2017-2019 m. EQUASS diegimo priemonių įgyvendinimo stebėsenos ir įvertinimo tyrimo santrauka

Guus van BeekAll About Quality ConsultancyVilnius 9 May 2019

Įvertinimo dalys

1. Kompetencijų stiprinimas

2. Projekto veiklos

3. Pagrindinių specialistų veikla projekte

4. Išvados

Metodika

Informacijos rinkimas Instrumentai

1. Klausimynai

2. Interviu

3. Veiklos ataskaitos:1. Savęs įvertinimo ataskaitos

2. Įgyvendinimo planai

3. Vidaus auditų ataskaitos

4. Išorės auditų ataskaitos

Objektyvi informacija(Faktai)

Subjektyvi informacija(Nuomonės / suvokimas)

Kiekybinė(Skaičiai)

Kokybinė(Tekstas)

Kompetencijų stiprinimas

Mokymai:

1. EQUASS konsultantų

2. Įstaigų EQUASS koordinatorių (pilotinės įstaigos)

3. Įstaigų vadovų (pilotinės įstaigos)

4. EQUASS auditorių

Projekto veiklos

1. Dabartinės veiklos savi-įsivertinimas1. savi-įsivertinimo procesas

2. savi-įsivertinimo instrumentas(ai)

3. savi-įsivertinimo proceso rezultatai

2. Įgyvendinimas

3. Vidinis auditas

4. EQUASS sertifikavimo auditas

Documentation review

Interviews

Ataskaitos rengimas

Recognition

Paraiška Priedai +

+

kriterijai ?Tobulinimas NE

TAIP

Audito ataskaita

patikra

Vidaus auditas

Vidaus auditas

Diegimas

pasiruošę ?Tobulinimas

Planavimas

pasiruošę ?

Savęs įvertinimas

Audito ataskaita

Diegimo planas

Profilis & Rekomendacijos

NE

TAIP

NETobulinimas

Pažangos ataskaita

Įžanga

TAIP

Pagrindinių specialistų veikla projekte

1. Projekto vadovas

2. EQUASS konsultantai

3. EQUASS auditoriai

4. Pilotinių diegimų eiga

Sprendimas1 = Ar dokumentacija užpildyta?2 = Ar kandidatas atitinka kriterijus?

Dokumentacija:• Registracijos forma• CV • Motivacinis laiškas

Dokumentacijosatsiuntimas

Administracinė patikra

Dokumentų peržiūra

Registracijos patvirtinimas

1

Taip

Ne

Dokumentacijos atsiuntimas

2

Taip

Atrankos kriterijai:• žinios ir patirtis kokybės valdymo srityje• žinios ir patirtis socialinių paslaugų srityje• patirtis ir supratimas organizacijos procesų valdymo srityje

NeKandidato informavimas

Kompetencijų stiprinimasKonsultantų mokymų kandidatų atrankos procesas

Kompetencijų stiprinimas

Konsultantų mokymai (9)Laikas: 2017 m. kovo 15-17 & balandžio 20-21

Vertinimas: 4.75 (maksimalus balų skaičius 5.00)

Sanglauda: 0.40 (mažiau nei 0.60)

Rekomendacijos:

• Modulinė mokymo programa

• Konsultanto rolė projekte Lietuvoje

• Išsamios EQUASS sistemos žinios

Kompetencijų stiprinimas

Pilotinių įstaigų koordinatorių mokymai (20) Laikas: 2017 m. rugsėjo 11-15 d.

Vertinimas: 4.53 (maksimalus balų skaičius 5.00)

Sanglauda: 0.57 (mažiau nei 0.60)

Rekomendacijos:

• PowerPoint skaidrės turi būti lietuvių kalba

• Pasirengimams mokymams

• Konsultantų dalyvavimas mokymuose

Kompetencijų stiprinimas

Pilotinių įstaigų vadovų mokymai (20)Laikas: 2017 m. spalio 19-20

Vertinimas: 4.62 (maksimalus balų skaičius 5.00)

Sanglauda: 0.51 (mažiau nei 0.60)

Rekomendacijos:

• Konsultantų dalyvavimas mokymuose

• Laikas EQUASS sistemos išsamiam supratimui

Sprendimas1 = Ar dokumentacija užpildyta?2 = Ar kandidatas atitinka kriterijus?

Dokumentacija:• Registracijos forma• CV • Motivacinis laiškas

Kriterijai:• Tarptautinių arba nacionalinių kokybės sistemų auditų patirtis• Ne mažiau nei 5 m. vadovaujančio darbo patirties• Darbo socialiniame sektoriuje patirtis• Anglų kalbos žinios• Išsilavinimas: aukštasis universitetinis išsilavinimas

Dokumentacijosatsiuntimas

Administracinė patikra

Dokumentų peržiūra

Registracijos patvirtinimas

1

Yes

No

Dokumentacijosatsiuntimas

2

Yes

Kvietimas į interviu

Interviu su kandidatu

2

Yes

PartialNo

NoKandidato informavimas

Kandidato informavimas

Kompetencijų stiprinimasAuditorių mokymų kandidatų atrankos procesas

Kompetencijų stiprinimas

Auditorių mokymai (5)Laikas: 2018 lapkričio 5-8 d.

Įvertinimas: nebuvo atlikta statistinė analizė

Programa:

1. Gilios EQUASS sistemos žinios

2. Veiklos vertinimo metodikos taikymas

3. Rezultatų administravimas

4. Veiklos vertinimas pagal sertifikavimo kriterijus

5. Audito ataskaitų rengimas

6. 2 d. praktika (šešėlinis auditas)

Grįžtamasis ryšys: labai gerai vertinama ir didelis poreikis

Projekto etapai

Dabartinės veiklos savi-įvertinimas: savi-įvertinimo procesas

Scope

Review of implementation

Statistical analysis

Profile & Recommendations

Review of resultsReview of approaches

Implemenation plan

Employees Managers

Consultant

Consultant

Consultant

Consultant Managers

Pareigos Skaičius(N=20)

Procentinė išraiška

Vadovai 19 95%Skyrių vadovai 12 60%Paslaugas teikiantys specialistai 12 60%Kiti darbuotojai 7 35%Paslaugų gavėjai 0 0%

1. The availability of clear documented approaches2. The implementation of the described approaches3. The availability of documented results.

Vertė Darbuotojų dalyvavimasVadovų dalyvavimas

N= 20 Procentai N= 20 ProcentaiLabai geras 7 35% 11 55%Geras 8 40% 7 35%Nei geras nei blogas

3 15% 1 5%

Blogas 0 0% 0 0%Labai blogas 0 0% 0 0%

Dalyvavimo vertė

Dalyvavo

Dabartinės veiklos savi-įvertinimas: instrumentas

Scope

Review of implementation

Statistical analysis

Profile & Recommendations

Review of resultsReview of approaches

Implemenation plan

Employees Managers

Consultant

Consultant

Consultant

Consultant Managers

VertėSkaičius(N=20)

Procentinė išraiška

Labai aišku 3 15%Aišku 10 50%Neaišku 6 30%Labai neaišku 1 5%

VertėSkaičius(N=20)

Procentinė išraiška

Labai geras 3 15%Geras 6 30%Nei geras nei blogas 8 40%Blogas 3 15%Labai blogas 0 0%

Aiškumas

Vertė

Savi-įvertinimo analizė

Išvados:Didžioji dauguma socialinių paslaugų teikėjų neturi svarbių ir aiškių savo politikos dokumentų.

Išimtys: daugiau nei 50 % of socialinių paslaugų teikėjų turėjo dokumentus:

1. Vizija, misija, vertybės

2. Darbuotojų funkcijos ir atsakomybės

3. Pagrindinių paslaugų teikimo aprašymas

4. Nepriklausomas auditas

5. Metinis planas

6. Darbuotojų ir paslaugų gavėjų sveikatos ir saugos planas

7. Paslaugų gavėjų individualūs planai

Vertinimas Skaičius (N=20) ProcentaiLabai optimistinis 1 5%Realistinis 15 75%Blogas (mes esame daug geresni) 3 15%

Savi-įvertinimo rezultatų vertinimas

Savi-įvertinimo analizė

Išvados :1. Labai nedidelis skaičius (0 % SPT > < 15 % SPT) socialinių paslaugų teikėjų (SPT) turi reikšmingus

rezultatus svarbiems rodikliams.

Išimtis: 35 % SPT turi rezultatus apie paslaugų gavėjų įtraukimą į individualaus plano sudarymą (tuo tarpu daugiau nei 75 % SPT išreiškė, jog jie neturi aprašytų procedūrų)

2. 20 % - 55 % socialinių paslaugų teikėjų turi kai kuriuos rezultatus.

Neaišku, kokie rezultatai yra matuojami. Yra aišku, kad šie rezultatai NĖRA pagrįsti svarbiais ir reikšmingais rodikliais ir todėl socialinių paslaugų teikėjai NEATITINKA EQUASS reikalavimų rezultatams.

3. 40 % - 55 % socialinių paslaugų teikėjų neturi JOKIŲ rezultatų.

Vertinimas Skaičius (N=20) ProcentaiLabai optimistinis 1 5%Realistinis 15 75%Blogas (mes esame daug geresni) 3 15%

Savi-įvertinimo rezultatų vertinimas

Įgyvendinimo planai

Išvados

1. Aiškūs įgyvendinimo planai

2. Aiškios užduotys ir atsakomybės

3. Apibrėžti terminai

4. Laiko spaudimas

Įgyvendinimo plano aiškumas Skaičius (N=15) ProcentasLabai aiškus 8 53%Aiškus 7 47%Neaiškus 0 0%Labai neaiškus 0 0%

Pasiskirstymo užduotimis aiškumas

Skaičius (N=15) Procentas

Labai aiškus 9 60%Aiškus 6 40%Neaiškus 0 0%Labai neaiškus 0 0%

Įgyvendinimo terminų aiškumas

Skaičius (N=15) Procentas

Labai aiškus 4 27%Aiškus 9 60%Neaiškus 1 7%Labai neaiškus 0 0%

Suplanuotas įgyvendinimo laikas Skaičius (N=15) ProcentasTaip, aš nusimačiau pakankamai laiko

8 53%

Ne, norėčiau turėti daugiau laiko 2 13%Nežinau 4 27%

Įgyvendinimo plano aiškumas

Pasiskirstymo užduotimis aiškumas

Įgyvendinimo terminų aiškumasĮgyvendinimui skirtas laikas

Įgyvendinimo procesas

Išvados

Socialinių paslaugų teikėjai yra patenkinti:1. Įgyvendinimo procesu

2. Konsultantų darbu

3. Įgyvendinimo rezultatais

Pagrindiniai iššūkiai:1. Darbuotojų trūkumas

2. Darbuotojų motyvacija

3. Laiko skyrimas

Prieinamumas Išmanymas Support

Labai geras 60% 73% 60%

Geras 33% 20% 20%

Nei geras nei blogas

7% 0% 20%

Blogas 0% 7% 0%

Labai blogas 0% 0% 0%

Iššūkiai Procentai

Darbuotojų motyvacija 53%

Financiniai ištekliai 13%

Žmogiškieji ištekliai 40%

Nuoseklaus požiūrio stoka 27%

Laiko trūkumas 87%

Konsultantų veikla

Iššūkiai

Įgyvendinimo procesas Procentai

Labai geras 20%

Geras 60%

Nei geras nei blogas 20%

Blogas 0%

Labai blogas 0%

Įgyvendinimo procesas

Approaches Procentai Rodikliai Procentai

Labai optimistinis 20% Labai geras 13%

Realistinis 60% Geras 47%

Blogas 20% Nei geras nei blogas 40%

Blogas 0%

Labai blogas 0%

Įgyvendinimo rezultatas

Pagrindinių veikiančių specialistų veikla

Išvados

Konsultantų veikla:

1. Įvertinimas: 3,50 (tarp geras (3,00)– labai geras (4,00))

2. Įvertinimas nuoseklus viso projekto metu

Konsultantų kompetencijos (maks. įvertinimas 4,00)N=20 N=15

2018 2019 nuokrypis

Bendra konsultavimo kokybė 3,55 3,53 -0,02

Vadovavimas diskusijoms 3,55 3,47 -0,08

Pagalba priimant sprendimus 3,55 3,53 -0,02

Technologijų taikymas(Excel / PowerPoint) 3,60 3,40 -0,20

Komunikacija 3,42 3,33 -0,09

EQUASS standarto išaiškinimas 3,70 3,47 -0,23

Veiklos metodų keitimas, kai to reikalauja susiklosčiusi situacija 3,35 3,36 0,01

Nuosekli ir efektyvi veikla atsižvelgiant į terminus 3,40 3,50 0,10

Originalių sprendimų pasiūlymas 3,25 3,54 0,29

Understanding of how things work in your organization 3,55 3,40 -0,15

Prieinamumas dėl pagalbos ir atsakymų į klausimus 3,85 3,73 -0,12

Susitarimų laikymasis 3,75 3,67 -0,08

Vidut vertinimas 3,54 3,49 -0,05

Konsultantų veikla

Pagrindinių veikiančių specialistų veikla

Išvados

Auditorių veikla:

1. Social Service Providers appreciate the way the auditors perform and interact with the staff and service users of the organisation.

2. Skundų negauta.

3. Grįžtamojo ryšio susijusio su balais nuoseklumas.

4. Grįžtamasis ryšys skatinti nuolatinį gerinimą ir papildomą tobulinimą siekiant pagerinti našumą.

Auditorių veikla

Pagrindinių veikiančių specialistų veikla

Pagrindinių veikiančių specialistų veikla

Išvada

Pilotinių įstaigų EQUASS diegimas:

19 socialinių paslaugų įstaigų sėkmingai įsidiegė EQUASS kokybės sistemą.

Pagrindiniai iššūkiai:

1. Riboti laiko resursai

2. Darbuotojų motyvacija

3. Žmogiškieji resursai

Pilotinių įstaigų EQUASS diegimas

Excellence lygis

Assurance lygis

Išvados

1. Sėkmingas pilotinis EQUASS sistemos diegimas socialiniame sektoriuje Lietuvoje

2. Kompetencijų stiprinimas kaip padėti socialinių paslaugų teikėjams ir įsivertinti EQUASS kriterijų atitikimą.

3. Prieinami EQUASS sistemos savi-įvertinimo, planavimo, įgyvendinimo, (vidaus ir išorės) įvertinimo instrumentai.

4. Įgyvendinimo sėkmės rodiklis: 95 %

5. Socialinių paslaugų teikėjai vertina paramą įgyvendinant EQUASS sistemą

6. Mokymosi patirtis: EQUASS mokymų ir EQUASS instrumentų pritaikymas Lietuvos kontekstui