คู่มือการใช้ excel 2007

เอกสารประกอบการสอน รหัสวิชา 1204-1304

วิชาโปรแกรม MS-WINDOWS, MS-WORD, MS-EXCEL

หลักสูตรวิชาชีพระยะสั้น กรมอาชีวศึกษา พ.ศ. 2540

เร่ือง

MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007

ศักดิ์สิทธิ์ วชัรารัตน

วิทยาลัยสารพัดชางพษิณุโลก สํานักงานคณะกรรมการการอาชีวศกึษา กระทรวงศึกษาธิการ

พ.ศ. 2550

เอกสารประกอบการสอน

รหัสวิชา 1204-1304

ชื่อวิชาโปรแกรม MS-WINDOWS, MS-WORD, MS-EXCEL

หลักสูตรวิชาชีพระยะสั้น กรมอาชีวศึกษา พ.ศ. 2540

เร่ือง

MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007

โดย

ศักดิ์สิทธิ์ วชัรารัตน ครูชํานาญการพิเศษ (ค.ศ. 3)

วิทยาลัยสารพัดชางพษิณุโลก สํานักงานคณะกรรมการการอาชีวศกึษา กระทรวงศึกษาธิการ

พ.ศ. 2550

สารบัญ หนา

หนวยท่ี 1 ความรูพื้นฐานเกีย่วกับโปรแกรม Microsoft Excel 1-1 1. ความรูพื้นฐานเก่ียวกับโปรแกรมตารางงาน 1-1 2. สวนติดตอผูใชท่ีปรับปรุงใหมของ Excel 2007 1-3 3. คุณลักษณะใหม 1-9

หนวยท่ี 2 สวนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel 2007 2-1 1. การเรียกใชโปรแกรม Excel 2007 2-1 2. สวนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel 2007 2-5

หนวยท่ี 3 หลักการพื้นฐานในการใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 3-1 1. หลักการพืน้ฐานและการใชงานใน Excel 2007 3-1 2. การจัดการแผนงาน 3-39 3. การตกแตงตารางงานในแผนงาน 3-46

หนวยท่ี 4 การคํานวณโดยการใชสูตร และแทรกฟงกชัน 4-1 1. การคํานวณโดยใชการพมิพสูตรทางคณิตศาสตร 4-1 2. การคํานวณโดยการใชสูตรสําเร็จจากการแทรกฟงกชัน 4-4 3. การคํานวณและวิเคราะหขอมูลข้ันสูง 4-8

หนวยท่ี 5 การจัดการฐานขอมูลและเช่ือมโยงกับฐานขอมูลอ่ืน 5-1 1. ลักษณะของฐานขอมูล (Database) 5-1 2. การตรวจสอบความถูกตองของขอมูลในขณะปอนขอมูล 5-3 3. การจัดการฐานขอมูล 5-7 4. การเช่ือมโยงกับฐานขอมูลอ่ืน 5-22

หนวยท่ี 6 การแทรกแผนภมิู 6-1 1. การสรางแผนภูมิ (Chart) อยางงาย 6-1 2. การใชเคร่ืองมือแผนภูมิ 6-4 3. การสรางแผนภูมิข้ันสูง 6-10

หนวยที่ 1 ความรูพ้ืนฐานเกี่ยวกบัโปรแกรม Microsoft Excel 2007

หัวขอเร่ืองและงาน Excel 2007 มีสวนติดตอผูใชโฉมใหม และคุณลักษณะใหมท่ีสามารถสรางประสิทธิผล

ไดอยางรวดเร็ว

สาระสําคัญ โปรแกรม Excel เปนโปรแกรมท่ีอํานวยความสะดวกในการทํางานเกี่ยวกับการพิมพ

งานตาราง การคํานวณขอมูล และฐานขอมูล Excel 2007 มีสวนติดตอผูใชโฉมใหม มีแมแบบใหม แถบเคร่ืองมือตาง ๆ และมีคุณลักษณะใหมท่ีสามารถสรางประสิทธิผลงานไดอยางรวดเร็ว

จุดประสงคการสอน จุดประสงคทั่วไป

1. เพื่อใหมีความรูความเขาใจเกี่ยวกับการใชโปรแกรม Excel 2. เพื่อใหมีความรูความเขาใจเกี่ยวกับสวนติดตอผูใชโฉมใหม 3. เพื่อใหมีความรูความเขาใจเกี่ยวกับคุณลักษณะใหม

จุดประสงคเชิงพฤติกรรม 1. สามารถอธิบายลักษณะและคุณสมบัติของโปรแกรม Excel ได 2. สามารถอธิบายสวนติดตอผูใชโฉมใหมได 3. สามารถอธิบายคุณลักษณะใหมได

เน้ือหา Excel 2007 ทําใหเราสามารถเร่ิมใชงานสวนติดตอผูใชโฉมใหม แมแบบใหม และ

คุณลักษณะใหมท่ีสามารถสรางประสิทธิผลไดอยางรวดเร็ว

1. ความรูพื้นฐานเกี่ยวกับโปรแกรมตารางงาน (Microsoft Excel)

1.1 ลักษณะท่ัวไปของโปรแกรม Excel โปรแกรมตารางงาน หรือโปรแกรมสเปรดชีต (Spread Sheet) หรือตารางคํานวณ

อิเล็กทรอนิกส เปนโปรแกรมท่ีอํานวยความสะดวกในการทํางานเกี่ยวกับการคํานวณขอมูล แสดงขอมูลในลักษณะเปนคอลัมน หรือเปนชองตาราง ซ่ึงเราสามารถบันทึกขอมูลตาง ๆ โดยสวนมากมักจะเปนตัวเลขลงในตารางส่ีเหล่ียมท่ีแบงออกเปนชองเล็ก ๆ มากมาย เรียกวา เซลล (Cell) พรอมท้ังสามารถใสสูตรลงในเซลลบางเซลลเพื่อใหโปรแกรมทําการคํานวณหาผลลัพธจากขอมูลท่ี

1-2

โปรแกรม Excel ชวยใหเราคํานวณตัวเลขในตารางไดงาย ๆ ตั้งแตคณิตศาสตรข้ันพื้นฐานไปจนถึงสูตรทางการเงินท่ีซับซอน และเรายังสามารถใช Excel ในการจัดกลุมขอมูล วิเคราะหขอมูล สรางรายงาน และสรางแผนภูมิไดอีกดวย

โปรแกรม Excel มีประโยชนกับผูคนแทบทุกสาขาอาชีพ ไมวาจะเปนบัญชี ซ่ึงสามารถนํา Excel มาชวยคํานวณรายรับรายจายและงบการเงินได นักวิเคราะหการตลาด ที่จะนํา Excel มาชวยในการสรุปขอมูลแบบสอบถามจํานวนมาก ๆ วิศวกรท่ีสามารถนําขอมูลจากการทดลองมาให Excel สรางเปนแผนภูมิลงในรายงานของตนเองไดงาย ๆ นักวางแผนสามารถทดลองไดวาจะเกิดเหตุการณอะไรถาตัวแปรบางตัวเปล่ียนไป แมกระท่ังครูอาจารยก็ยังสามารถคํานวณเกรดของนักศึกษาไดดวย และนอกจากท่ีกลาวแลว Excel ก็ยังสามารถประยุกตใชกับงานอ่ืน ๆ ไดอีกมากมาย

1.2 คุณสมบัตขิองโปรแกรม Excel โปรแกรม Excel มีคุณสมบัติ ดังตอไปนี้ 1. สรางและแสดงรายงานของขอมูล ตัวอักษร และตัวเลข โดยมีความสามารถในการ

จัดรูปแบบใหสวยงามนาอาน เชน การกําหนดสีพื้น การใสแรเงา การกําหนดลักษณะและสีของเสนตาราง การจัดวางตําแหนงของตัวอักษร การกําหนดรูปแบบและสีตัวอักษร เปนตน

2. อํานวยความสะดวกในดานการคํานวณตาง ๆ เชน การบวก ลบ คูณ หารตัวเลข และยังมีฟงกช่ันท่ีใชในการคํานวณอีกมากมาย เขน การหาผลรวมของตัวเลขจํานวนมาก การหาคาทางสถิติและการเงิน การหาผลลัพธของโจทยทางคณิตศาสตร เปนตน

3. สรางแผนภูมิ (Chart) ในรูปแบบตาง ๆ เพื่อใชในการแสดงและการเปรียบเทียบขอมูลไดหลายรูปแบบ เชน แผนภูมิคอลัมน (Column Chart หรือBar Chart) แผนภูมิเสน (Line Chart) แผนภูมิวงกลม (Pie Chart) ฯลฯ

4. มีระบบขอความชวยเหลือ (Help) ท่ีจะคอยชวยใหคําแนะนํา ชวยใหผูใชสามารถทํางานไดอยางสะดวกและรวดเร็ว เชน หากเกิดปญหาเกี่ยวกับการใชงานโปรแกรม หรือสงสัยเกี่ยวกับวิธีการใชงาน แทนท่ีจะตองเปดหาในหนังสือคูมือการใชงานของโปรแกรม ก็สามารถขอความชวยเหลือจากโปรแกรมไดทันที

5. มีความสามารถในการคนหาและแทนท่ีขอมูล โดยโปรแกรมจะตองมีความสามารถในการคนหาและแทนท่ีขอมูล เพื่อทําการแกไขหรือทําการแทนท่ีขอมูลไดสะดวกและรวดเร็ว

1-3

6. มีความสามารถในการจัดเรียงลําดับขอมูล โดยเรียงแบบตามลําดับ จาก A ไป Z หรือจาก 1 ไป 100 และเรียงยอนกลับจาก Z ไปหา A หรือจาก 100 ไปหา 1

7. มีความสามารถในการจัดการขอมูลและฐานขอมูล ซ่ึงเปนกลุมของขอมูลขาวสารท่ีถูกรวบรวมเขาไวดวยกันในตารางท่ีอยูใน Worksheet ลักษณะของการเก็บขอมูลเพื่อใชเปนฐานขอมูลมนโปรแกรมตารางงานจะเก็บขอมูลในรูปแบบของตาราง โดยแตละแถวของรายการจะเปนระเบียนหรือเรคอรด (Record) และคอลัมนจะเปนฟลด (Field)

2. สวนติดตอผูใชท่ีปรับปรุงใหมของ Excel 2007

Excel 2007 ใชสวนติดตอผูใชท่ีออกแบบมาใหม เพ่ือชวยใหสามารถทํางานไดเร็วข้ึน มีประสิทธิผลมากข้ึน สามารถเรียนรูไดเร็วข้ึนและคนหาไดเร็วข้ึน สวนติดตอใหมนี้ ไดแก แมแบบใหม ใชเร่ิมตนทํางานอยางรวดเร็ว และการใชพื้นท่ีมาตรฐานซ่ึงเรียกวา Ribbon แทนเลเยอร (Layers) ของเมนูและแถบเคร่ืองมือท่ีพบในรุนกอนหนานี้ ทําใหสามารถหากลุมของคําส่ังท่ีเกี่ยวของกันไดเร็วข้ึน เนื่องจากแท็บท่ีใชในนั้น จะวางคําส่ังตาง ๆ ไวในสวนหนาโดยท่ีไมไดเรียงซอนลงในเมนูเหมือนกอน ทําใหไมตองเสียเวลาคนหา และสามารถจดจําตําแหนงคําส่ังไดดีข้ึน

องคประกอบท่ีสําคัญของสวนติดตอใหมใน Excel 2007 ประกอบดวย

2.1 แมแบบใหม แมแบบใหมจากเมนูเร่ิม (Start) สรางเอกสาร Microsoft Office จะเปดหนาตาง

แมแบบใหม หรือใชแมแบบ Microsoft Office Online จากปุม Office ท่ีรายการสราง แลวไปที่ติดต้ัง แมแบบของฉัน แมแบบ Microsoft Office Online ซ่ึงมีหัวขอตาง ๆ ไดแก เดน งบประมาณ ปฏิทิน รายงานคาใชจาย ใบแจงหนี้ รายการ แผน แพลนเนอร กําหนดการ ประกาศ สเตชันเนอรี ใบบันทึกเวลา ฯลฯ หรือจะไปที่เว็บไซตของ Microsoft Office แลวดาวนโหลดมาเก็บไวในเคร่ืองก็ได

แมแบบแตละแบบ ไดถูกออกแบบใหสามารถใชงานไดทันทีท่ีเลือก เพื่อใหสามารถเร่ิมตนและทํางานไดอยางรวดเร็ว ถาการออกแบบแมแบบนั้นตรงกับความตองการของผูใช หรือจะนํามาปรับปรุงประยุกตใชใหตรงกับความตองการที่เฉพาะเจาะจงของผูใชก็ได

1-4

รูปท่ี 1-1 การเปดแมแบบ Excel 2007 จากปุมเร่ิม\สรางเอกสาร Microsoft Office

รูปท่ี 1-2 การดาวนโหลดแมแบบ Excel 2007 จากเว็บไซตของ Microsoft Office

1-5

2.2 ปุม Office ปุม Office คือ ปุมท่ีใชควบคุมคําส่ังหลักเกี่ยวกับการสรางแฟม การเปดแฟม การ

บันทึก การบันทึกเปน การพิมพ การสง การจัดเตรียม การประกาศ การปด เอกสารลาสุด และตัวเลือกของ Excel

รูปท่ี 1-3 ปุม Office ท่ีใชควบคุมคําส่ังหลัก

2.3 แถบเคร่ืองมือใหมท่ีใชควบคมุคําส่ังในโปรแกรม

2.3.1 Ribbon Ribbon คือ แถบเครื่องมือชุดคําส่ังท่ีแบงเปนแท็บ ๆ อยูสวนบนของหนาตาง

รองจากแถบช่ือ (Title bar) ซ่ึงมาแทนแถบเมนูในโปรแกรมเกา

รูปท่ี 1-4 Ribbon แถบเคร่ืองมือชุดคําส่ัง

2.3.2 ปุมคําส่ัง

ปุมคําส่ัง เปนปุมไอคอนท่ีใชส่ังงาน ซ่ึงอยูในกลุมชุดคําส่ัง บนแท็บคําส่ัง 2.3.3 แท็บคําส่ัง

แท็บคําส่ัง คําส่ังตาง ๆ จะแสดงและรวมอยูดวยกัน เพื่อใหสามารถหาปุมคําส่ังท่ีตองการใชไดตามตองการ เร่ิมตนมีอยู 7 แท็บ คือ หนาแรก แทรก เคาโครงหนากระดาษ สูตร ขอมูล ตรวจทาน และมุมมอง ท่ีแท็บชุดคําส่ังใด ๆ มีจุดมุมทางดานลางขวามือ จะเปนท่ีเปดกลองโตตอบของชุดคําส่ังนั้น ๆ

1-6

รูปท่ี 1-5 แท็บชุดคําส่ังคําส่ัง และจุดมุมทางดานลางขวามือท่ีเปดกลองโตตอบ

2.3.4 แท็บคําส่ังตามบริบท

แท็บคําส่ังตามบริบท เปนแท็บคําส่ังท่ีจะปรากฏตามบริบทของงาน คือวัตถุท่ีกําลังทํางานดวยหรืองานท่ีกําลังทําอยู แท็บนี้จะมีสีสันและมีคําส่ังท่ีเหมาะสําหรับนําไปใชกับส่ิงท่ีเรากําลังทํางานอยูมากท่ีสุด

รูปท่ี 1-6 แท็บคําส่ังตามบริบท ท่ีปรากฏตามบริบทของงาน

2.3.5 แถบเคร่ืองมือดวน

แถบเคร่ืองมือดวน เปนแถบเคร่ืองมือมาตรฐานเดียวท่ีปรากฏใน Ribbon เพื่อใหเขาถึงคําส่ังท่ีจําเปนมากท่ีสุดอยางทันใจในคลิกเดียว เชน บันทึก เลิกทํา ฯลฯ โดยสามารถเพิ่มเติมคําส่ังได จากรายการคําส่ังเพิ่มเติม... และการเพิ่มโดยคลิกขวาท่ีปุมคําส่ังของ Ribbon

1-7

รูปท่ี 1-7 แถบเคร่ืองมือดวนท่ีใชไดอยางรวดเร็ว และการเพิ่มคําส่ังในแถบเคร่ืองมือดวน

2.3.6 แกลเลอรี

แกลเลอรี เปนตัวควบคุมใหมท่ีจะแสดงตัวเลือกแบบเห็นภาพ เพื่อใหเราสามารถเห็นผลลัพธท่ีเราจะไดรับ แกลเลอรีจะถูกใชท่ัวไปในสวนติดตอของ 2007 Microsoft Office system แกลเลอรีทําใหเราสามารถเลือกผลลัพธไดโดยไมตองกังวลวาจะตองทําอยางไรถึงจะไดผลลัพธนั้น

รูปท่ี 1-8 แกลเลอรี ตัวควบคุมใหมท่ีแสดงตัวเลือกแบบเห็นภาพ เม่ือนําเมาสเล่ือนผานไป

1-8

2.3.7 แถบเคร่ืองมือขนาดเล็ก แถบเคร่ืองมือขนาดเล็ก มีองคประกอบคลายกับแถบเคร่ืองมือ โดยจะปรากฏ

เปนแบบโปรงใสอยูเหนือขอความท่ีเราเลือก เม่ือเล่ือนเมาสไปท่ีแถบเคร่ืองมือ จะแสดงใหเห็นชัดข้ึน เพ่ือใหเราสามารถใชการจัดรูปแบบไดอยางงายดาย เชน ตัวหนาหรือตัวเอียง หรือเปล่ียนแบบอักษร

รูปท่ี 1-9 แถบเคร่ืองมือขนาดเล็กโปรงใสอยูเหนือขอความท่ีเลือก

2.3.8 แทรกแผนงาน

แทรกแผนงาน ซ่ึงแผนงานเปนพื้นท่ีการพิมพงาน ท่ีใหมาเร่ิมตน 3 แผนงาน แตสามารถเพ่ิมแผนงานไดโดยงาย เม่ือคลิกแผนงานแทรกแผนงานท่ีไดใหมาใหม

รูปท่ี 1-10 แทรกแผนงานไดโดยงาย

2.3.9 แถบสถานะ

แถบสถานะ คือ แถบท่ีอยูดานลางสุดของหนาตาง ซ่ึงจะแสดงขอมูลสถานะ ท้ังยังมีปุมตาง ๆ ของมุมมองทางดานขวามือท่ีใชสลับมุมมอง และมุมมองยอ/ขยายได

รูปท่ี 1-11 แถบสถานะและมุมมอง

1-9

3. คุณลักษณะใหม 1

3.1 สวนติดตอผูใชท่ีมุงเนนท่ีผลลัพธ สวนติดตอผูใชใหมท่ีมุงเนนท่ีผลลัพธจะชวยใหเราทํางานใน Microsoft Excel ได

อยางงายดาย คําส่ังและคุณลักษณะตางๆ ท่ีมักจะถูกฝงอยูในเมนูและแถบเคร่ืองมือท่ีซับซอนตอไปน้ีจะคนหาไดงายข้ึนบนแท็บท่ีมุงเนนท่ีงานซ่ึงมีกลุมของคําส่ังและคุณลักษณะแบงตามตรรกะ หลาย ๆ กลองโตตอบจะถูกแทนท่ีดวยแกลเลอรีแบบหลนลงท่ีแสดงตัวเลือกท่ีพรอมใชงาน และคําแนะนําเคร่ืองมือแบบอธิบายหรือการแสดงตัวอยางก็จะมีจัดเตรียมไวใหเพื่อชวยใหเราเลือกตัวเลือกไดอยางถูกตอง

ไมวาเราจะทํากิจกรรมใดในสวนติดตอผูใชใหม ไมวาจะเปนการจัดรูปแบบหรือการวิเคราะหขอมูล Excel จะแสดงเคร่ืองมือท่ีมีประโยชนท่ีสุดที่จะทําใหงานนั้นเสร็จสมบูรณ

3.2 แถวและคอลัมนเพิ่มเติมและขอจํากัดใหมอ่ืนๆ เพื่อจะทําใหเราสามารถสํารวจปริมาณขอมูลจํานวนมากในแผนงาน Excel 2007

สนับสนุนแถวถึง 1 ลานแถว และคอลัมนถึง 16,000 คอลัมนตอแผนงาน โดยเฉพาะอยางยิ่ง เสนตาราง Excel 2007 คือ 1,048,576 แถวกับ 16,384 คอลัมน ซ่ึงใหเรามีแถวมากกวาท่ีมีใน Excel 2003 ถึง 1,500 เปอรเซ็นตและคอลัมนมากกวาถึง 6,300 เปอรเซ็นต และสําหรับเราท่ีกําลังนึกสงสัย คอลัมนจะส้ินสุดท่ี XFD แทนท่ีจะเปน IV

แทนท่ีจะเปนการจัดรูปแบบ 4,000 ชนิด ขณะนี้เราสามารถใชไดไมจํากัดจํานวนในสมุดงานเดียวกัน และจํานวนการอางอิงเซลลตอเซลลก็เพ่ิมข้ึนจาก 8,000 เปนจํานวนจํากัดตามหนวยความจําท่ีมีอยู

เม่ือตองการปรับปรุงประสิทธิภาพของ Excel การจัดการหนวยความจําไดเพิ่มข้ึนจากหนวยความจํา 1 กิกะไบต ใน Excel 2003 เปน 2 กิกะไบตใน Excel 2007

นอกจากนี้ เรายังจะพบวาการคํานวณแผนงานท่ีมีสูตรมากมายทําไดอยางรวดเร็วข้ึนเนื่องจาก Excel 2007 สนับสนุนตัวประมวลผลแบบคูและชิปเซตแบบหลายเธรด

Excel 2007 ยังสนับสนุนสีถึง 16 ลานสีอีกดวย 3.3 ชุดรูปแบบของ Office และลักษณะของ Excel 2007

ใน Excel 2007 เราสามารถจัดรูปแบบขอมูลในแผนงานของเราไดอยางรวดเร็วดวยการนําชุดรูปแบบไปใช และโดยใชลักษณะท่ีเฉพาะเจาะจง ชุดรูปแบบตางๆ สามารถใชรวมกันไดตามโปรแกรม 2007 Office release อ่ืน ๆ เชน Microsoft Office Word และ Microsoft Office PowerPoint เปนตน ในขณะที่ลักษณะตาง ๆ ไดรับการออกแบบขึ้นเพื่อเปล่ียนแปลงรูปแบบของ

1 http://office.microsoft.com/th-th/

1-10

การนําชุดรูปแบบไปใช ชุดรูปแบบคือชุดของสี แบบอักษร เสน และการเติมลักษณะพิเศษที่กําหนดไวลวงหนา ซ่ึงสามารถนําไปใชกับท้ังสมุดงานของเราหรือกับรายการท่ีเฉพาะเจาะจงได เชน แผนภูมิหรือตาราง เปนตน ชุดรูปแบบสามารถชวยใหเราสามารถสรางเอกสารท่ีมีรูปลักษณสวยงาม โดยบริษัทของเราอาจมีชุดรูปแบบขององคกรซ่ึงเราสามารถใชได หรือเราสามารถเลือกจากชุดรูปแบบท่ีกําหนดไวลวงหนาท่ีมีอยูใน Excel ได นอกจากนี้ การสรางชุดรูปแบบของเราเองสําหรับรูปลักษณแบบเดียวกันและมีลักษณะเปนมืออาชีพท่ีสามารถนําไปใชกับสมุดงาน Excel ของเราท้ังหมดและเอกสาร 2007 Office release อ่ืนๆ ยังสามารถทําไดอยางงายดายอีกดวย เม่ือเราสรางชุดรูปแบบ สี แบบอักษร และการเติมลักษณะพิเศษสามารถเปล่ียนแปลงแบบแยกกันตางหากไดเพื่อใหเราสามารถเปลี่ยนแปลงตัวเลือกเหลานี้ตัวใดตัวหนึ่งหรือตัวเลือกท้ังหมดได

การใชลักษณะ ลักษณะ คือรูปแบบท่ียึดตามชุดรูปแบบท่ีกําหนดไวลวงหนาท่ีเราสามารถนําไปใชเปล่ียนแปลงลักษณะหนาตาของตาราง แผนภูมิ PivotTables รูปราง หรือไดอะแกรมของ Excel ได ถาลักษณะท่ีกําหนดไวลวงหนาท่ีมีอยูแลวภายในไมตรงกับความตองการของเรา เราสามารถกําหนดลักษณะเองได สําหรับแผนภูมิตาง ๆ เราสามารถเลือกจากลักษณะท่ีกําหนดไวลวงหนาท่ีมีอยูเปนจํานวนมาก แตเราจะไมสามารถสรางลักษณะแผนภูมิของเราเองได

แบบเดียวกับใน Excel 2003 ลักษณะเซลลถูกใชเพื่อจัดรูปแบบเซลลท่ีเลือก แตขณะน้ีเราสามารถนําลักษณะเซลลท่ีกําหนดไวลวงหนาไปใชไดอยางรวดเร็ว โดยลักษณะเซลลสวนใหญไมไดยึดตามชุดรูปแบบท่ีนําไปใชกับสมุดงานของเรา และเราสามารถสรางลักษณะเซลลของเราเองไดอยางงายดาย

3.4 การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพิ่มเติม ใน 2007 Office release เราสามารถใชการจัดรูปแบบตามเง่ือนไขเพื่อใสคําอธิบาย

ประกอบแบบมองเห็นไดใหกับขอมูลของเราเพื่อวัตถุประสงคท้ังในการวิเคราะหและการนําเสนอ เม่ือตองการคนหาขอยกเวนและกําหนดตําแหนงแนวโนมท่ีสําคัญในขอมูลของเราอยางงายดาย เราสามารถใชและจัดการกับกฎการจัดรูปแบบตามเง่ือนไขตางๆ ซ่ึงนําการจัดรูปแบบท่ีมองเห็นไดแบบเพิ่มเติมมาใชกับขอมูลท่ีตรงกับกฎนั้น ๆ ในรูปแบบของการไลระดับสี แถบขอมูล และชุดไอคอนได นอกจากนี้ การจัดรูปแบบตามเง่ือนไขยังงายตอการนําไปใชอีกดวย เพียงการคลิกเพียงไมกี่คร้ัง เราก็สามารถมองเห็นความสัมพันธในขอมูลของเราซ่ึงเราสามารถใชเพื่อทําการวิเคราะหได

3.5 การเขียนสูตรอยางงาย การปรับปรุงดังตอไปนี้ทําใหการเขียนสูตรใน Office Excel 2007 งายยิ่งข้ึน

1-11

แถบสูตรแบบปรับขนาดได แถบสูตรจะปรับขนาดใหรองรับสูตรท่ียาวและซับซอนไดโดยอัตโนมัติ ซ่ึงปองกันไมใหสูตรครอบคลุมขอมูลอ่ืนในแผนงานของเรา เรายังสามารถเขียนสูตรไดยาวข้ึนโดยมีระดับท่ีซอนกันมากกวาท่ีเราสามารถทําไดใน Excel รุนกอนหนา

ฟงกชันการทําใหสมบูรณอัตโนมัติ ดวยฟงกชันการทําใหสมบูรณอัตโนมัติ เราจึงสามารถเขียนไวยากรณของสูตรท่ีเหมาะสมไดอยางรวดเร็ว จากการตรวจพบฟงกชันท่ีเราตองการใชเพื่อชวยทําใหอารกิวเมนตของสูตรสมบูรณอยางงายๆ ทําใหเราไดสูตรท่ีเหมาะสมตั้งแตแรกและในทุกคร้ัง

การอางอิงท่ีมีแบบแผน นอกจากการอางอิงเซลล เชน A1 และ R1C1 แลว Office Excel 2007 ยังมีการอางอิงท่ีมีแบบแผนที่อางถึงชวงและตารางท่ีมีช่ือในสูตรเชนกัน

การเขาถึงชวงท่ีมีช่ืออยางงาย โดยใชตัวจัดการช่ือของ Office Excel 2007 เราสามารถจัดระเบียบ ปรับปรุง และจัดการชวงท่ีมีช่ือหลาย ๆ ชวงในตําแหนงท่ีตั้งสวนกลาง ซ่ึงชวยใหบุคคลใดก็ตามท่ีตองการทํางานบนแผนงานของเราสามารถแปลสูตรและขอมูลของแผนงานได

3.6 สูตร OLAP และฟงกชันคิวบใหม เม่ือเราทํางานกับฐานขอมูลหลายมิติ (เชน บริการการวิเคราะห SQL Server) ใน

Office Excel 2007 เราสามารถใชสูตร OLAP เพื่อสรางรายงานท่ีถูกผูกไวกับขอมูล OLAP โดยมีรูปแบบอิสระและซับซอนได ฟงกชันคิวบใหมจะใชเพื่อแยกขอมูล OLAP (ชุดขอมูลและคา) จากบริการการวิเคราะหและแสดงขอมูล OLAP ในเซลล สูตร OLAP อาจถูกสรางข้ึนเม่ือเราแปลงสูตรใน PivotTable เปนสูตรในเซลล หรือเม่ือเราใชการทําใหสมบูรณอัตโนมัติสําหรับอารกิวเมนตของฟงกชันคิวบเม่ือเราพิมพสูตรตางๆ

3.7 การเรียงลําดับและการกรองท่ีปรับปรุงขึ้น ใน Office Excel 2007 เราสามารถจัดเรียงขอมูลในแผนงานของเราไดอยางรวดเร็ว

เพื่อคนหาคําตอบท่ีเราตองการโดยใชการกรองและการเรียงลําดับท่ีไดปรับปรุงเพิ่มเติมแลว ตัวอยางเชน ขณะนี้เราสามารถเรียงลําดับขอมูลตามสีและตามระดับมากกวา 3 (และมากถึง 64) ระดับ นอกจากนี้ เรายังสามารถกรองขอมูลตามสีหรือตามวันท่ี แสดงรายการมากกวา 1,000 รายการในรายการแบบหลนลงของตัวกรองอัตโนมัติ เลือกหลายรายการเพ่ือกรอง และกรองขอมูลใน PivotTable ไดอีกดวย

3.8 การเพิ่มคุณสมบัติใหกับตารางของ Excel ใน Office Excel 2007 เราสามารถใชสวนติดตอผูใชใหมเพื่อสราง จัดรูปแบบ และ

ขยายตาราง Excel (หรือคือรายการ Excel ใน Excel 2003) ไดอยางรวดเร็วเพื่อจัดระเบียบขอมูลในแผนงานของเราเพ่ือใหทํางานไดงายข้ึน หนาท่ีการใชงานใหมหรือท่ีไดรับการปรับปรุงสําหรับตารางน้ันรวมถึงคุณลักษณะตอไปนี้

1-12

แถวสวนหัวของตาราง แถวสวนหัวของตารางสามารถเปดหรือปดได เม่ือสวนหัวของตารางถูกแสดง สวนหัวของตารางยังคงมองเห็นไดพรอมกับขอมูลในคอลัมนของตารางดวยการแทนท่ีสวนหัวของแผนงานเม่ือเราเล่ือนไปเร่ือยๆ ในตารางแบบยาว

คอลัมนจากการคํานวณ คอลัมนจากการคํานวณจะใชสูตรเดียวท่ีจะปรับไปตามแถวแตละแถว และยังขยายโดยอัตโนมัติเพื่อรวมแถวเพิ่มเติม เพื่อใหสูตรถูกขยายไปยังแถวเหลานั้นไดทันที ส่ิงท่ีเราตองทําท้ังหมดคือ ใสสูตรเพียงคร้ังเดียว ซ่ึงนั่นก็คือเราไมจําเปนตองใชคําส่ัง 'เติม' หรือ 'คัดลอก'

การกรองอัตโนมัติแบบอัตโนมัติ ตัวกรองอัตโนมัติจะถูกเปดอยูตามคาเร่ิมตนในตารางเพ่ือเปดใชงานการเรียงลําดับและการกรองขอมูลในตารางอยางมีประสิทธิภาพ

การอางอิงท่ีมีแบบแผน การอางอิงชนิดนี้อนุญาตใหเราใชช่ือสวนหัวของคอลัมนตารางในสูตรแทนการใชการอางอิงเซลล เชน A1 หรือ R1C1

แถวผลรวม ในแถวผลรวม ขณะน้ีเราสามารถใชสูตรแบบกําหนดเองและรายการขอความได

ลักษณะตาราง เราสามารถนําลักษณะตารางไปใชในการเพิ่มการจัดรูปแบบท่ีมีคุณภาพระดับนักออกแบบและเปนมืออาชีพไดอยางรวดเร็ว ถาลักษณะแถวแบบอื่นถูกเปดใชงานในตาราง Excel จะคงกฎเกี่ยวกับลักษณะแบบอ่ืนนั้นตลอดการกระทําท่ีอาจทําลายเคาโครงนี้ได เชนการกรอง การซอนแถว หรือการจัดเรียงแถวและคอลัมนใหมดวยตนเอง

3.9 ลักษณะหนาตาใหมของแผนภูมิ ใน Excel 2007 เราสามารถใชเคร่ืองมือการสรางแผนภูมิใหมเพ่ือสรางแผนภูมิท่ีมี

ลักษณะเปนมืออาชีพที่ส่ือสารขอมูลไดอยางมีประสิทธิภาพไดอยางงายดาย และโดยตามชุดรูปแบบท่ีถูกนําไปใชกับสมุดงานของเรา ลักษณะหนาตาใหมท่ีทันสมัยของแผนภูมินั้นรวมถึงลักษณะพิเศษ เชน สามมิติ ความโปรงใส และเงาจาง เปนตน

สวนติดตอผูใชใหมชวยใหการสํารวจชนิดแผนภูมิท่ีมีอยูงายข้ึน เพื่อใหเราสามารถสรางแผนภูมิท่ีเหมาะสมกับขอมูลของเรา นอกจากนี้ นอกจากนี้ ลักษณะและเคาโครงแผนภูมิท่ีกําหนดไวลวงหนาเปนจํานวนมากยังมีเตรียมไวใหเพื่อใหเรานํารูปแบบท่ีสวยงามไปใชไดอยางรวดเร็วและมีรายละเอียดท่ีเราตองการในแผนภูมิของเราอีกดวย

ตัวเลือกองคประกอบแผนภูมิท่ีมองเห็นได นอกจากเคาโครงดวนและรูปแบบดวนแลว ขณะน้ีเราสามารถใชสวนติดตอผูใชใหมเพื่อเปล่ียนแปลงทุกองคประกอบของแผนภูมิไดอยางรวดเร็วเพื่อนําเสนอขอมูลของเราไดอยางดีท่ีสุด และดวยเพียงการคลิกไมกี่คร้ัง เราสามารถเพิ่มและเอาช่ือแผนภูมิ คําอธิบายแผนภูมิ ปายช่ือขอมูล เสนแนวโนม และองคประกอบแผนภูมิอ่ืนๆ ได

ลักษณะหนาตาท่ีทันสมัยดวย OfficeArt เนื่องจากแผนภูมิใน Excel 2007 ถูกวาดดวย OfficeArt ดังนั้นเกือบทุกส่ิงท่ีเราสามารถทํากับรูปราง OfficeArt จึงสามารถทําไดกับแผนภูมิและ

1-13

เสนและแบบอักษรท่ีชัดเจน เสนในแผนภูมิจะปรากฏรอยขรุขระนอยกวา และแบบอักษร ClearType จะถูกนํามาใชกับขอความเพื่อเพ่ิมความสามารถในการอาน

สีท่ีมากกวาท่ีเคยมี เราสามารถเลือกจากสีชุดรูปแบบท่ีกําหนดไวลวงหนาไดอยางงายดายและเปล่ียนความแตกตางของความเขมสี สําหรับตัวควบคุมเพิ่มเติม เรายังสามารถเพิ่มสีของเราเองดวยการเลือกจาก 16 ลานสีในกลองโตตอบสี ไดอีกดวย

แมแบบแผนภูมิ การบันทึกแผนภูมิโปรดของเราเปนแมแบบแผนภูมิยิ่งเปนเร่ืองงายข้ึนในสวนติดตอผูใชใหม

3.10 การสรางแผนภูมิท่ีใชรวมกัน การใชแผนภูมิ Excel ในโปรแกรมอ่ืน ใน 2007 Office release การสรางแผนภูมิจะถูก

ใชรวมกันระหวาง Excel, Word และ PowerPoint แทนท่ีจะใชคุณลักษณะการสรางแผนภูมิท่ีมีอยูใน Microsoft Graph ขณะนี้ Word และ PowerPoint ไดรวมคุณลักษณะการสรางแผนภูมิท่ีมีประสิทธิภาพของ Excel เขาไวดวยกัน และเนื่องจากแผนงาน Excel ถูกใชเปนแผนขอมูลแผนภูมิสําหรับแผนภูมิใน Word และ PowerPoint การสรางแผนภูมิท่ีใชรวมกันจึงมีหนาท่ีการใชงานของ Excel มากมาย รวมท้ังการใชสูตร การกรอง การเรียงลําดับ และความสามารถในการเช่ือมโยงแผนภูมิไปยังแหลงขอมูลภายนอก เชน Microsoft SQL Server และบริการการวิเคราะห (OLAP) เพื่อใหไดขอมูลลาสุดในแผนภูมิของเรา สําหรับแผนงาน Excel ท่ีมีขอมูลแผนภูมิของเราอาจเก็บอยูในเอกสาร Word หรืองานนําเสนอ PowerPoint หรือในแฟมท่ีแยกตางหากเพื่อลดขนาดเอกสารของเรา

การคัดลอกแผนภูมิไปยังโปรแกรมอ่ืน แผนภูมิสามารถถูกคัดลอกและวางขามระหวางเอกสารหรือจากโปรแกรมหนึ่งไปยังโปรแกรมอ่ืนไดอยางงายดาย เม่ือเราคัดลอกแผนภูมิจาก Excel ไปยัง Word หรือ PowerPoint แผนภูมิจะไดรับการเปล่ียนแปลงใหตรงตามเอกสาร Word หรืองานนําเสนอ PowerPoint โดยอัตโนมัติ แตเรายังสามารถเก็บรูปแบบแผนภูมิ Excel ไวไดดวย ขอมูลในแผนงาน Excel สามารถฝงตัวในเอกสาร Word หรืองานนําเสนอ PowerPoint ได ท้ังนี้เราสามารถท้ิงไวในแฟมตนฉบับ Excel ไดเชนกัน

การทําใหแผนภูมิเคล่ือนไหวใน PowerPoint ใน PowerPoint เราสามารถใชภาพเคลื่อนไหวไดอยางงายดายข้ึนเพื่อเนนขอมูลในแผนภูมิท่ีใชใน Excel เราสามารถทําใหท้ังแผนภูมิหรือขอความคําอธิบายแผนภูมิและปายช่ือแกนเคล่ือนไหวได ในแผนภูมิคอลัมน เราสามารถแมแตการทําใหคอลัมนแตละคอลัมนเคล่ือนไหวเพื่อแสดงแตละประเด็นไดดียิ่งข้ึน คุณลักษณะภาพเคล่ือนไหวน้ันหาไดงาย และเราสามารถควบคุมไดมากข้ึน ตัวอยางเชน เราสามารถ

1-14

3.11 PivotTables ท่ีใชงานงาย ใน Excel 2007 นั้น PivotTable จะใชงานงายกวาใน Excel รุนกอนหนา โดยใชสวน

ติดตอผูใชใหมของ PivotTable ขอมูลตางๆ ท่ีเราตองการแสดงเกี่ยวกับขอมูลของเราจะแสดงข้ึนมาดวยการคลิกเพียงไมกี่คร้ัง เราไมตองลากขอมูลไปยังโซนท่ีจะปลอยซ่ึงมักจะไมใชเปาหมายงายๆ อีกตอไป เราพียงแคเลือกเขตขอมูลท่ีตองการดูในรายการเขตขอมูล PivotTable ใหมแทนเทานั้น

และหลังจากเราสราง PivotTable แลว เราสามารถใชประโยชนของคุณลักษณะท่ีปรับปรุงหรือคุณลักษณะใหมอ่ืนๆ มากมายเพื่อสรุป วิเคราะห และจัดรูปแบบขอมูล PivotTable ของเราได

การใชการเลิกทําใน PivotTable ขณะนี้เราสามารถเลิกทําการกระทําสวนใหญท่ีเราไดทําเพื่อสรางหรือจัดเรียง PivotTable ใหมได

ตัวบงช้ีการเขาถึงรายละเอียดมากขึ้นหรือนอยลง ตัวบงช้ีเหลานี้ใชเพื่อระบุวาเราสามารถขยายหรือยุบสวนตางๆ ของ PivotTable เพื่อดูขอมูลท่ีเพิ่มข้ึนหรือนอยลงไดหรือไม

การเรียงลําดับและการกรอง ขณะน้ีการเรียงลําดับนั้นทําไดงายเพียงแคเลือกรายการในคอลัมนท่ีเราตองการเรียงลําดับและใชปุม 'เรียงลําดับ' เราสามารถกรองขอมูลไดโดยใชตัวกรอง PivotTable เชน 'มากกวา' 'เทากับ' หรือ 'มี'

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข เราสามารถนําการจัดรูปแบบตามเง่ือนไขไปใชกับ Pivot Table ของ Excel 2007 ไดตามเซลลหรือตามจุดตัดของเซลล

ลักษณะและเคาโครงของ PivotTable เชนเดียวกับท่ีเราสามารถทําไดกับตารางและแผนภูมิ Excel เราสามารถนําลักษณะท่ีกําหนดไวลวงหนาหรือท่ีกําหนดเองไปใชกับ PivotTable ไดอยางรวดเร็ว และการเปล่ียนเคาโครงของ PivotTable ก็ยังทําไดงายข้ึนในสวนติดตอผูใชใหมนี้

PivotChart ดวยลักษณะเดียวกันกับ PivotTable นั้น PivotChart จะสรางข้ึนไดงายกวามากในสวนติดตอผูใชนี้ การปรับปรุงการกรองทั้งหมดยังพรอมใหใชงานสําหรับ PivotChart อีกดวย เม่ือเราสราง PivotChart เคร่ืองมือ PivotChart ท่ีเฉพาะเจาะจงและเมนูบริบทจะพรอมใหใชงานเพ่ือใหเราสามารถวิเคราะหขอมูลในแผนภูมิได เรายังสามารถเปล่ียนเคาโครง ลักษณะ และรูปแบบของแผนภูมิหรือองคประกอบตางๆ ดวยวิธีเดียวกันกับท่ีเราสามารถทําไดกับแผนภูมิท่ัวไป ใน Excel 2007 การจัดรูปแบบแผนภูมิท่ีเรานําไปใชจะสงวนไวเม่ือเราเปล่ียนแปลง PivotChart ซ่ึงเปนการปรับปรุงจากวิธีการทํางานเดิมใน Excel รุนกอนหนา

3.12 การเชื่อมตอกับขอมูลภายนอกอยางรวดเร็ว ใน Excel 2007 เราไมจําเปนตองทราบช่ือเซิรฟเวอรหรือฐานขอมูลของแหลงขอมูล

ขององคกรอีกตอไป เพราะเราสามารถใช 'เปดใชดวน' เพื่อเลือกจากรายการแหลงขอมูลท่ีผูดูและ

1-15

3.13 รูปแบบแฟมแบบใหม รูปแบบแฟมจาก XML ใน 2007 Microsoft Office system Microsoft ไดแนะนํา

รูปแบบแฟมใหมสําหรับ Word, Excel และ PowerPoint ท่ีเรียกวารูปแบบ Microsoft Office Open XML โดยรูปแบบแฟมแบบใหมเหลานี้จะชวยอํานวยความสะดวกใหกับการรวมกับแหลงขอมูลภายนอก และยังใหขนาดแฟมท่ีลดลงรวมท้ังการกูคืนขอมูลท่ีไดรับการปรับปรุงอีกดวย ใน Office Excel 2007 รูปแบบเร่ิมตนสําหรับสมุดงาน Excel จะเปนรูปแบบแฟม Excel 2007 จาก XML (.xlsx) สวนรูปแบบจาก XML อ่ืนท่ีมีอยูไดแก รูปแบบแฟม Excel 2007 ท่ีเปดใชงานในแมโครและจาก XML (.xlsm) รูปแบบแฟม Office Excel 2007 สําหรับแมแบบ Excel (.xltx) และรูปแบบแฟม Office Excel 2007 ท่ีเปดใชงานในแมโครสําหรับแมแบบ Excel (.xltm)

รูปแบบแฟม Excel 2007 แบบไบนารี นอกจากรูปแบบแฟมจาก XML แบบใหมแลว Excel 2007 ยังแนะนํารุนไบนารีของรูปแบบแฟมท่ีบีบอัดแบบเปนสวนๆ สําหรับสมุดงานขนาดใหญหรือซับซอนอีกดวย รูปแบบแฟม Excel 2007 แบบไบนารี (หรือ BIFF12) (.xls) นี้สามารถใชเพื่อใหไดประสิทธิภาพสูงสุดและมีความเขากันไดแบบยอนกลับ

ความเขากันไดกับ Excel รุนกอนหนา เราสามารถตรวจสอบสมุดงาน Excel 2007 เพื่อดูวาสมุดงานมีคุณลักษณะหรือการจัดรูปแบบท่ีเขากันไมไดกับ Excel รุนกอนหนาหรือไม เพื่อใหเราสามารถทําการเปล่ียนแปลงท่ีจําเปนสําหรับความเขากันไดแบบยอนกลับท่ีดีข้ึน ใน Excel รุนกอนหนา เราสามารถติดต้ังโปรแกรมปรับปรุงและตัวแปลงท่ีชวยเราเปดสมุดงาน Excel 2007 เพื่อใหเราสามารถแกไข บันทึก และเปดสมุดงานนั้นอีกคร้ังไดใน Excel 2007 โดยไมสูญเสียคุณลักษณะหรือหนาท่ีการใชงานท่ีเฉพาะเจาะจงกับ Excel 2007 ไป

3.14 ประสบการณการพิมพท่ีดีขึน้ มุมมองเคาโครงหนากระดาษ นอกจากมุมมอง ปกติ และมุมมอง แสดงตัวอยางตัว

แบงหนา แลว Excel 2007 ยังมีมุมมอง เคาโครงหนากระดาษ ดวย เราสามารถใชมุมมองนี้สรางแผนงานในขณะท่ีคอยดูวาแผนงานนั้นจะมีลักษณะหนาตาอยางไรในรูปแบบท่ีพิมพออกมา ในมุมมองนี้ เราสามารถทํางานกับสวนหัว สวนทาย และการต้ังคาระยะขอบหนากระดาษท่ีเหมาะสมในแผนงาน และวางวัตถุ เชน แผนภูมิหรือรูปราง ในตําแหนงท่ีเราตองการวางไดอยางแมนยํา นอกจากน้ี เรายังสามารถเขาถึงตัวเลือกการตั้งคาหนากระดาษท้ังหมดบนแท็บ เคาโครงหนากระดาษ ในสวนติดตอผูใชใหมไดงายดายเพื่อใหเราสามารถระบุตัวเลือก เชนการวางแนวหนากระดาษ ไดอยางรวดเร็ว ดั้งนั้นจึงทําใหงายท่ีจะเห็นส่ิงท่ีจะพิมพบนทุกๆ หนา ซ่ึงจะชวยใหเราหลีกเล่ียงการตองพยายามพิมพหลายคร้ังและไมมีขอมูลที่ตัดทอนในส่ิงท่ีพิมพออกมา

1-16

การบันทึกเปนรูปแบบ PDF และ XPS เราสามารถบันทึกเปนแฟม PDF หรือ XPS จากโปรแกรม 2007 Microsoft Office system เฉพาะเม่ือเราติดต้ัง Add-in สําหรับขอมูลเพิ่มเติม โปรดดูท่ี การเปดใชการสนับสนุนรูปแบบแฟมอ่ืน เชน PDF และ XPS (แสดงเปนภาษาอังกฤษ)

3.15 วิธีการใหมในการใชงานรวมกัน การใช Excel Services เพื่อใชงานของเรารวมกัน ถาเราเขาถึง Excel Services ได เรา

สามารถใช Excel Services เพื่อใชขอมูลแผนงาน Excel 2007 ของเรารวมกับผูใชรายอ่ืนๆ ได เชน ผูบริหารและผูถือหุนในหนวยงานของเรา เปนตน ใน Excel 2007 เราสามารถบันทึกสมุดงานเปน Excel Services และระบุขอมูลแผนงานท่ีตองการใหผูใชรายอ่ืนมองเห็นได ในเบราวเซอร (เบราวเซอร: ซอฟตแวรท่ีตีความแฟม HTML จัดรูปแบบและแสดงผลแฟม HTML ใหเปนเว็บเพจ เว็บเบราวเซอร เชน Windows Internet Explorer จะสามารถตามการเช่ือมโยงหลายมิติ ถายโอนแฟม และทํางานกับแฟมเสียงหรือวิดีโอท่ีฝงอยูในเว็บเพจนั้นได) ผูใชสามารถใช Microsoft Office Excel Web Access เพื่อแสดง วิเคราะห พิมพและแยกขอมูลแผนงานน้ีได นอกจากนี้ผูใชยังสามารถสราง Snapshot แบบคงท่ีของขอมูลในชวงเวลาปกติหรือตามท่ีตองการได Office Excel Web Access ทําใหงายตอการทํากิจกรรม เชน การเล่ือน การกรอง การเรียงลําดับ การแสดงแผนภูมิ และการใชการเขาถึงรายละเอียดใน PivotTables อีกท้ังเรายังสามารถเช่ือมตอ Excel Web Access Web Part กับ Web Part อ่ืนๆ เพ่ือแสดงขอมูลในวิธีอ่ืน และเม่ือมีสิทธ์ิท่ีเหมาะสม ผูใช Excel Web Access สามารถเปดสมุดงานใน Excel 2007 เพื่อใหสามารถใช Excel ไดอยางเต็มประสิทธิภาพเพื่อวิเคราะหและทํางานกับขอมูลในเคร่ืองคอมพิวเตอรของผูใชเองถาผูใชไดติดตั้ง Excel ไว

การใชวิธีนี้เพื่อใชงานของเรารวมกันทําใหแนใจไดวาผูใชรายอ่ืนสามารถเขาถึงขอมูลรุนเดียวกันในตําแหนงท่ีตั้งเดี่ยว ซ่ึงเราสามารถเก็บขอมูลปจจุบันท่ีมีรายละเอียดลาสุดได ถาเราตองการใหบุคคลอ่ืน เชน สมาชิกในทีม ใหขอคิดเห็นและขอมูลท่ีปรับปรุงแลว เราอาจตองการใชสมุดงานรวมกันในวิธีเดียวกับท่ีเราทําใน Excel รุนกอนหนาเพื่อรวบรวมขอมูลท่ีเราตองการกอนเราจะบันทึกลงใน Excel Services

การใชเซิรฟเวอรการจัดการเอกสาร Excel Services สามารถรวมกับเซิรฟเวอรการจัดการเอกสารเพ่ือสรางข้ันตอนการตรวจสอบความถูกตองตลอดรายงานใหมของ Excel และการกระทําเวิรกโฟลวการคํานวณสมุดงาน เชน การแจงใหทราบตามเซลลหรือข้ันตอนเวิรกโฟลวตามการคํานวณท่ีซับซอนของ Excel นอกจากน้ีเรายังสามารถใชเซิรฟเวอรการจัดการเอกสารเพื่อจัดกําหนดการการคํานวณตัวแบบของสมุดงานท่ีซับซอนในเวลากลางคืนไดอีกดวย

3.16 การเขาถึงดวนไปยังแมแบบเพิ่มเติม ใน Excel 2007 เราสามารถใชสมุดงานใหมตามแมแบบตางๆ ท่ีถูกติดต้ังมากับ Excel

หรือเราอาจเขาถึงดวนและดาวนโหลดแมแบบจากเว็บไซต Microsoft Office Online ก็ได

1-17

กิจกรรม 1. ใหนักศึกษาเรียนรูและทําความเขาใจกับสวนติดตอผูใชโฉมใหม และคุณลักษณะใหม 2. ครูผูสอนสาธิตการเร่ิมตนใชงานโปรแกรม Excel 2007 และเปรียบเทียบโปรแกรม

Excel 2007 กับรุนกอน ๆ 3. นักศึกษาและครูรวมกันสรุปอภิปรายถึงสวนติดตอผูใชโฉมใหมและคุณลักษณะใหม

ของโปรแกรม Excel 2007

แบบประเมินผล คําสั่ง ใหเขียนอธิบายคําถามขางลางนี้มาใหเขาใจอยางชัดเจน 1. โปรแกรม Excel มีประโยชนอยางไร 2. คุณสมบัติของโปรแกรม Excel มีอะไรบาง 3. สวนติดตอผูใชโฉมใหมของ Excel 2007 คืออะไร 4. จงอธิบายคุณลักษณะใหมของโปรแกรม Excel มา 10 ขอ

หนวยที่ 2 สวนประกอบของโปรแกรม Excel 2007

หัวขอเร่ืองและงาน ความรูเบ้ืองตนเกี่ยวกับการเรียกใชโปรแกรม และสวนประกอบของโปรแกรม Microsoft

Excel 2007

สาระสําคัญ โปรแกรม Microsoft Excel 2000 เปนโปรแกรมตารางคํานวณท่ีนิยมใชกันมากใน

สํานักงาน ชวยใหเกิดความสะดวกในการใชสูตรคํานวณ ท้ังยังสามารถพิมพงานขอความ (แบบตาราง) ไดเชนเดียวกับเวิรด มีสวนประกอบตาง ๆ ไดแก หนาตางโปรแกรมหรือแฟมหรือสมุดงาน แถบเล่ือนหนาตาง ปุม Office แถบเครื่องมือดวน แถบเคร่ืองมือ Ribbon แท็บและกลุมคําส่ังบนแถบเคร่ืองมือ Ribbon แท็บและกลุมคําส่ังตามบริบท แถบสูตร แถบสถานะและมุมมอง แผนงานและแถบเล่ือนแผนงาน คอลัมน แถว และเซลล

จุดประสงคการสอน

จุดประสงคทั่วไป

1. เพื่อใหมีความรูเกี่ยวกับการเรียกใชโปรแกรม Microsoft Excel 2007 2. เพื่อใหมีความรูความเขาใจเกี่ยวกับสวนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel

2007

จุดประสงคเชิงพฤติกรรม

1. สามารถบอกถึงความสําคัญและประโยชนของโปรแกรม Microsoft Excel ได 2. สามารถอธิบายถึงสวนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel ได

เน้ือหาหนวยที่ 18 ความรูเบ้ืองตนในการใชโปรแกรม Microsoft Excel

1. การเรียกใชโปรแกรม Excel 2007

การเรียกใชโปรแกรม Excel 2007 สามารถเรียกใชไดใน 2 ลักษณะ คือ 1. จากปุมเมนูเร่ิม Start\All Programs\สรางเอกสาร Microsoft Office จะเปดกลองโตตอบ

New Office Document สามารถเปดเปนสมุดงานเปลา หรือสมุดงานจากแมแบบก็ได

2-2

รูปท่ี 2-1 การเปดแมแบบ Excel 2007 จากปุมเร่ิม\สรางเอกสาร Microsoft Office

2. จากปุมเมนูเร่ิม Start\All Programs\Microsoft Office\Microsoft Office Excel 2007

รูปท่ี 2-2 การเรียกใช Excel 2007 คร้ังแรก จะมีกลองโตตอบใหมีการใชงานผานอินเทอรเน็ต

2-3

การเปดแฟมสมุดงานเกาของโปรแกรม Excel 2007 สามารถเรียกใชไดใน 5 ลักษณะ คือ 1. จากปุมเมนูเร่ิม Start\All Programs\เปดเอกสาร Microsoft Office จะเปดกลองโตตอบ

Open Office Document แลวเลือกแฟมสมุดงานท่ีตองการ

รูปท่ี 2-3 การเปดแฟมสมุดงานเกา จากปุมเร่ิม\เปดเอกสาร Microsoft Office

2. จากปุมเมนูเร่ิม Start\Recent Items\แฟมสมุดงานเกา


2-4

3. จากหนาตางโปรแกรม Excel 2007 คลิกท่ีปุม Office จะเปดเมนูใหเลือกแฟมเอกสารลาสุด


4. จากหนาตางโปรแกรม Excel 2007 คลิกท่ีปุม Office เลือกรายการเปด จะเปดกลอง

โตตอบ


5. จากหนาตางโปรแกรม Windows Explorer ไปท่ีท่ีเก็บแฟมสมุดงาน แลวดับเบิลคลิก

เรียกแฟมสมุดงานเกาออกมา


2-5

รูปท่ี 2-8 ลักษณะของไอคอนแฟมสมุดงาน Excel

2. สวนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel 2007

เม่ือโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ถูกเปดข้ึนมาแลว จะใชช่ือไฟลวา สมุดงาน1 เสมอ แตถาเปดแฟมใหมตอไปอีกก็จะใชช่ือเปน สมุดงาน2 สมุดงาน3 ตอไปเร่ือย ๆโดยมี สวนประกอบของ โปรแกรม Microsoft Excel 2007

ปุม Office แถบช่ือสมุดงานและโปรแกรม

เซลลที่จะพิมพงาน

ยอ/ขยาย

แถบสูตร

แถบเล่ือน

ช่ือคอลัมน

แผนงาน

ตําแหนงพิมพหรือการอางอิงเซลล

แทรกแผนงานใหม

ช่ือกลุมแท็บเครื่องมือเลขแถว

ปุมเล่ือนแผนงาน

แถบเครื่องมือดวน แถบ Ribbons

แถบสถานะ

มุมมอง

Excel 97-2003

Excel 2007

Excel 2007 แสดงรูปขนาดยอ

แฟมสํารอง Excel 2007

รูปท่ี 2-9 สวนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel 2007

2-6

สวนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel 2007 มีรายละเอียด ดังตอไปนี้ 2.1 แถบชื่อเร่ือง (Title bar)

เปนสวนท่ีแสดงช่ือของโปรแกรม และช่ือไฟลสมุดงานท่ีเราเรียกใช 2.2 ปุม Office

เปนปุมรายการที่รวบรวมคําส่ังหลัก ใชแทนท่ีเมนูแฟมในรุน ๆ กอน ซ่ึงมีเมนู 9 รายการ รายการเอกสารลาสุด ปุมตัวเลือกของ Excel และปุมออกจาก Excel มีรายละเอียดดังนี้

รูปท่ี 2-10 ปุม Office ควบคุมรายการหลัก

2.2.1 เมนูสราง

เปนเมนูท่ีใชสรางสมุดงาน ซ่ึงมีหัวของานอยู 2 หัวขอ คือ แมแบบ และ Microsoft Office Online โดยท่ีหัวขอแมแบบ มีเมนูยอย 4 เมนู ไดแก วางและลาสุด แมแบบท่ีติดต้ัง แมแบบของฉัน และสรางจากท่ีมีอยู สวนแมแบบจาก Microsoft Office Online มีแมแบบอยู 13 ประเภท ไดแก เดน งบประมาณ ปฏิทิน รายงานคาใชจาย ใบแจงหนี้ รายการ แผน แพลนเนอร กําหนดการ ประกาศ สเตชันเนอรี ใบบันทึกเวลา และประเภทเพ่ิมเติม ซ่ึงแตละปะเภทจะมีแมแบบใหเลือกอีกหลายแมแบบ

รูปท่ี 2-11 สมุดงานใหมท่ีแมแบบวางและลาสุด

2-7

รูปท่ี 2-12 สมุดงานใหมท่ีแมแบบท่ีติดต้ัง

รูปท่ี 2-13 สมุดงานใหมสรางจากแมแบบของฉัน

รูปท่ี 2-14 สมุดงานสรางใหมจากสมุดงานท่ีมีอยู

2-8

รูปท่ี 2-15 สรางสมุดงานใหมจากรายการตาง ๆ ของ Microsoft Office Online

2-9

รูปท่ี 2-16 สมุดงานใหม Microsoft Office Online กําลังดาวนโหลดแมแบบมา

2-10

2.2.2 เมนูเปด เปนเมนูใชเปดสมุดงานเกาจากท่ีท่ีเก็บงานไว สวนทางดานขวามือเปนรายช่ือ

แฟมสมุดงานตาง ๆ ท่ีเปนเอกสารลาสุดท่ีไดเปดงานมาใช สามารถเลือกช่ือแฟมสมุดงานเปดไดทันทีเลย ถาแฟมสมุดงานนั้น ๆ ยังอยูท่ีเดิม และไมไดถูกเปล่ียนช่ือ

รูปท่ี 2-17 การเปดสมุดงานเกาจากแหลงท่ีอยูของแฟมงาน

รูปท่ี 2-18 สมุดงานเกาถูกเรียกเปดข้ึนมา

2-11

2.2.3 เมนูบันทึก เปนเมนูใชในการจัดเก็บงานตาง ๆ ท่ีอยูในสมุดงานอยางรวดเร็ว ถาเปนการ

สรางสมุดงานใหม การบันทึกจะตองไปท่ีท่ีตองการจัดเก็บ และต้ังช่ือสมุดงาน รวมท้ังสามารถท่ีจะเปล่ียนชนิดของแฟมไดดวย สวนการบันทึกในสมุดงานเดิม จะเปนการจัดเก็บอยางรวดเร็วในท่ีเก็บเดิม และช่ือเดิม

รูปท่ี 2-19 ปุม Office ท่ีมีรายการคําส่ังบันทึก

2.2.4 เมนูบันทึกเปน

เปนเมนูใชในการจัดเก็บงานตาง ๆ ท่ีอยูในสมุดงาน ซ่ึงมีเมนูยอยใหเลือกตออีก ไดแก การบันทึกจะตองไปท่ีท่ีตองการจัดเก็บ และต้ังช่ือสมุดงาน รวมท้ังสามารถท่ีจะเปล่ียนชนิดของแฟมได

รูปท่ี 2-20 ปุม Office มีรายการคําส่ังบันทึกเปนและมีรายการยอยอีก

2-12

รูปท่ี 2-21 บันทึกเปนท่ีไหน ช่ืออะไร และเปนแฟมแบบไหน

รูปท่ี 2-22 บันทึกเปนแฟมชนิดใด

2.2.5 เมนูพิมพ

เปนเมนูใชพิมพงานออกทางเครื่องพิมพ มีท้ังพิมพแลวไปต้ังคาตัวเลือกตาง ๆ พิมพดวนอยางรวดเร็ว และแสดงตัวอยางกอนพิมพ

รูปท่ี 2-23 คําส่ังพิมพในปุม Office

2-13

2.2.6 เมนูจัดเตรียม เปนเมนูใชจัดเตรียมงานตาง ๆ ไดแก คุณสมบัติ ตรวจสอบเอกสาร เขารหัสลับ

เอกสาร จํากัดสิทธ์ิ เพิ่มลายเซ็นดิจิทัล กําหนดใหเปนข้ันสุดทาย และเรียกใชตัวตรวจสอบความเขากันได เปนตน

รูปท่ี 2-24 คําส่ังจัดเตรียมในปุม Office

รูปท่ี 2-25 คําส่ังจัดเตรียมเอกสารสําหรับการกระจายคุณสมบัติ

2-14

รูปท่ี 2-26 คุณสมบัติของสมุดงานท่ีเปด

รูปท่ี 2-27 ตัวตรวจสอบเอกสารตามเนื้อหาท่ีเลือก

รูปท่ี 2-28 จัดเตรียมเขารหัสลับเอกสาร

2-15

2.2.7 เมนูสง เปนเมนูใชสงเอกสารอีเมล และโทรสารอินเทอรเน็ต

รูปท่ี 2-29 คําส่ังสงในปุม Office

2.2.8 เมนูประกาศ

เปนเมนูใชประกาศกระจายเอกสารไปยังบุคคลอ่ืน บันทึกสําหรับ Excel Services เซิรฟเวอรการจัดการเอกสาร และสรางพื้นท่ีการทํางานเอกสาร

รูปท่ี 2-30 คําส่ังประกาศในปุม Office

2-16

2.2.9 เมนูปด เปนเมนูใชปดสมุดงานท่ีกําลังเปดใชงานอยู

รูปท่ี 2-31 คําส่ังปดในปุม Office

2.2.10 ตัวเลือกของ Excel

เปนเมนูใชกําหนดคาตัวเลือกตาง ๆ ท่ีนํามาใชในโปรแกรม

รูปท่ี 2-32 คําส่ังตัวเลือกของ Excel ในปุม Office

2.2.10.1 เปนท่ีนิยม ในกลองโตตอบตัวเลือกของ Excel มีรายการกําหนดเอง

สามารถสรางรายการขอความตาง ๆ ท่ีเปนลําดับเพิ่มเติมไวใชงานเองได แบบชุดสี รูปแบบอักษร จํานวนแผนงาน ช่ือผูใช และการตั้งคาภาษา

2-17

รูปท่ี 2-33 รายการเปนท่ีนยิม ในกลองโตตอบตัวเลือกของ Excel

รูปท่ี 2-34 รายการแบบกําหนดเอง ใชในการเตรียมงานตัวเติมอัตโนมัต ิ

2.2.10.2 สูตร เปนรายการในกลองโตตอบตัวเลือกของ Excel ท่ีมีรายการ

ตัวเลือกการคํานวณ การทํางานกับสูตร การตรวจสอบขอผิดพลาด และกฎการตรวจสอบขอผิดพลาด

2-18

รูปท่ี 2-35 รายการสูตร ในกลองโตตอบตัวเลือกของ Excel

2.2.10.3 การพิสูจนอักษร เปนรายการในกลองโตตอบตัวเลือกของ Excel ท่ีมี

รายการตัวเลือกการแกไขอัตโนมัติ การแกไขตัวสะกด และพจนานุกรม

รูปท่ี 2-36 รายการการพิสูจนอักษร ในกลองโตตอบตัวเลือกของ Excel

2-19

รูปท่ี 2-37 รายการการพิสูจนอักษร เม่ือคลิกปุมตัวเลือกการแกไขอัตโนมัติ ท่ีแท็บการแกไข

อัตโนมัติ สามารถพิมพคําผิดหรือพิมพตวัยอ ไวใชงานไดสะดวกสบายข้ึน

รูปท่ี 2-38 แท็บจัดรูปแบบอัตโนมัติขณะพมิพ ในการแกไขอัตโนมัต ิ

2-20

รูปท่ี 2-39 แท็บสมารทแท็กในการแกไขอัตโนมัติ

2.2.10.4 บันทึก เปนรายการในกลองโตตอบตัวเลือกของ Excel ท่ีมีรายการ

บันทึกสมุดงาน ตัวเลือกการแกไขแบบออฟไลน และรักษาลักษณะท่ีมองเห็นของสมุดงาน

รูปท่ี 2-40 รายการบันทึก ในกลองโตตอบตัวเลือกของ Excel

2-21

2.2.10.5 ขั้นสูง เปนรายการในกลองโตตอบตัวเลือกของ Excel ท่ีมีรายการตัวเลือกการแกไข ตัด คัดลอก และวาง การพิมพ แสดง ตัวเลือกการแสดง สูตร ท่ัวไป

รูปท่ี 2-41 รายการข้ันสูง ในกลองโตตอบตัวเลือกของ Excel

2-22

รูปท่ี 2-42 รายการข้ันสูง ในกลองโตตอบตัวเลือกของ Excel

2.2.10.6 กําหนดเอง เปนรายการในกลองโตตอบตัวเลือกของ Excel ท่ีมี

รายการ กําหนดแถบเครื่องมือดวนเอง

รูปท่ี 2-43 รายการกําหนดเอง ในกลองโตตอบตัวเลือกของ Excel

2-23

2.2.10.7 Add-in เปนรายการในกลองโตตอบตัวเลือกของ Excel ท่ีมีการแสดงและจัดการ Add-in

รูปท่ี 2-44 รายการ Add-in ในกลองโตตอบตัวเลือกของ Excel

2.2.10.8 ศูนยความเชื่อถือ เปนรายการในกลองโตตอบตัวเลือกของ Excel ท่ี

ชวยรักษาเอกสารใหปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ

รูปท่ี 2-45 รายการศูนยความเช่ือถือ ในกลองโตตอบตัวเลือกของ Excel

2-24

2.2.10.9 แหลงขอมูล เปนรายการในกลองโตตอบตัวเลือกของ Excel ท่ีมีรายการรับโปรแกรมปรับปรุง เรียกใชการวินิจฉัย ติดตอเรา ไปท่ีเว็บไซต

รูปท่ี 2-46 รายการแหลงขอมูล ในกลองโตตอบตัวเลือกของ Excel

2.2.11 ออกจาก Excel เปนปุมใชออกจากโปรแกรมหรือจบการทํางานของโปรแกรม ซ่ึงจะปดแฟม

สมุดงานตาง ๆ ดวย

รูปท่ี 2-47 คําส่ังออกจาก Excel ในปุม Office

2-25

2.3 แถบเคร่ืองมือดวน (Tool bar) เปนสวนท่ีแสดงคําส่ังท่ีใชบอย ๆ อยูดานบนซายของหนาตาง (อาจส่ังใหอยูใต Ribbon

ก็ได) ท่ีแสดงในรูปของปุมรูปภาพ หรือไอคอน โดยปกติจะมีปุมบันทึก เลิกทํา ทําซํ้า ฯลฯ ซ่ึงสามารถเพ่ิมปุมคําส่ังท่ีใหมาในรายการของแถบเคร่ืองมือ แลวคลิกถูกเลือกรายการท่ีตองการหรือคลิกขวาท่ีปุมท่ีใชงานในแท็บตาง ๆ บน Ribbon แลวเลือกเพิ่มลงในแถบเคร่ืองมือดวน นอกจากน้ียังสมารถเพ่ิมปุมเคร่ืองมือดวน ไดโดยใชคําส่ังเพิ่มเติม หรือใชรายการกําหนดแถบเคร่ืองมือดวนเองในกลองโตตอบตัวเลือกของ Excel ท่ีปุม Office

รูปท่ี 2-48 แถบเคร่ืองมือดวนอยูเหนือ/ใต Ribbon และรายการคําส่ัง/เพิ่มปุมคําส่ัง

รูปท่ี 2-49 เพิ่ม/เอาออกปุมคําส่ังแถบเคร่ืองมือดวนแบบกาํหนดเอง

2-26

2.4 แถบเคร่ืองมือ Ribbon เปนสวนท่ีแสดงคําส่ังตาง ๆ แบงออกเปนแท็บ ๆ แท็บ ในแตละแท็บจะมีกลุมช่ือ/

ชุดคําส่ังอยูดานลาง และมีปุมคําส่ังไวใชงานแทนเมนูแบบเกา ๆ โดยบางแท็บจะมีปุมนอย ๆ หรือจุดมุมดานลางขวามือไวสําหรับเรียกกลองโตตอบออกมาใชงานไดละเอียดมากข้ึน นอกจากนี้หากไมใชงานสามารถยอ Ribbon ไดอีกดวย

รูปท่ี 2-50 แถบเคร่ืองมือ Ribbon และเมนยูอใหเล็กสุด

2.4.1 แท็บหนาแรก

เปนแท็บแรกท่ีใหมาเม่ือเปดโปรแกรม/งานเขามา ซ่ึงจะเปนคําส่ังมาตรฐานท่ีจําเปนตองใชงานบอย ๆ มีกลุมคําส่ัง ไดแก คลิปบอรด แบบอักษร การจัดแนว ตัวเลข ลักษณะ เซลล และการแกไข เปนตน

รูปท่ี 2-51 แท็บแรกบนแถบเคร่ืองมือ Ribbon

2.4.2 แท็บแทรก

เปนแท็บท่ีมีกลุมคําส่ังใชงานในการแทรกงานตาง ๆ ไดแก ตาราง ภาพประกอบ แผนภูมิ การเช่ือมโยง และขอความ เปนตน

รูปท่ี 2-52 แท็บแทรกบนแถบเคร่ืองมือ Ribbon

2-27

2.4.3 แท็บเคาโครงหนากระดาษ เปนแท็บท่ีมีกลุมคําส่ังใชงานในการจัดการหนากระดาษตาง ๆ ไดแก ชุด

รูปแบบ ตั้งคาหนากระดาษ ปรับพอดี ตัวเลือกของแผนงาน และจัดเรียง เปนตน

รูปท่ี 2-53 แท็บเคาโครงหนากระดาษบนแถบเคร่ืองมือ Ribbon

2.4.4 แท็บสูตร

เปนแท็บท่ีมีกลุมคําส่ังใชงานในการจัดการเกี่ยวกับสูตรหรือฟงกชันตาง ๆ ไดแก ไลบรารีฟงกชัน ช่ือท่ีกําหนด ตรวจสอบสูตร และการคํานวณ เปนตน

รูปท่ี 2-54 แท็บสูตรบนแถบเคร่ืองมือ Ribbon

2.4.5 แท็บขอมูล

เปนแท็บท่ีมีกลุมคําส่ังใชงานในการจัดการขอมูลตาง ๆ ไดแก รับขอมูลภายนอก การเช่ือมตอ เรียงลําดับและกรอง เคร่ืองมือขอมูล และเคาราง เปนตน

รูปท่ี 2-55 แท็บขอมูลบนแถบเคร่ืองมือ Ribbon

2.4.6 แท็บตรวจทาน

เปนแท็บท่ีมีกลุมคําส่ังใชงานในการตรวจทานพิสูจนอักษร สรางขอคิดเห็น และการเปล่ียนแปลง

รูปท่ี 2-56 แท็บตรวจทานบนแถบเคร่ืองมือ Ribbon

2-28

2.4.7 แท็บมุมมอง เปนแท็บท่ีมีกลุมคําส่ังใชงานในการจัดการมุมมองของหนากระดาษ/แผนงาน/

สมุดงาน ไดแก มุมมองสมุดงาน แสดง/ซอน ยอ/ขยาย หนาตาง และแมโคร เปนตน

รูปท่ี 2-57 แท็บมุมมองบนแถบเคร่ืองมือ Ribbon

2.4.8 แท็บคําส่ังตามบริบท

เปนแท็บเคร่ืองมือท่ีเกิดข้ึนมาตามสถานการณงานท่ีทําอยูในขณะน้ัน และอาจมีแท็บเดียวหรือหลายแท็บก็ได ในรูปเปนตัวอยางของแถบเคร่ืองมือ PivotTable มี 2 แท็บ คือ ตัวเลือก และออกแบบ

รูปท่ี 2-58 แท็บตัวเลือกท่ีอยูบนแถบเคร่ืองมือ PivotTable

รูปท่ี 2-59 แท็บออกแบบท่ีอยูบนแถบเคร่ืองมือ PivotTable

2-29

2.5 แถบสูตร เปนแถบเคร่ืองมือท่ีมีพื้นที่ใชงานอยู 3 สวน คือดานซายเปนท่ีใชในการแสดงตําแหนง

เซลลหรืออางอิงเซลล ท้ังนี้เม่ือพิมพเคร่ืองหมาย = หรือคลิก ปุมเคร่ืองหมาย fx ท่ีตําแหนงเซลลหรืออางอิงเซลลนี้ จะเปล่ียนเปนช่ือสูตรหรือฟงกชันและการใชสูตรท่ีใชในเร็ว ๆ นี้ ถัดไปเปนปุมเคร่ืองหมายกากบาทใชยกเลิก ปุมเคร่ืองหมายถูกใชปอนคา และปุมเคร่ืองหมาย fx ใชแทรกฟงกชัน ชองพื้นท่ีดานขวาสุดเปนท่ีท่ีแสดงขอความ ตัวเลข และสูตรท่ีอยูเบ้ืองหลังตัวเลข

รูปท่ี 2-60 แถบเคร่ืองมือสูตรอางอิงเซลล A1 แสดงขอความผลิตภัณฑ

รูปท่ี 2-61 แถบเคร่ืองมือสูตรสามารถขยายพ้ืนท่ีได

รูปท่ี 2-62 แถบเคร่ืองมือสูตรแสดงสูตรลาสุดท่ีใชแลว และปุมยกเลิก ปอนคา แทรกฟงกชัน

2-30

2.6 แถบสถานะ (Status bar) เปนแถบดานลางสุดของหนาตาง ซ่ึงแบงพื้นท่ีออกเปน 2 สวน คือ สวนซายเปนสวนท่ี

แสดงการใชงานขณะน้ัน เชน การคัดลอก และการพิมพงานออกทางเคร่ืองพิมพ เปนตน และสวนขวาแสดงมุมมอง

รูปท่ี 2-63 เมนลัูดใชควบคุมจัดการแถบสถานะ

2.6.1 พื้นท่ีแสดงสถานะ เปนการแสดงถึงสถานการณการทํางานในปจจุบันนั้น

รูปท่ี 2-64 แถบสถานะแสดงถึงการใชคําส่ังคัดลอก และแสดงผลลัพธสูตรของกลุมตัวเลขท่ีเลือกดวย

2-31

2.6.2 พื้นท่ีแสดงมุมมองและยอ/ขยาย เปนแถบมุมมองท่ีอยูทางดานขวามือของแถบสถานะ ซ่ึงใชในการสลับ

มุมมอง และยอ/ขยาย

รูปท่ี 2-65 หนาตางตัวอยางแสดงมุมมองปกติ

รูปท่ี 2-66 หนาตางตัวอยางแสดงมุมมองเคาโครงหนากระดาษ

2-32

รูปท่ี 2-67 หนาตางตัวอยางแสดงมุมมองตัวอยางตัวแบงหนา ซ่ึงจะยอลงเปน 60%

รูปท่ี 2-68 หนาตางตัวอยางแสดงมุมมองปกติ แตไดขยายข้ึนเปน 200%

2.7 แผนงานหรือชีท (Sheet) เปนพื้นท่ีทํางานของสมุดงาน ในแตละสมุดงานจะมีกี่แผนงานก็ได โดยโปรแกรมได

ใหมา 3 แผนงานกอน ซ่ึงสามารถเพิ่มไดโดยใชเมนูลัดท่ีแผนงานเลือกแทรก...\แผนงาน หรือคลิกแผนงานทาย (ปุมแทรกแผนงาน) หรือกดแปน Shift + F11 ซ่ึงในแผนงานหน่ึง ๆ จะมีลักษณะเปนตาราง ประกอบไปดวย

2-33

รูปท่ี 2-69 แผนงานท่ีตั้งช่ือแลว และแผนสุดทายเปนแทรกแผนงานใหม

รูปท่ี 2-70 แทรกแผนงาน และเมนูลัดการจัดการแผนงาน

2.7.1 คอลัมน (Column)

เปนชองขอมูลท่ีเรียงอยูในแนวตั้งดานบน ตั้งแต A, B, C,…,Z แลวตอดวยอักษร 2 และ 3 ตัว ซ่ึงมีท้ังหมด 16,384 คอลัมน

รูปท่ี 2-71 ช่ือคอลัมนเปนตัวอักษรอังกฤษ

แผนงานท่ียงัไมตั้งช่ือ

ช่ือแผนงาน

แทรกแผนงาน

2-34

2.7.2 แถว (Row) เปนชองขอมูลท่ีเรียงอยูทางแนวนอนดานซาย ใชตัวเลขแทนช่ือของแถว

เร่ิมต้ังแต 1 ไปจนถึง 1,048,576 แถว

รูปท่ี 2-71 ช่ือแถวเปนตัวเลข

2.7.3 เซลล (Cell)

เปนชองสําหรับใสขอมูล มีช่ืออางอิงเซลลแบบปกติท่ีนิยมใชกัน คือ ช่ือคอลัมนตามดวยช่ือแถว เชน A1 เปนเซลลท่ีอยูในคอลัมน A และอยูในแถวท่ี 1 เปนตน ภายในหนึ่งเซลลจะมีขอมูลไดเพียงแคตัวเดียว โดยขอมูลจะเปนตัวเลข ขอความ ตัวเลขปนขอความ หรือสูตรก็ได และตําแหนงปอนขอมูลจะเปนเซลลท่ีมีกรอบเขมกวาเซลลอ่ืน ๆ และถาตองการต้ังช่ือใหกับเซลล ก็สามารถพิมพช่ือเซลลแทนตําแหนงเซลลในแถบสูตรไดทันทีเลย หรือใชปุมคําส่ังกําหนดช่ือ กลุมคําส่ังช่ือท่ีกําหนดในแท็บสูตร

รูปท่ี 2-72 การอางอิงเซลลและการตั้งช่ือเซลล

กิจกรรม 1. ใหนักศึกษาเรียนรูลักษณะและสวนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel 2. ครูผูสอนสาธิตการสรางเอกสารใหมจากรายการตาง ๆ การเปดเอกสารเกา การ

เรียกช่ือและการใชงานสวนประกอบตาง ๆ แลวใหนักศึกษาฝกปฏิบัติตาม

2-35

แบบประเมินผล คําสั่ง ใหเลือกคําตอบท่ีถูกที่สุดเพียงขอเดียว

1. โปรแกรมตารางงานเหมาะสมกับงานประเภทใด ก. งานพิมพเอกสาร ข. งานตกแตงภาพ ค. งานคํานวณ ง. งานนําเสนอ

2. ขอใดคือลักษณะของโปรแกรมตารางงาน ก. แบงหนาเอกสารออกเปนสไลด ข. แบงหนาเอกสารเปนแถวและคอลัมน ค. แบงหนาเอกสารวาง ง. แบงเอกสารเปนเฟรม

3. แถบบนสุดของหนาตางเม่ือเปดโปรแกรมคร้ังแรกประกอบดวยแถบใดบาง ก. แถบช่ืออยางเดียว ข. แถบช่ือและแถบเคร่ืองมือดวน ค. แถบช่ือและแถบเคร่ืองมือ Ribbon ง. แถบช่ือและแถบสูตร

4. ขอใดกลาวถึงแถบเครื่องมือโปรแกรม Excel 2007 ไดถูกตอง ก. แถบเคร่ืองมือดวนไมสามารถเพ่ิมปุมคําส่ังได ข. แถบเคร่ืองมือ Ribbon สามารถซอนปุมคําส่ังตาง ๆ ได ค. มีแท็บงานปกติอยู 5 แท็บบนแถบเคร่ืองมือ Ribbon ง. Excel 2007 ไมมีแถบสูตรใหมา

5. ปุมหลักท่ีใชควบคุมหรือจัดการเมนูหลัก ช่ือวาอะไร ก. ปุม File ข. ปุม Edit ค. ปุม Excel ง. ปุม Office

6. ขอใดคือการปดแฟมเอกสาร ก. กดปุม Alt + F4 ข. คลิกปุม Close บนแถบช่ือ ค. คลิกปุมปดหนาตางบนแถบเคร่ืองมือ Ribbon ง. ถูกทุกขอ

2-36

7. ถาตองการเปดเอกสารจากแมแบบท่ีติดต้ัง เม่ือเขามาท่ีโปรแกรม Excel 2007 ตองใชปุมหรือเคร่ืองมือใด

ก. ปุม File ข. แท็บแรกของแถบเคร่ืองมือ Ribbon ค. แท็บแทรกของแถบเคร่ืองมือ Ribbon ง. ปุม Office

8. รูปนี้กําลังทํางานอะไร ก. สรางแฟมเอกสารใหม ข. เปดแฟมเอกสารเกา ค. มุมมองปกติ ง. มุมมองแสดงตัวอยางตัวแบงหนา

9. ถาตองการใชงานตัวเลือกการแกไขอัตโนมัติ ตองไปท่ีปุมหรือเคร่ืองมือใด ก. ปุม Office ข. แถบเคร่ืองมือดวน ค. แท็บแรกของแถบเคร่ืองมือ Ribbon ง. แท็บขอมูลของแถบเคร่ืองมือ Ribbon

10. ขอใดเปนไมใชสวนประกอบใหมท่ีเพิ่มเขามาในโปรแกรม Excel 2007 ก. ปุม File ข. แถบเคร่ืองมือ Ribbon ค. แถบมุมมองยอ/ขยายดานลาง ง. แผนงานหรือปุมแทรกแผนงาน

หนวยที่ 3 หลักการพ้ืนฐานในการใชโปรแกรม Excel 2007

หัวขอเร่ืองและงาน ความรูเบ้ืองตนและสวนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel หลักการพื้นฐานใน

การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel

สาระสําคัญ โปรแกรม Microsoft Excel 2000 เปนโปรแกรมตารางคํานวณที่นิยมใชกันมากใน

สํานักงาน มีสวนประกอบท่ีเปนเซลลเปนตารางในแผนงาน ชวยใหเกิดความสะดวกในการใชสูตรคํานวณ สามารถพิมพงานไดเชนเดียวกับเวิรด เพียงแตเปนการพิมพลงบนแถวหรือเซลล การแกไข ตัวกรองเรียงลําดับ มีประโยชนทําใหงานรวดเร็วยิ่งข้ึน การแทรกรูปภาพ แผนภูมิหรือกราฟ และวัตถุตาง ๆ ยังทําไดเชนเดียวกับเวิรด



1. เพื่อใหมีความรูเบ้ืองตนเกีย่วกับโปรแกรม Microsoft Excel 2. เพื่อใหมีความรูความเขาใจเกี่ยวกับสวนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel 3. เพื่อใหมีความรูความเขาใจและมีหลักการพื้นฐานในการใชงานโปรแกรม Microsoft

Excel


1. สามารถบอกถึงความสําคัญและประโยชนของโปรแกรม Microsoft Excel ได 2. สามารถอธิบายถึงสวนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel ได 3. สามารถอธิบายและใชงานโปรแกรม Microsoft Excel ได

เน้ือหาห

1. หลักการพ้ืนฐานและการใชงานใน Excel 2007

หลักการพื้นฐานในการใชงานโปรแกรม Microsoft Excel ยังมีสวนท่ีเหมือนกันกับการใชงานโปรแกรม Microsoft Word ไดแก การเขา/ออกจากโปรแกรม การเปด/ปดแฟม การบันทึก/บันทึกเปน การเรียกใชคําส่ังในเมนู/เมนูลัด การใชแถบเครื่องมือ/การกําหนดเอง การเลิกทํา/ทําซํ้า

3-2

สําหรับการพิมพงานตาราง จําเปนท่ีตองเรียนรูหลักการพื้นฐานในการใชงานกับโปรแกรม Microsoft Excel เสียกอน ซ่ึงมีรายละเอียดท่ีสําคัญ ดังตอไปนี้

1.1 การพิมพงานหรือการปอนขอมูล

การพิมพงานหรือการปอนขอมูลในแผนงานนั้น มีขอมูลอยูหลายลักษณะดวยกัน ซ่ึงมีรายละเอียด ดังตอไปนี้

1.1.1 การพิมพและการแกไขงานท่ีพิมพ 1.1.1.1 การพิมพค ร้ังแรก ให เ ลือก เซลล แลวพิมพ งานลงไปได เลย

ขอความหรือขอมูลที่มีความยาวมากกวาความกวางของคอลัมนเซลลนั้น จะทับไปในเซลลทางดานขวามือตอไปเร่ือย ๆ แตเม่ือใดก็ตามท่ีเซลลดานขวามือมีขอความใด ๆ อยู เซลลท่ีพิมพจะถูกซอนไวในเซลลนั้น เม่ือจบงานพิมพแลว สามารถใชไดท้ัง Enter ผลลัพธตําแหนงเซลลจะเลื่อนลงมา หรือกดแปนลูกศร ผลลัพธตําแหนงเซลลจะไปตามทิศทางของลูกศร หรือกดแปนTab ผลลัพธตําแหนงเซลลจะเล่ือนไปทางเซลลขวามือ และ คลิกปุมปอนคา (เคร่ืองหมายถูก) ท่ีแถบสูตร ผลลัพธตําแหนงเซลลจะอยูท่ีเดิม

รูปท่ี 3-1 การพิมพงานคร้ังแรก การเคาะแปน Enter และการคลิกปุมปอนคา

1.1.1.2 การแกไขงานพิมพหรือการพิมพคร้ังตอไปในเซลลเดิม มีอยู 2 ลักษณะ คือ

1) การแกไขงานท้ังเซลลหรือการพิมพงานใหม ใหเลือกเซลลท่ีมีขอมูลหรือขอความเกา แลวพิมพงานทับไดเลยเชนเดียวกับการพิมพใหม ขอความใหมจะทับลงไปในเซลลเดิม

รูปท่ี 3-2 การพิมพงานใหมทับเซลลงานเดิม

3-3

2) การแกไขงานในเซลลเปนบางสวน ใหเลือกเซลลท่ีมีขอมูลหรือขอความเกา แลวดับเบิลคลิกใหตําแหนงพิมพลงไปในเซลล (ผลลัพธ ตําแหนงการพิมพจะเล่ือนยาวออกไปตามขอความที่พิมพ) หรือคลิกตําแหนงพิมพลงไปในชองขอความที่แถบสูตร(ผลลัพธ ตําแหนงการพิมพจะอยูในเซลลท่ีพิมพ ไมเล่ือนยาวออกไปตามขอความท่ีพิมพ) แลวจึงพิมพงานท่ีตองการ เสร็จแลวใหคลิกตกลงหรือกดแปน Enter เทานั้น ไมสามารถใชแปนพิมพลูกศรไดเลย

รูปท่ี 3-3 ดับเบิลคลิกและพมิพเพิ่มลงไปในเซลล A1

1.1.2 ตําแหนงการพิมพขอความลวนและการพิมพขอความปนตัวเลข

ขอความและตัวเลขท่ีพิมพนั้น จะอยูชิดทางดานซายของเซลล

รูปท่ี 3-4 การพิมพขอความและตัวเลข

1.1.3 ตําแหนงการพิมพตัวเลขลวน

ตัวเลขท่ีพิมพหรือปอนคาลงไป จะอยูชิดทางดานขวาของเซลล

รูปท่ี 3-5 การพิมพตัวเลข 0 นําหนา ซ่ึงผลลัพธจะไมมีเลข 0 และตัวเลขชิดขวา

1.1.4 การพิมพเซลลตัวเลขประเภทพิเศษ

การปอนคาตัวเลข สวนใหญนิยมปอนแตตัวเลขท้ังหมด ซ่ึงสามารถท่ีจะเปล่ียนรูปแบบของเซลลนั้น ๆ ได เชน วันท่ี เวลา ขอความ ฯลฯ หรือถาตองการจัดรูปแบบตัวเลข เชน สกุลเงิน คาเปอรเซ็นต จุลภาค เพิ่ม/ลดทศนิยม เปนตน ก็ใชชุดคําส่ังตัวเลข ท่ีแท็บหนาแรกของแถบเคร่ืองมือ Ribbon และการพิมพตัวเลข 0 นําหนา จะไมแสดงเลข 0 ออกมา เชน 001 จะแสดง

3-4

รูปท่ี 3-6 ชุดคําส่ังตัวเลข ท่ีแท็บหนาแรกของแถบเคร่ืองมือ Ribbon ท่ีใชจัดรูปแบบเซลล

ตารางท่ี 3-1 ปุมไอคอนชุดคําส่ังตัวเลข แท็บหนาแรก ท่ีใชจัดรูปแบบเซลล

ชื่อปุมคําส่ัง ปุมคําส่ัง หนาท่ีและการใช

รูปแบบตัวเลข เปล่ียนรูปแบบใหเปนท่ัวไป ตัวเลข สกุลเงิน บัญชี วันท่ี เวลา เปอรเซ็นต เศษสวน เชิงวิทยาศาสตร และขอความ

รูปแบบตัวเลขทางบัญชี

สกุลเงิน เชน 25 เปน ฿ 25.00 ฯลฯ

ลักษณะเปอรเซนต

คาเปอรเซ็นต เชน .05 เปน 5% ฯลฯ

ลักษณะจุลภาค ใสจุลภาคใหกบัคาตัวเลขท่ีเปนหลักพันข้ึนไป เชน

4,540,255 ฯลฯ เพิ่มตําแหนงทศนิยม

เพิ่มหลักทศนยิมทีละหลัก เชน 12.5 เปน 12.51 ฯลฯ

ลดตําแหนงทศนิยม

ลดหลักทศนิยมทีละหลัก เชน 12.5 เปน 13 ฯลฯ

1.1.5 การพิมพสูตรและการใชสูตรฟงกชัน

หลักการพิมพสูตรนั้น ตองมีเคร่ืองหมายเทากับ (=) อยูขางหนาเสมอ และในขณะท่ีตําแหนงพิมพอยูหลังเคร่ืองหมายเทากับนั้น เม่ือเรานําเมาสไปคลิกท่ีเซลลใด ๆ จะเปนการนําเอาช่ือเซลลนั้นมากรอกใชในการคํานวณเสมอ และการพิมพสูตร สามารถทําได 5 วิธี คือ

3-5

1.1.5.1 การพิมพแบบสมการคณิตศาสตร เปนการคํานวณโดยใชเคร่ืองหมาย บวก (+) ลบ (-) คูณ (*) หาร (/) ยกกําลัง (^) เชน =5*20% หรือ =A1/(2 +3*A6) ฯลฯ

รูปท่ี 3-7 การพิมพสมการทางคณิตศาสตรแบบตัวเลขลวน และแบบอางอิงเซลล

1.1.5.2 การพิมพแบบสูตรฟงกชัน เปนการคํานวณโดยใชสูตรฟงกชันจากแท็บหนาแรก ชุดคําส่ังการแกไข หรือ แท็บสูตร ชุดคําส่ังผลรวมอัตโนมัติ ไดแก SUM AVERAGE IF MAX ฯลฯ ซ่ึงมีรูปแบบในการพิมพ คือ พิมพ = ตามดวยช่ือสูตร และวงเล็บ ซ่ึงในวงเล็บเปนเซลลอางอิงถึงขอมูลท่ีจะนํามาใชในการคํานวณสูตรนั้น เชน สัญลักษณ : ใชแทนถึง และสัญลักษณ , ใชแทนอีกกลุมเซลลหนึ่ง เชน = SUM (C4:C6,C8) หมายถึงการหาผลรวมจากเซลล C4 ถึง C6 และเซลล C8 เปนตน

รูปท่ี 3-8 การพิมพสมการแบบสูตรฟงกชัน

1.1.5.3 การเรียกใชสูตรฟงกชันท่ีใชไปลาสุด เปนการเรียกใชสูตรฟงกชันท่ีใชไปลาสุด จากแถบเคร่ืองมือสูตร โดยเร่ิมตนจากการพิมพเคร่ืองหมาย = แลวตําแหนงการอางอิงเซลลทางดานหนาจะเปล่ียนเปนช่ือสูตรข้ึน 1 สูตร ถาเปนสูตรท่ีตองการใช ก็คลิกท่ีช่ือสูตรนี้ไดเลย แตถาตองการใชสูตรอ่ืน ใหคลิกหัวลูกศรเปดรายการท่ีซอนสูตรออกมา แลวคลิกเลือกสูตรท่ี

3-6

รูปท่ี 3-9 การพิมพเคร่ืองหมาย = และเรียกใชสูตรฟงกชันลาสุด

1.1.5.4 การเรียกใชสูตรฟงกชันท่ีใหมาบนแถบ Ribbon เปนการเรียกใชสูตรฟงกชันท่ีไดจัดทํารายการใหมาแลวจากแท็บหนาแรก ชุดคําส่ังการแกไข หรือ แท็บสูตร ชุดคําส่ังผลรวมอัตโนมัติ ไดแก ผลรวม คาเฉล่ีย นับตัวเลข คามากท่ีสุด และคานอยท่ีสุด ฯลฯ

รูปท่ี 3-10 การเรียกใชสูตรฟงกชันที่แท็บหนาแรก และแท็บสูตร

3-7

1.1.5.5 การเรียกใชสูตรฟงกชันเพิ่มเติม ท่ีแถบ Ribbon เปนการเรียกใชสูตรฟงกชันเพิ่มเติมนอกจากท่ีใหมา จากแท็บหนาแรก ชุดคําส่ังการแกไข หรือ แท็บสูตร ชุดคําส่ังผลรวมอัตโนมัติ ไดแก ผลรวม คาเฉล่ีย นับตัวเลข คามากท่ีสุด และคานอยท่ีสุด ฯลฯ

รูปท่ี 3-11 การเรียกใชสูตรฟงกชันเพิ่มเติมท่ีแท็บหนาแรก และแท็บสูตร

3-8

รูปท่ี 3-12 กลองโตตอบจากการเรียกใชสูตรฟงกชันเพิ่มเติม ใหเลือกประเภทและสูตรฟกชัน

1.1.6 การใชคําสั่งดวยแปนพิมพ

เปนลักษณะการใชคําส่ังท่ีแปนพิมพ กับ Excel 2007 ใหมีประโยชนและมีความรวดเร็วมากท่ีสุด

ตารางท่ี 3-2 แปนพิมพและหนาท่ีของแปนพิมพใน Excel 2007

ชื่อแปนพิมพ(ปุม) หนาท่ี

1. แปนฟงกชนั F1 แสดงวิธีใชหรือเรียกผูชวย Office Shift + F1 เปดเผยการจัดรูปแบบ F2 แกไขเซลลท่ีใชงานอยู

Shift + F2 แกไขขอคิดเหน็ของเซลล Alt + F2 หรือ Alt + Shift + F2 บันทึกเปน Ctrl + S บันทึก

Shift + F3 วางฟงกชันลงในสูตร Ctrl + F3 กําหนดช่ือ Ctrl + Shift + F3 สรางช่ือดวยการใชปายช่ือแถวและคอลัมน

F4 ทําซํ้าการกระทําคร้ังลาสุด Shift + F4 ทําซํ้าการคนหาคร้ังลาสุด คนหา (คนหาถัดไป) Ctrl + F4 ปดหนาตาง

Alt + F4 ออกจากโปรแกรม F5 ไปท่ี

3-9

ตารางท่ี 3-2 (ตอ) แปนพิมพและหนาท่ีของแปนพิมพใน Excel 2007


1. แปนฟงกชนั (ตอ) Shift + F5 คนหา

Ctrl + F5 คืนขนาดหนาตาง Ctrl + F6 ยายไปท่ีหนาตางของสมุดงานถัดไป Ctrl + Shift + F6 ยายไปท่ีหนาตางของสมุดงานกอนหนา

F7 คําส่ัง สะกด Ctrl + F8 ปรับขนาดหนาตางใหม Alt + F8 แสดงกลองโตตอบแมโคร

Ctrl + F9 ยอสมุดงาน F10 ทําใหแถบเมนใูชงานไดดวยแปนพิมพตอไป Shift + F10 แสดงเมนูลัด

Ctrl + F10 ขยายหรือคืนหนาตางของสมุดงาน F11 สรางแผนภูมิ Shift + F11 แทรกแผนงานใหม

Ctrl + F11 แทรกแผนงานแมโครของ Microsoft Excel 4.0 Alt + F11 แสดงตัวแกไข Visual Basic F12 คําส่ัง บันทึกเปน

Shift + F12 คําส่ัง บันทึก Ctrl + F12 คําส่ัง เปด Ctrl + Shift +F12 คําส่ัง พิมพ

2. การปอนขอมูล Enter จบการปอนขอมูลลงในเซลลและยายลง(ปกติ) Esc ยกเลิกการปอนขอมูลลงในเซลล

Shift + Enter จบการปอนขอมูลลงในเซลลและยายข้ึน F4 หรือ Ctrl + Y ทําซํ้าการกระทําคร้ังลาสุด Alt + Enter เร่ิมบรรทัดใหมในเซลลเดียวกัน

Backspace ลบอักขระทางซายของจุดแทรกหรือลบการเลือก Delete ลบอักขระทางขวาของจุดแทรกหรือลบการเลือก Ctrl + Delete ลบขอความจนถึงทายเซลล

3-10



2. การปอนขอมูล (ตอ) แปนลูกศร ยายหน่ึงอักขระข้ึน ลง ทางซาย หรือทางขวา

Home ยายไปจุดเร่ิมตนของแถว Ctrl + D เติมเต็มลง Ctrl + R เติมเต็มไปทางขวา

Tab จบการปอนขอมูลลงในเซลลและยายไปทางขวา Shift + Tab จบการปอนขอมูลลงในเซลลและยายไปทางซาย 3. การทํางานในเซลลหรือแถบสูตร = เร่ิมตนสูตร Esc ยกเลิกการปอนขอมูลลงในเซลลหรือแถบสูตร & เช่ือมตอขอความของเซลล เชน A1 & B5 ฯลฯ

Alt + = แทรกสูตรผลรวมอัตโนมัต ิCtrl + ; ปอนวันเดือนป Ctrl + Shift + : ปอนเวลา

Ctrl + K แทรกการเช่ือมโยงหลายมิต ิCtrl + Shift + “ คัดลอกคาเซลลดานบนลงในเซลลหรือแถบสูตร Ctrl + ‘ คัดลอกสูตรดานบนลงในเซลลหรือแถบสูตร

Ctrl + A แสดงแผนสูตรหลังจากท่ีพมิพช่ือสูตรแลว Ctrl + Shift + A แทรกวงเล็บกรอกขอมูลของฟงกชันสูตรท่ีพิมพ Alt + ลูกศรลง แสดงรายการทําใหสมบูรณโดยอัตโนมัต ิ

4. การจัดรูปแบบเซลล/แถว/คอลัมน Ctrl + Shift +F แสดงกลองโตตอบจัดรูปแบบเซลล Ctrl + Shift + $ ใชรูปแบบสกลุเงิน

Ctrl + Shift + ! ใชรูปแบบตัวเลข (จุลภาคและทศนิยมสองตําแหนง) Ctrl + Shift + ^ ใชรูปแบบเชิงวิทยาศาสตร Ctrl + Shift + % ใชรูปแบบเปอรเซ็นต

Ctrl + Shift + @ ใชรูปแบบกําหนดเอง เวลา 22/1/1900 0:00:00 Ctrl + Shift + # ใชรูปแบบกําหนดเอง วันท่ี 22/1/1900 Ctrl + Shift + & ใชเสนขอบโครงราง

3-11



4. การจัดรูปแบบเซลล/แถว/คอลัมน (ตอ) Ctrl + Shift +_ ลบเสนขอบโครงราง

Ctrl + B ใชหรือลบรูปแบบตัวหนา Ctrl + I ใชหรือลบรูปแบบตัวเอียง Ctrl + U ใชหรือลบรูปแบบตัวขีดเสนใต

Ctrl + 5 ใชหรือลบรูปแบบตัวขีดฆา Ctrl + 9 ซอนแถว Ctrl + Shift + ( ยกเลิกการซอนแถว

Ctrl + 0 ซอนคอลัมน Ctrl + Shift + ) ยกเลิกการซอนคอลัมน 5. การเลือก และการแกไข Shift + ลูกศร เพิ่มพื้นท่ีการเลือกไปตามทิศทางของลูกศรทุกเซลล Ctrl + Shift + ลูกศร เพิ่มพื้นท่ีการเลือกไปตามทิศทางของลูกศรตามเซลลท่ีมี

ขอมูลอยู Ctrl + Shift + End เลือกพื้นท่ีจากเซลลท่ีเลือกจนครอบคลุมถึงเซลลท่ีมีงาน

พิมพอยูทายแผนงาน Ctrl + Shift + Home เลือกพื้นที่จากเซลลท่ีเลือกจนครอบคลุมถึงเซลลท่ีอยูตน

แผนงาน (A1) Ctrl + Shift + Page Up เลือกจัดกลุมแผนงานกอนหนา

Ctrl + Shift + Page Down เลือกจัดกลุมแผนงานถัดไป Ctrl + C คัดลอกการเลือก Ctrl + V วางการเลือก

Ctrl + X ตัดหรือยายการเลือก Ctrl + D เติมอัตโนมัติลง Ctrl + R เติมอัตโนมัติขวา

Delete ลบเน้ือหา แตไมลบรูปแบบ Ctrl + + เปดเมนแูทรก\เซลล... โดยสามารถเลือกแทรกแถวและ

คอลัมนไดดวย Ctrl + - เปดเมนแูกไข\ลบ...เซลลหรือแถวหรือคอลัมน

3-12



5. การเลือก และการแกไข (ตอ) Ctrl + Z, Alt + Backspace

ยกเลิกการกระทําคร้ังลาสุด

6. การยายหรือเล่ือนบนแผนงานหรือสมุดงาน แปนลูกศร ยายทีละเซลลไปตามทิศทางของลูกศร

Ctrl + 1 การจัดรูปแบบแผนขอมูล Tab ยายไปทางซายทีละเซลลจนสุดแถว Ctrl + F6, Ctrl + Tab

ยายไปสมุดงานหรือหนาตางถัดไป

Ctrl + Shift +F6, Ctrl + Shift + Tab

ยายไปสมุดงานหรือหนาตางกอนหนา

Home ยายไปท่ีหัวแถว Ctrl + Home ยายไปจุดเร่ิมตนของแผนงาน Page Down ยายลงหนึ่งหนาจอ

Page Up ยายข้ึนหนึ่งหนาจอ Alt + Page Down ยายไปทางขวาหน่ึงหนาจอ Alt + Page Up ยายไปทางซายหน่ึงหนาจอ

Ctrl + Page Down ยายไปแผนงานถัดไป Ctrl + Page Up ยายไปแผนงานกอนหนา Ctrl + แปนลูกศร ยายไปท่ีขอบเขตของขอมูลท่ีมีจนถึงเซลลสุดทาย

7. การพิมพออกทางเคร่ืองพิมพ Ctrl + P คําส่ังพิมพ...เปดกลองโตตอบการพิมพ

1.2 การเลือกและการแกไข

กอนที่จะพิมพงานหรือแกไขงานตาง ๆ เราจําเปนท่ีตองเลือกเซลล แถว คอลัมน หรือตาราง ใหเปนเสียกอน โดยวิธีการใชเมาส เนื่องจากไดอธิบายการใชแปนพิมพจากตารางมาแลว ซ่ึงมีรายละเอียด ตอไปน้ี

3-13

1.2.1 การเลือก เม่ือเปดโปรแกรมข้ึนมาแลว ตําแหนงพิมพเร่ิมแรกจะอยูท่ี A1 และใหสังเกต

รูปตัวช้ีจะมีลักษณะเปนกากบาทแบบบล็อก ( ) ซ่ึงใชในการเลือกตําแหนงท่ีจะใชงาน เม่ือเลือกมากกวาหนึ่งเซลลแลว จะเกิดขอบเขตที่เลือกไวมีสีเขมข้ึนใหเราสังเกตได ซ่ึงมีรายละเอียด ดังนี้

1.2.1.1 การเลือกเซลล ในการจะใชคําส่ังจัดการเซลลใด ๆ ตองเลือกเพื่อระบุตําแหนงเซลลท่ีจะถูกดําเนินการตามคําส่ังนั้น ๆ เสียกอน ซ่ึงมีวิธีการเลือก ดังนี้

1) การเลือกเซลลเดียว ใหคลิกเลือกเซลลท่ีตองการ

รูปท่ี 3-13 การเลือกเซลล A1 เซลลเดียว

2) การเลือกหลายเซลลติดกัน ใหคลิกเลือกเซลลท่ีหัวหรือทายหรือ

เซลลทายในลักษณะทแยงมุมของกรอบพ้ืนท่ีเซลลท้ังหมดท่ีจะเลือก แลวลากไปในทิศทางตรงขามท่ีตองการ หรือหลังจากคลิกเลือกเซลลแรกแลว ใหกดแปน Shift + คลิกเลือกท่ีเซลลทาย หรือหลังจากคลิกเลือกเซลลแรกแลว ใหกดแปน Shift + แปนลูกศรก็ได ดังรูป

รูปท่ี 3-14 การเลือกหลายเซลลและเร่ิมตนท่ีเซลล A1 ลากไปท่ี B4

3) การเลือกหลายเซลลท่ีไมติดกัน ใหคลิกเลือกเซลลหรือลากพื้นท่ี

หลาย ๆ เซลลท่ีไมอยูติดกัน โดยกดแปน Ctrl คางไว การเลือกวิธีนี้ไมสามารถใชคําส่ังแกไขตัดหรือคัดลอกได ดังรูป

รูปท่ี 3-15 การเลือกหลายเซลลท่ีติดกันและไมติดกัน

3-14

1.2.1.2 การเลือกแถว ใหคลิกเลือกท่ีหัวแถวตัวเลขท่ีตองการ หากเลือกหลายแถวใหทําลักษณะเดียวกันกับการเลือกเซลล

รูปท่ี 3-16 การเลือกแถว

1.2.1.3 การเลือกคอลัมน ใหคลิกเลือกท่ีหัวคอลัมนตัวอักษรที่ตองการ หาก

เลือกหลายคอลัมนใหทําลักษณะเดียวกันกับการเลือกเซลล

รูปท่ี 3-17 การเลือกคอลัมน

1.2.1.4 การเลือกท้ังหมดหรือท้ังแผนงาน ใหคลิกเลือกท่ีวางมุมบนซายหรือ

บนหัวแถวท่ี 1 หรือหนาหัวคอลัมนท่ี A หรือ กดแปน Ctrl + A

รูปท่ี 3-18 การเลือกท้ังแผนงาน

3-15

1.2.1.5 การยกเลิกการเลือก ใหคลิกท่ีเซลลใดเซลลหนึ่ง หรือกดปุม ESC ขอบเขตท่ีเลือกไวจะหายไปทันที

1.2.2 การแกไข การพิมพงาน ยอมตองมีการแกไขงานอยูเสมอ หลังจากท่ีเราเปนการเลือกแลว

เราจะมาแกไขงานตอไปได ซ่ึงมีอยูหลายหัวขอ ดังตอไปนี้ 1.2.2.1 การเลิกทําหรือการทําซํ้า จากแถบเคร่ืองมือดวน ใหคลิกปุมคําส่ังเลิก

ทํา หรือทําซํ้า

รูปท่ี 3-19 รายการคําส่ังเลิกทํา หรือทําซํ้าบนแถบเคร่ืองมือดวน

1.2.2.2 การตัดหรือการยายเนื้อหา ใหเขาไปในเซลล แลวเลือกเนื้อหาท่ี

ตองการ แลวใชคําส่ังตัด คลิกท่ีปุมไอคอนตัดท่ีชุดเครื่องมือคลิปบอรดของแท็บหนาแรก หรือคลิกขวาเปดเมนูลัด หรือใชแปน Ctrl + X เนื้อหาจะหายไปอยูในคลิปบอรด จากนั้นคลิกเลือกเซลลตําแหนงท่ีจะวาง แลวใชคําส่ังวาง ท่ีชุดเครื่องมือคลิปบอรดของแท็บหนาแรก หรือคลิกขวาเปดเมนูลัด หรือใชแปน Ctrl + V ซ่ึงสามารถวางไดหลายคร้ัง ในกรณีท่ีไมไดวางหรือลืมวาง เนื้อหาก็จะอยูท่ีคลิปบอรด ซ่ึงสามารถนํามาวางอีกหรือลบออกจากคลิปบอรดก็ได

รูปท่ี 3-20 การใชคําส่ังตัดในการยายเน้ือหาบางสวนในเซลล

3-16

รูปท่ี 3-21 เนื้อหาถูกจําเขาไปในคลิปบอรด สามารถวางหรือลบออกไปได

1.2.2.3 การคัดลอกเนื้อหา ใหเขาไปในเซลล แลวเลือกเนื้อหาที่ตองการ แลว

ใชคําส่ังคัดลอก คลิกท่ีปุมไอคอนคัดลอกท่ีชุดเครื่องมือคลิปบอรดของแท็บหนาแรก หรือคลิกขวาเปดเมนูลัด หรือใชแปน Ctrl + C เนื้อหาจะเขาไปอยูในคลิปบอรด จากน้ันคลิกเลือกเซลลตําแหนงท่ีจะวาง แลวใชคําส่ังวาง ท่ีชุดเคร่ืองมือคลิปบอรดของแท็บหนาแรก หรือคลิกขวาเปดเมนูลัด หรือใชแปน Ctrl + V ซ่ึงสามารถวางไดหลายคร้ัง ในกรณีท่ีไมไดวางหรือลืมวาง เนื้อหาก็จะอยูท่ีคลิปบอรด ซ่ึงสามารถนํามาวางอีกหรือลบออกจากคลิปบอรดก็ได

รูปท่ี 3-22 การใชคําส่ังคัดลอกเนื้อหาบางสวนในเซลล

รูปท่ี 3-23 เนื้อหาถูกจําเขาไปในคลิปบอรด สามารถวางหรือลบออกไปได

3-17

1.2.2.4 การตัดหรือการยายเซลล/แถว/คอลัมน เม่ือเลือกเซลลหรือแถวหรือคอลัมนท่ีตองการแลว แลวใชคําส่ังตัดดวยวิธีใดก็ได จะปรากฏแนวเสนประเคล่ือนไหวรอบบริเวณพื้นท่ีถูกเลือก จากนั้นคลิกเลือกเซลลตําแหนงแรกสุดของดานบนซายของพ้ืนท่ีท่ีจะวาง แลวใชคําส่ังวาง ดวยวิธีใดก็ได หรือกดแปน Enter ซ่ึงสามารถวางไดเพียงคร้ังเดียวเทานั้น หากตองการวางอีกตองใชการวางท่ีคลิปบอรด และเราสามารถใชเมาสลากมาวางก็ได แตตองวางเมาสไวท่ีขอบของ

เซลลท่ีเลือกใหรูปตัวช้ีเมาสจะมีลักษณะเปนลูกศรสีขาวหันไปทางซาย ( ) จึงจะเปนการยาย

รูปท่ี 3-24 การใชชุดคําส่ังตัดและวาง (ยาย) เซลลจากแท็บหนาแรก

1.2.2.5 การคัดลอกเซลล/แถว/คอลัมน เม่ือเลือกเซลลหรือแถวหรือคอลัมนท่ี

ตองการแลว ใชคําส่ังคัดลอกดวยวิธีใดก็ได จะปรากฏแนวเสนประเคล่ือนไหวรอบบริเวณพ้ืนท่ีท่ีถูกเลือก จากน้ันคลิกเลือกเซลลตําแหนงแรกสุดของดานบนซายของพื้นท่ีท่ีจะวาง แลวใชคําส่ังวาง ดวยวิธีใดก็ได หรือกดแปน Enter ซ่ึงสามารถวางไดหลายคร้ัง และยังเก็บไวท่ีคลิปบอรดใหสามารถวางในภายหลังอีกได และเราสามารถใชเมาสลากพรอมท้ังกดแปน Ctrl คางไวมาวางก็ได แตตองวางเมาสไวท่ีขอบของเซลลท่ีเลือกใหรูปตัวช้ีเมาสจะมีลักษณะเปนลูกศรสีขาวหันไปทางซายมี

เคร่ืองหมาย + ( )จึงจะเปนการคัดลอก

3-18

รูปท่ี 3-25 การใชคําส่ังคัดลอกเซลล

การใชปุมตัวเลือกการวาง ในการคัดลอกและวางแลว จะปรากฏปุม

ตัวเลือกการวางข้ึนมา สามารถท่ีจะปรับเปลี่ยนการวางท้ังเนื้อหาและรูปแบบไดอีกหลายรูปแบบ ไดแก รักษาการจัดรูปแบบตามตนฉบับ ใชชุดรูปแบบของปลายทาง ตรงกับการจัดรูปแบบของปลายทาง คาและการจัดรูปแบบตัวเลข เก็บความกวางคอลัมนตามตนฉบับ การจัดรูปแบบเทานั้น และการเช่ือมโยงเซลล

รูปท่ี 3-26 การคัดลอกและตัวเลือกการวางแบบตาง ๆ

รูปท่ี 3-27 ตัวเลือกการวางแบบรักษาการจดัรูปแบบตามตนฉบับ

3-19

รูปท่ี 3-28 ตัวเลือกการวางแบบใชชุดรูปแบบของปลายทาง

รูปท่ี 3-29 ตัวเลือกการวางแบบตรงกับการจัดรูปแบบของปลายทาง

รูปท่ี 3-30 ตัวเลือกการวางแบบคาและการจัดรูปแบบตัวเลข

รูปท่ี 3-31 ตัวเลือกการวางแบบเก็บความกวางคอลัมนตามตนฉบับ

3-20

รูปท่ี 3-32 ตัวเลือกการวางแบบการจัดรูปแบบเทานั้น

รูปท่ี 3-33 ตัวเลือกการวางแบบการเช่ือมโยงเซลล

และการวางแบบพิเศษ เม่ือส่ังคัดลอกแลว ยังสามารถวางเปนแบบ

พิเศษได โดยคลิกท่ีพื้นท่ีปุมหัวลูกศรใตไอคอนวางท่ีชุดเคร่ืองมือคลิปบอรดของแท็บหนาแรก แลวเลือกรายการท่ีตองการ หรือรายการวางแบบพิเศษ หรือคลิกขวาเปดเมนูลัด เลือกวางแบบพิเศษก็ไดข้ึนอยูกับความตองการของเรา ตัวอยางเชน วางท้ังหมด วางเปนสูตร คา รูปแบบ ขอคิดเห็น การตรวจสอบความถูกตอง ท้ังหมดยกเวนเสนขอบ และความกวางคอลัมน ท้ังยังวางเปนตัวดําเนินการ หมายถึงนําเซลลท่ีคัดลอกมาคํานวณกับเซลลท่ีจะวาง เชน ตัวดําเนินการไมมี คูณ บวก หาร ลบ หรือจะวางเซลลท่ีวาง หรือจะวางสลับเปล่ียนแถวเปนคอลัมน

D4

3-21

รูปท่ี 3-34 การวางแบบพเิศษสลับเปล่ียนแถวเปนคอลัมน

การคัดลอกในเซลลตนแบบท่ีเปนสูตรนั้น การวางธรรมดาก็จะไดเปน

สูตร เชนเดียวกับการวางแบบพิเศษเปนสูตร แตถาสูตรใดมีการอางอิงเซลลอยูดวย เม่ือวางแลวการอางอิงเซลลจะเปล่ียนไปตามแถวและคอลัมนท่ีเซลลท่ีวางนั้น ตัวอยางจากรูป ท่ีเซลล A6 เปนการใชสูตรผลรวม =A2+A3+A4+A5 เม่ือคัดลอกมาวางท่ีเซลล A8 การอางอิงเซลลเปล่ียนไปเปน =A4+A5+A6+A7 ซ่ึงเซลล A7ไมมีขอมูลใด ๆ จึงไดผลลัพธเทากับ 170

รูปท่ี 3-35 การวางแบบพเิศษเปนสูตร

3-22

รูปท่ี 3-36 การวางแบบพเิศษเปนวางคาและวางการเชื่อมโยง

รูปท่ี 3-37 การวางแบบพเิศษเปนรูปแบบ แลวทดลองพิมพ 500 จะไดรูปแบบ 500.00

รูปท่ี 3-38 การวางแบบพเิศษเปนตัวดําเนนิการคูณ จะไดผลลัพธ = 20*100.00

3-23

รูปท่ี 3-39 การคัดลอกเปนรูปภาพตามลักษณะท่ีปรากฏและรูปแบบรูปภาพหรือบิตแมป

รูปท่ี 3-40 การวางเปนรูปภาพ

1.2.2.6 การคัดลอกขอความจากโปรแกรมอ่ืนมา เ ม่ือเลือกขอความจากโปรแกรมอ่ืน เชน Word ท่ีตองการแลว ส่ังคัดลอกท่ี Word จากน้ันจึงเปดโปรแกรม Excel ท่ีจะใชงานพิมพนั้น คลิกตําแหนงเซลลท่ีตองการ แลวส่ังวาง ก็จะไดขอความน้ันอยูในเซลลท่ีเลือก โดยมีการจัดขอความลงในเซลลตามการพิมพงานดวยตัวแบงแบบแท็บหรือจุลภาคหรือยอหนา

รูปท่ี 3-41 การใชคําส่ังคัดลอกขอความท่ีพมิพงานดวยแท็บจาก Word 2007

3-24

รูปท่ี 3-42 การใชคําส่ังวางขอความใน Excel 2007 และจัดความกวางคอลัมนแลว

1.2.2.7 การคัดลอกขอความออกไปยังโปรแกรมอ่ืน เม่ือเลือกงานพิมพจาก

ตารางงาน Excel แลว ส่ังคัดลอก จากนั้นจึงเปดโปรแกรมอ่ืน เชน Word คลิกตําแหนงพิมพท่ีบรรทัดและหนาท่ีตองการจะวาง ใชคําส่ังวาง ก็จะไดตารางงานพรอมรูปแบบเซลลมาดวย แตท่ีไมไดมาคือสูตรคํานวณ

รูปท่ี 3-43 การใชคําส่ังคัดลอกตารางงานท่ีพิมพใน Excel 2007

3-25

รูปท่ี 3-44 การใชคําส่ังวางตารางงานใน Word 2007

1.2.2.8 การเติมอัตโนมัติ (Auto Fill) เปนการเติมใหกับขอมูลท่ีอยูในเซลลติดกันตามแถวหรือคอลัมนก็ได โดยการนําเมาสไปวางที่จุดมุมลางซายของขอบเซลล ท่ี

เลือก ใหรูปตัวช้ีเมาสมีลักษณะเปนบวกดํา ( ) หรือเรียกวา Fill Handle แลวจึงลากไปตามแถวหรือคอลัมนท่ีตองการ หรือใชปุมเติมในกลุมคําส่ังแกไข ของแท็บหนาแรกบนแถบ Ribbon โดยจะมีผลลัพธแตกตางกันไปตามชนิดของขอมูลตนแบบ ดังนี้

1) ขอมูลเปนขอความลวน เม่ือลากตัวเติมอัตโนมัติจะไดเปน 2 รูปแบบ คือ การคัดลอกขอความ กับ การเรียงลําดับขอความ ในกรณีท่ีมีรายการอยูในกลองโตตอบรายการแบบกําหนดเอง การเติมอัตโนมัติจะเปนการเรียงลําดับตามรายการนั้น สวนขอความใดท่ีไมไดจัดทํา จะเปนการคัดลอก ซ่ึงมีวิธีการจัดทํารายการแบบกําหนดเอง ดังนี้

รูปท่ี 3-45 การใชตัวเติมอัตโนมัติใหกับขอความแบบคัดลอกและเรียงลําดับ

รูปท่ี 3-46 การใชปุมเติมในกลุมคําส่ังแกไขของแท็บหนาแรก

3-26

(1) การพิมพขอความเรียงลําดับท่ีแผนงาน มีวิธีการ ดังนี้

ก. พิมพขอความของแตละลําดับในแตละเซลล ใหเลือกเซลลท้ังหมด เสร็จแลวคลิกปุม Office คลิกท่ีปุมตัวเลือกของ Excel จะเปดกลองโตตอบรายการแบบกําหนดเอง การอางอิงเซลลจะถูกนําเขามา จากนั้นให คลิกปุมนําเขา โปรแกรมจะนํารายการพิมพในเซลลท่ีอางเขามาใหเอง แลวจึงคลิกปุมตกลง

รูปท่ี 3-47 การพิมพรายการเตรียมไวท่ีแผนงาน ใหเลือกเซลลท่ีพิมพกอน

ข. พิมพขอความของแตละลําดับในแตละเซลล เสร็จแลวคลิก

ปุม Office คลิกท่ีปุมตัวเลือกของ Excel จะเปดกลองโตตอบรายการแบบกําหนดเอง จากน้ันจึงคลิก

ปุม เพื่อนําไปเลือกเซลลท่ีพิมพแลว แลวคลิก เปดกลองโตตอบรายการแบบกําหนดเอง คลิกปุมนําเขา โปรแกรมจะนํารายการพิมพในเซลลท่ีอางเขามาใหเอง แลวจึงคลิกปุมตกลง

3-27

รูปท่ี 3-48 การพิมพรายการกาํหนดเองเตรียมไว โดยยังไมตองเลือกเซลลกอน

(2) การพิมพในกลองโตตอบท่ีรายการแบบกําหนดเองรายการ

กําหนดเอง มีวิธีการ คือ ใหคลิกปุม Office คลิกท่ีปุมตัวเลือกของ Excel จะเปดกลองโตตอบรายการแบบกําหนดเอง คลิกเลือกรายการใหมจากรายการดานซาย แลวปอนขอความเซลลละบรรทัดทางดานขวา จบบรรทัดเคาะ Enter เสร็จแลวคลิกปุมเพิ่ม จากนั้นจึงคลิกปุมตกลง

รูปท่ี 3-49 การพิมพปอนรายการใหมในกลองโตตอบรายการแบบกําหนดเอง

(3) การลบรายการท่ีไมตองการ เม่ือเขามาท่ีกลองโตตอบท่ีรายการ

แบบกําหนดเองรายการ ใหคลิกเลือกรายการท่ีไมตองการทางดานซายมือ เสร็จแลวคลิกปุมลบ จะมีแผนคําเตือน ถาตองการลบใหคลิกตกลง หรือถาเปล่ียนใจไมตองการลบ ใหคลิกยกเลิก

รูปท่ี 3-50 การลบรายการในกลองโตตอบรายการแบบกําหนดเอง

3-28

2) ขอมูลเปนตัวเลขลวน เม่ือพิมพตัวเลขแลว ใหลากตัวเติมอัตโนมัติจะไดเปน 2 รูปแบบ คือ การคัดลอกตัวเลข กับ การเรียงลําดับตัวเลข โดยการคัดลอกตัวเลข จะเลือกเซลลตนแบบเพียงเซลลเดียว สวนการเรียงลําดับตัวเลขหรือการสรางตัวเลขอนุกรม จะตองเลือกเซลลตนแบบอยางนอย 2- 3 เซลล หรือถาจะเลือกเซลลเดียว ก็ตองลาก + Ctrl จะไดรูปเมาส

เรียงลําดับเพิ่มเซลลละ 1 หรือจะใชปุมเติมในกลุมคําส่ังแกไข ของแท็บหนาแรกบน Ribbon ก็ได

รูปท่ี 3-51 การใชตัวเติมอัตโนมัติใหกับตัวเลขแบบคัดลอกและเรียงลําดบั

รูปท่ี 3-52 การใชปุมเติมชุดขอมูลในกลุมคําส่ังแกไข ของแท็บหนาแรก

3) ขอมูลเปนขอความและตัวเลข เม่ือลากตัวเติมอัตโนมัติท่ีเซลล

ตนแบบเพียงเซลลเดียว ก็จะไดการเรียงลําดับตัวเลขตอไป

รูปท่ี 3-53 การใชตัวเติมอัตโนมัติใหกับขอความและตัวเลขเปนเรียงลําดับ

3-29

รูปท่ี 3-54 การใชตัวเติมชุดขอมูลเรียงลําดับจากคําส่ังเติมท่ีแท็บหนาแรก

4) การใชตัวเลือกการเติมอัตโนมัติ ขอมูลเปนขอความและตัวเลข เม่ือ

ลากตัวเติมอัตโนมัติท่ีเซลลตนแบบเพียงเซลลเดียว ก็จะไดการเรียงลําดับตัวเลขตอไป

รูปท่ี 3-55 การใชตัวเลือกการเติมอัตโนมัติในการคัดลอกเซลล

รูปท่ี 3-56 การใชตัวเลือกการเติมอัตโนมัติในการเติมชุดขอมูล

3-30

รูปท่ี 3-57 การใชตัวเลือกการเติมอัตโนมัติในการเติมรูปแบบเทานั้น

รูปท่ี 3-58 การใชตัวเลือกการเติมอัตโนมัติในการเติมโดยปราศจากรูปแบบ

5) การใชตัวเติมอัตโนมัติ ขอมูลเปนสูตรคํานวณ เม่ือลากตัวเติม

อัตโนมัติท่ีเซลลตนแบบเพียงเซลลเดียว ก็จะไดการเรียงลําดับเซลลในสูตรตามไปดวย

รูปท่ี 3-59 การใชตัวเติมอัตโนมัติในการเติมชุดขอมูลแบบสูตร

3-31

1.2.2.9 การเชื่อมขอความเปนเซลลเดียวกัน เปนการใชเคร่ืองหมาย & เช่ือมตอระหวางเซลลท่ีตองการ ภายใตการใชสูตร หรือใชการยายขอความจากเซลลหนึ่งไปวางตออีกเซลลหนึ่งก็ได เชนท่ี B3 พิมพ =A1&C1 จะเปนการเช่ือมขอความของเซลล A1 กับเซลล C1

รูปท่ี 3-60 การเช่ือมตอขอความดวยเคร่ืองหมาย & ในการใชสูตร

1.2.2.10 การเปลี่ยนขอความใหเปนคอลัมน เปนการเปล่ียนงานขอมูลท่ีตอน

แรกพิมพอยูในเซลลเดียวกัน โดยอาจจะเวนวรรค หรือใชจุลภาค หรืออัฒภาค หรือแท็บค่ัน แลวตอนหลังตองการที่จะแยกขอความออกไปอีกเซลลหนึ่ง สามารถทําไดโดยการเลือกขอความท้ังหมด แลวคลิกแท็บขอมูล เลือกคําส่ังขอความเปนคอลัมน จะมีแผนตัวชวยสรางการแปลงขอความเปนคอลัมนทําตามข้ันตอน

รูปท่ี 3-61 เลือกคําส่ังขอความเปนคอลัมนท่ีแท็บขอมูล

รูปท่ี 3-62 ตัวชวยสรางการแปลงขอความเปนคอลัมนข้ันท่ี 1 เลือกชนดิการแบงคอลัมนดวยตัวค่ัน

3-32

รูปท่ี 3-63 ตัวชวยสรางการแปลงขอความเปนคอลัมนข้ันท่ี 2 เลือกชนิดตัวค่ันเปนชองวาง

รูปท่ี 3-64 ตัวชวยสรางการแปลงขอความเปนคอลัมนข้ันท่ี 3 เลือกรูปแบบของเซลลแตละคอลัมน

และจะนําไปไวท่ีเซลลใด

รูปท่ี 3-65 ผลลัพธจากการแปลงขอความเปนคอลัมนแลว ช่ือและนามสกุลอยูคนละคอลัมน

1.2.2.11 การลาง เปนการจัดการลางเซลลท่ีเลือกไว ไดแก รูปแบบ เนื้อหา

ขอคิดเห็น และท้ังหมด เปนตน โดยไปที่แท็บหนาแรก ชุดคําส่ังการแกไข ดังรายละเอียดตอไปนี้

3-33

รูปท่ี 3-66 คําส่ังการลาง

1) ลางท้ังหมด เปนการลางท้ังรูปแบบ เนื้อหา และขอคิดเห็น

รูปท่ี 3-67 คําส่ังการลางท้ังหมด

2) ลางรูปแบบ เปนการลางรูปแบบ แตไมไดลางเน้ือหาที่เปนขอมูล

หรือขอความ เชน สกุลเงินหายไป หรือ 20% ลางแลวจะได .2 ฯลฯ

รูปท่ี 3-68 คําส่ังการลางรูปแบบ

3-34

3) ลางเน้ือหา เปนการลางแตเนื้อหาท่ีเปนขอมูลหรือขอความ แตไมไดลางรูปแบบ ซ่ึงเม่ือมองดวยตาเปลา จะเห็นเปนเซลลเปลา ๆ แตเม่ือพิมพงานเขาไปจะไดรูปแบบเหมือนเดิม เชน เซลล 20% ลางแลวจะไดเซลลเปลา เม่ือพิมพ 1 ลงไปในเซลลท่ีลางนั้น จะไดผลลัพธเปน 100% ฯลฯ

รูปท่ี 3-69 คําส่ังการลางเนื้อหา แตรูปแบบยังอยู ทอลองพิมพเลข 20

4) ลางขอคิดเห็น เปนการลางเฉพาะขอคิดเห็นเทานั้น

รูปท่ี 3-70 คําส่ังการลางขอคิดเห็น

1.2.2.12 การคนหาและเลือก เปนการจัดการลบสวนท่ีเลือก เชน จะลบเซลล หรือลบแถวหรือลบคอลัมนท่ีไดเลือกไว เปนตน โดยใชคําส่ังการคนหาและเลือก ท่ีชุดคําส่ังการแกไขของแท็บหนาแรก จะมีรายการตาง ๆไดแก คนหา แทนท่ี ไปท่ี ไปท่ีแบบพิเศษ สูตร ขอคิดเห็น การจัดรูปแบบตามเง่ือนไข คาคงท่ี การตรวจสอบความถูกตองของขอมูล เลือกวัตถุ และบานหนาตางสวนท่ีเลือก เปนตน

3-35

รูปท่ี 3-71 รายการตาง ๆ จากคําส่ังการคนหาและเลือก

รูปท่ี 3-72 คําส่ังการคนหาสูตร

1.2.2.13 การลบ เปนการจัดการลบสวนท่ีเลือก เชน จะลบเซลล หรือลบแถว

หรือลบคอลัมนท่ีไดเลือกไว เปนตน โดยใชคําส่ังลบ ท่ีชุดคําส่ังเซลลของแท็บหนาแรก จะมีชุดคําส่ังอยู 4 คําส่ัง ไดแก ลบเซลล ลบแถวในแผนงาน ลบคอลัมนในแผนงาน และลบแผนงาน เปนตน หรือใชคลิกขวาเปดเมนูลัดในสวนท่ีเลือก แลวเลือกรายการลบ... จะมีกลองโตตอบลบออกมาใหเลือกวาจะลบอะไร ไดแก ลบเซลลแลวเล่ือนเซลลไปทางซาย/ข้ึน หรือลบท้ังแถว หรือลบท้ังคอลัมน เปนตน

รูปท่ี 3-73 คําส่ังลบ ท่ีชุดคําส่ังเซลลของแท็บหนาแรก

3-36

รูปท่ี 3-74 กลองโตตอบลบเซลล แถว หรือคอลัมน

1.2.2.14 การแทรก เปนการจัดการแทรกสวนท่ีเลือก เชน จะแทรกเซลล หรือ

แทรกแถวหรือแทรกคอลัมนท่ีไดเลือกไว เปนตน โดยใชคําส่ังแทรก ท่ีชุดคําส่ังเซลลของแท็บหนาแรก จะมีชุดคําส่ังอยู 4 คําส่ัง ไดแก แทรกเซลล แทรกแถวในแผนงาน แทรกคอลัมนในแผนงาน และแทรกแผนงาน เปนตน หรือใชคลิกขวาเปดเมนูลัดในสวนท่ีเลือก แลวเลือกรายการแทรก... จะมีกลองโตตอบแทรกออกมาใหเลือกวาจะแทรกอะไร ไดแก แทรกเซลลแลวเล่ือนเซลลไปทางขวา/ลง หรือแทรกท้ังแถว หรือแทรกท้ังคอลัมน เปนตน นอกจากนี้ยังมีปุมตัวเลือกการแทรกเกิดข้ึนมาดวย ชวยใหมีการจัดรูปแบบเซลลท่ีแทรกมางายข้ึน

รูปท่ี 3-75 กลองโตตอบแทรกเซลล แถว หรือคอลัมน

รูปท่ี 3-76 ปุมตัวเลือกการแทรก จัดรูปแบบเซลลใหเหมือนกับเซลลดานบน

3-37

รูปท่ี 3-77 ปุมตัวเลือกการแทรก จัดรูปแบบเซลลใหเหมือนกับเซลลดานลาง

รูปท่ี 3-78 ปุมตัวเลือกการแทรก ลางการจัดรูปแบบเซลล

1.2.2.15 การสรางขอคิดเห็น เปนการสรางและการจัดการขอคิดเห็นตาง ๆ เชน ลบ แสดง/ซอน คนหากอนหนา ถัดไป แสดงขอคิดเห็นท้ังหมด เปนตน โดยใชกลุมคําส่ังขอคิดเห็นของแท็บตรวจทาน

รูปท่ี 3-79 การสรางขอคิดเห็น

1.2.2.16 ชื่อท่ีกําหนด เปนการจัดการช่ือท่ีใชแทนการอางอิงเซลลท่ีเปนคาสูตร ทําใหเขาใจไดงายข้ึน โดยใชกลุมคําส่ังช่ือท่ีกําหนดในแท็บสูตร

รูปท่ี 3-80 กลุมคําส่ังช่ือท่ีกําหนดในแท็บสูตร

3-38

รูปท่ี 3-81 การสรางช่ือจากคําส่ังกําหนดช่ือท่ีกลุมคําส่ังช่ือท่ีกําหนดในแท็บสูตร

รูปท่ี 3-82 การกําหนดช่ือในแท็บสูตรเสร็จแลวช่ือรวมเงินเดือน

การสรางช่ือจากสวนท่ีเลือก เราสามารถสรางช่ืออีกวิธีหนึ่งได โดยการ

เลือกเซลลท่ีหัวตารางดานซายหรือดานบนกอน แลวจึงใชคําส่ังสรางช่ือจากสวนท่ีเลือกของกลุมคําส่ังช่ือท่ีกําหนดในแท็บสูตร

3-39

รูปท่ี 3-83 การสรางช่ือจากสวนท่ีเลือก

การจัดการช่ือ เราสามารถจัดการช่ือ ท้ังสรางช่ือ การแกไข และการ

ลบช่ือ โดยใชคําส่ังตัวจัดการช่ือจากสวนท่ีเลือกของกลุมคําส่ังช่ือท่ีกําหนดในแท็บสูตร

รูปท่ี 3-84 การสราง แกไข หรือลบช่ือจากตัวจัดการช่ือในคําส่ังตัวจัดการช่ือ

2. การจัดการแผนงาน

ในการบางคร้ังเราตองมีจัดการกับแผนงาน เพื่อใชงานในปจจุบันอยูตลอดเวลา โดยคลิกขวาท่ีช่ือแผนงาน จะเปดเมนูลัดข้ึนมาใหเลือกรายการท่ีตองการทํางาน

หนวยที่ 4 การคํานวณโดยใชสูตรและวางฟงกชัน

หัวขอเร่ืองและงาน การคํานวณโดยการพิมพสมการทางคณิตศาสตร การคํานวณโดยการใชสูตรสําเร็จจาก

การแทรกฟงกชัน การคํานวณและการวิเคราะหขอมูล

สาระสําคัญ การคํานวณโดยการพิมพสมการทางคณิตศาสตร ตองพิมพเคร่ืองหมายเทากับกอนเสมอ

แลวจึงตามดวยลักษณะของสมการบรรทัดเดียว ซ่ึงจะตองมีการอางอิงเซลลใหถูกตอง ถาเปนการคํานวณโดยการใชสูตรสําเร็จจากการแทรกฟงกชัน ก็ตองรูจักประเภทฟงกชันท่ีจะแทรก และการเตรียมขอมูลที่ตองนํามาใชกับสูตร สวนการคํานวณและการวิเคราะหขอมูล ไดแก การคัดลอกสูตร การแทรกฟงกชันประเภทตาง ๆ โดยละเอียด


จุดประสงคทั่วไป 1. เพื่อใหมีความรูความเขาใจ และทักษะในการพิมพสูตรสมการทางคณิตศาสตร 2. เพื่อใหมีความรูความเขาใจ และทักษะในการใชสูตรสําเร็จจากการแทรกฟงกชัน 3. เพื่อใหมีความรูความเขาใจ และทักษะในการคํานวณ


1. สามารถอธิบายและพมิพสูตรสมการทางคณิตศาสตร ได 2. สามารถอธิบายและใชสูตรสําเร็จจากการแทรกฟงกชันได 3. สามารถอธิบายและประยกุตใชสูตรหรือแทรกฟงกชันในการวิเคราะหขอมูลได

เน้ือหาห โปรแกรม Excel 2007 เปนหนึ่งในโปรแกรมท่ีมีความสามารถสูงในเร่ืองการคํานวณ

และการวิเคราะหขอมูลตาง ๆ และเปนท่ีนิยมใชกันอยางแพรหลาย เพราะใชงานและทําความเขาใจไมยากจนเกินไปนัก ซ่ึงจะไดอธิบายรายละเอียดเปนหัวขอ ดังตอไปนี ้

1. การคํานวณโดยใชการพิมพสูตรทางคณิตศาสตร การคํานวณโดยการพิมพสมการทางคณิตศาสตรนั้น ตองมีการเรียนรูถึงหลักการและ

การนําไปใช ดังนี้

4-2

1.1 หลักการพิมพสูตรทางคณิตศาสตรในเซลล ในการพิมพสูตรสมการทางคณิตศาสตรแบบบรรทัดเดียวนั้น มีหลักการดังตอไปนี้ 1.1.1 เคร่ืองหมายสถานะของสูตร

ใหพิมพเคร่ืองหมายเทากับ (=) หรือคลิกเคร่ืองหมายเทากับบนแถบสูตร จะมีแผนกรอกขอมูลใหมา โดยโปรแกรม Excel จะรูทันทีวากําลังทํางานอยูในสถานะสูตร

รูปท่ี 4-1 การพิมพ = ลงไปโดยตรงในเซลล และการคลิก = ท่ีแถบสูตร

1.1.2 ตัวเลขและการอางอิงเซลล

เม่ือพิมพ = แลว ก็เปนการพิมพสมการทางคณิตศาสตรบรรทัดเดียว ซ่ึงจะใชตัวเลขหรือเซลลมาพิมพก็ได ถาเปนตัวเลข Excel จะถือวาเปนคาคงท่ี แตถาเปนเซลล จะข้ึนอยูกับการอางอิงเซลล โดยการพิมพช่ือเซลลลงไปโดยตรง หรือใชเมาสคลิกเลือกเซลลท่ีอางอิงนั้นก็ได เชน =1/2 หรือ =6*B3 หรือ =A4+B4 เปนตน

1.1.3 เคร่ืองหมายการคํานวณและเปรียบเทียบ เปนการคํานวณโดยใชเคร่ืองหมาย บวก (+) ลบ (-) คูณ (*) หาร (/) เลขยก

กําลัง (^) เปอรเซ็นต (%) และใชเคร่ืองหมายวงเล็บ () แตเราไมสามารถท่ีจะใสสัญลักษณทางคณิ ต ศ า ส ต ร ท่ี ซั บ ซ อ น เ ช น (Square root) ลงในสูตรของ Excel ได ดังนั้นจึงตองมี

การนําฟงกชันมาชวยทํางาน ตัวอยาง จะเขียนเปน SQRT (7) แทน เปนตน ซ่ึงการคํานวณจากเคร่ืองหมายคํานวณน้ี จะมีลําดับงานการคํานวณกอนหลัง ดังตาราง

7

ตารางท่ี 4-1 ลําดับงานการคํานวณสูตรในโปรแกรม Microsoft Excel

ลําดับท่ี เคร่ืองหมาย คําอาน

1 ( ) วงเล็บ

2 % เปอรเซ็นต

3 ^ ยกกําลัง

4 * และ / คูณ และ หาร

5 + และ - บวก และ ลบ

4-3

ตารางท่ี 4-2 เคร่ืองหมายในการเปรียบเทียบในการคํานวณสูตรของโปรแกรม Microsoft Excel

เคร่ืองหมาย คําอาน ตัวอยาง

= เทากับ =A1=250 หรือ =A1>=250

> มากกวา

< นอยกวา

>= มากกวาหรือเทากับ

<= นอยกวาหรือเทากับ

<> ไมเทากับ

ถาคาเปนจริงหรือถูก จะไดผลลัพธ เปน TRUE แตถาคา

เปนจริงหรือเท็จ จะไดผลลัพธ เปน FALSE

1.2 หลักการพิมพสูตรสําเร็จหรือฟงกชันในเซลล

ในการพิมพสูตรสําเร็จหรือฟงกชันแบบบรรทัดเดียวนั้น มีหลักการดังตอไปนี้ 1.2.1 เคร่ืองหมายสถานะของสูตร

ใหพิมพเคร่ืองหมายเทากับ (=) หรือคลิกเคร่ืองหมายเทากับบนแถบสูตร จะมีแผนกรอกขอมูลใหมา โดยโปรแกรม Excel จะรูทันทีวาขณะน้ีกําลังทํางานอยูในสถานะสูตร

1.2.2 ชื่อสูตรสําเร็จหรือฟงกชัน ใหพิมพช่ือสูตรสําเร็จหรือฟงกชันท่ีรูจักตอจากเคร่ืองหมายเทากับ (=)

ไดแก SUM AVERAGE COUNT MAX MIN ฯลฯ 1.2.3 การอางอิงเซลล

หลังจากพิมพช่ือสูตรสําเร็จหรือฟงกชัน จะเปนวงเล็บท่ีเปนขอมูลการอางอิงเซลล โดยใชเคร่ืองหมายโคลอน (:) ค่ันระหวางเซลล เปนขอมูลตอเนื่องจากเซลลหนึ่งถึงอีกเซลลหนึ่ง และใชเคร่ืองหมายจุลภาคหรือคอมมา (,) เปนขอมูลเวนชวงระยะไปอีกเซลลหนึ่งหรืออีกกลุมเซลลหนึ่ง โดยการพิมพช่ือเซลลลงไปโดยตรง หรือใชเมาสคลิกเลือกเซลลท่ีอางอิงนั้นก็ได ถาเปนกลุมเซลล การอางอิงเซลลติดตอกันใหใชเมาสลาก แตถาเปนเซลลหรือกลุมเซลลเวนชวงระยะกัน ใหใช Ctrl + เมาสคลิกหรือลาก ตามแตกรณี เชน =SUM (A1:A4, A6) เปนตน

รูปท่ี 4-2 การพิมพ = สูตรและขอมูลลงไปโดยตรงในเซลล

4-4

แตถาเปนการคลิก = ท่ีแถบสูตรแลว จะมีแผนขอมูลมาใหเรากรอกหรือใช

เมาสคลิกเลือกเซลลก็ได ในชองจํานวนชุดท่ี1 และ2 (ถามี) แผนนี้สามารถยายได ในกรณีท่ีแผนบังขอมูลดิบอยู โดยนําเมาสไปลากยายออกมา หรือสามารถที่จะยอแผนใหเหลือแตชองท่ีจะกรอกขอมูลก็ได โดยใหคลิกท่ีรูป ทายชองนั้น และคลิกท่ีรูป ทายชองนั้นอีกคร้ัง เพื่อเปดแบบเต็มแผนข้ึนมาใหม

รูปท่ี 4-3 การคลิก = ท่ีแถบสูตรและพิมพขอมูลลงไปในแผนกรอกขอมูล

รูปท่ี 4-4 การยอแผนกรอกขอมูล ใหเหลือเพียงชองกรอกขอมูลท่ีตองการ

2. การคํานวณโดยใชสูตรสําเร็จจากแทรกฟงกชัน การคํานวณโดยการใชสูตรสําเร็จจากการแทรกฟงกชันนี้ เปนท่ีรวบรวมสูตรหรือ

ฟงกชันประเภทตาง ๆ ไดแก การเงิน วันและเวลา คณิตศาสตรและตรีโกณมิติ ทางสถิติ การคนหาและการอางอิง ฐานขอมูล ขอความ ตรรกศาสตร ขอมูล เปนตน ดังนั้น การใชประโยชนจากการแทรกฟงกชันของโปรแกรม Excel นั้นมีอยูอยางมากมายมหาศาล แตส่ิงสําคัญยิ่งในการใชประโยชนจากเคร่ืองมือนี้ก็คือ ความรูและความเขาใจในการใชสูตรประเภทตาง ๆ ท่ีตองไดรับการศึกษามาในแตละสาขาวิชา ซ่ึงมีความจําเปนเปนอยางยิ่งในการนําไปใชกรอกขอมูลหรือสรางตารางคํานวณไดถูกตองและตรงกับการนําไปใชในสูตรหรือฟงกชันนั้น ๆ โดยจะกลาวถึงหลักการในการใชสูตรหรือฟงกชัน ดังตอไปนี้

2.1 การใชฟงกชันผลรวมอัตโนมัติ เม่ือมีตัวเลขหรือขอมูลท่ีตองการหาผลรวมอยางรวดเร็ว ซ่ึงในตารางขอมูล

โดยทั่วไป มักจะใชกันเปนประจํา โปรแกรม Excel จึงไดสรางเคร่ืองมือใหใชงานไดอยางสะดวก

4-5

รูปท่ี 4-5 การใชฟงกชันผลรวมอัตโนมัต ิ

2.2 การใชฟงกชันท่ีถูกใชเร็ว ๆ นี้

ในการใชสูตรหรือฟงกชันท่ีไดถูกใชเม่ือเร็ว ๆ นี้ จะเก็บประวัติไว 10 สูตร ใหเรานํากลับมาใชอยางรวดเร็ว โดยไมตองเสียเวลาไปคนหาสูตรใหมอีก ซ่ึงมีการใชอยู 2 วิธี คือเรียกใชท่ีแถบสูตร กับท่ีวางฟงกชัน ในหัวขอนี้จะกลาวถึงท่ีแถบสูตรเทานั้น สวนหัวขอถัดไปเปนการเรียกใชสูตรหรือวางฟงกชัน ดังข้ันตอนตอไปนี้

2.2.1 เรียกรายการสูตรท่ีถูกใชเร็ว ๆ นี้

ใหคลิกเคร่ืองหมายเทากับ (=) บนแถบสูตร จะมีแผนกรอกขอมูลใหมา และท่ีชองอางอิงตําแหนงเซลลไดเปล่ียนเปนช่ือสูตรแลว ซ่ึงจะมีรายช่ือสูตรท้ัง 10 สูตรอยูในรายการซอนนี้

รูปท่ี 4-6 ลักษณะคร้ังแรกเมื่อคลิกเคร่ืองหมายเทากับ (=) บนแถบสูตร

4-6

2.2.2 เปดเลือกสูตรท่ีตองการใช ใหคลิกท่ีหัวลูกศรดํา ๆ หลังช่ือสูตรท่ีเกิดข้ึน จะเปนการเปดรายการสูตรท่ี

ถูกใชเม่ือเร็ว ๆ นี้ 10 สูตร และฟงกชันเพิ่มเติม... ใหคลิกเลือกสูตรท่ีตองการ จะมีแผนกรอกขอมูลท่ีไดนําเซลลขอมูลเขาไปแลว หากตองการเปล่ียนแปลงขอมูลก็ใหลบขอมูลเดิม และคลิกเลือกเซลลใหมท่ีตองการ แลวคลิกปุมตกลง

รูปท่ี 4-7 รายการช่ือสูตรหรือฟงกชันที่ถูกใชเม่ือเร็ว ๆ นี ้10 สูตร และฟงกชันเพิ่มเติม...

รูปท่ี 4-8 เม่ือคลิกเลือกสูตรหาคาเฉล่ีย (AVERAGE) จะมีแผนกรอกขอมูลเซลลใหเลย

แตถาคลิกเลือกรายการฟงกชันเพิ่มเติม... จะแสดงแผนกลองโตตอบวาง

ฟงกชันข้ึนมาใหเลือกประเภท และสูตรหรือฟงกชันที่ตองการ ดังรูป

4-7

รูปท่ี 4-9 กลองโตตอบแทรกฟงกชันถูกเปดข้ึนมา เม่ือคลิกเลือกแทรกฟงกชันหรือฟงกชันเพิ่มเติม

2.3 การใชฟงกชันประเภทตาง ๆ

ในการเรียกใชสูตรหรือฟงกชันท้ังหมด ใหคลิกคําส่ังแทรกฟงกชันหรือฟงกชันเพิ่มเติมของกลุมคําส่ังไลบรารีฟงกชันในแท็บสูตร จะแสดงกลองโตตอบแทรกฟงกชันข้ึนมาใหเลือกประเภทท่ีตองการทางบน แลวจึงเลือกสูตรหรือฟงกชันที่ตองการทางดานลาง เชน ตองการหาคาสวนเบ่ียงเบนมาตรฐานของตัวอยาง ตองเลือกประเภททางสถิติ และเลือกฟงกชันช่ือ STDEV เปนตน

รูปท่ี 4-10 คลิกเลือกประเภท และช่ือฟงกชันที่ตองการ

4-8

เสร็จแลวคลิกตกลง จะเปดแผนกรอกขอมูลท่ีมีการนําคาเซลลมากรอกใหเรียบรอยแลว หากตองการแกไขก็ใหลบและคลิกเลือกเซลลใหมเขามาแทนท่ี แลวจึงคลิกตอบตกลง

รูปท่ี 4-11 เม่ือคลิกเลือกช่ือสูตรหรือฟงกชัน STDEV จะมีแผนกรอกขอมูลเซลลใหเลย

3. การคํานวณและวิเคราะหขอมูลข้ันสูง การคํานวณโดยการใชสูตรหรือฟงกชันไมวาจะเกิดจากการพิมพเองหรือมีการวาง

ฟงกชันก็ตาม ควรไดทําความเขาใจถึงหลักการการนําสูตรหรือฟงกชันไปใชในการคํานวณ ดังตอไปนี้

3.1 การคัดลอกสูตร การคํานวณในตําแหนงเซลลอ่ืน ๆ แตมีการใชสูตรเดียวกัน จําเปนท่ีตองคัดลอกสูตรท่ี

ทําแลวนําไปใช แตการคัดลอกอาจมีปญหาบางประการเกิดข้ึนได ดังนั้นควรตองทําความ เขาใจเกี่ยวกับการคัดลอกสูตร การอางอิงเซลล ผลลัพธขอความแปลก ๆ ดังตอไปนี้

3.1.1 การคัดลอกสูตรและการอางอิงเซลล เม่ือเราคํานวณโดยการพิมพสูตรหรือการใชฟงกชันเสร็จเรียบรอยแลว ก็ให

คัดลอกไปวางไวในเซลลอ่ืน ๆ ไดโดยใชการคัดลอกและวางจากเมนหูรือเคร่ืองมือตามท่ีไดอธิบายไปแลว หรือใหใชตวัเติมอัตโนมัติลากไป ในกรณีท่ีขอมูลอยูในแนวแถวและคอลัมนเดียวกนั ดังนี้

3.1.1.1 การคัดลอกโดยใชตัวเติมอัตโนมัติ ในกรณีท่ีขอมูลในตารางท่ีตองการคัดลอกสูตรอยูในแนวแถวและคอลัมนเดียวกัน ก็สามารถใชตัวเติมอัตโนมัติลากไปไดตลอด ซ่ึงเซลลท่ีถูกวางในลําดับตอ ๆ ไปนั้น จะมีการอางอิงในสูตรเปล่ียนแปลงตามไปดวย ตามลักษณะของแถวและคอลัมน เชน การคัดลอกสูตรหาเงินภาษีของแตละคน จากตําแหนงเซลล F3 ใชสูตร =10%*E3 เม่ือคัดลอกโดยลากตัวเติมอัตโนมัติลงมาตามแนวคอลัมนของ F ในแตละแถว การอางอิงเซลลในสูตรจะเปล่ียนไปตามแถวนั้น ๆ คือท่ี F4 จะเปนสูตร =10%*E4 โดยที่คอลัมนไมไดถูกเปล่ียน เพราะลากลงมาในคอลัมนเดียวกัน หากแถวใดไมมีขอมูลเลย ก็จะไดผลลัพธเปน 0 หรือ -

4-9

รูปท่ี 4-12 การใชสูตรผลคูณท่ีตําแหนงเซลล F3

รูปท่ี 4-13 การคัดลอกโดยลากตัวเติมอัตโนมัติลงมาตามแนวคอลัมนของ F

และในการคัดลอกตามแนวแถว เชน การคัดลอกสูตรรวมเงินเดือนท่ี

ตําแหนงเซลล E8 ใชสูตรผลรวมอัตโนมัติ คือ =SUM (E3:E7) เม่ือคัดลอกโดยลากตัวเติมอัตโนมัติตามแนวแถวท่ี 8 ไปทางขวา (คอลัมน) การอางอิงเซลลในสูตรจะเปล่ียนไปตามคอลัมนนั้น ๆ คือท่ี F8 จะเปนสูตร =SUM (F3:F7) โดยท่ีแถวไมไดถูกเปล่ียน เพราะลากไปตามแนวแถวเดียวกัน

4-10

รูปท่ี 4-14 การคัดลอกโดยลากตัวเติมอัตโนมัติไปตามแนวแถวท่ี 8

3.1.1.2 การคัดลอกโดยใช เมนู เคร่ืองมือ และเมาสลาก เปนการคัดลอกไปใชในตําแหนงเซลลท่ีไมอยูในแถวและคอลัมนเดียวกัน หรืออยูแตเปนการอางอิงไมเหมือนกัน จากตัวอยางเชน การหาผลรวมท่ีเซลล C6 ใชสูตรผลรวม =SUM (D6,E6) แลวคัดลอกมาวางท่ีตําแหนงเซลล G6 จะไดสูตรผลรวม =SUM (H6,I6) ซ่ึงเปนการอางอิงเล่ือนลําดับคอลัมนไปตามตนฉบับท่ีมี 2 เซลล แตในขอมูลตําแหนงวางมีขอมูลถึง 3 เซลล จึงไดสูตรและผลลัพธไมถูกตอง ตองแกไขสูตรใหมใหเปน =SUM (H6:J6) ดังนั้นการคัดลอกมาวางในตําแหนงอ่ืน ๆ ตองระวังวาเซลลตนฉบับของสูตรกับเซลลปลายทางนั้นมีความสอดคลองเหมือนกันหรือไม ถาไมเหมือนกันตองแกไขการอางอิงใหถูกตองดวย

รูปท่ี 4-15 การคัดลอกเซลล C6 จะไปวางที่เซลล G6

4-11

รูปท่ี 4-16 เม่ือมาวางท่ีเซลล G6 จะไดสูตรอางอิงท่ีไมตรงกับขอมูลตารางตองแกไขสูตรใหถูกตอง

3.1.1.3 การคัดลอกโดยมีเซลลอางอิงคงท่ี ในกรณีนี้จะแตกตางกัน โดยที่มี

บางเซลลหรือหลายเซลลท่ีนํามาใชอางอิงในสูตรเปนเซลลท่ีอยูคงท่ีไมปรับเปล่ียนไปตามแถวและคอลัมน หากเราคัดลอกไปอาจไดเซลลท่ีมีคาอ่ืนหรือเซลลวาง คือ 0 เปนขอมูลลงไปแทนคา ซ่ึงจะเกิดผลลัพธท่ีผิดได ดังเชน การหาคารอยละของผูลงทะเบียนสมัครงานแตละสจจ. ท่ีเซลล B6 =100*C6/C5 นั้น เม่ือลากตัวเติมอัตโนมัติลงมา เชนท่ี B7 จะไดสูตรเปล่ียนลําดับตามเปน = 100*C7/C6 เม่ือพิจารณาแลวพบวา ท่ีเซลลเศษ (C7) นั้นถูกตอง แตท่ีเซลลสวน(C6) ผิดไป เพราะเปนเซลลของสจจ.เชียงใหม ไมใชของผลรวมศูนยภาคเหนือ จึงไดผลลัพธท่ีไมถูกตองเลย

รูปท่ี 4-17 การคัดลอกท่ีเซลลตัวหารอางอิงไมถูกตอง

ดังนั้น เราตองรูจักวิธีการแกไขใหเซลลบางเซลลหรือหลายเซลลอยูคงท่ี

ซ่ึงมีวิธีการคือการใสเคร่ืองหมาย $ นําหนาแถวและ/หรือคอลัมนท่ีตองการใหคงท่ี ตัวอยางเชนเซลลท่ีมีคาปกติหรือการอางอิงแบบสัมพันธท่ี C5 เราสามารถเปล่ียนรูปแบบเซลลใหคงท่ีได 3 ทางดวยกัน คือ

4-12

1) อางอิงแบบผสม คือ แถวคงท่ี ใหใสท่ีหนาแถว เชน C$5 เปนตน 2) อางอิงแบบผสม คือ คอลัมนคงท่ี ใหใสท่ีหนาคอลัมน เชน $C5 เปนตน 3) อางอิงแบบสัมบูรณ คือแถวและคอลัมนคงท่ี ใหใสท่ีหนาแถวและ

คอลัมน เชน $C$5 เปนตน จากตัวอยาง เราตองแกไขท่ีเซลลตนฉบับ B6 =100*C6/C5 เปล่ียนเปน B6

=100*C6/C$5 ใหถูกตองเสียกอน แลวจึงคัดลอกลงมาได

รูปท่ี 4-18 การคัดลอกท่ีไดเปล่ียนเซลลตัวหารจาก C5 เปนเซลลแถวคงท่ี C$5 แลว

3.1.1.4 การอางอิงเซลลในแผนงานและสมุดงานอ่ืน ในกรณีท่ีมีการใชสูตร

และจําเปนท่ีตองใชการอางอิงเซลลในสูตรท่ีมาจากแผนงานอ่ืนหรือสมุดงานอ่ืนนั้น ก็สามารถทําไดเหมือนปกติ โดยเปดสมุดงานและ/หรือแผนงานอ่ืนแลวไปคลิกท่ีเซลลเปาหมายท่ีตองการ โปรแกรมก็จะนํามากรอกขอมูลใหเราเอง

รูปท่ี 4-19 การคัดลอกขามแผนงานและสมุดงาน เม่ือการอางอิงเซลลไมถูกตอง

4-13

3.1.1.5 การวางแบบเชื่อมโยง นอกจากการใชการพิมพอางอิงเซลลในสูตรตามท่ีกลาวมาแลว เรายังสามารถใชการวางแบบพิเศษ คือ การวางแบบเช่ือมโยง ซ่ึงเปนการอางอิงเซลลอีกวิธีหนึ่ง ท่ีทําไดท้ังในแผนงานหรือสมุดงานเดียวกัน และวางในแผนงานอ่ืนหรือสมุดงานอ่ืน โดยเปดสมุดงานและ/หรือแผนงานท่ีเกี่ยวของ แลวไปคลิกเลือกเซลลตนทางท่ีตองการ แลวใชคําส่ังคัดลอก จากน้ันใหคลิกเปดหนาตางสมุดงานและแผนงานท่ีตองการ เลือกเซลลเปาหมาย แลว ใชคําส่ังวางแบบพิเศษ... คลิกปุมวางการเชื่อมโยง ไมวาเซลลตนทางจะเปล่ียนแปลงไปอยางไร เซลลเปาหมายก็จะเปล่ียนแปลงตามไปดวย เชน การคัดลอกสูตรผลรวมจากสมุดงาน Book1 ไปท่ีสมุดงาน Book2 ดังรูป

รูปท่ี 4-20 การคัดลอกสูตรและวางแบบเช่ือมโยงในการอางอิงเซลลในสูตรไปอีกสมุดงานอ่ืน

3.1.2 ผลลัพธขอความแปลก ๆ

การทํางานในโปรแกรม Excel มักอาจเกิดผลลัพธท่ีไมไดคาดคิดอยูเสมอ โดยผลลัพธนี้ จะเปนขอความแปลก ๆ ท่ีเราอาจไมเขาใจได ซ่ึงสามารถสรุปได ดังตาราง

4-14

ตารางท่ี 4-3 ขอความแปลก ๆ เกี่ยวกับผลลัพธของสูตรในโปรแกรม Excel 2007

สาเหตุท่ีเกิด ผลลัพธท่ีเกิด แนวทางการแกไข

##### จะเกิดข้ึนเม่ือตัวเลขในเซลลยาวกวาขนาดกวางของเซลล

แกไขไดโดยการขยายขนาดความกวางของเซลล

#VALUE จะเกิดเม่ือเราใชสูตรผิดหลักไวยากรณของสูตรเชนนําตัวเลขไปบวกกับตัวอักษรเปนตน

แกไขไดโดยการสํารวจดูวาประเภทของขอมูลถูกตองตามหลักคณิตศาสตรหรือไม

#DIV/0! จะเกิดเม่ือเราใช 0 เปนตัวหารเชน 10/0 ซ่ึงทําไมไดโดยเด็ดขาด

แกไขโดยใชตวัเลขอ่ืน ๆ เปนตัวหารแทน

#NAME? จะเกิดเม่ือในสูตรมีขอความท่ี Excel ไมสามารถบอกไดวาคืออะไร เชน A21+ วัสดุโดยท่ีคําวา วัสดุ ไมไดเกี่ยวของอะไรเลยในแผนงานน้ัน

แกไขโดยการตรวจสอบสูตรดูวามีขอความอะไรแปลกปลอมเขาไปหรือไม

#N/A จะเกิดข้ึนเม่ือโปรแกรมไมสามารถคนหาตําแหนงอางอิงเซลลท่ีใชในสูตรได มักพบเมื่ออางอิงเซลลขามแผนงานหรือขามสมุดงาน

แกไขโดยการตรวจสอบวาประเภทตัวแปรของฟงกชันคืออะไร แลวเปล่ียนใหถูกตอง

#REF! จะเกิดข้ึนเม่ือโปรแกรมไมสามารถคนหาตําแหนงอางอิงเซลลท่ีใชในสูตรได มักพบเมื่ออางอิงเซลลขามแผนงานหรือขามสมุดงาน

แกไขโดยการตรวจสอบตําแหนงอางอิงเซลลท่ีอาจจะหายไป

#NULL!

จะเกิดข้ึนเม่ือเรากําหนดพื้นท่ีเซลลสองเซลลท่ีไมไดมีสวนใดตอกัน แตลืมแบงแยกดวยเคร่ืองหมายค่ัน (,) เชน SUM (A1:B2, C2:D5) เขียนผิดเปนSUM (A1:B2 C2:D5) เปนตน

แกไขโดยการใสเคร่ืองหมายค่ันใหถูกตอง

4-15

3.2 การคํานวณโดยใชฟงกชันพื้นฐาน ฟงกชันเปนส่ิงท่ีจะชวยใหเราสามารถสรางสูตรไดงายข้ึน ดังนั้นเราจึงควรทํา

ความรูจักและทําความเขาใจกับฟงกชันพื้นฐานท่ีใชกันอยูเปนประจํา จากตัวอยางท่ีผาน ๆ มา เราจะสังเกตเห็นวาฟงกชันมีสวนประกอบ ดังนี้

FUNCTION (ตัวแปร 1, ตัวแปร2,…,ตัวแปร n)

ตารางท่ี 4-4 ฟงกชันพื้นฐานท่ีใชกันอยูเปนประจํา ใน Excel 2007

ชื่อฟงกชัน รูปแบบของฟงกชัน การนําไปใช

SUM SUM (จํานวนท่ี1, จํานวนท่ี 2...) ใชในการหาผลรวมของขอมูล

AVERAGE AVERAGE (จํานวนท่ี1, จํานวนท่ี2…) ใชหาคาเฉล่ีย

COUNT COUNT (จํานวนท่ี1, จํานวนท่ี2…) ใชนับจํานวนขอมูล

DATE DATE (จํานวนท่ี1, จํานวนท่ี2…) แปลงคา ป, เดือน, วัน ใหกลายเปน ตัวเลขท่ี Excel สามารถนําไปคํานวณได

IF IF (จํานวนท่ี1, จํานวนท่ี2…) ใชตรวจสอบเง่ือนไขท่ีกําหนด

MAX MAX (จํานวนท่ี1, จํานวนท่ี…2) ใชคนหาขอมูลท่ีมีคามากท่ีสุด

MIN MIN (จํานวนท่ี1, จํานวนท่ี2…) ใชคนหาขอมูลท่ีมีคานอยท่ีสุด

ABS ABS (จํานวนท่ี1, จํานวนท่ี2…) ใชในการหาคาสัมบูรณ (เลขท่ีไมมีเคร่ืองหมายลบ) ของตัวเลข เชน ABS (-1) เทากับ 1 และ ABS (1) เทากับ 1

ROUND ROUND (จํานวนท่ี1, จํานวนท่ี2…) ใชปดเศษเลขทศนิยมโดยวธีิท่ีนิยมกันคือ ถานอยกวา .5 ใหปดลง นอกนั้นใหปดข้ึน ดังนั้น 5.5 ก็จะถูกปดเปน 6

FLOOR FLOOR (จํานวนท่ี1, จํานวนท่ี2…) ใชปดเศษเลขทศนิยมท้ิง

RANK RANK (จํานวนท่ี1, จํานวนท่ี2…) ใชในการหาลําดับขอมูลวาขอมูลท่ีเรามีอยูในลําดับท่ีเทาใด

HYPERLINK HYPERLINK (

จํานวนท่ี1, จํานวนท่ี2…) ใชในการสรางการเช่ือมโยงไปยังเอกสารอ่ืน

4-16

ตัวอยางการใชฟงกชันพ้ืนฐานและข้ันสูงในการคิดระดับคะแนนของวิชาคอมพิวเตอร ซ่ึงมีสูตรท่ีใชคือ SUM, AVERAGE, COUNT, MAX, MIN และ IF

ตารางท่ี 4-5 สัดสวนการประเมินผลวิชาคอมพิวเตอร คะแนนเต็ม % รายการ

คะแนนยอย Windows 300 30

คะแนนยอย Word 300 20 คะแนนยอย Excel 200 20

จิตพิสัย 100 10 ประเมินความรอบรู 200 20

ตารางท่ี 4-6 การพิมพสูตรหรือฟงกชันที่ใชในการประเมินผลวิชาคอมพิวเตอร

รายการ สูตรหรือฟงกชัน รูปแบบการพมิพท่ีเซลลตนแบบ

แปลงคะแนนยอย Windows เปน % รอยละ =F$4*(C5+D5+E5)/(C$4+D$4+E$4)

แปลงคะแนนยอย Word เปน % รอยละ =I$4*(G5+H5)/(G$4+H$4)

แปลงคะแนนยอย Excel เปน % รอยละ =L$4*(J5+K5)/(J$4+K$4)

แปลงคะแนนประเมินความรอบรู เปน %

รอยละ =O$4*(N5)/(N$4)

รวมคะแนนท้ังหมดจาก % SUM =SUM(F5,I5,L5,M5,O5)

เกรด IF =IF(P5<50%,0,IF(P5<60%,1,IF(P5<70%,2,IF(P5<80%,3,4))))

คาเฉล่ีย AVERAGE =AVERAGE(C5:C13)

จํานวนนับ COUNT =COUNT(C5:C13)

คามากท่ีสุด MAX =MAX(C5:C13)

คานอยท่ีสุด

MIN =MIN(C5:C13)

4-17

ตัวอยางการใชสูตรหรือฟงกชันชั้นเดียวงาย ๆ ไดแก SUM, AVERAGE, COUNT, MAX และ MIN

รูปท่ี 4-21 การกรอกขอมูลเซลลในชองจํานวนท่ี 1-5 ของฟงกชัน SUM

รูปท่ี 4-22 การกรอกขอมูลเซลลในชองจํานวนท่ี 1ของฟงกชัน AVERAGE

รูปท่ี 4-23 การกรอกขอมูลเซลลในชองจํานวนท่ี 1 ของฟงกชัน COUNT

4-18

รูปท่ี 4-24 การกรอกขอมูลเซลลในชองจํานวนท่ี 1 ของฟงกชัน MAX

รูปท่ี 4-25 การกรอกขอมูลเซลลในชองจํานวนท่ี 1 ของฟงกชัน MIN

ตัวอยางการใชสูตรหรือฟงกชันหลายช้ัน คือ IF ท่ีใชตัดเกรด 5 เกรด (5, 4, 3, 2, 1

และ 0) จะใชแผนกรอกขอมูล 4 แผนดวยกัน โดยแผนแรก ชองท่ีหนึ่ง ตั้งเง่ือนไขคะแนนท่ีไดนอยกวา 50 ถาถูกไดเกรด 0 ถาผิด แสดงวาคะแนนที่ไดมากกวาหรือเทากับ 50 แตไมรูวาเทาไร จึงตองคลิกเปดแผน IF ข้ึนอีกเปนแผนท่ีสอง ทําเชนนี้จนครบแผนท่ีส่ีเปนแผนสุดทาย ท่ีสามารถสรุปไดแนนอนวา ถาไมเปนไปตามเง่ือนไขนั้นแลวจะเปนอยางไร

รูปท่ี 4-26 การกรอกขอมูลเซลลในชองเง่ือนไข ถาคาถูก และคาผิดใหใช IF ตอไปในแผนท่ี 1

4-19



รูปท่ี 4-29 การกรอกขอมูลเซลลในชองเง่ือนไข ถาคาถูก และคาผิดในแผนท่ี 4 สุดทาย

4-20

รูปท่ี 4-30 ตารางการประเมินผลและคิดคํานวณเกรดวิชาคอมพิวเตอร

3.3 การคํานวณโดยใชฟงกชันประเภทตาง ๆ

ในการวางฟงกชันจะกําหนดใหเราเลือกประเภท และช่ือฟงกชันท่ีตองการ ซ่ึงจะไดกลาวถึงฟงกชันที่สําคัญ ๆ ของแตละประเภท ดังตอไปนี้

3.3.1 การเงิน การใชฟงกชันทางการเงินหรือ การคํานวณสูตรทางการเงิน ซ่ึงมีหลาย

ฟงกชัน

รูปท่ี 4-31 การวางฟงกชันทางการเงิน

ฟงกชันประเภทการเงิน สามารถชวยใหเราคํานวณทางการเงิน การลงทุน

และคาเส่ือมราคา ไดโดยไมจําเปนท่ีตองมีความรูดานการเงินอยางลึกซ้ึงมากอนเลย ซ่ึงมีรายการของขอมูลท่ีตองนํามาใชในแผนการกรอกขอมูลของฟงกชันหรือในสูตรการเงิน ดังตาราง

4-21

ตารางท่ี 4-7 รายการของขอมูลท่ีนํามาใชในฟงกชันการเงิน

ขอมูล ความหมาย

Rate เปนอัตราดอกเบ้ียตองวดระนะเวลา

Per เปนคาบเวลาซ่ึงคุณตองการหาคาดอกเบ้ีย และตองอยูในชวงจาก 1 ถึง Nper

Nper เปนจํานวนคาบเวลาท้ังหมดในการชําระเงิน

Pv เปนคา PV ( Present value เปนมูลคาปจจบัุน) หรือมูลคาปจจุบันของจาํนวนเงินท่ีชําระเปนงวดๆ ท้ังหมด

Fv เปนมูลคาในอนาคต (Fv-future value) หรือจํานวนเงินท่ีคุณตองการใหคงเหลือหลังจากชําระงวดสุดทาย ถาไมไดใสคาอะไรไว จะถือวา fv เปน 0 (ตัวอยางเชน มูลคาในอนาคตของเงินกูมีคาเปน 0)

Type เปนคาตรรกศาสตรท่ีบงบอกเวลาในการชาํระเงิน (มีคาเทากับ 0 หรือ 1) ถาไมไดใสคาอะไรไว จะถือวามีคาเปน 0 ถาเปน 0 คือ คาส้ินสุด แตคา 1 คือคาเร่ิมตน

Pmt เปนจํานวนท่ีตองชําระในแตละคาบเวลา และไมสามารถเปล่ียนแปลงได

Values เปนอารเรยหรือการอางอิงไปยังเซลลท่ีมีตัวเลข ท่ีคุณตองการคํานวณหาคาอัตราผลตอบแทนซ้ือลด ( internal rate of return)

Values1, Value2,... เปน 1 ถึง 29 อารกิวเมนตใด ๆ ท่ีใชแทนการชําระเงินและรายได

Guess เปนจํานวนท่ีคุณคาดคะเนวาควรจะเปนผลลัพธของ IRR

Cost เปนคาเร่ิมตนของสินทรัพย

Salvage เปนราคาคาซากท่ีชวงสุดทายของอายุของสินทรัพย

Life เปนจํานวนคาบเวลาท้ังหมด ท่ีสินทรัพยถูกประเมินคาเส่ือมราคา

Period เปนคาบเวลาท่ีคุณตองการหาคาเส่ือมราคา คาบเวลาตองถูกระบุใหอยูในหนวยเดียวกับ life

Start_period เปนคาบเวลาเริ่มตนท่ีคุณตองการคํานวณหาคาเส่ือมราคา และตองถูกระบุอยูในหนวยเดยีวกับอายุของสินทรัพย

4-22

ตารางท่ี 4-7(ตอ) รายการของขอมูลท่ีนํามาใชในฟงกชันการเงิน


End_period เปนคาบเวลาส้ินสุดท่ีคุณตองการคํานวณหาคาเส่ือมราคา และตองถูกระบุอยูในหนวยเดยีวกับอายุของสินทรัพย

Factor เปนอัตราการเสื่อมท่ีดุลลดลง ถาไมไดใสคาอะไรใหเปนคา factor คา 2 จะถูกใช ( double-declining balance )

Month

เปนจํานวนของเดือนในปแรก ถา month ไมไดถูกใสอะไรไว คาจะเทากับ 12

ฟงกชันประเภทการเงินท่ีสําคัญ ๆ มีรูปแบบในการพิมพหรือการวางฟงกชัน ดังตาราง

ตารางท่ี 4-8 รูปแบบและการนํามาใชของฟงกชันการเงนิ

ชื่อฟงกชัน รูปแบบ/ตัวอยาง นําไปใชในการคํานวณ

PMT PMT (rate%, nper, pv, fv, type) = PMT (12 %/12, 5*12, 700000)

คํานวณวาตองหาเงินท่ีตองผอนในแตละเดือนเปนจํานวนเทาใด

IPMT IPMT (rate%, nper, pv, fv, type) = IPMT (12 %/12, 5*12, 700000)

คํานวณวาตองเสียดอกเบ้ียในแตละเดือนเปนจํานวนเทาใด

PPMT PPMT (rate%, nper, pv, fv, type) = PPMT (12 %/12, 5*12, 700000)

คํานวณหาเงินตนท่ีไดชําระคืนในแตละเดือนเปนจํานวนเทาใด

NPER NRER (rate %, pmt,pv,fv,type) = NPER(5.5%/12,-10000,600000,0,0)

คํานวณวาถาจะผอนเดือนละเทานี้ จะตองใชเวลาผอนกี่เดือนกวาจะหมด

FV FV (rate %, nper, pmt, pv, type) =FV (4.5%/12,20*12,-20,000,-50000)

คํานวณหายอดเงินฝากในอนาคต เม่ือฝากเปนประจาํทุกเดือน

IRR IRR (values,guess) = IRR (B3:E3)

คํานวณหากําไรท่ีไดรับคืนจากการลงทุน (คิดเปนอัตราดอกเบ้ีย)

NPV NPV (rate,value 1,value2,…) =NPV (10.5%,-10000, 4000, 7000, 3000)

คํานวณไดกําไรมากนอยเทาใด เม่ือเปรียบเทียบกบัการลงทุนแบบอ่ืน

4-23

ตารางท่ี 4-8(ตอ) รูปแบบและการนํามาใชของฟงกชันการเงิน


SLN SLN (cost,salvage,life,per)

คํานวณคาเส่ือมราคาแบบเสนตรงของสินทรัพย สําหรับหนึ่งคาบเวลา

SYD SYD (cost,salvage,life,per) =SYD (30000,7500,10,1)

คํานวณคาเส่ือมราคาแบบผลรวมจํานวนป (sum-of-years's digit) ของสินทรัพย สําหรับคาบเวลาท่ีระบุ

DB DB (cost,salvage,life,period,month) = DB (1000000,100000,6,2,7)

คํานวณคาเส่ือมราคาของสินทรัพยสําหรับคาบเวลาท่ีระบุ โดยใชวิธีการลดคาแบบตายตัว (fixed-declining balance)

DDB DDB(cost,salvage,life,period,factor) = DDB (2400,300,120,1,2)

คํานวณคาเส่ือมราคาของสินทรัพยสําหรับชวงเวลาท่ีระบุ โดยใชวิธีการลดคาแบบสองเทา (double-declining balance) หรือบางวิธีการอ่ืนๆ ท่ีไดระบุไว

VDB VDB (cost,salvage,life,start_period, end_period,factor,no_switch) = VDB (2400, 300, 10, 0, 1)

คํานวณกลับคาเส่ือมราคาของสินทรัพยสําหรับคาบเวลาท่ีระบุหรือบางสวนของคาบเวลา โดยการใชวิธีสมดลุการลดคา (declining balance)

รูปท่ี 4-32 ตัวอยางการแทรกฟงกชันทางการเงิน PMT เกี่ยวกับการผอนชําระเงินกูไฟแนนท

4-24

รูปท่ี 4-33 ตัวอยางตารางการวางฟงกชันทางการเงิน PMT เกี่ยวกับการผอนชําระเงินกูไฟแนนท

รูปท่ี 4-34 ตัวอยางการวางฟงกชันทางการเงิน SLN เกี่ยวกับคาเส่ือมราคา

รูปท่ี 4-35 ตัวอยางการวางฟงกชันทางการเงิน SYD เกี่ยวกับคาเส่ือมราคา

การคํานวณดวยเคร่ืองคิดเลขกับสูตร Excel ไมเทากัน ซ่ึงเปนเร่ืองท่ีตองระวังในการนําไปใชจริง

=(B5+B9)/(B7*12

=PMT(B6/12,B7*12,-B5)

=B3-B4

=20%*B3

=B5*B6*B7

4-25

รูปท่ี 4-36 ตัวอยางการวางฟงกชันทางการเงิน DB เกี่ยวกบัคาเส่ือมราคา

รูปท่ี 4-37 ตัวอยางการวางฟงกชันทางการเงิน DDB เกี่ยวกับคาเส่ือมราคา

รูปท่ี 4-38 ตัวอยางการวางฟงกชันทางการเงิน VDB เกี่ยวกับคาเส่ือมราคา

4-26

รูปท่ี 4-39 ตัวอยางตารางการวางฟงกชันทางการเงินเกีย่วกับคาเส่ือมราคา

3.3.2 วันและเวลา

การใชฟงกชันวันและเวลา (Date&Time) จะชวยใหเราคํานวณขอมูลท่ีเกี่ยวของกับวันและเวลาไดงายข้ึนเชน ฟงกชัน NOW และ TODAY สามารถแสดงวันเดือนปและเวลาปจจุบันได และฟงกชัน DAY, MONTH และ YEAR สามารถจะตัดขอมูลวันเดือนปใหเหลือเฉพาะ วัน, เดือน หรือป ก็ได ซ่ึงจะทําใหเราสามารถนําไปคํานวณตอไปไดงายข้ึน

รูปท่ี 4-40 การวางฟงกชันวนัและเวลา

4-27

ตารางท่ี 4-9 รายการของขอมูลท่ีนํามาใชในฟงกชันวันและเวลา


Year เปนเลขหนึ่งถึงเลขส่ีหลักแทนป (1900-9999) ถา year อยูระหวาง 0- 1899 จะเปนป 1900 + คานั้น นอกนัน้เปนตัวเลขปเลย เชน 2002 เปนตน

Month เปนตัวเลขท่ีแทนเดือนในแตละป มี 12 เดอืน ถามากกวา 12 ใหลบดวย 12

Day เปนตัวเลขท่ีแทนวันท่ีในแตละเดือน ถา day มากกวาจํานวนวันในหนึง่เดือนท่ีกําหนด day จะเพิ่มจํานวนวันนัน้ไปยังวนัแรกของเดือน

Serial_number - เปนคาตัวเลขในรหัสวนัท่ีท่ีใช อาจปอนวันท่ีเปนสายอักขระขอความในเคร่ืองหมายอัญประกาศ (เชน "1/30/1998" หรือ "1998/01/30") หรือเปนเลขลําดับ (serial number) (เชน 35825 ซ่ึงเปนคาท่ีแทนวนัท่ี 30 มกราคม ค.ศ. 1998 ถาคุณใชระบบวันท่ีแบบ 1900) - เปนเวลาท่ีมีคาช่ัวโมงท่ีตองการคนหา โดยเวลาอาจถูกปอนเปนสายอักขระขอความในเครื่องหมายอัญประกาศ (ตวัอยางเชน "6:45 PM") เปนตัวเลขทศนิยม (ตวัอยางเชน 0.78125 ซ่ึงแทนเวลา 18:45 นาฬิกา)

Return_type เปนคาตัวเลขที่กําหนดชนิดของการคาท่ีสงกลับมา

Start_date คือวันท่ีท่ีแสดงวันท่ีเร่ิม

End_date คือวันท่ีท่ีใชแทนวันท่ีส้ินสุด

ตารางท่ี 4-10 รูปแบบและการนํามาใชของฟงกชันวันและเวลา


TIME TIME (hour,minute,second) =TIME (12, 0, 0) เทากับเลขลําดับ 0.5 ซ่ึงเทากับ 12:00:00 P.M

สงกลับเลขลําดับของเวลาเฉพาะ

HOUR HOUR (serial_number) =HOUR (0.7) เทากับ 16

แปลงเลขลําดับเปนช่ัวโมง

MINUTE MINUTE (serial_number) = MINUTE (4.02)

เทากับ 28 แปลงเลขลําดับเปนนาที

4-28

ตารางท่ี 4-10(ตอ) รูปแบบและการนํามาใชของฟงกชันวันและเวลา


WEEKDAY WEEKDAY (serial_number,return_type) =WEEKDAY ("2/14/1998") เทากับ 7 (เสาร)

แปลงเลขลําดับเปนวนัของสัปดาห

DAY DAY (serial_number) =DAY ("8/11/1998") เทากับ 11

แปลงเลขลําดับเปนวนัของเดือน

MONTH MONTH (serial_number) =MONTH (35796) เทากับ 1

แปลงเลขลําดับเปนเดือน

YEAR YEAR (serial_number) =YEAR (0.007) เทากับ 1900

แปลงเลขลําดับเปนป

DATE DATE (year,month,day) = DATE (1998,1,1) เทากับ 35796

สงกลับคาตัวเลขท่ีเปนคาวันท่ีท่ีใชในรหัสวันท่ี-เวลา

NOW NOW () = NOW () เปน 21/6/2001 14:32

สงกลับเลขลําดับของวันท่ีและเวลาปจจุบัน

TODAY TODAY () = TODAY ()

สงกลับเลขลําดับของวันท่ีวนันี ้

รูปท่ี 4-41 ตัวอยางการวางฟงกชันวนัและเวลา MONTH เกี่ยวกับเดือน

4-29

รูปท่ี 4-42 ตัวอยางเซลลท่ีใชฟงกชันวันและเวลา MONTH เกีย่วกับเดอืน

3.3.3 คณิตศาสตรและตรีโกณมิติ

การใชฟงกชันพื้นฐาน มักจะเปนฟงกชันเกี่ยวกับคณิตศาสตรเบ้ืองตนเปนสวนใหญ แตจะมีรายละเอียดเกี่ยวกับฟงกชันคณิตศาสตรและตรีโกณมิติท่ีสําคัญ

รูปท่ี 4-43 การวางฟงกชันคณิตศาสตรและตรีโกณมิต ิ

ตารางท่ี 4-11 รายการของขอมูลท่ีนํามาใชในฟงกชันคณติศาสตรและตรีโกณมิต ิ


Number - เปนคาจํานวนจริงท่ีคุณตองการคาสัมบูรณ ในสูตรคาจาํนวนเต็ม - เปนคาท่ีตองการจะปดข้ึน ในสูตรปดเศษ - เปนคามุมในหนวยเรเดียนท่ีคุณตองการคาไซนจาก คามุมเรเดียนสามารถหาไดจากสูตร องศา* PI ()/180 = เรเดียน ในสูตรตรีโกณมิติ

Number1, number2.. เปนจํานวน 1 ถึง 30 จํานวน ท่ีคุณตองการหาผลคูณ

Num_digits เปนตําแหนงทศนิยมท่ีคุณตองการปดเศษ

Base

เปนฐานของลอการิทึม จะถูกตั้งใหเปน 10 ถาไมใสคาอะไรไว

4-30

ตารางท่ี 4-11(ตอ) รายการของขอมูลท่ีนํามาใชในฟงกชันคณิตศาสตรและตรีโกณมิติ


Range เปนชวงของเซลลท่ีคุณตองการนับ เซลลท่ีไมวาง และตรงตามเง่ือนไข

Sum_range เปนชวงของเซลลจริงท่ีคุณตองการคาผลรวม เซลลใน sum_range จะถูกรวมถาเซลลท่ีสอดคลองกันในชวงตรงกับเงื่อนไข ถาไมใสคาอะไรไว sum_range จะรวมเซลลในชวง

Criteria เปนเง่ือนไขซ่ึงอยูในรูปแบบตัวเลข นิพจน หรือขอความ ซ่ึงจะเปนตัวกําหนดวาเซลลใดจะถูกนับ ตัวอยางเชน เง่ือนไขอาจจะแสดงเปน 32, "32", ">32", "apples"

Power เปนเลขช้ีกําลัง ซ่ึงอยูเหนือเลขฐาน

Angle เปนมุมในรูปองศาท่ีคุณตองการแปลงใหเปนมุมเรเดยีน

Function_num เปนตัวเลข 1 ถึง 11 ท่ีใชระบุฟงกชันที่จะใชสําหรับการคํานวณผลรวมยอยในรายการ

Ref1, ref2

เปนชวง 1 ถึง 29 ชวงหรือการอางอิงท่ีคุณตองการทําผลรวมยอย

ตารางท่ี 4-12 รูปแบบและการนํามาใชของฟงกชันคณิตศาสตรและตรีโกณมิต ิ


ABS ABS (number) = ABS (-2) เทากับ 2

สงกลับคาสัมบูรณของตัวเลข

SIN SIN (number) = SIN (PI ()/2) = 1

สงกลับคาไซนของมุมท่ีกําหนด

COS COS (number) = COS 1.047) เทากับ 0.500171

สงกลับคาโคไซนของจํานวน

TAN TAN (number) =TAN (45*PI ()/180) = 1

สงกลับคาแทนเจนตของจํานวน

LN LN (number) = LN (2.7182818) เทากับ 1

สงกลับคาลอการิทึมธรรมชาติของตัวเลข

4-31

ตารางท่ี 4-12(ตอ) รูปแบบและการนํามาใชของฟงกชันคณิตศาสตรและตรีโกณมิต ิ


LOG LOG (number, base) = LOG (8, 2) เทากับ 3

สงกลับคาลอการิทึมของตัวเลข โดยใชฐานลอการิทึมท่ีระบุ

COUNTIF COUNTIF (range, criteria) = COUNTIF (B3:B6,">55") เทากับ 2 สมมติวา B3:B6 บรรจุ 32, 54, 75, 86 ตามลําดับ

นับจํานวนของเซลลท่ีไมวางภายในชวงท่ีตรงตามเง่ือนไขท่ีกําหนด

ODD ODD (number) = ODD (1.5) เทากับ 3

ปดตัวเลขข้ึนเปนจํานวนเต็มค่ีท่ีใกลท่ีสุด

POWER POWER (number, power) = POWER (5,2) เทากับ 25

สงกลับคาผลลัพธของเลขยกกําลัง

PRODUCT PRODUCT (number1,number2, ...) = PRODUCT (A2:C2) = 2,250 ถาเซลลA2:C2 มี 5,15 และ 30แลว

คูณอารกิวเมนตท่ีสงไป

RADIANS RADIANS (angle)

= RADIANS (270) เทากับ 4.712389

(3π/2 เรเดยีน)

แปลงมุมองศาเปนมุมเรเดยีน

ROUND ROUND (number,num_digits) =ROUND (2.15, 1) = 2.2

ปดเศษจํานวนใหเปนจํานวนท่ีมีตําแหนงทศนยิมตามท่ีระบ ุ

ROUNDDOWN ROUNDDOWN (number,num_digits) = ROUNDDOWN (76.9,0) เทากับ 76

ปดเศษจํานวนลง ใหเขาใกลศูนย

ROUNDUP ROUNDUP (number,num_digits) = ROUNDUP (76.9,0) เทากับ 77

ปดเศษจํานวนข้ึน ใหหางจากศูนย

SIGN SIGN (number) = SIGN (10) = 1

สงกลับคาเคร่ืองหมายของจํานวน

SQRT SQRT (number) = SQRT (16) = 4

สงกลับคารากท่ีสองท่ีเปนบวก

4-32

ตารางท่ี 4-12(ตอ) รูปแบบและการนํามาใชของฟงกชันคณิตศาสตรและตรีโกณมิต ิ


SUBTOTAL SUBTOTAL (function_num, ref1,ref2,...) = SUBTOTAL (9,C3:C5) จะสรางผลรวมยอยของเซลล C3:C5 โดยการใชฟงกชัน SUM

สงกลับคาผลรวมยอยในรายการหรือฐานขอมูล

SUM SUM (number1,number2, ...) = SUM (3, 2) = 5

บวกอารกวิเมนตท่ีสงใหฟงกชันนั้น

SUMIF SUMIF (range,criteria,sum_range) = SUMIF (A1:A4,">160000", B1:B4)

ทําการบวกเซลลระบุดวยเง่ือนไขท่ีกําหนด

รูปท่ี 4-44 ตัวอยางการวางฟงกชันคณิตศาสตรและตรีโกณมิต ิLOG 10 ฐาน 10

รูปท่ี 4-45 ตัวอยางการวางฟงกชันคณิตศาสตรและตรีโกณมิติเปล่ียนมุมองศาเปนเรเดียน

4-33

รูปท่ี 4-46 ตัวอยางการวางฟงกชันคณิตศาสตรและตรีโกณมิติหาคา COS มุมเรเดียน

รูปท่ี 4-47 ตัวอยางการวางฟงกชันคณิตศาสตรและตรีโกณมิติหาคา SIN มุมเรเดียน

รูปท่ี 4-48 ตัวอยางตารางการวางฟงกชันคณิตศาสตรและตรีโกณมิต ิCOS และ SIN

4-34

3.3.4 ทางสถิติ การใชฟงกชันทางสถิติ ในการคํานวณหาคาตาง ๆ จากขอมูลตัวอยางหรือ

ประชากร ซ่ึงมีรายละเอียดเกี่ยวกับฟงกชันทางท่ีสําคัญ

รูปท่ี 4-49 การวางฟงกชันทางสถิติ

ตารางท่ี 4-13 รายการของขอมูลท่ีนํามาใชในฟงกชันทางสถิติ


Number1, number2,.. เปนอารกิวเมนต 1 ถึง 30 อารกิวเมนตท่ีเปนตัวเลขซ่ึงตองการหาคาเฉลี่ย

Actual_range เปนชวงของขอมูลท่ีเปนคาสังเกตท่ีจะถูกใชทดสอบกับคาท่ีคาดหมาย Expected_range เปนชวงของขอมูลท่ีมีอัตราสวนของผลคูณของผลรวมแถวและผลรวม

คอลัมน กับผลรวมท้ังหมด Alpha เปนระดับนัยสําคัญ ( significance level ) ท่ีใชในการคํานวณระดับความ

เช่ือม่ัน ( confidence level )

Standard_dev เปนสวนเบีย่งเบนมาตรฐานของประชากรสําหรับชวงของขอมูล ซ่ึงสันนิษฐานวาควรจะไดทราบคา

Size เปนขนาดของตัวอยางของประชากร

Array เปนอารเรยหรือชวงของขอมูล ซ่ึงสามารถใชกําหนดตําแหนงสัมพัทธได

Array1 เปนชวงเซลลท่ีมีคา หรือเปนอารเรยหรือชวงของขอมูลแรก หรือเปนชุดของคาท่ีเปนอิสระ

4-35

ตารางท่ี 4-13(ตอ) รายการของขอมูลท่ีนํามาใชในฟงกชันทางสถิติ


Array2 เปนชวงเซลลท่ี 2 ท่ีมีคา หรือเปนอารเรยหรือชวงของขอมูลท่ี 2 หรือเปนชุดของคาท่ีไมเปนอิสระ

Value1, value2, … คือ อารกิวเมนต 1 ถึง 30 อารกิวเมนตท่ีสามารถมีหรืออางถึงชนิดหลายชนิดท่ีแตกตางกันของขอมูล อยางไรก็ตาม เพยีงตัวเลขเทานัน้ท่ีถูกนับ

X เปนจุดขอมูลที่ตองการทํานายคา

Known_y’s เปนอารเรยของขอมูลหรือชวงของขอมูลตัวเลขท่ีใชเปนคาท่ีไมเปนอิสระ (y)

Known_x’s เปนอารเรยของขอมูลหรือชวงของขอมูลตัวเลขท่ีใชเปนคาอิสระ (x)

Data_array เปนอารเรยของหรือการอางอิงไปยังชุดของคา ท่ีตองการนับหาความถ่ี (ท่ีวางและขอความจะถูกละเวน)

Bins_array เปนอารเรยของ หรือการอางอิงไปยัง ท่ีตองการใหนับความถ่ีของ data_array ถาไมมีคาใน bins_array FREQUENCY จะสงกลับจํานวนขององคประกอบใน data_array

Mean เปนคาเฉล่ียเลขคณิตของการแจกแจง

Cumulative เปนคาตรรกศาสตรท่ีกําหนดรูปแบบของฟงกชัน ถา cumulative เปน TRUE ฟงกชัน NORMDIST จะสงกลับฟงกชันการแจกแจงความถ่ีแบบสะสม ( cumulative distribution ) ถาคานั้นเปน FALSE ก็จะสงกลับฟงกชันความนาจะเปนรวม ( probability mass )

K เปนคาเปอรเซ็นตไทล ในชวงระหวาง 0 ถึง 1

Significance เปนคาตัวเลือกที่ใชระบุจํานวนเลขนยัสําคัญสําหรับคาเปอรเซ็นตท่ีถูกสงกลับมา ถาไมใสอะไรไว ฟงกชัน PERCENTRANK จะใชเลขทศนิยมสามตําแหนง (0.xxx%)

X_range เปนชวงของคาตัวเลขของ x ท่ีมีความนาจะเปนสัมพันธอยูกับแตละคาตัวเลข

Prob_range เปนชุดของความนาจะเปนท่ีสัมพันธกับคาใน x_range

Lower_limit

เปนขีดจํากัดลางของคาท่ีตองการใชในการหาคาความนาจะเปน

4-36

ตารางท่ี 4-13(ตอ) รายการของขอมูลท่ีนํามาใชในฟงกชันทางสถิติ


Upper_limit เปนขีดจํากัดบนของคา (ใสหรือไมก็ได) ท่ีตองการใชในการหาคาความนาจะเปน

Quart เปนจํานวนท่ีระบุคาท่ีตองการ

Number เปนตัวเลขท่ีตองการหาลําดบัท่ี

Ref เปนอารเรยรายการตัวเลขหรือเปนการอางอิงไปยังรายการของตัวเลข (คาท่ีไมใชตัวเลขจะถูกละเวน

Order เปนตัวเลข ท่ีระบุวิธีเรียงลําดบัท่ีตัวเลข

New_x's เปนชวงหรืออารเรยของคา x ใหมท่ีตองการให TREND สงคา y ท่ีเปนไปตามสมการ y = mx+b กลับ

Const เปนคาตรรกศาสตรท่ีระบุวาจะบังคับใหคาคงท่ี b เทากับ 0 หรือไม

Tails ระบุจํานวนทางของการแจกแจงท่ีตองการใหใช ถาตองการใชการแจกแจงแบบดานเดียว ใหใช tails = 1 แลวถาตองการใชการแจกแจงแบบสองดาน ใหใช tails = 2

Type เปนชนิดของการทํา t-Test

Sigma เปนสวนเบีย่งเบนมาตรฐานของประชากร (ท่ีทราบอยูแลว) ถาไมใสคาอะไรไว สวนเบี่ยงเบนมาตรฐานของตัวอยางจะถูกใช

ตารางท่ี 4-14 รูปแบบและการนํามาใชของฟงกชันฟงกชันทางสถิติ


AVEDEV AVEDEV (number1, number2, ...) = AVEDEV (4, 5, 6, 7, 5, 4, 3) เทากับ 1.020408

สงกลับคาเฉล่ียของสวนเบีย่งเบนสัมบูรณของจุดขอมูลจากคาเฉล่ียขอมูล

AVERAGE AVERAGE (number1, number2, ...) = AVERAGE (A1:A5) เทากับ 11

สงกลับคาเฉล่ียของอารกิวเมนตท้ังหมด

CHIDIST CHIDIST (x,degrees_freedom) = CHIDIST (18.307,10) เทากับ 0.050001

สงกลับคาความนาจะเปนดานเดียวของการแจกแจงแบบไคสแควร

4-37

ตารางท่ี 4-14(ตอ) รูปแบบและการนํามาใชของฟงกชันทางสถิติ


CHITEST CHITEST(actual_range, expected_range) = CHITEST(B3:C5,B9:C11) เทากับ 0.000308

สงกลับการทดสอบความเปนอิสระ

CONFIDENCE CONFIDENCE(alpha,standard_dev,size) = CONFIDENCE(0.05,2.5,50) เทากับ 0.692951

สงกลับคาชวงความเช่ือม่ัน (confidence interval) ของคาเฉล่ียประชากร

CORREL CORREL(array1,array2) = CORREL({3,2,4,5,6},{9,7,12,15,17}) เทากับ 0.997054

สงกลับคาสัมประสิทธ์ิสหสัมพันธระหวางชุดขอมูล 2 ชุดขอมูล

COUNT COUNT(value1,value2, ...) = COUNT(A1:A7) เทากับ 3

นับจํานวนท่ีอยูในรายการของอารกิวเมนตวามีเทาไร

COVAR COVAR(array1,array2) = COVAR({3, 2, 4, 5, 6}, {9, 7, 12, 15, 17}) เทากับ 5.2

สงกลับคาความแปรปรวนรวม ซ่ึงเปนคาเฉล่ียของผลคูณของสวนเบ่ียงเบนชนิดคู

FDIST FDIST(x, degrees_freedom1, degrees_freedom2) = FDIST(15.20675,6,4) เทากับ 0.01

สงกลับคา F ของการแจกแจงความนาจะเปน

FORECAST FORECAST(x,known_y's,known_x's) = FORECAST(30,{6,7,9,15,21},{20,28, 31,38,40}) เทากับ 10.60725

สงกลับคาตามแนวโนมเชิงเสน

FREQUENCY FREQUENCY(data_array,bins_array)= =FREQUENCY(A1:A9,C4:C6) เทากับ {0;2;5;2}

สงกลับการแจกแจงความถ่ีเปนอารเรยแนวต้ัง

FTEST FTEST(array1,array2) = FTEST({6,7,9,15,21},{20,28,31,38, 40}) เทากับ 0.648318

สงกลับคาผลลัพธของการทดสอบ F (F-test)

4-38



INTERCEPT INTERCEPT(known_y's,known_x's) = INTERCEPT({2, 3, 9, 1, 8}, {6, 5, 11, 7, 5}) เทากับ 0.0483871

สงกลับสวนตัดของเสนถดถอยเชิงเสน

MAX MAX(number1,number2,...) = MAX(A1:A5) เทากับ 27

สงกลับคาท่ีมากท่ีสุดในรายการของอารกิวเมนต

MEDIAN MEDIAN(number1,number2, ...) = MEDIAN(1, 2, 3, 4, 5) เทากับ 3

สงกลับคามัธยฐานของจํานวนท่ีระบ ุ

MIN MIN(number1,number2, ...) = MIN(A1:A5) เทากับ 2

สงกลับคาท่ีนอยท่ีสุดในรายการของอารกิวเมนต

MODE MODE(number1,number2, ...) = MODE({5.6, 4, 4, 3, 2, 4}) เทากับ 4

สงกลับคาฐานนิยมในชุดขอมูล

NORMDIST NORMDIST(x,mean,standard_dev,cumulative) = NORMDIST(42,40,1.5,TRUE) เทากับ 0.908789

สงกลับคาการแจกแจงแบบปกติสะสม

PEARSON PEARSON(array1,array2) = PEARSON({9,7,5,3,1},{10,6,1,5,3}) เทากับ 0.699379

สงกลับคาสัมประสิทธ์ิสหสัมพันธของผลิตภัณฑเพียรสัน ( Pearson product moment correlation)

PERCENTILE PERCENTILE(array,k) = PERCENTILE({1,2,3,4},0.3) เทากับ 1.9

สงกลับคาเปอรเซ็นตไทลท่ี k ของคาในชวงท่ีระบุ

POISSON POISSON(x,mean,cumulative) = POISSON(2,5,FALSE)

เทากับ 0.084224

สงกลับคาการแจกแจงแบบปวซอง

4-39



PROB PROB(x_range,prob_range,lower_limit,upper_limit) = PROB({0,1,2,3},{0.2,0.3,0.1,0.4},2) เทากับ 0.1

สงกลับคาความนาจะเปนท่ีคาในชวงจะอยูระหวางสองขีดจํากัด (limit)

QUARTILE QUARTILE(array,quart) = QUARTILE({1,2,4,7,8,9,10,12},1) เทากับ 3.5

สงกลับคาควอรไทล (quartile) ของชุดขอมูล

RANK RANK(number,ref,order) = RANK(A2,A1:A5,1) เทากับ 3

สงกลับลําดับท่ีของตัวเลขในรายการของตัวเลข

RSQ RSQ(known_y's,known_x's) = RSQ({2,3,9,1,8,7,5},{6,5,11,7,5,4,4}) เทากับ 0.05795

สงกลับคากําลังสองของสัมประสิทธ์ิสหสัมพันธช่ัวขณะของผลิตภัณฑเพียรสัน (Pearson product moment correlation coefficient)

SKEW SKEW(number1,number2,...) = SKEW(3,4,5,2,3,4,5,6,4,7) เทากับ 0.359543

สงกลับคาความเบของการแจกแจง

SLOPE SLOPE(known_y's,known_x's) = SLOPE({2,3,9,1,8,7,5},{6,5,11,7,5,4, 4}) เทากับ 0.305556

สงกลับคาความชันของการถดถอยเชิงเสน

STANDARDIZE STANDARDIZE(x,mean,standard_dev) = STANDARDIZE(42,40,1.5) เทากับ 1.333333

สงกลับคามาตรฐาน (normalized value)

STDEV STDEV(number1,number2,...) = STDEV(A2:E3) เทากับ 27.46

วิเคราะหหาสวนเบีย่งเบนมาตรฐานท่ีมีพื้นฐานอยูบนคาตัวอยาง

STEYX STEYX(known_y's,known_x's) = STEYX({2,3,9,1,8,7,5},{6,5,11,7,5,4, 4}) เทากับ 3.305719

สงกลับคาความคลาดเคล่ือนมาตรฐานของคา y ท่ีถูกทํานายสําหรับคา x แตละคาบนเสนถดถอย

4-40



TREND TREND(known_y's,known_x's,new_x's,const) = TREND(B2:B13,,{13;14;15;16;17}) เทากับ {146172;147190;148208;149226; 150244}

สงกลับคาตามเสนแนวโนมเชิงเสน

TTEST TTEST(array1,array2,tails,type) = TTEST({3,4,5,8,9,1,2,4,5},{6,19,3,2, 14,4,5,17,1},2,1) เทากับ 0.196016

สงกลับคาความนาจะเปนท่ีไดจากการทําการทดสอบ t (student's t-test)

VAR VAR(number1,number2,...) = VAR(A2:E3) เทากับ 754.3

ประมาณคาความแปรปรวนโดยใชคาตัวอยางเปนพืน้ฐาน

VARP VARP(number1,number2,...) = VARP(A2:E3) เทากับ 678.8

คํานวณหาคาความแปรปรวนโดยใชประชากรทั้งหมดในการคํานวณ

ZTEST ZTEST(array,x,sigma) = ZTEST({3,6,7,8,6,5,4,2,1,9},4)


สงกลับคา P สองดานของการทดสอบ z

รูปท่ี 4-50 ตัวอยางการวางฟงกชันทางสถิติ STDEV เกี่ยวกับสวนเบ่ียงเบนมาตรฐาน

4-41

รูปท่ี 4-51 ตัวอยางการวางฟงกชันทางสถิติ COVAR เกีย่วกับคาความแปรปรวนรวม

รูปท่ี 4-52 ตัวอยางการวางฟงกชันทางสถิติ CORREL เกี่ยวกับคาสัมประสิทธ์ิสหสัมพันธ

รูปท่ี 4-53 ตัวอยางการวางฟงกชันทางสถิติ RSQ เกี่ยวกบัคากําลังสองของสัมประสิทธ์ิสหสัมพันธ

รูปท่ี 4-54 ตัวอยางการวางฟงกชันทางสถิติ TTEST เกี่ยวกับการทดสอบสมมติฐาน 2 กลุม

4-42

รูปท่ี 4-55 ตัวอยางตารางขอมูลการวางฟงกชันทางสถิติของขอมูล 2 กลุม

3.3.5 การคนหาและการอางอิง

การใชฟงกชันท่ีเกี่ยวกับการคนหา (Lookup) และการอางอิง (Reference) ฟงกชันท่ีดูจะมีประโยชนเปนอยางยิ่งสําหรับนักวิเคราะหขอมูลและนักวางแผน คือฟงกชัน INDEX, VLOOKUP และ HLOOKUP ท่ีสามารถเปล่ียน Excel เปนโปรแกรมฐานขอมูลได โดยไมจําเปนตองศึกษาโปรแกรม Access อีกใหเสียเวลา

รูปท่ี 4-56 การวางฟงกชันคนหาและการอางอิง

4-43

ตารางท่ี 4-15 รายการของขอมูลท่ีนํามาใชในฟงกชันคนหาและการอางอิง


Row_num เปนหมายเลขแถวท่ีใชในการอางอิงเซลล

Column_num เปนหมายเลขคอลัมนท่ีใชในการอางอิงเซลล Abs_num ระบุชนิดในการอางอิงเพื่อสงกลับคา Reference เปนการอางอิงไปยังเซลลหรือชวงของเซลล และสามารถเปนการอางอิงไป

ยังหลายๆ พื้นที่ได

Index_num ระบุ value อารกิวเมนตท่ีตองการ index_num ตองมีคาระหวาง 1 ถึง 29 หรือเปนสูตรหรือการอางอิงไปยังตัวเลขท่ีมีคาระหวาง 1 ถึง 29

Value1,value2,... เปนตัวเลข 1 ถึง 29 ตัวเลข ,การอางอิงเซลล, ช่ือท่ีถูกกําหนด, สูตร, ฟงกชัน หรือ อารกิวเมนตขอความท่ี CHOOSE จะเลือก

Lookup_value เปนคาท่ีตองการคนหาในแถวแรกของตาราง lookup_value สามารถเปนไดท้ังคา การอางอิง หรือสายอักขระขอความ

Table_array เปนตารางของขอมูลท่ีถูกคนหา ใหใชการอางอิงไปยังชวง หรือช่ือของชวง

Row_index_num เปนหมายเลขแถวใน table_array

Col_index_num เปนหมายเลขคอลัมนใน table_array

Range_lookup เปนคาตรรกศาสตรท่ีระบุวาคุณตองการให HLOOKUP คนหาคาท่ีตรงกันอยางแทจริง หรือตรงกันโดยประมาณ ถาเปน TRUE หรือคาท่ีละไว จะสงกลับคาท่ีตรงกันโดยประมาณ ในทางตรงกันขาม ถาไมพบคาท่ีตรงกันจริงๆ จะสงกลับคาท่ีใหญท่ีสุดถัดไปที่นอยกวา lookup_value ถาเปน FALSE

Array เปนชวงของเซลลหรือคาคงท่ีอารเรย

Row_num เลือกหมายเลขแถวในอารเรยหรือการอางอิงชวง ท่ีตองการใหสงคาท่ีอยูภายในกลับ ถาไมระบุอะไรใน row_num จะใช column_num แทน

Column_num เลือกหมายเลขคอลัมนในอารเรยหรือการอางอิงชวง ท่ีตองการใหสงคาท่ีมีอยูภายในกลับ ถาไมระบุใน column_num ไว จะใช row_num แทน

Area_num เลือกชวงในการอางอิงชวง ท่ีตองการใหสงคาท่ีอยูภายในกลับ ซ่ึงสงกลับคาจุดตัดของ row_num และ column_num ถามีการละ area_num ไว INDEX จะใชพื้นที่ท่ี 1

4-44

ตารางท่ี 4-16 รูปแบบและการนํามาใชของฟงกชันคนหาและการอางอิง


ADDRESS ADDRESS(row_num,column_num,abs_num,a1,sheet_text) = ADDRESS(2,3) เทากับ "$C$2"

สงกลับการอางอิงเปนขอความไปยังเซลลเดี่ยวในแผนงาน

CHOOSE CHOOSE(index_num,value1,value2,...) = CHOOSE(2,"1st","2nd","3rd", "Finished") เทากับ "2nd"

เลือกคาจากรายการของ value

COLUMN COLUMN(reference) = COLUMN(A3) เทากับ 1

สงกลับหมายเลขคอลัมนของการอางอิง

HLOOKUP HLOOKUP(lookup_value,table_array, row_index_num,range_lookup) = HLOOKUP("Axles", A1:C4,2,TRUE) เทากับ 4

คนหาในแถวบนของอารเรยและสงกลับคาของเซลลท่ีระบุไว

INDEX INDEX(array,row_num,column_num) or INDEX(reference,row_num,column_num,area_num) = INDEX(B5:C6,2,2) เทากบั Pears

ใชดัชนีเพื่อเลือกคาจากการอางอิงหรืออารเรย

ROW ROW(reference) = ROW(A3:B5) เทากับ {3;4;5}

สงกลับหมายเลขแถวของการอางอิง

VLOOKUP VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) = VLOOKUP(1,Range,3,TRUE)

เทากับ 100

คนหาคาในคอลัมนแรกของอารเรยและยายขามแถวเพ่ือสงกลับคาของเซลล

4-45

รูปท่ี 4-57 ตัวอยางการวางฟงกชันคนหาและการอางอิง VLOOKUP

รูปท่ี 4-58 ตัวอยางตารางการใชฟงกชันคนหาและการอางอิง VLOOKUP และHLOOKUP

3.3.6 ฐานขอมูล

การใชฟงกชันท่ีเกี่ยวกับฐานขอมูล โดยปกติโปรแกรม Excel 2007 จะมีความสามารถในการใชงานพิมพแบบฐานขอมูลไดเปนอยางดี โดยการใชงานท่ีแท็บขอมูล และแท็บสูตรคําส่ังแทรกฟงกชันสถิติตาง ๆ แตในการแทรกฟงกชันฐานขอมูล ก็มีฟงกชันใหใชประโยชนไดเพิ่มมากข้ึน

4-46

รูปท่ี 4-59 การวางฟงกชันฐานขอมูล

ตารางท่ี 4-17 รายการของขอมูลท่ีนํามาใชในฟงกชันฐานขอมูล


Database เปนชวงของเซลลท่ีสรางเพื่อเปนรายการหรือฐานขอมูล ซ่ึงฐานขอมูล คือรายการของขอมูลท่ีสัมพันธกัน ซ่ึงแถวของขอมูลท่ีสัมพันธกันคือระเบียน และคอลัมนของขอมูลคือเขตขอมูล แถวแรกของรายการมีปายช่ือของคอลัมนแตละแถว

Field ระบุถึงคอลัมนท่ีใชในฟงกชัน field สามารถกําหนดเขตขอมูลใหเปนขอความท่ีมีปายช่ือคอลัมนในเคร่ืองหมายอัญประกาศคู เชน "อายุ" หรือ "อัตรา" หรือเปนหมายเลขท่ีแสดงตําแหนงของคอลัมนภายในรายการ ซ่ึงหมายเลข 1 แทนคอลัมนแรก และหมายเลข 2 แทนคอลัมนท่ีสอง เปนตน

Criteria เปนชวงของเซลลท่ีมีเงื่อนไขท่ีระบุ สามารถใชชวงใดกไ็ดสําหรับอารกิวเมนต criteria ตราบเทาท่ีมีปายชื่อคอลัมนอยางนอยหนึ่งแถวและเซลลอยางนอยหนึ่งเซลลลางปายช่ือของคอลัมนเพื่อระบุเง่ือนไขของคอลัมน

Pivot_table เปนการอางอิงไปยังเซลลหรือชวงของเซลลในรายงาน PivotTable ท่ีมีขอมูลที่ตองการ โดย pivot table อาจเปนเซลล ชวงของเซลลในรายงาน หรือช่ือของชวงท่ีมีรายงาน PivotTable อยู หรือจะเปนปายช่ือท่ีเก็บอยูในเซลลดานบนของรายงาน PivotTable ก็ได

Name

เปนสายอักขระขอความในเคร่ืองหมายอัญประกาศคู ท่ีอางถึงสวนประกอบของรายงาน PivotTable ท่ีมีขอมูลที่คุณตองการ

4-47

ตารางท่ี 4-18 รูปแบบและการนํามาใชของฟงกชันฐานขอมูล


DSUM DSUM(database,field,criteria) = DSUM(Database,"Profit",A1:F2) เทากับ $75.00

บวกผลรวมของจํานวนในคอลัมนเขตขอมูลของระเบียนในฐานขอมูลท่ีตรงกับเง่ือนไข

DSTDEV DSTDEV(database,field,criteria) = DSTDEV(Database,"Yield",A1:A3)


ประมาณสวนเบี่ยงเบนมาตรฐานโดยข้ึนอยูกับคาตัวอยางของรายการฐานขอมูลท่ีเลือก

รูปท่ี 4-60 การวางฟงกชันฐานขอมูล DSUM

รูปท่ี 4-61 ตัวอยางการวางฟงกชันฐานขอมูล DCOUNT

4-48

รูปท่ี 4-62 ตัวอยางตารางฐานขอมูลท่ีใชการวางฟงกชัน DSUM และ DCOUNT

3.3.7 ขอความ

การใชฟงกชันท่ีเกี่ยวกับขอความ (String) มีความจําเปน เพราะขอความ นับวาเปนขอมูลท่ีสรางความยุงยากในการสรางสูตรของเราไมนอย เนื่องจากขอความเปนขอมูลท่ีประกอบดวยอักขระหลาย ๆ ตัว การคนหาและตัดเฉพาะอักขระท่ีตองการจึงตองมีฟงกชันมาชวย

รูปท่ี 4-63 การวางฟงกชันขอความ

4-49

ตารางท่ี 4-19 รายการของขอมูลท่ีนํามาใชในฟงกชันขอความ


Text คือขอความหรือการอางอิงไปยังเซลลท่ีมีขอความท่ีตองการ

Text1, text2, .. เปน 1 ถึง 30 รายการขอความท่ีตองการ รายการขอความสามารถเปนสายอักขระขอความ ตัวเลข หรือการอางอิงเซลลเดียวก็ได

Number เปนตัวเลขระหวาง 1 และ 255 ท่ีใชระบุอักขระท่ีตองการ อักขระดังกลาวจะมาจากชุดอักขระท่ีใชในคอมพิวเตอร

Decimals เปนคาตําแหนงทศนิยม ถา decimals เปนคาลบ ตัวเลขจะถูกปดเศษข้ึนมาทางซายเขาหาจุดทศนยิม ถา decimals ไมไดใสคาอะไรเลย ตําแหนงทศนิยมจะเทากับ 2

No_commas เปนคาตรรกศาสตร ซ่ึง FIXED จะไมแสดงเคร่ืองหมายจลุภาคในขอความสงกลับท่ีมีคาเทากับ TRUE ถา no_commas เปน FALSE หรือไมไดใสคาไว ขอความท่ีสงกลับมาก็จะรวมเคร่ืองหมายจุลภาคไวดวยดงัเชนปกต ิ

Num_chars ระบุจํานวนอักขระท่ีตองการ

Num_bytes ระบุจํานวนอักขระท่ีตองการ โดยมีหนวยเปนไบต

Find_text เปนขอความท่ีตองการคนหา

Within_text เปนขอความหรือสายอักขระขอความท่ีตองการคนหา find_text

Start_num เปนหมายเลขอักขระใน within_text (นับจากทางซาย) ท่ีตองการเร่ิมการคนหา

Old_text เปนขอความท่ีตองการแทนท่ีท่ีอยูในสายอักขระขอความ

New_text เปนขอความท่ีตองการใหแทนท่ี old_text

Instance_num ระบุคร้ังของการเกิดข้ึนของ old_text ท่ีตองการแทนท่ีดวย new_text ถาระบุ instance_num เวนแตวาตัวอยางของ old_text ไดมีการแทนท่ี มิฉะนั้นแลว ทุกๆ การเกิดข้ึนของ old_text ในขอความจะมีการเปล่ียนแปลงไปยัง new_text

Value เปนคาท่ีตองการทดสอบ หรือเปนตัวเลข สูตรท่ีสามารถหาคาเปนตัวเลข หรือการอางอิงไปยังเซลลท่ีมีคาตัวเลข

Format_text

เปนรูปแบบของตัวเลขท่ีถูกเขียนในฟอรมของขอความ

4-50

ตารางท่ี 4-20 รูปแบบและการนํามาใชของฟงกชันขอความ


CONCATENATE CONCATENATE (text1,text2,...) = CONCATENATE("Total ", "Value") เทากับ "Total Value" ซ่ึงเหมือนกับการพิมพ"Total"&" "&"Value"

รวมหลายๆ สายอักขระขอความเปนหนึ่งสายอักขระขอความ

FIND FIND(find_text,within_text,start_num) FINDB(find_text,within_text,start_num) = FIND("m","Miriam McGovern") เทากับ 6

คนหาหนึ่งคาขอความภายในคาขอความอ่ืน (ตรงตามตัวพิมพใหญ-เล็ก)

LEFT LEFT(text,num_chars) LEFTB(text,num_bytes) = LEFT(A2,LEN(A2)-1)*-1 เทากับ - 156

สงกลับอักขระท่ีอยูซายสุดจากคาขอความ

LEN LEN(text) LENB(text) = LEN("Phoenix, AZ") เทากับ 11

สงกลับจํานวนของอักขระในสายอักขระขอความ

MID MID(text,start_num,num_chars) MIDB(text,start_num,num_bytes) = MID("Fluid Flow",1,5) ใหผลลัพธ "Fluid"

สงกลับจํานวนของอักขระท่ีถูกแยกจากสายอักขระขอความตามท่ีคุณกําหนด โดยเร่ิมตนจากตําแหนงท่ีระบุ

REPLACE REPLACE(old_text,start_num,num_chars,new_text) REPLACEB(old_text,start_num,num_bytes,new_text) = REPLACE("abcdefghijk",6,5,"*") เทากับ "abcde*k"

แทนท่ีอักขระภายในขอความ

RIGHT RIGHT(text,num_chars) RIGHTB(text,num_bytes) = RIGHT("Sale Price",5) เทากับ "Price"

สงกลับอักขระท่ีอยูทางขวาสุดจากคาขอความ

4-51

ตารางท่ี 4-20(ตอ) รูปแบบและการนํามาใชของฟงกชันขอความ


SEARCH SEARCH(find_text,within_text,start_num) SEARCHB(find_text,within_text,start_num) = SEARCH("e","Statements",6) เทากับ 7

คนหาหนึ่งคาขอความภายในคาขอความอ่ืน (ไมคํานึงถึงความสําคัญของตัวพิมพใหญ-เล็ก)

SUBSTITUTE SUBSTITUTE(text,old_text,new_text,instance_num) = SUBSTITUTE("Sales Data", "Sales", "Cost") = "Cost Data"

แทนท่ีขอความท่ีมีอยูดวยขอความใหมในสายอักขระขอความ

TEXT TEXT(value,format_text) = TEXT(2.715, "$0.00") = "$2.72

จัดรูปแบบตัวเลขและแปลงจาํนวนเปนขอความ

VALUE VALUE(text) = VALUE("$1,000") = 1,000

แปลงอารกิวเมนตขอความเปนจํานวน

รูปท่ี 4-64 ตัวอยางการวางฟงกชันขอความ TEXT

รูปท่ี 4-65 ตัวอยางการวางฟงกชันขอความ LEN

4-52

รูปท่ี 4-66 ตัวอยางการวางฟงกชันขอความ LEFT

รูปท่ี 4-67 ตัวอยางการวางฟงกชันขอความ RIGHT

3.3.8 ตรรกศาสตร

การวางฟงกชันทางตรรกศาสตรหรือการใชสูตรการตรวจสอบความเปนเหตุเปนผล เง่ือนไข หรือคาของความเปนจริง มีฟงกชันสําคัญ ดังตอไปนี้

4-53

รูปท่ี 4-68 การแทรกฟงกชันตรรกศาสตร

ตารางท่ี 4-21 รายการของขอมูลท่ีนํามาใชในฟงกชันตรรกศาสตร


Logical เปนคาหรือนพิจนท่ีสามารถถูกประเมินไดวาเปน TRUE หรือคา FALSE ถา logical เปนคา FALSE แลว NOT จะสงกลับคา TRUE แตถา logical เปนคา TRUE แลว NOT จะสงกลับคา FALSE

Logical1, logical2,... เปนเง่ือนไข 1 ถึง 30 เง่ือนไขท่ีตองการทดสอบ ท่ีสามารถเปนไดท้ัง TRUE หรือ FALSE

Logical_test เปนคาหรือนพิจนใดๆ ท่ีสามารถถูกประเมินเปน TRUE หรือ FALSE ได ยกตัวอยาง A10=100 คือ logical expression เชน ถาคาในเซลล A10 เปน 100 แลว logical_test เปน TRUE มิฉะนั้น logical_test จะเปน FALSE อารกิวเมนตนี้สามารถใช ตัวดาํเนินการคํานวณเปรียบเทียบใดๆ

Value_if_true เปนคาท่ีถูกสงกลับ ถา logical_test เปน TRUE

Value_if_false

เปนคาท่ีถูกสงกลับถา logical_test เปน FALSE

4-54

ตารางท่ี 4-22 รูปแบบและการนํามาใชของฟงกชันตรรกศาสตร


AND AND(logical1,logical2, ...) = AND(TRUE, TRUE) เทากับ TRUE

สงคา TRUE กลับถาอารกิวเมนตทุกอยางถูกตอง

FALSE FALSE( ) สงกลับคาตรรกศาสตรเปน FALSE

IF IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) = IF(A10<=100,"Within budget","Over budget")

ระบุการทดสอบคาตรรกศาสตรท่ีปฏิบัติ

NOT NOT(logical) = NOT(FALSE) เทากับ TRUE

กลับคาตรรกศาสตรของอารกิวเมนต

OR OR(logical1,logical2,...) = OR(1+1=1,2+2=5) เทากับ FALSE

สงคา TRUE กลับถาอารกิวเมนตใดอารกวิเมนตหนึ่งเปน TRUE

TRUE TRUE( )

สงกลับคาตรรกศาสตรเปน TRUE

รูปท่ี 4-69 ตัวอยางการแทรกฟงกชันตรรกศาสตร AND

รูปท่ี 4-70 ตัวอยางการแทรกฟงกชันตรรกศาสตร NOT

4-55

รูปท่ี 4-71 ตัวอยางการแทรกฟงกชันตรรกศาสตร OR

3.3.9 ขอมูล การใชฟงกชันท่ีใชในการตรวจสอบขอมูล ซ่ึงขอมูลใน Excel แบง

ออกเปน ตัวเลข ขอความ วันท่ี และในชวงหลัง ๆ นี่เราไดพบขอมูล แบบตรรกศาสตร นั่นคือ TRUE และ FALSE อีก เราสามารถตรวจสอบไดวาขอมูลนี้เปนประเภทใด ถาคาท่ีตรวจสอบเปนจริง ฟงกชันเหลานี้จะใหผลลัพธเปน TRUE ดังนั้น เราจึงมักใชฟงกชันเหลานี้คูกับ IF เพื่อตรวจสอบวาผลลัพธเปนอะไร จะไดแสดงผลลัพธจาก IF ไดอยางสวยงามในแบบของเราเอง โดยใชฟงกชันที่สําคัญในตาราง

ตารางท่ี 4-23 การใชฟงกชันขอมูล

ฟงกชนั จะใหผลลัพธเปน TRUE

ISBLANK (คา) คาท่ีตรวจสอบเปนเซลลวาง

ISERR (คา) คาท่ีตรวจสอบเปนขอความผิดพลาด ยกเวน #N/A

ISERROR (คา) คาท่ีตรวจสอบเปนขอความผิดพลาด (#N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NAME?, or # NULL!)

ISLOGICAL (คา) คาท่ีตรวจสอบเปนคาทางตรรกศาสตร TRUE, FALSE

ISNA (คา) คาท่ีตรวจสอบมีขอความผิดพลาด #N/A (value not available)

ISNONTEXT (คา) คาท่ีตรวจสอบไมใชขอความ

ISNUMBER (คา) คาท่ีตรวจสอบเปนตัวเลข

ISREF (คา) คาท่ีตรวจสอบเปนตําแหนงอางอิงเซลล (Reference) หรือไม

ISTEXT (คา) คาท่ีตรวจสอบเปนขอความ

4-56

รูปท่ี 4-72 ตัวอยางการแทรกฟงกชันขอมูล ISBLANK

รูปท่ี 4-73 ตัวอยางการแทรกฟงกชันขอมูล ISNONTEXT

3.4 การตรวจสอบและวิเคราะหขอมูล

ในการพิมพงานตารางคํานวณ สามารถท่ีจะตรวจสอบการคํานวณสูตรหรือฟงกชันได การสรางสถานการณสมมติ การคนหาคาเปาหมาย และการสรางตารางขอมูล ดังรายละเอียดตอไปนี้

3.4.1 การตรวจสอบการติดตามเซลลจากสูตรหรือฟงกชัน เม่ือมีการใชสูตรหรือวางฟงกชันในการพิมพงานตารางคํานวณมาก ๆ เรา

สามารถท่ีจะตรวจสอบวาสูตรท่ีเราสนใจเกี่ยวของกับเซลลใดบาง และยังสามารถจะตรวจสอบดูวาเซลลใดท่ีเปนสาเหตุใหเกิดผลลัพธเปนขอความผิดพลาดไดอีกดวย โดยใชคําส่ังตาง ๆ จากกลุมคําส่ังตรวจสอบสูตรจากแท็บสูตร จะเกิดลูกศรสีฟาข้ึนตามรายการ ซ่ึงเราสามารถลบลูกศรไดดวยคําส่ังเอาลูกศรออกจากกลุมคําส่ังตรวจสอบสูตรในแท็บสูตร และยังสามารถเพิ่มเซลลท่ีตองการตรวจสอบเขามาในหนาตางการตรวจสอบเซลลได

รูปท่ี 4-74 กลุมคําส่ังตรวจสอบสูตรจากแท็บสูตร

การตรวจสอบขอผิดพลาด

แสดง/ซอนสูตร

การประเมินสูตร

4-57

รูปท่ี 4-75 คําส่ังติดตามเซลลท่ีถูกอางของกลุมคําส่ังตรวจสอบสูตรในแท็บสูตร

รูปท่ี 4-76 คําส่ังติดตามเซลลท่ีอางถึงของกลุมคําส่ังตรวจสอบสูตรในแท็บสูตร

4-58

รูปท่ี 4-77 การแสดงสูตรในตาราง

รูปท่ี 4-78 การตรวจสอบขอผิดพลาด

รูปท่ี 4-79 การประเมินสูตรข้ันแรกจะอางอิงถึง

4-59

รูปท่ี 4-80 การประเมินสูตรทีละข้ันจนเสร็จส้ินและไดผลลัพธ

4-60

รูปท่ี 4-81 หนาตางการตรวจสอบเซลลและการเพิ่มเซลลในการตรวจสอบ

3.4.2 ตัวจัดการสถานการณสมมติ

ในตารางขอมูลอาจมีการเปล่ียนแปลงขอมูลหลาย ๆ เซลล เพื่อตองการใหไดคําตอบหรือผลลัพธในสถานการณท่ีเปล่ียนแปลงไป จึงตองมีการจัดการสถานการณสมมติ (Scenario) และแสดงหรือสรุปผลลัพธท่ีได ซ่ึงตองใชรายการการจัดการสถานการณสมมติใน คําส่ังการวิเคราะหแบบ What-if ของกลุมคําส่ังเคร่ืองมือขอมูลในแท็บขอมูล โดยมีข้ันตอนในการดําเนินการ ตามลําดับรูปตอไปนี้

4-61

รูปท่ี 4-82 จากตารางเงินผอนรถยนต เรียกคําส่ังการจัดการสถานการณสมมติ

รูปท่ี 4-83 กลองโตตอบตัวจดัการสถานการณสมมติท่ียังไมมีรายการจะถูกเปดออกมา

4-62

รูปท่ี 4-84 ใหพิมพช่ือสถานการณสมมติ แลวคลิกเลือกเซลลท่ีเปล่ียน คลิกปุมตกลง

รูปท่ี 4-85 กลองโตตอบคาสถานการณสมมติ จะถูกเปดข้ึน ใหพิมพคาท่ีเปล่ียนไป คลิกปุมตกลง

รูปท่ี 4-86 กลองโตตอบตัวจดัการสถานการณสมมติ จะถูกเปดข้ึนมีช่ือสถานการณท่ีสรางข้ึน

4-63

รูปท่ี 4-87 ในกรณีคลิกปุมแสดง ตารางจะถูกเปล่ียนขอมูลตามช่ือสถานการณท่ีสรางข้ึน

เพิ่มสถานการณสมมติท่ีสอง

แลว

รูปท่ี 4-88 ในกรณีคลิกปุมสรุป เลือกหัวขอการสรุปสถานการณสมมติ ใหเลือกเซลลผลลัพธ เม่ือตกลงจะไดแผนงานใหมช่ือสรุปสถานการณสมมติ

4-64

รูปท่ี 4-89 ในกรณีคลิกปุมสรุป เลือกหัวขอรายงาน PivotTable สถานการณสมมติ ใหเลือกเซลลผลลัพธ เม่ือตกลงจะไดแผนงานใหมช่ือ PivotTable สถานการณสมมติ

3.4.3 การคนหาคาเปาหมาย

การคนหาคาเปาหมายท่ีตองการโดยการเปล่ียนตัวแปรอ่ืน ๆ (Goal Seek) นั้น ตามปกติแลว เราจะมีขอมูลอยูจํานวนหนึ่งเพื่อนํามาใชสรางสูตรหาผลลัพธ แลวจึงส่ังใหโปรแกรม Excel เปล่ียนขอมูลใดก็ได และวิเคราะหขอมูลเปล่ียนไปเร่ือย ๆ จนกวาจะไดผลลัพธตามท่ีตองการ โดยไมตองแกไขสูตรเลย จากตัวอยางกรณีเชาซ้ือรถยนต เม่ือตองการคํานวณเงินผอนในแตละเดือนท่ีตัวเองสามารถสงคางวดไดคือ 11,000 บาท อยากทราบวาตองสงคางวดนานเทาใด ใหใชรายการการคนหาคาเปาหมายในคําส่ังการวิเคราะหแบบ What-if ของกลุมคําส่ังเคร่ืองมือขอมูลในแท็บขอมูล จะเปดกลองโตตอบคนหาคาเปาหมาย ใหตั้งคาเซลลท่ีตองการ แลว พิมพเงินคางวด โดยคลิกเซลลตัวเลขระยะเวลาท่ีตองการ เสร็จแลวคลิกตกลง กลองโตตอบจะคนหาคาเปาหมายจนไดคาท่ีตองการแลวจึงหยุด สรุปสถานการณการคนหาคาเปาหมาย

4-65

รูปท่ี 4-90 ตั้งคาเซลลท่ีตองการ แลวพิมพเงินคางวด และคลิกเซลลตัวเลขระยะเวลา

รูปท่ี 4-91 การคนหาคาเปาหมายเสร็จส้ินแลวไดผลลัพธระยะเวลา 6.957 ป

3.4.4 การสรางตารางขอมูล

การสรางตารางขอมูลเปรียบเทียบผลลัพธเม่ือตัวแปรเปล่ียนไป (Data Table) เนื่องจากการสรางสูตรข้ึนมาคํานวณ จะตองมีขอมูลมาเกี่ยวของหลาย ๆ ตัว ซ่ึงเม่ือขอมูลเหลานั้นเปล่ียนแปลงไป ก็จะทําใหผลลัพธท่ีไดจากการคํานวณเปล่ียนไปดวย แตจะเปล่ียนไปเทาใดน้ัน เราจะตองสรางตารางข้ึนมาดูผลลัพธเอง โดยการพิมพหัวตารางแนวแถวและ/หรือแนวคอลัมน แลวคัดลอกเซลลสูตรคํานวณแบบเช่ือมโยงมาวางไวท่ีตนแถวหรือคอลัมน จากนั้นจึงใชรายการการตารางขอมูลในคําส่ังการวิเคราะหแบบ What-if ของกลุมคําส่ังเคร่ืองมือขอมูลในแท็บขอมูล แลวคลิกเซลลท่ีใชในการคํานวณสูตรเพื่อกรอกลงในแผนกลองโตตอบตาราง ซ่ึงแบงออกเปน 2 ทาง ดังนี้

4-66

3.4.4.1 ตารางแนวเดียว จะใชคาตัวแปรเปล่ียนแปลงไปเพียงตัวเดียว ซ่ึงอาจเปนแนวแถว หรือแนวคอลัมนก็ได ยกตัวอยางการสรางตารางท่ีมีหัวตารางในแนวคอลัมนเปนอัตราดอกเบ้ียเปล่ียนแปลงไป หรือระยะเวลาเปล่ียนแปลง ใหคลิกเลือกเซลลท่ีใชในการคํานวณสูตรในแนวคอลัมน หรือแนวแถว

รูปท่ี 4-92 การสรางตารางเงินผอน เม่ืออัตราดอกเบ้ียเปล่ียนแปลง

รูปท่ี 4-93 การสรางตารางเงินผอน เม่ือระยะเวลาเปล่ียนแปลง

4-67

3.4.4.2 ตารางสองแนว จะใชคาตัวแปรเปล่ียนแปลงไปสองตัว ท้ังแนวแถว และแนวคอลัมน ยกตัวอยางการสรางตารางที่มีหัวตารางในแนวคอลัมนเปนอัตราดอกเบ้ียเปล่ียนแปลงไป และแนวแถวเปนจํานวนปท่ีผอนชําระ โดยคลิกเลือกเซลลท่ีใชในการคํานวณสูตรในแนวแถวและแนวคอลัมน

รูปท่ี 4-94 การสรางตารางเงินผอนเม่ืออัตราดอกเบ้ียและระยะเวลาท่ีเปล่ียนแปลงไป

กิจกรรม มอบหมายการพิมพงานจากใบงานตัวอยางการคํานวณสูตรและแทรกฟงกชัน เพื่อให

นักศึกษาไดฝกปฏิบัติและสรุปอภิปรายผล/ปญหาในหัวขอตอไปนี้ 1. การพิมพสูตรทางคณิตศาสตร 2. การใชสูตรสําเร็จ 3. การแทรกฟงกชัน 4. การวิเคราะหงานกับฟงกชันที่จะใช

แบบประเมินการเรียนรู คําสั่ง ใหเลือกคําตอบท่ีถูกที่สุดเพียงขอเดียว 1. เคร่ืองหมายหรือสัญลักษณใดท่ีใชนําหนาในการใชสูตรของโปรแกรม Excel

ก. + ข. & ค. = ง. %

4-68

2. ขอใดท่ีใชพิมพคําวา “ตั้งแต 200 บาทข้ึนไป” ก. = 200 ข. => 200 ค. >= 200 ง. > 200

3. ขอใดไมใชสูตรสําเร็จบนแท็บแรก ก. ผลรวมอัตโนมัติ ข. คาเฉล่ีย ค. นับตัวเลข ง. สวนเบี่ยงเบนมาตรฐาน

4. รายการสูตรท่ีปรากฏบนแถบสูตร เม่ือพิมพ = นําหนาเซลล จัดอยูในประเภทฟงกชันใด

ก. การเงิน ข. คณิตศาสตรและตรีโกณมิติ ค. ทางสถิติ ง. ท่ีใชไปลาสุด

5. ถามีการอางอิงเซลลวา D$5 ในการคัดลอกไปท่ีอ่ืน จะหมายความวาอะไร ก. คอลัมนคงท่ี แถวเปล่ียน ข. คอลัมนคงท่ี แถวคงท่ี ค. คอลัมนเปล่ียน แถวคงท่ี ง. คอลัมนเปล่ียน แถวเปล่ียน

6. #DIV/0! หมายถึงอะไร ก. อางอิงเซลลท่ีใชในสูตรไมได ข. จะเกิดเมื่อเราใช 0 เปนตัวหาร ค. จะเกิดเมื่อเราใชสูตรผิดหลักไวยากรณ ง. จะเกิดข้ึนเม่ือตัวเลขในเซลลยาวกวาขนาดกวางของเซลล

7. ขอใดเปนสูตรหรือฟงกชันทางการเงิน ก. PMT ข. LOG ค. CORREL ง. VALUE

4-69

8. IF เปนฟงกชันประเภทใด ก. ขอมูล ข. การเงิน ค. แบบตรรกะ ง. คณิตศาสตรและตรีโกณมิติ

9. ในการตัดเกรด 5 ระดับ จะตองใชแผนงานปอนขอมูลของ IF กี่แผน ก. 3 ข. 4 ค. 5 ง. 6

10. สูตรใดท่ีใชคนหาคาเปาหมาย ก. TEST ข. SCENARIO ค. GOAL SEEK ง. PIVOT TABLE

หนวยที่ 5 การจัดการฐานขอมูลและเช่ือมโยงกับฐานขอมูลอื่น

หัวขอเร่ืองและงาน ลักษณะของฐานขอมูล การตรวจสอบความถูกตองของขอมูลท่ีปอน การจัดการฐาน

ขอมูล การเช่ือมโยงกับฐานขอมูลอ่ืน

สาระสําคัญ ฐานขอมูลก็คือตารางที่ใชเก็บขอมูลจํานวนมาก ๆ เขาไวดวยกัน โดยมีรูปแบบการจัด

ขอมูลท่ีเปนระบบ สามารถต้ังคาการตรวจสอบความถูกตอง เม่ือตองการใหผูอ่ืนมาพิมพงานได ในฐานขอมูลมีการจัดการ ไดแก การเรียงลําดับ ตัวกรองขอมูล การใชฟอรมกรอกขอมูล การใชผลรวมยอย การรายงาน Pivot Table และ Pivot Chart โดยสามารถท่ีจะเชื่อมโยงกับฐานขอมูลอ่ืน ๆ ได เชน Microsoft Access ฯลฯ



1. เพื่อใหมีความรูความเขาใจ และทักษะในการพิมพตารางฐานขอมูล 2. เพื่อใหมีความรูความเขาใจ และทักษะในการจัดการฐานขอมูล 3. เพื่อใหมีความรูความเขาใจ และทักษะในการเช่ือมโยงกบัฐานขอมูลอ่ืน


1. สามารถอธิบายและพมิพตารางฐานขอมูลได 2. สามารถอธิบายและจัดการฐานขอมูลได 3. สามารถอธิบายและเช่ือมโยงกับฐานขอมูลอ่ืน ได

เน้ือหาห 1. ลักษณะของฐานขอมูล (Database)

1.1 ฐานขอมูลคืออะไร การเก็บขอมูลท่ีเราใชในชีวิตประจําวัน เรามักจะจดไวในกระดาษ ซ่ึงมีขอดีตรง

สะดวก จดไดงาย แตมีขอเสียตรงท่ีเม่ือมีขอมูลมากข้ึน จะคนหาขอมูลไดยากมากข้ึน และยังไมสามารถตอบคําถามไดรวดเร็วนัก เชน ในกรณีท่ีเรามีสมุดรายช่ือพนักงาน และมีเพื่อนมาหาที่มีขอมูลนอย รูแตเพียงช่ือนําหนาบางตัว และเปนเพศชาย เราจะตองเปดไลดูช่ือพนักงานทีละช่ือ ทําใหเสียเวลามาก แตถามีการนําเอาขอมูลมาจัดเก็บในคอมพิวเตอร จะชวยเพิ่มความรวดเร็วในการ

5-2

ฐานขอมูล ก็คือการนําขอมูลจํานวนมาก ๆ มาเก็บไวดวยกัน โดยมีรูปแบบการจัดขอมูลท่ีเปนระบบเพ่ือใหสะดวกในการนําไปใชในภายหลัง เชน ทะเบียนบุคลากร ยอดขายของรานคา รายนามลูกคา รายการสินคาและขอมูลทางบัญชี ฯลฯ โปรแกรม Excel สามารถชวยใหการสรางฐานขอมูลเปนไปอยางงายได โดยมีคุณสมบัติในการจัดเก็บขอมูล และตรวจสอบประเภทของขอมูลท่ีเขามาวาถูกตองไม ท้ังยังสามารถจัดเรียงขอมูล การกรองเฉพาะขอมูลท่ีเราสนใจไดงาย และการสรางรายงาน

Microsoft Access คือโปรแกรมจัดการฐานขอมูลท่ีดีกวา Excel ถึงแมวา Excel จะใหคุณชวยใหในการสรางฐานขอมูลได แตอันท่ีจริงแลวโปรแกรม Access ซ่ึงเปนหนึ่งในชุด Microsoft Office 2007 จะมีความสามารถดานฐานขอมูลท่ีโดดเดนกวา Excel เสียอีก เพราะวาเปนโปรแกรมการจัดการฐานขอมูลโดยตรง แตเนื่องจากโปรแกรม Access ใชงานคอนขางยาก เราจึงมักจะนํา Excel มาใชจัดทําฐานขอมูล ในกรณีท่ีฐานขอมูลไมซับซอนมากนัก

1.2 การสรางฐานขอมูลดวยโปรแกรม Excel ฐานขอมูลใน Excel ถาพูดกันงาย ๆ แลวก็คือตาราง (Table) นั่นเอง แตเปนตาราง

ท่ีมีแถวเพื่อจัดเก็บขอมูล และมีคอลัมนไวเพื่อแบงประเภทของขอมูล ในแตละแถวของขอมูล เราจะเรียกวา ระเบียนหรือเร็คอรด (Record) ในขณะท่ีแตละคอลัมนของขอมูล จะใสขอมูลประเภทเดียวกันไว เราจะเรียกวาฟลด (Field) ซ่ึงตามปกติแลวฟลดจะมีช่ือของมันเองในแถวแรกหรือท่ีเรียกวาหัวคอลัมน โดยในตอนเร่ิมแรกท่ีเราจะสรางฐานขอมูล เราจะปอนช่ือฟลดลงในแถวเดียวกันของเซลลเสียกอน จากนั้นเม่ือไดขอมูลมา จึงนํามากรอกลงในแถวถัดไปเร่ือย ๆ ดังรูป

5-3

รูปท่ี 5-1 ตัวอยางตารางฐานขอมูลผลิตภัณฑและลูกคาของบริษัทแหงหนึ่ง

2. การตรวจสอบความถูกตองของขอมูลในขณะปอนขอมูล ในระหวางสรางฐานขอมูลใน Excel เราอาจจะกําหนดชื่อฟลดเอาไวกอน แลวใหผูอ่ืนมา

ปอนขอมูลลงไปก็ได อยางไรก็ตามผูกรอกขอมูลอาจทํางานผิดพลาด ปอนขอมูลผิด ๆ ลงไป ดังนั้นเพื่อปองกันปญหานี้ เราจึงควรปรับแตงให Excel ทําการตรวจสอบความถูกตองของขอมูลท่ีปอนลงไปดวย จะสามารถลดความผิดพลาดในการปอนขอมูลผิดลงไปไดมาก สามารถเลือกใชลักษณะขอมูลของฟลดไดหลายรูปแบบ ไดแก คาใด ๆ จํานวนเต็ม ตําแหนงทศนิยม รายการ วันท่ี เวลา ความยาวขอความ และกําหนดเอง เปนตน ซ่ึงจะยกตัวอยางเฉพาะรายการ ดังตอไปนี้

จากตารางตัวอยาง ทดลองทําในฟลดผลิตภัณฑ โดยคลิกเลือกคอลัมนท่ีใชพิมพผลิตภัณฑ แลวใชคําส่ังการตรวจสอบความถูกตองของขอมูลของกลุมคําส่ังเคร่ืองมือขอมูลในแท็บขอมูล จะเปดกลองโตตอบการตรวจสอบความถูกตองของขอมูล

ฟลด (Field)

ระเบียนหรือเร็คคอรด

(Record)

5-4

รูปท่ี 5-2 ตารางขอมูลตัวอยางในการตรวจสอบความถูกตองจากฟลดผลิตภัณฑ

ท่ีแท็บการต้ังคา ใหคลิกเลือกรายการในชองอนุญาตให และกําหนดชวงขอมูลท่ีครอบคลุม

ผลิตภัณฑท้ังหมด ควรมีการปอนขอมูลเรียงผลิตภัณฑใหครบและตอเนื่องกันไวกอน

รูปท่ี 5-3 การต้ังคาเง่ือนไขการตรวจสอบความถูกตองของขอมูลท่ีอนุญาตให

รูปท่ี 5-4 การต้ังคาการตรวจสอบความถูกตองเปนรายการ และชวงขอมูลผลิตภัณฑ

5-5

ท่ีแท็บขอความท่ีใส ใหพิมพขอความลงในช่ือเร่ือง และขอความคําอธิบายในกรอบขอความท่ีใส ซ่ึงจะแสดงใหเห็นเม่ือมีผูเลือกเซลลในฟลดผลิตภัณฑ

รูปท่ี 5-5 การใสขอความช่ือเร่ืองและขอความคําอธิบาย

ท่ีแท็บการเตือนความผิดพลาด ใหคลิกเลือกลักษณะหยุด (มีลักษณะอ่ืน ไดแก คําเตือน

และขอมูล) พิมพขอความลงในช่ือเร่ือง และขอความคําอธิบายในกรอบขอความแสดงความผิดพลาด ซ่ึงจะแสดงใหเห็นเม่ือมีผูปอนขอมูลผิดจากท่ีกําหนดไวในแถบการต้ังคาของฟลดผลิตภัณฑ เสร็จแลวคลิกปุมตกลง

รูปท่ี 5-6 การเลือกลักษณะการเตือน การใสขอความช่ือเร่ือง และขอความแสดงความผิดพลาด

หลังจากนี้ เรามาทดลองปอนขอมูลลงในชองท่ีไดปรับแตงไวแลวในฟลดผลิตภัณฑของ

ระเบียนตอไป โดยคลิกเลือกเซลลตอไป จะปรากฏกรอบขอความท่ีใสแสดงอยู และมีปุมเลือกรายการอยูดวย ถาจะปอนขอมูลใหเลือกรายการในนั้นไดเลย โดยไมตองพิมพ

5-6

รูปท่ี 5-7 การปอนขอมูลโดยเลือกรายการ และมีกรอบแสดงช่ือเร่ืองและขอความคําอธิบาย

รูปท่ี 5-8 การปอนขอมูลโดยเลือกรายการ

ตอมา เรามาทดลองปอนขอมูลผิดลงในชองท่ีไดปรับแตงไวแลวในฟลดผลิตภัณฑของ

ระเบียนตอไป โดยไมเลือกรายการท่ีมีอยู เสร็จแลวกดแปน Enter จะปรากฏกรอบคําเตือน พิมพผิดครับลักษณะหยุด และใหคลิกเลือกรายการเลยครับ แลวจะลองใหมหรือยกเลิก ซ่ึงถาเลือกลองใหมจะใหปอนขอมูลใหม ถาปอนตรงกับรายการก็ใชไดเชนกัน

รูปท่ี 5-9 แผนคําเตือนขอมูลผิดพลาดในการปอนขอมูลฟลดผลิตภัณฑ

5-7

รูปท่ี 5-10 การปอนขอมูลลงไปในเซลลใหไมตรงกับในรายการ จะเกดิกรอบคําเตือนข้ึน

3. การจัดการฐานขอมูล เม่ือเราไดปอนขอมูลจนครบทุกระเบียนแลว ก็สามารถนํามาใชประโยชนตาง ๆ ได แตส่ิง

สําคัญในการจัดทําตารางขอมูลเปนฐานขอมูลใน Excel นั้น คือ ขอมูลท่ีปอนตองอยูในแถวหรือระเบียนท่ีติดตอกันโดยตลอดท้ังหมด และไมมีการผสานเซลล ในการท่ีจะใชประโยชนจากฐานขอมูลท่ีดีท่ีสุด ควรท่ีจะแยกขอมูลและรายละเอียดออกเปนฟลด ๆ หนึ่งไดเทาท่ีจะทําได เชน คํานําหนา ช่ือ สกุล เพศ วัน เดือน ป ฯลฯ และการจัดการฐานขอมูลไดนั้น ตองคลิกเลือกเซลลใดเซลลหนึ่งในตารางขอมูลนั้น แลวจึงคลิกแท็บขอมูล จะมีคําส่ังในหลายกลุมคําส่ังท่ีนํามาใชประโยชน

รูปท่ี 5-11 คําส่ังตาง ๆ ในกลุมคําส่ังของแท็บขอมูล ซ่ึงใชจัดการฐานขอมูล

ซ่ึงจะไดอธิบายรายละเอียดในหัวขอ ดังตอไปนี้

3.1 การเรียงขอมูล เม่ือเราปอนขอมูลมาจนครบหรือในชุดขอมูลท่ีมีอยูแลว เราสามารถท่ีจะจัดเรียง

ขอมูลเพื่อดูลําดับของขอมูลได เชน ผลิตภัณฑ ลูกคา ไตรมาส1-4 สาขา โดยถาตองการเรียงลําดับเพียงฟลดเดียว ใหคลิกเลือกเซลลใดเซลลหนึ่งในฟลดนั้น แลวในกลุมคําส่ังเรียงลําดับและกรอง

ของแท็บขอมูล ใหคลิกปุม จะเรียงจากนอยมาหามาก และปุม จะเรียงจากมากมาหานอย ตัวอยางเปนการเรียงตามช่ือลูกคา

5-8

รูปท่ี 5-12 ตารางฐานขอมูลยอดขายสินคาแยกตามผลิตภณัฑและลูกคา

รูปท่ี 5-13 การจัดการฐานขอมูลการเรียงลําดับขอมูลในฟลดลูกคา A-Z

แตถาตองการเรียงขอมูลในหลาย ๆ ฟลดเปนลําดับยอย ๆ ลงไป ใหคลิกคําส่ังเรียงลําดับ ในกลุมคําส่ังเรียงลําดับและกรองของแท็บขอมูล จะเปดกลองโตตอบการเรียงลําดับ เลือกเรียงลําดับขอมูลตามลําดับ จากผลิตภัณฑ แลวเรียงดวยช่ือลูกคา

รูปท่ี 5-14 กลองโตตอบการเรียงลําดับ ในการจัดการฐานขอมูลหลาย ๆ ช้ัน

5-9

รูปท่ี 5-15 ผลการเรียงลําดับ จากผลิตภัณฑ แลวตามดวยช่ือลูกคา

3.2 การใชตัวกรองขอมูล

เปนการกรองขอมูลใหเหลือเฉพาะขอมูลตามท่ีเราตองการ ในกรณีท่ีขอมูลมีจํานวนมาก จนไมสามารถจะจัดเรียงลําดับแลวคนหาไดดวยการไลดูทีละระเบียน เราสามารถท่ีจะคนหาส่ิงท่ีตองการได โดยใชตัวกรอง ท่ีมีอยู 2 แบบ คือ ตัวกรองอัตโนมัติ และตัวกรองขั้นสูง ท่ี

คําส่ังตัวกรอง และ ตัวกรองขั้นสูง ในกลุมคําส่ังเรียงลําดับและตัวกรองของแท็บขอมูล ดังตอไปนี้

3.2.1 การใชตัวกรองอัตโนมัติ ใชคําส่ังตัวกรองอัตโนมัติ จะมีปุมข้ึนท่ีทายเซลลของหัวตาราง สําหรับเปด

รายการเรียงลําดับและกรองขอมูล

รูปท่ี 5-15 การจัดการฐานขอมูลโดยใชตวักรองอัตโนมัติ

5-10

รูปท่ี 5-16 รายการในตัวกรองอัตโนมัติ

รูปท่ี 5-16 กรองรายการผลิตภัณฑปูจาบอสตัน

5-11

รูปท่ี 5-16 กรองลงไปอีกช้ันหนึ่งท่ีไตรมาส1 ตั้งแต 300 ข้ึนไป

3.2.2 การใชตัวกรองข้ันสูง

เปนการใชตัวกรองขอมูล โดยที่เราตองเตรียมการเวนแถววางไว เพ่ือเปนท่ีวางเง่ือนไขของฟลดท่ีเราจะคนหา ซ่ึงมีวิธีการ คือ จะตองคัดลอกหัวคอลัมนช่ือฟลดท้ังหมดไปวางไวท่ีแถววาง แลวพิมพหรือคัดลอกขอความท่ีตองการกรองในฟลดนั้น ๆ ถาวางอยูในแถวเดียวกัน จะเปนขอมูลท่ีมีความหมายเปน “และ” แตถาวางอยูคนละแถวกัน จะเปนขอมูลท่ีมีความหมายเปน

“หรือ” หลังจากเตรียมหัวคอลัมนและขอมูลท่ีตองการแลว ใหใชคําส่ังตัวกรองข้ันสูง ในกลุมคําส่ังเรียงลําดับและตัวกรองของแท็บขอมูล จะเปดกลองโตตอบตัวกรองขั้นสูง ท่ีมีชวงรายการ คือ ตารางขอมูลท้ังหมด ชวงเงื่อนไข คือ ตารางขอมูลเฉพาะท่ีตองการกรองท่ีไดจัดทําเตรียมไว และสามารถที่จะกรองในตารางขอมูล หรือไปวางไวในตําแหนงเซลลอ่ืนก็ได เสร็จแลวคลิกปุมตกลง จะแสดงผลลัพธในรายการ เม่ือตองการใหตารางขอมูลกลับมาเหมือนเดิม ใหคลิก

คําส่ังลาง

รูปท่ี 5-23 การเตรียมขอมูลไวดานบนท่ีจะใชตัวกรองข้ันสูง

5-12

รูปท่ี 5-24 กลองโตตอบตัวกรองข้ันสูงท่ีตองเลือกการกระทํากําหนดชวงรายการ

และชวงเง่ือนไข

รูปท่ี 5-25 กลองโตตอบตัวกรองข้ันสูงท่ีกําลังเลือกชวงรายการ

รูปท่ี 5-26 กลองโตตอบตัวกรองข้ันสูงท่ีกําลังเลือกชวงเง่ือนไข

5-13

รูปท่ี 5-27 ผลลัพธจากการใชตัวกรองข้ันสูง

รูปท่ี 5-26 ตัวกรองข้ันสูงท่ีกําลังเลือกชวงเง่ือนไขเนื้อแกะหรือไตรมาส1มากกวา 500

รูปท่ี 5-27 ผลลัพธจากการใชตัวกรองข้ันสูง

5-14

3.3 การใชผลรวมยอยในการใชสูตรงาย ๆ ของขอมูล ในฐานขอมูลหรือตารางขอมูล บางฟลดอาจมีขอมูลในลักษณะตัวเลขและสูตรอยู

เราสามารถท่ีจะเรียงลําดับกลุมของฟลดท่ีตองการกอน แลวจึงอยากจะหาผลการคํานวณกับฟลดตัวเลขหรือสูตรนั้น ไดแก ผลรวม คาเฉล่ีย นับจํานวน คามากท่ีสุด คานอยท่ีสุด ฯลฯ ซ่ึงสามารถทําไดโดยคลิกคําส่ังผลรวมยอยในกลุมคําส่ังเคารางของแท็บขอมูล จะเปดกลองโตตอบผลรวมยอยข้ึนมา ใหเลือกฟลดท่ีตองการดูการเปล่ียนแปลง เลือกการใชฟงกชันเปนสูตรอะไร และเช็คเพิ่มผลรวมยอยในฟลดตัวเลขและสูตรท่ีตองการดู จากนั้นคลิกปุมตกลง จะไดผลลัพธท่ีแสดงแบบจัดกลุมและเคาราง และเม่ือตองการตารางฐานขอมูลใหกลับมาเหมือนเดิมอีกคร้ัง ใหใชเมนูเปดกลองโตตอบผลรวมยอยข้ึนมาแลวคลิกปุมเอาออกท้ังหมด ตัวอยางเชน

รูปท่ี 5-32 กลองโตตอบผลรวมยอย

รูปท่ี 5-33 ผลลัพธของการใชผลรวมยอยของแตละผลิตภัณฑเปนแบบจัดกลุมและเคาราง

5-15

เคาราง 3 ระดบั

ใหซอนรายละเอียด

ใหแสดงรายละเอียด

รูปท่ี 5-33 การจัดกลุมและเคารางแสดงผลรวมแตละผลิตภัณฑ

หากตองการตารางขอมูลผลสรุปเปนรายผลิตภัณฑ ใหคลิกเลข 2 ท่ีเคาราง แตถาตองการผลสรุปท้ังหมด ก็ใหคลิกเลข 1 ท่ีเคาราง เม่ือตองการแสดงรายละเอียดท้ังหมด ใหคลิกเลข 3 ท่ีเคารางนั้น แตถาตองการผลสรุปเปนรายสาขาเทานั้น ใหคลิกปุมลบ จะซอนรายละเอียดไว และเม่ือตองการแสดงรายละเอียดของสาขาน้ันกลับคืนมา ก็ใหคลิกปุมบวก

รูปท่ี 5-34 ผลลัพธของการสรุปผลรวมทุกผลิตภัณฑ ในการเคารางระดับ 2

5-16

รูปท่ี 5-35 ผลลัพธของการสรุปผลรวมผลิตภัณฑท้ังหมด ในการเคารางระดับ 1

3.4 การรายงาน Pivot Table และ Pivot Chart

ในตารางฐานขอมูล เราสามารถสรางรายงานสรุปอยางรวดเร็วดวย PivotTable ท่ีเปนระบบจัดทํารายงานอัตโนมัติ ท้ังยังสามารถแกไขรายงานไดงายและรวดเร็วมากอีกดวย และสามารถนํามาสรางเปนแผนภูมิ PivotChart ไดอีกดวย ซ่ึงมีความสําคัญในการใชสรุปและนําเสนอตอผูมีอํานาจในการตัดสินใจตอไป ดังรายละเอียดตอไปนี้

รูปท่ี 5-35 คําส่ัง PivotTable และ PivotChart ของกลุมตารางในแท็บแทรก

3.4.1 การสรางรายงานสรุปดวย Pivot Table

กอนการสรางตารางรายงานสรุปนั้น เราควรท่ีจะมีการวางแผนการจัดรูปแบบตารางใหดีเสียกอนวาควรท่ีจะใชฟลดใดบางเปนหนา เปนคอลัมน เปนแถว และเปนขอมูล ตามแนวทางวัตถุประสงคท่ีตองการจะสรุป และหาความสัมพันธกับฟลดขอมูลเหลานั้นไดโดยงาย จากน้ันจึงคลิกคําส่ัง Pivot Table จะเปดกลองโตตอบการสราง Pivot Table ท่ีเลือกตารางหรือฐานขอมูลปจจุบันใหเลย หรือจะใชฐานขอมูลจากภายนอกก็ได และตองเลือกตําแหนงท่ีจะวาง รายงาน Pivot Table เสร็จแลวคลิกปุมตกลง

5-17

รูปท่ี 5-36 กลองโตตอบการสราง Pivot Table เลือกแหลงฐานขอมูลและตําแหนงท่ีจะวาง

รูปท่ี 5-37 แผนงานใหม Pivot Table เตรียมท่ีจะสรางรายการตาง ๆโดยลากเขตขอมูลลงมาใน

หัวขอท่ีไดวางแผนทําตารางไว

5-18

รูปท่ี 5-37 สวนพื้นท่ีของรายการเขตขอมูล 5 รูปแบบ

รูปท่ี 5-37 แผนงาน Pivot Table เม่ือลากเขตขอมูลลงมาในหวัขอ ก็จะแสดงในตารางดวย

5-19

รูปท่ี 5-37 กรองลูกคาช่ือ Blaus ไดซ้ือผลิตภัณฑในไตรมาสใดและจํานวนเงินเทาไร

รูปท่ี 5-37 กรองผลิตภัณฑกาแฟอีโพ มีลูกคาใครบาง ไดซ้ือในไตรมาสใดและจํานวนเงินเทาไร

5-20

รูปท่ี 5-37 แท็บเคร่ืองมือบริบทของ Pivot Table มี 2 แท็บ คือ ตัวเลือก และออกแบบ

รูปท่ี 5-37 ออกแบบตารางใหมดวยกลุมคําส่ังลักษณะ Pivot Table ของแท็บบริบทออกแบบ

3.4.2 การสรางแผนภูมิดวย Pivot Chart

เราสามารถสรางแผนภูมิดวยปุมคําส่ัง Pivot Chart ไดจากแท็บตัวเลือกของกลุมคําส่ังเคร่ืองมือในแท็บเคร่ืองมือบริบทของ Pivot Table

5-21

รูปท่ี 5-50 การสรางแผนภูมิจากแผนงาน Pivot Table และเลือกชนิดแผนภูมิ

รูปท่ี 5-51 แผนภูมิคอลัมนจากเขตขอมูลท่ีกรองลูกคาและผลิตภัณฑได

5-22

รูปท่ี 5-37 แผนภูมิกรองลูกคาช่ือ Godos ไดซ้ือผลิตภัณฑอะไรในไตรมาสใดและจํานวนเงินเทาไร

รูปท่ี 5-51 การเปล่ียนชนิดแผนภูมิ และจัดรูปแบบพ้ืนท่ีแผนภูมิ

4. การเช่ือมโยงกับฐานขอมูลอ่ืน ตารางฐานขอมูลในโปรแกรม Excel 2007 สามารถท่ีจะใชงานเช่ือมโยงกับโปรแกรม

Access 2007 ไดโดยตรงไมตองแปลงแฟมขอมูลเลย 4.1 การเปดแฟมฐานขอมูล Access 2007 จากโปรแกรม Excel 2007

เราสามารถที่จะเปดแฟมฐานขอมูลจากโปรแกรมอ่ืนท่ีโปรแกรม Excel 2007 สนับสนุน โดยคลิกปุมเปดท่ีแถบเคร่ืองมือดวน แลวไปที่ ๆ เก็บแฟมขอมูล จากน้ันคลิกเปดรายการ

5-23

รูปท่ี 5-52 การเปล่ียนชนิดแฟมท่ีจะเปดเปน Access Database และการเลือกแฟมเปด

รูปท่ี 5-52 กลองโตตอบขอมูลดานความปลอดภัยของ Microsoft Office Excel แจงเตือนมา

รูปท่ี 5-52 กลองโตตอบเลือกตาราง ใหเราเลือกตารางช่ือรายการลงทะเบียน

5-24

รูปท่ี 5-52 แฟมชนิดเปน Access Database ไดถูกเปดข้ึนมาเปนสมุดงานใหมใน Excel 2007

4.2 การรับขอมูลเขามาจากภายนอก

ในโปรแกรม Excel สามารถท่ีจะรับขอมูลภายนอกเขามา โดยใชปุมรับขอมูลภายนอกของแท็บขอมูล ซ่ึงมีประเภทของขอมูลท่ีรับเขามาได ไดแก จาก Access จากเว็บ จากขอความ จากแหลงขอมูลอ่ืน การเช่ือมตอท่ีมีอยู เปนตน

รูปท่ี 5-52 ปุมประเภทรายการขอมูลตาง ๆ ท่ีปุมรับขอมูลภายนอกของแท็บขอมูล

5-25

รูปท่ี 5-52 คลิกเลือกรายการจาก Access และเลือกแฟมขอมูล

รูปท่ี 5-52 กลองโตตอบเลือกตาราง ใหเราเลือกตารางช่ือรายการลงทะเบียน

รูปท่ี 5-52 กลองโตตอบการนําเขาขอมูล ใหเลือกลักษณะท่ีตองการนําเขามา และวางไวท่ีใด

5-26

รูปท่ี 5-52 เม่ือคลิกปุมคุณสมบัติ จะเปดกลองโตตอบคุณสมบัติการเช่ือมตอ

รูปท่ี 5-52 เม่ือคลิกปุมตกลง จะเปดตารางงานจากแหลงขอมูลภายนอกมาท่ีสมุดงานท่ีเลือกไว

5-27

4.3 การเปดแฟมฐานขอมูล Excel 2007 จากโปรแกรม Access 2007 เราสามารถท่ีจะนําแฟมขอมูลใน Excel 2007 ไปเปดท่ีโปรแกรม Access 2007 ก็

ได โดยตองดูวาท่ีโปรแกรม Access 2007 สามารถท่ีจะเปล่ียนชนิดแฟมขอมูลเปนโปรแกรม Excel ไดหรือไม ถาเปล่ียนไดก็สามารถทําไดเชนเดียวกับการเปดแฟมขอมูล Access 2007 ในโปรแกรมExcel 2007

รูปท่ี 5-52 การเปล่ียนชนิดแฟมท่ีจะเปดเปนแฟมขอมูลชนิดตาง ๆ ของโปรแกรม Excel

4.4 การรับขอมูลเขามาจากภายนอก

ในโปรแกรม Access 2007 สามารถท่ีจะรับขอมูลภายนอกจากโปรแกรม Excel ได โดยใชปุมคําส่ัง Excel ของกลุมคําส่ังนําเขาในแท็บขอมูลภายนอก

รูปท่ี 5-52 ปุมคําส่ัง Excel ของกลุมคําส่ังนําเขาในแท็บขอมูลภายนอกของโปรแกรม Access 2007

5-28

กิจกรรม มอบหมายงานการพิมพจากใบงานตัวอยางตารางฐานขอมูล เพื่อใหนักศึกษาไดฝก

ปฏิบัติและสรุปผล/ปญหานํามาอภิปรายในหัวขอตอไปนี้ 1. การสรางการตรวจสอบความถูกตองของขอมูลท่ีปอน 2. การจัดการฐานขอมูล 3. การเช่ือมโยงกับฐานขอมูลอ่ืน

แบบประเมินผล คําสั่ง ใหเลือกคําตอบท่ีถูกที่สุดเพียงขอเดียว 1. โปรแกรมใดเปนโปรแกรมฐานขอมูลโดยเฉพาะ

ก. Word ข. Excel ค. Access ง. Outlook

2. มีกรอบขอความท่ีแสดงออกมาท่ีตําแหนงฟลด ซ่ึงเกิดข้ึนจากการสรางในแท็บช่ืออะไรของกลองโตตอบการตรวจสอบความถูกตองของขอมูล

ก. การตั้งคา ข. ขอความท่ีใส ค. การเตือนความผิดพลาด ง. การหามกระทํา

3. ขอใดท่ีสามารถใชคําส่ังเรียงลําดับได ก. คลิกขวาท่ีขอมูลท่ีตองการเรียงลําดับ ข. ปุมคําส่ังท่ีแท็บหนาแรก ค. ปุมคําส่ังท่ีแท็บขอมูล ง. ถูกทุกขอ

4. เม่ือเราตองการหาช่ือลูกคา ท่ีซ้ือผลิตภัณฑผงทําฟโล และเปนจํานวนเงินมากกวา 200 บาท ควรท่ีจะใชคําส่ังใด

ก. การเรียงลําดับ ข. แทรกฟงกชัน ค. ตัวกรองข้ันสูง ง. การคนหาขอมูล

5-29

5. คือปุมท่ีทําหนาท่ีอะไร ก. เรียงลําดับ ข. ตัวกรองอัตโนมัติ ค. ลางตัวกรอง ง. ลางผลรวมยอย

6. เม่ือใชปุมคําส่ังผลรวมยอยในแท็บขอมูล จะใหผลลัพธท่ีใดบาง ก. แทนท่ีผลรวมยอยปจจุบัน ข. ตัวแบงหนาระหวางกลุม ค. สรุปไวดานลางของขอมูล ง. ถูกทุกขอ

7. ถามีตารางท่ีทําเคารางไดถึง 4 ระดับ ระดับใดท่ีเปนการสรุปยอดใหญสุด ก. 1 ข. 2 ค. 3 ง. 4

8. ปุมสรางตาราง Pivot Table อยูในแท็บใด ก. หนาแรก ข. แทรก ค. สูตร ง. ขอมูล

9. แฟมชนิดใดท่ีเปนโปรแกรม Excel 2007 ก. xls ข. xyz ค. xlsx ง. xyzx

10. ขอใดกลาวไมถูกตองในการเช่ือมโยงระหวางโปรแกรม Excel 2007 กับโปรแกรม Access 2007

ก. คัดลอกตารางจาก Excel ไปท่ี Access ข. เปดแฟมของ Access ในโปรแกรม Excel ค. รับขอมูลภายนอกเขามาจากแฟม Excel ในโปรแกรม Access ง. รับขอมูลภายนอกเขามาจากแฟม Access ในโปรแกรม Excel

หนวยที่ 6 การแทรกแผนภูมิ

หัวขอเร่ืองและงาน การแทรกแผนภูมิอยางงาย การตกแตงแผนภูมิ และการแทรกแผนภูมิข้ันสูง

สาระสําคัญ การแทรกแผนภูมิชนิดตาง ๆ การปรับเปล่ียน ไดแก การเลือกชนิดแผนภูมิ แหลงขอมูล

ท่ีใช ตัวเลือกแผนภูมิ เม่ือไดแลวก็มาถึงข้ันตกแตงแผนภูมิใหสวยงาม ไดแก สวนประกอบตาง ๆ การใสเสนแนวโนม ฯลฯ และการแทรกแผนภูมิจากตารางงานบางงานท่ีตองปรับเปล่ียนขอมูล จึงจะแสดงเปนแผนภูมิได


จุดประสงคทั่วไป 1. เพื่อใหมีความรูความเขาใจ และทักษะในการแทรกแผนภูมิอยางงาย 2. เพื่อใหมีความรูความเขาใจ และทักษะในการตกแตงแผนภูมิ 3. เพื่อใหมีความรูความเขาใจ และทักษะในการแทรกแผนภูมิข้ันสูง


1. สามารถอธิบายและแทรกแผนภูมิอยางงายได 2. สามารถอธิบายและตกแตงแผนภูมิ ได 3. สามารถอธิบายและแทรกแผนภูมิข้ันสูงได

เน้ือหาห

1. การสรางแผนภูมิ (Chart) อยางงาย หลังจากเราไดสรางตารางขอมูลเสร็จส้ินแลว และมีความประสงคท่ีจะสรางแผนภูมิ

หรือกราฟ ใหเลือกคอลัมนตั้งแตหัวตารางลงมาถึงแถวท่ีตองการ ในกรณีท่ีเปนขอมูลไมติดกัน ใหเลือกโดยใช Ctrl + ลากเมาส โดยตองมีแถวท่ีตรงกันและเทากัน เสร็จแลวคลิกแท็บแทรก ไปท่ีกลุมคําส่ังแผนภูมิ แลวคลิกชนิดแผนภูมิท่ีตองการ จะมีรายการยอยท่ีเปนรูปแบบแผนภูมิของชนิดนั้นมาใหเลือกอีก คลิกเลือกใหตรงความตองการและตองสอดคลองกับขอมูลท่ีเราตองการนําเสนอดวย ก็จะไดแผนภูมิข้ึนมาในแผนงานนั้นเลย

6-2

รูปท่ี 6-1 ตารางขอมูลท่ีจะนํามาสรางแผนภมิูและใชคอลัมนไมติดกัน

รูปท่ี 6-2 ปุมสรางแผนภูมิชนิดตาง ๆ ของกลุมแผนภูมิในแท็บแทรก

รูปท่ี 6-3 รายการชนิดยอยของแผนภูมิคอลัมน แทง และอ่ืน ๆ

6-3

รูปท่ี 6-4 รายการชนิดยอยของแผนภูมิเสน วงกลม พื้นท่ี และกระจาย

รูปท่ี 6-5 ไดเลือกชนิดแผนภมิูคอลัมนแบบกลุม

6-4

รูปท่ี 6-6 ไดลากขยายกรอบของแผนภูมิคอลัมนใหใหญข้ึน

2. การใชเครื่องมือแผนภูมิ หลังจากเราไดสรางแผนภูมิเสร็จแลว อาจจําเปนตองมีการปรับปรุงตกแตงแผนภูมิให

สามารถแสดงขอมูลไดอยางชัดเจน ถูกตอง และสวยงาม ก็ตองอาศัยแถบเคร่ืองมือแผนภูมิท่ีเกิดข้ึนมาเม่ือสรางแผนภูมิเสร็จแลว ซ่ึงมีอยู 3 แท็บบริบท คือ ออกแบบ เคาโครง และรูปแบบ

2.1 แท็บออกแบบ ใชในการเปล่ียนชนิดแผนภูมิ บันทึกเปนแมแบบ สลับแถว/คอลัมน เลือกขอมูล เคา

โครงขอมูล ลักษณะแผนภูมิ และยายแผนภูมิ

รูปท่ี 6-7 ปุมคําส่ังตาง ๆ ของแท็บบริบทออกแบบในแถบเคร่ืองมือแผนภูมิ

รูปท่ี 6-8 ไดเปล่ียนชนิดแผนภูมิจากแผนภมิูคอลัมนเปนแผนภูมิเสน

6-5

รูปท่ี 6-9 ไดสลับแถว/คอลัมนทําใหขอมูลแผนภูมิเปล่ียนจากแถวมาเปนคอลัมน

รูปท่ี 6-10 กลองโตตอบเลือกแหลงขอมูล เม่ือตองการเปลี่ยนแปลงขอมูลแสดงแผนภูมิ

รูปท่ี 6-11 เลือกเคาโครง 2 ของกลุมคําส่ังเคาโครงแผนภมิู

6-6

รูปท่ี 6-12 เลือกลักษณะ 32 ของกลุมคําส่ังลักษณะแผนภมิู

รูปท่ี 6-13 สามารถท่ีจะเลือกยายแผนภูมิไปเปนแผนงานใหม หรือเปนวัตถุท่ีแผนงานอ่ืนก็ได

2.2 แท็บเคาโครง

ใชในการจัดรูปแบบสวนท่ีเลือก แทรกรูปภาพ รูปราง กลองขอความ ทําปายช่ือแผนภูมิ ช่ือแกน คําอธิบายแผนภูมิ ปายช่ือขอมูล ตารางขอมูล ใหแสดง/ไมมีเสนแกน และเสนตาราง จัดการพื้นหลัง พื้นท่ีลงจุด ผนังแผนภูมิ พื้นท่ีแผนภูมิ การหมุนสามมิติ ใชการวิเคราะหเสนแนวโนม แถบความคลาดเคล่ือน และกําหนดช่ือแผนภูมิ

รูปท่ี 6-14 ปุมคําส่ังตาง ๆ ของแท็บบริบทเคาโครงในแถบเคร่ืองมือแผนภูมิ

6-7

รูปท่ี 6-15 ปุมจัดรูปแบบสวนท่ีเลือก แลวตกแตงแผนภมิูดวยรายการทางดานขวามอื

รูปท่ี 6-16 ตกแตงแผนภูมิดวยรายการทางดานขวามือและรายละเอียดดานซายแลว

6-8

รูปท่ี 6-17 ไดเปล่ียนช่ือแผนภูมิ ช่ือแกนต้ัง ปายช่ือขอมูลแลว

รูปท่ี 6-18 ไดเพิ่มเสนแนวโนมเชิงเสนของสจจ.เชียงใหม (เสนบน) และสจจ.พิษณโุลก

6-9

2.3 แท็บรูปแบบ ใชในการตกแตงลักษณะ เติมสี เสนกรอบ และลักษณะพิเศษรูปราง ทําอักษรศิลป

การจัดเรียง และปรับขนาด

รูปท่ี 6-19 ปุมคําส่ังตาง ๆ ของแท็บบริบทรูปแบบในแถบเคร่ืองมือแผนภูมิ

รูปท่ี 6-20 เลือกลักษณะพิเศษแบบละเอียด-เนน3 จากกลุมคําส่ังรูปราง

รูปท่ี 6-21 เลือกเปล่ียนสีพื้นแผนภูมิโดยใชเติมสีรูปราง

6-10

รูปท่ี 6-22 เลือกลักษณะพิเศษรูปรางสรางเงาเปอรสเปคทีฟ

รูปท่ี 6-23 เปล่ียนช่ือแผนภูมิดวยอักษรศิลป

3. การสรางแผนภูมิข้ันสูง ในกรณีท่ีเปนขอมูลไมติดกัน และมีหัวตารางท่ีมีการผสานเซลลเปนช้ัน ๆ เม่ือสราง

แผนภูมิตามข้ันตอนท่ีไดอธิบายมาแลว จะไมไดแผนภูมิตามท่ีตั้งใจไว จําเปนตองมีการเปล่ียนแปลงแหลงขอมูลใหถูกตองเสียกอน จึงจะไดแผนภูมิตามตองการ

6-11

รูปท่ี 6-24 ตารางขอมูลท่ีจะนาํมาสรางแผนภูมิเลือกชวงขอมูลท่ีจะนํามาสรางแผนภูมิศาลฏีกา

รูปท่ี 6-25 เลือกแผนภูมิเสนพรอมเคร่ืองหมาย

รูปท่ี 6-26 คลิกปุมคําส่ังเลือกขอมูลจากแท็บออกแบบ

6-12

รูปท่ี 6-27 ท่ีกลองโตตอบคลิกปุมเอาออก แผนภูมิเสนจะหายไปดวย

รูปท่ี 6-28 การสรางเสนคดีคางมา ใหคลิกปุมเพิ่ม และท่ีช่ือชุดขอมูลเลือกเซลลท่ีอยูของคดีคางมา

และคาของชุดขอมูลใหเลือกท่ีเซลลตัวเลขของคดีคางมาทุกป (Ctrl + คลิก)

6-13

รูปท่ี 6-29 การสรางเสนคดีอ่ืน ๆ ทําเชนเดยีวกัน และคลิกแกไขท่ีปายช่ือแกนประเภท

รูปท่ี 6-30 แผนภูมิเสนพรอมเคร่ืองหมายท้ังสามคดีและแกนนอนแสดงปพ.ศ.เสร็จแลว

6-14

รูปท่ี 6-31 การตกแตงแผนภมิูเสน

รูปท่ี 6-32 การเปล่ียนชนิดแผนภูมิเปนชนดิคอลัมนและการตกแตงแผนภูมิดวยรูปเรียงซอน

รูปท่ี 6-33 การเปล่ียนชนิดแผนภูมิเปนชนดิวงกลมและยายเปนแผนงานใหม

6-15

กิจกรรม มอบหมายงานการพิมพจากใบงานตัวอยางตารางขอมูล เพื่อใหนักศึกษาไดฝกปฏิบัติ

และสรุปผล/ปญหานํามาอภิปรายในหัวขอตอไปนี้ 1. การแทรกและตกแตงแผนภูมิอยางงาย 2. การแทรกและตกแตงแผนภูมิข้ันสูง

แบบประเมินผล คําสั่ง ใหเลือกคําตอบท่ีถูกที่สุดเพียงขอเดียว 1. ปุมไอคอนใดของท่ีใชในการแทรกแผนภูมิ

ก. ข. ค. ง. จากรูปภาพคําตอบขางลางนี้ ใหนําไปตอบคําถามขอท่ี 2 – 3

ก.

ข.

ค.

ง. 2. แผนภูมิใดเปนแผนภูมิเสน 3. แผนภูมิใดเปนแผนภูมิหุน 4. การสรางแผนภูมิในกรณีท่ีมีการเลือกชุดขอมูลไมติดกัน ตองกดแปนพิมพอะไรชวย

ในการเลือก ก. Alt ข. Ctrl ค. Esc ง. Shift

5. ถาตองการตั้งช่ือแกน ตองใชคําส่ังท่ีแท็บบริบทอะไรในแถบเคร่ืองมือแผนภูมิ ก. แทรก ข. ออกแบบ ค. เคาโครง ง. รูปแบบ

6-16

6. ถาตองการตกแตงแผนภูมิดวยลักษณะแผนภูมิ ตองไปท่ีแท็บบริบทอะไรในแถบเคร่ืองมือแผนภูมิ

ก. แทรก ข. ออกแบบ ค. เคาโครง ง. รูปแบบ

7. แผนภูมิชนิดใดท่ีไมสามารถใสเสนแนวโนมได ก. คอลัมน ข. แทง ค. เสน ง. วงกลม

8. ถาตองการเปล่ียนชนิดแผนภูมิ ตองไปท่ีแท็บบริบทอะไรในแถบเคร่ืองมือแผนภูมิ ก. แทรก ข. ออกแบบ ค. เคาโครง ง. รูปแบบ

9. หากตองการตกแตงขอความดวยตัวอักษรศิลป ตองไปท่ีแท็บบริบทอะไรในแถบเคร่ืองมือแผนภูมิ


10. ถาตองการยายแผนภูมิไปเปนแผนงานใหม ตองไปท่ีแท็บบริบทอะไรในแถบเคร่ืองมือแผนภูมิ


บรรณานุกรม

เอกสารอางอิง

โกเมศ ศรีมงคล และคณะ.คูมือการใชงาน Windows Vista + Office 2007.นนทบุรี: ไอดีซีฯ, 2550.448 หนา.

จิรายุส ภาสวัต.พจนานุกรมคอมพิวเตอร อังกฤษ-ไทย.เชียงใหม: The Knowledge Center, 2546.454 หนา.

ณรงค หุตานุวัตร และนันทิยา หุตานุวัตร.Practical Excel: ฐานขอมูล Excel – งาย แตเกง.กรุงเทพฯ: ทวีปญญาและโครงการสงเสริมการผิตส่ือการเรียนการสอนฯ, 2548.554 หนา.

ทักษิณา สวนานนท.พจนานุกรม ศัพทคอมพิวเตอร(ฉบับนิสิตนักศึกษา และบุคคลทั่วไป).กรุงเทพฯ: วี.ที.ซี.คอมมิวนิเคช่ัน, 2544.702 หนา.

ปยะนาถ หวังภักดี.คอมพิวเตอรเพื่องานอาชีพ. กรุงเทพฯ: แม็ค, 2546.200 หนา. พันจันทร ธนวัฒนเสถียร และอัมรินทร เพ็ชรกุล.Microsoft Windows Vista Office 2007 ฉบับ

สมบูรณ.กรุงเทพฯ: ซัคเซสมีเดีย, 2550.386 หนา. มนัสชัย กีรติผจญ.หนังสือเรียนการใชโปรแกรมตารางงาน (Microsoft Office Excel 2003).

กรุงเทพฯ: เอมพันธ, 2548.253 หนา. มนัสชัย กีรติผจญ.หนังสือเรียนการใชโปรแกรมตารางงาน (Microsoft Office Excel 2003) ฉบับ

คําสั่งงาน 2 ภาษา. กรุงเทพฯ: เอมพันธ, 2549.263 หนา. ราชบัณฑิตยสถาน.ศัพทคอมพิวเตอรและเทคโนโลยีสารสนเทศ.พิมพคร้ังท่ี5.กรุงเทพฯ: สหมิตร

พร้ินต้ิง, 2546.406 หนา. วุฒิชัย เกษพานิช.การใชโปรแกรมตารางาน. กรุงเทพฯ: แม็ค, 2547.188 หนา. วิทย เท่ียงบูรณธรรม.พจนานุกรม ศัพทชางและคอมพิวเตอร.กรุงเทพฯ: รวมสาสน (1977),

2539.1036 หนา. วิโรจน ชัยมูล.พจนานุกรม ศัพทคอมพิวเตอร.กรุงเทพฯ: โปรวิช่ัน, 2548.416 หนา. วารินทร ผลละมุด และรัตติยา วานิชกลาง.หนังสือเรียนการใชโปรแกรมตารางงาน (Microsoft

Office Excel 2003). กรุงเทพฯ: เอมพันธ, 2550.253 หนา. วิศัลย พัวรุงโรจน.339 ฟงกชัน Excel. กรุงเทพฯ: ซีเอ็ดยูเคช่ัน, 2547.456 หนา. วิศิษฏ พัวรุงโรจน.เทคนิคการใชงานและวิธีเขียนคําส่ังใน Excel เลม1. กรุงเทพฯ: ซีเอ็ดยูเคช่ัน,

2547.168หนา. สุวิทย มูลคํา และอรทัย มูลคํา. 20 วิธีจัดการเรียนรู: เพื่อพัฒนาคุณธรรม จริยธรรมคานิยมฯ. พิมพ

คร้ังท่ี 5.กรุงเทพฯ: โรงพิมพภาพพิมพ, 2546.252 หนา.

______. 19 วิธีจัดการเรียนรู: เพื่อพัฒนาความรูและทักษะ. พิมพคร้ังท่ี 5.กรุงเทพฯ: โรงพิมพภาพ, 2547.252 หนา.

______. 21 วิธีจัดการเรียนรู: เพื่อพัฒนากระบวนการคิด. พิมพคร้ังท่ี 5.กรุงเทพฯ: โรงพิมพภาพพิมพ, 2547.240 หนา.

______. การเขียนแผนการจัดการเรียนรูท่ีเนนการคิด. พิมพคร้ังท่ี 2.กรุงเทพฯ: อี เค บุคส, 2549.216 หนา.

อําพร ไลสมุทร และวารินทร ผลละมุด.จริยธรรมในอาชีพคอมพิวเตอร. กรุงเทพฯ: เอมพันธ, 2549.255 หนา.

อัมรินทร เพ็ชรกุล.สรางตาราง และบริการขอมูลดวย Excel 2003. กรุงเทพฯ: ซัคเซส มีเดีย, 2549.233 หนา.

เว็บไซต

โฮมเพจของ Microsoft Office Online ประเทศไทย. (On Line). Available:

http://office.microsoft.com/th-th/default.aspx.

คู่มือการใช้ excel 2007

Education

excel office excel

microsoft excel excel

xls excel excel

office office excel

excel microsoft office

excel web access excel

officeart excel

xltm excel