1

Praktijk case

ICT op orde: De basis voor succesvol onderwijs!

oktober 2012

2

De start• Voortgezet onderwijs instelling• VMBO – MAVO – HAVO – VWO• Regiofunctie• Ruim 2300 leerlingen & 300 medewerkers• Fusie organisatie• 4 locaties met eigen directie en centraal

bestuur• Ambitie!

3

Dit willen we: Jongeren opleiden m.b.v. ICT!

We doen het voor hen en met hen!

4

Medio 2009: Hobbels blokkeren de ambitie

• Niet in staat medewerkers en leerlingen professioneel te ondersteunen in het onderwijsproces met behulp van ICT

• Problemen met ICT en infrastructuur: veel incidenten

• Ontbreken van gezamenlijk visie op ICT• Moeizame onderlinge verhoudingen , slechte

samenwerking• Historie met bureaulade vol adviezen….

Actie noodzakelijk:

•Werken aan de basis van de IC

T-afdeling

•Verbeterprojecten

•Samenwerking

•Professionalite

it in ie

ders rol

5

Wie heeft hier een probleem?

Wat doe jij eraan?

6

Aanpak• Vier sporen / deelprojecten• Procesmatig ontwikkelen op:

– Verbeteren ICT functie– Projectmatig werken– Samenwerken

• Plannen van Aanpak maken -> resultaten boeken -> bijsturen -> verder gaan Plan-Do-Check-Act

• Het MT volgt en besluit (over onder meer toewijzen van mensen en middelen)

Oplossen in stappen:

•Concreet p

rogramma

•Uitg

ewerkt naar d

oelen

•Uitg

ewerkt naar p

rojecten

7

Doelen, richting, resultaat en effect

ICT:• is afgestemd op behoefte en noodzaak vanuit van

het onderwijs• Is afgestemd op de administratieve behoefte • past binnen de kaders van tijd, geld en capaciteit

Dus:• Verbetering van de uitvoering van de

ICT functie door de afdeling ICT

• Duidelijke en professionele

vraagformulering

• Starten en instandhouden van de ICT

<-> Onderwijs verbetercyclus

• Duidelijke ICT overlegstructuur

(vastgesteld door MT, deelname op

basis van rol en mandaat)

8

Doelen, richting, resultaat en effect

Verbetering van:• Samenwerking• Projectmatig werkenLeren om de aansluiting tussen ICT en onderwijs in stand te houden en te verbeteren

• Verantwoordelijkheid in de lijn

• Rol programmamanager /

/projectleider altijd gericht op

verankeren van de projectresultaten

en effecten

9

Besluit stappen

juni juni / juli

Basis op orde

aug / sep

Plannenmaken

sep / nov

Implemen-teren

nov / dec

Verbeterings-cyclus

Hoofdlijn planning realisatie 2009

10

• ICT coördinatoren• Hoofd ICT • Directielid• Locatie afvaardigingen• Projectleider

Besturingsmodel afdeling ICT ICT Behoeften locaties

Verbetercyclus Coördinatie en overleg

• ICT coördinatoren• Hoofd ICT • Locatie afvaardigingen• Projectleider

• ICT coördinatoren• ICT afdeling afvaardigingen• Projectleider

• Hoofd ICT • Centrale directie• ICT Team• Projectleider

Vier sporen / deelprojecten

11

Besturingsmodel afdeling ICT Resultaten

• Duidelijk georganiseerde afdeling• Dienstverlening aan klant• Projectenorganisatie• Beleidscyclus en kaders• Verantwoordingsstructuur intern en

extern• Ontwikkelpad van afdeling

• Hoofd ICT • Centrale directie• ICT Team• Projectleider

Deelproject 1

12

Fase en ambitie

13

ICT Behoeften locaties

• ICT coördinatoren• ICT afdeling afvaardigingen• Projectleider

• Duidelijk beeld van behoeften per ICT vrager van de Pantarijn.

• Werkmodel hoe ICT behoeften binnen Pantarijn terugkerend worden geïnventariseerd.

• Communicatie naar organisatie over (on)mogelijkheden van ICT

• Reëel tijdpad van invulling van ICT behoeften

Resultaten

Deelproject 2

14

• ICT coördinatoren• Hoofd ICT • Directielid• Locatie afvaardigingen• Projectleider

Verbetercyclus

• Doelen 2010-2012 en wat nodig is om deze doelen te bereiken (Ter besluitvorming aan MT/directie)

• Gezamenlijke definitie van ICT ambitie 2010-2012

• Huidige ICT situatie goed in beeld• Impact van de ICT ambitie bepalen op de

huidige ICT situatie• Wat is nodig om deze ambitie te

verwezenlijken?

Resultaten

Deelproject 3

15

Resultaten onderzoek

16

Maatregelen op hoofdniveau

17

Wat levert het uitvoeren van het onderzoek op?

• Onderwijs bepaalt het ICT-beleid. Dit beleid is uitgangspunt voor het veranderingsproces.

• Dit uitgangspunt biedt tevens de mogelijkheid om een kwaliteitsimpuls te geven via nieuwe ICT.

• De positie van de ICT-coördinatoren wordt helder neergezet (de ‘Ruit’).

• Hernieuwd vertrouwen in ICT door reële en breed gedragen doelstellingen

• Houvast voor de afdeling ICT bij nieuwe ontwikkelingen

18

Coördinatie en overleg

• ICT coördinatoren• Hoofd ICT • Locatie afvaardigingen• Projectleider

• Welk overleg• ICT Agenda’s op

• Strategisch• Tactisch• Operationeel niveau

• Deelnemers (functie)• Mandaat en besluitvorming• Verantwoording : hoe en door wie

aan wie?• Regulier werk• Projecten

Resultaten

Deelproject 4

19

Niveaus in coördinatie en overleg:

• Operationeel (zorgen dat de boel werkt)• Tactisch (veranderingen en verbeteringen)• Strategisch (waar willen we naar toe)

Op zoek naar een

antwoord op

wie praat

• wanneer

• met wie

• waarover

en wie beslist over wat?

20

CDToren Lokatie

management

MT

ICT manager

ICT CO-er

ACHTERBANDOCENTEN -LEERLINGENMR – OUDERS ETC.

VERBINDING ICT –

&ONDERWIJS

ICT afdeling en Locatie (ICT CO)

VERANKERING:MT-er in ICT CO- overleg

De Ruit: Overlegstuctuur / Hoe stroomt ICT

21

Basisvraag Samenwerking

Ben jij bereid om:• je eigen kwaliteiten in te zetten;• Pantarijn breed;• in de rol die van jou gevraagd wordt;• in samenwerking met alle anderen die hierin

(vanuit ICT oogpunt) een rol vervullen?

22

Resultaten en effect6 maanden

• Structuur in afdeling ICT– Duidelijker taakinhoud en strakkere taakverdeling– Basis dienstverlening op orde– Incidentmanagement gestructureerd: helpdesk

• Structuur in overleggen en besluitvorming– Inhoudelijk bij IT manager en ICT coördinatoren– Besluitvorming door MT en bestuur– Overlegstructuur met deelnemers met mandaat: De Ruit

• Projectmatig werken levert inhoudelijke resultaten en sterke verbetering van werkresultaat

Effect: door in gesprek te gaan

en te laten zien wat en waar de

blokkades zijn, wordt ruimte

gemaakt voor structureel betere

persoonlijke samenwerking

23

24

Resultaten en effect12 maanden

• ICT – Beleid op hoofdlijnen met basis van infrastructuur en ambitie van

het onderwijs– Periode benoemd om ICT te moderniseren (migraties) en

technische en organisatorische basis te leggen voor onderwijsinnovaties

– Producten en Diensten catalogus• Structuur in overleggen en besluitvorming

– Ambities m.b.t onderwijs en ICT benoemd– Kennis en ervaring opdoen welke innovaties bijdragen– Ervaring opdoen met scheiding tussen besluitvorming en

uitvoering.– ICT coördinatoren zijn brug én buffer tussen ICT en onderwijs

25

Nieuwsgierig?Neem contact op