การใช้งาน ms outlook

เอกสารแนบทาย 2

การใชงาน Microsoft Outlook 1.การเรมตนการใชงาน

เรมตนการใชงาน เมอลงโปรแกรม Microsoft Outlook เรยบรอย โปรแกรมจะมหนาตางดงรป

เราสามารถเรยกรายการโฟลเดอรของOutlook ไดโดยเมน มมมอง รายการโฟลเดอร หรอ View Folder List สำาหรบversion ภาษาองกฤษ

การเรยกเมนทถกซอนไวโดยโปรแกรมMicrosoft Office ทกโปรแกรมสามารถทำาไดโดยคลกท เครองหมายลกศร ลางสดของเมน ดงรป

จดทำาโดย หนวยระบบเครอขายและบรการอนเตอรเนต ศนยเทคโนโลยสารสนเทศ

1


โดยปกต โปรแกรมMicrosoft Outlook จะเกบขอมลทกอยางของผใชไวในโฟลเดอรซงยากแก การเขาถง และยากแกการbackup เราสามารถกำาหนดตำาแหนงทเกบขอมลทกอยางไวในททเราตองการได

ดงน

1. เลอกเมน แฟม การจดการแฟมขอมล หรอ File Data File Management

2. คลกทปม เพม... / Add...


2


3. เลอกประเภทของทเกบเปน แฟมโฟลเดอรสวนบคคล (.pst) / Personal Folder Files (.pst) และคลก ตกลง/ OK

4. เลอกโฟลเดอรทตองการเกบขอมล ควรเปนโฟลเดอรทเราใชเกบงานตางๆ ซงสามารถเขาถงไดงาย และงายตอการ

backup กอนทจะทำาการ format เครอง เพอทสามารถนำาไฟลนกลบมาใชไดอกในภายหลง จากนนตง

ชอไฟลตามตองการ (.pst)


3


5. กำาหนด ชอ / Name โดยชอนจะไปปรากฏในรายการโฟลเดอร (ดทขนตอนแรกสดของหนาน) และ รหส

ผาน / Password เพอปองกนผอนนำาไฟลนไปเปดใชงาน เนองจากไฟลนจะเกบmail, sent mail, address book และขอมลอนๆทงหมดในรายการโฟลเดอร โดยเราสามารถเลอกคลกท

บนทกรหสผานนในรายการรหสผานของคณ / Save this password in your password list เพอไมใหโปรแกรมMicrosoft Outlook ถามรหสผานอกในครงตอ

ไปทเปดโปรแกรม โดยจะมผลเฉพาะเครองและ user ทใชอยเทานน การนำาไฟลนไปใชในเครองอน หรอ

user อนบนเครองเดยวกน หรอ ทำาการ format เครองใหม แลวนำาไฟลนกลบมาเปดอกครง จะตองม

การใสpassword เพอเปดใชงาน เมอเสรจเรยบรอยแลวคลก ตกลง / OK

6. สดทายโปรแกรมจะสรปคาทเราตงไว ดงรป คลกทปม ปด / Close


4


เมอเตรยมไฟลทจะเกบขอมลเรยบรอยแลว ตอไปจะเปนการเพมe-mail address ของเราใหoutlook สามารถใชงาน รบ- สงmail ได

2. การเพมE-mail Address1. เลอกเมน เครองมอ บญชผใชอเมล... / Tools E-mail Accounts...

2. เลอก เพมบญชผใชอเมลใหม / Add a new e-mail account แลวคลก Next


5


3. เลอกPOP3 แลวคลกNext

4. ใส ชอ / Your Name เปนภาษาไทยหรอองกฤษกได ใส ทอยอเมล / E-mail Address คอe-mail address ของเรา ใส เซรฟเวอรจดหมายขาเขา (POP3) / Incoming mail server

(POP3) เปนpop3.mju.ac.th ใส เซรฟเวอรจดหมายขาออก (SMTP) / Outgoing mail server

(SMTP) เปน smtp.mju.ac.thใส ชอผใช / User Name คอuser name ในระบบของเรา

ใส รหสผาน / Password และคลกท จำารหสผาน / Remember


6


Password หากตองการใหโปรแกรมไมตองถามรหสผานเราทกครงททำาการรบสงเมล จากนนคลกท ตงคาเพมเตม... / More Settings...

5. ใสชอ บญชจดหมาย / Mail Account เปนชอทบงบอกถงe-mail address น เชนMail แมโจ หรอ[email protected] คลกOK และ

Next ( ในหนาจอของขนตอนท4)


7


6. คลกFinish เปนการเสรจสนการตงคาe-mail address สำาหรบMJU-Net

3. การเปลยนแปลง การสรางทเกบE-mail ขนมาเอง1. เลอกเมน เครองมอ บญชผใชอเมล... / Tools E-mail Accounts...

เหมอนขนตอนท1 ในหวขอ การเพมe-mail address 2. เลอก แสดงหรอเปลยนบญชผใชอเมลทมอย / View or change existing e-

mail accounts คลกNext


8


3. เปลยนคา สงอเมลใหมไปยงตำาแหนงตอไปน / Deliver new e-mail to the following location เปนคารายการโฟลเดอรทเราสรางขนเอง ( ดในขนตอนท5 ในหวขอ เรม

ตนการใชงาน) คลกFinish

4. จะมขอความเตอน ใหคลกOK

5. จากนนใหปดโปรแกรมMicrosoft Outlook และเปดขนมาอกครง จะมขอความเตอนอกครง ให

คลก ใช / Yes aa ]


9


6. เมอเปดโปรแกรมแลวใหลบPersonal Folders ทง เนองจากเราไมไดใชรายการโฟลเดอรนอกตอ

ไป โดยคลกขวาทPersonal Folder และเลอก ปด "Personal Folders" / Close "Personal Folders"

4. การรบ และสงจดหมาย

1. การเขยนจดหมายใหเลอกปมTool bar สราง ขอความจดหมาย


10


2. จะปรากฏ window ทใชเขยนจดหมาย คลาย Microsoft Word และสามารถเปลยนแบบ ตวอกษรไดเชนกน ดงรป

3. พมพขอความจดหมาย

4. ถาจำาเปนตองปดโปรแกรมหรอหนาตางพมพขอความจดหมายนกอนสงขอความเรยบรอยสามารถกดปด โปรแกรมได โดยจะมขอความขนมาถามวาตองการเซฟจดหมายนไวกอนหรอไม ดงรป


11


5. เมอเซฟจดหมายไวแลว จดหมายฉบบนจะไปปรากฏอยในโฟลเดอร แบบราง / Draft ดงรป ซงเรา สามารถเปดขนมาแกไขไดในภายหลง

6. เมอนำาจดหมายฉบบนนมาแกไขเรยบรอยแลว เราสามารถสงจดหมายไดโดยคลกทปม สง / Send บนTool bar ดงรป


12


7. เมอกดปมสงเรยบรอยแลว จดหมายจะไปคางอยในโฟลเดอร Outbox จนกวาจะสงจดหมายออกไป ได จะยายจากOutbox ไปยงSent Items

หากเหนวาจดหมายคางอยในโฟลเดอร Outbox เปนเวลานาน ใหทดลองกดปม สง/รบ (send/recieve) ซงจะทำาการสงจดหมายทคางอยใน Outbox ออกไป และรบจดหมายจาก server POP3 มาเกบไวในเครองของเรา


13


8. หากเหนวาจดหมายคางอยในโฟลเดอร Outbox เปนเวลานาน ใหทดลองกดปม สง/รบ (send/recieve) ซงจะทำาการสงจดหมายทคางอยใน Outbox ออกไป และรบจดหมายจาก server POP3 มาเกบไวในเครองของเรา


14

การใช้งาน ms outlook

Documents