Технология подготовки записей к подгрузке в электронный каталог

Шаг 1. Сбор записей из рабочих БД в «БД для проверок»

Шаг 2. Отражение в «Протоколе подгрузок» источников,

количества и диапазон номеров собранных записей

Шаг 3. Проверка записей на наличие ошибок

ПО СЛОВАРЯМ

Шаг 4. Проверка записей на наличие данных в

обязательных полях

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНЫМ ПОИСКОМ

Шаг 5. Копирование проверенных записей в

Электронный каталог

Шаг 6. Отражение итогового количества

в «Протоколе подгрузок»

Шаг 7. Если операция пополнения ЭК прошла успешно,

опустошить «БД для проверок»

Пояснения к Общей схеме. Шаги 1 и 2.

В пустую БД для проверок1 собираются введенные за отчетный период, однотипные записи – книги,

например.

Чаще всего, первичный ввод осуществляется в рабочую БД отд. комплектования (текущая

каталогизация) и рабочую БД ретро-ввода.

Информацию о том, с какой записи начался ввод в последний месяц можно почерпнуть в Протоколе

подгрузок2, если он четко и систематически ведется. (По номеру MFN и/или последнему инв. номеру за

прошлый период проверки).

В БД для проверок записи попадают методом копирования:

Открыть АРМ Администратор

Выбрать БД, ИЗ которой

нужно получить записи

Меню «База данных» --

Копировать – Указать

диапазон – Указать имя

Выходной БД для проверок

(КУДА копировать) – жмем

ВЫПОЛНИТЬ

После этого открыть

следующую рабочую БД и

повторить операцию, не

забывая все фиксировать в

Протоколе подгрузок – откуда

и сколько записей

скопировано.

---

Таким образом, в БД для проверок собирается вся партия записей для подгрузки в ЭК, введенные за

отчетный период.

1 Рекомендуемая мною схема БД – Приложение 1 2 Форма и содержание документа «Протокол подгрузок» - Приложение 2

Шаг 3. Проверка записей на наличие ошибок

ПО СЛОВАРЯМ.

Последовательно просматриваются Поисковые Словари на наличие ошибок в терминах. Ключевые слова (610) – словарь терминов, введенных в поле 610 «Ненормированные слова»

Ключевые слова – «сборный» по всем полям – проверять его смысла мало!!!

Автор

Заглавие/Название

Заглавие - журналы

Заглавие - серии

Вид/Тип документа

Характер документа

Целевое назначение

Физический носитель

информации

Коллектив/Меропритие

Издающая организация

Место издания

Предметные рубрики

Географические рубрики

Заглавие - Ист.статьи

Страна издания

Язык

Год издания

Журнал за ... (год)

УДК/ББК

Раздел знаний

Персоналия

ISBN/ISSN

Дата ввода

Место хранения экз-ра

Канал поступления экз-ра

Инв.N, Штрих-код

Держатель документа

Найденные ошибки исправляются.

Найти документ, содержащий

ошибочный термин Перейти на

плоскость ВВОД, рабочая область

РЕЗУЛЬТАТЫ ПОИСКА

Отредактировать документ

СОХРАНИТЬ

Шаг 4. Проверка записей на наличие данных в обязательных полях

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНЫМ ПОИСКОМ

Например, возможен такой список обязательных, но не заполненных полей:

Не введен ГОД ИЗДАНИЯ- 210^D

Не введено (цифрой) КОЛ-ВО СТРАНИЦ – 215^A

Отсутствует ЕДИНИЦА ИЗМЕРЕНИЯ объема издания – 215^1

В поле 900^T: Не указан ТИП ДОКУМЕНТА (печ. издание или эл. ресурс)

В поле 900^X: Не указан КОД ЦЕЛЕВОГО НАЗНАЧЕНИЯ

Поле 910 (Экз-ры): Не введен инвентарный номер

В поле 910 (Экз-ры): Не указано МЕСТО ХРАНЕНИЯ экз-ра

В поле 621: Индексы ББК Отсутствуют

Поле 60: РАЗДЕЛ ЗНАНИЙ не указан

В поле 610: Ненормированные ключевые слова Отсутствуют

606: Предметная рубрика - Не введен ПРЕДМЕТНЫЙ ЗАГОЛОВОК.

Способ выявления незаполненных полей: Последовательный поиск:

Если в результате поиска будут найдены документы, перейти на плоскость ВВОД,

рабочая область РЕЗУЛЬТАТЫ ПОИСКА Отредактировать документ

СОХРАНИТЬ

Ввиду того, что подобные проверки приходится осуществлять периодически,

целесообразно эти «Запросы на поиск» сохранить в специальном Меню постоянных

запросов и во время проверки, просто последовательно проходить весь список:

Как поместить поисковый запрос в Вашу коллекцию Постоянных Запросов описано в «Общем

описании системы Ирбис» (Irbis1.DOC), которое поставляется вместе с системой и ВСЕГДА находится

в папке IRBIS.

Со своей стороны, предлагаю такой вариант:

Вы скачиваете созданный мной файл-меню Постоянных запросов, и копируете этот файлик (IRI.mnu), в

папку IRBIS. После перезапуска АРМа «Каталогизатор», вы сможете воспользоваться вашим новым

меню!

Шаг 5. Копирование проверенных записей в Электронный каталог

Запустить АРМ

«Администратор»

Пункт меню БАЗА ДАННЫХ

ОТКРЫТЬ

выбрать из открывшегося списка

БД для проверок

Пункт меню БАЗА ДАННЫХ

КОПИРОВАТЬ:

После окончания процесса

копирования, система

предоставляет вашему вниманию

ПРОТОКОЛ («Отчет о проделанной

работе»), к которому надо

отнестись очень внимательно, так

как он содержит информацию о

состоянии записей БД вообще, и

проведенном процессе в

частности!!!!

Шаг 6. Отражение итогового количества в «Протоколе подгрузок»

Внести Данные о результате проверки и перемещения записей в Протокол подгрузок.

Шаг 7. Если операция пополнения ЭК прошла успешно, опустошить «БД для

проверок»

Запустить АРМ «Администратор»

Пункт меню БАЗА ДАННЫХ ОТКРЫТЬ выбрать из открывшегося списка БД для проверок

Пункт меню БАЗА ДАННЫХ ОПУСТОШИТЬ

При этом, обращаю ваше внимание, РАБОЧИЕ БД не опустошаются!!! Ввод в них

продолжается и идет своим чередом!!!! В следующем месяце, в соответствии с

Протоколом подгрузок, вы скопируете в БД для проверок записи, начиная со следующей,

после указанной в протоколе, как максимальная на сегодня!!!

Приложение 1

СХЕМА (НАБОР) БАЗ ДАННЫХ

РЕКОМЕНДУЕМАЯ ДЛЯ НЕБОЛЬШИХ БИБЛИОТЕК

Раб

оч

ие

БД

БД

, д

ост

уп

ны

е

ред

акто

рам

ЭК

БД

, д

ост

уп

ны

е

для п

росм

отр

а

Чи

тате

лям

и

IBIS

БД электронного

каталога библиотеки

SKS

БД аналитической

росписи статей из ПИ

KRAEV

БД краеведческой

литературы и аналитики

БД

для проверки описаний

книг

БД

для проверки описаний

статей

Рабочая БД текущей

каталогизации

(отд. комплектования)

Рабочая БД

ретро-ввода

Рабочая БД

аналитики

Рабочая БД

краеведческой

аналитики

Специальные

(тематические)

БД

Приложение 2

Протокол подгрузок записей в Электронный Каталог

Дата Источник Кол-во Макс MFN Последн Инв № в IBIS… Общее кол-во

30.04.2009 R_Compl 220 220 65268

Retro 168 170 25139 381 381

31.05.2009 R_Compl 239 459 32167

Retro 126 296 65380 365 746