Faithe Wempen

Faithe WempenSSaammss TTeeaacchh YYoouurrsseellff MMiiccrroossoofftt®® AAcccceessss 22000000 iinn 1100 MMiinnuutteess

Authorized translation from the English language edition published bySams Publishing.

Copyright © 1999

All rights reserved. No part of this book may be reproduced or transmitted in any form orby any means, electronic or mechanical, including photocopying or by any informatonstorage retrieval system, without permission in writing from the Publisher.

Croatian language edition published by Strijelac d.o.o.

Copyright © 1999

Preveo s engleskoga: Berislav Jedna~ak

Izdava~:�Strijelac� Zagreb

Urednik:Goran Jedna~ak

Lektura:Mladen Jedna~ak

Korektura:Rada Fedor

Priprema za tisak:Grafi~ki studio �MI[�

Tisak:Tiskara �Kasani}�

CIP � Katalogizacija u publikacijiNacionalna i sveu~ili{na knji`nica, Zagreb

UDK 004.42 Access 2000 (035)

WEMPEN, Faithe

Vodi~ kroz Microsoft Access 2000 / Faithe Wempen;[preveo s engleskoga Berislav Jedna~ak].� Zagreb: Strijelac, 2000.� 242 str.: ilustr.; 21 cm. � (10 minuta do uspjeha)

Prijevod djela: Sams Teach Yourself Microsoft® Access 2000 in 10 Minutes. � Kazalo.

ISBN 953-210-006-7

400117050

Copyright © za hrvatsko izdanje STRIJELAC, Zagreb, 1999.

Sva prava pridr`ana. Niti jedan dio knjige nije dozvoljeno upotrebljavati ili reproducirati u bilokojem obliku ili na bilo koji na~in, niti pohranjivati u bazu podataka bilo kojeg oblika ili namjenebez prethodne pismene dozvole izdava~a, osim u slu~ajevima kratkih navoda u stru~nim ~lancima.Izrada kopija bilo kojeg dijela knjige u bilo kojem obliku predstavlja povredu Zakona.

Izdava~ i autor ulo`ili su najve}i mogu}i napor u kvalitetnom pripremanju ove knjige. Izdava~ i autor objavom ove knjige ne pru`aju nikakve garancije, izravne ili posredne, za bilo koji diosadr`aja knjige, proceduru, postupak, radnju ili navod koje se nalaze u ovoj knjizi. Izdava~ i autorne snose nikakve posljedice koje bi mogle nastati uporabom ove knjige, niti se smatraju odgo-vornim za bilo kakvu {tetu ili gubitak uzrokovan izravno ili posredno ovom knjigom.

SADR@AJUVOD 1

[to je Microsoft Access 2000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1[to je serija knjiga �10 minuta do uspjeha?�. . . . . . . . . . 2Pravila koja smo upotrijebili u ovoj knjizi. . . . . . . . . . . . 2

^EMU SLU@E BAZE PODATAKA? 4Kako Access sprema podatke? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4Kako objediniti sve dijelove baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . 5Izvje{taji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6Upiti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8kako dijelovi odgovaraju . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Accessov ~arobnjak olak{ava stvaranje baze podataka. . . . . . . . 8

PLANIRANJE BAZE PODATAKA 10Planiranje je va`no! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Izbor tablica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11Koju formu upotrijebiti?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15Kakve izvje{taje `elite stvoriti? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

POKRETANJE I NAPU[TANJE ACCESSA 18Pokretanje Accessa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18Dijelovi prozora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20Napu{tanje Accessa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

UPOTREBA POMO]I U ACCESSU 23Vrste pomo}i . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23Pomo} putem Office Assistanta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23Upotreba prozora Microsoft Access Help . . . . . . . . . . . . . . . . 28^itanje tema pomo}i . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Pronala`enje i popravljanje gre{aka u programu . . . . . . . . . . 32Ostala obilje`ja pomo}i . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

STVARANJE NOVE BAZE PODATAKA 34Odabiranje dobrog na~ina za stvaranje baze podataka . . . . . . 34Stvaranje prazne baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35Stavaranje baze podataka pomo}u ~arobnjaka . . . . . . . . . . . . 37

SPREMANJE, ZATVARANJE I OTVARANJE

BAZE PODATAKA 41Spremanje baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41Zatvaranje baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42Otvaranje baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43Promjena pogona ili mape . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Pronala`enje datoteke baze podataka. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

STVARANJE TABLICE UZ POMO} TABLE WIZARDA 50Za{to stvoriti tablicu? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50Stvaranje tablice uz pomo} Table Wizarda . . . . . . . . . . . . . . . 51[to sada? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

STVARANJE TABLICE BEZ POMO}I ~AROBNJAKA 56Za{to ne upotrijebiti ~arobnjaka? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56Stvaranje tablice u prikazu Table Design . . . . . . . . . . . . . . . . 56Shva}anje vrsta podataka i formata. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59Pode{enje primarnog klju~a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61Prijelaz iz prikaza Design u prikaz Datasheet . . . . . . . . . . . . . 62Stvaranje tablice uno{enjem podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

UNO{ENJE PROMJENA U TABLICU 65Ure|ivanje polja i njihova svojstva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65Dodavanje polja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67Brisanje polja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67Skrivanje polja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69Brisanje tablice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

STVARANJE ODNOSA IZME|U TABLICA 71Za{to stvarati odnose izme|u tablica?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71Stvaranje odnosa izme|u tablica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72[to je referencijalni integritet? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75Ure|ivanje odnosa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76Uklanjanje odnosa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77[to sada? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

UNO{ENJE PODATKA U TABLICU 78Uno{enje sloga. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78Neke mogu}nosti unosa podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

iv 10 MINUTA DO USPJEHA! VODI^ KROZ ACCESS 2000

Pomicanje po tablici . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80Ispisivanje tablice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81Zatvaranje tablice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

URE\IVANJE PODATKA U TABLICI 83Promjena sadr`aja u }eliji. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83Odabiranje slogova . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85Umetanje novog sloga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86Brisanje slogova . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87Pomicanje i kopiranje podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

FORMATIRANJE TABLICE 89Za{to formatirati tablicu? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89Mijenjanje {irine stupca i visine retka. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89Promjena pisma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

STVARANJE JEDNOSTAVNE FORME 94Za{to stvarati forme? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94Stvaranje forme uz pomo} AutoForme . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95Stvaranje forme uz pomo} Form Wizarda. . . . . . . . . . . . . . . . 96Stvaranje forme od samog po~etka. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98Uno{enje podataka u formu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

UNO{ENJE PROMJENA U FORMU 104Uljep{avanje forme: Pregled . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104Pomicanje kontrola . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105Neovisno pomicanje kontrola i njihovih oznaka . . . . . . . . . . 106Promjena veli~ine kontrola. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107Prikazivanje zaglavlja i podno`ja. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108Dodavanje oznaka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109Formatiranje kontrola . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111Promjena reda pomicanja pomo}u tipke Tab . . . . . . . . . . . . 113

STVARANJE POSEBNIH POLJA ZA UNOS

PODATAKA U FORMI 116Za{to upotrijebiti posebne kontrole za unos podataka? . . . . 116Koje vrste kontrola upotrijebiti? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117Stvaranje okvira za popis ili kombiniranog okvira. . . . . . . . . 118

SADR@AJ v

Stvaranje grupe opcija . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120Dodavanje gumba za naredbu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123Umetanje ActiveX kontrola . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

DODAVANJE SLIKA U FORMU 127Za{to dodavati slike u formu?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127Umetanje Clip Arta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127Umetanje slike . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129Promjena veli~ine slike. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130Stvaranje nove slike . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

PRONALA`ENJE PODATAKA 134Upotreba opcije Find . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134Upotreba opcije Replace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137Ostali na~ini za pronala`enje podataka . . . . . . . . . . . . . . . . 139

SORTIRANJE, INDEKSIRANJE I FILTRIRANJE PODATAKA141Pronala`enje i organiziranje podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . 141Sortiranje podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141Filtriranje podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143Stvaranje indeksa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

STVARANJE JEDNOSTAVNOG UPITA 148[to zapravo upit radi?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148Stvaranje upita pomo}u Simple Query Wizarda . . . . . . . . . . 149Ispis rezultata upita . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152Ostali Query Wizardi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

DIZAJNIRANJE VLASTITOG UPITA 155Rad u prikazu Query Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155Dodavanje polja upitu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157Brisanje polja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158Dodavanje uvjeta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159Prikazivanje rezultata upita. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

PRILAGO\AVANJE UPITA 162Sortiranje polja u upitu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162Prikazivanje ili skrivanje polja. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163Dodavanje prora~unskog polja. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

vi 10 MINUTA DO USPJEHA! VODI^ KROZ ACCESS 2000

STVARANJE JEDNOSTAVNOG IZVJE{TAJA 168Za{to stvarati izvje{taje? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168Upotreba AutoReporta za stvaranje izvje{taja . . . . . . . . . . . . 168Stvaranje izvje{taja pomo}u Report Wizarda. . . . . . . . . . . . . 170Prikazivaje i ispisivanje izvje{taja u prozoru Print Preview . . 174

PRILAGO\AVANJE IZVJE{TAJA 175Promjena postoje}ih izvje{taja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175Rad s kontrolama u izvje{taju . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

RAD S POVEZANIM TABLICAMA 181Za{to povezivati tablice? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181Prikazivanje povezanih podataka u prikazu Datasheet . . . . . 183Stvaranje vi{etabli~nog upita . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183Stvaranje vi{etabli~nih formi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184Stvaranje vi{etabli~nih izvje{taja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

STVARANJE DIJAGRAMA 189Prednosti dijagrama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189Stvaranje dijagrama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189Upotreba prozora Print Preview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194Spremanje izvje{taja s dijagramom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194

UPOTREBA ACCESSA NA INTERNETU 195Osnove Interneta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195Spremanje kao Web stranice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196Umetanje hiperveze u Accessove objekte . . . . . . . . . . . . . . . 197Data Access Pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

DIJELJENJE BAZE PODATAKA S DRUGIM

KORISNICIMA 204Za{to dijeliti podatke? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204Otvaranje baze podataka u ekskluzivnom na~inu rada . . . . . 204Pridjeljivanje lozinke datotekama baze podataka . . . . . . . . . 205Sigurnost na razini korisnika (samo za mre`e) . . . . . . . . . . . 206Suradnja s drugim korisnicima na bazi podataka . . . . . . . . . 207Stvaranje mde datoteke . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208[ifriranje baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210Za{tita podataka u formi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

SADR@AJ vii

UVOZ I IZVOZ PODATAKA 213Za{to uvoziti i izvoziti podatke? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213Uvoz podataka iz drugih programa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213Izvoz podataka u druge programe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

SIGURNOSNA POHRANA PODATAKA 221Stvaranje sigurnosne kopije datoteke baze podataka . . . . . . 221Popravljanje o{te}enih datoteka baze podataka . . . . . . . . . . 222

KAZALO 225

viii 10 MINUTA DO USPJEHA! VODI^ KROZ ACCESS 2000

O AUTORUFaithe Wempen je autorica vi{e od 30 knjiga o ra~unalima, uklju~uju}ii odli~no prihva}enu �Microsoft Office 97 Professional 6-in-1�. Vlasnicaje tvrtke �Your Computer Friend� u Indianapolisu koja se specijalizi-rala za obu~avanje i pomo} korisnicima za rad na PC-u.

POSVETAKnjigu posve}ujem Margaret.

ZAHVALEVe}ina ljudi ne zna da je knjiga manje od 50% autorskog rada. Ostatakpripada urednicima, stru~nom osoblju, upravi i ljudima zadu`enima zaprodaju, koji zajedno uobli~uju knjigu kako bi se ona {to bolje pro-davala. Moje zahvale idu urednicima, marketingu i prodajnom timutvrtke �Macmillan Publishing� za jo{ jedan dobro obavljen posao.

UVOD^estitamo na odabiru knjige 10 minuta do uspjeha � Vodi~ kroz Mi-crosoft Access 2000! Access je jedan od najsna`nijih i najprilagodljivijihprograma za stvaranje baza podataka, a ujedno je i najpopularniji. Biloda je potreban jedan slog za ku}ni inventar ili potpun upraviteljskiinformacijski sustav va{e tvrtke, Access }e obaviti posao.

Iako se Access instalira s mnogobrojnim opcijama pomo}i za po~etni-ke, on nije jednostavan program. Vjerojatno se bez pomo}i ne}etemo}i upustiti u rad s Accessom. No, da biste se sna{li, svakako ne}ete`eljeti pro~itati neku debelu knjigu, ve} biste htjeli:

l Jednostavan uvod razumljivim jezikom.

l Brzo stvorenu upotrebljivu i profesionalno dizajniranu bazupodataka.

l Izbje}i dugotrajno studiranje teorije baza podataka.

Potrebna vam je knjiga �10 minuta do uspjeha � Vodi~ kroz MicrosoftAccess 2000�!

[TO JE MICROSOFT ACCESS 2000?Microsoft Access je sustav za upravljanje bazama podataka. Ova knjigaobja{njava Microsoft Access 2000 � verziju koja je dizajnirana za rad sWindowsima 95/98/NT. Ova verzija ne}e raditi na 16-bitnim verzijamaWindowsa (Windows 3.x).

Access omogu}ava skupljanje, spremanje i organiziranje informacijakao i stvaranje izvje{taja koji vode do poslovnih odluka. Evo nekolikostvari koje mo`ete uraditi s Accessom:

l Utipkati podatke izravno u bazu podataka ili podatke uvoziti izdrugih programa.

l Sortirati, indeksirati i organizirati podatke na na~in koji `elite.

l Brzo stvoriti izvje{taje i pripremiti ispis naslovnih naljepnica zapisma upotrebom svih ili samo dijela podataka.

l Prilagoditi forme kako bi manje stru~ni korisnici mogli unositinove informacije u bazu podataka.

l Stvoriti upite koji }e pro~istiti va{e podatke ovisno o uvjetimakoje postavljate.

2 10 MINUTA DO USPJEHA! VODI^ KROZ ACCESS 2000

Instaliranje Accessa Ako je Access dio insta-lacije Microsoft Officea 2000, tada ste vjerojatnos Officeom instalirali i Access. No, ako na taj na-~in niste instalirali Access, umetnite instalacijskiCD u ra~unalo i slijedite upute na zaslonu.

[TO JE SERIJA KNJIGA�10 MINUTA DO USPJEHA�?Serija ovih knjiga na novi na~in poma`e pri u~enju ra~unalnih progra-ma. Umjesto obja{njavanja cijelog programa, knjige poma`u pri u~e-nju osnovnih opcija programa. Ovaj prekrasan, logi~an i sna`an pro-gram mo`ete nau~iti u kratkom vremenu.

Bez obzira na va{e profesionalne zahtjeve, 10 minuta do uspjeha! Vo-di~ kroz Microsoft Access 2000 pomo}i }e vam u savladavanju osnov-nih znanja potrebnih za rad s programom. Nau~it }ete raditi s ovimizuzetnim programom mnogo br`e nego {to biste to ina~e u~inili.

PRAVILA KOJA SMO UPOTRIJEBILI UKNJIZISvaka vje`ba u ovoj knjizi uklju~uje instrukcije �korak-po-korak� zaodre|eni zadatak. Sljede}i okviri pomagat }e vam cijelim putem:

Savjeti koji {tede vrijeme Pro~itajte ove sa-vjete jer se u njima nalaze zamisli kojima izbjega-vate zbrku.

Posebna pravila u knjizi olak{avaju u~enje Microsoft Accessa:

l Ono {to trebate odabrati napisano je slovima u boji.

l Ono {to trebate utipkati napisano je masnim slovima u boji.

l Imena izbornika, polja i tipki po~inju velikim prvim slovom.

UVOD 3

Jednostavnim jezikom Novi ili nepoznati izrazisu opisani (to ste shvatili) jednostavnim jezikom.

Gumb za uzbunu Ova ikona ozna~ava podru~jau kojima novi korisnici nailaze na probleme, asavjeti su obi~no prakti~na rje{enja tih problema.

U ovoj }ete vje`bi nau~iti neke osnovne koncepte baze podataka ividjeti kako Microsoft Access rje{ava zadane probleme.

^EMU SLU@E BAZE PODATAKA?@elimo li izravno odgovoriti na pitanje {to je baza podataka, mo`emore}i da je to skup informacija. Na primjer, va{a telefonska knji`ica jebaza podataka, kao i datoteka Rolodex te katalog kartica korisnika uknji`nici. S pomo}u baze podataka izra|ene na ra~unalu s MicrosoftAccessom mo`ete spremiti informacije te uraditi jedan od tri primjeraobra|ena u ovoj vje`bi. Me|utim, imajte na umu da mo`ete uraditi imnogo vi{e. Na primjer, ~uvate li popis svih va{ih kupaca u Accessovojbazi podataka, mo`ete uraditi jedno od sljede}eg:

l Ispisati sve kupce koji nisu obavili kupovinu u proteklih 60 da-na, s pripadaju}im telefonskim brojevima, kako biste mogli na-zvati jedan od ispisanih brojeva.

l Sortirati kupce prema pozivnom broju grada i ispisati njihovepodatke za kuverte. (Poneki po{tanski servisi zahtijevaju da pre-sortirate pozivne brojeve kako biste platili ni`u cijenu.)

l Stvoriti jednostavanu formu niza unosa na zaslonu kako bi va{atehni~ka podr{ka mogla jednostavno upotrijebiti bazu podataka.

Ovi primjeri su samo jedan mali dio onoga {to mo`ete uraditi sAccessom, teoretski gledano mo`ete uraditi gotovo sve {to za`elite.

1. Vje`ba[TO JE BAZAPODATAKA?

KAKO ACCESS SPREMA PODATKE?U Accessu je najprije potrebno stvoriti datoteku baze podataka. Takostvorena datoteka ~uva sve {to }ete uraditi za tu bazu podataka � nesamo sve podatke ve} i forme, izvje{taje i indekse. Ako radite vi{e po-slova istovremeno, mo`ete uraditi odvojene baze podataka za svakiposao.

TABLICE

Srce svake baze podataka je tablica. Tablica je vrlo sli~na radnoj strani-ci u Excelu. Slika 1.1 prikazuje tablicu baze podataka (ili kra}etablicu).

Svaki redak je slog Svaki stupac je polje

[TO JE BAZA PODATAKA? 5

Dio retka ili stupca je }elija

SLIKA 1.1 Accessova tipi~na tablica.

Access sprema svaki unos baze podataka (na primjer, svaki radnik ilielement inventara) u zasebni redak koji nazivamo slog. Svaki slog jeskup informacija o jednoj stvari � u ovom slu~aju zaposlenik. Na prim-jer, sve informacije o Nancy Davolio, uklju~uju}i titulu, datum ro|enjai datum zaposlenja tvore jedan slog (slika 1.1).

Svaki detaljniji opis je sadr`an u svom stupcu koji nazivamo polje. Naprimjer, zaposlenikov identifikacijski broj je jedno polje, a njegovoprezime drugo. Sva prezimena u cijeloj tablici smje{tena su u poljeLast Name.

U dijelu polja ili retka nalazi se jedinstveni podatak za odre|eni slog, ato podru~je nazivamo }elija. Na primjer, u }eliji gdje se preklapajustupac Birth Date i slog Nancy Davoilo prona}i }ete datum ro|enjaNancy, 8.12.1948.

Kako stvoriti tablicu nau~it }ete u 7. i 8. vje`bi. Svaka datoteka bazepodataka sadr`i mnogo tablica. Na primjer, mo`ete stvoriti tablicupopisa svih kupaca, dok sljede}a tablica koju stvorite mo`e sadr`avatipodatke o proizvodu koji prodajete. Tre}a tablica koju stvorite mo`esadr`avati informacije o zaposlenicima i njihovim karakteristikama.

FORME

Svi podaci koje unesete u bazu podataka zavr{avaju u tablici i spremnisu za spremanje. Pomalo je zamorno i dosadno unositi podatke izrav-no u tablicu, pa stoga ve}ina ljudi stvara posebnu formu na zaslonukako bi lak{e unosili podatke. Forma omogu}ava stvaranje stranice�popuni praznine� kako biste kasnije unosili `eljene podatke na naj-jednostavniji na~in. Kako stvoriti formu nau~it }ete u 15. vje`bi.

Access povezuje formu i tablicu te informacije koje ste unijeli u formuneposredno sprema u tablicu. Na primjer, slika 1.2 prikazuje podataku formi koji }e Access spremiti u tablicu kao {to je prikazano na slici1.1.

Forma koja je prikazana na slici 1.2 sadr`i dvije kartice. @elite li prika-zati i raditi na sljede}oj kartici, jednostavno je kliknite.

6 1. VJE@BA

Vi{e tabli~ne forme Formu mo`ete upotrije-biti da biste jedan podatak unijeli u vi{e tablica,{to }ete nau~iti kasnije u vje`bama.

IZVJE{TAJIDok su forme stvorene za upotrebu na zaslonu, izvje{taji se stvarajuza ispisivanje. Izvje{taji su posebno formatirani skupovi podataka kojisu organizirani ovisno o va{oj specifikaciji. Na primjer, mo`da }ete `e-ljeti stvoriti izvje{taj o svim karakteristikama zaposlenih u va{empoduze}u (slika 1.3).

SLIKA 1.2 Forme ~ine unos podatka mnogo lak{im i pregled-nijim.

[TO JE BAZA PODATAKA? 7

SLIKA 1.3 Ovako stvoren izvje{taj mo`ete ispisati i podijelitisvojim zaposlenicima.

UPITIUpit je na~in skrivanja informacija koje ne `elite vidjeti, a da bisteinformacije koje `elite prikazati vidjeli {to jasnije. O tome mo`eterazmi{ljati kao o spilji u koju }e pasti va{i podaci. Podaci koji vas nezanimaju propast }e u spilju, a ostaju samo podaci koji vas zanimaju.

Mnogi ljudi se boje upita jer ih sam naziv podsje}a na ne{to poput:vrijednost, uvjet ili maska. No nemojte brinuti, u 21. vje`bi }etenau~iti kako stvarati jednostavan upit.

KAKO OBJEDINITI SVE DIJELOVEBAZE PODATAKADok stvarate tablice, izvje{taje, forme i upite, morate imati na umu dasu svi povezani. Ranije smo ve} napomenuli da su tablice osnova svihaktivnosti � svi ostali objekti rade ili u ili s podatkom u tablici. Izvje{ta-ji organiziraju i sumiraju podatke, forme olak{avaju unos podataka, aupiti poma`u pri pronala`enju informacija koje `elite upotrijebiti utablici. U sljede}im vje`bama vidjet }ete odnos svakog dijela premacijeloj bazi podataka.

ACCESSOV ^AROBNJAK OLAK[AVASTVARANJE BAZE PODATAKAKroz cijelu knjigu upotrebljavat }ete Accessovog ~arobnjaka. ^arob-njak je mali program koji postavlja pitanja o izgledu baze podataka.Nakon toga uz pomo} va{ih odgovora stvara tablicu, izvje{taj, upit iline{to drugo prema va{im `eljama. Slika 1.4 prikazuje ~arobnjaka nazaslonu.

8 1. VJE@BA

Print Preview Za vrijeme stvaranja izvje{tajakoji `elite ispisati, mo`ete ga prikazati na zaslonupomo}u opcije Print Preview, prikaz na slici 1.3.Vi{e o prikazu i ispisu u 24. vje`bi.

SLIKA 1.4 ^arobnjak olak{ava stvaranje bilo kojeg objektabaze podataka.

Svaki put kada stvarate novi objekt, kao {to je tablica ili forma, imatedvije mogu}nosti. Prva je stvaranje od samog po~etka u prikazuDesign, a druga je pomo}u ~arobnjaka. Preporu~am da svaki po~etnikupotrebljava ~arobnjaka koliko je to mogu}e. Ja ih upotrebljavam jerje rad br`i i kra}i. Ostavite te`e stvari, kao {to je rad u prikazu Design,ljudima koji imaju puno slobodnog vremena.

U ovoj ste vje`bi nau~ili neke osnove o bazama podataka u Accessu. U2. vje`bi nau~it }ete kako planirati bazu podataka. Ne preska~ite 2.vje`bu, jer malo vremena koje }ete potro{iti za ~itanje mo`e kasnijeu{tedjeti sate rada.

[TO JE BAZA PODATAKA? 9