2011

ศนยวจยและฝกอบรมดานสงแวดลอม

& อนรงทรพยคอมพวเตอร ซสเทมส

[เอกสารประกอบการอบรม MICROSOFT OFFICE 2010] เรยนรลกษณะทวไป Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint และการใชงานทวไปเพมเตม

1

Microsoft Office 2010

ลกษณะทวไป Microsoft ยงคงใชชอเรยกโปรแกรมยอยๆ ในชด Microsoft Office นเหมอนเดมหมายถงโปรแกรมแต

ละตวยงคงความสามารถหลกเดมไว มการเปลยนแปลงบางสวนไดแก หนาตา สสน จากชด Microsoft Office

2003 อยมากแตใกลเคยงกบ Microsoft Office 2007

รปแสดง ตวอยางหนาตา Microsoft Word 2010 หนงใน Microsoft Office 2010

แถบรบบอน แถบค าสงทปรากฏอยดานบนของโปรแกรม เปนตวเกบค าสงเพอใชในการเลอกค าสงในการท างานตาม

ความตองการของผใชคลายทลบารเดมทพบอยในโปรแกรมทรนบน Microsoft Windows รนกอนๆ ลกษณะ

หนาตาเปนแทบเลอกเพอเลอกหวขอทแบงหมวดหมไวแลว เมอเลอกจะแสดงไอคอนของค าสงใหผใชเลอกใชงาน

2

การใชงานรบบอน

ซอน/แสดง ท าไดโดยดบเบลคลกทหวขอของรบบอน

การเรยกซอตคท กดคยบอรดปม Alt คางไว (กดอกครงเพอยกเลก)

หนาตาของรบบอน Microsoft Word เมอเลอกแถบ “แทรก”

หนาตาของรบบอนเมอกดปม Alt เรยกซอตคทค าสง

3

Microsoft Word 2010

การตงคาไมบรรทด การซอนแสดงไมบรรทด

1. ทดานบนของ Scrollbar แนวตงทางขวามอของ Word

2. จะพบสญลกษณของไมบรรทด

3. คลกเพอซอน/แสดงไมบรรทด

4

ตงคาหนวยวด

1. คลกเลอกแถบ “แฟม” ทรบบอน

2. เลอกค าสง “ตวเลอก”

3. จะไดกรอบโตกรอบ ตวเลอกของ Word ใหเลอก “ขนสง” จากรายการทางดานซาย

4. เลอนหาหวขอ “แสดงการวดในหนวยของ”

5. เปลยนหนวยวดเปนแบบทตองการ

6. คลกเลอกทปม “ตกลง”

5

การปรบแตงเอกสารโดยลกษณะทเตรยมไวแลว

การใชงานลกษณะ การตกแตงขอความการท างานปกตเราสามารถใชเครองมอจากรบบอนแถบ “หนาแรก” เพอตกแตง

ขอความใหเปนไปตามตองการไดโดยจะมปมใหเลอกจดรปแบบแยกเปนเรองๆ ไป เชน Font, Font Size, ส

ตวอกษรจะแยกออกเปนปมๆ ไป เราสามารถใชลกษณะเพอเปลยนหรอจดรปแบบไดครงละหลายเรองๆ เชน

เปลยน Font, Font Size, ยอหนา ในปมเดยวไดโดยใชลกษณะทเตรยมไวแลว

การใชงาน

1. ทรบบอนแถบ “หนาแรก”

2. คลกทปมลกษณะทตองการ

การปรบแตงลกษณะ

1. คลกเพอแสดงหนาตางลกษณะ

2. จะไดหนาตางลกษณะ คลกเลอกท ปมจดการลกษณะ (ลางสด)

3. จะไดหนาตาง “การจดการลกษณะ” สามารถเลอกรปแบบท

ตองการปรบเปลยน แลวคลกทปมปรบเปลยน

6

แสดงหนาตางการจดการลกษณะ

การท าจดหมายเวยน (Mail Merge) จดหมายเวยนคอ เอกสารทมเนอหาโดยสวนใหญเหมอนกนแทบทงหมด มบางจดทเปลยนไปบางขนอย

กบผรบเอกสารทผสรางจะสงไป ตวอยางเชน หนงสอเชญหนวยงานเขาประชมเพอรบฟงค าชแจงใหกบหนวยงาน

ตางๆ เนอหาในหนงสอจะมเนอหาทเหมอนกนคอ แจงเรองประชม สถานท เวลา และอนๆ สวนทตางกนไป

บางสวนไดแก ชอหนวยงานหรอชอผถกเชญ เอกสารลกษณะนสามารถน าความสามารถเรองจดหมายเวยนมาใช

ประโยชนได

การสรางจดหมายเวยนตองอาศย 3 อยางไดแก

1. เนอหาหลกของหนงสอ/จดหมาย 1 ไฟล

2. ขอมลทจะดงมาใสในจดหมายหลก (สวนทตางกนในหนงสอหรอจดหมาย) 1 ไฟล

3. ชดค าสงทจะใชสรางจดหมายเวยน

7

ขนตอนการสรางจดหมายเวยน 1. พมพหรอเตรยมเนอหาหลกของจดหมายไวและบนทกใหเรยบรอย

2. ไฟลขอมล พมพและเตรยมขอมลในรปของตาราง

ไฟลหลกของจดหมายเวยนเตรยมและเวนเนอหาทเปลยนแปลงวางไว

จดเกบและตงชอไว ตวอยางตงชอวา “จดหมาย”

ไฟลขอมลอยในรปของตารางบนทกตงชอไวใหเรยบรอย จากตวอยางชอ “ขอมล”

8

ค าสงทใชในการสรางจดหมายเวยน

การเรยกใชค าสงเพอรวมจดหมายหลกและขอมล 1. เปดจดหมายหรอเอกสารหลกเตรยมไว (ไมตองเปดไฟลขอมล)

2. คลกทแถบ “การสงจดหมาย” ทรบบอน

3. คลกทปม “เลอกผรบ” เลอกเมนยอย “ใชรายชอทมอย...”

4. จะไดกรอบโตตอบ ใหเลอกไฟลขอมลทเตรยมไว (ไฟลตาราง) แลวคลกปม “เปด”

การใสขอมลลงในจดหมายหรอเอกสารหลก 1. ทไฟลจดหมายหรอเอกสารหลกจด Cursor ใหอยในต าแหนงทตองการใสขอมล

2. ทรบบอนแถบ “การสงจดหมาย” คลกเลอก “แทรกเขตขอมลผสาน”

3. เลอกฟลดขอมลทตองการ

9

การผสานขอมลเพอใช 1. คลกปม “เสรจสนและผสานเสรจสน”

2. ทเมนยอยใหเลอกผลลพธทตองการ

3. หรอสามารถดผลลพธไดจากปม “แสดงตวอยางผลลพธ”

การท าลายน า “ลายน า” คอลายจางๆ ทอยบนพนหลงเอกสาร ส าหรบแสดงใหเหนหรอบอกใหทราบถงขอมลหรอ

ลกษณะบางประการทผสรางเอกสารตองการใหผอานเอกสารไดสงเกตเหน ลายน าไมจ าเปนตองเปนขอความแต

สามารถเปนภาพจางๆ ไดเชนกน

ค าสงท าลายน า

1. ทแถบรบบอน “เคาโครงหนากระดาษ” ใชปมค าสง “ลายน า”

2. จะมตวอยางทแสดงขอความ Confidential หรอ Do not Copy ใหเลอก

3. หากไมตองการสามารถ “ลายน าแบบก าหนดเอง...”

4. ถาตองการลายน าเปนรปใหเลอก “ลายน ารปภาพ” ตามดวยปม “เลอกรปภาพ”

5. ถาตองการลายน าเปนขอความใหเลอก “ลายน าขอความ”

6. เมอเลอกรปหรอใสขอความเรยบรอยแลว ใหคลกเลอก “ตกลง”

10

การแชรและสงเอกสารผานอนเทอรเนต Microsoft Word 2010 สามารถเชอมโยงเอกสารกบอนเตอรเนตไดโดยอตโนมตโดยใชค าสง Share

(บนทกและสง)

ค าสงแชรเอกสาร

1. เลอกแถบค าสง “แฟม” แลวใชค าสง “บนทกและสง”

2. ทค าสง Share จะมหลายค าสงเปนทางเลอกสรปไดดงน

สงโดยใชอเมล สามารถเลอกไดวาจะเปนการสงไฟลแนบหรอสงเปน PDF แลว Word จะเปด Outlook เพอใชในการสง E-mail

บนทกไปยงเวบ เปนการสงเอกสารเพอฝากไวยงบรการ SkyDrive บนอนเทอรเนต ส าหรบสมาชก Hotmail

บนทกไปยง SharePoint ส าหรบเครอขายหรอองคกรทม Microsoft SharePoint เพอใหคนอนทอยในกลม SharePoint เดยวกนเปดอานไดทนท

ประกาศเปนการประกาศบลอก เกบเอกสารของเราในรป Blog แลวสงขนอนเทอรเนตทนท

11

Microsoft Excel 2010

Microsoft Excel กบงานฐานขอมล Microsoft Excel จดเปนโปรแกรมประเภทกระดาษทด/กระดาษท าการ มลกษณะเปนตารางส าหรบ

ปอนขอมล ผใชมอสระในการเลอนไปยงเซลลและท าการปอนขอมล ลบ/ลางขอมลได มจดเดนในดานการค านวณ

ในงานประเภทฐานขอมลคอมพวเตอร ฐานขอมลทงายและไดรบความนยมถกออกแบบเปนลกษณะของตาราง

เชนกน ดงนนเราสามารถน า Microsoft Excel มาใชเปนฐานขอมลไดเชนกน โดยก าหนดรปแบบการปอนขอมลไว

ดงน

1. แถวหรอบรรทดบนสดใหเปนชอฟลด หากมหลายฟลดใหฟลดถดไปใชคอลมนถดไปจาก A เปน B, C,

D เรอยๆ เปนตน

2. แตละแถวจะเปนขอมลแตละรายการ (ระเบยนขอมล) ไลลงไปจากแถวท 2,3,4,5 เรอยๆ อยาเวนวาง

แถวไวมฉะนนจะถอวาหมดระเบยนไวทแถววางเมอสงงานใดๆ Microsoft Excel จะไมสนใจ

ภาพตวอยางการปอนขอมลส าหรบการท างานของ Microsoft Excel เปนฐานขอมล

12

การจดเรยงล าดบขอมล ในงานฐานขอมลเราจดเกบขอมลไวเพอการคนหาและจะเปนการงายหากขอมลจ านวนมากถกจดเรยงไว

(นกถงขอมลมากๆ อยางพจนานกรม) หากเราปอนขอมลของใหกบ Microsoft Excel เรยบรอยตามขอก าหนดเรา

สามารถจดเรยงขอมลไดอยางงายๆ ดวยปม Sort ซงมอย 2 แบบไดแก

การจดเรยงจากนอยไปหามาก

การจดเรยงจากมากไปหานอย

วธการจดเรยงขอมล

1. ให Cell Active อยในตารางขอมลทพมพไว ในต าแหนงฟลดทสนใจ

2. ทรบบอนคลกทแถบขอมล

3. คลกเลอกค าสงในการจดเรยง

รปแสดงปมค าสงการจดเรยงขอมลและการกรองขอมล

นอยไปหามาก มากไปหานอย

ตวกรองอตโนมต

13

การกรองขอมล การกรองขอมลคอการให Microsoft Excel เลอกแสดงขอมลเอาเฉพาะขอมลทเราตองการหรอสนใจ

สามารถท าได 2 แบบ ไดแกแบบอตโนมตและขนสง โดยแบบอตโนมตจะท าไดงายกวาและก าหนดเงอนไขไดนอย

กวาการกรองขนสง

วธเรยกใชการกรองขอมลแบบอตโนมต

1. Cell Active จะตองอยบรเวณตารางขอมล

2. ทรบบอน “ขอมล” คลกเลอกไอคอนตวกรอง (รปกรวยใหญ)

3. จะไดปมการกรองแสดงทฟลดหวเรอง (บนสด)

4. หากตองการยกเลกการกรองอตโนมตใหคลกไอคอนตวกรองซ า

วธกรองขอมลแบบอตโนมต

เมอเรยกใชค าสงกรองแลว จะยงไมมการกรองขอมลใดๆ ทงสนจนกวาเราจะเลอกขอมลทสนใจเพอกรอง

วธการกรองสามารถท าไดดงน

1. คลกทปมส าหรบกรองทฟลดหวเรอง

2. เลอกขอมลทตองการกรอง

ปมส าหรบเลอกขอมลเพอกรอง

14

การท าตารางสรปขอมล ขอมลทเราเกบและมอยในกระดาษท าการของ Microsoft Excel นน เราสามารถน ามาสรปใหอยใน

รปแบบตารางแสดงผลทสามารถอานคาไดงายขนโดยท าการสรางตารางสรปขอมลทเรยกวา PovoTable แตตอง

ก าหนดความตองการไวกอนลวงหนาวาตารางสรปนนจะใหออกมาในรปแบบใด

วธสรางตารางสรปขอมล

1. อยในชตทมขอมลทตองการสรปผล

2. ทรบบอน “แทรก” ใหเลอก “PivotTable” จะเขาสกระบวนการสรางตารางสรป

3. คลก “ตกลง” จะไดหนาตางรายการเขตขอมลฯ ตามรป

4. ใหคลกลากฟลดจากดานบนไปยง “ปายชอคอลมน” “ปายชอแถว” หรอ “ผล” ดานลาง

ก าหนดแหลงทอยของขอมล

15

Microsoft PowerPoint 2010

โปรแกรม Microsoft PowerPoint เปนโปรแกรมทออกแบบใหใชในการน าเสนอผลงานในรปแบบของ

Slide ผใชสามารถสรางแกไขพมพเอกสารส าหรบแจกประกอบการน าเสนอได ในเอกสารฉบบนจะเนนในจดหลกท

นาสนใจส าหรบการสราง Slide ไมแสดงในรายละเอยดทงหมด เพราะเครองมอหลายอยางมลกษณะใกลเคยงกบ

โปรแกรมในชด Microsoft Office ตวอนๆ

การเพม/ลบ Slide การเพม Slide เราสามารถท าไดงายๆ เพยงปมเดยวแตจะตองเลอกจดทตองการแทรกเพมกอน ขนตอน

การเพมสามารถท าได ดงน

วธเพม Slide ใหม

1. เลอกต าแหนงทจะวาง Slide ใหมทางดานซายของหนาตางท างาน

2. ทรบบอบ “หนาแรก” ใหคลกเลอกปมค าสง “สรางภาพนง”

3. เลอกเคารางในแบบทตองการ จะได Slide ใหม เปนอนเรยบรอย

1. เลอกต าแหนงแทรก 2.คลกแทรก Slide

16

วธลบ Slide ทไมตองการ

1. คลกเลอก Slide ทไมตองการ

2. กด Delete

การใชชดรปแบบ ในการจดรปแบบเราสามารถคลกและเลอกจดรปแบบทจะสวนไดแตหากตองการจดตามแบบทก าหนด

มาแลวเราสามารกใชชดรปแบบท าได ดงน

วธใชชดรปแบบ

1. คลกเลอกทรบบอน “ออกแบบ”

2. เลอกชดรปแบบทตองการ

1.คลกเลอก 2. กด Delete

17

Master Slide ในการสราง Slide ดวย PowerPoint จะมรปแบบโครงรางใหเปนในการท างานเปนเบองตน ซงจะมผล

ตอทก Slide ทใชโครงรางเดยวกน ซงจะเปนการงาย หากเราตองการให Slide เรามลกษณะใดทเหมอนๆ กน

สามารถเขาไปจดการไดท Master Slide ดงน

วธใช Master Slide

1. คลกเลอกท รบบอน “มมมอง”

2. คลกเลอกปม “ตนแบบภาพนง”

3. จะไดหนาตาการท างานของ Master Slide สามารถเลอกตกแตงจะมผลตอ Slide ในแบบเดยวกน

ทงหมดทนท

4. หากตองการปดรปแบบใหเลอกรบบอน “ตนแบบภาพนง” เลอก “ปดมมมองตนแบบ”

ค าสงชดรปแบบ

18

คลกเลอก Master Slide

1.เลอกตนแบบ Slide ทตองการ

2.จดรปแบบและใสสงทตองการ

19

การบนทกแบบฝงแบบตวอกษร ในการน าเสนอมกพบปญหาในการน า Slide ไปแสดงทเครองอนๆ หากเราใช Font ทไมมโดยทวไปใน

การจดรปแบบ เพอปองกนปญหาทเกดขนนเราสามารถฝง Font ลงไปใน Slide ได แตจะท าใหขนาดมขนาดใหญ

ขนกวาการบนทกแบบปกต

วธการบนทกแบบฝงแบบอกษร

1. ทรบบอน “แฟม” เลอก “บนทกเปน”

2. จะไดกรอบโตตอบ “บนทกเปน” เลอก “เครองมอ” ตามดวย “ตวเลอกการบนทก”

3. เลอกท Check box ฝงแบบอกษรในแฟม คลก “ตกลง”

4. ท าการบนทกตามปกต

20

การพมพเอกสารประกอบการบรรยาย ในการบรรยายเราสามารถพมพ Slide ทสรางนเพอแจกประกอบการบรรยายได

วธการสงพมพ

1. ทรบบอน “แฟม” เลอกค าสง “พมพ”

2. ก าหนดตวเลอกทตองการ

3. คลกทปมพมพ