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ADMINISTRACIÓN 2014 – 2018

Manual de Procedimientos

DE LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN, ESTRATEGIA Y PROMOCIÓN INSTITUCIONAL

Agosto 2018

Manual de Procedimientos de la Dirección de Comunicación, Estrategia y

Promoción Institucional

Registro:HASMT1418/MP/SP/002/151215

Fecha de elaboración: Diciembre 2015

Número de Revisión:02

2

ADMINISTRACIÓN 2014 – 2018

Manual de Procedimientos

de la Dirección de Comunicación, Estrategia y Promoción Institucional

Autorizaciones

Lic. Oscar García Pérez

Director de Comunicación, Estrategia y Promoción Institucional

Mtro. José Cuautle García

Contralor Municipal

M.F.P. Isabel Cristina Valencia Mora

Subcontralora de Planeación, Evaluación y Control

Actualizado el treinta de agosto de dos mil dieciocho, con fundamento en los artículos 169 fracciones VII y IX de la Ley Orgánica Municipal. Número de Registro: HASMT1418/MP/SP/002/151215






3

Índice

Dirección de Comunicación, Estrategia y Promoción Institucional

Página

I Introducción 4

II Objetivo 5

III Presentación de los Procedimientos 6

IV NOMBRE Y DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO, DIAGRAMA DE FLUJO

1 Cobertura de eventos. 7

2 Elaboración de boletines informativos. 9

3 Elaboración de diseños. 11

4 Monitoreo de medios 13

5 Edición de videos de eventos 15

6 Elaboración de guiones para spots 17

7 Trámite para el pago de facturas a medios de comunicación 19

8 Elaboración de felicitaciones de cumpleaños para funcionarios del Ayuntamiento Municipal.

21

V Formatos 23

VI Glosario de Términos 26






4

I.- Introducción

El presente Manual de Procedimientos tiene como propósito contar con una guía clara y específica que garantice la óptima operación y desarrollo de las diferentes actividades de la Dirección de Comunicación, Estrategia y Promoción Institucional. Además, servirá como instrumento de apoyo y mejoramiento de cada una de las actividades que se realizan al interior de dicha área. Comprende en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones y acciones de los procedimientos a seguir para cada actividad, con su respectivo diagrama de flujo y formatos utilizados. Es importante señalar, que este documento está sujeto a actualización en la medida que se presenten variaciones en la ejecución de los procedimientos, en la estructura orgánica, o bien en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.






5

II.- Objetivo El Manual de Procedimientos será un instrumento de apoyo administrativo que permita inducir al personal de nuevo ingreso a las actividades que desarrolla la Dirección de Comunicación, Estrategia y Promoción Institucional. Además, permitirá conocer el funcionamiento interno de la Dirección de Comunicación, en lo que respecta a tareas, requerimientos y responsables de la ejecución de actividades.






6

III.- Presentación de los Procedimientos

Cobertura de eventos.

Elaboración de boletines informativos.

Elaboración de diseños.

Monitoreo de medios

Edición de videos de eventos

Elaboración de guiones para spots

Trámite para el pago de facturas a medios de comunicación

Elaboración de felicitaciones de cumpleaños para funcionarios del Ayuntamiento Municipal.






7

IV.- NOMBRE, DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Y DIAGRAMA DE FLUJO

Nombre del Procedimiento:

Cobertura de eventos.

Objetivo:

Difundir las actividades realizadas por las diferentes dependencias y entidades del H. Ayuntamiento en medios de comunicación.

Fundamento Legal: Plan Municipal de Desarrollo

Políticas de Operación:

1. Será responsabilidad de la Jefatura de Logística Institucional del H. Ayuntamiento, informar a la Dirección de Comunicación, Estrategia y Promoción Institucional la fecha de realización de los eventos por medio de oficio con anticipación mínima de un día.

2. Será responsabilidad de la Dirección de Comunicación, Estrategia y Promoción Institucional que se le dé cobertura y difusión correspondiente en medios de comunicación.

3. Tener cámaras fotográficas, de video y grabadora de voz en óptimas condiciones para llevar a cabo el evento.

4. Contar con los medios para transportar el equipo y personas que realizan la cobertura.

Tiempo Promedio de Gestión:

Una hora.






8

Descripción del Procedimiento: Cobertura de eventos.

Responsable No. Actividad Formato o Documento

Tantos

Jefatura de Logística Institucional

1 Solicita la cobertura de evento. Oficio 2

Asistente de Monitoreo de Medios y Redes

2 Recibe Solitud y comunica al Director de Comunicación, Estrategia y Promoción Institucional

Director de Comunicación, Estrategia y Promoción Institucional y Jefe de Imagen y Monitoreo

3 Se programa actividad para la cobertura agendando en archivo de actividades.

Agenda 1


4

Planea logística de personal y equipo

Asistente de Comunicación y Promoción Institucional

5 Recaba video, fotografía y audio

Video, fotografía y audio

1


6 Al terminar el evento redacta boletín informativo en la oficina.

Boletín 1


7 Selecciona información fotográfica

Fotografía 1


8 Envía información a medios de comunicación

Boletín 1


9 Sube información a redes sociales

Boletín 1






9

Diagrama de flujo del Procedimiento: Cobertura de eventos.

Dirección de Agenda y Logística

Asistente de Monitoreo de

Medios y Redes

Director de Comunicación y

Estrategia y Jefe de Imagen y Monitoreo

Asistente de Comunicación y



Medios y Redes

Inicio

Oficio

Recaba vídeo,

fotografía y audio

1

2

3

4

5

6

Fin

Recibe y comunica

Programa

Planea logística

Redacta boletín

Selecciona

información

Envía boletín a

medios de

comunicación

Sube información a

redes sociales

7

8

9






10


Elaboración de Boletines Informativos

Objetivo:

Difundir las actividades realizadas por las diferentes dependencias y entidades del H. Ayuntamiento en medios de comunicación.

Fundamento Legal:

Plan Municipal de Desarrollo


1. Será responsabilidad de la Dirección de Comunicación, Estrategia y Promoción Institucional recabar información para la realización de boletines informativos.

2. Será responsabilidad de la Dirección de Comunicación y Estrategia selección y redacción de información

3. Será responsabilidad del Director de Comunicación, Estrategia y Promoción Institucional revisar contenido y ortografía de boletín informativo

4. Será responsabilidad de la Dirección de Comunicación, Estrategia y Promoción Institucional que se difunda boletines informativos en los diferentes medios de comunicación.


Una hora

Descripción del Procedimiento: Elaboración de boletines informativos.

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Asistente 1 Selecciona y entrega material fotográfico, así como audios

Fotografía y audio

1

Asistentes 2 Recaba información del evento al que asistió

Asistentes de Comunicación y Promoción Institucional

3 Redacta boletín informativo

Boletín 1


4 Revisa contenido y ortografía de boletín informativo, en caso de estar bien lo autoriza y de no ser así lo regresa para su corrección a la Jefatura

Asistente de Comunicación y Promoción Institucional y Jefe de Imagen y Monitoreo

5

Revisa y aprueba envía a medios de comunicación


6 Sube información del boletín informativo en redes sociales

Boletín 1






11

Diagrama de flujo del Procedimiento: Elaboración de boletines informativos.

Asistente Asistente de Monitoreo de Medios y Redes

Director de Comunicación y

Estrategia y Jefe de Imagen y Monitoreo

Asistente de Comunicación y


Inicio

Selecciona y entrega

material

1

Recaba información

Redacta boletín

Envía boletín a medios

de comunicación

Revisa

2

3

Si

No 4

5

6

Sube información del

boletín a redes sociales

Fin






12


Elaboración de diseños.

Objetivo: Realizar el diseño para lonas, trípticos, reconocimientos, etc. De acuerdo a las actividades realizadas por las diferentes dependencias y entidades del H. Ayuntamiento.


Políticas de Operación: 1. Será responsabilidad de la Dirección de Comunicación, Estrategia y Promoción Institucional atender todas las solicitudes de las dependencias.

2. Será responsabilidad de la Dirección de Comunicación, Estrategia y Promoción Institucional entregar en tiempo y forma los diseños.

3. Será responsabilidad de la Dirección de Comunicación, Estrategia y Promoción Institucional entregar diseño en digital para cumplir con la requisición correspondiente ante la Dirección de Adquisiciones para que se realice la impresión del material solicitado.


Tres días y/o dependiendo del diseño que se requiera.

Descripción del Procedimiento: Elaboración de diseños.


Tantos

Jefe de Imagen y Monitoreo de medios

1 El jefe recibe y turna a diseñador solicitudes de parte de las dependencias y entidades del H. Ayuntamiento.

Solicitud 3

Asistente de Redes Sociales y Medios

2 Elabora diseño

Imagen 1


3 Revisa contenido y ortografía de diseño, en caso de estar bien lo autoriza y de no ser así lo regresa para su corrección al Auxiliar


4 Entrega diseño impreso y digital a dependencia

Diseño Digital






13

Diagrama de flujo del Procedimiento: Para la elaboración de diseños

Jefe de Imagen y Monitoreo de Medios


Director de Comunicación y Estrategia

Inicio

Recibe y turna solicitud

a diseñador

1

Elabora diseño

Revisa

2

3

Si

No

4

Entrega diseño

Fin






14


Monitoreo de medios

Objetivo: Verificar la publicación de boletines informativos en los medios informativos con los que se tiene convenio, además tiene como finalidad mantener informados a los funcionarios de las actividades del H. Ayuntamiento.



1. Será responsabilidad de la Dirección de Comunicación, Estrategia y Promoción Institucional realizar el monitoreo de los diversos medios comunicación.

2. Será responsabilidad de la Dirección de Comunicación, Estrategia y Promoción Institucional tener el respaldo de archivos de audios, notas y fotografías de lo que se publica.

3. Será responsabilidad de la Dirección de Comunicación y Estrategia reportar vía correo electrónico a los funcionarios del H. Ayuntamiento lo que se publicó en medios digitales, impresos y radiofónicos.


3 horas

Descripción del Procedimiento: Monitoreo de Medios


Tantos


1 Graba y archiva audios de noticias de los principales medios de comunicación.

Archivo digital

1


2 Se redacta y se realiza resumen de notas informativas de medios radiofónicos y digitales

Archivo digital

1


3 Se envía documento digital a Presidente Municipal, Secretaría General, Contralora, Tesorera Municipal y Directores Generales

Archivo digital

1

Funcionarios Municipales

4 Reciben notas informativas por medio de correo electrónico.

Archivo digital

1






15

Diagrama de flujo del Procedimiento: Elaboración de Monitoreo de Medios

Asistente de Monitoreo de Medios y Redes Funcionarios Municipales

Inicio

Se redacta y se realiza

resumen de notas

informativas de medios

radiofónicos y digitales

Se graba y archivan

audios de noticias

Envía a funcionarios

municipales

Reciben notas

informativas por

medio de correo

electrónico

Fin

1

2

3

4






16


Edición de Videos de eventos

Objetivo:

Informar a la ciudadanía las actividades que realiza cada una de las dependencias y entidades del H. Ayuntamiento.



1. Será responsabilidad de las dependencias y entidades del H. Ayuntamiento informar a la Dirección de Comunicación las actividades que realiza.

2. Será responsabilidad de la Dirección de Comunicación, Estrategia y Promoción Institucional grabar los eventos

3. Será responsabilidad de Dirección de Comunicación, Estrategia y Promoción Institucional difundir en redes sociales el video


Un día.

Descripción del Procedimiento: Edición de Videos de Eventos


Tantos

Asistente 1 Grabación de evento Grabación 1


2 Seleccionará material de video con mayor relevancia.

Grabación 1


3 Editará el video Video 1


4 Revisará el contenido del video, en caso de estar bien lo autoriza y de no ser así lo regresa para su corrección a Auxiliar de edición de video.


5 Ya autorizado, el video lo publicará en redes sociales.

Video 1






17

Diagrama de flujo del Procedimiento: Edición de Videos de Eventos

Asistente Asistente de Monitoreo de Medios y Redes


Inicio

Graba

Selecciona

Edita

Revisa No

Si

1

2

3

4

Publicará video en

redes sociales

Fin

5






18


Elaboración de guiones para spots

Objetivo: Se requiere para difusión de actividades, mediante el cual se informa a la ciudadanía sobre eventos que se llevarán acabo

Fundamento Legal:

Plan Municipal de Desarrollo


1. Será responsabilidad de las dependencias a la Dirección de Comunicación, Estrategia y Promoción Institucional solicitar con tiempo la elaboración del guión.

2. Será responsabilidad de la Dirección de Comunicación, Estrategia y Promoción Institucional, elaborar y entregar en tiempo y forma el guión solicitado.

3. Será responsabilidad de las Dependencias realizar el trámite correspondiente ante la Dirección de Adquisiciones para contratar el servicio de perifoneo.


Un día.

Descripción del Procedimiento: Elaboración de guiones para spots


Tantos


1 Se recibe solicitud de las dependencias y entidades del H. Ayuntamiento.

Solicitud 2


2 Se elabora guión para spot o perifoneo Guión 1


3 Se revisa contenido del guión, en caso de estar bien lo autoriza y de no ser así lo regresa para su corrección al Auxiliar de Medios


4 Se encargará de grabar voz. Audio 1


5 Se edita y entrega audio de spot en formato digital.

Audio 1


6 Se entrega guión impreso y firmado. Audio 1






19

Diagrama de flujo del Procedimiento: Elaboración de guiones para spots

Asistente de Monitoreo de Medios

y Redes


Director de Comunicación, Estrategia y Promoción

Institucional


Inicio

Solicitud

Elabora guión

Revisa No

Sí

Graba voz

Edita audio y entrega

digital

Entrega guión impreso

y firmado

Fin

1

2

3

4

5

6






20


Trámite para el pago de facturas a medios de comunicación

Objetivo:

Cubrir el pago a medios de comunicación por la difusión de las actividades de las dependencias y entidades del H. Ayuntamiento.



1. Será responsabilidad de cada medio de comunicación entregar en tiempo y forma a la Dirección de Comunicación, Estrategia y Promoción Institucional su factura.

2. Será responsabilidad de la Dirección de Comunicación, Estrategia y Promoción Institucional realizar el procedimiento correspondiente para que se extienda el pago.

3. Será responsabilidad de la Dirección de Adquisiciones realizar el procedimiento para que Tesorería cumpla con el pago


Un día

Descripción del Procedimiento: Trámite para el pago de facturas a medios de comunicación


Tantos


Medios y Redes

1 Recibe factura, formato XML y testigos. Factura 2


Medios y Redes

2 Se elabora requisición y solicitud para pago Requisición Solicitud

2

Director de Comunicación,

Estrategia y Promoción Institucional

3 Revisará factura, en caso de estar bien la autoriza y de no ser así lo regresa para su corrección a Auxiliar


Medios y Redes

4 Se entrega factura, formato XML, testigos, solicitud de pago y requisición a la Dirección de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios.

Expediente 2

Dirección de Adquisiciones

Arrendamientos y Servicios

5 Recibe expediente completo para su revisión, aprobación y pago.


Medios y Redes

6 Da seguimiento hasta concluir con el pago.






21

Diagrama de flujo del Procedimiento: Trámite para el pago de facturas a medios de comunicación

Asistente de Monitoreo de Medios y Redes Director de Comunicación y Estrategia

Dirección de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios

Inicio

Recibe factura, formato

XML y testigos

1

Elabora requisición y

solicitud para pago

Revisa

2

3

No

Sí

Se entrega factura, formato

XML, testigos, solicitud de

pago y requisición

Da seguimiento

Fin

4

5 Revisa y

aprueba

6

No

Sí






22

Descripción del Procedimiento: Elaboración de felicitaciones de cumpleaños para funcionarios del Ayuntamiento Municipal.


Tantos

Presidente Municipal

1 Solicita la felicitación de los empleados mes con mes.


2 Elabora un formato, que contendrá los siguientes encabezados: el nombre, la fecha de nacimiento y teléfono.

Formato 1


3 Entregará a todas las áreas que conforman el H. Ayuntamiento, el formato, el cual deberá ser llenado con los datos del personal que labora en cada área. Y así obtener un listado para realizar las felicitaciones correspondientes de cada mes.

Listado 1


4 Elaborará y capturará los listados recopilados en una base de datos digital, para saber secuencialmente en el año los cumpleaños.

Base 1


5 Elaborará las felicitaciones personalizadas de todos y cada uno de los que cumplen años en el mes próximo.

Tarjeta 1


6 Ya elaboradas las felicitaciones las lleva al Staff de Presidencia para que el Presidente Municipal las firme.

Tarjeta 1


7 Firmará todas las felicitaciones. Tarjeta 1


8 Ya firmadas se entregan día con día a los funcionarios que cumplen año en ese día del mes.

Tarjeta 1

Funcionario 9 Recibirá la felicitación de parte del Presidente Municipal.

Tarjeta 1


10 Ya entregada la felicitación el Presidente Municipal, realizará una llamada o envía un mensaje al festejado del día.






23

Diagrama de flujo: Elaboración de felicitaciones de cumpleaños para funcionarios del Ayuntamiento Municipal.

Presidente Municipal Asistente de Monitoreo de Medios y Redes

Funcionario

Inicio

Solicita

Fin

Elabora formato

Realiza llamada o envía mensaje.

1

Entrega formato

Elabora y captura los

listados en base digital

Elaborará felicitaciones personalizadas.

Ya elaboradas las lleva

al Staff de Presidencia

Firma felicitaciones

Entrega a funcionarios Recibe la felicitación

4

3

2

10

7

6

5

9 8






24

V.- Formatos

1. Para Boletín Informativo

2. Guión para spot






25

3. Para solicitud de Diseño

4. Para Requisición






26

5. Solicitud para pago a medios






27

VI.- Glosario de Términos Adquisiciones.-Valor de los bienes o servicios que se adquieren mediante un gasto o se reciben como transferencias en especie. Boletín Informativo.-Un boletín informativo es una publicación distribuida de forma regular, generalmente centrada en un tema principal que es del interés de sus suscriptores. Edición.- Preparación de un texto, una obra musical, una película o un programa de radio o televisión para ser publicado o emitido, cuidando su forma y su contenido. Spot.- Es citado en una programación televisiva o de radio (medios masivos). Es breve pero entendible destinado a la publicidad de un producto o servicio para cautivar al cliente. Es un comercial corto de 20 a 60 segundos. Perifoneo.-Etimológicamente significa voces en los alrededores o más libremente, sonidos en la periferia. Actualmente, perifoneo es un término que se emplea para la acción de emitir por medio de altoparlantes un mensaje o aviso de cualquier tipo.

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