a kecskemÉti fŐiskola belsŐ ellenŐrzÉsi kÉzikÖnyve

A KECSKEMÉTI FŐISKOLA

BELSŐ ELLENŐRZÉSI KÉZIKÖNYVE

Készítette: Horváth Béla belső ellenőrzési vezető

Jóváhagyta: Dr. Ailer Piroska rektor

Kecskemét 2013

Belső Ellenőrzési Kézikönyv Hatályos: 2013. szeptember 01.-től

Verziószám 1.0

2

Tartalomjegyzék

I. Bevezetés ................................................................................................................................ 4

II. A belső ellenőrzés hatásörét, feladatait és célját meghatározó belső ellenőrzési alapszabály (CHARTA) ...................................................................................................... 5

III. A belső ellenőzési tevékenység irányítása ...................................................................... 14

1. Belső ellenőrzési humán-erőforrásgazdálkodás ............................................................... 14

2. Külső szolgáltató bevonásának feltételei .......................................................................... 15

3. Belső ellenőrzési tevékenység teljesítmény értékelése .................................................... 15

IV. A belső ellenőrzési tevékenység tervezése ...................................................................... 16

1. A tervezés alapelvei .......................................................................................................... 16

2. A tervezés előkészítése ..................................................................................................... 16

3. Kockázatelemzés .............................................................................................................. 18

4. Stratégiai ellenőrzési terv ................................................................................................. 19

5. Éves ellenőrzési terv ......................................................................................................... 19

V. A bizonyosságot adó tevékenység végrehajtása .............................................................. 21

1. Bizonyságot adó ellenőrzések jellemzői........................................................................... 21

2. Adminisztratív felkészülés ............................................................................................... 22

3. Az ellenőrzési program előkészítésének menete .............................................................. 22

4. Az ellenőrzés lefolytatása ................................................................................................. 24

5. Az ellenőrzési jelentés ...................................................................................................... 27

VI. Az ellenőrzéek nyomon követése..................................................................................... 30

VII. Az ellenőrzések során feltárt súlyos szabálytalanságok esetén alkalmazandó eljárás ................................................................................................................................. 31

VIII. Beszámolás ..................................................................................................................... 32

IX. Az ellenőrzési dokumentumokkal kapcsolatos előírások ............................................. 32

X. Tanácsadó tevékenység és kapcsolódó eljárásrend ........................................................ 34

XI. Egyéb rendelkezések ........................................................................................................ 37

Iratminták ............................................................................................................................... 39

1. számú iratminta – Egyéni képzési terv ............................................................................ 42

2. számú iratminta – Folyamatlista ...................................................................................... 43

3. számú iratminta- kontroll pontok ..................................................................................... 44

4.számú iratminta – Kockázatelemzés összesítése .............................................................. 45

5. számú iratminta – Kockázati térkép ................................................................................. 46

6. számú iratminta – kapacitás terv ...................................................................................... 47

7. számú iratminta – éves terv.............................................................................................. 48


Verziószám 1.0

3

8. számú iratminta – Ellenőrzési program ........................................................................... 50

9. számú iratminta – Megbízólevél ...................................................................................... 51

10. számú iratminta – Összeférhetetlenségi nyilatkozat ...................................................... 52

11. számú iratminta – Értesítő levél ..................................................................................... 54

12. számú iratminta – Munkalap (belső ellenőr által készített............................................. 55

13. számú iratminta – Teljességi nyilatkozat ....................................................................... 56

14. számú iratminta – Ellenőrzési jelentés/-tervezet............................................................ 57

15. számú iratminta – Kísérőlevél ellenőrzési jelentéstervezet megküldéséhez.................. 60

16. számú iratminta – Válaszlevél az észrevételekre ........................................................... 61

17. számú iratminta – Egyeztető megbeszélés jegyzőkönyv ............................................... 62

18. számú iratminta – Kísérőlevél lezárt ellenőrzési jelentés megküldéséhez .................... 63

19. számú iratminta – Intézkedési terv elfogadása .............................................................. 65

20. számú iratminta – Intézkedések nyilvántartása ............................................................. 67

21. számú iratminta – Ellenőrzések nyilvántartása .............................................................. 68

22. számú iratminta – Ellenőrzési mappa ............................................................................ 69

23. számú iratminta – Tanácsadói feladat munkaprogram .................................................. 70

24. számú iratminta – Tanácsadói feladat elvégzéséről szóló jelentés ................................ 71

25. számú iratminta – Súlyos hiányosság gyanúját rögzítő jegyzőkönyv ........................... 72


Verziószám 1.0

4

I. Bevezetés Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.) határozza meg a belső ellenőrzés jogszabályi alapjait. A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011.(XII.31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Bkr.) határozza meg a költségvetési szervek vezetői számára a belső kontrollrendszer kialakítására és működtetésére vonatkozó további részletszabályokat, valamint a bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység eljárásrendjét. A Bkr. értelmében a belső ellenőrzés: független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, amelynek célja, hogy az ellenőrzött szervezet működését fejlessze és eredményességét növelje. Az ellenőrzött szervezet céljai elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel módszeresen értékeli, illetve fejleszti az irányítási és belső kontrollrendszer hatékonyságát. A Kecskeméti Főiskola (a továbbiakban: Főiskola) a Bkr. 17.§ (2) b) pontja alapján, kidolgozta Belső Ellenőrzési Kézikönyvét, melynek célja, hogy a Főiskola belső ellenőre munkáját a nemzetközi szakmai normák, valamint az államháztartásért felelős miniszter által közzétett belső ellenőrzési standardok, útmutatók figyelembevételével, a miniszter által közzétett belsőellenőrzési kézikönyv minta megfelelő alkalmazásával végezze. A Főiskola Belső Ellenőrzési Kézikönyve egységbe foglaltan tartalmazza:

a) a belső ellenőrzés hatáskörét, feladatait és céljait meghatározó belső ellenőrzési alapszabályt, b) a tervezési mechanizmust – stratégiai-, és éves tervezést c) a tervezés megalapozásához alkalmazott kockázatelemzési módszertan leírását d) bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenységre vonatkozó eljárási szabályokat, e) az ellenőrzési megállapítások hasznosulásának nyomon követését, f) az ellenőrzési dokumentumok kezelését, formai követelményeit, az iratmintákat g) az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság feltárása esetén alkalmazandó eljárást.

A Kecskeméti Főiskola belső ellenőre tevékenységét az államháztartás működéséért felelős miniszter által kiadott Etikai Kódex előírásainak megfelelően végzi. A Főiskola által közalkalmazotti jogviszonyban foglalkoztatott belső ellenőr ellátja a belső ellenőrzési vezető jogszabályban meghatározott feladatait is. Tevékenységét közvetlenül a Rektornak alárendelten végzi, jelentéseit közvetlenül neki küldi meg. A Főiskola Belső Ellenőrzési Kézikönyve (BEK) a belső ellenőrzési vezető által került kidolgozásra, jóváhagyására és kiadására a Kecskeméti Főiskola Rektora jogosult. Jogszabályváltozás esetén a kézikönyvet 60 napon belül módosítani szükséges, és egységét tekintve legalább 2 évente felül kell vizsgálni. A módosításokat csatolni kell az eredeti szabályzathoz! A Kézikönyv egy kinyomtatott, hitelesített példányát a belső ellenőrzési vezető őrzi. A Belső Ellenőrzési Kézikönyvet megismerés céljából az intézmény belső honlapján a főiskolai dokumentumok/ szabályzatok között kell szerepeltetni!


Verziószám 1.0

5

II. A BELSŐ ELLENŐRZÉS HATÁSKÖRÉT, FELADATAIT, ÉS CÉLJÁT MEGHATÁROZÓ BELSŐ ELLENŐRZÉSI ALAPSZABÁLY

(CHARTA) A belső ellenőrzés fogalma, célja A Bkr. 2.§ b) pontja alapján a belső ellenőrzés független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, amelynek célja, hogy a Főiskola működését fejlessze és eredményességét növelje. A Főiskola, céljai elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti az irányítási és belső kontrollrendszerének hatékonyságát. Belső ellenőrzési tevékenységre vonatkozó standardok, előírások A belső ellenőr tevékenységét a vonatkozó jogszabályok, a nemzetközi és a magyarországi államháztartási belső ellenőrzési standardok, az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatók, valamint a vonatkozó szervezeti belső szabályzatok alapján, a belső ellenőrzési vezető által kidolgozott, a rektor által jóváhagyott Belső Ellenőrzési Kézikönyv szerint végzi. A belső ellenőrzés feladata A belső ellenőrzés feladata annak vizsgálata, hogy kockázatkezelési, ellenőrzési és irányítási rendszerek és eljárások megfelelnek-e a követelményeknek. A követelményeknek való megfelelés vizsgálatakor elegendő bizonyítékkal alátámasztva, bizonyosságot adni a vezetés által kialakított és működtetetett kontroll- és irányítási rendszerek megfelelő működéséről. A belső ellenőrzés tevékenysége kiterjed a Főiskola minden tevékenységére, különösen a költségvetési bevételek és kiadások tervezésének, felhasználásának és elszámolásának, valamint az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásnak a vizsgálatára. A belső ellenőr bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenysége keretében a jogszabályoknak és belső szabályzatoknak való megfelelést, a tervezést, gazdálkodást, és a közfeladatok ellátását vizsgálva megállapításokat és javaslatokat fogalmaz meg. A belső ellenőrzési vezető tájékoztatja a megbízást adó személyt a bizonyosságot adó és a tanácsadó tevékenység során feltárt, a belső kontrollrendszer hatékonyságának, minőségének javítására vonatkozó lehetőségekről. A belső ellenőrzés – mint vezetőt támogató tevékenység – nem mentesíti ugyanakkor a vezetőket azon felelősségük alól, hogy a kockázatokat kezeljék, illetve a belső kontrollrendszert működtessék. A belső ellenőrzés céljainak elérése érdekében – többek között – információkat gyűjt és értékel, elemzéseket készít, ajánlásokat tesz és tanácsokat ad a Főiskola számára a vizsgált folyamatokra vonatkozóan. A tudomására jutott jelentős kockázati kitettségről, eseményről, kontrollhiányosságról a Rektort, illetve az általa kijelölt személyt azonnal tájékoztatja


Verziószám 1.0

6

a) Bizonyosságot adó tevékenység

A belső ellenőrzés elemzi, értékeli a folyamatokat a belső kontrollrendszer kialakítását és működését aszerint, hogy azok eredményesen, hatékonyan és gazdaságosan biztosítják-e a feladatellátást. A belső ellenőr ehhez kapcsolódó feladata elsősorban:

� elemzi és értékeli a belső kontrollrendszer működését (a kontrollkörnyezetet, kockázatkezelést, kontrolltevékenységeket, az információáramlást és kommunikációt, valamint a nyomon követési rendszer (monitoring) folyamatait),

� vizsgálja a belső kontroll rendszer eredményességét, hatékonyságát és gazdaságosságát;

� az ellenőrzések során megállapításokat, következtetéseket, javaslatokat fogalmaz meg; � a belső ellenőrzési jelentések alapján megtett intézkedéseket nyomon követi.

A belső ellenőrzés bizonyosságot adó tevékenysége körében ellátandó feladata annak vizsgálata, hogy az intézmény irányítása és a vezetés által kialakított, működtetett belső kontrollrendszer megfelel-e az alábbi követelményeknek:

� a főiskolai célkitűzések összhangban vannak az intézményi stratégiával, � a főiskolai célkitűzések elérésére kidolgozott mutatórendszer megfelelő, � a főiskolai folyamatok kialakítása biztosítja a célkitűzések megvalósulását; azaz a

folyamatok belső szabályozása teljes, naprakész, a felelősségek, feladatok egyértelműen meghatározottak,

� a kidolgozott programok, tervek és célkitűzések megvalósulnak, � a főiskolai célkitűzések elérését veszélyeztető kockázatokat a Főiskola

kockázatkezelési rendszere képes azonosítani, elemezni és a Főiskola kockázatviselési hajlandóságának figyelembe vételével megfelelően kezeli,

� a Főiskola munkafolyamataiban a belső kontrollok kialakítása megfelel az elvárásoknak, - képesek a kockázatokból fakadó veszteségek mérséklésére – folyamatos korszerűsítésük biztosított,

� az alkalmazottak tevékenysége megfelel a jogszabályokban, szabályzatokban és a vonatkozó szerződésekben foglalt rendelkezéseknek.

� az eszközökkel gazdaságosan, hatékonyan és eredményesen gazdálkodnak, valamint a vagyon megóvásáról megfelelően gondoskodnak.

� az egyes vezetők, szervezeti egységek közötti információáramlás, kommunikáció és együttműködés megfelelő.

� a pénzügyi-, irányítási- és operatív működésre vonatkozó adatok, információk és beszámolók pontosak, megbízhatóak és a megfelelő időben rendelkezésre állnak.

� a Főiskola vezetői a releváns eseményekről és tevékenységekről rendszeres jelleggel, strukturált, döntéstámogató információkhoz jutnak, amely által a különböző szintű szervezeti célok megvalósításának folyamata figyelemmel kísérhető, valamint a feltárt hiányosságok megszüntetése biztosított.

b) Tanácsadó tevékenység

A belső ellenőrzés tanácsadó tevékenységével támogathatja a Főiskolát, a Rektortól kapott megbízása alapján. A tanácsadó tevékenység keretében ellátható feladatokról a Bkr. 21. § (4) bekezdése rendelkezik, azonban a jogszabályban meghatározott feladatokon túlmenően további feladatok is elláthatók, amennyiben azok megfelelnek a belső ellenőr függetlenségére vonatkozó előírásoknak.


Verziószám 1.0

7

Tanácsadó tevékenység keretében jellemzően ellátott feladat: � jogszabályok értelmezése a helyes jogszabály alkalmazói gyakorlat kialakítása

érdekében, � számviteli feladatellátást támogató rendszerek ajánlásként történő megfogalmazása, � számviteli feladatellátást támogató minta nyomtatványok és dokumentumok

megfogalmazása, � szenátusi döntést igénylő előterjesztések előzetes megismerése, igény esetén

véleményezése. Fenti feladatellátása során a belső ellenőrzés a Főiskola belső kontrollrendszerének javítása érdekében javaslatokat tesz, de e javaslatok végrehajtása, vagy más intézkedések kezdeményezése kizárólag a vezetők felelősségi körébe tartozik. Szervezeti függetlenség A belső ellenőrnek tevékenysége során függetlennek, külső befolyástól mentesnek, pártatlannak és tárgyilagosnak kell lennie. A belső ellenőrzés függetlenségének biztosítása érdekében a belső ellenőr a belső ellenőrzési szervezeti egység vezetőjeként közvetlenül a Rektornak alárendelten végzi feladatait, melyről SZMSZ I. része, a Szervezeti és Működési Rend 37.§-a rendelkezik. Szervezeti elhelyezkedését a Főiskola alábbi Organogramja 46/2012(X.04)mutatja be.

Funkcionális függetlenség A funkcionális függetlenség teljes körű biztosítása érdekében a belső ellenőr nem rendelkezik semmilyen, az ellenőrzött tevékenység feletti hatáskörrel és nem felel az ellenőrzött tevékenységért. A belső ellenőr nem vehet részt a Főiskola operatív működésével kapcsolatos feladatok ellátásában – kivéve saját tevékenységét.


Verziószám 1.0

8

A belső ellenőr tevékenységsége tervezése során önállóan jár el, ellenőrzési tervét kockázatelemzésre alapozva, a soron kívüli ellenőrzések és a tanácsadói tevékenység egyidejű tervezésével és a vezetői igények figyelembevételével állítja össze. A belső ellenőr bizonyosságot adó ellenőrzési és a nemzetközi, valamint az államháztartásért felelős miniszter által közzétett belső ellenőrzési standardokkal összhangban lévő tanácsadó tevékenységen kívül más tevékenység végrehajtásába nem vonható be. A belső ellenőr hatásköre az alábbiakra nem terjed ki:

� a végrehajtási vagy irányítási tevékenységében való részvétel; � pénzügyi tranzakciók kezdeményezése vagy jóváhagyása, � a Főiskola által alkalmazott munkatársa tevékenységének irányítására, kivéve, ha ezek

a munkatársak megbízást kaptak arra, hogy részt vegyenek az ellenőrzésben, vagy más egyéb módon segítsék a belső ellenőrzést.

Összeférhetetlenség A belső ellenőr, illetve a belső ellenőrzési vezető tekintetében fennálló összeférhetetlenségi szabályokról a Bkr. 20. §-a rendelkezik. Amennyiben a belső ellenőr ellenőrzési vagy tanácsadási tevékenységet végez, biztosítani kell, hogy e tevékenységek ne vezessenek összeférhetetlenséghez. A belső ellenőr megbízásával egyidejűleg a Főiskolát érintő összeférhetetlenségről, az egyes ellenőrzések tekintetében pedig az ellenőrzések megkezdésekor összeférhetetlenségi nyilatkozatot köteles tenni. A belső ellenőrzési vezető feladatai A Főiskolán egy személy látja el a belső ellenőrzési feladatokat, a munkakör betöltője egyben a belső ellenőrzési vezetői feladatok ellátásáért is felelős. A belső ellenőrzési vezető feladatairól a Bkr. 22. § rendelkezik, s ennek keretében a belső ellenőr, mint belső ellenőrzési vezető felelősségi körébe tartozik:

� A Belső Ellenőrzési Kézikönyv elkészítése és rendszeres felülvizsgálata, � A kockázatelemzésen alapuló stratégiai és éves ellenőrzési tervek kidolgozása, melyek

elkészítésekor a vezetés által feltárt kockázati tényezőket is figyelembe kell venni; � A jóváhagyott éves ellenőrzési terv végrehajtása, ideértve a felkérésére végzett soron

kívüli feladatokat is; � A Főiskolán működő főbb funkciók, valamint az új vagy átalakuló szervezeti

egységek, feladatok és folyamatok, valamint az ezek kialakításával, működtetésével, illetve kiterjesztésével kapcsolatos kockázatok értékelése;

� A belső ellenőrzési tevékenység mérhető célkitűzéseinek meghatározása, figyelemmel kísérése, a Rektor tájékoztatása a belső ellenőrzési tevékenység mérhető célkitűzéseiről és az azokhoz mérten elért eredményekről;

� A más szervezetek által végzett ellenőrzések és a jogalkotók munkájának figyelemmel kísérése annak érdekében, hogy a belső ellenőrzés a Főiskola működését – ésszerű költséghatárokon belül – lefedje.


Verziószám 1.0

9

A belső ellenőr jogai és kötelezettségei A belső ellenőr jogairól és kötelezettségeiről a Bkr.25-26. §-a rendelkezik A belső ellenőr jogosult: a) az ellenőrzött szervezeti egység helyiségeibe belépni, - figyelemmel az ellenőrzött szervezeti egység biztonsági előírásaira, munkarendjére; b) az ellenőrzött szervezeti egységnél az ellenőrzés tárgyához kapcsolódó, minősített adatot, üzleti és gazdasági titkot tartalmazó iratokba, a közszolgálati alapnyilvántartásba és más dokumentumokba, valamint elektronikus adathordozón tárolt adatokba betekinteni a külön jogszabályokban meghatározott adatvédelmi és minősített adatok védelmére vonatkozó előírások betartásával, azokról másolatot, kivonatot, illetve tanúsítványt készíttetni, indokolt esetben az eredeti dokumentumokat másolat hátrahagyása mellett jegyzőkönyvben rögzítetten átvenni, illetve visszaadni; c) az ellenőrzött egység vezetőjétől és bármely alkalmazottjától információt kérni; d) az ellenőrzött szervezeti egység működésével és gazdálkodásával összefüggő kérdésekben a rektor tájékoztatása mellett más szervektől információt kérni; e) a vizsgálatba szakértő bevonását kezdeményezni. A belső ellenőr köteles: a) ellenőrzési tevékenysége során az ellenőrzési programban foglaltakat végrehajtani; b) tevékenységének megkezdéséről az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjét tájékoztatni, és megbízólevelét bemutatni; c) objektív véleménye kialakításához elengedhetetlen dokumentumokat és körülményeket megvizsgálni; d) megállapításait, következtetéseit és javaslatait tárgyszerűen, a valóságnak megfelelően írásba foglalni, és azokat elegendő és megfelelő bizonyítékkal alátámasztani; e) amennyiben az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, haladéktalanul jelentést tenni a Rektornak; f) az ellenőrzési jelentés tervezetet az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjével egyeztetni, ellenőrzési jelentést készíteni, az ellenőrzési jelentés aláírását követően a lezárt ellenőrzési jelentést a Rektornak átadni; g) ellenőrzési megbízatásával kapcsolatban vagy személyére nézve összeférhetetlenségi ok tudomására jutásáról haladéktalanul jelentést tenni a Rektornak, amely fennállása esetén ennek elmulasztásáért vagy késedelmes teljesítéséért fegyelmi felelősséggel tartozik; h) az eredeti dokumentumokat az ellenőrzés lezárásakor hiánytalanul visszaszolgáltatni; i) az ellenőrzött szervezeti egységnél, illetve annak részegységeiben a biztonsági szabályokat és a munkarendet figyelembe venni; j) a tudomására jutott minősített adatot, üzleti és gazdasági titkot megőrizni; k) az ellenőrzési tevékenységet jelen Kézikönyvben meghatározott módon megfelelően dokumentálni, az ellenőrzés során készített iratokat és iratmásolatokat – az adatvédelmi és a minősített adatok védelmére vonatkozó előírások betartásával – az ellenőrzés dokumentációjához csatolni. Az ellenőrzött szervezeti egység jogai és kötelezettségei Az ellenőrzött szervezeti egység vezetője és alkalmazottai jogosultak:, a) az ellenőr személyazonosságának bizonyítására alkalmas okiratot, illetve megbízólevelének bemutatását kérni, ennek hiányában az együttműködést megtagadni; b) az ellenőrzés megállapításait megismerni, azokra észrevételeket tenni, és az észrevételekre választ kapni.


Verziószám 1.0

10

Az ellenőrzött szervezeti egység vezetője és alkalmazottai kötelesek: a) az ellenőrzés végrehajtását elősegíteni, együttműködni; b) az ellenőr részére szóban vagy írásban a kért tájékoztatást, felvilágosítást, nyilatkozatot megadni, a dokumentációkba a betekintést biztosítani, kérés esetén az eredeti dokumentumokat – másolat és jegyzőkönyv ellenében – az ellenőrnek a megadott határidőre átadni; c) a saját hatáskörébe tartozóan az ellenőrzés megállapításai, és javaslatai alapján a végrehajtásért felelősöket és a végrehajtás határidejét feltüntető intézkedési tervet készíteni, az intézkedéseket a megadott határidőig végrehajtani, arról a költségvetési szerv vezetőjét és a belső ellenőrzési vezetőt tájékoztatni; d) az ellenőrök számára megfelelő munkakörülményeket biztosítani. Beszámolási kötelezettség teljesítése A belső ellenőrzési vezető köteles a Rektor számára:

� a Bkr. 43. § alapján megküldeni az ellenőrzési jelentéseket; � a Bkr. 48-49. §-ai alapján elkészíteni és megküldeni az éves, illetve az összefoglaló

éves ellenőrzési jelentéseket; � a Rektornak rendszeres időközönként tájékoztatást adni az éves ellenőrzési terv

végrehajtásának helyzetéről, az elvégzett ellenőrzések eredményeiről, a tervtől való eltérés okairól, valamint a belső ellenőrzési egység feladatainak ellátásához szükséges személyi és tárgyi feltételek meglétéről;

� a Rektor kérése esetén a más ellenőrzési tevékenységek, illetve a nyomon követés (kockázatkezelés, szabályszerűségi-, biztonsági-, jogi-, etikai-, környezetvédelmi kérdések, külső ellenőrzések) vonatkozásában az egységes szakmai értelmezést, és az e feladatokat ellátó szervezetekkel, személyekkel a megfelelő koordinációt biztosítani, valamint erről rendszeresen tájékoztatást adni.

Kecskemét, 2013. szeptember 01. Horváth Béla Dr. Ailer Piroska belső ellenőrzési vezető rektor


Verziószám 1.0

11

A BELSŐ ELLENŐRÖKRE VONATKOZÓ

ETIKAI KÓDEX

A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 17. §-ának (3) bekezdése alapján a belső ellenőrzési vezető és a belső ellenőrök a belső ellenőrzési tevékenységet (mind a bizonyosságot adó, mind pedig a tanácsadó tevékenységet ideértve) az államháztartásért felelős miniszter által kiadott etikai kódex figyelembe vételével végzik. Az Etikai Kódexben megfogalmazottak vonatkoznak Kecskeméti Főiskolánál belső ellenőrzési tevékenységet folytató személyekre, így a külső szolgáltatókra is. A Kódex célja, hogy

� ismertesse minden érintettel a belső ellenőrzési tevékenység ellátása során kiemelten fontos etikai normákat,

� deklarálja a költségvetési szerv belső ellenőrének elkötelezettségét az etikai célok mellett,

� segítséget nyújtson a szakmai etikai problémák felismerésében és kezelésében, valamint

� elősegítse a belső ellenőrzési szakmán belüli egységes etikai kultúra kialakulását. A független és tárgyilagos belső ellenőrzési tevékenységet ellátóknak a közszférában általános etikai követelményekhez viszonyítva szigorúbb etikai elvárásoknak kell megfelelniük. Ahhoz, hogy ellenőri véleményüket hitelesnek tartsák és elfogadják, az ellenőrök munkájának és magatartásának mindenkor és minden körülmények között feddhetetlennek kell lennie. Mind a szakmai, mind az etikai követelményeknek megfelelő feladatvégzés megerősíti az ellenőrzés iránti bizalmat, a szakmai megbízhatóságot és általában kedvező hatást gyakorol a közigazgatásnak, az ellenőrzés rendszerének és az ellenőrök tisztességének társadalmi megítélésére is. A Kódex elfogadása, az abban megfogalmazottak betartása ugyanakkor az egyes szervezetekben is megalapozza a bizalmat az ellenőrök és munkájuk iránt. A belső ellenőrzési vezetőnek kiemelt szerepe van a belső ellenőrzés etikus működésének kialakításában. Ez a felelősség magában foglalja a példamutatást, a belső ellenőrök tevékenységének figyelemmel kísérését szakmai etikai szempontból is, valamint segítségnyújtást a felmerülő egyéb szakmai etikai problémák felmerülésének elkerülésében, illetve megoldásában. Jelen Etikai Kódex a Nemzetgazdasági Minisztérium által közzétett Etikai Kódexben megfogalmazott elvek figyelembe vételével készült.


Verziószám 1.0

12

A BELSŐ ELLENŐR ETIKAI KÓDEXE

Integritás A belső ellenőr feddhetetlensége, tisztessége megalapozza az ellenőr tevékenysége iránti bizalmat. A belső ellenőr:

1. munkáját becsülettel, a tőle elvárható tisztességgel, szakmai gondossággal, hozzáértéssel és felelősséggel végzi;

2. a vonatkozó jogszabályoknak és szakmai követelményeknek megfelelően végzi munkáját, alakítja ki szakvéleményét;

3. tartózkodik minden olyan tevékenységtől, viselkedéstől, amely jogszabályellenes vagy belső szabályzatot sért, illetve nem méltó a közfeladat ellátását végzőhöz, a belső ellenőrzési szakmához vagy a költségvetési szervhez;

4. tiszteletben tartja a költségvetési szerv céljait, hozzájárul azok megvalósulásához, illetve munkáját a közérdek szem előtt tartásával végzi;

5. tevékenysége során olyan magatartást tanúsít, amely nem vezet jogtalan hátrány okozásához, illetve jogtalan előny szerzéséhez.

Tárgyilagosság és pártatlanság A belső ellenőr minden esetben objektíven, kellő szakmai gondossággal, részrehajlás nélkül jár el bármely tevékenység vagy folyamat vizsgálatánál az információ gyűjtése, elemzése, értékelése és közlése, valamint szakmai álláspontjának kialakítása és közlése során. A belső ellenőr minden lényeges és jelentős körülményt mérlegelve értékel, szakmai véleménye kialakításakor nem befolyásolja saját, vagy harmadik fél érdeke. A belső ellenőr:

1. tartózkodik minden olyan tevékenységtől, mely során a szakmai célok ütközhetnek a belső ellenőr egyéni érdekeivel. A belső ellenőr az összeférhetetlenségét azonnal jelenti felettesének.

2. nem vesz részt olyan tevékenységben, illetve elkerül minden olyan kapcsolatot, amely a korrupció veszélyét hordozza magában, vagy amely csorbíthatja értékítéletének pártatlanságát, objektivitását, illetve annak látszatát keltheti. 3. nem fogad el ajándékot, juttatást vagy bármely előnyt, amely befolyásolhatja objektív szakmai véleményének kialakításában, illetve a befolyásolhatóság látszatát keltheti;

4. feltár és az ellenőrzési jelentésben bemutat minden olyan lényeges és jelentős tényt, amely biztosítja a vizsgált tevékenységről szóló ellenőrzési jelentés teljességét.

Bizalmasság A belső ellenőr bizalmasan kezel minden, az ellenőrzés során tudomására jutott szakmai, személyes vagy egyéb adatot és információt. Megfelelő felhatalmazás nélkül ezeket az információkat nem hozhatja nyilvánosságra, harmadik személy(ek) tudomására, kivéve amennyiben az információ közlése jogszabályi vagy szakmai kötelessége.


Verziószám 1.0

13

A belső ellenőr:

1. a tevékenysége során tudomására jutott információkat körültekintően kezeli, azok megfelelő védelméről gondoskodik;

2. a tudomására jutott adatokat, információkat személyes célokra, haszonszerzésre, a jogszabályi előírásokkal ellentétes, illetve közérdeket sértő módon nem használhatja fel;

3. a tevékenysége során tudomására jutott információkat saját hatáskörben sem közvetett, sem közvetlen formában, még beazonosításra alkalmatlan formában sem hozhatja nyilvánosságra.

Kompetencia A belső ellenőrzési tevékenységet a belső ellenőr a feladat elvégzéséhez szükséges ismeretek, szakértelem és tapasztalatok (együtt: kompetencia) birtokában látja el. A belső ellenőr:

1. kizárólag olyan, bizonyosságot adó vagy tanácsadó tevékenységet végez, amelyhez rendelkezik a szükséges ismeretekkel, szakértelemmel, és tapasztalattal,

2. amennyiben olyan feladatot kap, amit megítélése szerint nem tud ellátni, azt jelzi a Főiskola vezetőjének.

3. tevékenységét a nemzetközi és hazai standardokon alapuló iránymutatásokkal, ajánlásokkal és az államháztartásért felelős miniszter által kiadott módszertani útmutatókkal összhangban végzi.

4. szakmai ismereteit, tevékenysége eredményességét, hatékonyságát és minőségét folyamatosan fejleszti.

Együttműködés A belső ellenőr köteles olyan magatartást tanúsítani, amely elősegíti az ellenőrök, illetve az ellenőrök és az ellenőrzöttek közötti együttműködést és a jó munkakapcsolatok kialakítását. A belső ellenőr:

1. együttműködés révén elősegíti saját maga és kollégái szakmai fejlődését,

2. együtt működik kollégáival.

Kecskemét, 2013. szeptember 01. ………………………………………… ……………………………………….

belső ellenőr rektor


Verziószám 1.0

14

III. A BELSŐ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉG IRÁNYÍTÁSA A független belső ellenőrzés eredményes irányítása, a belső ellenőrzési erőforrások hatékony, eredményes és gazdaságos felhasználása a belső ellenőrzési vezető felelőssége. A belső ellenőrzési vezető feladata, hogy oly módon szervezze és irányítsa a független belső ellenőrzési tevékenységet, hogy az működésével növelje a Főiskola eredményességét. Ennek kapcsán a belső ellenőrzés irányításához kapcsolódó feladatok közül kiemelt jelentőségű: a megfelelő humánerőforrás-gazdálkodás, a külső szolgáltató esetleges bevonásával kapcsolatos feladatok, valamint a belső ellenőrzési tevékenység értékelésével összefüggő feladatok. A belső ellenőrzési vezető feladata a Belső Ellenőrzési Alapszabálynak, az IIA Normáknak, a magyarországi államháztartási belső ellenőrzési standardoknak és a belső ellenőrökre vonatkozó etikai kódex előírásainak történő megfelelés biztosítása. Tekintettel arra, hogy a Főiskolán egy fő látja el a belső ellenőrzési tevékenységet, ezért a Bkr. Szerint ő végzi el a Rendelet. Által a belsőellenőrzési vezető felelősség körébe sorolt tevékenységeket is. 1. Belső ellenőrzési humán-erőforrásgazdálkodás

A belső ellenőrzési vezető munkaszervezési feladatai Az intézmény rektora úgy alakítja ki a belső ellenőrzés szervezetét, hogy az megfelelő bizonyosságot tudjon nyújtani a költségvetési szervek vezetői számára a belső kontrollrendszerek hatékony működéséről, arányban álljon a Főiskola által ellátott feladatokkal és a stratégiai tervben foglaltakkal. A belsőellenőrzési vezető felelőssége, hogy tájékoztatást adjon a Főiskola vezetőjének, ha a rendelkezésre álló kapacitás nem elegendő a belső ellenőrzési feladatok ellátására. Köteles a rektor által jóváhagyott éves képzési tervet készíteni és gondoskodni annak megvalósulásáról annak érdekében, hogy teljesüljenek az ellenőri regisztrációra, képzettségre és szakmai gyakorlatra vonatkozó jogszabályi előírások, azaz a belső ellenőr folyamatosan rendelkezzen az összetett munkakörre előírt végzettséggel és gyakorlattal. A humán-erőforrás gazdálkodásfőbb elemei

a) humán-erőforrások tervezése, ahol a cél annak meghatározása, hogy mekkora, illetve milyen humán- és tárgyi erőforrás szükséges ahhoz, hogy a belső ellenőrzés megfelelő bizonyosságot tudjon nyújtani a rektor számára a belső kontrollrendszerek hatékony működéséről.

b) kapacitás-felmérés: Az éves ellenőrzési terv teljesítésének időrendi előrehaladásával, illetve esetleges módosulásával összhangban rendszeres időközönként aktualizálni kell a kapacitás szükségletet. A kapacitás-felmérés eredményeképpen a belső ellenőrzési vezető meg tudja határozni, hogy a rendelkezésére álló humán erőforrás elégséges-e a tervezett munka elvégzésére, és javaslatokat tesz szükség esetén további erőforrások bevonására.

c) munkakör kialakítása – munkaköri leírás A munkaköri leírásban meg kell jeleníteni azt, hogy az egyszemélyes belső ellenőrzési egység egyszerre lát el belső ellenőrzési vezetői, vizsgálat-vezetői, és belső ellenőri munkaköri feladatokat, és érvényesíteni kell az alkalmazásra vonatkozó jogszabályi előírásokat a következőkre tekintettel – A belső ellenőrökre vonatkozóan a Bkr. 24. § (2) bekezdése legalább két éves ellenőrzési, költségvetési, pénzügyi, számviteli, vagy az adott költségvetési szerv tevékenységi körébe tartozó területen szerzett szakmai gyakorlatot ír elő. A vizsgálatvezetőre a Bkr. 24. § (4) bekezdése határoz meg előírást, miszerint nem lehet


Verziószám 1.0

15

vizsgálatvezetőnek kijelölni azt a belső ellenőrt, aki a két éves szakmai gyakorlat alól felmentést kapott, addig amíg a belső ellenőrzési szervezeti egységnél a hiányzó szakmai gyakorlatot meg nem szerezte. A belső ellenőrzési vezetőnek a Bkr. 24. § (5) bekezdése értelmében csak legalább öt éves szakmai gyakorlattal rendelkező belső ellenőr nevezhető ki. A jogszabályok a kötelező belső ellenőri regisztrációt ismétlődő 2 éves képzéshez, illetve éves szakmai továbbképzéshez kötik. A belső ellenőrzési vezetőnek kötelezettsége az alkalmazási feltételek folyamatos teljesítése,

d) képzés és készségfejlesztés személyre szabott egyéni képzési terv, amely lehetőséget ad, az ellenőr folyamatos fejlődésére; A beazonosított fejlesztési szükségletek alapján lehet meghatározni a személyre szabott egyéni képzési tervet. Ez formális, írásban jóváhagyott terv, mely megvalósulását az év során folyamatosan nyomon kell követni és az éves teljesítményértékelésének részévé kell tenni. (1.számú iratminta)

2. Külső szolgáltató bevonásának feltételei

Mivel a Főiskola főállású belső ellenőrt foglalkoztat, ezért külső szolgáltató igénybevétele abban az esetekben indokolt és kérhető, ha a szakértő bevonása speciális szakértelmet igénylő ellenőrzési területeken merül fel. (informatikai-, jogi-, közbeszerzési-, adózási területeken. Feltételei:

� a felkért szakértő regisztrált belső ellenőr legyen, � összeférhetetlenség a feladat elvégzésében nem áll fenn, � szolgáltatási szerződés megkötésre kerüljön.

A szerződésben rögzíteni kell, hogy a külső szolgáltató, � a vonatkozó hazai, és nemzetközi jogszabályok, valamint belső ellenőrzési

standardok, szakmai és etikai normák szerint látja el ellenőrzési feladatait. � a megbízó intézmény által kialakított belső ellenőrzési kézikönyvet és módszertani

leírásokat, valamint a nemzetközi és hazai belső ellenőrzési standardok, legjobb gyakorlat követelményeit is maradéktalanul alkalmazni köteles.

Az eseti szerződés, meghatározza az igényelt szolgáltatás célját, irányadó jogszabályok alkalmazását, nyilvántartásokhoz való hozzáférést tevékenység ütemezését, kapcsolattartás, együttműködés rendjét adatvédelmi kikötéseket, teljesítési határidőket, igazolásokat, illetve az elkészített ellenőrzési dokumentumok átadási rendjét, titoktartási elvárásokat a munka díjazását. 3. Belső ellenőrzési tevékenység teljesítmény értékelése

A Bkr.48.§-a szerint a belső ellenőr felelőssége, hogy évente egyszer éves ellenőrzési jelentés keretében önértékelést végezzen az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutató figyelembe vételével. Az elkészített éves ellenőrzési jelentés az alábbiakat tartalmazza: a) A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján:

� az éve ellenőrzési tervben foglaltak teljesítésének étékelése, � bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása, � tanácsadó tevékenység bemutatása.

A vonatkozó jogszabályi előírás alapján az ellenőrzési vezető felelőssége, hogy évente legalább egyszer, az ellenőrzéseket követő felmérésekre alapozva elvégezze az önértékelést.


Verziószám 1.0

16

A teljesítményértékelés elsődleges eszközei/módszerei A teljesítményértékelés elsődleges eszközei:

- az ellenőrzést követő felmérő lapok, illetve - a kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KTM) alkalmazása.

A KTM olyan teljesítmény-mérőszámok, amelyek lehetővé teszik a belső ellenőrzési vezető számára, hogy mennyiségi méréseket végezzen, és a belső ellenőrzés teljesítményét erre alapozva értékelje. A belső ellenőr munkaidő ráfordításának kimutatását az ellenőrzések nyilvántartásának felhasználása segíti.(21. számú iratminta). A nyilvántartás alkalmas annak nyomon követésére és értékelésére, hogy egy ellenőr mennyi időt fordított az egyes ellenőrzési lépésekre, a jelentés elkészítésére, ill. nyomon követhető az is, hogy adott ellenőrzésre mennyi munkaidőt fordított a belső ellenőrzési vezetői és vizsgálatvezetői szerepkörében.

IV. A BELSŐ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉG TERVEZÉSE 1. A tervezés alapelvei

Az ellenőrzés tervezési folyamat során a következő kulcsfontosságú alapelveket kell követni: a) A tervezést folyamatokra és az azokban rejlő kockázatokra kell alapozni.

Az ellenőrzési feladatok prioritásainak kidolgozása során a belső ellenőrzés vezetője a folyamat alapú kockázatelemzés eredményeit felhasználva jár el.

b) A tervezésnek a jövőbe kell tekintenie A stratégiai ellenőrzési tervnek a Bkr. 30. § (1) bekezdése alapján négy évet kell lefednie. A legmagasabb kockázatú folyamatok vizsgálatát minél korábbi időpontra kell tervezni. Az ilyen folyamatokat meghatározott rendszerességgel, 1-2 évente újra bele kell foglalni az éves ellenőrzési tervbe.

c) A tervezésnek folyamatosnak kell lennie A tervezés folyamatában mindvégig célszerű betartani a gördülő tervezés elvét, a stratégiai ellenőrzési tervet szükség szerint kell felülvizsgálni. Ezzel párhuzamosan év végén –

kockázatelemzés alapján – el kell készíteni a következő évre vonatkozó éves ellenőrzési tervet.

d) A tervezésnek rugalmasnak és aktualizáltnak kell lennie Az ellenőrzések tervezésének a Főiskolára ható külső-belső változásokhoz kell igazodnia. Előfordulhat, hogy azok a területek, amelyek egy adott időpontban jelentős kockázatúnak minősültek, a továbbiakban már nem lesznek azok és fordítva. Ezért a Főiskola kockázati struktúráját évente értékelni, és az ellenőrzési terveket ennek megfelelően módosítani kell. 2. A tervezés előkészítése

A tervezés előkészítése magában foglalja a kockázatelemzést megelőző előkészítő lépéseket, valamint magát a kockázatelemzést is. A kockázatelemzést megelőző előkészítés során a belső ellenőrzés:

� elemzi a külső és belső kontrollkörnyezetet annak érdekében, hogy azonosítsa az ellenőrzési tervezés során figyelembe vehető változásokat;

� értelmezi a Főiskola célkitűzéseit, beleértve a belső ellenőrzés céljait is; � azonosítja a folyamatokat, illetve az adott folyamat irányításáért, működtetésért

felelős személyeket, azaz a folyamatgazdákat és a vezetőkkel egyeztet az egyes folyamatok – a Főiskola célkitűzéseihez viszonyított – fontosságáról;

� megvitatja a vezetőkkel, mit várnak el a belső ellenőrzéstől; � a vezetőkkel közösen meghatározza a belső ellenőrzési fókuszt.


Verziószám 1.0

17

Az általános felmérés részeként a külső és belső kontrollkörnyezetnek vizsgálatára kerül sor. Ennek keretében a belső ellenőrzés összegyűjti és elemzi a működési környezetben és a folyamatokban történt változásokra vonatkozóan rendelkezésre álló információkat is. A környezet változásának elsődleges forrásai:

� hazai és európai uniós jogszabályi változások; � gazdasági-politikai környezet változása; � Főiskola stratégiájának, célkitűzéseinek, rövid- és hosszú távú terveinek változása; � belső szervezeti változások; � belső eljárások, ellenőrzési nyomvonalak, kézikönyvek változása.

Ezek a változások a Főiskola folyamataiban rejlő kockázatok azonosítása szempontjából kiemelten fontosak, ezért a belső ellenőrzésnek arra kell törekednie, hogy összegyűjtsön minden információt. a Főiskola vezetésétől, illetve az egyes szervezeti egységektől 2.1 A folyamatok és folyamatgazdák azonosítása A belső ellenőrzés a folyamatok és folyamatgazdák azonosítása során a működés folyamataira koncentrál. A folyamatok a Főiskola célkitűzéseinek elérése érdekében kerültek kialakításra és ennek érdekében működnek. Különösen fontos ezért a tervezés során figyelembe venni a Főiskola működési folyamatait, és azonosítani a folyamatgazdákat, vagyis azokat a személyeket, akik elsődlegesen felelősek az adott folyamat végrehajtásáért, működtetéséért. A folyamatok és folyamatgazdák azonosítását, valamint a folyamatok fontosságának 1-4-ig terjedő skálán történő besorolását és elemzését a Főiskola vezetésével közösen kell elvégezni. A vezetők bevonása vezetői interjúk, munkamegbeszélések keretében történik. A korábban kialakított ellenőrzési nyomvonalak (FEUVE) segítenek a Főiskola működési folyamatainak azonosításában, megértésében.(2. számú iratminta) Az alkalmazott módszer a kockázatelemzés időpontjában, a legfontosabb működési folyamatok meghatározására irányul. Az elemzés eredményeit a folyamatok összesített kockázatelemzésének eredményével együtt kell felhasználni a kockázatelemzés végeredményének kialakításához. 2.2 A belső ellenőrzési fókusz kialakítása A belső ellenőrzési fókusz a belső ellenőr és a Rektor egyeztetett közös álláspontját, elképzeléseit jelenti, hogy a belső ellenőrzésnek mely területekre kell irányítania erőforrásait. A belső ellenőrzési fókusznak a kockázatelemzéshez lefolytatott interjúkon, vagy egyéb munkaértekezleteken, munkamegbeszéléseken történő közös kialakítása a tervezés előkészítési folyamat egyik legfontosabb lépése. A belső ellenőrzési fókusz a belső ellenőrzést segíti a kockázatosnak tekintett folyamatok rangsorolásában, illetve az ellenőrzött tevékenységek és az érintett egységek közötti erőforrás elosztás meghatározásában, a belső ellenőrzéssel szemben támasztott vezetői igények azonosításában. A belső ellenőrzési fókuszt a Főiskola célkitűzéseinek és a vezetők belső ellenőrzésre vonatkozó speciális elvárásainak figyelembe vételével kell kialakítani. A Főiskola célkitűzéseinek feltárása során a belső ellenőrzésnek a vezetőkkel értelmeznie kell az intézmény stratégiai időtávú(4<) és rövidtávú(1>) éves célkitűzéseit annak érdekében, hogy ellenőrzési erőforrásait ezen célok elérésének támogatására mozgósítsa. A vezetők elvárásai alatt annak meghatározása értendő, hogy a vezetők milyen kérdéseket, feladatokat illetően számítanak a belső ellenőrzés bizonyosságot adó, illetve tanácsadó tevékenységére.


Verziószám 1.0

18

A vezetőknek lehetnek speciális elvárásai a belső ellenőrzéssel szemben. Ezek az elvárások általában a Főiskola működésével kapcsolatos főbb vezetői elgondolásokból adódnak (pl.: egy-egy speciális működési követelménynek – megtérülés, ráfordítás, megfelelés). Ezeket az elvárásokat az éves ellenőrzési terv elkészítése során figyelembe kell venni. A belső ellenőrzési fókuszt az elfogadott célkitűzések és egyeztetett vezetői elvárások alapján a belső ellenőrzésnek és a vezetőknek közösen kell kialakítania. A belső ellenőrzési fókusz megadja azokat a főbb elemeket, amelyek mentén az ellenőr a kockázatokat elemezni fogja, amelyekre a belső ellenőrzés a feladatainak ellátása érdekében koncentrálni fog. 3. Kockázatelemzés

A kockázatelemzési folyamat célja, hogy azonosítsa, elemezze, rangsorolja és dokumentálja a Főiskola folyamataiban és főbb szervezeti egységeinél létező kockázatokat. A kockázatelemzés az első lépés ahhoz, hogy az éves ellenőrzési tevékenység a Főiskola vezetésével egyetértésben meghatározott belső ellenőrzési fókusszal összehangolásra kerüljön. A kockázatelemzés szolgáltatja a legfontosabb információt a belső ellenőrzési tevékenységek (konkrét ellenőrzések) előkészítéséhez is. 3.1. A Főiskola folyamatainak azonosítása és megértése A kockázatelemzés első lépése a Főiskola valamennyi, az elemzésbe bevont fő-, és alfolyamatainak meghatározása. A folyamatokban rejlő főbb kockázatok azonosításának első lépéseként a belső ellenőrzésnek meg kell értenie a főbb folyamatokat. Ennek érdekében – a vonatkozó belső szabályzatok megismerését követően – azonosítani kell a folyamat felelősöket. A folyamatok felelőseivel (folyamatgazdákkal), illetve amennyiben szükséges, a folyamatba bevont kulcsfontosságú személyekkel interjúkat és munkamegbeszéléseket kell tartani. Azt követően, hogy az elemzésbe bevont valamennyi folyamat meghatározásra és értelmezésre került, szükséges megvizsgálni a működési folyamatok belső ellenőrzési fókuszhoz viszonyított relatív jelentőségét (magas – közepes – alacsony). Ezt az elemzést a költségvetési szervezet vezetőivel, a folyamatgazdákkal, közösen célszerű elvégezni, konszenzusra kell jutni a folyamatok fontosságának – kockázati tényezők összesített – értékelése tekintetében, és azt 5 fokozatú skálán behatárolni. 3.2. Kockázatok, kockázati tényezők és a főbb kontrollpontok azonosítása, elemzése Miután viszonylag részletesen megismerte és megértette a fő-, és alfolyamatokat, a belső ellenőrzésnek azonosítania kell a folyamathoz kapcsolódó jelentős kockázatokat. Ehhez segítséget nyújthat egy a folyamatgazdáknak összeállított kockázat elemzési kérdőív, azonban fontos megjegyezni, hogy a belső ellenőrzés a saját szakmai véleményére támaszkodva felül bírálhatja a folyamatgazdák által meghatározott kockázatokat, illetve azok mértékét. Az egyes fő-, és alfolyamathoz meghatározott kockázatokat a Kockázatelemzési Kritérium Mátrixban (KKM) meghatározott kockázati tényezők mentén, az alábbi két szempont alapján kell értékelni:

� a kockázati tényező bekövetkezési Valószínűsége (mely lehet magas(5), jelentős(4), közepes(3) mérsékelt(2) és alacsony(1);

� a kockázati tényező célokra gyakorolt Hatása (mely ugyancsak lehet: magas(5), jelentős(4), közepes(3), mérsékelt(2), és alacsony(1); alapján.

A kontrollpontok a folyamatok végrehajtásáért felelős folyamatgazdák által kialakított olyan folyamat elemek, csomópontok, ahol a folyamat eredményes működése szempontjából fontos


Verziószám 1.0

19

kontroll vagy ellenőrzési lépéseket valósítanak meg. A kockázatelemzés során a legfontosabb kontrollpontokat fel kell tárni, a belső ellenőrzésének látnia kell a kontrollpontok rendszerét. 3.3. A kockázatelemzés végeredményének kialakítása A kockázatelemzés végeredményének kialakításához a belső ellenőrzésnek össze kell vetnie az egyes folyamatok átfogó kockázatelemzését (3-4. számú iratminta)a folyamatok kockázatáról és a kontrollpontok azonosításáról) a működési folyamatok jelentőségének feltérképezésének és elemzésének eredményeivel. Ennek során két összetevőt kell bemutatni:

� az adott folyamat mennyire jelentős, fontos – Súly (10*) � az adott folyamat mennyire kockázatos. (Valószínű(5)*Hatás(5)

Ebből a két tényezőből kell a végső következtetést levonni, ami a folyamat „összesített kockázatai értékelését” adja. (4.-5. számú iratminta) Az értékelés végeredménye mutatja meg, hogy elsődlegesen mire irányuljon az ellenőrzési erőforrások elosztása az ellenőrzés tervezési szakaszában. (S*V*H) 4. Stratégiai ellenőrzési terv

A Főiskola belső ellenőre stratégiai ellenőrzési tervet készít, amely összhangban a Főiskola hosszú távú céljaival - meghatározza a belső ellenőrzésre vonatkozó stratégiai fejlesztéseket . A Bkr. 29.§.(1) értelmében a stratégiai ellenőrzési tervet a belső ellenőrzési vezető kockázatelemzés alapján készíti el, négy évre szól és a Főiskola rektora hagyja jóvá. A terv az alábbiakat tartalmazza: a) a hosszú távú célkitűzéseket, stratégiai célokat; b) a belső kontrollrendszer általános értékelését; c) a kockázati tényezőket és értékelésüket; d) a belső ellenőrzésre vonatkozó fejlesztési és képzési tervet; e) a szükséges erőforrások felmérését a létszám, képzettség, tárgyi feltételek tekintetében; f) az a)-c) pont alapján meghatározott ellenőrzési prioritásokat és az ellenőrzési gyakoriságot. A stratégiai terv nem konkrét ellenőrzési feladatokat, hanem a belső ellenőrzés átfogó céljaira, a folyamatok kockázataira és a belső ellenőrzés fejlesztésének irányára, prioritásaira vonatkozó összegzést tartalmaz, meghatározza a belső ellenőrzés irányait és súlypontjait, a feladat ellátáshoz szükséges erőforrásokat, valamint a belső ellenőrzésre vonatkozó stratégiai fejlesztéseket A stratégiai ellenőrzési tervet szükség szerint felül kell vizsgálni. A Főiskola Intézményfejlesztési tervében megjelölt hosszú távú célokat kijelölő stratégiát és cselekvési feladattervet, a stratégiai ellenőrzési terv elkészítéséhez figyelembe kell venni, annak változásait azon át kell vezetni. A tervezés aktualizálása során a belső ellenőrzés „gördülő” tervezési technikát alkalmaz. 5. Éves ellenőrzési terv

A belső ellenőrzési vezető - összhangban a stratégiai ellenőrzési tervvel - összeállítja a tárgyévet követő évre vonatkozó éves ellenőrzési tervet, melyet a Rektor hagy jóvá. Az éves ellenőrzési tervnek a stratégiai ellenőrzési tervben és a kockázatelemzés alapján felállított prioritásokon, valamint a belső ellenőrzés rendelkezésére álló erőforrásokon kell alapulnia.(6. számú iratminta).


Verziószám 1.0

20

Az elvégzett kockázatelemzés során magas kockázatúnak minősített területekre az éves ellenőrzési terv készítése során kiemelt figyelmet kell fordítani, és a lehető legrövidebb időn belül ellenőrizni kell. Az éves ellenőrzési terv tartalmazza: (7.számú iratminta) a) az ellenőrzési tervet megalapozó elemzések és a kockázatelemzés eredményének összefoglaló bemutatását; b) a tervezett ellenőrzések tárgyát; c) az ellenőrzések célját; d) az ellenőrizendő időszakot; e) a rendelkezésre álló és a szükséges ellenőrzési kapacitás meghatározását; f) az ellenőrzések típusát; g) az ellenőrzések tervezett ütemezését; h) az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egységek megnevezését; i) a tanácsadó tevékenységre tervezett kapacitást; j) a soron kívüli ellenőrzésekre tervezett kapacitást; k) a képzésekre tervezett kapacitást; l) az egyéb tevékenységeket. A szöveges éves ellenőrzési terv a jogszabályokra figyelemmel az alábbiakat tartalmazza:

� Az ellenőrzési terv elkészítése során felhasznált kimutatások, elemzések, dokumentumok,

� Az ellenőrzési tervet megalapozó elemzések és a kockázatelemzés eredményének összefoglaló bemutatása,

� Bizonyságot adó tevékenységhez rendelkezésre álló ellenőri kapacitás tervezése, � A tervezett feladatok felsorolása – Éves ellenőrzési Terv, � Kötelező mellékletek

Az ellenőrzési célnak és feladatoknak megfelelően, valamint a kockázatelemzés eredményeivel összhangban kerülnek megválasztásra az ellenőrzés végrehajtásához szükséges vizsgálati eljárások és módszerek. Az éves ellenőrzési tervet a belső ellenőrzés a Rektor döntése alapján módosíthatja. A soron kívüli ellenőrzések szükségessége nem várt eseményekből adódik, így a soron kívüli ellenőrzések számát és erőforrás-szükségletét az ellenőrzési tervezés során nem lehet előre pontosan meghatározni. Általános szabályként a soron kívüli ellenőrzések elvégzésére ezért a rendelkezésre álló éves ellenőrzési erőforrás 10-30 %-át célszerű elkülöníteni az ellenőrzési tervezés során. Terven felülinek minősül az az ellenőrzés, amit a tervezett és a soron kívüli kapacitáson felül valósítanak meg. Az alábbi esetekben jellemzően nem szükséges az éves ellenőrzési terv módosítása: - az ellenőrzés tervezett kezdete vagy vége módosul; - az ellenőrzött szervezetek, szervezeti egységek körének bővítésére kerül sor; - az ellenőrzendő időszak kibővítése vált szükségessé.


Verziószám 1.0

21

V. A BIZONYOSSÁGOT ADÓ TEVÉKENYSÉG VÉGREHAJTÁSA Az ellenőrzések végrehajtása az éves ellenőrzési tervben foglalt ellenőrzések módszeres elvégzését jelenti. A belső ellenőrzés tevékenysége kiterjed a Főiskola minden tevékenységére, különösen a gazdálkodás, a költségvetési bevételek és kiadások tervezésének, felhasználásának és elszámolásának, valamint az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásnak a vizsgálatára. A belső ellenőrzési tevékenység során szabályszerűségi, pénzügyi, rendszer- és teljesítményellenőrzéseket, illetve informatikai rendszerellenőrzéseket kell végezni. Az ellenőrzési célnak és feladatoknak megfelelően, valamint a kockázatelemzés eredményeivel összhangban kell megválasztani az ellenőrzés végrehajtásához szükséges vizsgálati eljárásokat és módszereket. 1. Bizonyságot adó ellenőrzések jellemzői

1.1 A belső ellenőrzés bizonyosságot adó tevékenysége körében ellátandó feladata: a) elemezni, vizsgálni és értékelni a belső kontrollrendszerek kiépítésének, működésének jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelését, valamint működésének gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét; b) elemezni, vizsgálni a rendelkezésre álló erőforrásokkal való gazdálkodást, a vagyon megóvását és gyarapítását, valamint az elszámolások megfelelőségét, a beszámolók valódiságát; c) a vizsgált folyamatokkal kapcsolatban megállapításokat, következtetéseket és javaslatokat megfogalmazni a kockázati tényezők, hiányosságok megszüntetése, kiküszöbölése vagy csökkentése, a szabálytalanságok megelőzése, illetve feltárása érdekében, valamint a Főiskola működésének eredményessége növelése és a belső kontrollrendszerek javítása, továbbfejlesztése érdekében; d) nyilvántartani és nyomon követni a belső ellenőrzési jelentések alapján megtett intézkedéseket. 1.2 A bizonyosságot adó tevékenység ellenőrzési típusai: a) a szabályszerűségi ellenőrzés arra irányul, hogy a Főiskola vagy szervezeti egység működése, illetve tevékenysége megfelelően szabályozott-e, és érvényesülnek-e a hatályos jogszabályok, belső szabályzatok és vezetői rendelkezések előírásai; b) a pénzügyi ellenőrzés célja a Főiskola adott szervezeti egysége, program vagy feladat pénzügyi elszámolásainak, valamint az ezek alapjául szolgáló számviteli nyilvántartások ellenőrzése; c) a rendszerellenőrzés keretében az egyes rendszerek kialakításának, illetve működésének átfogó vizsgálatát kell elvégezni; d) a teljesítmény-ellenőrzés célja annak megállapítása, hogy a Főiskola vagy adott szervezeti egysége által végzett tevékenységek, programok egy jól körülhatárolható területén a működés, illetve a forrásfelhasználás gazdaságosan, hatékonyan és eredményesen valósul-e meg; e) az informatikai ellenőrzés a Főiskolán működő informatikai rendszerek megfelelőségére, megbízhatóságára, biztonságára, valamint a rendszerben tárolt adatok teljességére, megfelelőségére, szabályosságára és védelmére irányul. A belső ellenőrzés vizsgálati hatásköre csak a Rektor által az éves ellenőrzési tervben elrendelt vizsgálatokra terjed ki.


Verziószám 1.0

22

A soron kívüli ellenőrzések szükségessége nem várt eseményekből adódik, így a soron kívüli ellenőrzések számát és erőforrás-szükségletét az ellenőrzési tervezés során nem lehet előre pontosan meghatározni. A soron kívüli ellenőrzések elvégzésére ezért a rendelkezésre álló éves ellenőrzési erőforrás 10-30 %-át különíti el a tervezés. 1.3 A bizonyosságot adó tevékenység eljárásrendje Az ellenőrzések végrehajtása az éves ellenőrzési tervben foglalt ellenőrzések módszeres elvégzését jelenti. Az ellenőrzés végrehajtásának legfőbb célja, hogy minden egyes ellenőrzött folyamaton és területen a főbb kockázatok kezelésére létrehozott kontrollok megfelelőségét értékelje, valamint megállapítsa, hogy a folyamatok az elvárásoknak megfelelően működnek-e, illetve megállapítsa, hogy a szükséges kontrollpontok vagy folyamatok hiányosak-e? Az ellenőrzésre való felkészülés során a belső ellenőrnek meg kell győződnie arról, hogy az ellenőrzés célját és tárgyát meghatározták, a megfelelő ellenőrzési erőforrások rendelkezésre állnak-e, illetve az általa elkészített ellenőrzési programot a Rektor jóváhagyta. A felkészülést a kockázatelemzés során azonosított, az ellenőrizendő folyamatokhoz, tevékenységekhez tartozó főbb kockázati tényezőkre, a vonatkozó ellenőrzési célkitűzésekre kell alapozni. 2. Adminisztratív felkészülés

A megbízólevél elkészítése A belső ellenőrt megbízólevéllel kell ellátni, amit a Rektor ad ki és ír alá. A megbízó levél tartalmát a Bkr. 34.§-a tartalmazza. (9. számú iratminta) A megbízó levél tartalmi és formai megfeleléséért mint belső ellenőrzési vezető a belső ellenőr felel. Az ellenőrzött szervezet vezetőjének értesítése Az ellenőrzés megkezdéséről szóban vagy írásban értesíteni kell az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjét. Ennek keretében a belső ellenőrzési vezető tájékoztatást ad az ellenőrzés céljáról és formájáról, jogszabályi felhatalmazásról, valamint az ellenőrzés várható időtartamáról. Az ellenőrzés megkezdéséről szóló értesítőlevél formátuma a 11. számú iratmintában található. A helyszíni ellenőrzést annak megkezdése előtt legalább 3 nappal szóban vagy írásban be kell jelenteni az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjének. Ennek keretében a belső ellenőrzési vezető tájékoztatást ad az ellenőrzés során végrehajtandó feladatokról, valamint az ellenőrzés várható időtartamáról. Az előzetes bejelentést nem kell megtenni, ha az – a rendelkezésre álló adatok alapján – meghiúsíthatja az ellenőrzés eredményes lefolytatását. Az előzetes bejelentés elhagyásáról a Rektor dönt. Az előzetes bejelentés elhagyásáról a belső ellenőrzési vezető javaslatára a Rektor általában akkor dönt, ha pl. a kockázatelemzés vagy mintavételezés eredménye alapján az ellenőrizendő bizonylatok nem vagy csak hiányosan állnak rendelkezésre, a vizsgálat alá vont terület szabálytalanság vagy csalás gyanújában érintett, vagy az ellenőrizendő tevékenységért felelős vezetők várhatóan meghiúsítják az ellenőrzés eredményes lefolytatását. 3. Az ellenőrzési program előkészítésének menete

A rendelkezésre álló és a háttér információk összegyűjtése Az ellenőrzés végrehajtását megelőzően át kell vizsgálni, az ellenőrzött folyamatra, szervezeti egységre vonatkozóan milyen információkkal rendelkezünk. Át kell tekinteni az ellenőrzött területre vonatkozó eljárásokat, rendelkezéseket, belső szabályzatokat, a korábban készült


Verziószám 1.0

23

ellenőrzési jelentéseket, valamint az ellenőrzött területnek az ellenőrzendő időszakról készült beszámolót. Szükség szerint előzetes tájékoztatás kérhető, illetve megbeszélés kezdeményezhető. A belső ellenőr megvizsgálja az ellenőrzött folyamathoz, szervezeti egységhez, illetve tevékenységhez kapcsolódóan rendelkezésre álló információkat, amelynek forrásai elsősorban a következők lehetnek:

� vonatkozó jogszabályok, szabályzatok és útmutatók; � szervezeti és működési szabályzat, ügyrend; � működési kézikönyvek és eljárásrendek; � a kockázatelemzés és az ellenőrzés tervezése során az egyes folyamatok

vonatkozásában azonosított kockázatok; � ellenőrzési nyomvonalak; � szervezeti stratégia, rövid- és hosszú távú feladattervek; � munkaköri leírások; � az ellenőrizendő folyamatokat, tevékenységeket érintő elemzések, értékelések; � korábbi évek belső ellenőrzési dokumentumai; � külső ellenőrzést végzők korábbi ellenőrzési jelentései (az Európai Számvevőszék,

azEurópai Bizottság, az Állami Számvevőszék, a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal, az Európai Támogatásokat Auditáló Főigazgatóság, a Magyar Államkincstár, az irányító szerv, illetve a felsorolt szervezetek megbízottjai által végzett ellenőrzések).

Az ellenőrzés célkitűzéseinek véglegesítése Az ellenőrzés tervezése során megfogalmazott ellenőrzési célkitűzést véglegesíteni kell, s ennek keretében meg kell fogalmazni, hogy az ellenőrzés mire irányul. A céloknak a kockázatelemzés során azonosított kockázatok jellegzetességeit kell figyelembe venniük. Az ellenőrzés tárgyának véglegesítése Az ellenőrzés tárgyának véglegesítése során a belső ellenőr határozza meg, hogy az ellenőrzés mit foglaljon magába, mely fő- és alfolyamatokra, tevékenységekre irányuljon az ellenőrzés. Ez a kockázatelemzés során nyert folyamatismeret, a háttér-információk és az ellenőrzési cél segítségével határozható meg. Az ellenőrzés tárgyának figyelembe kell vennie minden vonatkozó és fontos rendszert, folyamatot, nyilvántartást, alkalmazottat és fizikai vagyontárgyat, stb. melyek a tevékenységhez kapcsolódnak. Az ellenőrzés tárgyának meghatározása akkor megfelelő, ha biztosítja, hogy az ellenőr az azonosított kockázatokat kezelni hivatott kontrollok megfelelőségéről megalapozott véleményt tud alkotni, és ahhoz kapcsolódóan megfelelő bizonyítékot tud szolgáltatni. Az ellenőrizendő időszak véglegesítése Az ellenőrzés végrehajtásának tervezése során ki kell jelölni, hogy az adott ellenőrzés mekkora időszakot ölel fel. A belső ellenőrzés jellemzően utólagos bizonyosságot adó tevékenység. Az ellenőrizendő időszak meghatározása során figyelemmel kell lenni az adott ellenőrizendő folyamat, tevékenység azonosított kockázataira, hiszen ezek jellemzői és mértéke határozzák meg, hogy mekkora időszakot szükséges átfognia az ellenőrzésnek. Az ellenőrizendő időszak meghatározása során célszerű figyelembe venni, hogy nagyobb ellenőrizendő időszak kijelölése magasabb bizonyosságot nyújt egy-egy folyamat, tevékenység megfelelőségéről, ugyanakkor jelentősen több ellenőrzési erőforrást is igényelhet. Emellett fontos szem előtt tartani az ellenőrzési időszak megállapítása kapcsán, hogy a különböző években folytatott vizsgálatok folyamatot alkossanak, azaz az ellenőrzött intézménynél az ellenőrzéssel felölelt időszakok lehetőleg „hézagmentesek” legyenek, és feleslegesen ne fedjék egymást.


Verziószám 1.0

24

Az ellenőrzés módszereinek meghatározása Az ellenőrzési módszerek az ellenőrzés során lefolytatott, illetve alkalmazott vizsgálati technikák, eljárások, melyek az ellenőrzés célkitűzéseinek, tárgyának, típusának, továbbá a rendelkezésre álló erőforrásoknak megfelelően kerülnek kiválasztásra. Az ellenőrzési módszerek kiválasztását a tervezés során lefolytatott kockázatelemzés eredményeihez kell igazítani, és figyelemmel kell lenni arra, hogy egyes ellenőrzési módszerek magasabb ellenőrzési bizonyítékot eredményeznek, míg más ellenőrzési módszerek inkább a kontrollok működésének átfogó elemzésére alkalmasak. Az ellenőrzési program összeállítása során figyelembe kell venni, hogy az ellenőrzés végrehajtása során milyen vizsgálati eljárásokat szükséges alkalmazni, azaz:

� az ellenőrzés céljainak eléréséhez szükséges tesztelés célterületeit és mértékét, beleértve az alkalmazandó mintavételi eljárásokat is;

� a szükséges tesztelés jellegét és hatókörét, beleértve az ellenőrzési pontok vagy folyamatok (kontrollok) tesztelésének módját, az egyéni tesztelést és a további vizsgálati eljárásokat.

Az ellenőrzési program írásba foglalása Amennyiben a belső ellenőr a fentieknek megfelelően megtervezte az ellenőrzés lefolytatását, azaz összegyűjtötte a rendelkezésre álló háttér információkat, meghatározta az ellenőrzés célkitűzéseit és tárgyát, az ellenőrizendő időszakot, továbbá meghatározta a szükséges erőforrásokat, valamint az ellenőrzés módszereit, akkor mindezeket formálisan is rögzíteni kell az ellenőrzési programban. Az ellenőrzési programot a főiskolai gyakorlatban a belső ellenőrzési vezető készíti, és a Rektor hagyja jóvá. (8 számú iratminta). Az ellenőrzési program tartalmát a Bkr. 33.§-a tartalmazza. 4. Az ellenőrzés lefolytatása

Az ellenőrzést szükség szerint a helyszínen, illetve adatbekérés útján, elsősorban az ellenőrzés tárgyához, céljához és időszakához kapcsolódó dokumentációk alapján a belső kontrollrendszer értékelésével, valamint az ellenőrzési programban meghatározott ellenőrzési módszerek alkalmazásával kell végrehajtani. 4.1 A helyszíni ellenőrzés megkezdésekor az ellenőr köteles bemutatni a megbízólevelét az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjének vagy az őt helyettesítő személynek. Az ellenőrzés során a belső ellenőr kérésére az ellenőrzött szervezeti egység vezetője köteles teljességi nyilatkozatot adni, amelyben az ellenőrzött szervezeti egység vezetője igazolja, hogy az ellenőrzött feladattal összefüggő, felelősségi körébe tartozó valamennyi okmányt, illetve információt hiánytalanul az ellenőr rendelkezésére bocsátotta. A helyszíni munka az ellenőrzési program végrehajtását jelenti, amely az adott folyamat kockázatainak és a hozzájuk tartozó kontrolltevékenységeknek a részletes elemzéséhez, teszteléséhez vezet, majd ezen kontrollok értékelésével zárul. A helyszíni munka főbb feladatai a következők:

� a folyamatok és tevékenységek részletes megismerése, megértése a folyamatgazdákkal folytatott interjúk, valamint az egyéb vizsgálati technikák, módszerek alapján;


Verziószám 1.0

25

� a kockázatok és azokhoz kapcsolódó kontrollok részletes, alapos megismerése, megértése, illetve a vizsgálati eljárások során azonosított további kockázatok felmérése;

� a kontrolltevékenységek elemzése, tesztelése és értékelése; � az ellenőrzési célkitűzéshez kapcsolódó ésszerű bizonyosság beszerzése az

ellenőrzési megállapítások levonása érdekében; � az ellenőrzött vezetőkkel a folyamatos kommunikáció fenntartása és értesítésük az

ellenőrzés megállapításairól, javaslatairól. Az ellenőrzési célkitűzések elérése érdekében és az ellenőrzési program megfelelő végrehajtásáért a belső ellenőrnek:

� ismernie kell azon kérdésköröket, amelyeket az előző ellenőrzések nem vizsgáltak (az előző ellenőrzések munkalapjai segítenek ennek megítélésében);

� minden szokatlan adatra, tényre rá kell kérdeznie; � folyamatosan fel kell jegyeznie az ellenőrzés lefolytatása során észlelt

hiányosságokat, a kontrolltevékenységek gyengeségeit (megállapítások, következtetések és javító szándékú javasatok formájában), ugyanakkor célszerű feljegyeznie a jó gyakorlatokat is;

� megállapításait és következtetéseit a bizonyítékok elemzésére és értékelésére kell alapoznia.

4.2 Nyitó megbeszélés, kommunikáció az ellenőrzöttekkel A nyitó megbeszélésre általában a helyszíni munka első napján kerül sor az ellenőrzött területért felelős vezető (folyamatgazda) részvételével. A nyitó megbeszélés főbb céljai a következők:

� a megbízólevelek bemutatása az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjének; � tájékoztatás az ellenőrzés célkitűzéseiről, tárgyáról, az ellenőrizendő időszakról és

az ellenőrzés módszereiről; � az ellenőrzés megkezdéséhez szükséges adatok, dokumentumok bekérése; � az ellenőrzött szervezetnél elvégzendő ellenőrzési munka időkereteinek

meghatározása, a szükséges interjúk, tesztelések, stb. ütemezése. A nyitó megbeszélés összeköthető a helyszíni ellenőrzés megkezdésével. 4.3 Az ellenőrzés megszakítása, felfüggesztése A Bkr. 38.§- alapján a ellenőrzés megszakítható, ha

a) soron kívüli vizsgálatot vagy az ellenőrzési tervben nem ütemezett tanácsadó tevékenységet kell lefolytatni,

b) a belső ellenőr az ellenőrzés lefolytatásában akadályoztatva van. Az ellenőrzést fel kell függeszteni, ha az ellenőrzöttnél c) az ellenőrzést érintő személyi vagy szervezeti változás vagy elháríthatatlan ok, d) a számviteli rend állapota, e) a dokumentáció és a nyilvántartások hiányossága, vagy f) az ellenőrzött költségvetési szerv, illetve szervezeti egység jogsértő magatartása az

ellenőrzés folytatását akadályozza. Az ellenőrzés megszakításáról és felfüggesztéséről a belső ellenőrzési vezetői feladatokat ellátó belső ellenőr javaslatára a Rektor dönt.


Verziószám 1.0

26

Az ellenőrzés megszakításáról és felfüggesztéséről írásban tájékoztatni kell az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjét. Az ellenőrzés felfüggesztése esetén határidő megállapításával egyúttal fel kell hívni az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjét az akadály megszüntetésére. A megszakított, illetve felfüggesztett ellenőrzést az elrendelése okául szolgáló akadály elhárulásától számított 30 napon belül folytatni kell. 4.4 Ellenőrzési munkalapok A belső ellenőrzési tevékenység során felhasznált dokumentumok jellemzően kétfélék lehetnek: - (12. iratminta – munkalap) a) Már meglévő, rendelkezésre álló dokumentumok, pl.:

� az ellenőrzött szervezet vizsgálat alá vont folyamatainak, tevékenységének ellenőrzési nyomvonalai;

� az ellenőrzött szervezet által a vizsgálat tárgyát képező eljárásra vagy feladatra vonatkozóan kialakított vagy alkalmazott eredeti okmány (vagy másolat), mint pl. számviteli-pénzügyi bizonylatok, szerződések, nyilvántartások, hivatalos levelezések dokumentumai, stb.;

� korábbi ellenőrzések releváns dokumentumai; � jogszabályok, szabályzatok, stb. a területre vagy eljárásra vonatkozó

„külső”szabályozás; � az ellenőrzött szervezet működésében alkalmazott belső szabályzatok, vezetői

utasítások, kézikönyvek, írásbeli iránymutatások és eljárások.

b) A belső ellenőr által készített munkalapok, pl.: � az ellenőrzött személyekkel folytatott tárgyalásról, interjúról készült munkalap, az

ellenőrzött szervezet működésének folyamatleírása vagy folyamatábrája; � a belső ellenőrzés által végzett tesztelés vagy egyéb vizsgálati eljárás leírása,

ideértve a teszteredményeket, illetve az egyéb vizsgálati eljárások eredményeit is; � a belső ellenőrzés által készített kérdőívek vagy egyéb a vizsgálatot támogató

segédletek. Az ellenőrzési munkalapok elsődleges célja az ellenőrzési jelentésben foglalt megállapítások és következtetések alátámasztása. A munkalapok az ellenőrzés kezdetétől annak végéig az ellenőr által elvégzett munka dokumentációjaként szolgálnak. Egyértelműen tanúsítják a lefolytatott vizsgálati eljárásokat, az elvégzett teszteket, illetve azok forrását, a vizsgálat megállapításait és a levont következtetéseket, továbbá a bizonyítékok listáját. A munkalapokat úgy kell elkészíteni, hogy az elvégzett munkát, az iratokat és az eredményeket olyan személy is megértse, aki a folyamatról keveset tud. A munkalap egy, az ellenőrzést felülvizsgáló személy vagy külső ellenőr számára is lehetővé kell, hogy tegye a munkafolyamatok és munkalépések végigkövetését. 4.5 Alapvető vizsgálati eljárások, technikák Az ellenőrzés során a belső ellenőrnek a megállapításai, következtetései, véleménye kialakításához, az ezeket alátámasztó bizonyítékok megszerzéséhez különböző közvetlen és közvetett módszereket, továbbá az ezek révén megszerzett információk feldolgozását szolgáló logikai eljárásokat, technikákat lehet és kell alkalmaznia. Az ellenőrzés céljainak megvalósításához szükséges elegendő és megfelelő ellenőrzési bizonyíték megszerzéséhez alapvetően két út választható:

„A” Rendszer-alapú megközelítési mód – alapvető követelmény, hogy a rendszerek, eljárások megfelelő bizonyossági szintet mutassanak.

„B” Közvetlen vizsgálati megközelítési mód – amennyiben a rendszerből származtatott adatok nem biztosítják a megkövetelt bizonyossági szintet.


Verziószám 1.0

27

Az ellenőrzési megközelítési módra vonatkozóan nincsenek megkötések, a felmért és kiértékelt kockázatok függvényében, szakmai megítélés alapján kell dönteni a megközelítési módok alkalmazásáról, minden esetben szem előtt tartva az ellenőrzési munka hatékonyságának követelményét. Az ellenőrzési megközelítési mód alkalmazására vonatkozó döntést az ellenőrzési feladat megtervezése, előkészítése szakaszában kell meghozni. Mind a rendszer-alapú, mind a közvetlen vizsgálati megközelítés során alkalmazhatóak az alábbi vizsgálati módszerek, technikák:

a) Elemző eljárások (dokumentumok vizsgálata, elemzése; esettanulmányok; összehasonlító elemzés; költség-haszon elemzés, statisztikai elemzés); b) Tételes tesztelés; c) Egyedi tesztelés; d) Mintavételi eljárás, e) Kérdésfelvetés ( interjú, tájékoztatás, kérdőívek, felmérések, fókuszcsoport interjú); f) Folyamatábrák; g) Belső kontrollok tesztelése ( tesztelési technikák: bizonylatolás, újraértékelés, számítás( át/újraszámítás), megfigyelés, analitikus eljárások, szemle (szemrevételezés), visszaigazolás, összehasonlítás, rovancsolás, kísérlet), h) Számítógéppel támogatott ellenőrzési technikák, i) Bizonyítékok beszerzése, nyilvántartása és teljességi nyilatkozat (eredeti dokumentum, másolat, kivonat, tanúsítvány, közös jegyzőkönyv, fénykép, videofelvétel, szakértői vélemény, nyilatkozat, többes nyilatkozat, informatikai rendszerben nyerhető adat). A teljességi nyilatkozat mintája a 13. számú iratmintában található.

5. Az ellenőrzési jelentés

A belső ellenőr a szabályoknak való megfelelést, a gazdaságosságot, eredményességet vizsgálva megállapításokat, következtetéseket, és javaslatokat fogalmaz meg a rektor, valamint az ellenőrzött szervezeti egység közreműködésben érintett azon tagjai számára akiknek közreműködése a feltárt hiányosságok hibák megszüntetéséhez szükséges. Ezt Ellenőrzési jelentésben foglalja össze. A megállapításokat, következtetéseket és javaslatokat úgy kell lényegre törően és világosan megfogalmazni, hogy

a) az ellenőrzött szervezeti egység egészének működése, gazdálkodása vagy az ellenőrzött tevékenység objektíven értékelhető legyen, b) vegye figyelembe a működéssel, gazdálkodással, tevékenységgel kapcsolatos kockázatokat, c) azok végrehajthatóak, teljesítésük pedig ellenőrizhető és számon kérhető legyen.

A belső ellenőr köteles az ellenőrzési jelentésben objektíven szerepeltetni minden olyan lényeges tényt, pozitív és negatív megállapítást, hiányosságot és ellentmondást, amely biztosítja a vizsgált tevékenységről szóló ellenőrzési jelentés teljességét. A jelentésben lényegre törő, az eredményeket és a hiányosságokat összefoglaló, rövid, tömör értékelést kell adni, és ajánlásokat, javaslatokat kell megfogalmazni a hiányosságok felszámolására, illetve a folyamatok hatékonyabb, eredményesebb működése érdekében. Amennyiben a jelentésben a megállapítások, következtetések alátámasztását, jellemzését szolgáló adatok nagy száma miatt azok teljeskörű ismertetése túlságosan terjedelmessé tenni a jelentést, akkor ezeket mellékletben kell közölni. Az ellenőrzési megállapításokat mindig az ellenőrzési kritériumokkal, ellenőrzési feladatokkal összefüggésben kell leírni. Az ellenőrzés nyomán tett következtetéseket, majd javaslatokat


Verziószám 1.0

28

annak figyelembevételével kell megfogalmazni, hogy a vizsgált folyamatnak, tevékenységnek hogyan kellene működnie. Minden megállapítást és következtetést meg kell beszélni az ellenőrzött terület vezetőivel mielőtt az ellenőrzési jelentés lezárásra kerül. 5.1 A megállapítások, következtetések és javaslatok részletes ismertetése A megállapítások az ellenőrzési tényállás ismertetésére szolgálnak, bemutatják a belső kontrollrendszer esetleges gyengeségeit, a feltárt kockázatokat. Éppen ezért a megállapítások:

� pontosak és ellenőrzési bizonyítékokkal alátámasztottak; � az ellenőrzési programra hivatkoznak; � jelentőségük alapján sorba rendezettek.

A megállapításokat a folyamatokra gyakorolt hatásuk alapján kell sorba rendezni, beleértve a belső kontrollrendszer hatékonyságára és eredményességére gyakorolt hatásukat is. A megfogalmazott megállapításoknak és következtetéseknek a folyamatokra és a szervezeti egység működésének célkitűzéseire gyakorolt lehetséges kockázatát/hatását ugyancsak célszerű röviden ismertetni a jelentésben. A jelentésben megfogalmazott megállapítások és következtetések alapján a belső ellenőröknek ajánlásokat, javaslatokat kell megfogalmazniuk a feltárt hiányosságok, gyengeségek kijavítására, vagy éppen a hatékonyabb, eredményesebb, gazdaságosabb működésre. A javaslatok kapcsán jelölni szükséges, hogy azok intézkedést igényelnek-e, vagy esetleg már az ellenőrzés során kijavításra kerültek. 5.2 Az ellenőrzési jelentés tartalmi követelményei A Bkr. 39. §-a értelmében az ellenőrzési jelentésnek tartalmaznia kell: a) az ellenőrzést végző szerv, illetve szervezeti egység megnevezését; b) az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység megnevezését; c) az ellenőrzésre vonatkozó jogszabályi felhatalmazás megjelölését; d) a 21. § (3) bekezdésében meghatározott ellenőrzés típusát; e) az ellenőrzés tárgyát; f) az ellenőrzés célját; g) az ellenőrzött időszakot; h) a helyszíni ellenőrzés kezdetét és végét; i) az alkalmazott ellenőrzési módszereket és eljárásokat; j) vezetői összefoglalót; k) az ellenőrzési megállapításokat, következtetéseket és javaslatokat, valamint a köztük fennálló összefüggéseket; l) az ellenőrzött időszakban az ellenőrzött területért (vagy feladatért) felelős vezetők nevét, beosztását; m) a jelentés dátumát és az ellenőrzésben közreműködött ellenőrök, szakértők nevét és aláírását. Az áttekinthetőség érdekében minden ellenőrzési jelentésnek egy standard formátumot kell követnie, amelyben az ellenőrzéshez kapcsolódó információk szerepelnek. Az ellenőrzési jelentésben belül megfogalmazott vezetői összefoglalónak az ellenőrzéssel kapcsolatos legfontosabb információkat kell kiemelnie, úgy mint a főbb megállapítások, következtetések és javaslatok, valamint a vizsgált területről, folyamatról kialakított, összesített vélemény.


Verziószám 1.0

29

5.3 A belső ellenőrzési jelentés elkészítéséért felelős személy Az ellenőrzési jelentés elkészítéséért, annak tartalmáért, a levont következtetésekért és a kapcsolódó javaslatokért a belső ellenőr a felelős. Az ellenőrzési jelentéstervezetnek tartalmaznia kell az ellenőrzött terület vezetőinek minden olyan válaszát, válaszára tett módosítást, amelyben az ellenőrzés során már megegyeztek. 5.4. A jelentéstervezet megküldése egyeztetésre Az ellenőrzési jelentéstervezetben annak lezárásáig fel kell tüntetni a „Tervezet” szót. (14 számú iratminta) A belső ellenőr a jelentés tervezetét, illetve annak kivonatát egyeztetés céljából megküldi az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjének, továbbá annak, akire vonatkozóan a jelentéstervezet megállapítást vagy javaslatot tartalmaz (a továbbiakban együttesen: érintettek). (15. számú iratminta) Az érintettek észrevételeiket a jelentéstervezet kézhezvételétől számított 8 napon belül kötelesek megküldeni a belső ellenőr részére. Indokolt esetben a belső ellenőr legfeljebb 30 napos határidőt is megállapíthat az észrevételezésre. Soron kívüli ellenőrzés esetén 8 napnál rövidebb határidőt is megállapítható. A jelentéstervezet megküldésére vonatkozó kísérő levélben fel kell hívni az ellenőrzött figyelmét arra, hogy a határidő elmulasztását egyetértésnek kell tekinteni és a nemleges választ is jelezni kell a határidőn belül, valamint az észrevételek megküldésével egy időben lehetősége van egyeztető megbeszélés kezdeményezésére. (17 számú iratminta) Amennyiben az egyeztető megbeszélés nem vezet az ellenőrzött terület és a belső ellenőrzés közötti egyetértésre, azaz az egyeztető megbeszélést követően nézeteltérés marad valamely lényeges témában, akkor a vezetői összefoglalóban be kell mutatni az ellenőrzött terület és a belső ellenőrzés álláspontját is a fontosnak ítélt vitás kérdésben. Amennyiben az érintettek nem tesznek érdemi észrevételt a jelentéstervezetre, akkor a nemleges válaszukkal együtt - amennyiben a jelentéstervezet megállapításokat vagy javaslatokat tartalmaz az érintett szervezeti egység vonatkozásában - már az intézkedési tervet is elkészíthetik és megküldhetik az ellenőr részére a megadott véleményezési határidőn belül. Az észrevétel elfogadásáról vagy elutasításáról a belső ellenőr dönt, amelyről az észrevételezési határidő lejártától számított 8 napon belül az érintetteknek írásbeli tájékoztatást(16. számú iratminta) ad és indokolja az el nem fogadott észrevételeket vagy kezdeményezi megbeszélés összehívását. Az elfogadott észrevételeket a belső ellenőr átvezeti az ellenőrzési jelentéstervezeten. Az egyeztetés valamennyi dokumentumát csatolni kell az ellenőrzés dokumentációjához. Amennyiben az ellenőrzési jelentés jelentősen módosul az egyezető megbeszélést követően, a belső ellenőrzési vezető ismételten megküldheti a jelentéstervezetet visszamutatás céljából. 5.5 Az ellenőrzés lezárása Az ellenőrzési jelentés lezárásával a belső ellenőr elkészíti az ellenőrzött szervezeti egységgel egyeztetett, az elfogadott észrevételek átvezetésével véglegesített és aláírt ellenőrzési jelentést. Amennyiben az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, az nem befolyásolja az ellenőrzés lezárását. Az ellenőrzési jelentést annak valamennyi mellékletével a belső ellenőr benyújtja a Rektornak, aki a jelentést vagy annak kivonatát megküldi az ellenőrzött szervezeti egység


Verziószám 1.0

30

vezetőjének, illetve annak, akire vonatkozóan megállapítást vagy javaslatot tartalmaz. (18.számú iratminta - Kísérőlevél a lezárt ellenőrzési jelentés megküldéséhez). A Rektor a belső ellenőr véleménye alapján dönthet úgy, hogy a lezárt ellenőrzési jelentést vagy annak kivonatát nyilvánosságra vagy harmadik fél tudomására hozza az adatvédelemre vonatkozó jogszabályok figyelembe vételével.

VI. AZ ELLENŐRZÉSEK NYOMON KÖVETÉSE Az intézkedési terv Az intézkedési terv elkészítéséért, végrehajtásáért és a megtett intézkedésekről történő beszámolásért az ellenőrzött, valamint a javaslattal érintett szervezeti egység vezetője felelős. Az intézkedési tervet a szükséges intézkedések végrehajtásáért felelős személyek és a vonatkozó határidők megjelölésével kell elkészíteni. Az intézkedési tervben az egyes feladatokhoz kapcsolódó határidőket úgy kell meghatározni, hogy azok számon kérhetőek legyenek. Amennyiben a feladat jellege egy éven túl mutat, akkor részfeladatokat, illetve részhatáridőket kell meghatározni, ahol értelmezhető. Az intézkedési tervet a lezárt ellenőrzési jelentés kézhezvételétől számított 8 napon belül kell elkészíteni és megküldeni a belső ellenőr részére 19. számú iratmintában meghatározottak alapján. Az ellenőrzött szervezeti egység vezetője az intézkedési tervben meghatározott egyes feladatok végrehajtására, legfeljebb egy alkalommal – a határidő lejártát megelőzően – határidő, illetve feladat módosítást kérhet a Rektortól. A kérelem elfogadásáról vagy elutasításáról a Rektor – a belső ellenőr véleményének kikérésével – dönt, és erről tájékoztatja az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjét. Az intézkedési terv végrehajtásának figyelemmel kísérése, ehhez kapcsolódóan az ellenőrzött terület vezetőjének az intézkedési tervben foglaltak megvalósításáról tájékoztatnia kell a belső ellenőrt, aki a végrehajtásról nyilvántartást vezet. (Az intézkedési tervben foglalt feladatok végrehajtásának nyomon követésére szolgál a 20. számú iratminta) Az ellenőrzések nyomon követése (Bkr. 46-47. §) az a folyamat, melynek keretében a Főiskola belső ellenőrzése értékeli, hogy az ellenőrzött terület vezetői által az ellenőrzési jelentésben foglalt megállapítások, következtetések és javaslatok kapcsán végrehajtott intézkedései megvalósultak-e, mennyire voltak megfelelőek, hatékonyak és időszerűek? Utóvizsgálat:

A végrehajtott intézkedések hatékonyságát szükség esetén utóvizsgálat keretében felül kell vizsgálni. Az utóvizsgálat hasonlít a hagyományos ellenőrzésre, azonban az ellenőrzési célok és az ellenőrzés tárgya szűkebb, csak az ellenőrzési jelentésben leírt hiányosságokra, valamint a kapcsolódó javaslatok végrehajtására terjed ki. Ugyanazt a tervezési, végrehajtási és jelentési eljárást kell követni egy utóvizsgálat elvégzése során, mint bármely más ellenőrzés során, figyelembe véve, hogy ha a belső ellenőr az utóvizsgálat során megállapítja, a korábbi ellenőrzés során feltárt hiányosságok megszüntetése érdekében nem történtek meg a megfelelő lépések, akkor arról a Rektort tájékoztatni kell.


Verziószám 1.0

31

VII. AZ ELLENŐRZÉS SORÁN FELTÁRT SÚLYOS SZABÁLYTALANSÁGOK ESETÉN ALKALMAZANDÓ ELJÁRÁS

Jelen kérdéskörbe a büntető-, szabálysértési, illetve kártérítési eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás, vagy hiányosság feltárása tartozik. Ezeket a cselekményeket a kézikönyvben összefoglaló néven szabálytalanságoknak nevezzük. A szabálytalanságok kezelésének célja, hogy a jogszabályokban és belső szabályzatokban meghatározott előírások be nem tartását megelőzze, valamint a mégis bekövetkezett szabálytalanságot megállapítsa, majd korrigálja, a hibátlan működést helyreállítsa. A belső ellenőrzés feladata a szabálytalanságra utaló jelek azonosítása. A Főiskola belső ellenőre megfelelő ismeretekkel kell, hogy rendelkezzen a szabálytalanságok és csalások jeleinek felismeréséhez. A belső ellenőrzés felelőssége a szabálytalanságok bekövetkezésének csökkentése. A gazdálkodási rendet sértő, a személyi és anyagi felelősség megállapítása alapjául szolgáló mulasztások, szabálytalanságok, károkozások és egyéb jogsértő cselekmények gyanúja esetén a belső ellenőr köteles ellenőrzési jegyzőkönyvet felvenni, amelyben foglaltakat az érintett személy 3 munkanapon belül köteles észrevételezni. Amennyiben az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési-, illetve kártérítési eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, akkor a belső ellenőr köteles a Rektort, a Rektor érintettsége esetén a fenntartó vezetőjét haladéktalanul tájékoztatni. (25. számú iratminta – Súlyos hiányosság esete). A Rektor köteles gondoskodni a bejelentett szabálytalanság tekintetében a megfelelő munkajogi intézkedések meghozataláról, illetve a szükséges további eljárások megindításáról, amely azonban a belső ellenőrzés lezárását nem befolyásolhatja. Munkajogi intézkedés lehet például a hátrányos jogkövetkezmény alkalmazása, közvetlen kártérítésre kötelezés, súlyosabb esetben a közalkalmazotti jogviszony megszüntetése. A szabálytalanság és a felelősség súlyától függően büntető, szabálysértési, kártérítési és egyéb hatósági eljárás is indítható. Kapcsolódó főbb jogszabályi rendelkezések a Kézikönyv kiadásakor:

� Munkajogi felelősség szabályai, ideértve a kártérítési igényeket is: o 2012. évi I. törvény a Munka Törvénykönyvéről (56. §, XIV. Fejezet) o 1992. évi XXXIII. törvény a közalkalmazottak jogállásáról (33/A. §, VI. Fejezet) o 2011. évi CCIV. törvény a nemzeti felsőoktatásról (37. § (9) bekezdés)

� Büntetőjogi felelősség: o 2012. évi C. törvény a Büntető Törvénykönyvről (XXXIX. Fejezet)

� Szabálysértési felelősség: o 2012. évi II. törvény a szabálysértésekről, a szabálysértési eljárásról és a

szabálysértési nyilvántartási rendszerről


Verziószám 1.0

32

VIII. BESZÁMOLÁS A Bkr. ,29.§ és 48. §-ának megfelelően a belső ellenőr az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutató figyelembevételével készíti el éves ellenőrzési tervét, illetve az éves ellenőrzési jelentését. Az éves ellenőrzési jelentés elkészítésének elsődleges célja segíteni a fejezetet irányító szerv vezetőjét abban, hogy fejezeti szinten áttekinthesse, elemezhesse, értékelhesse a fejezetet irányító szerv, valamint a felügyelete alá tartozó költségvetési szervek tárgyévi belső ellenőrzési tevékenységét, az ellenőrzési tervek teljesítését, valamint a belső ellenőrzési tevékenység által tett megállapítások hasznosítását. Az éves ellenőrzési jelentés elkészítése során a módszertani útmutató alapján kell eljárni és dokumentálni, melynek során be kell mutatni a belső ellenőrzés által végzett tevékenységet, a belső kontrollrendszer működésének értékelésének ellenőrzési tapasztalatait, az intézkedési tervek megvalósulását. Az éves ellenőrzési jelentés az alábbiakat tartalmazza:

a) a belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatását önértékelés alapján aa) éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése, ab) a bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő illetve akadályozó tényezők bemutatása ac) tanácsadó tevékenység bemutatása b) a belső kontroll rendszer működésének értékelése az ellenőrzési tapasztalatok alapján ba) a belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának,hatékonyságának,

eredményességének növelése érdekében tett fontosabb javaslatok, bb) a belső kontroll rendszer elemeinek értékelése. c) intézkedési tervek megvalósulását

Az éves ellenőrzési jelentés elkészítéséért a belső ellenőr a felelős, melyet jóváhagyásra megküld a költségvetési szerv vezetőjének. A Rektor a Főiskola az éves ellenőrzési jelentést megküldi a fejezetet irányító költségvetési szerv belső ellenőrzési vezetője részére a tárgyévet követő év február 15-ig.

IX. AZ ELLENŐRZÉSI DOKUMENTUMOKKAL KAPCSOLATOS ELŐÍRÁSOK

A Bkr. 22.§. és 50.§-ai rendelkeznek az ellenőrzési dokumentumok megőrzéséről, nyilvántartásáról. Ennek értelmében a belső ellenőr vezetői feladatkörében eljárva köteles:

� gondoskodni a belső ellenőrzések nyilvántartásáról, a költségvetési szerv vezetőjének döntésétől függően a külső ellenőrzések nyilvántartásáról, valamint az ellenőrzési dokumentumok megőrzéséről, illetve a dokumentumok és az adatok biztonságos tárolásáról; (22.számú iratminta)

� kialakítani és működtetni az 50. §-ban meghatározott nyilvántartást; � betartani a belső ellenőrzési tevékenység során kezelt adatokat illetően betartani az

adatvédelmi és minősített adatok védelmére vonatkozó előírásokat, valamint gondoskodni arról, hogy a belső ellenőrzést végzők tevékenységüket ezek figyelembevételével végezzék.


Verziószám 1.0

33

Az ellenőrzésekhez tartozó dokumentumok nyilvántartását ún. ellenőrzési mappák képezik. A mappáknak tartalmuk jellege alapján két fajtája van: az egyik az ún. Konkrét ellenőrzés mappája, a másik pedig az Általános belső ellenőrzési mappa. Az előbbi az aktuális ellenőrzés munkalapjait tartalmazza, míg az utóbbi a korábbi belső ellenőrzésekre és a kontrollrendszerre vonatkozó releváns információkat tartalmazza. Az Általános belső ellenőrzési mappa lényegében egy olyan információ halmaz, amelyet az adott szervezet belső ellenőrei gyűjtenek össze. Általános belső ellenőrzési mappa háttérinformációval szolgál az ellenőrnek az ellenőrzött szervezetekről, szervezeti egységekről, folyamatokról, a belső kontrollrendszerről, a vonatkozó stratégiai és operatív tervekről, jogszabályokról és belső szabályzatokról, módszertanokról, az esetleges egyéb ellenőrzések eredményeiről, vagyis a rendszerről. Ezt a mappát folyamatosan aktualizálni szükséges, tartalma:

� Stratégiai és operatív tervek; � Szerződések, együttműködési dokumentumok; � A szervezet tevékenységeinek, folyamatainak leírása; � Jogszabályi háttér, belső szabályzatok, módszertanok; � A belső kontrollrendszer egyes elemeit alátámasztó dokumentumok, pl. ellenőrzési

nyomvonal, folyamatábrák, kockázatkezelési szabályzat, szabálytalanságkezelési szabályzat, vezetői elszámoltathatóság dokumentumai, számviteli eljárások szabályai,

� Szervezeti ábra a felelős személyek beosztásának és neveinek megjelölésével, valamint a felelősségi körök bemutatásával;

� Korábbi ellenőrzési jelentések; A „Konkrét ellenőrzések” mappa tartalmához kapcsolódóan nyilvántartást kell vezetni(21. számú iratminta) az elvégzett belső ellenőrzésekről és gondoskodni kell az ellenőrzési dokumentumok megőrzéséről. A nyilvántartás tartalmazza: a) az ellenőrzés azonosítóját; b) az ellenőrzött szervezeti egységek megnevezését; c) az ellenőrzés tárgyát; d) az ellenőrzés kezdetének és lezárásának időpontját; e) az ellenőrzés lefolytatásában részt vevők nevét; f) a vizsgált időszakot; g) az intézkedési terv készítésének szükségességét. A belső ellenőrnek az elvégzett ellenőrzési munkáról minden fontos információt és adatot dokumentálni kell, amelyek bizonyítékul szolgálnak a megállapítások és következtetések, a vélemények alátámasztásához, valamint igazolják, hogy az ellenőrzést a Bkr. által előírt követelményeknek megfelelően végezték el. Az ellenőrzési munka dokumentálása a belső ellenőr által az ellenőrzési munka végrehajtásáról készített, illetve az ellenőrzési munka során szerzett és megőrzött írásos és/vagy elektronikus dokumentumokban történik, amelyeket összefoglalóan munkadokumentumoknak nevezünk. Az ellenőrzési mappa, beleértve az ellenőrzési munkalapokat, a belső ellenőrzés birtokában maradnak mind az ellenőrzés végrehajtása során, mind pedig az ellenőrzést követő időszakban. Biztosítani kell, hogy a belső ellenőrzési vizsgálatok irataihoz való hozzáférés illetéktelen személyek számára ne legyen lehetséges. Minden olyan kérést, amely ellenőrzési anyagokhoz


Verziószám 1.0

34

való hozzáférésre irányul, a belső ellenőrzési vezetőhöz kell címezni, aki felelős az ellenőrzési dokumentumokhoz való hozzáférés felügyeletéért. A Rektor vagy külső ellenőrző szervezetek kérhetik az ellenőrzési iratokhoz (beleértve a munkalapokat, jelentéseket, terveket, egyéb iratokat stb.) való hozzáférést.. Abban az esetben, ha a hozzáférési kérelem külső ellenőrző, felügyeleti szervtől érkezik, a Rektornak az adatszolgáltatást jóvá kell hagynia. Az ellenőrzési iratok kezelése és őrzése a Főiskola Iratkezelési Szabályzata szerint történik, melynek során kiemelten kell kezelni, hogy ellenőrzési iratokat biztonságos és védett helyen kell tárolni.

X. TANÁCSADÓ TEVÉKENYSÉG ÉS KAPCSOLÓDÓ ELJÁRÁSREND Tanácsadó tevékenység a költségvetési szerv vezetője részére nyújtott olyan hozzáadott értéket eredményező szolgáltatás, amelynek jellegét és hatókörét a belső ellenőr és a a költésvetési szerv vezetője a megbízáskor meghatározza anélkül, hogy a döntés felelősségét a belső ellenőr magára vállalná. 1. A tanácsadó tevékenységre vonatkozó irányelvek A belső ellenőrnek a tanácsadó tevékenység elvállalása és végzése során az alábbiakra kell tekintettel lenniük:

� a tanácsadó tevékenység céljainak összhangban kell lenniük a szervezeti célokkal. � a tanácsadó tevékenységnek hozzáadott értéket kell teremtenie. � a belső ellenőr függetlensége, tárgyilagossága nem csorbulhat a tanácsadó

tevékenység végzése során. � amennyiben a tanácsadó tevékenység során a függetlenség, vagy a tárgyilagosság

csorbulása feltételezhető, erről a költségvetési szerv vezetőjét tájékoztatni kell. � a belső ellenőr nem hozhat vezetői döntéseket. � a tanácsadó tevékenység végzése során a belső ellenőr nem vállalhat át az adott

folyamat kialakításával, irányításával, átalakításával stb. kapcsolatos vezetői felelősséget, feladatokat (ide tartozik a szabályalkotásban, szabályzatok aktualizálásban való felelős részvétel is). A tanácsadó tevékenység célja nem lehet bármely szintű vezetői felelősség csökkentése.

A fent felsorolt követelményeket a belső ellenőrzésnek mérlegelnie kell, és csak abban az esetben lehet elvállalnia a tanácsadói megbízást, ha ezeket érvényesíteni tudja. A belső ellenőr a tanácsadó tevékenységet a Belső Ellenőrzés Szakmai Gyakorlatának Nemzetközi Normáival összhangban, a belső ellenőrökre vonatkozó Etikai Kódexnek, valamint a magyarországi államháztartási belső ellenőrzési standardoknak megfelelően végzi. 1.1 Függetlenség és objektivitás értelmezése a tanácsadó tevékenység vonatkozásában Mind a belső ellenőrnek, mind a szervezet vezetőinek figyelembe kell vennie az alábbiakat a tanácsadói megbízásra történő felkérés/elvállalás előtt, illetve a tanácsadói feladatok végzése során:

- Amennyiben egy tanácsadói feladat során az objektivitás sérülését feltételezhetjük, azt figyelembe kell venni a tanácsadói feladatok elvállalása előtt, illetve a feladat végzésének folyamatában is. Amennyiben az objektivitás sérülése ellenére a tanácsadói feladat ellátását


Verziószám 1.0

35

nem lehet visszautasítani, a feladat elvégzése során kapott eredményének kommunikálásakor az objektivitás sérülésének tényét figyelembe kell venni. (Ilyen esetben a tanácsadói feladatról szóló jelentés, jegyzőkönyv vagy egyéb beszámoló nem tartalmazhatja a „standardoknak megfelelően elvégezve” kikötést).

- Ha a belső ellenőr nem ellenőrzés jellegű feladat elvégzésre kap utasítást, akkor a Rektort tájékoztatni kell arról, hogy ez a tevékenység nem bizonyosságot adó tevékenység, és ennek következtében ezekből ellenőrzés-jellegű következtetéseket nem lehet levonni.

- A belső ellenőr objektivitása nem sérül, ha az ellenőr a különböző normákra, kontrollokra, egyéb, a folyamatok javítását támogató intézkedésekre még azok bevezetése előtt tesz javaslatot. Az ellenőr objektivitása akkor sérülhet, ha az ellenőr tervez meg, vezet be ilyen rendszereket, vagy készíti el ezek folyamatait és működteti ezen rendszereket. 1.2 A kellő szakmai gondosság a tanácsadói feladatok ellátása során A belső ellenőrnek a következők ismeretében, kellő szakmai gondossággal kell eljárnia a hivatalos tanácsadói feladat ellátása során: - a vezetés tagjainak elvárásai, beleértve a tanácsadói feladat eredményeinek jellegét, időzítését, és kommunikálását. - a szolgáltatást kérők motivációi, céljai. - a tanácsadói feladat célkitűzéseinek megvalósításához szükséges munka hatóköre. - a tanácsadói feladat elvégzéséhez szükséges felkészültség és források. - a tanácsadói feladat ellátásának hatása a szervezet vezetője által korábban elfogadott ellenőrzési tervre. - a tanácsadói feladat lehetséges kihatása a jövőbeli ellenőrzési feladatokra és megbízásokra. - a tanácsadói feladat végrehajtásából származó potenciális előnyök a szervezetre nézve. 1.3 A tanácsadó tevékenység lehetséges kategóriái - hivatalos tanácsadói megbízások: előre tervezettek, írásbeli megállapodás szükséges, akár a belső ellenőrzés, akár külső szolgáltató végzi a tanácsadó tevékenységet. - informális tanácsadói megbízások: rutin tevékenység, mint pl. részvétel állandó bizottságokban, határidős projektekben, ad-hoc megbeszéléseken, véleményezés, valamint rutinszerű információcsere. - speciális tanácsadói megbízások: részvétel egy, a szervezetet érintő speciális projekt megvalósításának egyes szakaszaiban, pl. szervezetek összeolvadása, szétválása, más szervezet által ellátott feladatok átvétele, komplex rendszerek átalakítása. 2. Tanácsadó tevékenység 2.1 A tanácsadó tevékenység keretében ellátható feladatok a) vezetők támogatása az egyes megoldási lehetőségek elemzésével, értékelésével, vizsgálatával, kockázatának becslésével; b) pénzügyi, tárgyi, informatikai és humánerőforrás-kapacitásokkal való ésszerűbb és hatékonyabb gazdálkodásra irányuló tanácsadás; c) a vezetőség szakértői támogatása a kockázatkezelési és szabálytalanságkezelési rendszerek és a teljesítménymenedzsment rendszer kialakításában, folyamatos továbbfejlesztésében; d) javaslatok megfogalmazása az Főiskola működése eredményességének növelése és a belső kontrollrendszerek javítása, továbbfejlesztése érdekében, a Főiskola belső szabályzatainak tartalmát, szerkezetét illetően.


Verziószám 1.0

36

2.2 A tanácsadó tevékenység tervezése és végrehajtása A Bkr. alapján az éves ellenőrzési tervben meg kell határozni a tanácsadó tevékenységre tervezett kapacitást. A belső ellenőrzési standardoknak megfelelően a tanácsadó tevékenység funkcióját meg kell határozni az alapszabályban, illetve a stratégiai ellenőrzési tervben. Az éves tervezés során – amennyiben ez lehetséges – a tanácsadói feladatokat ugyanolyan alapossággal és részletességgel ajánlott megtervezni, mint a bizonyosságot nyújtó ellenőrzési feladatokat, különös tekintettel az alábbiakra: - a tanácsadó tevékenység ellátásához szükséges kapacitás és szakértelem (kompetencia és képességek), - külső erőforrás bevonásának igénye – szükség szerint, - tanácsadó tevékenység kapacitásigénye, - tanácsadói feladatok ütemezése, - tanácsadói feladatok célja és hatóköre. Az előre nem tervezett tanácsadói megbízásokat a soron kívüli ellenőrzési kapacitás terhére kell elvégezni, illetve – amennyiben elegendő kapacitás vagy szakértelem nem áll rendelkezésre – külső szolgáltató bevonására kell javaslatot tenni, szükség esetén módosítani kell az éves ellenőrzési tervet. 2.3 A tanácsadó tevékenységre szóló felkérésnek – amely történhet szóban vagy írásban –tartalmaznia kell: a) a tanácsadó tevékenység tárgyát és célját; b) a beszámolás formáját és határidejét. Az ellenőr nem fogadhat el olyan tanácsadói megbízást, amelynek célja olyan követelmények megkerülése, vagy ennek mások számára történő lehetővé tétele, mely követelmények fennállnának egy ellenőrzési feladat során. 2.4 A hivatalos tanácsadói feladatok munkaprogramjainak célszerű tartalmazniuk: - a feladat célkitűzéseit, - a tanácsadói feladat hatókörét, - a célkitűzés megvalósításához szükséges és alkalmazandó módszert, - a feladat végrehajtásához szükséges (ellenőri) kapacitást, - a feladat tervezett ütemezését, - a feladat időigényét, - a jelentés vagy egyéb záródokumentum elkészítésének határidejét. A belső ellenőr köteles nyilvántartást vezetni valamennyi, a belső ellenőrzés által elvégzett munkáról és gondoskodni az ellenőrzési és tanácsadói feladatokhoz kapcsolódó dokumentumok megőrzéséről.. (23. számú iratminta – munkaprogram) 2.5 Az elvégzett tanácsadói feladatokról szóló nyilvántartás: - a tanácsadói feladat elvégzéséről szóló jelentés összeállításának alapját képezi, - bizonyítékul szolgál az eredmények, javaslatok, esetlegesen feltárt kockázatok és kontroll-hiányosságok alátámasztásához; - dokumentálja, hogy a tanácsadói feladat célkitűzéseit hogyan valósították meg; - igazolja, hogy a tanácsadói feladatokat a vonatkozó standardok ajánlásai, további a felsővezetői megbízás (szerződés, munkaprogram) által előírt követelményekkel összhangban végezték el; - szükség esetén elősegíti a külső felek által történő áttekintést.


Verziószám 1.0

37

2.6 A tanácsadói feladat eredményeiről szóló tájékoztatás A belső ellenőrnek tájékoztatnia kell a Rektort a tanácsadói megbízás eredményeiről. A tájékoztatás formai és tartalmi követelményeit a tanácsadó tevékenység végzésére vonatkozó felkérés tartalmazza.(24. számú iratminta – tanácsadói feladatok jelentése) A tanácsadó tevékenység elvégzéséről szóló jelentésben az alábbiakra ajánlott kitérni: � a tanácsadói megbízásra való hivatkozás, � a tanácsadói feladat címe, száma, célja, tárgya, a tanácsadói feladatot elvégző

személyek neve, � a tanácsadói feladat végrehajtásának módszere, � az eredmények bemutatása, � a tanácsadói feladat elvégzése során feltárt jelentős kockázatok, kontroll

hiányosságok, ajánlások A Bkr. alapján az éves ellenőrzési jelentés keretében be kell mutatni az elvégezett tanácsadói tevékenységet.

XI. EGYÉB RENDELKEZÉSEK A belső ellenőr továbbképzését a vonatkozó jogszabályok figyelembe vételével a Rektor biztosítani köteles. A belső ellenőr az előírt továbbképzéseken köteles részt venni és eredményesen teljesíteni. A belső ellenőr javaslatára kapacitáshiányában vagy speciális szakértelem szüksége esetén a belső ellenőrzési feladat elvégzéséhez külső szolgáltató vehető igénybe, ebben az esetben a rektor a külső szakértővel szerződést köthet az irányadó jogszabályok Áht, a Bkr figyelembevételével. A belső ellenőrzés dokumentálására a módszertani útmutatóban közzétett iratmintákat kell alkalmazni. Jelen szabályozás a Kecskeméti Főiskola Rektorának 4/2013. (RH 13-3/2013.) számú Utasításaként jelenik meg. A Belső Ellenőrzési Kézikönyv 2013.szeptember 1. napján lép hatályba. Kecskemét, 2013.szeptember 1.

Dr. Ailer Piroska rektor


Verziószám 1.0

38


Verziószám 1.0

39

IRATMINTÁK


Verziószám 1.0

40

Sorszám Megnevezés

1.számú iratminta Egyéni képzési terv

2.számú iratminta Folyamatlista

3.számú iratminta Folyamatok kockázatának értékelése és a kontrollpontok azonosítása

4.számú iratminta Kockázatelemzés összesítése

5.számú iratminta Kockázati térkép

6.számú iratminta Az éves ellenőrzési terv végrehajtásához szükséges kapacitás meghatározása

7.számú iratminta Éves ellenőrzési terv

8.számú iratminta Ellenőrzési program

9.számú iratminta Megbízólevél

10.számú iratminta Összeférhetetlenségi nyilatkozat

11.számú iratminta Értesítő levél

12.számú iratminta Munkalap (belső ellenőr által készített)

13.számú iratminta Teljességi nyilatkozat

14.számú iratminta Ellenőrzési jelentés/-tervezet

15.számú iratminta Kísérőlevél ellenőrzési jelentéstervezet megküldéséhez

16.számú iratminta Válaszlevél az észrevételekre

17.számú iratminta

Egyeztető megbeszélés jegyzőkönyv

18.számú iratminta Kísérőlevél lezárt ellenőrzési jelentés megküldéséhez


Verziószám 1.0

41

19.számú iratminta Intézkedési terv elfogadása

20.számú iratminta Intézkedések nyilvántartása

21.számú iratminta Ellenőrzések nyilvántartása

22. számú iratminta Ellenőrzési mappa

23. számú iratminta Tanácsadói feladatok munkaprogramja

24. számú iratminta Tanácsadói feladatok jelentése

25. számú iratminta Súlyos hiányosság gyanúját rögzítő jegyzőkönyv


Verziószám 1.0

42

1. számú iratminta – Egyéni képzési terv

KECSKEMÉTI FŐISKOLA Belső ellenőrzés Iktsz: KF/RH-7- /20 .. Kecskemét, Izsáki út 10. EGYÉNI KÉPZÉSI TERV …….év (Név) belső ellenőr részére

Egyeztetett képzési terv, egyéni fejlődést támogató tevékenységek

Esedékesség

Tevékenység #1 (pl.: Nemzetközi Belső Ellenőri Oklevél megszerzése)

Tevékenység #2

Név: Jóváhagyta (költségvetési szerv vezető vezető1):

Dátum: Dátum:

Aláírás: Aláírás:

1

Bkr. 22. § (2) bekezdés c) pont

Bel

ső E

llen

őrzé

si K

ézik

önyv

H

atál

yos:

201

3. s

zept

embe

r 01

.-tő

l

Ver

ziós

zám

1.0

43

2. s

zám

ú ir

atm

inta

– F

olya

mat

list

a K

ecsk

emét

i Fő

isko

la

Bel

ső e

llen

őrzé

s

Ikts

z.K

F/R

H 7

-

FO

LY

AM

AT

LIS

TA

Főf

olya

mat

F

olya

mat

ok2

Fol

yam

atga

zda

Főf

olya

mat

#1

�

Fol

yam

at #

1

�

Fol

yam

at #

2

�

Fol

yam

at #

3

�

Sze

mél

y ne

ve

�

�

Főf

olya

mat

#2

�

Fol

yam

at #

1

�

Fol

yam

at #

2

�

Fol

yam

at #

3

�

Fol

yam

at #

4

�

Sze

mél

y ne

ve

�

�

�

Főf

olya

mat

#3

�

Fol

yam

at #

1

�

Fol

yam

at #

2

�

Fol

yam

at #

3

�

Sze

mél

y ne

ve

�

2

A s

zerv

eze

t m

ére

tétő

l é

s a

fo

lya

ma

tok

ko

mp

lexi

tásá

na

k f

üg

gv

én

yé

be

n l

eh

ets

ég

es

a f

oly

am

ato

k t

ová

bb

ré

szle

tezé

se,

eb

be

n a

z e

setb

en

to

vá

bb

i o

szlo

p(o

k)

be

szú

rása

szü

ksé

ge

s.

Bel

ső E

llen

őrzé

si K

ézik

önyv

H

atál

yos:

201

3. s

zept

embe

r 01

.-tő

l

Ver

ziós

zám

1.0

44

3. s

zám

ú ir

atm

inta

- ko

ntro

ll p

onto

k

A f

olya

mat

ok k

ocká

zatá

nak

érté

kelé

se é

s a

kon

trol

lpon

tok

azon

osít

ása

Fol

yam

atok

A

ko

ckáz

ati

tén

yező

sú

lya

(1-1

0)

Hat

ás

(1-5

) V

alós

zínű

ség

(1-5

) Ö

ssze

sen:

K

ontr

ollp

onto

k az

onos

ítás

a

1.

Főf

olya

mat

#1

át

lag

1.1.

F

olya

mat

#1

át

lag

K

ocká

zat

#1

7 be

lső

elle

nőri

ér

téke

lés

bels

ő el

lenő

ri

érté

kelé

s =

S *

H *

V

(kon

trol

lfol

yam

atok

, ko

ntro

llpo

ntok

leír

ása)

K

ocká

zat

#2

2 be

lső

elle

nőri

ér

téke

lés

bels

ő el

lenő

ri

érté

kelé

s =

S *

H *

V

K

ocká

zat

#3

6 be

lső

elle

nőri

ér

téke

lés

bels

ő el

lenő

ri

érté

kelé

s =

S *

H *

V

1.2.

F

olya

mat

#2

át

lag

K

ocká

zat

#1

8 be

lső

elle

nőri

ér

téke

lés

bels

ő el

lenő

ri

érté

kelé

s =

S *

H *

V

K

ocká

zat

#2

6 be

lső

elle

nőri

ér

téke

lés

bels

ő el

lenő

r ér

téke

lés

= S

* H

* V

K

ocká

zat

#3

10

bels

ő el

lenő

ri

érté

kelé

s be

lső

elle

nőri

ér

téke

lés

= S

* H

* V

K

ocká

zat

#4

3 be

lső

elle

nőri

ér

téke

lés

bels

ő el

lenő

r ér

téke

lés

= S

* H

* V

Bel

ső E

llen

őrzé

si K

ézik

önyv

H

atál

yos:

201

3. s

zept

embe

r 01

.-tő

l

Ver

ziós

zám

1.0

45

4.sz

ámú

irat

min

ta –

Koc

káza

tele

mzé

s ös

szes

ítés

e

KO

CK

ÁZ

AT

EL

EM

ZÉ

S Ö

SS

ZE

SÍT

ÉSE

20

xx. É

v

Fol

yam

atok

Fol

yam

at

jele

ntő

sége

Fol

yam

at

kock

ázat

ossá

ga

Ö

ssze

gzés

K

apcs

olat

a

stra

tégi

ai

terv

vel

és

éves

el

lenő

rzés

i ter

vvel

átla

g át

lag

átla

g É

rték

elés

Főf

olya

mat

#1

F

olya

mat

#1

Fol

yam

at #

2

Főf

olya

mat

#2

Fol

yam

at #

1

Fol

yam

at #

2

Fol

yam

at #

3

Fol

yam

at #

4

Főf

olya

mat

#3

Fol

yam

at #

1

Fol

yam

at #

2

Fol

yam

at #

3

Fol

yam

at #

4


Verziószám 1.0

46

Alacsony

Közepes

Magas

5. számú iratminta – Kockázati térkép

KOCKÁZATI TÉRKÉP

Hat

ás

5

4

3

2

1

1 2 3 4 5

Valószínűség


Verziószám 1.0

47

6. számú iratminta – kapacitás terv

AZ ÉVES ELLENŐRZÉSI TERV VÉGREHAJTÁSÁHOZ SZÜKSÉGES KAPACITÁS MEGÁLLAPÍTÁSA

Srsz. Megnevezés Átlagos munkanapok száma / fő

Létszám (fő)

Ellenőri napok száma összesen (Átlagos munkanapok száma × Létszám)

1. Bruttó munkaidő

2. Kieső munkaidő (3)+(4)+(5)

3. Fizetett ünnepek

4. Fizetett szabadság (átlagos)

5. Átlagos betegszabadság

6. Nettó munkaidő (rendelkezésre álló kapacitás): (1)-(2)

7. Tervezett ellenőrzések végrehajtása (pl. 60%)

8. Soron kívüli ellenőrzés (pl. 10-30%)

9. Tanácsadói tevékenység (pl. 10%)

10. Képzés (pl. 10%)

11. Egyéb tevékenység kapacitásigénye (pl. 5%)

12. Összes tevékenység kapacitásigénye: (7)+(8)+(9)+(10)+(11)

13. Az éves ellenőrzési terv végrehajtásához szükséges: (6) vs. (12)

14. Tartalékidő

Ha a rendelkezésre álló kapacitás több, mint amennyi a terv végrehajtásához szükséges

15. Külső szakértők (speciális szakértelem) igénybevétele

Ha a terv végrehajtásához speciális szakértelem szükséges

16. Ideiglenes kapacitás kiegészítés (külső szolgáltató által)

Ha a rendelkezésre álló kapacitás nem elegendő a terv végrehajtásához, akkor külső szolgáltató igénybevételét kell tervezni

Bel

ső E

llen

őrzé

si K

ézik

önyv

H

atál

yos:

201

3. s

zept

embe

r 01

.-tő

l

Ver

ziós

zám

1.0

48

7. s

zám

ú ir

atm

inta

– é

ves

terv

Kec

skem

éti

Főis

kola

B

első

ell

enőr

zés

Ik

tsz:

KF/

RH

7-

/20

ÉV

ES

EL

LE

NŐ

RZ

ÉS

I T

ER

V

Sor

szám

A

z el

len

őrzé

s tá

rgya

A

z el

len

őrzé

s cé

lja,

m

ódsz

erei

, el

len

őriz

endő

idő

szak

Azo

nos

ítot

t ko

ckáz

ati

tén

yező

k (i

tt e

lege

ndő

a k

ocká

zate

lem

zési

do

kum

entu

m

von

atko

zó

pon

tját

m

egad

ni)

Az

elle

nőr

zés

típu

sa

Az

elle

nőr

zött

sz

erv,

sz

erve

zeti

eg

ység

Az

elle

nőr

zés

terv

ezet

t ü

tem

ezés

e

Az

elle

nőr

zésr

e fo

rdít

andó

ka

paci

tás

(ell

enőr

i nap

) B

izon

yoss

ágot

adó

tev

éken

ység

:

Ö

ssze

sen

:

K

észí

tett

e:

Jóvá

hag

yta:

D

átum

: D

átum

:

be

lső

elle

nőrz

ési v

ezet

ő re

ktor


Verziószám 1.0

49

8. számú iratminta – Ellenőrzési program

Kecskeméti Főiskola Belső ellenőrzés Iktsz:KF/RH 7- /20..

ELLENŐRZÉSI PROGRAM

………………………………… ………………….című ellenőrzéshez munkatervi azonosító:

Az ellenőrzést végző szervezet/ személy: Az ellenőrzés célja: Ellenőrzött szervezeti egység: Az ellenőrzés típusa: Ellenőrizendő időszak: Ellenőrzés módszerei: Az ellenőrzés tervezett időtartama: Jogszabályi felhatalmazás: Az ellenőrzés végrehajtására a rektor KF /20 iktatószámú megbízólevele alapján kerül sor. Az ellenőrzés részletes feladatai:

� - � - � -

Jelentéstervezet elkészítésének határideje: Jelentés leadásának tervezett időpontja: Időigény ellenőri munkanapok száma: Készítette: Jóváhagyta: belső ellenőr rektor

B

első

Ell

enőr

zési

Kéz

ikön

yv

Hat

ályo

s: 2

013.

sze

ptem

ber

01.-

től

V

erzi

ószá

m 1

.0

50

II. A

viz

sgál

at s

zem

pon

tjai

Az

elle

nőrz

ött

foly

amat

/tev

éken

ység

K

ocká

zato

k A

z el

len

őrzé

s lé

pése

i/Tes

ztel

ési

stra

tégi

a/A

lkal

maz

ott

mód

szer

F

elel

ős

Fel

ülv

izsg

áló

Meg

jegy

zése

k

A. <

Ell

enőr

zési

fel

adat

>

A.1

. <E

llen

őrzé

si r

észf

elad

at>

1.

<E

llen

őrzé

si

lépé

s /

alka

lmaz

ott

mód

szer

(ek)

>

2.

<E

llen

őrzé

si

lépé

s /

alka

lmaz

ott

mód

szer

(ek)

>

3.

<E

llen

őrzé

si

lépé

s /

alka

lmaz

ott

mód

szer

(ek)

>

<E

llen

őrzé

si

rész

fela

dat

végr

ehaj

tója

>

<V

izsg

álat

veze

tő

vagy

B

első

el

lenő

rzés

i ve

zető

>

A.2

. <E

llen

őrzé

si r

észf

elad

at>

1.

<E

llen

őrzé

si

lépé

s /

alka

lmaz

ott

mód

szer

(ek)

>

2.

<E

llen

őrzé

si

lépé

s /

alka

lmaz

ott

mód

szer

(ek)

>

<E

llen

őrzé

si

rész

fela

dat

végr

ehaj

tója

>

<V

izsg

álat

veze

tő

vagy

B

első

el

lenő

rzés

i ve

zető

>

B. <

Ell

enőr

zési

fel

adat

>

B.1

. <E

llen

őrzé

si r

észf

elad

at>

1.

<

Ell

enőr

zési

lé

pés

/ al

kalm

azot

t m

ódsz

er(e

k)>

<E

llen

őrzé

si

rész

fela

dat

végr

ehaj

tója

>

<V

izsg

álat

veze

tő

vagy

B

első

el

lenő

rzés

i ve

zető

>


Verziószám 1.0

51

9. számú iratminta – Megbízólevél

Kecskeméti Főiskola Rektor Iktsz: KF. - /20..

(fejléces) Kecskeméti Főiskola Belső ellenőrzés Név belső ellenőrzési vezető részére

MEGBÍZÓLEVÉL

Alul írott Dr. a Kecskeméti Főiskola rektora megbízom …………………. belsőellenőrzési vezetőt, regisztrációs száma, hogy a munkaterv /2013 sz.

munkafeladatának végrehajtása érdekében a KF RH 7- /20…. sz. Ellenőrzési programban foglaltak szerint ellenőrzést végezzen ……..szervezeti egységnél

<Ellenőrzés címe> tárgyban

<ellenőrzés típusa>

20xx. … hó … nap -tól - 20xx. … hó … nap –ig

terjedő időszakban.

Fent nevezett személy a megbízás tárgyát illetően információt kérhet, az ellenőrzött szerv helységeibe beléphet, minden vonatkozó ügyiratba betekinthet, azt a helyszínről elviheti, arról másolatot készíthet. A belső ellenőr a helyszíni ellenőrzés megkezdésekor köteles bemutatni a megbízó levelét az ellenőrzött szerv vagy szervezeti egység vezetőjének.

Az ellenőrzés során a belső ellenőr a vonatkozó jogszabályok – különös tekintettel az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvényre, valamint a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendeletre –, és a <ellenőrzést végző szervezet neve> Belső ellenőrzési kézikönyvének vonatkozó iránymutatásai szerint jár el.

Jelen megbízólevél 20xx. … hó … nap -ig érvényes. Kecskemét, 20…

rektor


Verziószám 1.0

52

10. számú iratminta – Összeférhetetlenségi nyilatkozat

Kecskeméti Főiskola Belső ellenőrzés Iktsz: KF/RH.7- /20

ÖSSZEFÉRHETETLENSÉGI NYILATKOZAT Alulírott <teljes név, lakcím, szül. hely, idő>, mint a <szervezet> belső ellenőre kijelentem, hogy a <x/20xx.> iktatószámú <Ellenőrzés címe> ellenőrzésben való részvétel kapcsán a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 20. §-ának (1) bekezdésében meghatározott összeférhetetlenségi okok nem állnak fenn. Kecskemét, 20 . hó nap. ……………………………………………… Belső ellenőr

Előttünk, mint tanúk előtt:

aláírás <olvasható név> állandó lakcím: személyi igazolvány száma:



Verziószám 1.0

53

Kecskeméti Főiskola Belső ellenőrzés Iktsz: RH.7- /20

ÖSSZEFÉRHETETLENSÉGI NYILATKOZAT

Alulírott <teljes név>, mint a <szervezet> belső ellenőre kijelentem, hogy a <x/20xx.> iktatószámú <Ellenőrzés címe> ellenőrzésben való részvétel kapcsán a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 20. §-ának (1) bekezdésében meghatározott összeférhetetlenségi okok az alábbiak tekintetében áll fenn.

� A <szervezeti egység megnevezése> vezetőjének vagy alkalmazottjának a Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény 685. § b) pontja szerinti közeli hozzátartozója vagyok, így ezen szervezeti egység tekintetében nevezett személy foglalkoztatásának időtartama alatt bizonyosságot adó tevékenységet nem láthatok el;

� <dátum>-ig a <szervezeti egység megnevezése> vezetőjének munkáltatói jogköre alá tartoztam, így a fenti dátumtól számított egy éven belül, (dátum)-ig nevezett szervezeti egység tekintetében bizonyosságot adó tevékenységet nem végezhetek;

� az ellenőrizendő <szakterület megnevezése> szakterülettel vagy <szervezeti egység megnevezése> szervezeti egységgel közös, illetve kapcsolódó program vagy feladat végrehajtásában működtem közre <dátum>-ig, így a program <dátum>-i lezárását, illetve a feladat <dátum>-i elvégzését követő egy éven belül, <dátum>-ig nevezett szakterület/szervezeti egység tekintetében bizonyosságot adó tevékenységet nem végezhetek.

Kecskemét, 20…. hó ….nap. ……………………………………………… Belső ellenőr

Előttünk, mint tanúk előtt:




Verziószám 1.0

54

11. számú iratminta – Értesítő levél

Kecskeméti Főiskola Belső ellenőrzés Iktsz: KF/RH. 7- /20..

ÉRTESÍTŐ LEVÉL

<szervezeti egység neve> <Név> <beosztás> asszony/úr részére Tárgy: Értesítés ellenőrzés / helyszíni ellenőrzés megkezdéséről

Tisztelt …………………… Asszony/Úr! Értesítem, hogy a szervezeti egységnél

20xx. … hó … nap -tól - 20xx. … hó … nap -ig …………… tárgyban ellenőrzést fogok végezni.

Az ellenőrzés típusa: … Az ellenőrzés célja annak megállapítása, hogy … A belső ellenőrzés lefolytatására a 20xx. évi Éves ellenőrzési terv ( a költségvetési szerv vezetőjének javaslata alapján kerül sor, soron kívüli / terven felüli ellenőrzésként) A vizsgálat során az ellenőr a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet szabályai és a Kecskeméti Főiskola Belső ellenőrzési kézikönyvének vonatkozó előírásai szerint jár el. A belső ellenőr megbízólevéllel igazolja magát. Kérem, hogy szíveskedjék az ellenőrzés munkatársai részére a vizsgálathoz szükséges valamennyi dokumentumot rendelkezésre bocsátani, és lehetővé tenni az illetékes munkatársakkal való konzultációt, valamint a vizsgálat lefolytatásához szükséges helyiségekbe való szabad bejutást! Kecskemét, 20 ….

belső ellenőrzési vezető


Verziószám 1.0

55

12. számú iratminta – Munkalap (belső ellenőr által készített Kecskeméti Főiskola Belső ellenőrzés Iktsz: KF/RH 7- …/20..

MUNKALAP

Ellenőrzés iktatószáma:

Ellenőrzés címe:

Munkalap referenciaszáma:

Ellenőrzött tevékenység, folyamat vagy szervezeti egység neve:

Dátum: 20xx. hó. nap.

Cél:

Készítette:

13. (az adott ellenőrzési programban meghatározott

feladat, részfeladat vagy lépés megnevezése) – tetszőlegesen annyi pont szúrható be, amennyit a feladat végrehajtása indokolttá tesz.

Megállapítás: Azonosított kockázatok: Összegzés és következtetések:

Forrás és módszer leírása:

Bizonyítékok listája: Referenciaszám: 1. 2. 3.

Készítette:

Aláírás:

Dátum: 20xx. hó.nap.

Felülvizsgálta:

Aláírás:

Dátum: 20xx. hó.nap.

Felülvizsgálati megjegyzések:


Verziószám 1.0

56

13. számú iratminta – Teljességi nyilatkozat Kecskeméti Főiskola Belső ellenőrzés Iktsz: KF/RH 7- …/20..

TELJESSÉGI NYILATKOZAT Alulírott ………………………………………………. (név, beosztás), büntetőjogi felelősségem tudatában kijelentem, hogy a <szervezet neve, átvevő belső ellenőr neve> számára átadott dokumentumok, legjobb tudásom szerint, mindazon dokumentumok, nyomtatványok, adatok, információk, melyek szükségesek az adott állapot felméréséhez. Kijelentem továbbá, hogy az átadott dokumentumok, adatok és információk megbízható, teljes körű információt tartalmaznak. Kecskemét, 20xx. hó nap ………………………………………………

Az ellenőrzött egység vezetője


Verziószám 1.0

57

14. számú iratminta – Ellenőrzési jelentés/-tervezet Kecskeméti Főiskola Belső ellenőrzés: Iktsz: KF/RH 7- /20..

<ellenőrzés azonosító száma:>

A jelentést elfogadom és az intézkedési terv elkészítését elrendelem: Név: rektor>

Aláírás:

Dátum:

ELLENŐRZÉSI JELENTÉS

<Ellenőrzés címe> című vizsgálathoz Az ellenőrzést végző szervezeti egység: A vizsgálat célja: Ellenőrzött szervezeti egység(ek) Az ellenőrzés típusa: Alkalmazott ellenőrzési eszközök, módszertanok: Ellenőrzött időszak: Ellenőrzés időtartama: Időigény: Vizsgálatot végezte – belső ellenőr: Az ellenőrzött időszakban megbízott vezető(k) Vonatkozó jogszabályi felhatalmazás: Az ellenőrzésre a rektor KF/RH- 7 /20 számú megbízólevelében foglaltak alapján kerül sor.


Verziószám 1.0

58

VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ Összefoglaló vélemény az ellenőrzésről, a szervezeti egységről, a vizsgálat során ellenőrzött folyamatokról, Az ellenőrzöttekkel végzett egyeztetések, vélemények bemutatása, Az ellenőrzési lefedettség bemutatása. Főbb megállapítások és javaslatok: Az ellenőrzési jelentést az ellenőrzött területek vezetőivel egyeztettük, melyről készült jegyzőkönyvet mellékelem. (Az egyeztető (záró) megbeszélést követően esetlegesen fennmaradt vitás álláspont ismertetése).3 Az ellenőrzés nyomán kialakított vélemény a vizsgált területről, illetve folyamatokról összességében4: Az ellenőrzés részletes megállapításai, a részletes javaslati kapcsolatok az ellenőrzési jelentés további részében kerülnek kifejtésre. RÉSZLETES MEGÁLLAÍTÁSOK, JAVASLATOK Az ellenőrzési program végrehajtása során végzett ellenőri feltárás dokumentált megállapításainak írásba foglalása.

� részletes megállapítások � következtetések � részletes javaslatok

Kecskemét, 20

belső ellenőr megismerési záradék: (tervezetnél) Az ellenőrzési tervezetet megismertem, tudomásom van arról, hogy észrevételeimet azzal kapcsolatban 8 napon belül megtehetem. Kecskemét, 20

ellenőrzött szervezeti egység vezetője

3

Abban az esetben, ha volt egyeztető megbeszélés.

4 Bkr. 41. § (4) bekezdése alapján Az ellenőrzési jelentés vezetői összefoglalójában az ellenőrzés eredményét és

a feltárt hiányosságokat összefoglaló értékelést kell adni.

Bel

ső E

llen

őrzé

si K

ézik

önyv

H

atál

yos:

201

3. s

zept

embe

r 01

.-tő

l

Ver

ziós

zám

1.0

59

FŐ

BB

ME

GÁ

LL

AP

ÍTÁ

SO

K É

S JA

VA

SLA

TO

K L

IST

ÁJA

<E

llen

őrzé

s cí

me>

cím

ű v

izsg

álat

hoz

Srs

z.

Meg

álla

pítá

s R

angs

or

Koc

káz

at /

Hat

ás

Java

slat

In

tézk

edés

t ig

énye

l?

(ige

n / n

em)


Verziószám 1.0

60

15. számú iratminta – Kísérőlevél ellenőrzési jelentéstervezet megküldéséhez Kecskeméti Főiskola Belső Ellenőrzés Iktsz: KF/RH. 7- /20..

Ellenőrzési jelentéstervezet egyeztetése Ellenőrzött szervezeti egység egységvezető Tisztelt ………………………Asszony/Úr! Tájékoztatom, hogy a belső ellenőrzés az éves ellenőrzési terve ütemezésének5 és az ellenőrzési programnak megfelelően elvégezte az című ellenőrzést, amelyről a jelentés-tervezetet ezúton megküldöm egyeztetésre. Kérem, hogy a jelentéstervezettel kapcsolatos véleményét a jelentéstervezet kézhezvételétől számított 8 napon6 belül részemre megküldeni szíveskedjék! A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 42. § (6) bekezdése alapján amennyiben az érintettek nem tesznek érdemi észrevételt a jelentéstervezetre, akkor a nemleges válaszukkal együtt – amennyiben a jelentéstervezet megállapításokat vagy javaslatokat tartalmaz az érintett szervezeti egység vonatkozásában – már az intézkedési tervet is elkészíthetik és megküldhetik az ellenőrzést végző szerv vagy szervezeti egység részére a megadott véleményezési határidőn belül. A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 42. § (5) bekezdése értelmében felhívom a figyelmét, hogy a határidő elmulasztását egyetértésnek kell tekinteni és a nemleges választ is jelezni kell a határidőn belül, valamint az észrevételek megküldésével egy időben lehetősége van a 43. § (1) bekezdése szerinti egyeztető megbeszélés kezdeményezésére. Kecskemét, 20..

belső ellenőrzési vezető neve

5 A felesleges rész törlendő.

6 A Bkr. 42. § (3) bekezdése értelmében indokolt esetben a belső ellenőrzési vezető a (2) bekezdésben

meghatározottnál hosszabb, legfeljebb 30 napos határidőt is megállapíthat, illetve a (4) bekezdés alapján soron kívüli ellenőrzés esetén a belső ellenőrzési vezető a (2) bekezdésben meghatározottnál rövidebb határidőt is megállapíthat.


Verziószám 1.0

61

16. számú iratminta – Válaszlevél az észrevételekre Kecskeméti Főiskola Belső ellenőrzés Iktsz: RH. 7- ../20..

F E L J E G Y Z É S szervezeti egység címzett beosztás ………………………… asszony/úr részére Tárgy: Válaszlevél az észrevételekre Tájékoztatom, hogy az <Ellenőrzés címe> című ellenőrzés vonatkozásában megküldött jelentés-tervezettre adott észrevételei elfogadásra kerültek / nem kerültek elfogadásra. Tekintettel arra, hogy a jelentés-tervezettel kapcsolatban észrevételek maradtak fel, kezdeményezem az egyeztető megbeszélés összehívását <dátum>, <helyszín>-en.7 Kérem, hogy az ellenőrzésben érintettek részvételéről gondoskodni szíveskedjen! Kecskemét, 20..

belső ellenőrzési vezető neve>

7

Amennyiben nem kerültek az észrevételek elfogadásra.


Verziószám 1.0

62

17. számú iratminta – Egyeztető megbeszélés jegyzőkönyv Kecskeméti Főiskola Belső ellenőrzés Iktsz:RH 7- .. /20

EGYEZTETŐ TÁRGYALÁS JEGYZŐKÖNVE Jegyzőkönyv készítés helyszíne: Jegyzőkönyv készítés dátuma: Ellenőrzés iktatószáma: Ellenőrzés címe: Ellenőrzött szervezeti egység: Jelenlévők neve, beosztása: Az ellenőrzés megállapításainak, javaslatainak ismertetése A megbeszélésen elhangzottak rögzítése

� észrevételek, hozzászólások � észrevételek, hozzászólások megválaszolása

A megbeszélést követően az alábbi vitatott kérdések maradtak fenn: A jegyzőkönyvhöz az alábbi dokumentumok kerültek becsatolásra: Kecskemét, 20.. Jelenlévők aláírása: ellenőrzött szervezeti egység vezetője belső ellenőr


Verziószám 1.0

63

18. számú iratminta – Kísérőlevél lezárt ellenőrzési jelentés megküldéséhez

Lezárt ellenőrzési jelentés megküldése

Kecskeméti Főiskola Kecskemét Izsáki út 10. Iktsz: KF /20.. rektor Tisztelt Rektor asszony/úr ! Tájékoztatom, hogy az éves ellenőrzési terv ütemezésének és az ellenőrzési programnak megfelelően a belső ellenőrzés elvégezte az <Ellenőrzés címe> című ellenőrzést, amelyről az egyeztetett, lezárt ellenőrzési jelentést ezúton megküldöm. Kérem szíves intézkedését, annak érdekében, hogy a Bkr. 44. § (1) bekezdésének megfelelően a jelentés megküldésre kerüljön az érintettek <érintettek felsorolása> részére, és ezzel egyidejűleg kérje fel az érintetteket az intézkedési terv elkészítésére. Kérem, hogy a mellékelt feljegyzés(eke)t egyetértése esetén aláírni szíveskedjen. Kecskemét, 20

belső ellenőrzési vezető neve és aláírása>

Mellékletek: lezárt ellenőrzési jelentés intézkedési terv minta


Verziószám 1.0

64

Kecskeméti Főiskola<fejléces papírra nyomtatva REKTOR

Kecskemét, 20 év hó nap Iktsz: KF /20..

Tárgy: ellenőri jelentés megküldése

Szervezeti egység Név beosztás Tisztelt …………………. asszony/úr részére Tájékoztatom, hogy az éves ellenőrzési terv ütemezésének és az ellenőrzési programnak megfelelően a belső ellenőrzés elvégezte az című ellenőrzést, amelyről az egyeztetett, lezárt ellenőrzési jelentést ezúton megküldöm. Kérem, hogy az intézkedési tervet a kézhezvételtől számított <8>8 napon belül készítse el és küldje meg részemre és a belső ellenőrzés részére. Felhívom szíves figyelmét, hogy az intézkedési terv elkészítésére a Bkr. 45. §-a az irányadó. Kecskemét, 20..

rektor

Mellékletek: lezárt ellenőrzési jelentés intézkedési terv minta

8 Indokolt esetben a belső ellenőrzési vezető javaslatára a költségvetési szerv vezetője ennél hosszabb,

legfeljebb 30 napos határidőt is megállapíthat.

Bel

ső E

llen

őrzé

si K

ézik

önyv

H

atál

yos:

201

3. s

zept

embe

r 01

.-tő

l

Ver

ziós

zám

1.0

65

19. s

zám

ú. ir

atm

inta

Int

ézke

dési

terv

INT

ÉZ

KE

DÉ

SI T

ER

V

<E

llen

őrzé

s cí

me>

cím

ű v

izsg

álat

hoz

Meg

álla

pítá

s Ja

vasl

at

Inté

zked

és

Hat

árid

ő9 F

elel

ős

K

észí

tett

e:

Jóvá

hag

yta:

V

élem

énye

zte:

D

átum

: D

átum

: D

átum

:

<el

lenő

rzöt

t sz

erv,

ill

. sz

erve

zeti

egy

ség

veze

tője

>

<kö

ltsé

gvet

ési s

zerv

vez

ető>

<

bels

ő el

lenő

rzés

i vez

ető>

9

Az

inté

zked

ési t

ervb

en a

z eg

yes

fela

dato

khoz

kap

csol

ódó

hatá

ridő

ket ú

gy k

ell m

egha

táro

zni,

hogy

azo

k sz

ámon

kér

hető

ek le

gyen

ek. A

men

nyib

en a

fel

adat

je

lleg

e eg

y év

en tú

l mut

at, a

kkor

rés

zfel

adat

okat

, ill

etve

rés

zhat

árid

őket

kel

l meg

hatá

rozn

i, ah

ol é

rtel

mez

hető

.


Verziószám 1.0

66

19. számú iratminta – Intézkedési terv elfogadása

Kecskeméti Főiskola Iktsz:

REKTOR

INTÉZKEDÉSI TERV ELFOGADÁSA

Kecskeméti Főiskola Szervezeti egység <Név>, <beosztás> asszony/úr részére Tárgy: Intézkedési terv elfogadása / nem elfogadása Tájékoztatom, hogy az …………………………..című ellenőrzés vonatkozásában megküldött intézkedési tervet elfogadom / nem fogadom el. Az el nem fogadás indoka: Kérem, hogy a módosított intézkedési tervet a kézhezvételtő számított <8 napon belül> szíveskedjék megküldeni.10 Felhívom szíves figyelmét, hogy a Bkr. 46. § (1) bekezdése értelmében az ellenőrzött szervezeti egység vezetője az intézkedési tervben meghatározott egyes feladatok végrehajtásáról az intézkedési tervben meghatározott legutolsó határidő lejártát követő 8 napon belül írásban beszámol a költségvetési szerv vezetője részére, és ezen beszámolót egyúttal tájékoztatásul megküldi a belső ellenőrzési vezetője részére is. A beszámoló tartalmazza a megtett intézkedések rövid leírását, a végre nem hajtott intézkedések okát és esetlegesen a 45. § (5) bekezdése alapján a határidő, illetve feladat módosítási kérelmet. A 45. § (5) bekezdése lehetőséget biztosít arra, hogy az ellenőrzött szervezeti egység vezetője az intézkedési tervben meghatározott egyes feladatok végrehajtására, legfeljebb egy alkalommal – a határidő lejártát megelőzően – határidő, illetve feladat módosítást kérhet a költségvetési szerv vezetőjétől. A kérelem elfogadásáról vagy elutasításáról a költségvetési szerv vezetője – a belső ellenőrzési vezető véleményének kikérésével – dönt, és erről tájékoztatja az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjét és a belső ellenőrzési vezetőt is. Kecskemét, 20

…………………………….. rektor

10

Amennyiben nem került elfogadásra.

Bel

ső E

llen

őrzé

si K

ézik

önyv

H

atál

yos:

201

3. s

zept

embe

r 01

.-tő

l

Ver

ziós

zám

1.0

67

20. s

zám

ú ir

atm

inta

– I

ntéz

kedé

sek

nyil

vánt

artá

sa

Kec

skem

éti

Főis

kola

B

első

ell

enőr

zés

IN

TÉ

ZK

ED

ÉSE

K N

YIL

VÁ

NT

AR

TÁ

SA

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

sorszám

Ell

enőr

zés

ikta

tósz

áma

/ el

len

őrzé

s az

onos

ítój

a

Az

elle

nőr

zött

sz

erv,

il

letv

e sz

erve

zeti

egy

ség

meg

nev

ezés

e

Az

elle

nőr

zés

tárg

ya (

cím

e)

Inté

zked

ést

igén

ylő

meg

álla

pítá

s

Ell

enőr

zési

ja

vasl

at

A

java

slat

al

apjá

n

előí

rt

inté

zked

és

A

von

atk

ozó

inté

zked

ési

terv

ik

tató

szám

a

A

von

atk

ozó

inté

zked

ési

terv

jó

váh

agyá

sána

k

időp

ontj

a

1.

2.

3.

4.

9.

10

. 11

. 12

. 13

. 14

. 15

. 16

.

Az

inté

zked

és

fele

lőse

(b

eosz

tás

és

szer

veze

ti

egys

ég)

Az

inté

zked

és

végr

ehaj

tásá

nak

hat

árid

eje

Mód

osít

ás

(leí

rás

/ NE

M)

Az

inté

zked

és

telj

esít

ése

(dát

um

/

NE

M)

Meg

tett

in

tézk

edés

röv

id

leír

ása

A

hat

árid

őben

vé

gre

nem

ha

jtot

t in

tézk

edés

ek

oka

A

nem

te

ljes

ülés

ka

pcs

án

tett

lé

pés

ek

Meg

jegy

zés

Bel

ső E

llen

őrzé

si K

ézik

önyv

H

atál

yos:

201

3. s

zept

embe

r 01

.-tő

l

Ver

ziós

zám

1.0

68

21. s

zám

ú ir

atm

inta

– E

llen

őrzé

sek

nyil

vánt

artá

sa

Kec

skem

éti F

őisk

ola

Bel

ső e

llen

őrzé

s E

LL

EN

ŐR

ZÉ

SEK

NY

ILV

ÁN

TA

RT

ÁSA

Ell

enőr

zés

ikta

tósz

áma

(azo

nos

ítój

a)

Az

elle

nőr

zött

sz

erv,

il

letv

e sz

erve

zeti

eg

ység

ek

meg

nev

ezés

e

Ell

enőr

zés

tárg

ya

Viz

sgál

t id

ősza

k

Ell

enőr

zés

típu

sa

Idő-

szü

ksé

glet

(m

unk

anap

) R

észt

vevő

k

Ell

enőr

zés

kez

det

e

Hel

yszí

ni

elle

nőr

zés

kez

det

e

Hel

yszí

ni

elle

nőr

zés

vége

Ell

enőr

zési

je

lent

és-

terv

ezet

el

kés

zíté

se

Ell

enőr

zési

je

len

tés

lezá

rása

te

rv

tény

te

rv

tény

te

rv

tény

te

rv

tény

te

rv

tény

Inté

zked

ési

terv

k

észí

tés

szü

kség

essé

ge

Meg

álla

pítá

sok

szá

ma

Java

slat

ok

szám

a

Elf

ogad

ott

java

slat

ok

szám

a

Szab

ály-

tala

nsá

gi

gyan

ú

Inté

zked

ési

terv

el

kész

ült

Inté

zked

ési

terv

st

átus

za

Az

inté

zked

ési

terv

te

ljes

ítés

ének

d

átum

a


Verziószám 1.0

69

22. számú iratminta – Ellenőrzési mappa

Kecskeméti Főiskola Belső ellenőrzés

Borítólap

az ellenőrzés címe és száma

Tartalomjegyzék

Minőségbiztosítási ellenőrzési lista

Megbízólevél

Ellenőrzési program

Ellenőrzési jelentés

Munkalapok

A számozás sorrendjében lefűzve valamennyi elkészített, papíralapú munkalap és nyilvántartott bizonyíték

Kommunikáció az ellenőrzés során

Az ellenőrzési munka megkezdéséről szóló értesítő levél, a megbeszélések

emlékeztetői, az ellenőrzést követő kommunikáció dokumentumai

Elfogadott intézkedési terv és a végrehajtásához kapcsolódó információk

Ellenőrzést követő felmérő lap és annak elemzése

Ellenőrzés nyilvántartása


Verziószám 1.0

70

23. számú iratminta – Tanácsadói feladat munkaprogram Kecskeméti Főiskola Belső ellenőrzés Iktsz. KF/RH - 20..

TANÁCSADÓI FELADAT MUNKAPROGRAMJA

…………………………………………………………………….. <Feladat megnevezése>

Jogszabályi felhatalmazás: A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. Rendelet Tanácsadói feladat célkitűzései: Tanácsadói feladat hatóköre: Tanácsadói feladat végrehajtásának módszere: Tanácsadói feladat végrehajtásához szükséges kapacitás és szakértelem, kompetencia: Tanácsadói feladat tervezett időigénye (munkanap): Tervezett ütemezés: Jelentés/záró dokumentum elkészítésének határideje: Megjegyzések: Kecskemét, 20 Készítete: Jóváhagyta: ……………………………….. ……………………………….

belső ellenőr rektor


Verziószám 1.0

71

24. számú iratminta – Tanácsadói feladat elvégzéséről szóló jelentés Kecskeméti Főiskola Belső ellenőrzés Iktsz. KF/RH-7 /20…

JELENTÉS

TANÁCSADÓI FELADAT VÉGREHAJTÁSÁRÓL

……………………………………………………………… <Feladat megnevezése>

Jogszabályi felhatalmazás: A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet Tanácsadói feladat célkitűzései: Tanácsadói feladat hatóköre: Tanácsadói feladat végrehajtásának módszere: Tanácsadást végző belső ellenőrök: Vezetői összefoglaló: Tanácsadói feladat eredményeinek részletezése: Tanácsadói munka során feltárt lényeges kockázatok, kontroll hiányosságok: Ajánlások a felső vezetés számára: Jelentés eredményeinek hasznosítását korlátozó tényezők: Kecskemét, 20

belső ellenőr


Verziószám 1.0

72

25. számú iratminta – Súlyos hiányosság gyanúját rögzítő jegyzőkönyv Kecskeméti Főiskola Belső ellenőrzés Iktsz: KF/RH. 7 /20

JEGYZŐKÖNYV Készült: 20xx év ..hó …nap – án. A Kecskeméti Főiskola …….szervezeti egységének hivatalos helyiségében. Jelen vannak: név, beosztás Jegyzőkönyv tárgya – ellenőrzési kapcsolata: Tényállás rögzítése: Csatolt dokumentumok: Feltételezett felelősök megnevezése: Javaslat, megfelelő eljárás megindítására:

………………………………… belső ellenőr

A jegyzőkönyvbe foglaltakat megismertem

………………………………………………………………… érintett szervezeti egység vezetőjének, beosztottjának aláírása

a kecskemÉti fŐiskola belsŐ ellenŐrzÉsi kÉzikÖnyve

Documents