aplkasi pengelolaan data pemakaian bahan dan peminjaman ...aspak.net/download/manual - laboratorium...

Aplkasi Pengelolaan Data Pemakaian Bahan dan

Peminjaman Alat Laboratorium Oleh Praktikan

Pada Politeknik Kesehatan

Credit : [email protected]

mailto:[email protected]

1

DAFTAR ISI Pengantar ...................................................................................................................................................... 3

Keterlibatan Data .......................................................................................................................................... 4

Data transaksional ................................................................................................................................ 4

Data Dasar/Data Prasyarat ................................................................................................................... 4

Manfaat Informasi ........................................................................................................................................ 5

Manfaat Informasi ........................................................................................................................................ 6

Tata Cara Peroperasian Program .................................................................................................................. 7

Menjalankan Progam ................................................................................................................................ 7

Login .......................................................................................................................................................... 7

Mengelola data Dasar ............................................................................................................................... 9

Setting Data Jurusan ............................................................................................................................. 9

Melangkapi Data Lab .......................................................................................................................... 10

Mengelola Nomenklatur Bahan Lab ................................................................................................... 10

Mengelola Nomenklatur Alat Lab ....................................................................................................... 12

Update Fitur Keamanan ...................................................................................................................... 13

Mengelola Data Persediaan .................................................................................................................... 15

Penambahan Bahan Lab ..................................................................................................................... 15

Penambahan Alat Lab ......................................................................................................................... 18

Kerusakan/Kehilangan Bahan Lab ....................................................................................................... 20

Kerusakan/Kehilangan Alat Lab .......................................................................................................... 22

Pencatatan Transaksi Data ...................................................................................................................... 25

Pemakaian Bahan Lab ......................................................................................................................... 25

Peminjaman/Penggunaan Alat Lab ..................................................................................................... 28

Permintaan Paket Praktikum .............................................................................................................. 32

Penggantian Alat Hilang/Rusak ........................................................................................................... 37

Mengelola Data Praktikan ................................................................................................................... 39

Menfaatkan Informasi Laporan .............................................................................................................. 42

Melihat Stok Bahan ............................................................................................................................. 42

Melihat Pergerakan Stok Bahan (Stock Opname) ............................................................................... 43

Melihat informasi Inventaris Alat ....................................................................................................... 45

2

Melihat pergerakan Inventaris Alat .................................................................................................... 45

Memeriksa informasi kegiatan Praktikan ........................................................................................... 46

Melihat Informasi Kumulasi Praktikan ............................................................................................... 47

Credit Point and Support ............................................................................................................................ 49

3

MANUAL PENGGUNAAN APLKASI

LABORATORIUM LOGISTIC UTILITY

PENGANTAR Untuk institusi pendidikan laboratorium menjadi

prioritas pertama untuk transfer ilmu, terkait

keterampilan teknis kepada para peserta didiknya.

Kegiatan Praktikum oleh para praktikan, selalu

melibatkan sejumlah alat-alat dan material untuk

percobaan-percobaan. Untuk alasan tertentu seperti

pemeliharaan dan pengelolaan logistik, alat-alat lab

dan bahan-bahan lab tersimpan dan dicatat secara

teratur oleh laborat atau pengelola lainya.

Arus keluar masuknya alat-alat lab, bahan-bahan

praktikum, baik karena kegiatan praktikum, ataupun

akibat pergerakan logistic lainya, dicatat secara rinci

untuk mengetahui kondisi terkini dari ketersediaan

alat dan bahan tersebut.

Pencatatan rinci ini, meskipun sudah dipahami

sebagai kegiatan yang wajib, terkadang sangat

memberatkan. Kesalahan mungkin terjadi seperti

human error, atau disaster seperti kehilangan dan

lainnya. Penundaaan akibat kesibukan atau bisa jadi

antrian panjang oleh praktikan yang akan segera

menggunakan alat dan bahan lab, bisa memicu

kesalahan dalam mengutip, atau bahkan terlupakan

sama sekali.

Penggunaan Aplikasi bukan berarti membuat semua

pekerjaan tersebut menjadi mudah. Kemudahan

adalah hal yang subjektif. Mengumpulkan berlembar-

lembar kertas untuk menghitung status bahan,

misalnya stok terakhir, bisa jadi sangat merepotkan.

Dan bahkan informasi yang dihasilkan belum tentu

akurat. Penggunaan Aplikasi/Program lebih tepatnya

membuat pekerjaan rumit menjadi tercatat dan

terlacak dengan baik. Jika ada manfaat dalam

bentuk automasi, itu adalah keniscayaan yang

menjadi nilai tambah.

4

KETERLIBATAN DATA Aplikasi Laboratorium Logistic Utility (Lablog) ini

dimaksudkan untuk membantu mendigitalkan segala

pencatatan terkait pergerakan supply alat dan bahan

lab. Untuk tujuan tersebut ada beberapa data utama,

dan data-data prasyarat yang harus terlibat.

DATA TRANSAKSIONAL Aplikasi ini mencatat kegiatan yang berpengaruh

kepada naik-turunnya stok persediaan alat dan bahan.

Dalam operasional Lab, diketahui ada kegiatan

peminjaman alat, dan permintaan bahan oleh

praktikan. Dalam keilmuan inventaris dan logistic

secara sederhana ada kegitan penerimaan alat dan

bahan tanpa mengindahkan moda penerimaannya.

Dan yang terakhir adalah pencatatan terhadap

kehilangan/kerusakan alat dan bahan. Ini untuk

mengakoimodasi segala bentuk pengurangan alat

yang tidak diakomodir oleh system.

DATA DASAR/DATA PRASYARAT Data dasar dan data prasyarat dalam kasus yang lebih

luas, akan dipisahkan pengelolaannya, tetapi utnuk

tujuan penyederhanaan penyatuan kedua data ini

masih tidak menghilangkan fungsi utamanya.

Prasyarat merupakan data yang tidak terkait dengan

transasksi utama, tetapi diperlukan oleh kelengkapan

data lainya. Dalam kasus aplikasi ini, transaksi utama

ini Data dasar yang terlibat adalah Data bahan lab

(Nomenklatur Bahan), Data Alat lab ( Nomenklatur

Alat), dan Data Praktikan.

Sedangkan untuk mendukung pencatatan

transaksional juga diperlukan data Laboratorium,

Data Profil Jurusan, Data Keamaan Pengguna, dan

data-data Konfigurasi.

Kerusakan

Penerimaan

Pemakaian

5

MANFAAT INFORMASI Sebuah Sistem dinilai dari seberapa besar manfaat

yang hasilkannya. Manfaat bisa berupa penghematan

waktu, solusi terhadap permasalahan, keakuratan

menyediakan informasi dan bermacam lagi.

Program Lablog ini, Secara umum mampu

memberikan informasi dengan akurat mengenai

status ketersedian bahan lab, dan Status stok

inventaris Alat lab-nya. Dan lebih jauh

memungkinkan untuk melihat pergerakan bahan atau

alat pada waktu tertentu melalui menu stok opname.

Informasi yang sifatnya pelacakkan, seperti data

kegiatan praktikan merupakan nilai tambah akibat

pencatatan yang detail terhadap pemakaian bahan lab

oleh praktikan. Dalam sudut pandang yang berbeda

informasi mengenai kumulatif pemakaian bahan dan

alat juga bisa dilakukan.

6

FORMULASI DAN MEKANISME Stok adalah jumlah ketersedian bahan periode

tertentu. Nilai Stok sangat dipengaruhi oleh

pergerakkan bahan yang dimaksud yaitu bahan

masuk, dan bahan keluar. Nilai perbedaan dari

kumulasi masuk dan Keluar ini lah yang menjadi

status stok.

Pada aplikasi Lablog, untuk pencataan bahan masuk

disebut sebagai penerimaan bahan, Yang berarti

segala bentuk penerimaan. Penerimaan bisa berbentu

pembelian, pengadaan, mutasi, return dll. Pada

aplikasi yang lebih kompleks dan melibatkan banyak

pos, setiap jenis penerimaan bisa jadi mempunyai

pintu pencatatan tersendiri.

Pengurangan Bahan secara system hanya melalui

penggunaan oleh praktikan. Secara rutin praktikan

akan mengambil bahan melalui transaksi permintaan

bahan.

Namun demikian, program Lablog juga menyiapkan

pencatatan untuk pengurangan bahan akibat bencana,

seperti kehilangan, dan juga akibat transaksi lain yang

digeneralis untuk tujuan penyederhanaan system.

Kerusakan, mutasi, pengembalian, kehilangan dan

semua jenis bentuk pengurangan yang disebabkan

oleh selain kegiatan praktikan.

Penambahan/

Penerimaan

Penggunaan oleh

Praktikan

Penggunaan oleh

Praktikan

System

7

TATA CARA PEROPERASIAN PROGRAM

MENJALANKAN PROGAM Pada dasarnya Program Lablog adalah aplikasi

berbasis web, atau web base application. Untuk

menjalankan aplikasi berbasis web diperlukan

beberapa browser pada sisi client (client-side), dan

koneksi yang baik kepata system server pada sisi

sever (server-side). Namun Demikian program Lablog

ini sudah berupa portable yang sudah menjadi paket

untuk dieksekusi.

Pada saat pertama kali menjalankan aplikasi Lablog,

akan diperlukan persetujuan sebagai bentuk

keamanan system. Secara lengkap penjelasan ini bisa

ditemukan pada Manual Petunjuk instalasi bagian

Instalasi Untuk kebutuhan single machine.

LOGIN Setelah menjalankan File paket services

“portable.exe”, secara otomatis akan menjalakan

browser yang tersedia pada computer, perlu diingat

aplikasi akan berjalan dengan kondisi terbaik

menggunakan browser firefox, atau chrome.

Browser pertama kali akan memanggil dan

menampilkan halaman login. Halaman login ini

merupakan pintu awal masuk kedalam aplikasi.

Masuk kedalam aplikasi memerlukan hak akses

berupa username dan password. Untuk kebutuhan

distribusi, disediakan username dan password berupa

Username : admin

Password : admin

Informasi password untk selanjutnya tersedia menu

untuk mengubah password berikut informasi akses

lainya.

8

Jika Browser yang dipanggil adalah chrome, karena

settingan komputernya secara default adalah chrome.

Sedangkan anda lebih familiar menggunakan firefox,

maka silahkan menjalankan firefox, kemudian buka

halaman login dengan cara menuliskan alat yang sama

pada firefox seperti yang tertera pada chrome.

Layout-out utama program Lablog Menu

Logout Logo Judul/Title dan deskripsi

9

MENGELOLA DATA DASAR Data dasar bukan merupakan data yang inngin

dikelola dan diresumekan sebagai informasi yang

berguna, tetapi data dasar menjadi prasyarat agar

pencatatan terhadap data transaksi utama bisa

terjadi. Sebagai Ilustrasi, System tidak mungkin

merekam berapa jumlah bahan yang masuk, yang

keluar, ataupun yang habis, jika system tidak

mengenal data bahan lab (momenklatur bahan

lab).

SETTING DATA JURUSAN Menu Setting data jurusan ditemukan pada menu

Profil Jurusan/Prodi. Menu ini berisi pengisian

Informasi Umum dan pengaturan judul serta

ganbar latar program.

Secara lengkap, form untuk pengisian data

tersebut bisa dilihat pada gambar disamping ini.

Data nama prodi/Jrusan juga dimanfaatkan pada

lembar download, judul/title pada tampilan

apliasi juga sebagai data profil. Demikian juga

halnya dengan Data Poltekkes. Data kelengkapan

lain hanya dimanfaatkan sebagai kelengkapan

data saja.

Dua data yang unik adalah data logo dan data

background, kedua data ini berisi file dengan tipe

jpg dan png. Data logo akan digunakan sebagai

tampilan logo pada halaman depan program, dan

gambar background digunakan oleh program

sebagai latar belakang dari program lablog.

10

MELANGKAPI DATA LAB Kelengkapan data yang pertama adalah data

laboratorium. Menu laboratorium, terdapat

pada data administrasi setelah profil jurusan.

Pada halaman menu pengelolaan data

laboratorium terdapat tombol [+] untuk

menambahkan laboratorium baru.

Data yang perlu dilengkapai adalah nama

laboratorium yang akan direkam. Sinonim

merupakan penyebutan lain dari nama lab, bisa

berupa singkatan atau kode.

Untuk me-update data atau menghapus data

bisa menggunakan tombol aksi pada setiap data

lab sepeti gambar disamping.

Khusus untuk penghapusan data, Selalu

diperhatikan agar tidak menghapus data yang

sudah digunakan sebagai data transaksi. Karena

bisa berdampak pada transaksi yang

menggunakan data datar tersebut.

MENGELOLA NOMENKLATUR BAHAN LAB Nomenklatur Bahan Lab, digunakan untuk

mengelola data bahan-bahan lab, mulai dari

penamaannya, pengkodean, dan pengelompokan

data bahan-bahan laba.

Pencarian Dan Navigasi Data Bahan Lab Pada sebelah kiri adalah navigasi

pengelompokan bahan-bahan lab, terdiri dari

Lima (5) pengelompokkan yaitu : Bahan padat,

Bahan Cair, Bahan Gas, Media lainya, dan bahan

Radioaktif.

Pemilihan kelompok bahan lab secara otomatis

hanya menampilkan daftar bahan dengan

kelompok tersebut.

11

Pencarian dengan kata kunci tertentu berfungsi

untuk memfilter bahan-bahan lab yang memiliki

elemen nama seperti text pencarian.

Pencarian akan memfilter data baik elemen text

pencarian berrada diawal, di tengah atau di

akhir data.

Menambahakan Bahan Baru Membukan form penambahan bahan baru

dengan cara meng-klik tombol [+] pada bagian

atas halaman.

Kelengkapan data Bahan lab meliputi data :

Kode bahan, Sebagai kemudahan pembeda data,

menghindari kerancuan data dan penamaan

yang berbeda.

Name, penyebutan bahan

Sinonim, Nama lain dari bahan, bisa berupa

singkatan, atau kode kimianya.

Satuan, digunakan sebagai satuan pneggunaan,

sebagai contoh permintaan praktikkan untuk

praktikum akan menggunakan bahan lab dengan

satuan ini.

Satuan Besar, digunakan untuk satuan

penerimaan barang. Penggunaan dua jenis

satuan ini untuk memudahkan dan dalam proses

penerimaannya. Sebagai contoh, bahan cair

seperti katalis atau reagen digunakan oleh

praktikan per ml, atau mungkin per cc.

Sedangkan saat penerimaan menggunaan satuan

Ampul, yaitu 50 ml.

Pengali, merupakan rasio yang menghubungkan

antara satuan kecil dengan satuan besar, seperti

pada contoh sebelumnya 1 ampul setara dengan

50 ml, maka factor pengalinya adalah 50.

12

Update dan penghapusan Data Update data diaktifkan dengan memanggil form

perubahan data, yaitu dengan meng-click tombol

update.





menggunakan data tersebut.

MENGELOLA NOMENKLATUR ALAT LAB Nomenklatur Bahan Lab, digunakan untuk

mengelola data bahan-bahan lab, mulai dari

penamaannya, pengkodean, dan pengelompokan

data bahan-bahan laba.

Pencarian Data Alat Lab Pada data Nomenklatur Alat hanya navigasi

pencarian Alat-alat Lab. Tidak terdapat

pengelompokkan Alat seperti halnya bahan lab.

Pencarian dengan kata kunci tertentu berfungsi

untuk memfilter data Alat-alat lab yang memiliki

elemen nama seperti text pencarian.

Pencarian akan memfilter data baik elemen text

pencarian berada diawal, di tengah atau di akhir.

Menambahakan Alat lab Baru Membukan form penambahan alat lab baru

dengan cara meng-klik tombol [+] pada bagian

atas halaman.

Aksi tersebut akan memanggil halaman form

pengisian Alat lab.

Isian Data Alat lab pun berbeda dengan data

13

bahan lab, karena alat lab hanya memiliki satu

jenis satuan untuk semua alat lat, yaitu unit.

Sehingga pengisiannya hanya melibatkan data :

Code, yaitu pengkodean alat-alat lab untuk

menghindari duplikasi data dan keragaaman

data.

Name, yaitu text penamaan data Alat lab

Sinonim merupakan nama lain dari alat, bisa jadi

nama pasar, singkatan atau kode lainya.

UPDATE FITUR KEAMANAN Semua system, baik yang sederhana maupun

yang sangat kompleks, selalu menyiapkan ruang

untuk pengelolaan keamaanannya.

Aplikasi Lablog ini juga menyediakan fitur untuk

mengelola data Akun sebagai perwakilan dari

fitur keamanan.

Halaman Data akun menampilkan informasi

Nama, Nip, Foto dan lainnya. Data ini jika suatu

saat diputuskan untuk menjadi system Intranet,

atau multi user maka sudah siap untuk dilakukan.

Untuk mulai melakukan perubahan data maka

aktifkan link “Update data”.

Foto bisa diganti dengan file foto dengan format

jpg dan png. Agar diperhatikan dimensi foto yang

diperlukan.

Kelengkapan data lainya bisa disesuaikan dengan

kebutuhan data, seperti alamt email, no telp, Nip

dan lainya.

14

Khusus untjk password, akan muncul form lain

yang menanyakan data password baru dan

password lama. Metode ini dinilai lebih efektif

dan untuk menghindari password diganti

dengan tidak sengaja oleh user.

15

MENGELOLA DATA PERSEDIAAN Persediaan adalah kumulasi jumlah bahan/alat

yang dimaksud saat periode tertentu. Jumlah

persediaan ini secara realtime dipengaruhi oleh

kegiatan pencatatan operasional pada program.

Sebagai jump-start (lompatan awal) pencatatan

persediaan ini, adalah dengan menghitung stokk

real yang ada saat ini, dan menambahkannya

sebagai data pemasukan/penerimaan. Dengan

cara tersebut maka Stok bisa terekam dengn

akurat.

Kelemahan dari Tips ini adalah kegiatan sebelum

pencatatan akan diabaikan semua. Cara ini juga

bisa digunakan ketika jumlah pencatatan sudah

sangat banyak, dan ingin memperbaharui system

dari awal, Maka status stok terakhir bisa kembali

di anggap sebagai penerimaan Bahan kembali.

PENAMBAHAN BAHAN LAB Pada aplikasi Lablog, untuk pencataan bahan

masuk disebut sebagai penerimaan bahan, Yang

berarti segala bentuk penerimaan. Penerimaan

bisa berbentu pembelian, pengadaan, mutasi,

return dll. Pada aplikasi yang lebih kompleks dan

melibatkan banyak pos, setiap jenis penerimaan

bisa jadi mempunyai pintu pencatatan tersendiri.

Menu penerimaan Bahan berada pada posisi

teratas dari pencatatan Persediaan.

Pada Gambar berikutnya akan ditunjukkan layout

dari peneriman bahan dan bagian-bagiannya.

16

Layout Form penambahan Bahan lab

Sebelah Kiri Form terdapat Isian sebagai berikut:

Tanggal Masuk, Yaitu tanggal pengakuan bahan

diterima sebagai stok.

Judul, penting digunakan untuk penanda saat

pencarian data penerimaan.

No referensi, nomor ini bisa dibuat berurutan, atau

bisa dugnakan sebagai penghubung jika peneriaan

bahan terkait surat penerimaan seperti DO dan

lainya.

Pada sisi sebelah kanan, adalah detail daftar

bahan-bahan yang diterima, meliputi data :

Nama bahan, data ini diperoleh dari daftar yang

dimunculkan oleh system. Melalui kolom

pencarian nama bahan, system akan memanggil

semua data bahan lab yang sudah terdaftar pada

database nomenklatur bahan.

Jumlah, kuantitas bahan yang diterima sebagai

persediaan .

Kelengkapan

Data

Pencarian Nama

Bahan

Daftar pencarian Bahan

yang tersedia

17

Satuan, adalah satuan penerimaan bahan. Jika

pada data dasar nomenklatur bahan didaftarkan

dua jenis satuan, maka pada menu ini bisa memilih

satuan maka yang akan digunakan. System akan

secara otomatis menghitung menggunakan factor

pengali.

Mencari Data Penerimaan Data-data penerimaan yang telah tersimpan, bisa

ditemukan pada dafar penerimaan. Halaman

daftar ini bisa dibuka dengan meng-click tombol

list [=].

Pencarian data penerimaan, bisa mengggunakan

judul dari penerimaan, dan dengan menggunakan

no referensi. Untuk alasan inilah perlunya

penggunaan judul yang mudah dibedakan, dan

format no referensi yang mudah dicari.

Daftar penerimaan bahan ini akan diurutkan

sesuai dengan tanggal penerimaan, dengan urutan

data yang terbaru berada paling atas.



update.






18

PENAMBAHAN ALAT LAB Pada aplikasi Lablog, untuk pencataan alat masuk

disebut sebagai penerimaan alat, Yang berarti

segala bentuk penerimaan. Penerimaan bisa

berbentuk pembelian, pengadaan, mutasi, return

dll. Pada aplikasi yang lebih kompleks dan

melibatkan banyak pos, setiap jenis penerimaan

bisa jadi mempunyai pintu pencatatan tersendiri.

Menu penerimaan Alat berada pada posisi kedua

dari pencatatan Persediaan, setelah penerimaan

Bahan.

Layout Form penambahan Alat lab

Sebelah Kiri Form terdapat Isian sebagai berikut:

Tanggal Masuk, Yaitu tanggal pengakuan alat lab

diterima sebagai inventaris lab.

Judul, pentng digunakan untuk penanda saat

pencarian data penerimaan alat.


dugnakan sebagai penghubung jika penerimaan

alat terkait surat seperti DO dan lainya.

Kelengkapan

Data

Pencarian Nama

Alat Lab

Daftar pencarian Alat

Lab yang tersedia

19

Pada sisi sebelah kanan, adalah detail daftar alat

lab yang diterima, meliputi data :

Nama alat lab, data ini diperoleh dari daftar yang


pencarian nama alat lab, system akan memanggil

semua data alat lab yang sudah terdaftar pada

database nomenklatur alat lab.

Jumlah, kuantitas alat lab yang diterima sebagai

inventaris .

Mencari Data Penerimaan Data-data penerimaan Alat lab yang telah

tersimpan, bisa ditemukan kembali pada dafar

penerimaan. Halaman daftar ini bisa dibuka

dengan meng-click tombol list [=].

Pencarian data penerimaan, bisa mengggunakan

judul dari penerimaan, dan dengan menggunakan




Daftar penerimaan Alat lab ini akan diurutkan

sesuai dengan tanggal penerimaan, dengan urutan

data yang terbaru berada paling atas.



update.






20

KERUSAKAN/KEHILANGAN BAHAN LAB Meskipun telah dilakukan pengelolaan yang

intense terhadap sediaan bahan, akan tetapi selalu

terjadi hal-hal yang tidak terduga, salah satunya

adalah kehilangan dan kerusakan. Bahan yang

rusak akibat jamur, oksidasi, atau kontaminasi

lainya pasti terjadi. Kehilangan akibat hilagn

secara fisik, atau hilang akibat salah dalam menera

juga bisa terjadi. Program Lablog sudah

menyediakan menu untuk pencatatan hilagnnya

stok akibat hal-hal yangtidak terduga seperti itu.

Pada system yang lengkap seperti enterprise

Resources planning (ERP) atau supplay chain

management (SCMS), hamper semua kejadian

yang melibatkan perubahan stok tersedia pos

pencatatnnya.

Program Lablog menyederhanankan pos-pos

tersebut dan focus pada akurasi perhitungan

stoknya. Pergerakkan Stok yang tidak tersedia pos

pencatatnya dalam system, bisa menggunakan pos

pencatatan sebagai bahan hilang/rusak.

Layout Form kerusakan/kehilangan bahan lab

Kelengkapan

Data

kerusakan

Pencarian Nama

Bahan Lab

Daftar pencarian Bahan

Lab yang tersedia

21

Sebelah Kiri Form sebagai berikut:

Tanggal, Yaitu tanggal terjadinya kehilangan atau

kerusakan bahan lab.


pencarian data kerusakan/kehilangan bahan.


bisa digunakan sebagai penghubung jika

kerusakan bahan lab terkait surat pelaporan dll.

Pada sisi sebelah kanan, adalah detail daftar bahan

lab yang dilaporan sebagai kerusakan, meliputi

data :

Nama bahan lab, data ini diperoleh dari daftar

yang dimunculkan oleh system. Melalui kolom

pencarian nama bahan lab, system akan

memanggil semua data bahan lab yang sudah

terdaftar pada database nomenklatur bahan lab.

Jumlah, kuantitas bahan lab yang dilaporkan

sebagai jumlah kerusakan/kehilangan.

Satuan, secara otomatis akan menggunakan

satuan penggunaan, atau satuan kecil

Mencari Data kerusakan/kehilangan Data-data kerusakan/kehilangan Alat lab yang

telah tersimpan, bisa ditemukan kembali pada

dafar kerusakan. Halaman daftar ini bisa dibuka


Pencarian data kerusakan/kehilangan, bisa

mengggunakan judul, dan dengan menggunakan




22



update.






KERUSAKAN/KEHILANGAN ALAT LAB Kehilangan atau kerusakan disini dipisahkan

secara khusus yang bukan akibat kegiatan

praktikan. Karena kerusakan oleh praktikan

sudah disediakan sebagai kerusakan praktikan.

Pencatatan kehilangan/kerusakan adalah seperti

karena penyimpanan, alat rusak/hilang oleh

kejadian pencurian dan lainya.

Pembeda utamanya adalah, kerusakan/

kehilangan oleh praktikan menjadi tanggungjawab

praktikan untuk pengembalian, tetapi kerusakan/

hilang disini yang bukan tanggung jawab

praktikan.

23

Layout Form kerusakan/kehilangan bahan lab

Sebelah Kanan Form sebagai berikut:

Tanggal, Yaitu tanggal terjadinya kehilangan atau

kerusakan alat lab.


pencarian data kerusakan/kehilangan Alat lab.


bisa digunakan sebagai penghubung jika

kerusakan Alat lab terkait surat pelaporan dll.

Pada sisi sebelah kanan, adalah detail daftar alat

lab yang dilaporan sebagai kerusakan, meliputi

data :



pencarian nama alat lab, system akan memanggil

semua data alat lab yang sudah terdaftar pada

database nomenklatur alat lab.

Kelengkapan

Data

kerusakan

Pencarian Nama

Alat Lab

Daftar pencarian Alat

Lab yang tersedia

24

Jumlah, kuantitas alat lab yang dilaporkan sebagai

jumlah kerusakan/kehilangan.

Mencari Data kerusakan/kehilangan Data-data kerusakan/kehilangan Alat lab yang

telah tersimpan, bisa ditemukan kembali pada

dafar kerusakan. Halaman daftar ini bisa dibuka


Pencarian data kerusakan/kehilangan, bisa

mengggunakan judul dari data kerusakan, dan

dengan menggunakan no referensi. Untuk alasan

inilah perlunya penggunaan judul yang mudah

dibedakan, dan format no referensi yang mudah

dicari.



update.






25

PENCATATAN TRANSAKSI DATA Sata transasksi, atau transactional data,

merupakan fasilitas pencatatan utama yang

emncadi focus dari system. Pencatatan transaksi

utama ini akan diakses setiap hari, dan setiap hari

datanya akan bertambah. Data transaksi utama

ini lah yang menjadi pokok informasi yang akan

dihasilkan system.

PEMAKAIAN BAHAN LAB Lablob digunakan oleh institusi poltekkes, untuk

merekam data penggunaan bahan lab dan

peminjaman alat-alat lab oleh praktikan,

Sepanjang hari sepanjang tahun.

Menu pencatatan pemakaian bahan ini berada

pada sub menu pancatatan, digunakan untuk

mencatat, permintaan bahan-bahan lab oleh

praktikan. Bahan yang telah diminta akan

dianggap sebagai pengurangan oleh system.

Disebabkan karena bahan tersebut akan habis.

Layout halaman input permintaan bahan lab

26

Sisi Sebelah Kiri

Tanggal, tanggal pemakaian/permintaan bahan .

Lab, Pilihan keterangan praktikum pada ab.

Keterangan, adalah sebagai pengganti

redaksional pengingat bisa diisi dengan nama

praktikum, atau dibiarkan kosong saja.

NIM, kolom ini adalah kolom yang menarik. NIM

yang dimaksud adalah nim mahasiswa praktikan,

akan tetapi tidak bisa menginput nim secara

bebas, melalinkan ada proses cross check dengan

database praktikan yang pernah direkam.

Jika NIM ditemukan pada database maka akan

tampil nama praktikan dan link untuk membuka

halaman record dari praktikan tersebut.

Jika data NIM tidak ditemukan, akan muncul

peringatan untuk melengkapi data praktikan

baru, jika memang yang dimaksud adalah

praktikan baru. Data praktikan baru antara lain:

NIM

Nama

Juruan dan angkatan

Kontak

Data praktikan baru akan tersimpan pada

database praktikan, dan input berikutnya

dipanggil denan NIM nya.

27

Sisi sebelah Kanan

Sisi kanan mengadopsi pola peng-entry-an data

sebelumnya dengan pemanfaatan pencarian

nama bahan lab.


yang dimunculkan oleh system. Melalui kolom

pencarian nama bahan lab, system akan

memanggil semua data bahan lab yang sudah

terdaftar pada database nomenklatur bahan lab.

Jumlah, kuantitas bahan lab yang diminta oleh

praktikan.

Satuan, secara otomatis akan menggunakan

satuan penggunaan, atau satuan kecil

Mencari Data pemakaian Bahan lab Data-data pemakaian bahanlab yang telah

tersimpan, bisa ditemukan kembali pada daftar

pemakaian bahan. Halaman daftar ini bisa dibuka


Daftar rekaman pemakaian bahan, berbeda

dengan daftar sebelumnya, karena pemakian ini

memiliki ikantan yang sama pada data

praktikannya. Sehingga dirancang pencarian data

pemakaian bahan bisa juga mencari data

peminjaman alat, dan data permintaan paket.

Bahakan bisa sekaligus menampilkan semua

datanya.

Pada kolom Jenis, terdapat penanda A, B dan A&B

yang berarti,

A Peminjaman Alat Lab

B Pemakaian Bahan Lab

A& B Permintaan Paket (alat dan bahan)

Jika Pencarian dikunci pada pilihan Pemakaian

bahan maka hanya menamoilkan data bahan.

28

Pencarian Lanjut Data pemakaian bahan bisa menjadi sangat

banyak mengingat tingkat intensifnya

penggunaan data. Sehingga disediakan filter lain

dalam pencarian.

Dengan menekan link expand, mana membuka

filter pencarian baru antara lain:

Jenis labnya

Tanggal minimal

Dan Tanggal maksimal.



update.






PEMINJAMAN/PENGGUNAAN ALAT LAB Menu pencatatan pemakaian alat ini berada pada

sub menu pancatatan, digunakan untuk mencatat,

permintaan alat-alay lab oleh praktikan. Alat

yang dipinjam tidak akan serta merta dianggap

pengurangan Stok.

29

Layout halaman input permintaan alat lab

Sisi Sebelah Kiri

Tanggal, tanggal pemakaian/permintaan Alat Lab

Lab, Pilihan keterangan praktikum pada Lab.

Keterangan, adalah sebagai pengganti

redaksional pengingat bisa diisi dengan nama

praktikum, atau dibiarkan kosong saja.

NIM, Jika NIM ditemukan pada database maka

akan tampil nama praktikan dan link untuk

membuka halaman record dari praktikan

tersebut.

30



baru, jika memang yang dimaksud adalah

praktikan baru. Data praktikan baru antara lain:

o NIM

o Nama

o Juruan dan angkatan

o Kontak

Data praktikan baru akan tersimpan pada

database praktikan, dan input berikutnya

dipanggil denan NIM nya.

Sisi sebelah Kanan

Sisi kanan mengadopsi pola peng-entry-an data

sebelumnya dengan pemanfaatan pencarian

nama Alat lab.


dimunculkan oleh system.

Jumlah, kuantitas alat lab yang diminta oleh

praktikan.

Mencari Data pemakaian Alat lab Data-data pemakaian alat lab yang telah

tersimpan, bisa ditemukan kembali pada daftar

pemakaian alat. Halaman daftar ini bisa dibuka


Daftar rekaman pemakaian Alat, sama dengan

dengan daftar pemakaian bahan sebelumnya,

karena pemakian ini memiliki ikatan yang sama

pada data praktikannya.

Dari menu daftar pemakian alat ini, bi

sadialnjutkan dengan menu kehilangan oleh

praktikan.

31

Pencarian Lanjut Data pemakaian Alat bisa menjadi sangat banyak

mengingat tingkat intensifnya penggunaan data.

Sehingga disediakan filter lain dalam pencarian.



Jenis labnya

Tanggal minimal


Pencatatan Alat Hilang Pencatatan Alat hilang dilakukan ketika alat ayng

dipinjam oleh praktikan mengalami kerusakan

atau hilang.

Pencatatan dilakukan dengan menemukan data

pemakaian yang terkait, kemudian memilih link

kehilangan.

Hanya alat yang tercata pada peminjaman yang

bisa dicatat sebagai hilang atau rusak.

Jumlah alat yang hilagn atau rusak maksimal

sejumlah laat yang dipinjam sebelumnya.

Alat yang dicata sebagai alat hilang akan

mengurangi jumlah inventasi alat.

Perlu diperhatikan Data pemakaian alat yang telah tercatat sebagai

alat hilang tidak dapat di update sebagai data

peminjaman, juga tidak dapat dihapus.

Jika terjadi kekeliruan data pada pencatatan

peminjaman alat, maka terlebih dahulu

menghapus data kehilangan, agar tombol update

dan delete aktif kembali.

32



update.






PERMINTAAN PAKET PRAKTIKUM Menu pencatatan paket praktikum ini sebetulnya

merupakan pengganbungan permintaan alat dan

permintaan bahan dalam satu paket. Agar tidak

perlu mencatatakan pada peminjalan alat, dan

sekaligus pada pemakaian bahan, maka

disediakan permintaaan paket praktikum.

Didalam Menu ini tercapat pencatatan bahan,

yang diaggang pengurangan oleh system, dan

pencataaan peminjaan alat. Alat yang dipinjam

tidak akan serta merta dianggap pengurangan

Stok.

33

Layout halaman input permintaan alat lab

Layout paket praktikum, karena mencatat dua

entitas sekaligus yaitu pemakaian bahan dan

peminjaman alat, sehingga kedua pencarian dan

penambahnak entitas tersebut tersedia pada

bagian sebelah kanan.

Sisi Sebelah Kiri

Tanggal, tanggal pemakaian/permintaan Alat Lab

Lab, Pilihan keterangan praktikum pada Lab.

Keterangan, bisa diisi dengan nama praktikum,

atau dibiarkan kosong saja.

NIM, Jika NIM ditemukan maka akan tampil nama

praktikan dan link untuk membuka halaman

praktikan.

34



baru.

Sisi sebelah Kanan

Bagian atas adalah penambahan data bahan lab.


yang dimunculkan oleh system.

Jumlah bahan lab yang diminta.

Satuan, secara otomatis menggunakan satuan

penggunaan.

Baian Bawah adalah penambahna Alat lab.


dimunculkan oleh system.

Jumlah, kuantitas alat lab yang diminta oleh

praktikan.

35

Mencari Data paket praktikum Data-data pemakaian paket praktikum sama

seberti pemaiakan bahan dan peminjaman alat.

Halaman daftar ini bisa dibuka dengan meng-

click tombol list [=].

Daftar ini juga sama dengan dengan daftar

pemakaian bahan sebelumnya, karena pemakian

ini memiliki ikatan yang sama pada data

praktikannya.

Dari menu daftar pemakian alat ini, bisa

dilanjutkan dengan menu kehilangan oleh

praktikan.

Pencarian Lanjut Disediakan expansi filter dalam pencarian data

paket praktikum, seperti halnya pemakaian

abahan dan peminjaman alat.



Jenis labnya

Tanggal minimal


Pencatatan Alat Hilang Pencatatan Alat hilang dilakukan ketika alat yang

dipinjam oleh praktikan mengalami kerusakan

atau hilang.

Pencatatan dilakukan dengan menemukan data

pemakaian yang terkait, kemudian memilih link

kehilangan.

36

Hanya alat yang tercata pada peminjaman yang bisa

dicatat sebagai hilang atau rusak.

Jumlah alat yang hilang atau rusak maksimal

sejumlah laat yang dipinjam sebelumnya.

Alat yang dicata sebagai alat hilang akan

mengurangi jumlah inventasi alat.

Perlu diperhatikan

Data pemakaian paket praktikum yang telah

tercatat sebagai alat hilang tidak dapat di update,

juga tidak dapat dihapus.

Jika terjadi kekeliruan data pada pencatatanya,

maka terlebih dahulu menghapus data

kehilangan, agar tombol update dan delete aktif

kembali.

Update dan penghapusan Data

Update data diaktifkan dengan memanggil form


update.






37

PENGGANTIAN ALAT HILANG/RUSAK Kelihangan Alat atau kerusakan alat lab oleh

praktikan, merupakan tanggungjawab yang harus

diganti oleh pihak terkait. Dalam hal ini praktikan

harus mengganti kerusakan alat tersebut.

Pencatatan penggantian alat ini, tentu saja pada

data kehilangan ;yang sudah tersimpan

sebelumnya. Yang berarti, tidak bisa meng-

entrykan data penggantian jika memang

sebelumnya tidak tercatat kehilangan.

Pencarian Data dengan NIM Kehilangan Alat pastilah telah terjadi

peminjaman sebelumnya. Sehingga untuk kasus

penggantin oleh individu disediakan pencarian

dengan focus kepada Data praktikannya.

Halaman pengantian, diawali dengan entry NIM

praktikan terkait. System akan mencari data

praktikan, dan mencari data peminjaman alat

yang dimiliki oleh praktikan tersebut.

Jika NIM yang di inputkan keliru, maka data

praktikan juga tidak akan muncul. Sehingga NIM

adalah kunci utama untuk menemukan data

praktikan.

Data praktikan yang pernah melakuakn

peminjaman akan muncul pada bagian kiri,

dengan link ekhilangan untuk menge-check ada

tidaknya kehingan.

Tersedia tombol “Set Penggantian” untuk

mengatur catatan pengggantian alat. Tombol

tersebut akan mebukan halaman penggantian

alat.

38

Penggantian alat yang telah dirusakkan/

dihilangkan, dicatat dengan mengisi jumlah

penggantian alatnya. Maksimal jumlah

penggantian alat adalah sejumlah alat yang

dihilangkan/dirusakkkan.

Pencarian Data Dengan Status Pencarian data kehilangan bisa dengan pencarian

data yang lebih advance, yaitu melalui membukan

daftar data penggntian dan kehilangan.

Sisi sebelah Kiri

Sisi sebelah kiri adalah data data kehingan dari

semua kasus kehilangan oleh praktikan yang

tealh tercatat.

Yang perlu diperhatikan adalahlink kehilangan,

link ini akan berwarna kuning, jika ada

kehilangan/kerusakan alat yang belum diganti.

Dana kau berubah menjadi abu-abu jika sudah

diganti / lunas.

Sisi sebelah kanan

Sisi kanan berisi data rinci alat yang hilang

berikut informasi jumlah yang telah diganti. Baik

sudah selesai diganti atau belum selesai, data

akan tetap tampil.

Juga tombol “set penggantian” untuk mebukan

form penggantian alat.

39

Pencarian Data Dengan Mode Advance Secara lengkap seluruh filter pencarian bisa

dipanggil dengan menekan link Expand.

Filter-filter ini akan menyaring daftar kehilangan

catatan kehilangan alat. Dengan informasi

pencarian,

Nama Praktikan, yaitu nama ketika melakukan

peminjaman.

Status, berisi data selesai, dan belum diganti. Jika

proses yang akan dilakukan akan peng-update-an

data maka perlu untuk memanggil data

kehilangan yang sudah diganti.

Lab, filter berdasarkan kelompok laboratorium.

Tanggal mulai dan tanggal selesai sekaligus

membatasi langsung waktu pencarian.

MENGELOLA DATA PRAKTIKAN Pencatatan peminjaman bahan lab dan alat lab

oleh praktikan selama oprasional dari program

Lablog, akan menghasilkan data perrgerakan

STOk dan data Konsumsi bahan lab dan alat lab

oleh praktikan.

Proghram Lablob juga menyediakan pengelolaan

data Praktikan secara langsung, dan bisa

dimanfaatkan lebih optimal.

Mencari Data Praktikan Daftar seluruh praktikan baik yang dicatat

melalui proses peminjaman bahan/alat, atau pun

data praktikan yang ditambahkan secara manual

pada menu praktikan, semuanya tersimpan

serbagai database praktikan.

40

Pencarian data praktikan, misalnya karena ingin

menelusuri catatan pemakaian bahannya, bisa

menggunakan dua filter,

Nama Praktikan

NIM Praktikan

Kedua entitas pencarian tersebut perlu

diperhatikan saat meng-input data praktikan.

Seperti diketahui agar kemudian hari,

memudahkan untuk pencarian Datanya.

Kumulasi Konsumsi Bahan dan Alat Setiap data praktikan memiliki link menuju

halaman yang lebih rinci tentang konsumsi bahan

dan kumulasi peminjaman alat lab nya.

41

Nilai yang tertera adalah nilai kumulatif, Yang

artinya merupakan resume dari kegiatan

peminjaman/pemakaian selama ini.

Informasi detail ada padat halaman “view detail”

untuk haban dan alat.

Catatan pemakaian bahan lab Lihat laporan kegiatan praktikan.

Catatan peminjaman Alat lab Lihat laporan kegiatan praktikan.

Menambahkan praktikan baru Menambahkan praktikan baru, seperti

penambahan data lainya pada program Lablog,

yaitu melalui tombol [+]. TOmbol ini akan

membawa kepada form penambahan praktikan

baru.

Data praktikan, ada yang sifatnya mandatory,

atau harus terisi, Yaitu:

No Induk Praktikan, NIM

Nama Praktikan.

Kedua data ini adalah data yang

merepresentasikan data praktikan itu sendiri.

42



update.






MENFAATKAN INFORMASI LAPORAN Sebuah Sistem dinilai dari seberapa besar manfaat

solusi terhadap permasalahan, dan keakuratan

menyediakan informasi. Secara umum mampu

memberikan informasi dengan akurat mengenai

status ketersedian bahan lab, dan Status stok

inventaris Alat lab-nya.

Informasi yang sifatnya pelacakkan, seperti data

kegiatan praktikan merupakan nilai tambah akibat

pencatatan yang detail terhadap pemakaian bahan lab

oleh praktikan.

MELIHAT STOK BAHAN Melihat stok Bahan tersedia pada menu

Pelaporan. Inforamsi Stok adalah Informasi

minimum yang harus dimiliki system pencatatan

bahan logistic.

Stok Bahan disa diakses melalui menu tock

Bahan. Terdapat navigasi sesuai

pengelompokkan bahan, seperti bahan padat,

bahan cari, bahan Gas, Media lainya.

Berpindah dari kelompok bahan ke kelompok

lainnya dengan meng-click tabulasi kelompok

bahan.

43

Penggunaan perbedaan warna, hitam dan abu-

abu untuk membantu membedakan stok yang

kosong dengan yang tersedia.

Jika ingin melihat rincian pergerakan stok bahan

dari hari ke hari dapat membuka halaman stok

opname melalui link “stop opname”, Atau

membuka secara madiri menu stok Opname.

MELIHAT PERGERAKAN STOK BAHAN (STOCK

OPNAME) Dengan Fitur Stok Opname kita bisa mengikuti

pergerakan Stok bahan dari tanggal ke tanggal.

Sehingga jika ditemukan anomaly lebih

memudahkan untuk menelusurinya.

Mencari bahan dan periode Opname Untuk mendapatkan data pergerakan stok bahan

tertentu, kita harus menggunakan inputan filter.

Nama bahan, akan membantu mengusulkan

nama-nama bahan ketika di-entrykan sejumlah

text nama bahan.

Dilanjutkan dengan memilih Periode yaitu

menetukan bulan dan tahun berapa catatan

pergerakan stok bahan yang akan di lihat.

44

Sisi sebelah kiri

Sisi kiri akan menampilkan bahan lab yang

ditemukan. Informasi Lengkap berikut dengan

Stok terakhir dalam satuan kecil dan satuan

besar.

Sisi sebelah Kanan

SIsi kanan berisi inforamsi pergerakan stok

bahan, setiap kali terjadi transaksi pergeseran

nilai. Tetapi hanya nilai kumulasi pergeraknnya

dan saldonya.

Untuk info lebih rinci lagi, hingga ke data

transaksionalnya bisa dibuka lagi dengan tombol

“search” di setiap baris data.

Aksi tersebut akan membuka halaman aliran

Bahan pertanggal yang dimaksud. Akan tetapi

dari halaman ini juga dissediakn untuk

mengganti tanggal jika ingin melihat data pada

tanggal lain.

45

MELIHAT INFORMASI INVENTARIS ALAT Informasi inventaris alat adalah inforamsi

ketersediaan Alat lab, seperti halnya stok bahan-

bahan lab.

Inventaris ALat lab merekam semua kegiatan

pengadaan, kerusakan, kehilangan oleh praktikan

dan me-resume menjadi data ketersediaan Alat

lab status terakhir.

ika ingin melihat rincian pergerakan Alat dari

hari ke hari dapat membuka melalui link “view

Inventasis Movement”.

MELIHAT PERGERAKAN INVENTARIS ALAT Melalui link invetaris movement, akan di

munculkan halaman yang berisi filter data. Filter

ini akan secara default terisi dengan informasi

yang diperoleh dari halaman sebelumnya. Pilihan

Alat lab yang dimaksud, dan periode terakhir

pergerakan yang tercatat pada system.

46

Sisi sebelah kiri

Sisi kiri akan menampilkan alat lab yang

ditemukan. Informasi Lengkap berikut dengan

ketersediaan terakhir.

Sisi sebelah Kanan

SIsi kanan berisi informasi pergerakan inventaris

alat lab, setiap kali terjadi transaksi pergeseran

nilai. Tetapi hanya nilai kumulasi pergeraknnya

dan saldonya.

Untuk info lebih rinci lagi, hingga ke data

transaksionalnya bisa dibuka lagi dengan tombol

“search” di setiap baris data.

MEMERIKSA INFORMASI KEGIATAN PRAKTIKAN Program Lablog memiliki catatan terhadap

semua pemakaian Bahan dan alat lab oleh

praktikan. Setiap kali terjadi kerusakan Alat oleh

praktikan. Dan apakah kehilangan itu diganti atau

diabaikan. Semua catatan tersebut secara rinci

tersimpan pada system Lablob.

Untuk mengakes informasi ini, perlu membuka

halaman Kegiatan Praktikan.

Sebagai navigasi utama adalah filter

menggunakan pencarian NIM praktikan. NIM ini

akan membuka apakah tersedia data atau tidak.

Kesalahan dalam meng-entri-kan data NIM akan

menyebabkan tidak ditemukannya data.

47

Data praktikan yang muncul sesuai dengan NIM

yang diinputkan pada kolom pencarian. Pada sisi

kanan tertera catatan pemakaian bahna-bahan

lab semala ini.

Untuk melihat catatan Peminjaman Alat, dengan

membuka tabulasi Peminjaman Alat yang ada

diatas sebelah kiri.

Catatan Peminjaman Alat mereka secara rinci

semua Inforamsi terkait peminjaman. Tanggal

peminjaman, jumlah alat yang digunakan dan jika

terjadi kerusakan alat/ kehilangan alat, catatan

ini juga menampilkan lengkap beserta jumlah

penggantiannya.

MELIHAT INFORMASI KUMULASI PRAKTIKAN Setiap data praktikan memiliki link menuju

halaman yang rinci tentang konsumsi bahan dan

kumulasi peminjaman alat lab nya. Melaui menu

Daftar Praktikan, bisa ditelursuri lebih lnajut

informasi praktikan tersebut.

Nilai yang tertera adalah nilai kumulatif, Yang

artinya merupakan resume dari kegiatan

peminjaman/pemakaian selama ini.

Informasi detail ada padat halaman “view detail”

untuk haban dan alat.

48

Catatan pemakaian bahan lab Lihat laporan kegiatan praktikan.

Catatan peminjaman Alat lab Lihat laporan kegiatan praktikan.

49

CREDIT POINT AND SUPPORT

Please feel free fo contact the creator of the

Program.

AQGE PRIWIBOWO [email protected]

www.facebook.com/aqgep

www.twitter.com/aqgepriwibowo

0821-3844-1106

mailto:[email protected]

http://www.facebook.com/aqgep

http://www.twitter.com/aqgepriwibowo

aplkasi pengelolaan data pemakaian bahan dan peminjaman ...aspak.net/download/manual - laboratorium...

Documents