apostila completa excel

CONSTRUTORA OAS LTD GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO

MICROSOFT EXCEL 2000

RECURSOS BSICOS E AVANADOS

CONSTRUTORA OAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO

MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS

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NDICE Convenes Utilizadas na Apostila____________________________________________________ 4 Termos Utilizados _________________________________________________________________ 4 Introduo ao MS-Excel ____________________________________________________________ 5 Definio de Planilha Eletrnica ______________________________________________________ 6 INTRODUO AO MS-EXCEL ______________________________________________ 7 Conhecendo as Caractersticas do MS-Excel____________________________________________ 7 CONHECENDO OS RECURSOS DO MS-EXCEL ________________________________ 8 Trabalhando com Pastas de Trabalho _________________________________________________ 8 Alterando o Nmero de Planilhas _____________________________________________________ 9 Criando Listas ___________________________________________________________________ 10 Conhecendo os Menus Resumidos __________________________________________________ 11 Formatos Especiais_______________________________________________________________ 13 AutoPreenchimento de Listas _______________________________________________________ 15 Formatao Condicional ___________________________________________________________ 16 Adicionando uma Imagem de Fundo na Planilha ________________________________________ 18 Trabalhando com Nomes de reas __________________________________________________ 18 Alterando a Pasta de trabalho do MS-Excel ____________________________________________ 19 RECURSOS AVANADOS ________________________________________________ 20 Compartilhando Arquivos __________________________________________________________ 20 Trabalhando com Tridimensionalidade ________________________________________________ 21 Utilizando o Recurso Consolidar_____________________________________________________ 22 Endereos Relativos e Absolutos ____________________________________________________ 24 Criando Clulas Satlites para Agilizar os Clculos ______________________________________ 24 Utilizando o Comando Copiar _______________________________________________________ 24 Agilizando os Trabalhos nas Planilhas ________________________________________________ 26 Criando Tpicos _________________________________________________________________ 28 Utilizando Funes Matriciais _______________________________________________________ 28 Mtodos de Anlise e Simulao de Dados ____________________________________________ 29 Estudando a Funo Se ___________________________________________________________ 35 Pesquisando em Tabelas com ndice e Corresp_________________________________________ 36 Funo de Procura e Referncia ____________________________________________________ 37 Tratamento de Datas no MS-Excel ___________________________________________________ 39 Formatao Condicional com Frmulas _______________________________________________ 41 Trabalhando com Formulrios na Planilha _____________________________________________ 42 Criando Tabelas _________________________________________________________________ 45 Grficos________________________________________________________________________ 46



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Gerando Dados e Grficos Automaticamente. __________________________________________ 47 Gerando Ranges Dinmico_________________________________________________________ 48 Validao de Dados ______________________________________________________________ 49 TRABALHANDO COM DADOS _____________________________________________ 53 Recursos do Menu Dados__________________________________________________________ 53 Criando Subtotais na Tabela________________________________________________________ 58 Trabalhando com Relatrio de Tabelas e Grficos Dinmicos ______________________________ 60 Microsoft Query__________________________________________________________________ 68 Importando um Arquivo no Formato Texto _____________________________________________ 74



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Convenes Utilizadas na Apostila As teclas sero sempre indicadas entre colchetes [ ], Por exemplo [ENTER], [ALT]. Quando houver necessidade de pressionar duas teclas ser apresentado, por

exemplo: [CTRL] + [ENTER]. Voc dever manter pressionada a tecla [Control] e pressionar a tecla [Enter]. Comandos: botes e comando esto escritos em negrito. Ex. Ajuda. Todos os passos dos exerccios a serem realizados aparecem em negrito. Ex. 1, 2, 3... Para que voc possa usufruir dos recursos do MS-Excel 2000 de uma forma plena,

voc dever configurar o ambiente Windows em uso para o padro, de modo que tenhamos as seguintes configuraes no Painel de Controle na seo Configuraes Regionais conforme abaixo: Pas: Brasil Idioma: Portugus Separador de Lista: Ponto e virgula Separador de Milhar: Vrgula Formato de Data: Dia/Ms/Ano Estas formataes no Painel de Controle permitem utilizar as informaes e exemplos constantes no Help e nos manuais do produto sem a necessidade de qualquer alterao.

Termos Utilizados No ambiente Windows, cada aplicao executada em sua prpria janela, cada

aplicativo tem suas caractersticas, no MS-Excel existem alguns ternos que fazem parte da rotina especfica do mesmo, a relao abaixo lista os termos mais utilizados:

Definio Descrio Clula Representa a menor poro da Planilha, a interseo

de uma linha e coluna, no qual sero inseridos dados, por exemplo, (C17, representa a interseo da coluna C, ou terceira coluna, com a linha 17)

Comando Ao que instrui ao MS-Excel executar uma operao

solicitada, disponvel atravs do seu respectivo Menu. Funo Conjunto de instrues com parmetros definidos pelo

usurio. Definir uma clula Ao criar uma frmula, deve-se fazer referncia ao

endereo do dado, que poder ser uma clula. Pasta de Trabalho Por definio, um arquivo contendo 03 planilhas, que

pode ser clculo, grfico, mdulo ou macro.



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Clique Posicionar o ponteiro do mouse em um boto ou clula e pressionar uma vez o boto do mouse, disponvel tambm para o boto direito do mouse.

Duplo Clique Posicionar o ponteiro do mouse em um boto ou clula e

pressionar rapidamente duas vezes o boto do mouse. Caixa de Dilogo Aparece quando selecionado um comando que exige

informaes adicionais, pode ter reas onde so digitados textos ou nmeros e reas onde so exibidas ou alteradas as definies da opo relacionadas ao comando que foi solicitado.

Seleo Ato de escolher um comando, opo de caixa de dilogo,

posio da clula ou objeto grfico. Janela Ativa Janela em que a barra de ttulo est com uma colorao

azul. a janela que est aceitando os comandos no momento

Janela Inativa Janela em que a barra de ttulo est com uma colorao

cinza, em geral apresentada atrs da janela ativa. cone de Pasta de Trabalho Pasta de trabalho minimizada. Guias de Planilha Permitem selecionar uma ou mais planilhas em uma

pasta de trabalho. Botes de Rolagem de Guia Controles semelhantes aos de um videocassete, que

permite percorrer rapidamente de uma planilha outra quando estas no esto com suas respectivas guias visveis.

Barra de Frmula rea localizada abaixo da barra de ferramentas, onde

so digitados textos, nmeros ou frmulas. Barra de Status Localizada na parte inferior da tela, que exibe a operao

que ser executada pelo MS-Excel. Indicadores de Modo Exibe os modos de operao quando, por exemplo, a

tecla Num Lock est ativada.

Introduo ao MS-Excel Os trabalhos de simulao e projeo de resultados, sendo executados na forma tradicional, implicam no uso de tabelas, lpis, calculadoras e borracha para apagar possveis erros. O



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ato de preparar as simulaes, avaliar as tendncias e fazer projees pode ser longo e trabalhoso. Pessoas que desenvolvem mtodos complexos de anlise desejam ver imediatamente os resultados. A velocidade e a independncia do microcomputador so instrumentos ideais para os gerentes e analistas. Aplicativos para este tipo de atividade quando bem desenvolvidos, podem simular rapidamente vrias situaes, ligar as linhas e colunas da tabela tradicional, que hora chamamos de planilha eletrnica, com as mesmas frmulas que so utilizadas no clculo manual. A partir de uma Planilha contendo alguns dados selecionados, poder ser criado um grfico pressionando apenas uma tecla de funo, o que nos d uma grande velocidade de resposta, se o usurio for mais experiente poder criar cerca de 100 grficos pr-definidos.

Definio de Planilha Eletrnica Sistema constitudo por uma tabela, composta de linhas (identificadas por nmeros) e colunas (identificadas por letras) que, em cuja interseo pode-se estipular valores, frmulas e funes com possibilidades de serem manipuladas, para a obteno dos resultados desejados. medida que se altera um valor da planilha, todos os clculos que envolvem o valor alterado sero recalculados automaticamente. O MS-Excel um aplicativo que pode ser utilizado para criao e manipulao de um banco de dados, sendo desnecessrios grandes conhecimentos de frmulas para sua utilizao. A aplicao gera automaticamente uma mscara para inserir, modificar, consultar e excluir informaes. Como um grande recurso o MS-Excel grava macros automaticamente, facilitando algumas aes repetitivas. Pode-se ainda manter um vnculo dinmico entre aplicaes. Desta forma, quando os dados em uma aplicao for alterado, sero automaticamente atualizados em todas as aplicaes que estiverem eles vinculados.



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INTRODUO AO MS-EXCEL Conhecendo as Caractersticas do MS-Excel Planilha Eletrnica Sistema composto de 65.536 linhas e 256 colunas, perfazendo um total de 16.777.216

clulas. Facilidade em manter diversas pastas de trabalho abertas simultaneamente. Cada pasta de trabalho poder ter de 1 at 255 planilhas. Preciso de clculos at 15 dgitos. As Barras de Ferramentas podero ser redefinidas. Consolidao de planilhas. Nomes em linhas, colunas, clulas ou reas no contnuas. Proteo de documento, dados e at de clulas especficas com senha. Desenhos e grficos adicionais planilha. Gravador de macros, com Linguagem de Visual Basic for Applications. Funes de planilha do MS-Excel, dentre as quais funes de engenharia, estatstica,

financeira, informao, lgica, matemtica, pesquisa e texto. Programao modo VBA (Visual Basic for Applications). Uso mximo de cores por pasta de trabalho num total de 56. Intervalo de Zoom de 10% a 400%. Banco de Dados Manipulao de Banco de Dados atravs de formulrio prprio ou atravs de

ferramenta como Tabela Dinmica e AutoFiltro. Pesquisa e extrao de dados entre planilhas. Classificao de dados com at 3 chaves. Nmero mximo de campos com at 256 e campos com at 255 caracteres. Nmero mximo de registro num total de 16383 registros. Formulrio automtico ou personalizado para entrada de dados, com comandos para

adicionar, editar, deletar e localizar registros no Banco de Dados. Grficos 14 tipos de grficos disponveis, sendo 8 bidimensionais (2-D) e 6 tridimensionais (3-

D). Formatos predefinidos, os quais podem ser modificados. Linhas de tendncia tipo Linear, Logartmica, Polinomial, Potncia, Exponencial e

Mdia mvel. Escala manual / automtica e linear / logartmica. Vnculo dinmico com a planilha de dados. Colunas de grficos de duas dimenses podem ser substitudas por figuras ou

imagens personalizadas. A legenda poder ser posicionada em diversos pontos do grfico.



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CONHECENDO OS RECURSOS DO MS-EXCEL Trabalhando com Pastas de Trabalho Cada pasta de trabalho do MS-Excel consiste em um documento com uma ou mais planilhas, ou seja, uma pasta no sentido literal, contendo diversos documentos. Esses documentos podero ser: planilhas de clculo, folhas de macro, Mdulo Visual Basic. O padro do MS-Excel 2000 carrega 03 planilhas todas as vezes que a pasta de trabalho for aberta, inserindo como padro at 255 planilhas. Esta quantidade limitada apenas memria disponvel no micro, veja a incluso de planilha na pasta ativa. Inserindo uma Planilha atravs do Menu Atravs da barra de menus, podem-se adicionar planilhas pasta de trabalho, esta nova planilha ser inserida sempre esquerda da guia selecionada.

1. Para incluir uma nova planilha, no menu Inserir, selecione Planilha e observe que foi inserida a Plan4 na sua pasta de trabalho. Tecla de atalho: [Shift] + [F11].

Inserindo atravs da Guia Podem-se adicionar planilhas pasta de trabalho utilizando o boto direito do mouse.

2. Abra uma nova pasta de trabalho com o boto Novo na barra de ferramentas. 3. Posicione o ponteiro do mouse sobre a guia no local onde ser inserida a planilha. 4. Pressione o boto direito do mouse e clique na opo Inserir, voc ter esta caixa

de dilogo:

5. Selecione a opo desejada caixa de dilogo Inserir, que disponibiliza a insero de: planilha, grfico, macro do MS-Excel 4.0, folha de macro internacional, caixa de dilogo do MS-Excel 5.0 e formulrios.

6. Para o exemplo selecione Planilha e clique em OK.



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Renomeando uma Planilha Para alterar o nome de uma planilha, alguns padres devem ser seguidos. O MS-Excel aceita um nome de planilha com at 31 caracteres incluindo espaos, isto fornece flexibilidade de escolha. Veja a seguir algumas regras: No poder haver planilha em uma pasta com nomes iguais. No poder conter dois pontos ( : ), ponto de interrogao ( ? ) ou asterisco ( * ). No poder conter barra diagonal ( / ) ou barra invertida ( \ ). No poder iniciar com colchetes ( [ ). Seleo e Excluso de Planilha Podemos excluir uma ou mais planilha da Pasta de Trabalho. Para isso, basta selecionar a(s) planilha(s) desejada(s) e clicar com o boto direito do mouse sobre a guia indicativa da planilha e escolher o comando Excluir. Devemos confirmar a excluso atravs da caixa de dilogo que ser exibida. Para selecionar mais de uma planilha para excluso, manter pressionado a tecla [Ctrl] e clicar nas planilhas desejadas ou ento utilizar a tecla [Shift] para planilhas contnuas. Movendo Planilhas em uma Pasta Para mover uma planilha alterando a sua seqncia de apresentao, clicar sobre a guia da planilha e arrastar at a posio desejada dentro da Pasta de Trabalho. Para copiar, manter a tecla [Ctrl] pressionada, enquanto arrasta o cursor. Para mover a planilha para outra Pasta de Trabalho, manter as Pastas lado a lado e arrastar a guia da planilha desejada para a Pasta de Trabalho de destino. Para copiar manter a tecla [Ctrl] pressionada.

Alterando o Nmero de Planilhas 1. Para criar uma nova pasta de trabalho com um nmero diferente de planilhas,

selecione no menu Ferramentas o comando Opes e a guia Geral ser apresentada a seguinte caixa de dilogo.



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2. Na caixa de edio Nmero de planilhas na nova pasta, indicar o nmero de

planilhas desejadas. Este nmero pode variar entre 1 e 255, quando solicitar uma nova pasta de trabalho, voc receber a nova pasta com o nmero de planilhas desejado.

Criando Listas Voc pode criar automaticamente a lista de nomes que desejar. O MS-Excel j vem com algumas listas, vejamos as listas disponveis.

1. No menu Ferramentas selecione Opes, selecione a guia Listas e veja a figura a seguir:

2. Selecione uma lista e observe que ela apresentada na sua totalidade em Entradas

da lista, d um clique no Boto OK para voltar para a planilha. 3. Em uma clula qualquer digite Jan e use o recurso AutoFiltro

(AutoPreenchimento), desta forma o MS-Excel ir inserir o contedo desta lista enquanto voc estiver arrastando como o mouse.

Para criar outras listas as etapas necessrias so as seguintes:

1. Defina a lista em uma seqncia de clulas na vertical em uma planilha, para o nosso exemplo digite o contedo abaixo em suas respectivas clulas: A1 Presidncia A2 Comercial A3 Financeiro A4 Recursos Humanos A5 Tecnologia da Informao Voc pode criar uma lista de nomes de funcionrios de Departamentos, Produtos, filiais da Empresa, etc. No h necessidade de esta lista estar em ordem alfabtica. Para efeito de classificao existem recursos para respeitar a ordem de criao da lista.

2. Selecione a lista, no menu Ferramentas selecione o comando Opes e a guia Listas.



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3. D um clique no boto Importar e outro no boto OK. 4. Est pronto. Basta escrever qualquer um dos nomes criados e arrastar pelo canto

inferior direito da clula com a ajuda do mouse, a lista ser lanada nas clulas selecionadas, poupando muito tempo e erros de digitao.

Outra forma de criar uma lista digitando-a na prpria caixa de dilogo listas. Importante: Se voc tiver duas ou mais listas com um nome comum, o MS-Excel ir trazer a ltima lista criada. Para inserir uma determinada lista, voc dever digitar o segundo nome da lista. O MS-Excel grava estas listas no diretrio Windows, em um arquivo com a extenso .XLB. O nome do arquivo passa a ser o nome do usurio cadastrado, isto acontece quando o processo de instalao foi corretamente executado.

Conhecendo os Menus Resumidos Outro recurso disponvel no MS-Excel o AutoFiltro que ativado utilizando-se o boto direito do mouse. Este recurso possibilita copiar clulas, preencher sries, formatos, valores e outros dados.

1. Utilizando a pasta de trabalho TABELAS.XLS em uma clula qualquer digite a data atual e a anterior, com o ponteiro do mouse selecione as clulas com as datas, arraste para baixo com o boto direito pressionado sobre umas trs linhas e voc ter a figura abaixo:

2. Selecione Preencher seqncia observe que foi preenchido este intervalo com os dias. As opes nesta caixa estaro habilitadas ou desabilitadas dependendo dos dados digitados, veja as opes: Copiar clulas Copia a clula de destino sobrepondo ao contedo

existente. Preencher seqncia Preenche uma seqncia de dados digitados, no

intervalo especificado. Preencher formatos Preenche uma seqncia com os formatos definidos. Preencher valores Preenche uma seqncia com os valores digitados. Preencher dias Preenche uma seqncia de datas. Preencher dias da semana Preenche uma seqncia de datas, omitindo sbados e

domingos.



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Preencher meses Preenche uma seqncia de datas, alterando os meses no intervalo especificado.

Preencher anos Preenche uma seqncia de datas, alterando os anos no intervalo especificado.

Tendncia linear Preenche uma seqncia de valores seguindo uma tendncia linear.

Tendncia de crescimento Preenche uma seqncia de valores seguindo uma tendncia exponencial.

Seqncias Mostra a caixa de dilogo Seqencial. 3. Na opo Seqncia tem-se a caixa de dilogo, onde voc pode preencher um

intervalo de valores:

Em Seqncia em pode-se criar a srie em linhas ou colunas. Em Tipo, voc especificar o tipo de srie desejada: Linear O prximo valor da srie encontrado pela adio do

valor informado em Incremento ao valor anterior da srie.

Crescimento O prximo valor da srie encontrado pela multiplicao do valor anterior pelo valor do Incremento.

Data Cria uma srie de datas com base na opo que foi selecionada em Unidade de data.

Autopreenchimento Funciona de forma similar aos passos acima citados.

4. Com o boto direito do mouse pode-se realizar mais algumas operaes. Digite em uma clula a data atual, e usando o Drag and Drop, (arrastar e soltar) arraste para outra posio, porm usando o boto direito do mouse, voc ter outros comandos:



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O Recurso Drag and Drop com o boto direito, funciona de forma similar aos arrastar e mover com o boto esquerdo do mouse, porm agora voc ter este menu que lhe possibilitar fazer uma opo antes do MS-Excel terminar a operao, possibilitando assim as seguintes opes: Mover Aqui Move a clula para o destino sobrepondo ao

contedo existente. Copiar aqui Copia a clula para o destino sobrepondo ao

contedo existente. Copiar aqui somente com valores Copia apenas os valores da clula para

destino Copiar aqui somente com formatos Copia apenas a formatao da clula origem

para o destino. Criar vnculo aqui Cria vnculo com a origem dos dados. Criar Hyperlink aqui Cria vnculo com a origem dos dados. Deslocar para baixo e colar Copia a clula para o destino e move o

contedo existente para baixo. Deslocar para direita e copiar Copia a clula para o destino e move o

contedo existente para a direita. Deslocar para baixo e mover Move a clula para o destino e o contedo

existente para baixo. Deslocar para direita e mover Move a clula para o destino e o contedo

existente para a direita. Cancelar Cancelar a execuo do comando.

5. Salve e feche o arquivo.

Formatos Especiais Quando a formatao padro usada pelo MS-Excel no traduz resultados satisfatrios, pode-se optar por outros formatos pr-definidos, ou ento, criar novos formatos. O MS-Excel possui alguns formatos especiais pr-definidos, como por exemplo: Cep, Zip Cep+3, Telefone e CPF. Estes formatos esto disponveis na guia Numero da caixa de dilogo Formatar clula, que acessada atravs do menu Formatar, item Clulas. Alm destes formatos especiais pr-definidos pelo MS-Excel podem-se quando necessrio, definir outros tipos de formatao. Veja abaixo alguns exemplos.

1. Abra a pasta de trabalho FORMATACOES.XLS, v at a clula G1 e entre com a frmula que informar a data atual, todas as vezes que a planilha for aberta. A frmula : =Hoje() e tecle [ENTER].

2. Se voc quiser transformar esta data no dia da semana por extenso, dever criar um novo formato. Com a clula selecionada, d um clique com o boto direito do mouse sobre a clula e em Formatar clulas escolha a guia Nmero.

3. Em Categoria selecione Personalizado. 4. No campo Tipo digite dddd e veja em Exemplo como ficar o contedo da clula. D

um clique em OK. Esse novo formato ser acrescentado em Categoria Personalizada, no final da relao.



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5. Pode-se ainda efetuar clculos utilizando o recurso da frmula de data. Se voc quiser saber que dia da semana ser daqui a 45 dias, acrescente no frmula +45. Veja como ficar a frmula =Hoje()+45 e tecle [ENTER].

Voc poder optar por vrios tipos de formataes diferentes, para formato de data e hora, devem-se seguir estas orientaes: Formatao de Dias

d Exibe o dia do ms entre 1 e 31, sem exibir zero esquerda. dd Exibe o dia do ms entre 01 e 31, com apresentao de zero. ddd Exibe o dia da semana, abreviando com 3 letras. dddd Exibe o dia da semana por extenso.

Formatao de Meses

m Exibe o nmero do ms entre 1 e 12, sem zero esquerda. mm Exibe o nmero do ms entre 01 e 12, com zero esquerda. mmm Exibe a abreviao do ms, com 3 letras. mmmm Exibe o ms escrito por extenso.

Formatao de Anos

aa Exibe o ano, com 2 dgitos, de 0 99. aaaa Exibe o ano, com 4 dgitos.

Formatao de Horas

h Exibe a hora entre 0 e 24, sem zero esquerda. hh Exibe a hora entre 00 e 24, com zero esquerda. m Se indicado junto com o h, indica minutos, sem zero esquerda. mm Exibe minutos entre 00 e 59, com zero esquerda. ss Exibe segundos, com zero esquerda.

Formatao de CEP Para criar uma formatao personalizada para CEP, na clula A4 digite: 04004040.

1. D um clique com o boto direito do mouse e selecione Formatar clulas, selecione a guia Nmeros e em Categoria, selecione Personalizado.

2. Na caixa Tipo digite: 0####-000 e veja o resultado em Exemplo. Click no boto OK para aceitar as alteraes.

Formatao de Nmeros Telefnicos Para criar uma formatao para nmeros telefnicos, na clula C4: 21241122.


2. Na caixa Tipo digite: ####-#### e veja o resultado em Exemplo. Click no boto OK para aceitar as alteraes.

Formatao de CNPJ e CPF Para formatar campos com CNPJ, na clula E4: 35504883000134.



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2. Na caixa Tipo digite: 0#\.###\.###\/####\-## e veja o resultado em Exemplo. Click no boto OK para aceitar as alteraes. Para formatar uma clula como CPF, na clula, digite por exemplo: 95274189849 e execute os passos j citados anteriormente. Para o exemplo acima, se desejar colocar pontos aps 3 caracteres, adicione no campo Tipo: \. Aps cada grupo de 3 caracteres.

Formatao de Texto Para completar uma clula com um risco, digite na clula G4 o texto e aplique a formatao abaixo:

1. @*- Ser colocado um risco completando o espao disponvel na clula, a direita do texto digitado. O MS-Excel no mostra o exemplo das formataes baixo:

Formatao de Nmeros Para completar uma clula com um risco, digite na clula A13 um nmero, por exemplo, 3500 e aplique a formatao abaixo:

1. *-# Ser colocado um risco completando o espao disponvel na clula, esquerda do nmero digitado. O MS-Excel no mostra o exemplo das formataes baixo:

Se desejar ocultar valores ou textos, formatar as clulas como abaixo: ;; No sero exibidos os valores (nmeros), na clula formatada. ;;; No sero exibidos textos, na clula formatada.

Cada formato criado pode ter at trs sees para nmero e uma quarta seo para texto, o nmero de sees que voc incluir determina o formato para nmeros positivos, nmeros negativos, zeros e texto. Se incluir apenas duas sees para nmeros, a primeira ser usada tanto para nmeros positivos quanto para zeros, e a segunda ser usada para nmeros negativos. Caso utilize apenas uma seo para nmeros, todos os nmeros utilizaro aquele formato, sendo que as sees so separadas por ponto-e-vrgula: Formatos de nmeros positivos

Formatos de zeros

#.###,00

[Vermelho](#.###,00) 0,00 vendas @

Formatos de nmeros negativos Formatos de Textos

AutoPreenchimento de Listas O MS-Excel estende automaticamente a formatao e as frmulas em listas, simplificando essa tarefa comum.

1. Abra o arquivo AUTOPREENCHIMENTO.XLS, selecione de A3 a D3 e acrescente Negrito.

2. Na clula E3 digite Total, observe que o Excel segue a formatao automaticamente. 3. Na clula E4 insira AutoSoma e arraste a frmula at a clula E8. 4. Selecione de A a E as linhas 4, 6 e 8 e mude a cor do preenchimento para amarelo.



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5. Na clula A9 digite Camiseta, com os seguintes valores: 128, 112, 130. O Excel insere automaticamente a funo soma.

6. Na clula A10 digite Bermuda, com os valores 127, 115, 99. O Excel segue a seqncia e insere o destaque na cor amarela.

Formatao Condicional A formatao condicional outro recurso oferecido pelo MS-Excel. Este recurso permite a definio de formataes, tais como um preenchimento de clula ou cor de fonte, que sero automaticamente aplicadas a uma clula caso a condio especificada para esta clula seja verdadeira. Este recurso muito til para destacar dados ou valores em determinadas regies da planilha. Pode-se definir at trs condies diferentes para um mesmo intervalo, inclusive com a utilizao de frmulas na definio destas condies. Na Planilha FORMATACOES.XLS temos uma tabela de notas de alunos, com diversas notas. Vamos alterar o formato atual, para visualizar o resultado das notas em cores diferentes, de forma que todas as notas inferiores a 5,0 sejam apresentadas na cor vermelha e as notas acima d 7,0 sejam apresentadas em azul e ainda as notas entre 5,0 e 7,0 em verde.

1. Utilizando o arquivo Formatos, na planilha FORMATACOES.XLS selecione as clulas B25 at F28.

2. Clique em menu Formatar e escolha a opo Formatao condicional. A caixa de dilogo Formatao condicional ser exibida:

3. No primeiro drop-down (caixa), em Condio 1, escolha entre duas opes:

O valor da clula A formatao da clula baseada no valor ou contedo da mesma.

A frmula A formatao da clula baseada em uma frmula que voc deve especificar. Esta frmula deve retornar os valores verdadeiro ou falso.

Em nosso exemplo, certifique-se que a opo O valor da clula est selecionada. 4. No segundo drop-down, selecione o operador da condio, entre as diversas opes:

Entre Aplica a formatao definida quando o valor da clula est compreendido entre o menor e o maior valor informado.

No est entre Aplica a formatao definida quando o valor da clula no est compreendido entre o menor e o maior valor informado.

Igual a Aplica a formatao quando o valor da clula igual ao valor definido.

Diferente de Aplica a formatao quando o valor da clula diferente do valor definido.

Maior do que Aplica a formatao quando o valor da clula for maior que o valor definido.



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Menor do que Aplica a formatao quando o valor da clula for menor que o valor definido.

Maior ou igual a Aplica a formatao quando o valor da clula for maior ou igual ao valor definido.

Menor ou igual a Aplica a formatao quando o valor da clula for menor ou igual ao valor definido.

5. Para o nossa exemplo, selecione o operado Menor do que. 6. Observe que ao realizar o passo do item anterior, as duas caixas localizadas direita

fundiram-se em uma nica caixa, uma vez que o operador escolhido (Menor do que) exige apenas um valor a ser definido. Digite o valor 5 para completar a definio desta primeira condio. A caixa de formatao condicional dever estar conforme abaixo:

7. Clique no boto Formatar para determinar qual a formatao ser utilizada caso a

condio definida seja verdadeira. A caixa Formatar clulas ser exibida: Observe que apenas alguns itens esto habilitados para a formatao da clula.

8. Defina o estilo de fonte como Negrito e a cor da mesa com vermelho. Clique no boto OK para confirmar esta formatao

9. Clique no boto Adicionar para adicionar uma nova condio, conforme figura:



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10. No segundo drop-down selecione Maior do que, digite o valor 7 na ltima caixa, clique no boto Formatar da segunda condio e defina o estilo da fonte como Negrito, sua cor como azul, na guia Padres selecione como preenchimento da clula a cor amarela. Clique em OK para confirmar a formatao.

11. Clique novamente no boto Adicionar para adicionar uma terceira condio. 12. Na Condio 3 selecione as opes na seqncia O valor da clula (entre), digite

o valor 5 na primeira caixa e 7 na segunda caixa, clique no boto Formatar e formate o estilo da fonte como Negrito e a cor da fonte como verde, clique em OK.

13. Na caixa Formatao condicional, clique no boto OK para aplicar as condies definidas na planilha e observe o resultado.

14. Salve e feche o arquivo. Excluindo Condies

1. Selecione a clula ou intervalo para o qual deseja excluir a condio. 2. No menu Formatar, selecione a opo Formatao condicional. 3. Na caixa Formatao condicional, clique sobre o boto Excluir. A caixa Excluir

formato condicional exibida. 4. Selecione a condio a ser excluda e clique no boto OK. 5. Na caixa Formatao condicional, clique no boto OK para fech-la. 6. Salve e feche o arquivo.

Adicionando uma Imagem de Fundo na Planilha Outro recurso disponibilizado no MS-Excel a possibilidade de formatao da planilha com uma imagem como fundo da mesma.

1. Crie uma nova planilha. 2. No menu Formatar, selecione a opo Planilha e em seguida escolha Segundo

Plano. 3. Na caixa Segundo plano da planilha, direcione para a pasta que contm o arquivo

de imagem que voc deseja utilizar como fundo de sua planilha e aps selecion-lo, clique no boto Inserir e observe o resultado na planilha.

4. Para remover a imagem de sua Planilha, no menu Formatar selecione a opo Planilha e, em seguida clique em Excluir segundo plano.

Trabalhando com Nomes de reas Um nome um identificador fcil de ser lembrado que voc cria para fazer referncia a uma clula, grupo de clulas, valor ou frmula. O uso de nomes oferece as seguintes vantagens: 9 As frmulas que usam nomes so mais fceis de ler e lembrar do que as frmulas

que usam referncias de clulas. Por exemplo, a frmula =SOMA (Estoque_Inicial) mais fcil de interpretar do que a frmula: =SOMA (E15:E25).

9 Se voc mudar a estrutura de sua planilha, poder atualizar a referncia em apenas um lugar e todas as frmulas que usam o nome sero automaticamente atualizadas.

9 Uma vez definidos, os nomes estaro disponveis em qualquer planilha da pasta de trabalho.

9 Voc pode usar os nomes de clulas criados automaticamente pelo Excel, com base nos ttulos de linhas ou colunas de sua planilha.



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9 A atribuio de nomes frmulas especialmente til nas frmulas que utilizam referncias relativas. Sempre que houver alterao na frmula, todas as clulas que usam o nome sero automaticamente atualizadas.

Veja algumas Regras ao Nomear um Intervalo Os nomes podero ter at 255 caracteres. O nome dever iniciar com uma letra maiscula. Para o restante do nome voc

poder utilizar qualquer combinao de caracteres, nmeros ou smbolos, exceto espaos.

Em nome de mltiplas palavras, separe as palavras usando o caractere sublinhado, um ponto ( . ) ou misturando maisculas e minsculas, por exemplo: Estoque_Inicial, Estoque.Inicial ou EstoqueInicial, o MS-Excel no faz distino entre letras maisculas e minsculas em nome de intervalos.

No use endereos de clulas ou qualquer dos smbolos operadores como: (+ - * < - > &), pois estes podem causar alguma confuso caso voc utilize o nome em uma frmula.

Para tornar a digitao mais simples, mantenha os seus nomes to curtos quanto possvel enquanto mantm seu significado, por exemplo: BcoDados mais rpido do que digitar Banco_de_Dados e seguramente mais claro do que Bcddos.

Utilizando a pasta de trabalho TABELAS.XLS, selecione a planilha Pedidos, vamos atribuir nomes diversas reas na planilha pedidos.

1. Selecione o intervalo A3 at H6 e no menu Inserir selecione Nome, selecione a opo Definir e voc ter a caixa de dilogo.

2. Nesta caixa de dilogo em Nomes na Pasta de Trabalho digite o nome do intervalo que para o nosso exemplo : Calado. Aps digitar o nome, d um clique em Adicionar e clique no boto OK para fechar a caixa de dilogo.

3. Selecione o intervalo A8 at H10 e atribua o nome de Centro. 4. Selecione o intervalo A12 at H15 e atribua o nome de Shopping.

Selecionando Intervalos Aps a criao dos intervalos, conforme item anterior, a seleo destas reas ou intervalos se torna muito mais prtica, vejamos neste exerccio:

1. Pode-se usar a tecla de funo [F5], e na caixa de dilogo Ir para selecione Calado, veja que o MS-Excel seleciona toda a rea em que foi definido um nome.

2. Como atalho, pode-se usar a caixa Caixa de nome, onde aparece a relao dos nomes de intervalos criados na planilha, ento s selecionar o desejado.

3. Salve o arquivo.

Alterando a Pasta de trabalho do MS-Excel O MS-Excel possui um recurso muito interessante para trabalhar com as Pastas de Trabalho, que se assemelha ao Normal.dot do MS-Word. Podemos criar um Modelo personalizado com as seguintes definies: Texto inicial em determinados locais (Logotipo de Empresa, por exemplo), tipo de fonte, com linhas de grade ou no, formataes predefinidas ou tipo de cabealho e rodap, entre outros detalhes.

1. Crie uma nova Pasta de Trabalho. Deixe somente 4 planilhas nesta pasta. Caso voc tenha mais de 4 planilhas, exclua os restantes. Aps manter todas as planilhas selecionadas.

2. No menu Arquivo, selecione Configurar pgina e siga os passos abaixo:



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D um clique na guia Cabealho e rodap para selecion-la. D um clique no boto Personalizar rodap. D um clique em Seo direita: e digite: Pg. &[Pagina] de &[Pginas], ou faa

uso dos botes. Se o documento contiver 7 pginas, ser exibido, por exemplo, Pgina 3 de 7.

Apague o contedo de Seo centralizada, de um clique no boto OK. 3. Ainda na caixa de dilogo Configurar pgina, d um clique no boto Personalizar

cabealho e siga os passos abaixo: Apague o contedo de Seo centralizada. Na Seo esquerda: digite: Construtora OAS Ltd. Formate o nome digitado da maneira que voc desejar. D um clique no boto OK para fechar a caixa de dilogo Cabealho e observe

que a caixa de dilogo Configurar pgina dever estar como voc definiu. D um clique no boto OK para fech-la.

4. Retire as linhas de grade das planilhas. 5. Selecione no menu Arquivo, a opo Salvar como... Digite o nome da Pasta de

Trabalho como: Pasta. Ateno: Digitar exatamente como o indicado. 6. Na caixa de listagem Salvar como tipo selecionar a opo Modelo. Deste modo o

nome completo do arquivo ser Pasta.xlt. 7. Gravar este arquivo no subdiretrio chamado XLInicio do MS-Excel. 8. Clicar no boto Salvar e feche a pasta de trabalho atual. Est pronto. Basta pedir uma nova Pasta de Trabalho, seja pelo menu Arquivo, seja pelo boto da barra de Ferramentas que voc ter a Pasta de Trabalho Personalizada na tela, sem a necessidade de redefinir mais o cabealho de impresso. Obs.: Para restaurar o padro original do Ms-Excel, exclua o(s) arquivo(s) Pasta.xlt ou qualquer outra que voc tenha criado da pasta XLInicio.

RECURSOS AVANADOS Compartilhando Arquivos Se voc usa o MS-Excel em um ambiente de rede, voc pode usar o recurso de listas (arquivos) compartilhado para facilitar a colaborao com seus colegas de trabalho. Um arquivo compartilhado uma pasta de trabalho que pode ser aberta e editada por vrios usurios, ao mesmo tempo. Especialmente, quando se trabalha com arquivos compartilhados, somente possvel entrar com dados, inserir e excluir intervalos e classificar dados. Todas as outras operaes incluindo formatao de intervalos e insero frmulas esto fora dos limites deste recurso. (Tecnicamente, voc pode inserir formulas, mas o MS-Excel no as salvar). Selecionando Intervalos Quando se opta por arquivos compartilhados, necessrio seguir alguns passos para que seu trabalho flua apropriadamente.

1. Escolha a localizao de todos os seus arquivos compartilhados. 2. Configure a pasta de trabalho como arquivo compartilhado. Veja como isso feito:

Modele a pasta de trabalho da forma desejada, incluindo rtulos de dados e formataes. No nosso caso, abra a planilha Reserva Da Sala de Reunioes.xls.



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Selecione no Menu Ferramentas o comando Compartilhar pasta de trabalho

Na guia Editar, temos: Permitir alteraes por mais de um usurio ao mesmo tempo, Permite tambm mesclar a pasta de trabalho: Esta opo quando ativada, permite que vrios usurios editem a pasta de trabalho e adverte o usurio pedindo sua confirmao para salv-la. Para tanto, pressione OK. Quem est com esta pasta de trabalho aberta: esta opo mostra a data, a hora e o nome dos usurios que estiverem utilizando a pasta de trabalho. Na guia Avanadas, temos: Controlar alteraes Permite controlar as alteraes. Atualizar Alteraes Configura como as alteraes da

Pasta sero atualizadas e a visualizao das mesmas.

Alteraes conflitantes entre usurios Configura como as alteraes conflitantes da pasta sero atualizadas.

Incluir no modo de exibio pessoal Permite que o usurio tenha configuraes prprias de impresso e filtros.

Trabalhando com Tridimensionalidade 1. No subdiretrio de trabalho, abra a pasta de trabalho AREAS.XLS. 2. Nesta pasta de trabalho encontram-se cinco planilhas:

Norte Dados de vendas da Regio da rea Norte da Empresa. Sul Dados de vendas da Regio da rea Sul da Empresa. Leste Dados de vendas da Regio da rea Leste da Empresa. Oeste Dados de vendas da Regio da rea Oeste da Empresa. Total Consolidao de dados das vendas da Empresa. Observe o contedo de cada planilha desta Pasta de Trabalho.

3. Na Planilha Total desta Pasta de Trabalho, informe os valores totais de venda das quatro regies. Selecione as clulas B4 at a clula F9.

4. Na clula ativa, digite a formula =SOMA (norte:oeste!b4). 5. Tecle [Ctrl] + [Enter] para inserir a frmula em todas as clulas selecionadas.



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Para acrescentar a linha e a coluna de soma em todas as Planilhas da Pasta de Trabalho, execute os seguintes passos: 1. Selecione todas as Planilhas que deseja acrescentar a soma na Pasta de Trabalho.

Utilize a tecla [Ctrl] ou a tecla [Shift] e o clique do mouse para selecionar. 2. Na planilha ativa selecione a rea de B4 at G10. 3. Um clique no boto de AutoSoma na Barra de Ferramentas e a somatria desta

regio j est pronta. 4. Lembre-se que este recurso de soma em Tridimensionalidade somente funciona se

todas as Planilhas da Pasta de Trabalho tiverem a mesma estrutura, ou seja, o mesmo nmero de linhas e colunas com dados.


Utilizando o Recurso Consolidar Para fazer um resumo dos totais de uma ou mais planilhas, temos um timo recurso no MS-Excel denominado Consolidar. o processo onde se extrai os dados em diferentes planilhas e pastas de trabalho e depois de calculados os dados, exibimos os resultados em uma planilha de totais. Para tanto todas as planilhas devero ter a mesma estrutura.

1. No subdiretrio de trabalho, abra o arquivo CONSOLIDAR.XLS. 2. Nesta pasta de trabalho temos cinco planilhas, quatro planilhas contem informaes

de vendas de alguns produtos, a planilha denominada Total ir receber os totais de cada ms.

3. Selecione a planilha Norte, d um clique na clula A5 at a clula F11, no menu Inserir, na opo Nome, clique em Definir e nomeie a regio selecionada como norte.

4. Na Planilha Sul selecione da clula B5 G10 e nomeie como Sul. 5. Clique na clula C6 e arraste at a clula H10 na Planilha Leste e nomeie como

Leste. 6. Selecione na planilha Oeste da clula A4 at F8 e nomeie como Oeste. 7. Na Planilha Total, selecione a clula A4. 8. No menu Dados selecione Consolidar e ser apresentada a caixa de dilogo:

Em Funo temos vrias funes disponveis, a saber: Funo Descrio Soma A soma dos itens Cont.Valores O nmero de valores no vazios.



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Mdia A mdia dos itens no grupo de subtotais. Mximo O maior valor numrico no grupo de subtotais. Mnimo O menor valor numrico no grupo de subtotais. Mult O produto de todos os valores no grupo de subtotais. Cont.Num O nmero de registros ou linhas que contenham dados numricos

no grupo de subtotais. DesvPad Uma estimativa do desvio padro de uma populao com base em

uma amostra, onde o grupo de subtotais a amostra. DesvPadp O desvio padro para uma populao, onde o grupo de subtotais a

populao inteira. Var Uma estimativa da varincia para uma populao com base em uma

amostra, onde o grupo de subtotais a amostra. Varp A varincia para uma populao, onde o grupo de subtotais a

populao inteira. Outros recursos da caixa de dilogo so para especificar o uso dos rtulos como: Usar rtulo na Especifica a utilizao dos rtulos

como: Linha superior Utiliza os rtulos no topo. Coluna esquerda Utiliza os rtulos na coluna esquerda. Criar vnculos como os dados de origem Cria um vnculo dinmico, que atualiza

os dados automaticamente. Procurar Possibilita consolidar planilhas que

estiverem fechadas. O MS-Excel apresenta a caixa de dilogo Procurar..., voc dever selecionar o arquivo e informar a referncia de clula ou um nome de intervalo.

9. No item Referncia digite Norte e clique no boto Adicionar, repita este processo

at todas as planilhas serem adicionadas. 10. Observe na planilha Total que foi inserido o valor em todas as clulas.

Caso voc altere algum valor na planilha Norte, por exemplo, a planilha Total no ir efetuar a alterao de imediato, para tanto se deve efetuar uma consolidao e ao mesmo tempo criar um vnculo dinmico. Para tanto siga os passos abaixo:

11. Na planilha Total selecione o intervalo A4 at F10 e no menu Dados selecione Consolidar.

12. Ative as opes Criar vnculos com os dados de origem e Coluna esquerda e clique no boto OK. Faa alguma alterao em uma das planilhas e veja o resultado. Porm esta opo ativada utiliza mais recurso do equipamento, podendo torn-lo mais lento. Se no h necessidade de constante atualizao, convm no utilizar a opo Criar vnculos aos dados fonte.




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Endereos Relativos e Absolutos Uma referncia relativa descreve a localizao de uma clula em termos de distncia em linhas e colunas de outra clula. Uma referncia absoluta contm sinais de cifro, por exemplo: $G$15 para identific-la como referncia absoluta. Veja abaixo o seu uso: Endereos Absolutos $C$L Fixa coluna e linha C$L Fixa apenas a linha $CL Fixa apenas a coluna Endereos Relativos CL Clula Livre Onde: C indica a Coluna. L indica a Linha. A apresentao de cifro ($) antecedendo o endereo de linha e coluna poder ser colocada com a ajuda da tecla de funo F4.

Criando Clulas Satlites para Agilizar os Clculos Para facilitar o trabalho de atualizao da Planilha, utiliza-se o recurso de clula satlite. Por exemplo: coloca-se em uma clula qualquer da planilha os ndices que sero utilizados no clculo da estimativa de crescimento das vendas, facilitando a alterao dos valores. Veja abaixo:

1. Abra a planilha METAS.XLS. 2. Na clula A5 digite JAN para indicar o primeiro ms do ano, mantenha esta clula

ativa. 3. Com o boto esquerdo do mouse pressionado, arraste para baixo at a clula A16 e

solte o boto do mouse. O preenchimento dos meses at Dez ser feito automaticamente.

4. Na clula B4 digite 2000 e na C4 digite 2001, selecione ambas as clulas e utilize o AutoPreenchimento para preencher at a clula F4 onde dever constar o ano de 2004. necessrio selecionar as duas clulas iniciais para que seja determinado o intervalo de crescimento dos nmeros.

5. Na clula G2 digite Mensal e na clula G3 Anual. 6. Para informar os ndices correspondentes, digite em H2 1,25%, em H3 15,00%,

formate as clulas H2 e H3 para o formato percentual. 7. Renomeie a planilha atual para: Perodo de Vendas. Na clula H2 em que consta 1,25% e em H3 que consta 15% so as clulas satlites criadas para facilitar a alterao na planilha de dados.

Utilizando o Comando Copiar Antes de ativar o comando Copiar essencial selecionar o contedo a ser copiado para depois ser efetuada a cpia. Faa como abaixo.

1. Selecione as clulas B5 at F17. D um clique com o boto direito do mouse sobre a rea selecionada e escolha Formatar clulas, em Nmero selecione a categoria Moeda, com duas casas decimais e nenhum smbolo. Clique em OK.

2. Na clula B6 utilize o ndice de crescimento mensal para montar a frmula e obter o valor calculado:

a. Digite o sinal de igualdade para iniciar a frmula ( = ).



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b. D um clique na clula B5. c. Digite o asterisco ( * ) para indicar multiplicao. d. Abra parnteses e digite 1+. e. D um clique na clula onde se encontra o ndice 1,25% e com a tecla de

funo F4 transforme-o em endereo absoluto, coma $H$2. f. Feche parnteses e [ENTER].

A frmula pronta ser: =B5*(1+$H$2). 3. Com a clula B6 selecionada, d um clique no boto Copiar na Barra de

Ferramentas, ou escolha a opo Copiar no menu Editar. Voc poder perceber a linha pontilhada em movimento em volta da clula a ser copiada.

4. Selecione as clulas B7 at B16 e [ENTER]. O MS-Excel cola os resultados baseados na frmula constante na clula B5.

a. Clique por exemplo na clula B15 e observe que foi alterado o endereo de =B5*(1+$H$2) para: =B14*(1+$H$2). Onde a clula B14 tem endereo relativo, enquanto a clula H2 tem um endereo absoluto.

5. Para calcular os valores para 2001 a 2004, utilize o ndice de crescimento anual. Desta forma, na clula C5 monte a frmula: =B5*(1+$H$3).

6. Utilizando o Auto Preenchimento, preencha as clulas C5 at F16, arrastando primeiramente a seleo para baixo, at a clula C16, e posteriormente para a direita, at a clula F16.

7. Utilizando o comando Auto Soma da Barra deve Ferramentas Padro, coloque os totais em todos os anos, sem usar o comando copiar.

a. Selecione as clulas B17 at F17. b. D um clique no boto Auto Soma da Barra de Ferramentas.

Observe que o MS-Excel adiciona os totais de todas as colunas selecionadas. Certifique-se de que os anos no faco parte do clculo.

Recurso Funo Funo uma rotina que efetua um ou mais clculos, retornando um valor ao final de sua execuo. O MS-Excel possui vrias funes, agrupadas em categorias, para que possam facilitar os seus trabalhos em inmeros casos. Para dar uma breve noo deste tpico, iremos estudar funes de estatstica que retornam valores como Mdia, Mnimo e o Mximo de um conjunto de clulas pr-selecionadas. Suponha que seu coordenador solicite o clculo de Mdia, Mnimo e Mximo com base na planilha Perodo de Vendas da pasta de Trabalho METAS.XLS. Proceda da seguinte forma:

1. Clique sobre a clula B20. No menu Inserir selecione o comando Funo. A caixa de dilogo abaixo ser apresentada:

Onde:



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Categoria de funo: Apresenta todas as funes listadas em categorias. Nome da funo: Apresenta a lista de todas as funes da referida categoria. Obs: Na parte inferior da caixa de dilogo apresentado um breve descritivo da funo selecionada no item Nome da funo.

2. No Item Nome da Funo, selecione Mdia. Observe que esta caixa de dilogo traz selecionada a categoria Mais recentemente usada, que por sua vez traz as trs funes que sero usadas. Na categoria Estatstica estas funes esto disponveis.

3. D um clique no boto OK. A caixa de dilogo abaixo ser apresentada:

Nesta etapa podem-se identificar quais so os argumentos da funo, ou seja, o intervalo de clulas que ser usado para calcular a mdia. Observe que o argumento obrigatrio est em negrito e o argumento opcional esta em texto original. No canto superior direito apresentado o resultado da utilizao do intervalo e no canto inferior esquerdo apresentado o resultado da frmula.

4. Selecione o intervalo de clulas B17 a F17, em seguida d um clique no boto OK. Automaticamente o MS-Excel traz o resultado, se desejar, clique sobre a clula e observe como foi introduzida a frmula.

5. Proceda conforme os passos anteriores para calcular o Mximo e o Mnimo. Voc pode utilizar o boto de Funo da Barra de Ferramentas Padro.

Agilizando os Trabalhos nas Planilhas 1. No subdiretrio de trabalho, abra a pasta de trabalho TABELAS.XLS. 2. Nesta pasta de trabalho encontra-se a Planilha Pedidos, que contm informaes de

vendas de alguns produtos para 3 diferentes locais de venda. Observe o contedo desta Planilha.

3. Numa primeira etapa, informe os totais de venda de cada um dos postos, por ms e por produto e tambm o total geral de vendas. Com o seu conhecimento de Planilha Eletrnica, voc provavelmente acredita que dever realizar 5 operaes de soma para cumprir esta tarefa. Porm com o MS-Excel somente uma necessria. Mo a obra: Selecione inicialmente as clulas que contero os resultados da somatria, tanto na Horizontal quanto na vertical. Lembre-se que para selecionar mltiplas reas na Planilha deve-se manter a tecla [Ctrl] pressionada. As reas so as seguintes:

C7 at G7 C11 at G11 C16 at G16



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C17 at G17 H3 at H17

Com as reas j selecionadas, clique uma vez no boto de AutoSoma na Barra de Ferramentas Padro.

4. Nesta mesma Planilha, na rea reservada de C18 at G22 lance os totais de venda de cada produto, em todos os pontos de venda. Em uma situao normal de uso, deveramos indicar linha a linha, onde os produtos foram lanados. Quando inserimos um novo produto, devemos realizar uma manuteno na Planilha para alterarmos os endereos de soma. Muito trabalhoso... Selecione as clulas de C18 at G22 para inserir a frmula que realizar esta somatria de um modo mais automtico.

5. Uma vez selecionada a rea, digite o sinal de igual para iniciar a frmula. Clique no boto do Colar funo, que nos auxilia na utilizao das mais de 350 funes de Planilha do MS-Excel.

6. Selecione a funo Somase que se encontra na categoria Mais recentemente usada, ou ento em Matemtica e trigonomtrica.

7. Uma vez selecionada a funo, clique no boto OK para apresentar a segunda etapa do Colar funo. Surgir a seguinte caixa de dilogo:

A sintaxe da funo : SOMASE(Intervalo, Critrios, Intervalo_soma). Onde: Intervalo o intervalo de clula a ser calculado. Critrios So os critrios na forma de um nmero, expresso, ou texto,

que define quais clulas a serem adicionadas. Intervalo_soma So clulas que realmente sero somadas. As clulas em

Intervalo_soma so somadas somente se suas clulas correspondentes em Intervalo coincidirem com os critrios estipulados. Se Intervalo_soma for omitido, as clulas em intervalo sero somadas.

8. Para o nosso caso, os intervalos dos argumentos sero os seguintes: Intervalo $B$3:$B$15. Critrios $B18. Intervalo_soma C$3:C$15. Observe que na caixa de dilogo, a direita da caixa de edio do argumento, o Colar funo j apresenta o resultado da utilizao do intervalo e no canto inferior esquerdo da caixa apresenta o resultado final.

9. Para encerrar clique no boto OK. 10. Retorne para a Planilha, porm ainda com o modo de edio da frmula ativo. Tecle

[Ctrl] + [Enter] para inserir a frmula em todas as clulas selecionadas.



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11. Observe o resultado obtido e salve a Pasta de trabalho.

Criando Tpicos Vimos anteriormente o recurso Consolidar, onde extramos dados de diferentes planilhas e pastas de trabalho e depois de calculados os dados, exibimos um resumo em uma planilha de totais. Se voc estiver utilizando uma planilha grande, voc ter que resumir seus dados de outra forma. O MS-Excel nos oferece um timo recurso atravs dos Comandos Agrupar e AutoTpicos, que ir ocultar linhas/colunas e gerar tpicos. Para tanto, voc dever ter uma planilha com um layout padro. A partir da, voc poder criar uma planilha que possa exibir Tpicos automtico ou manualmente.

1. Mantendo a pasta de trabalho TABELAS.XLS aberto, selecione a planilha Tpicos. Nesta planilha foi aplicada uma formatao especial de forma a obter-se uma visualizao necessria ao entendimento do tpico apresentado. A planilha contm dados de quatro regies, com os subtotais j aplicados. Para o recurso de somatria, foi utilizada a funo SOMA. Observe a planilha.

2. No menu Dados selecione Organizar estrutura de tpicos e a opo Auto Tpicos. O MS-Excel ir apresentar os botes de resumo, possibilitando a alternncia da apresentao de tpicos.

3. Selecione no boto Zoom o percentual de 75%, para visualizar uma rea de dados maior. Ao criar tpicos, voc define intervalos de linhas ou colunas como grupos de tpicos. Cada grupo contm dados de detalhes em linhas e colunas e dados de resumo em uma linha ou coluna adjacente. Na organizao de tpicos possvel conter at oito nveis de grupos na vertical e na horizontal. O MS-Excel permite criar somente um tpico por planilha. Aps o comando Tpicos Automticos so exibidos alguns botes de tpicos que so utilizados para alterar o modo de exibio. Veja abaixo os botes. Boto Aplicao

Nvel Linha. Exibir/Ocultar um nvel especfico de linha.

Nvel Coluna. Exibir/Ocultar um nvel especfico de coluna.

Ocultar Detalhe. Utilizando para ocultar detalhes

Apresentar Detalhe. Utilizando para exibir detalhes

4. Faa alguns testes com os botes e altere as formas de exibio para ocultar-exibir detalhes.

5. Para remover todos os nveis de tpicos, no menu Dados selecione Organizar estrutura de tpicos e o subcomando Limpar estrutura de tpicos.

6. Salve a planilha.

Utilizando Funes Matriciais Foi visto anteriormente a utilizao da funo somase, esta funo soma um valor perante um critrio, vamos recapitular esta funo utilizando o exemplo da planilha abaixo:



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1. Abra o arquivo MATRIZ.XLS, nesta planilha iremos calcular a soma do salrio para funcionrios igual a sim.

2. Selecione a clula H7 e digite a seguinte frmula: =SOMASE(A2:A5;sim, B2:B5) Onde: Intervalo A2:A5. Critrios sim. Intervalo_soma B2:B5. Essa frmula adicionar todos os valores da faixa B2:B5 para os quais a entrada

correspondente em A2:A5 for igual a sim e retornar o total de 8.400 (4.500+3900).

3. A funo Cont.se funciona de maneira similar, selecione a clula H8 e digite a seguinte frmula: =CONT.SE(A2:A5;sim): Onde: Intervalo A2:A5. Critrios sim. Essa frmula ir contar quantas entradas combinadas existem, no nosso caso ir retornar 2. Como podemos resolver uma situao na qual voc quer testar mais do que uma condio. Por exemplo, se voc quiser saber quanto pagou para os seus funcionrios no departamento de Desenvolvimento, o somase no consegue trabalhar com critrios mltiplos, portanto voc no poder utiliz-lo. Para fazer isso voc poder usar uma frmula matricial. Uma frmula matricial uma frmula mais complexa de se criar, mas trabalha bem em situaes como essa.

4. Selecione a clula H9 e digite a seguinte frmula: =soma((A2:A5=sim)*(C2:C5=Desenvolvimento)*B2:B5) Essa frmula adiciona a entrada correspondente da coluna B somente se os testes correspondentes nos dados da coluna A e C retornarem valores verdadeiros. O MS-Excel calcula isto tratando os valores nas colunas A, B, e C como matrizes unidimensionais e executa os clculos usando essas matrizes. Ela avalia os testes em cada uma das linhas (2 5) e ento soma os resultados.

5. Para contar as entradas que validam os critrios acima ao invs de som-las use a seguinte frmula na clula H10: =soma((A2:A5=sim)*(C2:C5=Desenvolvimento))

Entretanto, voc no poder apenas entrar com essas frmulas em uma clula e esperar que elas funcionem, elas no vo funcionar, a menos que voc pressione Crtl+Sfhit+Enter que indica ao MS-Excel que voc est usando uma frmula matricial. Se voc esquecer, voc ver #VALOR aparecer na clula, voc poder selecionar a clula pressionando F2 como se fosse para edit-la, pressione Crtl+Sfhit+Enter para entrar com a frmula de maneira correta.

Mtodos de Anlise e Simulao de Dados Cenrio As planilhas eletrnicas so ideais para anlise simuladas, onde voc altera os valores em clulas-chave e o MS-Excel gera os resultados, trazendo a cada alterao um resultado que poderemos chamar de cenrio.



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Ao alterar os valores voc estar modificando o resultado, se precisar analisar vrios cenrios, voc ter de se lembrar qual valor foi inserido nas clulas-chave, para estes casos podemos usar um recurso do Ms-Excel chamado Cenrios, onde a cada alterao nas clulas-chave podemos gravar como um cenrio diferente, atribuindo a cada cenrio um nome descritivo, desta forma podemos selecionar o nome do cenrio e ver rapidamente o resultado.

1. Abra o arquivo PRODUCAO.XLS, nesta planilha h clculo para programao de produo de 3 produtos, A, B e C.

2. Nas clulas B9, C9 e D9 o MS-Excel ir solicitar a entrada de valores, com os quais ir realizar os clculos, por enquanto deixe-as como esto.

3. No menu Ferramentas escolha Cenrios e voc ter a caixa de dilogo Gerenciador de cenrios.

4. Na caixa de dilogo Gerenciador de cenrios d um clique no boto Adicionar e voc ter a caixa de dilogo Adicionar cenrios.

5. Na caixa de dilogo Adicionar cenrios, em Nome do cenrio digite o nome do cenrio. Para o nosso exemplo digite: Inicial, e em Clulas variveis, indique quais so as clulas variveis, no caso: $B$9:$D$9 e clique em OK.

6. Clique novamente em OK e teremos o primeiro cenrio gravado, clique no boto Fechar para fechar a caixa de dilogo Gerenciador de cenrios.

7. No cenrio denominado Inicial, temos um prejuzo indicado na clula B21, pois no existe nenhuma produo digitada nas clulas B9, C9 e D9. Observe em B21 que os valores esto entre parnteses.

8. Introduza alguns valores nas clulas B9, C9 e D9 para chegar a uma produo e ajustar o lucro.

9. Aps introduzir os valores, no menu Ferramentas selecione Cenrios e na caixa de dilogo Gerenciador de cenrios clique no boto Adicionar.

10. Na caixa de dilogo Adicionar cenrios, digite o nome para este cenrio. Para nosso exemplo digite: Tentativa 1 e clique no boto OK. Na caixa Valores de cenrios clique no boto OK para aceitar as definies.

11. Para voltar aos valores iniciais, na caixa de dilogo Gerenciador de cenrios selecione o cenrio Inicial, clique no boto Mostrar e clique no boto Fechar para fechar a caixa de dilogo.

Observe que o processo de simulao feito de forma manual tanto trabalhoso, o MS-Excel nos d condies de faz-lo de forma mais fcil, veremos a seguir o recurso Atingir Meta que faz todo o trabalho de forma mais rpida.

Atingir Meta O Atingir Meta outra ferramenta de anlise do MS-Excel que vamos abordar. Atravs do Atingir Meta podemos manipular uma das variveis de nossa frmula para atingirmos um resultado desejado. Muitas vezes voc sabe qual o resultado, mas no conhece os valores de entrada necessrios para atingir o resultado, com o Atingir Meta, voc no perde tempo com tentativas e erros. Vamos ver um exemplo:

1. Utilizando a pasta de trabalho PRODUCAO.XLS, usada anteriormente, no menu Ferramentas selecione Atingir Meta e teremos a caixa de dilogo Atingir Meta.

2. No campo Definir clulas entre com $B$19 ou selecione na planilha, esta clula onde ser exibido o Lucro Bruto conforme a planilha atual.



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3. No campo Para valor informamos o valor que desejamos obter, para o nosso exemplo entre com o valor 0; pois desejamos saber a partir de qual valor obteremos lucros.

4. No campo Variando clula entre com $B$9 ou selecione na planilha, esta clula o MS-Excel ir indicar quanto eu deverei produzir.

5. Clique no boto OK. 6. O Atingir Meta encontra o ponto de equilbrio para o produto A e exibe os resultados

na caixa de dilogo: Status do comando atingir meta como abaixo:

7. Clique no boto OK. 8. Faa o mesmo procedimento para os produtos B e C. 9. Clique na clula B9 onde consta o Produto_A e observe que temos um formato de

nmero quebrado, como no podemos produzir efetivamente meia pea, temos de acertar o nmero apresentado. No nosso caso apresentado: 2127,65957446809 de forma que temos de apagar tudo o que est aps a vrgula inclusive. Faa o mesmo para os demais produtos.

10. Vamos salvar o resultado como cenrio, no menu Ferramentas escolha Cenrios, na caixa do Gerenciador de cenrios clique no boto Adicionar, na caixa de dilogo Adicionar cenrio em Nome do cenrio digite: Atingir Meta.

12. Na caixa Valores de cenrios, clique no boto OK para aceitar os valores. Na caixa de dilogo Gerenciador de cenrios selecione o cenrio Inicial, clique no boto Mostrar e clique no boto Fechar para fechar a caixa de dilogo.

Temos no momento alguns cenrios em nossa planilha ativa, voc poder gravar at 255 cenrios, evitando que voc tenha vrias planilhas iguais, onde cada uma delas tenha um cenrio.

Solver Apesar de prtico e eficiente o Atingir meta anteriormente citado, nos permite manipular apenas uma varivel por vez. O MS-Excel possui uma ferramenta mais poderosa para anlise que oferece algumas vantagens como alterar mais de uma varivel, configurao de restries e resoluo de problemas complexos de mltiplas selees. Solver um Suplemento do Excel, para saber se est instalado v ao menu Ferramentas e veja se existe a opo Solver. Caso no esteja instalado, no menu Ferramentas selecione Suplementos, ative a opo Solver e confirme.

1. Utilize a pasta de trabalho PRODUCAO.XLS, no menu Ferramentas selecione Solver.



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2. O campo Definir clula de destino deve ser preenchido com a clula que conter o

resultado desejado para a frmula, no caso $B$21. 3. Na caixa de opes Igual a: deve-se imputar o resultado desejado ou escolher entre

Mximo ou Mnimo valor possvel, selecione Valor de: e digite o valor zero. 4. No campo Clulas variveis entre com as clulas que sero modificadas. No caso

entre com $B$9, $C$9 e $D$9, ou selecione na planilha. Se voc clicar em Estimar, o Solver insere todas as clulas fora da frmula referenciadas pela frmula da clula alvo.

5. Clique no boto Adicionar e ter a caixa Adicionar Restrio para entrar com as restries conforme abaixo:

6. No campo Referncia de clula deve-se entrar com a clula a conter a restrio, em

Restrio selecione a operao desejada e no campo seguinte digitar o valor. Verifique as restries: a. Apesar da produo mxima individual de cada produto exceder 8000, a

produo mxima da fbrica de 8000 unidades. Digite ento em Referncia de clula: $B$12 (na planilha a clula que exibir o Total Produzido) que deve se menor ou igual a 8000, entre com os dados e clique em Adicionar e a caixa permanecer visvel para entrar com outras restries.

b. A produo tambm no pode ser negativa, informe ao Solver que as clulas B9, C9 e D9 devem ser maior ou igual a zero (voc pode informar o intervalo), clique em Adicionar.

c. Por fim voc deve restringir a produo mxima por produto, informe ao Solver que o intervalo B9:D9 (Produo) deve ser menor ou igual ao intervalo B6:D6 (Capacidade por produto) clique em OK.

Na caixa de dilogo Parmetros do Solver nota-se tambm a existncia do boto Opes, este boto permite efetuar modificaes que afetaro a forma de clculo do Solver.

7. D um clique no boto Opes e veja a caixa de dilogo abaixo:



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Onde: Tempo Mximo Limita o tempo empregado na soluo Iteraes Especifica o nmero de vezes que o Solver poder recalcular

com a nova soluo Preciso Especifica a proximidade entre duas solues para que uma

soluo melhor seja obtida. Tolerncia Os problemas que envolvem clulas variveis restritas a valores

inteiros podem levar muito tempo para serem resolvidos, pois exigem a soluo de muitos sub-problemas, sendo cada um deles um problema do Solver sem restries de nmero inteiro. Um nvel de tolerncia mais alto (porcentagem de erros permitida) tenderia a acelerar o processo de soluo.

Presumir modelo linear Define o Solver para utilizar o mtodo de soluo de programao linear que agiliza solues lineares, dessa forma voc ser advertido se a planilha no for linear.

Usar escala automtica Permite que o Solver defina algumas clulas que esto sendo alteradas com valores radicalmente maiores ou menores que outros.

Mostrar resultado de interao Faz uma pausa para apresentar solues intermedirias.

Estimativas O Solver apresenta outros mtodos de soluo: Tangente e Quadrtica utilize Quadrtica se a planilha envolver frmulas complexas no-lineares.

Derivadas Especifica o mtodo de Derivadas parciais, utilizando uma diferenciao Adiante ou Central, sendo que a opo Central leva mais tempo, mas pode resultar em uma soluo mais adequada.

Pesquisar, Newton Este o mtodo de pesquisa padro que usa um mtodo quase-Newton. Este mtodo exige, caracteristicamente, mais memria do que o mtodo de pesquisa conjugado, mas exige menos iteraes.

Conjugado Exige menos memria do que o mtodo de pesquisa Newton, mas exige mais iteraes para atingir um determinado nvel de preciso, use este mtodo se tiver um problema complexo e a quantidade de memria disponvel for pequena. A pesquisa conjugada especialmente til se as vrias iteraes do



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processo de soluo revelarem um progresso lento entre pontos de tentativas sucessivos.

8. Clique no boto Cancelar para fechar a caixa de dilogo Opes do Solver. 9. Clique no boto Resolver e observe como rapidamente o MS-Excel encontra uma

resposta satisfatria e apresenta a caixa de dilogo abaixo:

10. A caixa de Resultados do Solver informa que ele encontrou uma soluo e voc

pode optar entre aceitar esta soluo ou manter os valores originais. 11. D um clique no boto Salvar cenrio e na caixa de dilogo Salvar cenrio digite:

Solver Cenrio e clique no boto OK. Desta forma, voc ter mais um cenrio gravado.

12. Aps a gravao do ltimo cenrio, clique no boto OK para fechar a caixa de dilogo Resultados do Solver. At o momento temos alguns cenrios em nossa planilha, podemos obter um resumo de todos os cenrios, para isso execute os passos que seguem.

13. Para visualizar um resumo dos cenrios, no menu Ferramentas selecione cenrio, d um clique no boto Resumir e veja a caixa de dilogo abaixo:

14. Nesta caixa de dilogo pode-se obter: Resumo de cenrio ou uma Tabela

dinmica de cenrio. 15. Selecione a opo Resumo do Cenrio e clique no boto OK, o MS-Excel ir gerar

um relatrio em uma planilha denominada Resumo do cenrio. 16. A planilha Resumo do cenrio exibe todos os cenrios atualmente gravados,

apresentando todos os detalhes de cada relatrio como: data em que foram criados, o nome do usurio, os intervalos de clulas e os valores utilizados em cada cenrio e tambm uma observao. A planilha Resumo do cenrio uma planilha normal, se desejar voc poder somar as colunas de cada cenrio, faa isso e observe os valores encontrados em da simulao.

17. Com a planilha Produo ativa, no menu Ferramentas selecione Solver e clique no boto Resolver. O MS-Excel executar novamente os clculos e teremos a caixa de dilogo Resultados do Solver.

18. Nessa caixa de dilogo com Manter soluo do solver selecionado voc aceita a soluo apresentada, observe em Relatrio. Note a existncia de 3 relatrios: Respostas, Sensibilidade e Limite, estes relatrios mostram informaes do processo de clculo e seus resultados.



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19. Selecione a opo Resposta e d um clique no boto OK. Ser gerado um relatrio em uma planilha denominada: Relatrio de resposta 1.

20. Altere para a planilha Produo e no menu Ferramentas selecione Solver , clique no boto Resolver e selecione Limites para que o MS-Excel possa gerar o relatrio. O relatrio Limites mostra o valor da clula ativa, os valores das clulas ajustveis, os limites superiores e inferiores e o resultado de destino, onde os limites superior e inferior especificam em quanto a clula ajustvel poder ser alterada e continuar satisfazendo todas as limitaes, o resultado de destino o valor da clula ativa.

21. Para finalizar salve e feche o arquivo

Estudando a Funo Se Podemos utilizar as funes disponveis no MS-Excel para nos auxiliar nos clculos. Mostraremos inicialmente a funo SE. O MS-Excel realiza um teste condicional e retorna Falso ou Verdadeiro, se existir uma frmula que retorne um valor, a funo realiza o calculo se atender aos parmetros estabelecidos (Verdadeiro) se os parmetros no atenderem condio, no executa o clculo (Falso). Operadores Exemplo Resposta = igual 15 = 5 Falso > Maior que 15>5 Verdadeiro Maior ou igual 155 Verdadeiro < Menor que 15



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Pesquisando em Tabelas com ndice e Corresp O MS-Excel permite efetuar uma pesquisa em tabela utilizando as funes INDICE e CORRESP. A funo NDICE retorna um elemento em uma matriz (intervalo) selecionado pelos ndices do nmero de linha e coluna. A funo CORRESP retorna a posio relativa de um elemento em uma matriz que coincide com um valor especificado. Com estas funes aninhadas, podemos executar uma pesquisa em uma lista. Vejamos abaixo o seu uso e sintaxe: NDICE (intervalo da Tabela); CORRESP (Endereo da Consulta; Coluna de Pesquisa; Preciso; Coluna de Retorno).

Onde: Intervalo da Tabela Intervalo que contm a tabela de pesquisa e os valores a

serem recuperados. Endereo da Consulta Clula que contm a informao a ser pesquisada. Coluna de Pesquisa Coluna do Range da Tabela que desejamos efetuar a

pesquisa Preciso Indicar o tipo de pesquisa que ser efetuada. Coluna de Retorno Coluna que contm o valor desejado. As colunas so

numeradas da esquerda para a direita, na tabela, iniciando pelo nmero 1.

Estas funes so teis quando uma tabela tem muitos dados. Faa uma pesquisa para saber o valor do cmbio do dlar, conforme a data:

1. Abra a pasta de trabalho TAXAS.XLS e selecione a planilha Resultado. 2. Na clula F7 digite a data 13/09/2004 e tecle [ENTER]. 3. Na clula F9 digite a frmula para a pesquisa:

=[NDICE(tabela;CORRESP(F7;Datas;0);2) Onde: Tabela Nome de rea correspondente regio onde se encontra a

tabela a ser pesquisada. F7 Clula que contm a informao da origem da pesquisa. Datas Nome da rea correspondente coluna da tabela que ser

utilizada para a pesquisa. 0 Preciso, onde:

0 (zero) trar o resultado exato. Nesta opo no haver necessidade de classificar a tabela que ser pesquisada.

1 (um) trar o resultado imediatamente anterior, caso no exista o pesquisado. Para utilizar esta opo, a tabela dever estar classificada em ordem ascendente.

-1 (menos um) trar o resultado imediatamente posterior. Para utilizar esta opo, a tabela dever estar classificada em ordem descendente.

2 Coluna de retorno da tabela pesquisada. 4. Digite nas clulas F11 e F13 as respectivas frmulas:

=NDICE(tabela;CORRESP(F7;Datas;0);3) =NDICE(tabela;CORRESP(F7;Datas;0);4)



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5. Note que o que mudou de uma frmula para outra foi somente a coluna de retorno da tabela pesquisada, pois cada frmula vai retornar o valor do cmbio de um determinado tipo de dlar.

6. Para efetuar esta mesma pesquisa com outras datas da tabela, basta digit-las na clula F7 e tecle [ENTER]. Caso a data pesquisada no faa parte da tabela, o resultado apresentado ser #N/D (no disponvel).

7. Suponha que voc saiba qual a coluna que consta o tipo de dlar que voc quer. Utilize a funo CORRESP na posio da coluna dentro da funo NDICE, da mesma maneira que voc fez para encontrar as linhas correspondentes das datas. Veja um exemplo.

8. Na pasta de trabalho TAXAS.XLS selecione a planilha resultado(2). 9. D um clique na clula F7 note que aparecer uma caixa drop-down aonde voc

poder escolher a data. 10. D um clique na clula D9 e escolha o tipo de dlar. 11. Na clula F9 digite a frmula para a pesquisa:

=NDICE(tabela;CORRESP($F$7;Datas;0);CORRESP($D$9;Dolar;0)) Note que a mudana nesta frmula em relao a do exerccio anterior que ao invs de informar o nmero da coluna de retorno, deixa-se que a funo CORRESP procure o valor baseado na informao contida em D9. D9 Clula que contm a informao da origem da pesquisa Dolar Nome de rea correspondente linha da tabela que ser

utilizada para a pesquisa. 0 Preciso.

12. Salve e feche a pasta de trabalho.

Funo de Procura e Referncia Procv Voc pode localizar um valor na lista de uma planilha que tenha rtulos de linha e de coluna. O Excel tem vrias funes que podero lhe ajudar a fazer uma busca de dados mesmo que os dados estejam em outra planilha ou ento em outra pasta de trabalho. A funo que iremos estudar aqui a Procura Vertical (PROCV). Localiza um valor na primeira coluna esquerda de uma tabela e retorna um valor na mesma linha de uma coluna especificada na tabela. Use PROCV em vez de PROCH quando os valores da comparao estiverem posicionados em uma coluna esquerda ou direita dos dados que voc deseja procurar. =PROCV(valor_procurado;matriz_tabela;num_ndice_coluna;procurar_intervalo) Onde: Valor_procurado o valor a ser procurado na primeira coluna da matriz.

Valor_procurado pode ser um valor, uma referncia ou uma seqncia de caracteres de texto.

Matriz_tabela a tabela de informaes em que os dados so procurados. Use uma referncia para um intervalo ou nome de intervalo, tal como Banco de Dados ou Lista. Voc deve colocar os valores em ordem ascendente. Os valores na primeira coluna Matriz_tabela podem ser texto (maisculas e minsculas so equivalentes), nmero ou valores lgicos.



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Num_ndice_coluna o nmero da coluna em matriz_tabela a partir do qual o valor correspondente deve ser retornado. Um num_ndice_coluna de 1 retornar o valor na primeira coluna em matriz_tabela; um num_ndice_coluna de 2 retornar o valor na segunda coluna em matriz_tabela, e assim por diante. Se num_ndice_coluna for menor do que 1, Vlookup retornar o valor de erro #VALOR!; se num_ndice_coluna for maior do que o nmero de colunas em matriz_tabela, Vlookup retornar o valor de erro #REF!.

Procurar_intervalo um valor lgico que especifica se voc quer que o PROCV encontre a correspondncia exata ou uma correspondncia aproximada. Se VERDADEIRO ou OMITIDA, uma correspondncia aproximada retornada; em outras palavras, se uma correspondncia exata no for encontrada, o valor maior mais prximo que menor que o Valor_Procurado retornado. Se FALSO, o PROCV encontrar uma correspondncia exata. Se nenhuma correspondncia for encontrada, o valor de erro #N/D retornado.

Para melhor fixar o conceito, vamos fazer um exerccio. 1. Abra a pasta BUCARVALOR.XLS. 2. Analise a planilha Venda e a planilha Apoio. 3. V para a planilha Venda. 4. Voc ter que buscar o nome do produto e tambm o valor unitrio de cada

produto que est na planilha apoio. 5. Deixe ativa a clula B2 e clique no cone de colar funo (Fx). 6. Escolha a categoria Procura e Referncia e o nome da funo PROCV:

7. No campo Valor_procurado clique em A2 que o cdigo do produto e por onde a

funo ir referenciar sua busca. 8. No campo Matriz_tabela clique na planilha Apoio e selecione toda a tabela a partir

da clula A3 at a clula C12 e em seguida pressione a tecla F4 para fixar o endereo, pois neste caso no queremos em que o Excel atualize esta matriz, para no sair fora da tabela.

9. No campo Nm_ndice_coluna digite 2, por que voc quer buscar o nome do produto e ele est na segunda coluna da nossa tabela de preos. Quando voc quiser buscar o valor unitrio do produto, o Nm_ndice_coluna, ser 3.

10. Clique no boto OK e copie para baixo a funo. 11. Calcule agora o valor unitrio e o valor total.



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Tratamento de Datas no MS-Excel Funo DIATRABALHOTOTAL A funo DIATRABALHOTOTAL revela-se como uma das mais teis na categoria de Data e Hora do MS-Excel para clculos financeiros. Atravs do uso desta funo pode-se obter no apenas o nmero de dias teis entre duas datas, excludos os finais de semana, como tambm solicitar opcionalmente ao MS-Excel que exclua os feriados, desde que seja fornecida uma lista dos feriados. Veja um exemplo:

1. Abra a pasta de trabalho CPMONEY.XLS, selecione a planilha CPMoney, nesta planilha podemos obter um valor de um emprstimo baseado em uma quantidade de dias a ser gerada pela funo DIATRABALHOTOTAL, vejamos detalhes da planilha.

2. Na clula K6 digite a primeira data que pode ser 01/03/05. 3. Na clula K8 digite a segunda data que pode ser 10/03/05. 4. Clique na clula K13 e use o boto Colar Funo para ajud-lo a inserir a funo. 5. Selecione a funo DIATRABALHOTOTAL e d um clique no boto OK. Na caixa

de dilogo voc ter os seguintes campos a serem preenchidos. Data Inicial a data inicial do intervalo a ser informada, entre com K6. Data Final a data final do intervalo a ser informada, entre com K8. Feriado So os dias a serem excludos, como ns j temos uma lista com

todos os feriados do ano, basta informar o nome da lista. 6. Clique no boto OK para finalizar, observe que o MS-Excel retorna o nmero de dias

teis entre as duas datas descontando o feriado que existir e o(s) final(is) de semana.

7. Por fim na clula D13 vamos fazer o clculo do Valor Futuro de um investimento de acordo com os pagamentos peridicos e constantes e com uma taxa de juros constante. Nesse caso iremos utilizar a funo VF, onde sua sintaxe a seguinte: =VF($D$8/100;$K$13;0;$D$6)*-1, observe a figura abaixo para um melhor entendimento:

Onde: Taxa Definido na clula D8 onde est a taxa de juros que 0,20 no

nosso caso dividida por 100 para exibir um valor percentual. Nper Definido na clula K13 onde est o total de dias, que ser gerado

pela funo DIATRABALHOTOTAL. Pgto o pagamento efetuado a cada perodo, no nosso caso 0 (zero)



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VP o valor presente ou a soma total correspondente ao valor presente de uma srie de pagamentos futuros, no nosso caso o valor de R$ 1.000,00

Tipo Opcional, o nmero 0 ou 1 e indica a data de vencimento dos pagamentos, se omitido ser considerado Zero, se for definido 0 a data de vencimento ser no final do perodo se for 1 ser no incio do perodo, para o nosso exemplo defina como 0.

8. Salve e feche o arquivo. Podemos executar outros clculos envolvendo horas, por exemplo, podemos fazer uso do MS-Excel para executar um controle de horas, totalizando as horas trabalhadas como veremos abaixo:

1. Abra a pasta de trabalho HORAS.XLS. Observe nas clulas F4 at F10, foi inserida a funo SE onde: Se o contedo da clula B4 e C4 for diferente de Zero substitudo o valor de C4 menos o valor de B4, isto para a coluna de Entrada (Manh), se for digitado texto a funo retorna Zero, na coluna se sada o mesmo procedimento.

2. D um clique na clula F11 e pressione o boto AutoSoma, isto ir somar o intervalo que exibe as horas.

3. Adicione as horas de entrada e sada, observe o Total de Horas. O valor que exibido est no formato Hora. No nosso caso precisamos de um valor que possa exibir um total de horas que exceda a 24 horas. Sendo assim a formatao.

4. Clique na clula F11 e com o boto da direita do mouse pressionado, selecione Formatar Clulas, na guia Nmeros, selecione a categoria Personalizar, selecione o formato [h]:mm:ss e remova a parte :ss (no vamos necessitar da exibio dos segundos), de forma que a formatao fique como [h]:mm. D um clique no boto OK e veja o resultado na clula.

5. D um clique na clula F13 e digite o custo da hora. 6. Para finalizar, na clula F15 insira uma frmula que ir trazer o resultado do nmero

de horas trabalhadas multiplicado pelo custo hora. Essa multiplicao no poder ser feita diretamente em funo do modo com que o MS-Excel realiza o tratamento de horas. Desta forma, em F15 digite a seguinte frmula: =(F11*24)*F13. Verifique os formatos das clulas e confira o resultado.

7. Salve e feche o arquivo. Funo DATADIF A funo DATADIF calcula o nmero de dias, meses ou anos entre duas datas. Sintaxe: =DATADIF(data_inicial;data_final;unidade) Onde: Data_Inicial uma data que representa a primeira data ou a data inicial do

perodo. Data_Final uma data que representa a ltima data ou a data final do perodo. Unidade Retorna Y O nmero de anos completos no perodo. M O nmero de meses completos no perodo. D O nmero de dias completos no perodo. MD A diferena entre os dias na data_inicial e data_final. Os meses e

anos das datas so ignorados.



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YM A diferena entre os meses na data_inicial e data_final. Os dias e anos das datas so ignorados.

YD A diferena entre os dias na data_inicial e data_final. Os anos e meses das datas so ignorados.

Veja um exemplo: 1. Abra a pasta de trabalho DATADIF.XLS na planilha Datas. 2. Na clula B1 informe a data inicial, na clula B2 informe a data atual atravs da

funo =HOJE(). 3. Na clula D7 calcule o nmero de anos entre a data atual que est na clula B2 e a

data inicial que est na C7. Entre com a frmula: =DATADIF($C$7;$B$2;Y).

4. Na clula E7 calcule o nmero de meses entre a data atual que est na clula B2 e a data inicial que est na C7. Entre com a frmula: =DATADIF($C$7;$B$2;YM).

5. Na clula F7 calcule o nmero de dias entre a data atual que est na clula B2 e a data inicial que est na C7. Entre com a frmula: =DATADIF($C$7;$B$2;MD).

6. Agora que voc aprendeu a calcular datas, na clula B3 entre com a seguinte frmula: =DATADIF(B1;B2;Y) & Anos & DATADIF(B1;B2;YM) & Meses e & DATADIF(B1;B2;MD) & Dias. O primeiro datadif ir retornar o nmero de anos, o segundo o nmero de meses e o terceiro o nmero de dias, o sinal & serve para concatenar os valores aos textos Anos, Meses e Dias.


Formatao Condicional com Frmulas J vimos anteriormente o recurso de formatao condicional do MS-Excel. Como j foi mencionado, alm de um valor fixo, podemos utilizar uma frmula para estabelecer um critrio para uma condio. Aproveitando os conceitos expostos no item anterior, de busca de informaes atravs de um ndice e seu correspondente, vamos aplicar uma formatao condicional utilizando frmulas um uma planilha. Na planilha Estoques tm uma tabela que contm uma lista de produtos com usas respectivas quantidades em estoque. Temos tambm uma outra lista destes produtos com a quantidade mnima de estoque. Utilizando os conceitos vistos no tpico anterior, iremos definir uma formatao condicional que exibir o

apostila completa excel

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