10 sfaturi pentru o implementare de succes

5

Click here to load reader

Upload: kymikero

Post on 22-Jun-2015

265 views

Category:

Documents


1 download

TRANSCRIPT

Page 1: 10 sfaturi pentru o implementare de succes

10 Sfaturi pentru o implementare de succes

Decizia implementarii unei solutii software complexe, care sa eficientizeze operatiunile si

sa aiba un impact major in consolidarea afacerilor dvs pe termen lung, este o decizie

strategica. Pentru o implementare de succes va recomandam 10 reguli de aur, de care

trebuie sa tineti cont.

1. Sustinerea top managementului

Daca top managementul nu este convins de necesitatea unei solutii de gestiune a

resurselor intreprinderii, inca aveti timp sa renuntati la implementare. Orice angajat

trebuie sa stie, sa vada, sa auda, sa simta ca implementarea acestei solutii este o decizie

strategica la nivel de organizatie, si ca eficienta operationala, tradusa in reducerea

costurilor si cresterea profitului, este obiectivul numarul 1 al companiei.

2. Asistenta in intelegerea nevoilor

Domeniul aplicatiilor software de tip ERP este extrem de vast. Solutiile “standard”, care

va atrag cu timpi de implementare de cateva zile si costuri reduse initiale, nu sunt deloc o

optiune, pentru ca va blocheaza in cele mai importante aspecte: flexibilitatea de a genera

business asa cum stiti mai bine, si agilitate in a va adapta sistemul informatic la

schimbarile pietei. Apelati la oameni care mananca, dorm si respira solutii ERP, cu

Page 2: 10 sfaturi pentru o implementare de succes

expertiza relevanta pe industria dumneavoastra, capabili sa inteleaga nevoile organizatiei

dumneavoastra si sa faca orice pentru a va construi o solutie completa.

3. Implicarea viitorilor utilizatori

Aveti nevoie de implicarea tuturor angajatilor care interactioneaza cu solutia software.

Abordarea clasica, in care aplicatia este impusa de management de sus in jos, va trece in

ochii angajatilor drept “o alta aplicatie ceruta de sefi care o sa-mi manance timpul”.

Cheia unei implementari de succes sta in convingerea liderilor de opinie, a

influentatorilor, despre utilitatea demersului. Acesti angajati cheie trebuie convinsi ca o

aplicatie de tip ERP usureaza in primul rand munca angajatilor si ofera suport in luarea

deciziilor corecte.

4. Pregatirea angajatilor este esentiala

Pentru a putea utiliza o aplicatie ERP, fiecare utilizator trebuie sa urmeze un curs de

pregatire intensiv, inainte de a avea acces la interfata. Un program de pregatire ideal

trebuie axat pe beneficiile unei strategii ERP, pe avantajele unei solutii software de

gestiune a resurselor de intreprindere, dar si pe explicarea pas cu pas a tuturor cazurilor

posibile de interactiune intre angajatii aceluiasi departament, intre departamente diferite,

sau intre angajati si clienti. Cursurile de pregatire ideale sunt structurate, contin studii de

caz si demo-uri, precum si exercitii concrete prin care angajatii sa-si consolideze

cunostintele acumulate si sa aiba ocazia sa puna intrebari specialistilor companiei

furnizoare.

5. Incurajati feedback-ul utilizatorilor aplicatiei

Discutati cat mai mult cu utilizatorii aplicatiei. Ei nu sunt doar cei care trebuie sa

beneficieze de o solutie software, ei sunt cei care prin intermediul acelei solutii software

vor produce valoare companiei. Adoptia aplicatiei de catre angajati este la fel de

importanta ca sustinerea top managementului. Nu ignorati parerile angajatilor despre cum

poate fi imbunatatita in continuare aplicatia doar pentru ca ati terminat implementarea.

6. Nu fiti rigid

Chiar si cele mai bune solutii ERP au nevoie de imbunatatiri si customizari pentru a

intregi experienta de utilizare. Nu plecati de la premisa ca exista aplicatii standard care

pot include din start toate nevoile dumneavoastra, toate spetele sau cazurile posibile de

lucru. Din contra, cu cat o solutie software este mai adaptata specificului companiei, va

Page 3: 10 sfaturi pentru o implementare de succes

produce rezultate mai rapide, va fi adoptata mai rapid de catre angajati si, deci, veti

recupera investitia mai rapid.

7. Suportul post-implementare

V-ati trimis angajatii la cursuri de pregatire de utilizare a aplicatiei? Ati rezolvat doar o

parte din problema. In momentul in care aplicatia devine functionala, angajatii uita ce au

invatat si sar peste anumiti pasi din tendinta de a-si usura activitatea. Daca datele nu sunt

inregistrate in acelasi format, sau daca executia nu respecta fluxurile de lucru agreate

initial, sau daca procesele interne nu sunt urmate in acelasi fel de catre toti angajatii,

aplicatia nu are cum sa dea rezultatele scontate. Suportul post-implementare

monitorizeaza corectitudinea utilizarii aplicatiei in primele luni de la darea in folosinta si

eficientizeaza activitatea angajatilor in utilizarea aplicatiei in conditii reale de lucru.

8. Nu incercati sa obtineti totul din prima

Implementarea unei solutii ERP are impact puternic in toate colturile organizatiei. Nu

incercati sa implementati o asemenea solutie simultan in toate echipele. Riscati sa

confuzati angajatii. Implementarea trebuie facuta gradual. In cadrul acestor echipe, este

bine sa incepeti sa modificati procesele cu impact mic in business, pentru a asocia un risc

scazut cu rezistenta la schimbare, care de obicei este mai ridicata in primele faze de

implementare.

9. Nu aveti asteptari nerealiste

Nu va asteptati sa atingeti din prima luna de la implementare, eficienta operationala a

liderilor din industrie. Dureaza luni de zile pana cand procesele de lucru se rodeaza, in

care angajatii constientizeaza beneficiile aplicatiei, in care timpii morti sunt eliminati iar

personalul isi aliniaza informatiile despre clienti si furnizori.

10. Insistati pe faza de design

Multe solutii ERP includ zeci de campuri inutile din dorinta de a capta absolut orice

informatie posibila despre un proces sau orice situatie care poate apare. Adoptia unei

astfel de aplicatii este un cosmar, pentru ca utilizatorii vor trebui sa caute in sute de

campuri pana sa ajunga la campul necesar. Va fi cu atat mai frustrant daca dupa o astfel

de cautare, campul necesar nu permite introducerea tuturor informatiilor dorite de

utilizator. Inca din momentul alegerii solutiei ERP trebuie sa discutati cu angajatii (vezi

regula 3), sa eliminati campurile care nu sunt necesare si sa adaugati alte campuri

Page 4: 10 sfaturi pentru o implementare de succes

specifice proceselor dumneavoastra, si apoi sa fiti pregatiti sa le modificati din nou dupa

darea in folosinta a aplicatiei (vezi regula 6).