Reasons to Digitize Your Documents

Facts, figures and common sense observations

8

Presented by,

Increase Productivity

1Productivity suffers when employees spend time

creating, processing and looking for documents.

Electronic document processing results in faster

customer response time and gains from redirecting

time saved to high­value opportunities that create

"highest and best use" of labor.

Save on Consumables

2The savings you'll see in ink, toner, and paper file

folders can be quite substantial. In addition to ongoing

spending, consider the costs to lease or purchase

printers and copiers. 

Lower Compliance Costs

3Converting physical records to electronic ones can

not only save you the cost of non­compliance, it can

reduce the cost of ongoing compliance. Audits and

litigation can be easier to prepare for and new

regulations can be adopted much faster and more

uniformly.

Save on Workspace

4The average worker requires 50 to 60 square feet of

workspace, and an additional 30 square feet if they manage

or process paper files. Reducing your footprint not only

results in space savings but also in related costs such as

courier and transportation expenses of physical files.

60 ft

Modernize your business

5If your critical documents were hosted in a centralized

database accessible from any location, could that

influence the way you're organized?  Going paperless

will almost certainly lower overhead. The question is,

how could you channel those savings into new

business opportunities?

Increase Transparency

6Managers and administrators have better oversight

when documents and files are maintained

electronically. With electronic records, you can

instantly know the status of an order, payable or

fulfillment process. You can also identify issues that

are slowing workflow, monitor changes in order

volume and track individual and department

performance based on throughput.

Prepare for the Unexpected

7Paper documents can be lost or misplaced, or

damaged from mishandling. Worse, they may be

permanently lost if you experience a natural or man­

made disaster. Protect your valuable documents by

converting them to electronic files, then back them up

to remote storage facilities in the event of a business

interruption. The cost of a large­scale interruption

could severely damage your business ­ and your

reputation.

Improve Workflow

8In non­automated offices, documents may languish in

in­boxes or become bottled up in interoffice

communication, slowing the pace of operations.

When you automate workflow using paperless

processing, work can be automatically "pushed" to

the next available worker, significantly reducing

processing time and balancing the workload.