專案結案流程群組Project Closing

Processes 吳明

泉 ,PhD, PMP

12/20/2011 Rev.: C專案結案 資管系 吳明泉 2012 1

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執行

發展專案管理計畫書

規劃溝通

發展人力資源計畫書

規劃品質

規劃採購

規劃

執行品質保證

執行採購

指導及管理專案執行

結束專案或階段

結束採購

結束 執行品質管制

管理採購

控制時程

控制成本

控制範疇

驗證範疇

監控風險

報告績效

監控專案工作

監控

4-th 專案管理五大流程 (IPECC) 圖

人資管理整合管理 時間管理 溝通管理範疇管理 風險管理 採購管理品質管理成本管理

起始

發展專案章程

辨識利害關係者

規劃風險管理

辨識風險

執行定性風險分析

執行定量風險分析

規劃風險回應

定義活動

估算活動期程排序活動

估算活動資源

發展時程

估算成本

決定預算

蒐集需求 定義範疇 建立 WBS

獲得專案團隊

發展專案團隊

管理專案團隊

發佈資訊

管理利害關係者期望

執行整合變更控制

監控規劃

執行

結束

起始

資料來源：長宏專案管理顧問公司專案結案 資管系 吳明泉 2012

大綱

• 專案結案概述• 結束採購• 結束專案或階段• 經驗學習與知識管理

專案結案 資管系 吳明泉 2012 3

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專案結案（束）之型態1. 專案取消 (Cancellation) ： 專案在進行概念發展時，經過

市場、風險及技術等可行性分析後，評估為不可行，需透過一定的決策過程將專案取消。

2. 專案中止 (Termination) ：當專案目標已無法達成或已無繼續完成的必要時，專案就會面臨中止。可能原因：• 政策性中止• 缺失性中止• 市場或經濟狀況改變• 技術發展問題

3. 專案結束 (Project Closure) ：專案目標已達成，產品已符合客戶需求及確認接受專案結果後正式進入結案程序，使專案能順利完成所有任務。

專案結案 資管系 吳明泉 2012

專案取消或繼續 Go-No-go決策：

•客戶需求•市場競爭•技術能力•資源利用•獲利率•．．．．

評估報告

專案取消

•確定專案目標•預劃時程及成本•專案小組編成構想•進入計畫階段go

No go

專案結案 資管系 吳明泉 2012 5

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專案結案 1. 建立驗收專案文件及可交付成果的程序 , 用來與客

戶或發起人協調及互動 , 以驗收專案成果 , 並將經驗學習有系統的保留下來

2. 行政結案程序及合約結案程序3. 當所有合約結案時 , 專案才能結案4. 組織流程資產更新 :

– 正式簽收 ( 客戶或發起人簽認 ) 的文件– 專案檔案 ( 專案活動的產出文件 )– 專案結案文件 ( 專案已完成 )

– Lessons Learned( 經驗學習 )

5. 若專案中止也應記錄其原因 也需結案專案結案 資管系 吳明泉 2012

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• 完成橫跨所有專案管理流程群組的活動，以正式結束專案或階段所需執行的系列流程。

• 正式接受一個專案或階段的最後結果，並有條不紊地結束所有的作業。

• 專案最後的收尾動作，包括人員的歸建、相關剩餘資源與工作的善後處理、最終產品或結果的接受與移轉、文件的存檔與結案報告的撰寫等。

• 包含結束採購及結束專案或階段兩子流程

資料來源 : PMBOK Guide 第四版與專案管理基礎知識與應用實務

結案流程組結案流程組

專案結案 資管系 吳明泉 2012

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結案流程組二子流程結案流程組二子流程

資料來源：長宏專案管理顧問公司

結束專案或階段

結束採購監控

執行

專案結案 資管系 吳明泉 2012

結束採購Close Procurement

• 驗證所有工作及交付標的是可接受的。• 結束採購也包含行政活動 :

– 了結未決求償、更新紀錄、資料建檔等• 提早終止合約是採購結束的特殊狀況 :

– 雙方達成協議、一方違約、合約載明買方之主動解約

– 包含於合約中的終止條款

9資料來源： PMBOK 第四版 p.341採購管理 9長榮資管系 吳明泉博士

2012

10

結束採購

資料來源：長宏專案管理顧問公司採購管理 10長榮資管系 吳明泉博士 2012

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Close Procurements

資料來源：長宏專案管理顧問公司採購管理 11長榮資管系 吳明泉博士 2012

• 由買方提供賣方正式書面的合約完成通知書 ( 完工證明書、驗收證明書 )

• 正式採購終結的相關事項通常在合約條款中。

• 上述程序應列入採購管理計畫書中。

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結束 ( 的 ) 採購Closed Procurements

資料來源： PMBOK 第四版 p.344採購管理 12長榮資管系 吳明泉博士

2012

Ans: A

答案分析：結束採購流程指的是：結束每一個與本專案或專案階段有關的各個採購；而結束專案或階段流程指的是正式結束專案或專案階段所需經過的流程。所以，結束採購和結束專案或階段流程在每一專案階段都可能發生。

結束專案或階段和結束採購皆屬於收尾流程中的流程。請問，下列哪一項敘述是不正確的 ?

A. 結束專案或階段流程在每個專案階段都可能發生，但結束採購流程只會發生一次。B. 結束採購指的是：完成專案中各個採購的流程。C. 結束專案或階段流程指的是：完成所有專案流程所需要的最終活動。D. 結束專案或階段流程是正式結束專案或專案階段所需經過的流程。

例題

資管系 吳明泉 2012 13專案結案

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結束專案或階段 ITTO

專案結案 資管系 吳明泉 2012

結束採購Close Procurement

• 驗證所有工作及交付標的是可接受的。• 結束採購也包含行政活動 :

– 了結未決求償、更新紀錄、資料建檔等• 提早終止合約是採購結束的特殊狀況 :

– 雙方達成協議、一方違約、合約載明買方之主動解約

– 包含於合約中的終止條款

15資料來源： PMBOK 第四版 p.341採購管理 15長榮資管系 吳明泉博士

2012

專案結案流程圖

成效審

查 決定專

案結案日

期 建立結

案共識

與專案

成員溝通

與供應

商溝通

與各部

門經理溝

通 會計決

算

資源

重分

配 接收小

組訓練

管理責

任移轉

結案會

議 慶功

宴 結案報

告

文件整

理

準備工作

專案結案 資管系 吳明泉 2012 16

結案準備成效檢查：依據檢查清單 (Checklists) 檢查所有工作項目是否完成，或至正式結案日期尚有多少未完成工作？

決定結案日期 : 檢查專案目標是否達成，並確定結案日期是否依據專案計畫。

建立結案共識 : 分別與 外部供應商 各部門經理 專案成員等溝通，對專案所達成的目標及結案日期均有共識

所有文件及報告均已完成準備。專案結案 資管系 吳明泉 2012 17

結案活動 會計結算：確認處理所有付款及帳單 接收小組訓練：擬定專案產品接管計畫，對接收小組進行訓

練。 管理責任轉移：轉移所有專案產品、裝備、文件與相關責任

給接收部門。 資源重置：專案剩餘材料及租購設備之歸還及重新分配。 結案會議：結論應紀錄、保存作為以後運用。

說明整體目標達成狀況 進行最終審查及決議，檢討專案計畫與實際執行的差異及

改進事項 感謝專案團隊與相關人員的貢獻

慶功宴或惜別會：利用此機會對所有利害關係人 表達感謝，正式宣告專案結束。　

專案結案 資管系 吳明泉 2012 18

結案報告專案的一個歷史紀錄，內容應包含：

摘要及專案重要 歷程 專案最後執行成效 ( 品質、時間、成本 ) 行政管理之檢討與表現 組織結構、成員、執 掌及重要工作 績效 所運用的技術與資源 重要 數據、圖表及研究報告 預算執行 表現及變異分析 未來需繼續執行之工作 經驗學習 結果與建議

“結案報告應視機密性區分為公開與限閱部分 ”

專案結案 資管系 吳明泉 2012 19

專案文件管理專案團隊經常投入 40%~50% 的時間發展與處理專案文件。

文件 檔案管理是知識管理 (KM) 的基礎。管理目的在使所有專案利害關係人迅速、有效正確的 找到所需的專案資訊。

“凡走過，必留下痕跡”

專案結案 資管系 吳明泉 2012 20

專案文件檔案編號與建立將專案之文件及紀錄以系 統化方式編輯成一種檔案式的文件。

不論書面或電子檔案均應建立 檔案編號以利儲存及檢索。

各類型專案文件應 於專案開始初期即完成編碼規則，並要求專案成員及 助理在製作文件時依據規 則歸檔。

專案結案 資管系 吳明泉 2012 21

專案文件編碼 依 WBS 編碼：

專案編號 - WBS碼 - 文件 名稱 - 版本例 : 行銷 008 – 001.002.001 – 專案計畫書 – v001

依作業性質編碼：專案編號 – 大綱編號 – 細目序號 - 版本例 : 軟發 031 – 001- 011.0002 – v001

( 第 31號軟體品質發展專案 - 計畫類 - 技術規格 . 產品編號 -第一版 ) 依產品型態編碼：

專案編號–產品編號–產品序號– 大綱–細目例 : 製 033 – 10258 – 1023 – 001 – 011

( 第 33號生產製造專案 -10258主機板 - 產品序號 - 計畫類 -技術規格 )專案結案 資管系 吳明泉 2012 22

專案辦公室 (PMO, Project management office)

使組織內的專案能更有效達成任務， 提供專案指導與支援的單位。

可能由兩三人組成，提供組織內專案管理顧問諮詢爲主的基本服務性團隊

亦可能無所不包的提供各種相關支援，以協助解決所有專案疑難雜症的一種高功能的團隊

專案結案 資管系 吳明泉 2012 23

專案辦公室基本責任 資料資料的交換所 具體可見的管理中樞 時間管理與專案執行的 記錄 預算與成本的控管 文件的發展與建立 資料與裝備的 提供 專案團隊發展的中心 促進溝通 協調與資 訊發佈的聯絡點 協助專案衝突與問題的 解決 專案人力資源的整合 後勤與行政 支援的提供

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專案管理與知識管理之整合 組織需累積各不同專案知識與經驗，將各不同部門的作法予以簡化，並進而標準化成為專案管理的「最佳實務」，以利分享與管理。

良好知識管理可以降低訓練、顧問諮詢等成本。 知識管理通過專案方式運作而能跨越時間與掌握全貌 經由專案溝通使團隊成員能交換隱藏在個人身上的知識 專案所發展的文件能將沈靜的知識轉換與內化爲具體可用

的知識 成功的專案經理是從過去的專案而學到知識 知識整合需要靠團隊合作，而團隊合作則是專案成功的要

件

專案結案 資管系 吳明泉 2012