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Preparado por: Fecha Revisado por: I. Firma: Fecha: Aprobado por: Firma: Fecha: Las copias no controladas de este manual no son numeradas ni actualizadas N° Edición: 0 Editado: 10/02/2005 Página 1 de 40 PROLACEM PRODUCTOS LÁCTEOS CUENCA DE ECONOMÍA MIXTA MANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y MEDIO AMBIENTE

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Manual de Calidad ISO 9001de una empresa productora de alimentos

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PROLACEMPRODUCTOS LÁCTEOS CUENCA

DE ECONOMÍA MIXTA

MANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y MEDIO AMBIENTE

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TABLA DE CONTENIDO

N° TÍTULO

1 OBJETIVO DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

2 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

3 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

4 PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA

5 POLÍTICAS

6 OBJETIVOS DE CALIDAD

7 OBJETIVOS AMBIENTALES

8 ORGANIZACIÓN

9 RED DE PROCESOS

10 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN

11 RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIÓN

12 GESTIÓN DE RECURSOS

13 REALIZACIÓN DEL PRODUCTO

14 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

15 GESTIÓN AMBIENTAL

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1. OBJETIVO DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

El propósito de este Manual es describir la forma en que la empresa de productos lácteos PROLACEM ha implantado, mantiene y mejora continuamente los Sistemas Integrados de Gestión de la Calidad y de Gestión Medioambiental, en adelante SGCMA.

El Manual presenta un panorama general de la estructura del SGCMA mediante la descripción de la interacción de los procesos que lo constituyen; establece la estructura documental (niveles) y menciona o hace referencia a los procedimientos, instrucciones y otros documentos.

2. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

3.1. DESCRIPCIÓN DEL ALCANCE

El Sistema de Calidad aquí descrito comprende todas las etapas de fabricación de los productos de PROLACEM: Compra de materiales y servicios, recepción, control y almacenamiento de los materiales, manufactura, almacenamiento del producto terminado y su comercialización. El Sistema cumple con los requisitos de la Norma Internacional ISO 9001: 2000 y está estructurado según la red de procesos mostrados en el numeral 9. 

3.2. EXCLUSIONES

El Sistema de Calidad de PROLACEM declara la exclusión de los siguientes requisitos de la Norma ISO 9001:2000:

7.3 “Diseño y Desarrollo”, ya que no diseña ningún producto.

7.5.2 “Validación de los procesos de las operaciones de la producción y de la prestación del servicio”, por no aplicar al tipo de organización y a la naturaleza de sus productos; ya que todo producto resultante producido en las instalaciones de la planta puede ser verificado y controlado antes de su liberación.

3.3. CLIENTE DEL SISTEMA DE CALIDAD

El Cliente del Sistema de Calidad de PROLACEM es el Punto de Venta, el cual se identifica en el mercado a través de los diferentes canales de distribución por medio de los cuales llegan nuestros productos: Supermercados, despensas, etc.

Requisitos del Cliente:

N°Necesidades o Expectativas

ServicioAtributos del

ServicioIndicador de Desempeño

1 Contar con la cantidad de producto solicitada.

Entrega del producto a los puntos de venta

Entregar la cantidad solicitada completa

N° de Reclamos por mes debidos a cantidad incompleta.

2 Contar con los productos de PROLACEM para la fecha y hora solicitada.

Entrega del producto a los puntos de venta

Entregar en la fecha y hora requerida.

N° de Reclamos por mes debidos a incumplimiento de la fecha y hora indicadas.

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N°Necesidades o Expectativas

ServicioAtributos del

ServicioIndicador de Desempeño

3 Recibir producto que cumpla con las especificaciones establecidas.

Manufactura Los productos enviados al cliente deben cumplir siempre las especificaciones de calidad.

Nº de Reclamos por año debidos a incumplimiento de especificaciones.

4 Contar con un canal de atención para la atención de consultas y reclamos.

Servicio de atención al cliente

Atención telefónica rápida.

Medición de la satisfacción del cliente a través de la encuesta de Servicio de atención al cliente.

3. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

El Sistema de Gestión Ambiental de PROLACEM comprende los aspectos medioambientales vinculados al proceso productivo de toda la planta de producción, lo que incluye los procedimientos de monitoreo y control de la contaminación.

4. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA

RESEÑA HISTÓRICA:

En 1971 en la ciudad de Cuenca, Ecuador, se funda la empresa PROLACEM (Productos Lácteos Cuenca de Economía Mixta) cuyo propósito era procesar y producir leche y sus derivados. A mediados de la década de los 80 esta empresa pasa a constituirse de una empresa de economía mixta a una sociedad anónima, manteniendo la misma razón social y el mismo propósito para la que fue creada. En el año 2000 forma una alianza estratégica con PARMALAT del Ecuador, constituyéndose en filial de ésta, llevando el nombre de PARMALAT del Ecuador Planta Industrial PROLACEM Cuenca, nombre con el cual se encuentra hasta estos momentos.

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5. POLÍTICAS

5.1 POLÍTICA DE CALIDAD

En PROLACEM nos dedicamos a producir y comercializar productos lácteos, asegurando que satisfagan los requerimientos de nuestros clientes con la más alta calidad, siendo la protección de su salud nuestra principal prioridad, para lo cual asumimos los siguientes compromisos:

Mejorar la rentabilidad, eficiencia y seguridad de las operaciones relacionadas con los grupos de interés (accionistas, trabajadores, clientes, proveedores, autoridades, publico en general).

Mejorar continuamente nuestros productos, procesos y servicios, con el compromiso de nuestros trabajadores, provistos de las herramientas y el entrenamiento necesario.

Mantener y mejorar el Sistema de Calidad cumpliendo con las normas ISO 9001: 2000.

5.2 POLÍTICA AMBIENTAL

En PROLACEM nos dedicamos a fabricar y comercializar productos lácteos bajo un Sistema de Gestión Medioambiental para preservar nuestro medio ambiente considerando el principio de desarrollo sostenible, para lo cual asumimos los siguientes compromisos:

Prevenir la contaminación ambiental y minimizar los impactos ambientales, en especial los que incidan en la calidad de los efluentes, emisiones atmosféricas, residuos sólidos el consumo de agua, combustibles y energía.

Cumplir con la legislación ecuatoriana aplicable, la norma ISO 14001: 2004 y otras regulaciones pertinentes.

Mejorar continuamente nuestros procesos y servicios en temas ambientales desarrollando programas de Gestión Medioambiental y empleando en todos nuestros procesos, la mejor tecnología disponible que sea técnica y económicamente factible.

Implementar y mantener y comunicar la presente política ambiental entre nuestros accionistas, trabajadores, proveedores, contratistas y entidades reguladoras, poniéndola a disposición del público.

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6. OBJETIVOS DE CALIDAD

N° Objetivo* Indicador Descripción

1 Reducir en un 70 % la cantidad de producto desechado por incumplimiento de especificaciones.

Toneladas de producto rechazado por incumplimiento de alguna característica de calidad con respecto al total de toneladas fabricadas en un mes.

2 Mediante la mejora de los procesos, mejorar en un 10 % el rendimiento de la producción.

Toneladas de producto manufacturado con respecto a las toneladas de materia prima recibida por mes.

*El período para el cumplimiento de estos objetivos corresponde al primer año contado a partir de la entrada en vigencia del presente manual.

7. OBJETIVOS AMBIENTALES

N° Objetivo* Indicador Descripción1 Reducir hasta por debajo

de los LPR** las concentraciones de contaminantes en los efluentes líquidos

valor de la carga contaminante

(kg / mes)

Cantidad de sustancia contaminate emitida por descargas líquidas en el período

2 Reducir hasta por debajo de los LPR** las concentraciones de contaminantes en las emisiones a la atmósfera

valor de la carga contaminante

(kg / mes)

Cantidad de sustancia contaminate emitida por descargas gaseosas en el período

3 Minimizar la generación de residuos sólidos

Índice de generación de residuos sólidos

(kg / mes)

Cantidad de residuos generados/mes

* Objetivos a cumplirse al final del primer año desde la aprobación del Manual del SGCMA.

** Límite Permisible Reglamentario, según lo establecido en el libro IV del “Texto Unificado de Legislación Ambiental” del Ecuador (DE-005).

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8. ORGANIZACIÓN

La estructura de la organización se establece en forma gráfica en el organigrama mostrado a continuación. En el organigrama se representan las interrelaciones y/o líneas de autoridad de las diferentes unidades orgánicas de la empresa.

La organización ha documentado las descripciones de puesto de la empresa a través del “Manual de Funciones y Organización de PROLACEM” (DE-004).

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9. RED DE PROCESOS

Los procesos identificados por PROLACEM para cubrir las actividades contempladas en el ALCANCE del SGCMA y orientadas a satisfacer los requisitos de los clientes y cumplir los requisitos reglamentarios se recogen en un MAPA DE PROCESOS, en cuya elaboración se ha tenido en cuenta la siguiente clasificación:

- Procesos de gestión- Procesos de fabricación- Procesos de apoyo

.

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SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO DE PROLACEMRED DE PROCESOS

SA

TIS

FA

CC

IÓN

C

LIE

NT

E

RE

QU

ISIT

OS

C

LIE

NT

E

Proceso de Compras Proceso de

Recepción y

almacenaje

Proceso de

Manufactura

Proceso de

Almacenamiento de

Producto Terminado

Proceso de

Distribución y

Transporte

Proceso de

Comercialización

MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA DE CALIDAD

PROCESOS DE GESTIÓN

PLANIFICACIÓN SGCMA

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

FINANZAS PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

Proceso de Medición, Análisis

y Mejora

Control de documentos y

registros

Gestión de

Recursos

HumanosGestión de

Comunicación

Interna y Externa

Planificación de la

producción

Gestión de

mantenimiento

Gestión de la satisfacción del

cliente

Gestión ambiental

PROCESOS DE APOYO

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10. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN

10.1 Documentos

El SGCMA se ha documentado en la Política de Calidad, la Política Medioambiental, el Manual de Calidad, procedimientos, instrucciones, especificaciones técnicas y registros así como otros documentos considerados también en el SGCMA.

Los documentos y registros tienen entre sí una dependencia jerárquica definida del siguiente modo:

El Manual del Sistema de Calidad describe: .- El alcance del sistema de gestión de calidad.- Las exclusiones.- Referencia a los procedimientos documentados.- La interacción de los procesos del sistema de gestión de la calidad.

Los documentos requeridos por el SGCMA están controlados, para lo cual se ha establecido el procedimiento Control General de Documentos (POE-001). Este control permite contar con copias vigentes y evita el uso de documentos obsoletos por el usuario, así como:

- Contar con documentos aprobados antes de su emisión para asegurar su adecuación.- Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente.- Identificar los cambios y el estado de revisión del documento.- Asegurar la legibilidad e identificación del documento.- Los documentos externos están identificados y su distribución es controlada.- Los documentos obsoletos (internos o externos) están identificados para evitar su uso

inadvertido.

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Manual del

SGCMA

Procedimientos

Instrucciones de Trabajo

Otros Documentos

Registros

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El Director de Calidad es el responsable del control de la documentación en conformidad con los procedimientos pertinentes, los que se referencian más adelante.

10.2 Registros

Los registros del SGCMA son aquellos elementos que prueban la realización de una determinada actividad y son utilizados para evaluar, desde el punto de vista de la calidad y de la gestión medioambiental el histórico de acciones tomadas sobre una determinada actividad. Se ha establecido un procedimiento documentado para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros: Control de registros (POE-005).

Desde el punto de vista físico, los registros pueden tener soporte papel o magnético.

El Director de Calidad es el responsable del control de los registros en conformidad con los procedimientos pertinentes, los que se referencian a continuación.

Documentos relacionados:

- POE-01 POE para Control General de Documentos

- POE-02 POE para Control de Documentos Internos

- POE-03 POE para Control de Documentos Externos

- POE-04 POE para Control de Documentos Obsoletos

- POE-05 POE para Control de Registros

11. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

11.1 Compromiso de la Dirección:

La Presidencia Ejecutiva de PROLACEM evidencia su compromiso con el desarrollo e implementación del SGCMA y la mejora continua, mediante:

- La comunicación a todo el personal de la organización la importancia de satisfacer los requisitos del producto y del cliente, utilizando medios de difusión como boletines, charlas, murales y similares.

- La definición de las políticas y objetivos del Sistema de Calidad y Gestión Medioambiental, lo que queda expresado en los numerales 5, 6 y 7 de este Manual.

- Las revisiones periódicas del Sistema de Calidad y del sistema de Gestión Medioambiental.

- La disponibilidad de los recursos para el funcionamiento efectivo del SGCMA.

11.2 Enfoque al cliente

La Presidencia Ejecutiva de PROLACEM ratifica el compromiso de satisfacer las expectativas y necesidades de los clientes. Por ello, a la hora de definir requisitos de calidad y medio ambiente dentro del SGCMA, tiene en cuenta tales expectativas y necesidades, y se establecen los mecanismos necesarios para adecuar los mismos a los procesos productivos y de servicio al cliente.

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Asimismo, la Presidencia Ejecutiva determina las necesidades y expectativas de los clientes evaluando su satisfacción de acuerdo a lo establecido en 3.3, 13.2 y 14.1.1.

11.3 Planificación

11.3.1 Objetivos y Metas de Calidad y Medioambiente

La Presidencia Ejecutiva de PROLACEM se asegura que en los distintos niveles comprendidos dentro del alcance del SGCMA se haya realizado la definición, revisión y difusión de los objetivos y metas de Calidad y Medio ambiente consecuentes con las Políticas establecidas y teniendo en cuenta:.

- Los resultados obtenidos en la Revisión del Sistema por la Dirección.

- La Política de la Calidad y del Medio Ambiente de PROLACEM.

- Los aspectos medioambientales significativos.

- Los requisitos legales y de calidad aplicables a PROLACEM

- Opiniones, quejas o comunicaciones de partes interesadas.

- Opciones tecnológicas y requisitos financieros.

Basado en éllo, anualmente, la Presidencia Ejecutiva establece una lista de objetivos y metas para el periodo siguiente.

11.3.2 Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad y Gestión Mediambiental

Una vez aprobados los objetivos y metas que PROLACEM vaya a acometer, se incluyen en el Programa Anual de Objetivos, a partir del cual la Presidencia Ejecutiva establece una Hoja de Seguimiento del Programa y las Fichas de Seguimiento de Objetivos.

La Ficha de Seguimiento de Objetivos contiene información referente a:

- Denominación del objetivo

- Designación de la Dirección o Área responsable

- Plan de actividades, responsables y calendario

- Hitos de control

- Meta planteada como cumplimiento del objetivo

- Indicador operativo para evaluar su eficacia

- Evidencia del cumplimiento

- Presupuesto

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11.4 Responsabilidad, autoridad y comunicación

11.4.1 Responsabilidad y autoridad

La Presidencia Ejecutiva de PROLACEM se asegura de que las responsabilidades y autoridades están definidas y comunicadas a todos los niveles de la organización, para establecer, documentar, implantar, mantener y mejorar el SGCMA. Asimismo a designado al Comité de Calidad y el Comité de Medio Ambiente, los cuales están conformados de la siguiente manera:

Comité del Sistema de Gestión de Calidad

Director de Calidad: Es el representante de la Dirección y tiene como responsabilidades:

- Garantizar que el sistema de Gestión de Calidad se maneje de acuerdo a las políticas y objetivos establecidos.

- Gestionar los procesos de documentación, auditorías internas, acciones correctivas y preventivas.

- Informar a la Presidencia Ejecutiva, el funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad, incluyendo las necesidades para la mejora.

- Promover la toma de conciencia de los requisitos de los clientes en todos los niveles de la organización.

Dueños del proceso de la cadena de valor y apoyo: Son responsables de identificar, caracterizar, documentar y gestionar los procesos de sus respectivas áreas en lo concerniente al SGCMA.

Comité de Gestión Medioambiental

Director Medioambiental: Es el representante de la Dirección y tiene como responsabilidades:

- Garantizar que el sistema de Gestión Medioambiental se maneje de acuerdo a las políticas y objetivos establecidos.

- Gestionar los procesos de documentación, auditorías internas, acciones correctivas y preventivas.

- Informar a la Presidencia Ejecutiva, el funcionamiento del o el Sistema de Gestión Medioambiental, incluyendo las necesidades para la mejora.

- Promover la toma de conciencia de los requisitos de protección medioambiental en todos los niveles de la organización.

Dueños del proceso de la cadena de valor y apoyo: Son responsables de identificar, caracterizar, documentar y gestionar los procesos de sus respectivas áreas en lo concerniente al SGCMA.

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11.4.2 Comunicación Interna

Los Representantes de la Dirección son responsables de comunicar mensualmente al personal involucrado en los Sistemas de Calidad o de Gestión Medioambiental el estado de las acciones correctivas y preventivas generadas en las Auditorías Internas cuando estas se efectúen.

Asimismo, es responsable de difundir mensualmente el cumplimiento de los Objetivos de Calidad y Medioambientales al personal involucrado. Esta comunicación es realizada a través del correo electrónico y también en copias impresas en las vitrinas asignadas para este fin.

11.5 Revisión por la Dirección

La Presidencia Ejecutiva de PROLACEM revisa una vez al año la efectividad del SGCMA en los siguientes puntos:

- Política de Calidad, Política Medioambiental y cumplimiento de Objetivos.

- Resultados de las Auditorías Internas

- Retroalimentación del Cliente

- Cumplimiento de los Indicadores establecidos.

- Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas

- Cambios realizados al SGCMA y su impacto.

- Actividades orientadas a la Mejora Continua

Los resultados de la revisión del SGCMA se registran en el Acta de Revisión del Sistema. La revisión se realiza según el procedimiento Revisión por la Dirección (POE-006).

12. GESTIÓN DE LOS RECURSOS

12.1 Provisión de Recursos:

La Presidencia Ejecutiva General de la organización proporciona los recursos necesarios para implementar, mantener y mejorar los procesos del SGCMA y satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes.

12.2 Recursos Humanos:

La organización, para asegurar la adecuada gestión de los procesos a cargo del personal, ha definido una estructura organizativa, definiendo las funciones para cada puesto según se establece en la instrucción técnica: Descripción de Funciones de Producción (IT-001).

Asimismo, ha determinado la competencia que requiere el personal que realiza actividades que afectan la calidad del producto o las aspectos medioambientales.

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Es función del área de Recursos Humanos, realizar actividades de sensibilización conducentes a incrementar en la conciencia del personal la importancia de sus actividades y como contribuyen al logro de los objetivos.

El personal tiene conocimiento de la importancia de sus actividades en el Sistema de gestión de Calidad y Gestión Medioambiental a través ramas de capacitación y un procedimiento para la selección y contratación del personal.

12.3 Infraestructura:

Las infraestructuras de la planta de producción de PROLACEM son adecuadas para lograr los objetivos de calidad y medio ambiente definidos y elaborar productos acordes a los requisitos reglamentarios y a los exigidos por los clientes.

El Jefe de Planta identifica y proporciona los recursos necesarios para el mantenimiento de los equipos para los procesos así como del espacio físico para realizar el trabajo.

El Departamento de Mantenimiento de PROLACEM se encarga de mantener en condiciones óptimas las instalaciones, los servicios y equipos asociados a la fabricación de los productos realizando actividades de:

a. Mantenimiento de equipos y máquinas de la planta según el Procedimiento para el mantenimiento de los equipos de producción y de apoyo (POE-012) y las instrucciones correspondientes a cada equipo de proceso.

b. Mantenimiento de orden y limpieza en la planta y conservación de las instalaciones y equipos de la línea de producción, almacenes y otras áreas relacionadas a la producción, que se realiza según lo establecido en el procedimiento Orden y Limpieza de las Instalaciones (POE-007.)

El mantenimiento de orden y limpieza del exterior de la planta es responsabilidad del Area de Servicios Generales.

c. El Control de Plagas en la planta se realiza a través de un proveedor calificado.

12.4 Ambiente de Trabajo

La organización ha determinado y establecido el ambiente adecuado para asegurar la conformidad del producto y el cumplimiento de los aspectos medioambientales. Ellos son:

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ASPECTO RIESGO MECANISMO DE CONTROL

Higiene

Contaminación del producto Ejecutar las operaciones de Limpieza y sanitización de la línea de producción, según lo establecido en los procedimientos de BPM

Contaminación del material de envase y envases

Cumplimiento de la especificación de Preparación y Almacenamiento de los envases.

13. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO

13.1 Planificación de la Realización del Producto

La organización ha desarrollado los procesos necesarios para la realización del producto. La secuencia e interacción de los procesos se presenta en el numeral 9 de este manual.

La organización ha determinado los requisitos para cada producto en conformidad con las correspondientes normas y especificaciones técnicas (NTE INEN 0701:2003 y NTE INEN 0010:2003); asimismo ha definido los procedimientos de fabricación; los métodos y criterios de aceptación necesarios para la verificación, seguimiento, inspección de los productos y, los registros necesarios para proporcionar evidencia de que los productos cumplen con los requisitos especificados, incluyendo los requisitos legales aplicables.

La planificación de la producción se realiza de acuerdo a la instrucción Planificación de la Producción (IT-002).

13.2 Procesos relacionados con el cliente

13.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto

La organización ha determinado como requisitos del producto relacionados con el cliente:

- El cumplimiento de las especificaciones técnicas establecidas en la normativa correspondiente, incluyendo la apariencia, características organolépticas, contenido neto, dimensiones del envase y resistencia (ver 13.1).

- Cumplir con los requisitos legales aplicables al producto.

- El servicio de entrega conforme al pedido y dentro del plazos acordados.

13.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto y servicio:

La organización revisa los requisitos antes de asumir un compromiso con el cliente, y esta revisión está orientada a que:

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- Los requisitos del producto estén definidos

- Las diferencias existentes entre el contrato o pedido y los expresados inicialmente, deben estar resueltos

- Se confirme que la organización tiene capacidad para cumplir con los requisitos definidos por el cliente.

13.2.3 Comunicación con el Cliente

La organización efectúa la comunicación con los clientes a través del área de Servicio de Atención al Cliente, vía telefónica para lo cual ha destinado un número telefónico a través del cual pueden efectuar consultas, solicitar información del producto, retroalimentación del cliente, incluyendo reclamos y quejas sobre los productos.

13.3 COMPRAS

13.3.1 Proceso de Compras

Las actividades de compras se controlan con el fin de asegurar que los elementos y servicios (en adelante productos) adquiridos, cumplen con los requisitos técnicos, de calidad y ambientales aplicables. Se incluyen requisitos para:

- evaluar y seleccionar suministradores.

- comunicar requisitos a los suministradores.

- evaluar el comportamiento de los suministradores.

- establecer y conservar registros de la calidad de los suministradores.

Los suministradores de productos relacionados con la calidad y seguridad son evaluados y aprobados antes de hacer un pedido según el Procedimiento de Selección y Evaluación de Proveedores (POE-008).

Además, se mantiene una lista de suministradores cualificados en la que se identifica el producto para el que están cualificados.

El Departamento de Compras es el responsable de hacer pedidos sólo a suministradores incluidos en dicha lista.

13.3.2 Información de las compras

Para la adquisición de la materia prima y de todos los insumos críticos para la calidad, PROLACEM ha establecido un procedimiento para definir claramente los productos y servicios, en su caso, con todos sus requisitos y características, y transmitir esos datos a los proveedores.

Previamente a la adquisición se comprueba que los pedidos cumplen los requisitos aplicables a fin de detectar las deficiencias mediante un control, con la severidad que cada caso requiera. Los pedidos realizados, deben ser aprobados por el Responsable de Compras.

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13.3.3 Verificación de los productos comprados

En PROLACEM se han establecido las operaciones necesarias para la verificación de los materiales críticos para la calidad, a fin de asegurar el cumplimiento de los requisitos de calidad y compra establecidos para lo que se cuenta con el Procedimiento para la Recepción de materiales (POE-009).

A la recepción de los materiales, en la planta se realiza un inspección visual de las condiciones del transporte.

Cuando se recepcionan productos químicos y otro material que pueda causar una emergencia que genere un impacto ambiental, esta actividad es supervisada por el responsable del almacén directamente.

Para la recepción de la materia prima, consistente en leche cruda, se sigue un proceso de verificación de la calidad antes de su aceptación y almacenaje, que está descrito en el Procedimiento para la Recepción de Materia Prima (POE-023).

13.4 Producción y prestación del servicio

13.4.1 Control de la Producción y de la prestación del servicio

En la planta de producción de PROLACEM se desarrolla el proceso de manufactura por medio de la planificación, ejecución y control de los procesos de PASTEURIZACIÓN y UHT. Para asegurarse que los procesos se han implementado adecuadamente se cuenta con:

- Las especificaciones técnicas de la materia prima, del proceso y del producto final.

- Procedimientos, instrucciones y métodos de ensayo.

- Equipos apropiados

- Medios de medición y seguimiento: Equipos, patrones y materiales de referencia calibrados / verificados.

- Sistema de Control y Monitoreo, pruebas de confirmación y liberación del producto terminado.

Las operaciones de producción se efectúan de la siguiente manera:

Se inician con la homogeneización y/o estandarización de la leche cruda y termina con el enfriado de la leche tratada. Los puntos de control mínimos que se deben registrar en el área de tratamiento térmico son: funcionamiento, lavado y sanitización del homogeneizador; temperatura y flujo de la leche en el pasteurizador o equipo UHT; control de la válvula diversora; lavado, sanitización y mantención de equipos, utensilios e infraestructura del sistema de tratamiento térmico.

Las operaciones de envasado comprenden los procesos que se realizan desde que el producto está terminado hasta su lugar de almacenamiento. Los puntos de control mínimos que deben registrarse en esta área son: materiales de envasado; mantenimiento, limpieza y sanitización de equipos, utensilios e infraestructura, detección de metales.

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Documentos relacionados:

El proceso de fabricación se realiza de acuerdo a los siguientes procedimientos:

- POE-010 Procedimiento de Fabricación de leche UHT.- POE-011 Procedimiento de Fabricación de leche pasteurizada.

13.4.2 Proceso de Almacenamiento de Producto Terminado y Envases

La planta de producción de PROLACEM asegura que las operaciones de carga y descarga del producto, identificación, manipulación, embalaje y almacenamiento no afecten la conformidad del producto ni produzcan afectación al medio ambiente. También se han establecido las especificaciones para el apilamiento y transporte del producto envasado. El almacenamiento se realiza según la Instrucción Técnica (IT-003).

13.4.3 Proceso de Distribución y Transporte

PROLACEM asegura que el proceso de distribución y transporte se realice en condiciones adecuadas que permitan mantener la integridad del producto y sin causar efectos perniciosos para la conservación del medio ambiente. Comprende el área de entrega de los productos para su distribución y comercialización y las actividades de transporte hasta los puntos de venta. Los puntos de control mínimos que se deben registrar son: controles de limpieza, sanitización y mantenimiento del área: limpieza y sanitización de los operarios.

Este proceso se realiza de acuerdo a lo indicado en el Procedimiento para el despacho de Producto (POE-014).

13.4.4 Identificación y Trazabilidad

La organización ha identificado los medios adecuados para asegurar la identificación del producto a través de todo el proceso.

Los materiales críticos para la calidad son recepcionados en el almacén y son identificados con un rótulo que indica el nombre del material, fecha de recepción y código del lote.

El producto terminado es identificado según lo establecido en el procedimiento Identificación y Trazabilidad del Producto Terminado (POE-015).

La trazabilidad del producto terminado se puede determinar a través del código que indica el producto terminado y a partir de éste se puede obtener la información requerida.

13.4.5 Preservación del Producto

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La organización preserva la conformidad del producto, desde los materiales, producto en proceso y producto terminado, para lo cual ha establecido especificaciones técnicas que indican los requisitos para la identificación, manipulación, embalaje, almacenamiento y protección. Estos requisitos están establecidos en la Instrucción Técnica (IT-003) para el Almacenamiento de Producto Terminado.

13.5 Control de los Dispositivos de Seguimiento y Medición

La organización ha determinado realizar el seguimiento y control de los equipos críticos para la calidad y gestión ambiental para asegurar que las actividades de medición y seguimiento se realizan de una manera coherente con los requisitos de seguimiento y medición, para lo cual ha establecido el Procedimiento para la Calibración, Mantenimiento y Verificación de Equipos de Medición críticos para la Calidad y Gestión Ambiental (POE-017). Asimismo, se ha elaborado el Programa de Calibración, Verificación y Mantenimiento de los Equipos Críticos para la Calidad (FPOE-017-01)

En los equipos críticos para la calidad y gestión ambiental, se ha identificado adecuadamente su estado de calibración.

14. Medición, Análisis y Mejora

La organización ha planeado e implementado procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para:

- Demostrar la conformidad de sus productos.

- Asegurar la conformidad del sistema de calidad y ambiental.

- Mejorar continuamente la eficacia de su sistema de gestión de calidad.

14.1 Seguimiento y Medición

14.1.1 Satisfacción del Cliente

La organización a través del área de Calidad realiza el seguimiento periódico del grado de satisfacción del cliente, mediante encuestas semestrales, donde se analizan los principales atributos del producto y el servicio prestado. Los resultados de estas encuestas se muestran al personal involucrado y en el Comité de Calidad de la planta se analizan estos resultados para tomar las decisiones más pertinentes.

14.1.2 Auditoría Interna

La organización evalúa el Sistema de Calidad a intervalos definidos para determinar si éste es:

a. Conforme a los requisitos de la Norma ISO 9001:2000, ISO 14001, requisitos establecidos por la organización y requisitos legales que apliquen.

b. Implementado y mantenido de manera eficaz.

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Con este objeto, se ha establecido el Procedimiento de Preparación de Auditoría Interna POE-024) y el Procedimiento de Ejecución de Auditoría Interna (POE-025), el cual define los criterios de auditoría, alcance, frecuencia, metodología y presentación de resultados.

Todas las auditorias internas se han planificado considerando el estado y la importancia de los procesos y áreas a auditar así como los resultados de las auditorias previas. Todos los requisitos del Sistema de Calidad y Gestión Ambiental deben ser auditados mínimo una vez al año.

14.1.3 Seguimiento y Medición de los procesos

Se ha elaborado la matriz de procesos relacionados al Sistema de Calidad donde se muestra la interrelación entre los procesos de apoyo y los de la cadena de valor. Ver anexo 9

14.1.4 Seguimiento y Medición del producto

La organización mide y hace un seguimiento de las características del producto para verificar el cumplimiento de las especificaciones del mismo.

Se han establecido también los criterios de aceptación así como la responsabilidad de esta actividad. Este seguimiento y medición se realiza de la siguiente manera:

a. Materiales críticos para la Calidad: El almacén asegura que los materiales recepcionados sean conformes, los cuales ingresan a libre disponibilidad solamente los que hayan sido inspeccionados y aprobados por Aseguramiento de la Calidad, según el Procedimiento para la Recepción de materiales (POE-009).

b. Productos en proceso y terminado durante el proceso de producción:

c. La aprobación de los productos en proceso y terminado en las diferentes etapas de inspección, corresponde al Supervisor de Aseguramiento de la Calidad y Supervisores de Producción quienes verifican los resultados obtenidos en las inspecciones realizadas según lo establecido en el Procedimiento de Control y Monitoreo de Producción (POE-026). Se mantienen registros que evidencian la conformidad de los productos con las especificaciones técnicas definidas.

d. En caso de no conformidades o desviaciones de las características inspeccionadas, se procede según el Procedimiento Tratamiento de Desviaciones en el Control y Monitoreo del Proceso y Producto Terminado POE-027.

e. La entrega del producto terminado al Almacén de Planta se efectúa de acuerdo a la instrucción

14.2 Control del Producto No Conforme

La organización se asegura que el producto no conforme con los requisitos establecidos, se identifique y controle para prevenir su uso o entrega no intencional. Los lineamientos se han definido en el Procedimiento Disposición de Producto No Conforme y Residuos Sólidos (POE-028).

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El Supervisor de Aseguramiento de la Calidad y los responsables de producción mantienen registros de la naturaleza de las no conformidades y de las acciones tomadas.

14.3 Análisis de los Datos

La organización determina, recopila y analiza los datos apropiados que demuestren la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad, evaluando la posibilidad para implementar mejoras continuas. El análisis de datos incluye:

a. Satisfacción del cliente.

b. Conformidad con los requisitos del producto

c. Características y tendencias de los procesos, de acuerdo a la instrucción de

d. Control y monitoreo del proceso y los indicadores de productividad.

e. Evaluación de los proveedores.

14.4 Gestión de la Mejora Continua

La organización considera importante fomentar una cultura orientada a la mejora continúa, para lo cual utiliza la Política de Calidad, los Objetivos de Calidad, Indicadores de Calidad y Productividad, resultados de las auditorías, análisis de datos, acciones correctivas y preventivas y la revisión del sistema por el Comité del Sistema de Calidad de la planta.

Para gestionar adecuadamente la mejora continua del Sistema de Calidad, se ha establecido el Procedimiento Mejora Continua en PROLACEM (POE-029).

14.5 Gestión de las Acciones Preventivas y Correctivas

Las no conformidades o desviaciones al Sistema de Gestión de Calidad y Ambiental deben ser investigadas para determinar las causas de su ocurrencia y prevenir de esta manera su recurrencia. Con este objeto, se ha definido el Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas (POE-30), en el cual se establece los lineamientos que permitan la implementación y seguimiento de las acciones correctivas y/o preventivas para:

a. Revisar las no conformidades o potenciales no conformidades a los requisitos del Sistema de Calidad, las desviaciones incluyendo quejas de los clientes.

c. Determinar las causas de la no conformidad, desviación, quejas o no conformidad potencial.

d. Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse que no vuelvan a ocurrir o prevenir que ocurran.

e. Determinar e implantar acciones correctivas o preventivas.

f. Registrar los resultados de las acciones tomadas.

g. Revisar la implementación y efectividad de la acción tomada.

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15. GESTIÓN AMBIENTAL

Con la finalidad de gestionar ambientalmente las actividades, la organización ha definido una Política Medioambiental que se desarrolla en los siguientes requisitos:

15.1 Planificación

Este punto hace referencia a la planificación de actividades de PROLACEM que tengan influencia directa sobre el medio ambiente y sobre los que la organización pueda tener un control real a través del SGCMA.

La Presidencia Ejecutiva de PROLACEM asegura la identificación, actualización y evaluación de los aspectos medioambientales generados por sus actividades y servicios, en base a los siguientes puntos:

- Previo al establecimiento del SGCMA. y como base del misino, PROLACEM ha realizado una revisión inicial de su situación medioambiental, según se muestra en los registros FPOE-031-01 y FPOE-031-02

- Existen procedimientos documentados cuyo cumplimiento asegura la identificación, actualización, evaluación y registro de los aspectos medioambientales significativos en la planta de producción.

- Los representantes de la Dirección en las áreas de Calidad y Medio Ambiente aseguran la identificación y registro de los aspectos medioambientales significativos de la organización, mediante la elaboración y mantenimiento de un listado de los mismos.

- La Presidencia Ejecutiva de PROLACEM asegura que los aspectos medioambientales significativos identificados se consideran en el establecimiento de sus objetivos y metas medioambientales

Los Representantes de la Dirección en las áreas de Calidad y Medio Ambiente identifican la reglamentación medioambiental existente, con objeto de determinar su aplicación a los aspectos medioambientales de las actividades de producción.

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PROLACEM dispone de procedimientos documentados cuyo cumplimiento permite asegurar la Identificación, registro y comunicación de todos aquellos requisitos legales, y otros requisitos suscritos por la organización, que son de aplicación a los aspectos medioambientales generados por sus actividades productivas.

Cuando de los requisitos identificados se derive algún tipo de modificación en la operativa seguida por PROLACEM, las áreas de Calidad y Medio Ambiente aseguran la comunicación al personal responsable de su aplicación.

15.2 Implementación y Operación

La organización ha definido las responsabilidades y funciones ambientales en los documentos que aplican, las cuales son de conocimiento del personal involucrado.

Se han analizado los Aspectos ambientales significativos y se han identificado aquellas operaciones en las cuales se requieren establecer controles de acuerdo al Procedimiento Monitoreo y Medición Ambiental (POE-31).

Se han determinado las posibles emergencias las cuales deben manejarse según lo establecido en el Procedimiento de Sistemas de Emergencias (POE-032).

15.3 Control y Acción Correctiva

El monitoreo del sistema de gestión ambiental se realiza de acuerdo al procedimiento Monitoreo y Medición Ambiental. En la planta periódicamente se monitorean las características más relevantes relacionadas a los aspectos ambientales significativos así como realiza la evaluación del cumplimiento de las Normas Legales y se toman las acciones correctivas en caso de incumplirlas.

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CONTROL DE CAMBIOS

N° Edición

Detalle de la Modificación

1.1.

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