accompagner le changement via le recueil des cas d'usage et la modélisation ?
TRANSCRIPT
Forum AAF, Troyes1er avril 2016
Accompagner le changement
Thomas Van de WalleEdouard Vasseur
Présentation du contexte
Pourquoi appelait-on la garde rapprochée de l'empereur achéménide « les Immortels » ?
Les archives et la conduite du
changement
Réponse : parce que dès que l'un d'entre eux meurt ou devient inapte au combat, il est immédiatement remplacé.
→ Moralité : persister sur le long terme, c'est s'adapter en permanence : c'est conduire
un changement.
Définir mon changement : la méthode
DeleuzeOn ne veut jamais quelque chose tout seul...Ex : « Je veux manger une glace ».
… on veut quelque chose dans un agencement.Ex : « Je veux manger une glace, et qu'il fasse beau, et être assis dans un parc, avec un ami, et avoir l'esprit tranquille parce que j'ai terminé de préparer ma présentation pour l'AAF ».
Qu'en retenir ?• Les acteurs et ce que j'attends d'eux• Ce qui est de ma responsabilité• Ce qui dépasse le cadre de ma responsabilité mais
m’est nécessaire• Ce qui dépasse le cadre de mon projet
Outil
Accueil de l’outil
Conduite du changement : deux visions
Changement
Outil
Accueil de l’outil
Vision
restrictive
Vision
élargie
- +
Vous êtes ici
Vous voulez aller quelque part sur cet arc
La direction
Les petits pas
Vu autrement
Retour d’expérience Mindef
Présentation du contexte : quel est le changement
attendu ?
Contexte : • 2005 : création du SHD• 2006-2007 : audit de modernisation sur l’archivage
conduit par la DGME• 2011 : publication d’une nouvelle politique d’archivage
ministériellePrincipaux objectifs de cette politique ministérielle :• Disposer d’un texte à un niveau « compréhensible » par
les acteurs ministériels• Affirmer le caractère unique des archives, papier comme
numérique• Responsabiliser les services en réaffirmant leur rôle dans
la gestion des archives (politique de RM) • Affirmer le positionnement des archivistes dans la
définition de la politique de gestion de l’information des services
• Contractualiser les relations entre les services producteurs et le SHD
Une occasion : le lancement d’une étude
d’urbanisation des SI
Deux points de départ : • Le cadrage du projet d’archivage
électronique• 2009-2010 : lancement du projet
ArchiPél• 2011 : cadrage du projet via une AMOA
• La révision du plan d’occupation des sols SI :• 2 zones se chevauchant : Management
de l’information (EMA), Archives, bibliothèques-documentation, musées (SGA/DMPA)
Une interrogation des acteurs de la chaîne
SIC du Mindef :• Archivage/stockage : quelle différence ?• Archivage/management de
l’information : quelle différence ?• Quels processus derrière le métier
d’archivage ?=> Une décision des instances SIC : lancer
une étude sur la fonction archivage dans le
Comment s’est passé ce travail d’urbanisation ?
Objectif :• Modélisation du processus métier associé à la fonction archivageCalendrier :• 2012-2013 : analyse du métier et 1e version de la modélisation• 2015 : révision de la modélisation après démarche de simplificationActeurs :• DGSIC : 1 urbaniste• DMPA et SHD : équipe projet « archivage électronique »Méthodologie :• « Défrichage » des processus DGSIC-DMPA• Proposition par l’urbaniste d’une modélisation avec aller-retour avec la
DMPA• Discussion avec les archivistes du SHDContraintes :• Couvrir tout la fonction archives• S’appliquer à la fois au SHD et aux services d’archives spécialisés
Le produit
En quoi cet outil a-t-il contribué à la conduite du
changement ?
Un outil pour
faire passer des
messages à
différents types
d’acteurs :• Les services
producteurs• La chaîne SIC• … mais aussi les
archivistes
Messages pour les services producteurs (1)
Vous êtes les
1ers acteurs de
la fonction
archives via
votre politique
de
management/g
estion de
l’information
Les archivistes
ont un rôle à
jouer en la
matière
=> Records
management
Messages pour les services producteurs (2)
Ce message a
été répété lors
de la mise à
jour du Plan
d’occupation
des sols des SI
du ministère,
avec la création
dans la zone
AB-DM d’un
Quartier
fonctionnel
dédié au RM
l QF Acquisition des fonds et des collections
l QF Records management
l QF Traitements intellectuels des fonds et des collections
l QF Traitements matériels des fonds et des collections
l QF Conservation des fonds et des collections
l QF Production d’information spécialisée
l QF Gestion des prestations et services d’accès aux fonds et collections
l 3 l 4
l 5
l 6
l 7
l BF Veille de l’information
l BF Synthèse d’informations spécialisées
l BF Elaboration d’outils de recherche
l BF Gestion des publications spécialisées
l BF Recherche spécialisée
l BF Assistance à la recherche
l BF Gestion des communication et des prêts
l BF Médiation culturelle
l BF Gestion des accès et des inscriptions l BF Consultation locale et distante
l BF Conservation curative des fonds et des collections
l BF Migration de support
l BF Pérennisation de l’information
l BF Récolement des fonds et des collections
l BF Maîtrise des conditions de stockage
l BF Conservation de la valeur probante
l BF Conversion de format
l BF Localisation
l BF Exécution des éliminations
l BF Conditionnement et marquage
l BF Gestion de l’espace de stockage
l BF Gestion des documents engageants
l BF Gestion des éliminations
l BF Suivi des chartes d’archivage
l BF Gestion du cycle de vie des documents
l 2
l BF Gestion des versements
l BF Gestion des achats
l BF Gestion des dons, dépôts, legs, dations et revendications
l 1
l BF Description
l BF Classification
l BF Indexation
Message pour la chaîne SIC (1)
L’archivage ne
se réduit pas
au stockage !
Message pour la chaîne SIC (2)
L’archivage ne
se réduit pas
au stockage !S
tock
age
Con
serv
atio
n
Organiser l’information pour qu’elle soit exploitable sur le long terme et gérer son cycle de vie
Contrôler que l’information reste exploitable et à défaut prendre les mesures appropriées (transcodage restauration, reconstruction …)
Réserver l’espace et s’assurer, hors considération sur le contenu, que les paquets donnés restent dans l’état initial
ORGANISER etSTRUCTURER
pour EXPLOITER
GARANTIR L’EXPLOITABILITEDANS LE TEMPS
FOURNIR UN CONTENEUR
ADAPTE
Arc
hiva
ge
Et pour les archivistes ?
Bilan :• Un moment d’introspection sur
leur métier et la manière d’en parler aux autres
• Une interrogation sur la place des différentes fonctions mises en œuvre au sein d’un service d’archives : cas du classement
• L’affirmation d’une chaîne de valeur de la fonction archives
Autres gains :• Élaboration de la directive sur
l’archivage des systèmes d’information et mise en œuvre de la démarche d’archivage
Retour d’expérience AN
Le changement dans le contexte des
Archives nationales
● Le Département de l’archivage électronique et des archives audiovisuelles• Un service spécialisé, assez isolé• L’héritier du service Constance
● Les relations entre Missions et Archives nationales
● La nécessité d'une vue partagée sur le « changement » et la manière de l'aborder
Recours à la modélisation
Représenter des processus « métier » existants
• En collectant l’information auprès des acteurs• En utilisant des procédés « techniques » (BPMN)
● Puis projeter des processus cibles
● Pour échanger sur une base précise avec différents interlocuteurs (archivistes, décideurs, informaticiens)
Un exemple...
Apports de la modélisation
● Connaissance du processus et des acteurs
● Partage avec les acteurs et les décideurs de ces processus
● Partage d’un périmètre d’action● Identification des actions à mener dans
différents domaines• Applicatif• Organisationnel• Formation
Installer une maîtrise d'usage
Groupes de travail, expérimentations
et cas d'usages
● 2014 - 2015• Deux groupes de travail distincts• Le concret par l'expérimentation• Le concret par les cas d'usages
● 2d semestre 2015 :• Des ateliers communs AN-Missions• Sur 3 thèmes : verser, gérer, accéder• Centrés sur les besoins des usagers de la
future plate-forme
Apport des groupes de travail
● Meilleure connaissance des acteurs et de leurs besoins
● Implication des acteurs AN et Missions● Implication des décideurs● Identification d’actions à mener sur d’autres
plans que le plan applicatif● Cadrage des besoins fonctionnels● Un jalon pour les étapes suivantes
(développements en Agile, vision d’un écosystème)
Le changement, c'est tout le temps
● Poursuite des travaux avec les utilisateurs● Poursuite des expérimentations● Poursuite des recueils de cas d'usages● Poursuite des modélisations● Association renforcée des usagers (démarche Agile)
Tentative de conclusion
Quelques conclusions personnelles
• Un chantier qui commence par une vision préalable de l’objectif que l’on veut atteindre (et non réductible à la mise en place d’un outil)
• Des actions à mettre en œuvre auprès des utilisateurs jamais assez anticipées
• Faire feu de tout bois, notamment sur le choix des outils à utiliser, sans a
priori• Une adaptation permanente pour ceux qui conduisent le chantier, à
l’écoute des acteurs et sans les contraindre• Se protéger, en se donnant des limites et en plaçant chacun devant ses
responsabilités• Cent fois sur le métier, remettez votre ouvrage