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Karim El Idrissi, Genève 1 juin 2010

Architecture de la démarche

1ère partie : Vue d’ensemble du modèle

Galaxy Consulting Galcon

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Résumé:

Nous proposons de se pencher sur une problématique observée dans les méthodes et les outils « Plateforme » proposés par KM au niveau de la construction de la mémoire de projet de l’entreprise et sa réutilisation.

Constat

Nous avons constaté que bien que certaines plateformes permettent de garder une trace de résolution collective des problèmes extraite des meetings de prise des décisions, elles représentent une faiblesse majeure quant à la réutilisation des connaissances contenues dans la décision. La faiblesse réside dans le fait que ces méthodes ne couvrent ou ne couvrent que partiellement les aspects contextuels pour comprendre le choix ou les arguments qui ont conduit à la prise de décisions.

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Proposition de l’idée Galcon

Le concept de la démarche Galcon consiste à proposer un ensemble de modèles qui prennent en compte, d’une part le contexte dans lequel s’inscrit la mémoire d’entreprise, et d’autre part la logique conceptuelle qui formalise les interactions entre les différents processus de la mémoire de l’entreprise.

Principe de fonctionnement de la démarche Galcon

La démarche Galcon propose la rationalisation du flux d’information de la mémoire de projet de l’entreprise à travers des combinaisons quantitative et qualitative:

Qualitative: organisation de travail collectif• Partage des connaissances à travers des groupewares• Augmenter la compétitivité par le bisais de l’intelligence collective• Augmenter la compétence à travers le partage de la connaissance

Quantitative: Organisation du flux• Organisation de la circulation du transport de connaissances par flux «Tiré-Poussé» • Identification des semblances à travers le principe de similarité• Assurer le plus value de travail du groupe à travers la synergie collective

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Le parcours de la réutilisabilité de la connaissance

Projet Y

Parcours de la connaissance .

Projet XY

$$

Projet A

1Départ despersonnes

2Absences

de personnes

3Autre pers.traite le cas

4Pas de

rapprochement

5Pas d’infodans la SI

6Oubli des

conclusions

7Aucune

conclusion tirée

Obstacles

Réutilisation du projet Y

Je suis un élément du savoir et du savoir faire crées sur un

projet passé

Pour la réutilisation du projet Y au présent, il faut passer les sept barrières

sans faute

C’est en luttant contre ces barrières que nous pourrons améliorer la réutilisation des connaissances dans l’entreprise.C’est en luttant contre ces barrières que nous pourrons améliorer la réutilisation des connaissances dans l’entreprise.

Les obstacles éventuels de la réutilisation de la connaissanceUne seule barrière active suffit à empêcher la réutilisation d’une connaissance. Ces barrières sont:

1.  départs des personnes soit à la retraite ou changement d’entreprise2. absences récurrentes de certaines personnes 3. une autre personne traite le cas que celui qu’il a initié 4. pas de rapprochement : manque de visibilité5. pas d’information dans le système d’information : pas de support de sauvegarde6. oubli des conclusions 7. aucune conclusion n’a été tirée

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La réutilisation par le biais du transport de la connaissance - Système d’approvisionnement Tiré-Poussé -

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Le concept de réutilisation de la connaissance

La démarche que nous projetons vise à satisfaire les besoins des organisations dans le but de réutiliser certaines spécifications des projets passés et de puiser des informations utiles dans la mémoire de projet pour des projets en cours qui ne sont pas traités par les méthodes classiques.

Mémoire deprojet

Connaissance créée dans le passé Réutilisation / Projets en cours

Pousse la réutilisation des connaissances passées

Connaissances des projets antérieurs en cours de déformalisation

Tire la connaissance requise Vers la réutilisation

Vers un projet

Equipe de projet

Projet Z

Projet X

Projet Y

1. favoriser la réutilisation de connaissances sans le préalable de leur formalisation 2. aider les personnes à savoir quand formaliser et quand rechercher des connaissances3. permettre une réutilisation à court-terme4. permettre une application large plutôt que locale

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 Flux POUSSÉ Flux TIRÉ

Gestion de production Fabrication  des  produits  suivant  un  planning défini à l’avance 

Fabrication  des  produits  à  la  demande  du marché

Gestion des connaissances

Suivant un planningÀ partir de la masse des connaissances passées et de directions stratégiques 

À partir des besoins en connaissances des projets en cours 

LE CONCEPT GESTION DES FLUX POUSSÉS ET TIRÉS

Les flux tiré et poussé

• Concept du système de gestion de production de Toyota.• Système d’approvisionnement qui permet d’amener un plus-value en cours d’élaboration • Système existe sous deux formes combinée tiré et poussée 

Approche tirée - toutes les connaissances sont réutilisables

• Les connaissances concernées par l’échange et la réutilisation peuvent être tacites ou explicites. • La démarche se base sur la modélisation du contexte et la modélisation des tâches des projets, • La démarche se base le plus possible sur les informations présentes dans le système d’information

existant afin de trouver des indicateurs de présence de connaissances similaires entre deux projets.

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Les critères de fonctionnement de la démarche Galcon

• La réutilisation n’est pas à l’initiative des personnes dans l’action. • L’identification des métaconnaissances sur les connaissances réutilisables.

Une métaconnaissance est une connaissance sur une ou des connaissances. On peut distinguer en particulier les métaconnaissances: 

• décrivant les connaissances• sur l'utilisation des connaissances• pour découvrir des connaissances• sur la confiance ou la véracité d'une connaissance• sur la connaissance d'autres (para-connaissance) : X sait que Y ne connait pas sa maladie

 

La notion de la métaconnaissance

La facilité d’accès ne garantit pas l’usage effectif des connaissances; l’usage est conditionné par l’existence de métaconnaissances incarnées. Si la personne ne se doute pas de l’existence d’une connaissance, elle n’ira pas la chercher, que l’accès soit facile ou non ; Cf. barrières 3 et 4,

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La notion de la simalarité• Ce sont les différences de distance mathématique entre deux connaissances qu'on mesure

leur degré de similarité.

• La similarité peut être vue comme une extension de la subsomption.

Sim [X,Y] = 1 Sub[X,Y] = proposition vraieSim [X,Y] € [0..1[ Sub[X,Y] = proposition fausse

Sim [X,Y] = 1 Sub[X,Y] = proposition vraieSim [X,Y] € [0..1[ Sub[X,Y] = proposition fausse

CBA )()( CBABA

)()( CBACA )()( CBACB

)()( CBACABAA

)()( CBACABAB

)()( CBACABAC

Connaissances collectivesPartagées globalement

Connaissances collectivespartagées partiellement

Connaissances individuellespartagées partiellement

AP BP

CP

11

n

i

a

b

iP

Z

A iP

En présence de similarité entre des projets en cours et des projets passés, La démarche Galcon envoie un ou des messages de notification aux personnes concernées par l’échange de connaissance, c’est-à-dire les personnes qui travaillent sur le projet en cours, et celles qui ont travaillé sur des projets passés qui sont similaires.

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Effet de la synergie collective dans un travail collaboratif L’équation synergique

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Croissance

décroissance

Temps

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Objectifs l’effet de la synergie collective

En fait, les effets de synergie participent du principe holistique qui veut que « le Tout estplus que la somme de ses parties". De manière générale, le résultat d'une action ou d'unecollaboration est supérieur à la somme des parties qui compose l’ensemble. L'opposé de lasynergie est l'antagonisme « ou synergie négative », phénomène dans lequel deux facteursen combinaison ont un effet moindre que la somme de leurs effets attendus. Les deux effetspeuvent s'annuler. L'absence de synergie est l'asynergie. Donc globalement la synergie faitsouvent aussi référence à l'énergie et à l'efficience.

Figure 6‑1 : Principe de la synergie collective

Source : AuteurGalaxy Consulitng

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Effet de la synergie collective dans un travail collaboratif L’équation synergique

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La figure 2-6 montre les composantes de l’univers Galcon sans interactions. Il montre aussi l’état de Galcon en amont. L’élément qui va déclencher les interactions inter-composantes et inter-personnes est celui qui va lancer la requête de similarité entre projet en cours et les projets dans la mémoire de projet «Bases de projets ».

Le flux en amont lors de la détection d’une similarité

Base des projets· Caractéristiques· Contraintes· Ressources

·

··

·

··

·

··

Base des données· Liens personnes· Activités· Projets· Dates

Base de compétences· Personnes· Rôles· Compétences

· Savoir-faire· Savoir-être· Réutilisation · Partage

Démarche

Galcon

y

Mise à jour de la base des projets

Echangesd’informations

Mise à jour de la base des compétences

Mise à jour deLa base des données

y

Equipe de projet 1

Equipe de projet 2

PiloteOu Manager des connaissances

Alerte

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Le flux en aval lors de la détection d’une similaritéLa démarche Galcon se base sur le principe de formalisation du contexte de la connaissance à travers le système d’information de l’entreprise conformément à la modélisation que nous allons proposer. Les tâches concernant chaque projet sont déjà modélisées sur la base d’une infrastructure dédiée à la gestion et la réalisation des projets. C’est en se référant sur les données de ces outils, ainsi que sur les données propres, que Galcon se base pour fonctionner, c’est-à-dire rechercher des similarités entre projets et notifier les personnes concernées par les similarités trouvées afin qu’ils échangent des connaissances et les réutilisent dans les actions en cours. La figure ci-dessus montre le flux circulant lors de déclenchement d’un événement par le processus de similarité

Base des projets· Caractéristiques· Contraintes· Ressources

·

··

·

··

·

··

Base des données· Liens personnes· Activités· Projets· Dates

Base de compétences· Personnes· Rôles· Compétences

· Savoir-faire· Savoir-être· Réutilisation · Partage

Démarche

Galcon

y

Mise à jour de la base des projets

Echangesd’informations

Mise à jour de la base des compétences

Mise à jour deLa base des données

y

Equipe de projet 1

Equipe de projet 2

PiloteOu Manager des connaissances

Alerte

Alerte notificationAlerte notification

Evénement

Signale de l’événement

y

1

1'

2

Envoi de message

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Karim El Idrissi, Genève 1 juin 2010

Architecture de la démarche

2ème partie : Les interactions de la démarche en utilisation

Galaxy Consulting Galcon

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Le flux informationnel de l’environnement GalconComme nous avons signalé auparavant, la démarche que nous proposons pour supporter le flux tiré est en interaction avec les personnes et les composantes de l’entreprise pour provoquer des échanges instantanés. La figure ci-dessous, illustre bien les interactions des différentes composantes du modèle que nous projetons.

Base des projets

Savoir- faireSavoir-êtreRéutilisation

Partage

Démarche

Galcon

Validation de la requêteSuivi de la rétroaction

Alerte

E1 Détection événement Requête de similaritéRecherche de correspondance

Notifications

Rétroaction

Start

Equipe de projet 1

Mise à jour de la base de projetOu mémoire de projet

E2E4

E6

E7

E3 et E5E8

Pilote

Initialisation d’un évenement

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Le logigramme de Galcon

Le flux ci-dessous n’est qu’une représentation logique de workflow de la figure 3-1. Le but est de mettre en évidence l’essentiel des composantes qui entre en action entre elles. Cette représentation va nous aider à ressortir les principaux attributs qui vont nous être utiles pour la modélisation du contexte.

Anciens Projets

Evénement

Processus GalconBase des projetsMémoire de projet

NouveauProjets

Processus de similarité

Non

Oui

Message Delivery

Alerte de notification

Pilote

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Définition des règles de notification Les règles de notification sont définies par le pilote parce que c’est à lui seul qui revient la tâche d’orchestration de l’échange entre les différents acteurs. Chaque règle est exécutable de manière autonome, c'est-à-dire que la modification d’une règle n’influe pas sur les autres règles de notification. Ceci permet de définir les règles de notification au fil du temps.

Métadonnée & historiques des données

·

··

·

··

·

··

Règles & historiques& rétroaction

· Savoir-faire· Savoir-être· Réutilisation · Partage

Démarche

GalconMise à jour de

la base des projets

Echangesd’informations

Equipe de projet 1

Equipe de projet 2

Alerte

Alerte notification

Alerte notificationDéfinition des règles de simulation

Base des projets· Caractéristiques· Contraintes· Ressources

Définition des règles de notification

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Les données manipulées dans l’environnement Galcon

Il est essentiel de catégoriser le flot de données manipulées dans Galcon pour mieux faire fonctionner la démarche. Pour ce faire, nous regroupons ce flot suivant quatre familles bien distinctes que nous déclinons comme suit :  

Des données existantes dans l’entreprise qui devront être réutilisées directement. Ces données sont utilisées pour évaluer l’événement déclencheur qui est la condition de similarité des situations de réutilisation.

Des métadonnées qui servent essentiellement pour typer les données présentes dans le système d’information de l’entreprise afin de les caractériser au sein de l’infrastructure.

Des données propres, ce sont elles qui vont servir à définir le comportement et le rôle à jouer par des règles de notification par rapport à une tâche donnée.

Des données d’historisation, ce sont des données propres qui vont servir tracer les règles des notifications effectuées, les réponses des utilisateurs et leur exploitation.

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Objectifs à terme :A. fournir un mécanisme d’intégration dans l’action à travers le processus Galcon:

a) Comme pour les cas de réutilisation suscitant les échanges entre personnesb) un document formalisé peut être joint à la notification envoyée aux personnes concernées. Ceci

permet de fournir la connaissance formalisée à la personne qui en a besoin, au moment où elle en a besoin. – pour qu’elle puisse l’utiliser –, mais aussi de la délivrer aux personnes ayant travaillé sur des cas similaires dans une optique de validation et de mise à jour des connaissances.

B. permettre de mettre à disposition aux acteurs concernés par la réutilisation des connaissances une palette de connaissances qui ne sont pas formalisées ou en cours de formalisation.

C. organiser et planifier des tâches au mieux relatives à la capitalisation des connaissances suivant les besoins en cours, ce qui doit apporter un meilleur retour sur investissement des processus de formalisation des connaissances.

D. de réduire le coût de la formalisation (par effet de bord de la socialisation) et réduire le temps du cycle de la capitalisation via une formalisation.

E. faire évoluer les mentalités en mettant en évidence concrètement, dans l’action de tous les jours, les cas de réutilisation de connaissances. Si ces mises en évidence n’aboutissent pas toujours à des échanges et des réutilisations, faute de pouvoir accéder à la connaissance, elles contribueront à convaincre les personnes de la nécessité d’échanger et, dans certains cas, de formaliser.

Il est important de rappeler que notre démarche n'a pas la vocation d’établir un audit en interne. En effet, il ne s'agit pas de dresser un état des lieux qui ne soit que la photographie de l'existant vu au travers des procédures, des pratiques et des documents disponibles. Il s'agit plutôt de découvrir puis de construire la représentation des processus réels au travers des connaissances partielles que peuvent en avoir les acteurs, chacun pour la part des activités qui leur sont propres. Dans ce sens, nous suggérons qu’elle doit être menée par des ingénieurs rompus à l'acquisition, à la modélisation et à la réutilisation de des connaissances.

11 avril 2023 2211 avril 2023 22

FIN de la présentation

Merci de votre attention

Partie question /réponse

Par Karim El Idrissi,