การใช้�งานTravel Management 46C

การ Create Trip 1. เมื่��อ Log on เข้�าสู่��ระบบ SAP ให้�เข้�าที่�� เมื่น� Accounting Financial

Accounting Travel Management Travel Expense Travel Expense Manger

2. จะปรากฎห้น�าจอดั�งน��

3.

ใสู่�รห้�สู่พน�กงานข้องผู้��ที่��จะ Create trip ที่��ช้�อง แล้�วคล้#กที่��ป$%มื่

Travel Management Page 1

ห้ร�อเข้�าที่��เมื่น� Trip Create จะปรากฎห้น�าจอดั�งน��

4. เล้�อกประเภที่ข้อง Trip ว�าเป'น Domestic ห้ร�อ International จะปรากฎห้น�าจอให้�ใสู่�ร�ายล้ะเอ�ยดัข้องการเดั#นที่าง

สู่�วนที่��1 ใสู่�รายล้ะเอ�ยดัเก��ยวก�บว�นที่��เร#�มื่ต้�นแล้ะว�นสู่#�นสู่$ดัข้องการเดั#นที่าง สู่�วนที่��2 เป'นสู่�วนที่��ก*าห้นดัรายล้ะเอ�ยดัข้องการเบ#กสู่ว�สู่ดั#การดั�งน��

MI จ*านวนไมื่ล้,ข้องรถที่��ใช้�ในการเดั#นที่าง แล้ะประเภที่ข้องรถ (สู่ามื่ารถก*าห้นดัรายล้ะเอ�ยดัไดั�ใน สู่�วนที่�� 6)

Meals สู่*าห้ร�บการเบ#กค�าเบ��ยเล้��ยงประจ*าว�นข้องพน�กงาน ให้�ที่*าการ

Accoms สู่*าห้ร�บการเบ#กค�าที่��พ�ก, โรงแรมื่ ในกรณี�ที่��มื่� Trip มื่ากกว�า 1 ว�น สู่*าห้ร�บกรณี�ที่�� ค�าที่��พ�กห้ร�อค�าโรงแรมื่ที่��พน�กงานไปพ�กน��นมื่�อ�ต้ราค�าที่��พ�กต้*�ากว�าที่��สู่ว�สู่ดั#การก*าห้นดั ให้�พน�กงานมื่าที่*า

ค�าใช้�จ�ายในสู่�วนที่�� 4 โดัยเล้�อก Expense type HTLP แที่น สู่�วนที่��3 ใช้�สู่*าห้ร�บก*าห้นดั Cost center ห้ร�อ Internal order ที่��แต้กต้�างไปจากค�า

Default ที่��ก*าห้นดัที่�� Infotype 17 โดัยสู่ามื่ารถคล้#กที่��ป$%มื่ จะปรากฎห้น�าจอดั�งน��

Travel Management Page 2

1

2

3

4

5 6 7 8

โดัยสู่ามื่ารถก*าห้นดัเปอร,เซ็1นต้, ในช้�องข้อง %Distrib. แล้ะสู่ามื่ารถเปล้��ยน Cost center ห้ร�อ Order ไดั�ต้ามื่ต้�องการ สู่�วนที่��4 Tab Receipt สู่*าห้ร�บก*าห้นดัค�าใช้�จ�ายอ��น ๆ ที่��นอกเห้น�อจากค�าเบ��ยเล้��ยงแล้ะค�าพ��

พ�ก สู่�วนที่��5 Add.dests สู่*าห้ร�บกรณี�ที่��การเดั#นที่างน��นมื่�จ$ดัห้มื่ายมื่ากกว�า 1 ที่�� เช้�น ผู้��แที่นข้าย

ที่��เย��ยมื่ล้�กค�าที่��อย��ใน TH(ในประเที่ศ) แล้ะ Z1(ต้�างประเที่ศแถบอ#นโดัจ�น) ดั�วยใน Trip เดั�ยวก�น ในกรณี�น��ให้�Create trip เป'น Domestic แล้�วมื่าก*าห้นดั Destination ที่��เป'น

Z1 ดั�วยดั�งน��

สู่�วนที่��6 Trip segments สู่*าห้ร�บก*าห้นดัรายล้ะเอ�ยดัข้อง Mile/Kilo ดั�งน��

Total สู่*าห้ร�บก*าห้นดัจ*านวนไมื่ล้,ในแต้�ล้ะว�นVehicle type ก*าห้นดัประเภที่ข้องรถVehicle class ไมื่�ต้�องก*าห้นดั ระบบจะ pop up ให้�เอง โดัยดั4งมื่าจากสู่�วนที่��HR ก*าห้นดัไว�ในเร��อง Level พน�กงานLicense ก*าห้นดัค�าไมื่ล้,เร#�มื่ต้�นในแต้�ล้ะว�นCar make ก*าห้นดัค�าไมื่ล้,สู่#�นสู่$ดัในแต้�ล้ะว�น

Travel Management Page 3

ห้มื่ายเห้ต้$ : ผู้ล้รวมื่ข้องค�าไมื่ล้,ที่��ไดั�จะปรากฎในสู่�วนที่�� 2 ในช้�อง MI สู่�วนที่��7 Deduction สู่*าห้ร�บห้�กค�าอาห้ารในแต้�ล้ะมื่��อข้องแต้�ล้ะว�นข้องพน�กงาน โดัยจะห้�กจาก

ค�าเบ��ยเล้��ยง โดัยคล้#กที่��มื่��อแล้ะว�นที่��ต้�องการห้�ก

สู่�วนที่��8 Comment สู่*าห้ร�บเข้�ยนรายล้ะเอ�ยดัต้�าง ๆ ห้ร�อแผู้นข้องการเดั#นที่างว�าไปที่*าอะไร ที่��ไห้น

5. ห้ล้�งจากก*าห้นดัรายล้ะเอ�ยดัข้องการเดั#นที่างเร�ยบร�อยแล้�วให้�ที่*าการ Save trip โดัยคล้#กที่��ป$%มื่ จะ ปรากฎห้น�าจอ ดั�งน��

ให้�เล้�อก Status Approval เป'น Request entered แล้ะ Settlement เป'นOpen สู่*าห้ร�บผู้��ข้อเบ#ก

Travel Management Page 4

ให้�เล้�อก Status Approval เป'น Request apporve แล้ะ Settlement เป'นOpen สู่*าห้ร�บผู้��อน$มื่�ต้#ข้� �นต้�น

ให้�เล้�อก Status Approval เป'น Trip/report apporve แล้ะ Settlement เป'นTo be settled สู่*าห้ร�บผู้��อน$มื่�ต้#ข้� �นสู่�งสู่$ดั***** ซ็4�ง Status ดั�งกล้�าว จะแสู่ดังให้�เห้1นต้ามื่สู่#ที่ธิ#ที่��แต้�ล้ะ User สู่ามื่ารถที่*าไดั�เที่�าน��น เช้�น User

ระดั�บ เจ�าห้น�าที่�� จะสู่ามื่ารถที่*าไดั�เฉพาะ Status Approval เป'น Request entered แล้ะSettlement เป'น Open ระบบก1จะแสู่ดัง

ให้�เห้1นเฉพาะ Status ดั�งกล้�าวเที่�าน��น จะไมื่�สู่ามื่ารถเห้1น Status อ��นที่�� User น��นไมื่�สู่#ที่ธิ#ที่*า****** ห้ล้�งจากน��ให้�คล้#กป$%มื่ อ�กคร��งห้น4�ง จะปรากฎห้น�าจอดั�งน��

ในช้�องข้อง Reimburse. amount จะปรากฎต้�อเมื่��อ Trip น��ไดั�มื่�การที่*า Settled (Accounted) แล้�ว

การ Settled Trip ( การที่*าAccounted ซ็4�งHR จะเป'นผู้��จ�ดัที่*า)

Travel Management Page 5

1. เข้�าที่�� เมื่น� Accounting Financial Accounting Travel Management Travel Expense Periodic processing

Settle trip จะปรากฎห้น�าจอดั�งน�� Payroll area ก*าห้นดั Payroll area ค�อ Z1 Current period คล้#กเล้�อกถ�า Period ที่��ใช้�เป'นป7จจ$บ�น Other period ก*าห้นดั Period อ��น ๆ ต้ามื่ต้�องการ Test run with log สู่*าห้ร�บ Test เพ��อดั�detail ข้อง accounting log ซ็4�ง

status ไมื่�เปล้��ยนแปล้ง Repeat accounted trips สู่*าห้ร�บที่*า accounted trip ที่��เคย

accounted แล้�วซ็*�าอ�กคร��งห้น4�ง Account travel requests เล้�อก Travel request ที่��งห้มื่ดัที่��มื่�

status เป'น Trip approve ,To be settled ในช้�วง Period ที่��ก*าห้นดั (ใน กรณี�ที่��ไมื่�ไดั�ก*าห้นดั Trip number)

Settle trips Trip ที่��เล้�อกไว�ต้ามื่ Period ที่��ก*าห้นดัจะถ�ก Settle List of accounted trips สู่*าห้ร�บ generate รายการข้อง Trip ที่��ถ�ก

Accounted ให้�เล้�อกที่�� Account travel request แล้ะSettle trip สู่*าห้ร�บการที่*า

Settle2. คล้#กป$%มื่ ปรากฎห้น�าจอดั�งน��

Travel Management Page 6

การ Posting trip การ Posting trip data ใน Version 46C ประกอบดั�วย 2 สู่�วนค�อ การ

Create posting runs เป'นการเต้ร�ยมื่ Trip ที่��มื่� status เป'น Settle (Accounted) แล้�วให้�อย��ใน Format สู่*าห้ร�บการ Transfer ไปที่�� FI

Manage posting runs เป'นข้��นต้อนการ Transfer ไปสู่�� FIมื่�ข้��นต้อนการที่*างานดั�งน��

1. เข้�าที่�� เมื่น� Accounting Financial Accounting Travel Management Travel Expense Periodic processing Transfer to Accounting Create Posting run จะปรากฎห้น�าจอดั�งน��

Travel Management Page 7

ในสู่�วนข้องPosting run ในช้�อง Name ให้�ต้��งช้��อสู่*าห้ร�บที่��จะ run (ต้��งไดั�ต้ามื่ต้�องการ)

Posting run as simulation เป'นการก*าห้นดัให้�System create simmulate post run ถ�าคล้#กที่��ช้�องน��ระบบจะไมื่�เปล้��ยน status เป'น Transfer to FI ( ในกรณี�ที่��จะ Transfer to FI ไมื่�ต้�องเล้�อกที่��ช้�องน��)

Replace incorrect CO objects ก*าห้นดัให้�ระบบใช้�Cost center จากที่��อ��นแที่น (Table TK3AG ) ในกรณี�ที่�� Cost center ที่��ก*าห้นดัไมื่�สู่ามื่ารถใช้�ไดั� (ไมื่�ต้�องเล้�อกที่��ช้�องน��)

ป$%มื่ General trip data มื่�รายล้ะเอ�ยดัดั�งน�� ให้�เปล้��ยน Document type เป'น SB

ป$%มื่ Size/Summarizat. มื่�รายล้ะเอ�ยดัดั�งน��

Travel Management Page 8

2. คล้#กป$%มื่ จะปรากฎห้น�าจอดั�งน��

2. เข้�าที่��เมื่น� เข้�าที่�� เมื่น� Accounting Financial Accounting Travel Management Travel Expense Periodic processing Transfer to Accounting Manage posting runs จะปรากฎห้น�าจอดั�งน��

ก*าห้นดั User name ที่��ใช้� แล้ะเล้�อกว�นที่��ที่��ต้�องการในช้�อง Created on แล้�วจ4งคล้#กป$%มื่

Trip ที่��ไดั�ที่*า Posting run แล้�ว ในช้�อง Run name จะเป'น Trip posting แล้ะ Text จะเป'น Docs posted สู่*าห้ร�บ Trip ที่��ไดั�ผู้�านการ Create มื่าแต้�ย�งไมื่�ไดั�

Post ที่��ช้�อง Run name จะเป'นช้��อเดั#มื่อย�� แล้ะช้�อง Text จะเป'น Docs created

Travel Management Page 9

เล้�อก Trip ที่��ต้�องการจะ Run คล้#กป$%มื่ จะปรากฎห้น�าจอดั�งน��

3. คล้#กป$%มื่ ปรากฎห้น�าจอดั�งน��

4. จบการที่*างานให้�ดั�ที่�� Vender Line item ข้องพน�กงานไดั�จะมื่� Document post เข้�าเร�ยบร�อยแล้�ว

5. การเร�ยกรายงาน

เข้�าที่�� เมื่น� Accounting Financial Accounting Travel Management Travel Expense Information system Diverse trip reports Tarvel expenses reporting by periods จะปรากฎห้น�าจอ

ดั�งน��

Travel Management Page 10

Personnel number ใสู่�รห้�สู่พน�กงานReporting period ใสู่�ช้�วงว�นที่�� ข้อง Trip ที่��เดั#นที่าง

แล้�วจ4งคล้#กป$%มื่ จะปรากฎห้น�าจอ แล้ะที่*าการพ#มื่พ,ไดั�เห้มื่�อนเดั#มื่

Travel Management Page 11