amplexor seminar emc documentum - euroscript college bescherming persoonsgegevens case
DESCRIPTION
Amplexor seminar EMC Documentum - euroscript College Bescherming Persoonsgegevens case by Karlijn Oosterbaan en Marco van SchaijkTRANSCRIPT
EMC D2, a case study: Dutch Data Protection Authority
24 April 2014Marco van Schaijk Karlijn [email protected] [email protected]
What is D2?
Project Data Protection Authority (CBP in Dutch), The Hague, Netherlands
– Introduction– Project approach– Demonstration
Agenda
© euroscript | euroscript Delt Netherland | slide 2
© euroscript | euroscript Delt Netherland | slide 3
© Copyright 2011 EMC Corporation. All rights reserved. 3
THE TRADITIONAL CONTENT
Application
USEREXPERIENCE
CONSISTENCY
EFFORT TOMAINTAIN
CONFIGURATIONTRADITIONAL
DEVELOPMENT
THE IDEAL CONTENT
© euroscript | euroscript Delt Netherland | slide 4
D2 D2-Config
A flexible, modern, widget-based, browser agnostic portal
provided to the end-users to manage content
A web application provided to the IT department to dynamically configure all the content management rules
© euroscript | euroscript Delt Netherland | slide 5
Contexts / Situations
Functional Parts of the application
(The “tools”)W
ood
en
fe
nce
Ikea
cup
board
Com
pute
r
Fire
wood
Hammer
Screw driver:x (large)x (small)- (large)- (small)
Saw
© euroscript | euroscript Delt Netherland | slide 6
College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) (=Data Protection Authority) in the Netherlands has the same public role asCommissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (CBPL) in Belgium
Situation:– Documentum WebTop with many customization– Outdated system (support is ending)– Users avoid the system when possible
▪ Bureaucratic system (too many mandatory fields)▪ Rigid, star workflow▪ System is not in line with daily processes▪ Entering data is time consuming, with too little in return▪ Many unused fields▪ Only used for the mandatory main process
– Process exceptions only via support department
Reuse of licenses and environment
Approach
DCTM core
D2 Configuratio
n
Voorbereiding
Implementatie
1. Kick-off meeting2. Preparation
– Requirements workshop (2 days)– Approach Plan ‘Installation Documentum
Core/Configuration D2’
3. Installation Documentum Core4. Configuration D2
– Configuration workshops (3 days)– Test preparation– Migration preparation
5. Implementation– Test – Migration– Training & deployment– Support– Dismantling old environment– Project evaluation
© euroscript | euroscript Delt Netherland | slide 7
Agenda of the day– 2 hours in the morning, 2 hours in the afternoon– Meanwhile time to think/process/lookup/configure
2 weeks in between workshops to configure next version
Discussions based on live demo environment (not on paper)
Business Experts are assisted by the euroscript team to implement the system according to their wishes
Workshops
© euroscript | euroscript Delt Netherland | slide 8
FastTrack workshop roles
Project/Workshop Leader
Business Consultant Business Expert (CBP)
Technical Expert
Requirements
Visualization of possibilities
Try and extend
functional possibilities
Req
uest
fu
nct
ion
alit
ies
Deliv
er fu
nctio
nalitie
s
Develop Functionalities
Explain
Translate into functionalities
Sco
pe &
Tim
eke
ep
ing
Scope & Timekeeping
Scope & Timekeeping • Facilitate• Make minutes• Timekeeping• Scope keeping
• Express requirements
• Explain business process & needs
• Implement functionality
• Clarify implementation complexity and (in)possibilities
• Challenge Business Expert on requirements
• Challenge Technical Consultant on possibilities
5-10x per workshop
© euroscript | euroscript Delt Netherland | slide 9
Summary FastTrack approach
Require-
ments analysi
s
Configure Test Deploy SupportWorkshops
Require-
ments analysi
s
Functional Design
TechnicalDesign Development Test Deploy Support
Trad
itio
nal
Fast-
track
months
Business expert End user
© euroscript | euroscript Delt Netherland | slide 10
Lessons learned CBP project
© euroscript | euroscript Delt Netherland | slide 11
FastTrack is the correct approach (Total project 4 months) Mandate…, but it needs to be used Deliver homework in time Project also results in a reflection of the level of standardization,
documentation and knowledge of the business processes Stable requirements Workflow is often not a user-friendly solution. A clear status overview
is preferred Define a clear Scope. When too big, split the project. User documentation should integrate Application Knowledge and
Process Knowledge Migration instead of upgrade Personal Workload Dashboard is important when not using workflows Code with the approval of the project Steering Committee
Main Process CBP
Signal is send to CBP Administration department or Telephonic Helpdesk creates the case Department manager assigns the task to Case Handler Case Handler processes the case Case is signed and archived Optional steps in the process (Structured Flexibility) Before the Case Handler can end case processing (Behandelen), the
system verifies if this allowed
StartAanmaken
dossierToedelen Behandelen Sluiten
Correspon-dentie
CollegeOverleg
Advies
Start gerela-teerd
dossier
Start gerela-teerd
dossier
Ondertekenen
Archiveren
Toedelen Behandelen SluitenToedelen Behandelen Sluiten ArchiverenAanmaken
© euroscript | euroscript Delt Netherland | slide 12
Structured Flexibility
Factors:– Number of cases a year;– Number of involved employees;– Education level of the employees;– Pressure on the department;– Process complexity and number of
process steps;– Speed and complexity of changes in
rules/law;– Organizational reasons;– Political reasons;– Time;– Budget. Because of the high Education- and Knowledge level of the team and the required
flexibility of the business process, the method was chosen to leave most case-decisions to the employee.
StartAanmaken
dossierToedelen Behandelen Sluiten
Correspon-dentie
CollegeOverleg
Advies
Start gerela-teerd
dossier
Start gerela-teerd
dossier
Ondertekenen
Archiveren
Case types CBP
© euroscript | euroscript Delt Netherland | slide 14
22 Main Groups 59 Case Types 4 optional processses Handling times &
Retention periods 4 handling departments
(+ supporting departments)
Nr. Hoofdindeling Code Omschrijving beh vern College Advies Corresp Ondert FO Priv. Publ. JZ1 Wetgevingsadviezen A2 Wetgevingsadvies BO 6 29
A3 Wetgevingsadvies Sterzaak 6 29 A4 Wetgevingsadvies Project 52 Av3 Volgdossier Wetgeving 52
2 Gedragscodes G3 Toetsing gedragscode Sterzaak 13 30 G4 Toetsing gedragscode Project 52
3 Reglementen H1 Toets reglement Wpolr FO 3 H2 Toets reglement Wpolr BO 3 H3 Toets- en ontw. Modelregl. Wpolr Sterzaak 3
4 Voorafgaand onderzoek VO1 Voorafgaand onderzoek FO 17 VO2 Voorafgaand onderzoek BO 17 39 VO3 Voorafgaand onderzoek Sterzaak 17 39
5 Voorlichtingsverzoeken V1 Voorlichting FO 9 42 V2 Voorlichting BO 9 42 V3 Voorlichting Sterzaak 9 42 V4 Voorlichting Project 52 Vi2 Advies op initiatief CBP 9 42 Vi3 Advies op initiatief CBP 9 42 VP2 Interviews, presentaties en artikelen BO 26 42 VP3 Interviews, presentaties en artikelen Sterzaak 9 42
6 Bijzondere gegevens BG2 Ontheffi ng bijzondere gegevens BO 4 BG3 Ontheffi ng bijzondere gegevens Sterzaak 4 44
7 Doorgifte derde landen DO2 Doorgifte (vergunning) derde landen BO 4 DO3 Doorgifte (vergunning) derde landen Sterzaak 4 47
8 Internationale zaken I1 Bijstand zusterorganisatie FO 9 46 I2 Bijstand zusterorganisatie BO 9 46 I3 Bijstand zusterorganisatie Sterzaak 9 46
9 Bemiddeling B1 Bemiddeling FO 14 48 B2 Bemiddeling BO 14 48 B3 Bemiddeling Sterzaak 14 48 R3 Advies Rechterlijke macht Sterzaak 26
10 Klachtenbehandeling K1 Klachtenbehandeling FO 16 48 K2 Klachtenbehandeling BO 16 48 K3 Klachtenbehandeling Sterzaak 16 48 K4 Klachtenbehandeling Project 52
11 Ambsthalve onderzoeken O2 Ambtshalve onderzoek BO 16 40 O3 Ambtshalve onderzoek Sterzaak 16 40 O4 Ambtshalve onderzoek Project 52 UR Repressief feiten vaststellend onderzoek FO 52 40
12 Handhaven/interventie BB3 Bestuurlijke boete Sterzaak 26 53 BD3 Bestuursdwang Sterzaak 26 52 LD3 Last onder dwangsom Sterzaak 26 52
13 Bezwaar en beroep BZ3 Bezwaarschrift Sterzaak 10 BR3 Beroepsschrift Sterzaak 52 55
14 WOB-verzoeken W0 Wob-verzoeken Bestandsbeheer 2 W1 Wob-verzoeken FO 2 43 W2 Wob-verzoeken BO 2 43 W3 Wob-verzoeken Sterzaak 2 43
15 Klachten over CBP IK3 Interne klachtenprocedure 10 54 17 Incasso IN2 Incasso bestuurlijke boete/dwangsom BO 12
IN3 Incasso bestuurlijke boete/dwangsom Sterzaak 12 55 18 Overig X1 Kennisnemen FO 1 42
X2 Kennisnemen BO 1 42 19 Meldingen M0 Meldingen Bestandsbeheer 10 54 20 Zienswijze VO3 Verzoek om zienswijze Sterzaak 12 21 Richtsnoer RS2 Richtsnoer BO 12 55
RS3 Richtsnoer Sterzaak 1 42 22 Frontoffi ce signalen SE1 FO signalen email 1 42
ST1 FO signalen telefoon 1 42
Zaaksoort Termijn Subprocessen Afdeling
Nr. Hoofdindeling Code Omschrijving beh vern College Advies Corresp Ondert FO Priv. Publ. JZ1 Wetgevingsadviezen A2 Wetgevingsadvies BO 6 29
A3 Wetgevingsadvies Sterzaak 6 29 A4 Wetgevingsadvies Project 52 Av3 Volgdossier Wetgeving 52
2 Gedragscodes G3 Toetsing gedragscode Sterzaak 13 30 G4 Toetsing gedragscode Project 52
3 Reglementen H1 Toets reglement Wpolr FO 3 H2 Toets reglement Wpolr BO 3 H3 Toets- en ontw. Modelregl. Wpolr Sterzaak 3
4 Voorafgaand onderzoek VO1 Voorafgaand onderzoek FO 17 VO2 Voorafgaand onderzoek BO 17 39 VO3 Voorafgaand onderzoek Sterzaak 17 39
5 Voorlichtingsverzoeken V1 Voorlichting FO 9 42 V2 Voorlichting BO 9 42 V3 Voorlichting Sterzaak 9 42 V4 Voorlichting Project 52 Vi2 Advies op initiatief CBP 9 42 Vi3 Advies op initiatief CBP 9 42 VP2 Interviews, presentaties en artikelen BO 26 42 VP3 Interviews, presentaties en artikelen Sterzaak 9 42
6 Bijzondere gegevens BG2 Ontheffi ng bijzondere gegevens BO 4 BG3 Ontheffi ng bijzondere gegevens Sterzaak 4 44
7 Doorgifte derde landen DO2 Doorgifte (vergunning) derde landen BO 4 DO3 Doorgifte (vergunning) derde landen Sterzaak 4 47
8 Internationale zaken I1 Bijstand zusterorganisatie FO 9 46 I2 Bijstand zusterorganisatie BO 9 46 I3 Bijstand zusterorganisatie Sterzaak 9 46
9 Bemiddeling B1 Bemiddeling FO 14 48 B2 Bemiddeling BO 14 48 B3 Bemiddeling Sterzaak 14 48 R3 Advies Rechterlijke macht Sterzaak 26
10 Klachtenbehandeling K1 Klachtenbehandeling FO 16 48 K2 Klachtenbehandeling BO 16 48 K3 Klachtenbehandeling Sterzaak 16 48 K4 Klachtenbehandeling Project 52
11 Ambsthalve onderzoeken O2 Ambtshalve onderzoek BO 16 40 O3 Ambtshalve onderzoek Sterzaak 16 40 O4 Ambtshalve onderzoek Project 52 UR Repressief feiten vaststellend onderzoek FO 52 40
12 Handhaven/interventie BB3 Bestuurlijke boete Sterzaak 26 53 BD3 Bestuursdwang Sterzaak 26 52 LD3 Last onder dwangsom Sterzaak 26 52
13 Bezwaar en beroep BZ3 Bezwaarschrift Sterzaak 10 BR3 Beroepsschrift Sterzaak 52 55
14 WOB-verzoeken W0 Wob-verzoeken Bestandsbeheer 2 W1 Wob-verzoeken FO 2 43 W2 Wob-verzoeken BO 2 43 W3 Wob-verzoeken Sterzaak 2 43
15 Klachten over CBP IK3 Interne klachtenprocedure 10 54 17 Incasso IN2 Incasso bestuurlijke boete/dwangsom BO 12
IN3 Incasso bestuurlijke boete/dwangsom Sterzaak 12 55 18 Overig X1 Kennisnemen FO 1 42
X2 Kennisnemen BO 1 42 19 Meldingen M0 Meldingen Bestandsbeheer 10 54 20 Zienswijze VO3 Verzoek om zienswijze Sterzaak 12 21 Richtsnoer RS2 Richtsnoer BO 12 55
RS3 Richtsnoer Sterzaak 1 42 22 Frontoffi ce signalen SE1 FO signalen email 1 42
ST1 FO signalen telefoon 1 42
Zaaksoort Termijn Subprocessen Afdeling
Nr Department
..1 Frontoffice
..2 Backoffice (3 departments)
..3 “Sterzaak” (Board)
..4 Project
Example process: Telephonic Helpdesk Form
Customer calls CBP Helpdesk employee registers case Helpdesk employee is automatically Case Handler (No assignment) Case can directly be closed or goes to “In Process” (Behandelen) It is possible to request Advice from other departments
© euroscript | euroscript Delt Netherland | slide 15
Example Process: Self-Initiated Investigation (Ambtshalve onderzoek)
Start case Administration creates the case in the system Department manager assigns the case Correspondence (e.g. letters, case-approach-plan, findings,
decisions) Request advice College meeting (Central decision making authority) Approval from Department Head & Meeting Member
© euroscript | euroscript Delt Netherland | slide 16
Contexts / Situaties
Onderdelen van de applicatie
Tel. H
elp
desk
C
ase
Self init
iate
d
invest
igati
on
Ad
vic
e t
o t
he
min
iste
r
Com
pla
int
Code o
f co
nduct
Fine
… (
59 t
ypes)
Menu optionsAdviceCentral Meeting
Workflow optionsStart AssigningStart ProcessingStart ClosuringSign the case
Available templatesCase Approach planLetter of ReceiptFormal Decision
Configuration Architecture
© euroscript | euroscript Delt Netherland | slide 17
Demo Self Initiated investigation (=Ambtshalve Onderzoek)
