administracion contractual
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INTRODUCCION
La Administración Contractual es un tópico,poco tratado en nuestro medio, y que viene aser el adecuado, o correcto manejo de uncontrato suscrito entre las partes celebrantes,en todos sus aspectos de forma y fondo.
IMPORTANCIA O C
DE LA ADMINISTRACION DE LA ADMINISTRACION
CONTRACTUAL
La importancia de la Administración ContractualLa importancia de la Administración Contractualse refleja, a que en mérito a su manejo; uncontrato desde su inicio puede llevarsecontrato, desde su inicio, puede llevarsesatisfactoriamente, con resultados óptimos, y enlos casos en que el contrato se encuentre conlos casos en que el contrato se encuentre conproblemas, puede, pasar a ser rentable yrecuperar los atrasos con el cumplimento de losrecuperar los atrasos, con el cumplimento de losobjetivos, fin común de las partes.
L á ti d d d d i i t ióLa práctica de una adecuada administracióncontractual, no está limitada a las empresas
t ti t i t bié l E tid dcontratistas, sino también a las Entidadescontratantes.
La Administración Contractual no es tarea del i iuna sola persona, se requiere un equipo
comprometido.
El objetivo principal de un contrato teniendoEl objetivo principal de un contrato, teniendocomo actores, al Contratista, Supervisor, yEntidad Pública o Privada; es cumplir con losEntidad Pública o Privada; es cumplir con losobjetivos señalados en dichos Contratos.
Una adecuada Administración Contractual,reduce los riesgos y mejora la calidad yreduce los riesgos y mejora la calidad yrentabilidad de los proyectos.(Entidad Pública, oPrivada, contratista).Privada, contratista).
GESTIÓN DE UNA ADMINISTRACIÒN CONTRACTUALCONTRACTUAL
La participación de una adecuada AdministraciónLa participación de una adecuada AdministraciónContractual, es necesaria en todas las etapas deun proyecto como sería desde la etapa de laun proyecto, como sería desde la etapa de laConvocatoria, proceso de selección, firma delContrato, ejecución, y liquidación, cuidando losContrato, ejecución, y liquidación, cuidando losaspectos de forma y fondo.
Un sabio Ingeniero, conocido nuestro, decía :Un sabio Ingeniero, conocido nuestro, decía :
“ Aquellos que dedican su vida a la ingeniería, esAquellos que dedican su vida a la ingeniería, esprobable que tomen contacto con casi todas lasfases de la actividad humana. No sólo necesitanfases de la actividad humana. No sólo necesitantomar decisiones importantes sobre loslineamientos mecánicos de las estructuras yea e tos ecá cos de as est uctu as ylas máquinas, sino, además se ven confrontadoscon problemas de reacciones humanas ante elco p ob e as de eacc o es u a as a e euniverso, y constantemente involucrados enproblemas legales, económicos yp g , ysociológicos “.
HARDY - CROS (1885-1959)( )
“ Ingenieros y las Torres de Marfil “
Editorial McGRAW-HILL Interamericana Editores S.A. 1999.
AMBITO DE ACCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN CONTRACTUALADMINISTRACIÓN CONTRACTUAL
La Administración Contractual tiene un amplioLa Administración Contractual, tiene un amplioámbito de acción, sin embargo de acuerdo ala experiencia desarrollada se ha estimadola experiencia desarrollada, se ha estimadoagruparla en 04 campos de acción, los cualespueden adecuarse de acuerdo a laspueden adecuarse de acuerdo a lasnecesidades de cada caso:
• 1.- Diagnóstico y Control Preventivo
• 2.- Administración Contractual de lostemas más relevantes en una obratemas más relevantes en una obra
• 3.- Conciliación y Arbitraje
4 Administración y Gestión de la• 4.- Administración y Gestión de lacorrespondencia contractual.
1.- Diagnóstico y Control Preventivo
Revisión General del Expediente Técnico.
Visitas a obra, al inicio y durante la ejecucióndel contrato, identificando los riesgos y puntoscríticos, a fin de formular oportunamente lasacciones para mejorar la capacidad y eficienciade la gestión del contrato, tomando lasdecisiones más convenientes en los momentosoportunos.
• 2.- Administración Contractual delos temas más relevantes en una obralos temas más relevantes en una obra
TOPICOS PRELIMINARESTOPICOS PRELIMINARES
Contrato, Contrato de Obra Pública.
Rescisión de Contrato
Resolución de Contrato
Contrato, Contrato de Obra Pública
El Código Civil.g
“ Art. 1351° Noción de ContratoEs el acuerdo de dos o más partes paracrear, regular, modificar o extinguir unarelación jurídica patrimonial. “
Sin duda, el contrato administrativo másimportante, es el de Obra Pública, que sediferencia por el uso de los fondos públicos.
Es muy importante conocer, leer, el contrato, asícomo las Bases de Licitación Integradas,Términos de Referencia (TDR), Convenios,Expediente Técnico, etc; documentos que sedebe tomar en cuenta en la AdministraciónContractual, ya que fijan las pautas de loscompromisos de las partes que hay que cumplir.
Rescisión y Resolución, de Contrato.y
Es un punto que merece una aclaración para sup q pcorrecto empleo en todas las comunicacionesescritas y verbales.y
Se trae a colación, ya que se nota confusión, enyasientos de cuaderno de obra y comunicacionesescritas, tanto de algunas Entidades como deContratistas.
Ver Artículos 1370° y 1371° del Código Civil.
“ Artículo 1370°.- Rescisión Artículo 1370 . Rescisión
La rescisión deja sin efecto un contrato porLa rescisión deja sin efecto un contrato por causal existente al momento de celebrarlo”
“ Artículo 1371°.- Resolución
La resolución deja sin efecto un contrato válido por causal sobreviviente a su á do po causa sob e e e a sucelebración. “
NOTA.- RULCOP, CONSTITUCIÓN POLITICA
Siguiendo el orden del Reglamento losSiguiendo el orden del Reglamento, lostemas más relevantes a administrar en elcontrato de obra serían entre otros:contrato de obra, serían entre otros:
Requisitos adicionales para la firma del contrato de obra Art. 183, item 3del contrato de obra Art. 183, item 3
Inicio del plazo de ejecuciónp j
Adelantos, amortizaciones
Residente de obra
Inspector/Supervisor
A t ió d O iAnotación de Ocurrencias
Consultas
Valorizaciones y Metrados
Reajustes
Discrepancias de Valor. y Metrados
Ampliaciones de Plazo Art. 200°, 201°
D Ej ió d ObDemoras en Ejecución de Obras
I t ió E ó iIntervención Económica
P t i Adi i lPrestaciones Adicionales Art. 207°
Resolución de Contrato
Recepción de Obras y plazos
LiquidaciónConciliación y Arbitraje
Ampliaciones de plazo.- Art. 200°, 201°p p
Es el tema que genera más arbitrajes. Se haq g jmodificado, con añadidos como :
Que modifiquen la ruta critica del progr. deejec. de “…obra vigente al momento de laj gsolicitud de ampliación. “ Comentario
El superv. Informa, y lo remite 7 días máx., laentidad resolverá sobre dicha ampl. ynotificará en un plazo máx. de 14 días. Antesdecía que, emitirá resolución, y con un plazomáximo de 10 días.
Comentario al Art. 183° del Reglamento.-Comentario al Art. 183 del Reglamento.
En las Ampliaciones de Plazo, una de lasEn las Ampliaciones de Plazo, una de lascausales más frecuentes, es el de lluvias; apartir de ahora, tiene una modificación.partir de ahora, tiene una modificación.
Ya no se menciona que el CAO, sustentadoa o se e c o a que e C O, suste tadoen el PERT-CPM (item 3) :
“.…deberá considerar la estacionalidadclimática propia del área donde se ejecutep p jla obra, cuando corresponda. “ Comentario
Para las ampliaciones de Plazo, es muyPara las ampliaciones de Plazo, es muyimportante llevar un archivo y registroordenado y clasificado de la documentaciónordenado y clasificado de la documentaciónemitida y recibida, correos electrónicos,asientos de cuaderno de obra; en archivo físicoasientos de cuaderno de obra; en archivo físicoy digital.
Se recomienda organizar un archivo depronunciamientos, directivas, y otros referidosp o u c a e os, d ec as, y o os e e dosa la causal de la ampliación de plazo. Comentario
Se recomienda llevar un Cuadro de Control de“ Asientos referidos a la causal”.
Prestaciones Adicionales A t ° 207Prestaciones Adicionales.- Art.° 207
Se han eliminado los 30 d de anticipación a laSe han eliminado los 30 d. de anticipación a laejecución, con la que debía realizarse laanotación o por el contratista o por elanotación o por el contratista, o por elsupervisor.
Ahora no hay plazo de anticipación, elsupervisor debe comunicar a la entidad lasupervisor debe comunicar a la entidad lanecesidad de elaborar el exp. Tec. de laPrestac Adic de obra tampoco le dan plazoPrestac. Adic. de obra, tampoco le dan plazo.
Antes se tenían 10 días del contratista 10 díasAntes se tenían 10 días del contratista, 10 díasdel supervisor para remitirlo, y los 10 días dela entidad para emitir resolución aprobatoria yla entidad para emitir resolución aprobatoria, ysi demoraba, podía ser causal de ampliación deplazoplazo.
Ahora no hay plazo para el contratista yAhora, no hay plazo para el contratista, yconcluida la elaboración del expedientetécnico el supervisor tiene 14 d para quetécnico, el supervisor tiene 14 d. para queemitir informe, pronunciándose sobre laprocedencia de la ejec de la prestac adic deprocedencia de la ejec. de la prestac. adic. deobra. La entidad tiene 14 d., y la demora de laentidad en emitir y notificar podrá ser causal deentidad en emitir y notificar, podrá ser causal deampl. de plazo.
La entidad debe definir si la elaboración del Exp.La entidad debe definir si la elaboración del Exp.Téc. de la prestación adicional de obra, estará a sucargo, a cargo de un consultor externo, o a cargocargo, a cargo de un consultor externo, o a cargodel contratista en calidad de prestación adicionalde obra.de obra.
Para dicha definición la entidad debe tener ena a d c a de c ó a e t dad debe te e econsideración, la naturaleza, magnitud,complejidad, entre otros aspectos relevantes deco p ej dad, e e o os aspec os e e a es dela obra principal, así como la capacidad técnicay/o especialización del contratista cuando se ley pencargue a éste la elaboración del Exp. Tec.C t iComentario
Con la modificación al Reglamento, hay unCon la modificación al Reglamento, hay untiempo que llevará el proceso de selecciónque encargue a un consultor, el tiempo deque encargue a un consultor, el tiempo deelaborac. y aprobación. Si lo hace la entidad,el tiempo que le demandaría organizar,el tiempo que le demandaría organizar,elaborar y aprobar. Ahora, ¿son susfunciones?, ¿qué va a hacer CGR ?u c o es , ¿qué a a ace CG
¿ Algún contratista querrá hacerlo ?. ¿Y si lo¿ gú co a s a que á ace o ¿ s ohace, ¿Serían dos Prestaciones Adicionales,una de Consultoría, y otra de Obra?. ¿ Y los, y ¿plazos adicionales ?
•Como se puede apreciar, dicho Art°, se haComo se puede apreciar, dicho Art , se hamodificado, con buena intención, pero conserias contradicciones, y vacios, que va aserias contradicciones, y vacios, que va agenerar más controversias, más arbitrajes.
• Las Prest. Adic., no son arbitrables (Art° 41 Ley).
• Las Prestaciones Adicionales pueden serdenegadas por la Entidad.de egadas po a dad
• Son pasibles de sanciones que van hasta losp qjuicios civiles y penales.
Para poder arbitrarlos, los contratistas, estánPara poder arbitrarlos, los contratistas, estánestilando hacer : “ conversiones “ a :
i) Consultas, que se derivan en arbitrajes, y
ii) Generar el arbitraje por EnriquecimientoIndebido, Enriquecimiento Ilícito, odeb do, quec e to c to, oEnriquecimiento sin causa, y
iii) Las nuevas posibilidades que brinda lamodificación al Reglamento.g
Para las Adicionales, también se debe llevarPara las Adicionales, también se debe llevarun adecuado Sistema de archivo físico y digitalde los asientos de cuaderno de obra,de los asientos de cuaderno de obra,absoluciones, cartas, pronunciamientos,directivas, etc.directivas, etc.
De la misma manera, se recomienda elaborare a s a a e a, se eco e da e abo aun “ Control de Asientos “, de los plazosmáximos, y acciones a seguir, en el caso deá os, y acc o es a segu , e e caso dedenegaciones, o demoras.
Resolución de Contrato
Es es otro de los temas con mayor cantidad deArbitrajes, y sobre el cual también se hacej yimportante tener todo el acervo documentariogenerado, debidamente ordenado, y clasificado,g ypara afrontar esta esta Etapa.
En todos los casos mencionados tanto losEn todos los casos mencionados, tanto losproyectistas, supervisores, ejecutores, yEntidades al mantener un sistema adecuadoEntidades, al mantener un sistema adecuadode administración contractual, harán posibleque cualquier trámite tenga el debido sustentoque cualquier trámite tenga el debido sustento,que permita cumplir los objetivos comunes, yhaga frente a cualquier acción de control ohaga frente a cualquier acción de control, oprocesos de arbitraje.
BREVES COMENTARIOS A LA LEY DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONESCONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DEL ESTADO Y SU REGLAMENTO
Ley de Contrataciones y Adquisiciones del y y qEstado y su Reglamento.
Es el documento normativo que regula loscontratos de obras publicas, y que debe tener unap y qmención “ honrosa “, por lo complicado que es,agrupando los Bienes y Servicios, Consultoría, yg y yObras, complicándose más, cada vez que semodifica, o deroga, para cambiarlapermanentemente, por lo que también debe tenerun “ record Guines mundial “, por ser la Ley quemas se modifica.
Como ya lo hemos referido, recientemente seComo ya lo hemos referido, recientemente seha modificado, en aspectos de forma y fondo,con vigencia a partir del 20.09.12.con vigencia a partir del 20.09.12.
Ya ha empezado a ser observada, y reclamadaYa ha empezado a ser observada, y reclamadapor quienes tenemos que convivir laboralmentecon ella.co e a
El CIP-Lima también se ha pronunciado conC a a b é se a p o u c ado coobservaciones, que se han hecho públicas.
Sin embargo, es la norma vigente, y tenemosque cumplirla.q p
• 3.- Conciliación y Arbitraje
Es un tópico a tratar con mayor detenimientoEs un tópico a tratar con mayor detenimiento,porque abarca todas las partes de un contrato,que generan controversiaque generan controversia.
Más aún por las recientes modificaciones a laMás aún, por las recientes modificaciones a laLey y el Reglamento, en temas del LaudoArbitral las Sanciones que se han incrementadoArbitral, las Sanciones que se han incrementadoa los Arbitros. Otros temas sobre los Consorcios,empresas extranjeras caducidad de solicitud deempresas extranjeras, caducidad de solicitud dearbitraje, en fin, temas que llevaría más tiempodesarrollarlos por lo que nos centraremos endesarrollarlos, por lo que, nos centraremos enlas recomendaciones más importantes en unarbitrajearbitraje.
E i t té i l l b ió d itExisten técnicas para la elaboración de escritos quesustentan las Demandas Arbitrales, y
t t i dif didcontestaciones, que son poco difundidas,encontrándonos con escritos extensos, repetitivas,o con demasiado tecnisismoo con demasiado tecnisismo.
Debe existir un apoyo Técnico Legal a exclusividadDebe existir un apoyo Técnico-Legal a exclusividad,en todo el proceso arbitral, para transmitir yconsolidar los argumentos que sustentan lasconsolidar los argumentos que sustentan lasDemandas, y Contestaciones.
Para elaborar los escritos y adjuntar losPara elaborar los escritos y adjuntar lossustentos; es necesario haber llevado unaadecuada y ordenada, gestión de laadecuada y ordenada, gestión de ladocumentación generada.
Para el caso de las Entidades, las contestacionesde las demandas arbitrales, sugiero debende as de a das a b t a es, sug e o debeincluirse en las obligaciones de las supervisiones,y si están establecidas, hacerlas cumplir.y s es á es ab ec das, ace as cu p
Se reitera, no emplear un lenguaje demasiadoSe reitera, no emplear un lenguaje demasiadocomplicado tecnicamente, repetitivo, ni extenso,recordando que el Tribunal está compuesto, enrecordando que el Tribunal está compuesto, ensu mayoría, por abogados.
La permanente capacitación en estos temas esmuy importante.uy po ta te
Caso contrario contratar los servicios deCaso co a o co a a os se c os deespecialistas en arbitrajes, especialidad que hasurgido últimamente.g
Ad i i ió G ió d l4.- Administración y Gestión de laCorrespondencia Contractual.p
Como ya lo hemos indicado consiste enComo ya lo hemos indicado, consiste enadministrar adecuadamente la correspondenciade entrada y salida; llevando un buen Archivode entrada y salida; llevando un buen Archivofísico y digital.
Se debe designar a una persona, o una oficinadedicada a dicha labor de coordinación con eldedicada a dicha labor de coordinación, con elapoyo de los especialistas en cada materia.
Elaborar un Cuadro de Control y Seguimiento detoda la documentación que incluya los asientostoda la documentación, que incluya los asientosde cuaderno de obra.
Se recomienda el uso de Cartas Tipo (formatos)Se recomienda el uso de Cartas Tipo (formatos),que contengan consideraciones contractuales, delos tramites cotidianos por ejemplo cartas delos tramites cotidianos, por, ejemplo cartas devalorizaciones, informes de obra, cartas fianzas,etcetc.
En la recepción de los documentos es muyEn la recepción de los documentos es muyimportante consignar los folios, en números yletras el día la hora y otros detalles descriptivosletras, el día la hora, y otros detalles descriptivos,como el folder, color, etc.
ALGUNAS RECOMENDACIONES DEALGUNAS RECOMENDACIONES DEADMINISTRACION CONTRACTUAL
Para el desarrollo de un contrato consultoría, uobra en los sustentos de las solicitudes deobra, en los sustentos de las solicitudes deAmpliaciones de Plazo, Modificaciones deProyectos Prestaciones AdicionalesProyectos, Prestaciones Adicionales,controversias sobre metrados, valorizaciones,paralizaciones temporales de obra etc separalizaciones temporales de obra, etc., serequiere poner atención, sin carácter limitativo,a los siguientes puntos :a los siguientes puntos :
RESIDENTE DE OBRA – SUPERVISOR/ INSPECTOR
Son los actores directos en las obras, quienesqdeben ejecutarlas y supervisarlas, bajo lasrigurosas exigencias del Expediente técnico.g g p
Sin embargo, existe aún la creencia que elg qResidente y el Supervisor, solo deben actuar enen estricto cumplimiento al expediente técnico,p psin importar la aplicación de ningúnprocedimiento ni normatividad contractual.p
El manejo de la parte administrativa, es pocoEl manejo de la parte administrativa, es pocotratada, y es por eso que en muchos casos, sellegan tener asientos de cuaderno de obra :llegan tener asientos de cuaderno de obra :innecesarios, con consultas fuera de plazo, osin efectuarlas nunca, más aún sin el registrosin efectuarlas nunca, más aún sin el registroordenado y clasificado, en físico y digital; asícomo las cartas que se generan; restando elco o as ca tas que se ge e a ; esta do ederecho a solicitar ampliaciones de plazo,adicionales, etc, debidamente sustentados.ad c o a es, e c, deb da e e sus e ados
Por parte de la supervisión, no se absuelvep p ,adecuada y oportunamente las consultas, onunca se absuelven, o no derivan al,proyectista, etc
CALENDARIO DE AVANCE DE OBRACALENDARIO DE AVANCE DE OBRA .-
Que en buena cuenta viene a ser el GANTTQue en buena cuenta viene a ser el GANTT -PER CPM, Calendarios Valorizados.
Es un punto de partida de suma importancia quea veces no se toma en cuenta o no se le daa veces no se toma en cuenta, o no se le daimportancia, tanto en su contenido técnico, y losaspectos de forma pero que influye en losaspectos de forma, pero que influye en losresultados de la obra.
Problemas más frecuentes en los CAOs
Contratista
Presentan CAOs, prácticamente, sin RutapCritica, perjudicándose a si mismos.
No consideran partidas criticas, a lasactividades, más importantes en determinadotipo de obra, perjudicando al contratista.
Se carga en demasía, trabajos en un solomes.
Tiene demasiadas Rutas Criticas,convirtiendo el CAO, en un manto rojo,tratando de obtener mayores ventajas cony jampliaciones de plazo.
Entidad, Supervisión
Aprueban Estructuras de Presupuestos yProgramaciones de obra del Proyectista, sinun orden secuencial de construcción.
No revisan los CAO, y se aprueban en lasmismas condiciones presentadas por elcontratista.
Demoran en revisarla, o aprobarla,Demoran en revisarla, o aprobarla,iniciándose la obra, sin CAO aprobado.
El supervisor no acepta el CAO delContratista, elabora su propio CAO, y seContratista, elabora su propio CAO, y segenera controversia, sobre un punto quesupuestamente debe regular el avance desupuesta e te debe egu a e a a ce deobra.
La supervisión, no apertura un archivoordenado de las versiones del CAO, que e van, qoriginando con las revisiones y modificaciones,provocando confusiones.p
Recomendaciones
En la elaboración del CAO, debe intervenir elResidente y todo el personal asignado a laobra.
Elaborar, revisar y aprobar los CAOs, dentroyde los márgenes técnicos razonables,coordinando acciones.
Actuar en los plazos establecidos.
Capacitaciones permanentes paracontratista, supervisión, y entidad.
Apertura de un archivo físico y digital por Apertura de un archivo físico y digital porcada versión del CAO, mantenerloactualizado con cada modificación poractualizado con cada modificación porampliaciones de plazo o paralizaciones.
Una copia en pdf del CAO, firmado ysellado por el Residente y Supervisorsellado por el Residente y Supervisor.
Añadir las cartas de entrega recepciónAñadir las cartas de entrega, recepción,aprobación, con las firmas y sellosasegurando un archivo completoasegurando un archivo completo.
CUADERNO DE OBRACUADERNO DE OBRA.-
Se recomienda elaborar asientos adecuadosSe recomienda elaborar asientos adecuadosy oportunos, sobre las ocurrencias de Obra,para respaldar los Exp de las Prestacionespara respaldar los Exp. de las PrestacionesAdicionales, Ampliac.de plazo, arbitrajes, uotros manteniendo un archivo físico y digitalotros, manteniendo un archivo físico y digital,con un registro clasificado.
En casos específicos, el Residente puedesolicitar el concurso de un Especialistasolicitar el concurso de un Especialista.
Capacitación constante en Ley deCapacitación, constante en Ley deContrataciones y Adquisiciones del Estado, suReglamento y temas afinesReglamento, y temas afines.
Se recomienda elaborar un “ Cuadro deSe recomienda elaborar un Cuadro deControl de Consultas “ o asientos, verificando,los plazos para las absoluciones del supervisor ylos plazos para las absoluciones del supervisor yde la entidad, en los casos que corresponda.
Este cuadro es de uso del Residente, delSupervisor de la entidad para que a nadie seSupervisor, de la entidad, para que a nadie seles pase los plazos.
CARTAS MEMORANDUM OFICIOSCARTAS, MEMORANDUMs, OFICIOS,CORREOS ELECTRONICOS
Establecer desde el inicio del contrato, unhi fí i di it l b l Tarchivo físico y digital sobre los Temas
técnicos y administrativos, que el Residente,S i R t t L lSupervisor, Representante Legal, oCoordinador de la Entidad, lo motiven.
Clasificarlo por asuntos, fechas, y distribuirlosd d i di t lescaneados, de inmediato a las personas
designadas previamente, vía correol t ó ielectrónico.
RECORTES PERIODISTICOSRECORTES PERIODISTICOS.-
Establecer desde el inicio del contrato unEstablecer desde el inicio del contrato, unarchivo físico y digital sobre los periódicoslocales que traten sobre los acontecimientoslocales, que traten sobre los acontecimientossucedidos, para los temas de trámite, comoAmpliaciones de Plazo Adicionales u otroAmpliaciones de Plazo, Adicionales, u otroreclamo que requiera ser demostrado.
FILMACIONESFILMACIONES .-
Se recomienda implementar un archivo fílmicoSe recomienda implementar un archivo fílmicosobre el procedimiento constructivo, o de lascausas que generan un reclamo como lluviascausas que generan un reclamo, como lluvias,nevadas, huaycos, interrupciones, o cualquieracontecimiento ajeno a la voluntad delacontecimiento ajeno a la voluntad delcontratista y la entidad.
También pueden servir para una exposicióndel trabajo ejecutado con fines académicosdel trabajo ejecutado, con fines académicos.
ENSAYOS DE LABORATORIOENSAYOS DE LABORATORIO.-
A cargo de cada una de las partesA cargo de cada una de las partes,contratista y supervisor, y en algunos casos,efectuar ensayos dirimentesefectuar ensayos dirimentes.
Es muy importante que los reportesEs muy importante que los reportesconsignen la norma técnica de cada ensayo,y sean firmados por los responsables dey sean firmados por los responsables dedichos ensayos, comunicado y participando ala supervisión y archivarlos en físico y digitalla supervisión, y archivarlos en físico y digital.
PANEL FOTOGRAFICO .-
Es recomendable, elaborar un panel fotográficodel proceso constructivo, o del desarrollo delproyecto, de manera secuencial, conactividades importantes, y fechados.
Dicha información debe ser trasmitida a todasl d i d ilas personas designadas previamente.
E t d t d b ñ l t t dEstos datos deben acompañar los sustentos delas Ampliaciones de Plazos, PrestacionesAdi i l tAdicionales, y otros.
REPORTES TECNICOS OFICIALESREPORTES TECNICOS OFICIALES.-
Obtener los reportes de las entidadesObtener los reportes de las entidadescompetentes, caso SENAMHI, Marina deGuerra (precipitaciones pluviales mareaGuerra, (precipitaciones pluviales, marea,oleajes, aforos de ríos, etc), Entidades deservicios como electricidad agua y desagϋeservicios, como electricidad, agua y desagϋe,telefónica, municipios, etc. Archivo digital.
BIBLIOGRAFIA TECNICA .-BIBLIOGRAFIA TECNICA .
Es importante implementar una biblliotecaEs importante implementar una biblliotecatécnica, con libros y publicaciones sobre lostemas de los estudios, o las obras en ejecución.temas de los estudios, o las obras en ejecución.
En el desarrollo del contrato sirven para reforzare desa o o de co t ato s e pa a e o alos argumentos.
Para el desarrollo de la obra, a tener mayorconocimiento de causa.
BASE DE DATOSBASE DE DATOS .-Implementar una Base de DatosAdministrativa Legal y Técnica ordenados yAdministrativa, Legal, y Técnica, ordenados yclasificados por fechas, y asuntos.
Ley de Contrataciones, Regl. y Modificac. Directivas CGR Pronunciamientos de Directivas CGR, Pronunciamientos de
CONSUCODE, OSCE, Resoluciones delTribunal de ContratacionesTribunal de Contrataciones.
Publicaciones de casos similares. Normas Técnicas aplicables al tipo de obra Normas Técnicas aplicables al tipo de obra
en cuestión.
SUSTENTO TECNICOSUSTENTO TECNICO .-
L d t ió té i d l li it dLa demostración técnica de la solicitud,debe basarse en el Expediente Técnico,N Té i i t C l d i dNormas Técnicas vigentes, Calendario deAvance de Obra (Gantt, PERT CPM),
t d j t d j t tmetrados ejecutados, por ejecutar, sectoresde trabajo que se afecta, rendimientos del tid i l d b j di ilas partidas involucradas, bajo condicionesnormales, y bajo las condiciones que
ti l t d l t t d i t dmotivan el atraso del contrato; es decir, todoargumento técnico que permita demostrarl tifi ió d l l li it dla cuantificación del reclamo o solicitud.
Este punto que sustenta y cuantifica unEste punto, que sustenta y cuantifica unreclamo, se convierte en un temacontrovertido ya que no existe norma técnicacontrovertido, ya que no existe norma técnica,ni directivas, ni libros que regulen elprocedimiento exacto a seguir y finalmenteprocedimiento exacto a seguir, y finalmentequeda a criterio, tanto para quienes losolicitan sustentan y cuantifican como parasolicitan, sustentan y cuantifican, como paraquienes tienen que revisar, aprobar odenegar; y sobre todo para quienes tienendenegar; y sobre todo, para quienes tienenque auditar.
Surge la discrecionalidad a la que estáSurge la discrecionalidad a la que estáfacultado todo funcionario, y que se refiere aactuar frente a los actos no reglados o noactuar frente a los actos no reglados, o nonormados, lo que conocemos como “ vaciosa la ley “ al reglamento normas técnicas oa la ley , al reglamento, normas técnicas, oante casos de normas técnicasdesactualizadas o simplemente inexistentesdesactualizadas, o simplemente inexistentes,como el caso de puentes con actualtecnología de punta con nuevos materialestecnología de punta, con nuevos materiales,y procedimientos, existiendo normas antiguasque no ha sido actualizadasque no ha sido actualizadas.
EJEMPLO PRACTICO SOBRE EL CAO
Como ya tocamos este punto, sobre losproblemas más frecuentes, y susrecomendaciones generales, la AdministraciónContractual, se complementa con lassiguientes sugerencias que deben aplicarse eneste proceso en particular, que indicamoscomo pasos a seguir, de acuerdo al siguientedetalle:
D é d l fi d l t t lidDespués de la firma del contrato, y cumplidoslos requisitos que fijan el inicio del plazo de
b l t ti t ti t lobra, el contratista tiene que entregar elCalendario de Avance de Obra valorizado
t t d l P d Ej ió dsustentado en el Programa de Ejecución deObra (PERT-CPM), fechado al inicio del plazo.
El t ti t t l CAO E l lEl contratista, presenta el CAO en Excel, y elPERT-CPM con la fecha de inicio del plazo
t t lcontractual.
D b itid l i ió tDebe ser remitido a la supervisión con cartaen original y dos copias originales a colores
d di ti i l R t C iti d l G ttpara poder distinguir la Ruta Critica, del Gantty PERT-CPM.
Todo lo indicado en un CD con la versióndi it l d l G tt PER CPM di h CAOdigital del Gantt y PER-CPM, dicho CAO enversión MSP, y en pdf, con las firmas y sellos
di tcorrespondientes.
El objeto de que se incluya la versión en MSP,es para controlar permanentemente lap pProgramación de Obra, verificando lasactividades predecesoras y sucesoras de lasp ypartidas criticas, los enlaces, actividadesparalelas, así como las holguras de las partidasp , g pno críticas; datos importante para el análisis deuna ampliación de plazo.p p
Respecto a la distribución de original y copias :p g y p
El original va para el supervisor El original va para el supervisor.
Una copia original para el manejo del Una copia original para el manejo delResidente.
Una copia Original para la sede central delcontratistacontratista.
Lo mismo se debe hacer para cadaLo mismo se debe hacer para cadaoportunidad que tenga que variarse el CAO,por ampliaciones de plazo y/o paralizacionespor ampliaciones de plazo y/o paralizacionesde obra.
RIESGOS QUE SE PUEDEN PRESENTAR ALNO CONTAR CON UNA ADECUADA GESTIÓNNO CONTAR CON UNA ADECUADA GESTIÓNDE ADMINISTRACIÒN CONTRACTUAL:
PROCESOS ADMINISTRATIVOS, JUDICIALES ( CIVILES Y PENALES))
ENTIDAD CONTRATISTA ARBITROS
CAPITULO IIII, O GTITULO IV – REGL.
Los contratos públicos están sujetos a lasp jacciones de control, CGR, u otros órganos decontrol interno y externo, de carácter casiy ,siempre posterior, que por lo general, terminanen responsabilidades y sanciones al funcionariop ypúblico, llegando a procesos Judiciales Civiles yPenales, generando un “ Trauma Administrativo “., g
Cada vez se hace más difícil actuar en el balancede no aplicar las normas con rigidez, aplicarlascon criterio, con etica, pero sin desnaturalizarlas.p
El funcionario se convierte en el “ Jamón delEl funcionario se convierte en el Jamón delSandwich “ , al tener que soportar :
La presión política (primeras piedras, inauguraciones).
La presión de las población beneficiada.
La presión de la prensa local La presión de la prensa local.
La presión política de los adversarios delLa presión política de los adversarios delGobierno Local, Regional, o Nacional de turno.
Los intereses del Contratista
Los órganos de control Los órganos de control.
En el caso de los contratistas (ConsEn el caso de los contratistas (Cons.Ejecutores), los riesgos, ya no solo soneconómicos se afrontan arbitrajes y estáneconómicos, se afrontan arbitrajes, y estánsiendo comprendidos en los procesos judiciales.
Como ejemplo, en la Directiva Nº 002-2010-CG/OEA ITEM 22 1 Responsabilidades alcanza aCG/OEA, ITEM 22.1 Responsabilidades, alcanza aquienes han formulado y aprobado elexpediente técnico Contractualexpediente técnico Contractual.
Ver caso de los Arbitros con la modificación alVer caso de los Arbitros con la modificación alCAPITULO VIII, TITULO IV, del Reglamento, etc.
CONCLUSIONES FINALESCONCLUSIONES FINALES
S d j b l l id iSe deja sobre la mesa, las consideracionesexpuestas, que pueden servir para la
ió d i t d i iógeneración de una corriente de opinión quepermita difundir y aplicar la AdministraciónC t t l I t i l j ióContractual y su Importancia, en la ejecuciónde los contratos, con énfasis en los de obras
úbli it i i i l ipúblicas, y evitar o minimizar los riesgos quese puedan presentar, riesgos, a los que todos
t testamos expuestos.
