Организация переговорного пространства
DESCRIPTION
В любой крупной компании непременно должна быть подобная переговорная. Но так ли она необходима небольшим фирмам? Все зависит от специфики работы. Если в компании нет потребности в регулярных «многолюдных» совещаниях, гораздо эффективнее оборудовать несколько небольших переговорных комнат, которые будут выполнять те же функции, но в меньших объемах.TRANSCRIPT
Организация переговорного пространства.
Оформление кабинетов
• Общая переговорная самое универсальное решение. Это просторное помещение, способное вместить большое количество людей. Дизайн переговорной строг и функционален, в обстановке нет ничего лишнего: длинный стол и кресла – ее главные составляющие. Такой интерьер подойдет для встреч любого уровня, конференций, собраний сотрудников.
• В любой крупной компании непременно должна быть подобная переговорная. Но так ли она необходима небольшим фирмам? Все зависит от специфики работы. Если в компании нет потребности в регулярных «многолюдных» совещаниях, гораздо эффективнее оборудовать несколько небольших переговорных комнат, которые будут выполнять те же функции, но в меньших объемах. Организация, которой все же иногда требуется большой зал, можно воспользоваться компромиссным вариантом: одна комната делится на несколько маленьких переговорных при помощи мобильных перегородок. В случае необходимости все зоны легко объединяются для проведения крупного мероприятия.
• Поскольку общая переговорная служит прежде всего представительским целям, располагается она чаще всего во фронт-офисе (часть офиса, ориентированная на работу с клиентами).
Общая переговорная
Общая переговорная
• Закрытая переговорная – это VIP-зона, в которую имеют доступ только руководитель и его особенно важные клиенты. Эксклюзивность обстановки поставлена здесь во главу угла. Мебель, оборудование, картины – все должно соответствовать самому высокому классу. Для закрытой переговорной не нужны большие площади, в ее задачи входит создать условия неформальной обстановки для нескольких человек. Это VIP-решение для солидной, заботящейся о своем имидже компании. Закрытая переговорная размещается преимущественно рядом с кабинетом руководителя.
Закрытая переговорная
Закрытая переговорная
• Корпоративная переговорная. Разумеется, она в полной мере соответствует уровню компании, однако у нее другие задачи, а значит, и совершенно иная обстановка. Поскольку переговорная предназначена исключительно для «внутреннего пользования», вполне оправдан принцип «минимум затрат – максимум пользы». Как правило, в такой переговорной с помощью мобильных перегородок и складной многофункциональной мебели можно менять обстановку в зависимости от предстоящего мероприятия. Очень часто корпоративная переговорная выполняет также функции комнаты отдыха для сотрудников. В этом случае в ней должен быть предусмотрен «уголок» со всем необходимым: мягкой мебелью, мини-буфетом, плазменной панелью, оснащенной тюнером и аудиосистемой. Корпоративная переговорная находится в служебном пользовании, поэтому она располагается в бэк-офисе.
Корпоративная переговорная
Корпоративная переговорная
• ТИПЫ ПЕРЕГОВОРНЫХ КОМНАТ
Театральный тип переговорной• Назначение:• используется для
представления заказчикам или партнерам пилотных и окончательных версий продукции в виде доклада или презентации.
• Позволяет эффективно разместить большое количество людей в достаточно небольшой комнате.
• Аудитория может располагаться максимально близко к докладчику, легко вступая с ним в диалог во время обсуждения.
• Особенности оформления: • Стулья располагаются рядами перед
докладчиком. Расстановка может быть прямолинейной, полукруглой или елочкой, в зависимости от формы и площади самого помещения. Желательно расставить стулья так, чтоб присутствующие могли располагаться не строго друг за другом.
• Для докладчика устанавливают стол или кафедру.
• Если планируется демонстрация видео материалов или слайдов, то необходимо за спиной докладчика оборудовать телевизионный или иной экран.
• Из оборудования используются также доски и подставки для плакатов. В большой переговорной понадобятся микрофоны для докладчика и слушателей во время обсуждения.
• Недостатки:• Данный вид переговорных
комнат плохо подходит для того, чтобы делать заметки.
• Отсутствие столиков не позволит также предложить присутствующим напитки и закуски.
• Возможные варианты решения:
• комбинировать с зонами другого типа, либо использовать только для ознакомительного доклада, а затем перейти в совещательную комнату другого типа.
• Снабдить сиденья стульев небольшими откидывающимися столешницами: на них можно ставить напитки или использовать как столики для ноутбуков и блокнотов.
Переговорная в стиле классной комнаты
• Назначение:• Для тех ситуаций, когда
предполагается большой объем доклада о проекте или презентация материала с параллельным ведением заметок присутствующими. Этот вид совещательных комнат подходит для работы с компьютерами. Длительные совещания также вполне комфортно проводить в переговорных подобного типа.
• Особенности оформления:• Длинные узкие столы
рядами размещаются перед докладчиком. Если комната небольшая, то в ряду столы можно плотно приставить друг к другу. В большой переговорной придется оставить проходы в длинных рядах. На столы, как правило, ставят напитки и стаканы, чтобы утолить жажду во время длительных заседаний.
• Недостатки:• Подобный тип
планировки не подходит для комфортного обмена мнениями между присутствующими, поскольку сидящим плохо видны другие участники заседания.
• Возможные варианты решения:
• Трансформируемая и легкая мебель и элементы зонирования, способные изменить планировку в несколько минут
Банкетный тип совещательной комнаты
• Назначение:• Подходит для небольших
внутренних совещаний или переговоров с партнерами и конкурентами на рынке. Используется преимущественно для ситуаций, когда нужно проинформировать партнеров о важных новостях бизнеса или для выработки общей позиции по определенному вопросу, привлечь исследовательскую группу для проведения коммерческого анализа.
Особенности оформления: Присутствующие располагаются за круглым столом, на котором могут быть расставлены закуски с напитками или разложены блокноты для записей (в зависимости от конкретной цели переговоров). Вместимость переговорной зависит от размера стола. Наиболее часто используют столы диаметром 150 см (для 6-9 человек), 170 см (для 8-10 человек) и 180 см ( для 9-11 человек).
Банкетный тип совещательной комнаты
• Недостатки:• Банкетный стиль
мало пригоден для переговоров с демонстрацией видеоматериалов или графических плакатов и постеров.
Варианты решения:Если все же другой комнаты в офисе нет, то придется оставить свободной примерно четверть стола с той стороны, где будут представляться наглядные материалы.
Стиль полумесяца• Назначение:• Этот вариант дизайна
одинаково хорош для проведения докладов, корпоративных банкетов, семинаров, больших сессий, переговоров с презентаций графических и видео материалов.
• Пожалуй, данный тип совещательных помещений следует признать наиболее универсальным.
• Особенности дизайна:• Столы располагаются крутым
полумесяцем, обращенным в сторону кафедры или подиума для докладчика либо стола для президиума или организатора совещания.
• Все участники могут одинаково хорошо видеть как докладчика, так и остальных присутствующих. Полный обзор позволяет взаимодействовать каждому со всеми
Стиль конференции• Назначение:• Самый распространенный
тип переговорных комнат. Предназначен для совещаний с ограниченным числом присутствующих, где предполагается общение между участниками. Также подходит для деловых обедов на высоком уровне.
• Особенности дизайна:• Вместительный
четырехугольный стол или несколько таких столов, составленных в виде прямоугольника. Участники переговоров усаживаются по всем четырем сторонам стола.
• Если необходимо подчеркнуть особый статус приглашающей стороны, то это подчеркивается дизайном мебели.
Стиль конференции
• Недостатки:• Не самый удобный
тип переговорной для презентации графических материалов.
• Для видео презентаций лучше использовать персональные ноутбуки или планшеты для каждого участника.
П-образный тип комнаты для совещаний
• Назначение: • Хорошо подходит для
совещаний с презентацией аудиовизуальных материалов, предполагающих последующий обмен мнениями. Удобно также использовать подобные помещения для корпоративных банкетов. В большой переговорной, где общий стол составлен из нескольких меньших столов, можно легко регулировать его размер, убирая или приставляя столы до получения нужной длины.
• Особенности дизайна: • Прямоугольные столы
расставлены в виде буквы "П". Экраны и стенды для визуальных презентаций помещаются с четвертой свободной стороны. Во время переговоров участники рассаживаются только по внешней стороне стола. Для банкетов допустимо размещение и с внутренней стороны также.
П-образный тип комнаты для совещаний
• Недостатки:• Некоторое неудобство
обзора комнаты есть только у людей, располагающихся возле углов стола во время совещаний.
Переговорный стол с полым центром
• Назначение: • Для совещаний и
переговоров с числом участников от 17 до 30 человек. Дизайн способствует хорошему обзору и коммуникации. Для больших групп лучше использовать восьмиугольную и шестиугольную расстановку, так обзор будет гораздо удобнее.
•
• Особенности дизайна:• Столы шириной 75 см
выставляются в виде прямоугольника (чаще всего), шестиугольника, восьмиугольника или треугольника так, чтобы центр оставался пустым. Прямолинейная часть такого стола не должна превышать 360 см, иначе участникам будет неудобно взаимодействовать друг с другом.
Переговорный стол с полым центром
• Недостатки:• Данный тип дизайна не
подходит для демонстрации визуальных материалов.
• Единственный вариант - размещение хорошо видимых предметов в центре между столами, если для понимания их сути не требуются дополнительные пояснения докладчика.
• Например, это может
быть архитектурный макет, образцы продукции и т.п.
Комбинированные и трансформируемые переговорные• переговоры предусматривают
разные типы последовательного взаимодействия участников, например, демонстрацию пилотных материалов и последующее обсуждение промежуточных итогов за круглым столом.
• Отдельные типы переговорных зон могут располагаться последовательно или плавно перетекать одна в другую.
• Если требуется создание менее формальной обстановки на завершающей стадии переговоров, то высокие офисные столы можно заменить низкими кофейными, а удобные кресла расставить вокруг ковра.
Комбинированные и трансформируемые переговорные
Комбинированные и трансформируемые переговорные