    2. Proceso de validacin y cuadratura en el computador. Se emite informe de errores.

    3. Se revisa manualmente el informe de errores. Si hay errores se retoma al punto 1 para

    reingresar informacin. 4. Actualizacin de informacin y produccin de informes

    El sistema batch fue el ms utilizado hasta que comenzaron a aparecer masivamente los

    perifricos interactivos, principalmente pantallas. Sus caractersticas son: ingreso de datos en el centro de computacin, en forma diferida

    respecto a su generacin, y actualizacin de la informacin diferida respecto al ingreso. A.2. Sistema Interactivo

    El avance, tanto de software como del hardware, ha permitido la construccin de sistemas conversacionales donde existe una importante interaccin usuario-computador. En este modo de procesamiento, tambin denominado batch interactivo, normalmente el ingreso de datos se realiza a travs de algn perifrico conectado al computador, con validacin inmediata de los datos, aunque diferido en el tiempo respecto a su generacin. Se conservan algunos elementos de tipo batch, particularmente la actualizacin posterior de la informacin.

    Sus caractersticas son: ingreso de datos en el centro de computacin o en el punto de

    ventas, en forma diferida respecto a su generacin, y actualizacin de la informacin diferida respecto al ingreso. A.3. Sistema en Lnea

    Es un mtodo de procesamiento de informacin en el que las operaciones entran directamente al sistema de cmputo y se procesan para obtener resultados de inmediato.

    La mayora de las aplicaciones de sistemas de informacin desarrolladas hoy en da en las organizaciones utilizan mtodos en lnea, en donde el usuario interacta de forma directa con el sistema de cmputo por medio de una estacin de trabajo o dispositivo similar. En efecto, el usuario y el sistema llevan a cabo una conversacin: uno incita una accin del otro por medio del dilogo. La naturaleza de las insinuaciones y las respuestas determina qu tan suave y espontnea es la forma en la q se desarrolla la conversacin.

    Sus caractersticas son: la respuesta inmediata a las solicitudes del usuario, demanda poco predecible, contacto entre la computadora y el usuario. A.4. Sistema en Tiempo Real

    Los Sistemas de tiempo real son aquellos en los cuales no tiene importancia el usuario, sino los procesos. Por lo general, estn subutilizados sus recursos con la finalidad de prestar atencin a los procesos en el momento que lo requieran. Se utilizan en entornos donde son procesados un gran nmero de sucesos o eventos.

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    Muchos Sistemas de tiempo real son construidos para aplicaciones muy especficas como control de trfico areo, bolsas de valores, control de refineras, control de laminadores. Tambin en el ramo automovilstico y de la electrnica de consumo, las aplicaciones de tiempo real estn creciendo muy rpidamente.

    Sus caractersticas son:

    Se dan en entornos en donde deben ser aceptados y procesados gran cantidad de sucesos, la mayora externos al sistema computacional, en breve tiempo o dentro de ciertos plazos.

    Se utilizan en control industrial, conmutacin telefnica, control de vuelo, simulaciones en tiempo real, aplicaciones militares, etc.

    Objetivo es proporcionar rpidos tiempos de respuesta.

    Procesa rfagas de miles de interrupciones por segundo sin perder un solo suceso.

    Proceso se activa tras ocurrencia de suceso, mediante interrupcin.

    Poco movimiento de programas entre almacenamiento secundario y memoria.

    En Tiempo Real En Lnea

    Interactivo Batch

    Fig. 4.4 Relacin entre modos de procesamientos

    Un resumen de caractersticas de cada modo de procesamiento se presenta en la tabla 4.5. Caractersticas de los modos de procesamiento, a base de los siguientes parmetros:

    Lugar de ingreso: Se refiere a la digitacin de documentos en el Centro de

    Procesamiento de Datos (CPD) o al ingreso de datos desde el lugar donde se genera la transaccin (PUNTO DE VENTAS).

    Oportunidad de actualizacin: indica si la informacin ser o no inmediatamente

    actualizada cuando se ingresa al computador. Generacin del dato versus ingreso: Indica si la informacin ser o no ingresada y

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    actualizada, al momento de generarse la transaccin.

    MODO DE

    PROCESAMIENTO LUGAR DE INGRESO

    OPORTUNIDAD DE ACTUALIZACION

    GENERACION DEL DATO VERSUS

    INGRESO BATCH CPD DIFERIDA DIFERIDA

    INTERACTIVO CPD/PTO. VENTA DIFERIDA DIFERIDA

    EN LINEA CPD/PTO. VENTA INMEDIATA DIFERIDA

    EN TIEMPO REAL PUNTO DE VENTA INMEDIATA INMEDIATA Tabla 4.1 Caractersticas de los modos de procesamiento.

    Desarrollo de Sistemas de Informacin

    El desarrollo de Sistemas de Informacin comprende el conjunto de actividades necesarias para generar un sistema de informacin. Estas consisten en definir los requerimientos, generar el diseo administrativo y computaciones, producir los programas computacionales e implementar stos finalmente en la organizacin.

    Estas actividades sern detalladas ms adelante, pero por ahora slo diremos que pueden

    ser realizadas de diferente forma segn cual sea el enfoque que se siga para el desarrollo. Los enfoques conocidos son los siguientes:

    1. Enfoque clsico (tradicional) 2. Enfoque metodologa estructurada 3. Enfoque de prototipos 4. Enfoque de Base de Datos 5. Enfoque de desarrollo por el usuario 6. Enfoque de software de aplicacin.

    Este enfoque, tambin llamado compra de paquetes de software, se basa en la premisa de

    que las empresas poseen una variedad de aplicaciones computacionales en cierta forma parecidas. Por lo tanto, es posible beneficiarse de las economas de escala logradas al desarrollar SI que puedan utilizarse en varias empresas al mismo tiempo. Diversos estudios acerca del ciclo de vida tradicional de un SI muestran que cerca del 75% de los costos de desarrollo se genera

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    durante las etapas de anlisis, diseo y construccin. Estos costos pueden considerarse fijos si se planea instalar el SI en ms de una empresa. Cada vez que se instale en una empresa adicional se reducir en forma significativa el costo unitario del SI, llegando finalmente a una pequea fraccin del costo original.

    Existen, sin embargo, otras razones que hacen de esta alternativa a menudo recomendable.

    Por ejemplo, normalmente hay empresas que se especializan en desarrollar determinados paquetes de software. Gracias a las economas de escala que obtienen pueden disponer de recursos humanos ms especializados y mejor preparados, con lo que el software final resulta ser de muy buena calidad. Adems, como el paquete ha sido instalado en varias oportunidades, normalmente se encuentran libres de errores.

    Otro factor importante se refiere a que cuando la empresa desarrolladora de software comienza a disear el sistema, lo hace pensando en la forma de darle flexibilidad para que se adapte a diferentes compaas (ms clientes implica menor precio y mayores beneficios). Este ltimo elemento favorece a la compaa que lo adquiere pues la flexibilidad implcita en el sistema puede ser utilizada para adaptar el software no slo a las condiciones particulares de la empresa, sino que a los cambios en el entorno en que opera.

    Otra ventaja de esta alternativa es que puede acotar el proceso de desarrollo en algunas etapas.

    El diseo de SI, es una actividad que consume cerca del 50% del esfuerzo de desarrollo. Con un software envasado, los costos de desarrollo comparado con un proceso interno disminuyen considerablemente por efecto de la disminucin en los costos asociados al diseo.

    En la prueba de SI, debido a que los programas son pretesteados extensamente antes de

    salir al mercado, los principales problemas tcnicos se eliminan. Luego la prueba puede efectuarse en un tiempo muy corto.

    En la fase de implementacin, los proveedores ofrecen herramientas y asistencia para

    efectuar la implementacin para los principales sistemas de informacin, llevndose a cabo en un perodo corto de tiempo.

    La mayor mantencin y apoyo requerido para el sistema es proporcionada por el

    proveedor, incluso cuando se trata de grandes sistemas ste es responsable de hacer los cambios necesarios para mantener el sistema actualizado y vigente.

    En el caso de la documentacin, ya se realiz antes y es responsabilidad del proveedor

    mantenerla al da.

    Por ltimo, esta alternativa presenta una gran ventaja organizacional porque ejerce un atractivo poltico en los gerentes., ya que los problemas relacionados con el sistema pueden fcilmente atribuirse a limitantes del paquete mismo en lugar de las fuentes internas, y tambin contribuye a disminuir la fuerte resistencia organizacional al esfuerzo de desarrollo de sistemas.

    La decisin de adquirir un paquete de software es similar a la decisin de comprar o fabricar

    una pieza determinada en un proceso manufacturero. Sin embargo, a menudo el sistema no calza exactamente con los requerimientos, y entonces se debe comparar el costo de modificar el paquete, con el costo de adaptar la empresa al paquete, y con el desarrollar un sistema ad hoc.

    La calificacin y prueba del sistema son hechas en forma relativamente rpida y barata con

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    el desarrollo por prototipos respecto al tradicional. La documentacin puede ser en parte automatizada con esta metodologa alternativa, lo que

    disminuye el tiempo y esfuerzo requeridos en el desarrollo no tradicional. A pesar de las ventajas de esta metodologa, presenta una serie de limitantes que impiden

    que, en muchos casos, sea un buen sustituto. Por ejemplo, cuando se trata de aplicaciones basadas en procesamientos batch o que implican clculos pesados, algoritmos complejos, procesos lgicos extensos o sistemas muy grandes, esta alternativa es poco eficiente respecto al mtodo tradicional y poco atractiva por los costos implcitos que involucra respecto al desarrollo tradicional. Otra limitante son las herramientas que utiliza: los lenguajes de 4a generacin no estn tcnicamente habilitados para el desarrollo de sistemas largos y completos, sino que fueron concebidos para el desarrollo de aplicaciones simples y con archivos pequeos. Sin embargo, cabe esperar que el avance tecnolgico provea en el mediano plazo herramientas cada vez ms adecuadas.

    El desarrollo por usuarios finales implica que, mediante el uso de herramientas amistosas,

    stos consigan accesar datos, crear reportes y ejecutar su propio procesamiento de informacin. Un sistema completo puede ser construido por un slo usuario final, sin analistas de sistemas o programadores. En forma alternativa, los usuarios finales pueden apoyarse en los especialistas de informtica para el soporte tcnico, pero ejecutar solos la mayora de las actividades de desarrollo.

    Este enfoque es altamente atractivo para los usuarios, pues les permite comenzar un sistema tan pronto como la necesidad se haga presente. El tiempo de desarrollo es generalmente breve, ya que la etapa de anlisis y diseo son una sola para el usuario-desarrollador, quien no requiere comunicar a nadie sus necesidades. Generalmente se logra un alto grado de satisfaccin y sensacin de logro al implementar el SI. Las razones por que el desarrollo por usuarios finales ha tenido un gran auge son las siguientes.

    La metodologa tradicional de desarrollo de aplicaciones es gran consumidora de tiempo e intensiva en mano de obra. El departamento de desarrollo no es capaz de suplir la creciente demanda por sistemas, por lo que otras formas de desarrollo sern deseables.

    Los avances en trminos de software han provocado una nueva generacin,

    considerablemente ms amistosa que los antiguos instrumentos de planificacin. De esta forma, el usuario final cuenta con herramientas para desarrollar aplicaciones sin necesidad de un entrenamiento formal en procesamiento de datos.

    Por otro lado, tambin hay un notable decrecimiento en el costo del hardware, lo que ha

    hecho econmicamente factible esta metodologa a pesar de que en algunos casos pueda ser menos eficiente que el desarrollo tradicional.

    Los programas ms amigables son los llamados lenguajes de 4a generacin, que han sido

    desarrollados tanto para mainframes como para microcomputadores. Existen 7 categoras principales de software para el usuario final con estas caractersticas.

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    1. Lenguajes de consulta. Son lenguajes de alto nivel para extraer datos almacenados en bases de datos o archivos. Usualmente son interactivos, en lnea y capaces de facilitar consultas acerca de informacin que no est previamente definida.

    2. Generadores de reportes. Son aplicaciones destinadas a la creacin de

    informes. Extraen informacin de bases de datos o archivos y generan reportes de distintos formatos.

    3. Lenguajes para graficar. Utilizan informacin de bases de datos o archivos

    y la estructuran en forma de grficos. Incluso algunos pueden ejecutar operaciones aritmticas o lgicas.

    4. Generadores de aplicaciones. Contienen mdulos preprogramados

    capaces de generar aplicaciones con un tiempo de desarrollo muy rpido. El usuario puede especificar qu necesita y el generador crear el cdigo apropiado de entrada, validacin, actualizacin, procesamiento y reporte. Los generadores de aplicaciones ms complejos incluyen adems un set integrado de herramientas de desarrollo, como un S.A.B.D., diccionario de datos, lenguaje de consultas, formateador de pantallas, generador de reportes, herramientas para modelar sistemas de apoyo a la toma de decisiones, dispositivos de seguridad y un lenguaje de programacin de alto nivel.

    5. Lenguajes de programacin de muy alto nivel. Estn diseados para

    ejecutar la codificacin con unas pocas instrucciones. Programas de aplicacin completos pueden escribirse en un perodo de tiempo muy breve. Estn destinados principalmente a profesionales de procesamiento de datos como alternativa a las herramientas de desarrollo tradicional.

    6. Paquetes de aplicacin. Son programas escritos en forma previa,

    comercializados por casa desarrolladoras de software.

    7. Herramientas para microcomputadores. Consisten en productos con capacidades similares aquellas herramientas destinadas a mainframes ya descritas. Incluyen software de procesamiento de palabras, grficos, planillas electrnicas, generadores de aplicaciones, S.A.B.D. y lenguajes de programacin como BASIC y PASCAL.

    Este enfoque de desarrollo por usuarios finales no est libre de algunos inconvenientes.

    Lleva a un uso excesivo de recursos computacionales siempre difcil de predecir. Los usuarios no siguen los mejores procedimientos de desarrollo, lo cual puede llevar a sistemas poco eficientes, sin mecanismos de control ni auditoria y a menudo con fallas. Los sistemas son generalmente intransferibles, ya que rara vez se documentan y slo se adaptan a la idiosincrasia particular de quien los desarroll.

    Una variante al desarrollo por usuarios finales es la creacin de Centros de

    Informacin. Su funcin es proveer a los usuarios finales de acceso directo a las fuentes de procesamiento de informacin por medio de hardware, software y especialistas que los apoyan en el desarrollo de sus propias aplicaciones (listados computacionales, planillas electrnicas o grficos), o extraer datos para la toma de decisiones y anlisis con mnimo de asistencia tcnica.

    Los consultores del centro de informacin estn disponibles para instruir a los usuarios

    y para apoyarlos en el desarrollo de las aplicaciones ms complejas.

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    Cuando se construye el prototipo de un avin, lo fundamental es el diseo general, sus lneas

    aerodinmicas, su propulsin y sus elementos de seguridad. En este contexto, seran elementos secundarios el color de la pintura el tono del tapiz, el menaje de la cocina o el tipo de pruebas con el fin de asegurar su adecuado diseo y correcto funcionamiento. Asimismo con la Tcnica de Desarrollo de Sistemas de Informacin por Prototipos, debe construirse el primer modelo pensando en dar solucin al problema principal, en dar respuesta al objeto del sistema, postergando momentneamente los aspectos de menor importancia.

    Para la construccin del prototipo es indispensable contar con alguna herramienta de cuarta generacin. Una caracterstica de primera importancia En esta tcnica es el mayor grado de participacin del usuario en el desarrollo del sistema e incluso, l mismo podra desarrollar sus aplicaciones simples, dependiendo de la amistosidad y de las facilidades del Lenguaje de Cuarta Generacin. A juicio del autor, la Tcnica de Desarrollo por Prototipos y los Lenguajes de Cuarta Generacin estn en el camino correcto para mejorar y agilizar el desarrollo de sistemas de informacin, porque crean un ambiente de naturalidad por la posibilidad de experimentacin mediante la tcnica por prototipos, que se acerca bastante al mtodo "por tanteo", de prueba y error el ms utilizado en la naturaleza, y por la mayor potencialidad y creciente amistosidad de los lenguajes de Cuarta Generacin. Pero

    Cmo y con qu recursos se construye un prototipo? Quin construye el prototipo? Cul es la metodologa de desarrollo? Cundo corresponde aplicar la tcnica por prototipos?

    Las respuestas a estas interrogantes corresponden a lo analizado en los siguientes puntos:

    CMO Y CON QU RECURSOS SE CONSTRUYE UN PROTOTIPO? Como se muestra en la Figura 2.1 el prototipo de un sistema se construye a base de requerimientos mnimos previamente determinados por usuarios finales o analistas y haciendo uso de un Lenguaje de Cuarta Generacin, a travs del cual se facilitan las sucesivas correcciones del sistema. Debe disponerse de un equipamiento computacional apropiado para soportar el Lenguaje de Cuarta Generacin pues, habitualmente estos productos consumen gran cantidad de memoria almacenamiento secundario y tiempo de procesador.

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    FIG. 2.1 Construccin de un prototipo.

    Puede ser el usuario final:

    Un programador

    Un analista de sistemas

    Participantes que se definen a continuacin:

    USUARIO FINAL Es la persona que hace uso de la informacin generada en el computador. Conoce claramente su necesidad y no es especialista en Procesamiento de Datos. Cuando este usuario desarrolla sus propias aplicaciones, normalmente es un profesional de nivel gestin (o tctico) en la empresa.

    Programador Es un especialista en Procesamiento de Datos, ms cercano a la mquina que a los usuarios. Normalmente, conoce muy bien uno o varios lenguajes de alto nivel (COBOL, BASIC, RPG, etc.).

    Analista de Sistemas Se ubica entre el Usuario final y el Programador. Es un experto en Procesamiento de Datos, con slida formacin y experiencia en el rea administrativa. Es capaz de definir procedimientos administrativos y apoyar al usuario en la especificacin de sus requerimientos.

    Rpidamente, el centro de gravedad del desarrollo de sistemas se est desplazando desde

    los especialistas en Procesamiento de Datos hacia los usuarios finales, quienes poseen ahora, herramientas de cuarta generacin que les permiten una alta participacin en el desarrollo, particularmente en la construccin de prototipos, en conjunto con un analista de sistemas.

    En la medida que las tcnicas sean ms refinadas y los lenguajes ms poderosos y

    amistosos, ser posible que el usuario llegue a construir sus propias aplicaciones menos complejas y tal vez la nica etapa donde requiera apoyo es en la adecuada definicin de requerimientos.

    REQUERIMIENTOS INICIALES MINIMOS

    LENGUAJE DE CUARTA GENERACION

    PROTOTIPO

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    La afirmacin anterior puede resultar muy fuerte, sin embargo al comienzo de la computacin en la empresa, los usuarios no tenan acceso fsico al computador y tampoco disponan de terminales. Luego, con la introduccin masiva de pantallas, con la multiprogramacin y con el aumento de capacidad en los computadores, al usuario se le permiti consultar su propia informacin. Pero esto no fue suficiente y en otro paso adelante con la ayuda de productos especializados en bsqueda de informacin, planillas electrnicas y otras herramientas el usuario comenz a dar respuesta a sus requerimientos ms simples. Queda slo otro peldao para que el usuario desarrolle otras aplicaciones ms elaboradas y,... en eso estamos.

    Para comprender mejor los alcances de esta progresiva mayor participacin del usuario en

    el proceso de desarrollo, lo mejor es relacionarlo con el rea automotriz, en la cual, en sus primeros tiempos, se estimaba que el nmero de automviles slo podra llegar hasta la cantidad de choferes profesionales disponibles, pero el uso del automvil se generaliz. Por qu?, simplemente, porque los automviles se hicieron ms simples y poderosos, se reconoci que no era imprescindible un conocimiento avanzado de mecnica en los choferes y por otro lado, los usuarios aprendieron a conducir.

    CUL ES LA METODOLOGA DE DESARROLLO? En la figura 2.2 se plantea grficamente la metodologa de desarrollo por prototipos, en siete etapas que comprenden desde el diagnstico del problema, hasta la mantencin regular del sistema. Se describen a continuacin cada una de las etapas de esta metodologa. Diagnstico

    Al igual que en la metodologa tradicional, debe determinarse exactamente cul es el problema que se pretende solucionar.

    Factibilidad

    Tambin al igual que en la metodologa tradicional, deben definirse los requerimientos, plantear y evaluar diversas alternativas de solucin al problema, una de las cuales ser computarizar y construir la aplicacin con un Lenguaje de Cuarta Generacin. Es importante destacar que la tcnica por prototipos y los lenguajes de Cuarta Generacin no son la panacea para resolver todo tipo de problemas. Siempre deber evaluarse otras alternativas, como podran ser: una racionalizacin administrativa, el desarrollo de una aplicacin bajo el esquema tradicional, comprar un paquete especializado, etc.

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    FIG. 2.2 Metodologa de desarrollo por prototipos. Construccin del prototipo

    Con los requerimientos definidos en la etapa anterior se construye el prototipo, normalmente como una tarea de conjunto entre el usuario final y el analista. La secuencia ms habitual de pasos a seguir en su construccin es la definicin: del Diccionario de Datos, de las pantallas, de la lgica, de los mens y de los informes.

    Utilizacin y prueba del prototipo

    Una vez construido el prototipo, se prueba para asegurar su correcta construccin y para determinar si cumple con los requerimientos iniciales especificados. Adems, se utiliza el prototipo con datos reales y en un ambiente lo ms cercano a la operacin regular para adaptar los requerimientos iniciales y determinar otros.

    Modificaciones al prototipo

    De acuerdo con las pruebas de la etapa anterior, se procede a modificar el prototipo, en una secuencia iterativa y realimentada con las pruebas, hasta lograr una versin que satisfaga adecuadamente las necesidades.

    DIAGNSTICO

    FACTIBILIDAD

    CONSTRUCCION DEL

    PROTOTIPO

    UTILIZACION Y PRUEBA DEL PROTOTIPO

    MODIFICACIONES AL PROTOTIPO

    GENERACION DE LA VERSION FINAL DEL

    SISTEMA

    MANTENCION DEL SISTEMA

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    Una bas