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1 Norma NTC 4114 Realización de Inspecciones Planeadas

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Norma NTC 4114

Realización de Inspecciones

Planeadas

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Este es uno de los objetivos primordiales del Programa de SaludOcupacional, dado que, se identifican los riesgos que puedan afectarla salud de los trabajadores.

En esta norma se establecen los pasos a seguir y los requisitosindispensables en la realización de las Inspecciones Planeadas,independiente de la actividad económica que desarrolle la empresa.

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Areas y partes criticas: Áreas de la empresa y componentes de lasmaquinas, equipos, materiales o estructuras que tienen la probabilidadde ocasionar perdidas, si se deterioran fallan o se usan en formainadecuada.

Condiciones Substandar: Toda circunstancia física que presente unadesviación de lo estándar o establecido y que facilite la ocurrencia de unaccidente.

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Historial de Perdida : Gravedad, magnitud y frecuencia de lasperdidas ocasionadas por accidentes que hayan ocurridoanteriormente.

Inspecciones Planeadas Informales: Inspecciones planeadas realizadas en forma no sistemática. En ellasse incluyen los reportes de condiciones subestandar, emitidos por lostrabajadores hacia sus jefes inmediatos o por los supervisores durantesu trabajo diario.

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Inspecciones Planeadas: recorrido sistemático por un área esto es con una periodicidad, instrumentos y responsables determinados previamente a su realización, durante el cual se pretende identificar condiciones subestandar.

Perdidas : toda lesión personal o daño ocasionado a la propiedad, al ambiente o al proceso.

Potencial de Perdida: gravedad, magnitud y frecuencia de las perdidas que pueden ocasionar un accidente.

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CLASES DE INSPECCIONES

Inspecciones Planeadas Generales: son aquellas que se realizan a través de un área completa de la empresa, con un enfoque amplio, tratando de identificar el mayor numero de condiciones Substandar.

Inspecciones Planeadas de Orden y Aseo: estas pretende verificar que todas las cosas se encuentren en el lugar en el que realmente deben estar y en correcto estado de limpieza, tanto de los sitios de trabajo como de los objetos.

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CLASES DE INSPECCIONESInspecciones de Areas y Partes Criticas: son inspeccionesplaneadas realizadas en determinadas áreas o partes consideradascomo criticas, de acuerdo con una clasificación previa realizada,teniendo en cuenta su potencial e historial de perdidas.

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Listado de áreas, instalaciones y equipos por inspeccionar

Todas las áreas de la empresa se deben inspeccionarperiódicamente.En empresas pequeñas pueden ser inspeccionadas todas las áreasen un solo recorrido.En las empresas grandes se deben establecer la clasificación, losresponsables y la periodicidad de la inspección.El inventario de áreas debe ser respaldado por planos, mapas odiagramas de la planta y el listado de todos los equipos,estableciendo a la vez las rutas para la realización de la inspección,con el fin de obtener la dedicación y la cobertura apropiadas paracada área.

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Los responsables de la inspección se deben designar teniendo encuenta los siguientes criterios:

Quien realice la inspección debe tener unos conocimientos básicosen Salud Ocupacional, así como capacitación y entrenamientoespecíficos que le permitan enfocar la inspección hacia los objetivospreviamente establecidos.

Deben elegirse personas de diferentes áreas para realizarinspecciones planeadas cruzadas, es decir, quien realiza lainspección debe ser alguien ajeno al área inspeccionada. De estamanera, se garantiza que la inspección tenga un carácter imparcial.

El Jefe de Salud Ocupacional no debe ser el encargado de realizartodas las inspecciones, pero si de asesorar su realización y deejecutar el seguimiento correspondiente.

El COPASO debe participar en las inspecciones planeadas,cumpliendo así con su función de organismo de promoción yvigilancia de las normas y reglamentos de Salud Ocupacional en laempresa.

Responsables de las inspecciones planeadas

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Sistema de cuantificación de las condiciones substandar

A cada condición substandar se le asigna una letra (A, B o C), deacuerdo con el potencial de perdidas de la misma. Esta misma letracorresponde al tiempo que requiere la acción correctiva que debetomarse (inmediata, pronta o posterior).

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Frecuencia de realización (Periodicidad)

Cada empresa según su tamaño, numero de personas, procesosproductivos, turnos de trabajo, recursos técnicos, humanos yeconómicos debe establecer la periodicidad para las inspeccionesplaneadas.

Los criterios que se deben tener en cuenta para esto son:

El potencial e historial de perdidas: cuando mayor sea el potencialde perdidas de lo que se va a inspeccionar, mayor debe ser superiodicidad. Por ej. : un taller de mantenimiento requiere mayorperiodicidad que un salón de conferencias

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Normas vigentes en Salud Ocupacional

Las características del área y los objetivos que se fijaron para lasinspecciones planeadas

Para situaciones tales como el montaje de equipos nuevos,cambios en las instalaciones, proyectos que se esténdesarrollando y otros, es necesario ajustar la frecuenciaestablecida inicialmente, ya que esta depende de la situación quese este manejando, considerando las nuevas condiciones que seoriginan, las cuales pueden tener mayor probabilidad de ocasionaruna perdida. Por Ej. : la ampliación de una bodega requiere untraslado de material, cambio en las rutas de transporte demateriales y circulación de personas, entre otros. Todo ellorequiere una mayor periodicidad en las inspecciones planeadas,hasta que se estandaricen las condiciones locativas.

Frecuencia de realización Periodicidad

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Listas De Verificación

Son formatos que contienen los aspectos que se debeninspeccionar en las diferentes áreas con el fin de facilitar larecopilación, codificación y análisis de la información. Estosformatos se deben elaborar cumpliendo los siguientes requisitos:

Datos mínimos:

Area Fecha de realización Responsable de efectuarla Condiciones para inspeccionar, para los cuales se deben tener en

cuenta los equipos utilizados, principales factores de riesgo,materias primas, etc.

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Observaciones La extensión de las listas de verificación se debe ajustar de forma

tal, que no se invierta mas de tiempo necesario y se obtenga lamayor eficiencia en su utilización. Deben ser sencillas, dinámicas,aplicables a la actividad de la empresa y especificas para lo quese desea revisar.

Las listas deben actualizarse al menos una vez al año, agregandoo retirando partes de la misma a medida que cambien lassituaciones por inspeccionar y los resultados de su aplicación.

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Guía Para La Inspección

Cada empresa debe diseñar su propio manual de inspecciones,con el fin de estandarizar la metodología, la presentación deinformes y el seguimiento.

El manual debe tener:

Objetivos Respaldo Gerencial Personal Responsables Sistema de clasificación de las condiciones subestandar Frecuencia de realización Lista de verificación Informes Seguimiento Medición de la efectividad de las inspecciones planeadas Desarrollo de acciones correctivas

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Desarrollo De Acciones Correctivas

Se detecta una condición subestandar y se genera acción correctiva,para la cual pueden existir varias opciones en cuanto a costo,aplicabilidad y efectividad.

Los factores a tener en cuenta para seleccionar una acción correctivaentre varias alternativas, son los siguientes:

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El potencial de perdidas: grave, seria o leve La probabilidad de ocurrencia de las perdidas: alta, moderada o

baja El costo del control: alto, medio o bajo El grado probable de control:

Importante : 67%-100% de control Moderado : 34%-66% de control Bajo : 1% -33% de control

Justificación de la medida de control

De acuerdo a lo anterior, para cada criterio se debe establecerun puntaje, y al final se selecciona la opción con mayor puntaje.

Desarrollo De Acciones Correctivas

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Informes

Después de realizar la inspección se realiza un informe por escrito,en papelería de la empresa, letra legible y firma quien lo elabora.Este informe se debe dar a niveles superiores y medios y lodevuelven con sus observaciones respectivas.

Se debe tener copias de estos informes y archivados paracualquier revisión respectiva por parte de la Administradora deRiesgos Profesionales o cualquier otra entidad de control que lorequiera

Es conveniente realizar en cada inspección una revisión delinforme de la inspección anterior con el fin de verificar lasconclusiones obtenidas en la misma.

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SEGUIMIENTO DE ACCIONES RECOMENDADAS

El responsable debe diseñar un formato en donde se haga unseguimiento de la ejecución de las acciones correctivasrecomendadas, verificando y facilitando los medios para que secumplan.

Para ello debe llevar a cabo las siguientes actividades:

Dar a conocer a través de los informes a las personasdirectamente responsable de ejecutar las acciones correctivas

Verificar que la acción se inicie de acuerdo con lo programado,dirigiendo los inconvenientes a la autoridad respectiva.

Comprobar la efectividad de las acciones ejecutadas y establecerlas modificaciones que sean necesarias.

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Medición de la efectividad de las inspecciones planeadas

Se debe incluir un método para medir la calidad y cumplimiento de lasinspecciones, el cual debe constar de una asignación de un puntajepara poder comparar esta efectividad con la meta de la empresa parael programa de inspecciones planeadas.

Este puntaje se considera en la evaluación del Programa de SaludOcupacional.

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Programa de capacitación y entrenamientoDentro del Programa de Salud Ocupacional están las actividadesde Inspecciones Planeadas como parte de la capacitación. Tambiénse consideran los planes motivaciones para el reporte decondiciones substandar por parte de los trabajadores, y sobre todola conscientizacion del personal sobre la necesidad de larealización de las inspecciones con su propia interacción.

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Recomendaciones

Los siguientes pasos deben tenerse en cuenta antes, durante ydespués de una inspección planeada:

Antes de la inspección:

Tener un enfoque positivo. La persona debe prepararsementalmente para buscar no solo lo que este mal, sino también loque este bien. El elogio al trabajo bien realizado, puede conducir aque se siga haciendo de esta forma de manera permanente.Planificar la inspección. Revisar la guía del programa deinspecciones planeadas y destinar el tiempo que sea necesario

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Recomendaciones

Saber que se va a buscar: aspectos tales como el tamañoespecifico, el tipo de material, color, ubicación, etc.

Revisar los informes de las inspecciones planeadas anteriores Proveerse de los elementos necesarios como ropa y elementos

de protección personal apropiados al área y para acciones talescomo gatear, inclinarse, etc.

Papelería para tomar apuntes Instrumentos de medición (metro, sonometro, etc.) apropiados Linterna, cámara fotográfica y otros elementos que sean

necesarios

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Recomendaciones

Durante la inspección : Utilizar la lista de verificación adecuada para el área, equipo o

instalación a inspeccionar. Utilizar un mapa, plano o diagrama, si esnecesario.

Anotar toda condición subestandar identificada en forma breve,utilizando expresiones tales como doblado, descompuesto,desgastado, corroído, suelto, con filtraciones, sobresaliente filoso,resbaloso, etc. cuando se puedan hacer mediciones, debenconsignarse los resultados de acuerdo con las normas vigentes enSalud Ocupacional y Protección Ambiental.

Buscar las cosas que no sea posible identificar a primera vista.Examinar comportamientos cerrados, pedir a los operadores quepongan en funcionamiento la maquina que no este en uso, (pero encondiciones operables), etc.

Describir y ubicar cada aspecto claramente utilizado o diagramas,fotografías o videograbadora, si es posible.

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Recomendaciones

Tomar medidas correctivas inmediatas e informar de ellas al jefedel área

Tener en cuenta las situaciones que se han presentado duranteinspecciones planeadas anteriores

Clasificar el riesgo asociado con la condición identificada Elaborar los informes a la mayor brevedad posible

Después de la inspección: Estimar la gravedad potencial de la perdida Evaluar la probabilidad de ocurrencia de perdida Ponderar las alternativas de control Priorizar las acciones correctivas Asignar los responsables de ejecutar los controles Hacer los informes de la inspección: Escribir con claridad

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Recomendaciones Enumerar los elementos en orden consecutivo Cuantificar los riesgos Usar códigos para los elementos considerados en los informes

anteriores, para las acciones intermedias y las acciones que sehan completado

Emitir ordenes de trabajo Garantizar acciones oportunas Evaluar el progreso de la acción correctiva, a través de

inspecciones de seguimiento Verificar la efectividad de los controles aplicados.